JPH04153879A - 文書管理情報の自動検索方式 - Google Patents
文書管理情報の自動検索方式Info
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- JPH04153879A JPH04153879A JP2280495A JP28049590A JPH04153879A JP H04153879 A JPH04153879 A JP H04153879A JP 2280495 A JP2280495 A JP 2280495A JP 28049590 A JP28049590 A JP 28049590A JP H04153879 A JPH04153879 A JP H04153879A
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- 238000000034 method Methods 0.000 claims description 8
- 238000010586 diagram Methods 0.000 description 2
- 238000000926 separation method Methods 0.000 description 1
Landscapes
- Document Processing Apparatus (AREA)
- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
- Processing Or Creating Images (AREA)
Abstract
(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。
め要約のデータは記録されません。
Description
【発明の詳細な説明】
〔概要]
電子ファイリングシステム等における、登録される文書
に付加する文書管理情報の自動検索方式文書と文書管理
情報との対応付けを自動的に行なうことを目的とし、 文書の登録時に、文字認識装置を利用してその文書の内
容からキー値を読み取り、このキー値に対応する文書管
理情報を別に設けられた記録媒体に格納されたファイル
の中から自動的に検索するように構成される。
に付加する文書管理情報の自動検索方式文書と文書管理
情報との対応付けを自動的に行なうことを目的とし、 文書の登録時に、文字認識装置を利用してその文書の内
容からキー値を読み取り、このキー値に対応する文書管
理情報を別に設けられた記録媒体に格納されたファイル
の中から自動的に検索するように構成される。
本発明は、電子ファイリングシステム等における文書を
登録する際の文書管理情報の効率的な入力方法に関する
。
登録する際の文書管理情報の効率的な入力方法に関する
。
最近、文書をイメージスキャナ等の入力装置によって読
み取り、記録媒体に格納された文書ファイルに登録し、
必要に応じて更新してデータベースとして保存し、利用
者の検索、参照等の利用に供するように構成された電子
ファイリングシステムが開発され使用されている。
み取り、記録媒体に格納された文書ファイルに登録し、
必要に応じて更新してデータベースとして保存し、利用
者の検索、参照等の利用に供するように構成された電子
ファイリングシステムが開発され使用されている。
電子ファイリングシステムの運用においては、文書を文
書ファイルに入力するときに、予め文書管理情報ファイ
ルに格納されている文書管理情報を利用することは、利
用者にとって有用である。
書ファイルに入力するときに、予め文書管理情報ファイ
ルに格納されている文書管理情報を利用することは、利
用者にとって有用である。
文書管理情報ファイルは文書ファイルを格納する記録媒
体とは別のフロッピーなどの記録媒体に格納されている
。文書の登録時にその文書に対応する文書管理情報を文
書管理情報ファイルから探し出してその文書の原稿に付
加した後文書ファイルに格納するという方法がとられて
いる。これによって大量に入力される文書および文書管
理情報のそれぞれに関する作業を分散化し、システム利
用効率の向上を計っている。
体とは別のフロッピーなどの記録媒体に格納されている
。文書の登録時にその文書に対応する文書管理情報を文
書管理情報ファイルから探し出してその文書の原稿に付
加した後文書ファイルに格納するという方法がとられて
いる。これによって大量に入力される文書および文書管
理情報のそれぞれに関する作業を分散化し、システム利
用効率の向上を計っている。
〔発明が解決しようとする:J、a)
上述したような従来の電子ファイリングシステムにおい
ては、入力する文書とその文書に付加すべき文書管理情
報との対応付けを利用者が直接確認することによって行
なっていた。この対応付けの確認作業は多くの手間と時
間を必要とするため、大量の文書を入力する際には作業
効率の低下の要因となっていた。
ては、入力する文書とその文書に付加すべき文書管理情
報との対応付けを利用者が直接確認することによって行
なっていた。この対応付けの確認作業は多くの手間と時
間を必要とするため、大量の文書を入力する際には作業
効率の低下の要因となっていた。
本発明は上記従来技術の欠点を除去し、電子ファイリン
グシステム等に入力される文書および文書管理情報の対
応付けを容易に行なうことのできる方式を提供すること
を目的とする。
グシステム等に入力される文書および文書管理情報の対
応付けを容易に行なうことのできる方式を提供すること
を目的とする。
本発明による文書管理情報の自動検索方式は、文書ファ
イルに登録される文書に付加された文書管理情報の自動
検索方式において、文書の内容から文書の内容を示すキ
ー値を読み取る文字認識装置と、予めキー値と文書管理
情報とを対応付けて作成され、文書ファイルとは別の記
録媒体に格納された文書管理情報ファイルとを具備し、
文書の登録時に、その文書の内容から文字認識装置によ
ってキー値を読み出し、このキー値に対応する文書管理
情報を文書管理情報ファイルから自動的に検索し、検索
された文書管理情報を文書とともに文書ファイルに登録
するように構成される。
イルに登録される文書に付加された文書管理情報の自動
検索方式において、文書の内容から文書の内容を示すキ
ー値を読み取る文字認識装置と、予めキー値と文書管理
情報とを対応付けて作成され、文書ファイルとは別の記
録媒体に格納された文書管理情報ファイルとを具備し、
文書の登録時に、その文書の内容から文字認識装置によ
ってキー値を読み出し、このキー値に対応する文書管理
情報を文書管理情報ファイルから自動的に検索し、検索
された文書管理情報を文書とともに文書ファイルに登録
するように構成される。
文書の原稿をスキャナ等により入力し、文書ファイルに
登録する際、文字認識装置により、文書の内容からキー
値が読み取られる。このキー値に対応する文書管理情報
が文書管理情報ファイルから検索される。そして検索さ
れた文書管理情報は文書の原稿とともに文書ファイルに
登録される。
登録する際、文字認識装置により、文書の内容からキー
値が読み取られる。このキー値に対応する文書管理情報
が文書管理情報ファイルから検索される。そして検索さ
れた文書管理情報は文書の原稿とともに文書ファイルに
登録される。
従って利用者は入力する文書と文書管理情報の対応付け
を行なう必要がない。
を行なう必要がない。
以下、本発明の実施例について、図面を参照して詳細に
説明する。
説明する。
第1図および第2図は、それぞれ、本発明による文書管
理情報ファイルの自動検索方式の構成および動作を示す
。
理情報ファイルの自動検索方式の構成および動作を示す
。
第1図において文書1.2および3の原稿工。
2、および3はスキャナ4により読み取られ、入力され
る(第2図Sl)。
る(第2図Sl)。
つぎに、入力した原稿1,2および3の内容から文書管
理情報ファイルを検索する際のキーとなる識別IDを文
字認識装置5を利用して検出する(第2図32)。識別
ID6は、6′に示すように、文書1,2.3について
それぞれ1003.1001゜1002であるとする。
理情報ファイルを検索する際のキーとなる識別IDを文
字認識装置5を利用して検出する(第2図32)。識別
ID6は、6′に示すように、文書1,2.3について
それぞれ1003.1001゜1002であるとする。
文字認識装置5で検出された識別IDCはフロッピーデ
ィスク7ヘアドレス情報として入力される。フロッピー
ディスク7には文書管理情報ファイル8が格納されてい
る。
ィスク7ヘアドレス情報として入力される。フロッピー
ディスク7には文書管理情報ファイル8が格納されてい
る。
文書管理情報ファイル8には、予め、文書の識別IDと
文書管理情報とが対応付けられて格納されている。
文書管理情報とが対応付けられて格納されている。
すなわち、文書1の識別ID1003に対応して文書管
理情報3、文書2の識別ID100Iに対応して文書管
理情報1、文書3の識別ID1002に対応して文書管
理情報2がそれぞれ格納される。
理情報3、文書2の識別ID100Iに対応して文書管
理情報1、文書3の識別ID1002に対応して文書管
理情報2がそれぞれ格納される。
識別ID6をフロッピーディスク7に入力することによ
り、それに対応する文書管理情報が読み出される(S3
)。
り、それに対応する文書管理情報が読み出される(S3
)。
つぎに文書1,2.3の各入力原稿および文書管理情報
は、文書ファイル10を格納する記憶媒体9に入力され
る。文書ファイルlOは、各文書について、原稿を記録
する原稿部と、文書管理情報を記録する文書管理情報部
とを有する。
は、文書ファイル10を格納する記憶媒体9に入力され
る。文書ファイルlOは、各文書について、原稿を記録
する原稿部と、文書管理情報を記録する文書管理情報部
とを有する。
第1図に示すように、文書1の原稿部には、原稿1が格
納され、その文書管理情報部には文書管理情報ファイル
8から読み出された文書管理情報3が格納される。文書
2の原稿部には、原稿2が格納され、その文書管理情報
部には文書管理情報1が格納される。そして、文書3の
原稿部には、原稿3が格納され、その文書管理情報部に
は文書管理情報2が格納される(S4.、S5)。
納され、その文書管理情報部には文書管理情報ファイル
8から読み出された文書管理情報3が格納される。文書
2の原稿部には、原稿2が格納され、その文書管理情報
部には文書管理情報1が格納される。そして、文書3の
原稿部には、原稿3が格納され、その文書管理情報部に
は文書管理情報2が格納される(S4.、S5)。
上述のように、利用者は原稿と文書管理情報の内容の対
応付けを行なう必要がなくなり、より効率的に文書の入
力作業を行なうことができる。
応付けを行なう必要がなくなり、より効率的に文書の入
力作業を行なうことができる。
上述の実施例では、原稿の内容から識別IDを認識して
いるが、複数文書の原稿を一括して入力デバイスから入
力する際の、文書と文書の区切りを示す用紙に識別ID
を記載しておき、これを文字認識装置によって認識して
利用してもよい。
いるが、複数文書の原稿を一括して入力デバイスから入
力する際の、文書と文書の区切りを示す用紙に識別ID
を記載しておき、これを文字認識装置によって認識して
利用してもよい。
上記各実施例において、原稿の内容から識別IDを認識
する際に文字認識装置というハードウェアを使用してい
るが、原稿の内容から識別IDを認識する機能をソフト
ウェアによって代替してもよい。
する際に文字認識装置というハードウェアを使用してい
るが、原稿の内容から識別IDを認識する機能をソフト
ウェアによって代替してもよい。
本発明によれば、入力された文書のキー値(識別ID)
を検出し、このキー値によって文書管理情報ファイルか
ら文書管理情報を検索し、この文書管理情報を文書の原
稿に付加し文書ファイルに記録する一連の動作を自動的
に行なうことができるので、利用者は原稿と文書管理情
報の内容の対応付けを行なう必要がなくなり、より効率
的に文書の入力作業を行なうことが可能となる。
を検出し、このキー値によって文書管理情報ファイルか
ら文書管理情報を検索し、この文書管理情報を文書の原
稿に付加し文書ファイルに記録する一連の動作を自動的
に行なうことができるので、利用者は原稿と文書管理情
報の内容の対応付けを行なう必要がなくなり、より効率
的に文書の入力作業を行なうことが可能となる。
第1図は本発明の構成を示す図、第2図は第図のシステ
ムの動作を示す図である。 1.2.3・・・原稿 4・・・スキャナ5・・・
文字認識装置 6・・・識別ID7・・・フロッピ
ーディスク 8・・・文書管理情報ファイル
ムの動作を示す図である。 1.2.3・・・原稿 4・・・スキャナ5・・・
文字認識装置 6・・・識別ID7・・・フロッピ
ーディスク 8・・・文書管理情報ファイル
Claims (1)
- 【特許請求の範囲】 1、文書ファイルに登録される文書に付加された文書管
理情報の自動検索方式において、 文書の内容から文書の内容を示すキー値を読み取る文字
認識手段と、 予め前記キー値と文書管理情報とを対応付けて作成され
、前記文書ファイルとは別の記録媒体に格納された文書
管理情報ファイルとを具備し、 文書の登録時に、その文書の内容から前記文字認識手段
によってキー値を読み出し、 このキー値に対応する文書管理情報を前記文書管理情報
ファイルから自動的に検索し、検索された文書管理情報
を文書とともに前記文書ファイルに登録することを特徴
とする文書管理情報の自動検索方式。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2280495A JPH04153879A (ja) | 1990-10-18 | 1990-10-18 | 文書管理情報の自動検索方式 |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2280495A JPH04153879A (ja) | 1990-10-18 | 1990-10-18 | 文書管理情報の自動検索方式 |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JPH04153879A true JPH04153879A (ja) | 1992-05-27 |
Family
ID=17625882
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP2280495A Pending JPH04153879A (ja) | 1990-10-18 | 1990-10-18 | 文書管理情報の自動検索方式 |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JPH04153879A (ja) |
Cited By (4)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2003085187A (ja) * | 2001-09-11 | 2003-03-20 | Canon Inc | 文書登録システム、方法、プログラム及び記憶媒体 |
JP2007156828A (ja) * | 2005-12-05 | 2007-06-21 | Soei Kk | 書類登録システム及び書類登録方法 |
JP2008134723A (ja) * | 2006-11-27 | 2008-06-12 | Ricoh Co Ltd | 文書登録システム及び文書登録方法 |
JP2009157587A (ja) * | 2007-12-26 | 2009-07-16 | Toppan Printing Co Ltd | 情報管理装置及び情報管理方法ならびにそのプログラム |
Citations (3)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JPS642167A (en) * | 1987-06-25 | 1989-01-06 | Hitachi Ltd | Picture input system for picture filing system |
JPH01303566A (ja) * | 1988-06-01 | 1989-12-07 | Mitsubishi Electric Corp | フアイリングシステムのデータ検索・登録方法 |
JPH0273468A (ja) * | 1988-09-09 | 1990-03-13 | Canon Inc | 電子ファイリングシステム |
-
1990
- 1990-10-18 JP JP2280495A patent/JPH04153879A/ja active Pending
Patent Citations (3)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
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JPS642167A (en) * | 1987-06-25 | 1989-01-06 | Hitachi Ltd | Picture input system for picture filing system |
JPH01303566A (ja) * | 1988-06-01 | 1989-12-07 | Mitsubishi Electric Corp | フアイリングシステムのデータ検索・登録方法 |
JPH0273468A (ja) * | 1988-09-09 | 1990-03-13 | Canon Inc | 電子ファイリングシステム |
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JP2008134723A (ja) * | 2006-11-27 | 2008-06-12 | Ricoh Co Ltd | 文書登録システム及び文書登録方法 |
JP2009157587A (ja) * | 2007-12-26 | 2009-07-16 | Toppan Printing Co Ltd | 情報管理装置及び情報管理方法ならびにそのプログラム |
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