JP3489219B2 - 文書処理装置および文書処理方法 - Google Patents

文書処理装置および文書処理方法

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JP3489219B2
JP3489219B2 JP25019294A JP25019294A JP3489219B2 JP 3489219 B2 JP3489219 B2 JP 3489219B2 JP 25019294 A JP25019294 A JP 25019294A JP 25019294 A JP25019294 A JP 25019294A JP 3489219 B2 JP3489219 B2 JP 3489219B2
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Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、コメントを付ける
ことが可能な文書を管理する文書処理装置および方法
関し、とくに、同一の本文部の文書に対して、複数の人
が別々にコメントを付した文書を一つに纏めて見ること
ができるようにする文書処理装置および方法に関する。
【0002】
【従来の技術】従来の携帯用の情報処理装置において、
その装置内で操作される電子的な文書ファイルの適宜の
ページの所望の位置に、付箋情報を付加する付箋機能を
設け、その付箋情報により効率的に検索を行うようにし
たものがある(例えば、特開平5−40594号公報、
特開平5−282254号公報)。また、電子ファイリ
ングシステムにおいて、従来技術として、検索した情報
に付箋パターンを付与して一時的な記憶を行い、その一
時的な記憶からの検索を容易にするものがある(特開平
4−336672号公報)。
【0003】
【発明が解決しようとする課題】一般に、事業所やオフ
ィスにおいて、同一の本文部の文書を複数用意して、そ
れらの文書を複数の関係者に配布して、コメントの付与
を求め、コメントの付された文書を回収して、コメント
の意見を参考にして、報告書を作成したり、何らかの意
志決定をしたりすることが、通常に行われている。文書
の同じページや箇所に対するコメントは一つに纏めて見
ることができれば便利である。しかしながら、そのよう
に纏めてみることができるようにするためには、複数の
文書からコメントを拾い出し整理する作業が必要であ
り、その手間が作業者にとって大きな負担となる。その
ような負担を軽減するための従来技術は見あたらない。
前述の従来の携帯用の情報処理装置や電子ファイルリン
グシステムの付箋情報を付加する技術はいずれも、同一
の本文部を持ちコメント部(付箋情報)のみが異なる文
書が複数存在する場合については使用態様として想定さ
れていないので、同一の本文部の文書を複数用意して、
それらの文書を複数の関係者に配布して、コメントの付
与を求め、コメントの付された文書を回収して、一つに
纏めて見るような用途には、役立てることができない。
本発明は、同一の本文部の文書に対して、複数の人が別
々にコメントを付した文書を一つに纏めて見ることがで
きる文書処理装置および方法を提供することを課題とす
るものである。
【0004】
【課題を解決するための手段】本発明は、内容が記述さ
れた本文部とこの内容に対するコメントが記述されたコ
メント部からなる複数の文書を記憶する文書格納手段
(12)と、前記複数の文書のうち、同一の本文部を持
つ文書について本文部からコメント部を分離する分離手
段(15)と、その分離手段で分離された1以上のコメ
ント部を当該同一の本文部に対してコメント部同士が重
ならないように再配置するレイアウト手段(16)と、
前記レイアウト手段による再配置に従って、表示手段に
本文部とコメント部を合成表示させように制御する制御
手段(14)とを具備する。前記コメント部は、本文部
の内容に対するコメントが記入されたラベルを所望の箇
所に貼り付けることにより、あるいは本文部に直接にコ
メントを記入することにより記述されたものである。
【0005】
【作用】本発明で取り扱う文書は、内容が記載された本
文部と、その本文部の内容に対する関係者のコメントを
内容とするコメント部からなっている。この文書は、例
えば本文部のみからなる文書を各関係者に配布し、その
文書中に関係者が付箋などによりコメントを記入して作
成される。そのように作成された文書を回収して、文書
格納手段に格納する。従って、同一の本文部を有するコ
メント部付きの文書が複数存在し得るが、同一の本文部
に対する複数文書のコメント部を同時に表示することに
より、同一の本文部に対する関係者の様々なコメントを
総合的に把握することができる。そのため、本発明で
は、まず文書格納手段に格納された複数の文書うち同一
の本文部を持つ文書を文書格納手段から読み出して、分
離手段で本文部とコメント部を分離する。この分離手段
による分離処理の結果、一つの本文部と複数のコメント
部が得られる。レイアウト手段はそのように分離された
複数のコメント部を同一の本文部に対して、コメント部
同士が重ならないように再配置する。このように本発明
は同一の本文部に対して関係者が別々に付したコメント
部をコメント部同士が重ならないように自動的に再配置
することにより、これらを一覧することが可能となる。
【0006】
【実施例】図1は本発明の実施例の文書処理装置の構成
を示す機能ブロック図である。この文書処理装置は、ユ
ーザからの指示や文書データの入力を行う入力部11
と、本文部とそれに対するコメントがなされた場合のコ
メント部とを含む文書を格納する文書格納部12と、そ
の文書格納部12に格納された文書を管理する文書管理
制御部13と、文書の表示を行う表示部14からなる。
その文書管理制御部13は、文書の格納や取出し等の一
般的な文書管理を行う機能を有する他に、入力部11に
より指定された文書格納部12内の文書の本文部とコメ
ント部を分離する本文・コメント分離部15と、複数の
コメント部を本文部とともに見やすいように再レイアウ
トする再レイアウト部16とを備えている。
【0007】図2は上記文書処理装置の機能を実現する
ためのハードウェアの構成の概略を示すものである。各
要素21〜27がバス28を介して接続されており、入
力部として文書をイメージデータとして入力するイメー
ジスキャナ24、指示情報やデータの入力を行うキーボ
ードやマウス25が接続され、表示部としてディスプレ
イ等の表示装置26が接続され、印刷出力のためにプリ
ンタ27が接続されている。さらにCPU21や内部記
憶装置22があり、本文・コメント分離部15や再レイ
アウト部16の機能のためのプログラムや必要なデータ
が内部記憶装置22にロードされ、これをCPU21に
よって実行することによって、前記機能が実現される。
外部記憶装置23は文書が格納される文書格納部12と
して用いられる。
【0008】以上のように構成された本実施例の動作に
ついて、第3図の動作説明図および第4図のフローチャ
ートを参照して説明する。図3および図4により本実施
例の動作を説明する。本実施例では説明を簡素にするた
めに対象文書は横書きで左綴じで一枚の文書とする。こ
の対象文書は複数枚コピーし、関係者に配布し、意見や
感想を求める。その対象文書を配布された関係者は、そ
の文書に対する意見や感想等のコメントを適宜な形で対
象文書の所望の箇所に添付する。例えば、ラベルにコメ
ントを記入して、そのラベルを所望の箇所に貼り付けた
り、本文部に直接にコメントを記入したりする。そのよ
うに本文部にコメント部が付加された対象文書は回収さ
れ、本文書処理装置の入力部11により入力され、文書
管理制御部13の管理のもとに文書格納部12に格納さ
れる。その後、同一の文書に対する複数のコメント部を
一覧できるように本文部とともに合成表示する。図3
(b)は同一の本文部を有する文書にコメント部を付し
た3つの文書を文書格納部12のフォルダーに格納し、
その3つの文書のコメント部を合成表示する様子を概略
的に示している。
【0009】以上のように、コメント部が付加された本
文部を有する文書を、同一の文書に対する複数のコメン
ト部を一覧できるように本文部とともに合成表示するた
めに、ユーザは入力部11から合成表示したい文書を指
定する。本実施例では文書管理を表示部14の表示画面
を用いたユーザインタフェースを介して行うものとす
る。文書管理制御部13は文書格納部12に格納された
同一の文書にコメント部が付されてなる複数の文書をフ
ォルダとしてユーザに示し、図3(a)に示すように、
ユーザはフォルダを開くと、格納されている異なるコメ
ントを持つ同一本文部の複数の文書の一覧が表示され
る。そして、この文書一覧からマウスなどのポインティ
ングデバイスにより所望の文書をポイントすることによ
り、文書の指定を行うと、文書管理制御部13はその指
定により合成表示する文書群を決定する(ステップS4
01)。
【0010】次に、本文・コメント分離部15により指
定された複数の文書を一つずつ取出し、本文部とコメン
ト部を分離する(ステップS402〜ステップS40
6)。即ち、指定された一つの文書について本文部とコ
メント部を分離する(ステップS403)。分離の方法
はコメントを付ける時にコメントであることが識別でき
る情報を付加してある文書ではその情報により分離を行
う。例えば、コメントを示す所定の枠を設け、その枠内
にコメント内容を記述するように予め決められている場
合には、その枠に基づきコメント部を分離抽出すること
ができる。また、そのようなコメント部を識別する情報
が付加されていない場合には、予めコメントを付ける前
の本文部のみからなる文書を指定しておき、その文書と
指定された文書との差分をとることによりコメント部を
識別する方法などがある。
【0011】本文部とコメント部とを分離したとき、そ
の文書が一つ目の文書であるかを判定し(ステップS4
04)、一つ目であるときには文書の本文部を内部記憶
装置等の一時記憶部に蓄積した後(ステップS40
5)、分離したコメント部を内部記憶装置に蓄積する。
一つ目ではないときには、既に本文部は蓄積されている
ので、分離されたコメント部のみを蓄積する(ステップ
S406)。
【0012】指定された文書につき順次に分離処理を行
って、全ての指定文書について処理が済んだら(ステッ
プS402の判定がYES)、再レイアウト部16は分
離された本文部とコメント部の再レイアウト処理を行う
(ステップS407)。図5は再レイアウト処理の概略
を示すフロー図であり、まず、全てのコメントについて
その配置されている位置(PositionA)を決定
する(ステップS501)。例えば、コメントが矩形領
域を有するものとすれば、その左上部の角の座標値とし
て求める。全てのPositionAの位置を、第1キ
ーを縦軸(Y軸)座標値、第2キーを横軸(X軸)座標
値としてソートすることにより、コメントを配置する順
番を決定する(ステップS502)。順番に従いコメン
トを文書の右側の位置に並べる(ステップS503)。
そして、PositionAとコメント部の距離の総和
が小さくなるように縦軸座標を調整する(ステップS5
04)。なお、再レイアウト処理の具体例を用いた詳細
の処理については後述する。
【0013】再レイアウト部16によるレイアウトが決
定されたら、そのレイアウトに従って本文部と各コメン
ト部を表示部14よりに合成表示する(ステップS40
8)。そして、最後に、コメント部の元の位置と再配置
後の位置とを結ぶ線を表示する(ステップS409)。
【0014】図6および図7は再レイアウトの例を説明
するための図である。図6は互いに重ならない位置に付
加されたコメント部を有する二つの文書61、62を合
成表示して文書63を得る例を示している。この例で
は、コメント部64と65が重ならないので、合成表示
後の文書63におけるコメント部64’,65’は元の
位置に配置するだけでよい。なお、この図の例では本文
部66とコメント部64’,65’が重なっているの
で、コメント部は本文部と重ならない位置に配置すると
いう配置基準に従って配置するようにすれば、本文部も
コメント部も全部見ることができる。図7は二つの文書
71、72のコメント部75、76は重なる位置にある
ので、元の位置のまま合成表示して文書73を作成する
と、コメント部75’、76’の一方は隠れてしまう。
従って、コメント部が重ならない位置となるよう配置
し、元の位置との間を線で結ぶ表示をすることにより文
書74のようにコメント部75”、76”が重なってお
らず、見やすい配置での表示が得られる。
【0015】次に、再レイアウト処理を具体例により詳
細に説明する。図8は再レイアウト処理の対象となる文
書Aおよび文書Bと、それらのコメント部のデータの例
を説明するための図である。同図(a)および(b)に
示すように各文書AおよびBにはそれぞれ3つのコメン
ト部が付けられている。各コメントの位置は、図8
(c)に示すように、文書の左上を原点とする座標系で
表す。単位系はcmとする。各コメント部の大きさは高
さと幅で表し、単位系はcmとする。文書Aよりコメン
ト部のデータを取り出し、図8(d)に示すコメント表
(表1)を作成する。同様に図8(e)に示す文書Bの
コメントデータの表(表2)を作成する。
【0016】次に図2に示すように、図8(d)に示す
文書Aのコメトンデータ(表1)と同図(e)に示す文
書Bのデータ(表2)を合成し、図9に示す合成コメン
トデータ(表3)を作成する。これ以降の再レイアウト
処理即ち座標値の補正処理を図10に示す。即ち、作成
したコメントデータ(表3)についてY座標とX座標を
キーに並びかえを行い図9の表4の状態にする(ステッ
プS1001)。
【0017】次に図11に示すように、図9の表4のコ
メント部のX座標とY座標の位置を基に補正座標位置を
求める。初めにX座標の位置を紙の幅より大きい値にす
る(ステップS1002)。本例では22cmにする。
次にコメント部が重ならないようにY座標の値を補正す
る(ステップS1003)。即ち、コメント部の高さと
Y座標を考慮して、コメント部が重ならないように補正
Y座標を決定する。本例では補正量が最小になるように
する。
【0018】Y座標の補正の流れ(ステップS1003
の詳細)を図12に示す具体的なデータと図13に示す
処理フローにより説明する。4つのコメント部が図12
(b)に示す位置にある例を用いる。まず、図12
(a)に示すレイアウト表1を作成する。この表の列は
行番号1201、コメント部のY座標1202、コメン
ト部の幅1203、補正後の補正Y1204、ワークエ
リアとしての補正幅1205からなる。一つのコメント
部は表の一行に対応する。行の順番は補正Yでソートさ
れている。各行の補正Yに同行のY座標を代入し、各行
の補正幅に同行の幅を代入する。図12(a)に示すレ
イアウトデータの表1ができあがる。
【0019】図13の処理の流れにおいて、まず変数i
と変数jを1に設定し(ステップS1301、ステップ
S1302)、重なりカウントを0に設定する(ステッ
プS1303)。変数iと変数jは重なりを調べる対象
のコメント部の行番号を指示し、重なりカウントは重な
りが残っているかを調べるための変数である。変数jを
1増加し(ステップS1304)、変数jの指す行番号
が最終行以降であるかを判定する(ステップS130
5)。最終行でないと判定されたときには、行番号jの
補正幅である補正幅(j)が正であるか否かを調べる
(ステップS1306)。補正幅(j)が正でなかった
ときには、行番号iと行番号jとのコメント部の重なり
はないので、次の行番号について調べるためにステップ
S1304へ移る。補正幅(j)が正であったときに
は、重なり幅を次式により求める(ステップS130
7)。 重なり幅=補正Y(i)+補正幅(i)−補正Y(j)
【0020】そして、その重なり幅が正であるか否かを
調べ(ステップS1308)、重なり幅が正でなけれ
ば、現在対象としているコメント部間には重なりがなく
補正する必要はないので、i=jの設定をして(ステッ
プS1312)、ステップS1304へ移る。重なり幅
が正であったときには、重なりカウントをインクリメン
トし(ステップS1309)、重なり幅を幅の割合に反
比例して割り振る。即ち、幅の割合に反比例した移動値
1、2を求め(ステップS1310)、対象のコメント
部を互いに引き離す方向に移動値分だけ移動させる(ス
テップS1311)。
【0021】移動値1、2は次式により求める。 移動値(1)=重なり幅*補正幅(j)/(補正幅
(i)+補正幅(j)) 移動値(2)=重なり幅*補正幅(i)/(補正幅
(i)+補正幅(j))
【0022】補正後のY座標である補正Yは、行番号#
i〜#j−1について移動値(1)(2)だけ移動させ
た点の座標とする。 補正Y(i)=補正Y(i)−移動値1 補正Y(j)=補正Y(j)−移動値2
【0023】また、補正幅は次のように決定する。 補正幅(i)=補正幅(i)+補正幅(j) 補正幅(j)=0
【0024】ステップS1305の判定でj>最終行と
なったときには、重なりカウントが0であるか否かを判
定し(ステップS1313)、0でなければステップS
1301に戻り処理を続行し、0であれば処理を終了す
る。
【0025】次に、図12に示す具体的なデータ例によ
り、上述のY座標の補正の流れを説明する。行番号#1
のコメント部と行番号#2のコメント部の重なりを見
る。 重なり幅=補正Y(1) + 補正幅(1) − 補正Y
(2) = 4 重なり幅が正であるか否かを判定し、正であるならば重
なっていることを表す。
【0026】重なり幅を幅の割合に反比例して割り振
る。 移動値(1)=重なり幅*補正幅(2)/(補正幅
(1)+補正幅(2))=4*4/8=2 移動値(2)=重なり幅*補正幅(1)/(補正幅
(1)+補正幅(2))=4*4/8=2 ゆえに 補正Y(1)=10−2=8 補正Y(2)=10+2=12 行番号#1と#2のコメント部は接しているので今後一
つのコメント部としてあつかう。そのため 補正幅(1)=補正幅(1)+補正幅(2)=8, 補
正幅(2)=0 とする。異常の処理により図12(c)の表2の状態に
なる。
【0027】次に、行番号#1のコメント部と行番号#
3のコメント部の重なりを見る。 重なり幅=補正Y(1) + 補正幅(1) − 補正Y
(3) = 1 重なり幅が正ならば重なっていることを表す。重なり幅
を幅の割合に反比例して割り振る。 移動値(1)=重なり幅*補正幅(3) / (補正幅
(1)+補正幅(3))=1*4/ (8+4)=0.
333 移動値(3)=重なり幅*補正幅(1) / (補正幅
(1)+補正幅(3))=1*8/ (8+4)=0.
666 ゆえに 補正Y(1)=8−0.333=7.666 補正Y(2)=12−0.333=11.666 補正Y(3)=15+0.666=15.666 行番号#1と#3のコメント部は接しているので今後一
つのコメント部としてあつかう。そのため 補正幅(1)=補正幅(1)+補正幅(3)=12,
補正幅(3)=0 とする。図12(d)の表3の状態になる。
【0028】次に、表3のデータにおいて、行番号#1
のコメント部と行番号#4のコメント部の重なりを見
る。 重なり幅=補正Y(1) + 補正幅(1) − 補正Y
(4) = 7.666+12−17=2.666 重なり幅が正ならば重なっていることを表す。重なり幅
を幅の割合に反比例して割り振る。 移動値(1)=重なり幅*補正幅(4) /((補正幅
(1)+補正幅(4)) =2.666*4/ (12+
4)=0.666 移動値(4)=重なり幅*補正幅(1) / ((補正幅
(1)+補正幅(4)) =2.666*12/ (12
+4)=2 ゆえに 補正Y(1)=7.666 − 0.666=7 補正Y(2)=11.666 − 0.666=11 補正Y(3)=15.666 − 0.666=15 補正Y(4)=17 +2=19 行番号#1のコメント部と行番号#4のコメント部は接
しているので今後一つのコメント部としてあつかう。そ
のため 補正幅(1)=補正幅(1)+補正幅(4)=16,
補正幅(4)=0 とする。図12(e)の表4の状態になる。これで、レ
イアウトは終了し、得られた表4のレイアウトデータに
従ってコメント部を配置すると、図12(f)のように
なる。
【0029】本実施例は、文書格納部12に格納された
複数の文書うち同一の本文部を持つ文書を文書格納部1
2から読み出して、本文・コメント分離部15で本文部
とコメント部を分離し、再レイアウト部16はそのよう
に分離された複数のコメント部を同一の本文部に対して
自動的に再配置し表示する。このようにして作業者の負
担を要することなく、コメント部を纏めて見ることがで
きる。また、本実施例では、再レイアウトにおいては、
コメント部同士が重ならない、コメント部と本文部が重
ならない、再配置のためのY軸方向の移動量を最小限に
とどめるなどの配置基準を満たすように処理手順が定め
られているので、本文部とコメント部の一覧表示の際の
見やすさが優れている。
【0030】以上の実施例の説明では、本文部を紙に印
刷した文書にコメントを記入した付箋を貼り付けたもの
をイメージデータとして入力したものを対象とする場合
の例を説明したが、本発明はこれに限られるものではな
い。対象の文書が、電子的なファイルであり、これに電
子的な付箋機能を有する処理装置上で、その付箋機能に
よりコメントを付加したものである場合についても本実
施例と同様にコメント部の再レイアウトを行うことがで
きる。
【0031】
【発明の効果】本発明によれば、文書格納手段に格納さ
れた複数の文書うち同一の本文部を持つ文書を文書格納
手段から読み出して、分離手段で本文部とコメント部を
分離し、レイアウト手段はそのように分離された複数の
コメント部を同一の本文部に対して自動的に再配置し表
示する。このようにして作業者の負担を要することな
く、同一の本文部に対する複数文書のコメント部を同時
に纏めて表示することができる。これにより、同一の本
文部に対する関係者の様々なコメントを、一覧して比較
しながら、総合的に把握することが可能となる。なお、
その再配置においては、例えば、コメント部同士が重な
らない、コメント部と本文部が重ならない、コメント部
の位置は元の位置になるべく近くなるようにする、コメ
ント部の種類により配置を変えるなどの様々な配置基準
を必要に応じて設けることにより、本文部とコメント部
の一覧表示の際の見やすさが向上する。
【図面の簡単な説明】
【図1】 本発明の実施例の構成を示すブロック図
【図2】 図1の実施例の処理機能を実現するためのハ
ードウェアの構成例を示す図
【図3】 (a)は文書を指定するときのユーザインタ
フェースを説明するための図、(b)は本発明のコメン
ト部を再配置する様子を概略的に示す図
【図4】 本実施例の動作の流れを示す図
【図5】 再レイアウト処理の概略を示すフロー図
【図6】 再レイアウトの例を説明するための図
【図7】 再レイアウトの他の例を説明するための図
【図8】 (a)〜(e)は再レイアウト処理の対象と
なる文書Aおよび文書Bと、それらのコメント部のデー
タの例を説明するための図
【図9】 合成コメントデータ(表3)を作成する経過
を示す図
【図10】 再レイアウト処理の流れの概略を示す図
【図11】 再レイアウト処理により補正された座標値
を含むコメントデータの例を示す図
【図12】 (a)〜(f)は再レイアウト処理の経過
の各段階におけるデータの変化の推移を示す図
【図13】 Y座標の補正処理の流れを示す図
【符号の説明】
11…入力部、12…文書格納部、13…文書管理制御
部、14…表示部、15…本文・コメント分離部、16
…再レイアウト部。

Claims (2)

    (57)【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 内容が記述された本文部と、この内容に
    対するコメントが記入されたラベルを所望の箇所に貼り
    付けるまたは本文部に直接にコメントを記入することで
    記述されたコメント部からなる複数の文書を記憶する文
    書格納手段と、 前記複数の文書のうち、同一の本文部を持つ文書につい
    て本文部からコメントを分離する分離手段と、 前記分離手段で分離された1以上のコメント部を当該同
    一の本文部に対してコメント部同士が重ならないように
    再配置するレイアウト手段と、 前記レイアウト手段による再配置に従って、表示手段に
    本文部とコメント部を合成表示させように制御する制
    御手段とを具備することを特徴とする文書処理装置。
  2. 【請求項2】 内容が記述された本文部と、この内容に
    対するコメントが記入されたラベルを所望の箇所に貼り
    付けるまたは本文部に直接にコメントを記入することで
    記述されたコメント部からなる文書を表示手段に表示さ
    せるように制御する文書処理方法であって、 複数の前記文書のうち、同一の本文部を持つ文書につい
    て本文部からコメント部を分離し、 前記分離された1以上のコメント部を、当該同一の本文
    部に対してコメント部同士が重ならないように再配置
    し、 前記再配置に従って、表示手段に本文部とコメント部を
    合成表示させように制御することを特徴とする方法。
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