JP3068479B2 - 電子ファイリングシステム - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子ファイリング
システムに関し、特に、原稿自動登録を行う電子ファイ
リングシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来のこの種の電子ファイリングシステ
ムとして、読み取る原稿の読取情報を設定して入力する
手段を有する方式が特開平２−１７８８７９号公報に開
示されている。図５は、読取情報設定画面を示す図であ
る。キーボードまたはマウスを利用して読取情報設定画
面上でサイズ、解像度、濃度の設定入力を行う。設定さ
れたサイズが原稿サイズと異なる場合には、サイズの縮
小処理を行う。これにより、大サイズの原稿を縮小コピ
ーしてからイメージスキャナにかけるという前処理の必
要性がなくなり、ファイリング作業を能率良く行えると
いう効果がある。

【０００３】この方式では、原稿の読取情報、たとえ
ば、サイズ、解像度、濃度が文書毎に共通な場合は、タ
イトル名等の索引情報のみをまとめて入力後、各文書同
じ読取情報の原稿を自動で入力することが可能である。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上述した従来の電子フ
ァイリングシステムは、文書毎に原稿の読取情報が異な
っている場合、一文書毎に原稿の読取情報を設定しなけ
ればならないため、原稿登録に時間と手間がかかるとい
う問題点がある。

【０００５】本発明の目的は、このような欠点を除去
し、文書毎に原稿の読取情報、たとえば、サイズ、解像
度、濃度が異なっても、一文書毎に原稿の読取情報を設
定することなく、自動的に原稿を登録する電子ファイリ
ングシステムを提供することにある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明の電子ファイリン
グシステムは、複数枚の原稿を順次給送する自動原稿給
送装置とイメージ原稿を読み取って画像データに変換す
る原稿読取装置と前記画像データを登録する画像データ
記憶装置とを有する電子ファイリングシステムにおい
て、複数文書分の原稿読取情報を記憶するファイルと、
前記複数文書の原稿読取時に文書に原稿読取モードを前
記ファイルに記憶されている該当文書の原稿読取情報に
従って逐次設定する設定手段と、前記設定手段により設
定された原稿読取モードで前記原稿読取装置に対し原稿
読取を行わせる読取制御手段とを備え、前記原稿読取情
報は、枚数、サイズ、方向、解像度または濃度を含み、
前記複数文書の登録時に自動的に文書を前記画像データ
記憶装置に登録することを特徴とする。

【０００７】

【０００８】

【０００９】本発明の電子ファイリングシステムは、前
記ファイルに前記複数文書分の索引情報を記憶し、前記
複数文書の登録時に前記ファイルより前記索引情報を読
み出し、文書の索引情報を索引データ記憶装置に登録す
るようにしてもよい。

【００１０】

【００１１】本発明の電子ファイリングシステムは、前
記索引情報は、タイトル名またはキーワードを含むよう
にしてもよい。

【００１２】本発明の電子ファイリングシステムは、複
数台の端末装置から構成され、一方の端末装置に前記自
動原稿給送装置と前記原稿読取装置と前記画像データ記
憶装置と前記設定手段と前記読取制御手段とを有し、他
方の端末装置に前記ファイルを有するようにしてもよ
い。

【００１３】本発明の電子ファイリングシステムは、登
録された前記索引情報に含まれるキーワードを検索して
該当する文書を前記画像データ記憶装置から取り出すよ
うにしてもよい。

【００１４】

【発明の実施の形態】次に、本発明の実施の形態につい
て図面を参照して説明する。

【００１５】図１は本発明の第１の実施の形態のブロッ
ク図である。図１を参照すると、原稿読取装置１は、自
動原稿給送装置１ａを備えており、イメージ原稿を光学
的に読み取って画像データに変換する。

【００１６】画像データ記憶装置２は、原稿読取装置１
によって読み取った画像データを記憶する。索引データ
記憶装置３は、イメージ原稿を管理し、検索を容易にす
るために付与する索引データを記憶する。

【００１７】操作入力装置４は、電子ファイリングシス
テムの起動・停止・誤動作に対するやり直し操作・異常
処理などのシステム運用指示を入力したり、後述する索
引情報・原稿読取情報ファイル６に対してタイトル名、
キーワードからなる索引情報および枚数、サイズ、方
向、解像度、濃度からなる原稿読取情報を登録したり、
検索時の検索キーワードの入力、検索範囲の指定などを
行う。表示装置５は、検索したイメージ原稿と検索キー
ワードを併せて、あるいは検索キーワード無しでイメー
ジ原稿だけで表示したり、装置運用時のさまざまなガイ
ド表示を行う。

【００１８】索引情報・原稿読取情報ファイル６は、原
稿読取装置１によってイメージ原稿を読み取る前に、索
引情報および原稿読取情報をあらかじめ記憶しておく。
原稿読取モード設定手段７は、原稿読取装置１によって
イメージ原稿を読み取るときに、索引情報・原稿読取情
報ファイル６に記憶されている各文書毎の原稿読取情報
を読み出し、原稿読取モードを逐次設定する。原稿読取
制御手段８は、原稿読取モード設定手段７によって設定
された原稿の読取モードで原稿読取装置１に対し原稿読
み取りを行わせる。

【００１９】制御装置９は、操作入力装置４から入力さ
れた索引情報および原稿読取情報を索引情報・原稿読取
情報ファイル６に記憶させることを制御したり、索引情
報・原稿読取情報ファイル６から索引情報を取り出し、
索引データ記憶装置３に記憶させることを制御したり、
原稿読取装置１から入力されたイメージ原稿を画像デー
タ記憶装置２に記憶させることを制御したり、操作入力
装置４から入力された検索キーワードに基づいて、索引
データ記憶装置３に登録された索引データを検索して画
像データ記憶装置２から該当の画像データを取り出し、
表示装置５に表示することを制御したりする。

【００２０】次に、動作について図面を参照して説明す
る。図２は、本発明の第１の実施の形態における原稿登
録時の処理手順を示すフローチャートである。

【００２１】まず、操作入力装置４より複数文書分の索
引情報および原稿読取情報の入力を行い、索引情報・原
稿読取情報ファイル６へ登録する（Ｓ１）。索引情報と
してはタイトル名、キーワードを使用する。原稿読取情
報としては枚数、サイズ、方向、解像度、濃度を使用す
る。図３（Ａ）は、Ｓ１処理後の索引情報・原稿読取情
報ファイル６の内容を具体的に表した説明図である。

【００２２】次に、オペレータが登録する複数文書分の
原稿を索引情報・原稿読取情報ファイル６に登録されて
いる先頭文書から順に、各文書毎のページ順に揃えて原
稿読取装置１の自動原稿給送装置１ａにセットする（Ｓ
２）。図３（Ｂ）は、Ｓ２の処理を表す説明図である。
符号１０は原稿である。

【００２３】次に、一文書分の索引情報を索引情報・原
稿読取情報ファイル６から読み出し（Ｓ３）、索引デー
タ記憶装置２へ登録する（Ｓ４）。次に、原稿読取モー
ド設定手段７により、当該文書の原稿読取情報を索引情
報・原稿読取情報ファイル６から読み出し（Ｓ５）、原
稿読取モードを設定し（Ｓ６）、ページカウンタを０で
初期化しておく（Ｓ７）。

【００２４】次に、原稿読取制御手段８により、Ｓ６で
設定した原稿読取モードで、原稿読取装置１に対して原
稿読み取りを行わせる（Ｓ８）。Ｓ８で読み取った画像
データは画像データ記憶装置２へ登録される（Ｓ９）。
ページカウンタを１だけインクリメントし（Ｓ１０）、
Ｓ５で読み出した原稿読取情報のうち、枚数をページカ
ウンタと比較して、当該文書の最終ページかどうかチェ
ックする（Ｓ１１）。Ｓ１１で当該ページが最終ページ
でない場合はＳ８へ戻り、次のページの原稿読み取りを
行う。当該ページが最終ページである場合は、当該文書
が最終文書かどうかのチェックを行う（Ｓ１２）。Ｓ１
２で当該文書が最終文書でない場合はＳ３へ戻り、次の
文書の索引情報読み出しを行う。当該文書が最終文書で
あれば、登録処理を終了する。

【００２５】次に、本発明の第２の実施の形態について
図面を参照して説明する。図４は、本発明の第２の実施
の形態を示すブロック図である。図４を参照すると、端
末Ａ１１は、原稿読取装置１と、自動原稿給送装置１ａ
と、画像データ記憶装置２と、索引データ記憶装置３
と、操作入力装置４と、表示装置５と、原稿読取モード
設定手段７と、原稿読取制御手段８を備えている。端末
Ｂ１２は、索引情報・原稿読取情報ファイル６を備えて
いる。すなわち、第１の実施の形態で説明した電子ファ
イリングシステムをメインの端末装置である端末Ａ１１
とサブの端末装置である端末Ｂ１２の２台に分離し、索
引情報・原稿読取情報ファイル６を端末Ｂ１２に、その
他を端末Ａ１１に備えた構成である。

【００２６】この構成で、端末Ｂ１２において索引情報
・原稿読取情報ファイル６を作成し、端末Ａ１１のシス
テム上で運用することにより、端末Ａ１１のシステムに
おいて原稿登録作業に占有される時間を削減し、検索
等、原稿登録作業以外の処理に使用時間を割り当てるこ
とができるため、電子ファイリングシステムを有効に活
用することができる。

【００２７】

【発明の効果】以上説明したように、本発明は、文書毎
に異なる読取情報の原稿を複数文書分自動的に登録する
ことによって、文書毎の原稿読取時に読取モードを設定
する必要がなく、原稿登録中はオペレータが電子ファイ
リングシステムを離れることができるので、原稿登録に
かかる手間が軽減できるという効果がある。

【００２８】また、文書毎の索引情報を登録するので、
索引データを検索して該当する画像データを取り出すこ
とができるという効果がある。

【００２９】さらに、第２の実施の形態の構成とするこ
とにより、索引情報・原稿読取情報ファイルをサブの端
末装置で作成することができるので、メインの端末装置
において登録作業に占有される時間を削減し、検索等、
原稿登録作業以外の処理に使用時間を割り当てることが
でき、電子ファイリングシステムを有効に活用すること
ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施の形態を示すブロック図で
ある。

【図２】本発明の第１の実施の形態の動作を説明するフ
ローチャートである。

【図３】（Ａ）は、図２のＳ１処理後の索引情報・原稿
読取情報ファイルの内容を具体的に表した説明図であ
る。（Ｂ）図２のＳ２処理の内容を具体的に表した説明
図である。

【図４】本発明の第２の実施の形態を示すブロック図で
ある。

【図５】従来技術の読取情報設定画面を示す図である。

【符号の説明】

１ 原稿読取装置 １ａ 自動原稿給送装置 ２ 画像データ記憶装置 ３ 索引データ記憶装置 ４ 操作入力装置 ５ 表示装置 ６ 索引情報・原稿読取情報ファイル ７ 原稿読取モード設定手段 ８ 原稿読取制御手段 ９ 制御装置 １０ 原稿 １１ 端末Ａ １２ 端末Ｂ

Claims (5)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数枚の原稿を順次給送する自動原稿給
   送装置とイメージ原稿を読み取って画像データに変換す
   る原稿読取装置と前記画像データを登録する画像データ
   記憶装置とを有する電子ファイリングシステムにおい
   て、複数文書分の原稿読取情報を記憶するファイルと、
   前記複数文書の原稿読取時に文書に原稿読取モードを前
   記ファイルに記憶されている該当文書の原稿読取情報に
   従って逐次設定する設定手段と、前記設定手段により設
   定された原稿読取モードで前記原稿読取装置に対し原稿
   読取を行わせる読取制御手段とを備え、前記原稿読取情
   報は、枚数、サイズ、方向、解像度または濃度を含み、
   前記複数文書の登録時に自動的に文書を前記画像データ
   記憶装置に登録することを特徴とする電子ファイリング
   システム。
2. 【請求項２】 前記ファイルに前記複数文書分の索引情
   報を記憶し、前記複数文書の登録時に前記ファイルより
   前記索引情報を読み出し、文書の索引情報を索引データ
   記憶装置に登録することを特徴とする請求項１記載の電
   子ファイリングシステム。
3. 【請求項３】 前記索引情報は、タイトル名またはキー
   ワードを含むことを特徴とする請求項２記載の電子ファ
   イリングシステム。
4. 【請求項４】 複数台の端末装置から構成され、一方の
   端末装置に前記自動原稿給送装置と前記原稿読取装置と
   前記画像データ記憶装置と前記設定手段と前記読取制御
   手段とを有し、他方の端末装置に前記ファイルを有する
   ことを特徴とする請求項１、２または３記載の電子ファ
   イリングシステム。
5. 【請求項５】 登録された前記索引情報に含まれるキー
   ワードを検索して該当する文書を前記画像データ記憶装
   置から取り出すことを特徴とする請求項３または４記載
   の電子ファイリングシステム。