JP2803120B2 - 電子メールの送信装置、電子メールの送信方法、電子メールの受信装置、電子メールの受信方法および電子メールシステム - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 「産業上の利用分野」 本発明は、電子メールを送信する電子メールの送信装
置および電子メールの送信方法と、電子メールを受信す
る電子メールの受信装置および電子メールの受信方法な
らびに電子メールを送受信する電子メールシステムに係
わり、特にメール文中に参考文献等の関連文書を挙げた
場合に、その処理が容易になるようにした電子メールの
送信装置、電子メールの送信方法、電子メールの受信装
置、電子メールの受信方法および電子メールシステムに
関する。

「従来の技術」 オフィスオートメーションの進展と共に、オフィスの
各所にワークステーションが設置されるようになってい
る。このような環境の下では、同一事業所や同一ビル内
で、あるいは電話回線等の回線を使用して他の事業所等
との間でワークステーションを用いた電子メールの送受
信が可能になる。

ところで、電子メールを作成する際に、前に送った資
料あるいは参考文献をメール文中で引用する場合が多
い。例えば、旅行会のスケジュールについての連絡書を
電子メールで送った後に、その変更や追加事項に関する
連絡書を同じく電子メールで送るものとする。このよう
な場合には、先の連絡書を引用しておけば、連絡書の作
成も楽になるし、受信者も必要な情報を引き出すことが
できて便利である。

「発明が解決しようとする課題」 しかしながら、ここにも問題がある。従来では、例え
ばメール文に「“旅行金のスケジュールについて”の連
絡書を参考にして下さい。」というような形式で関連文
書の指摘が行われる。従って、受信者側では、例えば文
書の表題を参考にして該当する連絡書を引き出すことに
なるが、以前に一の表題の複数の電子メールを他の部署
や他の年度で受信している場合があり、該当するものを
選択するのに手間取る場合がある。また、メール文作成
者が表題を正しく認識していない場合があり、この場合
には「旅行金」あるいは「スケジュール」という文字を
含んだ表題を検索することになり、該当する連絡書を探
し出すのに更に手間取ることになる可能性があった。同
様の問題は、受信年月日等の他の方法で連絡書を特定し
ようとしても同様に生じてしまう。

そこで、本発明の第１の目的はメール文の作成者側で
資料の指定を正確に行うことのできる電子メールの送信
装置、電子メールの送信方法および電子メールシステム
を提供することにある。

また、本発明の第２の目的は、メール文の受信者側で
該当するメール文を正確かつ迅速に検索することのでき
る電子メールの受信装置、電子メールの受信方法および
電子メールシステムを提供することにある。

「課題を解決するための手段」 本発明では、例えば第１図Ａに原理的に示すように、
メール文を作成するメール文作成手段11と、メール文中
に現われる関連文書を複数の関連文書の中から指定する
資料指定手段12と、この資料指定手段12によって指定さ
れた関連文書の識別情報をメール文と一緒に電子メール
として送信先に送信する電子メール送信手段13や、第１
図Ｂに同じく原理的に示すように、受信した電子メール
からメール文と関連文書の識別情報とをそれぞれ判別す
る判別手段15と、判別されたメール文を表示するメール
文表示手段16と、判別手段によって判別された関連文書
の識別情報を基にしてその関連文書を検索する資料検索
手段17と、検索された関連文書の内容を出力する資料出
力手段18を電子メールシステムあるいはこれを構成する
電子メールの送信装置や受信装置に備えさせている。

そして、請求項１記載の発明では、電子メールの送信
装置であって、（イ）メール文を作成するメール文作成
手段と、（ロ）前記メール文と関連する文書を指定する
関連文書指定手段と、（ハ）この関連文書指定手段によ
って指定された関連文書の識別情報を前記メール文とと
もに送信先へ送信する送信手段とを電子メールの送信装
置に具備することを特徴としている。

また、請求項２記載の発明では、請求項１記載の電子
メールの送信装置に関連文書指定手段によって指定され
た文書の表題を前記メール文とともに表示する表示装置
を具備することを特徴としている。

更に、請求項３記載の発明では、受信した電子メール
を表示装置に表示する電子メールの受信装置であって、
（イ）メール文と関連文書の識別情報とを含む電子メー
ルを受信して前記メール文と関連文書の存在とを前記表
示装置に表示する第１の表示制御手段と、（ロ）前記関
連文書の検索を指示する検索指示手段と、（ハ）この検
索指示手段の指示に応じて関連文書の識別情報に基づい
て関連文書を検索する検索手段と、（ニ）この検索手段
によって検索した関連文書を前記表示装置に表示する第
２の表示制御手段とを電子メールの受信装置に具備させ
る。

また、請求項４記載の発明では、請求項３記載の電子
メールの受信装置で第１の表示制御手段は各関連文書ご
とに複数の関連文書の存在を表示するとともに、前記検
索手段は表示された複数の関連文書から選択した関連文
書の検索を指示することを特徴としている。

更に、請求項５記載の発明では、請求項３または請求
項４記載の電子メールの受信装置で第１の表示制御手段
は、関連文書の表題を表示することを特徴としている。

また、請求項６記載の発明では、請求項３記載の電子
メールの受信装置で第１の表示制御手段は第１のウィン
ドウに表示し、前記第２の表示制御手段は第１のウィン
ドウとは異なる第２のウィンドウに表示することを特徴
としている。

更に、請求項７記載の発明では、請求項３記載の電子
メールの受信装置で第２の表示制御手段は、前記関連文
書が含む他の関連文書の存在を表示するとともに、前記
他の関連文書の検索指示に応じて前記他の関連文書を検
索して表示することを特徴としている。

また、請求項８記載の発明では、請求項３記載の電子
メールの受信装置で前記検索手段は、関連文書が記憶さ
れた外部の記憶装置を検索することを特徴としている。

更に、請求項９記載の発明では、請求項８記載の電子
メールの受信装置で前記検索手段は、検索対象とする関
連文書が装置内に記憶されていない場合に外部の記憶装
置を検索することを特徴としている。

また、請求項10記載の発明では、電子メールを送受信
する電子メールシステムであって、（イ）メール文を作
成するメール文作成手段と、前記メール文と関連する文
書を指定する関連文書指定手段と、この関連文書指定手
段によって指定された関連文書の識別情報を前記メール
文とともに電子メールとして送信先へ送信する送信手段
とを有する送信装置と、（ロ）この送信装置から送信さ
れた電子メールを受信して、前記メール文と前記関連文
書の存在とを表示装置に表示する第１の表示制御手段
と、前記関連文書の検索を指示する検索指示手段と、こ
の検索指示手段の指示に応じて関連文書の識別情報に基
づいて関連文書を検索する検索手段と、この検索手段に
よって検索した関連文書を前記表示装置に表示する第２
の表示制御手段を有する受信装置と、（ハ）この受信装
置と前記送信装置とを接続する通信媒体とを電子メール
システムに具備することを特徴としている。

更に請求項11記載の発明では、請求項10記載の発明
で、通信媒体に関連文書を記憶するサーバ装置を接続
し、検索手段は前記サーバ装置から関連文書を検索する
ことを特徴としている。

また、請求項12記載の発明では、電子メールを送信す
る送信方法であって、（イ）メール文を作成するステッ
プと、（ロ）前記メール文と関連する文書を指定するス
テップと、（ハ）指定された関連文書の識別情報を前記
メール文とともに送信先へ送信するステップとを電子メ
ールの送信方法に具備させることを特徴としている。

更に、請求項13記載の発明では、受信した電子メール
を表示装置に表示する電子メールの受信方法であって、
（イ）メール文と関連文書の識別情報とを含む電子メー
ルを受信して前記メール文と関連文書の存在とを前記表
示装置に表示するステップと、（ロ）前記関連文書の検
索を指示するステップと、（ハ）この検索指示手段の指
示に応じて関連文書の識別情報に基づいて関連文書を検
索するステップと、（ニ）この検索手段によって検索し
た関連文書を前記表示装置に表示するステップとを電子
メールの受信方法に具備させることを特徴としている。

また、請求項14記載の発明では、請求項13記載の電子
メールの受信方法で、前記メール文と関連文書の存在と
を前記表示装置に表示するステップは、各関連文書ごと
に複数の関連文書の存在を表示するとともに、前記関連
文書の検索を指示するステップは表示された複数の関連
文書から選択した関連文書の検索を指示することを特徴
としている。

更に、請求項15記載の発明では、請求項13記載の電子
メールの受信方法において、検索した関連文書を表示装
置に表示するステップは、前記検索した関連文書が含む
他の関連文書の存在を表示するとともに、前記他の関連
文書の検索指示に応じて前記他の関連文書を検索して表
示するステップを有することを特徴としている。

また、請求項16記載の発明では、請求項15記載の発明
において、関連文書を検索するステップは、検索対象と
する関連文書が装置内に記憶されていない場合に外部の
記憶装置を検索することを特徴としている。

このような本発明では、例えばディスプレイ上に関連
文書ごとのアイコンを表示させ、これらのうちから関連
文書として引用しているものを指定する等の手法で関連
文書の指定を行わせ、この指定された関連文書の識別情
報とメール文とを送信先に電子メールとして送信する。
これにより、表題を間違えるといったミスをなくすこと
ができる。

また、識別情報を判別して該当する関連文書を検索し
てその内容を出力するので、人手による検索作業がな
く、また関連文書は識別番号によって特定されているの
で、探し間違えも生じない。メール文がディスプレイ上
に表示される場合、これをマルチウィンドウの１つに表
示し、他のウィンドウに関連文書の内容を表示してもよ
い。もちろん、先に音声情報がメールとして送られてき
た場合には、これを検索してその内容をスピーカから出
力することになる。

「実施例」 以下、実施例につき本発明を詳細に説明する。

第２図は、本発明の一実施例における電子メールシス
テムが適用される通信システムの概要を表わしたもので
ある。この通信システムで、イーサネット等のローカル
エリアネットワークを構成する第１の通信ケーブル21上
には、複数のワークステーション22−１〜22−Ｎと、フ
ァイルサービス23、メールサービス24、プリントサービ
ス25および通信サービス26がそれぞれ接続されている。

本実施例の場合、ワークステーション22−１〜22−Ｎ
はそれぞれ制御部本体27、ディスプレイ28、キーボード
29およびポインティング・デバイスとしてのマウス31か
ら構成されている。ファイルサービス23は、このイーサ
ネットで共通して利用するファイルを保管するためのも
のであり、メールサービス24は、電子メールの管理を行
うためのものである。プリントサービス25はレーザプリ
ンタ35から文書のプリントアウトを行うためのものであ
る。通信サービス26は回線37を通じて他のローカルエリ
アネットワークと通信を行うためのものである。この第
２図では、通信サービス26が他のローカルエリアネット
ワーク41を構成する通信サービス42と接続された状態が
示されている。

本実施例の電子メールシステムは、同一ローカルエリ
アネットワーク内の各ワークステーション間で適用され
ることはもちろん、２つのローカルエリアネットワーク
を結んで行われる電子メールに対しても同様に適用され
る。

第３図は、この電子メールシステムのメール送信側の
機能構成を表わしたものである。電子メールの内容すな
わちメール文は、電子メール作成部51で作成される。一
方、電子メールの処理制御に必要な情報はメール制御情
報作成部52で作成される。本発明における資料の識別情
報も制御情報の一部として、このメール制御情報作成部
52で作成されることになる。電子メール作成部51から出
力されるメール文情報53と、メール制御情報作成部52か
ら出力されるメール制御情報54とは、メール送信部55に
送られて１つの電子メールとして送信されることにな
る。

この実施例で電子メール作成部51およびメール制御情
報作成部52は、ワークステーション22−１〜22−Ｎのう
ちの現在送信を行おうとしているワークステーションが
直接対応する。また、メール送信部55はメールサービス
24が直接対応する。“直接”と表現したのは、利用形態
によってファイルサービス23や通信サービス26がこれら
の場合の一部として包含される場合があるからである。

第４図は、これに対してこの電子メールのメール受信
側の機能構成を表わしたものである。電子メールは、メ
ール受信部57で受信される。この受信された電子メール
の内容、すなわちメール文58はメール表示・印刷部59に
送られて、その内容が視覚的に表示されたり、プリント
アウトされる。受信した電子メールの中のメール制御情
報61はメール制御情報解釈部62に送られ、資料の識別情
報が含まれているかどうかの判別が行われる。メール制
御情報解釈部62からこの結果として識別情報63が出力さ
れた場合には、資料検索部64でこの識別情報に対応する
資料の検索が行われる。このとき、資料蓄積管理部65の
内容が参照される。検索された資料のデータ66は資料検
索部64を経て資料表示・印刷部68に送られ、ここでその
内容が表示され、または印刷される。

この第４図で示した部分は、ワークステーション22−
１〜22−Ｎのうちの現在受信を行おうとしているワーク
ステーションの部分や、ファイルサービス23、メールサ
ービス24、プリントサービス25等が関係することにな
る。

次に第５図および第６図を用いて、この電子メールシ
ステムの送信側で行われる作業を更に具体的に説明す
る。

このうち第５図は、送信側のワークステーションのデ
ィスプレイに表示された内容の一例を表わしたものであ
る。ディスプレイ28には、メールシート表示用のウィン
ドウ71が開かれている。このウィンドウ71内には、件
名、宛名等を記載する書誌的事項欄72と、メール本文を
記載する本文欄73とが設けられている。書誌的事項欄72
の上には、コマンドを表示したコマンド欄74が設けられ
ている。このコマンド欄74の“閉じる”というコマンド
を図示しないカーソルで指定すると、このメールシート
用のウィンドウ71が閉じるようになっている。これに対
して、“送信”というコマンドが指定されると、メール
の送信が行われる。“関連文書指定”というコマンドが
選択された場合には、本文欄73で引用する資料としての
関連文書の指定が行われる。この指定が行われると、書
誌的事項欄72の“関連文書”と記載された箇所に自動的
にその指定された関連文書の表題が表示されるようにな
っている。

メールシート用のウィンドウ71の右側の表示スペース
には、文書ファイル中に格納されているそれぞれの文書
のアイコン75が表示されている。ここで文書ファイルと
は、自己のワークステーション22の記憶装置に格納され
ているファイルであってもよいし、ファイルサービス23
内に格納されているファイルのうち必要なものを呼び出
したものであってもよい。電子メールの送信者は、メー
ル文を作成しているときに、必要な資料に対応するアイ
コンを順次選択していき、選択の最後に書誌的事項欄72
の“関連文書”と記載された箇所を選択することにな
る。

第６図を基にして、システムの制御の様子を説明す
る。この電子メールシステムの送信側のCPU（中央処理
装置）、例えば送信側のワークステーションの図示しな
いCPUは、第５図で示したコマンド欄74のいずれかのコ
マンドが選択されるのを監視している（ステップ、
）。そして、マウス31（第２図）の操作によって“関
連文書”が指示されると（ステップ;Y）、それまでに
アイコン75が少なくとも１つ選択されたかどうかの判別
を行う（ステップ）。アイコン75が１つも選択されな
い状態で“関連文書”が指示されると（Ｎ）、これは操
作ミスである。そこでこの場合には、ディスプレイ28に
エラーメッセージを表示して処理を終了する（ステップ
）。

これに対して、資料すなわち関連文書に対応するアイ
コン75を幾つか指定した後に“関連文書”のコマンドが
選択された場合には（ステップ;Y）、この関連文書の
一意な識別番号がメールシートファイルと呼ばれる電子
メール送信用のファイルの関連文書制御フィールドと呼
ばれる格納場所にセットされる（ステップ）。次のそ
れらの関連文書の表題が、同じく関連文書制御フィール
ドにセットされる（ステップ）。このようにして、電
子メールの制御情報のうちの“関連文書”に関する情報
が用意されることになる。

一方、ステップで“関連文書”以外のコマンドが選
択された場合には（Ｙ）、その選択されたコマンドにつ
いての作業が実行される（ステップ）。例えば、メー
ル文の作成が終了した後に第５図に示した“送信”が選
択された場合には、メールシートファイルに格納された
メール文および制御情報が一体となって送信先に送信さ
れることになる。

第７図および第８図は、受信側で行われる作業を具体
的に表わしたものである。

このうち第７図は、受信側のワークステーションのデ
ィスプレイに表示された内容の一例を表わしたものであ
る。ディスプレイ28の左半分には、受信したメールシー
トを表示するためのウィンドウ81が開かれている。ま
た、右半分の上部にはそのときの“関連文書”のアイコ
ン82が表示されている。これらのアイコン82の下方に
は、指定されたアイコンの文書内容を表示するためのウ
ィンドウ83が開かれている。

このディスプレイ28には、最初の状態でウィンドウ81
とこれに関連するアイコン82が表示される。ここで、ウ
ィンドウ82には書誌的事項欄72と本文欄73が表示され、
それらの上部にはコマンド欄74が表示される。ただし、
メールの受信側ではコマンド欄74に“送信”というコマ
ンドは存在しない。

受信側のオペレータが資料の参照を望んだ場合には、
該当するアイコン82を選択し、ウィンドウ83を開くこと
になる。このウィンドウにも書誌的事項欄72と本文欄7
3、ならびにコマンド欄74が表示される。書誌的事項欄7
2および本文欄73には、アイコン82によって指定した
“関連文書”についての情報が表示されることになる。
オペレータはこの“関連文書”の更に先行する“関連文
書”も知ることができるので、装置によっては更にウィ
ンドウを展開することによってこの先行した“関連文
書”も同一画面上に表示することができる。

第８図は、この実施例の装置における受信側のシステ
ムの制御動作を表わしたものである。この電子メールシ
ステムの受信側のCPU、例えば受信側のワークステーシ
ョンの図示しないCPUは、第７図で示したコマンド欄74
のいずれかのコマンドが選択されるのを監視している
（ステップ、）。そして、マウス31（第２図）の操
作によって“関連文書検索”が指示されると（ステップ
;Y）、それまでにアイコン82が選択されたかどうかの
判別を行う（ステップ）。アイコン82が選択されない
状態で“関連文書検索”が指示されると（Ｎ）、これは
操作ミスである。そこでこの場合には、ディスプレイ28
にエラーメッセージを表示して処理を終了する（ステッ
プ）。

これに対して、資料すなわち関連文書に対応するアイ
コン82を指定した後に“関連文書検索”のコマンドが選
択された場合には（ステップ;Y）、関連文書制御フィ
ールドの情報から該当する“関連文書”の存在する場所
を探す。そして、これがそのワークステーション内に存
在する場合、すなわちローカルに存在する場合には（ス
テップ;Y）、ウィンドウ83を開いてその“関連文書”
を表示する（ステップ）。

これに対して、その“関連文書”がローカルに存在し
なかった場合には（ステップ;N）、リモートの存在場
所からその“関連文書”のファイルを自分のワークステ
ーションに読み込む（ステップ）。そして、これをウ
ィンドウ83に表示することになる（ステップ）。ここ
で、その“関連文書”がリモートの存在場所にあると
は、（ｉ）自分のローカルエリアネットワーク内の他の
場所に存在する場合と、（ii）他のローカルエリアネッ
トワークに存在する場合とがある。（ｉ）の場合には、
例えば自分のローカルエリアネットワーク内のファイル
サービス23（第２図）から文書ファイルを呼び出すこと
になる。（ii）の場合には、多くの場合、送信先のロー
カルエリアネットワークから該当する文書ファイルを呼
び出すことになる。このとき、通信サービス26が使用さ
れる。

一方、ステップで“関連文書検索”以外のコマンド
が選択された場合には（Ｙ）、その選択されたコマンド
についての作業が実行される（ステップ）。例えば、
メール文に読んだ後に第７図に示した“閉じる”という
コマンドが選択された場合には、ウィンドウ81が閉じら
れ、メールの処理が終了することになる。

以上説明した実施例では、ワークステーション22にそ
れぞれ１台ずつのディスプレイ28を設け、マルチウィン
ドウ形式で情報の表示を行ったが、１つのワークステー
ションに複数台のディスプレイを用意し、例えばメール
文とその資料とを別々のディスプレイに表示するように
してもよい。

また、実施例では第３図および第４図に示した装置部
分を電子メールシステムの複数の装置に分散させて実現
するようにしたが、これにより、例えばファイルサービ
スに格納されている文書ファイルを電子メールの利用者
で共用することが可能になり、システムの融通を図るこ
とができる。もちろん、第３図および第４図に示した装
置部分をそれぞれ専用のハードウェアとして構成するこ
とも可能である。これにより、システムのコストを低減
させることができる。

また、実施例では電子化された文書について取り扱っ
たが、音声情報をディジタル情報に変換してメール文と
して送信するシステムや、イメージ情報を同様にメール
文として扱うシステムにも本発明を同様に適用すること
ができる。

「発明の効果」 このように請求項１記載の発明によれば、関連文書指
定手段によって指定した関連文書の識別情報をメール文
と共に送信先に送信することにしたので、同一名称の電
子メールが複数存在してもこれらと混同することが防止
でき、かつ受信側で検索に要する時間を短縮することが
できる。

また、請求項２記載の発明によれば、文書の表題をメ
ール文とともに表示するので、送信時にメール文ととも
に送信する関連文書を確認することができる。

更に、請求項３記載の発明によれば、同一の表示装置
上にメール文の表示と関連文書の表示を平行して行うこ
とが出るので、関連文書との対比が容易になるだけでな
く、メール文と関連文書とを併せた新しい文書の作成を
正確かつ迅速に行うことができるという効果がある。

また、請求項４記載の発明によれば、第１の表示制御
手段が複数の関連文書の表示を行い、検索手段は表示さ
れた関連文書から選択された関連文書の検索を行うの
で、例えば関連文書が多数存在する場合でも所望の関連
文書を迅速に得ることができる。

更に、請求項５記載の発明によれば、第１の表示制御
手段は関連文書の表題を表示するので、関連文書の内容
の推察が容易になるという利点がある。

また、請求項６記載の発明によれば、第１の表示制御
手段と第２の表示制御手段の同一の表示装置に異なった
ウィンドウでそれぞれの表示を行うことにしたので、必
要に応じて一方のウィンドウを前面に表示したり、他方
の表示を一時的に閉じたり、一方のウィンドウを拡大し
て表示する等のウィンドウの表示制御についての一般的
な機能を使用することができ、例えば表示装置が小型で
あっても２種類の表示内容を効果的に表示することがで
きる。

更に、請求項７記載の発明によれば、第２の表示制御
手段は、関連文書が含む他の関連文書の存在を表示する
とともに、他の関連文書の検索指示に応じて他の関連文
書を検索して表示するので、広範囲の検索を簡単に行う
ことができる。

また、請求項８および請求項９記載の発明によれば、
検索手段は、関連文書が記憶された外部の記憶装置を検
索するので、検索の対象を拡大にすることができる。し
かも請求項９記載の発明によれば、検索対象に順位をつ
けたので、検索を的確に行うことができるようになる。

更に、請求項10記載の発明によれば、関連文書の識別
情報をメール文と共に送信先に送信することにしたの
で、同一名称の電子メールが複数存在してもこれらと混
同することを防止でき、かつ受信側で検索に要する時間
を短縮することができる。また、同一の表示装置上にメ
ール文の表示と関連文書の表示を平行して行うことが出
るので、関連文書との対比が容易になるだけでなく、メ
ール文と関連文書とを併せた新しい文書の作成を正確か
つ迅速に行うことができるという効果がある。

また、請求項11記載の発明によれば、通信媒体に関連
文書を記憶するサーバ装置を接続し、検索手段はサーバ
装置から関連文書を検索するので関連文書を一括して検
索することができ、処理が高速かつ単純化する。

更に、請求項12記載の発明によれば、メール文を作成
するステップと、このメール文と関連する文書を指定す
るステップと、指定された関連文書の識別情報をメール
文とともに送信先へ送信するステップを電子メールの送
信方法に具備させたので、関連文書が存在する場合にこ
の識別情報を確実に送信先に送信することができる。

また、請求項13記載の発明によれば、メール文と関連
文書の識別情報とを含む電子メールを受信してメール文
と関連文書の存在とを表示装置に表示するステップと、
関連文書の検索を指示するステップと、この検索指示手
段の指示に応じて関連文書の識別情報に基づいて関連文
書を検索するステップと、この検索手段によって検索し
た関連文書を表示装置に表示するステップとを電子メー
ルの受信方法に具備させたので、関連文書が存在すると
きにはこれを忘れずに検索してその内容を表示装置上に
表示させることができる。

更に、請求項14記載の発明によれば、メール文と関連
文書の存在とを表示装置に表示する際に、各関連文書ご
とに複数の関連文書の存在を表示するとともに、関連文
書の検索を指示するステップでは表示された複数の関連
文書から選択した関連文書の検索を指示することにした
ので、関連文書の検索の精度が向上する。

また、請求項15記載の発明によれば、検索した関連文
書を表示装置に表示する際に、検索した関連文書が含む
他の関連文書の存在を表示するとともに、他の関連文書
の検索指示に応じて他の関連文書を検索して表示するの
で、広範囲な検索が可能になる。

更に、請求項16記載の発明では、検索対象とする関連
文書が装置内に記憶されていない場合に外部の記憶装置
を検索することにしたので、むやみに検索範囲を拡大せ
ず効率的な検索が可能になる。

【図面の簡単な説明】

第１図Ａは請求項１記載の発明の原理的構成を示すブロ
ック図、同図Ｂは請求項２記載の発明の原理的構成を示
すブロック図、第２図〜第８図は本発明の一実施例にお
ける電子メールシステムを説明するためのもので、この
うち第２図は電子メールシステムが適用される通信シス
テムの概要を表わしたシステム構成図、第３図は電子メ
ールシステムのメール送信側の機能構成を表わしたブロ
ック図、第４図は電子メールシステムのメール受信側の
機能構成を表わしたブロック図、第５図は送信側のワー
クステーションのディスプレイの表示例を示す平面図、
第６図は送信側の制御動作を表わした流れ図、第７図は
受信側のワークステーションのディスプレイの表示例を
示す平面図、第８図は受信側の制御動作を表わした流れ
図である。 11……メール文作成手段、 12……資料指定手段、 13……電子メール送信手段、 15……判別手段、16……メール文表示手段、 17……資料検索手段、18……資料出力手段、 22……ワークステーション、 23……ファイルサービス、 24……メールサービス、 25……プリントサービス、 26、42……通信サービス。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (58)調査した分野(Int.Cl.⁶，ＤＢ名) H04L 12/54 H04L 12/58 G06F 13/00 351

Claims (16)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】電子メールの送信装置であって、 メール文を作成するメール文作成手段と、 前記メール文と関連する文書を指定する関連文書指定手
   段と、 この関連文書指定手段によって指定された関連文書の識
   別情報を前記メール文とともに送信先へ送信する送信手
   段 とを具備することを特徴とする電子メールの送信装置。
2. 【請求項２】前記関連文書指定手段によって指定された
   文書の表題を前記メール文とともに表示する表示装置を
   具備する ことを特徴とする請求項１記載の電子メールの送信装
   置。
3. 【請求項３】受信した電子メールを表示装置に表示する
   電子メールの受信装置であって、 メール文と関連文書の識別情報とを含む電子メールを受
   信して前記メール文と関連文書の存在とを前記表示装置
   に表示する第１の表示制御手段と、 前記関連文書の検索を指示する検索指示手段と、 この検索指示手段の指示に応じて関連文書の識別情報に
   基づいて関連文書を検索する検索手段と、 この検索手段によって検索した関連文書を前記表示装置
   に表示する第２の表示制御手段 とを具備することを特徴とする電子メールの受信装置。
4. 【請求項４】前記第１の表示制御手段は各関連文書ごと
   に複数の関連文書の存在を表示するとともに、前記検索
   手段は表示された複数の関連文書から選択した関連文書
   の検索を指示する ことを特徴とする請求項３記載の電子メールの受信装
   置。
5. 【請求項５】前記第１の表示制御手段は、関連文書の表
   題を表示する ことを特徴とする請求項３または請求項４記載の電子メ
   ールの受信装置。
6. 【請求項６】前記第１の表示制御手段は第１のウィンド
   ウに表示し、前記第２の表示制御手段は第１のウィンド
   ウとは異なる第２のウィンドウに表示する ことを特徴とする請求項３記載の電子メールの受信装
   置。
7. 【請求項７】前記第２の表示制御手段は、前記関連文書
   が含む他の関連文書の存在を表示するとともに、前記他
   の関連文書の検索指示に応じて前記他の関連文書を検索
   して表示する ことを特徴とする請求項３記載の電子メールの受信装
   置。
8. 【請求項８】前記検索手段は、関連文書が記憶された外
   部の記憶装置を検索する ことを特徴とする請求項３記載の電子メールの受信装
   置。
9. 【請求項９】前記検索手段は、検索対象とする関連文書
   が装置内に記憶されていない場合に外部の記憶装置を検
   索する ことを特徴とする請求項８記載の電子メールの受信装
   置。
10. 【請求項１０】電子メールを送受信する電子メールシス
    テムであって、 メール文を作成するメール文作成手段と、前記メール文
    と関連する文書を指定する関連文書指定手段と、この関
    連文書指定手段によって指定された関連文書の識別情報
    を前記メール文とともに電子メールとして送信先へ送信
    する送信手段とを有する送信装置と、 この送信装置から送信された電子メールを受信して、前
    記メール文と前記関連文書の存在とを表示装置に表示す
    る第１の表示制御手段と、前記関連文書の検索を指示す
    る検索指示手段と、この検索指示手段の指示に応じて関
    連文書の識別情報に基づいて関連文書を検索する検索手
    段と、この検索手段によって検索した関連文書を前記表
    示装置に表示する第２の表示制御手段を有する受信装置
    と、 この受信装置と前記送信装置とを接続する通信媒体 とを具備することを特徴とする電子メールシステム。
11. 【請求項１１】前記通信媒体に関連文書を記憶するサー
    バ装置を接続し、 前記検索手段は前記サーバ装置から関連文書で検索する ことを特徴とする請求項10記載の電子メールシステム。
12. 【請求項１２】電子メールを送信する送信方法であっ
    て、 メール文を作成するステップと、 前記メール文と関連する文書を指定するステップと、 指定された関連文書の識別情報を前記メール文とともに
    送信先へ送信するステップ とを具備することを特徴とする電子メールの送信方法。
13. 【請求項１３】受信した電子メールを表示装置に表示す
    る電子メールの受信方法であって メール文と関連文書の識別情報とを含む電子メールを受
    信して前記メール文と関連文書の存在とを前記表示装置
    に表示するステップと、 前記関連文書の検索を指示するステップと、 この検索指示手段の指示に応じて関連文書の識別情報に
    基づいて関連文書を検索するステップと、 この検索手段によって検索した関連文書を前記表示装置
    に表示するステップ とを具備することを特徴とする電子メールの受信方法。
14. 【請求項１４】前記メール文と関連文書の存在とを前記
    表示装置に表示するステップは、各関連文書ごとに複数
    の関連文書の存在を表示するとともに、前記関連文書の
    検索を指示するステップは表示された複数の関連文書か
    ら選択した関連文書の検索を指示する ことを特徴とする請求項13記載の電子メールの受信方
    法。
15. 【請求項１５】前記検索した関連文書を表示装置に表示
    するステップは、前記検索した関連文書が含む他の関連
    文書の存在を表示するとともに、前記他の関連文書の検
    索指示に応じて前記他の関連文書を検索して表示するス
    テップを有する ことを特徴とする請求項13記載の電子メールの受信方
    法。
16. 【請求項１６】前記関連文書を検索するステップは、検
    索対象とする関連文書が装置内に記憶されていない場合
    に外部の記憶装置を検索する ことを特徴とする請求項15記載の電子メールの受信方
    法。