JP2017068820A - 点検記録表システム及び点検記録表作成方法 - Google Patents

Abstract

【課題】顧客ごとに異なる点検項目に対応でき、顧客に適した条件のもとで点検作業を行うシステム等を提供すること【解決手段】点検記録表システム１０は、装置の点検項目を記録する形式マスターデータベース１１０と、顧客の情報を記録する顧客情報データベース１２０、１３０と、形式マスターデータベース１１０と顧客情報データベース１２０、１３０から、前記顧客に適する点検項目を管理する個別マスターを作成し、前記個別マスターを管理する個別マスターデータベース１５０と、を有する。【選択図】 図１

Description

本発明は、点検記録表システム及び点検記録表作成方法に関する。

特許文献１に記載された管理システムは、マスター登録部に医療機器の点検必要項目が登録された点検項目テーブルと、機器毎の機器点検結果および機器保守情報を含む保守機器情報とを有して、点検結果が書き換えられないように保存されている。

特開２００２−１３２９２５号公報

点検するにあたり必要な項目は、さまざまな理由により追加や変更が行われる。顧客によっては、標準的な点検以外にも特別に点検項目を増減するなどが生じ、標準的な点検項目では管理することが難しい。
本発明は、顧客ごとに異なる点検項目に対応でき、顧客に適した条件のもとで点検作業を行うシステム等を提供することを目的とする。

本発明の点検記録表システムは、装置の点検項目を記録する形式マスターデータベースと、顧客の情報を記録する顧客情報データベースと、前記形式マスターデータベースと前記顧客情報データベースから、前記顧客に適する点検項目を管理する個別マスターを作成し、前記個別マスターを管理する個別マスターデータベースと、を有する。
前記個別マスターは、前記顧客の情報に基づいて必要な点検回数に対応した点検記録表を作成する。
前記形式マスターデータベースに記録されている前記点検項目が変更されたとき、個別マスターが作成されていない場合には、変更された点検項目を用いた個別マスターを作成する。
本発明の点検記録表システムは、端末と通信を行う端末通信部を有する。

本発明の点検記録表作成方法は、形式マスターデータベースに装置の点検項目を記録し、顧客情報データベースに顧客の情報を記録し、個別マスターデータベースに前記形式マスターデータベースと前記顧客情報データベースから、前記顧客に適する点検項目を管理する個別マスターを作成し、前記個別マスターを管理する。
前記個別マスターは、前記顧客の情報に基づいて必要な点検回数に対応した点検記録表を作成する。
前記形式マスターデータベースに記録されている前記点検項目が変更されたとき、個別マスターが作成されていない場合には、変更された点検項目を用いた個別マスターを作成する。

以上説明したように、本発明は、顧客ごとに異なる点検項目に対応でき、顧客に適した条件のもとで点検作業を行うことができる。

本発明における点検記録表システムの概要図である。 本発明における端末のブロック図である。 点検記録表の一例を示す図である。 契約内容が変更されたときのフローチャートである。 形式マスターＤＢの点検項目が変更になったときの点検記録表システムを示す図である。 形式マスターＤＢの点検項目が変更になったときの動作を表すフローチャートである。 作業者が点検記録表記入時に点検項目を追加するときの動作を表すフローチャートである。

以下、本実施の形態における点検記録表システムを図面に基づいて説明する。
図１は、本発明における点検記録表システムの概要図である。点検記録表システム１０は、点検する装置の点検項目等を記録しているサーバ１００と、作業者が点検記録表３００を記入する端末２００で構成される。

サーバ１００は、各装置における点検すべき全部の点検項目が記録されている形式マスターデータベース（以下、形式マスターＤＢという）１１０と、顧客名や顧客の住所など顧客に関する内容が記録されている顧客データベース（以下、顧客ＤＢという）１２０と、顧客との契約内容が記録されている契約書データベース（以下、契約書ＤＢという）１４０と、顧客が保有する装置に合致した点検項目を記載した点検記録表を保存する個別マスターデータベース（以下、個別マスターＤＢという）１５０と、端末２００と通信を行う端末通信部１３０で構成される。

形式マスターＤＢ１１０は、各装置について、装置本体及び各種オプションとして設定されている製品について点検すべき全ての項目を記録しているデータベースである。その装置の一部を部分的に改造している装置に対しても、改造している個所に点検すべき項目があるときは、その情報も記録されている。
なお、既に廃番となった装置については、そのまま形式マスターＤＢ１１０に記録していても良いし、形式マスターＤＢ１１０から削除してもよい。

顧客ＤＢ１２０は、顧客名、顧客の住所や電話番号などの連絡先、担当者名など、装置を点検する際に役に立つ、又は必要な内容を記録しているデータベースである。

契約書ＤＢ１４０は、顧客ＤＢ１２０に記録されている顧客に対して契約している契約書の内容を記録しているデータベースである。その契約書には、例えば１年間のような一定期間内に点検すべき回数や、標準では点検すべき項目であるが、顧客自身で点検できるので、点検記録表にて管理しない内容などが記載されている。

なお、顧客ＤＢと契約書ＤＢは、それぞれ別々のデータベースで管理されている場合について説明したが、顧客ＤＢと契約書ＤＢのうちのいずれかに、他方のデータベースに保存されている全データを顧客情報として顧客情報データベースに保存するようにしても構わない。

個別マスターＤＢ１５０は、顧客ＤＢ１２０に記録されている顧客名ごとに、保有している装置やオプションの有無、契約書ＤＢに記録されている標準とは異なる点検記録項目などから、その顧客に対応した形式マスターＤＢ１１０に記録されている点検項目を抽出して、その顧客特有の点検記録表３００を作成する。このとき、契約書ＤＢ１４０に記録されている点検回数分を一度に作成する。このようにすることで、作業者は契約書ＤＢ１４０に記載された点検回数を確認することなく、未記入の点検記録表があれば点検が必要であるとすぐに判断することができるからである。もちろん、契約書ＤＢ１４０に記録されている点検回数を確認することと併用しても構わない。

図１では、顧客Ａと顧客Ｂがそれぞれ１台ずつ点検すべき装置を保有しており、それに対する点検記録表を保存や管理している状態を示してある。顧客Ａは、２０１４年に年間３回の点検をする契約を締結し、その結果３つの点検記録表３００１４ａ−１〜３００１４ａ−３（これらを総称していうときは、３００１４ａという）が個別マスターＤＢ１５０の個別マスター１５０１４ａに作成される。作業者が点検記録表３００１４ａ−１に顧客Ａの装置の点検結果を記入してサーバ１００に保存したときは、点検記録表３００１４ａ−１は記入済みの状態になる。

作業者がまだ顧客Ａの装置の点検結果を記入していないときは、点検項目が空白の点検記録表３００１４ａ―２となる。顧客Ａは、２０１５年も２０１４年と同様に年間３回の点検をすることを取り決めた契約を締結したので、３つの点検記録表３００１５ａ−１〜３００１５ａ−３（これらを総称していうときは、３００１５ａという）が個別マスターＤＢ１５０の個別マスター１５０１５ａに作成される。以下、顧客Ａとの契約が続く限り、点検記録表３００が個別マスターＤＢ１５０に記録されていく。顧客Ａが以前使用していた装置と異なる装置を使用することになったとき、例えば２０１４年と２０１５年と装置が異なるときは、２０１４年の点検記録表３００１４ａと２０１５年の点検記録表３００１５ａとは点検すべき項目の内容が異なっている。

顧客Ｂは、２０１４年に年間３回の点検をする契約を締結したので、３つの点検記録表３００１４ｂ−１〜３００１４ｂ−３（これらを総称していうときは、３００１４ｂという）が個別マスターＤＢ１５０の個別マスター１５０１４ｂに作成される。顧客Ｂは、２０１５年は２０１４年と異なり年間４回の点検を契約したので、４つの点検記録表３００１５ｂ−１〜３００１５ｂ−４（これらを総称していうときは、３００１５ｂという）が個別マスターＤＢ１５０の個別マスター１５０１５ｂに作成される。以下、顧客Ｂとの契約が続く限り、点検記録表３００が個別マスターＤＢ１５０に記録されていく。

端末通信部１３０は、端末２００のサーバ通信部２５０との間で記入前の点検記録表３００又は記入後の点検記録表３００を送受信する。通信手段は、無線通信と有線通信のいずれでも構わないが、顧客先で記入することを考慮すれば、無線通信は利便性が高い。

端末２００は、小型のパソコン、タブレットパソコン、スマートフォンなどサーバ１００と異なる装置である。作業者が顧客先で使用することから、容易に持ち運びができる小型軽量タイプのものが好ましい。１人の作業者が顧客先に出向いて、顧客と契約を締結している装置の点検を行うのが一般的であるが、２人の作業者が同じ顧客先に行って、２人の作業者が１つの点検記録表３００を任意に分担して記入することもできる。なお、サーバ１００と通信できる端末２００は１台に限らず、通信端末部１３０が処理できる範囲で増減することが可能である。

端末２００を詳細に説明する。図２は、本発明における端末のブロック図である。端末２００は、点検記録表３００の点検項目３１１〜３１３、３２１〜３２２に点検結果を入力する入力部２１０と、点検前の点検記録表３００の記入や保存、又はサーバ１００や端末２００との通信などをそれぞれ制御する制御部２２０と、記入途中の点検記録表３００を一時的に保存する記憶部２３０と、端末間で相互に通信を行う端末間通信部２４０と、端末２００とサーバ１００との間で通信を行うサーバ通信部２５０と、点検記録表３００を表示する表示部２６０を有する。

入力部２１０は、点検前の点検記録表３００の点検項目３１１〜３１３、３２１〜３２２に点検結果を記入したり、あるいは、一度入力した点検結果を修正したりする。キーボード、タッチ式入力パネル、キーパッドなど点検結果を入力できればどのようなものであっても良い。

制御部２２０は、点検記録表３００における点検項目３１１〜３１３、３２１〜３２２の入力、点検記録表３００の保存、及び点検記録表３００の表示を制御する。また、他の端末２００との間の通信や、サーバ１００との間の通信を制御する。

記憶部２３０は、点検前の点検記録表３００や途中まで記録した点検記録表３００を保存したり、全ての点検項目の記入が終了したが、まだサーバ１００に送信せずに一時的に端末２００に保存しておきたい場合に保存する。

端末間通信部２４０は、複数の端末間で、サーバ１００を介さずに、直接通信を行う。点検前の点検記録表３００を複数人の作業者で分担して記入する場合、各作業者間でどの範囲を担当して記入するかを連絡したり、担当する範囲以外の範囲が記入できないように端末２００間で設定条件を通信するなどを行うことができる。

サーバ通信部２５０は、点検前の点検記録表３００をサーバ１００からダウンロードするとき、全ての点検項目の記入が終了した点検記録表３００をサーバ１００に保管するときなどに、端末２００とサーバ１００間で通信を行う。

図３は、点検記録表の一例を示す図である。この例では、点検記録表３００は、１ページ目の点検記録表３１０と、２ページ目の点検記録表３２０の２枚で構成されている。１ページ目の点検記録表３１０は、項目（１）〜項目（５）３１１が記載された点検１、項目（１）〜項目（５）３１２が記載された点検２、項目（１）〜項目（３）３１３が記載された点検３の３つに分類されている。２ページ目の点検記録表３２０は、項目（１）〜項目（５）３２１が記載された点検４と、項目（１）〜項目（１０）３２２が記載された点検５の２つに分類されている。

なお、図３に記載した点検記録表３００は、２ページにわたり５つに分類されているが、これは顧客情報や契約情報によって変化するものである。ページ数や分類数はこれに限られない。

次に顧客との契約内容が変更されたときの手順について、図４を参照して説明する。図４は、契約内容が変更されたときのフローチャートである。
作業者は、端末２００から点検対象となる顧客情報を端末２００の入力部２１０から入力する（Ｓ１１０）。入力された顧客情報が、端末２００のサーバ通信部２５０から送信されて、サーバ１００の端末通信部１３０が受信すると、サーバ１００の個別マスターＤＢ１５０は、その顧客の個別マスターがあるか否かを探す（Ｓ１２０）。個別マスターＤＢ１５０に対象顧客の個別マスターがあるとき（Ｓ１２０でＹのとき）、個別マスターＤＢ１５０は、契約書ＤＢ１４０に記録されている点検回数分の点検記録表３００を作成する（Ｓ１３０）。

端末２００は、目的とする点検記録表３００をサーバ１００の端末通信部１３０から送信してもらい、端末２００のサーバ通信部２５０が受信することで端末２００にダウンロードできる（Ｓ１４０）。

作業者が、ダウンロードした点検記録表に点検した結果を入力部２１０から記入していく（Ｓ１５０）。点検記録表３００に記載された全ての点検項目の記入が終了したとき、記入された点検記録表３００をサーバ１００に送信して、サーバ１００の個別マスターＤＢ１５０の個別マスターの保存する（Ｓ１６０）。

一方、個別マスターが個別マスターＤＢ１５０に対象顧客の個別マスターがないとき（Ｓ１２０でＮのとき）、サーバ１００は、顧客ＤＢ１２０と契約書ＤＢ１４０から点検対象となる装置やオプション等を特定して、形式マスター１１０から特定した内容の点検項目を全て抜き出す（Ｓ１７０）。点検記録表３００が個別マスターＤＢ１５０の個別マスターに作成され（Ｓ１８０）、契約書ＤＢ１４０に記録されている点検回数分に対応した数となるように点検記録表３００がコピーされる（Ｓ１９０）。
点検記録表３００が作成されると、作成された点検記録表３００が端末２００のダウンロードされる（Ｓ１４０）。

次に、形式マスターＤＢ１１０に記録されているある装置の点検項目が変更された場合について説明する。図５は、形式マスターＤＢ１１０の点検項目が変更になったときの点検記録表システム１０を示す図である。また、図６は、形式マスターＤＢ１１０の点検項目が変更になったときの動作を表すフローチャートである。

図５において、図１と同じ番号を付したものは、同様な動作をするので詳細な説明を省略する。また、図６において、図４と同じ番号を付したものは、同様な動作をするので詳細な説明を省略する。形式マスターＤＢ１１０で点検項目が変更になった装置を保有している顧客は、顧客Ｃが該当すると仮定する。点検項目が変更の程度や内容によって、複数の顧客が該当する場合もあり得る。

作業者が端末２００から点検対象となる顧客Ｃの情報を入力部２１０から入力し、サーバ１００に送信する（Ｓ１１０）。サーバ１００は、個別マスターＤＢ１５０に顧客Ｃの個別マスター１５０１４ｃがあるか否かを探す（Ｓ１２０）。

既に顧客Ｃの個別マスター１５０１４Ｃがあるとき（Ｓ１２０でＹのとき）、点検回数分の点検記録表３００が作成される（Ｓ１３０）。作業者は、サーバ１００から記入されていない点検記録表３００を端末２００にダウンロードして（Ｓ１４０）、点検記録表３００に記載されている点検項目に点検結果を記入していく（Ｓ１５０）。作業者が全ての点検項目を記入すると、記入済みの点検記録表３００をサーバ１００に送信（Ｓ１６０）し、サーバ１００は、記入済みの点検記録表３００を個別マスターＤＢ１５０に保存する。

一方、個別マスターＤＢ１５０に個別マスターが無い場合（Ｓ１２０でＮのとき）、ここでは、個別マスター１５０１５ｃが作成されていないとすると、形式マスターＤＢ１１０に記録されている点検項目に変更があるか否かを判断する（Ｓ２１０）。

形式マスターＤＢ１１０に記録されている点検項目に変更があるとき（Ｓ２１０でＹのとき）、変更された形式マスターＤＢ１１０の内容と、顧客ＤＢ１２０における顧客Ｃが保有する装置等と、契約ＤＢ１４０に記録されている特別な点検項目の追加や削除の情報と、から顧客Ｃの個別マスター１５０１５ｃが作成される（Ｓ２２０）。形式マスターＤＢ１１０に記録されている点検項目は、法律改正に伴って新たに点検が必要になる等、さまざまな理由により変更される。その変更時期は、変更が必要になった時点で変更される。そのため、既に契約が締結されていると、既に締結した契約内容を変更したり、締結しなおしたりすることが生ずるため、既に個別マスター１５０１４ｃが作成されているときは、形式マスターＤＢ１１０が変更されていても、途中で個別マスター１５０１４ｃを変更することはしない。

個別マスター１５０１５ｃが作成されると、点検記録表３００１５ｃ−１が作成される（Ｓ１８０）。点検回数が３回になるように、２つの点検記録表３００１５ｃ−２、３００１５ｃ−３がコピーされる（Ｓ１９０）。

また、形式マスターＤＢ１１０に記録されている点検項目が変更されていないときは（Ｓ２１０でＮのとき）、変更されていない形式マスターＤＢ１１０と、顧客ＤＢ１２０と、契約書ＤＢ１４０と、から顧客Ｃの個別マスター１５０１５ｃを作成する（Ｓ１７０）。

次に作業者が点検記録表に記入するときに、契約の見直しや一時的に新たな点検項目を追加することとなった場合について説明する。図７は作業者が点検記録表記入時に点検項目を追加するときの動作を表すフローチャートである。

図７において、図４若しくは図６に示す点検記録表に記入（Ｓ１５０）以後について詳細な説明を行うものとし、それ以前の動作については同様の動作をするので詳細な説明を省略する。

作業者が点検記録表３００記入時に新たな点検項目を追加するか検討する（Ｓ３００）。追加が不要の場合（Ｓ３００でＮのとき）、全ての点検項目の記入終了後に点検記録表３００をサーバ１００に送信（Ｓ３４０）し、サーバ１００は、記入済みの点検記録表３００を個別マスターＤＢ１５０に保存する。追加が必要の場合（Ｓ３００でＹのとき）、点検記録表３００に新たな点検項目を追加（Ｓ３１０）して、追加項目に記入（Ｓ３２０）、追加が一回のみか、継続して追加されるかを選択（Ｓ３３０）した後に、点検記録表３００をサーバ１００に送信（Ｓ３４０）し、サーバ１００は、記入済みの点検記録表３００を個別マスターＤＢ１５０に保存する。

追加の継続判断（Ｓ３５０）において、追加項目がなかった場合、若しくはＳ３３０の点検項目の追加の選択が継続否であった場合（Ｓ３５０でＮのとき）、は作業を完了する。

Ｓ３３０の点検項目の追加の選択が継続可であった場合（Ｓ３５０でＹのとき）、前述の点検項目の記入作業とともに、サーバに追加項目を送信して、個別マスターＤＢ１５０の点検記録表に新たな点検項目を追加し（Ｓ３６０）、未点検の必要回数分の点検記録表３００がコピーされる（Ｓ３７０）。点検記録表３００が作成されると、作成された点検記録表３００が端末２００にダウンロードされて、新たな点検項目を追加した点検記録表３００に差し替えられる（Ｓ３８０）。なお、上記説明ではダウンロードした新たな点検項目を追加した点検記録表３００に差し替えるとしたが、個別マスターＤＢ１５０からダウンロードせずに、そのまま既にダウンロードした点検記録表に追加された点検項目を追加するようにしてもよい。

１０・・点検記録表システム、
１００・・サーバ、
２００・・端末、
３００、３１０、３２０・・点検記録表

Claims (10)

1. 装置の点検項目を記録する形式マスターデータベースと、
   顧客の情報を記録する顧客情報データベースと、
   前記形式マスターデータベースと前記顧客情報データベースから、前記顧客に適する点検項目を管理する個別マスターを作成し、前記個別マスターを管理する個別マスターデータベースと、
   を有する点検記録表システム。
2. 前記個別マスターは、前記顧客の情報に基づいて必要な点検回数に対応した点検記録表を作成する請求項１記載の点検記録表システム。
3. 前記形式マスターデータベースに記録されている前記点検項目が変更されたとき、個別マスターが作成されていない場合には、変更された点検項目を用いた個別マスターを作成する請求項１又は２に記載の点検記録表システム。
4. 端末と通信を行う端末通信部を有する請求項１乃至３のいずれかに記載の点検記録表システム。
5. 前記端末は、点検記録表に点検項目を追加できる手段を有する請求項４に記載の点検記録表システム。
6. 形式マスターデータベースに装置の点検項目を記録し、
   顧客情報データベースに顧客の情報を記録し、
   個別マスターデータベースに前記形式マスターデータベースと前記顧客情報データベースから、前記顧客に適する点検項目を管理する個別マスターを作成し、前記個別マスターを管理する点検記録表作成方法。
7. 前記個別マスターは、前記顧客の情報に基づいて必要な点検回数に対応した点検記録表を作成する請求項６記載の点検記録表作成方法。
8. 前記形式マスターデータベースに記録されている前記点検項目が変更されたとき、個別マスターが作成されていない場合には、変更された点検項目を用いた個別マスターを作成する請求項６又は７に記載の点検記録表作成方法。
9. 前記点検記録表の記入時に、新たな点検項目を追加できる請求項６乃至８のいずれかに記載の点検記録表作成方法。
10. 前記新たな点検項目の追加は１回のみか継続して追加するかを選択することができる請求項９に記載の点検記録表作成方法。