JP2015088913A - 会議支援装置、会議支援システム及び会議支援方法 - Google Patents

Abstract

【課題】会議の目的の達成を支援することができる会議支援装置、会議支援システム及び会議支援方法を提供する。【解決手段】会議に関する会議資料情報を取得し、当該会議資料情報に基づいて、会議の複数の議事項目を抽出した議事進行情報を生成する議事進行情報生成部１１と、議事進行情報及び入力装置からの入力に基づいて、複数の議事項目の流れを示すフロー情報と、会議時間に対する経過時間を示す時間情報と、複数の議事項目それぞれに対する発言内容を示す発言情報を階層的にまとめた階層発言情報とを、出力装置に出力させる出力制御部１７と、を備える。【選択図】図２

Description

本発明は、会議支援装置、会議支援システム及び会議支援方法に関する。

従来から、会議における議事録の作成を支援するなど会議を支援する技術が知られている（例えば、特許文献１参照）。

しかしながら、上述したような従来技術では、主催者側は、会議の議事の進行スケジュールを把握できるが、参加者側は、会議の全体の流れと議事の展開が把握できないため、会議の内容が発散し、会議の目的が達成できないおそれがある。

本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、会議の目的の達成を支援することができる会議支援装置、会議支援システム及び会議支援方法を提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明の一態様にかかる会議支援装置は、会議に関する会議資料情報を取得し、当該会議資料情報に基づいて、前記会議の複数の議事項目を抽出した議事進行情報を生成する議事進行情報生成部と、前記議事進行情報及び入力装置からの入力に基づいて、前記複数の議事項目の流れを示すフロー情報と、会議時間に対する経過時間を示す時間情報と、前記複数の議事項目それぞれに対する発言内容を示す発言情報を階層的にまとめた階層発言情報とを、出力装置に出力させる出力制御部と、を備える。

本発明によれば、会議の目的の達成を支援することができるという効果を奏する。

図１は、本実施形態の会議支援システムの構成の一例を示すブロック図である。 図２は、本実施形態の会議支援装置の構成の一例を示すブロック図である。 図３は、本実施形態の会議資料情報の一例を示す図である。 図４は、図３に示す会議資料情報の内容の説明図である。 図５は、本実施形態の議事進行情報の生成手法の一例の説明図である。 図６は、本実施形態の議事進行情報の一例を示す図である。 図７は、本実施形態の議事進行情報の他の例を示す図である。 図８は、本実施形態の議事進行情報の他の例を示す図である。 図９は、本実施形態の議事録情報の一例を示す図である。 図１０は、本実施形態の議事録情報の一例を示す図である。 図１１は、本実施形態の会議支援システムで実行される処理の一例を示すシーケンス図である。 図１２は、本実施形態の画面情報の遷移例を示す図である。 図１３は、本実施形態の画面情報の遷移例を示す図である。 図１４は、本実施形態の画面情報の遷移例を示す図である。 図１５は、本実施形態の画面情報の遷移例を示す図である。 図１６は、本実施形態の画面情報の遷移例を示す図である。 図１７は、本実施形態の会議支援装置の議事進行情報生成部で実行される処理の一例を示すフローチャート図である。 図１８は、本実施形態の会議支援装置の進行制御部で実行される処理の一例を示すフローチャート図である。 図１９は、本実施形態の会議支援装置の出力制御部で実行される出力装置の使用制御処理の一例を示すフローチャート図である。

以下、添付図面を参照しながら、本発明にかかる会議支援装置、会議支援システム及び会議支援方法の実施形態を詳細に説明する。

図１は、本実施形態の会議支援システム１の構成の一例を示すブロック図である。図１に示すように、会議支援システム１は、入力装置５と、出力装置６と、会議支援装置１０とを、備える。

入力装置５、出力装置６、及び会議支援装置１０は、ネットワーク２を介して接続されている。ネットワーク２は、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）やインターネットなどにより実現できる。但し、入力装置５、出力装置６、及び会議支援装置１０をネットワーク２ではなく、各種ケーブルなどで直接接続するようにしてもよい。

入力装置５は、会議支援装置１０に対する入力を行うものであり、例えば、ＰＣ（Personal Computer）、タブレット端末、スマートフォン、及び電子黒板など会議支援装置１０に対するデータ入力を実行できるものであれば、どのようなものであってもよい。

出力装置６は、会議支援装置１０からの出力を行うものであり、例えば、プロジェクタ、ディスプレイ、及び電子黒板など会議支援装置１０からのデータ出力を実行できるものであれば、どのようなものであってもよい。

会議支援装置１０は、会議の進行を支援したり、議事録を作成したりするなど会議に関する支援を行う装置である。図２は、本実施形態の会議支援装置１０の構成の一例を示すブロック図である。図２に示すように、会議支援装置１０は、議事進行情報生成部１１と、音声認識部１３と、進行制御部１５と、出力制御部１７と、記憶部１９と、議事録情報生成部２１とを、備える。

議事進行情報生成部１１、音声認識部１３、進行制御部１５、出力制御部１７、及び議事録情報生成部２１は、例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit）などの処理装置にプログラムを実行させること、即ち、ソフトウェアにより実現してもよいし、ＩＣ（Integrated Circuit）などのハードウェアにより実現してもよいし、ソフトウェア及びハードウェアを併用して実現してもよい。

記憶部１９は、例えば、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＳＳＤ（Solid State Drive）、メモリカード、光ディスク、及びＲＡＭ（Random Access Memory）などの磁気的、光学的、及び電気的に記憶可能な記憶装置の少なくともいずれかにより実現できる。

議事進行情報生成部１１は、会議に関する会議資料情報を取得し、当該会議資料情報に基づいて、会議の複数の議事項目を抽出した議事進行情報を生成する。

例えば、議事進行情報生成部１１は、入力装置５から入力される会議資料情報を取得する。なお、会議資料情報の通知は、会議の開催を通知する会議開催通知としての役割も担う。

図３は、本実施形態の会議資料情報の一例を示す図である。図３に示すように、本実施形態では、会議資料情報は、ＸＭＬ（Extensible Markup Language）などで記述された構造化文書となっているが、これに限定されるものではない。

図４は、図３に示す会議資料情報の内容の説明図である。図４に示すように、図３に示す会議資料情報では、主催者（Ｚさん）、日時（２０１３／１０／０１（火）１３：００〜１５：００）、参加者（Ａさん、Ｂさん、Ｃさん）、場所（○○センターＺ会議室）、及び対象資料（設計仕様書．ｄｏｃ、http://www.xxx.co.jp/design）がＸＭＬで記述されている。

対象資料は、会議で話し合われる内容に関する資料であり、章や節など複数の議事項目毎に、文字、図、及び表などの情報が記述されている。また、対象資料については、そのものを会議資料情報に含めてもよいし、ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）など対象資料が格納されている場所を示す場所情報として会議資料情報に含めてもよいし、両者を会議資料情報に含めてもよい。

そして、議事進行情報生成部１１は、取得した会議資料情報を解析し、会議の複数の議事項目を抽出した議事進行情報を生成する。具体的には、議事進行情報生成部１１は、会議の複数の議事項目を抽出し、抽出した複数の議事項目それぞれに会議時間を配分した配分時間を対応付けることで、議事進行情報を生成する。

例えば、議事進行情報生成部１１は、会議資料情報に含まれる対象資料を解析し、図５に示すように、章や節など複数の議事項目を抽出するとともに、複数の議事項目それぞれのページ、文字数、及び図・表数などを抽出し、対応付ける。更に、議事進行情報生成部１１は、会議資料情報に含まれる日時を解析することで会議時間を抽出し、図６に示すように、抽出した複数の議事項目それぞれに対する抽出した会議時間の配分時間を算出し、対応付ける。これにより、議事進行情報生成部１１は、議事進行情報を生成し、進行制御部１５へ出力する。

なお議事進行情報生成部１１は、例えば、対象資料の総文字数及び総図・表数に対する各議事項目の文字数及び図・表数の割合を求め、求めた割合に従って会議時間を各議事項目に配分することで、配分時間を算出すればよい。なお、議事進行情報生成部１１は、文字数及び図・表数に対して異なる重み付けを行ってもよい。

また議事進行情報生成部１１は、会議資料情報に含まれる主催者及び参加者を解析することで会議の出席人数を抽出し、抽出した出席人数、並びに各議事項目の文字数及び図・表数から、各議事項目の最低配分時間を求めるようにしてもよい。そして議事進行情報生成部１１は、いずれかの議事項目の配分時間が最低配分時間を下回るようであれば、議事進行不可能と判断し、議事進行情報を進行制御部１５へ出力せずに、入力装置５に会議の開催が不可能である旨の通知を行うようにしてもよい。

また、ブレインストーミングなど開催される会議の目的によっては、会議資料情報に対象資料が含まれていない場合も考えられる。このように、対象資料が存在しない会議の場合には、会議の目的に沿った複数の議事項目と複数の議事項目それぞれへの配分割合とを対応付けたテンプレートを予め用意しておき、このテンプレートの配分割合に従って会議時間を各議事項目に配分することで、議事進行情報を生成すればよい。

例えば、ブレインストーミングであれば、議事進行情報生成部１１は、目的（章）、背景周知（節）、アイデア出し（章）、発散（節）、整理（節）、まとめ（章）、及び結論（節）を複数の議事項目として定義するとともにそれぞれの配分割合を定義したテンプレートを用いて、会議時間を各議事項目に配分することで、図７に示すような、議事進行情報を生成すればよい。

また、演習形式のセミナーなど開催される会議の目的によっては、会議中の一部の時間で出力装置６を使用しない場合も考えられる。このような場合、議事進行情報生成部１１は、図８に示すように、抽出した複数の議事項目それぞれに出力装置６の使用の有無を示す使用情報を更に対応付けて、議事進行情報を生成してもよい。

例えば、議事進行情報生成部１１は、章や節など複数の議事項目を抽出した結果、「演習」、「実習」、及び「グループワーク」など出力装置６を使用しない議事項目が含まれている場合には、抽出した複数の議事項目それぞれに使用情報を更に対応付けて、議事進行情報を生成すればよい。この場合、議事進行情報生成部１１は、「演習」や「実習」など議事進行情報に使用情報を含めることのトリガーとなった議事項目の使用情報をＯＦＦ（オフ）に設定（出力装置６を使用しないに設定）し、それ以外の議事項目の使用情報をＯＮ（オン）に設定（出力装置６を使用するに設定）すればよい。

音声認識部１３は、会議支援装置１０が備えるマイクなどの音声入力装置（図示省略）から入力された音声情報を認識することで、文字情報に変換し、進行制御部１５へ出力する。ここで、音声認識部１３は、認識対象の音声情報を音声入力装置から入力した発話者を識別する識別情報を生成し、変換した文字情報に対応付けて進行制御部１５へ出力する。

例えば、音声認識部１３は、会議の出席者全員の特徴モデルを予め保持しておき、音声情報を認識する際に、この特徴モデルを使用することで、発話者を識別し、識別情報を生成できる。また例えば、会議支援装置１０が出席者全員分の音声入力装置を備える場合には、音声認識部１３は、音声情報が入力された音声入力装置から発話者を識別し、識別情報を生成できる。また例えば、会議支援装置１０が複数の音声入力装置を備える場合には、音声認識部１３は、それぞれの音声入力装置に入力される音声情報の音量から発話者を識別し、識別情報を生成できる。

なお、音声認識技術や発話者の識別技術は、公知技術であるため、詳細な説明は省略する。

進行制御部１５は、議事進行情報生成部１１から出力された議事進行情報及び音声認識部１３から出力された音声認識結果である文字情報などに基づいて会議の議事項目の進行を制御する。

まず、進行制御部１５は、音声認識部１３から出力された文字情報を解析し、会議の主催者の「会議を開始します」など会議が開始されたことを表す発言を抽出すると、会議を開始する制御を行う。

例えば、進行制御部１５は、議事進行情報生成部１１から出力された議事進行情報に基づいて、複数の議事項目の流れを示すフロー情報と会議時間に対する経過時間を示す時間情報とを生成し、後述の出力制御部１７へ出力する。

また例えば、進行制御部１５は、会議時間のカウントを開始し、定期的（例えば、１分毎）に、後述の出力制御部１７へ経過時間を通知する。

また例えば、進行制御部１５は、音声認識部１３から出力された文字情報を解析し、会議の主催者の章、節、及びページなどを表す発言を抽出すると、カウントされた経過時間に対応付け、会議進行情報として保持する。

また例えば、進行制御部１５は、入力装置５から入力された文字情報を、カウントされた経過時間に対応付け、発言情報として保持するとともに、当該発言情報を出力制御部１７へ出力する。ここで、入力装置５から入力された文字情報は、会議の主催者又は参加者の発言内容（主として、具体的な議事内容）を示す文字情報であり、会議の主催者又は参加者が入力装置５に入力し、入力装置５から会議支援装置１０に入力される。なお、入力装置５から入力された文字情報がテキストであれば、進行制御部１５は、そのまま経過時間に対応付け、入力装置５から入力された文字情報が手書き文字であれば、ＯＣＲ（Optical Character Reader）などの文字認識を行い、経過時間に対応付ける。

そして進行制御部１５は、現在議事の対象となっている議事項目の配分時間の残り時間又は音声認識部１３から出力された文字情報に基づいて、現在議事の対象となっている議事項目から次の議事の対象となっている議事項目へ遷移するための遷移条件が成立したことを検知すると、議事項目を遷移させ、議事項目の遷移を出力制御部１７へ通知する。

例えば、進行制御部１５は、音声認識部１３から出力された文字情報を解析し、会議の主催者の「△△を終了します」や「□□を開始します。」など議事項目の終了や開始を表す発言を抽出したり、議事進行情報及びカウントされた経過時間に基づいて、現在議事の対象となっている議事項目の配分時間の残り時間が所定時間になったりすると、遷移条件が成立したことを検知し、議事項目を遷移させ、議事項目の遷移を出力制御部１７へ通知する。

なお進行制御部１５は、議事進行情報に使用情報が含まれる場合、会議開始時には、最初の議事項目の使用情報、遷移条件の成立時には、遷移対象の議事項目の使用情報を出力制御部１７へ通知する。

最後に、進行制御部１５は、全ての議事項目が終了すると、保持しておいた会議進行情報及び発言情報を記憶部１９に記憶する。なお進行制御部１５は、経過時間が会議時間を超えている場合には、現在議事の対象となっている議事項目が終了した場合に、会議終了と判断し、保持しておいた会議進行情報及び発言情報を記憶部１９に記憶する。この際、進行制御部１５は、出力制御部１７に会議を終了する旨を出力させるとともに、音声認識部１３から出力された文字情報を解析し、会議の主催者の同意する旨の発言を抽出した場合に、会議終了と判断してもよい。また進行制御部１５は、経過時間が会議時間を超えている場合には、音声認識部１３から出力された文字情報を解析し、会議の主催者の「会議を終了します」など会議が終了されたことを表す発言を抽出した場合に会議終了と判断してもよい。

出力制御部１７は、議事進行情報及び入力装置５からの入力に基づいて、フロー情報と、時間情報と、複数の議事項目それぞれに対する発言情報を階層的にまとめた階層発言情報とを、出力装置６に出力させる。具体的には、出力制御部１７は、フロー情報、時間情報、及び階層発言情報を同一画面上に配置した画面情報を出力装置６に出力させる。なお階層発言情報は、具体的には、複数の議事項目を上位ノードとし、複数の議事項目それぞれに対する発言情報を当該議事項目の下位ノードとした情報である。

ここで、出力制御部１７は、進行制御部１５からの議事項目の遷移の通知に基づいて、次の議事項目に遷移することを特定可能なので、議事項目が遷移する際に、遷移する議事項目を強調して示すようにフロー情報を更新し、更新後のフロー情報を出力装置６に出力させる。

また出力制御部１７は、進行制御部１５からの経過時間の通知に基づいて、会議時間に対する経過時間を特定可能なので、進行制御部１５から出力された時間情報を、会議時間に対する経過時間を示すように時間情報を更新し、更新後の時間情報を出力装置６に出力させる。また出力制御部１７は、進行制御部１５からの議事項目の遷移の通知に基づいて、次の議事項目に遷移することを特定可能なので、次の議事項目に遷移するまでの残り時間を報知するように時間情報を更新し、更新後の時間情報を出力装置６に出力させる。

また出力制御部１７は、進行制御部１５からの議事項目の遷移の通知に基づいて、次の議事項目に遷移することを特定可能なので、議事項目が遷移する際に、遷移する議事項目の上位ノードを追加するように階層発言情報を更新し、更新後の階層発言情報を出力装置６に出力させる。また、入力装置５から、複数の議事項目のうち現在議事の対象となっている議事項目に対する発言情報（文字情報）が進行制御部１５に入力され、出力制御部１７に出力されると、出力制御部１７は、当該議事項目の上位ノードに当該発言情報の下位ノードを追加するように階層発言情報を更新し、更新後の階層発言情報を出力装置６に出力させる。

なお出力制御部１９は、進行制御部１５から使用情報が通知される場合、複数の議事項目のうち現在議事の対象となっている議事項目の使用情報が使用しないことを示す場合、出力装置６の出力を中断させ、現在議事の対象となっている議事項目の使用情報が使用することを示す場合、出力装置６の出力を継続又は再開させる。例えば、出力制御部１９は、現在議事の対象となっている議事項目の使用情報が使用しないことを示す場合、出力装置６の電源をオフにし、現在議事の対象となっている議事項目の使用情報が使用することを示す場合、出力装置６の電源をオンにする。

このようにすれば、出力装置６の省エネルギー効果も期待できる。

議事録情報生成部２１は、記憶部１９に記憶された複数の発言情報に基づいて会議の議事録情報を生成する。具体的には、議事録情報生成部２１は、記憶部１９に記憶された会議進行情報と複数の発言情報とを経過時間で対応付け、会議の議事録情報を生成し、入力装置５や主催者や参加者のＰＣ（図示省略）などに送信する。

図９は、本実施形態の議事録情報の一例を示す図である。なお、章、節、及びページの情報が会議進行情報に含まれる情報であり、話者及び内容が発言情報に含まれる情報である。

出力装置６は、フロー情報、時間情報、及び階層発言情報を出力する。具体的には、出力装置６は、フロー情報、時間情報、及び階層発言情報を同一画面上に配置した画面情報を出力する。

図１０は、本実施形態の議事録情報の一例を示す図である。図１０に示すように、画面情報３０には、フロー情報３１、時間情報３２、時間情報３２の報知情報３３、及び階層発言情報３４が同一画面上に配置されている。

本実施形態では、フロー情報３１をフローチャートとし、時間情報３２をタイムバーとし、報知情報３３を吹き出しとし、階層発言情報３４をマインドマップとしているが、各情報の態様はこれに限定されるものではない。

図１１は、本実施形態の会議支援システム１で実行される処理の一例を示すシーケンス図である。

まず、会議支援装置１０の議事進行情報生成部１１は、会議資料情報を取得し（ステップＳ１０１）、当該会議資料情報に基づいて、議事進行情報を生成する（ステップＳ１０３）。

続いて、会議支援装置１０の進行制御部１５は、会議を開始する制御を行い、会議支援装置１０の出力制御部１７は、図１２に示すように、フロー情報３１、時間情報３２、及び階層発言情報３４を同一画面上に配置した画面情報３０を出力装置６に出力させる（ステップＳ１０５）。

続いて、入力装置５から文字情報（発言内容）が入力されると（ステップＳ１０７）、会議支援装置１０の進行制御部１５は、入力された文字情報を発言情報として、会議支援装置１０の出力制御部１７に出力し、出力制御部１７は、図１３に示すように、現在議事の対象となっている議事項目である「目的」の上位ノードに、当該発言情報である「背景内容」や「周知内容」の下位ノードを追加するように階層発言情報３４を更新し、更新後の階層発言情報３４（画面情報３０）を出力装置６に出力させる（ステップＳ１０９）。

続いて、会議支援装置１０の進行制御部１５は、次の議事の対象となっている議事項目「アイデア出し」へ遷移するための遷移条件が成立したことを検知すると（ステップＳ１１１）、会議支援装置１０の出力制御部１７は、図１４に示すように、次の議事項目「アイデア出し」を強調して示すようにフロー情報３１を更新し、次の議事項目「アイデア出し」に遷移するまでの残り時間を報知する報知情報３３を表示するように時間情報３２を更新し、次の議事項目「アイデア出し」の上位ノードを追加するように階層発言情報３４を更新して、画面情報３０を更新し、更新後の画面情報３０を出力装置６に出力させる（ステップＳ１１３）。

続いて、入力装置５から文字情報（発言内容）が入力されると（ステップＳ１１５）、会議支援装置１０の進行制御部１５は、入力された文字情報を発言情報として、会議支援装置１０の出力制御部１７に出力し、出力制御部１７は、現在議事の対象となっている議事項目である「アイデア出し」の上位ノードに、当該発言情報の下位ノードを追加するように階層発言情報３４を更新し、更新後の階層発言情報３４（画面情報３０）を出力装置６に出力させる（ステップＳ１１７）。

ステップＳ１１５及びステップＳ１１７と同様の処理が繰り返されることで、図１５に示すような画面情報３０が出力装置６により出力される。ここで、図１５に示す例では、「アイデア出し」の上位ノードに「Ａ」などの下位ノードが追加され、「Ａ」などの下位ノードに「ａ」などの下位ノードが更に追加されているが、更なる下位ノード（例えば、「ａ」）を追加させる下位ノード（例えば、「Ａ」）を、入力装置５から指定すれば、このように、下位ノードの下に更なる下位ノードを追加することもできる。

最後に、会議支援装置１０の進行制御部１５は、全ての議事項目が終了すると、保持しておいた会議進行情報及び発言情報を記憶部１９に記憶し、会議支援装置１０の議事録情報生成部２１は、記憶部１９に記憶された会議進行情報及び発言情報に基づいて会議の議事録情報を生成する（ステップＳ１１９）。

なお進行制御部１５は、入力装置５からの既に議事済みの議事項目の選択を更に検知し、出力制御部１７は、前記既に議事済みの議事項目の選択が検知されると、既に議事済みの議事項目を強調して示すようにフロー情報を更新し、既に議事済みの議事項目の開始時点での会議時間に対する経過時間を示すように時間情報を更新し、既に議事済みの議事項目の開始時点での発言情報を示すように階層発言情報を更新し、更新後のフロー情報、時間情報、及び階層発言情報を出力装置６に出力させるようにしてもよい。

例えば、図１５に示すように、現在の議事項目が「整理」である場合に、進行制御部１５は、入力装置５からの既に議事済みの議事項目である「発散」の選択を検知したとする。この場合、出力制御部１９は、図１６に示すように、選択された既に議事済みの議事項目「発散」を強調して示すようにフロー情報３１を更新し、選択された既に議事済みの議事項目「発散」の開始時点での会議時間に対する経過時間を示すように時間情報３２を更新し、選択された既に議事済みの議事項目「発散」の開始時点での発言情報を示すように階層発言情報３４を更新し、更新後の画面情報３０を出力装置６に出力させてもよい。

このようにすれば、既に議事済みの議事項目で更なる議事が必要になった場合にも対応できる。

図１７は、本実施形態の会議支援装置１０の議事進行情報生成部１１で実行される処理の一例を示すフローチャート図である。

まず、議事進行情報生成部１１は、入力装置５から入力される会議資料情報を取得する（ステップＳ２０１）。

続いて、議事進行情報生成部１１は、取得した会議資料情報に含まれる対象資料を解析し、章や節など複数の議事項目を抽出するとともに、複数の議事項目それぞれのページ数、文字数、及び図・表数などを抽出し、対応付ける（ステップＳ２０３）。

続いて、議事進行情報生成部１１は、取得した会議資料情報に含まれる日時を解析することで会議時間を抽出し、抽出した複数の議事項目それぞれに対する抽出した会議時間の配分時間を算出し、割り当てる（ステップＳ２０５）。

続いて、議事進行情報生成部１１は、取得した会議資料情報に含まれる主催者及び参加者を解析することで会議の出席人数を抽出し、抽出した出席人数、並びに各議事項目の文字数及び図・表数から、各議事項目の最低配分時間を求め、各議事項目の最低配分時間と配分時間とから会議の進行の可否を判断する（ステップＳ２０７）。

いずれの議事項目の配分時間も最低配分時間を下回らず、会議の進行が可能であれば（ステップＳ２０７でＹｅｓ）、議事進行情報生成部１１は、議事進行情報を進行制御部１５へ出力し、会議支援を開始させる（ステップＳ２０９）。

一方、いずれかの議事項目の配分時間が最低配分時間を下回り、会議の進行が不可能であれば（ステップＳ２０７でＮｏ）、議事進行情報生成部１１は、エラー処理として、例えば、議事進行情報を進行制御部１５へ出力せずに、入力装置５に会議の開催が不可能である旨の通知を行う（ステップＳ２１１）。

図１８は、本実施形態の会議支援装置１０の進行制御部１５で実行される処理の一例を示すフローチャート図である。

まず、進行制御部１５は、会議を開始すると、音声認識部１３から出力された文字情報を解析し、会議の主催者の章、節、及びページなどを表す発言を抽出すると、カウントされた経過時間に対応付け、会議進行情報を生成するとともに、入力装置５から入力された文字情報を、カウントされた経過時間に対応付け、発言情報を生成する（ステップＳ３０１）。

続いて、進行制御部１５は、現在議事の対象となっている議事項目から次の議事の対象となっている議事項目へ遷移するための遷移条件が成立したことを検知すると（ステップＳ３０３でＹｅｓ）、全ての議事項目が終了していなければ（ステップＳ３０５でＮｏ）、次の議事項目へ遷移させる制御を行い（ステップＳ３０７）、ステップＳ３０１へ戻る。

一方、全ての議事項目が終了していれば（ステップＳ３０５でＹｅｓ）、生成した会議進行情報及び発言情報を記憶部１９へ記憶する（ステップＳ３０９）。

図１９は、本実施形態の会議支援装置１０の出力制御部１７で実行される出力装置６の使用制御処理の一例を示すフローチャート図である。

まず、出力制御部１７は、次の議事項目へ遷移する際に（ステップＳ４０１）、当該次の議事項目の使用情報が使用を示すか否かを確認する（ステップＳ４０３）。

出力制御部１７は、使用情報が使用を示す場合（ステップＳ４０３でＹｅｓ）、出力装置６の出力を継続又は再開（電源オン）させ（ステップＳ４０５）、使用情報が使用を示さない場合（ステップＳ４０３でＮｏ）、出力装置６の出力を中断（電源オフ）させる（ステップＳ４０７）。

そして、全ての議事項目が終了していなければ（ステップＳ４０９でＮｏ）、ステップＳ４０１へ戻り、全ての議事項目が終了していれば（ステップＳ４０９でＹｅｓ）、処理は終了となる。

以上のように、本実施形態によれば、フロー情報により会議の全体の流れを会議の参加者に把握させ、時間情報により会議の進み具合を会議の参加者に把握させ、階層発言情報により会議の参加者に議事の展開を連想記憶の形で整理させながら把握させることができるので、会議の内容の発散を抑え、会議の目的の達成を支援することができる。

また本実施形態によれば、会議中の出力装置を使用しない時間帯では、出力装置による出力を中断できるので、出力装置の省エネルギー効果も期待できる。

（変形例）
なお、本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、種々の変形が可能である。例えば上記実施形態では、会議資料情報の取得、文字情報の入力、及び議事録情報の出力が入力装置５により行われたが、これに限定されず、例えば、会議支援装置は、図示せぬ主催者のＰＣなどから、会議資料情報の取得や議事録情報の出力を行うようにしてもよい。

（ハードウェア構成）
本実施形態の会議支援装置１０のハードウェア構成の一例について説明する。本実施形態の会議支援装置１０は、ＣＰＵなどの制御装置と、ＲＯＭやＲＡＭなどの記憶装置と、ＨＤＤなどの外部記憶装置と、ディスプレイなどの表示装置と、キーボードやマウスなどの入力装置と、通信インタフェースなどの通信装置と、マイクなどの音声入力装置とを備えており、通常のコンピュータを利用したハードウェア構成となっている。

本実施形態の会議支援装置１０で実行されるプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、メモリカード、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）、フレキシブルディスク（ＦＤ）等のコンピュータで読み取り可能な記憶媒体に記憶されて提供される。

また、本実施形態の会議支援装置１０で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するようにしてもよい。また、本実施形態の会議支援装置１０で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワーク経由で提供または配布するようにしてもよい。また、本実施形態の会議支援装置１０で実行されるプログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するようにしてもよい。

本実施形態の会議支援装置１０で実行されるプログラムは、上述した各部をコンピュータ上で実現させるためのモジュール構成となっている。実際のハードウェアとしては、ＣＰＵがＲＯＭ又はＨＤＤからプログラムをＲＡＭ上に読み出して実行することにより、上記各部がコンピュータ上で実現されるようになっている。

１ 会議支援システム
５ 入力装置
６ 出力装置
１０ 会議支援装置
１１ 議事進行情報生成部
１３ 音声認識部
１５ 進行制御部
１７ 出力制御部
１９ 記憶部
２１ 議事録情報生成部

特開２０１２−５４７１０号公報

Claims (10)

1. 会議に関する会議資料情報を取得し、当該会議資料情報に基づいて、前記会議の複数の議事項目を抽出した議事進行情報を生成する議事進行情報生成部と、
   前記議事進行情報及び入力装置からの入力に基づいて、前記複数の議事項目の流れを示すフロー情報と、会議時間に対する経過時間を示す時間情報と、前記複数の議事項目それぞれに対する発言内容を示す発言情報を階層的にまとめた階層発言情報とを、出力装置に出力させる出力制御部と、
   を備える会議支援装置。
2. 前記階層発言情報は、前記複数の議事項目を上位ノードとし、前記複数の議事項目それぞれに対する発言情報を当該議事項目の下位ノードとした情報である請求項１に記載の会議支援装置。
3. 前記出力制御部は、前記複数の議事項目のうち現在議事の対象となっている議事項目に対する発言情報が前記入力装置から入力されると、当該議事項目の上位ノードに当該発言情報の下位ノードを追加するように前記階層発言情報を更新し、更新後の前記階層発言情報を前記出力装置に出力させる請求項２に記載の会議支援装置。
4. 前記議事進行情報は、前記複数の議事項目それぞれに会議時間を配分した配分時間を対応付けており、
   前記フロー情報は、前記複数の議事項目のうち現在議事の対象となっている議事項目を強調して示し、
   入力された音声情報を認識する音声認識部と、
   前記配分時間の残り時間又は前記音声認識部の音声認識結果に基づいて、前記現在議事の対象となっている議事項目から次の議事の対象となっている議事項目へ遷移するための遷移条件が成立したことを検知する進行制御部を更に備え、
   前記出力制御部は、前記遷移条件の成立が検知されると、前記次の議事の対象となっている議事項目を強調して示すように前記フロー情報を更新し、前記次の議事の対象となっている議事項目に遷移するまでの残り時間を報知するように前記時間情報を更新し、前記次の議事の対象となっている議事項目の上位ノードを追加するように前記階層発言情報を更新し、更新後の前記フロー情報、前記時間情報、及び前記階層発言情報を前記出力装置に出力させる請求項３に記載の会議支援装置。
5. 前記進行制御部は、前記入力装置からの既に議事済みの議事項目の選択を更に検知し、
   前記出力制御部は、前記既に議事済みの議事項目の選択が検知されると、前記既に議事済みの議事項目を強調して示すように前記フロー情報を更新し、前記既に議事済みの議事項目の開始時点での前記会議時間に対する経過時間を示すように前記時間情報を更新し、前記既に議事済みの議事項目の開始時点での発言情報を示すように前記階層発言情報を更新し、更新後の前記フロー情報、前記時間情報、及び前記階層発言情報を前記出力装置に出力させる請求項４に記載の会議支援装置。
6. 前記議事進行情報は、前記複数の議事項目それぞれに前記出力装置の使用の有無を示す使用情報を対応付けており、
   前記出力制御部は、前記複数の議事項目のうち現在議事の対象となっている議事項目の前記使用情報が使用しないことを示す場合、前記出力装置の出力を中断させ、前記現在議事の対象となっている議事項目の前記使用情報が使用することを示す場合、前記出力装置の出力を継続又は再開させる請求項１〜５のいずれか１つに記載の会議支援装置。
7. 前記出力制御部は、前記フロー情報、前記時間情報、及び前記階層発言情報を同一画面上に配置した画面情報を前記出力装置に出力させる請求項１〜６のいずれか１つに記載の会議支援装置。
8. 前記複数の発言情報を記憶する記憶部と、
   前記複数の発言情報に基づいて前記会議の議事録情報を生成する議事録情報生成部と、
   を更に備える請求項１〜７のいずれか１つに記載の会議支援装置。
9. 入力装置と会議支援装置と出力装置とを備える会議支援システムであって、
   前記入力装置は、前記会議支援装置に対する入力を行い、
   前記会議支援装置は、
   会議に関する会議資料情報を取得し、当該会議資料情報に基づいて、前記会議の複数の議事項目を抽出した議事進行情報を生成する議事進行情報生成部と、
   前記議事進行情報及び入力装置からの入力に基づいて、前記複数の議事項目の流れを示したフロー情報と、会議時間に対する経過時間を示す時間情報と、前記複数の議事項目それぞれに対する発言内容を示す発言情報を階層的にまとめた階層発言情報とを、出力装置に出力させる出力制御部と、
   を備え、
   前記出力装置は、前記フロー情報、前記時間情報、及び前記階層発言情報を出力する会議支援システム。
10. 会議に関する会議資料情報を取得し、当該会議資料情報に基づいて、前記会議の複数の議事項目を抽出した議事進行情報を生成する議事進行情報生成ステップと、
    前記議事進行情報及び入力装置からの入力に基づいて、前記複数の議事項目の流れを示したフロー情報と、会議時間に対する経過時間を示す時間情報と、前記複数の議事項目それぞれに対する発言内容を示す発言情報を階層的にまとめた階層発言情報とを、出力装置に出力させる出力制御ステップと、
    を含む会議支援方法。

Images