JP2007080107A - システム、マルチファンクション装置、メモリカードおよび文書管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】連結されているマルチファンクション装置間のフォルダ内ファイルのアクセス及び移動を可能とさせるＩＤをメモリカードに作成する機能を有しているシステムを提供することを目的とする。
【解決手段】複数のマルチファンクション装置とホスト端末装置と、文書を保管するためのドキュメントサーバとを有するネットワークシステムにおいて、マルチファンクション装置は、前記ドキュメントサーバのフォルダ内のＩＤと、前記メモリカードのメモリに格納されている機種情報ＩＤとに基づいて前記ドキュメントサーバ内のフォルダにアクセスし、前記マルチファンクション装置の他の装置へファイルを移動させるためのＩＤを前記メモリカードに作成するようにした。
【選択図】図１

Description

本発明は、メモリカードを利用したシステム、マルチファンクション、メモリカードおよび文書管理方法に関する。

近年、マルチファンクション装置では多機能の要求があり、この装置に搭載されるＰＣＢ（Printed Circuit Board）の高集積度が要求されている。従来、インターフェイスとしてＩＣカードインターフェイスが搭載されていたが、これよりも実装スペースが小さいメモリカードを実装して実装スペースの削減を行っている。
一方、メモリカードは近年モバイル環境の発展に伴い安価になり、マルチファンクション装置にもメモリカードインターフェイスを搭載した機器が増えつつある。
またネットワーク機能を有したマルチファンクション装置（コピーとプリンタの両機能を有する多機能装置）では、ホスト端末から転送されてきたデータをファイルとして記憶装置（ＨＤＤ等）へ保管するドキュメントサーバ機能を有する装置も存在する。
このドキュメントサーバ機能を有する装置（ドキュメントサーバ機能を有するマルチファンクション装置：本明細書で「ドキュメントサーバ装置」あるいは単に「装置」ということがある）では、機密文書を格納（ストア）したりする場合もある。
また、ドキュメントサーバ装置は常時アクセスが可能であり、誰もがアクセス可能であるようにしているのが一般的である。
このような環境要求の下、機密文書保護のために、帰宅時（帰宅後）はアクセスを避け、この記憶装置を帰宅の際に取り外す場合もある。
特開２００２−２３６５７１公報

ドキュメントサーバは、従来使用しているＩＣカードのインターフェイスを使用して、このサーバ内のデータを読み込むことも可能である。この場合、データを読み込みたいマルチファンクション装置にＩＣカードを装着し、ドキュメントサーバ内のデータを選択すれば、自由に文書を読み込むことが可能である。
一方機密管理が必要であるにも関らず管理されていない文書等が存在するケースが多々ある。
前記データの読み込みには文書が保管されているマルチファンクション装置にカードを装着する必要があり、マルチファンクション装置に接続されている他のマルチファンクション装置から文書データを移動することはできない。
本発明は、ドキュメントサーバ装置内の文書の移動及び管理を、メモリカードを使用して行うことを目的とする。

上記の課題を解決するために、請求項１に記載の発明は、連結ケーブルで接続された複数のマルチファンクション装置とネットワークを介して接続されたホスト端末装置と、文書を保管するためのドキュメントサーバとを有するシステムにおいて、前記ドキュメントサーバに設けられた各文書のフォルダに、メモリカードにＩＤを作成させるためのＩＤ格納手段と、前記メモリカードの認識ＩＤ格納手段と、前記メモリカードインターフェイスとを有するマルチファンクション装置と、メモリカードとを有し、前記マルチファンクション装置は、前記ドキュメントサーバのフォルダ内のＩＤと、前記メモリカードのメモリに格納されている機種情報ＩＤとに基づいて前記ドキュメントサーバ内のフォルダにアクセスし、前記マルチファンクション装置の他の装置へファイルを移動させるためのＩＤを前記メモリカードに作成することを特徴とする。
また、請求項２に記載の発明は、前記メモリカードを前記システム内の他のマルチファンクション装置に装着すると、当該マルチファンクション装置は、前記メモリカードに登録されているＩＤと一致するフォルダ内のファイルが可能となる請求項１に記載のシステムを特徴とする。
また請求項３に記載のシステムは、前記マルチファンクション装置は前記ファイル移動を禁止するプロテクト条件を制御する請求項１または２に記載のシステムを特徴とする。
請求項４に記載の発明は、請求項１〜３のいずれか１項に記載されたシステムに使用するマルチファンクション装置であって、前記マルチファンクション装置は、文書を保管するためのドキュメントサーバが設けられ、前記ドキュメントサーバに設けられた各文書のフォルダに、メモリカードにＩＤを作成させるためのＩＤ格納手段と、メモリカード認識ＩＤ格納手段と、メモリカードインターフェイスとを有することを特徴とする。
請求項５に記載の発明は、請求項１〜３のいずれか１項に記載されたシステムに使用可能なメモリカードであって、前記メモリカードは、前記システムに使用可能なマルチファンクション装置内のドキュメントサーバのフォルダ内ＩＤと、前記マルチファンクション装置内の不揮発性メモリ内の機種情報ＩＤとを組み合わせたＩＤが保存されているメモリカードを特徴とする。
請求項６に記載の発明は、請求項１〜３のいずれか１項に記載されたシステムを用いて前記システム内のドキュメントサーバ内文書の移動及び管理を請求項５に記載のメモリカードを使用して行う文書管理方法を特徴とする。

本発明のシステムに使用されるマルチファンクション装置は、連結されているマルチファンクション装置間のフォルダ内ファイルのアクセス及び移動を可能とさせるＩＤをメモリカードに作成する機能を有しているので、メモリカードによるドキュメントサーバの管理が、従来よりも一層簡単となる。
また、作成されたメモリカードを保持している人のみがメモリカードに登録されているＩＤのフォルダを管理することが可能となる。
また本発明のマルチファンクション装置は、連結されているマルチファンクション装置間のフォルダ内ファイルを移動させる機能を有しているので、マルチファンクション装置間のファイル移動が容易となる。
また本発明のマルチファンクション装置は、ホスト端末からフォルダ内ファイルの移動条件を制御させる機能を有しているので、セキュリティの面でも有効である。

以下、図面を参照して、本発明のシステムに使用される装置を実施形態により、詳細に説明する。
本システムのシステム構成図を図１に示す。１はマルチファンクション装置であり、装置１ａ、１ｂ、１ｃは、それぞれ連結ケーブル４で接続され、また装置１ｃはハブ２を経由してネットワークケーブル５により、ホスト端末３と接続されている。
図２は、各マルチファンクション装置１内のコントローラブロック図であり、ホスト端末装置３（内のネットワークＩ／Ｆ２０４）は、ハブ２を介して、ネットワークケーブルでマルチファンクション装置１（１ａ、１ｂ、１ｃ、・・・）、と接続されている。この図では、接続されるホスト端末装置３が３台のマルチファンクション装置１と連結されている例を示しているが、本発明では、マルチファンクション装置の連結数の３は単なる例示であり、本発明のシステムでは、これらの連結数は、制限されず、１台以上であればよい。
このようなシステムにおいて、図３に示すように、ドキュメントサーバ内の文書は、たとえばＨＤＤ２０１に保存される。このようなシステムでは、好ましくは記録媒体として持ち運びが可能で重量も大きさも小さいメモリカード（ＳＤメモリカード）が使用できるが、しかし、このような汎用性を有するために、ＳＤメモリカードのカードＩＤを識別して、不必要な文書の読み出し、あるいは危険な文書の読み込みを防止するために、識別ＩＤを登録して不要あるいは権限の無いアクセスを防止している。そして本発明では、アクセスするためのＳＤ識別ＩＤは、ドキュメントサーバ内のＩＤ３０２に格納されている。図２に示すように、ＳＤメモリカードは、メモリカードＩ/Ｆ２０３へ装着される。
図３はＨＤＤ２０１のこのような識別ＩＤの記憶個所の一例を示す構成図である。ドキュメントサーバ３００内に、それぞれの文書に対してフォルダ３０１を有し、各フォルダに対して、それぞれ識別（ＩＤ）３０２が格納されている。
図４は不揮発性メモリ２０２の構成図である。不揮発性メモリ４００では、ＳＤメモリカード５００にＩＤを作成させるための機種情報ＩＤ４０２が格納されている。
図５はＳＤメモリカードの構成の例を示す図である。
ＳＤメモリカード５００には、マルチファンクション装置１に装着したときにフォルダ３０１へのアクセス権限と装置間のファイル移動が可能となるＩＤ５０１がメモリ部内に格納されている。

以下に図１に示すようなシステムにおける動作実施例を説明する。
ドキュメントサーバ３００内のフォルダ３０１へのアクセス及び前記フォルダ内のファイルを他の装置へ移動させることを可能とするように、ＳＤメモリカードのＩＤをＳＤメモリカードに作成する（好ましくはＳＤメモリカードが図１に示すようなシステムのホスト端末装置３あるいはマルチファンクション装置１ａ〜１ｃのいずれかに最初に装着されたときに自動的にこの操作を実行する）。このため、まず、ＳＤメモリカードは、マルチファンクション装置１に装着されるものとして以下の説明を行う。
装着されたマルチファンクション装置１では、ＳＤメモリカードが装着されたと判断すると、これによって自機の操作パネルに好ましくはこの装着されたことが表示される。それにより、マルチファンクション装置１の操作パネルにより、アクセス及び移動をしようとするフォルダを選択可能となり、この操作パネルあるいは入力部を介してユーザはフォルダの選択を、実行ボタンの押下により可能となる。この押下の可否を判断して、マルチファンクション装置１ａはこれによって不揮発性メモリ４００に格納されている機種情報ＩＤ４０２と、ＩＤ３０２情報とを組み合わせ（関連付けし）、ＳＤメモリカード５００のＩＤ格納エリア５０１に、この組み合わされたＩＤを格納するような処理が実行される。
またマルチファンクション装置１ａは、このときドキュメントサーバ３００内のＩＤ格納エリア３０２に、前記ＩＤ格納エリア５０１と同等（同一）のＩＤを書き込む。尚、ドキュメントサーバ内のフォルダは、ファイル毎に設けられており、ＳＤメモリカードへのＩＤ作成は、フォルダ毎に行うことが好ましく、このように、マルチファンクション装置１ａでは、フォルダ毎にＩＤとの組み合わせ（関連付け）の処理を実行するようにしている。よって、フォルダ毎にＩＤとを組み合わせる処理によりフォルダが管理されるため、例えば重要なフォルダ（案件）については、アクセスが複雑にするようにあるいはアクセスの仕方を色々とあるいは段階的に変化させることもでき、例えば、システム内で違法と思われるアクセスがあったメモリに係るＩＤ情報を瞬時にシステム内に流すことによってこのメモリＩＤに関するアクセスの拒否を自動的に行うようにすることができる。

請求項２、３に記載のマルチファンクション装置では、マルチファンクション装置１にＳＤメモリカード５００が装着されると、ＳＤメモリカード内にあるＩＤ５０１とドキュメントサーバ３００内にあるＩＤ３０２との比較がされ、これらＩＤが一致したときに同ＩＤを持つ他のマルチファンクション装置から、ドキュメントサーバ３００内のフォルダ３０１へのアクセスが可能となり、連結されている他のマルチファンクション装置によって、フォルダ３０１内のファイルを参照して移動したり、コピーしたりすることが可能となる。
ただしこの場合において、ホスト端末等でフォルダ３０１のファイル移動が禁止と指定されているファイルの移動あるいはコピーの場合には、このファイルの移動等を実行することはできない。
以下にその例を挙げて説明する。
予めマルチファンクション装置１ｃ内で、ＳＤメモリカードにＩＤが作成されていたとする。
図３に示すように、マルチファンクション装置１ａ、１ｃのドキュメントサーバ３００内にあるフォルダ３０１のＩＤ格納エリア３０２には、同等のＩＤが格納されているとする（マルチファンクション装置１ａへのＩＤ格納は、ホスト端末または操作パネルから書き込みを行う）。
即ち、図６に示すメモリカードにフォルダのＩＤと不揮発性メモリ内の機種情報ＩＤとを組み合わせて得られるＩＤを保存する処理を示すフローチャートに示すように、まず操作パネルからメモリカードへＩＤを作成するためのドキュメントサーバ内のフォルダを選択する（ステップＳ１）。次いで操作パネル上で選択されたフォルダ３０１のＩＤ３０２（フォルダ３０１内の内容を読み取るためのＩＤ）を取得する（ステップＳ２）。次いで、不揮発性メモリ４００内の機種情報ＩＤ４０２を取得する（ステップＳ３）。取得した上記ＩＤ３０２と機種ＩＤ４０２とを組み合わせて新たな組み合わせＩＤを作成する（ステップＳ４）。作成された組み合わせＩＤをメモリカード５００のＩＤ格納エリア５０１へこの新たな組み合わせＩＤを書き込み（ステップＳ５）、組み合わせＩＤの保存処理に関する一連処理を終了する。

また図７は、ＩＤ取得後のアクセス権限（アクセス権限の認証）によるファイルの移動、コピー機能の発現までの流れを示すフローチャートである。
図５に示すように、ＩＤ５０１が登録されたＳＤメモリカード５００をマルチファンクション装置１ｃに装着することによって、マルチファンクション装置１ｃ内のフォルダ３０１と、ＳＤメモリカードのＩＤ５０１との内容が一致した場合に、マルチファンクション装置１ｃ内のフォルダ３０１は、マルチファンクション装置１ａに対して解放される。
それによりドキュメントサーバに同フォルダ及びＩＤを持つマルチファンクション装置１ａはマルチファンクション装置１ｃからフォルダ３０１へのファイルの移動処理を実行したり、コピー処理を実行する少なくとも１つの処理を実行したりすることが可能となる。この場合、ホスト端末等でマルチファンクション装置１ｃのフォルダ３０１にプロテクトをかけていた場合には、マルチファンクション装置１ｃから１ａへのファイル移動（場合によってはコピーあるいは印刷）の処理は実行できない。

図７に示すＩＤ取得後のアクセス権限（アクセス権限の認証）によるファイルの移動、コピー機能の発現までの流れを説明すると、まず、メモリカード５００をマルチファンクション装置に装着すると（ステップＳ１１）、マルチファンクション装置は装着されたことを確認後メモリカード５００内のＩＤ５０１とフォルダ３０１のＩＤ３０２とを比較し（ステップＳ１２）、一致した場合（ステップＳ１２において、Ｙｅｓの場合）にはステップＳ１３に進み、一致しない場合（ステップＳ１２において、Ｎｏの場合）には、ステップＳ１５に進む。
そして一致した場合（ステップＳ１２において、Ｙｅｓの場合）には、フォルダ３０１へのアクセスが可能かどうか判断され（ステップＳ１３）、アクセスが可能な場合（ステップＳ１３において、Ｙｅｓの場合）には、ステップＳ１４へ進み、アクセス不可の場合（ステップＳ１３において、Ｎｏの場合）には、ステップＳ１６へ進む。またステップＳ１２において一致しない場合（ステップＳ１２において、Ｎｏの場合）には、ＩＤ不一致によってアクセスができない旨を操作者が操作した表示パネル（操作パネル）上に表示し（ステップＳ１５）、操作者からの他ファイルの操作の有無を確認する（ステップＳ１６）。
またステップＳ１３においてアクセスが可能の場合（ステップＳ１３において、Ｙｅｓの場合）には、マルチファンクション装置間で、アクセス可能となったファイルに対して、フォルダ３０１内でのファイル移動処理を実行したり、また、コピー処理を実行する（ステップＳ１４）。次いで、命令された（すなわち操作者により操作パネルから入力された、ファイルの移動、コピーなどの操作命令）ファイルの有無を確認する（ステップＳ１６）。そしてステップＳ１６において、全ての操作が終わっている場合（ステップＳ１６において、Ｙｅｓの場合）には、操作を終了し、また、他のファイル等の移動あるいはコピーの指示があれば、ステップＳ１３に戻り、前記したステップＳ１３以降の動作を繰り返す。なお、このアクセス不可がある回数を超えたりした場合には、以降、このメモリカードの番号についてネットワーク上にメモリカード５００の情報を流して使用をできないようにすることもできる。また、ＩＤの入力が単なる入力ミス、たとえば半角入力すべきところを全角入力で入力したり、入力する際にとなりのキーを誤って入力したりする場合など、ＩＤと入力されたキー入力データとの一致度についての閾値を設け、その不一致が、入力モードによるミスであれば、複数有る入力モードを変化させて一致するか否かを判定するようにし、その中でも一番一致度の高いものをユーザが入力したものとして判定する。そして、その判定の結果、ユーザの入力モードを再度確認するようにしてもよい。あるいはユーザのＩＤ入力後に入力したデータを表示してユーザにこの入力で良いかの確認を行わせた後に、その確認の押下の入力後に、入力データとＩＤデータとを照合して、不一致度がある閾値未満であれば、単なる入力ミスと判定し、それをユーザに知らせてアクセスを終了することもできる。

本発明のシステムのシステム構成を示す図である。 本発明のマルチファンクション装置内のコントローラブロック図である。 図２に示されるＨＤＤ（ハードディスクドライブ）２０１の構成図である。 図２に示される不揮発性メモリ２０２の構成図である。 本発明のメモリカードの構成を示す図である。 フォルダのＩＤと不揮発性メモリ内の機種情報ＩＤとを組み合わせて得られるＩＤをメモリカードに保存する処理を示すフローチャートである。 本発明のシステムによるファイルの移動、コピー機能の発現までの流れを示すフローチャートである。

符号の説明

１、１ａ、１ｂ、１ｃ マルチファンクション装置、２ ハブ、３ ホスト端末装置、４ 連結ケーブル、５ ネットワークケーブル、２０１ ハードディスクドライブ、２０２ 不揮発性メモリ、２０３ メモリカードＩ／Ｆ、２０４ ネットワークＩ／Ｆ、３００ ドキュメントサーバ、３０１ フォルダ、３０２ ドキュメントサーバ内ＩＤ格納エリア、４００ 不揮発性メモリ、４０２ 機種情報ＩＤ、４０３ ＥＥＰＲＯＭ、５００ メモリカード、５０１ メモリカード内ＩＤ格納エリア

Claims (6)

1. 連結ケーブルで接続された複数のマルチファンクション装置とネットワークを介して接続されたホスト端末装置と、文書を保管するためのドキュメントサーバとを有するシステムにおいて、前記ドキュメントサーバに設けられた各文書のフォルダに、メモリカードにＩＤを作成させるためのＩＤ格納手段と、前記メモリカードの認識ＩＤ格納手段と、前記メモリカードインターフェイスとを有するマルチファンクション装置と、メモリカードとを有し、
   前記マルチファンクション装置は、前記ドキュメントサーバのフォルダ内のＩＤと、前記メモリカードのメモリに格納されている機種情報ＩＤとに基づいて前記ドキュメントサーバ内のフォルダにアクセスし、前記マルチファンクション装置の他の装置へファイルを移動させるためのＩＤを前記メモリカードに作成することを特徴とするシステム。
2. 前記メモリカードを前記システム内の他のマルチファンクション装置に装着すると、当該マルチファンクション装置は、前記メモリカードに登録されているＩＤと一致するフォルダ内のファイルが可能となることを特徴とする請求項１に記載のシステム。
3. 前記マルチファンクション装置は前記ファイル移動を禁止するプロテクト条件を制御することを特徴とする請求項１または２に記載のシステム。
4. 請求項１〜３のいずれか１項に記載されたシステムに使用するマルチファンクション装置であって、
   前記マルチファンクション装置は、文書を保管するためのドキュメントサーバが設けられ、前記ドキュメントサーバに設けられた各文書のフォルダに、メモリカードにＩＤを作成させるためのＩＤ格納手段と、メモリカード認識ＩＤ格納手段と、メモリカードインターフェイスとを有することを特徴とするマルチファンクション装置。
5. 請求項１〜３のいずれか１項に記載されたシステムに使用可能なメモリカードであって、
   前記メモリカードは、前記システムに使用可能なマルチファンクション装置内のドキュメントサーバのフォルダ内ＩＤと、前記マルチファンクション装置内の不揮発性メモリ内の機種情報ＩＤとを組み合わせたＩＤが保存されていることを特徴とするメモリカード。
6. 請求項１〜３のいずれか１項に記載されたシステムを用いて前記システム内のドキュメントサーバ内文書の移動及び管理を請求項５に記載のメモリカードを使用して行うことを特徴とする文書管理方法。

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