JP2007195124A - 文書管理装置及び文書管理プログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】紙文書がシステム内に読み込まれる前後、及び、アクセス権を設定・解除するまでの間でも不正利用を防止することが可能な文書管理装置及び文書管理プログラムを記録した記録媒体を提供する。
【解決手段】外部からの文書を読み取り、または外部へ文書を出力する画像形成装置と、文書の情報を管理する文書管理装置とが、ネットワークを介して相互に接続可能な文書管理システムの文書管理装置において、文書管理装置は、文書を電子文書化する電子文書化手段と、予め文書に埋め込まれた記憶媒体内の情報を読み取る読み取り手段と、読み取り手段にて読み取られた情報に基づいて、電子化された文書へのアクセスを制限する制限手段とを有することを主な特徴とする。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理装置及び文書管理プログラムを記録した記録媒体に関し、第三者の不正利用を未然に防ぐ文書管理装置及び文書管理プログラムを記録した記録媒体に関する。

従来より、持ち運び可能な小型記憶媒体として、ＩＣ（Integrated Circuit）やバーコードなどが一般に普及している。近年の情報セキュリティの強化に伴い、ＩＣやバーコードが確実な認証処理の実現、事務手続きの簡略化、履歴の管理などに広く利用されている。但し、記憶容量に限度があるため、一部の情報しか埋め込むことができない。したがって、大量データの保持には適していないため、効率よく情報の記録・記憶を行うことが必要となってくる。

このような中、セキュリティに関する技術としては、例えば本出願人による「Ｒｉｄｏｃ（登録商標）」文書管理システムなどのように、仕組みが共有化されたシステム内であれば、設定されたアクセス権を利用した制御を行えるシステムが存在する。

また、印刷におけるセキュリティ技術としては、出力される印刷物に電子透かしなどを利用して不正な複製や改ざんを防止する技術も知られている。なお、印刷物のセキュリティに関する従来技術としては、特許文献１に記載された発明が公知である。特許文献１には、無線タグを埋め込んだ用紙を用いて、コストを抑制するとともに、作成された情報のセキュリティ管理および複製・配布管理ができる文書管理システムの技術が開示されている。
特開２００５−０３５０５９号公報

従来のセキュリティ技術を用いた文書管理システムの場合、個々の文書にそれぞれアクセス権を設定することでセキュリティを強化し、文書が不正に第三者に利用されることを未然に防止するものである。その一方で、システム内に読み込む前の紙文書や、外部に出力した後の紙文書、また、アクセス権を設定・解除するまでの文書に対しては文書管理システムでは制御できない。したがって、文書が不正に扱われることを防止しきれない虞がある。

また、アクセス権の設定を管理者が手動で行う場合などは誤操作が生ずる虞があり、この場合でも外部に文書が流出してしまう。

このような課題に鑑み、本発明は、紙文書がシステム内に読み込まれる前後、及び、アクセス権を設定・解除するまでの間でも不正利用を防止することが可能な文書管理装置及び文書管理プログラムを記録した記録媒体を提供することを目的としている。

上記の目的を達成するため、請求項１に記載の発明は、外部からの文書を読み取り、または外部へ文書を出力する画像形成装置と、文書の情報を管理する文書管理装置とが、ネットワークを介して相互に接続可能な文書管理システムの文書管理装置であって、文書管理装置は、文書を電子文書化する電子文書化手段と、予め文書に埋め込まれた記憶媒体内の情報を読み取る読み取り手段と、読み取り手段にて読み取られた情報に基づいて、電子化された文書へのアクセスを制限する制限手段とを有することを特徴とする。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の文書管理装置において、文書管理装置は、読み取り手段にて読み取った情報を、制限手段によるアクセスの制限にしたがって自動的に電子文書化し、保存することを特徴とする。

請求項３に記載の発明は、請求項１または２に記載の文書管理装置において、文書管理装置は、画像形成装置を介して電子文書を出力するとき、出力される文書の記憶媒体に、アクセスの制限に係る情報を付加して出力することを特徴とする。

請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の文書管理装置において、出力された文書は、他の文書管理装置で認識可能な共通の形式にて情報が付加されたことを特徴とする。

請求項５に記載の発明は、請求項３に記載の文書管理装置において、出力された文書は、再度読み込みが可能な形式にて情報が付加されたことを特徴とする。

請求項６に記載の発明は、外部からの文書を読み取りまたは外部へ文書を出力する画像形成装置と、ネットワークを介して相互に接続可能であり、文書の情報を管理する文書管理装置において実行させる文書管理プログラムを記録した記録媒体であって、画像形成装置にて文書が読み込まれると、文書管理装置に、文書を電子文書化する電子文書化処理と、予め文書に埋め込まれた記憶媒体内の情報を読み取る読み取り処理と、読み取り処理にて読み取られた情報に基づいて、電子化された文書へのアクセスを制限する制限処理とを、実行させることを特徴とする。

請求項７に記載の発明は、請求項６に記載の文書管理プログラムを記録した記録媒体において、文書管理装置に、読み取り処理にて読み取った情報を、制限処理によるアクセスの制限にしたがって自動的に電子文書化し、保存させることを特徴とする。

請求項８に記載の発明は、請求項６または７に記載の文書管理プログラムを記録した記録媒体において、画像形成装置から電子文書を出力するとき、文書管理装置に、出力される文書の記憶媒体に、アクセスの制限に係る情報を付加して出力させることを特徴とする。

請求項９に記載の発明は、請求項８に記載の文書管理プログラムを記録した記録媒体において、文書管理装置に、画像形成装置から出力される文書に、他の文書管理装置で認識可能な共通の形式にて情報を付加させることを特徴とする。

請求項１０に記載の発明は、請求項８に記載の文書管理プログラムを記録した記録媒体において、文書管理装置に、画像形成装置から出力される文書に、再度読み込みが可能な形式にて情報を付加させることを特徴とする。

このように、本発明の文書管理装置及び文書管理プログラムを記録した記録媒体によれば、紙文書がシステム内に読み込まれる前後、及び、アクセス権を設定・解除するまでの間でも不正利用を防止することができる。

次に、本実施形態の文書管理装置及び文書管理プログラムを記録した記録媒体について、図面を用いながら詳細に説明する。なお、本実施形態は以下に述べるものに限定されず、その趣旨を逸脱しない範囲おいて種々変更が可能である。
図１は、本実施形態の文書管理装置を用いた文書管理システムの構成を示す図である。

図１に示すように、文書管理装置１ａと、印刷装置２、及び、他の文書を管理する文書管理装置１ｂとが、ネットワークを介してそれぞれ相互に接続可能となっている。例えば、文書管理装置１ａがネットワークに接続して印刷機２からデータの入出力が行えたり、他の文書管理装置１ｂと通信してデータの共有を行ったりする。

文書管理装置１ａは、通信部１１と、制御部１２と、記憶部１３と、入力部１４とを備えている。通信部１１は、外部装置からの情報の受信、及び、記憶部１３内に記憶された文書管理装置１ａ内の情報の送信などを行う。制御部１２は、文書管理装置１ａ全体の制御を行うものであり、通信部１１にて受信したデータを記憶部１３へ渡して格納したり、また、記憶部１３にある情報を通信部１１へと渡すものである。記憶部１３は、文書管理装置１ａ内の各種情報を記憶するものであり、通信部１１を介して受信した情報を記憶し、また、記憶した情報を制御部１２からの要求に応じて送出する。入力部１４は、外部からのユーザなどによる、文書に係る操作の入力を受け付ける。

なお、本実施形態の文書管理装置１ａにおける入力部１４、及びそれらに必要な制御部１２、記憶部１３の一部は、同一の装置内に存在しなくてもよい。また、他の文書管理装置１ｂも、文書管理装置１ａと同様の構成であり、ここでは説明を省略する。

印刷装置２は、コピー機やプリンタ、複合機などのように一般的な印刷装置であり、紙文書を読み込んで文書管理装置１ａに送信したり、文書管理装置１ａから要求を受信したデータを出力する。

なお、本実施形態の文書管理システムは、以上のような構成であればどのようなシステムでも適用が可能である。

次に、本実施形態におけるアクセス権の概念を、図面を用いて説明する。
図２は、本実施形態におけるアクセス権の概念図である。

本実施形態では、図２に示すようにアクセス権を文書に付加することが可能であり、これによってユーザによる操作を制御することができる。図２では、文書管理装置１ａ内にアクセス権が付加された文書１及び文書２が存在する場合を示している。

そして、文書１に対しては、ユーザＡ：アクセス権なし、ユーザＢ：閲覧権、ユーザＣ：所有権、が設定されている。また、文書２に対しては、ユーザＡ：更新権、ユーザＢ：アクセス権なし、ユーザＣ：所有権、が設定されている。

図２において、ユーザＡ、ユーザＣが文書１に対して操作を行おうとしている。このとき、ユーザＡは、文書１に対して「アクセス権なし」という権限設定がなされているため、全ての操作が行えない。一方、ユーザＣは、文書１に対して「所有権」という権限設定がなされているため、全ての操作を行うことができる。なお、図示しないユーザＢについては、文書１に対して「閲覧権」権限が設定されているので、文書閲覧系の操作のみ行うことができる。

次に、本実施形態におけるアクセス権の設定を、図面を用いて説明する。
図３は、本実施形態におけるアクセス権設定の概念図である。

本実施形態において、印刷装置２に読み込まれる紙文書には、図３に示すように、該紙文書内に埋め込まれた小型記憶媒体に各種情報が格納されている。この図３では、小型記憶媒体内に、ユーザとアクセス権の対応情報が格納される場合を示している。

そして、小型記憶媒体に記憶されたそれぞれの情報は、印刷装置２を介して文書管理装置１ａに取り込まれたときに、文書管理装置１ａ内に予め格納されている対応表をもとにして、実際のアクセス権を識別する。なおここでは、ユーザについてはユーザ一覧表に格納されており、アクセス権についてはアクセス権対応表に格納されている。

図３において、紙文書中の小型記憶媒体には、ユーザ：組織１、アクセス権：テーブル２という情報が格納されている。この場合、文書管理装置１ａは、印刷装置２を介して取り込まれた情報に基づき、自装置内のユーザ一覧表及びアクセス権対応表を確認する。

図４は、文書管理装置１ａに格納されているユーザ一覧表及びアクセス権対応表を示す図である。
前述した図３における、小型記憶媒体に格納された情報を元にすると、例えば、上段の「ユーザ一覧表で「部署ＡＡＡ：１グループのユーザ：Yamada」は、下段のアクセス権対応表で「読み取り」となっている。したがって、文書管理装置１ａに取り込まれた紙文書中に対して、読み取りが許可されることになる。また同様に、上段の「ユーザ一覧表で「部署ＢＢＢ：１グループのユーザ：Harada」は、下段のアクセス権対応表で「閲覧」となっている。したがって、文書管理装置１ａに取り込まれた紙文書中に対して、閲覧が可能となる。

次に、本実施形態の文書管理装置の動作について図面を参照しながら説明する。
まず、図５は、本実施形態の文書管理装置を用いた文書管理システムおいて、紙文書の情報を電子文書に付加する場合を示すシーケンスチャートである。

まず、紙文書及び小型記憶媒体に付加された情報を、印刷装置２にて読み込む（ステップＳ１０１）。印刷装置２は、読み取った紙文書及び小型記憶媒体の付加情報を文書管理装置１ａに送信する（ステップＳ１０２）。ここで、文書管理装置１ａは、印刷装置２から送信された情報を読み取り、この情報に基づいてアクセス権などを設定して保存する（ステップＳ１０３）。そして、文書管理装置１ａは、設定された情報を電子文書に付加する（ステップＳ１０４）。

このようにして、本実施形態の文書管理装置を用いた文書管理システムは、紙文書に付加された情報を読み取り、電子文書に付加する。

また、図６は、本実施形態の文書管理装置を用いた文書管理システムにおいて、電子文書に付加された情報を紙文書へと出力する場合を示すシーケンスチャートである。

まず、電子文書及び電子文書に付加された情報を、文書管理装置１ａが読み込む（ステップＳ２０１）。文書管理装置１ａは、読み込んだ電子文書及び電子文書に付加された情報を、印刷装置２へと出力するように要求する（ステップＳ２０２）。ここで印刷装置２は、文書管理装置１ａからの出力要求を受けると、紙文書に電子文書の情報を書き込む。このとき、紙文書内に埋め込まれた記憶媒体に対して、当該電子文書の情報を記憶させる。

なお、ここで記憶される情報とは、前述したアクセス権やユーザ情報などである。
そして最後に、情報が書き込まれた、記憶媒体を含む紙文書を出力する（ステップＳ２０４）。このようにして、本実施形態の文書管理装置は、電子文書の情報を読み取り、紙文書に付加する。

また、前述した書き込み・読み込みの動作を同一のシステム内で行うことも可能である。
図７は、電子文書の情報を出力し、また、出力された紙文書の情報を読み込む場合の動作を示すシーケンスチャートである。

まず、電子文書及び電子文書に付加された情報を、文書管理装置１ａが読み込む（ステップＳ３０１）。文書管理装置１ａは、読み込んだ電子文書及び電子文書に付加された情報を、印刷装置２へと出力するように要求する（ステップＳ３０２）。そして、印刷装置２は、文書管理装置１ａから出力要求を受け付けると、紙文書に対して電子文書の情報を書き込む。このとき同時に、紙文書内に埋め込まれた記憶媒体に対して電子文書の情報を記憶させる。最後に、情報が書き込まれた、記憶媒体を含む紙文書を出力する（ステップＳ３０４）。

また一方、紙文書及び小型記憶媒体に付加された情報を、印刷装置２にて読み込む（ステップＳ３０５）。印刷装置２は、読み取った紙文書及び小型記憶媒体の付加情報を、文書管理装置１ａに送信する（ステップＳ３０６）。そして、文書管理装置１ａは、印刷装置２から送信された情報を読み取り、この情報に基づいてアクセス権などを設定して保存する（ステップＳ３０７）。最後に、文書管理装置１ａは、設定された情報を電子文書に付加する（ステップＳ３０８）。

以上、本実施形態によれば、紙文書を文書管理装置１ａに取り込むまでの間やアクセス権を設定するまでの間に、不正にアクセスを防ぐことができる。また、記憶媒体に付加された情報を利用するので、この情報から自動的にアクセス権などの設定ができるので、効率よく文書を利用し、誤操作を防ぐことも可能となる。

また、電子文書に付加されたアクセス権などの情報を、印刷される紙文書の記憶媒体内に格納するので、第三者からの不正なアクセスを防ぐことができる。またこの情報は、常にアクセス権が保持できるように他の文書管理装置１ｂでも認識可能な形式としたり、再読み込みが可能な形式として格納することにより、文書情報を適切に管理、制御することが可能となる。

なお、上述した本実施形態においては、紙文書として出力され記憶媒体中に記憶された情報は、他の文書管理装置や文書管理システムでも認識可能な共通の形式としてもよい。また、一度文書に付加された情報を、再度認識可能な形式にて出力することとしてもよい。このようにすることで、常にアクセス権を保持することが可能となり、出力後の紙文書を別の文書管理装置やシステムで認識したり、再度システム内に紙文書を取り込んだ後でも、アクセス権の制御や文書情報の管理を行うことができる。

本実施形態の文書管理装置を用いた文書管理システムの構成を示す図である。 本実施形態におけるアクセス権の概念図である。 本実施形態におけるアクセス権の設定を模式的に示す図である。 ユーザ一覧表及びアクセス権対応表を示す図である。 紙文書の情報を電子文書に付加する場合を示すシーケンスチャートである。 電子文書の情報を紙文書に付加して出力する場合を示すシーケンスチャートである。 紙文書情報の電子文書への付加、及び、電子文書情報の紙文書への付加を１つのシステム内で行う場合を示すシーケンスチャートである。

符号の説明

１ａ，１ｂ 文書管理装置
２ 印刷装置
１１ 通信部
１２ 制御部
１３ 記憶部
１４ 入力部

Claims (10)

1. 外部からの文書を読み取り、または外部へ文書を出力する画像形成装置と、文書の情報を管理する文書管理装置とが、ネットワークを介して相互に接続可能な文書管理システムの文書管理装置であって、
   前記文書管理装置は、
   前記文書を電子文書化する電子文書化手段と、
   予め前記文書に埋め込まれた記憶媒体内の情報を読み取る読み取り手段と、
   前記読み取り手段にて読み取られた前記情報に基づいて、電子化された前記文書へのアクセスを制限する制限手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記文書管理装置は、前記読み取り手段にて読み取った前記情報を、前記制限手段による前記アクセスの制限にしたがって自動的に電子文書化し、保存することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記文書管理装置は、
   前記画像形成装置を介して前記電子文書を出力するとき、出力される前記文書の前記記憶媒体に、前記アクセスの制限に係る情報を付加して出力することを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置。
4. 出力された前記文書は、他の文書管理装置で認識可能な共通の形式にて前記情報が付加されたことを特徴とする請求項３に記載の文書管理装置。
5. 出力された前記文書は、再度読み込みが可能な形式にて前記情報が付加されたことを特徴とする請求項３に記載の文書管理装置。
6. 外部からの文書を読み取りまたは外部へ文書を出力する画像形成装置と、ネットワークを介して相互に接続可能であり、文書の情報を管理する文書管理装置において実行させる文書管理プログラムを記録した記録媒体であって、
   前記画像形成装置にて前記文書が読み込まれると、
   前記文書管理装置に、
   前記文書を電子文書化する電子文書化処理と、
   予め前記文書に埋め込まれた記憶媒体内の情報を読み取る読み取り処理と、
   前記読み取り処理にて読み取られた前記情報に基づいて、電子化された前記文書へのアクセスを制限する制限処理とを、実行させる文書管理プログラムを記録した記録媒体。
7. 前記文書管理装置に、前記読み取り処理にて読み取った前記情報を、前記制限処理による前記アクセスの制限にしたがって自動的に電子文書化し、保存させることを特徴とする請求項６に記載の文書管理プログラムを記録した記録媒体。
8. 前記画像形成装置から前記電子文書を出力するとき、前記文書管理装置に、出力される前記文書の前記記憶媒体に、前記アクセスの制限に係る情報を付加して出力させることを特徴とする請求項６または７に記載の文書管理プログラムを記録した記録媒体。
9. 前記文書管理装置に、
   前記画像形成装置から出力される前記文書に、他の文書管理装置で認識可能な共通の形式にて前記情報を付加させることを特徴とする請求項８に記載の文書管理プログラムを記録した記録媒体。
10. 前記文書管理装置に、
    前記画像形成装置から出力される前記文書に、再度読み込みが可能な形式にて前記情報を付加させることを特徴とする請求項８に記載の文書管理プログラムを記録した記録媒体。

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