JP2007079640A - ドキュメント管理システム及びその制御方法 - Google Patents
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Abstract
フォルダに対してそのフォルダに格納されるドキュメントの遷移状態及び遷移時の機器の制御を設定することにより好適なワークフローを実現することができるドキュメント管理システム及びその制御方法を提供する。
【解決手段】
ドキュメント管理システムは、ドキュメントを内部に格納可能なフォルダであって、当該ドキュメントの状態の遷移が予め定められているフォルダを少なくとも1つ以上記憶する。そして、当該フォルダにドキュメントを格納する。ここで、フォルダに格納されたドキュメントの状態を当該フォルダに予め定められている状態の遷移に応じて遷移させる。また、ドキュメントの状態の遷移に対応させて、予め定められた方法でシステム内の機器を制御する。
【選択図】 図2
Description
ドキュメントを内部に格納可能なフォルダであって、該ドキュメントの状態の遷移が予め定められているフォルダを少なくとも1つ以上記憶する記憶手段と、
前記フォルダにドキュメントを格納する格納手段と、
前記フォルダに格納された前記ドキュメントの状態を該フォルダに予め定められている状態の遷移に応じて遷移させる状態遷移手段と、
前記ドキュメントの状態の遷移に対応させて、予め定められた方法でシステム内の機器を制御する制御手段と
を備えることを特徴とする。
前記フォルダにドキュメントを格納する格納工程と、
前記フォルダに格納された前記ドキュメントの状態を該フォルダに予め定められている状態の遷移に応じて遷移させる状態遷移工程と、
前記ドキュメントの状態の遷移に対応させて、予め定められた方法でシステム内の機器を制御する制御工程と
を有することを特徴とする。
図1は、本発明の一実施形態に係るドキュメント管理システムを実現するデジタル複合機(MFP:Multiple Function Peripheral)200のハードウェア構成を示すブロック図である。図1に示すように、MFP200は、コントローラユニット100、操作部101、スキャナ117、プリンタ118を備えている。さらに、コントローラユニット100は、CPU104、RAM105、操作部I/F106、ネットワークI/F107、モデム108、ROM109、HDD110、イメージパスI/F111を備える。さらにまた、コントローラユニット100は、補助記憶装置I/F112、デバイスI/F114、プリンタ画像処理部115、スキャナ画像処理部116、システムバス119、画像バス120を備えている。
本実施例は、前述した実施例1のシステムを見積システムとして使用したものである。図13は、見積システムでの、フォルダ情報格納レコード211のドキュメント遷移順序302、ドキュメント遷移状態名303、ドキュメント遷移時機器制御304の設定例を示す図である。
本実施例は、前述した実施例1のシステムを購買システムとして使用する。図14は、購買システムでの、フォルダ情報格納レコード211のドキュメント遷移順序302、ドキュメント遷移状態名303、ドキュメント遷移時機器制御304の設定例を示す図である。
本実施例は、前述した実施例1のシステムにおけるドキュメント遷移時機器制御の方法として、
・ドキュメントの暗号化
・ドキュメントの複合化
・ドキュメントの移動
・ドキュメントの削除
・ファイルフォーマット形式の変換(PDF)
・予め接続されたサーバへの送信
を具備(実装)させるものである。
実施例1のシステムにおいて、ドキュメント遷移要求のトリガーとして、フォルダ801に格納されたドキュメント802を指定した遷移要求を指示するドキュメントをスキャンした時、それをトリガーにして次の状態に遷移する例を説明した。本実施例は、トリガーとして、さらに
・E−mail受信
・FAX受信
・他フォルダへのドキュメントの格納
・ユーザのコマンドによる指示
・時間
を使用させるものである。
本実施例として、実施例4のドキュメント遷移時機器制御の方法と、実施例5のドキュメント遷移要求のトリガーの全て、又は一部の組合せで動作するようなシステムが考えられる。
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体(記録媒体)等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
Claims (14)
- ドキュメントを管理するドキュメント管理システムであって、
ドキュメントを内部に格納可能なフォルダであって、該ドキュメントの状態の遷移が予め定められているフォルダを少なくとも1つ以上記憶する記憶手段と、
前記フォルダにドキュメントを格納する格納手段と、
前記フォルダに格納された前記ドキュメントの状態を該フォルダに予め定められている状態の遷移に応じて遷移させる状態遷移手段と、
前記ドキュメントの状態の遷移に対応させて、予め定められた方法でシステム内の機器を制御する制御手段と
を備えることを特徴とするドキュメント管理システム。 - 前記フォルダに格納された前記ドキュメントが次に遷移する可能性がある状態と、該状態に対応した前記機器の制御に関する情報を画面表示する表示手段をさらに備えることを特徴とする請求項1に記載のドキュメント管理システム。
- ドキュメントを読み取る読み取り手段と、
前記格納手段によって格納された前記ドキュメントの状態の遷移を要求する他のドキュメントを前記読み取り手段により読み取ることによって、前記ドキュメントが次に遷移する可能性がある状態を判断する判断手段と、
前記状態の遷移の内容をユーザに提示して決定させる決定手段と
をさらに備えることを特徴とする請求項1に記載のドキュメント管理システム。 - 前記ドキュメント管理システムがドキュメントの読み取り機能を備えるデジタル複合機上に実装されていることを特徴とする請求項3に記載のドキュメント管理システム。
- 前記デジタル複合機が保持する記憶装置に記憶された前記フォルダに格納されている前記ドキュメントが次に遷移する可能性がある状態と、該状態に対応した前記機器の制御に関する情報を該デジタル複合機のGUI画面に表示し、ユーザに対して該GUI画面上より決定させることを特徴とする請求項4に記載のドキュメント管理システム。
- 前記フォルダに格納されるドキュメントの状態の遷移の内容と、該状態に対応した前記機器の制御内容の設定を行う設定手段をさらに備えることを特徴とする請求項1から5までのいずれか1項に記載のドキュメント管理システム。
- 前記設定手段が、前記フォルダに格納されるドキュメントの状態の遷移の内容と、該状態に対応した前記機器の制御内容の設定候補をGUI画面上に表示し、該GUI画面を介してユーザに設定変更を行わせることを特徴とする請求項6に記載のドキュメント管理システム。
- 前記機器の制御が、他フォルダへのコピー、他フォルダへの移動、削除、E−mail送信、FAX送信、予め接続されたサーバへの送信、印刷不可に設定、編集不可に設定、暗号化、複合化、又はファイルフォーマット形式の変換のいずれかであることを特徴とする請求項1から7までのいずれか1項に記載のドキュメント管理システム。
- 前記格納手段が、ドキュメントの読み取り、E−mail受信、FAX受信、他フォルダへのドキュメントの格納、ユーザのコマンドによる指示、又は時間による動作のいずれかに基づいて、前記ドキュメントを前記フォルダに格納することを特徴とする請求項1から8までのいずれか1項に記載のドキュメント管理システム。
- 前記格納手段が、ドキュメントの読み取り、E−mail受信、FAX受信、他フォルダへのドキュメントの格納、ユーザのコマンドによる指示、又は時間による動作の全部、又は一部の組合せに基づいて、前記ドキュメントを前記フォルダに格納することを特徴とする請求項1から8までのいずれか1項に記載のドキュメント管理システム。
- 前記ドキュメント管理システムを見積システムとして動作させることを特徴とする請求項1から10までのいずれか1項に記載のドキュメント管理システム。
- 前記ドキュメント管理システムを購買システムとして動作させることを特徴とする請求項1から10までのいずれか1項に記載のドキュメント管理システム。
- ドキュメントを内部に格納可能なフォルダであって、該ドキュメントの状態の遷移が予め定められているフォルダを少なくとも1つ以上記憶する記憶手段を備えて前記ドキュメントを管理するドキュメント管理システムの制御方法であって、
前記フォルダにドキュメントを格納する格納工程と、
前記フォルダに格納された前記ドキュメントの状態を該フォルダに予め定められている状態の遷移に応じて遷移させる状態遷移工程と、
前記ドキュメントの状態の遷移に対応させて、予め定められた方法でシステム内の機器を制御する制御工程と
を有することを特徴とする制御方法。 - ドキュメントを内部に格納可能なフォルダであって、該ドキュメントの状態の遷移が予め定められているフォルダを少なくとも1つ以上記憶する記憶手段を備えて前記ドキュメントを管理するドキュメント管理システムに、
前記フォルダにドキュメントを格納させる格納手順と、
前記フォルダに格納された前記ドキュメントの状態を該フォルダに予め定められている状態の遷移に応じて遷移させる状態遷移手順と、
前記ドキュメントの状態の遷移に対応させて、予め定められた方法でシステム内の機器を制御させる制御手順と
を実行するためのプログラム。
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