JP2007066200A - 文書管理システム、文書管理サーバ、文書管理方法及び文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 複数のユーザの共通文書を編集する際のユーザの負担を軽減し、利便性を高める。
【解決手段】 本発明の文書管理システムは、文書管理サーバとクライアント端末とを備える。クライアント端末は、汎用的なブラウザとファイルシステムとを備える。文書管理サーバは、ユーザ登録時に、そのユーザに対する作業フォルダを自動的に作成する。ユーザは、チェックアウトをブラウザを用いて文書管理サーバに指示し、文書管理サーバは、そのユーザの作業フォルダに指示文書ファイルを書き出す。ユーザは、ファイルシステムを用いて、文書管理サーバの作業フォルダ上の文書ファイルを編集する。ユーザは、チェックインをブラウザを用いて文書管理サーバに指示し、文書管理サーバは、作業フォルダ上の文書ファイルを読み出してフォルダを削除する。
【選択図】 図１

Description

本発明は文書管理システム、文書管理サーバ、文書管理方法及び文書管理プログラムに関し、例えば、複数のユーザがネットワーク経由でサーバ上の文書を共有し、編集を行う場合などに適用して好適なものである。

従来、ネットワーク経由でサーバ上のファイルを共有するための技術として、専用のクライアントプログラムを用いるものと、汎用的なＷｅｂブラウザを用いるものとがある。

専用のクライアントプログラムを用いる場合、そのクライアントプログラムの機能に応じて、利便性の高いファイル共有を行うことが可能である。例えば、サーバ上に存在する編集前の文書とクライアント端末上に存在する編集後の文書の対応付けは、サーバやクライアントプログラムの機能に応じて、自動的に実現することも可能である。

汎用的なＷｅｂブラウザを用いる場合には、専用のクライアントプログラムをクライアント端末にインストールする必要がない点などが有利である。

また、下記の特許文献１、２には、従来のファイル管理に関連する技術が記載されている。

特許文献１では、作業フォルダ内で、ファイルの変更を伴うファイル操作が実行されると、変更前のファイルを不可視ファイルとして当該作業フォルダに保存するとともに、不可視ファイルの変更前のファイル名を呼び出し名とし、不可視ファイルと呼び出し名との対応関係を管理しておく。変更後に不可視ファイルとすることにより、不要な場合には表示されないため、作業フォルダ内における操作負担を軽減することができる。また、不可視ファイルと呼び出し名との対応関係を管理しておくことにより、必要な場合には、不可視ファイルをアクセス対象とすることもできる。

特許文献２では、共有フォルダ内の共有ファイルの更新状況を監視し、更新状況を利用者に自動的に通知することにより、連絡もれをなくし、共有情報の品質と信頼性を確保する。
特開２０００−２６７９１２号公報 特開２００３−１４０９５８号公報

ところで、上述した専用のクライアントプログラムを用いる場合、クライアント端末に当該クライアントプログラムをインストールしたり、当該クライアントプログラムのバージョンアップなどを行ったりすることが必要になるため、作業負担が大きく、クライアントプログラムの種類によっては入手困難性やコスト高などの問題が生じることもある。

一方、汎用的なＷｅｂブラウザを用いるケースでは、多くの場合、パーソナルコンピュータなどのクライアント端末を購入した時点で、Ｗｅｂブラウザはすでにインストールされているため、入手困難性の問題はなく、新たなコストが発生することもない。しかしながら、汎用的なＷｅｂブラウザを用いる場合、サーバ上のファイルを編集するためにクライアント端末へダウンロードしたり、編集後のファイルをサーバへアップロードしたりするとき、それらの操作を逐一、ユーザが意識的に行うことが必須となり、利便性が低かった。

ファイルは複数のユーザで共有されるものであるため、編集後のファイルは正確にサーバ上の編集前のファイルに対応付ける形式でサーバへアップロードすることが必要になるが、クライアント端末内には多数のファイルと多数のフォルダが存在し、ユーザが、ほぼ同時並列的にクライアント端末内の複数のファイルを操作すること等も少なくないため、例えば、ダウンロードし編集したファイルを、クライアント端末内のいずれのフォルダに格納したか等を管理し、サーバ上の編集前のファイルとクライアント端末上の編集後のファイルの対応付けを、ユーザ自身で管理すること（例えば、ユーザの頭脳で記憶しておくこと等）は、ユーザにとって大きな負担であった。誤ったファイルをアップロードしてしまうと他のユーザとのファイル共有に支障が出るし、ファイルの対応付けを誤りなく行うには、ファイルを開いて内容を確認することが必要になることも多い。

前記特許文献１及び２の技術も、これらの問題点を解決できるものではない。

かかる課題を解決するために、第１の本発明では、複数のユーザが編集可能な文書を管理する文書管理サーバと、前記各ユーザが操作するクライアント端末とがネットワークを介して接続される文書管理システムにおいて、（１）前記クライアント端末は、（１−１）汎用的な閲覧機能を提供するブラウザ機能部と、（１−２）汎用的なファイル管理機能を提供するファイルシステム機能部とを備え、（２）前記文書管理サーバは、（２−１）ユーザ認証を含むユーザ管理の機能を持つユーザ管理機能部と、（２−２）前記文書を管理する文書管理機能部と、（２−３）文書の編集作業を行うためのシステムが自動的に作成した複数の作業フォルダであって、アクセス可能なユーザが作業フォルダ毎に定まっている作業フォルダを管理する作業フォルダ管理機能部と、（２−４）前記クライアント端末の前記ブラウザ機能部に対応するサーバ機能を持つ閲覧サーバ機能部と、（２−５）前記クライアント端末の前記ファイルシステム機能部による編集操作を受け入れるファイルシステム対応機能部とを備え、（３−１）前記閲覧サーバ機能部が、ある前記クライアント端末を用いたあるユーザから編集対象の文書のチェックアウト指示を受け付けたときに、そのユーザがアクセス可能な作業フォルダに指示文書のファイルを書き出し、（３−２）前記ファイルシステム対応機能部が、ある前記クライアント端末を用いた作業フォルダ上の文書ファイルの編集操作を受け付けたときに、その文書ファイルを編集し、（３−３）前記閲覧サーバ機能部が、ある前記クライアント端末を用いたあるユーザから編集対象の文書のチェックイン指示を受け付けたときに、そのユーザがアクセス可能な作業フォルダから文書ファイルを読み込んだ後に、作業フォルダを削除することを特徴とする。

また、第２の本発明は、汎用的な閲覧機能を提供するブラウザ機能部と、汎用的なファイル管理機能を提供するファイルシステム機能部とを備えたユーザが操作するクライアント端末に対し、ネットワークを介して接続される、複数のユーザが編集可能な文書を管理する文書管理サーバにおいて、（１）ユーザ認証を含むユーザ管理の機能を持つユーザ管理機能部と、（２）前記文書を管理する文書管理機能部と、（３）文書の編集作業を行うためのシステムが自動的に作成した複数の作業フォルダであって、アクセス可能なユーザが作業フォルダ毎に定まっている作業フォルダを管理する作業フォルダ管理機能部と、（４）前記クライアント端末の前記ブラウザ機能部に対応するサーバ機能を持つ閲覧サーバ機能部と、（５）前記クライアント端末の前記ファイルシステム機能部による編集操作を受け入れるファイルシステム対応機能部とを備え、（６）前記閲覧サーバ機能部が、ある前記クライアント端末を用いたあるユーザから編集対象の文書のチェックアウト指示を受け付けたときに、そのユーザがアクセス可能な作業フォルダに指示文書のファイルを書き出し、（７） 前記ファイルシステム対応機能部が、ある前記クライアント端末を用いた作業フォルダ上の文書ファイルの編集操作を受け付けたときに、その文書ファイルを編集し、（８）前記閲覧サーバ機能部が、ある前記クライアント端末を用いたあるユーザから編集対象の文書のチェックイン指示を受け付けたときに、そのユーザがアクセス可能な作業フォルダから文書ファイルを読み込んだ後に、作業フォルダを削除することを特徴とする。

さらに、第３の本発明は、文書管理サーバと、ユーザが操作するクライアント端末とがネットワークを介して接続され、上記文書管理サーバ上の複数のユーザが編集可能な文書を管理する文書管理方法において、（１）前記クライアント端末は、（１−１）汎用的な閲覧機能を提供するブラウザ機能と、（１−２）汎用的なファイル管理機能を提供するファイルシステム機能とを実行できるものであり、（２）前記文書管理サーバは、（２−１） ユーザ認証を含むユーザ管理の機能を持つユーザ管理機能と、（２−１）前記文書を管理する文書管理機能と、（２−２）文書の編集作業を行うためのシステムが自動的に作成した複数の作業フォルダであって、アクセス可能なユーザが作業フォルダ毎に定まっている作業フォルダを管理する作業フォルダ管理機能と、（２−３）前記クライアント端末の前記ブラウザ機能部に対応するサーバ機能を持つ閲覧サーバ機能と、（２−４）前記クライアント端末の前記ファイルシステム機能部による編集操作を受け入れるファイルシステム対応機能とを実行できるものであり、（３−１）前記閲覧サーバ機能によって、ある前記クライアント端末を用いたあるユーザから編集対象の文書のチェックアウト指示を受け付けたときに、そのユーザがアクセス可能な作業フォルダに指示文書のファイルを書き出し、（３−２）前記ファイルシステム対応機能によって、ある前記クライアント端末を用いた作業フォルダ上の文書ファイルの編集操作を受け付けたときに、その文書ファイルを編集し、（３−３）前記閲覧サーバ機能によって、ある前記クライアント端末を用いたあるユーザから編集対象の文書のチェックイン指示を受け付けたときに、そのユーザがアクセス可能な作業フォルダから文書ファイルを読み込んだ後に、作業フォルダを削除することを特徴とする。

さらにまた、第４の本発明は、汎用的な閲覧機能を提供するブラウザ機能部と、汎用的なファイル管理機能を提供するファイルシステム機能部とを備えたユーザが操作するクライアント端末に対し、ネットワークを介して接続される、複数のユーザが編集可能な文書を管理する文書管理サーバに搭載された、コンピュータが実行可能なコードで記述された文書管理プログラムにおいて、（１）ユーザ認証を含むユーザ管理の機能を担うユーザ管理機能部分と、（２）前記文書を管理する文書管理機能部分と、（３）文書の編集作業を行うためのシステムが自動的に作成した複数の作業フォルダであって、アクセス可能なユーザが作業フォルダ毎に定まっている作業フォルダを管理する作業フォルダ管理機能部分と、（４）前記クライアント端末の前記ブラウザ機能に対応するサーバ機能を担う閲覧サーバ機能部分と、（５）前記クライアント端末の前記ファイルシステム機能部による編集操作を受け入れるファイルシステム対応機能部分とを含み、（６）前記閲覧サーバ機能部分が、ある前記クライアント端末を用いたあるユーザから編集対象の文書のチェックアウト指示を受け付けたときに、そのユーザがアクセス可能な作業フォルダに指示文書のファイルを書き出し、（７）前記ファイルシステム対応機能部分が、ある前記クライアント端末を用いた作業フォルダ上の文書ファイルの編集操作を受け付けたときに、その文書ファイルを編集し、（８）前記閲覧サーバ機能部分が、ある前記クライアント端末を用いたあるユーザから編集対象の文書のチェックイン指示を受け付けたときに、そのユーザがアクセス可能な作業フォルダから文書ファイルを読み込んだ後に、作業フォルダを削除することを特徴とする。

本発明の文書管理システム、文書管理サーバ、文書管理方法及び文書管理プログラムによれば、複数のユーザが編集可能な文書を、あるユーザが編集する際の負担を軽減し、利便性を高めることができる。

（Ａ）実施形態
以下、本発明に係る文書管理システム、文書管理方法、及び文書管理プログラムの実施形態について説明する。

（Ａ−１）実施形態の構成
本実施形態の通信システム（文書管理システム）１０の全体構成例を図４に示す。

図４において、当該通信システム１０は、ネットワーク１１と、文書管理サーバ１２と、クライアント端末１３、１４とを備えている。

このうち、ネットワーク１１は、任意構成のネットワークでよく、例えば、１つのＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）であってもよく、間にＷＡＮ（ワイドエリアネットワーク）が介在するネットワークであってもよい。

当該ネットワーク１１に接続されたクライアント端末１３は、前記文書管理サーバ１２上に保存されている文書（ここでは、ＤＣとする）を編集するために２人のユーザＵ１、Ｕ２によって利用される情報処理装置で、汎用的なＷｅｂブラウザＢＲと、汎用的なファイルシステムＦＳとを搭載している。ＷｅｂブラウザＢＲは、広く使用されているものであれば、どのようなＷｅｂブラウザであってもよい。同様に、当該ファイルシステムＦＳは、広く使用されているものであればどのようなファイルシステムであってもよい。

例えば、当該ＷｅｂブラウザＢＲと、ファイルシステムＦＳを搭載したパーソナルコンピュータを当該クライアント端末１３として用いることができる。

クライアント端末１４も、当該クライアント端末１３と同様な情報処理装置である。ここで、クライアント端末１３はユーザＵ１、Ｕ２によって利用され、クライアント端末１４はユーザＵ３によって利用されるものとする。

クライアント端末１３のように複数人のユーザＵ１、Ｕ２によって共用されるクライアント端末は、当該クライアント端末１３のＯＳ（オペレーティングシステム）等が持つユーザ管理機能などを利用して、複数のユーザが互いにセキュリティ性を維持しながら当該クライアント端末１３を共用することも可能な構成となっていることも多い。この場合、当該ユーザ管理機能により、例えば、ユーザ間に異なるアクセス権限を設定して、ある文書（例えば、ＤＣ）に対してアクセスできるユーザとできないユーザを決めることもできる。

前記ネットワーク１１に接続された文書管理サーバ１２は、多数の文書を管理するサーバである。前記文書ＤＣもそのような文書の１つである。

（Ａ−１−１）クライアント端末の内部構成例
前記クライアント端末１３の機能的な内部構成は、例えば図２に示す通りである。クライアント端末１４の内部構成もこれと同様である。上述したように、クライアント端末１３は、ユーザＵ１とＵ２によって共用されるが、ここでは、主として、ユーザＵ１に注目して説明を進める。

図２において、当該クライアント端末１３は、通信部２０と、制御部２１と、操作部２２と、記憶部２３と、表示部２４と、ファイルシステム部２５と、ブラウザ部２６とを備えている。

このうち、通信部２０は、クライアント端末１３が他の通信装置と通信するために機能する部分である。本実施形態の構成上、クライアント端末１３が通信する通信装置は文書管理サーバ１２だけであってよい。もちろん、必要に応じて、当該クライアント端末１３が図示しないＤＨＣＰサーバやＤＮＳサーバ等と通信してもよいことは当然である。

制御部２１は、ハードウエア的には当該クライアント端末１３のＣＰＵ（中央処理装置）が相当し、ソフトウエア的にはＯＳ（オペレーティングシステム）などの各種プログラムが相当する部分である。

操作部２２は、ユーザＵ１やＵ２が操作してクライアント端末１３に指示を伝える部分である。

記憶部２３は、ハードウエア的には、揮発性記憶手段（ＲＡＭなど）や、不揮発性記憶手段（ハードディスクなど）によって構成される記憶資源であり、ソフトウエア的には、各種のファイルがこの部分に含まれ得る。前記ＯＳなどのプログラムファイルもこのようなファイルの一つであるから、その物理的な実体は、この記憶部２３に位置する。また、通常の実装では、ＷｅｂブラウザＢＲやファイルシステムＦＳの機能はソフトウエア的に実現されるため、これらも、その物理的な実体は、当該記憶部２３に位置する。

表示部２４は、クライアント端末１３が画面表示を行うディスプレイ装置に対応する部分である。前記ブラウザ部２６の描画機能によって描画されたブラウザ画面なども当該表示部２４に表示される。

ファイルシステム部２５は、前記ファイルシステムＦＳに対応する機能を持つ部分である。本実施形態の場合、ファイルシステム部２５は、後述する文書管理サーバ１２の作業ファルダ上の文書ファイルをダイレクトに編集する機能を担っているものである。ファイルシステム部２５による文書管理サーバ１２の作業ファルダ上の文書ファイルに対するダイレクト編集は、例えば、ＷｉｎｄｏｗｓのＥｘｐｌｏｒｅｒ（マイクロソフト社商標）を使って、ネットワーク上のファイルをＭＳ−Ｗｏｒｄ（マイクロソフト社商標）などで編集する場合と同様な方法による。

前記ブラウザ部２６は、前記ＷｅｂブラウザＢＲに対応する機能を持つ部分である。本実施形態の場合、ブラウザ部２６は、文書管理サーバ１２に対し、ユーザＵ１が編集を希望する文書ＤＣのチェックアウト（当該文書の他のユーザによる編集を禁止する状態にする）や、チェックイン（当該文書の他のユーザによる編集を禁止する状態を解除すると共に、バーションアップした文書を登録する）の指示機能を担っている。本実施形態の場合、チェックアウトの指示時に、文書ＤＣを、文書管理サーバ１２からダウンロードしたり、チェックインの指示時に、編集によりバージョンアップした文書を文書管理サーバ１２へアップロードしたりすることがないことが特徴となっている。

本実施形態において、クライアント端末１３を使用するユーザＵ１は、文書管理サーバ１２上の文書ＤＣを、クライアント端末１３上にある文書を編集しているかのような使い勝手で、編集することができる。また、ユーザＵ１は、文書ＤＣをクライアント端末１３へダウンロードすることがないので、編集後の文書と編集前の文書の対応付けを意識するような必要もない。編集後の文書は、文書管理サーバ１２上に存在するため、クライアント端末１３から文書管理サーバ１２へ編集後の文書をアップロードするようなことは当然に発生しない。

（Ａ−１−２）文書管理サーバの内部構成例
文書管理サーバ１２の機能的な内部構成は、例えば図３に示す通りである。文書管理サーバ１２は、パーソナルコンピュータやサーバなどの情報処理装置に対し、実施形態の文書管理プログラムをインストールすることにより構築されるものであり、機能的には、図３に示すような内部構成を有する。

図３において、当該文書管理サーバ１２は、通信部３０と、制御部３１と、記憶部３２と、Ｗｅｂサーバ部３３と、ユーザ管理部３４と、文書管理部３５と、ファイルシステム部３６と、作業フォルダ管理部３７とを備えている。

このうち、通信部３０は、文書管理サーバ１２が他の通信装置と通信するために機能する部分である。但し、通信部３０が通信を行う通信装置は、通信システム１０内の全クライアント端末（図４の例では、１３と１４）である。

制御部３１は、ハードウエア的には当該文書管理サーバ１２のＣＰＵ（中央処理装置）が相当し、ソフトウエア的にはＯＳ（オペレーティングシステム）などの各種プログラムが相当する部分である。

記憶部３２は、ハードウエア的には、揮発性記憶手段（ＲＡＭなど）や、不揮発性記憶手段（ＲＯＭ、ハードディスクなど）によって構成される記憶資源であり、ソフトウエア的には、各種のファイルがこの部分に含まれ得る。例えば、文書のファイルは、記憶部３２に記憶される。ファイルシステムを含めＯＳなどのプログラムファイルもファイルの一つであるから、その物理的な実体は、この記憶部３２に位置する。また、この実施形態の場合、ユーザごとの作業フォルダＵＷＦの設定も当該記憶部３２になされる。ここで、ユーザごとの作業フォルダＵＷＦとは、そのユーザだけが可能なアクセス権を設定して作成した作業フォルダを意味する。また、作業フォルダＵＷＦは、クライアント端末１３、１４から、ファイルシステムとしてアクセス可能なものである。

Ｗｅｂサーバ部３３は、前記クライアント端末１３が搭載するＷｅｂブラウザＢＲなどの通信システム１０内の各Ｗｅｂブラウザ（Ｗｅｂクライアント）に対してＷｅｂページを提供するサーバ機能を担っている部分である。

ユーザ管理部３４は、予めユーザ登録を行ったユーザの管理を行う部分である。ユーザ管理のために管理する情報には様々なものが含まれ得るが、ユーザ登録時に決定したり入力されたりした各ユーザのユーザＩＤやパスワードなどの情報も当該ユーザ管理部３４で管理される。また、いずれのユーザがログイン中であるか、文書の編集を行っているか等の情報もユーザ管理部３４で管理するものである。各ユーザは、各クライアント端末を利用して文書管理サーバ１２にアクセスする場合、ユーザＩＤやパスワードを入力してログインすることになるので、いずれのユーザがログイン中であるかを把握することができる。また、ログインしたユーザが文書の編集を行っているか否かは、そのユーザがチェックアウトをしたものか否かで把握することができる。

ファイルシステム対応部３６は、文書管理サーバ１２内で用いているファイルシステムのユーザインタフェースを、各クライアント端末（例えば、１３）内で用いているファイルシステムのユーザインタフェースに変換する機能を持つ部分である。また、いずれのクライアント端末にいずれのファイルシステムが搭載されているかを予め登録しておけば、アクセスしてきたクライアント端末（アクセスしてきたユーザ）に応じて、変換先のファイルシステムのユーザインタフェースを変更することができる。アクセスしてきたクライアント端末の識別には、例えば、パケットに含まれる送信元ＩＰアドレス、Ｗｅｂブラウザから届けられるクッキー情報などを利用することが可能である。なお、文書管理サーバ１２内で用いているファイルシステムのユーザインタフェースと、各クライアント端末（例えば、１３）内で用いているファイルシステムのユーザインタフェースが同じである場合、ファイルシステム対応部３６による変換は不要である。

このファイルシステム対応部３６の存在により、クライアント端末１３や１４のファイルシステムは、当該クライアント端末に対する処理のように、例えば、文書管理サーバ１２のユーザ作業フォルダＵＷＦにおける文書ファイルを編集することができる。

作業フォルダ管理部３７は、各ユーザごとに設定される作業フォルダＵＷＦを管理する部分である。作業フォルダＵＷＦは、各ユーザが文書管理サーバ１２にユーザ登録を行ったときに自動的に生成されるフォルダで、各ユーザは、文書管理サーバ１２上に保存されている文書（例えば、ＤＣ）を編集する場合、自分のために設定された作業フォルダＵＷＦ上で編集作業を行う形になる。

ここでは、ユーザＵ１のために設定された作業フォルダをＵＷＦ１、ユーザＵ２のために設定された作業フォルダをＵＷＦ２、ユーザＵ３のために設定された作業フォルダをＵＷＦ３とする。例えば、ユーザＵ１が文書ＤＣを編集するときには作業フォルダＵＷＦ１上で編集作業を行い、ユーザＵ３が文書ＤＣを編集するときには作業フォルダＵＷＦ３上で編集作業を行うことになる。ここで、文書ＤＣを作業フォルダＵＷＦ１に書き出すのは、ユーザＵ１がチェックアウト操作したときであり、作業フォルダＵＷＦ１から編集後の文書ＤＣを回収する（読み込む）のは、ユーザＵ１がチェックイン操作したときである。

作業フォルダ管理部３７は、チェックアウト時には、どの文書が作業フォルダに存在するかを管理している。

文書管理部３５は、文書管理サーバ１２上に保存している文書の管理を行うサーバである。文書の管理には、各文書のバージョンの管理が含まれる。各文書ごとに、どのユーザがリード／ライトが可能かのアクセス権を設定でき、文書管理部３５は、このアクセス権の管理も行う。

文書管理部３５は、各文書が、通常の文書格納エリアにあるのか、ユーザごとの作業フォルダにあるのかを管理するものであり、文書の作業フォルダへの書き出しや回収やチェックアウトの重複排除をも文書管理部３５が行うものであってよい。文書管理部３５が行う作業フォルダへの文書の書き出し（コピー）は、その文書が属するフォルダ単位や木構造で行ってもよいが、以下では説明を簡単にするため、文書単位で行う場合を例に取る。なお、フォルダ単位や木構造でコピーするのは、元々、文書管理部３５内において、フォルダの階層構造にしたがって文書を管理している場合である。この場合、単独の文書だけでなく、フォルダの階層構造によって論理的な関係を規定された１または複数の文書からなる文書集合を編集の対象とさせることもできる。

（Ａ−２）実施形態の動作
以下、上述のような構成を有する本実施形態の動作（実施形態の文書管理方法）について、図面を参照しながら説明する。なお、以下では、ユーザＵ１に着目して動作を説明する。

図１（Ａ）のフローチャートは、ユーザ登録以外のユーザＵ１の操作の流れを示したものである。図１（Ｂ）のフローチャートは、文書管理サーバ１２のある一人のユーザに対する文書管理の観点から概略動作を示したものである。 図１（Ｂ）のフローチャートは、各ユーザごとに同時並列的に実行され得る処理の流れを示している。従って、例えば、ユーザＵ１に対する処理と、ユーザＵ３に対する異なる処理とが同時かつ並列的に実行するも起こり得る。

図１（Ａ）において、ユーザＵ１は、使用するクライアント端末１３の操作部２２及びブラウザ部２６（Ｗｅｂ操作部）を利用しながら、文書管理サーバ１２に対して、所望する文書のチェックアウトを指示し（Ｓ１０）、その指示した、文書管理サーバ１２のユーザＵ１の作業フォルダに書き出された文書ＤＣを、ファイルシステム部２５を介して操作部２２を用いてダイレクトに編集し（Ｓ１１）、編集後、Ｗｅｂ操作部からチェックインを指示する（Ｓ１２）。

図１（Ｂ）において、文書管理サーバ１２は、クライアント端末１３からのユーザ登録時にそのユーザＵ１の作業フォルダＵＷＦ１を自動的に作成し（Ｓ２０）、クライアント端末１３からのチェックアウト指示に応じてチェックアウト動作を行い（Ｓ２１）、クライアント端末１３からの文書編集の指示信号に応じてチェックアウト文書（作業フォルダＵＷＦ１上の文書）の編集を行い（Ｓ２２）、クライアント端末１３からのチェックイン指示に応じてチェックイン動作を行う（Ｓ２３）。

作業フォルダの作成は以下のようにんされる。ユーザ登録動作によってユーザ情報が作成されると、そのユーザＵ１用の作業フォルダＵＷＦ１を、そのユーザＵ１だけがアクセス可能なアクセス権を設定して作成する。

図５は、文書管理サーバ１２におけるチェックアウト動作（Ｓ２１）の詳細を示すフローチャートである。

文書管理サーバ１２は、クライアント端末１３を操作しているユーザＵ１から、Ｗｅｂサーバ部３３を介して文書のチェックアウトの指示を受ける（Ｓ３０）。なお、このユーザＵ１がログインしてきたタイミングなどで、適宜、ユーザ認証等が実行され、選択可能な文書一覧などを含むＷｅｂページをクライアント端末１３に送信して文書のチェックアウトの指示を受け付ける。例えば、選択可能な文書一覧を提示するようなときには、そのユーザＵ１に許可されている文書の一覧とする。また、文書のチェックアウトの指示時に、その文書を他のユーザが既にチェックアウトしているようなときには、その旨の情報をクライアント端末１３に返信する。

文書管理サーバ１２の文書管理部３５は、チェックアウト指示された文書に対し、他のユーザがチェックアウトし得ないようにロックをかける（Ｓ３１）。そして、その文書のファイルを、チェックアウトしたユーザＵ１の作業フォルダＵＷＦ１にコピーする（Ｓ３２）。

その後、文書管理サーバ１２は、書き出した文書ファイルの作業フォルダパスを、指定された文書と対応させて、内部（例えば文書管理部３５内部）で記憶する（Ｓ３３）。また、文書管理サーバ１２は、書き出した作業フォルダＵＷＦ１上のファイル名を、クライアント端末１３のファイルシステム部２５でかわるパスにして、例えば、Ｗｅｂサーバ部３３によってユーザＵ１に提示する（Ｓ３４）。この提示は、ユーザＵ１に対し、編集しようとする文書ファイルのありかを通知するものである。

文書管理サーバ１２の作業ファルダＵＷＦ１上の文書ファイルに対し、ユーザＵ１は、クライアント端末１３のファイルシステム部２５によってダイレクトに編集を行う。これは、上述したように、例えば、ＷｉｎｄｏｗｓのＥｘｐｌｏｒｅｒを使って、ネットワーク上のファイルをＭＳ−Ｗｏｒｄなどで編集する場合と同様な処理である。

図６は、文書管理サーバ１２におけるチェックイン動作（Ｓ２３）の詳細を示すフローチャートである。

文書管理サーバ１２は、クライアント端末１３を操作しているユーザＵ１から、Ｗｅｂサーバ部３３を介して文書のチェックインの指示を受ける（Ｓ４０）。

次に、文書管理サーバ１２は、指定された文書に対応する作業フォルダパス（上述したステップＳ３３参照）を使って、作業フォルダＵＷＦ１上のそのファイルを管理対象の文書として読み込む（Ｓ４１）。この読込みでは、編集前の文書ファイルに上書きするようにしても良く、編集前の文書ファイルと区別（バージョンをアップ）して別個に記憶するようにしても良い。

続いて、文書管理サーバ１２（の作業フォルダ管理部３７）はその作業フォルダＵＷＦ１上のファイルを削除する（Ｓ４２）。また、文書管理サーバ１２（の文書管理部３５）はその文書のロック（上述したステップＳ３１参照）を外す（Ｓ４３）。

以上のようなチェックアウト、編集、チェックインという基本的な流れの処理に対する例外的な処理としては、以下のような処理を挙げることができる。

例えば、ユーザが編集中に誤ってファイルを削除した場合など、チェックインの指示時に該当する文書ファイルが作業ファルダ上に存在しない場合には、文書管理サーバ１２は、クライアント端末１３に対して警告を出すようにする。

また、ユーザによるチェックアウトの取消しを認める。チェックアウトの取消しでは、チェックアウトの指示がなかったものとするものであり、チェックアウトの指示がなされる直前の状態に戻すものである。例えば、作業ファルダの文書ファイルに対して編集がなされていても、それを無視し、作業ファルダの文書ファイルを削除し、ロックを外す。

（Ａ−３）実施形態の効果
上記実施形態によれば、クライアント端末に、専用のクライアントプログラムをインストールすることは不要であるから、当該クライアントプログラムのインストールやバージョンアップにともなう負担が生じたり、クライアントプログラムの入手困難性やコスト高などの問題が生じることもない。

また、上記実施形態では、編集前後のファイルが同一の文書管理サーバに存在するため、編集前のファイルと編集後のファイルの対応付けをユーザ自身が管理する必要がなく、ユーザの負担が軽減され、利便性が高まる。

さらに、上記実施形態では、クライアント端末からファイルシステムとしてアクセス可能な作業フォルダは、ユーザごとに予め自動的に設定しているものであるので、あるユーザ用の作業フォルダの文書ファイルを他のユーザが編集操作することはできず、この点で、セキュリティ性も高くなっている。因みに、ユーザによって、作業フォルダを設定させることも考えられるが、これに比較すると、上記実施形態の場合の方がセキュリティ性が高い。

ここで、サーバ（システム）側でワークエリア（作業フォルダ）を確保してセキュリティを設定するので、サーバ（システム）内の文書セキュリティと同じアクセス権設定を、ワークエリアに設定することも可能であり、アクセス権の設定処理の簡易化も期待できる。

以上のように、上記実施形態によれば、ユーザの負担を軽減し、利便性を高めることができ、 また、従来よりもセキュリティ性を高めることが可能である。

（Ｂ）他の実施形態
上記実施形態では、文書管理サーバにアクセスするクライアント端末が２個のものを示したが、端末数がこれに限定されないことは勿論である。

また、上記実施形態では、文書管理サーバが、１台の情報処理装置によって構成されているイメージで説明したが、クライアント端末から１サーバ構成のように見えるならば、文書管理サーバが、複数台の情報処理装置によって構成されていても良い。

さらに、上記実施形態では、作業フォルダはユーザごとに設定されたが、所定のユーザグループごとに設定することも可能である（ユーザグループの登録時に自動的に設定する）。これにより、１つの作業フォルダを、１または複数のユーザから構成されるユーザグループが文書の編集に利用できるようになる。

さらにまた、上記実施形態では、作業フォルダには文書を書き出すように説明したが、書き出し方法はこれに限定されない。例えば、文書管理部が、フォルダ階層構造で文書を管理している場合であれば、チェックアウト時に、そのフォルダ構成と同じ階層を作業フォルダ上に作成し、文書ファイルをコピーするようにしても良い。

また、上記実施形態ではＷｅｂブラウザを例に取ったが、本発明ではその他のブラウザ（閲覧用ソフト）を活用できる。

さらに、上記実施形態では、ユーザは、ある文書のチェックインを実行しないと他の文書のチェックアウトをできないイメージで説明したが、ユーザが、ある文書のチェックアウト中に、他の文書をさらにチェックアウトすることを認めるようにしても良い。

実施形態に係る通信システムの概略動作例を示すフローチャートである。 実施形態のクライアント端末の内部構成例を示す概略図である。 実施形態の文書管理サーバの内部構成例を示す概略図である。 実施形態に係る通信システムの全体構成例を示す概略図である。 実施形態の文書管理サーバのチェックアウト時の動作を示すフローチャートである。 実施形態の文書管理サーバのチェックイン時の動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１０…通信システム、１１…ネットワーク、１２…文書管理サーバ、１３、１４…クライアント端末、２０、３０…通信部、２１、３１…制御部、２２…操作部、２３、３２…記憶部、２４…表示部、２５…ファイルシステム部、２６…ブラウザ部、３３…Ｗｅｂサーバ部、３４…ユーザ管理部、３５…文書管理部、３６…ファイルシステム対応部、３７…作業フォルダ管理部、ＦＳ…ファイルシステム、ＢＲ…Ｗｅｂブラウザ、ＵＷＦ１〜ＵＷＦ３…作業フォルダ、ＤＣ…文書。

Claims (4)

1. 複数のユーザが編集可能な文書を管理する文書管理サーバと、前記各ユーザが操作するクライアント端末とがネットワークを介して接続される文書管理システムにおいて、
   前記クライアント端末は、
   汎用的な閲覧機能を提供するブラウザ機能部と、
   汎用的なファイル管理機能を提供するファイルシステム機能部とを備え、
   前記文書管理サーバは、
   ユーザ認証を含むユーザ管理の機能を持つユーザ管理機能部と、
   前記文書を管理する文書管理機能部と、
   文書の編集作業を行うためのシステムが自動的に作成した複数の作業フォルダであって、アクセス可能なユーザが作業フォルダ毎に定まっている作業フォルダを管理する作業フォルダ管理機能部と、
   前記クライアント端末の前記ブラウザ機能部に対応するサーバ機能を持つ閲覧サーバ機能部と、
   前記クライアント端末の前記ファイルシステム機能部による編集操作を受け入れるファイルシステム対応機能部とを備え、
   前記閲覧サーバ機能部が、ある前記クライアント端末を用いたあるユーザから編集対象の文書のチェックアウト指示を受け付けたときに、そのユーザがアクセス可能な作業フォルダに指示文書のファイルを書き出し、
   前記ファイルシステム対応機能部が、ある前記クライアント端末を用いた作業フォルダ上の文書ファイルの編集操作を受け付けたときに、その文書ファイルを編集し、
   前記閲覧サーバ機能部が、ある前記クライアント端末を用いたあるユーザから編集対象の文書のチェックイン指示を受け付けたときに、そのユーザがアクセス可能な作業フォルダから文書ファイルを読み込んだ後に、作業フォルダを削除する
   ことを特徴とする文書管理システム。
2. 汎用的な閲覧機能を提供するブラウザ機能部と、汎用的なファイル管理機能を提供するファイルシステム機能部とを備えたユーザが操作するクライアント端末に対し、ネットワークを介して接続される、複数のユーザが編集可能な文書を管理する文書管理サーバにおいて、
   ユーザ認証を含むユーザ管理の機能を持つユーザ管理機能部と、
   前記文書を管理する文書管理機能部と、
   文書の編集作業を行うためのシステムが自動的に作成した複数の作業フォルダであって、アクセス可能なユーザが作業フォルダ毎に定まっている作業フォルダを管理する作業フォルダ管理機能部と、
   前記クライアント端末の前記ブラウザ機能部に対応するサーバ機能を持つ閲覧サーバ機能部と、
   前記クライアント端末の前記ファイルシステム機能部による編集操作を受け入れるファイルシステム対応機能部とを備え、
   前記閲覧サーバ機能部が、ある前記クライアント端末を用いたあるユーザから編集対象の文書のチェックアウト指示を受け付けたときに、そのユーザがアクセス可能な作業フォルダに指示文書のファイルを書き出し、
   前記ファイルシステム対応機能部が、ある前記クライアント端末を用いた作業フォルダ上の文書ファイルの編集操作を受け付けたときに、その文書ファイルを編集し、
   前記閲覧サーバ機能部が、ある前記クライアント端末を用いたあるユーザから編集対象の文書のチェックイン指示を受け付けたときに、そのユーザがアクセス可能な作業フォルダから文書ファイルを読み込んだ後に、作業フォルダを削除する
   ことを特徴とする文書管理サーバ。
3. 文書管理サーバと、ユーザが操作するクライアント端末とがネットワークを介して接続され、上記文書管理サーバ上の複数のユーザが編集可能な文書を管理する文書管理方法において、
   前記クライアント端末は、
   汎用的な閲覧機能を提供するブラウザ機能と、
   汎用的なファイル管理機能を提供するファイルシステム機能とを実行できるものであり、
   前記文書管理サーバは、
   ユーザ認証を含むユーザ管理の機能を持つユーザ管理機能と、
   前記文書を管理する文書管理機能と、
   文書の編集作業を行うためのシステムが自動的に作成した複数の作業フォルダであって、アクセス可能なユーザが作業フォルダ毎に定まっている作業フォルダを管理する作業フォルダ管理機能と、
   前記クライアント端末の前記ブラウザ機能部に対応するサーバ機能を持つ閲覧サーバ機能と、
   前記クライアント端末の前記ファイルシステム機能部による編集操作を受け入れるファイルシステム対応機能とを実行できるものであり、
   前記閲覧サーバ機能によって、ある前記クライアント端末を用いたあるユーザから編集対象の文書のチェックアウト指示を受け付けたときに、そのユーザがアクセス可能な作業フォルダに指示文書のファイルを書き出し、
   前記ファイルシステム対応機能によって、ある前記クライアント端末を用いた作業フォルダ上の文書ファイルの編集操作を受け付けたときに、その文書ファイルを編集し、
   前記閲覧サーバ機能によって、ある前記クライアント端末を用いたあるユーザから編集対象の文書のチェックイン指示を受け付けたときに、そのユーザがアクセス可能な作業フォルダから文書ファイルを読み込んだ後に、作業フォルダを削除する
   ことを特徴とする文書管理方法。
4. 汎用的な閲覧機能を提供するブラウザ機能部と、汎用的なファイル管理機能を提供するファイルシステム機能部とを備えたユーザが操作するクライアント端末に対し、ネットワークを介して接続される、複数のユーザが編集可能な文書を管理する文書管理サーバに搭載された、コンピュータが実行可能なコードで記述された文書管理プログラムにおいて、
   ユーザ認証を含むユーザ管理の機能を担うユーザ管理機能部分と、
   前記文書を管理する文書管理機能部分と、
   文書の編集作業を行うためのシステムが自動的に作成した複数の作業フォルダであって、アクセス可能なユーザが作業フォルダ毎に定まっている作業フォルダを管理する作業フォルダ管理機能部分と、
   前記クライアント端末の前記ブラウザ機能に対応するサーバ機能を担う閲覧サーバ機能部分と、
   前記クライアント端末の前記ファイルシステム機能部による編集操作を受け入れるファイルシステム対応機能部分とを含み、
   前記閲覧サーバ機能部分が、ある前記クライアント端末を用いたあるユーザから編集対象の文書のチェックアウト指示を受け付けたときに、そのユーザがアクセス可能な作業フォルダに指示文書のファイルを書き出し、
   前記ファイルシステム対応機能部分が、ある前記クライアント端末を用いた作業フォルダ上の文書ファイルの編集操作を受け付けたときに、その文書ファイルを編集し、
   前記閲覧サーバ機能部分が、ある前記クライアント端末を用いたあるユーザから編集対象の文書のチェックイン指示を受け付けたときに、そのユーザがアクセス可能な作業フォルダから文書ファイルを読み込んだ後に、作業フォルダを削除する
   ことを特徴とする文書管理プログラム。
   

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