KR100886616B1 - 자동 문서관리 시스템 및 그 방법 - Google Patents

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KR100886616B1
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이우섭
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(주)레이풀시스템
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Abstract

본 발명은 자동 문서관리 시스템 및 그 방법을 제공하기 위한 것으로, 자동 문서관리 시스템에 있어서, 제어부와; 상기 제어부의 제어를 받고, 프로파일 관리, 권한 관리, 이력 관리, 버전 관리, 협업 관리, 검색 관리 중에서 하나 이상의 관리를 수행하는 관리기능 처리부와; 상기 제어부의 제어를 받고, 상기 자동 문서관리 서버에서 문서작성을 할 수 있도록 하는 문서작성기를 관리하고, EDMS인 상기 자동 문서관리 서버에 대한 탐색기능을 수행하는 EDMS 탐색기를 관리하며, 기간시스템과의 첨부컨텐츠에 대한 연동처리를 수행하는 후킹 처리부;를 포함하여 구성함으로서, 각종 업무 수행 중 발생하는 온라인 및 오프라인의 다양한 형태(전자문서, 이미지, 동영상, 종이문서 등)의 컨텐츠를 미리 정의된 관리기준과 분류체계에 의해 체계적이고 일관성 있게 관리하여 보안이 유지되면서 임직원에게 필요한 문서를 적시에 제공할 수 있게 되는 것이다.
자동 문서관리, SSO, EDMS, 문서작성기, 탐색기, 첨부연동

Description

자동 문서관리 시스템 및 그 방법{System and method for automatic document management}
본 발명은 문서관리 시스템에 관한 것으로, 특히 각종 업무 수행 중 발생하는 온라인 및 오프라인의 다양한 형태(전자문서, 이미지, 동영상, 종이문서 등)의 컨텐츠를 미리 정의된 관리기준과 분류체계에 의해 체계적이고 일관성 있게 관리하여 보안이 유지되면서 임직원에게 필요한 문서를 적시에 제공하기에 적당하도록 한 자동 문서관리 시스템 및 그 방법에 관한 것이다.
일반적으로 문서관리 시스템은 업무의 효율화 등을 위해 다양한 형태의 문서와 자료를 그 생성부터 폐기에 이르기까지 전체 생명 주기에 걸쳐 일관성 있게 전자적으로 통합 관리하기 위한 시스템을 말하는 것으로, 각종 전자 문서의 등록, 저장, 관리, 송수신, 조회 등을 지원하는 시스템이다.
현재 지식 근로자의 정보는 대부분 비정형화되어 있는 실정이다. 지식 근로자가 업무 시간 중 40%를 작업과 관계된 정보(컨텐츠)를 찾기 위해 소비하고 있다. 또한 80%의 기업 정보는 비정형(Un-structured) 정보이다. 또한 90%의 비정형 정보는 관리되고 있지 않다.
그리고 현재의 업무 프로세스는 대부분 비정형 프로세스이다. 업무 프로세스는 정해진 모델에 맞지 않는다. 그러나 지식 근로자는 전 세계에 분산되어 있는 팀원들과의 협업을 필요로 한다. 이때 관리되지 않고 있는 협업은 보안상의 위험에 노출되어 있다. 또한 단지 이메일만으로는 협업을 할 수 없는 한계가 있다.
또한 비정형 정보는 시급한 관리를 필요로 한다. 시급히 관리되지 않고 있는 비정형 컨텐츠 정보는 대략 매년 36%씩 증가하고 있다. 이러한 모든 컨텐츠(이메일 포함)와 정보는 정해진 규칙에 의해 관리될 필요성이 있다. 이러한 규칙과 관련하여, 대략 16,000여개의 규정이 세계적으로 존재한다.(국내 전자거래 기본법 및 공인전자문서보관소 등)
이와 같이 종래의 일반 문서관리 시스템은 수동 문서 등록에 기반한 것으로서, 개인 작성문서에 대한 회사 자산화가 불가능하고, 문서 등록작업의 불편으로 인한 시스템 사용이 저조한 문제점이 있었다. 또한 문서 공유의 비활성화로 인해 중복 저장이 심하고, 문서의 유출 등에 무방비 상태로 노출된 한계가 있었다.
따라서 종래의 일반 문서관리 시스템에서는 이러한 문제들을 해결하고 있지 못한 바, 이를 해결하기 위한 기술의 필요성이 대두되었다.
이에 본 발명은 상기와 같은 종래의 제반 문제점을 해결하기 위해 제안된 것으로, 본 발명의 목적은 각종 업무 수행 중 발생하는 온라인 및 오프라인의 다양한 형태(전자문서, 이미지, 동영상, 종이문서 등)의 컨텐츠를 미리 정의된 관리기준과 분류체계에 의해 체계적이고 일관성 있게 관리하여 보안이 유지되면서 임직원에게 필요한 문서를 적시에 제공할 수 있는 자동 문서관리 시스템 및 그 방법을 제공하는데 있다.
도 1은 본 발명의 일 실시예에 의한 자동 문서관리 시스템의 개념도이고, 도 2는 도 1에서 자동 문서관리 서버의 상세블록도이다.
이에 도시된 바와 같이, 자동 문서관리 시스템에 있어서, 자동 문서관리 서버(100)에서 업무 수행 중 발생하는 컨텐츠(전자문서, 이미지, 동영상, 종이문서 등을 포함한 온라인 및 오프라인의 다양한 형태의 문서)를 미리 정의된 관리기준과 분류체계에 의해 체계적이고 일관성 있게 관리하도록 제어하고, 컨텐츠에 대한 보안 처리를 수행하는 제어부(110)와; 상기 제어부(110)의 제어를 받고, 프로파일 관리, 권한 관리, 이력 관리, 버전 관리, 협업 관리, 검색 관리 중에서 하나 이상의 관리를 수행하는 관리기능 처리부(120)와; 상기 제어부(110)의 제어를 받고, 상기 자동 문서관리 서버(100)에서 문서작성을 할 수 있도록 하는 문서작성기를 관리하고, EDMS(Enterprise Document Management System)인 상기 자동 문서관리 서버(100)에 대한 탐색기능을 수행하는 EDMS 탐색기를 관리하며, 기간시스템과의 첨 부컨텐츠에 대한 연동처리를 수행하는 후킹(Hooking) 처리부(130);를 포함하여 구성된 것을 특징으로 한다.
상기 후킹 처리부(130)는, 문서작성기를 관리하여 후킹 이벤트에서 "열기" 이벤트가 발생하면 문서작성기를 열어 EDMS 문서함 열기 또는 로컬 열기를 선택할 수 있는 선택창을 호출하고 EDMS 문서함의 선택시 문서관리 DB(250)를 호출하여 처리하도록 하고, 후킹 이벤트에서 "닫기" 이벤트가 발생하면 문서닫기를 수행하여 반출된 문서가 상기 자동 문서관리 서버(100)에 반입되도록 호출하는 문서작성기 관리부(131)와; 후킹 이벤트에서 "반출" 이벤트가 발생하면 읽기모드 또는 편집모드를 선택하도록 하고, 읽기모드가 선택되면 읽기 오픈(Open)을 수행하며, 후킹 이벤트에서 "반입" 이벤트가 발생하면 편집저장(Checkin) 수행시 문서를 체크인(Checkin)한 후 로컬 파일을 삭제하고, 편집취소(Cancel) 수행시 체크아웃(Checkout)을 취소한 후 로컬 파일을 삭제하도록 처리하는 EDMS 탐색기 관리부(132)와; 후킹 이벤트에서 "첨부클릭" 이벤트가 발생하면 후킹(Hooking)으로 EDMS 문서함을 호출하고, 문서 선택 후 PC에 파일 다운로드 후 파일 경로 리턴(Path Return)을 수행하며, 파일 경로(Path)를 메일화면 또는 결재화면에 전달하도록 처리하는 기간시스템 첨부연동부(133);를 포함하여 구성된 것을 특징으로 한다.
도 3은 본 발명의 일 실시예에 의한 자동 문서관리 방법을 보인 흐름도이다.
이에 도시된 바와 같이, 자동 문서관리 서버(100)의 서버문서열기 또는 문서작성기에서 문서열기 또는 탐색기에서 문서열기를 수행하는 문서열기단계(ST1)와; 상기 문서열기 후 체크아웃/체크인(Check Out/Check In), 버전 생성, 프로파일/버전/이력 보기, 메일 보내기 중의 하나 이상을 포함하여 문서작업을 수행하도록 하는 문서작업단계(ST2)와; 상기 문서작업 후 문서작성기에서 문서닫기 또는 탐색기에서 편집저장/편집취소를 수행하여 문서닫기를 수행하도록 하는 문서닫기단계(ST3)와; 연동의 수행여부를 판별하여, 연동 수행시 메일 또는 결재를 위한 기간시스템과 첨부문서를 연동시키도록 하는 연동단계(ST4, ST5);를 포함하여 수행하는 것을 특징으로 한다.
도 4는 도 3의 문서열기에서 서버 문서열기 동작의 예를 보인 개념도이다.
이에 도시된 바와 같이, 상기 문서열기단계는, 서버문서열기 수행시, MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, 아래한글, 훈민정음, Auto CAD, Acrobat PDF 중에서 하나 이상을 포함한 프로그램에서 직접 상기 자동 문서관리 서버(100)의 문서를 "열기"할 수 있는 기능을 제공하는 것을 특징으로 한다.
도 5는 도 3의 문서열기에서 EDMS 탐색기에서 문서열기 동작의 예를 보인 개념도이다.
이에 도시된 바와 같이, 상기 문서열기단계는, 문서작성기(MS Office 제품, 훈민정음, Acrobat, AutoCAD 등)에서 문서열기 수행 시 미리 수집된 후킹 대상 어플리케이션 윈도의 정보에서 정의된 후킹(Hooking) 대상 윈도우 생성 시 "파일열기" 다이얼로그박스(DialogBox)를 하이드(Hide)시키고 상기 자동 문서관리 서버(100)의 문서를 선택할 수 있도록 문서 목록을 표시하여 사용자가 문서관리 서버의 문서를 선택할 수 있도록 하고, 또한 열고자 하는 문서를 선택하면 선택된 파일 을 로컬PC로 다운로드 시킨 후 파일을 편집할 수 있도록 오픈(Open)하고 이때 로컬 PC의 후킹(Hooking) 프로그램이 자동 체크인 대상으로 관리를 시작하게 되며 해당 파일이 편집이 완료된 후 파일이 클로즈(Close) 되면 자동으로 서버로 전송되어 체크인(Check-In) 작업을 수행하도록 하는 것을 특징으로 한다.
도 6은 도 3의 문서작업에서 Check-Out/Check-In 동작의 예를 보인 개념도이다.
이에 도시된 바와 같이, 상기 문서작업단계는, 상기 자동 문서관리 서버(100)에서 사용자가 파일을 오픈(Open)시에 미리 자동 체크인(Check In) 대상으로 관리하며, 미리 정의된 후킹 대상 윈도우(문서작성기)의 클로즈 이벤트(Close Event)가 감지되면 클로즈된 파일이 자동 체크인(Check In) 대상인지 확인하여 자동으로 체크인 작업을 수행하고, 사용자가 "다른 이름으로 저장"을 선택하면 새로운 버전을 상기 자동 문서관리 서버(100)에 생성하도록 하는 것을 특징으로 한다.
도 7은 도 3의 문서닫기에서 문서작성기에서 문서닫기 동작의 예를 보인 개념도이다.
이에 도시된 바와 같이, 상기 문서닫기단계는, 미리 정의된 문서작성기의 후킹대상 윈도우의 클로즈 이벤트(Close Event)가 감지되면 클로즈된 파일이 자동 체크인 대상인지 확인하여 자동체크인 대상인 경우 상기 자동 문서관리 서버(100)에 체크인 작업을 수행하도록 처리하는 것을 특징으로 한다.
도 8은 도 3의 문서닫기에서 서버 자동저장 동작의 예를 보인 개념도이다.
이에 도시된 바와 같이, 상기 문서닫기단계는, 서버자동저장 수행시, 사용자 가 새로운 문서를 작성한 후 "저장"을 선택하면 기존 문서작성기의 "저장" 다이얼로그박스를 후킹하여 로컬 PC에 저장기능을 사용할 수 없게 하고, 상기 자동 문서관리 서버(100)로 직접 저장할 수 있는 입력 윈도우를 표시하여 파일을 상기 문서관리 서버(100)에 저장할 수 있게 처리하는 것을 특징으로 한다.
도 9는 도 3의 기간시스템 첨부문서 연동에서 메일/결재 동작의 예를 보인 개념도이다.
이에 도시된 바와 같이, 상기 연동단계는, 사용자가 메일 또는 결재시스템에서 파일 첨부 기능을 수행 시, 미리 수집된 후킹 대상 기간시스템 정보에 대해(ST71) 정의된 후킹(Hooking) 대상 윈도우 가 생성되면 다이얼로그박스(DialogBox)를 하이드(Hide)시키고(ST72) 문서관리 서버의 목록을 보여 주고, 사용자가 첨부할 파일을 선택하면(ST73) 선택된 파일을 지정된 경로에 다운로드시키고(ST74), 다운로드된 파일의 정보(경로/파일명)를 파일 선택 다이얼로그로 전달한 후 클릭 이벤트(Click Event)를 전송하여 파일 첨부작업이 완료되도록 하는 것을 특징으로 한다.
본 발명에 의한 자동 문서관리 시스템 및 그 방법은 각종 업무 수행 중 발생하는 온라인 및 오프라인의 다양한 형태(전자문서, 이미지, 동영상, 종이문서 등)의 컨텐츠를 미리 정의된 관리기준과 분류체계에 의해 체계적이고 일관성 있게 관리하여 보안이 유지되면서 임직원에게 필요한 문서를 적시에 제공할 수 있는 효과 가 있게 된다.
또한 종래의 일반 문서관리 시스템은 수동 문서 등록에 기반한 것으로서, 개인 작성문서에 대한 회사 자산화가 불가능하고, 문서 등록작업의 불편으로 인한 시스템 사용이 저조하며, 문서 공유의 비활성화로 인해 중복 저장이 심하고, 문서의 유출 등에 무방비 상태로 노출된 문제점이 있었는데, 이에 반해 본 발명은 자동 문서등록에 기반한 것으로서, 본 발명은 회사 내 모든 문서의 자산화가 가능하고, 문서의 보안 관리를 철저하게 수행할 수 있으며, 자동 등록에 따른 사용자의 의식 변화가 가능하고, 문서의 활용 증가에 다른 문서 가치 상승 효과를 가져올 수 있다.
이와 같이 구성된 본 발명에 의한 자동 문서관리 시스템 및 그 방법의 바람직한 실시예를 첨부한 도면에 의거하여 상세히 설명하면 다음과 같다. 하기에서 본 발명을 설명함에 있어 관련된 공지 기능 또는 구성에 대한 구체적인 설명이 본 발명의 요지를 불필요하게 흐릴 수 있다고 판단되는 경우에는 그 상세한 설명을 생략할 것이다. 그리고 후술되는 용어들은 본 발명에서의 기능을 고려하여 정의된 용어들로서, 이는 사용자, 운용자의 의도 또는 판례 등에 따라 달라질 수 있으며, 이에 따라 각 용어의 의미는 본 명세서 전반에 걸친 내용을 토대로 해석되어야 할 것이다.
먼저 본 발명은 각종 업무 수행 중 발생하는 온라인 및 오프라인의 다양한 형태의 컨텐츠를 미리 정의된 관리기준과 분류체계에 의해 체계적이고 일관성 있게 관리하여 보안이 유지되면서 임직원에게 필요한 문서를 적시에 제공하고자 한 것이다.
이러한 본 발명은 전사 EDMS 어플리케이션의 그룹사 확대 적용으로 자료의 통합 저장 및 공유 기반을 구축하고자 한 것이다. 또한 전사 자료의 통합 저장소를 이용하여 저장/활용 및 기간시스템과의 연계를 통한 업무생산성을 증대시키고자 한 것이다.
그래서 전사 자료의 통합/공유 기반구축에 따라 통합 분류체계를 활용한 부서/프로젝트별 자료의 단일 저장소를 구축할 수 있고, 기존 자료의 이관을 통한 자료검색이 용이해지며, 체계적 권한에 따른 컨텐츠 보안체계를 구현할 수 있게 된다.
또한 기간시스템 연계 및 효율적 업무 지원에 따라 단일 로그인에 의한 사용자 정보 연계 기능 등을 통해 편리하고 신속한 서비스를 제공할 수 있게 되며, 웹 기반의 통합 화면으로 언제 어디서나 정보를 취득하여 업무의 편리성을 도모할 수 있게 되고, 전자결재 및 메일과의 EDMS 연계를 통한 문서 자료의 통합 저장이 가능하게 된다.
여기서 EDMS(Enterprise Document Management System)란 본 발명에서 자동 문서관리 서버(100)를 말하는 것으로서, 각종 업무 수행 중 발생하는 온라인 및 오프라인의 다양한 형태(전자문서, 이미지, 동영상, 종이문서 등)의 컨텐츠를 미리 정의된 관리기준과 분류체계에 의해 체계적이고 일관성 있게 관리하여 보안이 유지되면서 임직원에게 필요한 문서를 적시에 제공할 수 있는 전사 기간 시스템이다.
도 1은 본 발명의 일 실시예에 의한 자동 문서관리 시스템의 개념도이다.
그래서 자동 문서관리 서버(100)는 각종 업무 수행 중 발생하는 온라인 및 오프라인의 다양한 형태(전자문서, 이미지, 동영상, 종이문서 등)의 컨텐츠를 미리 정의된 관리기준과 분류체계에 의해 체계적이고 일관성 있게 관리하여 보안이 유지되면서 임직원에게 필요한 문서를 적시에 제공하도록 처리한다.
또한 SSO(Single Sign On)(210)는 자동 문서관리 서버(100)와 계정 게이트웨이(230)를 통해 연결되고, LDAP 사용자 DB(220)와 연결되며, SSO(Single Sign On) 기능처리에 의해 자동 문서관리 서버(100)에 대한 일괄 로그인 처리를 수행한다. 여기서 SSO(Single Sign On, 단일 사용 승인) 기능이란 하나의 ID로 여러 사이트를 이용할 수 있는 기능을 말한다. 이는 여러 개의 사이트를 운영하는 대기업이나 인터넷 관련 기업이 각각의 회원을 통합 관리할 필요성이 생김에 따라 개발된 방식으로, 1997년 IBM이 개발하였으며 우리나라에는 2000년 코리아닷컴이 처음 도입하였다. 개인의 경우 사이트에 접속하기 위하여 아이디와 패스워드는 물론 이름, 전화번호 등의 개인정보를 각 사이트마다 일일이 기록해야 하던 것을 한 번의 작업으로 끝나므로 불편함이 해소되며, 기업에서는 회원에 대한 통합관리가 가능해 마케팅을 극대화시킬 수 있다는 장점이 있다.
또한 LDAP 사용자 DB(220)는 SSO(210)와 연결되고, LDAP에 의한 사용자 정보를 저장하고 있는 데이터베이스이다. 여기서 LDAP(Lightweight Directory Access Protocol)는 조직이나, 개체, 그리고 인터넷이나 기업 내의 인트라넷 등 네트워크 상에 있는 파일이나 장치들과 같은 자원 등의 위치를 찾을 수 있게 해주는 소프트 웨어 프로토콜이다. LDAP는 DAP(Directory Access Protocol)의 경량판(코드의 량이 적다는 의미임)이며, 네트워크 내의 디렉토리 서비스 표준인 X.500의 일부이다.
또한 계정 게이트웨이(230)는 SSO(210)와 자동 문서관리 서버(100) 사이에 위치하여 계정에 대한 게이트웨이 기능을 수행한다.
문서관리 사용자 DB(240)는 계정 게이트웨이(230)와 연결되고, 문서관리를 위한 사용자 정보를 저장하고 있다.
문서관리 DB(250)는 자동 문서관리 서버(100)와 연결되어 필요한 문서 정보 등을 저장하고 있는 데이터베이스이다.
그래서 사용자는 사용자 단말기(300)를 이용하여 문서관리 DB(250)에 직접적인 접근은 할 수 없고, SSO(210)와 계정 게이트웨이(230)를 경유하여 자동 문서관리 서버(100)에 접속함으로서 문서관리 DB(250)에 저장된 문서들을 이용할 수 있게 된다.
이러한 도 1과 같이, 본 발명에서는 자동 문서관리 서버(100)가 SSO(210)와 통합 관리되도록 함으로서 별도의 로그인 절차를 거치지 않으며, 인사시스템과 연결시킬 경우 사용자 관리가 불필요하게 된다. 또한 자동 문서관리 서버(100)는 포털(Portal)에 탭(Tab)으로 구성할 수 있기 때문에 별도의 웹을 통해 접속할 필요가 없고, 포털을 통해 접속할 수 있다.
도 2는 도 1에서 자동 문서관리 서버의 상세블록도이다.
그래서 제어부(210)는 자동 문서관리 서버(100)에서 업무 수행 중 발생하는 컨텐츠(전자문서, 이미지, 동영상, 종이문서 등을 포함한 온라인 및 오프라인의 다 양한 형태의 문서)를 미리 정의된 관리기준과 분류체계에 의해 체계적이고 일관성 있게 관리하도록 제어하고, 컨텐츠에 대한 보안 처리를 수행한다.
관리기능 처리부(120)는 제어부(110)의 제어를 받고, 프로파일 관리, 권한 관리, 이력 관리, 버전 관리, 협업 관리, 검색 관리 중에서 하나 이상의 관리를 수행한다. 이를 위해 관리기능 처리부(120)는 프로파일 관리부(121), 권한 관리부(122), 이력 관리부(123), 버전 관리부(124), 협업 관리부(125), 검색 관리부(126)를 포함하여 구성할 수 있다.
또한 후킹(Hooking) 처리부(130)는 제어부(110)의 제어를 받고, 자동 문서관리 서버(100)에서 문서작성을 할 수 있도록 하는 문서작성기를 관리하고, EDMS(Enterprise Document Management System)인 자동 문서관리 서버(100)에 대한 탐색기능을 수행하는 EDMS 탐색기를 관리하며, 기간시스템과의 첨부컨텐츠에 대한 연동처리를 수행한다. 이를 위해 후킹 처리부(130)는 문서작성기 관리부(131), EDMS 탐색기 관리부(132), 기간시스템 첨부연동부(133)를 포함하여 구성할 수 있다.
또한 후킹 처리부(130)에서 수행하는 후킹 인터페이스는 다음의 표 1과 같다.
Figure 112008054241435-pat00001
그래서 후킹 처리부(130)의 문서작성기 관리부(131)는 문서작성기에서의 열기와 닫기의 후킹 이벤트를 처리한다. 후킹 이벤트 중 "열기" 수행시에는 EDMS문서함/Local 열기 선택 창 호출하여 EDMS문서함 선택시 자동 문서관리 서버(100)에서 문서관리 DB(250)를 호출하여 처리하도록 한다. 또한 후킹 이벤트 중 "닫기" 수행시에는 반출된 문서를 닫기 수행에 의해 자동 문서관리 서버(100)에 반입되도록 호출한다.
또한 EDMS 탐색기 관리부(132)는 반출과 반입의 후킹 이벤트를 처리한다. 후킹 이벤트 중 "반출" 수행시에는 문서 더블클릭에 의해 읽기모드/편집모드 선택하도록 한다. 또한 "반출" 수행시에는 읽기모드 선택에 의해 읽기 오픈(Open)을 수행한다. 또한 "반입" 수행시에는 편집 저장(Checkin)을 할 때 문서를 체크인(Checkin)한 후 로컬 파일을 삭제하고, 편집 취소(Cancel)를 할 때는 체크아웃(Checkout)을 취소한 후 로컬 파일을 삭제한다.
또한 기간시스템 첨부연동부(133)는 첨부클릭의 후킹 이벤트를 처리한다. 그래서 "첨부클릭"이 있으면, 파일 첨부 시 후킹(Hooking)에서 EDMS 문서함을 호출하고, 문서 선택 후 PC에 파일 다운로드 후 파일 경로 리턴(Path Return)을 수행하며, 파일 경로(Path)를 메일/결재 화면에 전달한다.
도 3은 본 발명의 일 실시예에 의한 자동 문서관리 방법을 보인 흐름도이다.
먼저 문서열기단계(ST1)에서는 서버문서열기 또는 문서작성기에서 문서열기 또는 탐색기에서 문서열기를 수행하여 검색한 문서를 열기한다.
또한 문서작업단계(ST2)에서는 체크아웃/체크인(Check Out/Check In), 버전 생성, 프로파일/버전/이력 보기, 메일 보내기 중의 하나 이상을 포함하여 문서작업을 수행하도록 한다.
문서닫기단계(ST3)에서는 문서작성기에서 문서닫기 또는 탐색기에서 편집저장/편집취소를 수행하여 문서닫기를 수행하도록 한다.
연동단계(ST4, ST5)에서는 메일 또는 결재를 위한 기간시스템과 첨부문서를 연동시키도록 한다.
도 4는 도 3의 문서열기에서 서버 문서열기 동작의 예를 보인 개념도이다.
서버문서열기 수행시, MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, 아래한글, 훈민정음, Auto CAD, Acrobat PDF 중에서 하나 이상을 포함한 프로그램에서 직접 자동 문서관리 서버(100)의 문서를 "열기"할 수 있는 기능을 제공한다.
그래서 자동 문서관리 서버(100)에 접속하여 "다음 이름으로 저장"을 클릭하였을 경우(ST11), "문서관리에서 불러오기" 항목을 선택할 수 있도록 한 다음(ST12), 문서관리에서 문서를 불러올 수 있게 하거나(ST13) 또는 첨부할 파일을 선택하도록 한다(ST14).
이와 같이 문서열기 단계에서는 문서작성기(MS Office 제품, 훈민정음, Acrobat, AutoCAD 등)에서 "파일-열기"기능을 통하여 EDMS 서버의 문서를 바로 열수 있는 기능을 제공 한다.
이 기능은 사용자가 별도로 시스템에 접속하는 절차를 거치지 않고 문서작성기에서 바로 문서관리 서버(EDMS)의 문서를 열어볼 수 있는 장점이 있다.
또한 원래 방식대로 로컬 PC의 파일을 열수 있는 기능도 선택적으로 사용할 수 있다
문서작성기에서 문서열기 수행 시, 미리 수집된 후킹 대상 어플리케이션 윈도의 정보에서 정의된 후킹(Hooking) 대상 윈도우 생성 시 "파일열기" 다이얼로그박스(DialogBox)를 하이드(Hide)시키고, EDMS의 문서를 선택할 수 있도록 문서 목록을 표시하여 사용자가 문서관리 서버의 문서를 선택할 수 있도록 한다.
그리고 열고자 하는 문서를 선택하면, 선택된 파일을 로컬PC로 다운로드 시킨 후 파일을 편집할 수 있도록 Open한다. 이때 로컬 PC의 Hooking 프로그램이 자동 체크인 대상으로 관리를 시작하게 되며, 해당 파일이 편집이 완료된 후, 파일이 Close되면 자동으로 서버로 전송되어 체크인(Check-In)작업을 수행하게 된다.
도 5는 도 3의 문서열기에서 EDMS 탐색기에서 문서열기 동작의 예를 보인 개념도이다.
EDMS 탐색기에서 문서열기 수행시, 문서열기 확인을 통해 "읽기" 항목이 선택되면(ST31), 선택된 파일을 로컬로 다운로드되도록 한다(ST32).
그래서 읽기의 경우 다운로드 후 파일 오픈 시킨다(ST33).
또한 파일을 Shell Execute를 이용하여 오픈시키고(ST34), 자동 체크인(Check In) 대상으로 관리하고(ST35), 레지스트리에 파일 정보를 등록시킨다(ST36).
이와 같이 문서열기에 의한 문서작업 단계에서는 자동 체크아웃/체크인(Check Out/Check In)기능을 지원하여, 서버의 문서를 편집 시 사용자가 별도의 체크인 작업을 수행하지 않아도 자동으로 수정된 버전을 서버로 전송한다.
또한 사용자가 원본 보존의 필요가 있을 시, "다른 이름으로 저장" 기능을 통하여 "새 버전"을 등록할 수 있는 기능을 제공한다.
자동 체크아웃/체크인 기능은 사용자가 문서관리 서버(EDMS)에 접속하여 편집을 원하는 파일을 선택하여 Open한 후 수정작업을 하고 해당 파일을 서버에 갱신(Check In)하는 작업을 자동으로 수행하여 준다.
따라서 사용자는 로컬 PC의 파일을 수정할 때와 동일한 작업 만으로 서버의 파일에 대한 수정작업을 할 수 있게 된다.
이 기능은 문서관리 서버(EDMS)에서 사용자가 파일을 Open시에 미리 자동 Check In 대상으로 관리를 하게 되며, 미리 정의된 후킹 대상 윈도우(문서작성기)의 클로즈 이벤트(Close Event)가 감지되면 클로즈된 파일이 자동 체크인(Check In) 대상인지 확인하여 자동으로 체크인 작업을 수행한다.
또한 사용자가 "다른 이름으로 저장"을 선택하게 되면 새로운 버전을 문서관리 서버에 생성할 수 있는 기능도 제공한다.
도 6은 도 3의 문서작업에서 Check-Out/Check-In 동작의 예를 보인 개념도이다.
체크아웃/체크인(Check Out/Check In) 수행시에는 Web(웹)과 C/S(클라이언트/서버, Client/Sever)의 통합기능을 제공하여, 윈도우 탐색기와 동일한 작업환경을 제공하고, 이때 아래한글의 지원도 가능하도록 한다. 또한 지원 작업은 리플레이스(Replace), 버전 업(Version Up) 등이 포함된다.
그래서 더블 클릭시(ST41) 자동 체크인이 되도록 하고(ST42), 문서 수정 후 종료가 되도록 한다(ST43). 그리고 문서가 클로즈(Close)되면 자동 문서관리 서버(100)로 자동 전송되도록 한다(ST44, ST45).
도 7은 도 3의 문서닫기에서 문서작성기에서 문서닫기 동작의 예를 보인 개념도이다.
정의된 후킹 대상 윈도우의 클로즈 이벤트(Close Event)가 감지되면(ST51, ST52) 클로즈된 파일이 자동 체크인(Check In) 대상인지 확인하고 세이브 엔드 이벤트(Save End Event)를 감지하며(ST53), 종료되면 체크인 매쏘드(CheckIn Method)를 호출한다(ST54). 또한 편집취소(ST55)에는 레지스트리를 정리한다(ST56).
그래서 문서저장 및 문서닫기에서는 사용자가 문서 작성 및 편집 작업을 완료한 후 문서작성기에서 파일이 Close되는 시점에 저장된 문서를 자동으로 서버로 전송하는 기능을 제공한다.
이 기능은 미리 정의된 문서작성기의 후킹대상 윈도우의 클로즈 이벤트(Close Event)가 감지되면 클로즈된 파일이 자동 체크인 대상인지 확인하여 자동체크인 대상인 경우 문서관리 서버(EDMS)에 체크인 작업을 수행한다.
따라서 사용자가 수정된 파일을 문서관리 서버로 등록이나 수정작업이 필요없게 된다.
사용자가 문서 편집 중에 자주 수행하는 문서저장 시는 해당 파일을 서버로 전송하지 않고 로컬 PC에만 저장하게 되어 네트워크 사용을 줄일 수 있고, 사용자에게 빠른 응답시간을 제공할 수 있다.
도 8은 도 3의 문서닫기에서 서버 자동저장 동작의 예를 보인 개념도이다.
서버자동저장 수행시, MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, 훈민정음, Auto CAD, Acrobat PDF 중에서 하나 이상을 포함한 프로그램에서 직접 자동 문서관리 서버(100)에 문서를 "저장"할 수 있는 기능을 제공한다. 또한 관리자 설정에 의해 강제 서버자동저장을 수행하거나 또는 사용자선택 서버자동저장을 수행한다.
그래서 자동 문서관리 서버(100)에 접속하여 "다른 이름으로 저장"과 같은 항목이 클릭되면(ST61), "문서관리 저장" 항목을 선택하도록 하고(ST62), 문서 프로파일을 이용하여 자동저장되도록 하거나(ST63) 또는 다른 이름으로 저장되도록 한다(ST64).
이와 같이 서버 자동 저장에서는 사용자가 새로운 문서를 작성한 후 "저장"을 선택하면 기존 문서작성기의 "저장" 다이얼로그박스를 후킹하여 로컬 PC에 저장기능을 사용할 수 없게 하고, 문서관리 서버로 직접 저장할 수 있는 입력 윈도우를 표시하여 파일을 문서관리 서버에 저장할 수 있게 한다.
이 기능은 선택적으로 서버저장/로컬PC저장을 사용할 수 있게 한다.
이 기능을 사용하면 사용자가 별도의 문서 등록절차를 거치지 않고도 문서작성기에서 바로 문서관리 서버로 파일을 등록할 수 있게 되어 간단한 절차로 문서를 등록할 수 있게 된다.
또한 사용자의 PC에 있던 문서 자료들이 문서관리 서버로 모두 등록될 수 있게 되어 조직원의 지식재산의 회사 자산화 및 지식공유 등의 장점이 있다.
도 9는 도 3의 기간시스템 첨부문서 연동에서 메일/결재 동작의 예를 보인 개념도이다.
메일 또는 결재 수행시, 미리 수집된 후킹 대상 기간시스템 정보에 대해(ST71) 정의된 후킹(Hooking) 대상 윈도우 생성시 다이얼로그박스(DialogBox)를 하이드(Hide)시키고(ST72), 파일이 선택되면(ST73) 선택된 파일을 지정된 경로에 다운로드시키며(ST74), 다운로드된 파일의 정보(경로/파일명)를 파일 선택 다이얼로그로 전달한 후 클릭 이벤트(Click Event)를 전송한다(ST75).
그래서 문서연동 단계에서는 전자메일 또는 전자결재 등 파일 첨부를 필요로 하는 기간시스템에 EDMS의 문서를 바로 첨부 할 수 있는 기능을 제공한다. 이 기능은 전자메일이나 전자결재 등의 시스템의 수정 없이 Hooking기능을 통하여 EDMS의 문서를 사용자의 PC에 다운로드한 후 첨부하는 것이 아니라, "첨부"다이얼로그 박스를 Hooking하여 바로 EDMS서버의 문서를 첨부할 수 있게 하는 기능을 제공한다.
사용자가 메일 또는 결재시스템 등에서 파일 첨부 기능을 수행 시, 미리 수집된 후킹 대상 기간시스템 정보에 대해(ST71) 정의된 후킹(Hooking) 대상 윈도우 가 생성되면 다이얼로그박스(DialogBox)를 하이드(Hide)시키고(ST72) 문서관리 서버의 목록을 보여 주고, 사용자가 첨부할 파일을 선택하면(ST73) 선택된 파일을 지정된 경로에 다운로드시키고(ST74), 다운로드된 파일의 정보(경로/파일명)를 파일 선택 다이얼로그로 전달한 후 클릭 이벤트(Click Event)를 전송하여 파일 첨부작업이 완료된다.
또한 인터넷 메일이나 타 기간시스템 등의 파일을 문서관리 서버에 저장 시 별도로 로컬PC에 저장한 후에 문서관리 서버(EDMS)에 저장하는 것이 아니라, 사용자가 타 시스템에서 첨부파일을 선택하여 "저장"을 선택하게 되면 표시되는 다이얼로그박스를 후킹하여 바로 서버로 저장할 수 있는 방법을 제공한다.
도 10은 본 발명에 의해 구현된 자동 문서관리 시스템에서 탐색기의 화면예를 보인 도면이다.
한편 도 11은 도 2에서 프로파일 관리부의 예를 보인 도면이다.
그래서 프로파일 관리부(121)는 기본적인 문서의 정보를 자동 문서관리 서버(100)에 등록하도록 하고, 이는 고객사의 필요에 따라 추가가 가능하도록 처리한다. 또한 제목, 작성자, 분류, 요약 항목을 기본항목으로 포함하고, 전표번호와 도면번호를 추가항목으로 포함하여 자동 문서관리 서버(100)에 대한 프로파일(Profile)을 관리한다.
도 12는 도 2에서 권한 관리부의 예를 보인 도면이다.
권한 관리(Access Control)부(122)는 자동 문서관리 서버(100)에 저장된 모든 문서는 허가된 사용자만 접근이 가능하도록 사용자 권한을 관리하며, 개별 문서마다 따로 작업 종류별로 권한 부여가 가능하도록 한다. 또한 권한 항목은 읽기, 편집, 삭제, 복사를 포함하여 설정하도록 한다.
도 13은 도 2에서 이력 관리부의 예를 보인 도면이다.
이력(History) 관리부(123)는 자동 문서관리 서버(100)에서의 문서의 생성에서부터 삭제와 보관까지 이르는 모든 작업에 대한 이력을 관리한다. 또한 관리항목은 생성(Create), 보기(View), 편집(Edit), 복사(Copy), 다운(Down), 메일(Mail) 등의 항목을 포함하여 설정하도록 한다.
도 14는 도 2에서 버전 관리부의 예를 보인 도면이다.
버전 관리(Version Control)부(124)는 자동 문서관리 서버(100)에서 필요 시 컨텐츠를 새버전으로 저장이 가능하도록 하여 컨텐츠(문서 등)에 대한 변경 내역을 관리한다. 또한 관리항목은 새버전/새하위버전을 포함하여 설정하도록 한다.
도 15는 도 2에서 협업 관리부의 예를 보인 도면이다.
협업(Collaboration) 관리부(125)는 자동 문서관리 서버(100)에서 전사, 부서, 개인별로 폴더를 생성할 수 있도록 한다. 또한 각 폴더 별 접근 권한을 설정하도록 한다. 또한 컨텐츠(문서 등)는 링크시켜 여러 폴더에 포함 가능하도록 처리한다.
도 16은 도 2에서 검색 관리부의 조건검색의 예를 보인 도면이다.
검색 관리부(126)는 자동 문서관리 서버(100)에서 사용자별 검색식을 저장하여 빠른 검색이 가능하도록 한다. 또한 프로파일, 작성 날짜, 상태를 포함한 조건 검색이 가능하도록 한다. 또한 즐겨찾기 기능을 지원한다.
도 17은 도 2에서 검색 관리부의 전문검색의 예를 보인 도면이다.
또한 검색 관리부(126)는 자동 문서관리 서버(100)에서 펄크럼(Fulcrum) 검색엔진을 사용하고, MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, 아래한글, 훈민정음, Acrobat PDF를 포함한 어플리케이션을 지원한다. 여기서 펄크럼(Fulcrum) 검색엔진은 대용량의 Window/UNIX 정보 어플리케이션에서 사용하는 고급 데이터 검색 솔루션으로서, 전자 출판, 전자상거래, 고객 관리, 온라인 기술지원 및 그 밖의 비정형화된 정보에 빠르게 액세스해야 하는 지식 집약적인 어플리케이션에 일반적으로 사용되는 검색엔진이다.
이처럼 본 발명은 각종 업무 수행 중 발생하는 온라인 및 오프라인의 다양한 형태의 컨텐츠를 미리 정의된 관리기준과 분류체계에 의해 체계적이고 일관성 있게 관리하여 보안이 유지되면서 임직원에게 필요한 문서를 적시에 제공하게 되는 것이다.
이상에서 실시예를 들어 본 발명을 더욱 상세하게 설명하였으나, 본 발명은 반드시 이러한 실시예로 국한되는 것은 아니고, 본 발명의 기술사상을 벗어나지 않는 범위 내에서 다양하게 변형실시될 수 있다. 따라서 본 발명에 개시된 실시예들은 본 발명의 기술적 사상을 한정하기 위한 것이 아니라 설명하기 위한 것이고, 이러한 실시예에 의하여 본 발명의 기술적 사상의 범위가 한정되는 것은 아니다. 본 발명의 보호범위는 청구범위에 의하여 해석되어야 하며, 그와 동등한 범위 내에 있는 모든 기술적 사상은 본 발명의 권리범위에 포함되는 것으로 해석되어야 할 것이다.
도 1은 본 발명의 일 실시예에 의한 자동 문서관리 시스템의 개념도이다.
도 2는 도 1에서 자동 문서관리 서버의 상세블록도이다.
도 3은 본 발명의 일 실시예에 의한 자동 문서관리 방법을 보인 흐름도이다.
도 4는 도 3의 문서열기에서 서버 문서열기 동작의 예를 보인 개념도이다.
도 5는 도 3의 문서열기에서 EDMS 탐색기에서 문서열기 동작의 예를 보인 개념도이다.
도 6은 도 3의 문서작업에서 Check-Out/Check-In 동작의 예를 보인 개념도이다.
도 7은 도 3의 문서닫기에서 문서작성기에서 문서닫기 동작의 예를 보인 개념도이다.
도 8은 도 3의 문서닫기에서 서버 자동저장 동작의 예를 보인 개념도이다.
도 9는 도 3의 기간시스템 첨부문서 연동에서 메일/결재 동작의 예를 보인 개념도이다.
도 10은 본 발명에 의해 구현된 자동 문서관리 시스템에서 탐색기의 화면예를 보인 도면이다.
도 11은 도 2에서 프로파일 관리부의 예를 보인 도면이다.
도 12는 도 2에서 권한 관리부의 예를 보인 도면이다.
도 13은 도 2에서 이력 관리부의 예를 보인 도면이다.
도 14는 도 2에서 버전 관리부의 예를 보인 도면이다.
도 15는 도 2에서 협업 관리부의 예를 보인 도면이다.
도 16은 도 2에서 검색 관리부의 조건검색의 예를 보인 도면이다.
도 17은 도 2에서 검색 관리부의 전문검색의 예를 보인 도면이다.
* 도면의 주요 부분에 대한 부호의 설명 *
100 : 자동 문서관리 서버
110 : 제어부
120 : 관리기능 처리부
121 : 프로파일 관리부
122 ; 권한 관리부
123 : 이력 관리부
124 : 버전 관리부
125 : 협업 관리부
126 : 검색 관리부
130 : 후킹 처리부
131 : 문서작성기 관리부
132 : EDMS 탐색기 관리부
133 : 기간시스템 첨부연동부
210 : SSO
220 : LDAP 사용자 DB
230 : 계정 게이트웨이
240 : 문서관리 사용자 DB
250 : 문서관리 DB
300 : 사용자 단말기

Claims (9)

  1. 자동 문서관리 시스템에 있어서,
    자동 문서관리 서버에서 업무 수행 중 발생하는 컨텐츠(전자문서, 이미지, 동영상, 종이문서를 포함한 문서 컨텐츠)를 미리 정의된 관리기준과 분류체계에 의해 체계적이고 일관성 있게 관리하도록 제어하고, 컨텐츠에 대한 보안 처리를 수행하는 제어부와;
    상기 제어부의 제어를 받고, 프로파일 관리, 권한 관리, 이력 관리, 버전 관리, 협업 관리, 검색 관리 중에서 하나 이상의 관리를 수행하는 관리기능 처리부와;
    상기 제어부의 제어를 받고, 상기 자동 문서관리 서버에서 문서작성을 할 수 있도록 하는 문서작성기를 관리하고, EDMS인 상기 자동 문서관리 서버에 대한 탐색기능을 수행하는 EDMS 탐색기를 관리하며, 기간시스템과의 첨부컨텐츠에 대한 연동처리를 수행하는 후킹 처리부;
    를 포함하여 구성되고,
    상기 후킹 처리부는,
    문서작성기를 관리하여 후킹 이벤트에서 "열기" 이벤트가 발생하면 문서작성기를 열어 EDMS 문서함 열기 또는 로컬 열기를 선택할 수 있는 선택창을 호출하고 EDMS 문서함의 선택시 문서관리 DB를 호출하여 처리하도록 하고, 후킹 이벤트에서 "닫기" 이벤트가 발생하면 문서닫기를 수행하여 반출된 문서가 상기 자동 문서관리 서버에 반입되도록 호출하는 문서작성기 관리부와;
    후킹 이벤트에서 "반출" 이벤트가 발생하면 읽기모드 또는 편집모드를 선택하도록 하고, 읽기모드가 선택되면 읽기 오픈을 수행하며, 후킹 이벤트에서 "반입" 이벤트가 발생하면 편집저장 수행시 문서를 체크인한 후 로컬 파일을 삭제하고, 편집취소 수행시 체크아웃을 취소한 후 로컬 파일을 삭제하도록 처리하는 EDMS 탐색기 관리부와;
    후킹 이벤트에서 "첨부클릭" 이벤트가 발생하면 후킹으로 EDMS 문서함을 호출하고, 문서 선택 후 PC에 파일 다운로드 후 파일 경로 리턴을 수행하며, 파일 경로를 메일화면 또는 결재화면에 전달하도록 처리하는 기간시스템 첨부연동부;
    를 포함하여 구성된 것을 특징으로 하는 자동 문서관리 시스템.
  2. 삭제
  3. 자동 문서관리 서버에서 업무 수행 중 발생하는 컨텐츠(전자문서, 이미지, 동영상, 종이문서를 포함한 문서 컨텐츠)를 미리 정의된 관리기준과 분류체계에 의해 체계적이고 일관성 있게 관리하도록 제어하고, 컨텐츠에 대한 보안 처리를 수행하는 제어부와; 상기 제어부의 제어를 받고, 프로파일 관리, 권한 관리, 이력 관리, 버전 관리, 협업 관리, 검색 관리 중에서 하나 이상의 관리를 수행하는 관리기능 처리부와; 상기 제어부의 제어를 받고, 상기 자동 문서관리 서버에서 문서작성을 할 수 있도록 하는 문서작성기를 관리하고, EDMS인 상기 자동 문서관리 서버에 대한 탐색기능을 수행하는 EDMS 탐색기를 관리하며, 기간시스템과의 첨부컨텐츠에 대한 연동처리를 수행하는 후킹 처리부;를 포함하여 구성되고, 상기 후킹 처리부는, 문서작성기를 관리하여 후킹 이벤트에서 "열기" 이벤트가 발생하면 문서작성기를 열어 EDMS 문서함 열기 또는 로컬 열기를 선택할 수 있는 선택창을 호출하고 EDMS 문서함의 선택시 문서관리 DB를 호출하여 처리하도록 하고, 후킹 이벤트에서 "닫기" 이벤트가 발생하면 문서닫기를 수행하여 반출된 문서가 상기 자동 문서관리 서버에 반입되도록 호출하는 문서작성기 관리부와; 후킹 이벤트에서 "반출" 이벤트가 발생하면 읽기모드 또는 편집모드를 선택하도록 하고, 읽기모드가 선택되면 읽기 오픈을 수행하며, 후킹 이벤트에서 "반입" 이벤트가 발생하면 편집저장 수행시 문서를 체크인한 후 로컬 파일을 삭제하고, 편집취소 수행시 체크아웃을 취소한 후 로컬 파일을 삭제하도록 처리하는 EDMS 탐색기 관리부와; 후킹 이벤트에서 "첨부클릭" 이벤트가 발생하면 후킹으로 EDMS 문서함을 호출하고, 문서 선택 후 PC에 파일 다운로드 후 파일 경로 리턴을 수행하며, 파일 경로를 메일화면 또는 결재화면에 전달하도록 처리하는 기간시스템 첨부연동부;를 포함하여 구성된 자동 문서관리 시스템을 이용한 자동 문서관리 방법에 있어서,
    자동 문서관리 서버의 서버문서열기 또는 문서작성기에서 문서열기 또는 탐색기에서 문서열기를 수행하는 문서열기단계와;
    상기 문서열기 후 체크아웃/체크인, 버전 생성, 프로파일/버전/이력 보기, 메일 보내기 중의 하나 이상을 포함하여 문서작업을 수행하도록 하는 문서작업단계와;
    상기 문서작업 후 문서작성기에서 문서닫기 또는 탐색기에서 편집저장/편집취소를 수행하여 문서닫기를 수행하도록 하는 문서닫기단계와;
    연동의 수행여부를 판별하여, 연동 수행시 메일 또는 결재를 위한 기간시스템과 첨부문서를 연동시키도록 하는 연동단계;
    를 포함하여 수행하고,
    상기 문서열기단계는, 서버문서열기 수행시, MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, 아래한글, 훈민정음, Auto CAD, Acrobat PDF 중에서 하나 이상을 포함한 프로그램에서 직접 상기 자동 문서관리 서버의 문서를 "열기"할 수 있는 기능을 제공하고,
    상기 문서열기단계는, 문서작성기에서 문서열기 수행 시 미리 수집된 후킹 대상 어플리케이션 윈도의 정보에서 정의된 후킹 대상 윈도우 생성 시 "파일열기" 다이얼로그박스를 하이드시키고 상기 자동 문서관리 서버의 문서를 선택할 수 있도록 문서 목록을 표시하여 사용자가 문서관리 서버의 문서를 선택할 수 있도록 제공하고, 또한 열고자 하는 문서가 선택되면 선택된 파일이 로컬PC로 다운로드되도록 한 후 파일을 편집할 수 있도록 오픈되도록 하고, 이때 로컬 PC의 후킹 프로그램이 자동 체크인 대상으로 관리를 시작하게 하며, 해당 파일이 편집이 완료된 후 파일이 클로즈 되면 자동으로 서버로 전송되어 체크인 작업을 수행되도록 하는 것을 특징으로 하는 자동 문서관리 방법.
  4. 삭제
  5. 삭제
  6. 청구항 3에 있어서,
    상기 문서작업단계는,
    상기 자동 문서관리 서버에서 사용자가 파일을 오픈시에 미리 자동 체크인 대상으로 관리할 수 있도록 하는 기능을 제공하며, 미리 정의된 후킹 대상 윈도우의 클로즈 이벤트가 감지되면 클로즈된 파일이 자동 체크인 대상인지 확인하여 자동으로 체크인 작업을 수행되도록 하고, 사용자가 "다른 이름으로 저장"을 선택하면 이를 확인하여 새로운 버전이 상기 자동 문서관리 서버에 생성되도록 처리하는 것을 특징으로 하는 자동 문서관리 방법.
  7. 청구항 3에 있어서,
    상기 문서닫기단계는,
    미리 정의된 문서작성기의 후킹대상 윈도우의 클로즈 이벤트가 감지되면 클로즈된 파일이 자동 체크인 대상인지 확인하여 자동체크인 대상인 경우 상기 자동 문서관리 서버에 체크인 작업을 수행하도록 처리하는 것을 특징으로 하는 자동 문서관리 방법.
  8. 청구항 3에 있어서,
    상기 문서닫기단계는,
    서버자동저장 수행시, 사용자가 새로운 문서를 작성한 후 "저장"을 선택하면 기존 문서작성기의 "저장" 다이얼로그박스를 후킹하여 로컬 PC의 저장기능을 사용하는 것을 방지하도록 처리하고, 상기 자동 문서관리 서버로 파일을 직접 저장할 수 있는 입력 윈도우를 표시하여 파일이 상기 문서관리 서버에 저장되도록 처리하는 것을 특징으로 하는 자동 문서관리 방법.
  9. 청구항 3에 있어서,
    상기 연동단계는,
    사용자가 메일 또는 결재시스템에서 파일 첨부 기능을 수행 시, 미리 수집된 후킹 대상 기간시스템 정보에 대해 정의된 후킹 대상 윈도우 가 생성되면 다이얼로그박스를 하이드시키고 문서관리 서버의 목록을 보여 주고, 사용자가 첨부할 파일을 선택하면 선택된 파일을 지정된 경로에 다운로드시키고, 다운로드된 파일의 정보를 파일 선택 다이얼로그로 전달한 후 클릭 이벤트를 전송하여 파일 첨부작업이 완료되도록 하는 것을 특징으로 하는 자동 문서관리 방법.
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