JP5142067B2 - 文書処理システム、文書処理装置、メールサーバー及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書処理システム、文書処理装置、メールサーバー及びプログラムに関する。

文書の最新の状況（以下、「コンテキスト情報」とも記す）を文書の利用者間で共有することにより、文書の活用を図る文書の属性管理の仕組みが提案されている（特許文献１を参照）。この仕組みでは、利用者端末を操作する文書の利用者が文書ファイルを開く操作を行なったときに、当該文書の版を自動的に確認すべく、文書の版管理を行なっている文書管理サーバーに対して利用者端末が通信を行なうことにより、コンテキスト情報の共有化を実現している。

特開２００４−１１０６９２号公報

本発明は、文書ファイルを配布する場合に、文書ファイルの配布先での不正な機能の発動を簡単かつ確実に抑制することができる仕組みを提供することを目的とする。

請求項１に記載の発明は、文書ファイルにキーワード情報を設定するキーワード情報設定手段と、前記キーワード情報を含む文書ファイルの属性情報を、前記キーワード情報との照合情報に指定する照合情報指定手段と、前記照合情報に指定された前記文書ファイルの属性情報を変更する属性情報変更手段と、前記文書ファイルに設定されたキーワード情報と前記照合情報に指定された前記文書ファイルの属性情報とを照合し、この照合結果に基づいて、所定機能の実行可否を制御する機能実行制御手段とを備えることを特徴とする文書処理システムである。

請求項２に記載の発明は、請求項１記載の文書処理システムにおいて、前記キーワード情報設定手段は、前記キーワード情報として、文書の開示範囲又は文書のコンテキスト情報の開示範囲を明示する文字列を設定し、前記照合情報指定手段は、前記文書ファイルの属性情報として、前記キーワード情報と同じ文字列を含む文書ファイル名を、前記キーワード情報との照合情報に指定することを特徴とするものである。

請求項３に記載の発明は、請求項１記載の文書処理システムにおいて、前記キーワード情報設定手段は、前記文書ファイルの格納場所を示す文字列を前記キーワード情報として設定することを特徴とするものである。

請求項４に記載の発明は、文書ファイルにキーワード情報を設定するキーワード情報設定手段と、前記キーワード情報を含む文書ファイルの属性情報を、前記キーワード情報との照合情報に指定する照合情報指定手段とを備えることを特徴とする文書処理装置である。

請求項５に記載の発明は、請求項４記載の文書処理装置において、前記照合情報に指定された前記文書ファイルの属性情報を変更する属性情報変更手段を備えることを特徴とするものである。

請求項６に記載の発明は、文書ファイルにキーワード情報が設定されるとともに、前記キーワード情報を含む文書ファイルの属性情報が、前記キーワード情報との照合情報に指定された文書ファイルを対象に、前記照合情報に指定された前記文書ファイルの属性情報を変更する属性情報変更手段を備えることを特徴とする文書処理装置である。

請求項７に記載の発明は、文書ファイルにキーワード情報が設定されるとともに、前記キーワード情報を含む文書ファイルの属性情報が、前記キーワード情報との照合情報に指定された文書ファイルを対象に、前記文書ファイルに設定されたキーワード情報と前記照合情報に指定された前記文書ファイルの属性情報とを照合し、この照合結果に基づいて、所定機能の実行可否を制御する機能実行制御手段を備えることを特徴とする文書処理装置である。

請求項８に記載の発明は、文書ファイルにキーワード情報が設定されるとともに、前記キーワード情報を含む文書ファイルの属性情報が、前記キーワード情報との照合情報に指定された文書ファイルを添付した電子メールを取得する電子メール取得手段と、前記電子メール取得手段で取得した前記電子メールに添付された前記文書ファイルの属性情報を、電子メールの宛先に関する情報と文書ファイルの属性情報の変更に関する情報とを対応付けたテーブルに基づいて変更する属性情報変更手段と、前記属性情報変更手段で前記文書ファイルの属性情報を変更した電子メールを、当該電子メールで指定された宛先に送信する電子メール送信手段とを備えることを特徴とするメールサーバーである。

請求項９に記載の発明は、文書処理装置のコンピュータを、文書ファイルにキーワード情報を設定するキーワード情報設定手段、前記キーワード情報を含む文書ファイルの属性情報を、前記キーワード情報との照合情報に指定する照合情報指定手段として機能させるためのプログラムである。

請求項１０に記載の発明は、文書処理装置のコンピュータを、文書ファイルにキーワード情報が設定されるとともに、前記キーワード情報を含む文書ファイルの属性情報が、前記キーワード情報との照合情報に指定された文書ファイルを対象に、前記照合情報に指定された前記文書ファイルの属性情報を変更する属性情報変更手段として機能させるためのプログラムである。

請求項１１に記載の発明は、文書処理装置のコンピュータを、文書ファイルにキーワード情報が設定されるとともに、前記キーワード情報を含む文書ファイルの属性情報が、前記キーワード情報との照合情報に指定された文書ファイルを対象に、前記文書ファイルに設定されたキーワード情報と前記照合情報に指定された前記文書ファイルの属性情報とを照合し、この照合結果に基づいて、所定機能の実行可否を制御する機能実行制御手段として機能させるためのプログラムである。

請求項１２に記載の発明は、メールサーバーのコンピュータを、文書ファイルにキーワード情報が設定されるとともに、前記キーワード情報を含む文書ファイルの属性情報が、前記キーワード情報との照合情報に指定された文書ファイルを添付した電子メールを取得する電子メール取得手段、前記電子メール取得手段で取得した前記電子メールに添付された前記文書ファイルの属性情報を、電子メールの宛先に関する情報と文書ファイルの属性情報の変更に関する情報とを対応付けたテーブルに基づいて変更する属性情報変更手段、前記属性情報変更手段で前記文書ファイルの属性情報を変更した電子メールを、当該電子メールで指定された宛先に送信する電子メール送信手段として機能させるためのプログラムである。

請求項１に記載の発明によれば、文書ファイルにキーワード情報を設定し、かつ当該キーワード情報を含む文書ファイルの属性情報を、当該キーワード情報との照合情報に指定することにより、文書ファイルの配布先で所定機能の実行を抑制したい場合は、照合情報に指定された文書ファイルの属性情報を変更するだけで、所定機能の発動を確実に抑制することができる。

請求項２に記載の発明によれば、文書の開示範囲又は文書のコンテキスト情報の開示範囲を明示する文字列をキーワード情報として設定し、そのキーワード情報と同じ文字列を含む文書ファイル名を照合情報に指定することにより、文書ファイルの配布を受ける文書利用者に対して、文書ファイル名に含まれる文字列によって文書の開示範囲又は文書のコンテキスト情報の開示範囲を意識付けることができる。

請求項３に記載の発明によれば、文書ファイルの配布によって文書ファイルの格納場所が変わると、それに応じて、照合情報に指定された文書ファイルの属性情報が変更（書き換え）されるとともに、当該属性情報の変更が照合結果に反映される。このため、文書ファイルの配布元で文書ファイルの属性情報を変更しなくても、文書ファイルの配布先で所定機能が実行されないように制御することができる。

請求項４に記載の発明によれば、文書ファイルにキーワード情報を設定し、かつ当該キーワード情報を含む文書ファイルの属性情報を、当該キーワード情報との照合情報に指定することにより、文書ファイルに設定されたキーワード情報と照合情報に指定された文書ファイルの属性情報との照合結果を、所定機能の実行可否の制御パラメータとして利用することができる。

請求項５に記載の発明によれば、照合情報に指定された文書ファイルの属性情報を変更することにより、文書ファイルに設定されたキーワード情報と照合情報に指定された文書ファイルの属性情報との照合結果を、所定機能が実行されないように変えることができる。

請求項６に記載の発明によれば、照合情報に指定された文書ファイルの属性情報を変更することにより、文書ファイルに設定されたキーワード情報と照合情報に指定された文書ファイルの属性情報との照合結果を、所定機能が実行されないように変えることができる。

請求項７に記載の発明によれば、文書ファイルに設定されたキーワード情報と、このキーワード情報との照合情報に指定された文書ファイルの属性情報との照合結果に応じて、所定機能の実行を許可したり禁止したりすることができる。

請求項８に記載の発明によれば、電子メールを利用して文書ファイルを配布する場合に、キーワード情報との照合情報に指定された文書ファイルの属性情報を文書ファイルの配布元で変更しなくても、文書ファイルの配布先で所定機能が実行されないように制御することができる。

請求項９に記載の発明によれば、文書ファイルにキーワード情報を設定し、かつ当該キーワード情報を含む文書ファイルの属性情報を、当該キーワード情報との照合情報に指定することにより、文書ファイルに設定されたキーワード情報と照合情報に指定された文書ファイルの属性情報との照合結果を、所定機能の実行可否の制御パラメータとして利用することができる。

請求項１０に記載の発明によれば、照合情報に指定された文書ファイルの属性情報を変更することにより、文書ファイルに設定されたキーワード情報と照合情報に指定された文書ファイルの属性情報との照合結果を、所定機能が実行されないように変えることができる。

請求項１１に記載の発明によれば、文書ファイルに設定されたキーワード情報と、このキーワード情報との照合情報に指定された文書ファイルの属性情報との照合結果に応じて、所定機能の実行を許可したり禁止したりすることができる。

請求項１２に記載の発明によれば、電子メールを利用して文書ファイルを配布する場合に、キーワード情報との照合情報に指定された文書ファイルの属性情報を文書ファイルの配布元で変更しなくても、文書ファイルの配布先で所定機能が実行されないように制御することができる。

以下、本発明の具体的な実施の形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。

図１は本発明の実施形態に係る文書処理システムの構成例を示すブロック図である。図示した文書処理システム１は、提供者端末２と、内部利用者端末３と、メールサーバー４と、外部利用者端末５とを備えた構成となっている。このうち、提供者端末２、内部利用者端末３及びメールサーバー４は、例えば、イントラネットを構築するＬＡＮ(Local Area Network)やＷＡＮ(Wide Area Network)などの共通のネットワーク６で相互に通信可能に接続されている。

ネットワーク６は、ファイヤウォールと呼ばれる防護壁により、外部のネットワーク（インターネット等）への情報漏洩や外部のネットワークからのアクセスが制限されている。また、提供者端末２、内部利用者端末３及びメールサーバー４は、ネットワーク６の内部に設置され、外部利用者端末５は、ネットワーク６の外部に設置されている。なお、内部利用者端末３の「内部」は、ネットワーク６の「内部」を意味し、外部利用者端末５の「外部」は、ネットワーク６の「外部」を意味している。

提供者端末２は、文書処理システム１で処理の対象となる文書を作成し提供する文書提供者によって操作されるクライアント端末（文書処理装置）である。

内部利用者端末３は、文書提供者によって提供された文書を、例えば、参照する、編集する、印刷する、等のために利用する、ネットワーク内部の文書利用者（以下、「内部利用者」とも記す）によって操作されるクライアント端末（文書処理装置）である。

メールサーバー４は、電子メールの発信元となる第１の端末装置から送信された電子メールを取得（受信）して、当該電子メールに指定されている宛先（電子メールアドレス）で特定される第２の端末装置に向けて当該電子メールを送信するものである。

外部利用者端末５は、文書提供者又は他の文書利用者によって配布された文書を、例えば、参照する、編集する、印刷する、等のために利用する、ネットワーク外部の文書利用者（以下、「外部利用者」とも記す）によって操作されるクライアント端末（文書処理装置）である。

なお、図示したシステム構成例では、便宜的に、１台の提供者端末２と１台の内部利用者端末３と１台の外部利用者端末５を示しているが、これは一例であって、それぞれの端末の設置台数は任意である。

また、本実施形態では、ネットワーク内部のクライアント端末を、便宜的に、文書提供者が操作する提供者端末２と、内部利用者が操作する内部利用者端末３に分けて図示し、また説明するが、文書提供者は自ら作成した文書の利用者になり得る一方、他の文書提供者が作成した文書の利用者にもなり得るため、１台のクライアント端末が、提供者端末２にも内部利用者端末３にもなり得る。

また、提供者端末２、内部利用者端末３及び外部利用者端末５の各クライアント端末は、例えば、パーソナルコンピュータによって構成されるもので、ＣＰＵ(Central Processing Unit)、ＲＯＭ(Read-Only Memory)、ＲＡＭ(Random Access Memory)、ハードディスク装置(Hard Disk Drive)、入力デバイス（キーボード、マウスなど）、出力デバイス（ディスプレイなど）等のコンピュータ・ハードウェア資源を備えている。また、メールサーバー４は、例えば、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク装置等のコンピュータ・ハードウェア資源を備えている。

〈提供者端末の構成〉
提供者端末２は、上記コンピュータ・ハードウェア資源を利用して実現される機能的な手段の一部として、キーワード情報設定部２１と、照合情報指定部２２と、属性情報変更部２３とを備えている。

キーワード情報設定部２１は、文書ファイルにキーワード情報を設定するものである。照合情報指定部２２は、上記キーワード情報を含む文書ファイルの属性情報を、上記キーワード情報との照合情報に指定するものである。属性情報変更部２３は、照合情報に指定された文書ファイルの属性情報を、文書提供者からの変更指示にしたがって変更するものである。

〈内部利用者端末の構成〉
内部利用者端末３は、上記コンピュータ・ハードウェア資源を利用して実現される機能的な手段の一部として、属性情報変更部３１と、機能実行制御部３２とを備えている。

属性情報変更部３１は、照合情報に指定された文書ファイルの属性情報を、内部利用者からの変更指示にしたがって変更するものである。機能実行制御部３２は、文書ファイルに設定されたキーワード情報と照合情報に指定された文書ファイルの属性情報とを照合し、この照合結果に基づいて、所定機能の実行可否を制御するものである。

〈メールサーバーの構成〉
メールサーバー４は、電子メール取得部４１と、属性情報変更部４２と、記憶部４３と、電子メール送信部４４とを備えている。

電子メール取得部４１は、ネットワーク内部の提供者端末２や内部利用者端末３から電子メールを取得するものである。電子メール取得部４１で取得される電子メールは、大きくは、文書ファイルが添付された電子メールと、文書ファイルが添付されていない電子メールに分けられる。また、文書ファイルが添付されたる電子メールには、文書ファイルにキーワード情報が設定されるとともに、当該キーワード情報を含む文書ファイルの属性情報が、当該キーワード情報との照合情報に指定された文書ファイルを添付した電子メールも含まれる。

属性情報変更部４２は、電子メール取得部４１で取得した電子メールに添付された文書ファイルの属性情報を、電子メールの宛先に関する情報と文書ファイルの属性情報の変更に関する情報とを対応付けたテーブルに基づいて変更するものである。記憶部４３は、電子メールの宛先に関する情報と文書ファイルの属性情報の変更に関する情報とを対応付けたテーブルを記憶するものである。

電子メール送信部４４は、電子メール取得部４１で取得した電子メールを、当該電子メールで指定された宛先に送信するものである。電子メール送信部４４で送信される電子メールには、属性情報変更部４２で文書ファイルの属性情報を変更した電子メールも含まれる。

〈外部利用者端末の構成〉
外部利用者端末５は、上記コンピュータ・ハードウェア資源を利用して実現される機能的な手段の一部として、機能実行制御部５１を備えている。

機能実行制御部５１は、文書ファイルに設定されたキーワード情報と照合情報に指定された文書ファイルの属性情報とを照合し、この照合結果に基づいて、所定機能の実行可否を制御するものである。

〈第１実施形態〉
図２は本発明の第１実施形態に係る提供者端末２において、文書ファイルにキーワード情報を設定する際の処理手順を示すフローチャートである。

まず、キーワード情報設定部２１は、キーワード情報の設定対象となる文書ファイルの指定（選択）を文書提供者から受け付ける（ステップＳ１）。

次に、キーワード情報設定部２１は、上記ステップＳ１で文書提供者から受け付けた文書ファイルに設定するキーワード情報の指定を文書提供者から受け付ける（ステップＳ２）。キーワード情報の指定は、文書提供者がキーボードを操作して所望（任意）の文字列をキーワード情報として入力することによって指定してもよいし、予め用意された複数のキーワード情報をディスプレイに表示し、その中から文書提供者が所望のキーワード情報をキーボードやマウスの操作で１つ選択することによって指定してもよい。

次に、キーワード情報設定部２１は、上記ステップＳ１で受け付けた文書ファイルに対して、上記ステップＳ２で受け付けたキーワード情報を設定する（ステップＳ３）。キーワード情報の設定は、例えば、文書ファイルの属性情報の一つとして、文書ファイルにキーワード情報を埋め込むことにより行なう。

こうして文書ファイルにキーワード情報が設定されると、これに続いて、照合情報指定部２２は、上記ステップＳ１で受け付けた文書ファイルのファイル名（以下、「文書ファイル名」とも記す）が、上記ステップＳ３で設定したキーワード情報と同じ文字列を含むように、当該文書ファイル名に当該キーワード情報の文字列を追加する（ステップＳ４）。例えば、変更前の文書ファイル名が「aaa」で、キーワード情報が「-bbb」という文字列であったとすると、元の文書ファイル名の末尾に、キーワード情報と同じ文字列を追加することにより、「aaa-bbb」という文書ファイル名を生成する。

なお、ハイフンは、元の文書ファイル名とこれに追加したキーワード情報（文字列）との区切りに挿入される記号である。したがって、ハイフンは、キーワード情報を表す文字列の端（先頭）に元々含めておいてもよいし、元の文書ファイル名に文字列を追加するときに、それらの間に自動的に挿入してもよい。また、ハイフン以外の記号で上記の区切りを明示してもよい。また、発明の主旨からすれば、キーワード情報と同じ文字列の並び順を変更しないかぎり、どのようなかたちで文書ファイル名を変更してもかまわない。例えば、元の文書ファイル名の先頭にキーワード情報と同じ文字列を追加したり、元の文書ファイル名の中間部にキーワード情報と同じ文字列を挿入したりしてもよい。

また、上記ステップＳ３においては、文書提供者から受け付けたキーワード情報として、文書の開示範囲又は文書のコンテキスト情報の開示範囲を明示する文字列を文書ファイルに設定してもよい。例えば、上記の開示範囲を社内に限定（制限）したい場合は、「社内利用限定」、「社外利用不可」などの文字列をキーワード情報に設定し、上記の開示範囲を所属部署内に限定（制限）したい場合は「部内利用限定」、「部外利用不可」などの文字列をキーワード情報に設定する。また、通信機能の発動によって文書やコンテキスト情報を開示するシステムにおいて、例えば、社外又は部外からの通信による情報の開示を制限したい場合は、「社外通信不可」、「部外通信非推奨」などの文字列をキーワード情報に設定する。

次に、照合情報指定部２２は、キーワード情報と同じ文字列を含む文書ファイルの属性情報（本形態では、ステップＳ４で文字列の追加を行なった文書ファイル名）を、当該キーワード情報との照合情報に指定する（ステップＳ５）。ここでの「指定する」は、文書ファイル名がどのような名称であるかにかかわらず、文書ファイル名という属性情報（項目）そのものを照合情報に指定することを意味する。したがって、何らかの理由で文書ファイル名が変更された場合でも、文書ファイル名という属性情報が照合情報として指定されることに変わりはない。

これにより、例えば、文書ビューア又は文書エディタから文書ファイルを利用するときに、文書ファイルを開く操作を行なうと、予め設定された通信機能が起動する仕組みを採用している場合、当該通信機能の新規設定処理として、上記ステップＳ１〜Ｓ５の処理を行なうことにより、例えば、図３に示すように、文書提供者から受け付けたキーワード情報として、「-社外通信不可」という文字列が、文書ファイルに設定されるとともに、このキーワード情報との照合情報として、文書ファイル名が指定されることになる。

以上の処理によって、文書ファイルにキーワード情報を設定し、かつ当該キーワード情報との照合情報を指定した段階では、上記ステップＳ５で照合情報に指定された文書ファイルの属性情報（文書ファイル名）に含まれる、キーワード情報と同じ文字列が変更されないかぎり、文書ファイルに設定されたキーワード情報と、当該キーワード情報との照合情報に指定された文書ファイルの属性情報との照合結果が、「文書ファイルの属性情報がキーワード情報と同じ文字列を含む」という照合条件を満たすものとなる。

図４は本発明の第１実施形態に係る内部利用者端末３において、文書ファイルを配布する際の処理手順を示すフローチャートである。

まず、内部利用者端末３では、配布の対象となる文書ファイルの指定（選択）を文書利用者から受け付ける（ステップＳ１１）。

このとき、内部利用者端末３のディスプレイには、文書利用者が配布の対象として指定しようとする文書ファイルのファイル名が表示される。このため、提供者端末２での処理（Ｓ１〜Ｓ５）によってキーワード情報の設定と照合情報の指定がなされた文書ファイルについては、元の文書ファイル名に追加された文字列（キーワード情報）が、文書ファイル名の一部として内部利用者端末３のディスプレイに表示される。したがって、文書の開示範囲又は文書のコンテキスト情報の開示範囲を明示する文字列をキーワード情報として設定した場合は、この文字列が文書ファイル名の一部として表示されることになる。

次に、内部利用者端末３では、上記ステップＳ１１で受け付けた文書ファイルにキーワード情報が設定されているかどうかを確認する（ステップＳ１２）。そして、キーワード情報が設定されている場合は、そのキーワード情報との照合情報に指定されている文書ファイルの属性情報（本形態例では文書ファイル名）を変更するかどうかの指示を文書利用者から受け付ける（ステップＳ１３）。このとき、文書利用者は、文書ファイルの属性情報を変更するかどうかを判断するにあたって、上述のようにディスプレイに表示された文書ファイル名を参照することが可能である。

続いて、文書利用者が文書ファイルの属性情報を変更する旨の指示を与えると、この指示を受けて属性情報変更部３１が文書ファイルの属性情報（本形態では文書ファイル名）を変更する（ステップＳ１４、Ｓ１５）。例えば、キーワード情報との照合情報に指定されている文書ファイルの属性情報が文書ファイル名であれば、この文書ファイル名から、文書ファイルに設定されているキーワード情報と同じ文字列の部分を削除するかたちで、文書ファイル名を変更する。文書ファイル名（属性情報）の変更は、属性情報変更部３１が予め設定された条件（文書ファイルに設定されているキーワード情報と同じ文字列の部分を削除する）にしたがって自動で行なうものであってもよいし、文書利用者からの変更指示を受けて、変更指示のあった文字列の部分を削除するように、手動で行なうものであってもよい。

その後、内部利用者端末３では、文書ファイルを配布するための処理を実行する（ステップＳ１６）。例えば、文書ファイルの配布に可搬型の記録媒体を利用する場合は、この記録媒体に文書ファイルを書き込む処理を行なう。また、文書ファイルの配布に電子メールを利用する場合は、電子メールに文書ファイルを添付して送信する処理を行なう。

ちなみに、上記ステップＳ１２でＮｏと判断した場合（文書ファイルにキーワード情報が設定されていないことが確認された場合）や、設上記ステップＳ１４でＮｏと判断した場合（文書利用者が文書ファイルの属性情報を変更しない旨の指示を与えた場合）は、処理のステップがステップＳ１２、Ｓ１４からステップＳ１６に移行するため、いずれの場合も属性情報（文書ファイル名）の変更が行なわれないことになる。

また、上記図４に示す内部利用者端末３での処理は、当該内部利用者端末３の属性情報変更部３１と同等の機能をもつ属性情報変更部２３を備える提供者端末２でも同様に行なうことが可能である。

図５は本発明の第１実施形態に係る外部利用者端末５において、文書ファイルを利用する際の処理手順を示すフローチャートである。

まず、外部利用者端末５では、文書ビューアや文書エディタから文書ファイルを利用するにあたって、利用の対象となる文書ファイルの指定（選択）を文書利用者から受け付ける（ステップＳ２１）。

次に、外部利用者端末５では、上記ステップＳ２１で受け付けた文書ファイルにキーワード情報が設定されているかどうかを確認する（ステップＳ２２）。そして、キーワード情報が設定されている場合は、機能実行制御部５１が、文書ファイルに設定されているキーワード情報と、当該キーワード情報との照合情報として指定されている文書ファイルの属性情報（本形態例では文書ファイル名）とを照合する（ステップＳ２３）。また、キーワード情報が設定されていない場合は、そのまま処理を抜ける。

ここで、キーワード情報と文書ファイルの属性情報（照合情報）との照合は、照合情報として指定された文書ファイルの属性情報である文書ファイル名の文字列中に、キーワード情報と同じ文字列が含まれているかどうかを確認することで行なう。例えば、文書ファイルに設定されたキーワード情報が「-bbb」という文字列であったとすると、これと同じ文字列が文書ファイル名の文字列中に含まれているかどうかを確認する。

次に、機能実行制御部５１は、上記ステップＳ２３で照合した結果、キーワード情報と同じ文字列が文書ファイルの属性情報（文書ファイル名）に含まれていた場合（ステップＳ２４でＹｅｓの場合）は、所定機能の実行を許可する（ステップＳ２５）。また、上記ステップＳ２３で照合した結果、キーワード情報と同じ文字列が文書ファイルの属性情報（文書ファイル名）に含まれていなかった場合（ステップＳ２４でＮｏの場合）は、所定機能の実行を禁止する（ステップＳ２６）。

これにより、所定機能が、例えば、当該所定機能で指定されたサーバー（例えば、クライアント端末からの要求に応じて文書ファイルのコンテキスト情報を通知するサーバー）にアクセスするための通信機能であれば、機能実行制御部５１によって通信機能の実行が許可された場合のみ、当該通信機能が外部利用者端末５で実行され、機能実行制御部５１によって通信機能の実行が禁止された場合は、当該通信機能が外部利用者端末５で実行されないことになる。

したがって、例えば図６に示すように、提供者端末２でキーワード情報を設定し、かつ照合情報を指定した文書ファイルのうち、照合情報として指定した文書ファイルの属性情報（本形態例では文書ファイル名）を変更していない文書ファイルを外部利用者端末５で利用する場合は、キーワード情報と照合情報が所定の照合条件（照合情報として指定された文書ファイルの属性情報である文書ファイル名の文字列中に、キーワード情報と同じ文字列が含まれている、という条件）を満たすため、所定機能の実行が許可される。このため、所定機能が、ある指定のサーバーと通信する機能であれば、外部利用者端末５からサーバーへの通信が実行される。

これに対して、照合情報として指定した文書ファイルの属性情報（本形態例では文書ファイル名）を内部利用者端末３で変更した文書ファイルを外部利用者端末５で利用する場合は、キーワード情報と照合情報が上記所定の照合条件を満たさないため、所定機能の実行が禁止される。このため、外部利用者端末５からサーバーへの通信が実行されない。したがって、例えば、通信機能でアクセス先に指定されたサーバーが上記図１に示すネットワーク内部（点線の枠内）に存在する場合は、当該サーバーに対して、外部利用者端末５が通信することがない。

なお、上記図５に示す外部利用者端末５での処理は、当該外部利用者端末５の機能実行制御部５１と同等の機能をもつ機能実行制御部３１を備える内部利用者端末３でも同様に行なうことが可能である。

また、キーワード情報との照合情報として指定された文書ファイルの属性情報（本形態では文書ファイル名）は、上記図４に示す処理にしたがって提供者端末２や内部利用者端末３で変更する以外にも、ネットワーク内部に存在する提供者端末２や内部利用者端末３で文書ファイルを電子メールに添付して送信した際に、メールサーバー４で自動で変更させることも可能である。

図７はメールサーバー４の具体的な処理手順を示すフローチャートである。まず、メールサーバー４では、ネットワーク内部の提供者端末２又は内部利用者端末３から送信された電子メールを電子メール取得部４１で取得する（ステップＳ３１）。電子メール取得部４１で取得される電子メールには、例えば上記図２に示す処理によってキーワード情報が設定され、かつ照合情報が指定された文書ファイルを添付した電子メールも含まれる。

次に、メールサーバー４では、上記ステップＳ３１で取得した電子メールに文書ファイルが添付されているかどうかを確認し（ステップＳ３２）、文書ファイルが添付されている場合は、記憶部４３に記憶されているテーブルを参照することにより、先ほど取得した電子メールの宛先が、予め登録された宛先情報に該当するかどうかを確認する（ステップＳ３３）。

記憶部４３に記憶されるテーブルは、電子メールの宛先に関する情報と文書ファイルの属性情報の変更に関する情報とを対応付けたデータを予め登録しておく。例えば、図８に示すように、電子メールの宛先に関する情報として、電子メールのアドレス情報を「社外のメールアドレス」で登録するとともに、文書ファイルの属性情報の変更に関する情報として、文書ファイル名から削除すべき文字列を、社外に文書ファイルを配布するときに文書ファイル名に追加される文字列（例えば、「-社外通信不可」）で登録する。同様に、電子メールの宛先に関する情報として、電子メールのアドレス情報を「部外のメールアドレス」で登録するとともに、文書ファイルの属性情報の変更に関する情報として、文書ファイル名から削除すべき文字列を、部外に文書ファイルを配布するときに文書ファイル名に追加される文字列（例えば、「-部外通信非推奨」）で登録する。

テーブルに社外のメールアドレスを登録する場合は、社内のメールアドレスに共通する文字列となる「ドメイン名」を指定して、当該ドメイン名と異なるドメイン名を含むメールアドレスをすべて社外のメールアドレスであると認識するように登録してもよいし、社外のメールアドレスとして認識すべきメールアドレスやドメイン名を個別に登録してもよい。この点は、テーブルに部外のメールアドレスを登録する場合も同様である。

また、テーブルに文書ファイル名から削除すべき文字列を登録する場合は、１つのメールアドレスのグループ（社外のメールアドレスに属するグループ、部外のメールアドレスに属するグループ）につき、複数の異なる文字列を登録してもよい。

このようなデータが登録されたテーブルを参照した結果、上記ステップＳ３１で取得した電子メールの宛先を指定するメールアドレスが、テーブルに登録された宛先情報（社外のメールアドレス、又は部外のメールアドレス）に該当する場合は、その宛先情報に対応付けてテーブルに登録されている、文書ファイル名から削除すべき文字列が、電子メールに添付された文書ファイルのファイル名に含まれているかどうかを確認する（ステップＳ３４）。

例えば、電子メールで宛先に指定されたメールアドレスが、テーブルに登録された社外のメールアドレスに該当するものであった場合は、その電子メールに添付された文書ファイルのファイル名に「-社外通信不可」という文字列が含まれるかどうかを確認する。また、電子メールで宛先に指定されたメールアドレスが、テーブルに登録された部外のメールアドレスに該当するものであった場合は、その電子メールに添付された文書ファイルのファイル名に「-部外通信非推奨」という文字列が含まれるかどうかを確認する。

上記ステップＳ３４で確認した結果、電子メールに添付された文書ファイルのファイル名に上記削除すべき文字列が含まれていた場合は、当該文字列を文書ファイル名から削除するように、属性情報変更部４２が文書ファイルのファイル名を変更する（ステップＳ３５）。例えば、社外のメールアドレスで指定された電子メールに添付された文書ファイルのファイル名が「見積書-社外通信不可」であった場合は、その文書ファイル名の文字列中から「-社外通信不可」という文字列の部分を削除することにより、「見積書」という文書ファイル名に変更する。また、例えば、部外のメールアドレスで指定された電子メールに添付された文書ファイルのファイル名が「開発部内連絡書-部外通信非推奨」であった場合は、その文書ファイル名の文字列中から、「-部外通信非推奨」という文字列の部分を削除することにより、「開発部内連絡書」という文書ファイル名に変更する。

その後、電子メール送信部４４は、属性情報変更部４２で文書ファイルのファイル名（属性情報）を変更した電子メールを、当該電子メールで指定された宛先（メールアドレス）に送信する（ステップＳ３６）。ただし、上記ステップＳ３２、Ｓ３３又はＳ３４でＮｏと判断した場合は、そこからステップＳ３６に移行するため、文書ファイル名を変更することなく、指定の宛先に電子メールを送信することになる。

以上の処理により、例えば図９に示すように、キーワード情報の設定と照合情報の指定がなされた文書ファイルを添付した電子メールを、提供者端末２が同じネットワーク内のクライアント端末である内部利用者端末３に送信した場合は、メールサーバー４で添付文書のファイル名が変更されないため、内部利用者端末３からサーバー７への通信機能が実行されるが、提供者端末２がネットワーク外のクライアント端末である外部利用者端末５に送信した場合では、メールサーバー４で添付文書のファイル名が変更（文字列が削除）されるため、外部利用者端末５からサーバー７への通信機能が実行されない。

〈第２実施形態〉
図１０は本発明の第２実施形態に係る提供者端末２において、文書ファイルにキーワード情報を設定する際の処理手順を示すフローチャートである。

まず、キーワード情報設定部２１は、キーワード情報の設定対象となる文書ファイルの指定（選択）を文書提供者から受け付ける（ステップＳ４１）。

次に、キーワード情報設定部２１は、上記ステップＳ４１で文書提供者から受け付けた文書ファイルに設定するキーワード情報の指定を文書提供者から受け付ける（ステップＳ４２）。ここで、上記第１実施形態においては、一例として、文書の開示範囲又は文書のコンテキスト情報の開示範囲を明示する文字列情報などをキーワード情報に指定するものとしたが、本第２実施形態においては、文書ファイルの格納場所を示す文字列情報、例えば、文書ファイルが格納されているフォルダ名や、文書ファイルのパス（上位階層のフォルダを含めた格納フォルダ）をキーワード情報に指定するものとなっている。

例えば、文書ファイルが格納されているフォルダ名（以下、「文書ファイル格納フォルダ名」との記す）が「bbb」であれば、その文字列情報を文書提供者がキーワード情報として指定する。また、文書ファイルのパス（以下、「文書ファイルパス」とも記す）が「\\ServerA\aaa\bbb\ccc\連絡書.doc」であれば、その全部の文字列情報又は指定階層フォルダ（例えば、「bbb」）の文字列情報を文書提供者がキーワード情報として指定する。

また、上記第１実施形態との組み合わせによる応用例として、「文書の開示範囲又は文書のコンテキスト情報の開示範囲を明示する文字列情報」及び「文書ファイルの格納場所を示す文字列情報」のうち、いずれか一方を文書提供者に選択させて、キーワード情報の指定を受け付ける構成としてもよい。そのための具体的な操作画面の表示例を図１１に示す。この表示例では、通信機能が実行される条件の設定用として、２つのラジオボタンでキーワード情報の指定形式をどちらにするか選択可能となっている。また、「文書ファイルの格納場所を示す文字列情報」をキーワード情報として指定する場合は、階層別にフォルダ名を表示して、いずれか１つを選択可能となっている。ただし、本形態例では、文書ファイルの格納場所を示す文字列情報をキーワード情報として指定するものとする。

次に、キーワード情報設定部２１は、上記ステップＳ４１で受け付けた文書ファイルに対して、上記ステップＳ４２で受け付けたキーワード情報を設定する（ステップＳ４３）。キーワード情報の設定は、例えば上記第１実施形態と同様に、文書ファイルの属性情報の一つとして、文書ファイルにキーワード情報を埋め込むことにより行なう。

こうして文書ファイルにキーワード情報が設定されると、これに続いて、照合情報指定部２２は、上記ステップＳ４１で受け付けた文書ファイルの属性情報のうち、上記ステップＳ４２で受け付けたキーワード情報を含む属性情報を、当該キーワード情報との照合情報に指定する（ステップＳ４４）。

例えば、上述したように文書ファイル格納フォルダ名を示す文字列情報をキーワード情報として指定した場合は、当該文書ファイル格納フォルダ名という属性情報を、キーワード情報との照合情報に指定し、文書ファイルパスを示す文字列情報をキーワード情報として指定した場合は、当該文書ファイルパスという属性情報を、キーワード情報との照合情報に指定する。ここでの「指定する」は、文書ファイル格納フォルダ名や文書ファイルパスがどのような名称であるかにかかわらず、文書ファイル格納フォルダ名や文書ファイルパスという属性情報（項目）そのものを照合情報に指定することを意味する。したがって、何らかの理由で文書ファイル格納フォルダ名や文書ファイルパスが変更された場合でも、それらの属性情報が照合情報として指定されることに変わりはない。

以上の処理によって、文書ファイルにキーワード情報を設定し、かつ当該キーワード情報との照合情報を指定した段階では、上記ステップＳ４４で照合情報に指定された文書ファイルの属性情報（文書ファイル格納フォルダ名、文書ファイルパス）に含まれる、キーワード情報と同じ文字列が変更されないかぎり、文書ファイルに設定されたキーワード情報と、当該キーワード情報との照合情報に指定された文書ファイルの属性情報との照合結果が、「文書ファイルの属性情報がキーワード情報と同じ文字列を含む」という照合条件を満たすものとなる。

こうしてキーワード情報を設定し、かつ照合情報を指定した文書ファイルを、例えば、文書提供者が外部利用者に配布した場合は、文書ファイルを取り扱う端末が、提供者端末２から外部利用者端末５に変更になり、これに伴って文書ファイルの格納場所を示す文字列情報も書き換えられる。つまり、各々の端末間で文書ファイルを配布（移動）すると、当該文書ファイルに設定されたキーワード情報との照合情報に指定された文書ファイルの属性情報（文書ファイル格納フォルダ名、文書ファイルパス）が、配布先の端末で自動的に変更される。このため、文書ファイルの配布先の端末で文書ファイルを利用する際には、上記図５に示す処理手順にしたがって所定機能の実行が禁止されることになる。

また、文書ファイルの配布先の端末で所定機能を実行させる場合は、配布先の端末において、「文書ファイルの属性情報がキーワード情報と同じ文字列を含む」という照合条件を満たすように、文書ファイルを別のフォルダに移動するか、文書ファイルを格納しているフォルダ名を変更すればよい。例えば、上記図１１に示す設定用の操作画面で文書ファイル格納フォルダ名を「bbb」で指定してキーワード情報を設定した場合は、文書ファイルの配布先の端末で、例えば、文書ファイルのパスが「\\ServerB\bbb\連絡書.doc」となるように、文書ファイルを「bbb」のフォルダに移動するか、文書ファイルを格納しているフォルダ名を「bbb」に変更することにより、配布先の端末で所定機能を実行させることが可能となる。

なお、実行可否の制御対象となる所定機能は、上述した通信機能の他にも、例えば、文書ファイルを編集する機能や、文書ファイルを印刷する機能、文書ファイルからリンク先を参照する機能、文書ファイルのオプション機能など、種々の機能を制御対象として適用可能である。また、文書ファイルを開く操作を行なったときに実行される機能だけでなく、限定した機能だけを利用できるように制御したり、全ての機能を実行できないように制御したりすることも可能である。

また、上記図２又は図１０に示す処理は、提供者端末２が備えるコンピュータ・ハードウェア資源を用いて、図４に示す処理は、提供者端末２や内部利用者端末３が備えるコンピュータ・ハードウェア資源を用いて、図５に示す処理は、内部利用者端末３や外部利用者端末５が備えるコンピュータ・ハードウェア資源を用いて、図７に示す処理は、メールサーバー４が備えるコンピュータ・ハードウェア資源を用いて、それぞれソフトウェア的に実現することが可能であり、そのためのプログラムやこのプログラムを格納した記録媒体を発明として抽出することも可能である。また、各々の処理を実現するプログラムは、予めクライアント装置やサーバー装置にインストールされていてもよいし、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤを含む）、磁気ディスク（ＦＤを含む）、光磁気ディスク（ＭＤを含む）、半導体メモリ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に格納して提供されてもよいし、有線あるいは無線などの通信網を介して提供されてもよい。

本発明の実施形態に係る文書処理システムの構成例を示すブロック図である。 本発明の第１実施形態に係る提供者端末で文書ファイルにキーワード情報を設定する際の処理手順を示すフローチャートである。 キーワード情報の設定例とこれに基づく照合情報の指定例を示す図である。 本発明の第１実施形態に係る内部利用者端末で文書ファイルを配布する際の処理手順を示すフローチャートである。 本発明の第１実施形態に係る外部利用者端末で文書ファイルを利用する際の処理手順を示すフローチャートである。 機能実行の制御例を示す図である。 メールサーバーの具体的な処理手順を示すフローチャートである。 テーブルデータの登録例を示す図である。 メールサーバーを利用した機能実行の制御例を示す図である。 本発明の第２実施形態に係る提供者端末で文書ファイルにキーワード情報を設定する際の処理手順を示すフローチャートである。 キーワード情報設定用の操作画面の一例を示す図である。

符号の説明

１…文書処理システム、２…提供者端末、３…内部利用者端末、４…メールサーバー、５…外部利用者端末、２１…キーワード情報設定部、２２…照合情報指定部、２３，３１，４２…属性情報変更部、３２，５１…機能実行制御部、４１…電子メール取得部、４３…記憶部、４４…電子メール送信部

Claims (17)

1. 文書ファイルにキーワード情報を設定するキーワード情報設定手段と、
   前記キーワード情報設定手段によりキーワード情報が設定された文書ファイルの属性情報のうち予め定めた属性情報の内容を、該キーワード情報と同じ文字列を含むよう変更する第１の属性情報変更手段と、
   前記第１の属性情報変更手段により予め定めた属性情報の内容が変更された文書ファイルについて、該予め定めた属性情報の内容を変更する指示を受け付ける変更指示受付手段と、
   前記変更指示受付手段が指示を受け付けた場合に、前記第１の属性情報変更手段により予め定めた属性情報が変更された文書ファイルについて、該予め定めた属性情報の内容を、前記キーワード情報設定手段により設定されたキーワード情報と同じ文字列の部分を削除するよう変更する第２の属性情報変更手段と、
   前記第２の属性情報変更手段による変更がなされない場合には、前記予め定めた属性情報の内容が前記キーワード情報と同じ文字列を含む文書ファイルを配布するための処理を行い、前記第２の属性情報変更手段による変更がなされた場合には、該変更がなされた文書ファイルを配布するための処理を行う配布手段と
   を有する配布元文書処理装置と、
   前記配布元文書処理装置から配布された文書ファイルに設定されたキーワード情報と同じ文字列が、該文書ファイルの属性情報のうち前記第１の属性情報変更手段による変更対象である前記予め定めた属性情報の内容に含まれる場合には、予め定めた機能を実行するよう制御し、該キーワード情報と同じ文字列が、該予め定めた属性情報の内容に含まれない場合には、該予め定めた機能を実行しないよう制御する機能実行制御手段
   を有する配布先文書処理装置と
   を有する文書処理システム。
2. 前記キーワード情報設定手段は、前記キーワード情報として、文書の開示範囲又は文書のコンテキスト情報の開示範囲を明示する文字列を設定し、
   前記第１の属性情報変更手段は、文書ファイルの属性情報のうち文書ファイル名について変更する
   請求項１記載の文書処理システム。
3. 文書ファイルに、該文書ファイルの属性情報のうち格納場所を示す属性情報の内容である文字列情報を、キーワード情報として設定するキーワード情報設定手段と、
   前記キーワード情報設定手段による設定がなされた文書ファイルを配布するための処理を行う配布手段と
   を有する配布元文書処理装置と、
   前記配布元文書処理装置から配布された文書ファイルに設定されたキーワード情報と同じ文字列が、該文書ファイルの格納場所を示す属性情報の内容である、自装置における格納場所の情報が反映された文字列情報に含まれる場合には、予め定めた機能を実行するよう制御し、該キーワード情報と同じ文字列が、該文字列情報に含まれない場合には、該予め定めた機能を実行しないよう制御する機能実行制御手段
   を有する配布先文書処理装置と
   を有する文書処理システム。
4. 文書ファイルにキーワード情報を設定するキーワード情報設定手段と、
   前記キーワード情報設定手段によりキーワード情報が設定された文書ファイルの属性情報のうち予め定めた属性情報の内容を、該キーワード情報と同じ文字列を含むよう変更する第１の属性情報変更手段と、
   前記第１の属性情報変更手段により予め定めた属性情報の内容が変更された文書ファイルについて、該予め定めた属性情報の内容を変更する指示を受け付ける変更指示受付手段と、
   前記変更指示受付手段が指示を受け付けた場合に、前記第１の属性情報変更手段により予め定めた属性情報が変更された文書ファイルについて、該予め定めた属性情報の内容を、前記キーワード情報設定手段により設定されたキーワード情報と同じ文字列の部分を削除するよう変更する第２の属性情報変更手段と、
   前記第２の属性情報変更手段による変更がなされない場合には、前記予め定めた属性情報の内容が前記キーワード情報と同じ文字列を含む文書ファイルを配布するための処理を行い、前記第２の属性情報変更手段による変更がなされた場合には、該変更がなされた文書ファイルを配布するための処理を行う配布手段と
   を有し、
   前記配布手段により配布するための処理がなされて配布先の装置に配布された文書ファイルは、該配布先の装置によって、該文書ファイルに設定されたキーワード情報と同じ文字列が、該文書ファイルの属性情報のうち前記第１の属性情報変更手段による変更対象である前記予め定めた属性情報の内容に含まれる場合には、予め定めた機能を実行するよう制御され、該キーワード情報と同じ文字列が、該予め定めた属性情報の内容に含まれない場合には、該予め定めた機能を実行しないよう制御されることを特徴とする
   文書処理装置。
5. 文書ファイルにキーワード情報が設定されるとともに、文書ファイルの属性情報のうち予め定めた属性情報の内容を該キーワード情報と同じ文字列を含むよう変更された文書ファイルについて、該予め定めた属性情報の内容を変更する指示を受け付ける変更指示受付手段と、
   前記変更指示受付手段が指示を受け付けた場合に、前記予め定めた属性情報が変更された文書ファイルについて、該予め定めた属性情報の内容を、前記キーワード情報と同じ文字列の部分を削除するよう変更する属性情報変更手段と、
   前記属性情報変更手段による変更がなされない場合には、前記予め定めた属性情報の内容が前記キーワード情報と同じ文字列を含む文書ファイルを配布するための処理を行い、前記属性情報変更手段による変更がなされた場合には、該変更がなされた文書ファイルを配布するための処理を行う配布手段と
   を有し、
   前記配布手段により配布するための処理がなされて配布先の装置に配布された文書ファイルは、該配布先の装置によって、該文書ファイルに設定されたキーワード情報と同じ文字列が、前記予め定めた属性情報の内容に含まれる場合には、予め定めた機能を実行するよう制御され、該キーワード情報と同じ文字列が、前記予め定めた属性情報の内容に含まれない場合には、該予め定めた機能を実行しないよう制御されることを特徴とする
   文書処理装置。
6. 配布元の装置から配布された文書ファイルに対し、該文書ファイルに設定されたキーワード情報と同じ文字列が該文書ファイルの属性情報のうち予め定めた属性情報の内容に含まれる場合には、予め定めた機能を実行するよう制御し、該キーワード情報と同じ文字列が該予め定めた属性情報の内容に含まれない場合には、該予め定めた機能を実行しないよう制御する機能実行制御手段
   を有し、
   前記機能実行制御手段により制御される前記文書ファイルは、前記配布元の装置によって、キーワード情報が設定されるとともに、文書ファイルの属性情報のうち前記予め定めた属性情報の内容を該キーワード情報と同じ文字列を含むよう変更され、該予め定めた属性情報の内容を変更する指示を受け付けた場合に、該予め定めた属性情報の内容を、該キーワード情報と同じ文字列の部分を削除するよう変更され、該指示を受け付けていない場合には、該予め定めた属性情報の内容が該キーワード情報と同じ文字列を含む文書ファイルとしての配布のための処理が行われ、該指示を受け付けた場合には、該キーワード情報と同じ文字列の部分を削除するよう変更がなされた文書ファイルとしての配布するための処理が行われていることを特徴とする
   文書処理装置。
7. 文書ファイルに、該文書ファイルの属性情報のうち格納場所を示す属性情報の内容である文字列情報を、キーワード情報として設定するキーワード情報設定手段と、
   前記キーワード情報設定手段による設定がなされた文書ファイルを配布するための処理を行う配布手段と
   を有し、
   前記配布手段により配布するための処理がなされて配布先の装置に配布された文書ファイルは、該配布先の装置によって、該文書ファイルに設定されたキーワード情報と同じ文字列が、該文書ファイルの格納場所を示す属性情報の内容である、該配布先の装置における格納場所の情報が反映された文字列情報に含まれる場合には、予め定めた機能を実行するよう制御され、該キーワード情報と同じ文字列が、該文字列情報に含まれない場合には、該予め定めた機能を実行しないよう制御されることを特徴とする
   文書処理装置。
8. 文書ファイルの属性情報のうち格納場所を示す属性情報の内容である文字列情報を、キーワード情報として設定された文書ファイルを配布するための処理を行う配布手段
   を有し、
   前記配布手段により配布するための処理がなされて配布先の装置に配布された文書ファイルは、該配布先の装置によって、該文書ファイルに設定されたキーワード情報と同じ文字列が、該文書ファイルの格納場所を示す属性情報の内容である、該配布先の装置における格納場所の情報が反映された文字列情報に含まれる場合には、予め定めた機能を実行するよう制御され、該キーワード情報と同じ文字列が、該文字列情報に含まれない場合には、該予め定めた機能を実行しないよう制御されることを特徴とする
   文書処理装置。
9. 配布元の装置から配布された文書ファイルに対し、該文書ファイルに設定されたキーワード情報と同じ文字列が、該文書ファイルの格納場所を示す属性情報の内容である、自装置における格納場所の情報が反映された文字列情報に含まれる場合には、予め定めた機能を実行するよう制御し、該キーワード情報と同じ文字列が、該文字列情報に含まれない場合には、該予め定めた機能を実行しないよう制御する機能実行制御手段
   を有し、
   前記機能実行制御手段により制御される前記文書ファイルは、前記配布元の装置によって、該文書ファイルの属性情報のうち格納場所を示す属性情報の内容である文字列情報がキーワード情報として設定され、配布するための処理が行われていることを特徴とする
   文書処理装置。
10. 文書ファイルにキーワード情報が設定されるとともに、文書ファイルの属性情報のうち予め定めた属性情報の内容を該キーワード情報と同じ文字列を含むよう変更された文書ファイルを添付した電子メールを該文書ファイルの配布元の装置から取得する電子メール取得手段と、
    前記電子メール取得手段で取得した前記電子メールに添付された前記文書ファイルの属性情報のうち前記予め定めた属性情報を、電子メールの宛先に関する情報と文書ファイルの属性情報の変更に関する情報とを対応付けたテーブルに基づいて変更する属性情報変更手段と、
    前記属性情報変更手段で前記文書ファイルの属性情報のうち前記予め定めた属性情報を変更した電子メールを、当該電子メールで指定された宛先の配布先の装置に送信する電子メール送信手段と
    を有し、
    前記電子メール送信手段により送信されて前記配布先の装置に配布された文書ファイルは、該配布先の装置によって、該文書ファイルに設定されたキーワード情報と同じ文字列が、前記予め定めた属性情報の内容に含まれる場合には、予め定めた機能を実行するよう制御され、該キーワード情報と同じ文字列が、前記予め定めた属性情報の内容に含まれない場合には、該予め定めた機能を実行しないよう制御されることを特徴とする
    メールサーバー。
11. 文書処理装置のコンピュータを、
    文書ファイルにキーワード情報を設定するキーワード情報設定手段と、
    前記キーワード情報設定手段によりキーワード情報が設定された文書ファイルの属性情報のうち予め定めた属性情報の内容を、該キーワード情報と同じ文字列を含むよう変更する第１の属性情報変更手段と、
    前記第１の属性情報変更手段により予め定めた属性情報の内容が変更された文書ファイルについて、該予め定めた属性情報の内容を変更する指示を受け付ける変更指示受付手段と、
    前記変更指示受付手段が指示を受け付けた場合に、前記第１の属性情報変更手段により予め定めた属性情報が変更された文書ファイルについて、該予め定めた属性情報の内容を、前記キーワード情報設定手段により設定されたキーワード情報と同じ文字列の部分を削除するよう変更する第２の属性情報変更手段と、
    前記第２の属性情報変更手段による変更がなされない場合には、前記予め定めた属性情報の内容が前記キーワード情報と同じ文字列を含む文書ファイルを配布するための処理を行い、前記第２の属性情報変更手段による変更がなされた場合には、該変更がなされた文書ファイルを配布するための処理を行う配布手段
    として機能させ、
    前記配布手段により配布するための処理がなされて配布先の装置に配布された文書ファイルは、該配布先の装置によって、該文書ファイルに設定されたキーワード情報と同じ文字列が、該文書ファイルの属性情報のうち前記第１の属性情報変更手段による変更対象である前記予め定めた属性情報の内容に含まれる場合には、予め定めた機能を実行するよう制御され、該キーワード情報と同じ文字列が、該予め定めた属性情報の内容に含まれない場合には、該予め定めた機能を実行しないよう制御されることを特徴とする
    プログラム。
12. 文書処理装置のコンピュータを、
    文書ファイルにキーワード情報が設定されるとともに、文書ファイルの属性情報のうち予め定めた属性情報の内容を該キーワード情報と同じ文字列を含むよう変更された文書ファイルについて、該予め定めた属性情報の内容を変更する指示を受け付ける変更指示受付手段と、
    前記変更指示受付手段が指示を受け付けた場合に、前記予め定めた属性情報が変更された文書ファイルについて、該予め定めた属性情報の内容を、前記キーワード情報と同じ文字列の部分を削除するよう変更する属性情報変更手段と、
    前記属性情報変更手段による変更がなされない場合には、前記予め定めた属性情報の内容が前記キーワード情報と同じ文字列を含む文書ファイルを配布するための処理を行い、前記属性情報変更手段による変更がなされた場合には、該変更がなされた文書ファイルを配布するための処理を行う配布手段
    として機能させ、
    前記配布手段により配布するための処理がなされて配布先の装置に配布された文書ファイルは、該配布先の装置によって、該文書ファイルに設定されたキーワード情報と同じ文字列が、前記予め定めた属性情報の内容に含まれる場合には、予め定めた機能を実行するよう制御され、該キーワード情報と同じ文字列が、前記予め定めた属性情報の内容に含まれない場合には、該予め定めた機能を実行しないよう制御されることを特徴とする
    プログラム。
13. 文書処理装置のコンピュータを、
    配布元の装置から配布された文書ファイルに対し、該文書ファイルに設定されたキーワード情報と同じ文字列が該文書ファイルの属性情報のうち予め定めた属性情報の内容に含まれる場合には、予め定めた機能を実行するよう制御し、該キーワード情報と同じ文字列が該予め定めた属性情報の内容に含まれない場合には、該予め定めた機能を実行しないよう制御する機能実行制御手段
    として機能させ、
    前記機能実行制御手段により制御される前記文書ファイルは、前記配布元の装置によって、キーワード情報が設定されるとともに、文書ファイルの属性情報のうち前記予め定めた属性情報の内容を該キーワード情報と同じ文字列を含むよう変更され、該予め定めた属性情報の内容を変更する指示を受け付けた場合に、該予め定めた属性情報の内容を、該キーワード情報と同じ文字列の部分を削除するよう変更され、該指示を受け付けていない場合には、該予め定めた属性情報の内容が該キーワード情報と同じ文字列を含む文書ファイルとしての配布のための処理が行われ、該指示を受け付けた場合には、該キーワード情報と同じ文字列の部分を削除するよう変更がなされた文書ファイルとしての配布するための処理が行われていることを特徴とする
    プログラム。
14. 文書処理装置のコンピュータを、
    文書ファイルに、該文書ファイルの属性情報のうち格納場所を示す属性情報の内容である文字列情報を、キーワード情報として設定するキーワード情報設定手段と、
    前記キーワード情報設定手段による設定がなされた文書ファイルを配布するための処理を行う配布手段
    として機能させ、
    前記配布手段により配布するための処理がなされて配布先の装置に配布された文書ファイルは、該配布先の装置によって、該文書ファイルに設定されたキーワード情報と同じ文字列が、該文書ファイルの格納場所を示す属性情報の内容である、該配布先の装置における格納場所の情報が反映された文字列情報に含まれる場合には、予め定めた機能を実行するよう制御され、該キーワード情報と同じ文字列が、該文字列情報に含まれない場合には、該予め定めた機能を実行しないよう制御されることを特徴とする
    プログラム。
15. 文書処理装置のコンピュータを、
    文書ファイルの属性情報のうち格納場所を示す属性情報の内容である文字列情報を、キーワード情報として設定された文書ファイルを配布するための処理を行う配布手段
    として機能させ、
    前記配布手段により配布するための処理がなされて配布先の装置に配布された文書ファイルは、該配布先の装置によって、該文書ファイルに設定されたキーワード情報と同じ文字列が、該文書ファイルの格納場所を示す属性情報の内容である、該配布先の装置における格納場所の情報が反映された文字列情報に含まれる場合には、予め定めた機能を実行するよう制御され、該キーワード情報と同じ文字列が、該文字列情報に含まれない場合には、該予め定めた機能を実行しないよう制御されることを特徴とする
    プログラム。
16. 文書処理装置のコンピュータを、
    配布元の装置から配布された文書ファイルに対し、該文書ファイルに設定されたキーワード情報と同じ文字列が、該文書ファイルの格納場所を示す属性情報の内容である、自装置における格納場所の情報が反映された文字列情報に含まれる場合には、予め定めた機能を実行するよう制御し、該キーワード情報と同じ文字列が、該文字列情報に含まれない場合には、該予め定めた機能を実行しないよう制御する機能実行制御手段
    として機能させ、
    前記機能実行制御手段により制御される前記文書ファイルは、前記配布元の装置によって、該文書ファイルの属性情報のうち格納場所を示す属性情報の内容である文字列情報がキーワード情報として設定され、配布するための処理が行われていることを特徴とする
    プログラム。
17. メールサーバーのコンピュータを、
    文書ファイルにキーワード情報が設定されるとともに、文書ファイルの属性情報のうち予め定めた属性情報の内容を該キーワード情報と同じ文字列を含むよう変更された文書ファイルを添付した電子メールを該文書ファイルの配布元の装置から取得する電子メール取得手段と、
    前記電子メール取得手段で取得した前記電子メールに添付された前記文書ファイルの属性情報のうち前記予め定めた属性情報を、電子メールの宛先に関する情報と文書ファイルの属性情報の変更に関する情報とを対応付けたテーブルに基づいて変更する属性情報変更手段と、
    前記属性情報変更手段で前記文書ファイルの属性情報のうち前記予め定めた属性情報を変更した電子メールを、当該電子メールで指定された宛先の配布先の装置に送信する電子メール送信手段
    として機能させ、
    前記電子メール送信手段により送信されて前記配布先の装置に配布された文書ファイルは、該配布先の装置によって、該文書ファイルに設定されたキーワード情報と同じ文字列が、前記予め定めた属性情報の内容に含まれる場合には、予め定めた機能を実行するよう制御され、該キーワード情報と同じ文字列が、前記予め定めた属性情報の内容に含まれない場合には、該予め定めた機能を実行しないよう制御されることを特徴とする
    プログラム。

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