JP2006350999A - ネットワークシステムにおけるデジタル文書の取り扱い - Google Patents
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Abstract
【解決手段】少なくとも1つの文書処理装置における処理に関するデジタル文書を文書ストレージに格納及び管理するステップと、文書電子メールサーバを動作させ、制御システムのストレージの各デジタル文書に対し該文書にリンクされる各自の電子メールアイテムを生成するステップと、電子メールクライアントが文書電子メールサーバのユーザアカウントに関連付けされる専用電子メールフォルダを介し、文書電子メールサーバの電子メールアイテムにアクセスすることを可能にするステップと、オーナーについて対応する電子メールアイテムのデジタル文書ファイルのステータス変更を動的に反映させるため、文書電子メールサーバとストレージとを同期させるステップとから構成される方法。
【選択図】図1
Description
・印刷用のデジタル文書が、ユーザのワークステーションから送信され、ストレージ142のユーザのメールボックスに格納される。
・1つの文書処理装置のスキャンプロセスにおいて、ユーザが当該装置において自らを特定した後、デジタル文書ファイルが生成され、ストレージ142のユーザのメールボックスに格納される。
・1つの文書処理装置のコピープロセスのスキャン段階において、ユーザが当該装置において自らを特定した後、デジタル文書ファイルが生成され、ストレージ142のユーザのメールボックスに格納される。
・添付されたデジタル文書を有する電子メールが、ユーザの電子メールクライアントから電子メールサーバ143により受信される。
・添付されたデジタル文書を有する電子メールが、ユーザの電子メールクライアントの他の電子メールフォルダから、当該クライアントの専用電子メールフォルダに移動される。このような場合、本発明は、クライアントがサーバに関連するアカウントを更新するアクションを自動的に通知する従来の電子メールプロセスを利用する。他の電子メールフォルダが、専用電子メールサーバ143とは異なるネットワークの上述の汎用電子メールサーバとリンクされる場合、汎用電子メールサーバから専用電子メールサーバ143へのファイル転送が実行される必要がある(既存の電子メールシステムのすべてが当該処理に適しているとは限らないが、多くの電子メールシステムは適しているということに留意されたい)。
・デジタル文書のオーナー:これは、例えば、電子メールの送信者(又は受信者)フィールドに挿入されてもよい。
・関連する文書処理ジョブのタイプ(印刷、スキャン、コピーなど):例えば、これは、電子メールの主題フィールドに示されるかもしれない。主題フィールドが複数の性質を表す場合、好ましくは、ジョブタイプは第1要素である(例えば、主題フィールド上のソートにより、同一タイプのデジタル文書の迅速な特定を可能にする)。
・デジタル文書のタイトル:これはまた、例えば、ジョブタイプの記載に続いて主題フィールドに示されてもよい。文書タイトルは、多数の方法により取得可能である。例えば、印刷ジョブについては、印刷対象となるファイル名が利用され、文書のメタデータからタイトルが取得され、又は、文書コンテンツが当該コンテンツを表す適切な単語に対して解析されてもよい(例えば、ヘッディングスタイルの最初の単語など)。文書解析自体は知られている。文書が、例えば、スキャンファイルであるとき、「テキスト」形式でない場合、まずOCR(Optical Character Recognition)技術が利用可能である。何れのタイトルも検出できない場合、「no title」又は「unknown title」などのデフォルトタイトルが示されてもよい。
・文書のコンテンツの表示:これは、電子メールの本体に示されてもよい。この表示は、文書のグラフィカル要素又は最初のライン、文書のページ(最初のページなど)のサムネイル表現など、任意の適切な形式をとりうる。
・デジタル文書のフルコンテンツ:これは、好ましくは、電子メールアイテムに添付される。印刷ジョブについて、これは印刷テストであるかもしれない(すなわち、印刷された、又は印刷予定の実際の画像)。スキャンジョブについて、これは実際の文書であるかもしれない。広範な使用が可能であるため、好ましい添付形式はPDF又はTIFFである。文書は、グラフィック、テキスト又はこれらの組み合わせなどの任意の適切な表示であってもよい(例えば、印刷済み/スキャン済みとしてグラフィカル表示されるが、選択可能である)。効果的には、添付名は文書名と同じであってもよい。
・関連する文書処理ジョブの送信時刻:これは、例えば、電子メールアイテムの日時フィールドに挿入されてもよい。
・ページ数、スキャンされた文書については、これらのページが片面又は両面スキャンされたものであるかなどの追加的性質が、メッセージの本体に挿入されてもよい。
・ユーザの電子メールフォルダからの印刷ジョブに関する電子メールアイテムの削除:関連するデジタル文書の削除
・ユーザの電子メールフォルダの印刷ジョブに関する電子メールアイテムの挿入:電子メールアイテムの添付及び/又は電子メールアイテムを含むデジタル文書の作成
・電子メールフォルダの文書ファイルに関する電子メールアイテムシーケンスの変更:電子メールフォルダのシーケンスを反映させるため、文書処理装置のユーザインタフェースのメールボックス表示の関連するデジタル文書の再配置
・プリンタコンソールの印刷キーを起動することにより、ユーザのメールボックスのデジタル文書の印刷が、ユーザの電子メールクライアントのリストの対応する電子メールアイテムにマーク付けされてもよい。このマーク付けは、プリンタのコンソールディスプレイのチェックサイン470と同期される(図4)。実際の実現形態では、フラグサインを設けるなどの現在の電子メールクライアントの既存の可能性が使用されてもよい。
110、120、130 文書処理装置
140 制御システム
150、160 ワークステーション
170 ネットワーク
210、220 ソフトウェアモジュール
Claims (17)
- デジタル文書のためのストレージを有する制御システムと、該制御システムに接続されるプリンタ、スキャナ、コピー機などの少なくとも1つの文書処理装置と、各自の電子メールクライアントを有するユーザの複数のワークステーションとから構成され、前記複数のワークステーション及び前記制御システムがネットワークを介した各自の双方向通信手段を有するデジタル文書処理システムにおける文書を処理する方法であって、
前記複数のワークステーションのユーザの1人により所有され、前記少なくとも1つの文書処理装置における処理に関するデジタル文書を文書ストレージに格納及び管理するステップと、
文書電子メールサーバを動作させ、前記制御システムのストレージの各デジタル文書に対し該デジタル文書にリンクされる各自の電子メールアイテムを生成するステップと、
電子メールクライアントが前記文書電子メールサーバのユーザアカウントに関連付けされる専用電子メールフォルダを介し、前記文書電子メールサーバの電子メールアイテムにアクセスすることを可能にするステップと、
オーナーについて対応する電子メールアイテムのデジタル文書ファイルのステータス変更を動的に反映させるため、前記文書電子メールサーバと前記ストレージとを同期させるステップと、
から構成されることを特徴とする方法。 - 請求項1記載の方法であって、さらに、
対応するデジタル文書ファイルに対する処理において、電子メールクライアントの専用電子メールフォルダの電子メールアイテムの操作を動的に反映させるため、前記ストレージと前記文書電子メールサーバとを同期させるステップを有することを特徴とする方法。 - 複数のワークステーションと、制御システムと、該制御システムに接続されるプリンタ、スキャナ、コピー機などの少なくとも1つの文書処理装置とから構成される文書処理システムであって、
前記複数のワークステーション及び前記制御システムは、ネットワークを介した各自の双方向通信手段を有し、
各ワークステーションは、各自の電子メールクライアントを有し、
前記制御システムは、前記複数のワークステーションのオーナーと呼ばれるユーザに関連付けされ、前記少なくとも1つの文書処理装置における処理に関するデジタル文書ファイルを格納及び管理するストレージと、プログラムによる制御の下、前記デジタル文書ファイルを管理し、前記オーナーに係るデジタル文書ファイルのステータスを前記オーナーに通知するプロセッサとを有し、
前記制御システムは、当該文書電子メールサーバの各電子メールアイテムが前記制御システムのデジタル文書ファイルの少なくとも1つに関連付けされる文書電子メールサーバを有し、
各電子メールクライアントには、前記文書電子メールサーバのユーザアカウントにリンクされる少なくとも1つの専用電子メールフォルダが設けられ、
前記プロセッサは、前記オーナーについて対応する電子メールアイテムのデジタル文書ファイルのステータス変更を動的に反映させるため、前記文書電子メールサーバと前記ストレージとを同期させるよう動作する、
ことを特徴とする文書処理システム。 - 請求項3記載の文書処理システムであって、
前記プロセッサはさらに、前記対応するデジタル文書ファイルに対する処理において、電子メールクライアントの専用電子メールフォルダの電子メールアイテムの操作を動的に反映させるため、前記ストレージと前記文書電子メールサーバとを同期させるよう動作することを特徴とする文書処理システム。 - 請求項3又は4記載の文書処理システムであって、
電子メールアイテムとデジタル文書は、該電子メールアイテムに該デジタル文書のコピーが添付されることによりリンクされることを特徴とする文書処理システム。 - 請求項4記載の文書処理システムであって、
前記プロセッサは、前記文書電子メールサーバの電子メールアイテムの操作を検出し、これに応答して、該操作に応じて前記電子メールアイテムに係るデジタル文書ファイルのステータスを変更するため、前記文書電子メールサーバと同期するよう動作することを特徴とする文書処理システム。 - 請求項6記載の文書処理システムであって、
前記プロセッサは、前記デジタル文書に係る電子メールアイテムが、ユーザの専用電子メールフォルダから削除されたと判断すると、前記ストレージのデジタル文書ファイルを削除するよう動作することを特徴とする文書処理システム。 - 請求項6記載の文書処理システムであって、
前記プロセッサは、電子メールアイテムがユーザの専用電子メールフォルダに挿入されたと判断すると、前記ストレージにデジタル文書ファイルを生成するよう動作することを特徴とする文書処理システム。 - 請求項4記載の文書処理システムであって、
前記少なくとも1つの文書処理装置は、デジタル文書スキャンシステムを有し、
前記プロセッサは、ユーザがスキャンジョブを生成することに応答して、前記スキャンシステムにより生成されるデジタル文書を含む添付を有する電子メールアイテムを前記文書電子メールサーバに生成するよう動作する、
ことを特徴とする文書処理システム。 - 請求項3記載の文書処理システムであって、
前記少なくとも1つの文書処理装置は、ローカルユーザインタフェースが設けられるデジタル文書印刷システムを有し、
前記プロセッサは、ユーザが前記ローカルユーザインタフェースにおいて前記デジタル文書に関する印刷ジョブを生成することに応答して、前記ストレージに格納されているデジタル文書のステータスを更新するよう動作する、
ことを特徴とする文書処理システム。 - 請求項4記載の文書処理システムであって、
前記少なくとも1つの文書処理装置は、スキャナとプリンタとを有するデジタル文書コピーシステムを有し、
前記プロセッサは、ユーザがコピージョブを生成することに応答して、前記スキャナにより生成されるデジタル文書を含む添付を有する電子メールアイテムを前記文書電子メールサーバに生成するよう動作する、
ことを特徴とする文書処理システム。 - 請求項3記載の文書処理システムであって、
前記少なくとも1つの文書処理装置は、前記ストレージに格納されているデジタル文書ファイルを操作するために前記制御システムに接続され、デジタル文書ファイルに関する処理を命令するためのローカルユーザインタフェースを有することを特徴とする文書処理システム。 - 請求項3記載の文書処理システムであって、
前記プロセッサは、前記関連する電子メールアイテムのフィールドにデジタル文書のタイプを示すよう動作することを特徴とする文書処理システム。 - 請求項3記載の文書処理システムであって、
前記プロセッサは、デジタル文書のタイトルを抽出し、前記関連する電子メールアイテムのフィールドに前記タイトルを指定するよう動作することを特徴とする文書処理システム。 - 請求項3記載の文書処理システムであって、
前記プロセッサは、デジタル文書のコンテンツを抽出し、前記関連する電子メールのフィールドに前記コンテンツを指定するよう動作することを特徴とする文書処理システム。 - 請求項3記載の文書処理システムであって、
前記プロセッサは、前記関連する電子メールアイテムのフィールドにデジタル文書の送信時刻を指定するよう動作することを特徴とする文書処理システム。 - 請求項1又は2記載の方法をプロセッサに実行させるためのコンピュータプログラム。
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