JP2006228133A - 文書管理装置及び文書記憶装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 文書付加情報自体を検索する。
【解決手段】 クライアント１２から保管サーバ１０に文書データと文書付加情報を登録する際に、クライアント１２を介して保管サーバ１０に検索キーを入力する。保管サーバ１０は、入力された検索キーを、当該文書付加情報に対応付けする。このとき、ユーザに通知するかも設定する。文書データに文書付加情報を付加する場合には、クライアント１２を介して保管サーバ１０に検索キーを入力する。保管サーバ１０は、当該検索キーに対応する付加情報を文書データに付加する。文書付加情報が追加、修正された場合、文書付加情報にユーザ通知すると設定されている場合には、ユーザに通知する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書管理装置及び文書記憶装置に係り、より詳細には、文書データと文書付加情報とを対応して記憶・管理する文書管理装置、及び、該文書管理装置に文書データ等を記憶させる文書記憶装置に関する。

従来、既にデータベースに登録した文書のキーワードと、新規に登録する文書のキーワードと、が一致した場合、ユーザにこれを通知する発明がある（特許文献１参照）。即ち、特定のキーワードが関連付けられた文書がサーバに登録された場合、該当する文書がサーバに登録された旨をユーザに通知するものである。

ところで、上記データベースには、文書を閲覧する際に、当該文書を安易に理解することができるようにする等のため、文書に対応して、文書に対するコメント等の文書付加情報も記憶される。文書に適切な文書付加情報を付加するためには、以前にはどのような文書付加情報が付加されているか知ることも必要となる。

しかし、上記発明では、文書付加情報自体にユーザ所望のキーワードが含まれているか検索するものではない。このため、新規文書をサーバに登録する場合、データベースに保存された文書付加情報のどれを文書に関連付けるのが妥当なのか検索して判断することはできない。つまり、文書に関連付けるべき文書付加情報を検索対象にしていないため、新規文書を登録する際、どの文書付加情報を文書につければ良いか簡単に判断できなかった。

更に、文書に対応付けることのできる特定のキーワードを含む文書付加情報がサーバに新規に登録された場合、検索するためのアプリケーションが動作しないためユーザはタイムリーにこれを知ることができなかった。
特開平05-174060号公報

本発明は、上記事実に鑑み成されたもので、文書付加情報自体を検索することの可能な文書管理装置及び文書記憶装置を提供することを目的とする。

上記目的を達成するために請求項１に記載の発明の文書管理装置は、文書データと文書付加情報とを対応して記憶する記憶手段と、前記文書付加情報を検索するための検索情報を入力する入力手段と、前記入力手段により入力された検索情報が前記文書付加情報に対応して記憶されるように前記記憶手段を制御する制御手段と、を備えている。

即ち、入力手段により検索情報が入力された場合、この検索情報が文書付加情報に対応して記憶手段に記憶される。

請求項６記載の発明の文書記憶装置は、文書データと検索情報とを入力する入力手段と、前記入力手段により入力された前記検索情報と対応する文書付加情報が請求項１記載の発明の記憶手段に記憶されているか否かの検索結果を取得する取得手段と、前記取得手段により、前記入力された前記検索情報と対応する文書付加情報が前記記憶手段に記憶されているとする検索結果が取得された場合、前記入力手段により入力された文書データ、前記入力された前記検索情報、及び該検索情報に対応する文書付加情報が対応して前記記憶手段に記憶されるように制御する制御手段と、を備えている。

即ち、文書記憶装置から請求項１記載の発明における記憶手段に、文書データに文書付加情報を付加して記憶する場合、既に記憶されている文書データに付加された文書付加情報を参照したい場合がある。そして、上記のように、記憶手段には、検索情報が文書付加情報に対応して記憶されている。

そこで、請求項６記載の発明の文書記憶装置における取得手段は、入力手段により入力された検索情報と対応する文書付加情報が上記記憶手段に記憶されているか否かの検索結果を取得する。

例えば、第１の例としては、請求項６記載の発明の文書記憶装置から文書管理装置に検索情報を出力する。文書管理装置に検索手段を備え、検索手段は、文書記憶装置から入力した検索情報に対応する文書付加情報を記憶手段から検索する。

第２の例としては、請求項６記載の発明の文書記憶装置と文書管理装置とが一体の構成の場合も考えられる。このような場合には、文書記憶装置である文書管理装置が検索手段を備え、検索手段は、文書記憶装置から入力した検索情報に対応する文書付加情報を記憶手段から検索する。

そして、制御手段は、前記取得手段により、前記入力された前記検索情報と対応する文書付加情報が前記記憶手段に記憶されているとする検索結果が取得された場合、前記入力手段により入力された文書データ、前記入力された前記検索情報、及び該検索情報に対応する文書付加情報が対応して前記記憶手段に記憶されるように制御する。

上記第１の例（文書記憶装置と文書管理装置とが物理的に異なる装置の場合）、前記入力手段により入力された文書データ、前記入力された前記検索情報、及び該検索情報に対応する文書付加情報を、請求項６記載の発明の文書記憶装置から文書管理装置に出力する。これらを入力した文書管理装置の制御手段は、上記入力した文書データ、検索情報、及び該検索情報に対応する文書付加情報が対応して記憶手段に記憶されるように制御する。

また、上記第２の例（請求項６記載の発明の文書記憶装置と文書管理装置とが一体の構成の場合）では、請求項６記載の発明の文書記憶装置の制御手段は、入力した文書データ、検索情報、及び該検索情報に対応する文書付加情報が対応して記憶手段に記憶されるように直接制御する。

以上説明したように本発明は、文書付加情報自体を検索することができる。

ところで、上記第１の例では、請求項７のように、文書記憶装置の出力手段は、連絡先の情報を出力し、請求項８のように、文書付加情報を修正するための修正情報を出力するようにしてもよい。

また、上記第２の例では、文書管理装置の入力手段は、連絡先の情報を入力したり、文書付加情報を修正するための修正情報を入力したり、するようにしてもよい。

このような場合、請求項２のように、文書管理装置の制御手段は、前記入力された連絡先の情報が前記文書付加情報に対応して記憶されるように前記記憶手段を制御する。

そして、請求項３のように、判断手段は、記憶手段に、文書データ、文書付加情報、及び検索情報が記憶された場合、該検索情報と、既に記憶されている文書付加情報に対応する検索情報とが一致するか否かを判断する。

連絡手段は、判断手段により一致すると判断された場合、前記既に記憶されている文書付加情報に対応して記憶されている前記連絡先の情報に基づいて前記連絡先に連絡する。

このように、文書データ、文書付加情報、及び検索情報が記憶された場合、連絡先に連絡されるので、文書付加情報に対応する新たな文書データが記憶されたことを認識することができる。

また、請求項４のように、制御手段は、入力手段により修正情報が入力された場合、文書付加情報が修正されるように記憶手段を制御する。修正判断手段は、文書付加情報が修正されたか否かを判断する。

連絡手段は、前記修正判断手段により前記文書付加情報が修正されたと判断された場合、前記既に記憶されている文書付加情報に対応して記憶されている前記連絡先の情報に基づいて前記連絡先に連絡する。

このように、文書付加情報が修正された場合、連絡先に連絡されるので、文書付加情報が修正されたことを認識することができる。

なお、請求項５記載の発明は、請求項４における修正判断手段及び連絡手段を備えているが、請求項３の判断手段及び請求項３の連絡手段を備えていない点で相違する。

以上説明したように本発明は、文書付加情報自体を検索することができる。

また、本発明は、文書データ、文書付加情報、及び検索情報が記憶された場合、連絡先に連絡されるので、文書付加情報に対応する新たな文書データが記憶されたことを認識することができる。

更に、本発明は、文書付加情報が修正された場合、連絡先に連絡されるので、文書付加情報が修正されたことを認識することができる。

以下、図面を参照して本発明の実施の形態の一例を詳細に説明する。

図１に示すように、文書データ及び文書データに付加するための文書付加情報を保管する文書管理装置としての保管サーバ１０には、ネットワーク１４を介して、文書データを閲覧する為の文書記憶装置としてのクライアント１２が接続されている。

図２に示すように、クライアント１２は、制御手段としてのＣＰＵ３２、ＲＯＭ３４、ＲＡＭ３６、表示装置３８、入力手段としての入力装置（マウス等）４０、取得手段としてのインターフェース（Ｉ／Ｆ）４２、をバス４４を介して相互に接続して構成されている。

図３に示すように、サーバ１０は、制御手段としてのＣＰＵ５２、ＲＯＭ５４、ＲＡＭ５６、記憶手段としての記憶装置５８、及び入力手段及び連絡手段としてのインターフェース（Ｉ／Ｆ）６０をバス６２を介して相互に接続して構成されている。

ここで、保管サーバ１０の上記記憶装置５８には、ユーザの所望の文書付加情報が登録されているか検索する為の検索データベースも保管されている。また、文書付加情報及び検索データベースはクライアント１２から登録することも可能である。

文書付加情報は図４に示すように、文書データに対するコメント、文書データが最新のものであるかを示すバージョン情報、閲覧記録、文書登録者の情報、文書データの重要度等である。これらの文書付加情報は、文書付加情報の識別情報であるコンテキスト名に対応して記憶されている。

そして、クライアント１２から文書データを閲覧する際、ユーザは、保管サーバ１０に保管された文書付加情報を参照することが可能である。文書付加情報が参照された場合、例えば、文書登録者（○○ △△△）が参照された場合には、図５に示すように、「文書登録者は、○○ △△△さんです」などのように表示される。

次に、本実施の形態の作用を説明する。

図６には、文書付加情報に検索情報としての検索キーを対応付ける際の検索キー対応付け処理プログラムが示されている。

所定のスタートボタンがＯＮされると、本プログラムがスタートし、ステップ８２で、図７に示すように、検索キー対応付け画面１００を表示する。図７に示すように、検索キー対応付け画面１００は、第１に、開発文書に対する検索キーを入力する入力部９２、その説明を入力する入力部９４が設けられている。また、第２に、庶務文書の検索キーを入力する入力部９６、その説明を入力する入力部９８が設けられている。そして、検索キー対応付け画面１００には、ユーザに通知するかしないかを選択する選択部９９が設けられている。ここで開発文書、及び庶務文書は図11の設定画面でサーバーに予め作成された検索キーである。

ステップ８４で、検索キーを入力する。例えば、図７に示すように、開発文書の検索キーに、プロダクト名、バージョン、責任者、状態等を入力する。ステップ８６で、文書付加情報に検索キーを対応付ける。即ち、例えば、図８に示すように、文書付加情報７２に対応するように、上記入力された検索キー７４を対応付けて記憶する。

ステップ８８で、選択部９９にユーザを通知すると設定されているか否かを判断する。ユーザ通知に設定されていると判断した場合には、ステップ９０で、図８に示すように、クライアント１２から入力されたユーザのアドレス７６を設定する。

このように、ユーザ通知が設定されている場合には、ユーザのアドレスと共に、検索キーに、ユーザ通知することを示す情報（１）を記憶する。

一方、ステップ８８で、ユーザ通知に設定しないと判断された場合には、ステップ９０をスキップするので、図９に示すように、文書付加情報７４には、ユーザのアドレスは対応して記憶せず、検索キーには、ユーザ通知を設定する情報（上記例の１）を記憶しない。従って０の状態のままである。

次に、図１０を参照して、クライアント１２から保管サーバ１０に、文書データを登録する際に、文書データに文書付加情報を付加する文書付加情報付加処理プログラムが示されている。

所定のスタートボタンがＯＮされて、本プログラムがスタートとすると、ステップ１０２で、図１１に示すように、コンテキスト名検索画面を表示する。

コンテキスト名検索画面（図１１）は、検索キーを入力する入力部１２０、検索を指示する検索ボタン１２２、検索結果を表示する検索結果表示部１２４、関連付けを指示する関連付けボタン１２６が設けられている。

ステップ１０４で、検索キーが入力されたか否かを判断する。即ち、ユーザは、文書データに付加させる文書付加情報を検索するため、文書付加情報の検索キーを、入力部１２０に入力する。例えば、図１１では、開発文書が入力されている。このように、入力部１２０に検索キーが入力されると、ステップ１０４が肯定判定されてステップ１０６で、入力された検索キーを文書付加情報の検索キーとして記憶されている当該文書付加情報のコンテキスト名を検索する。即ち、例えば、図１１に示したコンテキスト名検索画面（図１１）における入力部１２０に、プロダクト名ＸＸＸＸが入力されてたり、バージョンＨが入力されたりした場合には、このバージョン名ＸＸＸＸやバージョンＨを検索キーとして記憶されている文書付加情報のコンテキスト名を検索する。この場合には、図８に示すように、プロダクト名及びバージョン情報が一致するので、図８に示すコンテキスト名７０、即ち、「ソフトウェア開発コンテキスト」を検索する。ステップ１０８で、検索結果を、検索結果表示部１２４に表示する。なお、開発文書は、ソフトウェア開発コンテキスト等と対応するので、開発文書が入力されると、ソフトウェア開発コンテキスト等が検索される。

ステップ１１０で、コンテキスト名が選択されたか否かを判断する。即ち、今回保管サーバ１０に登録する文書データの文書付加情報として適切な文書付加情報を識別するコンテキスト名がユーザにより選択され、これによりステップ１１０が肯定判定され、関連づけボタン１２６がＯＮされると、ステップ１１２が肯定判定され、ステップ１１４で、上記検索されたコンテキスト名に対応する文書付加情報を文書データに付加して本プログラムを終了する。

このように、検索キーを入力し、入力した検索キーを文書付加情報の検索キーとして記憶されている当該文書付加情報を、文書データの文書付加情報として付加させる。

次に、上記のように文書付加情報が新たに登録された場合に、これを通知する文書付加情報登録通知処理を説明する。図１２は、文書付加情報登録通知処理プログラムを示している。文書付加情報が新たに登録されると、本プログラムがスタートし、ステップ１３２で、新たに登録された文書付加情報に対応する検索キーを抽出する。即ち、図１３に示すように、今回新たに文書データが登録され、この文書データに文書付加情報７２が付加され、更に、検索キー７４としてプロダクト名ＸＸＸＸが付加されている場合には、この検索キー７４であるＸＸＸＸを抽出する。

ステップ１３４で、上記ステップ１３２で抽出した検索キーを、検索キーとしている文書付加情報に対応して記憶されているユーザのアドレスを取得する。即ち、図８に示す例では、プロダクト名ＸＸＸＸの検索キーは、今回抽出された検索キーと同一であり、ユーザ通知が設定されているので、対応するユーザアドレスを取得する。一方、図９に示す例では、プロダクト名は、ａａａａであるので、今回抽出したプロダクト名ＸＸＸＸとは異なるので、検索されず、仮に、図９の検索キーであるプロダクト名がＸＸＸＸであったとしても、ユーザ通知に設定されていないので、ユーザには通知されることはない。

ステップ１３６で、プロダクト名がＸＸＸＸの場合は上記取得したアドレスに通知する。これにより、新たに登録した文書付加情報に対応する文書データが新たに追加されたことを通知することができる。

ところで、上記検索キー対応付け処理（図６）と、文書付加情報付加処理（図１０）とは、それぞれ別々に実行可能である。文書データに付加させる文書付加情報も予め決まっており、文書付加情報を検索して付加させる必要がない場合もあるからである。

しかし、最初に文書データを保管サーバ１０に記憶する際に、当該文書データに付加させる文書付加情報を、保管サーバ１０から検索するため、文書付加情報付加処理（図１０）を実行するようにしてもよい。これにより、文書データと文書付加情報とを対応して記憶することができる。そして、このように文書データと文書付加情報とが特定された場合に、上記検索キー対応付け処理（図６）を実行して、文書付加情報に検索キーを付加させるようにしてもよい。

ところで、保管サーバ１０に記憶されている文書付加情報は、クライアント１２から修正することができる。即ち、この場合には、クライアント１２は、文書付加情報の修正情報を保管サーバ１０に出力する。保管サーバ１０は、修正情報を入力すると、対応する文書付加情報を修正する。例えば、図８に示す文書付加情報の内、重要度が中であったものが、図１５に示すように、重要度が低に変更された場合には、図１４に示す文書付加情報修正通知処理プログラムがスタートし、ステップ１４２で、修正された文書付加情報のコンテキスト名７０を取得する。即ち、図８に示す例では、ソフトウェア開発部コンテキストを取得する。

ステップ１４４で、取得されたコンテキスト名と同一で、ユーザ通知に設定されてるコンテキスト名に対応して記憶されているユーザのアドレスを取得し、ステップ１４６で、取得したアドレスに通知する。

以上説明したように、本実施の形態では、新規に文書データと文書付加情報を関連付けて保管サーバに登録する際、予め設定したキーに一致する文書付加情報を検索することができるため、ユーザは、保管サーバ上の文書付加情報の内容を一つずつ見て吟味して文書付加情報を選択して文書データに付加させる手間が省ける。

また、前述した実施形態では、検索条件に一致した文書付加情報が保管サーバに登録された場合、その旨が通知されるため、文書データに付加したい情報がサーバに登録されたことをタイムリーに知ることができる。つまり、現在文書データに対応づけられている文書付加情報より、関連付けるのが相応しい文書付加情報が保管サーバに登録された場合、ユーザはタイムリーにコンテキストを文書データに対応付けることができる。

文書保管システムのブロック図である。 クライアントのブロック図である。 保管サーバのブロック図である。 文書付加情報の詳細を示す図である。 文書付加情報が参照された場合に参照された内容を表示する一態様を示す図である。 検索キー対応付け処理プログラムを示すフローチャートである。 検索キー対応付け画面を示す図である。 文書付加情報に検索キーが設定され、更にユーザ通知が設定された場合を示す図である。 文書付加情報に検索キーのみが対応して記憶された場合を示す図である。 文書付加情報付加処理プログラムを示すフローチャートである。 コンテキスト名検索画面を示す図である。 文書付加情報登録通知処理プログラムを示すフローチャートである。 新たに登録された文書付加情報の内容を示す図である。 文書付加情報修正通知処理プログラムを示す図である。 文書付加情報が修正された内容を示す図である。

符号の説明

１０ 保管サーバ（文書管理装置）
１２ クライアント（文書記憶装置）
３２ ＣＰＵ（制御装置）
４０ 入力装置（入力手段）
４２ Ｉ／Ｆ（取得手段）
５２ ＣＰＵ（制御手段）
５８ 記憶装置（記憶手段）
６０ Ｉ／Ｆ（入力手段、連絡手段）
７２ 文書付加情報

Claims (8)

1. 文書データと文書付加情報とを対応して記憶する記憶手段と、
   前記文書付加情報を検索するための検索情報を入力する入力手段と、
   前記入力手段により入力された検索情報が前記文書付加情報に対応して記憶されるように前記記憶手段を制御する制御手段と、
   を備えた文書管理装置。
2. 前記入力手段は、連絡先の情報を入力し、
   前記制御手段は、前記入力された連絡先の情報が前記文書付加情報に対応して記憶されるように前記記憶手段を制御する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 前記記憶手段に、文書データ、文書付加情報、及び検索情報が記憶された場合、該検索情報と、既に記憶されている文書付加情報に対応する検索情報とが一致するか否かを判断する判断手段と、
   前記判断手段により一致すると判断された場合、前記既に記憶されている文書付加情報に対応して記憶されている前記連絡先の情報に基づいて前記連絡先に連絡する連絡手段と、
   を更に備えた請求項２記載の文書管理装置。
4. 前記記憶手段は、前記文書付加情報を修正可能に記憶し、
   前記文書付加情報が修正されたか否かを判断する修正判断手段を更に備え、
   前記連絡手段は、前記修正判断手段により前記文書付加情報が修正されたと判断された場合、前記既に記憶されている文書付加情報に対応して記憶されている前記連絡先の情報に基づいて前記連絡先に連絡する
   請求項３記載の文書管理装置。
5. 前記記憶手段は、前記文書付加情報を修正可能に記憶し、
   前記文書付加情報が修正されたか否かを判断する修正判断手段と、
   前記修正判断手段により前記文書付加情報が修正されたと判断された場合、前記既に記憶されている文書付加情報に対応して記憶されている前記連絡先の情報に基づいて前記連絡先に連絡する連絡手段と、
   を更に備えた請求項２記載の文書管理装置。
6. 文書データと検索情報とを入力する入力手段と、
   前記入力手段により入力された前記検索情報と対応する文書付加情報が前記記憶手段に記憶されているか否かの検索結果を取得する取得手段と、
   前記取得手段により、前記入力された前記検索情報と対応する文書付加情報が前記記憶手段に記憶されているとする検索結果が取得された場合、前記入力手段により入力された文書データ、前記入力された前記検索情報、及び該検索情報に対応する文書付加情報が対応して記憶されるように制御する制御手段と、
   を備えた文書記憶装置。
7. 連絡先の情報を出力する出力手段を更に備えた請求項６記載の文書記憶装置。
8. 文書付加情報を修正するための修正情報を出力する出力手段を更に備えた請求項６記載の文書記憶装置。

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