JP2020126424A - 文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法、及び文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】複数のユーザで修正指示を確認した後に修正指示を文書に反映する。【解決手段】文書管理装置１は、文書を示す文書情報を取得する取得部１２１と、複数のユーザ端末２の少なくともいずれかから、文書の修正指示を受け付け、修正指示の承認を受け付けるための承認画像を複数のユーザ端末２に表示させることにより、複数のユーザ端末２から修正指示の承認を受け付ける受付部１２２と、複数のユーザ端末２から修正指示の承認を受け付けると、修正指示を文書に反映させて修正文書を作成する文書修正部１２４と、修正文書を複数のユーザ端末２に表示させる表示制御部１２３と、を備える。【選択図】図２

Description

本発明は、文書の修正を管理する文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法、及び文書管理プログラムに関する。

従来、文書における更新内容と、当該更新内容に対するコメントとを関連付けて管理する文書管理装置が開示されている（例えば、特許文献１を参照）。

特開２００２−１４０３４４号公報

ところで、複数のユーザによって文書の更新を行う場合において、複数のユーザが修正指示やコメントを確認し、複数のユーザで確認した後に修正指示を文書に反映することによって文書を更新することがある。これに対して特許文献１に記載されている文書管理装置では、修正指示を文書に反映する処理について開示されておらず、複数のユーザで修正指示を確認した後に修正指示を文書に反映することができないという問題があった。

そこで、本発明はこれらの点に鑑みてなされたものであり、複数のユーザで修正指示を確認した後に修正指示を文書に反映することができる文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法、及び文書管理プログラムを提供することを目的とする。

本発明の第１の態様に係る文書管理装置は、文書を示す文書情報を取得する取得部と、複数の端末の少なくともいずれかから、前記文書の修正指示を受け付け、前記修正指示の承認を受け付けるための承認画像を前記複数の端末に表示させることにより、前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付ける受付部と、前記受付部が前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付けると、前記修正指示を前記文書に反映させて修正文書を作成する文書修正部と、前記修正文書を前記複数の端末に表示させる表示制御部と、を備える。

前記受付部は、複数の端末の少なくともいずれかから、前記修正指示と、前記修正指示に対応するメッセージとを受け付け、前記修正指示及び前記メッセージを受け付けた後に、前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付け、前記表示制御部は、前記メッセージと、前記端末から前記修正指示の承認を受け付けるための承認画像とを、前記修正指示に関連付けて前記複数の端末に表示させてもよい。

前記受付部は、前記メッセージを入力したユーザを識別するユーザ識別情報を取得し、前記表示制御部は、前記メッセージに関連付けて前記ユーザ識別情報を表示させてもよい。
前記受付部は、前記端末に表示されている前記メッセージへの応答メッセージを受け付け、前記表示制御部は、前記メッセージに関連付けて前記応答メッセージを表示させてもよい。

前記受付部は、前記修正指示を行った前記端末から、前記修正指示の承認を行う１以上の承認ユーザの指定を受け付け、指定された前記１以上の前記承認ユーザのそれぞれが使用する前記端末から前記修正指示の承認を受け付け、前記文書修正部は、前記受付部が前記１以上の前記承認ユーザのそれぞれが使用する前記端末から前記修正指示の承認を受け付けると、前記修正文書を作成してもよい。

前記受付部は、前記端末から、前記文書に反映された修正指示に対応するメッセージを表示するか、前記文書に反映されていない修正指示に対応するメッセージを表示するかの絞り込み条件を受け付け、前記表示制御部は、前記絞り込み条件を指定した前記端末に、前記絞り込み条件に基づいて絞り込まれた前記メッセージを表示させてもよい。

前記受付部は、前記端末から、前記メッセージを前記文書における修正指示の位置順に表示するか、修正指示が行われた時間順に表示するかの並び替え条件を受け付け、前記表示制御部は、前記並び替え条件を指定した前記端末に、前記並び替え条件に基づいて前記メッセージを表示させてもよい。

前記受付部は、前記修正指示を受け付けたタイミングで、前記修正指示に対応するメッセージを受け付けてもよい。
前記受付部は、前記修正指示を複数受け付け、前記端末から複数の前記修正指示の一括承認を受け付けてもよい。

前記受付部は、前記承認の履歴を記憶部に記憶させ、前記複数の端末の少なくともいずれかから、前記承認の履歴の閲覧要求を受け付け、前記表示制御部は、前記閲覧要求が受け付けられたことに応じて、前記閲覧要求を行った前記端末に前記承認の履歴を表示させてもよい。

前記受付部は、前記文書に全ての前記修正指示が反映されている状態において前記文書のバージョンの更新指示を受け付け、複数のバージョンのそれぞれにおいて前記文書に対して行われた修正指示の履歴を、当該修正指示が行われたときの前記バージョンと関連付けて記憶部に記憶させ、前記表示制御部は、最新のバージョンの前記文書を前記複数の端末に表示させてもよい。

前記受付部は、前記複数の端末から、前記文書の確定の承認を受け付け、前記文書管理装置は、前記複数の端末から前記文書の確定の承認が受け付けられると、前記文書に、前記承認を行ったユーザに対応する電子印鑑を押印した文書ファイルを作成する作成部をさらに備えてもよい。
前記受付部は、前記文書の確定の承認を行う複数のユーザの承認順を受け付け、当該承認順に基づいて、前記複数の端末から、前記文書の確定の承認を受け付けてもよい。

本発明の第２の態様に係る文書管理システムは、文書を管理する文書管理装置と、複数の端末とを備え、前記文書管理装置は、前記文書を示す文書情報を取得する取得部と、前記複数の端末の少なくともいずれかから、前記文書の修正指示を受け付け、前記修正指示の承認を受け付けるための承認画像を前記複数の端末に表示させることにより、前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付ける受付部と、前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付けると、前記修正指示を前記文書に反映させて修正文書を作成する文書修正部と、前記修正文書を前記複数の端末に表示させる表示制御部と、を有し、前記複数の端末のそれぞれは、表示部と、前記文書の修正指示を示す情報と前記承認画像とを関連付けて前記表示部に表示させ、前記修正指示の承認を受け付けたことに応じて、前記修正指示の承認を受け付けたことを示す情報を前記文書管理装置に送信する制御部と、を有する。

前記受付部は、複数の端末の少なくともいずれかから、前記修正指示と、前記修正指示に対応するメッセージとを受け付け、前記修正指示及び前記メッセージを受け付けた後に、前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付け、前記表示制御部は、前記メッセージと、前記端末から前記修正指示の承認を受け付けるための承認画像とを、前記修正指示に関連付けて前記複数の端末に表示させ、前記制御部は、前記表示部に表示されている前記メッセージが選択されると、当該メッセージに関連付けられている修正指示を強調表示させてもよい。

本発明の第３の態様に係る文書管理方法は、コンピュータが実行する、文書を示す文書情報を取得するステップと、複数の端末の少なくともいずれかから、前記文書の修正指示を受け付け、前記修正指示の承認を受け付けるための承認画像を前記複数の端末に表示させることにより、前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付けるステップと、前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付けると、前記修正指示を前記文書に反映させて修正文書を作成するステップと、前記修正文書を前記複数の端末に表示させるステップと、を備える。

本発明の第４の態様に係る文書管理プログラムは、コンピュータを、文書を示す文書情報を取得する取得部、複数の端末の少なくともいずれかから、前記文書の修正指示を受け付け、前記修正指示の承認を受け付けるための承認画像を前記複数の端末に表示させることにより、前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付ける受付部、前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付けると、前記修正指示を前記文書に反映させて修正文書を作成する文書修正部、及び、前記修正文書を前記複数の端末に表示させる表示制御部、として機能させる。

本発明によれば、複数のユーザで修正指示を確認した後に修正指示を文書に反映することができるという効果を奏する。

第１実施形態に係る文書管理システムの概要を示す図である。 第１実施形態に係る文書管理装置の構成を示す図である。 修正受付画面の一例を示す図である。 修正指示を行った直後の修正受付画面の一例を示す図である。 承認画像を含む修正受付画面の一例を示す図である。 修正文書を含む修正受付画面の一例を示す図である。 修正受付画面に応答メッセージが表示された例を示す図である。 第１実施形態に係る文書管理システムにおける処理の流れを示すシーケンス図である。 第２実施形態に係る修正受付画面の一例を示す図である。 第４実施形態に係る文書管理装置の構成を示す図である。

＜第１実施形態＞
［文書管理システムＳの概要］
図１は、第１実施形態に係る文書管理システムＳの概要を示す図である。
文書管理システムＳは、文書管理装置１と、複数のユーザ端末２とを備え、文書を示す文書情報を管理するシステムである。本実施形態において、文書は、契約書や仕様書や製品マニュアルといった各種書類である。また、本実施形態において、文書情報は、文書ファイルである。また、ユーザ端末２は、例えば、パーソナルコンピュータである。

文書管理装置１は、複数のユーザ端末２の少なくともいずれかから１以上の文書情報を取得し、当該文書情報を記憶する。文書管理装置１は、複数のユーザ端末２の少なくともいずれかから、自身が記憶している文書情報に対応する文書の修正指示を受け付ける（図１の（１））。

文書管理装置１は、修正指示を受け付けると、修正指示に対応する文書と、修正指示を示す内容とを、修正指示の承認を行う承認ユーザのユーザ端末２に送信する。文書管理装置１は、承認ユーザのユーザ端末２から修正指示の承認を受け付ける。

文書管理装置１は、複数のユーザ端末２から修正指示の承認を受け付けると、当該修正指示を文書に反映させて修正文書を作成する。このようにすることで、文書管理装置１は、ユーザ端末２を使用する複数のユーザで更新内容を確認した後に、修正指示を文書に反映することができる。

［文書管理装置１の構成］
続いて、文書管理装置１の構成について説明する。図２は、本実施形態に係る文書管理装置１の構成を示す図である。
文書管理装置１は、記憶部１１と、制御部１２とを備える。

記憶部１１は、例えば、ＲＯＭ（Read Only Memory）及びＲＡＭ（Random Access Memory）等である。記憶部１１は、文書管理装置１を機能させるための各種プログラムを記憶する。例えば、記憶部１１は、文書管理装置１の制御部１２を、後述する取得部１２１、受付部１２２、表示制御部１２３、及び文書修正部１２４として機能させる文書管理プログラムを記憶する。

制御部１２は、例えばＣＰＵ（Central Processing Unit）である。制御部１２は、記憶部１１に記憶されている各種プログラムを実行することにより、文書管理装置１に係る機能を制御する。制御部１２は、文書管理プログラムを実行することにより、取得部１２１、受付部１２２、表示制御部１２３、及び文書修正部１２４として機能する。

取得部１２１は、ユーザ端末２から文書を示す文書情報を取得する。ここで、複数のユーザ端末２のそれぞれのユーザには、ユーザを識別するユーザＩＤが割り当てられている。取得部１２１は、ユーザ端末２から、文書を示す文書情報を取得するとともに、当該ユーザ端末２のユーザに対応するユーザＩＤを取得する。

また、取得部１２１は、ユーザ端末２のユーザに対応するユーザＩＤの他に、取得した文書情報に対応する文書の修正又は閲覧を可能とするユーザのユーザＩＤを受け付ける。取得部１２１は、取得した文書情報を識別する文書ＩＤとユーザＩＤとを関連付けて記憶部１１に記憶させる。

受付部１２２は、記憶部１１に記憶されている文書情報に対応する文書の修正指示と、当該修正指示に対応するメッセージと、当該メッセージを入力したユーザを識別するユーザＩＤとを受け付ける。受付部１２２は、修正指示を受け付けたタイミングで、当該修正指示に対応するメッセージを受け付ける。

具体的には、まず、受付部１２２は、複数のユーザ端末２の少なくともいずれかから、記憶部１１に記憶されている文書情報のうち、修正を希望する文書に対応する文書情報の選択を受け付ける。例えば、受付部１２２は、文書の修正を希望するユーザのユーザ端末２からユーザＩＤを取得する。そして、受付部１２２は、取得したユーザＩＤに関連付けられている文書ＩＤに対応する文書情報のうち、ユーザが修正を行う文書に対応する文書情報の選択を受け付ける。

また、受付部１２２は、ユーザ端末２から、当該文書の修正指示の承認を行う１以上の承認ユーザに対応するユーザＩＤの指定を受け付ける。受付部１２２は、当該文書に対応する文書情報の文書ＩＤと、承認ユーザのユーザＩＤとを関連付けて、承認ユーザ情報として記憶部１１に一時的に記憶させる。

ここで、承認ユーザには、文書の修正指示を行うユーザが自動的に含まれるようにしてもよい。また、受付部１２２は、ユーザ端末２から承認ユーザに対応するユーザＩＤの指定を受け付けずに、修正対象の文書の修正又は閲覧が可能なユーザを自動的に承認ユーザとしてもよい。また、受付部１２２は、ユーザ端末２において修正指示が行われた後に、当該ユーザ端末２から承認ユーザの指定を受け付けてもよい。

表示制御部１２３は、受け付けた文書情報が示す文書を表示する修正受付画面を、文書情報を選択したユーザ端末２に表示させる。具体的には、表示制御部１２３が修正受付画面をユーザ端末２に送信する。ユーザ端末２の制御部は、修正受付画面を受信すると、ユーザ端末２が備える表示部に、当該修正受付画面を表示する。図３は、修正受付画面の一例を示す図である。

図３に示すように、修正受付画面には、文書表示領域Ａ１と、メッセージ表示領域Ａ２とが設けられている。文書表示領域Ａ１は、文書が表示され、文書の修正指示を受け付ける領域である。メッセージ表示領域Ａ２は、修正指示に対応するメッセージを表示したり、当該メッセージを受け付けるために設けられている領域である。

ユーザ端末２のユーザは、まず、文書表示領域Ａ１において文書の修正を行うことにより、修正指示を行う。図４は、修正指示を行った直後の修正受付画面の一例を示す図である。修正指示が完了すると、メッセージ表示領域Ａ２には、図４に示すように、当該修正指示に対応するメッセージの入力を受け付けるメッセージ入力画面Ａ２１が表示される。メッセージ入力画面Ａ２１には、修正指示と、当該修正指示に対応するメッセージとを確定する確定ボタンが設けられている。ユーザ端末２のユーザは、文書の修正指示を行うとともに、メッセージ入力画面Ａ２１にメッセージを入力し、その後、確定ボタンを押下する。

ユーザ端末２は、確定ボタンが押下されると、文書に対応する文書ＩＤと、修正指示と、メッセージと、当該ユーザ端末２のユーザに対応するユーザＩＤとを含む修正指示情報を文書管理装置１に送信する。ここで、修正指示には、修正により追加される文字列の位置、修正により削除される文字列の位置、これらの文字列を含む文の文書における位置を示す情報（修正位置情報）が含まれている。受付部１２２は、ユーザ端末２から、修正指示情報を受信すると、当該修正指示情報が示す修正指示を識別する修正指示ＩＤを生成する。そして、受付部１２２は、修正指示ＩＤと、当該修正指示情報と、当該修正指示情報を受信した時刻とを関連付けて修正指示履歴情報として記憶部１１に記憶させる。また、受付部１２２は、記憶部１１に一時的に記憶されている承認ユーザ情報を参照し、受信した修正指示情報に含まれる文書ＩＤに関連付けられている１以上の承認ユーザのユーザＩＤを特定する。

受付部１２２は、表示制御部１２３を制御することにより、修正指示の承認を受け付けるための承認画像としての承認ボタンを承認ユーザのそれぞれが使用する１以上のユーザ端末２に表示させる。

具体的には、表示制御部１２３は、受付部１２２の制御に応じて、承認ユーザのユーザ端末２と、修正指示を行ったユーザのユーザ端末２とに、修正指示情報に対応する文書、メッセージ、及び修正指示を行ったユーザのユーザＩＤと、承認ボタンとを関連付けて表示させる。例えば、表示制御部１２３は、これらのユーザ端末２に、修正指示情報に対応する文書と、修正ＩＤと、メッセージと、承認ボタンとを含む修正受付画面を表示させる。図５は、承認ボタンを含む修正受付画面の一例を示す図である。

ここで、表示制御部１２３は、修正指示をユーザから受け付ける前から、修正受付画面を、承認ユーザのユーザ端末２に表示させるようにしてもよい。そして、修正指示を受け付けたことに応じて、承認ボタンを含む修正受付画面を承認ユーザのユーザ端末２に表示させるようにしてもよい。このようにすることで、修正指示を行うユーザ及び承認ユーザのユーザ端末２には、同じ状態の文書が表示される。これにより、これらのユーザは、リアルタイムに当該修正受付画面を介して意見交換をしながら文書を修正することができる。

図５に示す修正受付画面の文書表示領域Ａ１には、修正指示の内容が示された文書が表示されていることが確認できる。また、図５に示す修正受付画面のメッセージ表示領域Ａ２に表示されているメッセージ入力画面Ａ２１には、修正ＩＤと、修正指示に対応するメッセージと、当該メッセージを入力したユーザのユーザＩＤと、「承認」との文字列を含む承認ボタンと、「投稿」との文字列を含む投稿ボタンとが含まれていることが確認できる。

ユーザ端末２に図５に示す修正受付画面が表示された後、承認ユーザは、修正受付画面を確認する。そして、承認ユーザは、修正指示が問題ないことを確認すると、承認ボタンを押下することにより、修正指示を承認する。ユーザ端末２は、承認ボタンが押下されると、修正指示を承認したことを示す承認情報を文書管理装置１に送信する。承認情報には、修正指示に対応する文書の文書ＩＤと、修正ＩＤと、承認を行った承認ユーザのユーザＩＤとが含まれている。

受付部１２２は、ユーザ端末２から承認情報を受け付けることにより、当該１以上の承認ユーザのそれぞれが使用するユーザ端末２から修正指示の承認を受け付ける。受付部１２２は、承認ユーザのユーザ端末２から修正指示の承認を受け付けると、承認情報を承認の履歴として、記憶部１１にさせる。ここで、表示制御部１２３は、承認情報を受信した時刻と、当該承認情報に含まれるユーザＩＤと、当該ユーザＩＤに対応する承認ユーザが承認を行ったことを示す情報とを関連付けてメッセージ入力画面Ａ２１に表示させるようにしてもよい。このようにすることで、修正指示画面を閲覧するユーザが、承認状況を確認することができる。

ここで、修正受付画面には、複数の修正指示の一括承認を受け付ける一括承認ボタンが設けられていてもよい。そして、受付部１２２は、ユーザ端末２に表示されている修正受付画面において、一括承認ボタンが押下されたことに応じて、当該ユーザ端末２から、現時点において、承認ユーザが承認していない１以上の修正指示の一括承認を受け付けるようにしてもよい。この場合、ユーザ端末２は、一括承認が行われたことを示し、修正指示に対応する文書の文書ＩＤと、承認ユーザのユーザＩＤを含む一括承認情報を文書管理装置１に送信する。受付部１２２は、一括承認情報を受信すると、一括承認情報に含まれる文書ＩＤが示す文書に対して行われた修正指示のうち、一括承認情報に含まれるユーザＩＤの承認ユーザが承認していない修正指示を特定する。そして、特定した１つ以上の修正指示と、一括承認情報に含まれる文書ＩＤ及びユーザＩＤとに基づいて、１つ以上の承認情報を生成し、当該承認情報を承認の履歴として記憶部１１に記憶させる。このようにすることで、承認ユーザは、簡単な操作で複数の修正指示の承認を行うことができる。

文書修正部１２４は、受付部１２２が修正指示の承認を行う全ての修正ユーザから承認を受け付けると、修正指示を文書に反映させて修正文書を作成する。そして、表示制御部１２３は、修正文書を含む修正受付画面をユーザ端末２に表示させることにより、修正文書を複数のユーザ端末２に表示させる。図６は、修正文書を含む修正受付画面の一例を示す図である。図６に示されるように、文書表示領域Ａ１に修正結果が表示されるとともに、メッセージ表示領域Ａ２のメッセージ入力画面Ａ２１に、修正指示に対応するメッセージ及び承認状況が表示されていることが確認できる。なお、図６に示す例では、修正指示により変更された箇所が強調表示されているが、表示制御部１２３は、当該箇所を強調表示せずに表示させるようにしてもよい。また、ユーザ端末２は、表示部に表示されているメッセージが選択されたことに応じて、当該メッセージに関連付けられている修正指示を強調表示させるようにしてもよい。

また、修正受付画面を確認したユーザが、修正指示の内容を確認し、さらに確認等を行う場合には、メッセージ入力画面Ａ２１に応答メッセージを入力し、投稿ボタンを押下する。ユーザ端末２は、投稿ボタンが押下されると、入力された応答メッセージと、当該ユーザ端末２のユーザのユーザＩＤとを文書管理装置１に送信する。

受付部１２２は、複数のユーザ端末２のいずれかから、メッセージ入力画面Ａ２１に表示されているメッセージへの応答メッセージを受信することにより、当該応答メッセージを受け付ける。表示制御部１２３は、受付部１２２が応答メッセージを受け付けたことに応じて、修正受付画面に含まれているメッセージ入力画面Ａ２１に、当該応答メッセージと、当該応答メッセージとともに受信したユーザＩＤとを関連付けて表示させる。

図７は、修正受付画面に応答メッセージが表示された例を示す図である。図７に示すように、メッセージ入力画面Ａ２１において、修正指示に対応するメッセージへの応答メッセージが表示されていることが確認できる。このようにすることで、文書の修正又は承認を行う複数のユーザのそれぞれは、ユーザ間でのやりとりを容易に確認することができる。

［文書管理システムＳにおける処理の流れ］
続いて、文書管理システムＳにおける処理の流れについて説明する。図８は、第１実施形態に係る文書管理システムＳにおける処理の流れを示すシーケンス図である。図８に示す例では、ユーザ端末２Ａのユーザが文書の修正を行い、ユーザ端末２Ｂ及びユーザ端末２Ｃを使用する２人の承認ユーザによって承認が行われる例について説明する。

まず、ユーザ端末２Ａは、文書管理装置１にアクセスし、修正対象の文書に対応する修正受付画面を表示させる（Ｓ１）。そして、ユーザ端末２Ａは、ユーザから、修正指示及びメッセージを受け付ける（Ｓ２）。ユーザ端末２Ａは、文書に対応する文書ＩＤと、修正指示と、メッセージと、当該ユーザ端末２のユーザに対応するユーザＩＤとを含む修正指示情報を文書管理装置１に送信する（Ｓ３）。

文書管理装置１は、受信した修正指示情報に含まれる修正指示に対応する修正受付画面を、承認ユーザが使用するユーザ端末２Ｂ及びユーザ端末２Ｃに送信する（Ｓ４、Ｓ５）。ユーザ端末２Ｂ及びユーザ端末２Ｃは、修正指示に対応する修正受付画面を受信すると、当該修正受付画面を表示部に表示させる（Ｓ６、Ｓ７）。ユーザ端末２Ｂ及びユーザ端末２Ｃは、承認ユーザが修正指示の承認を行ったことに応じて、承認情報を文書管理装置１に送信する（Ｓ８、Ｓ９）。

文書管理装置１は、全ての承認ユーザのそれぞれが使用するユーザ端末２Ｂ及びユーザ端末２Ｃから承認情報を受信すると、修正指示を文書に反映させて修正文書を作成する（Ｓ１０）。文書管理装置１は、作成した修正文書を含む修正受付画面をユーザ端末２Ａ、ユーザ端末２Ｂ及びユーザ端末２Ｃに送信する（Ｓ１１〜Ｓ１３）。ユーザ端末２Ａ、ユーザ端末２Ｂ及びユーザ端末２Ｃは、修正文書を含む修正受付画面を受信すると、当該修正受付画面を表示部に表示させる。

［第１実施形態における変形例］
第１実施形態において、図６に示す例では、修正指示に対応するメッセージ及び承認状況が表示されているが、これに限らない。例えば、修正指示が多数存在する場合、全ての承認履歴がユーザ端末２に表示しきれない場合がある。

このような状況に対応し、修正文書を含む修正受付画面において、メッセージ表示領域Ａ２のメッセージを初期表示しないようにしてもよい。この場合において、受付部１２２は、ユーザ端末２から、承認の履歴の閲覧要求を受け付ける。例えば、受付部１２２は、文書表示領域Ａ１に表示される修正結果において、修正箇所を選択されたことに応じて、当該修正箇所に対応する承認の履歴の閲覧要求を受け付ける。表示制御部１２３は、閲覧要求が受け付けられたことに応じて、閲覧要求を行ったユーザ端末２に承認の履歴を表示させる。このようにすることで、修正指示が多数存在し、承認履歴も多数存在する場合であっても、ユーザは、自身が確認したい承認履歴を容易に確認することができる。

［第１実施形態における効果］
以上説明した通り、本実施形態に係る文書管理システムＳでは、文書管理装置１が、複数のユーザ端末２の少なくともいずれかから、文書の修正指示を受け付け、修正指示の承認を受け付けるための承認ボタンを複数のユーザ端末２に表示させることにより、複数のユーザ端末から修正指示の承認を受け付ける。そして、文書管理装置１は、複数のユーザ端末２から修正指示の承認を受け付けると、修正指示を文書に反映させて修正文書を作成し、当該修正文書を複数のユーザ端末２に表示させる。このようにすることで、文書管理装置１は、複数のユーザで修正指示を確認した後に修正指示を文書に反映することができる。

＜第２実施形態＞
［複数のメッセージの絞り込み及び並び替えを行う］
続いて、第２実施形態について説明する。第１実施形態では、１つの修正指示を承認ユーザが承認する例について説明した。しかしながら、実際の修正では、複数の修正指示のそれぞれを複数のユーザが確認し、適宜承認を行う。この場合において、複数の修正指示をユーザが容易に把握できるようにすることが求められる。これに対して、第２実施形態に係る文書管理システムＳの文書管理装置１は、複数の修正指示をユーザに容易に把握させる機能を有している点で第１実施形態と異なる。以下に、第２実施形態に係る文書管理システムＳについて説明する。なお、第１実施形態と同様の構成については同一の符号を付し、詳細な説明を省略する。

第２実施形態において、文書管理装置１は、メッセージの絞り込み機能と、メッセージの並び替え機能とを有している。受付部１２２は、修正受付画面により、絞り込み条件及び並び替え条件を受け付ける。例えば、図９は、第２実施形態に係る修正受付画面の一例を示す図である。図９に示すように、第２実施形態に係る修正受付画面には、メッセージの絞り込み条件及び並び替え条件の入力を受け付ける絞り込み領域Ａ３が設けられている。

受付部１２２は、絞り込み領域Ａ３に設けられている絞り込み条件に基づいて、ユーザ端末２から、メッセージの絞り込み条件を受け付ける。絞り込み条件は、図９に示すように、例えば、メッセージに含まれるキーワード、修正指示を行ったユーザ、修正指示が行われた日時、文書に反映されていない修正指示に対応するメッセージ（未承認のメッセージ）を表示するか否か、文書に反映された修正指示に対応するメッセージ（承認済みのメッセージ）を表示するか否かである。

また、受付部１２２は、絞り込み領域Ａ３に設けられている並び替え条件に基づいて、ユーザ端末２から、メッセージの並び替え条件を受け付ける。並び替え条件は、メッセージを、文書における修正指示の位置順に表示するか、修正指示が行われた時間順に表示するかである。

絞り込み領域Ａ３には、「表示」と示された表示ボタンが設けられている。ユーザ端末２のユーザは、図９に示される絞り込み領域Ａ３において、絞り込み条件を入力、又は並び替え条件を選択し、表示ボタンを押下する。ユーザ端末２は、表示ボタンが押下されると、絞り込み領域において入力された絞り込み条件と、並び替え条件とを含む条件情報を文書管理装置１に送信する。

文書管理装置１の受付部１２２は、条件情報に絞り込み条件が含まれている場合には、当該絞り込み条件に基づいてメッセージの絞り込みを行う。そして、受付部１２２は、表示制御部１２３を制御して、絞り込み条件を指定したユーザ端末２に、絞り込まれたメッセージを含む修正受付画面を表示させる。

また、文書管理装置１の受付部１２２は、条件情報に並び替え条件が含まれている場合には、当該並び替え条件に基づいてメッセージの並び替えを行う。そして、受付部１２２は、表示制御部１２３を制御して、並び替え条件を指定したユーザ端末２に、並び替えたメッセージを含む修正受付画面を表示させる。

メッセージの絞り込みが行われた場合、又は、修正指示が行われた時間に基づいてメッセージの並び替えが行われた場合、メッセージの表示順と、文書の表示との整合が取れなくなる。したがって、受付部１２２は、メッセージの絞り込みが行われた場合、又は、修正指示が行われた時間に基づいてメッセージの並び替えが行われた場合、メッセージが選択されたことに応じて、当該メッセージに対応する文書の一部を修正受付画面に表示させる。

メッセージの絞り込みが行われた場合、又は、修正指示が行われた時間に基づいてメッセージの並び替えが行われた場合、修正受付画面に表示されるメッセージには、当該メッセージに対応する修正指示の、文書における位置を示す修正位置情報が含まれている。これらのメッセージが表示された後、ユーザ端末２のユーザは、１つのメッセージを選択する。ユーザ端末２は、選択されたメッセージに対応する修正位置情報を文書管理装置１に送信する。

受付部１２２は、修正位置情報をユーザ端末２から受信すると、当該修正位置情報に対応する文を含み、当該修正位置情報に対応する文から所定範囲の複数の文を選択する。そして、受付部１２２は、絞り込み条件を指定したユーザ端末２に、選択されたメッセージに対して選択された複数の文を含む修正受付画面を表示させる。

［第２実施形態における効果］
以上説明した通り、第２実施形態に係る文書管理装置１は、ユーザ端末２から、メッセージの絞り込み条件を受け付け、当該絞り込み条件に基づいて絞り込まれたメッセージを絞り込み条件を指定したユーザ端末２に表示させる。このようにすることで、ユーザ端末２のユーザは、絞り込まれたメッセージから選択したメッセージに対応する修正指示を容易に確認することができる。

また、第２実施形態に係る文書管理装置１は、ユーザ端末２から、メッセージを文書における修正指示の位置順に表示するか、修正指示が行われた時間順に表示するかの並び替え条件を受け付け、並び替え条件を指定したユーザ端末２、並び替え条件に基づいてメッセージを表示させる。このようにすることで、ユーザ端末２のユーザは、例えば、修正指示が行われた時間順にメッセージの並び替えを行い、最も古い修正指示から順に確認を行ったり、新しい修正指示から順に確認を行ったりすることができる。

＜第３実施形態＞
［文書のバージョンを管理する］
続いて、第３実施形態について説明する。第３実施形態に係る文書管理装置１は、修正指示の承認状況に応じて文書のバージョンを管理する点で第１実施形態と異なる。

第３実施形態に係る受付部１２２は、文書に全ての修正指示が反映されている状態において、文書のバージョンの更新指示を受け付ける。例えば、受付部１２２は、文書修正部１２４が、全ての承認ユーザから、修正指示の承認を受け付けて修正文書を作成した場合に、文書に全ての修正指示が反映されているか否かを判定する。受付部１２２は、文書に全ての修正指示が反映されていると判定すると、修正指示を行ったユーザのユーザ端末２から、文書のバージョンの更新を行うか否かの選択を受け付ける。

ここで、受付部１２２は、修正を行ったユーザが複数存在する場合には、当該複数のユーザのユーザ端末２に、文書のバージョンの更新を行うか否かの選択を受け付けてもよい。また、受付部１２２は、文書に全ての修正指示が反映されていると判定した場合に、修正受付画面に、文書のバージョンの更新を受け付ける更新用画像を表示させ、当該更新用画像により、文書のバージョンの更新を受け付けてもよい。

また、受付部１２２は、ユーザ端末２から修正指示情報を受け付けた場合に、当該修正指示情報と、修正指示ＩＤと、修正指示情報を受信した時刻と、現在のバージョンを識別するバージョン情報とを関連付けて修正指示履歴情報として記憶部１１に記憶させてもよい。このようにすることで、文書管理装置１は、文書のバージョンごとに、当該バージョンにおいて行われた修正指示を管理することができる。

受付部１２２は、バージョンの更新指示を受け付けると、文書のバージョンを更新する。受付部１２２は、更新後のバージョン（最新のバージョン）に対応する文書を含む修正受付画面を生成する。ここで、修正受付画面の文書表示領域Ａ１に表示される更新後のバージョンの文書では、過去のバージョンにおいて行われた修正指示により変更された箇所が強調表示されていないものとする。また、修正受付画面のメッセージ表示領域Ａ２には、過去のバージョンにおいて行われた修正指示に対応するメッセージが表示されていないものとする。表示制御部１２３は、生成された修正受付画面を、文書の修正を行っているユーザのユーザ端末２と、当該修正の承認を行う承認ユーザのユーザ端末２とに表示させる。

［第３実施形態における効果］
以上説明した通り、第３実施形態に係る文書管理装置１は、文書に全ての修正指示が反映されている状態において文書のバージョンの更新指示を受け付け、複数のバージョンのそれぞれにおいて文書に対して行われた修正指示の履歴を、当該修正指示が行われたときのバージョンと関連付けて記憶部１１に記憶させる。このようにすることで、文書の各作成段階における修正指示を、各バージョンにおいて管理することができる。これにより、ユーザは、各段階に対応するバージョンの文書を確認することにより、各段階における修正指示を容易に確認することができる。

＜第４実施形態＞
［電子印鑑が押印された文書ファイルを作成する］
続いて、第４実施形態について説明する。第４実施形態に係る文書管理装置１は、文書の確定の承認を受け付けると、承認を行ったユーザに対応する電子印鑑を押印した電子ファイルを作成する点で第１実施形態と異なる。図１０は、第４実施形態に係る文書管理装置１の構成を示す図である。図１０に示すように、文書管理装置１は、作成部１２５をさらに備える。

第３実施形態に係る受付部１２２は、文書に全ての修正指示が反映されている状態において、複数のユーザ端末２から、当該文書の確定の承認を受け付ける。具体的には、まず、受付部１２２は、文書の修正指示を行うユーザ、又は修正指示を行う承認ユーザのユーザ端末２から、文書の確定の承認を行う複数のユーザの承認順を受け付ける。そして、受付部１２２は、文書に全ての修正指示が反映されている状態において、受け付けた承認順を参照し、最初に承認を行うユーザを特定する。受付部１２２は、当該ユーザのユーザ端末２に表示される修正受付画面に、文書の確定の承認を受け付けるための確定画像として確定ボタンを表示させる。

受付部１２２は、ユーザ端末２において確定ボタンが押下されたことに応じて、当該ユーザ端末２のユーザから文書の確定の承認を受け付ける。続いて、受付部１２２は、承認順を参照し、当該ユーザの次に承認を行うユーザを特定し、当該ユーザのユーザ端末２に表示される修正受付画面に、文書の確定の承認を受け付けるための確定ボタンを表示させる。このようにして、受付部１２２は、承認順に基づいて、複数のユーザのユーザ端末２のそれぞれから文書の確定の承認を受け付ける。

作成部１２５は、文書の確定の承認を行う全てのユーザのユーザ端末２から文書の確定の承認を受け付けると、当該文書に、文書の確定の承認を行ったユーザに対応する電子印鑑を押印した文書ファイルを作成する。ここで、作成部１２５は、文書の変更を受け付けない文書ファイルを作成してもよい。

作成部１２５は、作成した文書ファイルを記憶部１１に記憶させる。また、作成部１２５は、表示制御部１２３を制御して、作成した文書ファイルを、文書の確定の承認を行う全てのユーザのユーザ端末２に表示させる。また、作成部１２５は、文書ファイルを作成したことを文書の確定の承認を行う全てのユーザのユーザ端末２に通知してもよい。

［第４実施形態における効果］
以上説明した通り、第４実施形態に係る文書管理装置１は、文書に全ての修正指示が反映されている状態において、複数のユーザ端末２から、当該文書の確定の承認を受け付ける。そして、文書管理装置１は、当該承認順に基づいて、文書の確定の承認を行う全てのユーザのユーザ端末２から文書の確定の承認を受け付けると、当該文書に、文書の確定の承認を行ったユーザに対応する電子印鑑を押印した文書ファイルを作成する。

このようにすることで、文書管理装置１は、文書が社内決裁等の複数のユーザの承認を伴う文書である場合に、一連の修正指示を行った後に、社内決裁において定められる承認順の指定をユーザから受け付けることにより、社内決裁に係る承認の流れを簡略化し、速やかに確定文書を作成することができる。

以上、本発明を実施の形態を用いて説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態に記載の範囲には限定されず、その要旨の範囲内で種々の変形及び変更が可能である。例えば、ユーザ端末２は、パーソナルコンピュータであり、当該ユーザ端末２に、修正受付画面が表示されることとしたが、これに限らない。ユーザ端末２は、スマートフォンやタブレット等の端末であってもよい。この場合において、ユーザ端末２は、修正受付画面の文書表示領域Ａ１と、メッセージ表示領域Ａ２との少なくともいずれかを表示部に表示してもよい。そして、ユーザ端末２は、ユーザから所定の操作を受け付けたことに応じて、文書表示領域Ａ１と、メッセージ表示領域Ａ２とを切り替えて表示部に表示させてもよい。

また、例えば、装置の全部又は一部は、任意の単位で機能的又は物理的に分散・統合して構成することができる。また、複数の実施の形態の任意の組み合わせによって生じる新たな実施の形態も、本発明の実施の形態に含まれる。組み合わせによって生じる新たな実施の形態の効果は、もとの実施の形態の効果を併せ持つ。

１・・・文書管理装置、１１・・・記憶部、１２・・・制御部、１２１・・・取得部、１２２・・・受付部、１２３・・・表示制御部、１２４・・・文書修正部、１２５・・・作成部、２・・・ユーザ端末、Ｓ・・・文書管理システム

Claims (17)

1. 文書を示す文書情報を取得する取得部と、
   複数の端末の少なくともいずれかから、前記文書の修正指示を受け付け、前記修正指示の承認を受け付けるための承認画像を前記複数の端末に表示させることにより、前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付ける受付部と、
   前記受付部が前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付けると、前記修正指示を前記文書に反映させて修正文書を作成する文書修正部と、
   前記修正文書を前記複数の端末に表示させる表示制御部と、
   を備える文書管理装置。
2. 前記受付部は、複数の端末の少なくともいずれかから、前記修正指示と、前記修正指示に対応するメッセージとを受け付け、前記修正指示及び前記メッセージを受け付けた後に、前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付け、
   前記表示制御部は、前記メッセージと、前記端末から前記修正指示の承認を受け付けるための承認画像とを、前記修正指示に関連付けて前記複数の端末に表示させる、
   請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記受付部は、前記メッセージを入力したユーザを識別するユーザ識別情報を取得し、
   前記表示制御部は、前記メッセージに関連付けて前記ユーザ識別情報を表示させる、
   請求項２に記載の文書管理装置。
4. 前記受付部は、前記端末に表示されている前記メッセージへの応答メッセージを受け付け、
   前記表示制御部は、前記メッセージに関連付けて前記応答メッセージを表示させる、
   請求項２又は３に記載の文書管理装置。
5. 前記受付部は、前記修正指示を行った前記端末から、前記修正指示の承認を行う１以上の承認ユーザの指定を受け付け、指定された前記１以上の前記承認ユーザのそれぞれが使用する前記端末から前記修正指示の承認を受け付け、
   前記文書修正部は、前記受付部が前記１以上の前記承認ユーザのそれぞれが使用する前記端末から前記修正指示の承認を受け付けると、前記修正文書を作成する、
   請求項２から４のいずれか１項に記載の文書管理装置。
6. 前記受付部は、前記端末から、前記文書に反映された修正指示に対応するメッセージを表示するか、前記文書に反映されていない修正指示に対応するメッセージを表示するかの絞り込み条件を受け付け、
   前記表示制御部は、前記絞り込み条件を指定した前記端末に、前記絞り込み条件に基づいて絞り込まれた前記メッセージを表示させる、
   請求項２から５のいずれか１項に記載の文書管理装置。
7. 前記受付部は、前記端末から、前記メッセージを前記文書における修正指示の位置順に表示するか、修正指示が行われた時間順に表示するかの並び替え条件を受け付け、
   前記表示制御部は、前記並び替え条件を指定した前記端末に、前記並び替え条件に基づいて前記メッセージを表示させる、
   請求項２から６のいずれか１項に記載の文書管理装置。
8. 前記受付部は、前記修正指示を受け付けたタイミングで、前記修正指示に対応するメッセージを受け付ける、
   請求項２から７のいずれか１項に記載の文書管理装置。
9. 前記受付部は、前記修正指示を複数受け付け、前記端末から複数の前記修正指示の一括承認を受け付ける、
   請求項１から８のいずれか１項に記載の文書管理装置。
10. 前記受付部は、前記承認の履歴を記憶部に記憶させ、前記複数の端末の少なくともいずれかから、前記承認の履歴の閲覧要求を受け付け、
    前記表示制御部は、前記閲覧要求が受け付けられたことに応じて、前記閲覧要求を行った前記端末に前記承認の履歴を表示させる、
    請求項１から９のいずれか１項に記載の文書管理装置。
11. 前記受付部は、前記文書に全ての前記修正指示が反映されている状態において前記文書のバージョンの更新指示を受け付け、複数のバージョンのそれぞれにおいて前記文書に対して行われた修正指示の履歴を、当該修正指示が行われたときの前記バージョンと関連付けて記憶部に記憶させ、
    前記表示制御部は、最新のバージョンの前記文書を前記複数の端末に表示させる、
    請求項１から１０のいずれか１項に記載の文書管理装置。
12. 前記受付部は、前記複数の端末から、前記文書の確定の承認を受け付け、
    前記複数の端末から前記文書の確定の承認が受け付けられると、前記文書に、前記承認を行ったユーザに対応する電子印鑑を押印した文書ファイルを作成する作成部をさらに備える、
    請求項１から１１のいずれか１項に記載の文書管理装置。
13. 前記受付部は、前記文書の確定の承認を行う複数のユーザの承認順を受け付け、当該承認順に基づいて、前記複数の端末から、前記文書の確定の承認を受け付ける、
    請求項１２に記載の文書管理装置。
14. 文書を管理する文書管理装置と、複数の端末とを備え、
    前記文書管理装置は、
    前記文書を示す文書情報を取得する取得部と、
    前記複数の端末の少なくともいずれかから、前記文書の修正指示を受け付け、前記修正指示の承認を受け付けるための承認画像を前記複数の端末に表示させることにより、前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付ける受付部と、
    前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付けると、前記修正指示を前記文書に反映させて修正文書を作成する文書修正部と、
    前記修正文書を前記複数の端末に表示させる表示制御部と、
    を有し、
    前記複数の端末のそれぞれは、
    表示部と、
    前記文書の修正指示を示す情報と前記承認画像とを関連付けて前記表示部に表示させ、前記修正指示の承認を受け付けたことに応じて、前記修正指示の承認を受け付けたことを示す情報を前記文書管理装置に送信する制御部と、
    を有する、
    文書管理システム。
15. 前記受付部は、複数の端末の少なくともいずれかから、前記修正指示と、前記修正指示に対応するメッセージとを受け付け、前記修正指示及び前記メッセージを受け付けた後に、前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付け、
    前記表示制御部は、前記メッセージと、前記端末から前記修正指示の承認を受け付けるための承認画像とを、前記修正指示に関連付けて前記複数の端末に表示させ、
    前記制御部は、前記表示部に表示されている前記メッセージが選択されると、当該メッセージに関連付けられている修正指示を強調表示させる、
    請求項１４に記載の文書管理システム。
16. コンピュータが実行する、
    文書を示す文書情報を取得するステップと、
    複数の端末の少なくともいずれかから、前記文書の修正指示を受け付け、前記修正指示の承認を受け付けるための承認画像を前記複数の端末に表示させることにより、前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付けるステップと、
    前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付けると、前記修正指示を前記文書に反映させて修正文書を作成するステップと、
    前記修正文書を前記複数の端末に表示させるステップと、
    を備える文書管理方法。
17. コンピュータを、
    文書を示す文書情報を取得する取得部、
    複数の端末の少なくともいずれかから、前記文書の修正指示を受け付け、前記修正指示の承認を受け付けるための承認画像を前記複数の端末に表示させることにより、前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付ける受付部、
    前記複数の端末から前記修正指示の承認を受け付けると、前記修正指示を前記文書に反映させて修正文書を作成する文書修正部、及び、
    前記修正文書を前記複数の端末に表示させる表示制御部、
    として機能させる文書管理プログラム。
    

Images