JP2004334427A - 通信装置 - Google Patents
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Abstract
【課題】文書管理装置において発生するイベント情報をユーザに迅速に通知できない。
【解決手段】IMサーバ20は、インスタントメッセージサービスを文書管理装置100および端末14に提供する。文書管理装置100は、端末14にコンテンツを提供する。イベント情報が発生した場合、文書管理装置100はインスタントメッセージを利用して、イベント情報をユーザの端末14に送信する。これにより、文書管理装置100は、イベント情報を迅速にユーザに通知できる。
【選択図】 図1
【解決手段】IMサーバ20は、インスタントメッセージサービスを文書管理装置100および端末14に提供する。文書管理装置100は、端末14にコンテンツを提供する。イベント情報が発生した場合、文書管理装置100はインスタントメッセージを利用して、イベント情報をユーザの端末14に送信する。これにより、文書管理装置100は、イベント情報を迅速にユーザに通知できる。
【選択図】 図1
Description
【0001】
【発明の属する技術分野】
この発明は通信機能を有する装置における通信技術に関し、とくに通信機能を有する装置に対する指示を、ネットワークを介して送受信するための技術に関する。
【0002】
【従来の技術】
ネットワーク技術の発達にともない、コンピュータ、プリンタ、FAXなどの情報機器がネットワークに接続されるようになってきた。ネットワーク化は、例えば社内、ビル内などの限られた範囲のローカルエリアネットワーク(以下、単に「LAN」という)に限られず、地球全体規模のネットワークいわゆるワイドエリアネットワーク(以下、単に「WAN」という)にまで拡大している。こうしたインフラストラクチャーの整備が進むにつれて、例えばビジネスシーンにおいても電子メール、FTP(File Transfer Protocol)、ウェブページなどが広範に活用されるようになった。
【0003】
こうした情報機器を、ユーザに合わせて動作させるためには各種の情報を設定する必要がある。例えば、ユーザはファクシミリ装置の短縮ダイヤルに、ファクシミリ原稿の送信先のファクシミリ番号などを予め登録する。こうした設定作業を、電子メールを利用して行うものがある(特許文献1)。
【0004】
【特許文献1】
特開2002−359715号公報
【0005】
【発明が解決しようとする課題】
例えばワークフローシステムを提供する情報機器は、ユーザからの指示を受け付けるだけでなく、例えば回覧文書の閲覧指示のように、装置自身がユーザに対して通知を行うこともある。このように、情報機器からユーザに対する通知は、電子メールやウェブページを利用して行われていた。
【0006】
しかしながら、電子メールやウェブページは、ユーザが自分で情報を問い合わせる必要があるため、通知すべき情報が発生した時点でユーザに通知することは困難であった。
【0007】
本発明は上記課題に鑑みてなされたものであり、その目的は、リアルタイム性の高い情報伝達技術、簡易な手段を利用して情報機器に動作指示を与える技術、ネットワーク上のクライアントに情報機器のユーザインタフェイスを構築する技術の提供にある。
【0008】
【課題を解決するための手段】
本発明のある態様は、通信機能を有する装置である。この装置は、所定の処理を行う管理手段と、インスタントメッセージサービスを提供するサーバにログインする手段と、サーバにログイン中のクライアントからインスタントメッセージを受け付ける手段と、インスタントメッセージに付加された所定のコマンドを抽出する手段と、コマンドに基づいて管理手段に所定の処理の実行を指示する手段とを備える。これにより、この通信装置は、インスタントメッセージに付加されたコマンドに応じて所定の処理を行うことができる。また、インスタントメッセージはリアルタイムでクライアントから届くので、ユーザが指示した時点で、この装置はコマンドに応じた処理を即座に開始できる。つまり、インスタントメッセージクライアントを、ユーザからの指示を受け付けるためのインターフェースとして利用できる。この通信装置は、例えば通信機能を備える文書管理装置、ワークフローシステム、ファイルサーバ等であってよい。
【0009】
この装置は、クライアントに通知すべき情報をイベント情報として生成する手段と、クライアントからの要求を受けずに、インスタントメッセージを利用してイベント情報をクライアントに送信する手段とを更に備える。これにより、この装置は、イベント情報が発生した時点で、クライアントに通知できる。
【0010】
本発明の別の態様は、通信機能を有する装置である。この装置は、所定の処理を行う管理手段と、管理手段を利用するユーザに通知すべき情報をイベント情報として生成する手段と、インスタントメッセージサービスを提供するサーバにクライアントとしてログインする手段と、ユーザがサーバにログイン中の場合に、インスタントメッセージを利用してイベント情報を送信する手段とを備える。これにより、イベント情報が発生した時点で、この装置は、インスタントメッセージを利用してイベント情報をユーザに通知できる。
【0011】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【0012】
【発明の実施の形態】
図1は、実施の形態に係る文書管理システム10の構成図である。インスタントメッセージサーバ20(以下、単に「IMサーバ20」という)は、インスタントメッセージサービス(以下、単に「IMサービス」という)を提供するためのサーバである。IMサービスは、例えばIMサービスの利用者(以下、単に「IM利用者」という)がメッセージの送受信を行うことができるか否かの情報を提供するサービス(以下、単に「プレゼンスサービス」という)と、IM利用者間のメッセージの伝達を行うサービス(以下、単に「メッセージサービス」という)とを含むものである。「インスタントメッセージ」は、プレゼンスサービスおよびメッセージサービスの総称であってもよいし、プレゼンスサービスまたはメッセージサービスの一方を示してもよい。要は、インスタントメッセージは、IMサービスにおいて送受信される情報である。インスタントメッセージを、以下単に「メッセージ」ということもある。IM利用者は、インスタントメッセージクライアント(以下、単に「IMクライアント」という)を使うことで、IMサービスを利用できる。以下、IM利用者がIMサーバ20にログイン中の状態、すなわちメッセージの送受信を行うことができる状態を「アクティブ状態」という。
【0013】
IMサービスにおいて、メッセージは、IM利用者がアクティブ状態のときに送受信されるので、IMサーバ20にはSMTP(Simple Mail Transfer Protocol)やPOP(Post Office Protocol)で利用されるメールサーバの様に明示的にメッセージを一時格納する仕組みが存在しない。このため、メッセージは即座に送信先であるIM利用者のIMクライアントに通知され、プッシュ型の通知が可能である。IMサーバ20は、既存のIMサービスを提供するサーバであってもよいし、新たに設けられてもよい。また、後述する文書管理装置100がIMサーバ20を備えてもよい。本図では、IMサーバ20は、ローカルエリアネットワーク16(以下、単に「LAN16」という)に接続されているが、他の例ではワイドエリアネットワーク12(以下、単に「WAN12」という)に接続されていてもよい。
【0014】
文書管理装置100は、通信機能を備え、LAN16を介して接続された第1端末14aおよび第2端末14bなどの複数の端末(以下、単に「端末14」という)に、予め設定された回覧経路に基づいて文書ファイルを提供する。端末14は、提供された文書ファイルの閲覧装置であって、ユーザがその文書ファイルを閲覧できるように表示する。「文書ファイル」は、例えば文字列、画像、音声などを含むデジタルデータである。本実施の形態において、文書管理装置100は、例えばFAX機能、スキャナ機能、プリンタ機能、プリンタサーバ機能、FAXサーバ機能、コピー機能などを有する装置、もしくは複数の機能を有するMFP(Multi Functional Peripheral)などに組み込まれてもよいし、単独の装置であってもよい。文書管理装置100は、こうした機能を利用して、例えばWAN12やLAN16を介して文書ファイルを取得したり、スキャナ機能を利用して直接文書ファイルを取得したりする。文書管理装置100は何らかの機能を利用して文書ファイルを取得すればよい。
【0015】
第1端末14aおよび第2端末14bは、それぞれ第1IMクライアント18aならびに第2IMクライアント18b(以下、単に「IMクライアント18」という)を有する。また、図示しないが文書管理装置100もIMクライアントとしての機能を有する。これにより、文書管理装置100および端末14は、IMサーバ20に接続し、インスタントメッセージサービスを利用可能である。
【0016】
文書管理装置100は、インスタントメッセージをユーザとのインターフェースとして利用し、例えば文書ファイルの閲覧指示や閲覧期限の到達などユーザに通知すべき情報(以下、単に「イベント情報」という)が発生した場合、インスタントメッセージを利用してそのイベント情報をユーザに通知する。これにより、ユーザがアクティブ状態であれば、文書管理装置100は、そのイベント情報を生成した時点で迅速にユーザに通知できる。また、所定のコマンドを付加したインスタントメッセージを文書管理装置100に送信することで、ユーザはそのコマンドに対応付けられた処理を文書管理装置100に実行させることができる。例えば、そのコマンドは、所定の文書を検索する処理、コピーや削除などを行う処理、IMを利用して文書を転送させる処理、文書ファイルを所定の電子メールアドレスに送信する処理、文書ファイルの保存処理など文書管理装置100に所定の処理の実行を指示するコマンド(以下、単に「実行コマンド」という)と、イベント情報の送信を要求するコマンド(以下、単に「要求コマンド」という)とがある。
【0017】
図2は、図1の文書管理装置100の内部構成図である。文書管理装置100の各構成要素は、任意のコンピュータのCPU、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インターフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組合せによって実現されるが、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
【0018】
ログイン部810は、図1のIMサーバ20と接続してIMサービスのログイン処理を行い、文書管理装置100をアクティブ状態にする。このログイン処理のために、ログイン部810は、例えばIMサービスを利用するための識別情報(以下、単に「ログインID」という)とパスワードとを保持する。このようなログインに必要な情報を、以下、「ログイン情報」という。ログイン部810は、ログイン情報を予め保持していてもよいし、文書管理装置100の管理者などから設定を受け付けてもよい。また、複数のIMサービスに対応する場合、ログイン部810は、それぞれのIMサービス用のログイン情報を保持する。複数のIMサービスに対応することにより、ユーザが利用するIMクライアントの自由度が増す。
【0019】
利用者情報データベース806は、文書管理装置100のユーザの情報と、そのユーザがIMサーバ20にログインしているか否か、すなわちアクティブ状態であるか否かを示す情報などを保持する。検出部808は、ログイン部810によりログインが完了した後、利用者情報データベース806に保持されたユーザについて、アクティブ状態か否かをIMサーバ20に問い合わせる。
【0020】
図3は、図2の利用者情報データベース806におけるデータ構造の一例を示す図である。ユーザID欄850は、ユーザを識別する情報(以下、単に「ユーザID」という)を保持する。ユーザIDは、例えば文書管理装置100においてユーザを特定するための情報であってよい。ログインID欄852は、ユーザのログインID等、IMサービスにおいてユーザを特定可能な情報(以下、単に「IM識別情報」という)を保持する。すなわち、利用者情報データベース806は、ユーザ毎に、文書管理装置100におけるユーザIDと、IMサービスにおけるIM識別情報とを対応付けて保持する。
【0021】
図2の検出部808は、プレゼンスサービスを利用して、そのIM識別情報で特定されるユーザのログイン状態、すなわちアクティブ状態か否かを検出する。状態欄854は、検出部808により検出されたログイン状態をユーザごとに保持する。IMアドレス欄856は、IMサービスにおいてメッセージの宛先を指定するための情報(以下、単に「IMアドレス」という)を保持する。例えば、IMアドレスとIM識別情報とが一致している場合、IMアドレス欄856には、IM識別情報が保持されてもよい。
【0022】
図2に戻り、イベント発生部802は、例えば配信通知や処理期限切れなど各ユーザに対するイベントを発生する。イベント発生部802は、例えばユーザIDとそのユーザに対するイベントを特定するコード(以下、単に「イベントコード」という)とを判定部804に出力する。判定部804は、そのユーザIDで特定されるユーザがアクティブ状態であるか否かを利用者情報データベース806を参照して判定する。アクティブ状態の場合、判定部804はイベントの内容などを通知するためのインスタントメッセージの生成をメッセージ生成部822に指示する。
【0023】
メッセージ生成部822は、インスタントメッセージの本文中にイベント情報を付加する。本実施の形態では、メッセージ生成部822は、イベントコードとイベント情報とを対応付けたテーブル(図示せず)を保持する。そして、メッセージ生成部822は、そのテーブルを参照して、イベントコードに対応するイベント情報を特定し、インスタントメッセージの本文中に付加する。メッセージ生成部822は、生成したインスタントメッセージをアドレス設定部824に出力する。
【0024】
アドレス設定部824は、利用者情報データベース418を参照して、イベント発生部802から供給されたユーザIDに対応するIMアドレスを、インスタントメッセージの宛先として設定する。そして、アドレス設定部824は、宛先を設定したインスタントメッセージをIM送信部820に出力する。IM送信部820は、そのインスタントメッセージを指定された宛先に向けて送信する。これにより、インスタントメッセージクライアントを出力インターフェースとして利用し、イベント情報が発生した時点で、イベント内容をユーザに通知できる。
【0025】
また、ユーザがアクティブ状態でない場合、判定部804はイベントコードとユーザIDとをアドレス変換部826に出力する。アドレス変換部826は、利用者情報データベース806を参照してユーザIDをIMサーバ20におけるログインIDに変換する。そして、アドレス変換部826は、ログインIDとイベントコードとを対応付けてイベント情報格納部812に格納する。
【0026】
図4は、図2のイベント情報格納部812におけるデータ構造の一例を示す図である。送信先欄860は、ログインIDを保持する。他の例では、送信先欄860はユーザIDを保持してもよい。要は、送信先欄860は、イベント情報の送信先を特定するための情報を保持すればよい。イベントコード欄862は、イベントコードを保持する。本図で、イベントコード「M12」は、閲覧すべき文書が有ることを示す。イベントコード「M25」は、期限切れ文書が有ることを示す。格納日時欄864は、イベントコードをイベント情報格納部812に格納した日時を保持する。この日時は、イベント発生部802がイベントコードを受け付けた日時とほぼ同一になる。通知フラグ欄866は、イベント情報を通知したか否かを指定する情報を保持する。本図で「1」は既に通知したことを示し、「0」は未だ通知していないことを示す。
【0027】
図2に戻り、IM受信部818はIMクライアント18からコマンドの付加されたインスタントメッセージを受信し、抽出部816に出力する。抽出部816はインスタントメッセージに付加されたコマンドを抽出する。抽出したコマンドが実行コマンドの場合、抽出部816は、処理部250にコマンドで特定される処理の実行を要求する。処理部250は、抽出部816からのコマンドに応じて、例えば、所定の文書を検索する処理、コピーや削除などを行う処理、IMを利用して文書を転送させる処理、文書ファイルを所定の電子メールアドレスに送信する処理、文書ファイルの保存処理などを実行する。文書ファイル格納部110は、文書ファイルを格納する。提供部400は、端末14からの要求に応じて文書ファイル格納部110から文書ファイルを読み込み、提供する。
【0028】
また、抽出コマンドが要求コマンドの場合、抽出部816は、選択部814にイベント情報の送信を指示する。選択部814は、そのインスタントメッセージの送信元のログインIDに対応付けられ、かつ未だ通知していないイベントコードをイベント情報格納部812から選択する。そして、選択部814は、選択したイベントコードをメッセージ生成部822に出力する。これにより、前述したとおりメッセージ生成部822は、インスタントメッセージを生成する。そして、アドレス設定部824がインスタントメッセージの宛先を設定し、IM送信部820がそのインスタントメッセージを送信する。このように、文書管理装置100は、インスタントメッセージをユーザインタフェイスとして利用できる。既存のIMクライアントを利用することにより、導入が容易である。また、装置メーカは、ユーザ用のIMクライアントを新たに作成する必要がない。これにより、ネットワークを介して利用できるユーザインタフェイスを非常に安価に構築できる。
【0029】
以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。こうした変形例として、図2の文書管理装置100の文書ファイル格納部110および提供部400を除いた構成をファクシミリ装置、ホームサーバ、ビデオサーバ、ネットワーク通信機能を有する電化製品などに搭載してもよい。これにより、ユーザは電化製品を、インスタントメッセージをインターフェースとして操作できる。
【0030】
【発明の効果】
本発明によれば、イベント情報が迅速にユーザに通知される。また、ネットワーク機器のユーザインタフェイスを、インスタントメッセージを利用して構築できる。
【図面の簡単な説明】
【図1】実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図2】図1の文書管理装置の内部構成図である。
【図3】図2の利用者情報データベースにおけるデータ構造の一例を示す図である。
【図4】図2のイベント情報格納部におけるデータ構造の一例を示す図である。
【符号の説明】
10 文書管理システム、18 IMクライアント、20 IMサーバ、400 提供部、802 イベント発生部、804 判定部、806 利用者情報データベース、808 検出部、810 ログイン部、812 イベント情報格納部、814 選択部、816 抽出部、818 IM受信部、820 IM送信部、822 メッセージ生成部、824 アドレス設定部、826 アドレス変換部。
【発明の属する技術分野】
この発明は通信機能を有する装置における通信技術に関し、とくに通信機能を有する装置に対する指示を、ネットワークを介して送受信するための技術に関する。
【0002】
【従来の技術】
ネットワーク技術の発達にともない、コンピュータ、プリンタ、FAXなどの情報機器がネットワークに接続されるようになってきた。ネットワーク化は、例えば社内、ビル内などの限られた範囲のローカルエリアネットワーク(以下、単に「LAN」という)に限られず、地球全体規模のネットワークいわゆるワイドエリアネットワーク(以下、単に「WAN」という)にまで拡大している。こうしたインフラストラクチャーの整備が進むにつれて、例えばビジネスシーンにおいても電子メール、FTP(File Transfer Protocol)、ウェブページなどが広範に活用されるようになった。
【0003】
こうした情報機器を、ユーザに合わせて動作させるためには各種の情報を設定する必要がある。例えば、ユーザはファクシミリ装置の短縮ダイヤルに、ファクシミリ原稿の送信先のファクシミリ番号などを予め登録する。こうした設定作業を、電子メールを利用して行うものがある(特許文献1)。
【0004】
【特許文献1】
特開2002−359715号公報
【0005】
【発明が解決しようとする課題】
例えばワークフローシステムを提供する情報機器は、ユーザからの指示を受け付けるだけでなく、例えば回覧文書の閲覧指示のように、装置自身がユーザに対して通知を行うこともある。このように、情報機器からユーザに対する通知は、電子メールやウェブページを利用して行われていた。
【0006】
しかしながら、電子メールやウェブページは、ユーザが自分で情報を問い合わせる必要があるため、通知すべき情報が発生した時点でユーザに通知することは困難であった。
【0007】
本発明は上記課題に鑑みてなされたものであり、その目的は、リアルタイム性の高い情報伝達技術、簡易な手段を利用して情報機器に動作指示を与える技術、ネットワーク上のクライアントに情報機器のユーザインタフェイスを構築する技術の提供にある。
【0008】
【課題を解決するための手段】
本発明のある態様は、通信機能を有する装置である。この装置は、所定の処理を行う管理手段と、インスタントメッセージサービスを提供するサーバにログインする手段と、サーバにログイン中のクライアントからインスタントメッセージを受け付ける手段と、インスタントメッセージに付加された所定のコマンドを抽出する手段と、コマンドに基づいて管理手段に所定の処理の実行を指示する手段とを備える。これにより、この通信装置は、インスタントメッセージに付加されたコマンドに応じて所定の処理を行うことができる。また、インスタントメッセージはリアルタイムでクライアントから届くので、ユーザが指示した時点で、この装置はコマンドに応じた処理を即座に開始できる。つまり、インスタントメッセージクライアントを、ユーザからの指示を受け付けるためのインターフェースとして利用できる。この通信装置は、例えば通信機能を備える文書管理装置、ワークフローシステム、ファイルサーバ等であってよい。
【0009】
この装置は、クライアントに通知すべき情報をイベント情報として生成する手段と、クライアントからの要求を受けずに、インスタントメッセージを利用してイベント情報をクライアントに送信する手段とを更に備える。これにより、この装置は、イベント情報が発生した時点で、クライアントに通知できる。
【0010】
本発明の別の態様は、通信機能を有する装置である。この装置は、所定の処理を行う管理手段と、管理手段を利用するユーザに通知すべき情報をイベント情報として生成する手段と、インスタントメッセージサービスを提供するサーバにクライアントとしてログインする手段と、ユーザがサーバにログイン中の場合に、インスタントメッセージを利用してイベント情報を送信する手段とを備える。これにより、イベント情報が発生した時点で、この装置は、インスタントメッセージを利用してイベント情報をユーザに通知できる。
【0011】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【0012】
【発明の実施の形態】
図1は、実施の形態に係る文書管理システム10の構成図である。インスタントメッセージサーバ20(以下、単に「IMサーバ20」という)は、インスタントメッセージサービス(以下、単に「IMサービス」という)を提供するためのサーバである。IMサービスは、例えばIMサービスの利用者(以下、単に「IM利用者」という)がメッセージの送受信を行うことができるか否かの情報を提供するサービス(以下、単に「プレゼンスサービス」という)と、IM利用者間のメッセージの伝達を行うサービス(以下、単に「メッセージサービス」という)とを含むものである。「インスタントメッセージ」は、プレゼンスサービスおよびメッセージサービスの総称であってもよいし、プレゼンスサービスまたはメッセージサービスの一方を示してもよい。要は、インスタントメッセージは、IMサービスにおいて送受信される情報である。インスタントメッセージを、以下単に「メッセージ」ということもある。IM利用者は、インスタントメッセージクライアント(以下、単に「IMクライアント」という)を使うことで、IMサービスを利用できる。以下、IM利用者がIMサーバ20にログイン中の状態、すなわちメッセージの送受信を行うことができる状態を「アクティブ状態」という。
【0013】
IMサービスにおいて、メッセージは、IM利用者がアクティブ状態のときに送受信されるので、IMサーバ20にはSMTP(Simple Mail Transfer Protocol)やPOP(Post Office Protocol)で利用されるメールサーバの様に明示的にメッセージを一時格納する仕組みが存在しない。このため、メッセージは即座に送信先であるIM利用者のIMクライアントに通知され、プッシュ型の通知が可能である。IMサーバ20は、既存のIMサービスを提供するサーバであってもよいし、新たに設けられてもよい。また、後述する文書管理装置100がIMサーバ20を備えてもよい。本図では、IMサーバ20は、ローカルエリアネットワーク16(以下、単に「LAN16」という)に接続されているが、他の例ではワイドエリアネットワーク12(以下、単に「WAN12」という)に接続されていてもよい。
【0014】
文書管理装置100は、通信機能を備え、LAN16を介して接続された第1端末14aおよび第2端末14bなどの複数の端末(以下、単に「端末14」という)に、予め設定された回覧経路に基づいて文書ファイルを提供する。端末14は、提供された文書ファイルの閲覧装置であって、ユーザがその文書ファイルを閲覧できるように表示する。「文書ファイル」は、例えば文字列、画像、音声などを含むデジタルデータである。本実施の形態において、文書管理装置100は、例えばFAX機能、スキャナ機能、プリンタ機能、プリンタサーバ機能、FAXサーバ機能、コピー機能などを有する装置、もしくは複数の機能を有するMFP(Multi Functional Peripheral)などに組み込まれてもよいし、単独の装置であってもよい。文書管理装置100は、こうした機能を利用して、例えばWAN12やLAN16を介して文書ファイルを取得したり、スキャナ機能を利用して直接文書ファイルを取得したりする。文書管理装置100は何らかの機能を利用して文書ファイルを取得すればよい。
【0015】
第1端末14aおよび第2端末14bは、それぞれ第1IMクライアント18aならびに第2IMクライアント18b(以下、単に「IMクライアント18」という)を有する。また、図示しないが文書管理装置100もIMクライアントとしての機能を有する。これにより、文書管理装置100および端末14は、IMサーバ20に接続し、インスタントメッセージサービスを利用可能である。
【0016】
文書管理装置100は、インスタントメッセージをユーザとのインターフェースとして利用し、例えば文書ファイルの閲覧指示や閲覧期限の到達などユーザに通知すべき情報(以下、単に「イベント情報」という)が発生した場合、インスタントメッセージを利用してそのイベント情報をユーザに通知する。これにより、ユーザがアクティブ状態であれば、文書管理装置100は、そのイベント情報を生成した時点で迅速にユーザに通知できる。また、所定のコマンドを付加したインスタントメッセージを文書管理装置100に送信することで、ユーザはそのコマンドに対応付けられた処理を文書管理装置100に実行させることができる。例えば、そのコマンドは、所定の文書を検索する処理、コピーや削除などを行う処理、IMを利用して文書を転送させる処理、文書ファイルを所定の電子メールアドレスに送信する処理、文書ファイルの保存処理など文書管理装置100に所定の処理の実行を指示するコマンド(以下、単に「実行コマンド」という)と、イベント情報の送信を要求するコマンド(以下、単に「要求コマンド」という)とがある。
【0017】
図2は、図1の文書管理装置100の内部構成図である。文書管理装置100の各構成要素は、任意のコンピュータのCPU、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インターフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組合せによって実現されるが、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
【0018】
ログイン部810は、図1のIMサーバ20と接続してIMサービスのログイン処理を行い、文書管理装置100をアクティブ状態にする。このログイン処理のために、ログイン部810は、例えばIMサービスを利用するための識別情報(以下、単に「ログインID」という)とパスワードとを保持する。このようなログインに必要な情報を、以下、「ログイン情報」という。ログイン部810は、ログイン情報を予め保持していてもよいし、文書管理装置100の管理者などから設定を受け付けてもよい。また、複数のIMサービスに対応する場合、ログイン部810は、それぞれのIMサービス用のログイン情報を保持する。複数のIMサービスに対応することにより、ユーザが利用するIMクライアントの自由度が増す。
【0019】
利用者情報データベース806は、文書管理装置100のユーザの情報と、そのユーザがIMサーバ20にログインしているか否か、すなわちアクティブ状態であるか否かを示す情報などを保持する。検出部808は、ログイン部810によりログインが完了した後、利用者情報データベース806に保持されたユーザについて、アクティブ状態か否かをIMサーバ20に問い合わせる。
【0020】
図3は、図2の利用者情報データベース806におけるデータ構造の一例を示す図である。ユーザID欄850は、ユーザを識別する情報(以下、単に「ユーザID」という)を保持する。ユーザIDは、例えば文書管理装置100においてユーザを特定するための情報であってよい。ログインID欄852は、ユーザのログインID等、IMサービスにおいてユーザを特定可能な情報(以下、単に「IM識別情報」という)を保持する。すなわち、利用者情報データベース806は、ユーザ毎に、文書管理装置100におけるユーザIDと、IMサービスにおけるIM識別情報とを対応付けて保持する。
【0021】
図2の検出部808は、プレゼンスサービスを利用して、そのIM識別情報で特定されるユーザのログイン状態、すなわちアクティブ状態か否かを検出する。状態欄854は、検出部808により検出されたログイン状態をユーザごとに保持する。IMアドレス欄856は、IMサービスにおいてメッセージの宛先を指定するための情報(以下、単に「IMアドレス」という)を保持する。例えば、IMアドレスとIM識別情報とが一致している場合、IMアドレス欄856には、IM識別情報が保持されてもよい。
【0022】
図2に戻り、イベント発生部802は、例えば配信通知や処理期限切れなど各ユーザに対するイベントを発生する。イベント発生部802は、例えばユーザIDとそのユーザに対するイベントを特定するコード(以下、単に「イベントコード」という)とを判定部804に出力する。判定部804は、そのユーザIDで特定されるユーザがアクティブ状態であるか否かを利用者情報データベース806を参照して判定する。アクティブ状態の場合、判定部804はイベントの内容などを通知するためのインスタントメッセージの生成をメッセージ生成部822に指示する。
【0023】
メッセージ生成部822は、インスタントメッセージの本文中にイベント情報を付加する。本実施の形態では、メッセージ生成部822は、イベントコードとイベント情報とを対応付けたテーブル(図示せず)を保持する。そして、メッセージ生成部822は、そのテーブルを参照して、イベントコードに対応するイベント情報を特定し、インスタントメッセージの本文中に付加する。メッセージ生成部822は、生成したインスタントメッセージをアドレス設定部824に出力する。
【0024】
アドレス設定部824は、利用者情報データベース418を参照して、イベント発生部802から供給されたユーザIDに対応するIMアドレスを、インスタントメッセージの宛先として設定する。そして、アドレス設定部824は、宛先を設定したインスタントメッセージをIM送信部820に出力する。IM送信部820は、そのインスタントメッセージを指定された宛先に向けて送信する。これにより、インスタントメッセージクライアントを出力インターフェースとして利用し、イベント情報が発生した時点で、イベント内容をユーザに通知できる。
【0025】
また、ユーザがアクティブ状態でない場合、判定部804はイベントコードとユーザIDとをアドレス変換部826に出力する。アドレス変換部826は、利用者情報データベース806を参照してユーザIDをIMサーバ20におけるログインIDに変換する。そして、アドレス変換部826は、ログインIDとイベントコードとを対応付けてイベント情報格納部812に格納する。
【0026】
図4は、図2のイベント情報格納部812におけるデータ構造の一例を示す図である。送信先欄860は、ログインIDを保持する。他の例では、送信先欄860はユーザIDを保持してもよい。要は、送信先欄860は、イベント情報の送信先を特定するための情報を保持すればよい。イベントコード欄862は、イベントコードを保持する。本図で、イベントコード「M12」は、閲覧すべき文書が有ることを示す。イベントコード「M25」は、期限切れ文書が有ることを示す。格納日時欄864は、イベントコードをイベント情報格納部812に格納した日時を保持する。この日時は、イベント発生部802がイベントコードを受け付けた日時とほぼ同一になる。通知フラグ欄866は、イベント情報を通知したか否かを指定する情報を保持する。本図で「1」は既に通知したことを示し、「0」は未だ通知していないことを示す。
【0027】
図2に戻り、IM受信部818はIMクライアント18からコマンドの付加されたインスタントメッセージを受信し、抽出部816に出力する。抽出部816はインスタントメッセージに付加されたコマンドを抽出する。抽出したコマンドが実行コマンドの場合、抽出部816は、処理部250にコマンドで特定される処理の実行を要求する。処理部250は、抽出部816からのコマンドに応じて、例えば、所定の文書を検索する処理、コピーや削除などを行う処理、IMを利用して文書を転送させる処理、文書ファイルを所定の電子メールアドレスに送信する処理、文書ファイルの保存処理などを実行する。文書ファイル格納部110は、文書ファイルを格納する。提供部400は、端末14からの要求に応じて文書ファイル格納部110から文書ファイルを読み込み、提供する。
【0028】
また、抽出コマンドが要求コマンドの場合、抽出部816は、選択部814にイベント情報の送信を指示する。選択部814は、そのインスタントメッセージの送信元のログインIDに対応付けられ、かつ未だ通知していないイベントコードをイベント情報格納部812から選択する。そして、選択部814は、選択したイベントコードをメッセージ生成部822に出力する。これにより、前述したとおりメッセージ生成部822は、インスタントメッセージを生成する。そして、アドレス設定部824がインスタントメッセージの宛先を設定し、IM送信部820がそのインスタントメッセージを送信する。このように、文書管理装置100は、インスタントメッセージをユーザインタフェイスとして利用できる。既存のIMクライアントを利用することにより、導入が容易である。また、装置メーカは、ユーザ用のIMクライアントを新たに作成する必要がない。これにより、ネットワークを介して利用できるユーザインタフェイスを非常に安価に構築できる。
【0029】
以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。こうした変形例として、図2の文書管理装置100の文書ファイル格納部110および提供部400を除いた構成をファクシミリ装置、ホームサーバ、ビデオサーバ、ネットワーク通信機能を有する電化製品などに搭載してもよい。これにより、ユーザは電化製品を、インスタントメッセージをインターフェースとして操作できる。
【0030】
【発明の効果】
本発明によれば、イベント情報が迅速にユーザに通知される。また、ネットワーク機器のユーザインタフェイスを、インスタントメッセージを利用して構築できる。
【図面の簡単な説明】
【図1】実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図2】図1の文書管理装置の内部構成図である。
【図3】図2の利用者情報データベースにおけるデータ構造の一例を示す図である。
【図4】図2のイベント情報格納部におけるデータ構造の一例を示す図である。
【符号の説明】
10 文書管理システム、18 IMクライアント、20 IMサーバ、400 提供部、802 イベント発生部、804 判定部、806 利用者情報データベース、808 検出部、810 ログイン部、812 イベント情報格納部、814 選択部、816 抽出部、818 IM受信部、820 IM送信部、822 メッセージ生成部、824 アドレス設定部、826 アドレス変換部。
Claims (3)
- 所定の処理を行う管理手段と、
インスタントメッセージサービスを提供するサーバにログインする手段と、
前記サーバにログイン中のクライアントからインスタントメッセージを受け付ける手段と、
前記インスタントメッセージに付加された所定のコマンドを抽出する手段と、
前記コマンドに基づいて前記管理手段に所定の処理の実行を指示する手段と、
を備えることを特徴とする通信装置。 - 前記クライアントに通知すべき情報をイベント情報として生成する手段と、
前記クライアントからの要求を受けずに、インスタントメッセージを利用して前記イベント情報を前記クライアントに送信する手段と、
を更に備えることを特徴とする請求項1に記載の通信装置。 - 所定の処理を行う管理手段と、
前記管理手段を利用するユーザに通知すべき情報をイベント情報として生成する手段と、
インスタントメッセージサービスを提供するサーバにクライアントとしてログインする手段と、
前記ユーザが前記サーバにログイン中の場合に、インスタントメッセージを利用して前記イベント情報を送信する手段と、
を備えることを特徴とする通信装置。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
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ID=33504325
Family Applications (1)
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Country | Link |
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Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
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2003
- 2003-05-06 JP JP2003128018A patent/JP2004334427A/ja active Pending
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