JP2009118174A - 情報処理装置、承認方法、およびプログラム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】電子メールの承認を行う情報処理装置が、第1のメールアドレスを送信元とし、第2のメールアドレスを宛先として設定した電子メールである承認依頼メールを電子メールの承認者に送信する承認依頼メール送信部と、承認依頼メールに対して承認者から返信された電子メールである返信メールを取得する返信メール取得部と、返信メールの宛先に第1および第2のメールアドレスの両方が含まれている場合、および返信メールの宛先に第1のメールアドレスのみが含まれている場合のいずれか一方の場合に承認と判定し、他方の場合に非承認と判定する承認判定部と、を備える。
【選択図】図20
Description
以下、本発明の一実施形態に係る電子メールを送信するメールシステムについて説明する。本実施形態のメールシステムでは、電子メールの送信時に、電子メールの送信者とは異なる承認者からの承認を受けることを想定している。
メールサーバ10は、配送メールを配送してもよいかどうかを問い合わせる電子メール(以下、承認依頼メールという。)を承認者宛てに作成してメールボックスに格納する。承認依頼メールのヘッダには、承認者アドレスが宛先(To)フィールドに設定され、所定のメールアドレスである第1の管理者アドレス(admin01@domain1)が送信元(From)のフィールドに設定され、さらに、所定のメールアドレスである第2の管理者アドレス(admin02@domain1)が宛先(ToまたはCc)として設定される。
図2は、本実施形態のメールシステムのハードウェア構成を示す図である。
同図に示すように、メールサーバ10は、CPU108、主記憶装置101、通信インタフェース109、ディスクインタフェース110、およびディスクインタフェース110に接続されたハードディスク装置114を備えている。
図3は、本実施形態のメールシステムの機能構成を示す図である。
ユーザ端末20および承認者端末30は同じ機能を有し、それぞれ制御部123、メール表示部124、メール受信部125、メール送信部126、およびメールデータ記憶部131を備えている。
メール表示部124、メール受信部125およびメール送信部126は、ユーザ端末20および承認者端末30が備えるCPU127が主記憶装置121に記憶されているクライアントプログラム122を実行することにより実現される。また、メールデータ記憶部131は、ユーザ端末20および承認者端末30が備える主記憶装置121やハードディスク装置133が提供する記憶領域として実現される。なお、制御部123、メール表示部124、メール受信部125、メール送信部126、およびメールデータ記憶部131は、一般的なMUAの機能である。
図9は、承認処理部106の詳細構成を示す図である。承認処理部106は、承認結果判定処理部200、承認判定処理部201、承認依頼メール作成処理部202、および通知メール作成処理部203を備えている。
図10は、承認結果判定処理部200が、受信メールの宛先に応じて、受信メールが承認者からの返信メールであるか否かを判定する処理の流れを示す図である。
図11は、承認結果判定処理部200が受信メールの解析を行い、受信メールがどのような電子メールであるのかを判定する処理の流れを示す図である。
承認結果判定処理部200は、受信メールに含まれるReferencesヘッダからMessage-IDを取得する(ステップ310;返信先取得部)。承認結果判定処理部200は、ReferenceヘッダからMessage-IDを取得できた場合(ステップ311:YES)、取得したMessage-IDが承認待ちテーブル113に登録されているか否かを判定し(ステップ312)、登録されていれば(ステップ312:YES)、後述のステップ317に進み、登録されていなければ(ステップ312:NO)、ステップ313に進む。
承認依頼判定処理部201は、受信メールのエンベロープ情報に含まれるエンベロープToがなくなるまで以下の処理を繰り返す(ステップ400)。
承認依頼判定処理部201は、受信メールのエンベロープ情報に含まれるエンベロープToに設定されている受信者アドレスを取得し(ステップ401)、取得した受信者アドレスが所属するドメインが、「domain1」および「domain2」のいずれでもないか否かにより、承認が必要か否かを判定する(ステップ402;承認要否決定部)。なお、受信者アドレスに応じて承認が必要か否かを判断することに限らず、本文や添付ファイルの内容などに応じて承認が必要か否かを判断するようにしてもよい。
承認依頼メール作成処理部202は、受信メールにユニークなキューIDを割り当て、割り当てたキューIDをファイル名にして受信メールを配送メールとして送信待ちキュー114に格納する(ステップ500)。
件名(Subject)フィールドには、承認者に対して承認依頼要求が来ていることがわかるような文字列を設定することが望ましい。
本文914には、承認者に承認依頼が来ていることを示すメッセージと、承認の対象となる配送メールのエンベロープ情報とが記載される。また、本文914には、配送を承認する場合は「全員へ返信」により返信を行い、非承認とする場合は「返信」により返信を行うように指示するインストラクションを記述する。これにより承認者の作業ミスを減らすことができる。
通知メール作成処理部203は、承認待ちテーブル113から、承認結果判定処理部200が上記図11のステップ310またはステップ313で取得したMessage-IDに対応する承認待ち情報を取得する(ステップ600)。通知メール作成処理部203は、承認待ち情報の送信者803を宛先として、エラーが発生した旨を示すメッセージを含む電子メール(以下、エラーメールという。)を送信する(ステップ601)。
図19は、承認結果判定処理部200が返信メールの解析を行い、返信メールがどのようなメールであるのかを判定する処理の流れを示す図である。
承認結果判定処理部200は、返信メールに含まれるReferencesヘッダからMessage-IDを取得する(ステップ320)。承認結果判定処理部200は、ReferenceヘッダからMessage-IDを取得できた場合(ステップ321:YES)、取得したMessage-IDが承認待ちテーブル113に登録されているか否かを判定する(ステップ322)。
承認結果判定処理部200は、返信メールのエンベロープ情報から送信元(エンベロープFrom)の送信者アドレスを取得する(ステップ330)。承認結果判定処理部200は、取得した送信者アドレスと、図19のステップ327で取得した承認者アドレスとを比較する(ステップ331)。これらが一致しなければ(ステップ331:NO)、上述した図15の通知メール作成処理部203によるエラー処理が行われる(ステップ332)。
通知メール作成処理部203は、上記図19の処理において承認結果判定処理部200が取得したMessage-IDに対応する承認待ち情報を、承認待ちテーブル113から取得する(ステップ610)。通知メール作成処理部203は、承認待ち情報の送信者803を宛先として、配信メールが非承認であった旨を示すメッセージを含む電子メール(以下、非承認メールという。)を送信し(ステップ612)、承認待ち情報を承認待ちテーブル113から削除する。
非承認メール950は、エンベロープ情報951、ヘッダ部952およびボディ部953を含んでいる。エンベロープ情報951に含まれるエンベロープFromには、第1の管理者アドレス(admin01@domain1)が設定される。エンベロープToには、承認待ち情報のキューID802が示すファイル名に格納されている配送メールの送信元(Fromフィールドに設定されているメールアドレス)を設定する。
ヘッダ部952に含まれる件名フィールドには、送信者が承認結果をすぐに認識できるように「非承認」である旨を記載する。
ボディ部953に含まれる本文924には、配送メールの宛先や、件名、送信日時など、送信者が配送メールを特定しやすい情報を記述する。また、承認者からの返信メールの本文に非承認とした理由が含まれている場合には、その理由を本文924にも記載するようにする。また、返信メールを添付ファイルとしてボディ部953に含めるようにしてもよい。さらに、配送メールを添付ファイルとしてボディ部953に含めるようにしてもよい。これによりどのような内容の配信メールが非承認とされたのかを送信者が容易に把握することができる。
通知メール作成処理部203は、上記図19の処理において承認結果判定処理部200が取得したMessage-IDに対応する承認待ち情報を、承認待ちテーブル113から取得する(ステップ620)。通知メール作成処理部203は、承認待ち情報の送信者803を宛先として、配信メールが承認された旨を示すメッセージを含む電子メール(以下、承認メールという。)を送信し(ステップ622)、承認待ち情報のキューID802をメール送信部105に通知して、メール送信部105は、キューIDが示すファイルに格納されている配送メールを配送する(ステップ623)。通知メール作成処理部203は、承認待ち情報を承認待ちテーブル113から削除する。
図23の承認処理において作成される承認メール960の構成例を図24に示す。
ヘッダ部962に含まれる件名フィールドには、送信者が承認結果をすぐに認識できるように「承認」の旨を記載する。
ボディ部963に含まれる本文964には、配送メールの宛先や、件名、送信日時など、送信者が配送メールを特定しやすい情報を記述する。また、返信メールを添付ファイルとしてボディ部963に含めるようにしてもよい。
中継サーバ150および170はそれぞれ、上述したメールサーバ10が備えていた、承認処理部106、監視処理部107、承認者テーブル112、承認待ちテーブル113、送信待ちキュー114を備えており、制御部103、メール受付部104、およびメール送信部105に代えて、制御部151、メール受付部152、およびメール送信部153を備えている。
30 承認者端末 101 主記憶装置
102 サーバプログラム 103 制御部
104 メール受付部 105 メール送信部
106 承認処理部 107 監視処理部
108 CPU 109 通信インタフェース
110 ディスクインタフェース 111 メールボックス
112 承認者テーブル 113 承認待ちテーブル
121 主記憶装置 122 クライアントプログラム
123 制御部 124 メール表示部
125 メール受信部 126 メール送信部
127 CPU 128 通信インタフェース
129 ディスクインタフェース 130 入出力インタフェース
131 メールデータ記憶部 132 入出力装置
140 通信ネットワーク 150 中継サーバ
151 制御部 152 メール受付部
153 メール送信部 160 メールサーバ
170 中継サーバ
Claims (10)
- 電子メールの承認を行う情報処理装置であって、
第1のメールアドレスを送信元とし、第2のメールアドレスを宛先として設定した電子メールである承認依頼メールを電子メールの承認者に送信する承認依頼メール送信部と、
前記承認依頼メールに対して前記承認者から返信された電子メールである返信メールを取得する返信メール取得部と、
前記返信メールの宛先に前記第1および第2のメールアドレスの両方が含まれている場合、および前記返信メールの宛先に前記第1のメールアドレスのみが含まれている場合のいずれか一方の場合に承認と判定し、他方の場合に非承認と判定する承認判定部と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。 - 請求項1に記載の情報処理装置であって、
前記承認者のメールアドレスを記憶する承認者記憶部と、
電子メールを受信する電子メール受信部と、を備え、
前記返信メール取得部は、前記電子メール受信部が受信した前記電子メールの送信元が前記承認者のメールアドレスと一致した場合に、当該電子メールを前記返信メールとすること、
を特徴とする情報処理装置。 - 請求項1に記載の情報処理装置であって、
前記承認依頼メールを特定する電子メールIDに対応付けて、承認対象となる前記電子メールを記憶する電子メール記憶部と、
前記返信メールの返信先の前記承認依頼メールを特定する前記電子メールIDを取得する返信先取得部と、
前記承認判定部が承認と判定した場合にのみ、取得した前記電子メールIDに対応する前記電子メールを前記電子メール記憶部から読み出して送信する電子メール送信部と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。 - 請求項3に記載の情報処理装置であって、
前記電子メール送信部は、前記承認判定部が非承認と判定した場合に、前記取得した電子メールIDに対応する前記電子メールを前記電子メール記憶部から削除すること、
を特徴とする情報処理装置。 - 請求項1に記載の情報処理装置であって、
前記承認依頼メールを特定する電子メールIDに対応付けて、前記承認者のメールアドレスおよび前記電子メールを記憶する電子メール記憶部と、
電子メールを受信する電子メール受信部と、
前記電子メール受信部が受信した前記電子メールに、返信先の電子メールを特定する電子メールIDである返信先メールIDが含まれており、前記返信先メールIDに対応する前記メールアドレスおよび前記電子メールが前記電子メール記憶部に記憶されており、かつ、前記電子メール受信部が受信した前記電子メールの宛先に前記第1および第2のメールアドレスのいずれも含まれていない場合に、前記返信先メールIDに対応する前記メールアドレスを宛先として、エラーを示す情報を含む電子メールを送信するエラーメール送信部と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。 - 請求項1に記載の情報処理装置であって、
前記電子メールの送信元となるメールアドレスに対応付けて、前記承認者を特定する承認者特定情報を記憶する承認者記憶部と、
前記電子メールを受信する電子メール受信部と、
受信した前記電子メールの送信元に対応する前記承認者特定情報を前記承認者記憶部から読み出す承認者取得部と、
を備え、
前記承認依頼メール送信部は、前記承認依頼メールを、読み出した前記承認者特定情報により特定される前記承認者に送信すること、
を特徴とする情報処理装置。 - 請求項6に記載の情報処理装置であって、
前記承認依頼メールを特定する電子メールIDに対応付けて、前記承認者特定情報および前記電子メールを記憶する電子メール記憶部と、
前記電子メール受信部が受信した前記電子メールの宛先に前記第1のメールアドレスが含まれており、前記電子メール受信部が受信した前記電子メールの返信先の電子メールを特定する電子メールIDが含まれており、前記電子メール受信部が受信した前記電子メールに含まれる前記電子メールIDが前記電子メール記憶部に記憶されており、かつ、前記電子メール受信部が受信した前記電子メールの送信元が、前記電子メールIDに対応する前記承認者特定情報により特定される前記承認者でない場合に、当該承認者に対して不正なユーザから承認の回答を受信した旨を示す情報を含む電子メールを送信するエラーメール送信部と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。 - 電子メールの送信元となるメールアドレスに対応付けて、前記電子メールの承認者を特定する承認者特定情報を記憶する承認者記憶部と、
電子メールを受信する電子メール受信部と、
前記電子メール受信部が受信した前記電子メールである受信メールの宛先に第1のメールアドレスが含まれているか否かにより、前記受信メールが前記承認者からの回答であるか否かを判定する承認回答判定部と、
前記受信メールが前記承認者からの回答でないと判定した場合に、前記受信メールに承認が必要か否かを決定する承認要否決定部と、
前記受信メールに承認が必要であると判定した場合に、前記受信メールの送信元に対応する前記承認者特定情報を前記承認者記憶部から取得する承認者取得部と、
前記受信メールに承認が必要であると判定した場合に、前記第1のメールアドレスを送信元とし、第2のメールアドレスを宛先として設定した電子メールである承認依頼メールを、取得した前記承認者特定情報により特定される前記承認者に送信する承認依頼メール送信部と、
前記承認依頼メールを特定する電子メールIDおよび前記承認者特定情報に対応付けて、承認が必要であると判定した前記受信メールを、配送待ち電子メールとして記憶する配送メール記憶部と、
前記配送メール記憶部を参照し、前記配送待ちメールが登録された日時から所定時間を経過したものを特定し、特定した前記配送待ちメールを削除するタイムアウト監視部と、
前記受信メールが前記承認者からの回答であると判定された場合に、前記受信メールの返信先の電子メールを特定する電子メールIDである返信先メールIDを取得する返信先取得部と、
前記返信先メールIDに対応する前記配送待ち電子メールが前記配送メール記憶部に記憶されていない場合に、前記受信メールの送信元を宛先として、エラーを表す情報を含む電子メールを送信する第1のエラー通知部と、
前記返信先メールIDに対応する前記配送待ち電子メールが前記配送メール記憶部に記憶されており、かつ、前記返信先メールIDに対応する前記承認者特定情報により特定される前記承認者と前記受信メールの送信元とが一致しない場合に、エラーを表す情報を含む電子メールを前記承認者に送信する第2のエラー通知部と、
前記返信先メールIDに対応する前記配送待ち電子メールが前記配送メール記憶部に記憶されている場合に、当該配送待ちメールについて、前記受信メールの宛先に前記第1および第2のメールアドレスが含まれているとき、および前記受信メールの宛先に前記第1のメールアドレスのみが含まれているときいずれか一方のときに承認と判定し、他方のときに非承認と判定する承認判定部と、
前記配送待ちメールについて承認と判定した場合にのみ、前記配送待ちメールを配送する電子メール配送部と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。 - 電子メールの承認を行う方法であって、
情報処理装置が、
第1のメールアドレスを送信元とし、第2のメールアドレスを宛先として設定した電子メールである承認依頼メールを電子メールの承認者に送信し、
前記承認依頼メールに対して前記承認者から返信された電子メールである返信メールを取得し、
前記返信メールの宛先に前記第1および第2のメールアドレスの両方が含まれている場合、および前記返信メールの宛先に前記第1のメールアドレスのみが含まれている場合のいずれか一方の場合に承認と判定し、他方の場合に非承認と判定すること、
を特徴とする承認方法。 - 電子メールの承認を行うためのプログラムであって、
コンピュータに、
第1のメールアドレスを送信元とし、第2のメールアドレスを宛先として設定した電子メールである承認依頼メールを電子メールの承認者に送信するステップと、
前記承認依頼メールに対して前記承認者から返信された電子メールである返信メールを取得するステップと、
前記返信メールの宛先に前記第1および第2のメールアドレスの両方が含まれている場合、および前記返信メールの宛先に前記第1のメールアドレスのみが含まれている場合のいずれか一方の場合に承認と判定し、他方の場合に非承認と判定するステップと、
を実行させるためのプログラム。
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