DE10153500A1 - Verfahren zur Kommunikation zwischen Mitgliedern und Nichtmitgliedern eines Teams - Google Patents
Verfahren zur Kommunikation zwischen Mitgliedern und Nichtmitgliedern eines TeamsInfo
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Abstract
Ein Verfahren und ein System sind dazu eingerichtet, das Internet (16) als Medium zur Erstellung und zum Austausch von Information, zur Datenverwaltung Zusammenarbeit und Arbeitsteilung zwischen unterschiedlichen Projektteammitgliedern (14, 18) zu nutzen. Die Projektteammitglieder können Teil verschiedener funktioneller Organisationen innerhalb einer oder mehrerer größerer Organisationen und geografisch getrennt sein oder unterschiedliche Informationsverwaltungsarbeitsmittel zur Ausführung ihrer Arbeitsaktivitäten nutzen. Jedes Team kann seine eigene Organisation haben, die von dieser Organisation getrennt ist, von der die Teammitglieder genommen sind. Darüber hinaus können die Informationen und die Daten finanzieller, technischer und dergleichen Natur sein und auch das Marketing betreffen.
Description
In dieser Anmeldung wird Bezug auf die Offenbarung der US-
Patentanmeldung Seriennummer 60/225,123 genommen, die am
14. August 2000 angemeldet worden ist.
Diese Erfindung betrifft allgemein das Gebiet der Daten-
und Informationsverwaltung und insbesondere Verfahren und
Geräte zur Verwaltung von Daten und Information zwischen
verschiedenen Organisationen sowie Datenverwaltungssyste
men.
Heutzutage stehen die verschiedensten Arbeitsmittel bzw.
Softwaretools zur Verfügung, die die Verwaltung von Infor
mation und Daten erleichtern. Z. B. wird bei modernen Orga
nisationen vorherrschend die Einrichtung des Emails
benutzt. Lokale und weiträumige Netzwerktechnologie ermög
licht den Austausch von Information durch gemeinsam genutz
te Speicherbereiche (z. B. einen weltweit ausgetauschten
Treiber). Die Technologien des Internet und des Intranet
gestatten den Informationsaustausch durch Homepages und
dergleichen. Es gibt auch Anwendungen, wie die "Lotus
Notes" und "Lotus Domino"-Anwendungen, die zur Erleichte
rung des Daten- und Informationsaustauschs eingerichtet
sind. Ferner sind andere Anwendungen bekannt, die den
Bedarf an Dateneingaben erfüllen, wie z. B. elektronische
Arbeitsblätter und dergleichen, obwohl derartige Anwendun
gen weder zur Verfolgung von Information zusätzlich zu
Daten entworfen, noch dafür gut geeignet sind. Jedes derar
tige Arbeitsmittel hat bestimmte Vorteile und Beschränkun
gen, insbesondere, wenn man es aus dem Blickwinkel des
Projektmanagements betrachtet. Z. B. sind die meisten dieser
Werkzeuge diskret. D. h., dass sie keine effektive Möglich
keit zur Integration von Information und Daten bieten. Z. B.
übermittelt ein E-mail eine Nachricht und kann auch zusätz
liches Information auf beigehefteten Dateien übermitteln.
Eine Internet- oder Intranethomepage enthält Information
oder Verkettung zu Informationen von verschiedenen Quellen.
Keines dieser Arbeitsmittel erleichtert das Erstellen und
Editieren der Information durch Kooperation mehrerer Perso
nen. In den meisten Fällen wird die Daten- und Informati
onsintegration offline und nicht in Echtzeit ausgeführt und
anschließend ein Bericht unter Verwendung dieser verschie
denartigen Arbeitsmittels erstellt.
Eine zusätzliche Beschränkung liegt darin, dass nicht alle,
an einem Projekt beteiligten Personen oder Organisationen
dieselben Arbeitsmittel verwenden können, ihnen nicht
sämtliche notwendige Arbeitsmittel zur Verfügung stehen
oder ihnen institutionelle Beschränkungen ihrer Möglichkeit
in den Weg gelegt werden, die ihnen an und für sich zur
Verfügung stehenden Arbeitsmittel zu benutzen. Beispiels
weise haben, wenn zwei große Organisationen gemeinsam an
einem Projekt arbeiten, diese Organisationen Sicherheitsbe
schränkungen, die den am Projekt Arbeitenden den Zugriff
zu, die Verwendung und die Veränderung von Information und
Daten verwehren, die sie mit den verschiedenen Informati
onsverwaltungssystemen der Organisationen erhalten haben.
Darüber hinaus kann es bei den Organisationen unterschied
liche Applikationen geben, die nur eine beschränkte oder
gar keine Kompatibilität haben.
Der Projektraum, d. h. ein physikalischer Konferenzraum oder
"Gefechtsraum" wurde häufig dazu verwendet, die Verwaltung
eines Projekts zu unterstützen, indem ein gemeinsamer
Bereich zur Verfügung gestellt wurde, wo die am Projekt
arbeitenden Information und Daten erstellen, speichern und
verwalten konnten, wo die das Projekt begleitende Informa
tion angezeigt und gemeinsam genutzt werden konnte und wo
sich die Projektmanager und Projektteilnehmer treffen
konnten, um Aufgaben zuzuteilen und den Fortschritt des
Projekts zu überwachen. Die wesentliche Beschränkung des
Projektraumes besteht darin, dass zu Information und Daten
nur vom Projektraum aus zugegriffen werden kann. Die Pro
jektteilnehmer können u. U. physikalisch nicht am selben Ort
sein, und tatsächlich können sie sich in verschiedenen
Kontinenten und Zeitzonen befinden. Online-Konferenztools,
wie z. B. die Applikation "Microsoft NetMeeting" oder die
"Lotus Sametime"-Applikation gestatten Zusammenkünfte und
Konferenzen der Projektteilnehmer, ohne dass sie sich am
selben Ort befinden, stellen jedoch keinen geeigneten
Mechanismus zur Verfügung, der es den Projektteilnehmern
erlauben würde, Information und Daten gemeinsam zu nutzen
oder den Projektteilnehmern mitzuteilen, dass neue Informa
tion und/oder Daten zur Verfügung stehen.
Es besteht deshalb Bedarf an einem System und einem Verfah
ren für eine effektivere Verwaltung, für eine gemeinsame
Nutzung und einen Austausch von Information und Daten und
für die Verwaltung gemeinsam erarbeiteter Leistungen von
Teammitgliedern.
Fig. 1 zeigt ein Blockdiagramm der Darstellung eines
Systems in Übereinstimmung mit einem bevorzugten Ausfüh
rungsbeispiel der Erfindung;
Fig. 2 zeigt ein Blockdiagramm, das das in Fig. 1 darge
stellte Teamarbeitsmittel deutlicher veranschaulicht;
Fig. 3 ist ein Funktionsblockdiagramm des in Fig. 1
dargestellten Teamarbeitsmittels;
Fig. 4 ist ein Blockdiagramm, das innerhalb des Teamar
beitsmittels definierte Teams in Übereinstimmung mit einem
bevorzugten Ausführungsbeispiel dieser Erfindung repräsen
tiert;
Fig. 5 ist ein Blockdiagramm, das eine der in Fig. 4
dargestellten Arbeitsgruppen und Teilarbeitsgruppen reprä
sentiert;
Fig. 6 ist eine grafische Darstellung einer Team-Webseite
in Übereinstimmung mit einem bevorzugten Ausführungsbei
spiel dieser Erfindung;
Fig. 7 ist eine grafische Darstellung eines Teils der in
Fig. 6 veranschaulichten Webseite;
Fig. 8 ist eine grafische Darstellung eines Teils einer
Team-Webseite, die einem Dokumentationseintrag in ein mit
einem bevorzugten Ausführungsbeispiel dieser Erfindung
übereinstimmenden Teamarbeitsmittel zugeordnet ist;
Fig. 9 stellt grafisch einen Teil einer Team-Webseite dar,
die einem Ausgabeeintrag in ein mit einem bevorzugten
Ausführungsbeispiel dieser Erfindung übereinstimmendes
Teamarbeitsmittel zugeordnet ist;
Fig. 10 stellt grafisch eine Ausgabenotiz oder -mitteilung
dar;
Fig. 11 stellt grafisch eine Teamwebseite dar, die einem
Kalendermerkmal des mit einem bevorzugten Ausführungsbei
spiel dieser Erfindung übereinstimmenden Teamarbeitsmittels
zugeordnet ist;
Fig. 12 ist eine grafische Darstellung eines Teils einer
Team-Webseite, die einem Dokumentenbeobachtungs- oder
-verfolgungsmerkmal eines Teamarbeitsmittels zugeordnet ist,
das mit einem bevorzugten Ausführungsbeispiel dieser Erfin
dung übereinstimmt;
Fig. 13 zeigt grafisch einen Teil einer Team-Webseite, die
der Erzeugung einer Teamraumumgebung innerhalb eines mit
einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung über
einstimmenden Teamarbeitsmittels zugeordnet ist;
Fig. 14 zeigt grafisch einen Teil einer Team-Webseite, die
einem Indexmerkmal eines mit einem bevorzugten Ausführungs
beispiel dieser Erfindung übereinstimmenden Teamarbeitsmit
tels zugeordnet ist;
Fig. 15 ist ein Blockdiagramm eines Dateneintragselementes
in einem mit einem bevorzugten Ausführungsbeispiel dieser
Erfindung übereinstimmenden Teamarbeitsmittel;
Fig. 16 ist ein Blockdiagramm einer physikalischen Aktivi
tätsbeschreibung und zugehöriger Berichtselemente in einem
mit einem bevorzugten Ausführungsbeispiel dieser Erfindung
übereinstimmenden, Teamarbeitsmittel;
Fig. 17 stellt grafisch einen Teil einer Team-Webseite
dar, die der Erzeugung einer Beschreibung physikalischer
Aktivität in einem mit einer bevorzugten Ausführungsbei
spiel übereinstimmenden Teamarbeitsmittel zugeordnet ist;
Fig. 18 ist eine grafische Darstellung eines Teils einer
Team-Webseite, die der Dateneingabe in das mit einem bevor
zugten Ausführungsbeispiel dieser Erfindung übereinstimmen
de Teamarbeitsmittel zugeordnet ist;
Fig. 19 stellt grafisch einen Teil einer Team-Webseite
dar, die zu einem Datenbericht innerhalb eines einem bevor
zugten Ausführungsbeispiel dieser Erfindung entsprechenden
Teamarbeitsmittels gehört;
Fig. 20 stellt grafisch einen Teil einer Team-Webseite
dar, die zu einem anderen Datenbericht innerhalb des einem
bevorzugten Ausführungsbeispiel dieser Erfindung zugeordne
ten Teamarbeitsmittels gehört;
Fig. 21 stellt grafisch eine Teaminteraktion in einem
Teamraumumfeld übereinstimmend mit einem bevorzugten Aus
führungsbeispiel dieser Erfindung dar; und
Fig. 22 stellt grafisch eine Teaminteraktion in einem
Teamraumumfeld in Übereinstimmung mit einem zusätzlichen
bevorzugten Ausführungsbeispiel dieser Erfindung dar.
Diese Erfindung ist in Form mehrerer bevorzugter Ausfüh
rungsbeispiele beschrieben, die die Erfindung veranschauli
chen, aber nicht beschränken sollen.
Z. B. wird diese Erfindung anhand eines Systems und eines
Verfahrens beschrieben, die das Internet als Medium zur
Informations- und Datenverwaltung und zu einer Beteiligung
verschiedener Projekt-Teammitglieder nutzen. Das bedeutet,
dass die Projekt-Teammitglieder Teil verschiedener funktio
naler Organisationen innerhalb einer oder mehrerer größerer
Organisationen und geografisch voneinander getrennt sein
können oder auch verschiedene Informationsverwaltungsar
beitsmittel zur Ausführung ihrer Arbeiten verwenden können.
Außerdem ist die Erfindung, obwohl die in Verbindung mit
den verschiedenen Ausführungsbeispielen beschriebenen
Informationen und Daten generell finanzieller Natur sind,
nicht auf die Verwaltung und den Austausch finanzieller
Information beschränkt. Z. B. kann die Erfindung zur Verwal
tung technischer Informationen und Daten verwendet werden,
wie z. B. Produktentwurfsspezifikationen und Prüfdaten, für
Marketing und demografische Daten, wie z. B. Produktförde
rungs- und Zielgruppendaten und dergleichen, ohne dass vom
Umfang der Erfindung abgewichen wird.
Übereinstimmend mit den bevorzugten Ausführungsbeispielen
der Erfindung erzielen das System und Verfahren die Samm
lung, Verfolgung und Verwaltung von Information und Daten,
die dem System durch verschiedene, zahlreichen Teameingaben
eingegeben werden. Die Teams können beruhend auf der Orga
nisation des Projektunternehmens oder auf der Organisation
mehrer Projektunternehmen (z. B. zusammenarbeitende Organi
sationen) oder im Hinblick auf das besondere Projekt orga
nisiert sein. Die Erfindung kann auf große Projekte
angewendet werden, die eine Vielzahl von Teilprojekten mit
vielen und verschiedenen Zulieferern und Anwendern der
Projektinformation und -daten enthält. Die Erfindung kann
auch besonders dort verwendet werden, wo sich die Teammit
glieder physikalisch nicht am selben Ort befinden.
In zusätzlichen Aspekten der Erfindung werden die von den
verschiedenen Informationszulieferquellen empfangene Infor
mation und Daten den Projektteilnehmern und dem Management
widerspruchsfrei präsentiert. Beispielsweise wird die
bestimmten Ausgaben oder Belangen zugehörige Projektinfor
mation in einem widerspruchsfreien Format oder mit Konsis
tenzkennungen präsentiert, die die Übersicht für das
Management erleichtern. Der Zugriff zu Information und
Daten wird den Teammitgliedern, die diese Information und
Daten für ihre Arbeit benötigen, erleichtert. Der Verwal
tung wird ein widerspruchsfreier Mechanismus für die Streu
ung von Information, Zuteilung und Verfolgung von Aufgaben
und Erstellung und Beantwortung von Ausgaben zur Verfügung
gestellt.
Das System und Verfahren stellen außerdem Funktionen in
Verbindung mit der Information und den Daten zur Verfügung,
wie z. B. das Notieren oder die Mitteilung der Ankunft neuer
Information oder Daten, Informations- und Datenarchivie
rungs- und Informations- und Datenverfolgungs- und -be
richtsfunktionen. Beispielsweise ist es möglich, wenn ein
Dokument überarbeitet wird, das Dokument als "neu überar
beitet" zu sichern. Dokumentinformation, wie Autor, Datum,
Gegenstand und laufende Revisionsnummer wie auch jede
Version des Dokuments werden in einem Teamraumumfeld gehal
ten. Auf diese Weise können die Teammitglieder die Überar
beitungsgeschichte eines Dokuments einsehen und/oder zu
früheren Versionen des Dokuments zugreifen. Die Dokument
überarbeitungsinformation kann auch bei der Informations-
und Datenpräsentation an Nichtteammitglieder und/oder an
das Management verwendet werden. Z. B. kann die Präsentation
lediglich auf die letzte Version eines Dokuments beschränkt
sein, wenn das Dokument von außen, d. h. außerhalb der
Dokumentmanagementfunktion gesichtet wird.
Zusätzlich zu den Informations- und Datenmanagementmerkma
len der Erfindung sind in Übereinstimmung mit einem anderen
bevorzugten Ausführungsbeispiel dieser Erfindung diese
Managementmerkmale mit momentanen Kommunikationstools
verknüpft, die eine Zusammenarbeit an Dokumenten oder
anderen Informationen und Daten in Echtzeit gestatten.
Es sollte erkannt werden, dass die Erfindung als ein auf
dem Internet basierendes Arbeitsmittel oder "tool" zur
Unterstützung der Projektteams realisiert werden kann. Die
Anwendung eines globalen oder regionalen Netzwerks wie des
Internets oder eines Intranets gestattet, dass geografisch
und durch Zeitzonen getrennte Teammitglieder an einer
einzigen Informationsquelle arbeiten können und stellen
dadurch ein sehr wirksames Arbeitsumfeld für die Zusammen
arbeit zur Verfügung.
Viele zusätzliche Aspekte und Merkmale der Erfindung werden
den erfahrenen Fachleuten aus dem Studium der nachfolgenden
detaillierten Beschreibung bevorzugter Ausführungsbeispie
le der Erfindung noch deutlicher.
Bezugnehmend auf die Fig. 1 und 2 der Zeichnungen,
enthält ein System 10 für die Verwaltung von Kommunikation
und Zusammenarbeit von Teammitgliedern einen Teamarbeits
mittelserver 12. Dieser Teamarbeitsmittelserver 12 ist mit
einem ersten Anwender oder Klient 14 über ein ungesichertes
globales oder regionales Netzwerk 16, wie z. B. das Inter
net, gekoppelt. Ein zweiter Anwender oder Klient 18 ist mit
dem Teamarbeitsmittelserver 12 durch ein gesichertes Weit
bereichsnetzwerk oder lokales Netzwerk 20, z. B. ein firmen
gesichertes Intranet, verbunden. Dies gestattet einen
gleichzeitigen Zugriff vom gesicherten Netzwerk 20 und vom
ungesicherten Netzwerk 16.
Der Teamarbeitsmittelserver 12 kann ein Personalcomputer
oder ein anderer geeigneter Server sein, der Netz
basierende Applikationen unterstützt, die Lotus Domino
Entwicklungstools, die HTML-Programmiersprache, JAVA oder
andere ähnliche Netzwerkentwicklungssprachen nutzen. An und
für sich und wie im Stand der Technik bekannt, enthält der
Teamarbeitsserver 12 einen Prozessor und einen zugehörigen
Speicher, in dem ein die Operationen des. Prozessors steu
erndes Steuerprogramm gespeichert ist, und in dem außerdem
Daten einschließlich Dokumente, Information, numerische
Daten und dergleichen gespeichert sein können. Der Teamar
beitsserver 12 ist auch mit einem Sicherheitsserver 24
gekoppelt.
Unter besonderem Bezug auf Fig. 2 kann der Teamarbeitsmit
telserver 12 sowohl zu einem globalen Verzeichnis 26 als
auch zu einem lokalen Verzeichnis 28 zugreifen. Das globale
Verzeichnis 26 kann Daten enthalten, die allen Gruppenmit
gliedern, einschließlich allen möglichen Anwendern des
Systems 10, zugeordnet sind, egal, ob sie Teammitglieder
oder Besucher/Gastanwender sind, und enthält für jeden
dieser Nutzer wenigstens eine Nutzerkennung. Das lokale
Verzeichnis 28 enthält Dateneinträge, die den einzelnen
oder besonderen Nutzern des Systems zugeordnet sind, und
kann außerdem die Nutzerkennung, die im globalen Verzeich
nis verwendet wird, nutzen.
Bezogen auf Fig. 3 enthält der Teamarbeitsmittelserver 12
funktionell ein Teamraumelement 30 und ein Datenverwal
tungselement 32. Eine Kommunikationsverbindung 34, wie z. B.
ein Datenbus, verbindet das Teamraumelement 30 mit dem
Datenverwaltungselement 32 so, dass deren Information
gemeinsam genutzt und zwischen den zwei Elementen synchro
nisiert ist, wie es nachstehend beschrieben ist. Außerdem
sollte deutlich sein, dass, obwohl das Teamraumelement 30
und das Datenverwaltungselement 32 zusammen im Teamarbeits
server 12 realisiert sind, beide Elemente auch separat
realisiert und betrieben werden können.
Übereinstimmend mit einem bevorzugten Ausführungsbeispiel
der Erfindung definieren die Projektteilnehmer, d. h. die
Nutzer des Systems 10 oder die Teammitarbeiter, die das
Teamraumelement 30 nutzen, einen oder mehrere Teamräume in
einer virtuellen Umgebung zur Unterstützung des Gesamtpro
jektes. Allgemein wird ein großes Projekt in kleinere
Teilprojekte unterteilt und für jedes dieser Teilprojekte
eine eigene Teamraumumgebung erzeugt. Beispielsweise können
innerhalb des Teamraumelementes 30 eine Anzahl von Arbeits
gruppen definiert sein. Fig. 4 zeigt Tems oder Arbeits
gruppen 1-n. Der Zugriff zu den Teamraumumgebungen
geschieht durch das ungesicherte Netzwerk 16 oder das
gesicherte Netzwerk 20 oder andere Netzwerkarchitekturen
und erleichtert die gemeinsame Nutzung von Information und
die Verbindung von Daten für diverse Nutzergruppen. D. h.,
dass jedes Glied der Arbeitsgruppe Zugriff zu einer Team
raumumgebung hat, die das Projekt oder Teilprojekt unter
stützt, das dieser Arbeitsgruppe zugeordnet ist und mit dem
das Arbeitsgruppenmitglied befasst ist.
Mehrere Zugriffsebenen können vorgesehen sein. Beispiels
weise kann eine offene Zugriffsebene vorgesehen sein, die
den Zugriff vieler Nutzer zu einer begrenzten Auswahl von
Projektinformationen und Daten gestattet. Eine beschränkte
Zugriffsebene kann so gestaltet sein, dass nur Arbeitsgrup
penmitglieder, das Management oder andere autorisierte
Nutzer zu Projektinformationen und Daten, die innerhalb
eines Teamraums gespeichert sind, zugreifen, diese modifi
zieren oder Information hinzufügen oder löschen können. Ein
weiter Zugriff zu gewählter Projektinformation gestattet
jedermann innerhalb der Organisation und den im globalen
Verzeichnis 26 enthaltenen Personen oder Organisationen
eine Ebene der Teilnahme am Projekt. Ein beschränkter
Zugriff sichert lediglich den Teammitgliedern oder Nutzern,
die ein Profil innerhalb des lokalen Verzeichnisses 28
haben, die Information- und Datenintegrität, da diese
Nutzer nur autorisiert sind, Information und Daten inner
halb der Teamraumumgebung einzugeben oder darin zu editie
ren.
Der Sicherheitsserver 24 und das lokale Verzeichnis 28
kooperieren, um die mehreren Zugriffsebenen zu ermöglichen.
Der Sicherheitsserver 24 wird auf den Zugriff eines Nutzers
zum Teamarbeitsserver 12 hin zu Hilfe gerufen. Der Sicher
heitsserver 24 hat die Funktion, eine Nutzerkennung auf der
Basis einer Eingabe in das globale Verzeichnis 26 zu veri
fizieren, und nach der Verifikation kann der Nutzer Zugriff
zu dem Teamarbeitsserver 12 erhalten. Innerhalb des lokalen
Verzeichnisses 28 ist, einem jeweiligen Nutzer zugeordnet,
ein Nutzerprofil abgelegt, das die dem Nutzer zur Verfügung
stehenden Zugriffsebenen definiert. Beispielsweise kann
einem dem lokalen Verzeichnis 28 unbekannter Nutzer, d. h.
von dem darin kein Profil vorliegt, ein Gaststatus inner
halb der Teamraumumgebung zugeteilt werden. Teammitglieder
und Nutzer des Teamarbeitsmittels wird der Zugriff gemäß
der ihnen gewährten Zugriffsebene zugeteilt. Für den Klien
ten oder Nutzer 18, der zum Teamarbeitsserver 12 über das
gesicherte Netzwerk 20 zugreift, braucht keine Verifikation
unter Verwendung des Sicherheitsservers 24 ausgeführt
werden. Nach dem Zugriff zum gesicherten Netzwerk 20 durch
den Klienten 18, wird der Sicherheitsserver 24 zur Verifi
kation der Identität des Nutzers zu Hilfe gerufen. Der
Zugriff zum Teamarbeitsserver 12 vom gesicherten Netzwerk
20 braucht deshalb keine weitere Verifikation. Obwohl man
dies, wenn dies für Sicherheitsmaßnahmen erforderlich ist,
vorsehen kann.
Fig. 5 veranschaulicht die Struktur eines der vom Teamar
beitsserver 12 unterstützten Teams. Das Team 40 enthält
mehrere Teil- oder Unterteams 42-47, die ihrerseits Unter
teams 54 und 56 enthalten können. Wie gezeigt, ist das
Unterteam 54 speziell dem Unterteam 43 zugeordnet oder
zugeteilt, während das Unterteam 56 die Tätigkeiten der
Unterteams 44 und 46 unterstützt. Die Unterstützungsfunkti
on für das Team 40 und jedes der Unterteams bildet eine
Schicht der Teamraumfunktionen 58, z. B. die Dokumentations
verwaltung, den Kalender, die Ausgaben, Zuordnungen, neue
Information und dergleichen. Jedes Team und Unterteam kann
seine eigene Organisation getrennt von der Organisations
form haben, in der sich die Teammitglieder befinden. Bei
spielsweise kann die Organisation eine funktionelle
Organisation haben, während das Team in Produktkategorien
organisiert ist. Auf diese Weise kann die Teamraumumgebung
Aktivitäten für eine Anzahl unterschiedlicher Organisati
onsstrukturen unterstützen.
Die Umgebung für den Teamraum kann so konfiguriert sein,
dass sie dem Nutzer als Webseite erscheint. Fig. 6 stellt
ein Beispiel einer Teamraumwebseite 60, die als Homepage
konfiguriert ist, dar. Die Seite 60 ist mit einem Navigati
onsrahmen 62, der sich auf der linken Seite der Seite 60
befindet, und einem Ansichtsrahmen 64 auf der rechten Seite
unterteilt. Durch die Verbindung zur Information vom Navi
gationsrahmen 62 kann der Nutzer die Inhalte der Verbin
dungsglieder oder "Links" im Ansichtsrahmen 64 betrachten,
die auf ein Klicken auf das zugehörige Link oder Verbin
dungsglied erzeugt werden. Ein Verbindungsglied ist bei
spielsweise als "Link" 66 bezeichnet. Die Links sind in
mehrere Gruppen unterteilt und angeordnet und zwei Gruppen
68 und 70 sind in Fig. 6 gezeigt. Zusätzliche Linkgruppen
können verwendet werden. Der Zweck der Unterteilung der
Links in Gruppen ist, bestimmten Nutzern Links derart zur
Verfügung zu stellen, dass ihnen diese entsprechend der
ihnen zugeteilten Zugriffsebene zum Teamraum zur Verfügung
stehen. Beispielsweise kann ein Teamleiter den Zugriff zur
ersten Linkgruppe 68, die sich auf die Teamraumverwaltung
bezieht, und Zugriff zur zweiten Linkgruppe 70 haben, die
allgemeine Teamraumfunktionen betrifft. Ein Teammitglied
kann lediglich Zugriff zur zweiten Linkgruppe 70 haben und
bekommt die erste Linkgruppe 68 nicht präsentiert. Einem
Gastnutzer kann noch eine dritte Linkgruppe präsentiert
werden, die der ihm zugestandenen Zugriffsebene zugeteilt
ist.
Die Seite 60 kann aktive Grafik enthalten und Teamraummit
gliedern auf eine Eingabe hin verschiedene Informationstei
le präsentieren. Z. B. kann die Seite 60 die Teamleiter 72
und die Teammitglieder 74 kennzeichnen und außerdem die
momentan im Teamraum befindlichen und für die Mitarbeit in
einem Unterhaltungsraum oder "Chatraum" oder in einer
anderen interaktiven Umgebung zur Verfügung stehenden
Teamraummitglieder anzeigen, wobei diese interaktive Umge
bung durch einen anderen Link (nicht dargestellt) hinzuge
fügt oder eingegeben werden kann. Die Seite 60 kann
innerhalb des Ansichtsrahmens 64 Grafiken und Bilder sowie
Links 78 zu Hilfsseiten enthalten. Die besondere Anordnung
der Teamraumhomepage 60 ist kein Gegenstand dieser Erfin
dung und es sollte verständlich sein, dass vielfältige
Adaptionen erzeugt werden können.
Wie erwähnt, erlauben die Links 68 und 70, dass ein Nutzer
sich in den dem Link zugeordneten Inhalt einklinken und
diesen betrachten kann. Beispielhafte Links 70 können ein
Projekthomepage-Link, das den Nutzer zur Projekthomepage
führt; ein Teamhomepage-Link, das den Nutzer zurück zur
jeweiligen besonderen Teamhomepage führt und ein Inhalts
verzeichnis-Link enthalten, das ein Verzeichnis der zur
Verfügung stehenden Inhalte des Teamraums zur Verfügung
stellt. Management und Organisation und Information teilen
de Links können ein Nachrichten-Link, ein Kalender-Link,
ein Konferenzsitzungs-Link, ein Zuteilungs-Link und ein
Dokumenten-Link vorsehen oder enthalten.
Die vielen Zwecke des Teamraums enthalten den, eine Infor
mationsverschiebung für die Teilprojekte zur Verfügung zu
stellen. Diese Information kann Konferenzprotokolle aller
Arten, Berichte und Präsentationen, Ausgaben, Kalender- und
Nachrichtenposten enthalten. Diese Informationen sind in
dem Speicher des Teamarbeitsmittelservers 12 als Dokumente
gespeichert, wie nachstehend mehr im einzelnen beschrieben
ist. Zusatzinformation kann numerische Projekt- oder Teil
projektdaten, eine Zuteilungsverteilung und Such- und
Verfolgungsinformation sowie Teamzusammenarbeitsinformation
enthalten, wie ebenfalls nachstehend noch deutlicher be
schrieben ist.
Die Arten und Formate von Information und Daten, die der
Teamraum akzeptiert, sind definiert, z. B. ein Dokument,
eine Ausgabe, eine Zuteilung, ein Kalenderposten oder eine
Nachricht. Zusätzlich können Information und Daten durch
das Unterteam, die Kategorie oder das in Beziehung dazu
stehende Ereignis organisiert werden. Definition und Orga
nisation der Information und der Daten erleichtert ihre
Nutzung und das Nachschlagen durch die Teammitglieder und
Besucher des Teamraums. Bezogen auf Fig. 7 wird Informati
an durch Klicken auf die Informationsart, die erzeugt
werden soll, in dem Navigationsrahmen 62, hinzugefügt, wie
z. B. Dokumentation, die mit der Bezugszahl 80 veranschau
licht ist. Falls es eine Unterkategorie der Information
gibt, wird sie bei 82 gewählt. Schließlich wird eine ein
neues Dokument betreffende Schaltfläche bei 84 gewählt, und
ein neues Dokumentenformblatt 86 (Fig. 8) erscheint im
Rahmem 64.
Das neue Dokumentenformblatt 86 ist so angeordnet, dass es
die Eingabe verschiedenartiger Information über das neue
Dokument erleichtert und in einen Grundinformationsab
schnitt 88, einen Inhaltsabschnitt 90, einen Revisions
abschnitt 92, einen Aktiv/Inaktiv-Abschnitt 94 und einen E-
mail-Mitteilungsabschnitt 96 eingeteilt. Der Grundinforma
tionsabschnitt enthält Felder für Gegenstand 100, Dokumen
tenart 102, Kategorie 104, zugehörige Ereignisse 106 und
zugehörige Unterteams 108. Der Inhaltsabschnitt 90 ist ein
generelles Textfeld. Der Revisionsabschnitt gestattet den
die Dokumentinformation eingebenden Teammitgliedern, die
weiteren Teammitglieder zu identifizieren, die für die
Revision oder Überprüfung des Dokuments verantwortlich
sind. Die aktuellen Revisoren werden aus einer Liste 110
potentieller Revisoren gewählt, die auf bestimmte Teammit
glieder oder das Management beschränkt ist. Dies stellt
sicher, dass Dokumente nicht weit gestreut werden, ohne
dass sie zuerst von einem autorisierten Teammitglied oder
vom Management überprüft worden sind. Alternativ kann das
Team selbst durch Wahl des Kastens 113 bezeichnet werden.
Ebenfalls kann ein Solltermin für die Überprüfung bei 112
zugeteilt werden, jedoch nicht notwendigerweise. Vorteil
hafterweise kann Information an die Teammitglieder, um
diese zu informieren, übertragen werden, indem das Team als
Revisor angegeben und kein Solltermin eingetragen wird. Das
Dokument kann als aktiv oder inaktiv markiert werden oder
kann in einen Zustand versetzt werden, dass es nach einer
vorbestimmten Zeitdauer 111 inaktiv wird. Gewöhnlich wird
ein Dokument als aktiv markiert und dann später überarbei
tet, so dass es inaktiv wird. Dasselbe bewirkt das Drücken
der Sicherungs- und Schließschaltfläche 114.
Um die Laufzeit der im Teamraum gehaltenen Informationen
zueinzuhalten, kann der Teamraumfunktion ein automatisches
Löschmerkmal hinzugefügt werden. Nach einer bestimmten
Zeitdauer bekommen der Autor und/oder Unterzeichner eines
Dokuments, eine Ausgabe, einer Zuteilung oder anderer
Informationsposten, die im Teamraum gespeichert sind,
mitgeteilt, dass die Information datiert worden ist. Zu
dieser Zeit kann der Autor angefordert werden, die Informa
tion fortzuschreiben, sie zu archivieren oder zu löschen.
Wenn keine Antwort vom Autor auf eine oder mehrere dieser
Anforderungen zum Fortschreiben der Information kommt, kann
ein automatischer Lösch- oder Archivierprozess stattfinden.
Es gibt eine Vielzahl Dokumenttypen und die verschiedenen
akzeptierten Dokumenttypen sind ebenfalls definiert. Zu
sätzlich können elektronische Dateien im Teamraum in dem
Format der zu ihrer Erzeugung verwendeten Applikation
deponiert werden. Die im Teamraum gespeicherten elektroni
schen Dateien können auf das lokale Gerät der Teilnehmer
heruntergeladen werden, z. B. zum Gerät des Klienten 14 oder
des Klienten 18, und unter Verwendung einer gleichartigen
Applikation, wie sie der Autor zur Erzeugung der Datei
verwendet hat, gelesen, wenn gewünscht, editiert und zurück
an den Teamraum für die gemeinsame Nutzung geschickt wer
den. Das Dokument kann am lokalen Gerät der Teilnehmer
abgespeichert und, wenn gewünscht, durch andere Mittel an
Nichtteammitglieder übertragen werden. Außerdem können über
jedes im Teamraum gespeicherte Dokument ausführliche Dis
kussionen im Teamraum stattfinden.
Ein Merkmal des Teamraums ist, dass jedes Teammitglied zu
jeder Zeit eine Ausgabe machen kann und dass ein Teammit
glied diese Ausgabe (z. B. ein Ausgabedokument) unter Ver
wendung der gleichen Prozedur erzeugt, wie sie in den
Fig. 7 bis 8 umrissen ist. Auf die Wahl des eine neue
Ausgabe angebenden Links zum Navigationsrahmen 62, er
scheint zur Erzeugung einer neuen Ausgabe ein neues Ausga
beformblatt 120 in dem Ansichtsrahmen 64 (Fig. 9). Das
neue Ausgabeformblatt ist genauso ausgelegt wie das Form
blatt 86 für ein neues Dokument und in einen Grundinforma
tionsabschnitt 122, einen Inhaltsabschnitt 124, einen
Revisionsabschnitt 126, einen Aktiv/Inaktiv-Abschnitt 128
und einen E-mail-Mitteilungs-Abschnitt 130 unterteilt. Der
Grundinformationsabschnitt enthält Felder für Gegenstand
132, Kategorie 136, zugehörige Ereignisse 138 und zugehöri
ge Unterteams 140. Der Grundinformationsabschnitt enthält
auch eine Prioritätsauswahl 150 für die Ausgabe. Die Prio
rität kann farbcodiert sein, wobei Rot die höchste Priori
tät, Gelb eine mittlere Priorität und Grün die niedrigste
Priorität angeben. Stattdessen können auch andere Vereinba
rungen getroffen sein.
Der Inhaltsabschnitt 124 ist generell ein Textfeld. Der
Revisionsabschnitt gestattet den Teammitgliedern den
Zugriff zur Ausgabe, um die zusätzlichen Teammitglieder zu
identifizieren, die für die Revision der Ausgabe verant
wortlich sein werden. Der aktuelle Revisor oder die aktuel
len Revisoren werden aus einer Liste 142 potentieller
Revisoren gewählt, die auf bestimmte Teammitglieder oder
das Management beschränkt ist. Ein Solldatum für die Ausga
be kann ebenfalls bei 144 zugeteilt werden. Die Ausgabe
kann als aktiv oder inaktiv markiert sein. Gewöhnlich wird
eine Ausgabe als aktiv markiert, wird später überarbeitet
und dann inaktiv oder läuft automatisch durch Setzen eines
Ablaufdatums 146 ab. Druck auf die Speicher- und Schließ
schaltfläche 148 bewirkt dasselbe. Nach dem Abspeichern und
Schließen des Formulars 120 für die neue Ausgabe wird, wenn
die Mitteilungsoption 130 gewählt worden ist, eine E-mail-
Mitteilung 152 (die in Fig. 10 dargestellt ist) an die
Revisoren gesendet. Das Dokument der neuen Ausgabe selbst
wird nicht an die Revisoren gesendet, stattdessen ist in
der Miteilung 152 ein Link 154 vorgesehen, welcher den
Revisor zum Teamraum bringt und dort kann das Ausgabedoku
ment geöffnet werden. Zusätzlich können weitere E-mail-
Notizen an den, der die Ausgabe angefordert hat, oder an
dessen Vertreter zu späteren Zeitpunkten ergehen und in
Beziehung auf das Solldatum gekennzeichnet werden. Zu
bemerken ist, dass sich der Revisor nicht im gesicherten
Netz befindet, bevor er keinen Zutritt zum Teamraum und zur
Ausgabe hat, wobei dann der Sicherheitsserver 24 aktiviert
wird.
Um das Überladen eine Ausgabe zu vermeiden, muss das Team
mitglied beim Aufstellen einer Ausgabe einen Revisor zuord
nen, d. h. ein Teammitglied. Die Revisoren können eine
beschränkte Teilmenge der Teammitglieder sein und bei
spielsweise der oder die Teamleiter oder ihre Vertreter
sein. So lange, wie der Revisor die Ausgabe nicht überprüft
hat, steht sie allen Teammitgliedern weder zur Verfügung,
noch kann sie dem Management vorgelegt werden. Da Ausgaben
typischerweise Arbeitsanweisungen oder -zuteilungen verur
sachen, kann der Teamraum dazu eingerichtet sein, automa
tisch Anweisungen zu erzeugen, sobald eine Ausgabe erstellt
ist. Ausgaben und ausgabenerzeugte Anweisungen können von
gewöhnlichen Anweisungen entweder durch eine separate
Bezeichnung oder durch eine Identifizierung des Revisors in
Verbindung mit der ausgabegenerierten Anweisung unterschie
den werden. Anweisungen können auch codiert sein, um eine
Priorität zu unterscheiden. Z. B. kann neben der Anweisung
ein Symbol angebracht werden, dessen Farbe oder Form die
Wichtigkeit, Priorität, Eile oder eine andere Eigenschaft
der Anweisung kenntlich macht.
Ein anderes Merkmal des Teamraums ist ein Teamkalender und
eine Nachrichtenfunktion. Jeder Teamleiter kann dem Teamka
lender Posten hinzufügen und alle Teammitglieder haben zum
Teamkalender Zugriff. Ein Beispiel des Teamkalenders 170
ist in Fig. 11 veranschaulicht, der auf die Wahl des
Kalenderlinks vom Navigationsrahmen 62 in dem rechten
Rahmen 64 erscheint. In dem Ansichtsrahmen 64 sind Kalen
derseiten 172 veranschaulicht, die in Tag, Woche, Monat
oder Jahr angezeigt werden. Quer über der Oberseite der
Kalenderseiten 172 sind Schaltflächen 174-178 vorgesehen,
die der Erzeugung neuer Ereignisse, Konferenzen und außer
dem Manipulationen der Kalenderanzeige und einen Zugriff zu
Hilfe- oder Löschfunktionen gestatten.
Nachrichtenposten, die einem Nachrichtenlink im Navigati
onsrahmen 62 hinzugefügt werden können oder zu denen man
zugreifen kann, können von jedem Teammitglied gesammelt
oder verbucht werden, oder stattdessen kann das Sammeln und
Editieren von Nachrichtenposten auf den Teamleiter oder
dessen Vertreter beschränkt sein, um die Erzeugung zu
vieler Nachrichtenposten zu vermeiden. Gleichermaßen können
Antworten auf Nachrichtenposten auf besondere Teammitglie
der beschränkt werden, was jedoch nicht notwendigerweise so
ist.
Im Zusammenhang mit dem Zweck des Teamraums zur Verfolgung
des Fortschritts des Projekts oder Teilprojekts lassen sich
Meilensteinereignisse im Projekt auf dem Kalender verfol
gen. Gleichermaßen können Nachrichtenposten mit Meilen
steinereignissen verbunden sein, so dass nach Vergehen des
Meilensteinereignisses der Nachrichtenposten automatisch
archiviert wird.
Bemerkenswert am Navigationsrahmen 62 (Fig. 6) sind die
Twistie-Marken 180, die nahe bestimmten Links, z. B. einem
der Dokumentation zugehörigen Link 182, angeordnet sind.
Ein Klicken auf die Twistie-Marke ekpandiert eine Dokumen
tenliste 184 (Fig. 12). Unter den Gegenständen 186 werden
die zu den aufgelisteten Gegenständen gehörenden Dokumente
angezeigt. Ein Klick auf das Dokument innerhalb der Liste
184 versetzt den Dokumentenanwender in den Teamraum. Die
Liste 184 bringt auch zusätzliche Information über das
Dokument, wie das Erstellungsdatum 188, wenn es eines gibt,
das Solldatum 190, den Autor 192 und das zugehörige Unter
team 194. Die Liste gestattet auch die Erzeugung neuer
Dokumente über die Neue-Dokumente-Schaltfläche 196, und
Hilfe- und Lösch-Schaltflächen 198 und 200 sind ebenfalls
vorgesehen. Wenn zum Dokument Dateien oder Anlagen hinzuzu
fügen sind, erscheint in nächster Nähe des Dokuments in der
Liste 184 ein Büroklammersymbol 202.
Während der Teamraum ein Teilprojekt eines größeren Pro
jekts repräsentieren kann, kann das Team selbst auch Unter
teams bilden (Fig. 5). Information und Daten, Dokumente,
Mitteilungs- oder Nachrichtenereignisse und dergleichen
können mit bestimmten Unterteams verbunden sein. Gleicher
maßen können Anweisungen mit den Unterteams verbunden sein
bzw. von diesen verfolgt werden. Das Unterteamkonzept kann
auf weitere Kategorien unter jedem Unterteam erweitert
werden. Die optimale Verfeinerung hängt von der Komplexität
der Projekt/Teilprojekt/Unterteam/Kategorie ab.
Obwohl die Kalenderfunktion ein Arbeitsmittel zum Verfolgen
von Ereignissen, Konferenzen, Sollterminen und dergleichen
ergibt, kann die Aufmerksamkeit des Teams auch durch eine
separate Buchung von Ereignissen und Konferenzen geweckt
werden. Beispielsweise kann einem kritischen Terminablauf
mehr Aufmerksamkeit zukommen, wenn es als Ereignis gekenn
zeichnet wird, statt dieses Ereignis lediglich am Kalender
erscheinen zu lassen. Vorzugsweise werden Ereignis- und
Konferenzdaten den Kalenderdaten so zugeordnet, dass sie
jeweils übereinstimmend mit dem Ablauf des jeweiligen
Datums fortgeschrieben werden.
Bevorzugt kann von jeder dem Teamraum zugeordneten Seite
der Zugriff zu einer "neuen" Funktion erfolgen, um Ausga
ben, Anweisungen, Ereignisse, Meilensteine, Konferenzen,
Dokumente u. s. w. hinzuzufügen. Ein Teammitglied braucht
lediglich auf die "Neu"-Schaltfläche zu klicken, um in die
geeigneten Richtungen zur Eingabe der entsprechenden Infor
mation und/oder Daten geführt zu werden.
Übereinstimmend mit den bevorzugten Ausführungsbeispielen
der Erfindung ist die Teamraumumgebung von den Benutzern
des Teamraums konfigurierbar. Wie in Verbindung mit der zu
Fig. 6 gehörenden Beschreibung bemerkt worden ist, erhal
ten bestimmte Teammitglieder, wie beispielsweise Teamleiter
und Verwaltungspersonen, Zugriff zu zusätzlichen Links, die
über die den allgemeinen Teammitgliedern zur Verfügung
stehenden Links hinausgehen. Eines dieser Links gestattet
dem Teamleiter die Konfiguration des Teamraums unter Ver
wendung einer in Fig. 13 gezeigten Tafel 220 für einen
Teamraum. Die Tafel 220 ist so angeordnet, dass sie ver
schiedene Information über den neuen Teamraum erhält und
ist in einen Grundinformationsabschnitt 22, einen Teammit
gliedangabeabschnitt 224 und einen Zusatzinformationsab
schnitt 226 unterteilt. Der Grundinformationsabschnitt 222
enthält Einträge, die den Teamraumnamen kennzeichnen, ob
der Teamraum ein Unterteam ist, und eine Projektkennung.
Der Abschnitt 224 für die Teammitgliedsangabe erlaubt die
Angabe einer dem Teammitglied zugeordneten Information und
schließt die Anwenderkennung ein, durch die der Anwender im
globalen Verzeichnis identifiziert wird. Der Abschnitt 226
für die Zusatzinformation erlaubt die Konfiguration der
Teamraumhomepage, z. B. das Zufügen einer Willkommensgruß
botschaft und außerdem die Kennung der dem Teamraum zuge
ordneten Kontaktpersonen.
Ein Teamraum, wie er oben in Verbindung mit einem bevorzug
ten Ausführungsbeispiel der Erfindung beschrieben worden
ist, gestattet eine Querverbindung zwischen den Teammit
glieder oder dass diverse Organisationen effektiv zusammen
wirken. Der Teamraum ermöglicht den Austausch und die
gemeinsame Entwicklung von Information und Daten, auch wenn
die Teammitglieder physikalisch nicht beieinander sind.
Übereinstimmend mit einem zusätzlichen bevorzugten Ausfüh
rungsbeispiel der Erfindung kann die Zusammenarbeit der
Teammitglieder weiterhin unter Verwendung des Teamraumkon
zepts in Kombination mit einem Kommunikationsmerkmal er
leichtert werden.
In einer bevorzugten Realisierung dieses Aspekts der Erfin
dung ist der Teamraum mit einem E-mail-Dienst verbunden.
Auf die Eingabe von Information oder Daten, wie z. B. Tasks,
Dokumente, Konferenzformularen, Teammitteilungen u. s. w.
können die Teammitglieder unmittelbar und automatisch per
E-mail eine Mitteilung an jedes Teammitglied senden, so
dass die neue Information und die neuen Daten im Teamraum
vorliegen. Dies wird durch die Zuordnung eines E-mail-
Mitteilungsmerkmals zu der Erzeugung des neuen, in den
Teamraum eingegebenen, Dokuments erreicht. Diese Mitteilung
kann das momentane Dokument nicht an den Empfänger liefern,
sondern ermöglicht stattdessen ein Informationslink zurück
zum Teamraum so dass die Teamraummitglieder innnerhalb des
Teamraums bei der Ansicht neuer Information oder Daten
Information hinzufügen oder modifizieren oder Kommentare
dazu hinzufügen können.
In einer anderen bevorzugten Realisierung können die Team
mitglieder selbst angeben, wann und wie sie informiert
werden, dass der Teamraum neue Information der Daten erhal
ten hat. Vom Subscriptionsprofil-Link auf dem Navigations
rahmen 64 wird das Teammitglied zu einem in Fig. 14
dargestellten Subscriptionsprofilformblatt 250 geführt. Das
Subscriptionsprofilformblatt 250 gestattet, dass das Team
mitglied eine Subscription des Profils 252 vornimmt, an
gibt, ob das Profil aktiv ist 254, eine Suchmethode 256
spezifiziert und zugehörige Schlüsselwörter identifiziert
258 und außerdem angibt, ob eine gesamte Diskussionsfolge
260 empfangen werden soll oder nicht. Gleichermaßen kann
das Teammitglied kennzeichnen, ob es immer dann informiert
werden will, wenn einem bestimmten Autor, einer Kategorie,
einem Ereignis, einem Unterteam oder dergleichen zugeordne
te neue Informationen oder Daten vorliegen.
Um die Vorteile der Zusammenarbeitfunktion des Teamraums
weiter auszunutzen, lässt sich dieser auch mit einer Echt
zeitkommunikationsapplikation verbinden. Z. B. kann der
Teamraum mit einer "NetMeeting"-Applikation von Microsoft
oder mit der Sametime-Applikation von Lotus verbunden
werden. Noch einfacher lässt sich der Teamraum mit einer
"Chat-Raum"-Umgebung verbinden. Auf diese Weise können
online Echtzeittreffen der Teammitglieder mit einer Echt
zeitzusammenarbeit an Dokumenten oder virtuell mit jeder
Information und mit allen Daten, die im Teamraum gespei
chert sind, stattfinden. Die Teilnehmer brauchen physika
lisch nicht beieinander sein und die Integration der
Information der Daten geschieht online in Echtzeit. Darüber
hinaus gibt es eine zuverlässige Version der Information
und diese steht der Verwendung durch jedes Mitglied zur
Verfügung.
Bezogen auf Fig. 21 gibt es innerhalb einer Teamraumumge
bung 350 definierte Teamräume, die jeweils mit den Teamräu
men 352-360 bezeichnet sind, einen Dokumentenraum 362 und
einen "Chatraum" 364. Die Teamräume können so definiert
sein wie es oben beschrieben wurde. Der Dokumentenraum kann
ein Raum sein, der spezifisch zur Erleichterung einer
Dokumentenzusammenarbeit zwischen Teammitgliedern definiert
ist, und der Chatraum 364 kann einfach ein Raum sein, in
dem den Teammitgliedern gestattet ist, Ideen und Gedanken
einzuführen und auszutauschen. Ein erstes Teammitglied 366
ist mit den Teamräumen 352, dem Dokumentenraum 362 und dem
Chatraum 364 verbunden und nimmt an deren Aktivitäten teil.
Ein zweites Teammitglied 368 ist mit den Teamräumen 354,
dem Dokumentenraum 362 und dem Chatraum 364 verbunden und
nimmt an deren Aktivitäten teil. Ein nicht zum Team gehö
rendes Mitglied 370 kann nur mit dem Chatraum verbunden
sein, und ein Nichtteilnehmer 372 ist mit der Teamraumumge
bung 350 nicht verbunden.
Bezogen auf Fig. 22 geben die Teammitglieder 366 und 368
und das nicht zum Team gehörende Mitglied 370 Informationen
390, d. h. Gedanken und Ideen, Dokumente u. s. w. dem Chatraum
364 ein. Innerhalb des Chatraums 364 erzeugen die Teammit
glieder 366 z. B. einen Task, erstellen eine Ausgabe oder
stellen eine Frage, aber es ist ungewiss, an welches Team
sie gerichtet werden sollen. Vorn Chatraum 364 werden der
Task, die Ausgabe oder Frage (Ausgabe) 374 an eine beliebi
ge Kombination der jeweiligen Teams 352-360 adressiert. Der
jeweilige Teamleiter kann dann die Ausgabe beantworten.
Z. B, kann der Teamleiter des Teams 354 eine Antwort 376
geben, die angibt, dass er nicht für die Ausgabe 374 zu
ständig ist. Diese Aktion bewirkt eine an den ursprünglich
Fragenden, an die anderen Mitarbeiter gerichtete Mitteilung
und eine an den Chatraum 364 gerichtete Buchung 378. Der
Teamleiter des Teams 356 kann eine Antwort 380 geben, die
angibt, dass für diese. Anforderung das Team 356 zuständig
ist und kann die Frage beantworten. Diese Aktion verursacht
eine Mitteilung an den ursprünglich Anfordernden und an die
anderen Mitarbeiter und eine Buchung für den Chatraum 364.
Es kann eine Vielzahl anderer Interaktionen vorgesehen
sein.
Wie die bevorzugten Ausführungsbeispiele dieser Erfindung
beschrieben haben, kann ein Projekt von verschiedenen
Unternehmen, die untereinander funktionell verbunden sind
oder von diversen Organisationen angehörenden Teammitglie
dern unterstützt werden. Dies gilt auch dann, wenn die
Teammitglieder geografisch deutlich getrennt sind. Die oben
beschriebene Teamraumumgebung stellt ein Werkzeug zur
Verfügung, das diesen Teammitgliedern die Organisation, die
Verwaltung und die Verfolgung von Daten und die Zusammenar
beit erlaubt. Um das Projekt weiter zu unterstützen, kann
die Datensammelfunktion 32 des Teamarbeitsmittelservers 12
(Fig. 3) eine numerische Datenverfolgung und einen Daten
sammelprozess ausführen.
In Übereinstimmung mit einem bevorzugten Ausführungsbei
spiel dieser Erfindung kann das Projekt oder ein Teilpro
jekt durch eine Projektstraßenkarte definiert sein. Die
Projektstraßenkarte ist eine Ansammlung physikalischer
Aktivitätsbeschreibungen (PADs), die, wie der Name sagt,
jeweils eine einzelne diskrete Aktion und Aktivität be
schreiben, die von dem Team zur Vervollständigung des
Projekts abgeschlossen werden müssen. Nicht so wörtlich
kann jedoch ein PAD auch für jeden einzelnen Gesichtspunkt
des Projekts definiert sein, egal, ob dieser ein physikali
scher Task, das Auftreten eines Ereignisses oder andere
Kriterien betrifft, die sich auf einen erfolgreichen Ab
schluss des Projekts beziehen. In Fig. 15 ist einer physi
kalischen Aktionsbeschreibung 270 eine Anzahl von
Berichtszyklen oder Perioden 272-284 zugeordnet. Beispiels
weise werden die der physikalischen Aktionsbeschreibung 270
zugeordneten Daten jahresweise aufgezeichnet. Die Datensam
melorganisation 32 erleichtert die Definition der PADs und
das entsprechende Sammeln und Berichten der Daten.
Bezogen auf Fig. 16 enthält die Datensammelorganisation 32
eine Datensammelfunktion 290, die eine Funktion 292 zum
Beifügen von Dateien und eine Funktion 294 für eine
Zugriffskontrolle enthält. Die Datensammelorganisation 32
enthält auch eine Datentransferdateienfunktion 298, die
Nutzfunktionen für den Import/Export von Daten von der
Datensammelorganisation 32 zur Verfügung stellt.
Das Datensammeln beginnt mit der Definition des PADs und
Fig. 17 stellt für die Definition eines PADs eine Tafel
300 dar. Die Tafel 300 ist; so angeordnet, dass sie das
Sammeln bestimmter Informationen erleichtert und enthält
eine Angabe 302, wie die Daten zu verwenden sind, d. h., ob
die Daten im Bericht enthalten sein sollten oder nicht,
jeweils das zugeordnete Projekt 304 und/oder Teilprojekt
304 und 306, den Namen 308 des PADs, die Beschreibung 310
des PADs, das Aktionsrealisationsereignis, d. h. den Meilen
stein 312, der jemandem mitteilt, ob die physikalische
Aktivität vollständigt ist, die Daten 314 für die Vervoll
ständigung, eine Aussage 316 über die Schwierigkeit der
Realisation, den Status 318 der Realisation, die erforder
lichen Zustimmungen 320 und eine Angabe 322, ob die Infor
mation für das zugehörige Projekt oder für ein anderes
Projekt aufzuzeichnen ist. Die Straßenkarte oder -karten
für ein Teilprojekt und die zugehörigen PADs sind bevorzugt
mit dem Teamraum verbunden und von diesem her zugreifbar
und können, wie Fig. 3 zeigt, gemeinsam innerhalb des
Teamarbeitsmittelservers 12 liegen und durch den Bus 34
verbunden sein. Tatsächlich definieren die Teammitglieder
die Straßenkarte durch Definition der PADs. Die Teamräume
sind bevorzugt mit dem Gesamtprojekt verbunden, und die
höheren Ebenen innerhalb der Organisation können alle
Straßenkarten von autorisierten Anwendern einsehen lassen.
Z. B. können sämtliche Teamräume unter einer gemeinsamen
Webseite für das gesamte Projekt miteinander verbunden
sein, wohingegen bestimmte Teamraumhomepages zur Stützung
der Teamraumumgebung erzeugt werden.
In dem in Fig. 15 gezeigten Beispiel ist die Beschreibung
der physikalischen Aktion mit den Jahren verknüpft, in
denen finanzielle Ergebnisse berichtet oder "gebucht"
werden. Die Daten können auch für bestimmte Teams oder
Unterteams oder für eine besondere Hierarchieebene von
Teams/Unterteams spezifiziert werden, die der Hierarchie
des Teamraums entsprechen. Die Daten werden durch ein PAD
und mit dem Jahr unter Verwendung eines Dateneingabeform
blatts oder Arbeitsblatts 320 eingegeben, das in Fig. 18
gezeigt ist, und für die Datensammelformatfunktion 290 der
Datensammelorganisation 32 erzeugt wird. Bezogen auf Fig.
18 enthält das Arbeitsblatt 320 einen Abschnitt 322, der
die verschiedenen PADs durch Teams identifiziert. Jedem
Team zugeordnet ist ein Twistie, von denen eines als
Twistie 324 gezeigt ist, das eine Liste 326 der PADs für
dieses Team expandiert. Neben dem PAD befindet sich in
dieser Liste ein Symbol 328, das zur Erzeugung von Informa
tion über das PAD verwendet wird. In dem dargestellten,
eine Finanzaktion beschreibenden, Beispiel, kann ein Bu
chungssymbol angeben, dass die Finanzinformation für das
PAD für ein anderes Projekt als für das besondere mit dem
PAD identifizierte Projekt verbucht wurde. Zusätzliche
Symbole 330, wie z. B. ein Schreibstift- und Notizblattsym
bol oder ein Prüfmarkensymbol geben jeweils an, dass das
Arbeitsblatt bearbeitet wird oder für die Revision bereit
steht. Zusätzlich zum PAD-Namen 332 können die PADs durch
eine einzigartige Kennnummer 334 identifiziert werden. Wie
in diesem Beispiel beschrieben, werden Daten jahresweise
eingegeben, stattdessen können sie aber, auch in anderen
Einteilungen eingegeben werden, z. B. in Form von Organisa
tionsgruppen 336. Die Jahre werden bei 338 kenntlich ge
macht, und die Arbeitsblattsummen werden bei 340
aufgelistet. Außerdem sind im Arbeitsblatt die Teammitglie
der 342 aufgelistet, die für die Erzeugung des Arbeits
blatts verantwortlich sind und die die Daten eingeben.
Das Arbeitsblatt 320 stellt ein gemeinsames Formblatt zur
Verfügung, das alle mit dem Projekt befassten Teams zur
Eingabe von Daten verwenden müssen. Das Arbeitsblatt ent
hält Spezifikationen 344 und 346 für die Daten und enthält
auch die Möglichkeit, über die Dateibeifügefunktion 292
eine unterstützende Dokumentation in Form elektronischer
Dateien hinzuzufügen. Die Daten des Arbeitsblattes und die
unterstützenden Dateien werden dann in der Datensammelorga
nisation gespeichert. Sobald das Arbeitsblatt 320 vervoll
ständigt und zur Revision freigegeben ist, beschränkt die
Kontrollschreib/-löschzugriffsfunktion 294 eine Änderung
von Daten auf die besonderen autorisierten Teammitglieder.
Die Datenzusammenfassungs-Ansichtsfunktion 296 gestattet es
bestimmten autorisierten Teammitgliedern oder Gästen, die
zu den PADs gehörenden Daten zu sichten. Die Daten können
in mehreren Berichtsformularen gesichtet werden und Fig.
19 stellt ein Berichtsformular 350 dar. Der Bericht 350
erzeugt eine Zusammenfassung durch die Projektteams 1-n
durch die Organisationsgruppe 336. Durch Klicken auf eines
der Projektteams wird eine Liste zur Darstellung der zu dem
ausgewählten Projektteam zugehörigen PADs expandiert, und
die Revisoren können die Daten weiter erforschen, indem sie
auf Twisties klicken, und gelangen zum Formular 352, das in
Fig. 20 veranschaulicht ist, wo für ein bestimmtes Team
und für ein bestimmtes PAD die durch die Organisationsgrup
pe 336 verwendeten Daten gezeigt sind. Die Symbole 328
werden wiederum dazu genutzt, Information über die darge
stellten Daten zur Verfügung zu stellen, wie z. B. das Buch
symbol informiert, dass die Daten für ein anderes Projekt
verbucht worden sind. Erfahrene Fachleute werden erkennen,
dass die Daten in nahezu unbegrenzter Art und Weise sor
tiert und berichtet werden können. Verschiedene Beispiele
wurden hier präsentiert, um die Flexibilität der Erfindung
in der Datenverwaltung und in der Zuordnung von Daten zu
den Aktivitäten verschiedener ein Projekt unterstützender
Teams zu veranschaulichen. Mit einem Blick auf den Bericht
kann ein Anwender viele Eigenschaften der Daten und der die
Daten erzeugenden Teams erkennen.
Wie zuvor erwähnt, sind in den verschiedenen Ausführungs
beispielen der Erfindung die Straßenkarten und die zugehö
rigen PADs in dem Teamraumkonzept integriert. Deshalb
definieren die Teammitglieder die Straßenkarten über den
Teamraum, und der Teamraum gestattet die Eingabe von Infor
mation und Daten in die PADs. Durch Anwendung der Online-
Zusammenarbeitsfunktion können die Teammitglieder die auf
der Straßenkarte dargestellten Daten diskutieren, kommen
tieren und schließlich integrieren und ihre Zustimmung dazu
erteilen.
Häufig ist es nötig, Information und Daten zwischen ge
trennten Organisationen auszutauschen. Z. B. ist es, wenn
zwei Firmen zusammen einen Joint Venture bilden, nötig,
dass verschiedene Angestellte jeder Firma Information und
Daten austauschen und mit diesen zusammenarbeiten. Überein
stimmend mit den bevorzugten Ausführungsbeispielen der
Erfindung wird zur Unterstützung des Projekts eine Team
raumumgebung errichtet.
Der Teamraum kann in jedem einzelnen der Informationsver
waltungssysteme der Organisationen errichtet werden, z. B.
als Teil eines jeder der Organisationen zugehörigen Intra
nets. Jedoch können einer derartigen Realisierung Sicher
heitserfordernisse entgegenstehen. Alternativ lässt sich
der Teamraum im Internet als Teil einer gesicherten Websei
tenumgebung erstellen. In einer solchen Anordnung würden
die Teammitglieder zum Teamraum über das Internet und nach
Befolgen eines geeigneten Sicherheits-"Logon" zum Sicher
heitsbereich zugreifen. Funktion und Merkmale des Teamraums
sind bevorzugt so ausgeführt, wie dies oben beschrieben
worden ist, obwohl es deutlich ist, dass der Teamraum mehr
oder weniger Funktionalität haben kann, ohne vom Umfang der
Erfindung abzuweichen.
Die bevorzugten Ausführungsbeispiele der hier beschriebenen
Erfindung betreffen ein Netz-basierendes Arbeitsmittel, um
die Verwaltung von Kommunikation, Information zu ermögli
chen und die Zusammenarbeit unter Teammitgliedern zu er
leichtern. Die Erfindung kann deshalb unter Verwendung
geeigneter Internat-basierender Computerprogrammierspra
chen, wie z. B. der JAVA-Programmiersprache oder mit HTML-
Programmierelementen realisiert werden. Es kann auch von
Vorteil sein, vorhandene Datenverwaltungstools einzusetzen
und zu verwenden, z. B. die Lotus Domino Applikation und an
diese die hier beschriebenen zusätzlichen Funktionen und
Möglichkeiten anzufügen. Diese Erfindung wurde oben bezogen
auf mehrere bevorzugte Ausführungsbeispiele beschrieben,
die zur Veranschaulichung der breiten Merkmale der Erfin
dung dienen sollen. Erfahrene Fachleute werden aber ohne
Weiteres erkennen, dass die Erfindung andersartig verkör
pert sein kann, ohne von dem in den beiliegenden Patentan
sprüchen definierten Umfang der Erfindung abzuweichen.
Claims (6)
1. Verfahren zur Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen
Teammitgliedern und Nichtteammitgliedern, wobei die Team
mitglieder eine erste Gruppe aus ersten Mitgliedern und die
Nichtteammitglieder eine zweite Gruppe aus zweiten Mitglie
dern enthalten, die organisatorisch von den ersten Mitglie
dern getrennt sind, dadurch gekennzeichnet, dass das
Verfahren folgende Schritte aufweist:
Vorsehen eines eine Teamraumumgebung unterstützenden Team arbeitsmittelservers, der mit den ersten Mitgliedern durch eine erste Netzwerkstruktur und mit den zweiten Mitgliedern durch eine zweite Netzwerkstruktur gekoppelt ist, um den Zugriff zur Teamraumumgebung durch jedes Teammitglied und jede nicht zu den Teammitgliedern gehörende Person zu ermöglichen;
Vorsehen einer ersten Zusammenarbeitsumgebung und einer zweiten Zusammenarbeitsumgebung innerhalb der Teamraumumge bung;
Gestatten eines Zugriffs durch die ersten Mitglieder zur ersten Zusammenarbeitsumgebung und zur zweiten Zusammenar beitsumgebung und
Gestatten eines Zugriffs durch die zweiten Mitglieder nur zur zweiten Zusammenarbeitsumgebung.
Vorsehen eines eine Teamraumumgebung unterstützenden Team arbeitsmittelservers, der mit den ersten Mitgliedern durch eine erste Netzwerkstruktur und mit den zweiten Mitgliedern durch eine zweite Netzwerkstruktur gekoppelt ist, um den Zugriff zur Teamraumumgebung durch jedes Teammitglied und jede nicht zu den Teammitgliedern gehörende Person zu ermöglichen;
Vorsehen einer ersten Zusammenarbeitsumgebung und einer zweiten Zusammenarbeitsumgebung innerhalb der Teamraumumge bung;
Gestatten eines Zugriffs durch die ersten Mitglieder zur ersten Zusammenarbeitsumgebung und zur zweiten Zusammenar beitsumgebung und
Gestatten eines Zugriffs durch die zweiten Mitglieder nur zur zweiten Zusammenarbeitsumgebung.
2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass
die erste Zusammenarbeitsumgebung einen Teamraum aufweist.
3. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass
die zweite Zusammenarbeitsumgebung einen Dokumentenraum
und/oder einen Chatraum aufweist.
4. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass
die erste Netzwerkstruktur und die zweite Netzwerkstruktur
jeweils ein ungesichertes Netzwerk und ein gesichertes
Netzwerk umfassen.
5. Verfahren nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, dass
das ungesicherte Netzwerk das Internet umfasst.
6. Verfahren nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, dass
das gesicherte Netzwerk ein Lokalbereichsnetzwerk umfasst.
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