DE10153500A1

DE10153500A1 - Verfahren zur Kommunikation zwischen Mitgliedern und Nichtmitgliedern eines Teams

Info

Publication number: DE10153500A1
Application number: DE2001153500
Authority: DE
Inventors: Susan Day
Original assignee: Ford Global Technologies LLC
Current assignee: Ford Global Technologies LLC
Priority date: 2000-11-06
Filing date: 2001-10-31
Publication date: 2002-07-25
Also published as: CA2361095A1; GB2372401A; GB2372401B; GB0126478D0

Abstract

Ein Verfahren und ein System sind dazu eingerichtet, das Internet (16) als Medium zur Erstellung und zum Austausch von Information, zur Datenverwaltung Zusammenarbeit und Arbeitsteilung zwischen unterschiedlichen Projektteammitgliedern (14, 18) zu nutzen. Die Projektteammitglieder können Teil verschiedener funktioneller Organisationen innerhalb einer oder mehrerer größerer Organisationen und geografisch getrennt sein oder unterschiedliche Informationsverwaltungsarbeitsmittel zur Ausführung ihrer Arbeitsaktivitäten nutzen. Jedes Team kann seine eigene Organisation haben, die von dieser Organisation getrennt ist, von der die Teammitglieder genommen sind. Darüber hinaus können die Informationen und die Daten finanzieller, technischer und dergleichen Natur sein und auch das Marketing betreffen.

Description

In dieser Anmeldung wird Bezug auf die Offenbarung der US- Patentanmeldung Seriennummer 60/225,123 genommen, die am 14. August 2000 angemeldet worden ist.

TECHNISCHES GEBIET DER ERFINDUNG

Diese Erfindung betrifft allgemein das Gebiet der Daten- und Informationsverwaltung und insbesondere Verfahren und Geräte zur Verwaltung von Daten und Information zwischen verschiedenen Organisationen sowie Datenverwaltungssyste men.

BESCHREIBUNG DES STANDES DER TECHNIK

Heutzutage stehen die verschiedensten Arbeitsmittel bzw. Softwaretools zur Verfügung, die die Verwaltung von Infor mation und Daten erleichtern. Z. B. wird bei modernen Orga nisationen vorherrschend die Einrichtung des Emails benutzt. Lokale und weiträumige Netzwerktechnologie ermög licht den Austausch von Information durch gemeinsam genutz te Speicherbereiche (z. B. einen weltweit ausgetauschten Treiber). Die Technologien des Internet und des Intranet gestatten den Informationsaustausch durch Homepages und dergleichen. Es gibt auch Anwendungen, wie die "Lotus Notes" und "Lotus Domino"-Anwendungen, die zur Erleichte rung des Daten- und Informationsaustauschs eingerichtet sind. Ferner sind andere Anwendungen bekannt, die den Bedarf an Dateneingaben erfüllen, wie z. B. elektronische Arbeitsblätter und dergleichen, obwohl derartige Anwendun gen weder zur Verfolgung von Information zusätzlich zu Daten entworfen, noch dafür gut geeignet sind. Jedes derar tige Arbeitsmittel hat bestimmte Vorteile und Beschränkun gen, insbesondere, wenn man es aus dem Blickwinkel des Projektmanagements betrachtet. Z. B. sind die meisten dieser Werkzeuge diskret. D. h., dass sie keine effektive Möglich keit zur Integration von Information und Daten bieten. Z. B. übermittelt ein E-mail eine Nachricht und kann auch zusätz liches Information auf beigehefteten Dateien übermitteln. Eine Internet- oder Intranethomepage enthält Information oder Verkettung zu Informationen von verschiedenen Quellen. Keines dieser Arbeitsmittel erleichtert das Erstellen und Editieren der Information durch Kooperation mehrerer Perso nen. In den meisten Fällen wird die Daten- und Informati onsintegration offline und nicht in Echtzeit ausgeführt und anschließend ein Bericht unter Verwendung dieser verschie denartigen Arbeitsmittels erstellt.

Eine zusätzliche Beschränkung liegt darin, dass nicht alle, an einem Projekt beteiligten Personen oder Organisationen dieselben Arbeitsmittel verwenden können, ihnen nicht sämtliche notwendige Arbeitsmittel zur Verfügung stehen oder ihnen institutionelle Beschränkungen ihrer Möglichkeit in den Weg gelegt werden, die ihnen an und für sich zur Verfügung stehenden Arbeitsmittel zu benutzen. Beispiels weise haben, wenn zwei große Organisationen gemeinsam an einem Projekt arbeiten, diese Organisationen Sicherheitsbe schränkungen, die den am Projekt Arbeitenden den Zugriff zu, die Verwendung und die Veränderung von Information und Daten verwehren, die sie mit den verschiedenen Informati onsverwaltungssystemen der Organisationen erhalten haben. Darüber hinaus kann es bei den Organisationen unterschied liche Applikationen geben, die nur eine beschränkte oder gar keine Kompatibilität haben.

Der Projektraum, d. h. ein physikalischer Konferenzraum oder "Gefechtsraum" wurde häufig dazu verwendet, die Verwaltung eines Projekts zu unterstützen, indem ein gemeinsamer Bereich zur Verfügung gestellt wurde, wo die am Projekt arbeitenden Information und Daten erstellen, speichern und verwalten konnten, wo die das Projekt begleitende Informa tion angezeigt und gemeinsam genutzt werden konnte und wo sich die Projektmanager und Projektteilnehmer treffen konnten, um Aufgaben zuzuteilen und den Fortschritt des Projekts zu überwachen. Die wesentliche Beschränkung des Projektraumes besteht darin, dass zu Information und Daten nur vom Projektraum aus zugegriffen werden kann. Die Pro jektteilnehmer können u. U. physikalisch nicht am selben Ort sein, und tatsächlich können sie sich in verschiedenen Kontinenten und Zeitzonen befinden. Online-Konferenztools, wie z. B. die Applikation "Microsoft NetMeeting" oder die "Lotus Sametime"-Applikation gestatten Zusammenkünfte und Konferenzen der Projektteilnehmer, ohne dass sie sich am selben Ort befinden, stellen jedoch keinen geeigneten Mechanismus zur Verfügung, der es den Projektteilnehmern erlauben würde, Information und Daten gemeinsam zu nutzen oder den Projektteilnehmern mitzuteilen, dass neue Informa tion und/oder Daten zur Verfügung stehen.

Es besteht deshalb Bedarf an einem System und einem Verfah ren für eine effektivere Verwaltung, für eine gemeinsame Nutzung und einen Austausch von Information und Daten und für die Verwaltung gemeinsam erarbeiteter Leistungen von Teammitgliedern.

KURZBESCHREIBUNG DER ZEICHNUNGEN

Fig. 1 zeigt ein Blockdiagramm der Darstellung eines Systems in Übereinstimmung mit einem bevorzugten Ausfüh rungsbeispiel der Erfindung;

Fig. 2 zeigt ein Blockdiagramm, das das in Fig. 1 darge stellte Teamarbeitsmittel deutlicher veranschaulicht;

Fig. 3 ist ein Funktionsblockdiagramm des in Fig. 1 dargestellten Teamarbeitsmittels;

Fig. 4 ist ein Blockdiagramm, das innerhalb des Teamar beitsmittels definierte Teams in Übereinstimmung mit einem bevorzugten Ausführungsbeispiel dieser Erfindung repräsen tiert;

Fig. 5 ist ein Blockdiagramm, das eine der in Fig. 4 dargestellten Arbeitsgruppen und Teilarbeitsgruppen reprä sentiert;

Fig. 6 ist eine grafische Darstellung einer Team-Webseite in Übereinstimmung mit einem bevorzugten Ausführungsbei spiel dieser Erfindung;

Fig. 7 ist eine grafische Darstellung eines Teils der in Fig. 6 veranschaulichten Webseite;

Fig. 8 ist eine grafische Darstellung eines Teils einer Team-Webseite, die einem Dokumentationseintrag in ein mit einem bevorzugten Ausführungsbeispiel dieser Erfindung übereinstimmenden Teamarbeitsmittel zugeordnet ist;

Fig. 9 stellt grafisch einen Teil einer Team-Webseite dar, die einem Ausgabeeintrag in ein mit einem bevorzugten Ausführungsbeispiel dieser Erfindung übereinstimmendes Teamarbeitsmittel zugeordnet ist;

Fig. 10 stellt grafisch eine Ausgabenotiz oder -mitteilung dar;

Fig. 11 stellt grafisch eine Teamwebseite dar, die einem Kalendermerkmal des mit einem bevorzugten Ausführungsbei spiel dieser Erfindung übereinstimmenden Teamarbeitsmittels zugeordnet ist;

Fig. 12 ist eine grafische Darstellung eines Teils einer Team-Webseite, die einem Dokumentenbeobachtungs- oder -verfolgungsmerkmal eines Teamarbeitsmittels zugeordnet ist, das mit einem bevorzugten Ausführungsbeispiel dieser Erfin dung übereinstimmt;

Fig. 13 zeigt grafisch einen Teil einer Team-Webseite, die der Erzeugung einer Teamraumumgebung innerhalb eines mit einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung über einstimmenden Teamarbeitsmittels zugeordnet ist;

Fig. 14 zeigt grafisch einen Teil einer Team-Webseite, die einem Indexmerkmal eines mit einem bevorzugten Ausführungs beispiel dieser Erfindung übereinstimmenden Teamarbeitsmit tels zugeordnet ist;

Fig. 15 ist ein Blockdiagramm eines Dateneintragselementes in einem mit einem bevorzugten Ausführungsbeispiel dieser Erfindung übereinstimmenden Teamarbeitsmittel;

Fig. 16 ist ein Blockdiagramm einer physikalischen Aktivi tätsbeschreibung und zugehöriger Berichtselemente in einem mit einem bevorzugten Ausführungsbeispiel dieser Erfindung übereinstimmenden, Teamarbeitsmittel;

Fig. 17 stellt grafisch einen Teil einer Team-Webseite dar, die der Erzeugung einer Beschreibung physikalischer Aktivität in einem mit einer bevorzugten Ausführungsbei spiel übereinstimmenden Teamarbeitsmittel zugeordnet ist;

Fig. 18 ist eine grafische Darstellung eines Teils einer Team-Webseite, die der Dateneingabe in das mit einem bevor zugten Ausführungsbeispiel dieser Erfindung übereinstimmen de Teamarbeitsmittel zugeordnet ist;

Fig. 19 stellt grafisch einen Teil einer Team-Webseite dar, die zu einem Datenbericht innerhalb eines einem bevor zugten Ausführungsbeispiel dieser Erfindung entsprechenden Teamarbeitsmittels gehört;

Fig. 20 stellt grafisch einen Teil einer Team-Webseite dar, die zu einem anderen Datenbericht innerhalb des einem bevorzugten Ausführungsbeispiel dieser Erfindung zugeordne ten Teamarbeitsmittels gehört;

Fig. 21 stellt grafisch eine Teaminteraktion in einem Teamraumumfeld übereinstimmend mit einem bevorzugten Aus führungsbeispiel dieser Erfindung dar; und

Fig. 22 stellt grafisch eine Teaminteraktion in einem Teamraumumfeld in Übereinstimmung mit einem zusätzlichen bevorzugten Ausführungsbeispiel dieser Erfindung dar.

DETAILLIERTE BESCHREIBUNG DER BEVORZUGTEN AUSFÜHRUNGS- BEISPIELE

Diese Erfindung ist in Form mehrerer bevorzugter Ausfüh rungsbeispiele beschrieben, die die Erfindung veranschauli chen, aber nicht beschränken sollen.

Z. B. wird diese Erfindung anhand eines Systems und eines Verfahrens beschrieben, die das Internet als Medium zur Informations- und Datenverwaltung und zu einer Beteiligung verschiedener Projekt-Teammitglieder nutzen. Das bedeutet, dass die Projekt-Teammitglieder Teil verschiedener funktio naler Organisationen innerhalb einer oder mehrerer größerer Organisationen und geografisch voneinander getrennt sein können oder auch verschiedene Informationsverwaltungsar beitsmittel zur Ausführung ihrer Arbeiten verwenden können. Außerdem ist die Erfindung, obwohl die in Verbindung mit den verschiedenen Ausführungsbeispielen beschriebenen Informationen und Daten generell finanzieller Natur sind, nicht auf die Verwaltung und den Austausch finanzieller Information beschränkt. Z. B. kann die Erfindung zur Verwal tung technischer Informationen und Daten verwendet werden, wie z. B. Produktentwurfsspezifikationen und Prüfdaten, für Marketing und demografische Daten, wie z. B. Produktförde rungs- und Zielgruppendaten und dergleichen, ohne dass vom Umfang der Erfindung abgewichen wird.

Übereinstimmend mit den bevorzugten Ausführungsbeispielen der Erfindung erzielen das System und Verfahren die Samm lung, Verfolgung und Verwaltung von Information und Daten, die dem System durch verschiedene, zahlreichen Teameingaben eingegeben werden. Die Teams können beruhend auf der Orga nisation des Projektunternehmens oder auf der Organisation mehrer Projektunternehmen (z. B. zusammenarbeitende Organi sationen) oder im Hinblick auf das besondere Projekt orga nisiert sein. Die Erfindung kann auf große Projekte angewendet werden, die eine Vielzahl von Teilprojekten mit vielen und verschiedenen Zulieferern und Anwendern der Projektinformation und -daten enthält. Die Erfindung kann auch besonders dort verwendet werden, wo sich die Teammit glieder physikalisch nicht am selben Ort befinden.

In zusätzlichen Aspekten der Erfindung werden die von den verschiedenen Informationszulieferquellen empfangene Infor mation und Daten den Projektteilnehmern und dem Management widerspruchsfrei präsentiert. Beispielsweise wird die bestimmten Ausgaben oder Belangen zugehörige Projektinfor mation in einem widerspruchsfreien Format oder mit Konsis tenzkennungen präsentiert, die die Übersicht für das Management erleichtern. Der Zugriff zu Information und Daten wird den Teammitgliedern, die diese Information und Daten für ihre Arbeit benötigen, erleichtert. Der Verwal tung wird ein widerspruchsfreier Mechanismus für die Streu ung von Information, Zuteilung und Verfolgung von Aufgaben und Erstellung und Beantwortung von Ausgaben zur Verfügung gestellt.

Das System und Verfahren stellen außerdem Funktionen in Verbindung mit der Information und den Daten zur Verfügung, wie z. B. das Notieren oder die Mitteilung der Ankunft neuer Information oder Daten, Informations- und Datenarchivie rungs- und Informations- und Datenverfolgungs- und -be richtsfunktionen. Beispielsweise ist es möglich, wenn ein Dokument überarbeitet wird, das Dokument als "neu überar beitet" zu sichern. Dokumentinformation, wie Autor, Datum, Gegenstand und laufende Revisionsnummer wie auch jede Version des Dokuments werden in einem Teamraumumfeld gehal ten. Auf diese Weise können die Teammitglieder die Überar beitungsgeschichte eines Dokuments einsehen und/oder zu früheren Versionen des Dokuments zugreifen. Die Dokument überarbeitungsinformation kann auch bei der Informations- und Datenpräsentation an Nichtteammitglieder und/oder an das Management verwendet werden. Z. B. kann die Präsentation lediglich auf die letzte Version eines Dokuments beschränkt sein, wenn das Dokument von außen, d. h. außerhalb der Dokumentmanagementfunktion gesichtet wird.

Zusätzlich zu den Informations- und Datenmanagementmerkma len der Erfindung sind in Übereinstimmung mit einem anderen bevorzugten Ausführungsbeispiel dieser Erfindung diese Managementmerkmale mit momentanen Kommunikationstools verknüpft, die eine Zusammenarbeit an Dokumenten oder anderen Informationen und Daten in Echtzeit gestatten.

Es sollte erkannt werden, dass die Erfindung als ein auf dem Internet basierendes Arbeitsmittel oder "tool" zur Unterstützung der Projektteams realisiert werden kann. Die Anwendung eines globalen oder regionalen Netzwerks wie des Internets oder eines Intranets gestattet, dass geografisch und durch Zeitzonen getrennte Teammitglieder an einer einzigen Informationsquelle arbeiten können und stellen dadurch ein sehr wirksames Arbeitsumfeld für die Zusammen arbeit zur Verfügung.

Viele zusätzliche Aspekte und Merkmale der Erfindung werden den erfahrenen Fachleuten aus dem Studium der nachfolgenden detaillierten Beschreibung bevorzugter Ausführungsbeispie le der Erfindung noch deutlicher.

SYSTEMARCHITEKTUR

Bezugnehmend auf die Fig. 1 und 2 der Zeichnungen, enthält ein System 10 für die Verwaltung von Kommunikation und Zusammenarbeit von Teammitgliedern einen Teamarbeits mittelserver 12. Dieser Teamarbeitsmittelserver 12 ist mit einem ersten Anwender oder Klient 14 über ein ungesichertes globales oder regionales Netzwerk 16, wie z. B. das Inter net, gekoppelt. Ein zweiter Anwender oder Klient 18 ist mit dem Teamarbeitsmittelserver 12 durch ein gesichertes Weit bereichsnetzwerk oder lokales Netzwerk 20, z. B. ein firmen gesichertes Intranet, verbunden. Dies gestattet einen gleichzeitigen Zugriff vom gesicherten Netzwerk 20 und vom ungesicherten Netzwerk 16.

Der Teamarbeitsmittelserver 12 kann ein Personalcomputer oder ein anderer geeigneter Server sein, der Netz basierende Applikationen unterstützt, die Lotus Domino Entwicklungstools, die HTML-Programmiersprache, JAVA oder andere ähnliche Netzwerkentwicklungssprachen nutzen. An und für sich und wie im Stand der Technik bekannt, enthält der Teamarbeitsserver 12 einen Prozessor und einen zugehörigen Speicher, in dem ein die Operationen des. Prozessors steu erndes Steuerprogramm gespeichert ist, und in dem außerdem Daten einschließlich Dokumente, Information, numerische Daten und dergleichen gespeichert sein können. Der Teamar beitsserver 12 ist auch mit einem Sicherheitsserver 24 gekoppelt.

Unter besonderem Bezug auf Fig. 2 kann der Teamarbeitsmit telserver 12 sowohl zu einem globalen Verzeichnis 26 als auch zu einem lokalen Verzeichnis 28 zugreifen. Das globale Verzeichnis 26 kann Daten enthalten, die allen Gruppenmit gliedern, einschließlich allen möglichen Anwendern des Systems 10, zugeordnet sind, egal, ob sie Teammitglieder oder Besucher/Gastanwender sind, und enthält für jeden dieser Nutzer wenigstens eine Nutzerkennung. Das lokale Verzeichnis 28 enthält Dateneinträge, die den einzelnen oder besonderen Nutzern des Systems zugeordnet sind, und kann außerdem die Nutzerkennung, die im globalen Verzeich nis verwendet wird, nutzen.

Bezogen auf Fig. 3 enthält der Teamarbeitsmittelserver 12 funktionell ein Teamraumelement 30 und ein Datenverwal tungselement 32. Eine Kommunikationsverbindung 34, wie z. B. ein Datenbus, verbindet das Teamraumelement 30 mit dem Datenverwaltungselement 32 so, dass deren Information gemeinsam genutzt und zwischen den zwei Elementen synchro nisiert ist, wie es nachstehend beschrieben ist. Außerdem sollte deutlich sein, dass, obwohl das Teamraumelement 30 und das Datenverwaltungselement 32 zusammen im Teamarbeits server 12 realisiert sind, beide Elemente auch separat realisiert und betrieben werden können.

TEAMRAUM

Übereinstimmend mit einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung definieren die Projektteilnehmer, d. h. die Nutzer des Systems 10 oder die Teammitarbeiter, die das Teamraumelement 30 nutzen, einen oder mehrere Teamräume in einer virtuellen Umgebung zur Unterstützung des Gesamtpro jektes. Allgemein wird ein großes Projekt in kleinere Teilprojekte unterteilt und für jedes dieser Teilprojekte eine eigene Teamraumumgebung erzeugt. Beispielsweise können innerhalb des Teamraumelementes 30 eine Anzahl von Arbeits gruppen definiert sein. Fig. 4 zeigt Tems oder Arbeits gruppen 1-n. Der Zugriff zu den Teamraumumgebungen geschieht durch das ungesicherte Netzwerk 16 oder das gesicherte Netzwerk 20 oder andere Netzwerkarchitekturen und erleichtert die gemeinsame Nutzung von Information und die Verbindung von Daten für diverse Nutzergruppen. D. h., dass jedes Glied der Arbeitsgruppe Zugriff zu einer Team raumumgebung hat, die das Projekt oder Teilprojekt unter stützt, das dieser Arbeitsgruppe zugeordnet ist und mit dem das Arbeitsgruppenmitglied befasst ist.

Mehrere Zugriffsebenen können vorgesehen sein. Beispiels weise kann eine offene Zugriffsebene vorgesehen sein, die den Zugriff vieler Nutzer zu einer begrenzten Auswahl von Projektinformationen und Daten gestattet. Eine beschränkte Zugriffsebene kann so gestaltet sein, dass nur Arbeitsgrup penmitglieder, das Management oder andere autorisierte Nutzer zu Projektinformationen und Daten, die innerhalb eines Teamraums gespeichert sind, zugreifen, diese modifi zieren oder Information hinzufügen oder löschen können. Ein weiter Zugriff zu gewählter Projektinformation gestattet jedermann innerhalb der Organisation und den im globalen Verzeichnis 26 enthaltenen Personen oder Organisationen eine Ebene der Teilnahme am Projekt. Ein beschränkter Zugriff sichert lediglich den Teammitgliedern oder Nutzern, die ein Profil innerhalb des lokalen Verzeichnisses 28 haben, die Information- und Datenintegrität, da diese Nutzer nur autorisiert sind, Information und Daten inner halb der Teamraumumgebung einzugeben oder darin zu editie ren.

Der Sicherheitsserver 24 und das lokale Verzeichnis 28 kooperieren, um die mehreren Zugriffsebenen zu ermöglichen. Der Sicherheitsserver 24 wird auf den Zugriff eines Nutzers zum Teamarbeitsserver 12 hin zu Hilfe gerufen. Der Sicher heitsserver 24 hat die Funktion, eine Nutzerkennung auf der Basis einer Eingabe in das globale Verzeichnis 26 zu veri fizieren, und nach der Verifikation kann der Nutzer Zugriff zu dem Teamarbeitsserver 12 erhalten. Innerhalb des lokalen Verzeichnisses 28 ist, einem jeweiligen Nutzer zugeordnet, ein Nutzerprofil abgelegt, das die dem Nutzer zur Verfügung stehenden Zugriffsebenen definiert. Beispielsweise kann einem dem lokalen Verzeichnis 28 unbekannter Nutzer, d. h. von dem darin kein Profil vorliegt, ein Gaststatus inner halb der Teamraumumgebung zugeteilt werden. Teammitglieder und Nutzer des Teamarbeitsmittels wird der Zugriff gemäß der ihnen gewährten Zugriffsebene zugeteilt. Für den Klien ten oder Nutzer 18, der zum Teamarbeitsserver 12 über das gesicherte Netzwerk 20 zugreift, braucht keine Verifikation unter Verwendung des Sicherheitsservers 24 ausgeführt werden. Nach dem Zugriff zum gesicherten Netzwerk 20 durch den Klienten 18, wird der Sicherheitsserver 24 zur Verifi kation der Identität des Nutzers zu Hilfe gerufen. Der Zugriff zum Teamarbeitsserver 12 vom gesicherten Netzwerk 20 braucht deshalb keine weitere Verifikation. Obwohl man dies, wenn dies für Sicherheitsmaßnahmen erforderlich ist, vorsehen kann.

Fig. 5 veranschaulicht die Struktur eines der vom Teamar beitsserver 12 unterstützten Teams. Das Team 40 enthält mehrere Teil- oder Unterteams 42-47, die ihrerseits Unter teams 54 und 56 enthalten können. Wie gezeigt, ist das Unterteam 54 speziell dem Unterteam 43 zugeordnet oder zugeteilt, während das Unterteam 56 die Tätigkeiten der Unterteams 44 und 46 unterstützt. Die Unterstützungsfunkti on für das Team 40 und jedes der Unterteams bildet eine Schicht der Teamraumfunktionen 58, z. B. die Dokumentations verwaltung, den Kalender, die Ausgaben, Zuordnungen, neue Information und dergleichen. Jedes Team und Unterteam kann seine eigene Organisation getrennt von der Organisations form haben, in der sich die Teammitglieder befinden. Bei spielsweise kann die Organisation eine funktionelle Organisation haben, während das Team in Produktkategorien organisiert ist. Auf diese Weise kann die Teamraumumgebung Aktivitäten für eine Anzahl unterschiedlicher Organisati onsstrukturen unterstützen.

Die Umgebung für den Teamraum kann so konfiguriert sein, dass sie dem Nutzer als Webseite erscheint. Fig. 6 stellt ein Beispiel einer Teamraumwebseite 60, die als Homepage konfiguriert ist, dar. Die Seite 60 ist mit einem Navigati onsrahmen 62, der sich auf der linken Seite der Seite 60 befindet, und einem Ansichtsrahmen 64 auf der rechten Seite unterteilt. Durch die Verbindung zur Information vom Navi gationsrahmen 62 kann der Nutzer die Inhalte der Verbin dungsglieder oder "Links" im Ansichtsrahmen 64 betrachten, die auf ein Klicken auf das zugehörige Link oder Verbin dungsglied erzeugt werden. Ein Verbindungsglied ist bei spielsweise als "Link" 66 bezeichnet. Die Links sind in mehrere Gruppen unterteilt und angeordnet und zwei Gruppen 68 und 70 sind in Fig. 6 gezeigt. Zusätzliche Linkgruppen können verwendet werden. Der Zweck der Unterteilung der Links in Gruppen ist, bestimmten Nutzern Links derart zur Verfügung zu stellen, dass ihnen diese entsprechend der ihnen zugeteilten Zugriffsebene zum Teamraum zur Verfügung stehen. Beispielsweise kann ein Teamleiter den Zugriff zur ersten Linkgruppe 68, die sich auf die Teamraumverwaltung bezieht, und Zugriff zur zweiten Linkgruppe 70 haben, die allgemeine Teamraumfunktionen betrifft. Ein Teammitglied kann lediglich Zugriff zur zweiten Linkgruppe 70 haben und bekommt die erste Linkgruppe 68 nicht präsentiert. Einem Gastnutzer kann noch eine dritte Linkgruppe präsentiert werden, die der ihm zugestandenen Zugriffsebene zugeteilt ist.

Die Seite 60 kann aktive Grafik enthalten und Teamraummit gliedern auf eine Eingabe hin verschiedene Informationstei le präsentieren. Z. B. kann die Seite 60 die Teamleiter 72 und die Teammitglieder 74 kennzeichnen und außerdem die momentan im Teamraum befindlichen und für die Mitarbeit in einem Unterhaltungsraum oder "Chatraum" oder in einer anderen interaktiven Umgebung zur Verfügung stehenden Teamraummitglieder anzeigen, wobei diese interaktive Umge bung durch einen anderen Link (nicht dargestellt) hinzuge fügt oder eingegeben werden kann. Die Seite 60 kann innerhalb des Ansichtsrahmens 64 Grafiken und Bilder sowie Links 78 zu Hilfsseiten enthalten. Die besondere Anordnung der Teamraumhomepage 60 ist kein Gegenstand dieser Erfin dung und es sollte verständlich sein, dass vielfältige Adaptionen erzeugt werden können.

Wie erwähnt, erlauben die Links 68 und 70, dass ein Nutzer sich in den dem Link zugeordneten Inhalt einklinken und diesen betrachten kann. Beispielhafte Links 70 können ein Projekthomepage-Link, das den Nutzer zur Projekthomepage führt; ein Teamhomepage-Link, das den Nutzer zurück zur jeweiligen besonderen Teamhomepage führt und ein Inhalts verzeichnis-Link enthalten, das ein Verzeichnis der zur Verfügung stehenden Inhalte des Teamraums zur Verfügung stellt. Management und Organisation und Information teilen de Links können ein Nachrichten-Link, ein Kalender-Link, ein Konferenzsitzungs-Link, ein Zuteilungs-Link und ein Dokumenten-Link vorsehen oder enthalten.

Die vielen Zwecke des Teamraums enthalten den, eine Infor mationsverschiebung für die Teilprojekte zur Verfügung zu stellen. Diese Information kann Konferenzprotokolle aller Arten, Berichte und Präsentationen, Ausgaben, Kalender- und Nachrichtenposten enthalten. Diese Informationen sind in dem Speicher des Teamarbeitsmittelservers 12 als Dokumente gespeichert, wie nachstehend mehr im einzelnen beschrieben ist. Zusatzinformation kann numerische Projekt- oder Teil projektdaten, eine Zuteilungsverteilung und Such- und Verfolgungsinformation sowie Teamzusammenarbeitsinformation enthalten, wie ebenfalls nachstehend noch deutlicher be schrieben ist.

Die Arten und Formate von Information und Daten, die der Teamraum akzeptiert, sind definiert, z. B. ein Dokument, eine Ausgabe, eine Zuteilung, ein Kalenderposten oder eine Nachricht. Zusätzlich können Information und Daten durch das Unterteam, die Kategorie oder das in Beziehung dazu stehende Ereignis organisiert werden. Definition und Orga nisation der Information und der Daten erleichtert ihre Nutzung und das Nachschlagen durch die Teammitglieder und Besucher des Teamraums. Bezogen auf Fig. 7 wird Informati an durch Klicken auf die Informationsart, die erzeugt werden soll, in dem Navigationsrahmen 62, hinzugefügt, wie z. B. Dokumentation, die mit der Bezugszahl 80 veranschau licht ist. Falls es eine Unterkategorie der Information gibt, wird sie bei 82 gewählt. Schließlich wird eine ein neues Dokument betreffende Schaltfläche bei 84 gewählt, und ein neues Dokumentenformblatt 86 (Fig. 8) erscheint im Rahmem 64.

Das neue Dokumentenformblatt 86 ist so angeordnet, dass es die Eingabe verschiedenartiger Information über das neue Dokument erleichtert und in einen Grundinformationsab schnitt 88, einen Inhaltsabschnitt 90, einen Revisions abschnitt 92, einen Aktiv/Inaktiv-Abschnitt 94 und einen E- mail-Mitteilungsabschnitt 96 eingeteilt. Der Grundinforma tionsabschnitt enthält Felder für Gegenstand 100, Dokumen tenart 102, Kategorie 104, zugehörige Ereignisse 106 und zugehörige Unterteams 108. Der Inhaltsabschnitt 90 ist ein generelles Textfeld. Der Revisionsabschnitt gestattet den die Dokumentinformation eingebenden Teammitgliedern, die weiteren Teammitglieder zu identifizieren, die für die Revision oder Überprüfung des Dokuments verantwortlich sind. Die aktuellen Revisoren werden aus einer Liste 110 potentieller Revisoren gewählt, die auf bestimmte Teammit glieder oder das Management beschränkt ist. Dies stellt sicher, dass Dokumente nicht weit gestreut werden, ohne dass sie zuerst von einem autorisierten Teammitglied oder vom Management überprüft worden sind. Alternativ kann das Team selbst durch Wahl des Kastens 113 bezeichnet werden. Ebenfalls kann ein Solltermin für die Überprüfung bei 112 zugeteilt werden, jedoch nicht notwendigerweise. Vorteil hafterweise kann Information an die Teammitglieder, um diese zu informieren, übertragen werden, indem das Team als Revisor angegeben und kein Solltermin eingetragen wird. Das Dokument kann als aktiv oder inaktiv markiert werden oder kann in einen Zustand versetzt werden, dass es nach einer vorbestimmten Zeitdauer 111 inaktiv wird. Gewöhnlich wird ein Dokument als aktiv markiert und dann später überarbei tet, so dass es inaktiv wird. Dasselbe bewirkt das Drücken der Sicherungs- und Schließschaltfläche 114.

Um die Laufzeit der im Teamraum gehaltenen Informationen zueinzuhalten, kann der Teamraumfunktion ein automatisches Löschmerkmal hinzugefügt werden. Nach einer bestimmten Zeitdauer bekommen der Autor und/oder Unterzeichner eines Dokuments, eine Ausgabe, einer Zuteilung oder anderer Informationsposten, die im Teamraum gespeichert sind, mitgeteilt, dass die Information datiert worden ist. Zu dieser Zeit kann der Autor angefordert werden, die Informa tion fortzuschreiben, sie zu archivieren oder zu löschen. Wenn keine Antwort vom Autor auf eine oder mehrere dieser Anforderungen zum Fortschreiben der Information kommt, kann ein automatischer Lösch- oder Archivierprozess stattfinden.

Es gibt eine Vielzahl Dokumenttypen und die verschiedenen akzeptierten Dokumenttypen sind ebenfalls definiert. Zu sätzlich können elektronische Dateien im Teamraum in dem Format der zu ihrer Erzeugung verwendeten Applikation deponiert werden. Die im Teamraum gespeicherten elektroni schen Dateien können auf das lokale Gerät der Teilnehmer heruntergeladen werden, z. B. zum Gerät des Klienten 14 oder des Klienten 18, und unter Verwendung einer gleichartigen Applikation, wie sie der Autor zur Erzeugung der Datei verwendet hat, gelesen, wenn gewünscht, editiert und zurück an den Teamraum für die gemeinsame Nutzung geschickt wer den. Das Dokument kann am lokalen Gerät der Teilnehmer abgespeichert und, wenn gewünscht, durch andere Mittel an Nichtteammitglieder übertragen werden. Außerdem können über jedes im Teamraum gespeicherte Dokument ausführliche Dis kussionen im Teamraum stattfinden.

Ein Merkmal des Teamraums ist, dass jedes Teammitglied zu jeder Zeit eine Ausgabe machen kann und dass ein Teammit glied diese Ausgabe (z. B. ein Ausgabedokument) unter Ver wendung der gleichen Prozedur erzeugt, wie sie in den Fig. 7 bis 8 umrissen ist. Auf die Wahl des eine neue Ausgabe angebenden Links zum Navigationsrahmen 62, er scheint zur Erzeugung einer neuen Ausgabe ein neues Ausga beformblatt 120 in dem Ansichtsrahmen 64 (Fig. 9). Das neue Ausgabeformblatt ist genauso ausgelegt wie das Form blatt 86 für ein neues Dokument und in einen Grundinforma tionsabschnitt 122, einen Inhaltsabschnitt 124, einen Revisionsabschnitt 126, einen Aktiv/Inaktiv-Abschnitt 128 und einen E-mail-Mitteilungs-Abschnitt 130 unterteilt. Der Grundinformationsabschnitt enthält Felder für Gegenstand 132, Kategorie 136, zugehörige Ereignisse 138 und zugehöri ge Unterteams 140. Der Grundinformationsabschnitt enthält auch eine Prioritätsauswahl 150 für die Ausgabe. Die Prio rität kann farbcodiert sein, wobei Rot die höchste Priori tät, Gelb eine mittlere Priorität und Grün die niedrigste Priorität angeben. Stattdessen können auch andere Vereinba rungen getroffen sein.

Der Inhaltsabschnitt 124 ist generell ein Textfeld. Der Revisionsabschnitt gestattet den Teammitgliedern den Zugriff zur Ausgabe, um die zusätzlichen Teammitglieder zu identifizieren, die für die Revision der Ausgabe verant wortlich sein werden. Der aktuelle Revisor oder die aktuel len Revisoren werden aus einer Liste 142 potentieller Revisoren gewählt, die auf bestimmte Teammitglieder oder das Management beschränkt ist. Ein Solldatum für die Ausga be kann ebenfalls bei 144 zugeteilt werden. Die Ausgabe kann als aktiv oder inaktiv markiert sein. Gewöhnlich wird eine Ausgabe als aktiv markiert, wird später überarbeitet und dann inaktiv oder läuft automatisch durch Setzen eines Ablaufdatums 146 ab. Druck auf die Speicher- und Schließ schaltfläche 148 bewirkt dasselbe. Nach dem Abspeichern und Schließen des Formulars 120 für die neue Ausgabe wird, wenn die Mitteilungsoption 130 gewählt worden ist, eine E-mail- Mitteilung 152 (die in Fig. 10 dargestellt ist) an die Revisoren gesendet. Das Dokument der neuen Ausgabe selbst wird nicht an die Revisoren gesendet, stattdessen ist in der Miteilung 152 ein Link 154 vorgesehen, welcher den Revisor zum Teamraum bringt und dort kann das Ausgabedoku ment geöffnet werden. Zusätzlich können weitere E-mail- Notizen an den, der die Ausgabe angefordert hat, oder an dessen Vertreter zu späteren Zeitpunkten ergehen und in Beziehung auf das Solldatum gekennzeichnet werden. Zu bemerken ist, dass sich der Revisor nicht im gesicherten Netz befindet, bevor er keinen Zutritt zum Teamraum und zur Ausgabe hat, wobei dann der Sicherheitsserver 24 aktiviert wird.

Um das Überladen eine Ausgabe zu vermeiden, muss das Team mitglied beim Aufstellen einer Ausgabe einen Revisor zuord nen, d. h. ein Teammitglied. Die Revisoren können eine beschränkte Teilmenge der Teammitglieder sein und bei spielsweise der oder die Teamleiter oder ihre Vertreter sein. So lange, wie der Revisor die Ausgabe nicht überprüft hat, steht sie allen Teammitgliedern weder zur Verfügung, noch kann sie dem Management vorgelegt werden. Da Ausgaben typischerweise Arbeitsanweisungen oder -zuteilungen verur sachen, kann der Teamraum dazu eingerichtet sein, automa tisch Anweisungen zu erzeugen, sobald eine Ausgabe erstellt ist. Ausgaben und ausgabenerzeugte Anweisungen können von gewöhnlichen Anweisungen entweder durch eine separate Bezeichnung oder durch eine Identifizierung des Revisors in Verbindung mit der ausgabegenerierten Anweisung unterschie den werden. Anweisungen können auch codiert sein, um eine Priorität zu unterscheiden. Z. B. kann neben der Anweisung ein Symbol angebracht werden, dessen Farbe oder Form die Wichtigkeit, Priorität, Eile oder eine andere Eigenschaft der Anweisung kenntlich macht.

Ein anderes Merkmal des Teamraums ist ein Teamkalender und eine Nachrichtenfunktion. Jeder Teamleiter kann dem Teamka lender Posten hinzufügen und alle Teammitglieder haben zum Teamkalender Zugriff. Ein Beispiel des Teamkalenders 170 ist in Fig. 11 veranschaulicht, der auf die Wahl des Kalenderlinks vom Navigationsrahmen 62 in dem rechten Rahmen 64 erscheint. In dem Ansichtsrahmen 64 sind Kalen derseiten 172 veranschaulicht, die in Tag, Woche, Monat oder Jahr angezeigt werden. Quer über der Oberseite der Kalenderseiten 172 sind Schaltflächen 174-178 vorgesehen, die der Erzeugung neuer Ereignisse, Konferenzen und außer dem Manipulationen der Kalenderanzeige und einen Zugriff zu Hilfe- oder Löschfunktionen gestatten.

Nachrichtenposten, die einem Nachrichtenlink im Navigati onsrahmen 62 hinzugefügt werden können oder zu denen man zugreifen kann, können von jedem Teammitglied gesammelt oder verbucht werden, oder stattdessen kann das Sammeln und Editieren von Nachrichtenposten auf den Teamleiter oder dessen Vertreter beschränkt sein, um die Erzeugung zu vieler Nachrichtenposten zu vermeiden. Gleichermaßen können Antworten auf Nachrichtenposten auf besondere Teammitglie der beschränkt werden, was jedoch nicht notwendigerweise so ist.

Im Zusammenhang mit dem Zweck des Teamraums zur Verfolgung des Fortschritts des Projekts oder Teilprojekts lassen sich Meilensteinereignisse im Projekt auf dem Kalender verfol gen. Gleichermaßen können Nachrichtenposten mit Meilen steinereignissen verbunden sein, so dass nach Vergehen des Meilensteinereignisses der Nachrichtenposten automatisch archiviert wird.

Bemerkenswert am Navigationsrahmen 62 (Fig. 6) sind die Twistie-Marken 180, die nahe bestimmten Links, z. B. einem der Dokumentation zugehörigen Link 182, angeordnet sind. Ein Klicken auf die Twistie-Marke ekpandiert eine Dokumen tenliste 184 (Fig. 12). Unter den Gegenständen 186 werden die zu den aufgelisteten Gegenständen gehörenden Dokumente angezeigt. Ein Klick auf das Dokument innerhalb der Liste 184 versetzt den Dokumentenanwender in den Teamraum. Die Liste 184 bringt auch zusätzliche Information über das Dokument, wie das Erstellungsdatum 188, wenn es eines gibt, das Solldatum 190, den Autor 192 und das zugehörige Unter team 194. Die Liste gestattet auch die Erzeugung neuer Dokumente über die Neue-Dokumente-Schaltfläche 196, und Hilfe- und Lösch-Schaltflächen 198 und 200 sind ebenfalls vorgesehen. Wenn zum Dokument Dateien oder Anlagen hinzuzu fügen sind, erscheint in nächster Nähe des Dokuments in der Liste 184 ein Büroklammersymbol 202.

Während der Teamraum ein Teilprojekt eines größeren Pro jekts repräsentieren kann, kann das Team selbst auch Unter teams bilden (Fig. 5). Information und Daten, Dokumente, Mitteilungs- oder Nachrichtenereignisse und dergleichen können mit bestimmten Unterteams verbunden sein. Gleicher maßen können Anweisungen mit den Unterteams verbunden sein bzw. von diesen verfolgt werden. Das Unterteamkonzept kann auf weitere Kategorien unter jedem Unterteam erweitert werden. Die optimale Verfeinerung hängt von der Komplexität der Projekt/Teilprojekt/Unterteam/Kategorie ab.

Obwohl die Kalenderfunktion ein Arbeitsmittel zum Verfolgen von Ereignissen, Konferenzen, Sollterminen und dergleichen ergibt, kann die Aufmerksamkeit des Teams auch durch eine separate Buchung von Ereignissen und Konferenzen geweckt werden. Beispielsweise kann einem kritischen Terminablauf mehr Aufmerksamkeit zukommen, wenn es als Ereignis gekenn zeichnet wird, statt dieses Ereignis lediglich am Kalender erscheinen zu lassen. Vorzugsweise werden Ereignis- und Konferenzdaten den Kalenderdaten so zugeordnet, dass sie jeweils übereinstimmend mit dem Ablauf des jeweiligen Datums fortgeschrieben werden.

Bevorzugt kann von jeder dem Teamraum zugeordneten Seite der Zugriff zu einer "neuen" Funktion erfolgen, um Ausga ben, Anweisungen, Ereignisse, Meilensteine, Konferenzen, Dokumente u. s. w. hinzuzufügen. Ein Teammitglied braucht lediglich auf die "Neu"-Schaltfläche zu klicken, um in die geeigneten Richtungen zur Eingabe der entsprechenden Infor mation und/oder Daten geführt zu werden.

Übereinstimmend mit den bevorzugten Ausführungsbeispielen der Erfindung ist die Teamraumumgebung von den Benutzern des Teamraums konfigurierbar. Wie in Verbindung mit der zu Fig. 6 gehörenden Beschreibung bemerkt worden ist, erhal ten bestimmte Teammitglieder, wie beispielsweise Teamleiter und Verwaltungspersonen, Zugriff zu zusätzlichen Links, die über die den allgemeinen Teammitgliedern zur Verfügung stehenden Links hinausgehen. Eines dieser Links gestattet dem Teamleiter die Konfiguration des Teamraums unter Ver wendung einer in Fig. 13 gezeigten Tafel 220 für einen Teamraum. Die Tafel 220 ist so angeordnet, dass sie ver schiedene Information über den neuen Teamraum erhält und ist in einen Grundinformationsabschnitt 22, einen Teammit gliedangabeabschnitt 224 und einen Zusatzinformationsab schnitt 226 unterteilt. Der Grundinformationsabschnitt 222 enthält Einträge, die den Teamraumnamen kennzeichnen, ob der Teamraum ein Unterteam ist, und eine Projektkennung. Der Abschnitt 224 für die Teammitgliedsangabe erlaubt die Angabe einer dem Teammitglied zugeordneten Information und schließt die Anwenderkennung ein, durch die der Anwender im globalen Verzeichnis identifiziert wird. Der Abschnitt 226 für die Zusatzinformation erlaubt die Konfiguration der Teamraumhomepage, z. B. das Zufügen einer Willkommensgruß botschaft und außerdem die Kennung der dem Teamraum zuge ordneten Kontaktpersonen.

VERFAHREN DER SCHNITTSTELLENBILDUNG ZWISCHEN TEAM/PROJEKT MITGLIEDERN

Ein Teamraum, wie er oben in Verbindung mit einem bevorzug ten Ausführungsbeispiel der Erfindung beschrieben worden ist, gestattet eine Querverbindung zwischen den Teammit glieder oder dass diverse Organisationen effektiv zusammen wirken. Der Teamraum ermöglicht den Austausch und die gemeinsame Entwicklung von Information und Daten, auch wenn die Teammitglieder physikalisch nicht beieinander sind. Übereinstimmend mit einem zusätzlichen bevorzugten Ausfüh rungsbeispiel der Erfindung kann die Zusammenarbeit der Teammitglieder weiterhin unter Verwendung des Teamraumkon zepts in Kombination mit einem Kommunikationsmerkmal er leichtert werden.

In einer bevorzugten Realisierung dieses Aspekts der Erfin dung ist der Teamraum mit einem E-mail-Dienst verbunden. Auf die Eingabe von Information oder Daten, wie z. B. Tasks, Dokumente, Konferenzformularen, Teammitteilungen u. s. w. können die Teammitglieder unmittelbar und automatisch per E-mail eine Mitteilung an jedes Teammitglied senden, so dass die neue Information und die neuen Daten im Teamraum vorliegen. Dies wird durch die Zuordnung eines E-mail- Mitteilungsmerkmals zu der Erzeugung des neuen, in den Teamraum eingegebenen, Dokuments erreicht. Diese Mitteilung kann das momentane Dokument nicht an den Empfänger liefern, sondern ermöglicht stattdessen ein Informationslink zurück zum Teamraum so dass die Teamraummitglieder innnerhalb des Teamraums bei der Ansicht neuer Information oder Daten Information hinzufügen oder modifizieren oder Kommentare dazu hinzufügen können.

In einer anderen bevorzugten Realisierung können die Team mitglieder selbst angeben, wann und wie sie informiert werden, dass der Teamraum neue Information der Daten erhal ten hat. Vom Subscriptionsprofil-Link auf dem Navigations rahmen 64 wird das Teammitglied zu einem in Fig. 14 dargestellten Subscriptionsprofilformblatt 250 geführt. Das Subscriptionsprofilformblatt 250 gestattet, dass das Team mitglied eine Subscription des Profils 252 vornimmt, an gibt, ob das Profil aktiv ist 254, eine Suchmethode 256 spezifiziert und zugehörige Schlüsselwörter identifiziert 258 und außerdem angibt, ob eine gesamte Diskussionsfolge 260 empfangen werden soll oder nicht. Gleichermaßen kann das Teammitglied kennzeichnen, ob es immer dann informiert werden will, wenn einem bestimmten Autor, einer Kategorie, einem Ereignis, einem Unterteam oder dergleichen zugeordne te neue Informationen oder Daten vorliegen.

Um die Vorteile der Zusammenarbeitfunktion des Teamraums weiter auszunutzen, lässt sich dieser auch mit einer Echt zeitkommunikationsapplikation verbinden. Z. B. kann der Teamraum mit einer "NetMeeting"-Applikation von Microsoft oder mit der Sametime-Applikation von Lotus verbunden werden. Noch einfacher lässt sich der Teamraum mit einer "Chat-Raum"-Umgebung verbinden. Auf diese Weise können online Echtzeittreffen der Teammitglieder mit einer Echt zeitzusammenarbeit an Dokumenten oder virtuell mit jeder Information und mit allen Daten, die im Teamraum gespei chert sind, stattfinden. Die Teilnehmer brauchen physika lisch nicht beieinander sein und die Integration der Information der Daten geschieht online in Echtzeit. Darüber hinaus gibt es eine zuverlässige Version der Information und diese steht der Verwendung durch jedes Mitglied zur Verfügung.

Bezogen auf Fig. 21 gibt es innerhalb einer Teamraumumge bung 350 definierte Teamräume, die jeweils mit den Teamräu men 352-360 bezeichnet sind, einen Dokumentenraum 362 und einen "Chatraum" 364. Die Teamräume können so definiert sein wie es oben beschrieben wurde. Der Dokumentenraum kann ein Raum sein, der spezifisch zur Erleichterung einer Dokumentenzusammenarbeit zwischen Teammitgliedern definiert ist, und der Chatraum 364 kann einfach ein Raum sein, in dem den Teammitgliedern gestattet ist, Ideen und Gedanken einzuführen und auszutauschen. Ein erstes Teammitglied 366 ist mit den Teamräumen 352, dem Dokumentenraum 362 und dem Chatraum 364 verbunden und nimmt an deren Aktivitäten teil. Ein zweites Teammitglied 368 ist mit den Teamräumen 354, dem Dokumentenraum 362 und dem Chatraum 364 verbunden und nimmt an deren Aktivitäten teil. Ein nicht zum Team gehö rendes Mitglied 370 kann nur mit dem Chatraum verbunden sein, und ein Nichtteilnehmer 372 ist mit der Teamraumumge bung 350 nicht verbunden.

Bezogen auf Fig. 22 geben die Teammitglieder 366 und 368 und das nicht zum Team gehörende Mitglied 370 Informationen 390, d. h. Gedanken und Ideen, Dokumente u. s. w. dem Chatraum 364 ein. Innerhalb des Chatraums 364 erzeugen die Teammit glieder 366 z. B. einen Task, erstellen eine Ausgabe oder stellen eine Frage, aber es ist ungewiss, an welches Team sie gerichtet werden sollen. Vorn Chatraum 364 werden der Task, die Ausgabe oder Frage (Ausgabe) 374 an eine beliebi ge Kombination der jeweiligen Teams 352-360 adressiert. Der jeweilige Teamleiter kann dann die Ausgabe beantworten. Z. B, kann der Teamleiter des Teams 354 eine Antwort 376 geben, die angibt, dass er nicht für die Ausgabe 374 zu ständig ist. Diese Aktion bewirkt eine an den ursprünglich Fragenden, an die anderen Mitarbeiter gerichtete Mitteilung und eine an den Chatraum 364 gerichtete Buchung 378. Der Teamleiter des Teams 356 kann eine Antwort 380 geben, die angibt, dass für diese. Anforderung das Team 356 zuständig ist und kann die Frage beantworten. Diese Aktion verursacht eine Mitteilung an den ursprünglich Anfordernden und an die anderen Mitarbeiter und eine Buchung für den Chatraum 364. Es kann eine Vielzahl anderer Interaktionen vorgesehen sein.

VERFAHREN UND GERÄT ZUR ORGANISATION, UNTERSTÜTZUNG UND VERWALTUNG EINES PROJEKTS

Wie die bevorzugten Ausführungsbeispiele dieser Erfindung beschrieben haben, kann ein Projekt von verschiedenen Unternehmen, die untereinander funktionell verbunden sind oder von diversen Organisationen angehörenden Teammitglie dern unterstützt werden. Dies gilt auch dann, wenn die Teammitglieder geografisch deutlich getrennt sind. Die oben beschriebene Teamraumumgebung stellt ein Werkzeug zur Verfügung, das diesen Teammitgliedern die Organisation, die Verwaltung und die Verfolgung von Daten und die Zusammenar beit erlaubt. Um das Projekt weiter zu unterstützen, kann die Datensammelfunktion 32 des Teamarbeitsmittelservers 12 (Fig. 3) eine numerische Datenverfolgung und einen Daten sammelprozess ausführen.

In Übereinstimmung mit einem bevorzugten Ausführungsbei spiel dieser Erfindung kann das Projekt oder ein Teilpro jekt durch eine Projektstraßenkarte definiert sein. Die Projektstraßenkarte ist eine Ansammlung physikalischer Aktivitätsbeschreibungen (PADs), die, wie der Name sagt, jeweils eine einzelne diskrete Aktion und Aktivität be schreiben, die von dem Team zur Vervollständigung des Projekts abgeschlossen werden müssen. Nicht so wörtlich kann jedoch ein PAD auch für jeden einzelnen Gesichtspunkt des Projekts definiert sein, egal, ob dieser ein physikali scher Task, das Auftreten eines Ereignisses oder andere Kriterien betrifft, die sich auf einen erfolgreichen Ab schluss des Projekts beziehen. In Fig. 15 ist einer physi kalischen Aktionsbeschreibung 270 eine Anzahl von Berichtszyklen oder Perioden 272-284 zugeordnet. Beispiels weise werden die der physikalischen Aktionsbeschreibung 270 zugeordneten Daten jahresweise aufgezeichnet. Die Datensam melorganisation 32 erleichtert die Definition der PADs und das entsprechende Sammeln und Berichten der Daten.

Bezogen auf Fig. 16 enthält die Datensammelorganisation 32 eine Datensammelfunktion 290, die eine Funktion 292 zum Beifügen von Dateien und eine Funktion 294 für eine Zugriffskontrolle enthält. Die Datensammelorganisation 32 enthält auch eine Datentransferdateienfunktion 298, die Nutzfunktionen für den Import/Export von Daten von der Datensammelorganisation 32 zur Verfügung stellt.

Das Datensammeln beginnt mit der Definition des PADs und Fig. 17 stellt für die Definition eines PADs eine Tafel 300 dar. Die Tafel 300 ist; so angeordnet, dass sie das Sammeln bestimmter Informationen erleichtert und enthält eine Angabe 302, wie die Daten zu verwenden sind, d. h., ob die Daten im Bericht enthalten sein sollten oder nicht, jeweils das zugeordnete Projekt 304 und/oder Teilprojekt 304 und 306, den Namen 308 des PADs, die Beschreibung 310 des PADs, das Aktionsrealisationsereignis, d. h. den Meilen stein 312, der jemandem mitteilt, ob die physikalische Aktivität vollständigt ist, die Daten 314 für die Vervoll ständigung, eine Aussage 316 über die Schwierigkeit der Realisation, den Status 318 der Realisation, die erforder lichen Zustimmungen 320 und eine Angabe 322, ob die Infor mation für das zugehörige Projekt oder für ein anderes Projekt aufzuzeichnen ist. Die Straßenkarte oder -karten für ein Teilprojekt und die zugehörigen PADs sind bevorzugt mit dem Teamraum verbunden und von diesem her zugreifbar und können, wie Fig. 3 zeigt, gemeinsam innerhalb des Teamarbeitsmittelservers 12 liegen und durch den Bus 34 verbunden sein. Tatsächlich definieren die Teammitglieder die Straßenkarte durch Definition der PADs. Die Teamräume sind bevorzugt mit dem Gesamtprojekt verbunden, und die höheren Ebenen innerhalb der Organisation können alle Straßenkarten von autorisierten Anwendern einsehen lassen. Z. B. können sämtliche Teamräume unter einer gemeinsamen Webseite für das gesamte Projekt miteinander verbunden sein, wohingegen bestimmte Teamraumhomepages zur Stützung der Teamraumumgebung erzeugt werden.

In dem in Fig. 15 gezeigten Beispiel ist die Beschreibung der physikalischen Aktion mit den Jahren verknüpft, in denen finanzielle Ergebnisse berichtet oder "gebucht" werden. Die Daten können auch für bestimmte Teams oder Unterteams oder für eine besondere Hierarchieebene von Teams/Unterteams spezifiziert werden, die der Hierarchie des Teamraums entsprechen. Die Daten werden durch ein PAD und mit dem Jahr unter Verwendung eines Dateneingabeform blatts oder Arbeitsblatts 320 eingegeben, das in Fig. 18 gezeigt ist, und für die Datensammelformatfunktion 290 der Datensammelorganisation 32 erzeugt wird. Bezogen auf Fig. 18 enthält das Arbeitsblatt 320 einen Abschnitt 322, der die verschiedenen PADs durch Teams identifiziert. Jedem Team zugeordnet ist ein Twistie, von denen eines als Twistie 324 gezeigt ist, das eine Liste 326 der PADs für dieses Team expandiert. Neben dem PAD befindet sich in dieser Liste ein Symbol 328, das zur Erzeugung von Informa tion über das PAD verwendet wird. In dem dargestellten, eine Finanzaktion beschreibenden, Beispiel, kann ein Bu chungssymbol angeben, dass die Finanzinformation für das PAD für ein anderes Projekt als für das besondere mit dem PAD identifizierte Projekt verbucht wurde. Zusätzliche Symbole 330, wie z. B. ein Schreibstift- und Notizblattsym bol oder ein Prüfmarkensymbol geben jeweils an, dass das Arbeitsblatt bearbeitet wird oder für die Revision bereit steht. Zusätzlich zum PAD-Namen 332 können die PADs durch eine einzigartige Kennnummer 334 identifiziert werden. Wie in diesem Beispiel beschrieben, werden Daten jahresweise eingegeben, stattdessen können sie aber, auch in anderen Einteilungen eingegeben werden, z. B. in Form von Organisa tionsgruppen 336. Die Jahre werden bei 338 kenntlich ge macht, und die Arbeitsblattsummen werden bei 340 aufgelistet. Außerdem sind im Arbeitsblatt die Teammitglie der 342 aufgelistet, die für die Erzeugung des Arbeits blatts verantwortlich sind und die die Daten eingeben.

Das Arbeitsblatt 320 stellt ein gemeinsames Formblatt zur Verfügung, das alle mit dem Projekt befassten Teams zur Eingabe von Daten verwenden müssen. Das Arbeitsblatt ent hält Spezifikationen 344 und 346 für die Daten und enthält auch die Möglichkeit, über die Dateibeifügefunktion 292 eine unterstützende Dokumentation in Form elektronischer Dateien hinzuzufügen. Die Daten des Arbeitsblattes und die unterstützenden Dateien werden dann in der Datensammelorga nisation gespeichert. Sobald das Arbeitsblatt 320 vervoll ständigt und zur Revision freigegeben ist, beschränkt die Kontrollschreib/-löschzugriffsfunktion 294 eine Änderung von Daten auf die besonderen autorisierten Teammitglieder.

Die Datenzusammenfassungs-Ansichtsfunktion 296 gestattet es bestimmten autorisierten Teammitgliedern oder Gästen, die zu den PADs gehörenden Daten zu sichten. Die Daten können in mehreren Berichtsformularen gesichtet werden und Fig. 19 stellt ein Berichtsformular 350 dar. Der Bericht 350 erzeugt eine Zusammenfassung durch die Projektteams 1-n durch die Organisationsgruppe 336. Durch Klicken auf eines der Projektteams wird eine Liste zur Darstellung der zu dem ausgewählten Projektteam zugehörigen PADs expandiert, und die Revisoren können die Daten weiter erforschen, indem sie auf Twisties klicken, und gelangen zum Formular 352, das in Fig. 20 veranschaulicht ist, wo für ein bestimmtes Team und für ein bestimmtes PAD die durch die Organisationsgrup pe 336 verwendeten Daten gezeigt sind. Die Symbole 328 werden wiederum dazu genutzt, Information über die darge stellten Daten zur Verfügung zu stellen, wie z. B. das Buch symbol informiert, dass die Daten für ein anderes Projekt verbucht worden sind. Erfahrene Fachleute werden erkennen, dass die Daten in nahezu unbegrenzter Art und Weise sor tiert und berichtet werden können. Verschiedene Beispiele wurden hier präsentiert, um die Flexibilität der Erfindung in der Datenverwaltung und in der Zuordnung von Daten zu den Aktivitäten verschiedener ein Projekt unterstützender Teams zu veranschaulichen. Mit einem Blick auf den Bericht kann ein Anwender viele Eigenschaften der Daten und der die Daten erzeugenden Teams erkennen.

Wie zuvor erwähnt, sind in den verschiedenen Ausführungs beispielen der Erfindung die Straßenkarten und die zugehö rigen PADs in dem Teamraumkonzept integriert. Deshalb definieren die Teammitglieder die Straßenkarten über den Teamraum, und der Teamraum gestattet die Eingabe von Infor mation und Daten in die PADs. Durch Anwendung der Online- Zusammenarbeitsfunktion können die Teammitglieder die auf der Straßenkarte dargestellten Daten diskutieren, kommen tieren und schließlich integrieren und ihre Zustimmung dazu erteilen.

VERFAHREN UND GERÄTE ZUR INTEGRATION VON INFORMATIONSVERWALTUNGSSYSTEMEN

Häufig ist es nötig, Information und Daten zwischen ge trennten Organisationen auszutauschen. Z. B. ist es, wenn zwei Firmen zusammen einen Joint Venture bilden, nötig, dass verschiedene Angestellte jeder Firma Information und Daten austauschen und mit diesen zusammenarbeiten. Überein stimmend mit den bevorzugten Ausführungsbeispielen der Erfindung wird zur Unterstützung des Projekts eine Team raumumgebung errichtet.

Der Teamraum kann in jedem einzelnen der Informationsver waltungssysteme der Organisationen errichtet werden, z. B. als Teil eines jeder der Organisationen zugehörigen Intra nets. Jedoch können einer derartigen Realisierung Sicher heitserfordernisse entgegenstehen. Alternativ lässt sich der Teamraum im Internet als Teil einer gesicherten Websei tenumgebung erstellen. In einer solchen Anordnung würden die Teammitglieder zum Teamraum über das Internet und nach Befolgen eines geeigneten Sicherheits-"Logon" zum Sicher heitsbereich zugreifen. Funktion und Merkmale des Teamraums sind bevorzugt so ausgeführt, wie dies oben beschrieben worden ist, obwohl es deutlich ist, dass der Teamraum mehr oder weniger Funktionalität haben kann, ohne vom Umfang der Erfindung abzuweichen.

REALISATION

Die bevorzugten Ausführungsbeispiele der hier beschriebenen Erfindung betreffen ein Netz-basierendes Arbeitsmittel, um die Verwaltung von Kommunikation, Information zu ermögli chen und die Zusammenarbeit unter Teammitgliedern zu er leichtern. Die Erfindung kann deshalb unter Verwendung geeigneter Internat-basierender Computerprogrammierspra chen, wie z. B. der JAVA-Programmiersprache oder mit HTML- Programmierelementen realisiert werden. Es kann auch von Vorteil sein, vorhandene Datenverwaltungstools einzusetzen und zu verwenden, z. B. die Lotus Domino Applikation und an diese die hier beschriebenen zusätzlichen Funktionen und Möglichkeiten anzufügen. Diese Erfindung wurde oben bezogen auf mehrere bevorzugte Ausführungsbeispiele beschrieben, die zur Veranschaulichung der breiten Merkmale der Erfin dung dienen sollen. Erfahrene Fachleute werden aber ohne Weiteres erkennen, dass die Erfindung andersartig verkör pert sein kann, ohne von dem in den beiliegenden Patentan sprüchen definierten Umfang der Erfindung abzuweichen.

Claims

1. Verfahren zur Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Nichtteammitgliedern, wobei die Team mitglieder eine erste Gruppe aus ersten Mitgliedern und die Nichtteammitglieder eine zweite Gruppe aus zweiten Mitglie dern enthalten, die organisatorisch von den ersten Mitglie dern getrennt sind, dadurch gekennzeichnet, dass das Verfahren folgende Schritte aufweist:
Vorsehen eines eine Teamraumumgebung unterstützenden Team arbeitsmittelservers, der mit den ersten Mitgliedern durch eine erste Netzwerkstruktur und mit den zweiten Mitgliedern durch eine zweite Netzwerkstruktur gekoppelt ist, um den Zugriff zur Teamraumumgebung durch jedes Teammitglied und jede nicht zu den Teammitgliedern gehörende Person zu ermöglichen;
Vorsehen einer ersten Zusammenarbeitsumgebung und einer zweiten Zusammenarbeitsumgebung innerhalb der Teamraumumge bung;
Gestatten eines Zugriffs durch die ersten Mitglieder zur ersten Zusammenarbeitsumgebung und zur zweiten Zusammenar beitsumgebung und
Gestatten eines Zugriffs durch die zweiten Mitglieder nur zur zweiten Zusammenarbeitsumgebung.

2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass die erste Zusammenarbeitsumgebung einen Teamraum aufweist.

3. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass die zweite Zusammenarbeitsumgebung einen Dokumentenraum und/oder einen Chatraum aufweist.

4. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass die erste Netzwerkstruktur und die zweite Netzwerkstruktur jeweils ein ungesichertes Netzwerk und ein gesichertes Netzwerk umfassen.

5. Verfahren nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, dass das ungesicherte Netzwerk das Internet umfasst.

6. Verfahren nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, dass das gesicherte Netzwerk ein Lokalbereichsnetzwerk umfasst.