WO2006125831A1 - Dispositifs et procedes permettant a un utilisateur de gerer une pluralite d'objets et notamment de documents papier - Google Patents

Dispositifs et procedes permettant a un utilisateur de gerer une pluralite d'objets et notamment de documents papier Download PDF

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WO2006125831A1
WO2006125831A1 PCT/EP2006/062685 EP2006062685W WO2006125831A1 WO 2006125831 A1 WO2006125831 A1 WO 2006125831A1 EP 2006062685 W EP2006062685 W EP 2006062685W WO 2006125831 A1 WO2006125831 A1 WO 2006125831A1
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WO
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objects
managing
location information
indexing
archived
Prior art date
Application number
PCT/EP2006/062685
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English (en)
Inventor
Thomas Henry
Matthieu Jacquier
Original Assignee
Thomas Henry
Matthieu Jacquier
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Publication date
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Classifications

    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
    • G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
    • G06F16/90—Details of database functions independent of the retrieved data types
    • G06F16/93—Document management systems

Definitions

  • the field of the invention is that of archiving, filing and more generally the management of a group of objects.
  • the related field of the invention is that of the management of information and / or documentary collections.
  • the invention relates to a method and / or device allowing a user to manage a plurality of objects.
  • the invention applies to all kinds of objects including paper documents, photographs and their electronic images obtained by digitization, and electronic documents of all types (text, tables, images, ).
  • a first technique which consists in classifying the objects according to a hierarchical tree structure comprising classes, subclasses, etc.
  • This first known technique was the only one available before the advent of computers. In the context of document management, the implementation of this technique amounts to classifying documents in cabinets, folders, sub-folders, folders, filing cabinets, ... or for electronic documents in directories, sub-directories, etc.
  • this first technique objects can be found from the knowledge of the receptacle in which they were classified.
  • a variant of this first technique consists in first making a copy of the document in digital format, so as to allow digital management of documents and to keep a copy in electronic format.
  • a second technique which consists in placing the objects within the same receptacle without ordering them and in using a computer search tool based on indexing means, for example of the full text type, to enable find them.
  • a first disadvantage of the first known technique is that the time spent on the classification of objects is important.
  • a second disadvantage of the first known technique is that to find an object it is necessary to remember its existence, and its characteristics and then find its location.
  • a third disadvantage of the first technique is that it is often necessary to know the principle of classification to find the object.
  • a disadvantage of the second known technique is the difficulty in finding the location of physical objects.
  • an object of the invention is thus to provide a management technique of a plurality of objects to adapt to the diversification of the characteristics of the objects of an object group to manage.
  • Another object of the invention is to provide a technique for automatic indexing of objects without human intervention.
  • Another object of the invention is to provide a technique enabling the user, after having reached and used an object or having consulted a document, to simply store it without having to remember the original location.
  • Another object of the invention is to provide a technique allowing a fully automated and computerized management of the objects to be managed.
  • Yet another object of the invention is to provide a technique that simplifies the use of the same database by several users by completely harmonizing the classification methods.
  • Yet another object of the invention is to provide a technique implementing search tools with a more user-friendly and intuitive interface. 4. Description of the invention
  • the invention thus relates to a device for managing a plurality of objects.
  • a device for managing a plurality of objects.
  • Such a device comprises means for archiving at least one of said objects comprising: means for obtaining at least one specific reference to said at least one object;
  • each archived object of a data tuple comprising said at least one reference of said object, said at least one location information and said at least one indexing attribute of said object.
  • a specific physical reference is obtained for each object, previously applied to the object (for example using an endorser) or, where appropriate, calculated and attributed and affixed by the device to the object.
  • This reference may especially be RFDD chip type, barcode, fingerprint, magnetic strip, or a self-adhesive label and be applied manually on the object, entered via a keyboard, or be read by a reader integrated in such a device.
  • Information about the location is also known (position in a ferry of storage, position on a shelf, placement in a drawer ...) of an object associated with its reference and its indexing attributes.
  • the tuple provided by the storage means makes it possible to recognize and keep a trace of an object when it is extracted or consulted.
  • the objects concerned by the invention may comprise several sub-objects and thus allow the management of a batch of sub-objects.
  • the reference obtained may be associated with, or may be treated as information of beginning and / or finalization of the object, such as when the object is a paper document with several sheets.
  • the device also makes it possible to manage a set of electronic objects and elements
  • said association means also make it possible to associate with said at least one reference additional information belonging to the group comprising: information on the origin of said object; information on the rights associated with said object; information on said indexing means; and said at least one stored tuple further comprises said at least one additional information.
  • additional information belonging to the group comprising: information on the origin of said object; information on the rights associated with said object; information on said indexing means; and said at least one stored tuple further comprises said at least one additional information.
  • Other information including the recipient (s) of the document and the name of the user who saved the document can also be associated with the reference.
  • said at least one reference constitutes one of said attributes associated with said at least one object. Such a reference can then be significant for the user.
  • said at least one reference or at least one of said references is distinctive.
  • Each object can be individually marked.
  • said location information associated with said at least one successively obtained reference for objects archived successively by the archiving means define successive archival locations.
  • the objects are placed one after the other and have location information that follow each other, which makes it easy to determine their location.
  • This embodiment of archiving is particularly advantageous in the case of paper documents, for example by stacking documents.
  • said characterization means are computer means belonging to the group comprising: scanner; equipment for optical character recognition.
  • the creation of the triplet is done automatically.
  • An electronic version of the paper document or photographic image is then obtained. This also makes it possible to identify attributes, or keywords, in the document that makes it possible to obtain or fill in a reference for the object if necessary.
  • such a device comprises means for storing said objects in which each object is stored, according to the location information associated with said at least one reference assigned to said object.
  • specific storage locations are provided.
  • the storage means may comprise one or more zones.
  • said storage means comprise at least two zones in which at least one object can be placed, each zone being associated with a distinct zone identifier, and in that said at least one reference is furthermore associated with a information relating to a zone identifier.
  • each zone is associated with: a receptacle in which objects are stored; and / or at least one interlayer each defining at least one sub-area in which objects are stored.
  • An insert can also contain information concerning a group of documents of the same nature that it delimits (for example a set of invoices issued by the same energy supplier), or a time stamp indication to delimit for example the set archived documents the same day.
  • the spacers are recognized as such by the device, either automatically (for example by means of an RFID chip or a barcode affixed to the interlayer) or by the provision of information to that effect by the user. Once the tab is recognized, the device increments the counter associated with the marking tabs.
  • At least one zone further comprises a receptacle belonging to the group comprising: sealed container; safe ; dump; mill.
  • a receptacle belonging to the group comprising: sealed container; safe ; dump; mill.
  • such a device comprises: means for importing n-tuples of data associated with objects archived by another device of the same nature as said device; means for concatenating said n-tuples of imported data with the n-tuples of data associated with objects archived by said device.
  • such a device comprises deletion means for a given object of said stored tuple.
  • the invention also relates to a device for managing a plurality of objects, each of said objects being associated with a n-tuple comprising at least one reference, at least one location information and at least one indexing attribute, and including means for unpacking at least one of said objects comprising: means for searching and / or selecting said at least one object by said attributes being indexed thereto; means for obtaining said at least one location information of said at least one desired and / or selected object.
  • unarchiving means being able to extract an object from the archiving means or, in the case of a set of paper documents, to be able to consult a document without removing it from its location.
  • searching means being able to extract an object from the archiving means or, in the case of a set of paper documents, to be able to consult a document without removing it from its location.
  • the preceding device comprises autonomous means belonging to the group comprising:
  • the delivery means may be implemented for example by a robot and the pointing means by a laser pointer.
  • said autonomous delivery means comprise means for recording said delivery.
  • said objects belong to the group comprising:
  • the invention applies in particular to the management of paper documents and electronic documents.
  • the digital and / or analog recording media concerned by the invention are of any type and in particular optical media (compact disc, DVD), hard disks, flash memories, vinyl records, cassettes.
  • the invention also relates to a method for managing a plurality of objects, including a step of archiving at least one of said objects comprising: a step of obtaining at least one specific reference to said at least one object ; a step of associating with said at least one reference of at least one archive location information of said at least one object; a step of characterizing a plurality of descriptive attributes associated with said at least one object; a step of indexing said at least one object making it possible to select at least one of said attributes, said indexing attribute; a storage step for each archived object of a data tuple comprising said at least one reference of said object, said at least one location information and said at least one indexing attribute of said object.
  • such a method comprises a step of unarchiving at least one of said objects comprising: a step of searching and / or selecting said at least one object by virtue of said attributes being indexed to it; a step of obtaining said at least one location information of said at least one sought and / or selected object.
  • a method making it possible to manage a plurality of objects further comprises: detection means that an object to be archived has already been archived by said means of archiving; replacement means, activated in the event of positive detection by said detection means, of the data tuple comprising said at least one reference, said at least one location information and said at least one indexing attribute of said object already archived by a new tuple including new location information.
  • an object unarchived or extracted for example for consultation if it is a paper document can be relocated to any location and new location information is automatically assigned to it. It should be noted that then the other data in the tuple remain unchanged.
  • the invention also relates to a computer program product comprising program code instructions for executing at least one step of the preceding methods and corresponding backup means. 5.
  • Figures Other characteristics will appear on reading the description of a particular embodiment and the diagram of the accompanying FIG. 1 illustrating in schematic form the elements of a management system of a paper document base according to the invention.
  • the invention thus relates to a device for managing a plurality of objects.
  • this document management system 10 comprises:
  • characterization means also called scanner, 11;
  • OCR character recognition tool
  • means 42 for generating document storage location information; means 18 for storing, in a database 9, n-tuples each comprising a document reference, an archive location information and attributes (in particular indexing attributes); automatic storage means 43 connected to a receptacle 12, also called filing tray; indexed search means 15 making it possible, during a phase of unarchiving or consulting a previously archived document, to find the desired document from a search based on one or more indexing attribute of this document;
  • means 17 for exporting associated with file compression means enabling the user to export in a compressed form the documents determined in a virtual document holder, notably in the form of a zip file.
  • Scanner 11 is used to scan documents. It should be noted that without departing from the scope of the invention a fax machine or a photocopier having this functionality can also be implemented.
  • This device also comprises in a non-illustrated variant: downloading means enabling the user to download specified documents from the documents in the list of documents; - means of sending by email; annotation means for annotating all the documents; means for saving the images of all the documents on a remote server.
  • system further comprises second storage means for storing in the database 9 information concerning the paper documents, including a history of the scans made, a history of consultations and exports made by the user.
  • the user can quickly archive documents, have instant access to content and quickly to the physical document.
  • FIG. 1 The operation of the system of FIG. 1 is now presented in more detail when a paper document is being archived.
  • the document is scanned, then a character recognition is carried out using suitable OCR software in order to obtain a plurality of descriptive attributes of the document.
  • We index the document by selecting some attributes called indexing attributes.
  • a reference is generated which is affixed to the document (for example by gluing a label bearing this reference).
  • Archive location information for this document is also generated.
  • a tuple specific to the document to be archived and including the aforementioned reference, the aforementioned archive location information and the aforementioned indexing attributes is stored in the database.
  • the document, after its labeling is stored automatically in the tray 12 for example by simple stacking in chronological order.
  • the document 20 to be archived already includes a reference (for example on a label stuck on this document).
  • reference generator 41 and means 44 for affixing references are replaced by means for reading the reference already present on the document. These reading means use for example the results of the character recognition performed on the document.
  • the user can introduce a colored interlayer and / or cardboard and / or numbered in the filing tray.
  • These dividers structure the stack of documents (or volume) into several parts (or chapters) composed of several pages.
  • These tabs may contain some fields such as a title, these fields will structure the final binder.
  • These tabs may also contain keywords or attributes that will be added as comments to the scanned paper documents afterwards.
  • the search engine 19 displays the search results as a list of documents.
  • the user can: send documents by mail, the system keeping track of this action; download or delete documents, the system keeping track of this action.
  • the user can consult the original.
  • the user can ask the system for the physical location of the document.
  • the system indicates the physical location of the document (for example "volume 2, page 75 (between tabs 5 and 6)"),
  • the system keeps track that this user has had access to the physical document. If the user wishes to extract the document, it specifies it, and the software keeps track of it. After extraction, the document can be:
  • such a device comprises a backup module of a copy of its database.
  • such a device comprises a module for editing a summary of the folder which highlights the different parts, or chapters, possibly separated by the dividers, the various pages, possibly accompanied their comments and / or a summary of their content.
  • a device according to the invention can manage several receptacles simultaneously, in particular to direct objects of different sizes, of different origin or different authors in specific receptacles.
  • the different receptacles or trays can be the different drawers of the same set.
  • the device according to the invention comprises the elements belonging to the group comprising: recognition means for informing the computer system of the bin where the object is located; interface with accounting software, or address book; robot for automatically changing the receptacles of the storage means; means of communication with a computer system relocated by a network; means for exporting n-tuples in various forms, in particular in the form of a table of contents or system representation (of the mind mapping type, with recognition of key concepts); means for remote interrogation via SMS, PDAs or electronic voice syntheses.
  • the device is placed directly downstream of a fax machine or a printer without departing from the scope of the invention.

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Abstract

L'invention concerne un dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets. Selon l'invention, un tel dispositif comprend des moyens d'archivage d'au moins un desdits objets comprenant: des moyens d'obtention d'au moins une référence spécifique audit au moins un objet; des moyens d'association à ladite au moins une référence d'au moins une information d'emplacement d'archivage dudit au moins un objet; des moyens de caractérisation d'une pluralité d'attributs descriptifs associés audit au moins un objet; des moyens d'indexation dudit objet permettant de sélectionner au moins un desdits attributs, dit attribut d'indexation; des moyens de mémorisation pour chaque objet archivé d'un n-uplet de données comprenant ladite au moins une référence dudit objet, ladite au moins une information d'emplacement et ledit au moins un attribut d'indexation dudit objet.

Description

DISPOSITIFS ET PROCÉDÉS PERMETTANT À UN UTILISATEUR DE GERER UNE PLURALITE D'OBJETS ET NOTAMMENT DE DOCUMENTS PAPIER
1. Domaine de l'invention
Le domaine de l'invention est celui de l'archivage, du classement et plus généralement de la gestion d'un groupe d'objets. Le domaine connexe de l'invention est celui de la gestion des informations et/ou de fonds documentaires.
Plus précisément l'invention concerne un procédé et/ou un dispositif permettant à un utilisateur de gérer une pluralité d'objets.
L'invention s'applique à toute sorte d'objets et notamment aux documents papiers, aux photographies et à leurs images électroniques obtenues par numérisation, et aux documents électroniques de tous types (texte, tableaux, images,...).
2. Art Antérieur 2.1. Contexte
Dans le cadre de la rationalisation des échanges et d'une croissance de la productivité des entreprises, l'appréhension de la gestion des flux de marchandises mais également des flux d'informations passe désormais par une approche dynamique des systèmes de référencement et par une identification de chaque objet et non seulement du lot initial auquel il appartient.
Ainsi, par exemple, les techniques de gestion logistique de nombreuses entreprises intègrent la pratique de la traçabilité. Cette tendance s'accompagne d'autre part d'une augmentation et une intensification des flux, ce qui nécessite pour les entreprises mais aussi pour les particuliers de disposer de techniques et d'outils de gestion mieux adaptées à l'évolution de leurs besoins.
On constate ainsi une demande pour des techniques de gestion des stocks et des archives offrant une meilleure adaptabilité et autorisant le partage des informations. En termes d'adaptabilité, on attend par exemple que ces techniques soient compatibles avec une grande variété de supports d'information (documents électroniques, documents papiers,...). En effet, du fait des habitudes et des délais d'adoption des nouvelles dispositions législatives, on constate que de très nombreux documents sont encore édités sous format papiers : factures, télécopie, lettres, publicités, déclarations diverses (impôts, embauche, certificats,...). On attend également que ces techniques permettent de s'adapter à la diversification des objets et/ou des informations. On attend encore des techniques dont la mise en œuvre ne nécessite pas de transformer les structures de stockage.
22 Techniques de l'Art antérieur
On connaît ainsi une première technique qui consiste à classer les objets selon une arborescence hiérarchique comprenant des classes, sous-classes,...
Cette première technique connue était la seule disponible avant l'apparition de l'informatique. Dans le cadre de la gestion de documents la mise en œuvre de cette technique revient à classer les documents dans des armoires, dossiers, sous dossiers, chemise, classeurs,... ou pour des documents électroniques en répertoires, sous répertoires,...
Ainsi dans cette première technique les objets peuvent être retrouvés à partir de la connaissance du réceptacle dans lequel ils ont été classés. Pour les documents papiers, une variante de cette première technique consiste à effectuer au préalable une copie du document sous format numérique, de façon à permettre une gestion numérique des documents et à conserver une copie sous format électronique.
On connaît également une deuxième technique qui consiste à placer sans les ordonner les objets au sein d'un même réceptacle et à utiliser un outil de recherche informatique s 'appuyant sur des moyens d'indexation, par exemple de type plein texte, pour permettre de les retrouver.
23. Inconvénients de l'Art Antérieur
Un premier inconvénient de la première technique connue est que le temps consacré au classement des objets est important.
Un deuxième inconvénient de la première technique connue est que pour retrouver un objet il est nécessaire de se souvenir de son existence, et de ses caractéristiques pour ensuite retrouver son emplacement. Un troisième inconvénient de la première technique est qu'il est souvent nécessaire de connaître le principe de classement pour retrouver l'objet.
Ainsi, par exemple pour des documents papiers, il est souvent malaisé de trouver une information qui a été classée par ses collègues, prédécesseurs, secrétaires, patrons car on ne connaît pas ou on ne comprend pas forcément leurs méthodes d'archivage. Il est également difficile de savoir quels documents existent et quels documents sont accessibles.
Un inconvénient de la deuxième technique connue est la difficulté à retrouver l'emplacement d'objets physiques.
3. Objectifs de l'invention L'invention, dans au moins un mode de réalisation, a notamment pour objectif de pallier ces différents inconvénients de l'état de la technique.
Plus précisément, un objectif de l'invention est ainsi de fournir une technique de gestion d'une pluralité d'objets permettant de s'adapter à la diversification des caractéristiques des objets d'un groupe d'objet à gérer. Un autre objectif de l'invention est de fournir une technique permettant une indexation automatique des objets sans intervention humaine.
Un autre objectif de l'invention est de fournir une technique permettant de retrouver les caractéristiques et/ou le contenu d'un objet ou d'un document papier sans avoir besoin d'atteindre l'original. Un autre objectif de l'invention est de fournir une technique permettant de spécifier l'emplacement exact du document recherché et en évitant ainsi à un utilisateur de chercher manuellement dans les réceptacles de stockage et/ou de classement.
Un autre objectif de l'invention est de fournir une technique permettant à l'utilisateur, après avoir atteint et utilisé un objet ou encore d'avoir consultation un document, de le ranger simplement, sans avoir à se souvenir de l'emplacement original.
L'utilisateur peut conserver une copie de sa base documentaire pour des questions de sécurité. Un autre objectif de l'invention est de fournir une technique permettant une gestion entièrement automatisée et informatisée des objets à gérer.
Encore un autre objectif de l'invention est de fournir une technique simplifiant l'utilisation d'une même base par plusieurs utilisateurs en harmonisant totalement les méthodes de classement.
Encore un autre objectif de l'invention est de fournir une technique mettant en œuvre des outils de recherche présentant une interface plus conviviale et intuitive. 4. Description de l'invention
L'invention concerne ainsi un dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets. Un tel dispositif comprend des moyens d'archivage d'au moins un desdits objets comprenant : des moyens d'obtention d'au moins une référence spécifique audit au moins un objet ;
- des moyens d'association à ladite au moins une référence d'au moins une information d'emplacement d'archivage dudit au moins un objet ; - des moyens de caractérisation d'une pluralité d'attributs descriptifs associés audit au moins un objet ;
- des moyens d'indexation dudit objet permettant de sélectionner au moins un desdits attributs, dit attribut d'indexation ;
- des moyens de mémorisation pour chaque objet archivé d'un n-uplet de données comprenant ladite au moins une référence dudit objet, ladite au moins une information d'emplacement et ledit au moins un attribut d'indexation dudit objet.
Ainsi on obtient une référence spécifique physique pour chaque objet, appliquée au préalable sur l'objet (par exemple à l'aide d'un endosseur) ou le cas échéant calculée et attribuée et apposée par le dispositif sur l'objet. Cette référence peut notamment être de type puce RFDD, code barre, empreinte digitale, bande magnétique, ou une étiquette autocollante et être appliquée manuellement sur l'objet, saisie par l'intermédiaire d'un clavier, ou être lue par un lecteur intégré à un tel dispositif. On connaît également l'information sur l'emplacement (position dans un bac de rangement, position sur une étagère, placement dans un tiroir ...) d'un objet associée à sa référence et à ses attributs d'indexation.
D'autre part le n-uplet fourni par les moyens de mémorisation permet de reconnaître et de conserver une trace d'un l'objet lorsqu'il est extrait ou consulté. II est à noter que les objets concernés par l'invention peuvent comprendre plusieurs sous- objets et ainsi permettre la gestion d'un lot de sous-objets. Dans ce cas, la référence obtenue peut être associée à, ou encore être traitée comme une information de commencement et/ou de finalisation de l'objet, comme par exemple lorsque l'objet est un document papier comportant plusieurs feuillets. Le dispositif permet également de gérer un ensemble d'objets et d'élément électroniques
(éléments immatériels).
Selon une caractéristique avantageuse, lesdits moyens d'association permettent en outre d'associer à ladite au moins une référence une information supplémentaire appartenant au groupe comprenant : - des informations sur l'origine dudit objet ; des informations sur les droits associés audit objet ; des informations sur lesdits moyens d'indexation ; et ledit au moins un n-uplet mémorisé comprend en outre ladite au moins une information supplémentaire. Ainsi on a accès aux informations permettant le traitement informatique. D'autres informations parmi lesquelles le ou les destinataire(s) du document et le nom de l'utilisateur ayant enregistré le document peuvent également être associés à la référence.
Avantageusement, ladite au moins une référence constitue un desdits attributs associés audit au moins un objet. Une telle référence peut alors être signifiante pour l'utilisateur.
Préférentiellement, pour chaque objet, ladite au moins une référence ou au moins une desdites références est distinctive. Chaque objet peut ainsi être marqué individuellement.
Selon un mode de réalisation avantageux, lesdites informations d'emplacement associées à ladite au moins une référence successivement obtenu pour des objets archivés successivement par les moyens d'archivage définissent des emplacements d'archivage successifs. Ainsi, les objets sont placés à la suite les uns des autres et possèdent des informations d'emplacement qui se suivent, ce qui permet de déterminer facilement leur emplacement. Ce mode de réalisation de l'archivage se révèle particulièrement avantageux dans le cas de documents papier, par exemple en empilant les documents.
De façon préférentielle, lesdits moyens de caractérisation sont des moyens informatiques appartenant au groupe comprenant : scanner ; équipement pour la reconnaissance optique de caractères.
Ainsi, la création du triplet se fait automatiquement. On obtient alors une version électronique du document papier ou de l'image photographique. Ceci permet d'autre part d'identifier des attributs, ou des mots clés, dans le document permettant d'obtenir ou encore de renseigner une référence pour l'objet le cas échéant.
Selon un mode de réalisation avantageux, un tel dispositif comprend des moyens de stockage desdits objets dans lesquels sont stockés chaque objet, selon l'information d'emplacement associée à ladite au moins un référence attribuée audit objet. Ainsi on prévoit des emplacements de stockage spécifique. Il est à noter que les moyens de stockage peuvent comprendre une ou plusieurs zones.
Selon un aspect particulier, lesdits moyens de stockage comprennent au moins deux zones dans lesquelles peuvent être placées au moins un objet, chaque zone étant associée à un identifiant de zone distinct, et en ce que à ladite au moins une référence est associé en outre une information relative à un identifiant de zone.
Ainsi, il est possible de préciser la zone dans laquelle est placé l'objet. Selon un autre aspect particulier, chaque zone est associée à : un réceptacle dans lequel sont stockés des objets ; et/ou au moins un intercalaire définissant chacun au moins une sous-zone dans laquelle sont stockés des objets.
Ainsi, dans le cas de la gestion de documents papier, il est possible de stocker dans des réceptacles (bacs,...) et de reconstituer des registres, consultables directement par l'utilisateur, sans l'intermédiaire d'un équipement informatique. Un intercalaire peut contenir en outre des informations concernant un groupe de documents de même nature qu'il délimite (par exemple un ensemble de facture émise par un même fournisseur d'énergie), ou une indication d'horodatage pour délimiter par exemple l'ensemble des documents archivés un même jour. Par ailleurs, les intercalaires sont reconnus comme tels par le dispositif, soit automatiquement (par exemple grâce à une puce RFID ou un code barre apposé sur l'intercalaire) soit par la fourniture d'information en ce sens par l'utilisateur. Une fois l'intercalaire reconnu, le dispositif incrémente le compteur associé au marquage des intercalaires.
Selon un aspect avantageux, au moins une zone comprend en outre un réceptacle appartenant au groupe comprenant : bac scellé ; coffre fort ; dépotoir ; broyeur. Ainsi, l'accès aux objets peut être protégé et les documents marqués à détruire ne sont plus extractibles.
Avantageusement un tel dispositif comprend : des moyens d'importation de n-uplets de données associés à des objets archivés par un autre dispositif de même nature que ledit dispositif; - des moyens de concaténation desdits n-uplets de données importés avec les n-uplets de données associés à des objets archivés par ledit dispositif.
Ainsi il est possible d'exporter ou d'importer des objets entre plusieurs dispositifs. Selon un mode de réalisation original, un tel dispositif comprend des moyens de suppression pour un objet donné dudit n-uplet mémorisé.
Ainsi, les références d'un objet extrait des moyens d'archivage peuvent être supprimées. L'invention concerne également un dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets, chacun desdits objets étant associé à un n-uplet comprenant au moins une référence, au moins une information d'emplacement et au moins un attribut d'indexation, et comprenant des moyens de désarchivage d'au moins un desdits objets comprenant : des moyens de recherche et/ou de sélection dudit au moins un objet grâce auxdits attributs lui étant indexés ; - des moyens d'obtention de ladite au moins une information d'emplacement dudit au moins un objet recherché et/ou sélectionné.
Dans tout le document, on entend par désarchivage le fait de pouvoir extraire un objet des moyens d'archivage ou bien dans le cas d'un ensemble de documents papiers de pouvoir consulter un document sans le retirer de son emplacement. Ainsi on peut rechercher un objet spécifique en effectuant une recherche sur les attributs, obtenir sa référence et déterminer son emplacement.
Avantageusement le dispositif précédent comprend des moyens autonomes appartenant au groupe comprenant :
- moyens autonomes de livraison dudit objet en fonction de ladite au moins une information d'emplacement ; moyens autonomes de pointage dudit objet en fonction de ladite au moins une information d'emplacement.
Les moyens de livraison peuvent être mis en œuvre par exemple par un robot et les moyens de pointage par un pointeur laser. Selon un aspect préférentiel, lesdits moyens autonomes de livraison comprennent des moyens de consignation de ladite livraison.
Ainsi il subsiste une trace de l'opération de livraison. De façon préférentielle, lesdits objets appartiennent au groupe comprenant :
- coupures de presse ;
- timbres ;
- factures ; - questionnaires ;
- cartes de visite ;
- formulaires ;
- ordonnances médicales;
- relevés périodiques ; - cartes postales ;
- lettres ;
- supports d'enregistrement numérique et/ou analogique.
L'invention s'applique en effet notamment à la gestion de documents papiers et de documents électroniques. Les supports d'enregistrement numériques et/ou analogiques concernés par l'invention sont de tout type et en particulier les supports optique (disque compact, DVD), les disques dur, les mémoires flash, les disques vinyle, les cassettes.
L'invention concerne encore un procédé permettant la gestion d'une pluralité d'objets, incluant une étape d'archivage d'au moins un desdits objets comprenant : une étape d'obtention d'au moins une référence spécifique audit au moins un objet ; une étape d'association à ladite au moins une référence d'au moins une information d'emplacement d'archivage dudit au moins un objet ; une étape de caractérisation d'une pluralité d'attributs descriptifs associés audit au moins un objet ; - une étape d'indexation dudit au moins un objet permettant de sélectionner au moins un desdits attributs, dit attribut d'indexation ; une étape de mémorisation pour chaque objet archivé d'un n-uplet de données comprenant ladite au moins une référence dudit objet, ladite au moins une information d'emplacement et ledit au moins un attribut d'indexation dudit objet.
Avantageusement, un tel procédé comprend une étape de désarchivage d'au moins un desdits objets comprenant : une étape de recherche et/ou de sélection dudit au moins un objet grâce auxdits attributs lui étant indexés ; une étape d'obtention de ladite au moins une information d'emplacement dudit au moins un objet recherché et/ou sélectionné. Selon un aspect préférentiel de l'invention un tel procédé permettant la gestion d'une pluralité d'objets comprend en outre : des moyens de détection qu'un objet à archiver a déjà fait l'objet d'un archivage par lesdits moyens d'archivage ; des moyens de remplacement, activés en cas de détection positive par lesdits moyens de détection, du n-uplet de données comprenant ladite au moins une référence, ladite au moins une information d'emplacement et ledit au moins un attribut d'indexation dudit objet déjà archivé par un nouveau n-uplet comprenant une nouvelle information d'emplacement.
Ainsi, un objet désarchivé ou extrait par exemple pour consultation s'il s'agit d'un document papier peut être replacé à un emplacement quelconque et une nouvelle information d'emplacement lui est alors automatiquement attribuée. Il faut noter qu'alors les autres données du n-uplet restent inchangées.
L'invention concerne également un produit programme d'ordinateur comprenant des instructions de code de programme pour l'exécution d'au moins une étape des procédés précédents et des moyens de sauvegarde correspondants. 5. Figures D'autres caractéristiques apparaîtrons à la lecture de la description d'un mode de réalisation particulier et du schéma de la figure 1 attenant illustrant sous forme schématique les éléments d'un système de gestion d'une base de documents papiers selon l'invention.
6. Description d'un mode de réalisation de l'invention Comme il a précisé auparavant, l'invention concerne ainsi un dispositif de gestion d'une pluralité d'objets.
Dans la suite du présent document, on présente un mode de réalisation particulier d'un système selon l'invention destiné à permettre la gestion de documents papier. Ce système combine les moyens des dispositifs d'archivage et de désarchivage selon l'invention. Comme illustré sur la figure 1, ce système 10 de gestion de documents papier 20 comprend :
- des moyens de caractérisation, encore appelés scanner, 11 ;
- d'un outil de reconnaissance de caractères (OCR) 14 ; des moyens d'indexation 40 ; - des moyens de visualisation 30 ;
- des moyens 41 de génération de référence de documents ;
- des moyens 44 d'apposition d'une référence sur le document (par exemple par collage d'une étiquette comportant cette référence) ;
- des moyens 42 de génération d'informations d'emplacement d'archivage de document ; des moyens 18 de mémorisation, dans une base de donnée 9, de n-uplets comprenant chacun une référence de document, une information d'emplacement d'archivage et des attributs (notamment des attributs d'indexation) ; des moyens 43 de stockage automatique reliés à un réceptacle 12, encore appelés bac de classement ; des moyens 15 de recherche indexés permettant, lors d'une phase de désarchivage ou consultation d'un document préalablement archivé, de retrouver le document souhaité à partir d'une recherche basée sur un ou plusieurs attribut d'indexation de ce document ;
- des moyens 17 d'exportation associés à des moyens de compression de fichiers, permettant à l'utilisateur d'exporter sous une forme compressée les documents déterminés dans un porte documents virtuel, notamment sous forme de fichier zip .
Le scanner 11 est utilisé pour numériser les documents. Il est à noter que sans sortir du cadre de l'invention un télécopieur ou un photocopieur disposant de cette fonctionnalité peuvent aussi être mis en œuvre. Ce dispositif comprend également dans une variante non illustrée: des moyens de téléchargement permettant à l'utilisateur de télécharger des documents déterminés parmi les documents de la liste de documents ; - des moyens d'envoi par email ; des moyens d'annotation pour annoter tous les documents ; - des moyens pour sauvegarder sur un serveur distant les images de tous les documents.
Dans une variante de ce mode de ce mode de réalisation, il peut être envisagé que le système comporte en outre des seconds moyens de mémorisation permettant de mémoriser dans la base de données 9 des informations concernant les documents papier, notamment un historique des numérisations effectuées, un historique des consultations et des exportations effectuées par l'utilisateur.
L'utilisateur peut ainsi archiver très rapidement les documents, avoir accès instantanément au contenu et rapidement au document physique.
On présente maintenant plus en détail le fonctionnement du système de la figure 1 lors de l'archivage d'un document papier 20. On scanne le document, puis on effectue une reconnaissance de caractères, grâce à un logiciel adéquat de type OCR, afin d'obtenir une pluralité d'attributs descriptifs du document. On indexe le document en sélectionnant certains attributs dits attributs d'indexation. On génère une référence que l'on appose sur le document (par exemple par collage d'une étiquette portant cette référence). On génère également une information d'emplacement d'archivage pour ce document. On mémorise dans la base de données un n-uplet spécifique au document à archiver et comprenant la référence précitée, l'information d'emplacement d'archivage précitée et les attributs d'indexation précités. Par ailleurs, le document, après son étiquetage, est stocké automatiquement dans le bac 12 par exemple par simple empilage selon un ordre chronologique.
Dans une variante non illustrée, le document 20 à archiver comporte déjà une référence (par exemple sur une étiquette collée sur ce document). Dans ce cas, par rapport à l'exemple de la figure 1, le générateur de référence 41 et les moyens 44 d'apposition des références sont remplacés par un moyen de lecture de la référence déjà présente sur le document. Ces moyens de lecture utilisent par exemple les résultats de la reconnaissance de caractère effectuée sur le document.
Régulièrement, l'utilisateur peut introduire un intercalaire coloré et/ou cartonné et/ou numéroté dans le bac de classement. Ces intercalaires structurent la pile de documents (ou volume) en plusieurs parties (ou chapitres) composées de plusieurs pages. Ces intercalaires pourront contenir certains champs tels qu'un titre, ces champs permettront de structurer le classeur finalement obtenu. Ces intercalaires pourront aussi contenir des mots clés ou attributs qui seront ajoutés comme commentaires aux documents papiers scannées ensuite. Lors de la recherche, l'utilisateur saisit une requête pour retrouver le document cherché (par exemple les mots clés contenus dans le document). Le moteur de recherche 19 affiche les résultats de la recherche sous forme d'une liste de documents.
Pour chaque document, l'utilisateur peut :
- prévisualiser un aperçu du document ; - éditer l'image du document (par exemple sous format pdf, le système gardant une trace de cette action ; - commenter les documents, le commentaire sera lisible à chaque prévisualisation du document, les commentaires seront aussi recherchables,
- comparer deux documents, le système indiquera tous les ajouts et suppressions effectués entre les deux documents ; - consulter l'historique de chaque document (qui et quand l'a regardé, extrait, etc).
Pour un ensemble de documents sélectionnés parmi les documents de la liste de documents, l'utilisateur peut : envoyer des documents par mail, le système gardant une trace de cette action ; télécharger ou supprimer des documents, le système gardant une trace de cette action.
Lors de la consultation, si la visualisation d'une copie du document ne suffit pas, l'utilisateur peut consulter l'original.
Après avoir prévisualisé le document, l'utilisateur peut demander au système l'emplacement physique du document. Le système indique l'emplacement physique du document (par exemple «volume 2, page 75 (entre les intercalaires 5 et 6 )»),
Le système garde une trace que cet utilisateur a eu accès au document physique. Si l'utilisateur désire extraire le document, il le précise, et le logiciel en garde trace. Après extraction, le document peut être :
- replacé à sa position d'origine dans sa pile, il conserve alors son autocollant/onglet et ni son indexation ni son emplacement ne sont pas modifiés par le système ; ou réindexé, son indexation et son emplacement et son information d'emplacement sont supprimés du système (qui en garde tout de même trace), l'utilisateur repasse le document dans le scanner, qui le traitera comme un nouveau document et il sera donc classé simplement, sans que l'utilisateur ait à tenir compte de son emplacement initial ; ou - replacé dans une position différente de sa position d'origine, ce qui change l'information d'emplacement, tandis que sa référence et ses attributs d'indexation sont conservés.
Dans une autre variante de ce mode de réalisation, un tel dispositif comprend un module de sauvegarde d'une copie de sa base de documents. Ainsi, même en cas d'incendie, une copie de tous les documents est conservée dans un lieu sur, notamment sur un serveur distant.
Dans encore une autre variante de ce mode de réalisation, un tel dispositif comprend un module d'édition d'un sommaire du classeur qui met en avant les différentes parties, ou les chapitres, éventuellement séparés par les intercalaires, les différentes pages, éventuellement accompagnées de leurs commentaires et/ou d'un résumé de leur contenu.
Il est clair qu'il peut être envisagé de mettre en œuvre le procédé et/ou le dispositif selon l'invention pour gérer tout autre ensemble d'objets quelconques sans sortir du cadre de l'invention.
Dans un mode de réalisation particulier de l'invention, un dispositif selon l'invention peut gérer plusieurs réceptacles simultanément, notamment pour diriger les objets de tailles différentes, d'origine différente ou d'auteurs différents dans des réceptacles spécifiques.
Dans un autre mode de réalisation de l'invention, les différents réceptacles ou bacs peuvent constituer les différents tiroirs d'un même ensemble.
En outre il peut être envisagé que le dispositif selon l'invention comprenne les éléments appartenant au groupe comprenant : moyens de reconnaissance pour informer le système informatique du bac où se trouve l'objet ; interface avec des logiciels de comptabilité, ou de carnet d'adresse ; robot pour changer automatique les réceptacles des moyens de stockage ; - moyens de communication avec un système informatique délocalisé par un réseau ; - moyens d'exportation des n-uplets sous différentes formes, en particulier sous forme de table des matière ou de représentation systémique (de type mind mapping, avec reconnaissance de concepts clés) ; moyens d'interrogation à distance via des SMS, des PDA ou des synthèses de voix électroniques.
Il peut encore être envisagé que le dispositif soit placé directement en aval d'un télécopieur ou d'une imprimante sans sortir du cadre de l'invention.

Claims

REVENDICATIONS
1. Dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets, caractérisé en ce qu'il comprend des moyens d'archivage d'au moins un desdits objets comprenant : des moyens d'obtention d'au moins une référence spécifique audit au moins un objet ;
- des moyens d'association à ladite au moins une référence d'au moins une information d'emplacement d'archivage dudit au moins un objet ; des moyens de caractérisation d'une pluralité d'attributs descriptifs associés audit au moins un objet ; - des moyens d'indexation dudit objet permettant de sélectionner au moins un desdits attributs, dit attribut d'indexation ;
- des moyens de mémorisation pour chaque objet archivé d'un n-uplet de données comprenant ladite au moins une référence dudit objet, ladite au moins une information d'emplacement et ledit au moins un attribut d'indexation dudit objet.
2. Dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets selon la revendication 1, caractérisé en ce que lesdits moyens d'association permettent en outre d'associer à ladite au moins une référence une information supplémentaire appartenant au groupe comprenant :
- des informations sur l'origine dudit objet ;
- des informations sur les droits associés audit objet ; - des informations sur lesdits moyens d'indexation ; et en ce que ledit au moins un n-uplet mémorisé comprend en outre ladite au moins une information supplémentaire.
3. Dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets selon l'une quelconque des revendications 1 et 2, caractérisé en ce que ladite au moins une référence constitue un desdits attributs associés audit au moins un objet.
4. Dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets selon l'une quelconque des revendications 1 à 3, caractérisé en ce que, pour chaque objet, ladite au moins une référence ou au moins une desdites références est distinctive.
5. Dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets selon l'une quelconque des revendications 1 à 4, caractérisé en ce que lesdites informations d'emplacement associées à ladite au moins une référence successivement obtenu pour des objets archivés successivement par les moyens d'archivage définissent des emplacements d'archivage successifs.
6. Dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets selon l'une quelconque des revendications 1 à 5, caractérisé en ce que lesdits moyens de caractérisation sont des moyens informatiques appartenant au groupe comprenant :
- scanner ;
- équipement pour la reconnaissance optique de caractères.
7. Dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets selon l'une quelconque des revendications 1 à 6, caractérisé en ce qu'il comprend des moyens de stockage desdits objets dans lesquels sont stockés chaque objet, selon l'information d'emplacement associée à ladite au moins une référence obtenue pour ledit objet.
8. Dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets selon la revendication 7, caractérisé en ce que lesdits moyens de stockage comprennent au moins deux zones dans lesquelles peuvent être placées au moins un objet, chaque zone étant associée à un identifiant de zone distinct, et en ce que lesdits moyens d'association permettent en outre d'associer à ladite au moins une référence une information relative à un identifiant de zone.
9. Dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets selon la revendication 8, caractérisé en ce que chaque zone comprend : - un réceptacle dans lequel sont stockés des objets ; au moins un intercalaire définissant chacun au moins une sous-zone dans laquelle sont stockés des objets.
10. Dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets selon l'une des revendications 8 ou 9, caractérisé en ce qu'au moins une zone comprend un réceptacle appartenant au groupe comprenant :
- bac scellé ; - coffre fort ;
- dépotoir ;
- broyeur.
11. Dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets selon l'une des revendications 1 à 10, caractérisé en ce qu'il comprend : - des moyens d'importation de n-uplets de données associés à des objets archivés par un autre dispositif de même nature que ledit dispositif;
- des moyens de concaténation desdits n-uplets de données importés avec les n- uplets de données associés à des objets archivés par ledit dispositif.
12. Dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets selon l'une quelconque des revendications 1 à 11, caractérisé en ce qu'il comprend des moyens de suppression pour un objet donné dudit n-uplet mémorisé.
13. Dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets, chacun desdits objets étant associé à un n-uplet comprenant au moins une référence, au moins une information d'emplacement associée et au moins un attribut d'indexation, caractérisé en ce qu'il comprend des moyens de désarchivage d'au moins un desdits objets comprenant : des moyens de recherche et/ou de sélection dudit au moins un objet grâce auxdits attributs lui étant indexés ; des moyens d'obtention de ladite au moins une information d'emplacement dudit au moins un objet recherché et/ou sélectionné.
14. Dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets selon la revendication 13, caractérisé en ce qu'il comprend des moyens autonomes appartenant au groupe comprenant : - moyens autonomes de livraison dudit objet en fonction de ladite au moins une information d'emplacement ;
- moyens autonomes de pointage dudit objet en fonction de ladite au moins une information d'emplacement.
15. Dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets selon l'une quelconque des revendications 13 et 14, caractérisé en ce que lesdits moyens autonomes de livraison comprennent des moyens de consignation de ladite livraison.
16. Dispositif permettant la gestion d'une pluralité d'objets selon l'une quelconque des revendications 1 à 15, caractérisé en ce que lesdits objets appartiennent au groupe comprenant :
- coupures de presse ;
- timbres ;
- factures ;
- questionnaires ; - cartes de visite ;
- formulaires ;
- ordonnances médicales;
- relevés périodiques ;
- cartes postales ; - lettres ;
- supports d'enregistrement numérique et/ou analogique.
17. Procédé permettant la gestion d'une pluralité d'objets, caractérisé en ce qu'il comprend une étape d'archivage d'au moins un desdits objets comprenant : une étape d'obtention d'au moins une référence spécifique audit au moins un objet ; une étape d'association à ladite au moins une référence d'au moins une information d'emplacement d'archivage dudit au moins un objet ; - une étape de caractérisation d'une pluralité d'attributs descriptifs associés audit au moins un objet ;
- une étape d'indexation dudit au moins un objet permettant de sélectionner au moins un desdits attributs, dit attribut d'indexation ; - une étape de mémorisation pour chaque objet archivé d'un n-uplet de données comprenant ladite au moins une référence dudit objet, ladite au moins une information d'emplacement et ledit au moins un attribut d'indexation dudit objet.
18. Procédé permettant la gestion d'une pluralité d'objets, chacun desdits objets étant associé à au moins un n-uplet comprenant au moins une référence, au moins une information d'emplacement et au moins un attribut d'indexation, caractérisé en ce qu'il comprend une étape de désarchivage d'au moins un desdits objets comprenant :
- une étape de recherche et/ou de sélection dudit au moins un objet grâce auxdits attributs lui étant indexés ; une étape d'obtention de ladite au moins information d'emplacement dudit au moins un objet recherché et/ou sélectionné.
19. Procédé permettant la gestion d'une pluralité d'objets selon l'une quelconque des revendications 17 et 18, caractérisé en ce qu'il comprend en outre :
- des moyens de détection qu'un objet à archiver a déjà fait l'objet d'un archivage par lesdits moyens d'archivage ; - des moyens de remplacement, activés en cas de détection positive par lesdits moyens de détection, du n-uplet de données comprenant ladite au moins une référence, ladite au moins une information d'emplacement et ledit au moins un attribut d'indexation dudit objet déjà archivé par un nouveau n-uplet comprenant une nouvelle information d'emplacement.
20. Produit programme d'ordinateur téléchargeable depuis un réseau de communication et/ou stocké sur un support lisible par ordinateur et/ou exécutable par un microprocesseur, caractérisé en ce qu'il comprend des instructions de code de programme pour l'exécution des étapes du procédé comprenant une étape d'archivage et/ou de désarchivage selon l'une au moins des revendications 17 à 19, lorsqu'il est exécuté sur un ordinateur.
21. Moyens de sauvegarde, éventuellement totalement ou partiellement amovible, lisible par un ordinateur, stockant un jeu d'instructions exécutables par ledit ordinateur pour mettre en œuvre le procédé comprenant une étape d'archivage et/ou de désarchivage selon l'une au moins des revendications 17 à 19.
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