JP2002055976A

JP2002055976A - 文書管理システム及び方法

Info

Publication number: JP2002055976A
Application number: JP2000245139A
Authority: JP
Inventors: Kazuyuki Saito; 和之齋藤
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2000-08-11
Filing date: 2000-08-11
Publication date: 2002-02-20

Abstract

(57)【要約】【課題】ネットワーク上において、原本文書と電子化文
書との統合管理を合理的に行うことを可能とする。【解決手段】ＵＲＩ添付部１０７は、保管すべき原本文
書の保管場所情報を含むＵＲＩを生成し、画像入力部１
０６、電子化文書作成部１０８で得られた原本文書に対
応する電子データにこれを付加する。こうして得られた
文書データは文書データ１０３に登録される。保管場所
制御部１１０は、原本文書の保管状況を管理する。クラ
イアント１０５は、ＵＲＩから保管場所要求スクリプト
ＵＲＬを生成し、これをサーバ１０９に送信する。サー
バ１０９は保管場所要求スクリプトを起動し、ＵＲＬで
特定される原本文書の保管場所を表示するためのＨＴＭ
Ｌファイルを作成し、クライアント１０５に返送する。
クライアント１０５ではこれをＷｅｂブラウザにて表示
する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子文書と原本文
書とを統合的に管理する文書管理システム及び方法に関
する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、紙文書等の原本文書と電子文書
とを統合的に取り扱うドキュメント管理システムの場
合、原本文書を光学的に入力した文書画像そのものや、
原本文書を光学的に入力し、その文書画像からテキスト
領域のみを文字認識し、文書画像と認識結果を併せたも
の等を電子化文書データとし、ワードプロセッサ等で作
成した電子文書と同一の文書データベースで保管や検索
をすることによって「統合」管理としていた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記例
では、電子化文書（原本文書を光学的に読みとって得ら
れた画像データを元にしたデータ）と電子文書（ワープ
ロ等によって作成したデータ）を管理するに留まり、原
本文書そのものを管理してはいない。

【０００４】原本文書を管理する必要のある場合におい
て、以下の問題があった。即ち、（１）物理的な「机」「引き出し」等の保管場所と、電
子的な「データベース」との連携がなく、ネットワーク
上での管理ができなかった。（２）原本文書とその保管場所との間に連携がなく紛失
するおそれがあった。

【０００５】本発明は、上記の問題に鑑みてなされたも
のであり、ネットワーク上において、原本文書と電子化
文書との統合管理を合理的に行えるようにすることを目
的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めの本発明の一態様による文書管理システムは以下の構
成を備える。即ち、保管すべき原本文書を識別する識別
情報を生成する生成手段と、前記原本文書を保管する保
管場所をネットワーク上において他のデジタル機器と共
有する共有手段と、前記識別情報および前記共有手段に
より共有される保管場所のネットワーク上での位置情報
を前記原本文書に対応する電子データに付加して登録す
る登録手段と、前記原本文書の保管状況を管理し、該保
管状況を示す情報を前記識別情報に基づいて取得可能に
管理する管理手段と、前記原本文書の保管状況の取得を
要求する要求手段と、前記要求手段によって要求が発生
した場合に、前記管理手段によって前記原本文書の識別
情報に基づいてその保管状況を取得し、当該要求元に返
答する返答手段とを備える。

【０００７】また、上記の目的を達成するための本発明
の他の態様による文書管理方法は以下の工程を備える。
すなわち、保管すべき原本文書を識別する識別情報を生
成する生成工程と、前記原本文書を保管する保管場所を
ネットワーク上において他のデジタル機器と共有する共
有工程と、前記識別情報および前記共有工程により共有
される保管場所のネットワーク上での位置情報を前記原
本文書に対応する電子データに付加して登録する登録工
程と、前記原本文書の保管状況を管理し、該保管状況を
示す情報を前記識別情報に基づいて取得可能に管理する
管理工程と、前記原本文書の保管状況の取得を要求する
要求工程と、前記要求工程によって要求が発生した場合
に、前記管理工程によって前記原本文書の識別情報に基
づいてその保管状況を取得し、当該要求元に返答する返
答工程とを備える。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、添付の図面を参照して本発
明の好適な実施形態を説明する。

【０００９】＜第１の実施形態＞本実施形態では、コン
ピュータを中心として、ネットワークにより接続された
デジタル機器間でデジタル化された文書データによる情
報のやり取りが行われる際の文書データと原本文書の保
管を行う構成を説明する。

【００１０】図１は第１の実施形態による文書管理シス
テムの構成を表わすブロック図である。図１において、
１０１は各デジタル機器間を接続するネットワークであ
る。１０２はデータベースを管理するサーバ、１０３は
電子化文書を保管する文書データベースである。１０４
はプリンタやディスプレイ等を備えた出力部、１０５は
文書データの検索指示や、原本文書の取り出し要求等を
行うクライアントである。１０６はスキャナ等の画像入
力部、１０７はネットワーク上のデータの特定方法であ
るＵＲＩ（Uniform Resource Identifier）を原本文書
に添付するＵＲＩ添付部、１０８は画像入力部１０６に
よって得られた原本文書の入力画像から電子化文書を作
成する電子化文書作成部である。１０９は物理的保管場
所をネットワーク上で共有させるためのサーバ、１１０
は保管場所に原本文書が保管されているか否かのチェッ
クや所定の保管場所への搬送などを制御する保管場所制
御部、１１１はネットワーク上で特定できる物理的保管
場所、１１２はネットワーク上で特定できるデータとし
て扱う原本文書である。

【００１１】次に処理の流れについて図２、図３、図
４、図５のフローチャートにしたがって説明する。

【００１２】まず、画像入力部１０６より文書画像を入
力する（ステップＳ２０１）。次に、電子化文書作成部
１０８において、入力した文書画像をもとに電子化文書
データを作成する（ステップＳ２０２）。図３は、電子
化文書作成処理の手順の一例を説明するフローチャート
である。図３を用いて電子化文書データの作成処理の例
を説明する。本例では、ステップＳ３０１で、画像入力
部１０６より得られた画像に対してＯＣＲ処理（文字認
識処理）を行い、文字コードを抽出する。そして、さら
にステップＳ３０２において、ＯＣＲの処理結果を用い
てＸＭＬデータを生成し、それを電子化文書データとし
ている。

【００１３】以上のようにして電子化文書データが作成
されると、次にステップＳ２０３（図２）において文書
保管処理を行う。図４は文書保管処理の一例を説明する
フローチャートである。

【００１４】本例では、まず、保管場所制御部１１０に
よって原本文書保管場所決定処理（Ｓ４０１）を行い、
原本文書の保管揚所を選択し決定する。ここでは、例え
ば保管場所（キャビネット等の、原本文書の物理的な保
管場所）の一覧を表示し、オペレータが当該原本文書の
保管先として適切と思われるものを選択することにより
行う。なお、保管場所一覧は、そのデータがサーバ１０
９に保持されているものとする。

【００１５】次に、そのステップＳ４０１で決定された
原本文書保管場所をＵＲＩに変換する（ステップＳ４０
２）。例えば、サーバ「Ａ」の「引き出し２」に「書類
１００１」を保管するのであれば、ＵＲＩは、ＵＲＮ(U
niform Resource Name)で、ＵＲＮ：”識別子”：”Ｉ
Ｄ文字列”（例えばURN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01
001）などのように表記する。次に、先に作成した電子
化文書データに、上記ＵＲＩを付加し、これをサーバ１
０２により文書データベース１０３に登録する（ステッ
プＳ４０３）。なお、ここで、識別子はその後に続く番
号や文字列の意味を決めるために用いられる。すなわ
ち、この例の場合、識別子「E-HIKIDASI」は、「その後
に続くのは、「固有の保管場所と文書識別の文字列」で
ある」ということを意味付けるために用いられている
（例えば、３３７４という数字列があった場合、それ自
体ではその意味は定まらないが、識別子が「TEL」なら
ばその番号は内線電話番号となり、「所属」であれば所
属部署IDとなる）。なお、その識別子そのものがどうい
う意味を持っているか（どのような分野のものでその後
のデータが何を表すか）といった管理が別途必要となる
が、本実施形態では、サーバ１０９がそれを管理してい
る。

【００１６】また、ＵＲＩ添付部１０７において、原本
文書に上記ＵＲＩを添付する（Ｓ４０４）。添付の方法
は、原本への直接印刷、原本を入れた封筒に印刷、原本
にＵＲＩシール付加等がある。次に原本文書を先に定め
た所定の保管場所へ保管する（ステップＳ４０５）。保
管方法は、自動的に搬送する方法や、オペレータによる
運搬等がある。なお、原本の添付されるＵＲＩシールに
は、ＵＲＮが印刷されるものとする。ＵＲＩは現状、Ｕ
ＲＬとＵＲＮから成り立っている規格である。ＵＲＬは
Ｗｅｂ上の物理的な位置の指定に用いられるものであ
り、ＵＲＮは固有の名前によるデータの指定に用いられ
る。ここでは、ＵＲＮで原本文書そのものを指定し、Ｕ
ＲＬでその原本文書の保管場所を指定することを意図し
ている。

【００１７】以上のようにして、原本文書には、自身を
特定するＩＤとその保管場所を示す内容が添付され、対
応する保管場所に保管されることになる。

【００１８】また、保管した文書データおよび原本文書
の出力（取り出し）について、図５に従い説明する。

【００１９】まず、クライアント１０６において、文書
データベース１０３を検索する（ステップＳ５０１）。
検索については、あらかじめ保管する際に付加したキー
ワードに対して行う等の方法が挙げられる。検索方法は
ここでは問わない。検索文書データがあったならば、検
索された文書の電子化文書データを文書データベース１
０３より取得し、クライアント１０３側のディスプレイ
等の出力部１０４にその内容を出力表示する（ステップ
Ｓ５０３）。

【００２０】この時、クライアントからサーバ１０９に
対して保管場所表示を要求する（ステップＳ５０４）。
その際に、検索された文書に付与されたＵＲＩ（例え
ば、URN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は、「保
管場所表示スクリプト」ＵＲＬ(UniformResource Locat
or)に変換される。例えば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/
“保管場所表示スクリプト”のように表記し、xxxxには
サーバＡのＩＰアドレス等、yyyyには“引き出し”のコ
ンピュータ管理上のディレクトリ名等、zzzzには“書
類”のコンピュータ管理上のファイル名等に、それぞれ
変換される。クライアントはそのＵＲＬをサーバに要求
することによって、保管場所表示要求のスクリプトをサ
ーバに起動させる。このとき、スクリプトの例としては
ＣＧＩ(CommonGateway Interface)を用いる等の方法が
ある。

【００２１】本実施形態の場合は電子化文書を登録する
データベースが「変換用のテーブル」ということにな
る。本例の場合、原本文書を保管した場所をサーバが管
理する仮想的なディレクトリとして扱うことによって、
その保管場所自体がＵＲＬとなることを想定している。
すなわち、データベースには電子化文書を登録する際
に、原本文書のＵＲＮ（何を）とＵＲＬ（どこに）をあ
わせて登録するので、原本の検索をした結果、電子化文
書に付加されているＵＲＮ（何を）が判明すると同時
に、その保管場所であるＵＲＬ（どこに）も判明するこ
とになる。さらにそのＵＲＬに各種スクリプトを付加す
ることによって、サーバ１０９に対し、ネットワークを
通じてその電子化文書ならびに原本を管理させている。

【００２２】次に、サーバ１０９は、クライアント１０
５から受け取ったＵＲＬから、そのスクリプトの処理を
判断し、スクリプトを起動する（ここでは保管場所表示
処理）。

【００２３】保管場所表示処理スクリプトは保管場所表
示要求の結果を出力し、サーバ１０９がこれをＨＴＭＬ
ファイルとしてクライアント１０５に返し、クライアン
ト１０６側で出力表示する（ステップＳ５０５）。例え
ば、「保管場所： “キャビネットＡ”／“引き出し２”／
“書類１００１”」「保管状況：保管中」のように表示される。なお、上記の例ではＨＴＭＬファ
イルをクライアントのブラウザに表示させているが、表
示方法やＭＩＭＥタイプは上記に限られるものではな
い。また、保管場所制御部１１０は上記保管状況を通知
するために、各原本文書について保管状況を保持したテ
ーブルを有する。

【００２４】次に、その文書データの原本文書を取り出
すか否かを決定する（ステップＳ５０６）。原本文書を
取り出すのであれば、クライアント１０５からサーバ１
０９に対して原本取り出しを要求する（ステップＳ５０
７）。その際に、ＵＲＩ（例えば、URN:E-HIKIDASI:ID-
1999-00A-02-01001）は「取り出し要求スクリプト」Ｕ
ＲＬ(UniformResource Locator)に変換され、クライア
ントはそのＵＲＬをサーバに要求することによって、原
本取り出し要求のスクリプトをサーバに起動させる。

【００２５】なお、変換されたＵＲＬにおいては、例え
ば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/“取り出し要求スクリプ
ト”のように表記され、xxxxにはサーバＡのＩＰアドレ
ス等、yyyyには“引き出し”のコンピュータ管理上のデ
ィレクトリ名等、zzzzには“書類”のコンピュータ管理
上のファイル名等にそれぞれ変換される。

【００２６】サーバ１０９は受け取ったＵＲＬから、そ
のスクリプトの処理を判断し、原本取り出しスクリプト
を起動する。原本取り出しスクリプトは取り出し要求の
結果を出力し、サーバ１０９がこれをクライアント１０
５に返し、クライアント１０５側で出力表示する（ステ
ップＳ５０８）。この場合、例えば、「取り出し…許可」のように表示される。

【００２７】ここで要求が許可されたならば、原本文書
取り出し処理を行う（ステップＳ５０９、Ｓ５１０）。
取り出し方法は、自動的に搬送する方法や、オペレータ
による運搬等がある。

【００２８】また、要求された原本文書が、すでに他の
オペレータによって取り出されている場合には、（ステ
ップＳ５０８）において不許可の結果が表示される。他
のオペレータに取り出されたか否かは、原本文書が自動
搬送されるシステム場合はその搬送結果を保持すればよ
いし、オペレータが取り出すシステムの場合は原本文書
を取り出した旨をサーバ１０９に通知するようオペレー
タが操作することになる。

【００２９】以上説明したように、上記実施形態によれ
ば、ネットワーク上で物理的な保管場所や原本文書の管
理、原本文書紛失のリスクの削減、原本文書の管理の自動化等が図れる効果がある。

【００３０】＜第２の実施形態＞また、要求された原本
文書が、すでに他のオペレータによって取り出され、原
本保管場所表示の際に、「出庫中」などと表示された場
合に、その原本文書が返却された際にサーバ１０９から
クライアント１０５に通知するように要求を出すことも
可能である。第２の実施形態ではこの場合の処理を説明
する。

【００３１】図６は第２の実施形態による原本文書保管
処理の流れを説明するフローチャートである。

【００３２】まず、クライアント１０５において文書デ
ータを検索後、ＵＲＩを基に、クライアント側に原本文
書の保管場所が表示される（ステップＳ６０１）。な
お、ここでは上述したステップＳ５０１〜Ｓ５０３の処
理を省略して説明している。

【００３３】保管場所の表示は、例えば、「保管場所…
“キャビネットＡ”／“引き出し２”／“書類１００
１”」、「保管状況…出庫中」のように表示される。

【００３４】次に、その文書データの原本が出庫中であ
る場合であれば、クライアント１０５からサーバ１０９
に対して返却通知を要求する（ステップＳ６０２、ステ
ップＳ６０３）。その際に、ＵＲＩ（例えば、URN:E-HI
KIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は「返却通知スクリプ
ト」ＵＲＬ(Uniform ResourceLocator)に変換される。
これは、例えば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/“返却通知ス
クリプト”のように表記し、xxxxはサーバＡのＩＰアド
レス等、yyyyは“引き出し”のコンピュータ管理上のデ
ィレクトリ名等、zzzzは“書類”のコンピュータ管理上
のファイル名等に、それぞれ変換して解釈する。クライ
アント１０５はそのＵＲＬをサーバに要求することによ
って、返却通知要求スクリプトをサーバに起動させる。

【００３５】次に、サーバ１０９は受け取ったＵＲＬか
ら、そのスクリプトの処理を判断し、スクリプトを起動
する（ここでは返却通知スクリプトが起動される）。そ
して、保管場所制御部１１０によってその原本が返却さ
れたかどうかを監視し（ステップＳ６０４）、返却され
たならば、サーバ１０９が返却通知出力をクライアント
１０５に返し、返却された旨をクライアント１０５側で
出力表示する（ステップＳ６０６）。この場合、例え
ば、「書類１００１が返却されました。」のように表示
される。

【００３６】ステップＳ６０２で原本文書が保管中であ
った場合、或いはステップＳ６０６で原本文書の返却通
知を行った場合、処理はステップＳ６０７へ進む。ステ
ップＳ６０７以降の処理は、第１の実施形態で説明した
ステップＳ５０６以降の処理と同様であるが、一応説明
を行う。

【００３７】まず、保管中であった原本文書或いは返却
された原本文書を取り出すか否かを決定する（ステップ
Ｓ６０７）。取り出すのであれば、クライアント１０５
から原本取り出しをサーバ１０９に対して要求する（ス
テップＳ６０８）。その際に、ＵＲＩ（例えば、URN:E-
HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は「取り出し要求ス
クリプト」ＵＲＬ(UniformResource Locator)に変換さ
れる。これは、例えば、HTTP//xxxx/yyyy/zzzz/“取り
出し要求スクリプト”のように表記され、xxxxはサーバ
ＡのＩＰアドレス等、yyyyは“引き出し”のコンピュー
タ管理上のディレクトリ名等、zzzzは“書類”のコンピ
ュータ管理上のファイル名等に、それぞれ変換され解釈
される。クライアント１０５はそのＵＲＬをサーバ１０
９に要求することによって、原本取り出し要求スクリプ
トをサーバに起動させる。

【００３８】次に、サーバは受け取ったＵＲＬから、そ
のスクリプトの処理を判斬判断し、スクリプトを起動す
る（ここでは原本取り出しスクリプトが起動される）。
スクリプトは取り出し要求の結果を出力し、サーバ１０
９がこれをクライアント１０５に返し、クライアント１
０９側で出力表示する（ステップＳ６０９）。例えば、
「取り出し…許可」のように表示される。そして、ここ
で要求が許可されたならば、原本取り出し処理を行う
（ステップＳ６１１）。なお、取り出し方法は、自動的
に搬送する方法や、オペレータによる運搬等がある。

【００３９】以上のように第２の実施形態によれば、第
１の実施形態による効果に加えて、取り出し中の原本文
書が返却されたか否かを監視し、返却されたことをクラ
イアントに通知することが可能となる。

【００４０】なお、本発明は、複数の機器（例えばホス
トコンピュータ、インタフェイス機器、リーダ、プリン
タなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの
機器からなる装置（例えば、複写機、ファクシミリ装置
など）に適用してもよい。

【００４１】また、本発明の目的は、前述した実施形態
の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記
録した記憶媒体（または記録媒体）を、システムあるい
は装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュ
ータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納された
プログラムコードを読み出し実行することによっても、
達成されることは言うまでもない。この場合、記憶媒体
から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施
形態の機能を実現することになり、そのプログラムコー
ドを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実
行することにより、前述した実施形態の機能が実現され
るだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、
コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステ
ム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行い、
その処理によって前述した実施形態の機能が実現される
場合も含まれることは言うまでもない。

【００４２】さらに、記憶媒体から読み出されたプログ
ラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カー
ドやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わ
るメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示
に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備
わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、
その処理によって前述した実施形態の機能が実現される
場合も含まれることは言うまでもない。

【００４３】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
ネットワーク上において、原本文書と電子化文書との統
合管理を合理的に行うことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】第１の実施形態による文書管理システムの構成
を表わすブロック図である。

【図２】第１の実施形態の画像入力処理から文書保管処
理までのフローチャートである。

【図３】電子化文書作成処理の手順の一例を説明するフ
ローチャートである。

【図４】文書保管処理の一例を説明するフローチャート
である。

【図５】第１の実施形態の原本文書取り出し処理の例を
示すフローチャートである。

【図６】第２の実施形態による原本文書保管処理の流れ
を説明するフローチャートである。

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】保管すべき原本文書を識別する識別情報
を生成する生成手段と、前記原本文書を保管する保管場所をネットワーク上にお
いて他のデジタル機器と共有する共有手段と、前記識別情報および前記共有手段により共有される保管
場所のネットワーク上での位置情報を前記原本文書に対
応する電子データに付加して登録する登録手段と、前記原本文書の保管状況を管理し、該保管状況を示す情
報を前記識別情報に基づいて取得可能に管理する管理手
段と、前記原本文書の保管状況の取得を要求する要求手段と、前記要求手段によって要求が発生した場合に、前記管理
手段によって前記原本文書の識別情報に基づいてその保
管状況を取得し、当該要求元に返答する返答手段とを備
えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】前記識別情報は、前記原本文書のネット
ワーク上での固有の名前を意味するURN（Uniform Resou
rce Name）で構成され、前記共有手段により共有される
保管場所のネットワーク上での位置情報がURL(Uniform
Resource Locator)で保管場所を示す情報を含んで構成
されることを特徴とする請求項１に記載の文書管理シス
テム。
【請求項３】前記要求手段は、前記識別情報に基づい
て、保管場所のネットワーク上での位置情報（URL）か
ら、さらに要求内容に応じたスクリプトを起動させるた
めのＵＲＬを生成し、前記返答手段は、前記ＵＲＬに基づいて対応するスクリ
プトを起動して前記保管状況を取得し、これを用いて当
該要求元への返答を行うことを特徴とする請求項１に記
載の文書管理システム。
【請求項４】前記返答手段は、前記要求手段による要
求が前記原本文書の保管場所の表示要求であった場合
に、前記原本文書の保管場所と当該文書の存否を前記保
管状況として取得することを特徴とする請求項１に記載
の文書管理システム。
【請求項５】前記返答手段は、前記要求手段による要
求が前記原本文書の取り出し要求であった場合に、前記
原本文書が既に取り出されているかどうかを前記保管状
況を示す情報から取得し、前記要求元に取り出しの可否
を通知することを特徴とする請求項１に記載の文書管理
システム。
【請求項６】前記返答手段は、前記要求手段による要
求が前記原本文書の保管場所への返却通知であった場合
に、前記原本文書が返却されたか否かを前記保管状況を
示す情報に基づいて判断し、該原本文書の返却を前記要
求元に通知することを特徴とする請求項１に記載の文書
管理システム。
【請求項７】前記返答手段は、前記要求手段による要
求が前記原本文書の取り出し要求であった場合に、前記
原本文書が既に取り出されているかどうかを前記保管状
況を示す情報から取得して前記要求元に取り出しの可否
を通知し、前記要求手段は、更に、前記返答手段からの通知が取り
出し不可であった場合に、当該原本文書の保管場所への
返却通知を要求し、前記返答手段は、更に前記要求手段による要求が前記原
本文書の保管場所への返却通知であった場合に、前記原
本文書が返却されたか否かを前記保管状況を示す情報に
基づいて判断し、該原本文書の返却を前記要求元に通知
することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システ
ム。
【請求項８】保管すべき原本文書を識別する識別情報
を生成する生成工程と、前記原本文書を保管する保管場所をネットワーク上にお
いて他のデジタル機器と共有する共有工程と、前記識別情報および前記共有工程により共有される保管
場所のネットワーク上での位置情報を前記原本文書に対
応する電子データに付加して登録する登録工程と、前記原本文書の保管状況を管理し、該保管状況を示す情
報を前記識別情報に基づいて取得可能に管理する管理工
程と、前記原本文書の保管状況の取得を要求する要求工程と、前記要求工程によって要求が発生した場合に、前記管理
工程によって前記原本文書の識別情報に基づいてその保
管状況を取得し、当該要求元に返答する返答工程とを備
えることを特徴とする文書管理方法。
【請求項９】前記識別情報は、ネットワーク上での固
有の名前を意味するURN（UniformResource Name）で構
成され、前記共有手段により共有される保管場所のネッ
トワーク上での位置情報がURL(Uniform ResourceLocato
r)で前記原本文書の保管場所を示す情報を含んで構成さ
れることを特徴とする請求項８に記載の文書管理方法。
【請求項１０】前記要求工程は、前記識別情報に基づ
いて、保管場所のネットワーク上での位置情報（URL）
から、さらに要求内容に応じたスクリプトを起動させる
ためのＵＲＬを生成し、前記返答工程は、前記ＵＲＬに基づいて対応するスクリ
プトを起動して前記保管状況を取得し、これを用いて当
該要求元への返答を行うことを特徴とする請求項８に記
載の文書管理方法。
【請求項１１】前記返答工程は、前記要求工程による
要求が前記原本文書の保管場所の表示要求であった場合
に、前記原本文書の保管場所と当該文書の存否を前記保
管状況として取得することを特徴とする請求項８に記載
の文書管理方法。
【請求項１２】前記返答工程は、前記要求工程による
要求が前記原本文書の取り出し要求であった場合に、前
記原本文書が既に取り出されているかどうかを前記保管
状況を示す情報から取得し、前記要求元に取り出しの可
否を通知することを特徴とする請求項８に記載の文書管
理方法。
【請求項１３】前記返答工程は、前記要求工程による
要求が前記原本文書の保管場所への返却通知であった場
合に、前記原本文書が返却されたか否かを前記保管状況
を示す情報に基づいて判断し、該原本文書の返却を前記
要求元に通知することを特徴とする請求項８に記載の文
書管理方法。
【請求項１４】前記返答工程は、前記要求工程による
要求が前記原本文書の取り出し要求であった場合に、前
記原本文書が既に取り出されているかどうかを前記保管
状況を示す情報から取得して前記要求元に取り出しの可
否を通知し、前記要求工程は、更に、前記返答工程からの通知が取り
出し不可であった場合に、当該原本文書の保管場所への
返却通知を要求し、前記返答工程は、更に前記要求工程による要求が前記原
本文書の保管場所への返却通知であった場合に、前記原
本文書が返却されたか否かを前記保管状況を示す情報に
基づいて判断し、該原本文書の返却を前記要求元に通知
することを特徴とする請求項８に記載の文書管理方法。
【請求項１５】請求項８乃至１４のいずれかに記載の
文書管理方法をコンピュータによって実現するための制
御プログラムを格納することを特徴とする記憶媒体。