TWI466012B

TWI466012B - 文件處理方法

Info

Publication number: TWI466012B
Application number: TW101133178A
Authority: TW
Inventors: Cheng Lung Liu
Original assignee: Kinpo Elect Inc; Cal Comp Electronics & Comm Co
Priority date: 2012-09-11
Filing date: 2012-09-11
Publication date: 2014-12-21
Also published as: CN103679044A; TW201411475A

Description

文件處理方法

本發明是有關於一種文件處理技術，且特別是有關於一種文件處理方法。

現有印表機在列印電子文件時無法提醒使用者儲存檔案，而當使用者忘記儲存時，會遺失該份電子文件。又由於當電腦中毒或硬碟損毀也可能會遺失大量文件。此外，電子文件經列印或是紙本文件經複印/傳真後，在印表機上無人領取的列印紙張，成為資料外洩的風險來源，因此未經授權的第三者很容易竊取其中的機密資料。因此如何管理列印/複印/傳真之後的文件以及如何在文件處理過程中獲得檔案備份的保障，這是一個有待克服的課題。

有鑑於此，本發明提出文件處理方法，藉以解決先前技術所述及的問題。

本發明提供一種文件處理方法，適用於文件處理系統，文件處理系統包括用戶端電腦(client computer)以及多功能事務機(multi-functional printer)。文件處理方法包括下列步驟：當使用者從用戶端電腦對電子文件下達列印指令時，判斷電子文件是否已存檔；若否，則用戶端電腦產生提醒請求以詢問使用者是否對電子文件存檔；若是或當使用者回應提醒請求對電子文件存檔時，則多功能事務機根據電子文件中的註記文字或列印資訊產生特徵值；以及將特徵值結合於電子文件內容而轉換成文件影像，使特徵值隨著電子文件的內容列印到紙張上，且將文件影像備份於儲存單元。

本發明另提出一種文件處理方法，適用於文件處理系統，文件處理系統包括多功能事務機，文件處理方法包括下列步驟：驗證使用者的使用者識別資訊；當使用者為允許的用戶時，允許使用者從多功能事務機對紙本文件下達複印指令；以及執行複印指令以將該紙本文件轉換成文件影像，且根據文件影像中的註記文字或列印資訊產生特徵值，且將特徵值結合紙本文件的內容而列印到紙張上，且將文件影像備份於儲存單元。

本發明另提出一種文件處理方法，適用於文件處理系統，文件處理系統包括多功能事務機，文件處理方法包括下列步驟：當使用者從多功能事務機對用戶端電腦之電子文件下達列印指令時，判斷電子文件是否已存檔；若否，則多功能事務機產生提醒請求以詢問使用者是否對電子文件存檔；若是或當使用者回應提醒請求對電子文件存檔時，則多功能事務機根據電子文件中的註記文字或列印資訊產生特徵值；以及將特徵值結合於電子文件內容而轉換成文件影像，使特徵值隨著電子文件的內容列印到紙張上，且將文件影像備份於儲存單元。

本發明另提出一種文件處理方法，適用於文件處理系統，文件處理系統包括多功能事務機，文件處理方法包括下列步驟：驗證使用者的使用者識別資訊；當使用者為允許的用戶時，允許使用者從多功能事務機對紙本文件下達傳真指令；以及執行傳真指令以將紙本文件轉換成文件影像，且根據文件影像中的註記文字或列印資訊產生特徵值，且將特徵值結合紙本文件的內容而列印到接收端的紙張上，且將文件影像備份於儲存單元。

在本發明的一實施例中，特徵值包括一段文字、一段可解的編碼、索引值或行動條碼(QR code)之至少一者。

在本發明的一實施例中，特徵值包括文件影像的儲存路徑。

在本發明的一實施例中，儲存單元為多功能事務機的儲存模組。

在本發明的一實施例中，儲存模組包括硬碟機、記憶卡、記憶碟、磁帶機、光碟片或磁碟陣列系統。

在本發明的一實施例中，儲存單元包括檔案庫(archives)或雲端伺服器(cloud server)及文件管制中心(file control center)之至少一者。

在本發明的一實施例中，使用者從文件處理系統登入儲存單元時，驗證使用者是否為允許的用戶，若是，則進入還原檔案執行程序，若否，則禁用而登出該儲存單元。

在本發明的一實施例中，還原檔案執行程序包括步驟：提供使用者主介面，並引導使用者輸入特徵值；以及提供使用者次介面，以搜尋符合特徵值對應的文件影像，並指示使用者還原檔案。

在本發明的一實施例中，文件處理方法更包括步驟：文件處理系統允許使用者依其權限從用戶端電腦查閱儲存模組單元所儲存的文件影像的歷程記錄。

在本發明的一實施例中，文件處理方法更包括步驟：文件處理系統允許使用者在查閱該文件影像的歷程記錄時要求將文件影像傳送到特定位置，或以訊息格式傳送到特定位置。

在本發明的一實施例中，儲存單元更包括記錄關聯於電子文件的電腦名稱資訊、使用者資訊或時間資訊。

在本發明的一實施例中，若使用者仍未回應該提醒請求對電子文件存檔，則禁止對電子文件執行對應的處理。

在本發明的一實施例中，提醒請求係為提醒視窗，以當判斷電子文件未存檔時，詢問使用者是否對電子文件存檔。

在本發明的一實施例中，用戶端電腦為智慧型手機、平板電腦或個人電腦。

在本發明的一實施例中，使用者主介面的畫面顯示在用戶端電腦的顯示幕上或多功能事務機的顯示幕上。

在本發明的一實施例中，使用者識別資訊包括使用者密碼或身份識別碼。

在本發明的一實施例中，使用者從該文件處理系統登入儲存單元時，驗證使用者是否為允許的用戶，若是，則進入還原檔案執行程序，若否，則禁用而登出儲存單元。

基於上述，本發明之文件處理方法在列印電子文件時，若電子文件尚未存檔時會在用戶端電腦提醒使用者。另一方面，倘若使用者對紙本文件進行複印或傳真時，會先驗證及確認使用者的使用者識別資訊。此外，待列印的電子文件或待複印/待傳真的紙本文件經轉換成為文件影像之後可以備份到儲存單元，且列印到紙張的內容包含特徵值，方便使用者日後追蹤所備份的文件影像。如此一來，使用者可以獲得檔案備份的保障以及提高資訊管理的安全性。

為讓本發明的上述特徵和優點能更明顯易懂，下文特舉實施例，並配合所附圖式作詳細說明如下。

現將詳細參考本發明之實施例，並在附圖中說明所述實施例之實例。另外，在圖式及實施方式中使用相同標號的元件/構件代表相同或類似部分。

在例示性實施例中將提出文件處理系統的數種文件處理方法的流程。文件處理系統在執行電子文件的列印或對紙本文件複印/傳真的過程中，將待列印的電子文件或待複印的紙本文件經轉換成為文件影像。電子文件泛指可在電腦操作及顯示的各種文件檔案。在詳細說明本發明的文件處理方法之前，為了使本領域的普通技術人員能夠更清楚應用文件處理系統的相關架構，下文先明確地描述多功能事務機(multi-functional printer)以及文件處理系統的電路架構。

圖1是依照本發明一實施例的多功能事務機的電路方塊圖。請參閱圖1，此多功能事務機100包括中央處理單元10、輸入/輸出(Input/Output，I/O)模組12(例如，顯示面板與按鍵、或是觸控面板)、掃描模組14、列印模組16、電腦介面模組18、可用於備份文件影像的儲存模組20、可作為資料緩衝器的記憶體模組22(例如，隨機存取記憶體)以及通信模組24。中央處理單元10包含解碼器26。輸入/輸出模組12、掃描模組14、列印模組16、電腦介面模組18、儲存模組20、記憶體模組22及通訊模組24連接中央處理單元10。儲存模組20具體可以為硬碟機、記憶卡、記憶碟、磁帶機、光碟片或磁碟陣列系統，但不以此為限。

圖2是依照本發明一實施例的文件處理系統的示意圖。請合併參閱圖1和圖2，文件處理系統200包括用戶端電腦(client computer)110以及多功能事務機100。用戶端電腦110可電性連接多功能事務機100，或者是用戶端電腦110藉由有線網路或無線網路而連接至多功能事務機100的通信模組24，通信模組24可以為無線網路、有線網路或者是傳真模組或者其中的組合，在此不加以侷限。多功能事務機100的儲存模組20可用於備份文件影像。此外，用戶端電腦110具體可以為智慧型手機、平板電腦或個人電腦，或是其他可編輯、閱讀電子文件的電子設備。

值得一提的是，圖2也顯示另一種文件處理系統200的處理型態，包括用戶端電腦110以及多功能事務機100。用戶端電腦110可電性連接多功能事務機100，或者是用戶端電腦110藉由有線網路或無線網路而連接至多功能事務機100的通信模組24，通信模組24可以為無線網路、有線網路或者是傳真模組或者其中的組合，在此不加以侷限。從圖2所揭露，列印的指令可以由用戶端電腦110下達該等指令給多功能事務機100，也可以是多功能事務機100經由所述的通信模組24與用戶端電腦110連接，即在多功能事務機100對用戶端電腦110所開啟或正在執行/作業的檔案亦或畫面經操作後執行列印/傳真作業，這些僅是對可行的文件處理方法的其中的方法之一，在其他可具體實施的部分應也均被涵蓋。

多功能事務機100可經由網路連接到網路伺服器以備份文件影像。舉例而言，多功能事務機100將文件影像備份到檔案庫(archives)120或雲端伺服器(cloud server)130或文件管制中心(file control center)140。

下文將詳細說明本發明的各種文件處理方法。

[第一實施例]

當使用者在用戶端開啟電子文件或是在編輯電子文件之後，可能會進行列印。圖3是依照本發明一實施例執行列印功能的文件處理方法的流程圖。請參閱圖3，文件處理方法的步驟如下。

如步驟S301所示，使用者從用戶端電腦對電子文件下達列印指令。接著如步驟S303所示，文件處理系統判斷電子文件是否已存檔，倘若否則進入步驟S305，倘若是則進入步驟S307。

如步驟S305所示，電子文件尚否存檔，為了避免使用者忘記儲存電子文件，在用戶端電腦提醒使用者。舉例而言，圖4繪示在用戶端電腦的顯示幕產生提醒視窗，提醒視窗中具有提醒請求，可以詢問使用者是否對電子文件存檔。舉例而言，使用者還可以選擇欲儲存檔案的目地路徑及/或檔名，並將電子文件存檔。然後進入步驟S307。如步驟S307所示，判斷用者是否回應提醒請求而對電子文件存檔，若判斷結果為是，進入步驟S311。在步驟S307中若使用者仍未回應提醒請求，則禁止對電子文件執行對應的處理(步驟S309)。

如步驟S311所示，多功能事務機的中央處理單元可根據電子文件中的註記文字或列印資訊產生特徵值。接著如步驟S313所示，將特徵值結合於電子文件內容而轉換成文件影像，使特徵值隨著電子文件的內容列印到紙張上，且將文件影像備份於儲存單元。

承上述，所指的註記文字可以是粗體文字、加底線文字或螢光文字等，而所產生的特徵值可以包括一段文字、一段可解的編碼、索引值或行動條碼(QR code)，但不以此為限。優選地，特徵值還可以包括所述文件影像的儲存路徑。

其中，文件影像的格式可以為pdf、doc、docx、html、jpg、png、bmp或gif，但不以此為限。

其中，多功能事務機的列印模組可將特徵值列印在紙張的邊緣或角落而不影響列印文件的內容，或者將特徵值以粗體文字或加底線文字印在列印文件的內容之中，或者將特徵值以浮水印形式列印在列印文件的背景內容。請參照圖11的具有嵌入特徵值的列印文件示意圖。舉例而言，特徵值的列印位置可以是在位置P1、P2、P3和P4的至少一者。圖11中，特徵值在位置P1、P2、P3和P4分別對應為粗體文字、加底線文字、行動條碼和一段包含文件影像的儲存路徑的文字。本發明對於特徵值的形式或列印位置不特別限制，可以根據使用者的需求而有所更動。

其中，儲存單元可以如圖1所繪示的多功能事務機100的儲存模組20。此外，儲存單元也可以如圖2所繪示的檔案庫120、雲端伺服器130及文件管制中心140之至少一者，從而多功能事務機100的中央處理單元10可將文件影像儲存至檔案庫120或雲端伺服器130或多功能事務機的儲存模組20，或以電子郵件方式傳送到文件管制中心140。文件管制中心140能夠依照檔案得知哪一個使用者使用了列印功能。此外，檔案庫120、雲端伺服器130、儲存模組20或文件管制中心140還可記錄關聯於電子文件的電腦名稱資訊、使用者資訊或時間資訊。如此一來，使用者可以獲得檔案備份的保障。

為了完善上述方案，文件處理系統中的儲存單元(例如，檔案庫、雲端伺服器、儲存模組或文件管制中心)還可以設定使用者權限，且可依使用者的設定來加密，據以管制各文件影像及/或防止駭客竊取資料。

圖5是依照本發明另一實施例的文件處理方法的流程圖。請參閱圖5。在例示性實施例中，如圖3所示的步驟S313之後，還可以包括步驟S315與S317。

如步驟S315所示，文件處理系統允許使用者依其權限從用戶端電腦查閱儲存單元(例如，檔案庫、雲端伺服器、儲存模組或文件管制中心)也可以透過多功能事務機配置的一NFC模組、DLNA模組，將檔案傳輸到對應的行動電話、平板電腦的儲存裝置或硬碟內；所儲存的文件影像的歷程記錄。歷程記錄可以包括文件影像的事件名稱說明、日期資料、時間資料、流水號。

由於檔案庫、雲端伺服器、儲存模組或文件管制中心可記錄關聯於電子文件的電腦名稱資訊、使用者資訊或時間資訊，因此使用者可藉由智慧型手機、平板電腦或個人電腦依日期、使用者資訊或電腦名稱資訊的排序來搜尋相關的文件影像，從而方便使用者追蹤所備份的文件影像。

接著如步驟S317所示，文件處理系統允許使用者在查閱文件影像的歷程記錄時要求將文件影像傳送到特定位置，或以訊息格式(例如電子郵件方式)傳送到特定位置。

在又一例示性實施例中，由於列印後的紙張具有特徵值，而特徵值包括一段文字或索引值，甚者還包括文件影像的儲存路徑(例如在圖11位置P4的特徵值)。因此，使用者在步驟S315和步驟S317的過程中，可以參看紙張上的特徵值來追蹤所備份的文件影像。

在又一例示性實施例中，由於列印後的紙張具有特徵值，而特徵值可以是一段可解的編碼。當使用者欲尋找列印文件的相關文件影像時，可藉由多功能事務機的掃描模組對此特徵值掃描，再藉由文件處理系統來告知使用者，從而得知文件影像的儲存路徑。

在又一例示性實施例中，以圖11的位置P3為例，特徵值是行動條碼(QR code)。當使用者欲尋找列印文件的相關文件影像時，可藉由多功能事務機的掃描模組對行動條碼掃描，或是以智慧型手機或平板電腦對行動條碼掃描，再藉由文件處理系統來告知使用者，例如顯示在用戶端電腦的顯示幕上或多功能事務機的顯示幕上，從而得知文件影像的儲存路徑。

[第二實施例]

為了管理未經授權而使用多功能事務機的複印/傳真功能，當使用者欲使用多功能事務機進行複印/傳真功能前，必須在多功能事務機的輸入/輸出模組(例如，按鍵或觸控面板)輸入使用者密碼，或是在多功能事務機的讀卡機上驗證感應卡，或者以其方式先驗證使用者的身份。

圖6是依照本發明另一實施例執行複印功能的文件處理方法的流程圖。請參閱圖6，文件處理方法的步驟如下。

如步驟S601所示，驗證使用者的使用者識別資訊，藉以提昇資訊管理的安全性及/或限制輸出紙本文件。使用者識別資訊可包括使用者密碼或身份識別碼，但不以此為限。

接著如步驟S603所示，多功能事務機判斷使用者是否為允許的用戶，倘若否則進入步驟S605，倘若是則進入步驟S607。

如步驟S605所示，使用者不是允許的用戶，因此禁用多功能事務機。

如步驟S607所示，使用者是允許的用戶，因此允許使用者從多功能事務機對紙本文件下達複印指令的功能。

接著如步驟S609所示，當多功能事務機執行複印指令時，將紙本文件轉換成文件影像且根據文件影像中的註記文字或列印資訊產生特徵值，且將特徵值結合紙本文件的內容而列印到紙張上。

承上述，所指的註記文字可以是粗體文字、加底線文字或螢光文字等，而所產生的特徵值可以包括一段文字、一段可解的編碼、索引值或行動條碼(QR code)，但不以此為限。此外，特徵值還可以包括所述文件影像的儲存路徑(例如在圖11位置P4的特徵值)。

其中，多功能事務機的列印模組可將特徵值列印在紙張的邊緣或角落而不影響複印文件的內容，或者將特徵值以粗體文字或加底線文字印在列印文件的內容之中，或者將特徵值以浮水印形式列印在複印文件的背景。

接著如步驟S611所示，多功能事務機將文件影像備份於儲存單元，例如將文件影像儲存至檔案庫、雲端伺服器或儲存模組，或以電子郵件方式傳送到文件管制中心。文件管制中心或檔案庫或者是雲端伺服器能夠依照檔案得知哪一個使用者使用了複印功能。此外，檔案庫、雲端伺服器、儲存模組或文件管制中心還可記錄關聯於電子文件的電腦名稱資訊、使用者資訊或時間資訊。如此一來，使用者可以獲得檔案備份的保障及便於作為使用者日後搜尋檔案的特徵值。

為了完善上述方案，文件處理系統中的檔案庫、雲端伺服器、儲存模組或文件管制中心還可以設定使用者權限，且可依使用者的設定來加密，據以管制各文件影像及/或防止駭客竊取資料。

在又一例示性實施例中，如圖6的步驟S611之後，還可包括如圖5所示的步驟S315與S317。請參見圖5對應的說明，在此不再贅述。

[第三實施例]

圖7是依照本發明另一實施例執行傳真功能的文件處理方法的流程圖。請參閱圖7，文件處理方法的步驟如下。

如步驟S701所示，驗證使用者的使用者識別資訊，藉以提昇資訊管理的安全性及/或限制輸出紙本文件。使用者識別資訊可包括使用者密碼或身份識別碼，但不以此為限。

接著如步驟S703所示，多功能事務機判斷使用者是否為允許的用戶，倘若否則進入步驟S705，倘若是則進入步驟S707。

如步驟S705所示，使用者不是允許的用戶，因此禁用多功能事務機。

如步驟S707所示，使用者是允許的用戶，因此允許使用者從多功能事務機對紙本文件下達傳真指令的功能。

接著如步驟S709所示，當多功能事務機執行傳真指令時，將紙本文件轉換成文件影像且根據文件影像中的註記文字或列印資訊產生特徵值，且將特徵值結合紙本文件的內容而列印到接收端的紙張上。

其中，多功能事務機的列印模組可將特徵值列印在紙張的邊緣或角落而不影響傳真文件的內容，或者將特徵值以粗體文字或加底線文字印在列印文件的內容之中，或者將特徵值以浮水印形式列印在傳真文件的背景。

接著如步驟S711所示，多功能事務機將文件影像備份於儲存單元，例如將文件影像儲存至檔案庫、雲端伺服器或儲存模組，透過多功能事務機配置的一NFC模組、DLNA模組，將檔案傳輸到對應的行動電話、平板電腦的儲存裝置或以電子郵件方式傳送到文件管制中心。文件管制中心或檔案庫或者是雲端伺服器能夠依照檔案得知哪一個使用者使用了傳真功能。此外，檔案庫、雲端伺服器、儲存模組或文件管制中心還可記錄關聯於電子文件的電腦名稱資訊、使用者資訊或時間資訊。如此一來，使用者可以獲得檔案備份的保障及便於作為使用者日後搜尋檔案的特徵值。

在又一例示性實施例中，如圖7的步驟S711之後，還可包括如圖5所示的步驟S315與S317。請參見圖5對應的說明，在此不再贅述。

[第四實施例]

由於經由列印/複印/傳真之後的紙本上具有特徵值，因此使用者可以根據這特徵值去找尋對應的文件影像。圖8是依照本發明另一實施例執行還原檔案功能的文件處理方法的流程圖。請參閱圖8，文件處理方法的步驟如下。

如步驟S801所示，文件處理系統驗證使用者權限，以便登入儲存單元(儲存單元例如圖1至圖2所示的檔案庫120或雲端伺服器130或文件管制中心140或儲存模組20)。使用者可以在用戶端電腦(例如手機、平板電腦) 登入，或以使用者的卡片、辨識卡或是生理參數(指紋)透過接收器辨識驗證通過後登入，或是從多功能事務機的輸入/輸出模組登入，或是經由連接此文件處理系統的外部伺服器登入，本發明不以此為限。

接著如步驟S803所示，文件處理系統判斷使用者是否為允許的用戶，倘若判斷結果為否則進入步驟S805，倘若判斷結果為是則進入步驟S807。

如步驟S805所示，登入系統的使用者不是允許的用戶，因此停用系統功能。

如步驟S807所示，提供一使用者主介面，並引導使用者輸入特徵值，或是文件處理系統可以設定屬性預設值。舉例而言，如圖9繪示的使用者主介面，倘若使用者點選屬性為“文字”，接著使用者主介面可以引導使用者輸入關鍵字或搜尋位置。請再參照圖11，相關範例如下。輸入關鍵字的部分的範例1，使用者可以利用位置P1的特徵值，所輸入粗體文字的內容為“換句話說，在移動式清潔裝置...”。或者，輸入關鍵字的部分的範例2，使用者可以利用位置P2的特徵值，所輸入加底線文字的內容為“通常會將測量模組122...”。或者，輸入搜尋位置部分的範例3，使用者可以利用位置P4的特徵值，所輸入文字的內容為“C：\123\AAA\20120830160503”。

接著，如步驟S809所示，文件處理系統根據使用者的輸入值來決定特徵值屬性。經判斷後的特徵值屬性如步驟S811、S813、S815所示，可以分別為QR碼、文字、其他屬性的特徵值，接著進入步驟S817。

如步驟S817所示，提供使用者主、次介面，並搜尋符合特徵值對應的文件影像，且指示使用者還原檔案。請參照圖9和圖10。圖9及圖10分別繪示出使用者主、次介面的示意圖。使用者主、次介面可以顯示在使用者的電腦的顯示幕上，或者是顯示在多功能事務機的顯示幕上，或者是使用者的電子產品的顯示幕上，在此不加以侷限。舉例而言，如圖10繪示的使用者次介面，當特徵值屬性為QR碼(如圖11的位置P3)時，文件處理系統可以引導使用者，將文件(列印/複印/傳真之後的紙張)置入掃描器進行辨識，並搜尋符合特徵值對應的文件影像。

在此須加以說明的是，文件在辨識的作業中，可先藉由如圖1所繪示的多功能事務機的中央處理單元10的解碼器26進行解碼後，再進行檔案的特徵值搜尋，以找出符合特徵值的文件影像。此外，還原檔案的處理方式可包括透過藍芽或其他通信介面將檔案以E-MAIL或存回指定資料夾方式傳輸至使用者的手機、平板電腦或其他終端機，或者僅打開符合特徵值的文件影像的檔案而不做任何傳輸處理。上述僅為各種舉例，當然可以有其他的方式、態樣在可達成情況下均被本實施例所包含。如此一來，使用者可以追蹤所備份的文件影像，且可獲得檔案備份的保障。

綜上所述，本發明實施例的文件處理方法在對電子文件執行列印過程中，倘若電子文件尚未存檔時會在用戶端電腦提醒使用者。另一方面，倘若使用者對紙本文件進行複印或傳真時，會先驗證及確認使用者識別資訊而避免不允許的使用者使用多功能事務機。此外，將待列印的電子文件或待複印/待傳真的紙本文件轉換成為文件影像之後可以備份到檔案庫、雲端伺服器、儲存模組或文件管制中心的其中一者，且列印到紙張的內容包含有特徵值，方便使用者日後追蹤所備份的文件影像。如此一來，使用者可以獲得檔案備份的保障、提高資訊管理及文件管理的安全性。

雖然本發明已以實施例揭露如上，然其並非用以限定本發明，任何所屬技術領域中具有通常知識者，在不脫離本發明的精神和範圍內，當可作些許更動與潤飾，故本發明的保護範圍當視後附的申請專利範圍所界定者為準。

10‧‧‧中央處理單元

12‧‧‧輸入/輸出模組

14‧‧‧掃描模組

16‧‧‧列印模組

18‧‧‧電腦介面模組

20‧‧‧儲存模組

22‧‧‧記憶體模組

24‧‧‧通信模組

26‧‧‧解碼器

100‧‧‧多功能事務機

110‧‧‧用戶端電腦

120‧‧‧檔案庫

130‧‧‧雲端伺服器

140‧‧‧文件管制中心

200‧‧‧文件處理系統

P1、P2、P3、P4‧‧‧位置

S301~S317、S601~S611、S701~S711、S801~S817‧‧‧步驟

圖1是依照本發明一實施例的多功能事務機的電路方塊圖。

圖2是依照本發明一實施例的文件處理系統的示意圖。

圖3是依照本發明一實施例執行列印功能的文件處理方法的流程圖。

圖4繪示在用戶端電腦的螢幕產生提醒視窗。

圖5是依照本發明另一實施例的文件處理方法的流程圖。

圖6是依照本發明另一實施例執行複印功能的文件處理方法的流程圖。

圖7是依照本發明另一實施例執行傳真功能的文件處理方法的流程圖。

圖8是依照本發明另一實施例執行還原檔案功能的文件處理方法的流程圖。

圖9是依照本發明一實施例的使用者主介面示意圖。

圖10是依照本發明一實施例的使用者次介面示意圖。

圖11是依照本發明一實施例的具有嵌入特徵值的列印文件示意圖。

S301~S313‧‧‧文件處理方法的流程圖各步驟

Claims

一種文件處理方法，適用於一文件處理系統，該文件處理系統包括一用戶端電腦以及一多功能事務機，該文件處理方法包括：當一使用者從該用戶端電腦對一電子文件下達一列印指令時，判斷該電子文件是否已存檔；若否，則該用戶端電腦產生一提醒請求以詢問該使用者是否對該電子文件存檔；若是或當該使用者回應該提醒請求對該電子文件存檔時，則該多功能事務機根據該電子文件中的註記文字或列印資訊產生一特徵值；以及將該特徵值結合於該電子文件內容而轉換成一文件影像，使該特徵值隨著該電子文件的內容列印到紙張上，且將該文件影像備份於一儲存單元。
如申請專利範圍第1項所述之文件處理方法，其中該特徵值包括一段文字、一段可解的編碼、一索引值及一行動條碼之至少一者。
如申請專利範圍第1項所述之文件處理方法，其中該特徵值包括該文件影像的儲存路徑。
如申請專利範圍第1項所述之文件處理方法，其中該儲存單元為該多功能事務機的一儲存模組。
如申請專利範圍第4項所述之文件處理方法，其中該儲存模組包括一硬碟機、一記憶卡、一記憶碟、一磁帶機、一光碟片或一磁碟陣列系統。
如申請專利範圍第1項所述之文件處理方法，其中該儲存單元包括一檔案庫、一雲端伺服器及一文件管制中心之至少一者。
如申請專利範圍第4或6項所述之文件處理方法，其中該使用者從該文件處理系統登入該儲存單元時，驗證該使用者是否為允許的用戶，若是，則進入一還原檔案執行程序，若否，則禁用而登出該儲存單元。
如申請專利範圍第7項所述之文件處理方法，其中該還原檔案執行程序包括：提供一使用者主介面，並引導該使用者輸入該特徵值；以及提供一使用者次介面，以搜尋符合該特徵值對應的該文件影像，並指示該使用者還原檔案。
如申請專利範圍第4或6項所述之文件處理方法，更包括：該文件處理系統允許該使用者依其權限從該用戶端電腦查閱該儲存模組單元所儲存的該文件影像的歷程記錄。
如申請專利範圍第9項所述之文件處理方法，更包括：該文件處理系統允許該使用者在查閱該文件影像的歷程記錄時要求將該文件影像傳送到一特定位置，或以訊息格式傳送到該特定位置。
如申請專利範圍第1項所述之文件處理方法，其中該儲存單元更包括記錄關聯於該電子文件的電腦名稱資訊、使用者資訊或時間資訊。
如申請專利範圍第1項所述之文件處理方法，其中若該使用者仍未回應該提醒請求對該電子文件存檔，則禁止對該電子文件執行對應的處理。
如申請專利範圍第1或12項所述之文件處理方法，其中該提醒請求係為一提醒視窗，以當判斷該電子文件未存檔時，詢問該使用者是否對該電子文件存檔。
如申請專利範圍第1項所述之文件處理方法，其中該用戶端電腦為一智慧型手機、一平板電腦或一個人電腦。
如申請專利範圍第8項所述之文件處理方法，其中該使用者主介面的畫面顯示在該用戶端電腦的顯示幕上或該多功能事務機的顯示幕上。
一種文件處理方法，適用於一文件處理系統，該文件處理系統包括一多功能事務機，該文件處理方法包括：驗證一使用者的一使用者識別資訊；當該使用者為允許的用戶時，允許該使用者從該多功能事務機對一紙本文件下達一複印指令；以及執行該複印指令以將該紙本文件轉換成一文件影像，且根據該文件影像中的註記文字或列印資訊產生一特徵值，且將該特徵值結合該紙本文件的內容而列印到紙張上，且將該文件影像備份於一儲存單元。
如申請專利範圍第16項所述之文件處理方法，其中該使用者識別資訊包括一使用者密碼或一身份識別碼。
如申請專利範圍第16項所述之文件處理方法，其中該儲存單元為該多功能事務機的一儲存模組。
如申請專利範圍第18項所述之文件處理方法，其中該儲存模組包括一硬碟機、一記憶卡、一記憶碟、一磁帶機、一光碟片或一磁碟陣列系統。
如申請專利範圍第16項所述之文件處理方法，其中該儲存單元包括一檔案庫、一雲端伺服器及一文件管制中心之至少一者。
如申請專利範圍第18或20項所述之文件處理方法，其中該使用者從該文件處理系統登入該儲存單元時，驗證該使用者是否為允許的用戶，若是，則進入一還原檔案執行程序，若否，則禁用而登出該儲存單元。
如申請專利範圍第21項所述之文件處理方法，其中該還原檔案執行程序包括：提供一使用者主介面，並引導該使用者輸入該特徵值；以及提供一使用者次介面，以搜尋符合該特徵值對應的該文件影像，並指示該使用者還原檔案。
如申請專利範圍第18或20項所述之文件處理方法，更包括：該文件處理系統允許該使用者依其權限從一用戶端電腦查閱該儲存模組單元所儲存的該文件影像的歷程記錄。
如申請專利範圍第23項所述之文件處理方法，更包括：該文件處理系統允許該使用者在查閱該文件影像的歷程記錄時要求將該文件影像傳送到一特定位置，或以訊息格式傳送到該特定位置。
如申請專利範圍第23項所述之文件處理方法，其中該用戶端電腦為一智慧型手機、一平板電腦或一個人電腦。
如申請專利範圍第22項所述之文件處理方法，其中該使用者主介面的畫面顯示在該用戶端電腦的顯示幕上或該多功能事務機的顯示幕上。
一種文件處理方法，適用於一文件處理系統，該文件處理系統包括一用戶端電腦以及一多功能事務機，該文件處理方法包括：當一使用者從該多功能事務機對該用戶端電腦之一電子文件下達一列印指令時，判斷該電子文件是否已存檔；若否，則該多功能事務機產生一提醒請求以詢問該使用者是否對該電子文件存檔；若是或當該使用者回應該提醒請求對該電子文件存檔時，則該多功能事務機根據該電子文件中的註記文字或列印資訊產生一特徵值；以及將該特徵值結合於該電子文件內容而轉換成一文件影像，使該特徵值隨著該電子文件的內容列印到紙張上，且將該文件影像備份於一儲存單元。
一種文件處理方法，適用於一文件處理系統，該文件處理系統包括一多功能事務機，該文件處理方法包括：驗證一使用者的一使用者識別資訊；當該使用者為允許的用戶時，允許該使用者從該多功能事務機對一紙本文件下達一傳真指令；以及執行該傳真指令以將該紙本文件轉換成一文件影像，且根據該文件影像中的註記文字或列印資訊產生一特徵值，且將該特徵值結合該紙本文件的內容而列印到一接收端的紙張上，且將該文件影像備份於一儲存單元。