JP4443441B2 - データ登録システム及び画像形成装置 - Google Patents

Description

本発明は、所定の内容を有するデータを登録するように促すことができるデータ登録システム及び画像形成装置に関する。

電子化された文書（文書データ）を装置内に一時的に記憶して処理するデジタル複合機が商品化されている。デジタル複合機は、原稿の画像を読取るスキャナユニットと用紙上に画像形成を行うプリンタユニットとを備えており、コピー処理、スキャナ処理、プリント処理、ファクシミリ送信処理等を実行できるようにしている。このようなデジタル複合機は、複数のインタフェースから入力されるデータを効率よく処理するデータ処理装置として通信ネットワーク上に位置付けることにより稼動効率及び処理能力の向上を利用者に提案するものである。そのためデジタル複合機には、処理すべき様々なデータを同時に受付けることができるようにハードディスクなどの記憶装置が搭載されており、受付けた複数の処理依頼を順次的に処理できるようにしている（例えば、特許文献１参照）。

このようにデジタル複合機では、電子化された文書によりプリント処理が可能となり、ハードディスク等の記憶手段に文書データを記憶させて管理することができるため、利便性が向上するという利点を有しいる。
特開平６−１７８０４１号公報 特開２００４−９４５６３号公報

ところで、見積書、注文書、契約書等の特定の文書については長期保存が法的に要求されているが、近年では、これらの文書が電子的に作成されることも多く、業務負担、保存コストの軽減を考慮して、電子化した状態で保存することを認めている。そこで、文書データの長期保存を目的とした環境の整備が要求されることになり、例えば、特許文献２において、デジタル複合機において文書データを処理する際に、オリジナルの文書データをバックアップするようにした画像形成システムが提案されている。この画像形成システムでは、文書データを作成する際に保存先の情報を付加しておき、デジタル複合機へ送信する過程においてドキュメントサーバが付加情報を抽出した場合、その付加情報により指定される保存先へ文書データを保存するようにしている。

しかしながら、前述した画像形成システムでは、文書データを作成するときに、保存先及び保存する際のファイル名を利用者自身が指定しなければならず、そのような情報の添付を忘れた場合には文書データの保存が実行されないとう問題点を有している。すなわち、文書データを作成するときの利用者の注意負担が増加し、利便性の良い環境を提案することができないという問題点を有してる。また、電子的に作成された文書データについては、複製、改竄、消去等が比較的容易に行えるため、利用者の判断により保存を任せる場合には、データを作成する過程において複製物が作成されたり、様々なバージョンのデータが作成されたりすることがあるため、オリジナルのデータであることを証明することが困難になる虞が生じる。

本発明は斯かる事情に鑑みてなされたものであり、画像形成装置においてデータを登録すべきか否かを判断し、登録すべしと判断した場合、登録装置へ登録させるべき旨の情報を報知する構成とすることにより、見積書、注文書、契約書等の法的に保存が定められている文書、及び重要文書等の利用者自身が保存の必要性を認める文書を確実に登録させることができるデータ登録システム及び画像形成装置を提供することを目的とする。

本発明に係るデータ登録システムは、画像データを受付け、受付けた画像データに基づいてシート上に画像形成を行う画像形成装置と、データを登録する登録装置とを備えるデータ登録システムにおいて、前記画像形成装置は、画像形成を行うために受付けた画像データが、所定の文字列又は画像を含むデータであるか否かを検出する検出手段と、該検出手段により所定の文字又は画像を含むデータであることを検出した場合、前記画像データの登録を推奨する旨のメッセージを表示すると共に前記画像データの登録の要否を確認する確認手段と、該確認手段により登録すべきことが確認された場合、前記画像データを前記登録装置へ送信する手段とを備え、前記登録装置は、前記画像形成装置から送信された画像データを受信する手段と、受信した画像データをハッシュ化する手段と、該手段によりハッシュ化した画像データを登録する手段と、登録が完了した場合、登録が完了した旨及び登録日時の情報を含む通知を前記画像形成装置へ送信する手段とを備え、前記画像形成装置は、受付けた画像データ及び前記登録装置からの通知に基づき、登録が完了した旨及び登録日時の情報を付加した画像をシート上に形成するようにしてあることを特徴とする。

本発明にあっては、画像形成装置においてデータを登録すべきか否かを判断し、登録すべしと判断した場合、登録装置へ登録させるべき旨の情報を報知するようにしているため、登録が必要なデータについては装置側の判断により報知されることとなる。

本発明にあっては、データが所定の文字列又は画像を含むデータであるか否かを検出し、これらの文字列又は画像を含むデータであることを検出した場合、データを登録すべしと判断するようにしているため、見積書、注文書、契約書等の予め定めた内容の文書について登録が促される。

本発明に係るデータ登録システムは、前記画像形成装置は、検出すべき文字列又は画像を受付ける手段を備え、前記検出手段は受付けた文字列又は画像を含むデータであるか否かを検出するようにしてあることを特徴とする。
また、本発明に係るデータ登録システムは、前記画像形成装置に前記登録装置が複数接続されており、前記画像形成装置は、画像データを登録する登録装置の選択を受付ける手段と、該手段により選択された登録装置へ画像データを送信する手段とを備えることを特徴とする。

本発明にあっては、検出すべき文字列又は画像を受付け、受付けた文字列又は画像を検出するようにしているため、登録させるべき文書を任意に設定することが可能となる。

本発明に係る画像形成装置は、画像データを受付け、受付けた画像データに基づいてシート上に画像形成を行う画像形成装置において、画像形成を行うために受付けた画像データが、所定の文字列又は画像を含むデータであるか否かを検出する検出手段と、該検出手段により所定の文字又は画像を含むデータであることを検出した場合、前記画像データの登録を推奨する旨のメッセージを表示すると共に前記画像データの登録の要否を確認する確認手段と、該確認手段により登録すべきことが確認された場合、前記画像データをハッシュ化する手段と、該手段によりハッシュ化した画像データを登録する手段と、登録が完了した場合、登録が完了した旨及び登録日時を含む付加情報を生成する手段とを備え、受付けた画像データ及び生成した付加情報に基づき、登録が完了した旨及び登録日時の情報を付加した画像をシート上に形成するようにしてあることを特徴とする。

本発明による場合は、画像形成装置においてデータを登録すべきか否かを判断し、登録すべしと判断した場合、登録装置へ登録させるべき旨の情報を報知するようにしている。したがって、登録が必要なデータについては装置側の判断により報知されることとなり、その結果、法的に保存が要求されるデータ、利用者自身が保存の必要性を認めるデータについては確実に登録させることができる。

本発明による場合は、データが所定の文字列又は画像を含むデータであるか否かを検出し、これらの文字列又は画像を含むデータであることを検出した場合、データを登録すべしと判断するようにしている。したがって、見積書、注文書、契約書等の予め定めた内容を持つ文書について登録を促すことができる。

本発明による場合は、検出すべき文字列又は画像を受付け、受付けた文字列又は画像を検出するようにしているため、登録させるべき文書を任意に設定することが可能となる。

本発明による場合は、登録すべきデータをハッシュ化するようにしているため、情報の漏洩、改竄等が防止され、オリジナルのデータと登録させたデータとの同一性を証明することが可能となる。

以下、本発明に係るデータ処理装置をデジタル複合機へ適用した形態について図面を用いて具体的に説明する。
実施の形態１．
図１は本実施の形態に係るデジタル複合機を備える画像形成システムの模式的構成図である。図中１００は、本実施の形態に係るデジタル複合機である。このデジタル複合機１００は、原稿から画像を読取り、用紙、ＯＨＰフィルム等のシート（以下、単に用紙という）上に画像形成を行うコピー機能、外部から送信されるプリントジョブを受信して用紙上に画像形成を行うプリンタ機能、及び外部から入力された画像データを装置内に保持する電子ファイリング機能等を備えている。

デジタル複合機１００には、ルータ装置Ｒを介してパーソナルコンピュータ、ワークステーション等の情報処理装置ＰＣ、ＰＣ、…、ＰＣが接続されている。情報処理装置ＰＣには通信回線を通じてデジタル複合機１００を利用するためのドライバプログラム（プリンタドライバ）が予めインストールされており、当該プリンタドライバによりプリントジョブを生成し、生成したプリントジョブをデジタル複合機１００へ送信することによって出力処理を実行させるようにしている。デジタル複合機１００が情報処理装置ＰＣから送信されたプリントジョブを受信した場合、そのプリントジョブに従って頁単位の画像データを生成し、生成した画像データに基づいて画像形成を実行する。

また、デジタル複合機１００は、ルータ装置Ｒ及びゲートウェイ装置Ｇを介して外部の通信ネットワークＮに接続されている。通信ネットワークＮには電子化された文書（以下、文書データという）をハッシュ化した状態で長期保存する登録サーバ２００が接続されており、デジタル複合機１００は内部で処理するデータを必要に応じて登録サーバ２００へ送信して保存させておくことができるようにしている。

図２は本画像形成システムにより実行される処理の内容について説明する説明図である。本画像形成システムでは、デジタル複合機１００で取扱う文書が予め定められた種類の文書である場合、デジタル複合機１００が登録サーバ２００への保存を促すことを特徴としている。登録サーバ２００に保存させる文書は、法的に保存することが定められている文書、又は利用者自身により保存の必要性が認められる文書であり、具体例としては、見積書、注文書、契約書、製品の製造・販売の記録、事業計画書、決裁文書、機密文書、重要文書等が挙げられる。そのため、デジタル複合機１００は、入力された文書データから文書の種類を特定するための特定情報を検出し、前述した種類の文書であると判断できる場合には、その文書を登録サーバ２００に保存させることを促す。具体的には、「見積書」、「注文書」、「契約書」等の文字列、マル秘、マル重等のマークを特定情報として検出し、これらの特定情報を含んだ文書の登録を促すように構成されている。

文書の登録を促した結果、利用者により登録が指示された場合、デジタル複合機１００は入力された文書データを登録サーバ２００へ送信し、文書データの登録処理を実行させる。登録サーバ２００は、文書データを受信した場合、文書データの一部又は全部をハッシュ化した上で保存すると共に、登録日時、文書データの送信元等の情報を記録して登録処理を完了する。文書データの登録処理が完了した場合、登録サーバ２００は、登録日時及び登録が完了した旨の情報を含む登録完了通知をデジタル複合機１００へ送信する。デジタル複合機１００は、登録完了通知を受信した後、登録が完了した旨の情報を付加情報として付加し、出力処理を実行する。

以下、本画像形成システムが備えるデジタル複合機１００及び登録サーバ２００の内部構成について説明する。図３はデジタル複合機１００の内部構成を示すブロック図である。デジタル複合機１００は、ＣＰＵ１０１を備えており、このＣＰＵ１０１がＲＯＭ１０３に格納された制御プログラムをＲＡＭ１０４にロードして実行することにより、バス１０２に接続された各種ハードウェアを制御し、本発明に係るデータ処理装置として動作させる。

以下、バス１０２に接続されている各種ハードウェアの構成について説明する。操作パネル１０５は、利用者による操作指示を受付ける操作部１０５ａと、利用者に対して報知すべき情報を表示する表示部１０５ｂとにより構成される。操作部１０５ａは、各種のハードウェアキーを備えており、出力部数の設定、画像形成時の濃度の設定等を受付ける。表示部１０５ｂは、液晶ディスプレイ又はＬＥＤディスプレイ等を備えており、デジタル複合機１００の動作状況、操作部１０５ａを通じて入力された設定値等を表示する。また、表示部１０５ｂの一部にはタッチパネル方式のソフトウェアキーが配置され、利用者による選択操作等を受付けるようにしている。

画像読取部１０６は、読取用の原稿が載置されるガラス製の原稿台、載置された原稿に対して読取用の照明を照射する光源、画像を光学的に読取るＣＣＤラインセンサ、このＣＣＤラインセンサが出力するアナログ画像信号をデジタル形式の信号に変換するＡＤ変換器等を備えている。画像読取部１０６では、原稿からの反射光をＣＣＤラインセンサに結像させ、ＣＣＤラインセンサが出力するアナログ画像信号をデジタル信号に変換し、得られたデジタル信号に対して原稿読取時の光源の配光特性、ＣＣＤラインセンサの感度ムラ等に対する補正を施すことによりデジタル形式の画像データを取得する。

通信ＩＦ１０７は、所定の通信規格に準拠したインタフェースを備えている。通信ＩＦ１０７では、情報処理装置ＰＣから送信されるプリントジョブを受信すると共に、情報処理装置ＰＣに対して報知すべき情報を送信する。また、保存すべき文書データを通信ネットワークＮを介して登録サーバ２００へ送信する。通信ＩＦ１０７では、このような各種データの送受信を制御する。

画像メモリ１０８は、出力用の画像データを頁単位で記憶するページメモリであり、予め定められた頁数の画像データを記憶できるようにしている。画像メモリ１０８が記憶する画像データは、画像読取部１０６にて取得した画像データ、又は通信ＩＦ１０７にて受信したプリントジョブから展開される画像データである。記憶された画像データは、ＣＰＵ１０１からの指示に従って画像メモリ１０８から読出され、後述する画像処理部１０９へ転送される。

画像処理部１０９は、画像メモリ１０８から転送されてくる画像データに特定情報が含まれているか否かを検出する処理、登録サーバ２００から送信される登録完了通知を受信した場合、登録が完了した旨の付加情報を元の画像データに付加する処理等を実行する。なお、画像処理部１０９の内部構成については後に詳述することとする。

画像形成部１１０は、画像メモリ１０８又は画像処理部１０９から転送されてくる画像データに基づいて用紙上に画像形成を行う。そのため、画像形成部１１０は、感光体ドラムを所定の電位に帯電させる帯電器、外部から受付けた画像データに応じてレーザ光を発して感光体ドラム上に静電潜像を生成させるレーザ書込装置、感光体ドラム表面に形成された静電潜像にトナーを供給して顕像化する現像器、感光体ドラム表面に形成されたトナー像を用紙上に転写する転写器等（不図示）を備えており、電子写真方式にて利用者が所望する画像を用紙上に記録する。なお、レーザ書込装置を用いた電子写真方式により画像形成を行う構成の他、インクジェット方式、熱転写方式、昇華方式等により画像形成を行う構成であってもよい。

ＨＤＤ１１１は、ディスク状の磁気記録媒体を備えており、その記憶領域の一部は、外部から入力された画像データを記憶するためのデータ記憶領域として利用されている。操作パネル１０５を通じて要求を受付けた場合、又は情報処理装置ＰＣからの要求を通信ＩＦ１０７を通じて受信した場合、データ記憶領域に記憶されたデータを読出すようにしている。そのため、出力部数の不足、出力処理の失敗等のために出力処理を再度実行する必要がある場合には、データ記憶領域に記憶された画像データを任意に読出して出力処理を実行させることができる。このデータ記憶領域は、作業領域１１１ａと保存領域１１１ｂとに分割されている。作業領域１１１ａは主として作業中のデータを一時的に記憶するための領域として利用されており、作業領域１１１ａの空き容量が少なくなった場合、作業領域１１１ａに記憶してから一定時間が経過したデータを自動的に保存領域１１１ｂに記憶するようにしている。保存領域１１１ｂは、データのファイル形式ごと、利用者が作成したフォルダごと等に整理してデータを記憶する領域であり、消去等の操作指示が行われない限り保存された状態となる。

図４は画像処理部１０９の内部構成を示すブロック図である。画像処理部１０９は、入力バッファ１０９ａ、画像合成部１０９ｂ、出力バッファ１０９ｃ、特定情報検出部１０９ｄ、特定情報登録部１０９ｅ、及び付加情報生成部１０９ｆから構成される。

入力バッファ１０９ａは、画像メモリ１０８から転送される頁単位の画像データが入力される。入力バッファ１０９ａは、入力された画像データを一時的に保持すると共に、画像合成部１０９ｂ及び特定情報検出部１０９ｄの双方へ画像データを送出する。

特定情報検出部１０９ｄは、入力された画像データから特定情報の検出を行う。特定情報として、「見積書」、「注文書」、「契約書」等の文字列の検出を行う場合、公知の文字認識技術を利用することができる。すなわち、検出対象の文字のパターンを標準パターンとして特定情報登録部１０９ｅに登録しておき、この標準パターンと入力画像データに含まれるパターンとを比較し、最も類似度が高いパターンを選択するパターンマッチングの手法を利用することができる。また、特定情報として、マル秘、マル重等のマークの検出を行う場合、前述と同様のパターンマッチングを利用することができる。すなわち、検出対象のマークを標準パターンとして特定情報登録部１０９ｅに登録しておき、この標準パターンと入力画像データに含まれるパターンとを比較し、最も類似度が高いパターンを選択することにより特定のマークを検出することができる。特定情報検出部１０９ｄによる検出結果はＣＰＵ１０１へ出力される。

なお、任意の文字列、マークに基づいて作成された標準パターンを特定情報登録部１０９ｅに追加できることが望ましく、例えば、操作パネル１０５を通じて入力された文字列、通信ＩＦ１０７を通じて受信した画像データに基づいて標準パターンを作成し、特定情報登録部１０９ｅに登録する構成としてもよい。

付加情報生成部１０９ｆは、登録サーバ２００から送信される登録完了通知に基づいて付加情報を生成する。この登録完了通知には、登録サーバ２００への登録日時及び登録が完了した旨の情報が含まれるため、付加情報生成部１０９ｆではこれらの情報を文字列として含んだ画像を生成する。付加情報生成部１０９ｆは、生成した画像を付加情報として画像合成部１０９ｂへ送出する。

画像合成部１０９ｂは、入力バッファ１０９ａから送出される画像データ（文書データ）と、付加情報生成部１０９ｆから送出される付加情報との画像合成を行う。その結果、登録サーバ２００に登録された文書データについては、その旨の情報が付加された状態で出力処理が実行されることとなる。画像合成部１０９ｂにおいて文書データと付加情報とを合成して得られた画像データは出力バッファ１０９ｃに送出され、出力バッファ１０９ｃにおいて一時的に保持される。出力バッファ１０９ｃに保持された画像データはＣＰＵ１０１からの指示により読出され、出力処理の目的に応じた転送先へ転送される。

図５は登録サーバ２００の内部構成を示すブロック図である。登録サーバ２００は、ＣＰＵ２０１を備えており、このＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０３に格納された制御プログラムをＲＡＭ２０４にロードして実行することにより、バス２０２に接続された通信ＩＦ２０５、暗号化処理部２０６、登録データ管理部２０７、登録データ記憶部２０８等の各種ハードウェアを制御し、本発明のデータ保存装置として動作させる。

通信ＩＦ２０５は、通信ネットワークＮの通信規格に準拠したインタフェースを備えており、デジタル複合機１００から送信される文書データを受信する。暗号化処理部２０６は、通信ＩＦ２０５にて受信した文書データをハッシュ化する機能を有しており、ハッシュ化するデータを一時的に保持するレジスタ、保持されたデータからハッシュ値を算出する演算回路、算出されたハッシュ値を一時的に保持するレジスタ等を備えている。ハッシュ化されたデータは、登録データ記憶部２０８に転送される。なお、暗号化処理部２０６は、通信ＩＦ２０５にて受信した文書データの全てをハッシュ化する構成であってもよく、また文書データから一部を抽出してハッシュ化する構成であってもよい。

登録データ管理部２０７は、登録データ記憶部２０８に保存させるデータ（登録データ）の管理を行う。そのため登録データ管理部２０７では、登録日時、データの作成者名、送信元アドレス、保存先アドレス等を互いに関連付けて記憶するようにしている。登録データ記憶部２０８は、例えばＨＤＤ装置であり、通信ＩＦ２０５にて受信した文書データをハッシュ化した状態で保存する。

このように登録サーバ２００では文書データをハッシュ化した状態で保存するようにしているため、外部から不正なアクセスを受けた場合であっても元の文書データを再現することが困難となり、情報の漏洩が防止される。また、文書データの長期保存の他、文書データの原本証明も可能となる。すなわち、原本証明が必要な文書データを通信ＩＦ１０７にて受信した場合、その文書データのハッシュ値を算出し、算出したハッシュ値と登録データ記憶部２０８に記憶されているハッシュ値（登録データ）とを比較する。両者が一致する場合、受信した文書データが原本であると判定することができ、両者が異なる場合、受信した文書データは原本でないと判定することができる。

以下、本画像形成システムを利用して文書データを登録サーバ２００へ登録する際の動作について説明する。図６は文書データを登録する際にデジタル複合機１００及び登録サーバ２００が実行する処理の手順を説明するフローチャートである。デジタル複合機１００のＣＰＵ１０１は、まず、文書データが入力されたか否かを判断する（ステップＳ１１）。文書データが入力されたか否かの判断は、画像読取部１０６を通じて画像データが入力されたか否か、又は通信ＩＦ１０７にて情報処理装置ＰＣからのプリントジョブを受信したか否かを判断することによって行う。文書データが入力されていないと判断した場合（Ｓ１１：ＮＯ）、文書データが入力されるまで待機する。

文書データが入力されたと判断した場合（Ｓ１１：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１０１は、文書データに基づく画像データを画像処理部１０９へ転送する（ステップＳ１２）。すなわち、画像読取部１０６により取得した画像データについては、画像メモリ１０８を経由させて頁単位で画像処理部１０９へ転送し、通信ＩＦ１０７を通じて受信したプリントジョブについては、画像メモリ１０８上に展開した後、頁単位で画像処理部１０９へ転送する。

次いで、ＣＰＵ１０１は、画像処理部１０９から出力される検出結果に基づき、特定情報を検出したか否かを判断する（ステップＳ１３）。特定情報を検出したと判断した場合（Ｓ１３：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１０１は、利用者に対して登録サーバ２００への登録の要否を確認する（ステップＳ１４）。入力された文書データが画像読取部１０６にて取得したデータである場合には、操作パネル１０５の表示部１０５ｂに確認画面を表示して登録の要否を確認する。図７は確認画面の一例を示す模式図である。この確認画面１０には、文書データを登録サーバ２００に登録することを勧める旨のメッセージが表示されており、画面の下部には登録の要否を確認するためにソフトウェアキーにより構成された選択ボタン１１，１２が配置されている。選択ボタン１１が押下操作された場合、登録サーバ２００へ登録することが選択され、選択ボタン１２が押下操作された場合、登録サーバ２００へ登録しないことが選択される。入力された文書データが通信ＩＦ１０７を通じて受信したプリントジョブによるデータである場合も同様であり、プリントジョブの送信元へ前述したようなメッセージを送信する共に、登録の要否に係る選択を要求する。

次いで、ＣＰＵ１０１は、図７に示したような確認画面１０を通じて入力される情報に基づいて文書データの登録が必要であるか否かを判断する（ステップＳ１５）。文書データの登録が必要であると判断した場合（Ｓ１５：ＹＥＳ）、文書データを登録サーバ２００へ送信する（ステップＳ１６）。文書データは通信ＩＦ１０７を通じて送信され、ルータ装置Ｒ、ゲートウェイ装置Ｇ、通信ネットワークＮを経由して登録サーバ２００に送達する。なお、送信する文書データは、入力された文書データの一部又は全部であってもよい。また、送信する文書データを予め定めた方式により暗号化した上で送信するようにしてもよい。

登録サーバ２００がデジタル複合機１００から送信される文書データを受信した場合（ステップＳ１７）、ＣＰＵ２０１は、受信した文書データを暗号化処理部２０６へ転送し、文書データのハッシュ化を行う（ステップＳ１８）。文書データのハッシュ化は、受信した文書データの全部について実行する構成であってもよく、一部について実行する構成であってもよい。次いで、ハッシュ化した文書データを登録データ記憶部２０８へ転送して記憶させると共に、その文書データに関する情報を登録データ管理部２０７に書込み、文書データの登録を完了する（ステップＳ１９）。そして、文書データの登録が完了した旨の情報、及び登録完了日時の情報を含んだ通知（登録完了通知）をデジタル複合機１００へ送信する（ステップＳ２０）。

デジタル複合機１００が登録サーバ２００から送信される登録完了通知を受信した場合（ステップＳ２１）、ＣＰＵ１０１は、登録完了通知を基に付加情報を生成し（ステップＳ２２）、ステップＳ１２で画像処理部１０９へ転送した文書データに対して付加情報を付加する（ステップＳ２３）。すなわち、登録完了通知に含まれる情報に基づいて、登録が完了した旨のメッセージ、及び登録日時等を文字列として含む画像データを生成し、生成した画像データと文書データに基づく画像データとの画像合成を画像合成部１０９ｂにおいて実行する。次いで、ＣＰＵ１０１は、付加情報が付加された画像データを画像処理部１０９の出力バッファ１０９ｃから取出して出力処理を実行する（ステップＳ２４）。この出力処理は、画像形成部１１０にて用紙上に画像を形成する処理、ＨＤＤ１１１の保存領域１１１ｂに記憶させる処理、通信ＩＦ１０７を通じて外部へ送信する処理の何れかであり、ＣＰＵ１０１は、出力バッファ１０９ｃから取出した画像データを処理目的に応じた転送先へ転送する。

一方、ステップＳ１３において特定情報を検出していないと判断した場合（Ｓ１３：ＮＯ）、又はステップＳ１５において文書データの登録が必要でないと判断した場合（Ｓ１５：ＮＯ）、文書データの登録処理を実行することなく、画像メモリ１０８に保持した画像データを画像形成部１１０へ転送して出力処理を実行する（Ｓ２４）。

なお、本実施の形態では、頁単位で特定情報の有無を判断する構成としたが、ジョブ単位で判断するようにしてもよい。この場合、１つのジョブから生成される頁単位の画像データのうち、１つの画像データに特定情報が含まれている場合、そのジョブから生成される全ての画像データの登録を促すようにすればよい。

また、本画像形成システムでは、通信ネットワークＮを介して登録サーバ２００が接続されているため、登録サーバ２００への登録を促す構成としたが、複数の登録サーバ２００が接続されている場合、登録先を利用者に選択させる構成であってもよい。このとき、利用者は、登録料金、保存先でのセキュリティレベル等を考慮して任意に選択することができる。また、デジタル複合機１００にて利用できる登録サーバが接続されていない場合には、前述した確認画面１０の表示を省略するようにしてもよい。

また、本実施の形態では、登録サーバ２００への登録を行う場合、登録処理が完了するまで出力処理を実行しない構成としたが、処理効率を考慮した場合、付加情報を付加せずに出力する構成であってもよい。なお、この場合であっても、登録処理が完了した旨の情報を履歴として残しておくことが望ましい。

実施の形態２．
実施の形態１では外部のサーバ（登録サーバ２００）へ文書データを送信し、そのサーバ内に文書データを保存させておく構成としたが、近年のデジタル複合機には大容量のＨＤＤが搭載されているため、自身のＨＤＤに保存させる構成であってもよい。

図８は本実施の形態に係るデジタル複合機の内部構成を示すブロック図である。本実施の形態に係るデジタル複合機３００はＣＰＵ３０１を備えている。このＣＰＵ３０１には、ＲＯＭ３０３、ＲＡＭ３０４、操作部３０５ａ及び表示部３０５ｂを備える操作パネル３０５、画像読取部３０６、通信ＩＦ３０７、画像メモリ３０８、画像処理部３０９、画像形成部３１０、暗号化処理部３１１、作業領域３１２ａ及び保存領域３１２ｂを有するＨＤＤ３１２、登録データ管理部３１３等のハードウェアがバス３０２を介して接続されている。ＣＰＵ３０１は、ＲＯＭ３０３に予め格納された制御プログラムをＲＡＭ３０４にロードして実行することにより、バス３０２に接続されたハードウェアを制御し、本実施の形態に係るデジタル複合機として動作させる。

デジタル複合機３００が備えるハードウェアのうち、操作パネル３０５、画像読取部３０６、通信ＩＦ３０７、画像メモリ３０８、画像処理部３０９、画像形成部３１０、及びＨＤＤ３１２は、実施の形態１で説明したデジタル複合機１００に搭載されているものと同様である。デジタル複合機３００は、前述のハードウェアに加えて暗号化処理部３１１及び登録データ管理部３１３を備えている。暗号化処理部３１１は、入力された文書データをハッシュ化する機能を有しており、ハッシュ化するデータを一時的に保持するレジスタ、保持されたデータからハッシュ値を算出する演算回路、算出されたハッシュ値を一時的に保持するレジスタ等を備えている。ＣＰＵ３０１は、ハッシュ化されたデータをそのレジスタから取出してＨＤＤ３１２に転送する。転送されたデータはＨＤＤ３１２の保存領域３１２ｂにハッシュ化された状態で保存される。登録データ管理部３１３は、ＨＤＤ３１２に保存するデータ（登録データ）の管理を行う。そのため登録データ管理部３１３では、登録日時、データの作成者名、保存先アドレス等を互いに関連付けて記憶するようにしている。

図９は本実施の形態に係るデジタル複合機３００が実行する処理の手順を説明するフローチャートである。デジタル複合機３００のＣＰＵ３０１は、まず、文書データが入力されたか否かを判断する（ステップＳ３１）。文書データが入力されたか否かの判断は、画像読取部３０６を通じて画像データが入力されたか否か、又は通信ＩＦ３０７にて外部からのプリントジョブを受信したか否かを判断することによって行う。文書データが入力されていないと判断した場合（Ｓ３１：ＮＯ）、文書データが入力されるまで待機する。

文書データが入力されたと判断した場合（Ｓ３１：ＹＥＳ）、ＣＰＵ３０１は、文書データに基づく画像データを画像処理部３０９へ転送する（ステップＳ３２）。すなわち、画像読取部１０６により取得した画像データについては、画像メモリ３０８を経由させて頁単位で画像処理部３０９へ転送し、通信ＩＦ３０７を通じて受信したプリントジョブについては、画像メモリ１０８上に展開した後、頁単位で画像処理部３０９へ転送する。

次いで、ＣＰＵ３０１は、画像処理部３０９から出力される検出結果に基づき、特定情報を検出したか否かを判断する（ステップＳ３３）。特定情報を検出したと判断した場合（Ｓ３３：ＹＥＳ）、ＣＰＵ３０１は、例えば、図７に示したような確認画面１０を表示部１０５ｂに表示し、文書データの登録の要否を確認する（ステップＳ３４）。ＣＰＵ３０１は、確認画面１０を通じて入力される情報に基づいて文書データの登録が必要であるか否かを判断する（ステップＳ３５）。

登録が必要であると判断した場合（Ｓ３５：ＹＥＳ）、ＣＰＵ３０１は、画像メモリ３０８に保持した画像データを暗号化処理部３１１に転送することにより、文書データのハッシュ化を実行する（ステップＳ３６）。そして、ハッシュ化した文書データをＨＤＤ３１２の保存領域３１２ｂに記憶させると共に、その文書データに関する情報を登録データ管理部３１３に書込み、文書データの登録を完了する（ステップＳ３７）。

次いで、ＣＰＵ３０１は、付加情報を生成し（ステップＳ３８）、画像処理部３０９へ転送した文書データに対して付加情報を付加する（ステップＳ３９）。すなわち、登録が完了した旨のメッセージ、及び登録日時等を文字列として含む画像データを生成し、生成した画像データと文書データに基づく画像データとの画像合成を行う。次いで、ＣＰＵ３０１は、付加情報が付加された画像データを画像処理部３０９から取出し、取出した画像データに基づく出力処理を実行する（ステップＳ４０）。この出力処理は、画像形成部３１０にて用紙上に画像を形成する処理、ＨＤＤ３１２の保存領域３１２ｂに記憶させる処理、通信ＩＦ３０７を通じて外部へ送信する処理の何れかであり、ＣＰＵ３０１は、画像処理部３０９から取出した画像データを処理目的に応じた転送先へ転送する。

一方、ステップＳ３３において特定情報を検出していないと判断した場合（Ｓ３３：ＮＯ）、又はステップＳ３５において文書データの登録が必要でないと判断した場合（Ｓ３５：ＮＯ）、文書データの登録処理を実行することなく、画像メモリ３０８に保持した画像データを画像形成部３１０へ転送して出力処理を実行する（Ｓ４０）。

本実施の形態に係るデジタル複合機を備える画像形成システムの模式的構成図である。 本画像形成システムにより実行される処理の内容について説明する説明図である。 デジタル複合機の内部構成を示すブロック図である。 画像処理部の内部構成を示すブロック図である。 登録サーバの内部構成を示すブロック図である。 文書データを登録する際にデジタル複合機及び登録サーバが実行する処理の手順を説明するフローチャートである。 確認画面の一例を示す模式図である。 本実施の形態に係るデジタル複合機の内部構成を示すブロック図である。 本実施の形態に係るデジタル複合機が実行する処理の手順を説明するフローチャートである。

符号の説明

１００ デジタル複合機
１０１ ＣＰＵ
１０３ ＲＯＭ
１０４ ＲＡＭ
１０５ 操作パネル
１０６ 画像読取部
１０７ 通信ＩＦ
１０８ 画像メモリ
１０９ 画像処理部
１１０ 画像形成部
１１１ ＨＤＤ
２００ 登録サーバ
２０１ ＣＰＵ
２０７ 登録データ管理部
２０８ 登録データ記憶部

Claims (4)

1. 画像データを受付け、受付けた画像データに基づいてシート上に画像形成を行う画像形成装置と、データを登録する登録装置とを備えるデータ登録システムにおいて、
   前記画像形成装置は、画像形成を行うために受付けた画像データが、所定の文字列又は画像を含むデータであるか否かを検出する検出手段と、該検出手段により所定の文字又は画像を含むデータであることを検出した場合、前記画像データの登録を推奨する旨のメッセージを表示すると共に前記画像データの登録の要否を確認する確認手段と、該確認手段により登録すべきことが確認された場合、前記画像データを前記登録装置へ送信する手段とを備え、
   前記登録装置は、前記画像形成装置から送信された画像データを受信する手段と、受信した画像データをハッシュ化する手段と、該手段によりハッシュ化した画像データを登録する手段と、登録が完了した場合、登録が完了した旨及び登録日時の情報を含む通知を前記画像形成装置へ送信する手段とを備え、
   前記画像形成装置は、受付けた画像データ及び前記登録装置からの通知に基づき、登録が完了した旨及び登録日時の情報を付加した画像をシート上に形成するようにしてあることを特徴とするデータ登録システム。
2. 前記画像形成装置は、検出すべき文字列又は画像を受付ける手段を備え、前記検出手段は受付けた文字列又は画像を含むデータであるか否かを検出するようにしてあることを特徴とする請求項１に記載のデータ登録システム。
3. 前記画像形成装置に前記登録装置が複数接続されており、
   前記画像形成装置は、画像データを登録する登録装置の選択を受付ける手段と、該手段により選択された登録装置へ画像データを送信する手段とを備えることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載のデータ登録システム。
4. 画像データを受付け、受付けた画像データに基づいてシート上に画像形成を行う画像形成装置において、
   画像形成を行うために受付けた画像データが、所定の文字列又は画像を含むデータであるか否かを検出する検出手段と、該検出手段により所定の文字又は画像を含むデータであることを検出した場合、前記画像データの登録を推奨する旨のメッセージを表示すると共に前記画像データの登録の要否を確認する確認手段と、該確認手段により登録すべきことが確認された場合、前記画像データをハッシュ化する手段と、該手段によりハッシュ化した画像データを登録する手段と、登録が完了した場合、登録が完了した旨及び登録日時を含む付加情報を生成する手段とを備え、
   受付けた画像データ及び生成した付加情報に基づき、登録が完了した旨及び登録日時の情報を付加した画像をシート上に形成するようにしてあることを特徴とする画像形成装置。

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