TWI684138B - 管理輸出裝置的權限之方法以及輸出裝置的權限管理系統 - Google Patents

Abstract

本發明提供一種管理輸出裝置的權限之方法，包含下列步驟：a)提供使用者端電腦，包含待列印的文件；b)列印子模組傳送使用者的帳號及使用者端電腦名稱至管控伺服器；c)權限子模組比對帳號及使用者端電腦名稱是否於權限子模組的名單中，並在確認後傳送權限資料給列印子模組；d)使用者持辨識卡(含有卡號)去感應輸出裝置的感應子模組；e)感應子模組傳送卡號及輸出裝置名稱至權限子模組；f)通知子模組傳送列印訊息給使用者端電腦；g)列印子模組傳送文件及權限資料至輸出裝置以列印文件。本發明亦提供一種輸出裝置的權限管理系統。

Description

管理輸出裝置的權限之方法以及輸出裝置的權限管理系統

本發明關於一種管理輸出裝置的權限之方法以及輸出裝置的權限管理系統，尤指一種透過感應辨識卡來管控使用者列印文件的方法以及系統。

一般的公司行號中，當使用者需要在特定網域列印文件時，使用者係在一使用者端電腦選擇一輸出裝置以列印出一份或多份文件，而若使用者未即時在輸出裝置取出已列印之文件，可能有被他人誤取之虞，小則需要重新列印而造成紙張浪費，大則導致資料外洩給他人。因此，需要一種方法以及系統，讓使用者必須親自到達輸出裝置時方能讓輸出裝置列印文件，並當場在輸出裝置上取出文件。

為解決前述問題，本發明提供一種管理輸出裝置的權限之方法，包含下列步驟：a)提供一使用者端電腦，其包含待列印的一文件；b)由該使用者端電腦的一列印子模組傳送一使用者的一帳號及一使用者端電腦名稱至一管控伺服器；c)由該管控伺服器中的一 權限管理模組的一權限子模組比對該帳號及該使用者端電腦名稱是否於該權限子模組的一名單中，並在比對確認後傳送該使用者的一權限資料給該列印子模組；d)由該使用者持一辨識卡去感應一輸出裝置中的一感應子模組，其中該辨識卡含有關於該使用者的一卡號；e)由該感應子模組傳送該卡號以及一輸出裝置名稱至該權限子模組，使其比對並確認該卡號是否於該名單中；f)由該管控伺服器的該權限管理模組的一通知子模組傳送一列印訊息給該使用者端電腦；g)由該列印子模組傳送該文件及該權限資料至該輸出裝置以列印出該文件。

如前述的管理輸出裝置的權限之方法，其中進一步包含一步驟h)，其係由該輸出裝置的一計算子模組去計算該文件的一有效列印張數，且該權限管理模組的一計費子模組接收該計算子模組所傳送的一記錄。

如前述的管理輸出裝置的權限之方法，其中該記錄包含卡號、該文件的該有效列印張數以及一檔案名稱。

如前述的管理輸出裝置的權限之方法，其中進一步包含與該管控伺服器訊號連接的一活動目錄伺服器(Active Directory Server)，且該活動目錄伺服器包含一名單子模組，其中該名單子模組會更新該權限子模組中的該名單。

如前述的管理輸出裝置的權限之方法，其中該名單包含該使用者的該帳號、該使用者端電腦名稱、該權限資料及該卡號。

如前述的管理輸出裝置的權限之方法，其中在步驟a)之前還包含一步驟A)，其係利用該輸出裝置的一資料鍵入子模組而輸入該使用者的帳號及密碼，並由該使用者以該辨識卡去感應該感應子 模組，使得該感應子模組傳送該卡號至該權限子模組。

如前述的管理輸出裝置的權限之方法，其中該權限資料包含黑白及/或彩色列印的權限。

本發明亦提供一種輸出裝置的權限管理系統，包含：一使用者端電腦，供一使用者列印一文件，包含一列印子模組；一輸出裝置，包含一感應子模組；以及一管控伺服器，其係與該使用者端電腦以及該輸出裝置訊號連接，該管控伺服器預載一權限管理模組，其包含一權限子模組以及一通知子模組；其中該列印子模組傳送該使用者端電腦的該使用者的一帳號及一使用者端電腦名稱至該管控伺服器；該權限子模組比對該帳號及該使用者端電腦名稱是否於該權限子模組的一名單中，於比對確認後傳送該使用者的一權限資料給該列印子模組；該感應子模組供該使用者持一辨識卡感應後，以傳送一輸出裝置名稱以及該辨識卡關於該使用者的一卡號至該權限子模組，使其比對該卡號是否於該名單中；於該權限子模組比對確認後，該通知子模組會傳送一列印訊息給該使用者端電腦；而該列印子模組傳送該文件及該權限資料至該輸出裝置以列印出該文件。

如前述的輸出裝置的權限管理系統，其中該輸出裝置包含一計算子模組，其係用以計算該文件的一有效列印張數。

如前述的輸出裝置的權限管理系統，其中該管控伺服器包含一計費子模組，其接收該計算子模組所傳送的一記錄。

如前述的輸出裝置的權限管理系統，其中該記錄包含該卡號、該文件的該有效列印張數以及一檔案名稱。

如前述的輸出裝置的權限管理系統，其中進一步包含與該 管控伺服器訊號連接的一活動目錄伺服器，且該活動目錄伺服器包含一名單子模組，其中該名單子模組會更新該權限子模組中的該名單。

如前述的輸出裝置的權限管理系統，其中該名單包含該使用者的該帳號、該使用者端電腦名稱、該權限資料及該卡號。

如前述的輸出裝置的權限管理系統，其中該輸出裝置包含一資料鍵入子模組，其係用以輸入該使用者的該帳號及一密碼。

如前述的輸出裝置的權限管理系統，其中該權限資料包含黑白及/或彩色列印的權限。

10‧‧‧輸出裝置的權限管理系統

11‧‧‧使用者端電腦

111‧‧‧列印子模組

12‧‧‧輸出裝置

121‧‧‧感應子模組

122‧‧‧計算子模組

123‧‧‧資料鍵入子模組

13‧‧‧管控伺服器

131‧‧‧CPU

132‧‧‧記憶體單元

14‧‧‧活動目錄伺服器

141‧‧‧名單子模組

M‧‧‧權限管理模組

M1‧‧‧權限子模組

M2‧‧‧通知子模組

M3‧‧‧計費子模組

S1’、S1、S2、S3、S4、S5、S6、S7、S8‧‧‧步驟

圖1為本發明之管理輸出裝置的權限之方法的流程圖；圖2為本發明輸出裝置的管理系統的示意圖。

以下，就實施本發明之實施形態來加以說明。請參照隨附的圖式，並參考其對應的說明。

請先參閱圖1，本發明提供一種管理輸出裝置的權限之方法，包含下列步驟：a)提供使用者端電腦，其包含待列印的文件(S1)；b)由使用者端電腦的列印子模組傳送使用者的帳號及使用者端電腦名稱至管控伺服器(S2)；c)由管控伺服器中的權限管理模組的權限子模組比對帳號及使用者端電腦名稱是否於權限子模組的一名單中，並在比對確認後傳送使用者的權限資料給列印子模組(S3)；d)由使用者持辨識卡去感應輸出裝置中的感應子模組，其中辨識卡含 有關於使用者的卡號(S4)；e)由感應子模組傳送卡號以及輸出裝置名稱至權限子模組，使其比對並確認卡號是否於名單中(S5)；f)由管控伺服器的權限管理模組的通知子模組傳送列印訊息給使用者端電腦(S6)；g)由列印子模組傳送文件及權限資料至輸出裝置以列印出文件(S7)。

再者，進一步包含一步驟h)，其係由輸出裝置的計算子模組去計算文件的有效列印張數，且權限管理模組的計費子模組接收計算子模組所傳送的記錄(S8)。

前述步驟a)至步驟h)為本發明關於列印文件的作業程序。然而，在步驟a)之前還包含一步驟A)，其係利用輸出裝置的資料鍵入子模組而輸入使用者的帳號及密碼，並由使用者以辨識卡去感應感應子模組，使得感應子模組傳送卡號至權限子模組(S1’)。該步驟A)用以讓使用者藉由其辨識卡的卡號，取得以輸出裝置列印文件的權限，因此步驟A)可視為步驟a)至步驟h)的前置註冊步驟。

另外，請參閱圖2，本發明還提供一種輸出裝置的權限管理系統10，包含：一使用者端電腦11、一輸出裝置12(本發明所指的輸出裝置泛指可列印文件的事務機、影印機、列表機等等，且不以此為限)以及一管控伺服器13。使用者端電腦11包含一列印子模組111；輸出裝置12包含一感應子模組121；管控伺服器13係與使用者端電腦11以及輸出裝置12訊號連接；管控伺服器13包含一CPU(即中央處理單元，本文中一概簡稱為CPU)131以及一記憶體單元132，記憶體單元132預載一權限管理模組M，其包含一權限子模組M1以及一通知子模組M2。

本發明提供的前述方法及系統是透過列印子模組 111(其可為一列印驅動程式，然不以此為限)以及辨識卡而有效地管理文件的輸出，詳細具體的內容將敘述如後。請一併參閱圖1以及圖2，當使用者欲在使用者端電腦11列印一文件時，使用者對使用者端電腦11輸入指令並使其開始列印文件的作業程序，此時，使用者端電腦11中的列印子模組111並不會立即將文件直接傳送至輸出裝置12(亦即暫時將文件留存在使用者端電腦11中)，而是會先將使用者的帳號以及使用者端電腦名稱傳送至管控伺服器13的權限管理模組M，其係用以通知權限管理模組M，向其通知這名使用者已在這台使用者端電腦11開啟列印文件的作業程序，權限管理模組M的權限子模組M1內含紀錄已完成步驟A)前置註冊步驟之使用者的一名單，用以比對該帳號以及使用者端電腦名稱是否於權限子模組M1的名單中，若此帳號以及使用者端電腦名稱並不在這名單之中，這名使用者便無法列印文件；而權限子模組M1比對確認後會傳送這名使用者的一權限資料給列印子模組111。

再者，由使用者帶著辨識卡(含有關於使用者的卡號)至輸出裝置12處，再用辨識卡去感應輸出裝置12的感應子模組121，經過感應之後，感應子模組121會將卡號以及這個輸出裝置的輸出裝置名稱傳送到權限子模組M1，向其通知使用者要在這台輸出裝置12列印出文件，而權限子模組M1接著去比對並確認卡號是否於名單之中。經比對確認後，權限管理模組M的通知子模組M2進而傳送列印訊息給使用者端電腦11，即通知使用者端電腦11的列印子模組111可以開始傳送待列印的文件給輸出裝置12，這時，列印子模組111會同時傳送文件以及權限資料給輸出裝置12，使得輸出裝置12根據權限資料而列印出文件。其中，辨識卡及感應子模組 121係使用近距離無線傳輸技術進行感應，例如無線射頻辨識(Radio Frequency Identification，RFID)、近距離無線通訊(Near Field Communication，NFC)等技術，然不以此為限。

繼續說明的是，與管控伺服器13訊號連接的還有一活動目錄伺服器14，本發明所屬技術領域中具有通常知識者應能理解，使用者端電腦11、輸出裝置12、管控伺服器13與活動目錄伺服器14之間可架構成一特定網域，使用者藉由使用在這個特定網域中的輸出裝置12去列印文件。至於有關架構此特定網域之技術內容非屬本發明之重點，故不在本文中贅述。活動目錄伺服器14包含一名單子模組141，名單子模組141用以定期同步更新權限子模組M1中的名單，使權限子模組M1中的名單能與公司或企業內部的在職員工資料相對應，而此名單包含使用者的帳號、使用者端電腦名稱、權限資料及卡號。應注意的是，雖然名單子模組141會同步更新權限子模組M1中的名單，惟同步更新的範圍並不包含卡號，亦即名單內的卡號係由前述步驟A)傳送至權限子模組M1(由輸出裝置12的感應子模組121傳送至權限子模組M1)。

可說明的是，權限資料包含可以讓使用者以黑白及/或彩色列印文件的權限。亦即，若使用者只有黑白列印文件的權限，即便在使用者端電腦11中選擇彩色列印，輸出裝置12最終仍只會列印出黑白的文件。

再說明的是，輸出裝置12的計算子模組122會去計算輸出裝置12列印文件時的有效列印張數，且權限管理模組M的計費子模組M3能接收計算子模組122所傳送的記錄，此記錄包含卡號、文件的有效列印張數以及文件的檔案名稱。如此，管理者即可 掌握每個使用者所列印的文件的有效列印張數及檔案名稱，便於內部管理。

另外，本發明雖僅以一台輸出裝置12為例，但可替代地，可以有複數個輸出裝置12(為讓圖式簡潔，圖2中僅以一台的輸出裝置12為示範例)，讓使用者可以任意選擇所欲的輸出裝置12去列印出文件。而在第一次使用輸出裝置12之前，使用者須利用特定網域下任意輸出裝置12的資料鍵入子模組123，先輸入使用者的帳號及密碼，且接著再以辨識卡去對感應子模組121進行感應，使得感應子模組121傳送卡號至權限子模組M1，讓使用者能在特定網域下以辨識卡透過任意輸出裝置列印文件。使用者日後在列印文件時，只要在特定網域持辨識卡去感應所欲的輸出裝置12之感應子模組121，則權限子模組M1就會根據該感應子模組121所傳送之輸出裝置名稱，讓通知子模組M2傳送一列印訊息至該使用者端電腦11，使其將文件傳送至所欲的輸出裝置12，使用者即可在所欲的輸出裝置12取出文件。

再說明的是，管控伺服器13的權限管理模組M的權限子模組M1中的名單會與活動目錄伺服器14中的名單子模組141同步更新，且較佳為每日更新一次。使得權限子模組M1中的名單能取得每個使用者的帳號的最新權限(可由公司或企業內部的資訊人員輸入在職員工相關資料至名單子模組141)。而當使用者欲列印文件時，列印子模組111會先將文件暫存於使用者端電腦11，且傳送帳號及使用者端電腦名稱至權限子模組M1以取得權限資料，使用者再持其辨識卡至輸出裝置12端進行感應，並由權限子模組M1針對辨識卡的卡號作比對及確認。應注意的是，列印子模組111亦會留存權限子模組M1傳送給列印子模組111最近一次的權限資料， 其用意在於，當管控伺服器13無法正常運作時(例如當機或損壞時)，管控伺服器13的權限子模組M1雖然無法傳送即時的權限資料至列印子模組111(即表示使用者的列印的權限並非是最新的)，但使用者仍可以至輸出裝置12持辨識卡在感應子模組121上感應，此時列印子模組111即會自動將所留存的權限資料傳送至輸出裝置12，使得輸出裝置12根據此權限資料去列印文件，以維持列印文件的作業程序能正常運作。然而在此情況下，留存於權限子模組M1的權限資料未必是最新版本。

本發明業已經由上述實施例加以描述。以上係為了說明目的使熟此技術人士更容易理解本發明，然而本發明不限於上述實施例所記載內容，熟悉本發明技術領域之通常知識者可理解到在未超脫本發明之思想下可針對上述實施例及變形例進行各種組合以及變化。

10‧‧‧輸出裝置的權限管理系統

11‧‧‧使用者端電腦

111‧‧‧列印子模組

12‧‧‧輸出裝置

121‧‧‧感應子模組

122‧‧‧計算子模組

123‧‧‧資料鍵入子模組

13‧‧‧管控伺服器

131‧‧‧CPU

132‧‧‧記憶體單元

14‧‧‧活動目錄伺服器

141‧‧‧名單子模組

M‧‧‧權限管理模組

M1‧‧‧權限子模組

M2‧‧‧通知子模組

M3‧‧‧計費子模組

Claims (15)

1. 一種管理輸出裝置的權限之方法，包含下列步驟：a)提供一使用者端電腦，其包含待列印的一文件；b)由該使用者端電腦的一列印子模組傳送一使用者的一帳號及一使用者端電腦名稱至一管控伺服器；c)由該管控伺服器中的一權限管理模組的一權限子模組比對該帳號及該使用者端電腦名稱是否於該權限子模組的一名單中，並在比對確認後傳送該使用者的一權限資料給該列印子模組；d)由該使用者自複數個輸出裝置選定其一，持一辨識卡去感應被選定之該輸出裝置中的一感應子模組，其中該辨識卡含有關於該使用者的一卡號；e)由該感應子模組傳送該卡號以及一輸出裝置名稱至該權限子模組，使其比對並確認該卡號是否於該名單中；f)由該管控伺服器的該權限管理模組的一通知子模組傳送一列印訊息給該使用者端電腦；g)由該列印子模組傳送該文件及該權限資料至被選定之該輸出裝置以列印出該文件。
2. 如申請專利範圍第1項所述之方法，其中進一步包含一步驟h)，其係由被選定之該輸出裝置的一計算子模組去計算該文件的一有效列印張數，且該權限管理模組的一計費子模組接收該計算子模組所傳送的一記錄。
3. 如申請專利範圍第2項所述之方法，其中該記錄包含卡號、該文件的該有效列印張數以及一檔案名稱。
4. 如申請專利範圍第1項所述之方法，其中進一步包含與該管控伺服器訊號連接的一活動目錄伺服器(Active Directory Server)，且該活動目錄伺服器包含一名單子模組，其中該名單子模組會更新 該權限子模組中的該名單。
5. 如申請專利範圍第4項所述之方法，其中該名單包含該使用者的該帳號、該使用者端電腦名稱、該權限資料及該卡號。
6. 如申請專利範圍第1項所述之方法，其中在步驟a)之前還包含一步驟A)，其係利用各該等輸出裝置的一資料鍵入子模組而輸入該使用者的帳號及密碼，並由該使用者以該辨識卡去感應該感應子模組，使得該感應子模組傳送該卡號至該權限子模組。
7. 如申請專利範圍第1項所述之方法，其中該權限資料包含黑白及/或彩色列印的權限。
8. 一種輸出裝置的權限管理系統，包含：一使用者端電腦，供一使用者列印一文件，包含一列印子模組；複數個輸出裝置，各該等輸出裝置包含一感應子模組；以及一管控伺服器，其係與該使用者端電腦以及各該等輸出裝置訊號連接，該管控伺服器預載一權限管理模組，其包含一權限子模組以及一通知子模組；其中該列印子模組傳送該使用者端電腦的該使用者的一帳號及一使用者端電腦名稱至該管控伺服器；該權限子模組比對該帳號及該使用者端電腦名稱是否於該權限子模組的一名單中，於比對確認後傳送該使用者的一權限資料給該列印子模組；該使用者自該等輸出裝置選定其一，持一辨識卡去感應對應之該感應子模組後，傳送一輸出裝置名稱以及該辨識卡關於該使用者的一卡號至該權限子模組，使其比對該卡號是否於該名單中；於該權限子模組比對確認後，該通知子模組會傳送一列印訊息給該使用者端電腦；而該列印子模組傳送該文件及該權限資料至被選定之該輸出裝置以列印出該文件。
9. 如申請專利範圍第8項所述之系統，其中各該等輸出裝置包含一計算子模組，其係用以計算該文件的一有效列印張數。
10. 如申請專利範圍第9項所述之系統，其中該管控伺服器包含一計費子模組，其接收該計算子模組所傳送的一記錄。
11. 如申請專利範圍第10項所述之系統，其中該記錄包含該卡號、該文件的該有效列印張數以及一檔案名稱。
12. 如申請專利範圍第8項所述之系統，其中進一步包含與該管控伺服器訊號連接的一活動目錄伺服器，且該活動目錄伺服器包含一名單子模組，其中該名單子模組會更新該權限子模組中的該名單。
13. 如申請專利範圍第12項所述之系統，其中該名單包含該使用者的該帳號、該使用者端電腦名稱、該權限資料及該卡號。
14. 如申請專利範圍第8項所述之系統，其中各該等輸出裝置包含一資料鍵入子模組，其係用以輸入該使用者的該帳號及一密碼。
15. 如申請專利範圍第8項所述之系統，其中該權限資料包含黑白及/或彩色列印的權限。

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