KR20060069437A

KR20060069437A - 전자 메일을 자동 포맷팅하기 위한 방법, 시스템 및프로그램 제품

Info

Publication number: KR20060069437A
Application number: KR1020067002256A
Authority: KR
Inventors: 제임스 티. 커리; 디이네쉬 에이. 쉬노이
Original assignee: 에스테이시어너, 엘엘씨
Priority date: 2003-08-01
Filing date: 2004-07-08
Publication date: 2006-06-21
Also published as: WO2005013035A3; AU2004260991A1; US20050027781A1; JP2007511920A; US7392289B2; WO2005013035A2; CA2534626A1; EP1649337A2; EP1649337A4

Abstract

여기에 설명된 개념들은 이메일을 자동 포맷팅하는 시스템, 방법 및 컴퓨터 제품을 개시한다. 이메일은 이메일 클라이언트에 의해 전송되고, SMTP 서버, POP3/IMAP 서버, 또는 SMTP 서버, POP3/IMAP 또는 양측 모두와 통신하는 또 다른 서버를 포함하는, 아웃바운드와 인바운드 이메일을 처리하기 위한 서버에 의해 수신된다. 상기 서버는 이메일 클라이언트로부터 이메일 메시지를 수신하고, 이메일 속성을 식별하기 위한 상기 수신된 이메일을 텍스트 분석한다. 그 다음에, 시스템은 의도한 수신자(들)에게 전송되는, 상기 식별된 이메일 속성에 해당하는 소정의 포맷에 따라 상기 수신된 이메일 메시지를 포맷팅한다.

이메일, 서버, 클라이언트, 포맷팅, 컴퓨터, 이메일 속성, 텍스트 분석

Description

전자 메일을 자동 포맷팅하기 위한 방법, 시스템 및 프로그램 제품{METHOD, SYSTEM AND PROGRAM PRODUCT FOR AUTOMATICALLY FORMATTING ELECTRONIC MAIL}

본 발명은 이메일 클라이언트(e-mail client)로부터 발송되고, 인바운드(inbound) 이메일을 수신하여 처리하기 위한 게이트웨이 서버(gateway server) 또는 아웃바운드(outbound) 이메일을 수신하여 처리하기 위한 게이트웨이 서버에 의해 수신된 전자 메일을 자동 포맷팅하기 위한 시스템, 방법 및 프로그램 제품에 관한 것이다.

인기를 끌고 있는 인터넷 및 월드 와이드 웹(world wide web)의 이점은 매체의 동적(dynamic) 특성이다. 새로운 정보는, 고객들에게 한시(limited time) 판매 또는 보도 발표를 통지하도록 신속하고도 용이하게 업데이트 및 촉진될 수 있다. 이메일 통신은, 기업들이 임의의 판촉들이나 기업 이익들을 강조하기 위해 계획된 체제로 이용할 수 있는 새로운 매체이다.

기업 브랜드 아이덴티티(corporate brand identity)는 회사의 총체적인 마케팅 전략의 중요 부분이다. 강력한 브랜드는 브랜드 소유자의 성취와 업적들을 반영 한다. 이 때문에, 조직 내의 마케팅 부서들이 명함들(business cards), 레터헤드(letterhead), 웹페이지(web-page) 설계, 부대 사항(collateral) 및 간판(signage)의 제작 및 품질 관리를 중심화하고 있다. 일관성(consistency) 및 균일성(uniformity)은 강력한 브랜드 존재(presence)를 구축하는데 중요하다. 이러한 점에서, 통상적인 사업 관행은, 브랜드 이미지를 효과적으로 전달하는데 상기 부서들 또는 파트너들(partners)을 도와줄 설계 지침들과 그래픽 킷트들(kit)을 포함하고 있다.

전자 메일 통신("이메일")은 회사간 통신을 위한 주요 도구가 되었다. 고용자들은 고객들, 기업 파트너들, 판매자들 및 투자자들과 연락을 취하는 서신(written communication)의 주요 수단으로서 전자 메일을 종종 사용한다. 기업에 대한 브랜드 아이덴티티의 중요성에도 불구하고, 기업들은 수신자들에게 브랜드형 이메일을 전송하는데 자신들의 기존의 이메일 인프라구조(infrastrucure)를 효과적으로 사용할 수가 없다. 기존의 전자 메일 기술들로는 통합 브랜드를 관리하고 제어할 방법이 없다. 이는 기업의 브랜드 또는 이메일 인프라구조에 투입된 막대한 투자를 활용하지 못하고, 상기 홍보 노력을 진전시킬 수많은 기회들을 낭비하기 때문에 큰 문제점이다.

협대역 네트워크(local-area networks: LANs), 광대역 네트워크(wide-area networks: WANs) 및 인터넷과 월드 와이드 웹(world wide web: WWW)과 같은 컴퓨터 네트워크 시스템에서, 전자 메일 시스템들은 2개 이상의 네트워크 사용자들 사이의 통신을 원활하게 하는데 종종 사용되고 있다. 각 사용자는, 네트워크 상에서 어느 한 사용자(발신자)에서 다른 사용자(수신자)에게 이메일 메시지를 전달하는데 있어서, 라우팅(routing)과 식별(identifying) 목적들을 위하여 사용될 수 있는 고유의 네트워크 어드레스를 갖고 있다.

종종, 이메일 메시지는 비교적 소량의 텍스트 또는 다른 형태들의 데이터를 포함하고 있다. "첨부물들(attachments)"이라고 불리는 1개 이상의 추가 데이터 파일은 종종 이메일 메시지에 첨부된다. 예를 들면, 이메일 시스템의 디스플레이 성능들과 호환되지 못하거나, 용량이 너무 커서 이메일 어플리케이션 프로그램에 의해 간편하게 디스플레이되지 못하는 워드 프로세싱(word processing) 파일 또는 그래픽 파일은, 이메일 메시지에 상기 파일을 첨부함으로써 발신자에서 수신자에게 전송될 수 있다. 상기 이메일 메시지는 상기 첨부물을 소개하거나 설명할 수가 있다. 그러므로, 수신자는 상기 이메일 메시지와 어떠한 첨부 데이터 파일들을 수신한다. 상기 첨부 데이터 파일은 상기 이메일 메시지 자체와 별도로 오픈(open) 되거나, 액세스(access) 되거나 사용되어야만 한다. 반면에, 상기 이메일의 첨부물은 사용 프로그램에 따라 이메일 내에서 볼 수가 있다.

에이치티엠엘(HTML) 포맷들은 웹사이트들을 상에서 페이지 구성들(compositions)의 언어가 되었다. 더욱이, 객체들은 웹 페이지들에서의 사용을 위한 HTML 포맷들로 스캔될 수 있다. HTML 포맷들의 구성 및 디스플레이는 최주류(most mainstream) 이메일 프로그램들에 추가된다. 하지만, 스캔된 입력들과 그래픽 요소들(element)로 HTML 이메일 포맷들을 설계하는데 많은 시간의 노력이 필요하다. 그러므로, 상기 포맷은 상기 태스크들(task)을 실행하는데 전형적으로 이용 가능한 한정된 시간 때문에, 벌크(bulk) 이메일과 대비되는 바와 같은 사적 이메일 통신에 일반적으로 활용되지 못하였다.

많은 이메일 프로그램들은 전자 메시지들에서 리치 텍스트 포맷팅(rich-text formatting: RTF)을 사용하는 툴들(tool)을 공급한다. 이것은 볼드(bold), 하이라이팅(highlighting) 및 폰트(font) 컬러들을 포함한다. 초기의 시스템들은 내부 시스템들 또는 유사 클라이언트들만을 위한 성능을 지원하였다. 예로서, 마이크로소프트 아웃룩(Microsoft Outlook?) 메시지들은 다른 아웃룩 수신자들에게 정확히 도달하였나, 다른 이메일 클라이언트들에서 뷰하였을 때 포맷팅이 종종 없어졌다. 이는 상기 특징들(feature)을 활용하지 않는 많은 사람들이 자신들의 포맷팅된 서신이 어떠게 수신될지 확신하지 못하는 결과를 가져온다.

마이크로소프트 아웃룩은 자신의 애플리케이션에, 사용자들이 통신을 위한 디폴트 템플릿을 사용하도록 허용해주는 스테이셔너리 특징(stationery feature)을 구비한다. 하지만, 상기 특징은 기존의 전자 메일 메시지들의 답장들(replies) 및 전달들(forwards)을 위해 활성화되지 못한다. 서신의 많은 비율이 답장들 및 전후(back-and-forth) 서신을 포함하기 때문에, 많은 이메일 메시지들은 적합한 브랜드 아이덴티티 없이 발송되어 기회 손실을 초래한다. 또 다른 제약은 일반적인 체제로 템플릿을 업데이트하는 것이다. 템플릿들은, 템플릿들을 관리하고 갱신하는 것이 까다로운 태스크(task)가 되게 하는 컴퓨터 각각에 국부적으로 저장된다.

로터스 노트(Lotus Notes) 이메일 클라이언트는 사용자들에게, 형태 기반의(form-based) 통신을 위한 사용에 대한 툴로서 스테이셔너리 특징을 제공한다. 상 기 특징은, 상기 어플리케이션의 "뉴 메모(New Memo)" 특징들에 통합되지 않아 스테이셔너리를 사용하는데 별개이면서도 추가적인 단계를 필요로 한다. 덧붙여, 노트들은 성능들에서 답장들을 통합하지 못하는 점에서 마이크로소프트 아웃룩과 같은 동일한 제약을 갖고 있다.

미국특허 제6,446,115호는 웹사이트를 통하여 브랜드형 전자 또는 종이 기반의(paper based) 통신을 전달하는 서신 서비스들을 보여주고 있다. 상기 서비스는 각 이메일 사용자가 상기 서비스를 이용하는데 여분의 단계들을 필요로 한다. 먼저, 사용자 계정은 각 개인별로 설정되어야 할 필요가 있다. 그 다음에, 어드레스 북들(books)은 갱신되고 할당된 대체 이메일 아이디(ID) 값들이 되어야 할 필요가 있다. 또한, 사용자들은 상기 서비스를 통하여 메일을 라우트(route)하는 대체 이메일 어드레스들을 제공할 필요가 있다. 하지만, 문제점들이 발생한다. 외부-지향의(external-oriented) 서비스는 기밀 통신문에 비실용적이다. 응답 및 "참조(cc)" 메시지들은 다시 어드레스되어야 할 필요가 있다. 기업 내의 개인 사용자들 사이에 강제적 표준이 존재하지 않는다. 또한, 기업들은 상기 방법으로 이메일 트래픽을 관리하기 위한 공공 서비스를 사용하지 않을 것 같다.

이메일 포맷팅 문제점들을 처리하기 위한 또 다른 툴은, 문서를 전송하고, 수신자가 정보를 발신자가 의도한 방식대로 정확하게 읽고 볼 수 있음을 보증해주는 강력한 포맷인 아도브 포터블 도큐먼트 포맷(Adobe's Portable Document Format: PDF)을 사용하는 것이 될 수 있다. 하지만, PDF 생성은 2단계 프로세스이고, 많은 인기 있는 이메일 어플리케이션들의 메시지와 인라인(inline) 통합되지 못한다. PDF들은 일방향 통신에 효과적이나, 개인들이 발신자의 텍스트에 응답하는 회신 상황들에 적합하지 못하다. 모든 전자 메일 메시지를 위해 PDF를 생성하는 것은 또한 시간 낭비이다. 더욱이, 이메일의 첨부 형태는 종종, 메시지를 읽는데 여분의 단계를 필요로 하여 상기 프로세스를 수신자에 대해 더 힘들게 만든다.

오늘날의 기업에서의 통상적인 출현물(occurrence)은 개별적 부서들(divisions), 머저(mergers), 애퀴지션(acquisitions) 또는 해외 부서들로부터 발생하는, 마이크로소프트 익스체인지(Microsoft exchange), 로터스 도미노(Lotus Domino), 센드메일(sendMail) 및 기타 메일 서버 애플리케이션들을 포함하는 다중 메일 시스템들의 혼합물(hybrid)이다. 모든 사용자들이 자신들의 빈번한 이메일 통신을 통하여 기업의 브랜드 이미지를 개선하는 것이 바람직하다.

다른 형태의 서비스들은 고객 포맷팅을 제공한다. 웹 기반의 전자 연하장 서비스들은 여러 해 동안 지속되어왔다. 상기 서비스들은 웹 형태 또는 이메일 메시지를 통하여 제출되는 전자 텍스트를 포맷팅하는 방법이다. 하지만, 전자 연하장들은 포맷팅 능력들에서 매우 제한적이고, 한정량의 텍스트로 확장한다. 상기 서비스들은 중요도, 답장 텍스트(reply-text), 전달 텍스트(forwarded text), 첨부물 지원(support for attachments) 또는 주문형 템플릿들(customized templates)을 포함하는 이메일 속성을 전송하지 않는다. 덧붙여, 상기 연하장 시스템들은 독점적이며, 대용량의 이메일 환경에서 기능하도록 설계되어 있지 않다.

개인들은, 자신들이 발신자로서 인식되길 원하지 않는 타인들에게 메시지를 전송하는데 리메일러들(re-mailers)을 사용한다. 상기 메시지 서비스들은 발신자 및 관련 헤더(header) 정보를 변경함으로써 이메일 콘텐츠들을 변경한다. 하지만, 상기 메시지 서비스들은 메시지의 콘텐츠를 변경하지 않아 상기 메시지의 룩(look) 및 포맷을 동일한 상태로 유지한다. 상기 서비스들은 통합 통신들의 필요성을 충족시키지 못한다.

이메일 마케팅은 새로운 정보를 알려줄 특정, 또는 종종 불특정 고객들에게 도달하는 중요한 방법이다. 뉴스레터들, 쿠폰들, 보도 발표문들, 판촉문들 및 기타 적시(timely) 정보는 HTML 또는 텍스트 기반 메시징을 통하여 수신자의 이메일 계정에 전달된다. 이는 전형적으로, 데이터베이스 구동형(database-driven) 이메일 어플리케이션의 사용을 통하여 이루어진다.

데이터베이스 구동형 이메일 메시지들은 많은 독자들과 메일 머지(merge) 형태의 포맷으로 통신하는 1개의 툴을 구비한다. 개인 메시지들 또는 사적 통신은 상기 애플리케이션들을 통하여 촉진되지 않는다. 데이터베이스 구동형 이메일 메시지들은 종종, 통신을 위한 중요하지 않은 사적 접촉들(즉, 성명 교환)을 가진 웹 페이지들을 사용한다.

사적 이메일 통신은 상이하고, 종종 고객 서비스 조사, 파트너들과의 상호작용 및 투자자들 또는 이사진들과의 일대일 통신을 위하여 사용된다.

이메일 서버들이 통상적으로 아이티(IT) 관리 및 행정 업무들에 집중하여왔더라도, 통신 매니저들이 통합 기업의 모든 이메일을 위한 스테이셔너리 및 포맷팅을 제어하고 중점적으로 갱신하는 것을 도와주는, 현재 이용 가능한 툴들은 없다. 즉, IT 부서들은 현재, 사적 이메일 통신을 맞추고(customize), 자동 포맷팅 성능 들을 생성, 갱신 및 관리하는 능력을 갖지 못하고 있다.

필요한 것은, 전자 메일에 통합 템플릿들 자동 편입하는 시스템 및 방법, 즉 새로운 템플릿들을 동적으로 관리하여 생성하고, 모든 이메일 사용자들에게 배치하며, 발신자, 수신자, 발신 시간, 또는 작업군 지정(workgroup designation)에 개별 템플릿을 맞추는 통합 통신들을 위한 중앙 툴이다. 사용자들은 기술을 이해하거나, 메시지에 템플릿을 추가하는 것을 기억하거나, 답장을 수동 리포맷팅(reformatting) 하는데 부담이 되지 않아야만 한다. 상기 프로세스는 사용자들에게 끊김 없어야(seamless)만 하고, 사용자가 익숙한 이메일 환경에서 선천적(native) 이어야만 한다. .

여기에 개시된 개념들은, 식별된 이메일 속성들에 따라 이메일을 포맷팅하기 위한 자동 이메일 포맷팅 시스템 및 방법을 제공함으로써 상기한 문제점들을 해소한다.

상기 개념들은, 이메일이 자동 포맷팅되는 시스템, 방법 및 컴퓨터 제품을 다룬다. 이메일은 이메일 작성기(composer)에 의해 발신되고, SMTP 서버, POP3/IMAP 서버, 또는 SMTP 또는 POP3/IMAP 서버와 통신하는 또 다른 서버를 포함할 수 있는, 아웃바운드 이메일 또는 인바운드 이메일을 처리하기 위한 게이트웨이 서버에 의해 수신된다. 상기 서버는 이메일 작성기로부터 이메일 메시지를 수신하고, 이메일 속성을 식별하기 위한 상기 수신된 이메일을 텍스트 분석한다. 그 다음에, 상기 시스템은 의도한 수신자(들)에 전송되는, 상기 식별된 이메일 속성에 해당하는 소정의 포맷에 따라 상기 수신된 이메일 메시지를 포맷팅한다.

더욱 구체적으로는, 이메일 포맷터는, 이메일을 작성 및/또는 수신하기 위한 1개 이상의 클라이언트 스테이션으로부터 전송되는 이메일을 텍스트 분석함으로써 이메일 속성들을 식별한다. 템플릿 매니저는 상기 식별된 이메일 속성에 관련된 소정의 포맷들을 할당한다. 메시지 어셈블러는 상기 할당된 소정의 포맷에 의해 지정된 소정의 포맷에 따라 상기 이메일을 어셈블링한다.

이메일 속성들은, 발신자, 발신날짜, 저자(들)(author)(s), 수신자 정보, 중요도 정보, 언어, 원천 국가(country of origin) 중 어느 하나를 포함하는 헤더(header)에서 추출될 수 있거나, 이메일 속성들은 키워드들을 포함할 수 있는 바디(body)에서 추출될 수 있다. 관련된 소정의 포맷들은 그래픽, 배경 이미지, 사운드 파일, 비디오 파일, 하이퍼텍스트, 사용자 정보, 회사 정보, 및 디지털 서명 중 어느 하나를 포함하고, 그 각각은 1개 이상의 이메일 속성에 관련되어 있다.

상기 시스템은 새로운 메시지 부분, 답장 부분, 또는 전달 부분의 어느 하나에 관련된 이메일의 이메일 부분들과 같은 다른 속성들을 식별하고, 상기 이메일 부분(들)을 개별적으로 포맷할 수 있다.

실시예들의 추가 목적들, 이점들 및 새로운 특징들은 이하의 설명에서 부분적으로 설명되고, 부분적으로, 첨부 도면들의 참조시 당업자에게 자명하거나, 본 발명의 실시에 의해 이해될 수 있다.

도면들은 한정함 없이 바람직한 실시예들을 도시하고 있다. 도면들에서, 동일하거나 유사한 요소들에 동일 참조 부호들을 부여한다.

도 1은 데이터 프로세싱 시스템을 도시한다.

도 2는 피시(PC) 또는 워크스테이션 또는 서버의 기능적 블록도를 도시한다.

도 3a는 아웃바운드 이메일을 포맷팅하기 위한 시스템의 기능적 블록도를 도시한다.

도 3b는 인바운드 이메일을 포맷팅하기 위한 시스템의 기능적 블록도를 도시한다.

도 4는 이메일이 자동 포맷팅되는 플로우차트를 도시한다.

도 5는 이메일을 자동 포맷팅하기 위한 시스템을 도시한다.

도 6은 자동 포맷팅된 이메일의 예를 도시한다.

본 발명은 브랜드형 전자 메일("이메일")을, 사용자의 이메일 스테이션 또는 프로그램과 이격한 이메일 서버 환경에서 자동 관리하고 발송하기 위한 시스템, 방법 및 프로그램 제품이다.

도 1은 상기 내용을 구현할 수 있는 네트워크의 개념도이다. 일반적으로, 네트워크(110)는 상기 네트워크에 연결된 여러 가지 콤포넌트들을 서로 통신하도록 허용해주는 통신 인프라구조(infrastructure)이다. 상기 콤포넌트들은 복수개의 클 라이언트들(112), 서버(114), 스토리지 장치들(116) 등을 포함한다. 네트워크(110)는 서로 통신하는데 공통의 프로토콜들을 사용하는 어떠한 형태의 네트워크 또는 1개 이상의 네트워크를 의미한다. 네트워크(110)는 인프라넷(infranet), 협대역 네트워크, 광대역 네트워크 등이 가능하다. 클라이언트(112)는 클라이언트 전용의 어플리케이션을 호스팅하는(hosting) 컴퓨터 또는 워크스테이션일 수 있다.

서버(114) 또는 서버들(114)은 복수개의 클라이언트들(112), 상기 네트워크에 연결된 다른 장치들(예를 들어, 프린터(미도시)), 및 상기 네트워크 외부의 장치들 사이의 통신을 용이하게 하는 어떠한 형태의 서버일 수 있다. 스토리지 장치(116)는 서버(114)의 외부에 있으며, 서버(114), 클라이언트들(112) 또는 이들 모두에 의해 접속 가능한 데이터베이스일 수 있다.

도 2는 클라이언트(112)를 구현할 수 있는 피씨(PC) 또는 워크스테이션형 범용 컴퓨터와 같은 컴퓨터 시스템(210)의 기능적 블록도이다. 컴퓨터 시스템(210)은 서버(114)를 구현할 수 있다. 일반적으로, 도 2는 클라이언트 역할로서 또는 서버로서 사용될 수 있는 컴퓨터 시스템(210)을 도시한다. 그러므로, 컴퓨터 시스템(210)은 클라이언트의 전자 메일 프로그램을 채용하기 위하여 사용될 수 있거나, 여기에 더 설명된 서버에 이메일 관련 프로그램들 또는 프로토콜들을 채용하는데 사용될 수 있다.

전형적인 컴퓨터 시스템(210)은 중앙처리장치(CPU)(212), 메모리들(214) 및 상호연결 버스(215)를 포함한다. 중앙처리장치(CPU)(212)는 1개의 마이크로프로세서를 포함하거나, 멀티프로세서 시스템으로서 컴퓨터 시스템(210)을 구성하기 위한 복수개의 마이크로프로세서를 포함할 수 있다. 메모리들(214)은 메인 메모리, 롬(read only memory: ROM), 여러 가지 디스크 드라이브들, 테이프 드라이브들 등과 같은 매스 스토리지(mass storage) 장치들을 포함한다. 메인 메모리(214)는 전형적으로, 다이내믹 랜덤 억세스 메모리(dynamic random access memory: DRAM) 및 고속 캐시(cache) 메모리를 포함한다. 동작 중에, 메인 메모리(214)가 상기 중앙처리장치(CPU)에 의한 실행을 위한 명령어들 및 데이터 중 적어도 일부를 저장한다.

매스 스토리지(216)는 중앙처리장치(CPU)에 의한 사용을 위한 데이터 및 명령어들을 저장하기 위한 1개 이상의 자기 디스크 또는 테이프 드라이브들, 또는 광 디스크 드라이브들을 포함할 수 있다. 워크스테이션 피씨(PC) 경우, 예를 들어, 디스크 드라이브 또는 테이프 드라이브 형태의 1개 이상의 매스 스토리지(216) 시스템은 클라이언트 이메일 프로그램뿐만 아니라 운영체계(operating system) 및 애플리케이션 소프트웨어를 저장한다. 컴퓨터 시스템(210) 내의 매스 스토리지(216)는 또한, 데이터와 코드(code)를 상기 컴퓨터 시스템에 입력하고 상기 컴퓨터로부터 출력하기 위해, 플로피 디스크, 콤팩트디스크 롬(compact disk read only memory: CD-ROM) 또는 집적회로형 비휘발성 메모리 아답터(즉, PC-MCIA 아답터)와 같은 여러 가지 휴대 매체를 위한 1개 이상의 드라이브들을 포함할 수 있다.

상기 시스템은 또한, 네트워크(110)를 통하여 데이터 통신들을 하기 위한 인터페이스로서 예시로 도시된 통신들을 위한 1개 이상의 입력/출력 인터페이스들(218)을 포함한다. 인터페이스(218)는 모뎀, 이더넷(Ethernet) 카드 또는 다른 어떠한 적합한 데이터 통신 장치이드지 좋다. 물리적 통신 링크들은 광학적, 유선 또 는 무선일 수 있다.

컴퓨터 시스템(210)은 각각의 사용자 인터페이스로서 역할을 담당하는 디스플레이(220) 및 키보드(222)와의 상호연결을 위한 적합한 입력/출력(I/O) 포트들을 더 포함할 수 있다. 예를 들면, 상기 컴퓨터는 출력 디스플레이를 구동하는 그래픽 서브시스템을 포함할 수 있다. 상기 출력 디스플레이는 캐소드 레이 튜브(cathode ray tube: CRT) 디스플레이 또는 액정 디스플레이(liquid crystal display: LCD)를 포함할 수 있다. 미도시하였지만, 상기 피씨(PC)형 시스템은 전형적으로, 프린터에 연결하기 위한 포트를 포함한다. 상기 시스템의 상기 구현을 위한 입력 제어 장치들은 문자숫자식(alphanumeric) 및 다른 키 정보를 입력하기 위한 키보드를 포함한다. 상기 시스템을 위한 입력 제어 장치들은 마우스(mouse), 터치패드(touchpad), 트랙볼(trackball), 스타일러스(stylus) 또는 커서(cursor) 방향 키들과 같은 커서 제어 장치(미도시)를 더 포함할 수 있다. 상기 시스템에 대한 주변장치들의 링크들은 유선 연결들이거나, 무선 통신을 사용할 수 있다.

상기 시스템은 상기한 처리 및 제어 기능들 중 여러 개를 지원하는 플랫폼(platform)의 예만으로서 도시되고 설명된다. 당업자는, 컴퓨터 시스템(210)이 임의의 구현들에 의존하여 가변할 수 있음을 이해할 것이다.

도 3a 및 도 3b는 아웃바운드 이메일을 자동 포맷팅하기 위한 시스템과, 인바운드 이메일을 자동 포맷팅하기 위한 시스템을 각각 나타낸 일반적인 블록도이다. 도 4는 이메일을 자동 포맷팅하기 위한 방법의 플로우차트도이다. 여기에 설명된 콤포넌트들은 컴퓨터 시스템(210)에 의해 구현되거나, 상기한 네트워크(110) 상 에 구현할 수 있다. 여기에 개시된 장치 및 방법의 구현은 당업자에게 공지되어 있다.

인바운드 이메일을 처리하기 위한 이메일 포맷터(314)는 수신자(들)에게 전송 및 발송된 상거래, 여행, 선적 및 금융 정보에 유용할 수 있다. 많은 이메일들이 상이하게 포맷되므로 여러 가지 이메일에서 동일한 정보를 발견하는 것은 어렵다. XML 기반의 문서들은, 판매자가 표준 정보를 강조하여 나타내도록 허용해주어 고객들에게 더 유용하다.

예를 들면, 정보 팀 또는 관리자(administrator)에 의해 관리될 수 있는 표준 이메일 포맷을 사용함으로써 메일 포맷터는 예를 들어, 각 수신자들을 위하여 이해하는데 용이해지는 체계적 방법으로 여정 또는 차량 임대 영수증을 포맷하는 특수 문서들을 자동 생성할 수가 있다. 상기 표준의 포맷들은 기업의 고용자들이 더 효율적으로 될 수 있게 할 수 있다. 데이터 분석자들은 또한, 전자 상거래 상황에서 계약들을 협상하기 위한 분석 툴에 새로운 표준 정보를 수집하는데 이메일 포맷터(314)를 사용할 수 있다. XML 문서들을 유효화하고, 상기 문서들을 다른 관리 업무들을 시작하는데 사용하는 것은 추가 이점이 될 수가 있다. 즉, 이메일은 통상적인 항공 여정들과 같은 여러 가지 속성들을 모니터링하여 관리하는 임의의 포맷의 인바운드 이메일을 검토하도록 별도의 시스템을 시동시킬 수가 있다.

인바운드 메일 목적들을 위하여, 템플릿 라이브러리(template library)는, 문서들을 적절한 형태로 포맷하는 방법에 대한 특정 정보를 포함하는 1세트의 XML 기반의 스타일 시트들(style sheets)이 된다. 상기 템플릿 라이브러리는 여행 문서 들, 전자 상거래 구매서들, 제안서들, 재정적 견적서들, 판매서들 또는 시장 조사서들 등을 포함할 수 있다. 각 이메일 메시지는 사용 중에 있는 XML 표준을 나타내는 키워드에 의해 (상기 메시지 내에 또는 첨부물로서) 지정된다. XML은 각 기업에 기반한 상이한 변형을 갖고, 상기 데이터를 활용함으로써 적합한 스타일 시트가 응용될 수 있다.

아웃바운드 메일을 처리하기 위한 메일 포맷터는 발송자, 저자, 수신인, 발송 시간, 작업군 지정(workgroup designation) 또는 상세히 후술할 이메일 바디 내의 키워드들에 의해 이메일을 자동 조정하는데 유용할 수 있다.

메시지 작성기(310)는 단계(410)에서와 같이, 사용자가 이메일을 생성하고 수신하도록 허용해주는 이메일 프로그램을 채용한 컴퓨터 시스템(210)을 나타낸다. 상기 시스템이 기존 및 신규 이메일 소프트웨이퍼 프로그램들을 지원할 수 있고, 지원하도록 갱신될 수 있으므로 이메일 소프트웨어의 브랜드는 중요하지 않다. 예를 들어 마이크로소프트 아웃룩(Microsoft Outlook)과 유도라(Eudora)를 포함하는 여러 가지 이메일 소프트웨어 프로그램들 중 어는 것이든지 사용될 수가 있다.

이메일 포맷터(314)는 도 3a와 같이, 아웃바운드 이메일을 처리하기 위한 게이트웨이퍼 서버(320)에 배치될 수 있다. 즉, 상기 포맷터(314)는 다중의 이메일 클라이언트들로부터 최종의 목적지(들)를 향하여 메시지들을 릴레이(relay)할 책임이 있는 서버에 배치될 수 있다. 보안과 성능 이유들 때문에, 많은 조직들은 모든 발송형(outgoing) 메일 트래픽(traffic)을 전송하는 별도의 장치(machine)를 구비한다. 이메일 서버 환경에 따라, 이메일 포맷터(314)는 다른 시스템에 탑재될 수 있으나, 발송형 메시지들을 포맷하는 메일 서버의 우체국 특성들과 단단하게 통합된다.

도 3b에서, 이메일 포맷터(314)는 인바운드 이메일을 처리하기 위한 게이트웨이 서버(322)에 배치될 수 있다. 즉, 이메일 포맷터(314)는 다중의 이메일 클라이언트들로부터 인바운드 이메일을 수신하여 상기 수신된 이메일을 최종 목적지(들)를 향하여 릴레이하기 위한 서버에 배치될 수 있다. 도 3a 및 도 3b 사이의 유사성 때문에, 설명의 편의상, 아웃바운드 게이트웨이 서버(320)와 인바운드 게이트웨이 서버(322)는 일반적으로 중앙 서버(324)로 불린다. 또한, 상기 중앙 서버는 1개의 서버 또는 다중의 서버를 나타낸다.

템플릿 관리자(312)는 이메일 포맷터(314)와 통신하고, HTML 파일이 될 수 있는 소정의 포맷 또는 템플릿 정보를 저장한다. HTML 파일은 월드 와이드 웹(WEB) 페이지 마크업(mark-up)을 위한 표준이나, XML 또는 SGML과 같은, 당업자에게 공지된 여러 가지 다른 포맷팅 및 마크업 언어들이 사용될 수가 있다. 템플릿 정보는 그래픽, 사운드 또는 비디오 파일들을 포함할 수 있다. 템플릿 정보는 폰트(font) 정보 또는 발송자 서명과 같은 "메일 머지(mail merge)" 효과들, 타이틀 또는 데이터베이스로부터 보여지는 다른 콤포넌트들을 포함할 수 있다. 상기 특징들 중 어느 하나 또는 여러 개가 없는 시스템을 형성하는 것이 가능하다.

도 3a 및 도 3b가 중앙 서버(324) 기반의 템플릿 매니저를 도시하더라도 템플릿들은 클라이언트 서버(310), 또는 중앙 서버(324)와 이격한 또 다른 서버 또는 데이터베이스에 저장될 수 있다. 관리자(administrator)에 의해 예약으로 또는 수 작업 중 하나로 국부적으로 저장되었으면, 새로운 템플릿 정보는 템플릿 매니저(312)에서 메시지 작성기(310)로 전송될 수 있다. 클라이언트 스테이션(310)의 이메일들은, 이메일 클라이언트가 상기 능력을 갖고 있으면, 스테이셔너리 포맷으로 작성될 수 있다.

이메일 포맷터(314)는 이메일의 이메일 속성들을 식별하고 템플릿 매니저(312)는 이메일 속성들에 따라 1개 이상의 소정의 포맷을 할당한다. 암호화 구조들(encryption schemes) 뿐만 아니라 디지털 서명은 이메일 포맷터(314)에 의해 상기 이메일에 할당될 수 있다. 이메일 어셈블러(316)는 이메일을 수신하고, 템플릿 매니저(312)에 의해 할당된 템플릿에 따라 상기 이메일을 포맷한다. 그 결과의 새로 포맷된 이메일은 의도한 수신자(들)에게 전송된다.

도 4는 이메일을 자동 포맷팅하기 위한 방법의 플로우차트도이다. 이메일(410)을 작성한 후, 사용자는 단계(412)에서와 같이, 임의의 이메일 속성들에 따른 템플릿 또는 소정의 포맷을 요청하기 위해 메시지 작성기(314)를 템플릿 매니저(312)에 접속하도록 촉진함으로써 의도한 이메일 포맷을 프리뷰(preview) 할 수 있다. 한편, 프리뷰는, 디폴트 템플릿을 뷰(view) 하기 위한 생성(creation) 전에 발생될 수 있거나, 수신자에게 적절한 포맷팅을 보장하는 이메일의 생성 동안에 발생될 수 있다. 단계(414)에서, 템플릿 매니저(312)는 1개 이상의 템플릿을 템플릿 라이브러리에서 메시지 작성기(310)로 전송하고, 메시지 작성기(310)는 수신자를 바로 보는 것처럼 상기 메시지를 나타내는 메시지 프리뷰를 발생한다. 또한, 이메일 어셈블러(316)는 상기 단계를 실행하도록 구성될 수 있다. 메시지 작성기(310)는 프리뷰 기능을 채용하지 않음으로써 단계들(412),(414)을 생략할 수 있다. 이는 블랙베리 초기화형(Blackberry initiated) 메시지들, 텍스트 유닉스(UNIX) 메일 프로그램 또는 제한적 성능들을 가진 다른 어떠한 시스템과 같은, 프리뷰 디스플레이들을 지원하지 못하는 메시지 작성기들(310)에 적합하다. 상기 경우에, 사용자는, 상기 메일이 전달 때에 적절한 템플릿을 가진 채 포맷되더라도 프리뷰를 보지 않는다.

또한, 템플릿 정보는 상기 메시지와 함께 메시지 작성기(310)로부터 상기 시스템의 이메일 포맷터(314)로 전송되어질 필요가 없다. 하지만, 전송을 위한 메시지의 포맷팅은 메시지 작성기(310)에 의해, 또는 바람직한 실시예에서, 중앙 서버(324)에서 실행될 수 있다.

단계(416)에서, 사용자는 자동 포맷팅을 오버라이드(override)하거나 소정의 템플릿을 응용할 수 있도록 할 수 있다. 이는 관리자가 테스트 메시지를 전송하는데 유용할 수 있다. 상기 기능은 임의의 사용자들 또는 폭넓은 시스템에 이용 가능하다. 많은 이메일 사용자가 사적 용도를 위해 회사 이메일을 사용하므로 회사는, 각 사용자가, 사적 용도를 위해 이메일을 사용할 때, 자동 포맷팅 성능을 오버라이드하여야만 하는 것을 요구하지 않아도 좋다. 이는 회사 데이터베이스들 내의 불필요한 수신자 정보의 개체군(population)을 방지하여 중앙 서버(324)에 불필요한 포맷팅을 부담지우지 않는다.

단계(418)에서, 이메일 포맷터(314)는 앞서 설명한 메일 포트를 통하여 메시지 작성기(310)로부터 메일 메시지들을 수신한다. 이메일 포맷터(314)는 플레인 (plain) 텍스트, 또는 리치 텍스트 포맷(rich text format: RTF), 하이퍼텍스트 마크업 랭기지(hypertext mark-up language: HTML) 또는 익스텐서블 마크업 랭기지(extensible mark-up language: XML)와 같은 여러 가지 시스템들에서 포맷된 텍스트의 메시지들을 읽을 수가 있다. 다른 포맷팅 시스템들이 사용될 수 있다. 이메일 포맷터(314)는 여기에 설명된 포맷들에 한정되지 아니 한다.

메시지 작성기(310)로부터 이메일을 수신하자마자, 단계(420)에서, 이메일 포맷터(314)는 이메일 메시지를 위한 표준들에 따른 텍스트 분석(text-parsing)에 의해 헤더 추출기를 사용하여 이메일로부터 이메일 속성들을 추출한다. 상기 메시지가 인터넷 프로토콜 메시지이면, 표준 IETF 법칙들이 응용할 수 있다. 하지만, 상기 시스템은 또한, X.400 어드레싱 등을 포함하는 다른 메시지 시스템들에 유용하다. 발신자, 날자, 저자, 수신자 정보, 우선순위 정보, 언어 및 원천 국가가 추출될 수 있다.

또한, 단계(420)에서 이메일 포맷터(314)는 임의의 키워드들과 같은 이메일의 바디에서 다른 이메일 속성들을 식별할 수 있다. 예를 들면, 이메일 포맷터(314)는 특권, 비밀, 독점과 같은 키워드, 또는 회사 제품에 관련된 키워드를 추출할 수 있다. 관리자는 수신자 기반의, 발신자 기반의, 날자 기반의 또는 소정의 키워드들 접근방법이 이메일 메시지를 포맷팅하기 위한 주요 결정인자인지를 선택할 수 있다.

추출된 이메일 속성들은 개별 메시지(422)에 응용되어질 템플릿(들)을 결정하도록 템플릿 매니저(312)에 전송된다. 빈번하게 사용되는 템플릿들은, 하이 스루 풋(high throughput)이 필요할 때, 고속 성능 및 전개를 위해 캐시(cache) 될 수 있다. 식별된 속성들이 해당 템플릿을 갖고 있지 않으면, 디폴트 템플릿이 할당될 수 있다(424). 하지만, 해당 이메일 속성들이 식별되면, 템플릿 또는 1개 이상의 템플릿이 이메일에 할당된다(426). 여하튼 간에, 절차 호(precedure call)는 템플릿 선택(들)을 지정하는 이메일 어셈블러(316)에 전송된다.

임의의 회사들, 또는 DNS 도메인들, 또는 개인들은 이메일 통신을 위하여 상이하거나 맞추어진(customized) 템플릿을 필요로 할 수 있다. 일부 이메일 프로그램들은 다른 이메일 프로그램들이 디스플레이할 수 없는 정보를 디스플레이할 수 있다. HTML 파일들과 그래픽들을 디스플레이할 수 있는 유도라(Eudora), 넷츠케이프(Netscape) 및 아웃룩(Outlook)과 같은 프로그램들은 파인(Pine)과 같은 유닉스 텍스트 기반의 이메일 클라이언트들 이외의 다른 템플릿을 필요로 한다. 그래픽 기반 프로그램들의 후속 버전들(version)은 전형적으로, 초기 버전들보다 더 큰 디스플레이 성능들을 제공한다. 자바스크립트(JavaScript) 또는 배경 그래픽들을 지원하지 못하는 클라이언트들은 상기 메시지에 포함된 상기 문제의 HTML 태그들(tags)을 갖지 않는 템플릿 버전을 수신하여야만 한다. 특정 템플릿들은 이메일 클라이언트(들)에 의존하여 사용될 수 있다. 또한, 메시지 어셈블리는 예정된 이메일 클라이언트(들)마다 상이할 수 있다.

그러므로, 병렬 단계에서, HTML, 또는 듀얼 모드(alt/관련 또는 alt/대체 포맷들)에서 가장 공통적으로 이메일의 메시지 콘텐츠 또는 바디는 텍스트, 추출될 수 있다(428). 상기 메시지 추출기는 이메일 메시지의 새로운 메시지 부분, 답장 부분 및/또는 전달 메시지 부분들을 정확히 식별하는 발신자 이메일 클라이언트를 결정한다. 메시지 부분들을 식별하는 다른 방법들은 당업자에게 공지되어 있다. 상기 이메일 클라이언트는 "엑스 메일러(X-mailer)" 또는 유사 필드(field)를 통하여 확인된다. 개별 메시지 콤퍼넌트들을 분리하는 것은 여러 저자들의 브랜드형 아이덴티티를 반영하기 위해 아웃바운드 또는 인바운드 메일을 적절하게 포맷하는데 필요하다. 회사들과 사용자들은 답장 텍스트 또는 전달 메시지 콘텐츠 이외의 다른 방법으로 강조되고 브랜드화된 메시지를 선호하는 것 같다. 이메일 부분들을 확인하자마자, 절차 호는 분리된 이메일 부분들을 지정하는 단계(430)에서 이메일 어셈블러(316)에 전송된다.

이메일 어셈블러(316)는 이메일 포맷터(314), 템플릿 매니저(312), 또는 이들 모두로부터 절차 호를 수신한다. 상기 절차 호는 이메일 어셈블러(316)에게 상기 이메일이 자동 포맷팅되는 방식을 명령한다. 선택적으로, 어셈블리 과정에서, 인증 실(authenticity seal)은 발송형 이메일에 첨부될 수 있다(432). 많은 디지털 서명 기술들이 존재하고, 사용될 수 있다. 사용자 고유 정보로 암호화된 그래픽 생성형 바코드(bar-code)가 사용될 수 있다. 이메일 포맷터(314)는, 수신자들의 통합 디렉토리를 구축하고, 향후의 전송들을 위한 암호화된 이메일을 촉진하기 위해 모든 서명된 수신 이메일의 공중 키들(public keys)을 선택적으로 저장할 수 있다. 덧붙여, 통합 메일 서버 사용자로부터의 개인 키들(private keys)은, 모든 발송 이메일이 인증 이메일을 수신하는 것을 지원하는 수신자들에 디지털적으로 서명되어질 것을 보장하도록 저장될 수 있다.

상기 어셈블링된 메시지는 그 다음에 표준 메시지 프로토콜 사양들(specifications)을 통하여 그 목적지에 전송된다. 애플리케이션 셋팅들(settings)에 따라, 사본이 보관될 수 있다.

도 5는 도 3에 도시된 바와 같으나 상세하게, 메일을 자동 포맷팅하기 위한 시스템을 도시하고 있다. 이메일 포맷터(314)는 헤더 추출기(510)와 메시지 추출기(512)를 포함한다. 앞서 설명한 바와 같이, 헤더 추출기(510)는 이메일로부터 헤더 정보를 추출하여 상기 헤더 내에서 이메일 전송 날짜, 발신자, 저자, 수신자(들), 중요도 정보, 언어 및 원천 국가를 식별한다. 추출된 헤더 속성들은 템플릿 매니저(314)에 전송된다. 또한, 메시지 추출기는 메시지 부분(들)을 식별하고, 키워드들, 즉 적어도 새로운 메시지 부분의 이메일 바디 속성들을 식별할 수 있다. 식별된 이메일 바디 속성들은 템플릿 매니저(314)와 이메일 어셈블러(316)에 전송된다.

템플릿 매니저(314)는 회사가 상기 회사 내의 모든 이메일 사용자들을 위한 템플릿들을 집중 관리하도록 허용해준다. 템플릿 매니저(314)는 3개의 주요 서브콤포넌트들(subcomponents) 즉, 템플릿 라이브러리(520), 템플릿 매니저(516) 및 템플릿 할당 툴(518)로 구성된다. 템플릿 매니저(314)는 바람직하게는 컴퓨터 시스템(210)을 사용하여, 템플릿 할당 툴(518)과 템플릿 라이브러리(520)와 상호작용하는 사용자 애플리케이션이다.

초기에, 템플릿 매니저(314)는 단계(416)에서 사용자 오버라이드(user override)를 체크한다. 사용자 오버라이드의 경우에, 템플릿 매니저(314)는 표준 템플릿을 할당하거나, 사용자에 의해 수동 선택된 템플릿을 응용할 수 있다.

템플릿 라이브러리(520)는 또한, 각 이메일 클라이언트에서 최적으로 사용된 템플릿들을 저장한다. 이메일 클라이언트 정보는, 처음에 배치 임포트(batch import) 과정을 통하여 이메일 아카이브들(archives)을 거쳐 집결될 수 있다. 이메일 통신의 상당 부분이 반복 이메일이기 때문에, 많은 기존의 이메일들은 각 수신자들을 위해 신속히 최적화된다.

상기 시스템은 또한, 임의의 시스템으로부터 또 다른 시스템으로의 수신 또는 발송 이메일을 번역하는데 사용될 수 있다. 메시지가 유도라의 사용자를 의도한 아웃룩의 사용자로부터 수신되면, 상기 메시지는 상기 메시지를 수신자에게 전송하기 전에 유도라에서의 뷰를 위해 최적화될 수 있다.

관리자(administrator)는 템플릿 라이브러리(520)에 새로운 템플릿들과 설계들을 추가할 수 있다. 이러한 방법으로, 마케팅 프로페셔널들, 그래픽 아티스트들은 기업에 이익이 되는 그래픽 통신의 전문 기술을 사용하는 동안, 집중 전송된 메일들의 품질, 콘텐츠 및 동일성을 제어할 수 있다. 개인들은 브랜드 아이덴티티 목적들을 위해 자신들의 이메일 습관을 변경함 없이 사적 콘텐츠에 초점을 맞출 수가 있다.

템플릿 라이브러리(520)는 관리자가 아웃바운드 이메일과 인바운드 이메일의 룩(look)을 관리하도록 허용해주는 내장 임포트(built-in import)를 구비한다. 상기 라이브러리에 HTML 파일을 업로딩(uploading)할 때, 템플릿 매니저(314)는 일부 마크업 태그들이 야기할 수 있는 어떠한 "이메일 특정 문제("e-mail-specific problem")이든지 분석할 수 있다. 이는 다양한 이메일 클라이언트들의 호환성을 보 장한다. 덧붙여, 배치된 그래픽, 배경 그래픽, 사운드, 비디오 파일들, 디지털 서명들을 포함하는 링크된 파일은 모두 상기 라이브러리에 업로드된다. 폰트 페이스(font face), 컬러 및 사이즈는 또한, 상기 단계에서, HTML 파일의 고유한 것으로 규정될 수 있다. 템플릿 라이브러리(520)는 또한, 템플릿들 내에 모듈로서 삽입될 수 있는 기본적 구축 블록들을 구비한다.

템플릿 할당 툴(518)은 사용되어야 할 템플릿 라이브러리(520)로부터 템플릿 또는 템플릿들을 선택한다. 어느 템플릿을 사용할 것인가를 결정하는 것은, 날자, 발신자, 저자, 발신자 그룹, 수신자, 키워드들 및 관리자에 의해 도입된 것과 같은 다른 인자들과 같은 검출된 이메일 속성들에 의존한다. 상기 관리자는, 수신자 기반의, 발신자 기반의, 날짜 기반의 또는 소정의 키워드들 접근방법 중 어느 것이 템플릿 매니저(516)를 통하여 템플릿에 중요도를 매기는데 주요 결정자인지를 결정할 수 있다.

소정의 날짜 또는 날자 범위들은 동적 메시징을 용이하도록 개인 템플릿들 또는 할당 엔트리들(entries)에 할당된다. 시즌(seasonal) 또는 프로모션(promotional) 템플릿들이 활용되며 할당된 활성 날짜들이 가능하여 마케팅을 캠페인을 계획하고 현재의 목표된 메시지들에서 전자 메시징을 새로운 매체로서 사용할 수 있게 한다. 그러므로, 관리자들은 특정 기간들 동안에 사용된 템플릿들을 할당할 수 있다.

개인들은 또한, 할당 툴(518)에 리스트(list)될 수 있고, 중요도는 최소 단위에서 최대 단위까지 할당된다. 예를 들면, 개인들은 자신의 성명들, 전화번호들, 팩스번호들, 이메일 어드레스들, 우편주소들, 직업명들 또는 템플릿의 설계에 따라 추가되는 다른 개인 정보를 포함하는 할당된 자신의 템플릿이 가능하다.

개인 정보 및 다른 정보는 기업 디렉토리 서비스 콤포넌트(LDAP, 액티브 디렉토리(Active Directory) 등)로부터 얻어질 수 있다. 디렉토리 서비스들과의 통합은 고용자 이직 또는 구조조정을 위하여 별개의 디렉토리를 유지하고 상이한 엔트리들을 갱신할 필요성을 방지한다. 디렉토리 서비스들을 사용하지 않는 소형 업체들에서는 템플릿 매니저(516)를 독립 데이터베이스로서 사용할 수가 있다.

개인 수신자들 또는 수신자들의 계층들은 특정 템플릿에 가진 이메일이 전송될 수 있다. 예를 들면, 내부 수신자들(발신자와 동일한 조직의 고용자들)로의 이메일은 회사 정책들 또는 목표들에 관한 광고를 가진 채 전송될 수 있는 한편, 외부 수신자들로의 이메일은 회사 제품들에 관한 광고를 가질 수 있다. 상이한 템플릿들은 고객들로의 이메일보다도 경쟁자들로의 이메일에 사용되어도 좋다. 직원에서부터 상부 관리자로의 또는 상부 관리자에서부터 이사진으로의 이메일은 일상적인 공급 주문을 가진 판매자에 불평하는 이메일 또는 지연 배달에 관한 불평의 이메일과는 다른 템플릿을 필요로 할 수 있다. 수신자에 관한 정보는 템플릿 매니저 데이터베이스 또는 기업 디렉토리 서비스에 저장된다.

개인이 리스트되어 있지 않으면, 상기 개인이 속한 그룹은 할당된 템플릿을 초래할지도 모른다. 그룹이 발견되지 않으면, 상기 시스템의 디폴트 템플릿으로 되돌아간다. 중요도 필드는 사용자들이 다중 그룹들의 구성원들인 상황에서 이용 가능할 수 있다. 상기 기술은 ACL 또는 허용 기반의(permission-based) 애플리케이션 들과 유사한 방법으로 구현된다.

또한, 이메일 속성이 라이브러리에 리스트되어 있지 않으면, 디폴트 최소 공통분모 버전의 템플릿은 다양한 이메일 클라이언트들간의 판독성을 위한 최소의 HTML 태그 셋트를 사용하여 선택되어 (텍스트 및 HTML 모드로) 전송된다. 선택적으로, 리드 리시트(read-receipt)는 이메일 어셈블러에 의해 발송 이메일에 부착된다. 상기 리드 리시트는 레코드들을 갱신하도록 이메일 수신자 데이터베이스에 미리 어드레스된다.

상이한 그룹들의 구성원들은 상이한 템플릿들을 가질 수가 있다. 상기 그룹들은 판매, 제조, 금융, 인종, 정보 기술, 설계, 지사들, 상부 관리 또는 이사회를 포함하여도 좋다. 각 그룹 템플릿은 발신자의 사적 정보에 의해 수정될 수 있다. 그룹에 관한 정보는 디렉토리 서비스와 동기화되어 템플릿 매니저 데이터베이스에 저장된다.

발송 이메일은 발송 메시지와 어떠한 식별된 답장 및 전달 부분들을 포함하는 개인의 메시지 콤포넌트들과 통합된 템플릿으로부터 이메일 어셈블리(524)에서 어셈블링된다. 고객 마크업 태그들은 콤포넌트들이 어디에 삽입되어야하는지를 나타내고, 텍스트 분석 단계들은 관련 폰트 또는 다른 시각적 속성들에 응용하여 1개의 HTML 파일-효과적으로 새로운 메시지를 초래한다.

한정하지 않지만 그래픽, 사운드 및/또는 비디오를 포함하는 지원형 매체 파일들은 상기 메시지에 부착된다. 지원형 파일들은 또한, 회사의 웹사이트 또는 다른 공개적으로 액세스 가능한 컴퓨터를 통하여 네트워크에도 링크될 수 있다.

HTML 메일 메시지의 어셈블리에 뒤이어, 대체 텍스트 폼(form)은, 그래픽형 또는 HTML 가능형 메일 클라이언트들을 갖지 않은 사용자들에 의해 판독되도록 생성될 수 있다. 이것은 블랙베리(Blackberry) 장치들과 무선 전화 메시징과 같은 무선 장치들뿐만 아니라 인기 있는 유닉스 기반의 메일 클라이언트들을 포함한다. 상기 대체 메시지는 또한, 메시지 전달편에 포함된다.

메시지 헤더들은 선택된 템플릿에 의존하여 수정될 필요가 있을 수 있다. 예를 들면, 템플릿에 포함된 그래픽 파일들을 가진 텍스트 메시지는 멀티파트(multi-part) 메시지로서 리캐스트(re-cast)될 필요가 있을 수 있다. 상기 헤더 정보는 사용자에게 단절이 없고(seamless), 포맷 서버에 의해 자동으로 처리된다.

본 내용의 유용한 특징은 수신자가 뷰한 이메일은 자체 포맷되고, 상기 포맷된 메시지는 피디에프(PDF) 또는 파워포인트(PowerPoint) 파일들과 같은 텍스트 이메일에 별도로 첨부될 필요가 없다. 상기 첨부물들을 생성하는 것은 사용자에게 여분의 작업이고, 상기 첨부물들을 뷰하는 것은 적절한 뷰 프로그램을 또한 가져야만 하는 수신자에게 여분의 작업이다.

보안은 상기 기술의 중요 부분이다. 당업자에게 공지된 기업 보안 시스템들은 암호화, 포트 보안, 운영체계 보안을 포함하는 상기 솔루션에 사용된다. 메시지 포맷 서버(314)를 사용하는 이메일을 수신하는 능력은 리버스 아이피(reverse-IP), 방화벽들(firewall) 또는 당업계에 공지된 유사 수단을 통하여 입증될 수 있다.

템플릿 매니저 애플리케이션을 위한 보안은 네트워크 분위기를 위해 구성될 수 있다. 포맷 서버는 애플리케이션의 호스트(host)가 될 수 있고, 소정의 포트를 통하여 네트워크 전체에 이용 가능하게 한다. 기업 관리자들은 상기 포토의 접속성(accessibility)을 제한하거나, 기존의 운영체계와 네트워크 관리 유틸리티들을 통하여 국부적 접속(물리적 보안을 사용)만을 허용할 수 있다.

도 6은 설명한 시스템과 방법을 사용하여 자동 포맷한 이메일을 도시하고 있다. 이메일 바디에는 참조번호(610)가 부여된다. 상기 예에서, 메시지 추출기(512)는 2개의 키워드, 즉 "이스테이션(eStation)"(612)과 "콘피덴셜(confidential)"(614)을 식별한다. 따라서, 템플릿 매니저(314)는 2개의 템플릿들을 할당한다. 첫째, 템플릿 매니저(314)는 이메일의 바디(610) 상에 응용되어질 "PRIVELEGED AND CONFIDENTIAL" 템플릿(616)을 할당한다. 둘째, 템플릿 매니저(314)는 이메일의 수신자를 이스테이션(eStation) 제품에 대한 제품 정보에 링크하는 그래픽(618)을 할당한다. 미도시하였지만, 헤더 추출기(510)는 발신자를 식별하여 발신자의 성명, 타이틀, 어드레스, 전화번호들을 지정하는 템플릿(620)을 할당한다. 또한, 상기 템플릿 매니저는, 디폴트 템플릿에 통상적으로 관련될 수 있는 발신자의 회사 로고(logo)를 식별하는 또 다른 템플릿을 포함한다.

다른 특징들은 자동 포맷팅 시스템을 구현하기 위한 독창적인 소프트웨어 또는 프로그램 제품들에 관한 것이다. 소프트웨어 또는 프로그램 제품들은 1개 이상의 기계 판독가능형 매체에 의해 전달될 수 있는 정보를 포함한다. 상기 매체에 의해 전달되는 정보는 실행 가능한 부호(code), 1개 이상의 데이터베이스 및/또는 관리 인쇄 스트림들(stream)에 관한 정보일 수 있다. 설명된 실시예들에서, 상기 정보는, 1개 이상의 프로그램 가능한 컴퓨터 시스템들이 이메일들의 자동 포맷팅을 구현하게 하는 실행 가능한 부호를 포함한다.

여기에 사용된 바와 같은 컴퓨터 판독 가능형 매체는 일련의 단계들을 실행하기 위한 명령어들 또는 보호를 기계 판독 가능형 형태 또는 관련 데이터로 가질 수 있는 어떠한 물리적 요소(element) 또는 반송파일 수 있다. 상기 매체의 물리적 형태들의 예들은, 스캔 가능형 포맷으로 소프트웨어를 가진 매체뿐만 아니라 플로피 디스크들, 연성 디스크들, 견성 디스크들, 자기 테이프, 다른 어떠한 자기 매체, 씨디롬(CD-ROM), 다른 어떠한 광학 매체, 램(RAM), 롬(ROM), 피롬(PROM), 이피롬(EPROM), 플래시-이피롬(FLASH-EPROM), 다른 어떠한 메모리 칩 또는 카트리지(cartridge)를 포함한다. 반송파 형태의 매체는 일련의 단계들을 실행하기 위한 데이터 또는 명령어들 또는 부호를 대표하는 디지털 정보를 반송할 수 있는 어떠한 형태의 신호이다. 상기 반송파는 유선 또는 광섬유 네트워크를 통하거나 모뎀을 통하거나, 고주파 또는 적외선 신호 또는 컴퓨터 등이 수신하여 복호화(decode) 할 수 있는 다른 어떠한 형태의 신호로서 수신될 수 있다.

여기에 사용된 바와 같은 컴퓨터 또는 기계 "판독 가능형 매체"에 관한 용어는 추출 또는 데이터 반송을 위한 프로세서에, 또는 저장 또는 조정(manipulation)을 위한 프로세서로부터 명령어들을 제공하는데 관여하는 어떠한 매체이든지를 나타낸다. 상기 매체는 한정하지 않지만, 비휘발성 매체, 휘발성 매체, 및 전송 매체를 포함하는 많은 형태들을 가질 수가 있다. 비휘발성 매체는 예를 들어, 광 또는 자기 디스크들을 포함한다. 휘발성 매체는 메인 메모리와 같은 동적 메모리를 포함한다. 전송 매체는 동축 케이블들, 즉 컴퓨터 시스템 내의 버스를 포함하는 유선들 을 포함하는 동선(copper wire) 및 광섬유를 포함한다. 전송 매체는 또한, 고주파 및 적외선 데이터 통신들 동안에 발생된 것과 같은, 전기 또는 전자기 신호들, 또는 음향 또는 광 파들의 형태를 가질 수가 있다. 일반적인 형태의 컴퓨터 또는 기계 판독 가능형 매체는 예를 들어 플로피 디스크, 연성 디스크, 견성 디스크, 자기 테이프, 다른 어떠한 자기 매체, 씨디롬(CD-ROM), 디브이디(DVD), 다른 어떠한 광 매체, 천공 카드들, 종이 테이프, 홀(hole)의 패턴들을 가진 다른 어떠한 물리적 매체, 램(RAM), 롬(ROM), 이피롬(EPROM), 플래시-이피롬(FLASH-EPROM), 다른 어떠한 메모리 칩 또는 카트리지, 반송파 전송 데이터 또는 명령어들, 또는 컴퓨터가 판독할 수 있는 다른 어떠한 매체이든지를 포함한다. 여러 가지 형태들의 컴퓨터 또는 기계 판독 가능형 매체는, 실행을 위한 프로세서에 1개 이상의 일련 순서들의 1개 이상의 명령어들 또는 데이터를 전송하는데에 관여될 수 있다.

상기 방법, 시스템 및 프로그램 제품을 위한 다른 사용들이 개발될 수 있다. 예를 들면, 인바운드와 아웃바운드 메시지들로부터 얻어진 데이터는 회사에 유용할 수 있다. 상기 데이터는, 회사가 특별한 이메일 포맷들을 생성하고, 특별한 목표의 독자들 등을 식별하도록 허용해주는 발신 또는 수신 메시지들의 형태들을 결정하도록 분석될 수 있다. 일반적으로, 상기 툴은 회사 이메일 인프라구조를 "데이터 마인(data-mine)"하도록 분석 및 마켓 인텔리전스 소프트웨어 시스템들과 통합될 수 있다.

전술한 설명이 최적 모드 및/또는 다른 바람직한 실시예들을 설명하였더라도, 여기에 여러 가지 수정들을 할 수 있고, 여기에 개시된 발명 또는 발명들은 여 러 가지 형태들과 실시예들로 구현될 수 있고, 본 발명들은 많은 애플리케이션들 에 응용될 수 있고, 그 일부만이 여기에 설명되어 있음은 자명하다.

Claims

이메일 클라이언트로부터 전송되고, 인바운드 이메일을 수신하여 처리하기 위한 게이트웨이 서버 또는 아웃바운드 이메일을 수신하여 처리하기 위한 게이트웨이 서버에 의해 수신되는 전자 메일을 포맷팅하기 위한 방법에 있어서,

이메일 작성기로부터 이메일 메시지를 수신하는 단계;

이메일 속성을 식별하기 위해 상기 수신된 이메일 메시지를 텍스트 분석하는 단계;

상기 식별된 이메일 속성에 해당하는 소정의 포맷에 따라 상기 수신된 이메일 메시지를 포맷팅하는 단계;

상기 포맷팅된 이메일 메시지를 의도한 수신자(들)에게 전송하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 포맷팅하기 위한 방법.
제1항에 있어서, 상기 이메일 속성을 식별하는 단계는, 상기 수신된 이메일의 헤더에서 상기 이메일 속성을 식별하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 포맷팅하기 위한 방법.
제2항에 있어서, 상기 이메일 속성은, 상기 헤더 내의 발신자, 날짜, 저자 (author), 수신자 정보, 중요도 정보, 언어 및 원천 국가 중 어느 하나를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 포맷팅하기 위한 방법.
제1항에 있어서, 상기 이메일 속성을 식별하는 단계는, 상기 수신된 이메일의 바디에서 이메일 속성을 식별하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 포맷팅하기 위한 방법.
제4항에 있어서, 상기 이메일 속성은, 상기 이메일의 바디 내에 소정의 키워드를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 포맷팅하기 위한 방법.
제1항에 있어서, 상기 식별된 이메일 속성에 따라 소정의 포맷을 연관시키는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 포맷팅하기 위한 방법.
제6항에 있어서, 상기 소정의 포맷은, 복수개의 템플릿들의 임의의 조합을 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 포맷팅하기 위한 방법.
제7항에 있어서, 상기 복수개의 템플릿들은, 그래픽, 배경 이미지, 사운드 파일, 비디오 파일, 하이퍼텍스트, 사용자 정보, 회사 정보 및 디지털 서명 중 어느 하나를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 포맷팅하기 위한 방법.
제6항에 있어서, 상기 소정의 포맷을 연관시키는 단계는, 상기 소정의 포맷들을 편집하는 라이브러리에 접속하는 단계와, 상기 이메일 속성에 따라 상기 소정의 포맷을 선택하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 포맷팅하기 위한 방법.
제1항에 있어서, 새로운 메시지 부분, 답장 부분, 및 전달 부분 중 어느 하나에 해당하는 이메일로부터 이메일 부분을 추출하는 단계들을 더 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 포맷팅하기 위한 방법.
제10항에 있어서, 상기 추출된 이메일 부분의 이메일 속성에 따라 상기 추출된 이메일 부분을 포맷팅하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 포맷팅하기 위한 방법.
제11항에 있어서, 상기 이메일 부분에 연관된 이메일 클라이언트를 결정하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 포맷팅하기 위한 방법.
제1항에 있어서, 사용자 오버라이드(override)에 의해 소정의 포맷을 실행하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 포맷팅하기 위한 방법.
서버; 및

상기 서버와 통신하는 1개 이상의 클라이언트 스테이션으로서, 상기 1개 이상의 클라이언트 스테이션이 상기 서버에 이메일을 전송하거나, 상기 서버로부터 이메일을 수신하도록 구성되는 1개 이상의 클라이언트 스테이션을 포함하며,

상기 서버는,

1개 이상의 클라이언트 스테이션으로부터 전송되는 이메일을 텍스트 분석함으로써 이메일 속성을 식별하는 이메일 포맷터;

상기 이메일 속성에 따라 소정의 포맷을 할당하는 템플릿 매니저; 및

상기 할당된 소정의 포맷에 의해 지정된 특정 포맷에 따라 이메일을 어셈블링하는 메시지 어셈블러를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 자동 포맷팅 하기 위한 장치.
제14항에 있어서, 상기 이메일 포맷터는, 헤더 내의 발신자, 발신 날짜, 수신자 정보, 중요도 정보, 언어, 및 원천 국가 중 어느 하나를 식별하기 위한 헤더 추출기를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 자동 포맷팅하기 위한 장치.
제14항에 있어서, 상기 이메일 포맷터는, 상기 이메일의 바디 내의 키워드를 식별하기 위한 메시지 추출기를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 자동 포맷팅하기 위한 장치.
제14항에 있어서, 상기 이메일 포맷터는, 새로운 매시지 부분, 답장 부분 및 전달 부분 중 어느 하나에 해당하는 이메일의 이메일 부분을 식별하는 메시지 추출기를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 자동 포맷팅하기 위한 장치.
제14항에 있어서, 상기 템플릿 매니저는, 템플릿 매니저 인터페이스, 템플릿 할당기 및 템플릿 라이브러리를 포함하고, 그 각각은 서로 통신하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 자동 포맷팅하기 위한 장치.
제18항에 있어서, 데이터베이스는, 소정의 포맷을 저장하기 위한 템플릿 라이브러리를 편집하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 자동 포맷팅하기 위한 장치.
제19항에 있어서, 상기 소정의 포맷은, 그래픽, 배경 이미지, 사운드 파일, 비디오 파일, 하이퍼텍스트, 사용자 정보, 회사 정보, 디지털 서명 중 어느 하나를 포함하고, 그 각각은 1개 이상의 이메일 속성에 관련되는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 자동 포맷팅하기 위한 장치.
제14항에 있어서, 상기 서버는, 인바운드 이메일을 수신하여 처리하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 자동 포맷팅하기 위한 장치.
제14항에 있어서, 상기 서버는, 아웃바운드 이메일을 수신하여 처리하는 것을 특징으로 하는 전자 메일을 자동 포맷팅하기 위한 장치.
제14항에 있어서, 상기 서버는, 메일 서버의 우체국 특성과 통합된 서버인 것을 특징으로 하는 전자 메일을 자동 포맷팅하기 위한 장치.
1개 이상의 기계 판독 가능형 매체에 의해 전송될 수 있는 실행 가능한 부호를 포함하는 프로그램 제품에 있어서,

1개 이상의 프로그램 가능한 컴퓨터에 의한 상기 부호의 실행은 1개 이상의 프로그램 가능한 컴퓨터가,

이메일의 헤더 또는 바디 내의 이메일 속성을 식별하기 위해, 이메일 클라이언트로부터 수신된 상기 이메일을 텍스트 분석하는 단계;

상기 식별된 이메일 속성에 해당하는 소정의 포맷에 따라 상기 이메일을 포맷팅하는 단계; 및

상기 포맷팅된 이메일 메시지를 의도한 수신자(들)에게 전송하는 단계를

포함하는 일련의 단계들을 실행하도록 하는 것을 특징으로 하는 프로그램 제품.
제24항에 있어서, 상기 헤더 내의 이메일 속성은, 발신자, 날짜, 수신자 정보, 중요도 정보, 언어, 및 원천 국가 중 어느 하나를 포함하는 것을 특징으로 하 는 프로그램 제품.
제24항에 있어서, 상기 바디 내의 이메일 속성은, 상기 이메일의 바디 내에 소정의 키워드를 포함하는 것을 특징으로 하는 프로그램 제품.
제24항에 있어서, 새로운 매시지 부분, 답장 부분 및 전달 부분 중 어느 하나에 해당하는 이메일의 이메일 부분을 결정하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 프로그램 제품.
제24항에 있어서, 상기 식별된 이메일 속성에 따라 소정의 포맷을 연관짓는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 프로그램 제품.
제28항에 있어서, 상기 소정의 포맷은, 복수개의 템플릿의 임의의 조합을 포함하는 것을 특징으로 하는 프로그램 제품.
제24항에 있어서, 상기 복수개의 템플릿은, 그래픽, 배경 이미지, 사운드 파일, 비디오 파일, 하이퍼텍스트, 사용자 정보, 회사 정보, 디지털 서명 중 어느 하나를 포함하는 것을 특징으로 하는 프로그램 제품.