KR100717230B1 - 전자 심사 시스템 및 전자 심사 방법 - Google Patents

Abstract

심사원이 시스템 사이트에 가지 않고, 네트워크등을 통해 ISO 규격의 관리 시스템의 사전 심사를 수행하고, 후속적으로 효율적인 현지 심사를 수행하여 진보된 심사 내용 및 더 짧은 심사 기간을 제공하는 심사 시스템이 제공된다. 심사 시스템은 인터넷과 같은 통신 네트워크를 통해 전자 피심사 시스템에 액세스하고, 시험용 시스템으로부터 송신된 획득 정보에 기초하여 시험용 시스템을 심사하고, 이러한 결과에 기초하여 효율적인 현지 심사를 수행한다.

심사 시스템, ISO 규격의 관리 시스템, 통신 네트워크, 대상물 시스템, 전자 심사

Description

전자 심사 시스템 및 전자 심사 방법{ELECTRONIC AUDIT SYSTEM AND ELECTRONIC AUDIT METHOD}

본 발명은 (개발, 제조, 또는 환경 등을 위한) ISO(International Organization for Standardization) 규격의 관리 시스템을 심사(audit)하는 전자 심사(e-체크) 시스템 및 전자 심사 방법에 관한 것이다.

종래에, (개발, 제조, 또는 환경 등을 위한) ISO 규격의 관리 시스템의 심사 기관의 심사는, 심사원이 피심사 시스템이 있는 고객의 회사를 방문하여, 제한된 시간 내에 방대한 보관 기록 중에서 샘플링에 의해 심사를 행하고 있었다.

상술한 ISO 규격의 관리 시스템의 심사에는, 심사원의 현지로의 이동에 시간이 걸리거나, 현지에서 기록을 확인하면서 심사가 행해져 시간이 걸리거나 하여, 품질이 높은 심사를 행할 수 없는 경우도 있었다.

더욱이, 피심사 시스템을 유지 및 관리하는 회사도, 심사 응대를 위해, 사원을 심사 기간 동안에도 대응하게 할 필요가 있어, 심사받는 쪽의 고객에게 있어서도 큰 부담을 강요하고 있었다.

한편, 심사 기관에서는, 심사가 있을 때마다 심사원을 파견하지 않으면 않되어, 심사 대상 고객의 증가에 수반하여, 심사원의 자사 재적율이 저하하여, 심사원의 능력 향상을 위한 교육도 여간해서는 실시할 수 없어서, 심사 능력 향상 등에 지장을 초래하고 있었다.

본 발명은, 전술한 바와 같은 종래의 문제점을 해결하기 위해 이루어진 것으로, 그 목적은, 심사원이 현지에 가지 않더라도, 네트워크 등을 통하여 ISO 규격의 관리 시스템의 사전 심사를 행할 수 있고, 후속하여 현지 심사를 효율적으로 행함으로써, 심사 내용의 충실 및 심사 기간의 단축을 도모할 수 있는 전자 심사 시스템 및 전자 심사 방법을 제공하는 것이다.

상술한 목적을 달성하기 위하여, 본 발명의 제1 양상은 전자화된 피심사 대상 시스템, 전자화된 심사 시스템, 및 상기 심사 시스템과 상기 피심사 대상 시스템을 회선 접속하는 통신 디바이스를 포함하며, 심사 시스템 및 피심사 대상 시스템은 통신 디바이스를 통해 연결되고, 심사 시스템은 피심사 대상 시스템으로부터 전송된 필요한 정보에 기초하여 피심사 대상 시스템을 심사한다.

본 발명의 제2 양상은 전자화된 피심사 대상 시스템, 전자화된 심사 시스템, 피심사 대상 시스템을 유지하고 관리하는 유지 관리 디바이스, 피심사 대상 시스템의 구성 정보를 심사 시스템에 송신하는 구성 송신 디바이스, ID 및 패스워드를 심사 시스템에 송신하는 식별 정보 송신 디바이스, 심사 순서를 결정하며 심사 순서를 나타내는 순서표를 생성하는 심사 순서 결정 디바이스, 식별 정보 송신 디바이스를 통해 수신된 ID 및 패스워드를 이용하여 피심사 대상 시스템을 액세스하는 액세스 디바이스, 순서표에 따라 액세스 디바이스를 통해 액세스된 피심사 대상 시스템을 심사하며 그 결과를 기록하는 심사 디바이스, 심사 디바이스에 의한 심사로 얻어진 심사 결과를 표시하는 표시 디바이스, 및 표시 디바이스에 의해 표시된 결과에 기초하여 심사 결과의 품질을 판단하는 판단 디바이스를 포함한다.

본 발명의 제3 양상은 상기 심사 순서 결정 디바이스에 의해 결정된 심사 순서에는, 심사원이 현지를 방문하여 행한 현지 심사를 포함한다.

본 발명의 제4 양상에서, 전술한 판단 디바이스는 표시 디바이스에 의해 표시된 심사 항목, 심사 내용, 심사 결과에 기초하여 피심사 시스템의 운영 상황의 품질을 판정하여 이 운영 상황의 품질을 심사 결과 기록표에 기록한다.

본 발명의 제5 양상은 피심사 대상 시스템에서는, 시스템의 활동을 규정하는 규정서 및 절차서의 원본은 전자적으로 관리하고, 활동을 기록한 기록서는 전자적으로 관리하는 것과 종이로 관리하는 것이 있으며, 종이로 관리하는 것은 관리 상황을 전자화한다.

본 발명의 제6 양상에서, 전술한 유지 관리 디바이스는 외부 환경의 변화를 감시하고, 외부 환경에 변화가 있으면, 그 변화를 상기 피심사 대상 시스템에 반영한다.

본 발명의 제7 양상은 피심사 시스템을 구성하는 단계와, 피심사 시스템을 유지 관리하는 단계와, 피심사 시스템의 구성 정보를 수신하는 단계와, 피심사 시스템에 대한 심사 순서를 결정하는 단계와, 심사용 ID 및 패스워드를 수신하고 피심사 시스템에 연결하는 단계와, 결정된 심사 순서에 따라 피심사 시스템의 심사를 수행하는 단계를 포함한다.

본 발명의 제8 양상은 피심사 시스템에 대한 심사 결과를 표시하는 단계와, 표시된 심사 결과에 기초하여 심사 결과의 품질을 판단하는 단계를 더 포함한다.

본 발명에서는, 전자적으로 구축된 (개발, 제조, 환경 등을 위한) ISO 규격의 관리 시스템을 심사 기관이 인터넷 등을 통하여 피심사 시스템을 갖는 조직체의 내부 및 외부로부터 운용 상태의 정기적 심사를 행할 수 있다. 예를 들면, 이러한 심사는 다음의 절차를 이용하여 실현된다. ISO 규격의 관리 시스템을 전자적으로 구축한다. 구축에 있어서는, 범용 그룹웨어 제품(예컨대, StarOffice, Exchange, GroupMax, TeamWare 또는 Explorer)을 사용하며, 관리할 규정, 기록을 대상 매체의 특성(전자적 관리, 종리 관리)에 해당된 형태로 관리(전자적으로 관리할 수 있는 것은, 전자 데이터로 관리하고, 종이로 관리하는 방법이 효율적인 것은, 관리 상황만을 전자적으로 관리)한다. 심사용 ID(기간 한정, 액세스 한정)와 패스워드를 심사 기관에 대여한 후, 심사 기관은 대여된 ID 및 패스워드에 의해 피심사 시스템에 액세스하여, 사전 심사 사항에 해당하는 기록을 사전에 심사한다. 이 사전 심사에서, 규정에 의해 경영자에 대하여 질문하거나, 문서/기록의 내용이 불분명한 경우에는, 비디오 회의, 혹은 음성 회의 시스템을 병용하여, 쌍방에서 동일한 내용을 보면서 심사를 행할 수 있다. 그리고, 그 사전 심사 결과에 기초하여 현지에서 심사를 실시한다.

도 1은 본 발명의 전자 심사 시스템의 샘플 구성을 도시한 블럭도.

도 2는 도 1에 도시된 심사 디바이스에 대한 샘플 처리 플로우를 도시한 블럭도.

도 3은 도 1에 도시된 심사 결과 기록표의 샘플 포맷을 도시한 도.

도 4는 도 1에 도시된 피심사 시스템의 샘플 구성을 도시한 블럭도.

도 5는 도 1에 도시된 피심사 시스템 유지 관리 디바이스의 샘플 구성을 도시한 블럭도.

도 6은 도 1에 도시된 피심사 시스템 구성 송신 디바이스의 샘플 구성을 도시한 도.

도 7은 도 1에 도시된 심사용 ID 및 패스워드 송신 디바이스의 샘플 구성을 도시한 블럭도.

도 8은 도 1에 도시된 심사 절차 저장표의 샘플 포맷을 도시한 도.

도 9는 심사 결과 표시 디바이스(9)의 샘플 구성을 도시한 도.

도 10은 도 1에 도시한 심사 결과 판단 디바이스에 대한 샘플 처리 플로우를 도시한 블럭도.

도 11은 도 1에 도시된 심사 순서 결정표에 대한 샘플 처리 플로우를 도시한 블럭도.

도 12는 도 1에 도시된 심사 순서 결정 디바이스에 대한 샘플 처리 플로우를 도시한 블럭도.

도 13은 본 발명의 전자 심사 방법의 일 실시예를 도시한 플로우챠트이다.

이후, 본 발명의 바람직한 실시예는 첨부된 도면을 참고로 설명된다. 도 1은 본 발명의 전자 심사 시스템의 샘플 구성을 도시하는 블럭도이다. 전자 심사 시스템은 심사 디바이스(2), 심사 결과 기록표(3), 피심사 시스템(4), 피심사 시스템 유지 관리 디바이스(5), 피심사 시스템 구성 송신 디바이스(6), 심사용 ID 및 패스워드 송신 디바이스(7), 심사 절차 저장표(8), 심사 결과 표시 디바이스(9), 심사 결과 판단 디바이스(10), 심사 순서 결정표(11), 및 심사 순서 결정 디바이스(12)를 포함한다.

상술한 디바이스 및 표들 각각에 대한 상세한 설명이 이하 계속된다. 심사 디바이스(2)는 도 2에 도시된 것과 같은 처리 플로우 순서를 가진다. 박스 2.1은 사전 심사부에 대한 처리 플로우를 도시하며, 박스 2.2는 현지 심사부에 대한 처리 플로우를 도시한다. 예컨대, 사전 심사부의 심사용 ID 및 패스워드 송신 디바이스(7)로부터 수신된 심사용 ID 및 패스워드를 이용함에 의해, 피심사 시스템(4)과의 액세스를 확립하고(2.1.1), 심사 순서 결정표(11)의 지시에 따라(2.12), 피심사 시스템(4)의 내용을 판단하고(2.13), 그 결과를 심사 결과 기록표(3)에 기록한다(2.13). 2.2의 현지 심사부는 도 13의 단계 S5를 참조해서 보다 상세히 설명된다.

심사 순서 결정표(11)는 도 11에 도시되며, 심사 기관이 관리용에 부여하는 기억 ID, 심사 예정일과 심사 항목마다, 심사 순서를 나타내는 심사 순서와, 심사 대상물 식별자와 식별용의 문서 번호, 대상물의 문서 번호의 문서가 존재하는 장소를 나타내는 존재 장소, 심사 항목에 대한 심사 내용, 심사 결과, 그 심사 항목이, 네트워크를 통하여 행하는 심사인지, 현지에 나가서 행하는 심사인지를 구별하는 심사 종별 및 그 밖의 항목으로 구성되어 있다.

도 4에 도시된 피심사 시스템(4)은 심사용 ID 및 패스워드를 확인하는 심사용 ID 및 패스워드 확인부(4.1)와, 심사 디바이스(2)로부터의 지시에 따라 피심사 시스템 규정 및 기록 관리부(4.3)에 관리되어 있는 정보를 추출하는 피심사 시스템 액세스부(4.2)와, 피심사 시스템에서 관리하지 않으면 안되는 규정, 기록 및 그 밖의 기록의 실체(예컨대, 식별자, 규정, 기록의 문서 번호, 문서명, 규정, 기록의 내용, 규정)에 대한 과거의 액션(조작) 기록을 관리하는 피심사 시스템 규정 및 기록 관리부(4.3)로 이루어진다.

피심사 시스템 유지 관리 디바이스(5)는 도 5에 도시되며, 외부 환경의 변화(법령, 정령, 규격 등)를 인식하는 외부 환경 변화 인식부(5.5)와, 외부 환경의 변화를 규정, 절차서에 반영하거나, 신규로 규정, 절차서를 작성하거나 하는 규정, 갱신 및 신규 작성부(5.6)와, 변경된 규정, 절차서, 신규로 작성한 규정, 절차서를 발행하여 발행을 통지하는 규정, 발행 및 통지부(5.7)와, 규정에 결정된 내용에 의해 연간의 활동 계획을 입안하는 활동 계획 인식부(5.1)와, 입안된 활동 내용을 파악하여 구체적인 실행 계획으로 분해하는 활동 내용 파악부(5.2)와, 구체적으로 된 활동을 실행하는 활동 실행부(5.3)와, 활동한 결과를 기록하며 피심사 시스템(4)에 이런 결과를 등록하는 활동 기록 생성 및 관리부(5.4)를 포함한다.

도 6에 도시된 바와 같이, 피심사 시스템 구성 송신 디바이스(6)는, 예컨대 피심사 시스템(4)(도 4 참조)의 구조를 표현하기 위한 "식별자(규정, 기록)", 식별자가 나타내는 규정 또는 기록이 완전하게 전자적으로 관리되어 있는 것인지, 혹은 전자적으로 관리하는데 부적합하기 때문에 관리 상황만을 전자적으로 관리하고 있는지를 나타내는 "관리 방식 해설", 관리하고 있는 규정, 기록의 실체를 특정하는 "대상물 문서 번호", 그 규정, 기록의 설명의 항목을 갖는다.

피심사 시스템 송신 디바이스(6)는, 피심사 시스템 규정 및 기록 관리 방식 설명부(6.1)와, 식별자 "규정(Regulation)"의 피심사 시스템 내의 존재 위치를 나타내는 "존재 장소"와 그 규정에 관한 부수적인 정보(예를 들면, 배포처를 나타내는 배포 기록 등)를 나타내는 "기타 속성"을 갖는 규정 존재 장소 관리부(6.2)와, 식별자 "기록(Record)"의 피심사 시스템(4)(도 4 참조) 내의 존재 위치를 나타내는 "존재 장소"와 그 기록에 관한 부수적인 정보(예를 들면, 배포처를 나타내는 배포 기록 등)를 나타내는 "기타 속성"을 갖는 기록 존재 장소 관리부(6.3)와, 식별자 "기타(Other)"의 피심사 시스템(4)(도 4 참조) 내의 존재 위치를 나타내는 "존재 장소"와 식별자 "기타"에 관한 부수적인 정보(예를 들면, 배포처를 나타내는 배포 기록 등)를 나타내는 "기타 속성"을 갖는 기타 존재 장소 관리부(6.4)와, 이들 피심사 시스템의 구조 정보를 송신하는 피심사 시스템 구성 송신부(6.5)로 이루어진다.

도 7에 도시된 바와 같이, 심사용 ID 및 패스워드 송신 디바이스(7)는 심사를 위한 ID를 취득하기 위한 심사용 ID 취득부(7.1)와, 심사용 ID에서 사용되는 패스워드를 취득하기 위한 심사용 패스워드 취득부(7.2)와, 심사용 ID 및 패스워드를, 심사하는 제3자가 속하는 조직체에 송신하기 위한 심사용 ID 및 패스워드 송신부(7.3)와, 심사용 ID 및 패스워드의 사용 기한을 관리하며, 피심사 시스템(4)에 심사용 ID 및 패스워드가 사용될 수 있는지 여부를 통지하기 위한 패스워드 기한 관리부(7.4)를 포함한다.

심사 결과 표시 디바이스(9)는 도 9에 도시된 바와 같이 심사 결과 기록표(3)의 내용을 심사 항목마다 시계열적으로 표시한다.

도 3에 도시된 바와 같이, 심사 결과 기록표(3)는 심사 기관이 관리용에 부여하는 기업 ID, 심사일과 심사 항목마다, 심사 순서를 나타내는 심사 순서와, 심사 대상물 식별자와 식별용 문서 번호, 대상물의 문서 번호의 문서가 존재하는 장소를 나타내는 존재 장소, 심사 항목에 대한 심사 내용, 심사 결과, 그 심사 항목이, 네트워크를 통하여 행하는 심사인지, 현지에 나가 행하는 심사인지를 구별하는 심사 종별 및 그 밖의 항목으로 구성되어 있으며, 기업 ID 마다 그 기업이 과거에 받은 심사 기록을 모두 기록하고 있다.

도 10에 도시된 바와 같이, 심사 결과 판단 디바이스(10)는 심사 결과 표시 디바이스(9)에 의해 표시된 내용에 기초하여 금회의 심사의 결과를 판단하고, 심사 결과 기록표(3)에 심사 결과를 기록하며, 심사를 요청하는 조직에 심사 결과를 통지한다.

도 12에 도시된 바와 같이, 심사 순서 결정 디바이스(12)는 심사 절차 저장표(8), 피심사 시스템 구성 송신 디바이스(6), 심사 결과 기록표(3)에 기초하여 금회의 심사 항목과 심사 순서, 심사 내용을 결정한다.

심사 절차 저장표(8)(도 8 참조)는 피심사 시스템(4)(도 4 참조)의 심사를 행하는 경우에 필요해지는 심사의 항목을 법령, 정령, 규격 등의 내용을 관리하는 규정 기본적 심사 절차부(8.1)와, 심사 기관의 오랜 세월의 노하우로부터 얻어진 독자적인 심사 항목, 질문 내용 등을 기억하는 심사 기관 독자 항목 및 절차부(8.2)를 포함한다.

도 13은 본 발명의 전자 심사 방법의 일 실시예를 도시한 플로우챠트이다. 이런 플로우챠트에 기초하여 상술한 전자 심사 시스템의 동작에 대한 설명이 후술된다. 전자 심사를 실시하기 위해서는, 피심사 시스템은 시스템의 활동을 규정하는 규정서, 절차서의 원본은 전자적으로 관리되어 있어야 한다. 또한, 활동을 기록한 기록에서, 전자화에 적합한 기록의 원본은 전자적으로 관리하며, 전자화에 적합하지 않은 기록의 원본은 종이로 관리하고 그 관리 상황을 전자화한다.

피심사 시스템 규정 및 기록 관리부(4.3)에 나타낸 바와 같이 관리하는 대상(규정 또는 기록)을 구분하기 위한 식별자, 대상물을 식별하는 문서 번호, 대상물의 내용을 인간이 외부로부터 판별하기 쉽도록 하는 문서명, 대상물의 실체(문서의 내용) 및 대상물에 대한 조작(치환, 삭제, 등록)을 기록하는 표를 작성한다. 이 표는, 예컨대 StarOffice와 같은 제품(N 회사의 제품으로, 컴퓨터 상에 사무실, 책상, 캐비닛, 폴더, 바인더 등과 같은 개념을 이용하여, 가상의 사무실 공간을 구축할 수 있음)인 경우에는, 사무실, 캐비닛, 폴더, 문서와 같은 그 소프트웨어가 갖는 기능에 의해, 컴퓨터 상에 실제로 저장되어 있더라도 상관없다. 또한, 이 표는, 피심사 시스템의 규모에 따라, 복수개 갖는 것도 가능하다(단계 S0).

이런 방식으로, 전자 시스템의 유지 관리는 피심사 시스템 유지 관리 디바이스(5)(도 5 참조)에 의해 수행된다. 외부 환경(법령, 정령, 규약, 규정 등)은 자주 바뀐다. 그 때문에, 외부 환경 인식부(5.5)에 의해 항상 외부의 환경 변화를 감시한다. 외부 환경에 변경(예컨대, 규약이 개정되는 등)이 있으면, 규정 변경 및 신규 작성부(5.6)가 해당하는 규정을 찾아내어, 변화한 내용을 기존의 규정에 반영하여, 승인을 얻은 후, 피심사 시스템 규정 및 기록 관리부(4.3)로 관리되고 있는 식별자(규정)의 표로, 문서 번호가 일치하는 규정을, 새롭게 개판한 문서와 교체한다.

문서 번호가 일치하는 "규정"이 존재하지 않으면, 추가한다. 그 후, 규정 발행 통지부(5.7)에 의해, 규정의 변경, 신규 발행을 통지하여야 하는 각 부서에 통지하여 변경 내용을 철저히 한다.

한편, 활동 계획 인식부(5.1)는 규정에 기초하여 연간의 활동 계획을 입안한다. 활동 내용 파악부(5.2)는 활동 계획의 내용을 파악하여 구체적인 활동 내용을 입안한다. 활동 실행부(5.3)는 활동 내용 파악부(5.2)에 의해 구체적으로 된 활동 내용을 구체적으로 실행한다.

활동 계획 인식부(5.1)에 의해 입안된 활동 계획, 활동 내용 파악부(5.2)에 의해 구체화된 활동 내용 및 활동 실행부(5.3)에 의해 실행된 내용은, 활동 기록 작성 및 관리부(5.4)에 의해, 계획서, 회의록, 보고서, 검사서, 사양서 등에 기록되고, 피심사 시스템 규정 및 기록 관리부(4.3)에서 관리되고 있는 식별자(기록)의 표의, 문서 번호가 일치하지 않는 개소에 신규로 등록한다. 등록할 때, 이미 문서 번호가 일치하는 것이 있으면, 치환을 행한다(단계 S1).

이와 같이 전자적으로 유지 및 관리되는 시스템의 심사를 행하는 경우에는, 우선, 피심사 시스템 구성 송신 디바이스(6)에 의해 나타내는 것과 같은 피심사 시스템의 구성을 나타내는 제1 정보를 네트워크 등을 통해 심사 순서 결정 디바이스(12)로 송신한다(단계 S2).

다음에, 심사 순서 결정 디바이스(12)는 도 12에 도시된 바와 같이, 심사 절차 저장표(8)에 기억되어 있는 기본적인 심사 절차와, 심사 기관 독자 항목 및 절차를 심사 절차 취득부(12.1)가 취출하고, 심사 결과 기록표(3)에 기록되어 있는 피심사 시스템(4)의 과거의 심사 기록을 심사 결과 취득부(12.2)가 취출하고, 심사의 대상 항목의 정리, 심사 항목, 심사 방법 결정부(12.3)가 금회 피검사 시스템의 심사 항목, 심사 내용, 심사 종별(피심사 시스템에 축적되어 있는 기록만으로 되는지, 현지에서 상세 내용을 심사할 것인지의 구별)을 결정하여, 심사 순서 결정표(11)의 심사 항목, 심사 내용, 심사의 종별의 내용을 작성한다. 다음으로, 심사 항목에 대응하는 심사 대상물(규정, 기록 등)이 피심사 시스템(4)의 어디에 존재하여 있는지를 밝히기 위해, 심사 대상 항목 규정 및 기록의 존재 장소 확정부(12.4)가, 피심사 시스템 구성 송신 디바이스(6)로부터 송신된 내용에 기초하여 심사 순서 결정표(11)의 존재 장소의 항목에 내용을 기입하고, 이에 따라 피심사 시스템(4)을 심사하는 순서를 나타내는 심사 순서 결정표(11)를 완성시킨다(단계 S3).

다음에, 심사 순서 결정표(11)에 기초하여 심사를 행하지만, 그 전에 피심사 시스템(4)과의 접속을 확립할 필요가 있다. 그 때문에, 사전 심사부(2.1)는, 액세스 확립부(2.1.1)를 통하여, 심사용 ID 및 패스워드 송신 디바이스(7)로부터 네트워크 등을 통해 송신된 심사용 ID 및 패스워드를 이용하여 피심사 시스템(4)에 액세스를 행한다. 심사용 ID 및 패스워드 확인부(4.1)는 심사용 ID 및 패스워드의 내용를 심사하고, 문제가 없으면, 액세스를 허가한다(단계 S4).

다음에, 심사는 이하의 절차를 수행한다. 심사 디바이스(2)는 도 2에 도시된 바와 같이, 사전 심사부(2.1) 및 현지 심사부(2.1)를 포함한다. 심사는 사전 심사(2.1), 현지 심사(2.2)의 순서로 진행하도록 수행된다. 사전 심사부(2.1)는, 심사 순서 결정표 검색부(2.1.2)가, 심사 순서 결정표(11)의 심사 순서의 항목 중 001에 대응하는 내용을 취득하고, 심사 종별이 "Net"인지 여부를 판단하고, "Net"이면, 심사 대상물의 존재 장소의 정보에 기초하여 피심사 시스템 액세스부(2.1.3)를 통해 피심사 시스템 규정 및 기록 관리부(4.3)에 액세스하여 내용을 표시한다. 표시된 내용과 심사 순서 결정표(11)의 심사 내용을 비교하고, 그 타당성을 검증(2.1.A)하여 심사를 실행하여, 심사 결과를 심사 결과 기록표(3)에 기록한다. 이상의 작업을 심사 순서 결정표(11)의 최후까지 실행한다.

사전 심사중에, 규정에 의해 "경영자"에게 질문을 행할 필요가 있다. 또한, 문서 및 기록의 내용이 분명치 않기 때문에, 문서 및 기록의 승인자에게 내용의 확인이 필요하게 되거나 한다. 이러한 경우에는, 비디오 회의 시스템이나, 음성 회의 시스템을 병용하여 화면에서 기록을 서로 확인하면서, 심사를 행함으로써, 사전 심사의 질 및 효율을 높일 수 있어, 현지 심사를 보다 한층 효과적으로 행할 수 있게 된다. 그 때, 심사원이 보고 있는 내용과 동일한 내용을 피심사 회사의 사원이 볼 수 있도록 할 필요가 있다. 그 경우의 방법으로서, 심사 순서 결정표(11)에 기록된 "존재 장소"를 전자 메일에 의해 상대에게 송신하거나, 혹은, 심사 대상 식별자, 문서 번호를 상대에게 구두로 전하는 것에 의해 용이하게 쌍방이 동일한 기록 및 문서를 참조하는 것이 가능하게 된다.

현지 심사부(2.2)에서, 심사원이 피심사 시스템(4)을 운영하는 조직체에 나가서, 심사 순서 결정표(11)의 심사 종별로 현지와 지정된 항목, 및 사전 심사부(2.1)에서 현지 심사와 지정된 항목을 취출하여, 피심사 시스템(4)을 운영하는 조직체의 요원 입회를 기초로 심사를 행하고, 심사 결과는 심사 결과 기록표(3)에 기록한다(단계 S5).

다음에, 심사 결과 표시 디바이스(9)에 의해, 금회 심사를 행한 피심사 시스템(4)의 금회의 심사 결과 및 과거의 심사 결과를 표시한다(단계 S6).

심사 결과 판단 디바이스(10)는, 심사 결과 표시 디바이스(9)에 심사 항목마다 시계열적으로 표시된, 심사 항목, 심사 내용, 심사 결과로부터 피심사 시스템(4)의 운영 상황의 품질을 도 10에 도시하는 것과 같은 플로우로 판정하여 심사 결과 기록표(3)에 기록한다(단계 S7).

다음에, 피심사 시스템(4)을 운영하는 조직체에 심사의 결과, 이유, 필요한 처치를 전자 수단(예컨대 e-메일) 또는 서면 등으로 연락하여, 일련의 심사를 종료한다. 결과를 받은 피심사 시스템(4)을 운영하는 조직체는, 지적 사항의 개선을 행하여 단계 S1의 처리를 실시하고, 차회의 심사를 준비한다(단계 S8).

일반적으로, 피심사 시스템의 운용 상황의 심사를 제삼자가 행하는 경우에는 제삼자가 현지에 가서, 우선, 심사를 행하는 제삼자의 질문에 대하여, 그 내용을 증명할 수 있는 기록을 피심사 시스템을 운영하고 있는 조직의 요원이, 피심사 시스템으로부터 취출하여 제시한다. 다음으로, 심사를 행하는 제삼자가 제시된 내용을 확인하여, 그 품질을 판단하면서 심사를 진행시킨다.

그러나, 본 발명에 따르면, 심사를 받는 조직체의 요원은, 피심사 시스템의 운용 상황을 제삼자에게, 사전에 피심사 시스템 심사용의 ID, 패스워드, 피심사 시스템의 구성정보를 네트워크 등의 전자적 수단으로, 심사를 행하는 제삼자에게 통지해 두는 것에 의해, 심사를 행하는 제삼자가, 역시 네트워크 등의 전자적 수단으로, 피심사 시스템을 운영하고 있는 조직의 요원에게, 일일이 해당하는 기록의 취득을 의뢰하지 않고, 직접 피심사 시스템에서 관리되고 있다. 규정, 기록으로부터 필요한 규정, 기록을 내용을 볼 수 있게 된다. 그 때문에, 종래에는, 심사를 행할 때, 피심사 시스템을 운영하는 조직이 존재하는 장소에 나가서 피심사 시스템의 운영 상황을 일일이 확인했었지만, 현지에 나가 심사를 하기 전에 피심사 시스템의 운영 상황을 기록에 의해 확인함으로써, 피심사 시스템의 운영 상황을 사전에 확인할 수 있기 때문에, 현지 심사의 심사 내용을 미리 명확하게 할 수 있어, 심사 내용의 충실, 심사 기간의 단축으로 연결된다.

또한, 피심사 시스템을 운영하는 조직도 현지 심사에서의 심사원에의 대응 처리가 삭감되기 때문에, 효율적인 활동을 할 수 있게 된다. 또한, 심사 기관에서도, 심사원의 자사 재적율의 향상으로 연결되기 때문에, 최신의 심사 기술의 연수 등에 시간을 낼 수 있게 된다. 이에 의해, 심사를 받는 조직체에 있어서도 정확한 심사를 받게 되어 고객 만족도의 향상으로 연결된다.

N 회사의 ISO14001 규격의 환경 관리 시스템은, N 회사 제품의 범용 그룹웨어, 소프트웨어인 StarOffice에 의해, 완전하게 전자화되어 있고, 그 인증 기관인 JQA가 정기적인 심사를 하는 경우, 본 방식에 의해 원격지로부터 효율적으로 심사를 행하고 있다.

전술한 바와 같이, 본 발명에 따르면, 심사 기관에서, 심사원이 사전에 피심사 시스템의 심사를 자사에서 행할 수 있기 때문에, 심사 효율을 향상시킬 수 있다. 심사원이 자사에서 심사를 행하기 때문에, 재적율이 향상되어, 심사원의 심사 기술 향상 등의 교육이 가능하게 되어 고객 서비스를 향상시킬 수 있다. 또한, 고객(피심사 기업)에 있어서, 사전 심사시의 대응 처리 및 사전 심사 비용(교통비, 출장비)을 삭감할 수 있기 때문에, 염가로 질이 높은 심사를 받을 수 있다. 전자화한 피심사 시스템은 응용 범위가 넓기 때문에, 자사의 사무실 작업의 전자화를 가속시킬 수 있다.

Claims (8)

1. 전자 심사(audit) 시스템에 있어서,

   전자화된 피심사 대상 시스템;

   전자화된 심사 시스템; 및

   상기 심사 시스템과 상기 피심사 대상 시스템을 회선 접속하는 통신 디바이스를 포함하고,

   상기 심사 시스템과 상기 피심사 대상 시스템은 상기 통신 디바이스를 통해 회선 접속되고, 상기 심사 시스템은 상기 피심사 대상 시스템으로부터 송신된 필요한 정보에 기초하여 상기 피심사 대상 시스템을 심사하는 전자 심사 시스템.
2. 전자 심사 시스템에 있어서,

   전자화된 피심사 대상 시스템;

   전자화된 심사 시스템;

   상기 피심사 대상 시스템을 유지 및 관리하기 위한 유지 관리 디바이스;

   상기 피심사 대상 시스템의 구성 정보를 상기 심사 시스템으로 송신하기 위한 구성 송신 디바이스;

   ID 및 패스워드를 상기 심사 시스템으로 송신하기 위한 식별 정보 송신 디바이스;

   심사 순서를 결정하고, 상기 심사 순서를 나타내는 순서표를 생성하기 위한 심사 순서 결정 디바이스;

   상기 식별 정보 송신 디바이스를 통해 수신된 ID 및 패스워드를 이용하여 상기 피심사 대상 시스템에 액세스하기 위한 액세스 디바이스;

   상기 액세스 디바이스에 의해 액세스한 상기 피심사 대상 시스템의 심사를 상기 순서표에 따라 행하여 그 결과를 기록하는 심사 디바이스;

   상기 심사 디바이스에 의한 심사에 의해 얻어진 심사 결과를 표시하기 위한 표시 디바이스; 및

   상기 표시 디바이스에 의해 표시된 상기 심사 결과에 기초하여 심사 결과의 품질을 판단하기 위한 판단 디바이스를 포함하는 전자 심사 시스템.
3. 제2항에 있어서,

   상기 심사 순서 결정 디바이스에 의해 결정된 심사 순서는, 심사원이 현지를 방문하여 행하는 현지 심사를 포함하는 전자 심사 시스템.
4. 제2항에 있어서,

   상기 판단 디바이스는, 상기 표시 디바이스에 의해 표시된 심사 항목, 심사 내용 및 심사 결과에 기초하여 피심사 시스템의 운영 상황(operating status)의 품질을 판단하여, 상기 운영 상황의 품질을 심사 결과 기록표에 기록하는 전자 심사 시스템.
5. 제2항에 있어서,

   상기 피심사 대상 시스템에서는, 시스템의 활동을 규정하는 규정서 및 절차서의 원본은 전자적으로 관리하고, 활동을 기록한 기록서는 전자적으로 관리하는 것과 종이로 관리하는 것이 있으며, 종이로 관리하는 것은 그 관리 상황을 전자화하는 전자 심사 시스템.
6. 제2항에 있어서,

   상기 유지 관리 디바이스는 외부 환경의 변화를 감시하고, 외부 환경에 변화가 발생하면, 상기 변화를 상기 피심사 대상 시스템에 반영하는 전자 심사 시스템.
7. 전자 심사 방법에 있어서,

   피심사 시스템을 구축하는 단계;

   상기 피심사 시스템을 유지 및 관리하는 단계;

   상기 피심사 시스템의 구성 정보를 수신하는 단계;

   상기 피심사 시스템의 심사 순서를 결정하는 단계;

   심사용 ID 및 패스워드를 수신하여, 상기 피심사 시스템에 접속하는 단계; 및

   상기 심사 순서의 결정에 따라 상기 피심사 시스템의 심사를 행하는 단계를 포함하는 전자 심사 방법.
8. 제7항에 있어서,

   상기 피심사 시스템의 심사 결과를 표시하는 단계; 및

   상기 표시된 심사 결과에 기초하여 심사 결과의 품질을 판단하는 단계를 더 포함하는 전자 심사 방법.

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