JPH1125077A - 文書管理装置及びシステム及び方法 - Google Patents
文書管理装置及びシステム及び方法Info
- Publication number
- JPH1125077A JPH1125077A JP9174509A JP17450997A JPH1125077A JP H1125077 A JPH1125077 A JP H1125077A JP 9174509 A JP9174509 A JP 9174509A JP 17450997 A JP17450997 A JP 17450997A JP H1125077 A JPH1125077 A JP H1125077A
- Authority
- JP
- Japan
- Prior art keywords
- data
- annotation
- document
- user
- color
- Prior art date
- Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
- Pending
Links
Landscapes
- Document Processing Apparatus (AREA)
Abstract
(57)【要約】
【課題】文書データとこれに付加されたアノテーション
データを保持、管理する文書管理装置において、アノテ
ーションデータの作成者を判別可能とする。 【解決手段】格納された複数の文書データは、各頁単位
に頁実体データ601とともに、付加されたアノテーシ
ョンデータを含む頁情報44を有する。また、ユーザ情
報45には、文書データへのアクセスが可能なユーザを
示すログイン名73と、各ユーザに割り当てられたアノ
テーション使用色75とが含まれる。文書データに対し
てアノテーションが付加される際には、当該アノテーシ
ョンの実体データ67と、該アノテーションを付加した
ユーザに割り当てられた色データ66とでアノテーショ
ンデータが生成される。そして、アノテーションデータ
に含まれる色データと、ユーザ情報で管理される各ユー
ザ毎のアノテーション使用色とに基づいて文書データに
対する操作が制御される、
データを保持、管理する文書管理装置において、アノテ
ーションデータの作成者を判別可能とする。 【解決手段】格納された複数の文書データは、各頁単位
に頁実体データ601とともに、付加されたアノテーシ
ョンデータを含む頁情報44を有する。また、ユーザ情
報45には、文書データへのアクセスが可能なユーザを
示すログイン名73と、各ユーザに割り当てられたアノ
テーション使用色75とが含まれる。文書データに対し
てアノテーションが付加される際には、当該アノテーシ
ョンの実体データ67と、該アノテーションを付加した
ユーザに割り当てられた色データ66とでアノテーショ
ンデータが生成される。そして、アノテーションデータ
に含まれる色データと、ユーザ情報で管理される各ユー
ザ毎のアノテーション使用色とに基づいて文書データに
対する操作が制御される、
Description
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、文字、図面等の大
量の文書情報を管理する文書管理装置及びシステム及び
方法に関する。
量の文書情報を管理する文書管理装置及びシステム及び
方法に関する。
【0002】
【従来の技術】従来、紙に印刷された文字、図形、画像
情報を管理するには、大型コンピュータ、大容量外部記
憶装置、スキャナ、専用のデータベース等を用いた大が
かりなシステムが要求されていた。この種のシステムに
おいては、まずスキャナで紙上の情報を読み取り、これ
を画像データに変換し、データベースシステムで管理を
行う。そして、このようなシステムを扱うには、ある程
度の知識と熟練とが要求されていた。
情報を管理するには、大型コンピュータ、大容量外部記
憶装置、スキャナ、専用のデータベース等を用いた大が
かりなシステムが要求されていた。この種のシステムに
おいては、まずスキャナで紙上の情報を読み取り、これ
を画像データに変換し、データベースシステムで管理を
行う。そして、このようなシステムを扱うには、ある程
度の知識と熟練とが要求されていた。
【0003】しかし、近年、高性能なパーソナルコンピ
ュータ、グラフィックユーザインターフェースの普及、
データベース処理技術、画像処理技術の向上などによっ
て、汎用のパーソナルコンピュータ、スキャナで十分高
速に処理できる文書管理システムが実現されている。更
に、操作性の点では、例えば読み込んだ文書データの一
覧は、各文書の内容を確認できる縮小表示の一覧を表示
することで容易に内容を判別できるといった様な操作性
が実現され、誰にでも扱い易いシステムになってきてい
る。
ュータ、グラフィックユーザインターフェースの普及、
データベース処理技術、画像処理技術の向上などによっ
て、汎用のパーソナルコンピュータ、スキャナで十分高
速に処理できる文書管理システムが実現されている。更
に、操作性の点では、例えば読み込んだ文書データの一
覧は、各文書の内容を確認できる縮小表示の一覧を表示
することで容易に内容を判別できるといった様な操作性
が実現され、誰にでも扱い易いシステムになってきてい
る。
【0004】このように、オフィスの各自の机の上で、
あたかも書類の内容を確認したり、ファイリングしたり
するような感覚で高速に処理できる文書管理システムが
実現されてきている。
あたかも書類の内容を確認したり、ファイリングしたり
するような感覚で高速に処理できる文書管理システムが
実現されてきている。
【0005】また、ネットワーク処理技術の進歩によ
り、ネットワーク上に文書データを蓄積する文書管理デ
ータベースを実現して、複数名で文書管理を実現、運営
していく文書管理システムも容易に実現できる。そし
て、このようなシステムを利用して、任意の文書を複数
名で参照し、文書データを参照したり、編集を加えるこ
とも容易に行われる様になっている。
り、ネットワーク上に文書データを蓄積する文書管理デ
ータベースを実現して、複数名で文書管理を実現、運営
していく文書管理システムも容易に実現できる。そし
て、このようなシステムを利用して、任意の文書を複数
名で参照し、文書データを参照したり、編集を加えるこ
とも容易に行われる様になっている。
【0006】また、このような文書管理システムにおい
て、ある文書に対して注釈や添削等(以下これらを総称
してアノテーションという)を書き加えたい場合は、画
面に表示された文書データにペイントソフト等を用いて
文字や引用の矢印などを書き加えることができる。そし
て、アノテーションデータを当該文書データに合成して
表示することで、あたかも文書にラインマーカを引いた
り、誤記訂正を指示する書き込みを加えるのと同じ感覚
をユーザに与えることができる。
て、ある文書に対して注釈や添削等(以下これらを総称
してアノテーションという)を書き加えたい場合は、画
面に表示された文書データにペイントソフト等を用いて
文字や引用の矢印などを書き加えることができる。そし
て、アノテーションデータを当該文書データに合成して
表示することで、あたかも文書にラインマーカを引いた
り、誤記訂正を指示する書き込みを加えるのと同じ感覚
をユーザに与えることができる。
【0007】尚、このアノテーションデータは、表示装
置上では文書データと合成されて1文書として表示され
るが、アノテーションデータそのものは元の文書データ
とは別に管理されるため、アノテーションデータの内容
を検索対象とすることも可能である。
置上では文書データと合成されて1文書として表示され
るが、アノテーションデータそのものは元の文書データ
とは別に管理されるため、アノテーションデータの内容
を検索対象とすることも可能である。
【0008】また、複数名で任意の共有文書にアノテー
ションを加える作業は、ネットワークの文書共有のため
に他人がアクセス中は編集できない等の排他制御を行う
文書ロック処理、許可されていないユーザがアクセスで
きないようにアクセス権限判断処理等を用いて実現する
ことが可能である。
ションを加える作業は、ネットワークの文書共有のため
に他人がアクセス中は編集できない等の排他制御を行う
文書ロック処理、許可されていないユーザがアクセスで
きないようにアクセス権限判断処理等を用いて実現する
ことが可能である。
【0009】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、アノテ
ーションデータの付加を可能とした上記従来の文書管理
システムには次のような問題がある。
ーションデータの付加を可能とした上記従来の文書管理
システムには次のような問題がある。
【0010】まず、任意の共有文書に複数名でアノテー
ションを加える作業を行う場合、最終的にアノテーショ
ンが付加された文書を表示させると、そのアノテーショ
ンが誰によって付加されたものかが認識できない。この
ため、当該文書に付加されたアノテーションに関して問
い合わせたい場合、誰が書き加えたアノテーションかを
複数のユーザに問い合わせなくてはならないという問題
があった。
ションを加える作業を行う場合、最終的にアノテーショ
ンが付加された文書を表示させると、そのアノテーショ
ンが誰によって付加されたものかが認識できない。この
ため、当該文書に付加されたアノテーションに関して問
い合わせたい場合、誰が書き加えたアノテーションかを
複数のユーザに問い合わせなくてはならないという問題
があった。
【0011】また、このような文書管理システムでは、
蓄積された文書データの中からアノテーションが付加さ
れた文書を検出することが可能であるが、誰が記入した
かの情報は存在していない。このため、特定のユーザに
よってアノテーションが付加された文書を検出するに
は、全ての文書を表示させて、マニュアルによって探し
出すしか方法が無いという問題があった。
蓄積された文書データの中からアノテーションが付加さ
れた文書を検出することが可能であるが、誰が記入した
かの情報は存在していない。このため、特定のユーザに
よってアノテーションが付加された文書を検出するに
は、全ての文書を表示させて、マニュアルによって探し
出すしか方法が無いという問題があった。
【0012】また、1つの文書に多人数でアノテーショ
ンを加えた場合、アノテーションの付加箇所が多いと非
常に参照し辛くなるという問題があった。
ンを加えた場合、アノテーションの付加箇所が多いと非
常に参照し辛くなるという問題があった。
【0013】本発明は上記問題に鑑みてなされたもので
あり、文書データに付加されたアノテーションデータの
作成者を判別可能とした文書管理装置及びシステム及び
方法を提供することを目的とする。
あり、文書データに付加されたアノテーションデータの
作成者を判別可能とした文書管理装置及びシステム及び
方法を提供することを目的とする。
【0014】
【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めの本発明の文書管理装置は以下の構成を備える。すな
わち、複数の文書データと、各文書データに付加された
アノテーションデータを各文書データ毎に格納する格納
手段と、前記格納手段に格納された複数の文書データへ
のアクセスが可能なユーザと、各ユーザに割り当てられ
た固有の色データとを管理する管理手段と、文書データ
に対してアノテーションが付加された場合に、当該アノ
テーションの実体データと、該アノテーションを付加し
たユーザに割り当てられた色データとで前記格納手段に
格納すべきアノテーションデータを生成する生成手段
と、前記アノテーションデータに含まれる色データと、
前記管理手段で管理する各ユーザ毎の色データとに基づ
いて文書データに対する操作を制御する制御手段とを備
える。
めの本発明の文書管理装置は以下の構成を備える。すな
わち、複数の文書データと、各文書データに付加された
アノテーションデータを各文書データ毎に格納する格納
手段と、前記格納手段に格納された複数の文書データへ
のアクセスが可能なユーザと、各ユーザに割り当てられ
た固有の色データとを管理する管理手段と、文書データ
に対してアノテーションが付加された場合に、当該アノ
テーションの実体データと、該アノテーションを付加し
たユーザに割り当てられた色データとで前記格納手段に
格納すべきアノテーションデータを生成する生成手段
と、前記アノテーションデータに含まれる色データと、
前記管理手段で管理する各ユーザ毎の色データとに基づ
いて文書データに対する操作を制御する制御手段とを備
える。
【0015】また、上記の目的を達成する本発明の文書
管理システムは以下の構成を備える。すなわち、クライ
アント装置とサーバ装置を備える文書管理システムであ
って、該サーバ装置が、複数の文書データと、各文書デ
ータに付加されたアノテーションデータを各文書データ
毎に格納する格納手段と、前記格納手段に格納された複
数の文書データへのアクセスが可能なユーザと、各ユー
ザに割り当てられた固有の色データとを管理する管理手
段と、文書データに対してアノテーションが付加された
場合に、当該アノテーションの実体データと、該アノテ
ーションを付加したユーザに割り当てられた色データと
で前記格納手段に格納すべきアノテーションデータを生
成する生成手段と、前記アノテーションデータに含まれ
る色データと、前記管理手段で管理する各ユーザ毎の色
データとに基づいて文書データに対する操作を制御する
制御手段とを備える。
管理システムは以下の構成を備える。すなわち、クライ
アント装置とサーバ装置を備える文書管理システムであ
って、該サーバ装置が、複数の文書データと、各文書デ
ータに付加されたアノテーションデータを各文書データ
毎に格納する格納手段と、前記格納手段に格納された複
数の文書データへのアクセスが可能なユーザと、各ユー
ザに割り当てられた固有の色データとを管理する管理手
段と、文書データに対してアノテーションが付加された
場合に、当該アノテーションの実体データと、該アノテ
ーションを付加したユーザに割り当てられた色データと
で前記格納手段に格納すべきアノテーションデータを生
成する生成手段と、前記アノテーションデータに含まれ
る色データと、前記管理手段で管理する各ユーザ毎の色
データとに基づいて文書データに対する操作を制御する
制御手段とを備える。
【0016】更に、上記の目的を達成する本発明の文書
管理方法は、複数の文書データと、各文書データに付加
されたアノテーションデータを各文書データ毎に格納す
る格納手段を備えた文書管理装置の制御方法であって、
前記格納手段に格納された複数の文書データへのアクセ
スが可能なユーザと、各ユーザに割り当てられた固有の
色データとを管理するための管理情報を生成し、保持す
る管理情報生成工程と、文書データに対してアノテーシ
ョンが付加された際に、当該アノテーションを付加した
ユーザに割り当てられた色を前記管理情報より獲得する
獲得工程と、前記アノテーションの実体データと、前記
獲得手段で獲得された色データとで前記格納手段に格納
すべきアノテーションデータを生成するアノテーション
データ生成工程と、前記アノテーションデータに含まれ
る色データと、前記管理情報で管理される各ユーザ毎の
色データとに基づいて文書データに対する操作を制御す
る制御工程とを備える。
管理方法は、複数の文書データと、各文書データに付加
されたアノテーションデータを各文書データ毎に格納す
る格納手段を備えた文書管理装置の制御方法であって、
前記格納手段に格納された複数の文書データへのアクセ
スが可能なユーザと、各ユーザに割り当てられた固有の
色データとを管理するための管理情報を生成し、保持す
る管理情報生成工程と、文書データに対してアノテーシ
ョンが付加された際に、当該アノテーションを付加した
ユーザに割り当てられた色を前記管理情報より獲得する
獲得工程と、前記アノテーションの実体データと、前記
獲得手段で獲得された色データとで前記格納手段に格納
すべきアノテーションデータを生成するアノテーション
データ生成工程と、前記アノテーションデータに含まれ
る色データと、前記管理情報で管理される各ユーザ毎の
色データとに基づいて文書データに対する操作を制御す
る制御工程とを備える。
【0017】
【発明の実施の形態】以下、添付の図面を参照して本発
明の好適な実施形態を詳細に且つ具体的に説明する。
明の好適な実施形態を詳細に且つ具体的に説明する。
【0018】<概要>本実施形態では、アノテーション
データをユーザ別に判別するために、アノテーションの
色を用いる。アノテーションには色を使用することがで
き、色別にアノテーションを検索することが可能であ
る。よって、この文書管理システムに登録されている各
ユーザに固有のアノテーションの色を割り当てること
で、アノテーションデータの作成者を判別する。
データをユーザ別に判別するために、アノテーションの
色を用いる。アノテーションには色を使用することがで
き、色別にアノテーションを検索することが可能であ
る。よって、この文書管理システムに登録されている各
ユーザに固有のアノテーションの色を割り当てること
で、アノテーションデータの作成者を判別する。
【0019】つまり、文書管理システム(以下DMSシ
ステム:Document Managing System)に登録されている
ユーザを管理する「ユーザ情報(後述)」にユーザ別に
アノテーションの作成に使用できる固有の色を登録して
おく。そして、検索キーにアノテーションを作成したユ
ーザの氏名が指定された場合には、「ユーザ情報」を参
照して当該指定されたユーザが使用できる色を取得し、
取得された色で作成されたアノテーションが付加された
文書データを検出する。また、指定されたユーザが作成
したアノテーションデータのみを表示させる為に、「ユ
ーザ情報」を参照してその指定されたユーザが使用する
色で作成されたアノテーションデータを抽出し、これを
文書に合成して表示することも可能である。
ステム:Document Managing System)に登録されている
ユーザを管理する「ユーザ情報(後述)」にユーザ別に
アノテーションの作成に使用できる固有の色を登録して
おく。そして、検索キーにアノテーションを作成したユ
ーザの氏名が指定された場合には、「ユーザ情報」を参
照して当該指定されたユーザが使用できる色を取得し、
取得された色で作成されたアノテーションが付加された
文書データを検出する。また、指定されたユーザが作成
したアノテーションデータのみを表示させる為に、「ユ
ーザ情報」を参照してその指定されたユーザが使用する
色で作成されたアノテーションデータを抽出し、これを
文書に合成して表示することも可能である。
【0020】以上のように、アノテーションデータが誰
によって書き加えたものであるかを容易に認識できる文
書管理システムが構築されるものである。
によって書き加えたものであるかを容易に認識できる文
書管理システムが構築されるものである。
【0021】すなわち、DMSシステムにおいて、アノ
テーション付き文書データの検索キーに特定のユーザを
指定した場合、文書管理システムが管理するユーザ情報
の「アノテーションデータ色」の項目を参照してそのユ
ーザがアノテーション作成に使用できる色を検出する。
そして、検出した色を検索キーとしてアノテーションデ
ータでその色を使用している文書を検出することで、指
定されたユーザが作成したアノテーションを持つ文書デ
ータを検出できる。
テーション付き文書データの検索キーに特定のユーザを
指定した場合、文書管理システムが管理するユーザ情報
の「アノテーションデータ色」の項目を参照してそのユ
ーザがアノテーション作成に使用できる色を検出する。
そして、検出した色を検索キーとしてアノテーションデ
ータでその色を使用している文書を検出することで、指
定されたユーザが作成したアノテーションを持つ文書デ
ータを検出できる。
【0022】また、文書データを表示する画面において
文書データとアノテーションデータを合成して表示する
場合に、特定のユーザを指定し、その指定されたユーザ
に対応する色で作成されたアノテーションのみを合成表
示することができ、特定ユーザが作成したアノテーショ
ンのみを文書データと合成して表示するモードとするこ
とができる。
文書データとアノテーションデータを合成して表示する
場合に、特定のユーザを指定し、その指定されたユーザ
に対応する色で作成されたアノテーションのみを合成表
示することができ、特定ユーザが作成したアノテーショ
ンのみを文書データと合成して表示するモードとするこ
とができる。
【0023】また、文書データの表示画面で、アノテー
ションデータも合成して表示するモードの場合に、その
文書のアノテーションデータで使用されている色の一覧
を参照することで誰がその文書にアノテーションデータ
を作成したかを判別し、当該アノテーションデータを作
成したユーザの一覧を表示することができる。
ションデータも合成して表示するモードの場合に、その
文書のアノテーションデータで使用されている色の一覧
を参照することで誰がその文書にアノテーションデータ
を作成したかを判別し、当該アノテーションデータを作
成したユーザの一覧を表示することができる。
【0024】以下、第1の実施形態では、指定されたユ
ーザによって作成されたアノテーションデータを有する
文書データを検索する文書管理システムを説明し、第2
の実施形態では、ある文書データに付加されたアノテー
ションデータの作成者の一覧を表示する文書管理システ
ムを説明し、第3の実施形態では、文書データにアノテ
ーションデータを合成して表示する際に指定されたユー
ザによって作成されたアノテーションのみを合成して表
示する文書管理システムを説明する。
ーザによって作成されたアノテーションデータを有する
文書データを検索する文書管理システムを説明し、第2
の実施形態では、ある文書データに付加されたアノテー
ションデータの作成者の一覧を表示する文書管理システ
ムを説明し、第3の実施形態では、文書データにアノテ
ーションデータを合成して表示する際に指定されたユー
ザによって作成されたアノテーションのみを合成して表
示する文書管理システムを説明する。
【0025】<第1の実施形態>図1は第1の実施形態
におけるDMSシステムの概略構成を示すブロック図で
ある。図1に示すようにDMSシステムはネットワーク
システム上に構築され、11はネットワークケーブルで
あり、各装置がネットワークで接続されていることを示
している。この文書管理システムはDMSサーバ12と
DMSクライアント13で基本的に構成される。
におけるDMSシステムの概略構成を示すブロック図で
ある。図1に示すようにDMSシステムはネットワーク
システム上に構築され、11はネットワークケーブルで
あり、各装置がネットワークで接続されていることを示
している。この文書管理システムはDMSサーバ12と
DMSクライアント13で基本的に構成される。
【0026】12はDMSサーバであり、このDMSシ
ステム全体の管理を行うコンピュータである。公知の技
術で実現されるネットワーク処理の役割の他に、主に文
書データの蓄積、各装置間の文書データの送受信管理、
セキュリティ管理、複数ユーザ間の排他的制御処理、文
書データを蓄積するデータベースの管理等を行う。詳細
は図2で後述する。13はDMSクライアントであり、
ユーザが実際に文書データの入力、参照、出力等の作業
を行うパーソナルコンピュータである。図1では概念図
であるため図示を省略してあるが、実際のDMSシステ
ムでは複数台のDMSクライアント13がネットワーク
11に接続されている。DMSクライアントについては
図3を参照して更に後述する。
ステム全体の管理を行うコンピュータである。公知の技
術で実現されるネットワーク処理の役割の他に、主に文
書データの蓄積、各装置間の文書データの送受信管理、
セキュリティ管理、複数ユーザ間の排他的制御処理、文
書データを蓄積するデータベースの管理等を行う。詳細
は図2で後述する。13はDMSクライアントであり、
ユーザが実際に文書データの入力、参照、出力等の作業
を行うパーソナルコンピュータである。図1では概念図
であるため図示を省略してあるが、実際のDMSシステ
ムでは複数台のDMSクライアント13がネットワーク
11に接続されている。DMSクライアントについては
図3を参照して更に後述する。
【0027】14はスキャナであり、紙に印刷された文
字、図形、画像等のデータを読み取り、画像データに変
換して出力する。スキャナ14はネットワーク11に接
続され、複数のDMSクライアント13が公知の技術を
用いて共有し、それぞれネットワークを経由して動作を
制御することができる。15はプリンタで、スキャナ1
4と同様に公知の技術を用いて複数のDMSクライアン
ト13によって共有される。DMSクライアント13の
それぞれはネットワーク11を経由してプリンタ15を
制御することができる。本実施形態においては、主にD
MSサーバ12に蓄積された文書データを印刷出力する
役割を成す。
字、図形、画像等のデータを読み取り、画像データに変
換して出力する。スキャナ14はネットワーク11に接
続され、複数のDMSクライアント13が公知の技術を
用いて共有し、それぞれネットワークを経由して動作を
制御することができる。15はプリンタで、スキャナ1
4と同様に公知の技術を用いて複数のDMSクライアン
ト13によって共有される。DMSクライアント13の
それぞれはネットワーク11を経由してプリンタ15を
制御することができる。本実施形態においては、主にD
MSサーバ12に蓄積された文書データを印刷出力する
役割を成す。
【0028】16はモデムで、他のネットワークシステ
ムとの電子メールの送受信、FAXの送受信の処理を行
う。モデム16もやはり公知の技術を用いて複数のDM
Sクライアント13に共有される。DMSクライアント
13のそれぞれはネットワークを経由してモデム16の
制御を行うことができる。
ムとの電子メールの送受信、FAXの送受信の処理を行
う。モデム16もやはり公知の技術を用いて複数のDM
Sクライアント13に共有される。DMSクライアント
13のそれぞれはネットワークを経由してモデム16の
制御を行うことができる。
【0029】尚、本実施形態では、スキャナ14、印字
装置15、モデム16はネットワークに接続されている
が、DMSクライアント13に直接接続する形式の装置
でも構わない。
装置15、モデム16はネットワークに接続されている
が、DMSクライアント13に直接接続する形式の装置
でも構わない。
【0030】図2は図1のDMSサーバ12の装置構成
を更に詳細に示すブロック図である。図2において、2
2はCPU(中央処理装置)であって、主に外部記憶装
置28に格納されている制御プログラム281、282
に従ってDMSシステムを制御し、後述するフローチャ
ートに示すような処理の判断・処理を実現する。23は
ROM(リードオンリメモリ)であり、後述するフロー
チャートの基本的な判断プログラムや、表示・印刷に用
いる文字フォント、キーボード25からキーを押下され
たことによって出力される電気信号に対応した文字コー
ドを出力するための文字コード表や、あらかじめ設定さ
れている値などを記憶している。24はRAM(ランダ
ムアクセスメモリ)であって、CPU22が各種の処理
中に必要となるワークエリアを有する。また、外部記憶
装置に格納された制御プログラムは、RAMにロードさ
れて、CPU22によって実行される。
を更に詳細に示すブロック図である。図2において、2
2はCPU(中央処理装置)であって、主に外部記憶装
置28に格納されている制御プログラム281、282
に従ってDMSシステムを制御し、後述するフローチャ
ートに示すような処理の判断・処理を実現する。23は
ROM(リードオンリメモリ)であり、後述するフロー
チャートの基本的な判断プログラムや、表示・印刷に用
いる文字フォント、キーボード25からキーを押下され
たことによって出力される電気信号に対応した文字コー
ドを出力するための文字コード表や、あらかじめ設定さ
れている値などを記憶している。24はRAM(ランダ
ムアクセスメモリ)であって、CPU22が各種の処理
中に必要となるワークエリアを有する。また、外部記憶
装置に格納された制御プログラムは、RAMにロードさ
れて、CPU22によって実行される。
【0031】25は入力装置としてのキーボードであ
る。26は入力装置としてのポインティングデバイスで
あり、本実施形態の場合マウスを使用している(以下、
マウス26という)。27は表示装置であり、CPU2
2の制御により各種の表示を行う。なお、DMSシステ
ムの管理者は表示装置27の表示によって操作の経過、
結果を判断する。
る。26は入力装置としてのポインティングデバイスで
あり、本実施形態の場合マウスを使用している(以下、
マウス26という)。27は表示装置であり、CPU2
2の制御により各種の表示を行う。なお、DMSシステ
ムの管理者は表示装置27の表示によって操作の経過、
結果を判断する。
【0032】28は外部記憶装置であり、ネットワーク
を管理する基本プログラムProg281やDMSシス
テムを管理するプログラムであるDMSProg282
や、文書データを蓄積、管理するための領域であるDM
Sdata283等から構成される。
を管理する基本プログラムProg281やDMSシス
テムを管理するプログラムであるDMSProg282
や、文書データを蓄積、管理するための領域であるDM
Sdata283等から構成される。
【0033】図3は図1に示す実施形態の装置DMSク
ライアント13の構成を更に詳細に説明するブロック図
である。
ライアント13の構成を更に詳細に説明するブロック図
である。
【0034】図3において、32はCPU(中央処理装
置)であって、主に外部記憶装置37に格納されている
DMS制御プログラム371(DMSProg371)
に従って後述するフローチャートに示すようなDMSシ
ステムの処理を行う。ROM(リードオンリメモリ)3
3は後述するフローチャートの基本的な判断プログラム
や、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置34の
キーボードからキーを押下されたことによって出力され
る電気信号に対応した文字コードを出力するための文字
コード表や、予め設定されている値などを記憶してい
る。35はRAM(ランダムアクセスメモリ)であっ
て、各処理中に必要となるワークエリアを有する。な
お、外部記憶装置37に格納された制御プログラムはR
AM35にロードされ、CPU32によって実行され
る。
置)であって、主に外部記憶装置37に格納されている
DMS制御プログラム371(DMSProg371)
に従って後述するフローチャートに示すようなDMSシ
ステムの処理を行う。ROM(リードオンリメモリ)3
3は後述するフローチャートの基本的な判断プログラム
や、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置34の
キーボードからキーを押下されたことによって出力され
る電気信号に対応した文字コードを出力するための文字
コード表や、予め設定されている値などを記憶してい
る。35はRAM(ランダムアクセスメモリ)であっ
て、各処理中に必要となるワークエリアを有する。な
お、外部記憶装置37に格納された制御プログラムはR
AM35にロードされ、CPU32によって実行され
る。
【0035】34は入力装置としてのキーボードであ
る。36は入力装置としてのポインティングデバイスで
あり、本実施形態の場合マウスを使用している(以下、
マウス36という)。38は表示装置であり、CPU3
2の制御によって各種表示を行う。DMSクライアント
で作業するユーザはこの表示装置38に表示されるDM
Sのユーザインターフェースで操作の経過、結果を判断
することができる。37は外部記憶装置であり、DMS
クライアントやDMSサーバなどとのデータの通信等を
行うプログラムであるDMSProg371や、DMS
クライアントローカルで管理する文書データを蓄積する
ための領域DMSdata372等から構成される。
る。36は入力装置としてのポインティングデバイスで
あり、本実施形態の場合マウスを使用している(以下、
マウス36という)。38は表示装置であり、CPU3
2の制御によって各種表示を行う。DMSクライアント
で作業するユーザはこの表示装置38に表示されるDM
Sのユーザインターフェースで操作の経過、結果を判断
することができる。37は外部記憶装置であり、DMS
クライアントやDMSサーバなどとのデータの通信等を
行うプログラムであるDMSProg371や、DMS
クライアントローカルで管理する文書データを蓄積する
ための領域DMSdata372等から構成される。
【0036】図4は図2に示す外部記憶装置28の領域
DMSdata283に格納されている文書データのデ
ータ構成例を表す図である。なお、この様な文書データ
は、クライアント側のデータであるDMSdata37
2にも格納されうる。
DMSdata283に格納されている文書データのデ
ータ構成例を表す図である。なお、この様な文書データ
は、クライアント側のデータであるDMSdata37
2にも格納されうる。
【0037】図4において、41はDB管理情報であ
り、文書データを管理するデータベース自体の管理情報
である。DB管理情報41は、データベースの作成期
日、データベース名称、セキュリティ、などのデータを
含む。42はフォルダ情報であり、データベースに蓄積
されている文書データを階層的に管理するためのデータ
であり、その階層の構成、名称などを含む。この情報は
ユーザインターフェース画面を表す図8の領域81にて
ユーザが認識することができる。
り、文書データを管理するデータベース自体の管理情報
である。DB管理情報41は、データベースの作成期
日、データベース名称、セキュリティ、などのデータを
含む。42はフォルダ情報であり、データベースに蓄積
されている文書データを階層的に管理するためのデータ
であり、その階層の構成、名称などを含む。この情報は
ユーザインターフェース画面を表す図8の領域81にて
ユーザが認識することができる。
【0038】43は文書情報であり、文書データの管理
情報を含む。文書情報43の詳細は図5を用いて後述す
る。44は頁情報であり、各頁毎に、文書データの実態
と、当該頁の文書データとして読み込んだ紙のサイズや
向きを示す情報、アノテーションデータ等を含む。な
お、頁情報44は各頁毎にサムネイルデータを有し、こ
れはユーザインターフェース画面を表す図8の領域83
にてユーザが認識することができる。頁情報の詳細につ
いては図6を参照して後述する。45はユーザ情報であ
り、本実施形態のDMSシステムに登録されているユー
ザの情報、例えば各ユーザのログイン名、パスワード等
のセキュリティに関する情報を含む。ユーザ情報の詳細
は図7を参照して後述する。
情報を含む。文書情報43の詳細は図5を用いて後述す
る。44は頁情報であり、各頁毎に、文書データの実態
と、当該頁の文書データとして読み込んだ紙のサイズや
向きを示す情報、アノテーションデータ等を含む。な
お、頁情報44は各頁毎にサムネイルデータを有し、こ
れはユーザインターフェース画面を表す図8の領域83
にてユーザが認識することができる。頁情報の詳細につ
いては図6を参照して後述する。45はユーザ情報であ
り、本実施形態のDMSシステムに登録されているユー
ザの情報、例えば各ユーザのログイン名、パスワード等
のセキュリティに関する情報を含む。ユーザ情報の詳細
は図7を参照して後述する。
【0039】46はカテゴリ情報であり、DMSシステ
ムに登録された文書データを分類するためのキーワード
等を格納する領域である。47は文書アクセス管理情報
であり、排他制御などに用いられる情報を格納する。
ムに登録された文書データを分類するためのキーワード
等を格納する領域である。47は文書アクセス管理情報
であり、排他制御などに用いられる情報を格納する。
【0040】図5は文書情報43の詳細なデータ構成例
を表す図である。文書情報43は、登録された複数の文
書データの情報を含み、図の参照番号50の範囲で1文
書分の文書データを成す。すなわち、参照番号50で示
される文書データの情報が、登録されている文書数分だ
け存在することになる。図5では格納されている文書デ
ータのうち、“report2”という5頁の文書が示されて
いる。前後に続くのは別の登録された文書データであ
る。
を表す図である。文書情報43は、登録された複数の文
書データの情報を含み、図の参照番号50の範囲で1文
書分の文書データを成す。すなわち、参照番号50で示
される文書データの情報が、登録されている文書数分だ
け存在することになる。図5では格納されている文書デ
ータのうち、“report2”という5頁の文書が示されて
いる。前後に続くのは別の登録された文書データであ
る。
【0041】51は文書名であり、図5の例では“repo
rt2”という文書名を格納している。52は文書タイプ
を表し、イメージデータかテキストデータかの識別子を
格納している。本実施形態では“I”が格納され、当該
文書がイメージデータであることを示している(テキス
トデータの場合は、例えば“T”で表される)。
rt2”という文書名を格納している。52は文書タイプ
を表し、イメージデータかテキストデータかの識別子を
格納している。本実施形態では“I”が格納され、当該
文書がイメージデータであることを示している(テキス
トデータの場合は、例えば“T”で表される)。
【0042】53,54は文書検索に使用するために文
書に付与されたカテゴリである。このカテゴリは、当該
DMSシステムに登録されたカテゴリから選択されたも
のである。本実施形態では“製品情報”,“改良点”と
いうカテゴリに分類されている。なお、カテゴリのシス
テムへの登録は、別機能を用いてユーザが行うものとす
る。
書に付与されたカテゴリである。このカテゴリは、当該
DMSシステムに登録されたカテゴリから選択されたも
のである。本実施形態では“製品情報”,“改良点”と
いうカテゴリに分類されている。なお、カテゴリのシス
テムへの登録は、別機能を用いてユーザが行うものとす
る。
【0043】55は文書ロックであり、文書を他のネッ
トワークユーザが使用しているか否かのフラグである。
複数のDMSクライアント13が文書を共有、参照、編
集を行う場合は、このフラグを参照して他に編集中のユ
ーザがいる場合はその他のDMSクライアントでは編集
ができないようにする排他処理を行う。図5では、“O
FF”が格納されており、当該文書データが誰にも参照
されていないことを示している。56は頁数であり、当
該文書データの頁数を表す。本例では5頁となってい
る。
トワークユーザが使用しているか否かのフラグである。
複数のDMSクライアント13が文書を共有、参照、編
集を行う場合は、このフラグを参照して他に編集中のユ
ーザがいる場合はその他のDMSクライアントでは編集
ができないようにする排他処理を行う。図5では、“O
FF”が格納されており、当該文書データが誰にも参照
されていないことを示している。56は頁数であり、当
該文書データの頁数を表す。本例では5頁となってい
る。
【0044】図6は頁情報の更に詳細なデータ構成例を
示す図である。頁情報は文書情報43を表示する際に必
要な情報を頁単位で格納するものである。各文書情報に
ついて頁数分だけこの形式で格納されている。上述の図
5の例では、5頁でで構成される文書データであり、図
6にはその内の、2頁目の一部(参照番号60)、3頁
目(参照番号61)、4頁目の一部(参照番号62)が
示されている。
示す図である。頁情報は文書情報43を表示する際に必
要な情報を頁単位で格納するものである。各文書情報に
ついて頁数分だけこの形式で格納されている。上述の図
5の例では、5頁でで構成される文書データであり、図
6にはその内の、2頁目の一部(参照番号60)、3頁
目(参照番号61)、4頁目の一部(参照番号62)が
示されている。
【0045】63は頁番号であり、文書の中での頁番号
を示す。頁番号63においては、当該頁情報が3頁目の
情報であることを示している。同様に頁番号69は、4
頁目の頁番号であることを示している。64は紙サイ
ズ、65は向きであり、それぞれ紙のサイズ、方向を示
す。図6の例では、紙サイズがA4、方向が縦方向であ
ることを意味している。
を示す。頁番号63においては、当該頁情報が3頁目の
情報であることを示している。同様に頁番号69は、4
頁目の頁番号であることを示している。64は紙サイ
ズ、65は向きであり、それぞれ紙のサイズ、方向を示
す。図6の例では、紙サイズがA4、方向が縦方向であ
ることを意味している。
【0046】66はアノテーション色データであり、こ
の頁に加えられたアノテーションデータで使用されてい
る色を格納している。アノテーション実体データ67と
1対1で対応している。67はアノテーション実体デー
タであり、画像、図形の形式で加えられたアノテーショ
ンデータの実体である。なお、アノテーション実体デー
タ67はアノテーション色データ66に対応した順番で
格納されている。
の頁に加えられたアノテーションデータで使用されてい
る色を格納している。アノテーション実体データ67と
1対1で対応している。67はアノテーション実体デー
タであり、画像、図形の形式で加えられたアノテーショ
ンデータの実体である。なお、アノテーション実体デー
タ67はアノテーション色データ66に対応した順番で
格納されている。
【0047】68はサムネイルデータであり、画像の縮
小一覧表示に用いるためのデータの実体を格納してい
る。また、601は頁実体データであり、当該頁の実体
データである。
小一覧表示に用いるためのデータの実体を格納してい
る。また、601は頁実体データであり、当該頁の実体
データである。
【0048】以上のような頁情報44を元に、文書デー
タの各頁の表示が行われることになる。
タの各頁の表示が行われることになる。
【0049】次に、ユーザ情報45を説明する。図7は
ユーザ情報の更に詳細なデータ構成例を示す図である。
ユーザ情報45はDMSシステムに登録されたユーザの
各種情報を含むものであり、その主なものが図7に示さ
れている。参照番号71によって示される情報が1ユー
ザ分の管理情報を成し、登録されたユーザの数分だけこ
の管理情報が存在することになる。図7の例では、“n
aga”というユーザのユーザデータを示している。前
後に続く70,72の領域は他の登録されているユーザ
のデータである。
ユーザ情報の更に詳細なデータ構成例を示す図である。
ユーザ情報45はDMSシステムに登録されたユーザの
各種情報を含むものであり、その主なものが図7に示さ
れている。参照番号71によって示される情報が1ユー
ザ分の管理情報を成し、登録されたユーザの数分だけこ
の管理情報が存在することになる。図7の例では、“n
aga”というユーザのユーザデータを示している。前
後に続く70,72の領域は他の登録されているユーザ
のデータである。
【0050】ユーザ情報45は、主にDMSクライアン
ト13を使用してDMSシステムで作業するユーザに関
する管理情報を含む。73はログイン名であり、ユーザ
がDMSクライアント13からシステムを使用する最に
DMSシステムが参照してセキュリティ管理を行う。本
例では“naga”が格納されている。74はパスワー
ドであり、ユーザ別に登録されたパスワードデータであ
る。ログイン名73と同様にDMSシステムがセキュリ
ティの管理の為に使用する。本例では“tokkyo”
が格納されている。75はアノテーション使用色であ
り、アノテーションを作成する際に使用できるユーザ別
の固有の色を示す。本例では、“252”,“85”,
“67”が格納されている。これはRGB成分を表す数
字である。すなわち、ログイン名が“naga”である
ユーザがアノテーションデータを作成すると(R,G,
B)=(252,85,67)の色のアノテーションデータが生
成されることになる。
ト13を使用してDMSシステムで作業するユーザに関
する管理情報を含む。73はログイン名であり、ユーザ
がDMSクライアント13からシステムを使用する最に
DMSシステムが参照してセキュリティ管理を行う。本
例では“naga”が格納されている。74はパスワー
ドであり、ユーザ別に登録されたパスワードデータであ
る。ログイン名73と同様にDMSシステムがセキュリ
ティの管理の為に使用する。本例では“tokkyo”
が格納されている。75はアノテーション使用色であ
り、アノテーションを作成する際に使用できるユーザ別
の固有の色を示す。本例では、“252”,“85”,
“67”が格納されている。これはRGB成分を表す数
字である。すなわち、ログイン名が“naga”である
ユーザがアノテーションデータを作成すると(R,G,
B)=(252,85,67)の色のアノテーションデータが生
成されることになる。
【0051】以上説明したDMSデータのうちの、アノ
テーションデータに関る部分について図8を参照して更
に説明する。図8は図4〜図7で示したデータのうちの
アノテーションデータに関る部分の関連を説明する図で
ある。
テーションデータに関る部分について図8を参照して更
に説明する。図8は図4〜図7で示したデータのうちの
アノテーションデータに関る部分の関連を説明する図で
ある。
【0052】図8の(a)には文書情報43のうちの文
書名51と頁数56が示されている。文書名「report
2」は5頁の頁情報を有し、図8(b)に示すごとく対
応する5ページ分の頁情報とリンクしている。図8の
(b)では、頁情報44のうちの、頁番号63、頁実体
データ601、アノテーション色データ66、アノテー
ション実体データ67が示されている。
書名51と頁数56が示されている。文書名「report
2」は5頁の頁情報を有し、図8(b)に示すごとく対
応する5ページ分の頁情報とリンクしている。図8の
(b)では、頁情報44のうちの、頁番号63、頁実体
データ601、アノテーション色データ66、アノテー
ション実体データ67が示されている。
【0053】また、図8の(c)にはアノテーションデ
ータが合成された文書データの表示例が示されている。
ここでは、文書名report2の第3頁が表示されているも
のとする。頁情報601の頁実体データによって文書1
頁分の画像が表示され、アノテーション色データとアノ
テーション実体データによって、当該頁に付加されたア
ノテーションが合成表示されている。本例では、3つの
アノテーションが付加されており、アノテーション実体
データは、アノテーション色データで指定される色
で画像形成される。同様に、アノテーション実体データ
はアノテーション色データが指定する色で、アノテ
ーション実体データはアノテーション色データが指
定する色でそれぞれ形成される。
ータが合成された文書データの表示例が示されている。
ここでは、文書名report2の第3頁が表示されているも
のとする。頁情報601の頁実体データによって文書1
頁分の画像が表示され、アノテーション色データとアノ
テーション実体データによって、当該頁に付加されたア
ノテーションが合成表示されている。本例では、3つの
アノテーションが付加されており、アノテーション実体
データは、アノテーション色データで指定される色
で画像形成される。同様に、アノテーション実体データ
はアノテーション色データが指定する色で、アノテ
ーション実体データはアノテーション色データが指
定する色でそれぞれ形成される。
【0054】図8(d)には、ユーザ情報45のうちの
ログイン名73及びアノテーション使用色75が示され
ている。本実施形態は、アノテーション使用色75と頁
情報44中のアノテーション色データ66によって、当
該アノテーションデータの作成者を特定することを可能
とするものである。
ログイン名73及びアノテーション使用色75が示され
ている。本実施形態は、アノテーション使用色75と頁
情報44中のアノテーション色データ66によって、当
該アノテーションデータの作成者を特定することを可能
とするものである。
【0055】図9は本実施形態のDMSシステムにおけ
るDMSクライアント装置上のユーザインターフェース
の一例を示す図である。81はDMSサーバ12のDM
Sdata283に登録されている文書情報43の一覧
を階層構造で表している領域である。なお、階層構造は
図5の「フォルダ識別子」を参照して認識、表示され
る。82は上記の階層構造である一つの階層に登録され
ている文書データを一覧表示する領域である。本実施形
態では各文書データを縮小表示形式(以下サムネイル形
式)で表示している。83は文書データの一つをあらわ
し、これは実際の文書データを公知の技術を用いて縮小
して表示したものである。本例では頁情報44のサムネ
イルデータ68を表示する(以下、サムネイル画像83
という)。
るDMSクライアント装置上のユーザインターフェース
の一例を示す図である。81はDMSサーバ12のDM
Sdata283に登録されている文書情報43の一覧
を階層構造で表している領域である。なお、階層構造は
図5の「フォルダ識別子」を参照して認識、表示され
る。82は上記の階層構造である一つの階層に登録され
ている文書データを一覧表示する領域である。本実施形
態では各文書データを縮小表示形式(以下サムネイル形
式)で表示している。83は文書データの一つをあらわ
し、これは実際の文書データを公知の技術を用いて縮小
して表示したものである。本例では頁情報44のサムネ
イルデータ68を表示する(以下、サムネイル画像83
という)。
【0056】84はDMSクライアントで作業を行う際
に機能を選択して起動するためのツールボタンである。
例えば、スキャナからの文書データの読み込み、印刷、
文書データの削除、検索等の機能をこれらのボタンを選
択、起動することで実行する。なお、選択、起動の処理
は公知の技術で実現されるものであるので、詳細は省略
する。85は本実施形態で後述するフローチャートで使
用するツールボタンで、このボタンの選択、実行で検索
機能が実行される。
に機能を選択して起動するためのツールボタンである。
例えば、スキャナからの文書データの読み込み、印刷、
文書データの削除、検索等の機能をこれらのボタンを選
択、起動することで実行する。なお、選択、起動の処理
は公知の技術で実現されるものであるので、詳細は省略
する。85は本実施形態で後述するフローチャートで使
用するツールボタンで、このボタンの選択、実行で検索
機能が実行される。
【0057】図10は文書の詳細表示の一表示例を示す
図である。上記のサムネイル画像83をマウス36でダ
ブルクリックして詳細表示モードにした様子である。こ
のウインドウの目的は、文書データの参照と、アノテー
ションデータの編集である。図は任意の文書にアノテー
ションを書き加えている最中を示す。
図である。上記のサムネイル画像83をマウス36でダ
ブルクリックして詳細表示モードにした様子である。こ
のウインドウの目的は、文書データの参照と、アノテー
ションデータの編集である。図は任意の文書にアノテー
ションを書き加えている最中を示す。
【0058】91は頁実体データを画面に実際のイメー
ジで表示したものである。92〜94はアノテーション
を付け加えた例で、画面では合成されて表示されている
が、データとしては前述のように、アノテーション色デ
ータ64、アノテーション実体データ65の領域に分か
れて、頁実体データ601とは別領域に格納されてい
る。92はDMSクライアント13で文書データ91に
対してテキスト形式のアノテーションを加えたものであ
る。93は図形描画ツールを用いて加えたアノテーショ
ンである。94は同様に図形描画ツールを用いて書き加
えたアノテーションデータで透過できるものである。な
お、アノテーション92〜94は赤色を用いて書き加え
たものである。アノテーション95〜97は同様に青色
を用いたものである。更にアノテーション98〜9Aは
緑色を用いたものである。
ジで表示したものである。92〜94はアノテーション
を付け加えた例で、画面では合成されて表示されている
が、データとしては前述のように、アノテーション色デ
ータ64、アノテーション実体データ65の領域に分か
れて、頁実体データ601とは別領域に格納されてい
る。92はDMSクライアント13で文書データ91に
対してテキスト形式のアノテーションを加えたものであ
る。93は図形描画ツールを用いて加えたアノテーショ
ンである。94は同様に図形描画ツールを用いて書き加
えたアノテーションデータで透過できるものである。な
お、アノテーション92〜94は赤色を用いて書き加え
たものである。アノテーション95〜97は同様に青色
を用いたものである。更にアノテーション98〜9Aは
緑色を用いたものである。
【0059】9Bはアノテーションを書き加えるための
ツールでこれらを用いて公知の手法を用いてユーザがア
ノテーションの編集を行う。9Cは現在表示している文
書のアノテーションデータを作成したユーザの一覧を表
示する機能を選択、実行するツールボタンである。
ツールでこれらを用いて公知の手法を用いてユーザがア
ノテーションの編集を行う。9Cは現在表示している文
書のアノテーションデータを作成したユーザの一覧を表
示する機能を選択、実行するツールボタンである。
【0060】図11はDMSシステムにDMSクライア
ント13を用いて作業することを許可するユーザを登録
する際に用いられるユーザ登録用ダイアログを示す図で
ある。図11では、“naga”というログイン名のD
MSクライアントユーザを作成、登録している様子が示
されている。尚、このダイアログで行う作業はDMSの
管理者がDMSサーバ12において行う作業であり、通
常のネットワークユーザは行うことはできない。
ント13を用いて作業することを許可するユーザを登録
する際に用いられるユーザ登録用ダイアログを示す図で
ある。図11では、“naga”というログイン名のD
MSクライアントユーザを作成、登録している様子が示
されている。尚、このダイアログで行う作業はDMSの
管理者がDMSサーバ12において行う作業であり、通
常のネットワークユーザは行うことはできない。
【0061】101はログイン名の入力領域で、各ユー
ザが識別可能な名称を入力する。102はログイン名入
力領域101に入力されたユーザの認証を行うパスワー
ドを入力する領域である。本実施形態では、第3者に見
られることの無いように“*”という記号で、文字数だ
けを表している。103はアノテーションに使用する色
を設定するための領域である。当該ログイン名のユーザ
は、この領域103に設定された色のみでアノテーショ
ンを入力することができる。本実施形態では、赤、緑、
青の成分を任意に調整して任意の色を作成することがで
きるものとする。104は作成ボタンであり、この作成
ボタン104を押下(クリック)すると各領域のデータ
を認証してDMSクライアントとしてDMSシステムに
登録する作業が行われる。
ザが識別可能な名称を入力する。102はログイン名入
力領域101に入力されたユーザの認証を行うパスワー
ドを入力する領域である。本実施形態では、第3者に見
られることの無いように“*”という記号で、文字数だ
けを表している。103はアノテーションに使用する色
を設定するための領域である。当該ログイン名のユーザ
は、この領域103に設定された色のみでアノテーショ
ンを入力することができる。本実施形態では、赤、緑、
青の成分を任意に調整して任意の色を作成することがで
きるものとする。104は作成ボタンであり、この作成
ボタン104を押下(クリック)すると各領域のデータ
を認証してDMSクライアントとしてDMSシステムに
登録する作業が行われる。
【0062】以下、図11のユーザ登録用ダイアログを
用いた登録処理を図12のフローチャートを参照して説
明する。図12は、本実施形態によるDMSシステムへ
のクライアント登録処理の手順を説明するフローチャー
トである。なお、この制御はDMSサーバ12のDMS
管理プログラムDMSProg281が処理を行う。
用いた登録処理を図12のフローチャートを参照して説
明する。図12は、本実施形態によるDMSシステムへ
のクライアント登録処理の手順を説明するフローチャー
トである。なお、この制御はDMSサーバ12のDMS
管理プログラムDMSProg281が処理を行う。
【0063】まずステップS1では、必要に応じてこの
DMSシステム全体及び各装置の初期化処理等を行う。
これは電源を投入してから、各装置の起動、各変数の初
期設定などで、この処理は公知の技術で実現できるた
め、詳細な説明は省略する。
DMSシステム全体及び各装置の初期化処理等を行う。
これは電源を投入してから、各装置の起動、各変数の初
期設定などで、この処理は公知の技術で実現できるた
め、詳細な説明は省略する。
【0064】次にステップS2ではDMSシステムの管
理者がDMSユーザ作成の処理を行うため、ユーザ登録
コマンドを実行する。これは管理者のみに実行する権利
が与えられる作業である。ユーザ登録コマンド実行の方
法としては、ユーザインターフェース(図9)のメニュ
ー84から実行指示を与えるように構成することができ
る。ユーザ登録コマンド実行の際のDMSシステムの管
理者であるかどうかの認証処理は公知の技術で実現され
るので、ここでは省略する。ユーザ登録コマンドが実行
されると、ステップS3において図11に示されるユー
ザ登録用ダイアログが表示装置27に表示される。
理者がDMSユーザ作成の処理を行うため、ユーザ登録
コマンドを実行する。これは管理者のみに実行する権利
が与えられる作業である。ユーザ登録コマンド実行の方
法としては、ユーザインターフェース(図9)のメニュ
ー84から実行指示を与えるように構成することができ
る。ユーザ登録コマンド実行の際のDMSシステムの管
理者であるかどうかの認証処理は公知の技術で実現され
るので、ここでは省略する。ユーザ登録コマンドが実行
されると、ステップS3において図11に示されるユー
ザ登録用ダイアログが表示装置27に表示される。
【0065】次に、ステップS4において、各領域への
入力作業を行う。ステップS5では作成実行ボタン10
4が押下(クリック)されたかどうかを判断する。押下
をされていないと判断した場合はステップS4に処理を
戻し、各領域の入力を促す。一方、ステップS5におい
て実行ボタン104が押下されたと判定した場合は、ス
テップS6に処理を移動する。
入力作業を行う。ステップS5では作成実行ボタン10
4が押下(クリック)されたかどうかを判断する。押下
をされていないと判断した場合はステップS4に処理を
戻し、各領域の入力を促す。一方、ステップS5におい
て実行ボタン104が押下されたと判定した場合は、ス
テップS6に処理を移動する。
【0066】ステップS6ではログイン名の認証を行
う。ここでは、ユーザ情報45(図7)に登録、管理さ
れているログイン名の中に同じものがないか否かの確認
処理を行う。次に、ステップS7では、パスワードの認
証処理を行う。本実施形態では文字数等のチェックを行
うものとする。そして、ステップS8では、同じ色を使
用しているユーザがいないかどうかをユーザ情報45を
参照して確認する。
う。ここでは、ユーザ情報45(図7)に登録、管理さ
れているログイン名の中に同じものがないか否かの確認
処理を行う。次に、ステップS7では、パスワードの認
証処理を行う。本実施形態では文字数等のチェックを行
うものとする。そして、ステップS8では、同じ色を使
用しているユーザがいないかどうかをユーザ情報45を
参照して確認する。
【0067】以上の認証作業の後、入力された内容で問
題が無ければ、処理はステップS9からステップS10
へ進み、ユーザ情報45に新規登録を行う。そして、ス
テップS11において、ユーザ登録用ダイアログをクロ
ーズして、本登録作業を終了する。なお、認証作業で異
常が確認された場合は、処理をステップS4に戻し、再
度入力を促す。
題が無ければ、処理はステップS9からステップS10
へ進み、ユーザ情報45に新規登録を行う。そして、ス
テップS11において、ユーザ登録用ダイアログをクロ
ーズして、本登録作業を終了する。なお、認証作業で異
常が確認された場合は、処理をステップS4に戻し、再
度入力を促す。
【0068】以上の作業で本実施形態では、例えば図7
に示したように、“naga”というログイン名、“t
okkyo”というパスワードで、アノテーション使用
色のRGB成分が各252,85,67で登録される。
に示したように、“naga”というログイン名、“t
okkyo”というパスワードで、アノテーション使用
色のRGB成分が各252,85,67で登録される。
【0069】また、以上の作業で登録された各ユーザ
は、本DMSシステムのDMSdata283に例えば
スキャナ14を用いて文書データを登録したり、モデム
16で受信した電子メール等を登録したりすることがで
きる。また、登録された各ユーザは、任意の文書に対し
て、図10で説明したようにアノテーションを編集して
加えることができる。次に、編集作業の結果としてのア
ノテーションデータの頁情報への登録について説明す
る。
は、本DMSシステムのDMSdata283に例えば
スキャナ14を用いて文書データを登録したり、モデム
16で受信した電子メール等を登録したりすることがで
きる。また、登録された各ユーザは、任意の文書に対し
て、図10で説明したようにアノテーションを編集して
加えることができる。次に、編集作業の結果としてのア
ノテーションデータの頁情報への登録について説明す
る。
【0070】図19は第1の実施形態によるアノテーシ
ョンデータの登録手順を説明するフローチャートであ
る。DMSクライアントよりアノテーション情報がDM
Sサーバに送信されると、DMSサーバはステップS8
1においてアノテーション情報を受信する。ここで受信
するアノテーション情報には、当該アノテーションの実
体データと、当該付加操作を行ったユーザのログイン名
と、付加対象である文書データ名、頁番号等が含まれ
る。
ョンデータの登録手順を説明するフローチャートであ
る。DMSクライアントよりアノテーション情報がDM
Sサーバに送信されると、DMSサーバはステップS8
1においてアノテーション情報を受信する。ここで受信
するアノテーション情報には、当該アノテーションの実
体データと、当該付加操作を行ったユーザのログイン名
と、付加対象である文書データ名、頁番号等が含まれ
る。
【0071】ステップS82では、受信したアノテーシ
ョン情報からアノテーション付加の対象となる文書デー
タ名、頁番号、付加操作を行ったユーザを特定する。そ
して、ステップS83において、ユーザ情報を参照し
て、ステップS82で特定されたユーザに割り当てられ
ているアノテーション色データを獲得する。ステップS
84では、獲得されたアノテーション色データと、ステ
ップS81で受信したアノテーション実体データとによ
ってアノテーションデータとし、これらをそれぞれ頁情
報44中のステップS82で特定された頁に対応するア
ノテーション色データ66、アノテーション実体データ
67として登録する。
ョン情報からアノテーション付加の対象となる文書デー
タ名、頁番号、付加操作を行ったユーザを特定する。そ
して、ステップS83において、ユーザ情報を参照し
て、ステップS82で特定されたユーザに割り当てられ
ているアノテーション色データを獲得する。ステップS
84では、獲得されたアノテーション色データと、ステ
ップS81で受信したアノテーション実体データとによ
ってアノテーションデータとし、これらをそれぞれ頁情
報44中のステップS82で特定された頁に対応するア
ノテーション色データ66、アノテーション実体データ
67として登録する。
【0072】以上のように、本DMSシステムにおいて
は、複数の文書が登録され、その中には複数のユーザが
アノテーションを加えたものも登録されることになる。
次に、所望のユーザが作成したアノテーションが付加さ
れた文書を検索する手順を説明する。
は、複数の文書が登録され、その中には複数のユーザが
アノテーションを加えたものも登録されることになる。
次に、所望のユーザが作成したアノテーションが付加さ
れた文書を検索する手順を説明する。
【0073】図13はDMSシステムに登録された文書
データの中から文書を検索する条件を入力する検索用ダ
イアログの表示例を示す図である。121,122,1
23は文書データの検索対象領域を選択する切り替えタ
グである。タグ121は文書情報を対象にする場合のダ
イアログを表示させ、タグ122は文書データの実体を
検索対象にする場合のダイアログを表示させ、タグ12
3はアノテーションを対象とする場合のダイアログを表
示させる。図13ではタグ123が選択されており、ア
ノテーションを検索対象とした場合のダイアログの表示
状態が示されている。
データの中から文書を検索する条件を入力する検索用ダ
イアログの表示例を示す図である。121,122,1
23は文書データの検索対象領域を選択する切り替えタ
グである。タグ121は文書情報を対象にする場合のダ
イアログを表示させ、タグ122は文書データの実体を
検索対象にする場合のダイアログを表示させ、タグ12
3はアノテーションを対象とする場合のダイアログを表
示させる。図13ではタグ123が選択されており、ア
ノテーションを検索対象とした場合のダイアログの表示
状態が示されている。
【0074】124はアノテーションの作成者を指定す
る項目である。図13の例では“naga”が指定され
ているため、全文書データの中から、ログイン名“na
ga”のユーザがアノテーションを加えた文書を検出す
ることを意味している。125は入力された条件を元に
検索を実行することを指示するボタンである。
る項目である。図13の例では“naga”が指定され
ているため、全文書データの中から、ログイン名“na
ga”のユーザがアノテーションを加えた文書を検出す
ることを意味している。125は入力された条件を元に
検索を実行することを指示するボタンである。
【0075】図14は本実施形態によるアノテーション
の作成者をキーとした検索処理の手順を説明するフロー
チャートである。なお、当該検索処理は、図9の検索起
動ツールボタン841をDMSクライアント13のマウ
ス16で選択、押下することで起動される。
の作成者をキーとした検索処理の手順を説明するフロー
チャートである。なお、当該検索処理は、図9の検索起
動ツールボタン841をDMSクライアント13のマウ
ス16で選択、押下することで起動される。
【0076】まずステップS21において、必要に応じ
て当該DMSシステム全体及び各装置の初期化処理を行
う。これは電源を投入してから、各装置の起動、各変数
の初期設定などで、この処理は公知の技術で実現できる
ため、詳細な説明は省略する。次にステップS22で
は、DMSシステムのDMSサーバのDMSdata2
83に登録された文書データの中から任意の条件で検索
を行うために、検索機能を選択、起動する。本実施形態
では、文書データで、nagaというユーザがアノテー
ションを作成した文書の検索を行う例で説明する。
て当該DMSシステム全体及び各装置の初期化処理を行
う。これは電源を投入してから、各装置の起動、各変数
の初期設定などで、この処理は公知の技術で実現できる
ため、詳細な説明は省略する。次にステップS22で
は、DMSシステムのDMSサーバのDMSdata2
83に登録された文書データの中から任意の条件で検索
を行うために、検索機能を選択、起動する。本実施形態
では、文書データで、nagaというユーザがアノテー
ションを作成した文書の検索を行う例で説明する。
【0077】次にステップS23では文書検索条件記入
ダイアログをオープンし、タグ123が選択されること
により、ステップS24において、図13に示す如き、
アノテーションを検索対象とするダイアログが表示され
る。
ダイアログをオープンし、タグ123が選択されること
により、ステップS24において、図13に示す如き、
アノテーションを検索対象とするダイアログが表示され
る。
【0078】ステップS25では検索条件の入力を行
う。本例では、“naga”というユーザが作成したア
ノテーションが付加された文書を検索するという条件を
入力するために、図13の参照番号124で示す通りの
入力を行うものとする。
う。本例では、“naga”というユーザが作成したア
ノテーションが付加された文書を検索するという条件を
入力するために、図13の参照番号124で示す通りの
入力を行うものとする。
【0079】ステップS26では、入力された条件で検
索を実行するか否かを判断するために、検索実行ボタン
125の押下を判断する。ここで、検索実行ボタン12
5がまだ押下されていないと判断された場合は処理をス
テップS25に戻す。
索を実行するか否かを判断するために、検索実行ボタン
125の押下を判断する。ここで、検索実行ボタン12
5がまだ押下されていないと判断された場合は処理をス
テップS25に戻す。
【0080】一方、検索実行ボタン125が押下された
と判断された場合は、検索機能実行のため、図13の検
索ダイアログをクローズしてステップS27に処理を進
める。ステップS27では、DMSデータMDSdat
a284の中から、図7に示すユーザ情報45をオープ
ンする。そして、ステップS28では、ステップS25
で入力したログイン名(本例では“naga”)という
ユーザのデータを検索する。そして、ステップS29に
おいて、当該ログイン名に対応付けて登録されたアノテ
ーション使用色75を抽出する。本実施形態では図7に
示すようにログイン名“naga”となっているアノテ
ーション使用色(252,85,67)が抽出される。
と判断された場合は、検索機能実行のため、図13の検
索ダイアログをクローズしてステップS27に処理を進
める。ステップS27では、DMSデータMDSdat
a284の中から、図7に示すユーザ情報45をオープ
ンする。そして、ステップS28では、ステップS25
で入力したログイン名(本例では“naga”)という
ユーザのデータを検索する。そして、ステップS29に
おいて、当該ログイン名に対応付けて登録されたアノテ
ーション使用色75を抽出する。本実施形態では図7に
示すようにログイン名“naga”となっているアノテ
ーション使用色(252,85,67)が抽出される。
【0081】そして、ステップS30において、ステッ
プS29で検出されたアノテーション使用色を検索キー
として文書データの検索を行う。すなわち、頁情報44
に含まれる全ての頁情報データを対象として、図6に示
す頁情報データのアノテーション色データ64を参照
し、公知の技術を用いて条件に合致した文書データを検
出する。
プS29で検出されたアノテーション使用色を検索キー
として文書データの検索を行う。すなわち、頁情報44
に含まれる全ての頁情報データを対象として、図6に示
す頁情報データのアノテーション色データ64を参照
し、公知の技術を用いて条件に合致した文書データを検
出する。
【0082】ステップS31では全てのデータ検索を終
了したかを判断し、まだ未検索のデータがある場合は処
理をステップS30に戻し、全データの検索を実行させ
る。全てのデータを参照したと判断された場合はステッ
プS32に進み、上記検索によって検出された文書デー
タのリストを表示する。
了したかを判断し、まだ未検索のデータがある場合は処
理をステップS30に戻し、全データの検索を実行させ
る。全てのデータを参照したと判断された場合はステッ
プS32に進み、上記検索によって検出された文書デー
タのリストを表示する。
【0083】図15は検索結果の表示例を示す図であ
る。141は検出した文書数、142は検出した文書名
を表す。また、143は再度検索をやり直したい場合に
選択する機能実行ボタンである。
る。141は検出した文書数、142は検出した文書名
を表す。また、143は再度検索をやり直したい場合に
選択する機能実行ボタンである。
【0084】以上の用に、第1の実施形態によれば、所
望のユーザによって作成されたアノテーションが付加さ
れた文書を効率よく検索することが可能となる。
望のユーザによって作成されたアノテーションが付加さ
れた文書を効率よく検索することが可能となる。
【0085】<第2の実施形態>次に、第2の実施形態
を説明する。第2の実施形態では、ある任意のアノテー
ションが作成されている文書を図10のようなアノテー
ション編集画面で参照する場合、この文書に付与されて
いるアノテーションを誰が作成したのかを容易に把握可
能とする。
を説明する。第2の実施形態では、ある任意のアノテー
ションが作成されている文書を図10のようなアノテー
ション編集画面で参照する場合、この文書に付与されて
いるアノテーションを誰が作成したのかを容易に把握可
能とする。
【0086】図16は第2の実施形態によるアノテーシ
ョン作成者検出処理の手順を説明するフローチャートで
ある。
ョン作成者検出処理の手順を説明するフローチャートで
ある。
【0087】まず、ステップS41では、必要に応じ
て、このDMSシステム全体及び各装置の初期化処理を
行う。これは電源を投入してから、各装置の起動、各変
数の初期設定などで、この処理は公知の技術で実現でき
るため、詳細な説明は省略する。
て、このDMSシステム全体及び各装置の初期化処理を
行う。これは電源を投入してから、各装置の起動、各変
数の初期設定などで、この処理は公知の技術で実現でき
るため、詳細な説明は省略する。
【0088】次にステップS42において、図10のよ
うなアノテーション編集画面を表示する。本実施形態で
は複数名のユーザがアノテーションを作成している。ツ
ールボタン9Bの中に含まれるアノテーションユーザリ
スト表示機能の実行ボタン9Cが選択実行がクリックさ
れたかどうかを判定し、クリックされていなければステ
ップS42に戻る。実行ボタン9Cがクリックされてい
れば、ステップS44からステップS45へ進み、DM
Sdata284の中から、現在表示中の文書に対応す
る頁情報44をオープンする。
うなアノテーション編集画面を表示する。本実施形態で
は複数名のユーザがアノテーションを作成している。ツ
ールボタン9Bの中に含まれるアノテーションユーザリ
スト表示機能の実行ボタン9Cが選択実行がクリックさ
れたかどうかを判定し、クリックされていなければステ
ップS42に戻る。実行ボタン9Cがクリックされてい
れば、ステップS44からステップS45へ進み、DM
Sdata284の中から、現在表示中の文書に対応す
る頁情報44をオープンする。
【0089】次にステップS46では、現在表示中の文
書の頁情報のアノテーション色データ64から、当該文
書に付与されている作成されているアノテーションの全
ての色データを検出する。次にステップS47におい
て、DMSdata284の中から、図7に示すユーザ
情報45をオープンする。
書の頁情報のアノテーション色データ64から、当該文
書に付与されている作成されているアノテーションの全
ての色データを検出する。次にステップS47におい
て、DMSdata284の中から、図7に示すユーザ
情報45をオープンする。
【0090】ステップS48ではステップS46で検出
した色データそれぞれに対応するログイン名(ログイン
名)を獲得する。具体的には、DMSに登録されている
全てのユーザのアノテーション使用色データを参照し、
ステップS46で検出したアノテーション色データと合
致するものがあった場合、ログイン名73からそのログ
イン名を検出する。
した色データそれぞれに対応するログイン名(ログイン
名)を獲得する。具体的には、DMSに登録されている
全てのユーザのアノテーション使用色データを参照し、
ステップS46で検出したアノテーション色データと合
致するものがあった場合、ログイン名73からそのログ
イン名を検出する。
【0091】ステップS49ではステップS46で検出
したアノテーション色データ全てに対する処理が終了し
たかを判断する。終了していないと判断された場合はス
テップS48に処理を戻す。終了したと判断された場合
はステップS50に処理を移す。ステップS50では図
17に示すようなアノテーションユーザリストのダイア
ログをオープンし、この文書にアノテーションを作成し
ているユーザの一覧を表示する。
したアノテーション色データ全てに対する処理が終了し
たかを判断する。終了していないと判断された場合はス
テップS48に処理を戻す。終了したと判断された場合
はステップS50に処理を移す。ステップS50では図
17に示すようなアノテーションユーザリストのダイア
ログをオープンし、この文書にアノテーションを作成し
ているユーザの一覧を表示する。
【0092】図17は第2の実施形態における検索結果
表示例を示す図である。以上の処理で表示されるリスト
において、当該文書にアノテーションを作成したユーザ
が一覧表示(162)される。
表示例を示す図である。以上の処理で表示されるリスト
において、当該文書にアノテーションを作成したユーザ
が一覧表示(162)される。
【0093】なお、本例では、表示中の頁を含む文書の
全頁からアノテーション色データを抽出し、当該文書に
アノテーションを付加したユーザを検索している。これ
に対して、現在表示中の頁に付加されているアノテーシ
ョン色データのみを用いるようにすれば、頁単位にアノ
テーションを付加したユーザを検索するようにできるこ
とは明らかである。また、頁単位とするか文書全体とす
るかを選択可能に構成しても良いことは言うまでもな
い。
全頁からアノテーション色データを抽出し、当該文書に
アノテーションを付加したユーザを検索している。これ
に対して、現在表示中の頁に付加されているアノテーシ
ョン色データのみを用いるようにすれば、頁単位にアノ
テーションを付加したユーザを検索するようにできるこ
とは明らかである。また、頁単位とするか文書全体とす
るかを選択可能に構成しても良いことは言うまでもな
い。
【0094】また、図17において、163は各ユーザ
に対応した色を表示である。この色を参照することによ
ってどのアノテーションがどのユーザが作成したものか
を知ることができる。
に対応した色を表示である。この色を参照することによ
ってどのアノテーションがどのユーザが作成したものか
を知ることができる。
【0095】以上のように、第2の実施形態によれば、
現在参照している文書に対して誰がアノテーションを作
成したかを容易に知ることができる。
現在参照している文書に対して誰がアノテーションを作
成したかを容易に知ることができる。
【0096】<第3の実施形態>第3の実施形態では、
第2の実施形態で表示した図17のリストから所望のユ
ーザを選択し、このリス途上で選択されたユーザによっ
て付加されたアノテーションデータのみを文書表示に合
成させる。
第2の実施形態で表示した図17のリストから所望のユ
ーザを選択し、このリス途上で選択されたユーザによっ
て付加されたアノテーションデータのみを文書表示に合
成させる。
【0097】図17に示したリストのチェック欄161
において、チェックマークを記入、消去することで所望
のユーザのアノテーションのみを付加させて表示するこ
とができる。
において、チェックマークを記入、消去することで所望
のユーザのアノテーションのみを付加させて表示するこ
とができる。
【0098】図18は第3の実施形態によるアノテーシ
ョン表示処理の手順を説明するフローチャートである。
本処理は、図17における“OK”ボタンをクリックす
ることで起動される。
ョン表示処理の手順を説明するフローチャートである。
本処理は、図17における“OK”ボタンをクリックす
ることで起動される。
【0099】まず、ステップS61において、頁実体デ
ータによる画像の表示を行う。続いて、ステップs62
において、図17のリストにおいてチェックマークが記
入されているユーザを検出し、そのユーザのアノテーシ
ョン色データをユーザ情報45より獲得する。チェッ区
マークが記入されたユーザが複数あれば、複数のアノテ
ーション色データが獲得されることは言うまでもない。
ータによる画像の表示を行う。続いて、ステップs62
において、図17のリストにおいてチェックマークが記
入されているユーザを検出し、そのユーザのアノテーシ
ョン色データをユーザ情報45より獲得する。チェッ区
マークが記入されたユーザが複数あれば、複数のアノテ
ーション色データが獲得されることは言うまでもない。
【0100】次に、ステップS63において、頁情報4
4のステップS61で表示した頁情報から、ステップS
612で抽出されたアノテーション色データに対応する
アノテーション実体データを抽出する。そして、ステッ
プS64において、ステップS64で抽出したアノテー
ション実体データに基づいて画像を生成し、ステップS
61で表示した頁の画像にアノテーションの画像を合成
表示する。
4のステップS61で表示した頁情報から、ステップS
612で抽出されたアノテーション色データに対応する
アノテーション実体データを抽出する。そして、ステッ
プS64において、ステップS64で抽出したアノテー
ション実体データに基づいて画像を生成し、ステップS
61で表示した頁の画像にアノテーションの画像を合成
表示する。
【0101】居除のように、第3の実施形態によれば、
任意のユーザのアノテーションだけを表示するので、見
易い頁画像を表示することができる。
任意のユーザのアノテーションだけを表示するので、見
易い頁画像を表示することができる。
【0102】以上説明したように、上記各実施形態によ
れば、アノテーションの作成色にユーザの属性を持たせ
ることによって、複数名によって記入されたアノテーシ
ョンを持つ文書でも、誰がどの文書にアノテーションを
記入したかを知ることができ、文書を共有して編集する
場合に効率よく協調作業を行うことができる。
れば、アノテーションの作成色にユーザの属性を持たせ
ることによって、複数名によって記入されたアノテーシ
ョンを持つ文書でも、誰がどの文書にアノテーションを
記入したかを知ることができ、文書を共有して編集する
場合に効率よく協調作業を行うことができる。
【0103】なお、本発明は、複数の機器(例えばホス
トコンピュータ,インタフェイス機器,リーダ,プリン
タなど)から構成されるシステムに適用しても、一つの
機器からなる装置(例えば、複写機,ファクシミリ装置
など)に適用してもよい。
トコンピュータ,インタフェイス機器,リーダ,プリン
タなど)から構成されるシステムに適用しても、一つの
機器からなる装置(例えば、複写機,ファクシミリ装置
など)に適用してもよい。
【0104】また、本発明の目的は、前述した実施形態
の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記
録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そ
のシステムあるいは装置のコンピュータ(またはCPU
やMPU)が記憶媒体に格納されたプログラムコードを
読出し実行することによっても、達成されることは言う
までもない。
の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記
録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そ
のシステムあるいは装置のコンピュータ(またはCPU
やMPU)が記憶媒体に格納されたプログラムコードを
読出し実行することによっても、達成されることは言う
までもない。
【0105】この場合、記憶媒体から読出されたプログ
ラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現するこ
とになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は
本発明を構成することになる。
ラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現するこ
とになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は
本発明を構成することになる。
【0106】プログラムコードを供給するための記憶媒
体としては、例えば、フロッピディスク,ハードディス
ク,光ディスク,光磁気ディスク,CD−ROM,CD
−R,磁気テープ,不揮発性のメモリカード,ROMな
どを用いることができる。
体としては、例えば、フロッピディスク,ハードディス
ク,光ディスク,光磁気ディスク,CD−ROM,CD
−R,磁気テープ,不揮発性のメモリカード,ROMな
どを用いることができる。
【0107】また、コンピュータが読出したプログラム
コードを実行することにより、前述した実施形態の機能
が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示
に基づき、コンピュータ上で稼働しているOS(オペレ
ーティングシステム)などが実際の処理の一部または全
部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が
実現される場合も含まれることは言うまでもない。
コードを実行することにより、前述した実施形態の機能
が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示
に基づき、コンピュータ上で稼働しているOS(オペレ
ーティングシステム)などが実際の処理の一部または全
部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が
実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【0108】さらに、記憶媒体から読出されたプログラ
ムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボード
やコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わる
メモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に
基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わ
るCPUなどが実際の処理の一部または全部を行い、そ
の処理によって前述した実施形態の機能が実現される場
合も含まれることは言うまでもない。
ムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボード
やコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わる
メモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に
基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わ
るCPUなどが実際の処理の一部または全部を行い、そ
の処理によって前述した実施形態の機能が実現される場
合も含まれることは言うまでもない。
【0109】
【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、文
書データに付加されたアノテーションデータの作成者が
判別可能となる。
書データに付加されたアノテーションデータの作成者が
判別可能となる。
【0110】すなわち本発明の一態様によれば、当該文
書に付加されたアノテーションに関して、誰が書き加え
たアノテーションかを容易に把握できる。
書に付加されたアノテーションに関して、誰が書き加え
たアノテーションかを容易に把握できる。
【0111】また、本発明の一態様によれば、所望のユ
ーザによってアノテーションが付加された文書を容易に
検出できる。
ーザによってアノテーションが付加された文書を容易に
検出できる。
【0112】また、本発明の一態様によれば、1つの文
書に多人数でアノテーションを加えた場合でも、所望の
ユーザのアノテーションのみを表示させることが可能と
なる。
書に多人数でアノテーションを加えた場合でも、所望の
ユーザのアノテーションのみを表示させることが可能と
なる。
【0113】
【図1】第1の実施形態におけるDMSシステムの概略
構成を示すブロック図である。
構成を示すブロック図である。
【図2】図1のDMSサーバ12の装置構成を更に詳細
に示すブロック図である。
に示すブロック図である。
【図3】図1に示す実施形態の装置DMSクライアント
13の構成を更に詳細に説明するブロック図である。
13の構成を更に詳細に説明するブロック図である。
【図4】図2に示す外部記憶装置28の領域DMSda
ta284に格納されている文書データのデータ構成例
を表す図である。
ta284に格納されている文書データのデータ構成例
を表す図である。
【図5】文書情報43の詳細なデータ構成例を表す図で
ある。
ある。
【図6】頁情報の更に詳細なデータ構成例を示す図であ
る。
る。
【図7】ユーザ情報の更に詳細なデータ構成例を示す図
である。
である。
【図8】図4〜図7で示したデータのうちのアノテーシ
ョンデータに関る部分の関連を説明する図である。
ョンデータに関る部分の関連を説明する図である。
【図9】本実施形態のDMSシステムにおけるDMSク
ライアント装置上のユーザインターフェースの一例を示
す図である。
ライアント装置上のユーザインターフェースの一例を示
す図である。
【図10】文書の詳細表示の一表示例を示す図である。
【図11】DMSシステムにDMSクライアント13を
用いて作業することを許可するユーザを登録する際に用
いられるユーザ登録用ダイアログを示す図である。
用いて作業することを許可するユーザを登録する際に用
いられるユーザ登録用ダイアログを示す図である。
【図12】本実施形態によるDMSシステムへのクライ
アント登録処理の手順を説明するフローチャートであ
る。
アント登録処理の手順を説明するフローチャートであ
る。
【図13】DMSシステムに登録された文書データの中
から文書を検索する条件を入力する検索用ダイアログの
表示例を示す図である。
から文書を検索する条件を入力する検索用ダイアログの
表示例を示す図である。
【図14】本実施形態によるアノテーションの作成者を
キーとした検索処理の手順を説明するフローチャートで
ある。
キーとした検索処理の手順を説明するフローチャートで
ある。
【図15】検索結果の表示例を示す図である。
【図16】第2の実施形態によるアノテーション作成者
検出処理の手順を説明するフローチャートである。
検出処理の手順を説明するフローチャートである。
【図17】第2の実施形態における検索結果表示例を示
す図である。
す図である。
【図18】第3の実施形態によるアノテーション表示処
理の手順を説明するフローチャートである。
理の手順を説明するフローチャートである。
【図19】第1の実施形態によるアノテーションデータ
の登録手順を説明するフローチャートである。
の登録手順を説明するフローチャートである。
Claims (11)
- 【請求項1】 複数の文書データと、各文書データに付
加されたアノテーションデータを各文書データ毎に格納
する格納手段と、 前記格納手段に格納された複数の文書データへのアクセ
スが可能なユーザと、各ユーザに割り当てられた固有の
色データとを管理するための管理情報を生成、保持する
管理手段と、 文書データに対してアノテーションが付加された場合
に、当該アノテーションの実体データと、該アノテーシ
ョンを付加したユーザに割り当てられた色データとで前
記格納手段に格納すべきアノテーションデータを生成す
る生成手段と、 前記アノテーションデータに含まれる色データと、前記
管理手段で管理する各ユーザ毎の色データとに基づいて
文書データに対する操作を制御する制御手段とを備える
ことを特徴とする文書管理装置。 - 【請求項2】 前記制御手段は、 ログイン名を指定する指定手段と、 前記指定手段で指定されたログイン名に対応する色デー
タを前記管理情報より獲得する獲得手段と、 前記獲得手段で獲得された色データをキーとして、前記
格納手段に格納されたアノテーションデータを検索する
検索手段と、 前記検索手段で検索されたアノテーションデータが付加
されている文書データを前記格納手段より抽出する抽出
手段とを備えることを特徴とする請求項1に記載の文書
管理装置。 - 【請求項3】 前記制御手段は、 前記格納手段に格納された複数の文書データより所望の
文書データを選択する文書選択手段と、 前記文書選択手段で選択された文書データに付加されて
いるアノテーションデータに含まれる色データを抽出す
る抽出手段と、 前記抽出手段で抽出された色データが割り当てられたユ
ーザを前記管理情報より獲得する獲得手段と、 前記獲得手段で獲得されたユーザを示すべく表示を行う
ユーザ表示手段とを備えることを特徴とする請求項1に
記載の文書管理装置。 - 【請求項4】 前記制御手段が更に、 前記ユーザ表示手段で表示されたユーザのうちの所望の
ユーザを選択するユーザ選択手段と、 前記ユーザ選択手段で選択されたユーザに割り当てられ
ている色データを前記管理情報より獲得し、前記選択さ
れた文書データに付加されているアノテーションデータ
より該獲得された色データを含むアノテーションデータ
を抽出するアノテーション抽出手段と、 前記アノテーション抽出手段によって抽出されたアノテ
ーションデータを前記選択された文書データとともに表
示する文書表示手段とを備えることを特徴とする請求項
3に記載の文書管理装置。 - 【請求項5】 前記制御手段は、 前記格納手段より所望の文書データを選択する選択手段
と、 所望のユーザを指定する指定手段と、 前記指定手段で指定されたユーザに割り当てられている
色データを前記管理情報より獲得する獲得手段と、 前記獲得手段で獲得した色データを含むアノテーション
データを、前記選択手段によって選択された文書データ
に対して付加されているアノテーションデータより抽出
する抽出手段と、 前記抽出手段で抽出したアノテーションデータを前記選
択された文書データとともに表示する表示手段とを備え
ることを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。 - 【請求項6】 クライアント装置とサーバ装置を備える
文書管理システムであって、該サーバ装置が、 複数の文書データと、各文書データに付加されたアノテ
ーションデータを各文書データ毎に格納する格納手段
と、 前記格納手段に格納された複数の文書データへのアクセ
スが可能なユーザと、 各ユーザに割り当てられた固有の色データとを管理する
ための管理情報を生成、保持する管理手段と、 文書データに対してアノテーションが付加された場合
に、当該アノテーションの実体データと、該アノテーシ
ョンを付加したユーザに割り当てられた色データとで前
記格納手段に格納すべきアノテーションデータを生成す
る生成手段と、 前記アノテーションデータに含まれる色データと、前記
管理手段で管理する各ユーザ毎の色データとに基づいて
文書データに対する操作を制御する制御手段とを備える
ことを特徴とする文書管理システム。 - 【請求項7】 前記制御手段は、 前記クライアント装置から指定されたログイン名に対応
する色データを前記管理情報より獲得する獲得手段と、 前記獲得手段で獲得された色データをキーとして、前記
格納手段に格納されたアノテーションデータを検索する
検索手段と、 前記検索手段で検索されたアノテーションデータが付加
されている文書データを前記格納手段より抽出し、前記
クライアント装置に対して、その抽出結果を通知する通
知手段とを備えることを特徴とする請求項6に記載の文
書管理システム。 - 【請求項8】 前記制御手段は、 前記クライアント装置よりアクセスされた文書データに
付加されているアノテーションデータに含まれる色デー
タを前記格納手段より抽出する抽出手段と、 前記抽出手段で抽出された色データが割り当てられてい
るユーザを前記管理情報より獲得する獲得手段と、 前記獲得手段で獲得されたユーザを示す情報を前記クラ
イアント装置に通知する通知手段とを備えることを特徴
とする請求項6に記載の文書管理システム。 - 【請求項9】 前記制御手段は、 前記クライアント装置からの指示により、前記第1格納
手段に格納された複数の文書データのうちの一つを選択
する選択手段と、 前記クライアント装置から指定されたユーザに割り当て
られている色データを前記管理情報より獲得する獲得手
段と、 前記獲得手段で獲得した色データを含むアノテーション
データを、前記選択手段で選択された文書データに対し
て付加されているアノテーションデータより抽出する抽
出手段と、 前記抽出手段で抽出したアノテーションデータを前記選
択された文書データとともに前記クライアント装置へ出
力する出力手段とを備えることを特徴とする請求項7に
記載の文書管理システム。 - 【請求項10】 複数の文書データと、各文書データに
付加されたアノテーションデータを各文書データ毎に格
納する格納手段を備えた文書管理装置の制御方法であっ
て、 前記格納手段に格納された複数の文書データへのアクセ
スが可能なユーザと、各ユーザに割り当てられた固有の
色データとを管理するための管理情報を生成し、保持す
る管理情報生成工程と、 文書データに対してアノテーションが付加された際に、
当該アノテーションを付加したユーザに割り当てられた
色を前記管理情報より獲得する獲得工程と、 前記アノテーションの実体データと、前記獲得手段で獲
得された色データとで前記格納手段に格納すべきアノテ
ーションデータを生成するアノテーションデータ生成工
程と、 前記アノテーションデータに含まれる色データと、前記
管理情報で管理される各ユーザ毎の色データとに基づい
て文書データに対する操作を制御する制御工程とを備え
ることを特徴とする文書管理方法。 - 【請求項11】 複数の文書データと、各文書データに
付加されたアノテーションデータを各文書データ毎に格
納する格納手段を備え、外格納手段に格納された文書デ
ータの操作を制御するための制御プログラムを格納する
記憶媒体であって、該制御プログラムが、 前記格納手段に格納された複数の文書データへのアクセ
スが可能なユーザと、各ユーザに割り当てられた固有の
色データとを管理するための管理情報を生成し、保持す
る管理情報生成工程のコードと、 文書データに対してアノテーションが付加された際に、
当該アノテーションを付加したユーザに割り当てられた
色を前記管理情報より獲得する獲得工程のコードと、 前記アノテーションの実体データと、前記獲得手段で獲
得された色データとで前記格納手段に格納すべきアノテ
ーションデータを生成するアノテーションデータ生成工
程のコードと、 前記アノテーションデータに含まれる色データと、前記
管理情報で管理される各ユーザ毎の色データとに基づい
て文書データに対する操作を制御する制御工程のコード
とを備えることを特徴とする記憶媒体。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP9174509A JPH1125077A (ja) | 1997-06-30 | 1997-06-30 | 文書管理装置及びシステム及び方法 |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP9174509A JPH1125077A (ja) | 1997-06-30 | 1997-06-30 | 文書管理装置及びシステム及び方法 |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JPH1125077A true JPH1125077A (ja) | 1999-01-29 |
Family
ID=15979758
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP9174509A Pending JPH1125077A (ja) | 1997-06-30 | 1997-06-30 | 文書管理装置及びシステム及び方法 |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JPH1125077A (ja) |
Cited By (8)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2006277089A (ja) * | 2005-03-28 | 2006-10-12 | Fuji Xerox Co Ltd | ドキュメント処理装置 |
JP2007018039A (ja) * | 2005-07-05 | 2007-01-25 | Fujitsu Ltd | アノテーション利用プログラム、アノテーション利用方法およびアノテーション利用装置 |
JPWO2006087824A1 (ja) * | 2005-02-17 | 2008-07-03 | 株式会社日立製作所 | 情報管理システム及び書類情報管理方法 |
JP2010021769A (ja) * | 2008-07-10 | 2010-01-28 | Fuji Xerox Co Ltd | 画像処理装置及び画像処理プログラム |
US7826101B2 (en) | 2003-06-25 | 2010-11-02 | Ricoh Company, Ltd. | Document management method, document management program, recording medium, and document management apparatus |
JP2011076451A (ja) * | 2009-09-30 | 2011-04-14 | Hitachi Ltd | 画像付きドキュメントの表示方法 |
US8310692B2 (en) | 2008-07-10 | 2012-11-13 | Fuji Xerox Co., Ltd. | Image processing apparatus, image processing method, computer-readable medium and computer data signal |
JP2014146081A (ja) * | 2013-01-28 | 2014-08-14 | Hitachi Ltd | アノテーション合成方法及びアノテーション管理システム |
-
1997
- 1997-06-30 JP JP9174509A patent/JPH1125077A/ja active Pending
Cited By (13)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
US7826101B2 (en) | 2003-06-25 | 2010-11-02 | Ricoh Company, Ltd. | Document management method, document management program, recording medium, and document management apparatus |
JP4660537B2 (ja) * | 2005-02-17 | 2011-03-30 | 株式会社日立製作所 | 情報管理システム及び書類情報管理方法 |
JPWO2006087824A1 (ja) * | 2005-02-17 | 2008-07-03 | 株式会社日立製作所 | 情報管理システム及び書類情報管理方法 |
JP2006277089A (ja) * | 2005-03-28 | 2006-10-12 | Fuji Xerox Co Ltd | ドキュメント処理装置 |
JP4682663B2 (ja) * | 2005-03-28 | 2011-05-11 | 富士ゼロックス株式会社 | ドキュメント処理装置 |
JP2007018039A (ja) * | 2005-07-05 | 2007-01-25 | Fujitsu Ltd | アノテーション利用プログラム、アノテーション利用方法およびアノテーション利用装置 |
JP2010021769A (ja) * | 2008-07-10 | 2010-01-28 | Fuji Xerox Co Ltd | 画像処理装置及び画像処理プログラム |
JP4577419B2 (ja) * | 2008-07-10 | 2010-11-10 | 富士ゼロックス株式会社 | 画像処理装置及び画像処理プログラム |
US8310692B2 (en) | 2008-07-10 | 2012-11-13 | Fuji Xerox Co., Ltd. | Image processing apparatus, image processing method, computer-readable medium and computer data signal |
US8331692B2 (en) | 2008-07-10 | 2012-12-11 | Fuji Xerox Co., Ltd. | Image processing system and computer readable medium |
JP2011076451A (ja) * | 2009-09-30 | 2011-04-14 | Hitachi Ltd | 画像付きドキュメントの表示方法 |
US8456489B2 (en) | 2009-09-30 | 2013-06-04 | Hitachi, Ltd. | Method of displaying document with image |
JP2014146081A (ja) * | 2013-01-28 | 2014-08-14 | Hitachi Ltd | アノテーション合成方法及びアノテーション管理システム |
Similar Documents
Publication | Publication Date | Title |
---|---|---|
JP3277014B2 (ja) | データ処理資源を操作するための方法 | |
US8566700B2 (en) | Displaying annotation with a document image | |
KR100897635B1 (ko) | 문서 관리 시스템 및 그 방법과 정보 처리 장치 및 그 제어 방법 | |
US8326090B2 (en) | Search apparatus and search method | |
KR100982519B1 (ko) | 디바이스의 XHTML-Print 데이터 생성 방법 및장치 | |
US8424056B2 (en) | Workflow system and object generating apparatus | |
US6014668A (en) | Document information management system and method of generating a human-computer interactive document sheet allowing relevant information retrieval from a remote site | |
JPH0728689A (ja) | 情報処理装置 | |
US20090225365A1 (en) | Information processing apparatus, image processing apparatus, method for controlling information processing apparatus, method for controlling image processing apparatus, and program | |
JP3691628B2 (ja) | 文書情報管理システム | |
JP3963614B2 (ja) | データ通信システムならびにデータ通信システムを構成するサーバおよびクライアント・コンピュータ | |
JP4125097B2 (ja) | 電子化原稿管理装置及びその制御方法、電子化原稿管理システム、プログラム | |
JP2008258696A (ja) | ユーザインタフェース画面カスタマイズ装置、画面表示制御装置及びプログラム | |
JPH1125077A (ja) | 文書管理装置及びシステム及び方法 | |
JP2017135561A (ja) | 受信した画像データを扱う画像処理装置、画像処理方法、及びプログラム | |
JPH11120191A (ja) | 文書管理システム、方法および記録媒体 | |
JPH1125103A (ja) | 文書管理装置及びシステム及び方法 | |
JPH10240724A (ja) | 文書管理装置及びシステム及び方法 | |
JP7154982B2 (ja) | 情報処理装置、制御方法、及びプログラム | |
JP2000099535A (ja) | 画像検索装置及びその方法、コンピュータ可読メモリ | |
JPH08137648A (ja) | 画像入出力装置の操作装置 | |
JPH11259458A (ja) | 文書処理装置 | |
JP2000099234A (ja) | 画像検索装置及びその方法、コンピュータ可読メモリ | |
JPH11144027A (ja) | ファイル管理システム、方法および記録媒体 | |
JP4248447B2 (ja) | 情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法及びプログラム |
Legal Events
Date | Code | Title | Description |
---|---|---|---|
A02 | Decision of refusal |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A02 Effective date: 20040227 |