JP4660537B2 - 情報管理システム及び書類情報管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、書類等を管理する情報管理システムに関し、特に、管理する書類の検索、選択及び修正を行う技術に関する。

近年、電子技術の発達により、紙に記入された手書きの情報を容易に電子化できるようになってきた。
現在、計算機上では紙書類を電子化した電子書類のみを管理している。このようにすると、紙書類に記入された手書きの情報は電子的に管理されず、手書きの情報を有効に利用することができない。
この問題を解決するための技術として、手書きの情報を管理できるハイブリッド書類管理システムが提案されている。このハイブリッド書類管理システムは、紙書類又は電子書類を区別せず、手書きの情報を含む書類を管理する。しかし、ハイブリッド書類管理システムは、書類が大量に蓄積されると、目的の書類を効率良く検索することが困難である。
この問題を解決するための技術として、特開平６−４４３２０号公報に記載されている情報検索システムが知られている。この情報検索システムは、書類を縮小し、縮小した複数の書類及びそれぞれの書類に対応する識別コードを紙に印刷する。そして、印刷した識別コードをコードリーダで読み取ることによって、目的の書類を検索する。
また、記憶媒体の大容量化により、長時間の映像を容易且つ安価に記録できるようになった。これによって、我々の生活に関係する様々な映像が保存される。今後は、従来保存されてきたテレビ番組や家族撮影の映像に加えて、ビジネス会議や大学の講義など様々な映像が保存されることが予想される。
そこで、ハイブリッド書類管理システムが、書類と共に、関連する映像を管理する技術が考えられる。しかし、現在のハイブリッド管理システムでは、管理された映像の中から、所望の映像を検索することが困難である。そこで、ハイブリッド書類管理システムは、如何に効率良く所望の映像を検索し、活用するかが重要な課題となる。
また、ペン先の軌跡を電子的に取得するペン型入力デバイス（デジタルペン）が実用化されている。デジタルペンは、取得したペン先の軌跡を電子計算機に入力する。例えば、デジタルペンは、スウェーデンのＡｎｏｔｏ社が開発した「アノトペン」等がある。このデジタルペンの詳細は、国際公開第０１／７１４７３号公報に記載されている。デジタルペンは、キーボードやマウスの利用に慣れていない利用者であっても手軽に使えるという利点があり、電子政府での申請業務やその他の分野への応用が期待されている。

従来の情報検索システムによると、縮小された書類が印刷された紙を参照することによって、目的の書類を検索できる。しかし、当該縮小された書類が印刷された紙に情報を手書きで記入しても、該手書きの情報は元の書類に反映されなかった。また、検索した書類に関連する映像等の情報を検索することもできない。
本発明は上記の問題点を解決するために、書類の原本が縮小されたものを含む要約書類に情報が記入されると、記入された情報を該書類の原本に反映する書類管理システムを提供することを目的とする。
本発明は、紙面上の位置を特定する座標取得装置と、書類データを記憶するコンテンツサーバと、を含む情報管理システムにおいて、前記書類データは、原本書類データと、前記原本書類データと同一内容を含む要約書類データと、を含み、前記原本書類データは、第一の座標系と、コンテンツと、を有し、前記要約書類データは、第二の座標系と、前記原本書類データへのリンク情報と、前記原本書類データに与えられた領域に関する座標情報と、を有し、前記座標取得装置が前記要約書類において位置を特定すると、コンテンツサーバは、該特定された位置の第二の座標系の座標を前記第一の座標系の座標に変換することを特徴とする。
本発明によると、書類の原本が縮小されたものを含む要約書類に情報が記入されると、記入された情報を該書類の原本に反映することができる。

第１図は、本発明の実施の形態の書類管理システムのブロック図である
第２図は、本発明の実施の形態の書類管理システムの処理の概要の説明図である。
第３図は、本発明の実施の形態のコンテンツサーバのブロック図である。
第４図は、本発明の実施の形態の情報端末のブロック図である。
第５図は、本発明の実施の形態のデジタルペンの説明図である。
第６図は、本発明の実施の形態のコンテンツサーバのイベント管理部が管理するイベント情報の構成図である。
第７図Ａは、本発明の実施の形態のコンテンツサーバの書類管理部が管理するリンク無し書類に関する書類情報の構成図である。
第７図Ｂは、本発明の実施の形態のコンテンツサーバの書類管理部が管理するリンクあり書類に関する書類情報の構成図である。
第８図Ａは、本発明の実施の形態のストロークセットの一例を示す。
第８図Ｂは、本発明の実施の形態のコンテンツサーバのストロークセット管理部が管理するストロークセット情報の構成図である。
第８図Ｃは、本発明の実施の形態のコンテンツサーバのストロークセット管理部が管理するストローク座標情報の構成図である。
第９図は、本発明の実施の形態のコンテンツサーバのユーザ管理部が管理するユーザ情報の構成図である。
第１０図は、本発明の実施の形態のイベント登録用紙の説明図である。
第１１図は、本発明の実施の形態の書類管理システムのイベント登録処理のシーケンス図である。
第１２図は、本発明の実施の形態のコンテンツサーバに登録する書類の説明図である。
第１３図は、本発明の実施の形態のデジタルペンによって情報が記入された書類の説明図である。
第１４図は、本発明の実施の形態の検索用紙の説明図である。
第１５図は、本発明の実施の形態の書類管理システムのイベント検索処理のシーケンス図である。
第１６図は、本発明の実施の形態の要約書類の説明図である。
第１７図は、本発明の実施の形態の映像検索処理を指定された要約書類の説明図である。
第１８図は、本発明の実施の形態の書類追記処理を指定された要約書類の説明図である。
第１９図は、本発明の実施の形態の書類追記処理後の書類の説明図である。
第２０図は、本発明の実施の形態の書類管理システムの要約書類操作処理のシーケンス図である。
第２１図は、本発明の実施の形態の書類追記処理後の書類に関する書類情報の構成図である。

以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。
第１図は、本発明の実施の形態の書類管理システムのブロック図である。
書類管理システムは、コンテンツサーバ１１、情報端末１２、デジタルペン１４、イベント情報入力装置１５、プリンタ１６、ネットワーク１７及び位置情報サーバ１８を備える。
コンテンツサーバ１１、情報端末１２、イベント情報入力装置１５、プリンタ１６及び位置情報サーバ１８は、ネットワーク１７を介して互いに接続されている。情報端末１２は、一つ以上のデジタルペン１４と接続される。情報端末１２とデジタルペン１４は、ＵＳＢ（Ｕｉｎｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）等のプロトコルを用い有線によって接続されてもよい。また、ブルートゥース、無線ＬＡＮ又は赤外線等の無線によって接続されてもよい。なお、プリンタ１６は、情報端末１２に直接接続されてもよい。
コンテンツサーバ１１は、コンテンツをイベント毎に管理し、要求されたコンテンツを情報端末１２に送信する。なお、コンテンツは、イベントに関連する書類、映像、音声、画像及びスライド等である。また、書類は、紙に印刷可能なすべての情報であり、第１６図で後述する要約書類も含む。
情報端末１２は、デジタルペン１４から受信した情報をコンテンツサーバ１１に転送する。また、情報端末１２は、コンテンツサーバ１１から受信したコンテンツを表示する。
デジタルペン１４は、通常のペンと同様に、紙媒体に文字、図形等を書くことができる。また、デジタルペン１４は、先端に小型カメラを備え、紙に接した位置のドットパターンを取得する。また、デジタルペン１４は、該デジタルペンを保有するユーザのユーザＩＤを保持する。デジタルペン１４は、有線又は無線によって情報端末１２と接続するインターフェースを備える。
例えば、第５図に示すように、デジタルペン１４は、書類に印刷されたドットパターンを取得する。そして、デジタルペン１４が取得したドットパターンから紙面上の座標を特定することができる。
また、デジタルペン１４は、情報端末１２を介さずに、携帯電話システム１３又は無線ＬＡＮシステムを介して、特定した絶対座標、ドットパターンを取得した時刻及びユーザＩＤをコンテンツサーバ１１に送信してもよい。
イベント情報入力装置１５は、会議室に設置されたコンピュータ装置で、イベントに関連する情報（例えば、映像、画像、音声及び／又はスライド等）を作成する。また、イベント情報入力装置１５は、書類及び作成した映像等のコンテンツを、イベントに関連付けてコンテンツサーバ１１に登録する。
位置情報サーバ１９は、ＣＰＵ、メモリ及び記憶装置等を備えたコンピュータ装置であり、絶対座標から書類ＩＤ及び相対座標を算出するデータベースを保持している。なお、位置情報サーバ１９を別に設けることなく、コンテンツサーバ１１に含めてもよい。
プリンタ１６は、情報端末１２からの指示に応じて、書類等のコンテンツを印刷する。
第２図は、本発明の実施の形態の書類管理システムの処理の概要の説明図である。
まず、ユーザは、デジタルペン１４を使って、第１０図で後述するイベント登録用紙にイベントに関する情報を入力する。すると、情報端末１２は、入力された情報をイベント情報として、コンテンツサーバ１１に登録する。
次に、ユーザは、登録されたイベントに関連する書類をイベント情報入力装置１５に入力する。すると、イベント情報入力装置１５は、入力された書類をイベントと関連付けて、コンテンツサーバ１１に登録する（１００１）。なお、イベント情報入力装置１５は、書類が入力される毎にコンテンツサーバ１１に登録してもよいし、入力された複数の書類をまとめて所定のタイミングで登録してもよい。
次に、コンテンツサーバ１１は、重複しない任意のドットパターンを、該登録された書類に割り当てる（１００２）。なお、当該イベントに複数の出席者がいる場合には、重複しない任意のドットパターンをそれぞれの出席者の書類に割り当てる。
次に、イベント情報入力装置１５は、登録されたイベントに関連する映像を作成する（１００３）。なお、イベント情報入力装置１５は、映像と共に、イベントに関連する画像、音声又はスライド等を作成してもよい。
次に、イベント情報入力装置１５は、作成した映像等をイベントと関連付けて、コンテンツサーバ１１に登録する（１００４）。なお、イベント情報入力装置１５は、映像をリアルタイムで登録してもよい。
次に、ユーザが、デジタルペン１４を用いて、書類に文字、図形等を記入する。すると、デジタルペン１４は、ユーザが記入した情報に対応するストローク情報を取得する。ストローク情報は、デジタルペン１４が書類に接した絶対座標及びその絶対座標を取得した時刻等を含む。
そして、デジタルペン１４は、取得したストローク情報及び該ストローク情報に係る文字等を記入したユーザのＩＤ等を含む記入情報を、情報端末１２を経由してコンテンツサーバ１１に送信する（１００５）。なお、デジタルペン１４は、記入情報をリアルタイムで送信してもよいし、記入後にまとめて送信してもよい。
コンテンツサーバ１１は、受信した記入情報に含まれるストローク情報及びユーザＩＤに基づいて、該ストローク情報を、ステップ１００１で登録した書類に反映する。つまり、コンテンツサーバ１１は、ユーザが情報を記入した状態の書類を記憶する。
次に、ユーザが、情報端末１２又はデジタルペン１４を操作することによって、イベントの検索条件を指定する。例えば、ユーザは、デジタルペン１４を用いて、第１４図で後述する検索用紙３２に検索条件を記入する。なお、検索条件は、例えば、イベント名、開催場所、出席者及びキーワード等である。操作された情報端末１２又はデジタルペン１４は、指定された検索条件を含む検索要求をコンテンツサーバ１１に送信する（１００６）。
コンテンツサーバ１１は、検索要求を受信すると、その検索要求に含まれる検索条件を満たすイベントを検索する。そして、見つかったイベントの要約書類を作成する。具体的には、コンテンツサーバ１１は、当該イベントに関連する書類を縮小し、テンプレートに貼り付けることによって、要約書類を作成する。また、コンテンツサーバ１１は、当該イベントに関連する映像等から数コマの画像を抽出し、抽出した画像をテンプレートに貼り付けてもよい。なお、テンプレートは、予め設定されていてもよいし、予め用意した複数のテンプレートからユーザが選択してもよい。
そして、コンテンツサーバ１１は、他の書類と重複しない任意のドットパターンを該作成した要約書類に割り当てる。次に、コンテンツサーバ１１は、ドットパターンを割り当てた要約書類を情報端末１２に送信する（１００７）。
情報端末１２は、要約書類をコンテンツサーバ１１から受信する。次に、情報端末１２は、受信した要約書類を表示する。さらに、情報端末１２は、受信した要約書類の印刷をプリンタ１６に指示する。すると、プリンタ１６は、指示された要約書類を印刷する（１００８）。
次に、ユーザは、印刷された要約書類上でデジタルペン１４を操作することによって、取得を要求するコンテンツを選択する（１００９）。すると、デジタルペン１４は、ユーザの操作に対応するストローク情報を取得する。そして、デジタルペン１４は、取得したストローク情報及び予め設定されたユーザＩＤを含む記入情報を、情報端末１２を経由してコンテンツサーバ１１に送信する（１０１０）。なお、ユーザは、情報端末１２のデータ入力部を操作することによって、取得を要求するコンテンツを選択してもよい。この場合、情報端末１２は、選択されたコンテンツの要求をコンテンツサーバ１１に送信する。
コンテンツサーバ１１は、受信した記入情報からストローク情報を抽出する。そして、コンテンツサーバ１１は、抽出したストローク情報に基づいて、ユーザが要求するコンテンツを判定する。次に、コンテンツサーバ１１は、判定したコンテンツを情報端末１２に送信する（１０１１）。
情報端末１２は、コンテンツを受信すると、該コンテンツを表示する。また、受信したコンテンツが書類であれば、情報端末１２は、該書類の印刷をプリンタ１６に指示する。プリンタ１６は、指示された書類を印刷する（１０１２）。
次に、ユーザは、デジタルペン１４を用いて、印刷された書類に情報を記入する（１０１３）。すると、デジタルペン１４は、ユーザが記入した情報に対応するストローク情報を取得する。そして、デジタルペン１４は、取得したストローク情報及びユーザＩＤ等を含む記入情報を、情報端末１２を経由してコンテンツサーバ１１に送信する（１０１４）。
すると、コンテンツサーバ１１は、受信した記入情報に含まれるストローク情報を当該書類に反映する。なお、ユーザが要約書類に情報を記入した場合には、コンテンツサーバ１１は、その要約書類だけでなく、要約書類上のユーザが記入した領域に貼り付けられている書類に対しても、記入された情報を反映する。
第３図は、本発明の実施の形態のコンテンツサーバ１１のブロック図である。
コンテンツサーバ１１は、ＣＰＵ１１１、メモリ１１２、記憶部１１３及びデータ通信部１１８を備える。
ＣＰＵ１１１は、記憶部１１３に記憶された各種プログラムを呼び出して実行することによって、各種処理を行う。メモリ１１２は、ＣＰＵ１１１が各種処理に使用するデータを一時的に記憶するワークエリアを有する。また、情報端末１２等から送られてきた各種情報を一時的に記憶する。
記憶部１１３は、不揮発性の記憶媒体（例えば、磁気ディスクドライブ）で構成されている。記憶部１１３には、コンテンツサーバ１１に備わる各部を実現するプログラム及び該プログラムによって管理される情報が記憶されている。
具体的には、これらのプログラム及びデータによって、イベント管理部１１４、書類管理部１１５、ストロークセット管理部１１６及びユーザ管理部１１７が実現される。イベント管理部１１４は、イベント情報（第６図）を管理する。書類管理部１１５は、書類情報（第７図Ａ及び第７図Ｂ）を管理する。ストロークセット管理部１１６は、ストロークセット情報（第８図Ｂ）及びストローク座標情報（第８図Ｃ）を管理する。ユーザ管理部１１７は、ユーザ情報（第９図）を管理する。
データ通信部１１８は、ネットワークインターフェースであり、例えば、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルを用いて通信可能なＬＡＮカードである。
第４図は、本発明の実施の形態の情報端末１２のブロック図である。
情報端末１２は、ＣＰＵ１２１、メモリ１２２、ペンデータ入力部１２３、操作入力部１２４、データ表示部１２５及びデータ通信部１２６を備える。
ＣＰＵ１２１は、記憶部（図示省略）に記憶された各種プログラムを呼び出して実行することによって、各種処理を行う。
メモリ１２２は、ＣＰＵ１２１が各種処理に使用するデータを一時的に記憶するワークエリアを有する。また、コンテンツサーバ１１及びデジタルペン１４等から送られてきた各種情報を一時的に記憶する。
ペンデータ入力部１２３は、有線又は無線でデジタルペン１４と通信し、デジタルペン１４が特定した絶対座標等の情報を収集する。
操作入力部１２４は、例えば、キーボードであり、ユーザによって情報が入力される。
データ表示部１２５は、例えば、液晶ディスプレイで構成されており、コンテンツサーバ１１から取得した書類等のコンテンツを表示する。データ通信部１２６は、ネットワークインターフェースであり、例えば、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルを用いて通信可能なＬＡＮカードである。これにより、情報端末１２は、ネットワークを介してコンテンツサーバ１１と通信することができる。
なお、ペンデータ入力部１２３及びデータ通信部１２６は、一つのインターフェースであってもよい。
第５図は、本発明の実施の形態のデジタルペン１４による紙面上の座標取得の説明図である。
デジタルペン１４は、ＣＰＵ、メモリ、プロセッサ、通信インターフェース、カメラ１４１、電池及び筆圧センサを備える。また、デジタルペン１４は、インク又は黒鉛により筆記可能なペン先を備える。
デジタルペン１４は、位置検出用のドット２０３が印刷された用紙２０と共に用いる。ここで、用紙２０の一部２０１を拡大して、ドット２０３を説明する。用紙２０には、複数の小さなドット２０３が印刷されている。このドット２０３は、仮想的な格子線の交点（基準点）２０２から上下左右にずれた位置に印刷されている。
紙に文字、図形がデジタルペン１４で書かれると、その情報は紙に視認可能に残る。デジタルペン１４は、ペン先が紙に接したことを筆圧センサが検出すると、カメラ１４１によって、紙上に印刷されたドット２０３を撮影する。デジタルペン１４は、例えば、６×６個のドット２０３を含む領域を撮影する。
デジタルペン１４は、撮影したドットパターンから、当該ドットパターンが存在する絶対座標を求める。この絶対座標は、広大な平面領域における当該ドットパターンが存在する座標である。この広大な平面領域は、ドットパターンを重複しないように配置できる全領域である。
デジタルペン１４は、求めた絶対座標を情報端末１２に送信する。情報端末１２は、デジタルペン１４から送信された絶対座標をコンテンツサーバ１１に送信する。
コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４が求めた絶対座標を位置情報サーバ１９に送信する。位置情報サーバ１９は、コンテンツサーバ１１から送信された絶対座標に基づいて、前記広大な平面領域中の該紙面の位置（書類ＩＤ）と、ある一枚の紙面における座標（相対座標）とを特定し、特定した書類ＩＤ及び相対座標をコンテンツサーバ１１に送信する。
このようにして、コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４が撮影したドットパターンから、書類ＩＤ及び相対座標を取得する。
このペン先が接した位置の情報を所定のタイミング（例えば、周期的）で取得することによって、ペン先の動きが分かる。
すなわち、デジタルペン１４は、撮影したドットパターンに対応する絶対座標、当該ドットパターンの撮影時刻及びユーザＩＤを情報端末１２に送信する。
コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４が求めた絶対座標に基づいて、位置情報サーバ１９から相対座標を取得する。コンテンツサーバ１１は、取得した相対座標及びドットパターンが撮影された時刻から、ペン先の軌跡（ストロークセット情報）を求める。
なお、デジタルペン１４は、絶対座標の代わりに、書類ＩＤ及び相対座標をコンテンツサーバ１１に送信してもよい。この場合、デジタルペン１４は、取得した絶対座標を位置情報サーバ１９に送信することによって、当該絶対座標に対応する書類ＩＤ及び相対座標を特定する。
但し、デジタルペン１４は、書類ＩＤ及び相対座標を特定するために、位置情報サーバ１９を用いなくてもよい。例えば、デジタルペン１４は、用紙２０に埋め込まれたＩＣタグ又は二次元バーコードから書類ＩＤを特定する。更に、タブレットを用いて用紙上の位置（相対座標）を特定することができる。なお、ミューチップ等を用いる書類ＩＤの特定又はタブレットを用いる相対座標の特定のいずれかと、位置情報サーバ１９による絶対座標の特定を組み合わせてもよい。このようにすると、書類管理システムは、書類ＩＤ及び相対座標を特定する処理を軽減できる。
第６図は、本発明の実施の形態のコンテンツサーバ１１のイベント管理部１１４が管理するイベント情報２１の構成図である。
イベント情報２１は、イベントＩＤ２１０、イベント名２１１、日時２１２、場所２１３、出席者数２１４、出席ユーザＩＤ２１５、付加情報数２１６、付加情報２１７、書類数２１８及び書類ＩＤ２１９を含む。イベント情報２１は、会議等のイベントが行われる度に生成される。
イベントＩＤ２１０は、当該イベントを一意に識別する識別子である。例えば、イベント管理部１１４は、任意の法則に従って自動的にイベントＩＤ２１０を定めて、イベント情報２１に記録する。
イベント名２１１は、当該イベントの名称である。
日時２１２には、当該イベントの開始時刻及び終了時刻が記録される。
場所２１３は、当該イベントが開催された場所の名称である。
出席者数２１４は、当該イベントに出席した人数を示す。なお、出席者数２１４と同数の出席ユーザＩＤ２１５が記録される。
出席ユーザＩＤ２１５は、当該イベントの出席者を一意に識別するユーザＩＤである。
付加情報数２１６は、当該イベントに関連する情報の数である。なお、付加情報数２１６と同数の付加情報２１７が記録される。
付加情報２１７には、当該イベントに関連する映像、画像、音声又はスライド等のファイル名が記録される。付加情報２１７には、例えば、当該イベントを撮影した映像、当該イベントを録音した音声、又は当該イベントで使用されたスライド等の情報が記録される。
書類数２１８は、当該イベントに関連する書類の数である。なお、書類数２１８と同数の書類ＩＤ２１９が記録される。
書類ＩＤ２１９は、当該イベントに関連する書類を一意に識別する識別子である。
第７図Ａは、本発明の実施の形態のコンテンツサーバ１１の書類管理部１１５が管理するリンク無し書類に関する書類情報２２Ａの構成図である。
リンク無し書類に関する書類情報２２Ａは、書類ＩＤ２２０、所有ユーザＩＤ２２１、該当イベント数２２２、該当イベントＩＤ２２３、電子ファイル名２２４、書類サイズ２２５、ストロークセット数２２６、ストロークセットＩＤ２２７及びリンク数２２８を含む。
書類ＩＤ２２０は、当該書類を一意に識別する識別子である。なお、同一の情報を有する書類であっても、所有者が異なれば別の書類となるので、異なる書類ＩＤ２２０となり、異なる書類情報２２が作成される。通常、異なるユーザに配付される書類は、異なるドットパターンと共に印刷される。
所有ユーザＩＤ２２１は、当該書類を所有するユーザを一意に識別する識別子である。
該当イベント数２２２は、当該書類が関連付けられたイベントの数を示す。なお、該当イベント数２２２と同数の該当イベントＩＤ２２３が格納される。
該当イベントＩＤ２２３は、当該書類が関連付けられたイベントを一意に識別する識別子である。通常は、当該書類が配付された会議のイベントＩＤが格納される。
電子ファイル名２２４は、当該書類の電子データのファイル名である。
書類サイズ２２５は、当該書類の矩形領域の大きさを示し、例えば、その領域の左上端の座標及び右下端の座標が格納される。図示の場合では、書類サイズ２２５は、左上端の座標を原点とし、ミリメートルを単位として表される。
ストロークセット数２２６は、当該書類にデジタルペン１４で記入されたストロークセットの数である。なお、ストロークセット数２２６と同数のストロークセットＩＤ２２７が記録される。
ストロークセットは、一纏まりとする線（ストローク）のグループであり、例えば、文字認識におけるレイアウト解析を用いて求められる。レイアウト解析では、線が記入された時間及び／又は線の相対座標に基づいて、一纏まりの線を特定し、ストロークセットを求める。
ストロークセットＩＤ２２７は、当該書類に記入されたストロークセットを一意に識別する識別子であり、ストロークセット情報（第８図Ｂ）へのリンクである。
リンク数２２８は、当該書類に設定されるリンクの数を示す。本説明図の書類情報２２Ａはリンクが設定されていない書類に関するものなので、リンク数２２８には「０」が記録される。
第７図Ｂは、本発明の実施の形態のコンテンツサーバ１１の書類管理部１１５が管理するリンクあり書類に関する書類情報２２Ｂの構成図である。
リンクあり書類に関する書類情報２２Ｂは、リンク情報２２９を含むことを除き、リンク無し書類に関する書類情報２２Ａ（第７図Ａ）と同一である。なお、同一の部分には同一の番号を付し、説明を省略する。
リンク情報２２９には、当該書類に設定されるリンクのファイル名、表示方法及び表示場所が含まれる。なお、ファイルが書類である場合、リンク情報２２９には、ファイル名でなく、書類ＩＤが記録される。
リンク情報２２９に含まれる表示方法は、当該書類において当該書類を表示する方法である。例えば、表示方法が「ＲｅｄｕｃｅｄＤｉｓｐｌａｙ」であれば、当該ファイルを線形縮小して表示する。また、表示方法が「ＴＩｍｅＳｃａｌｅＢａｒ＿Ｖ」であれば、当該ファイルの視聴の進行状態を表すタイムスケールバーを表示する。また、ユーザが、タイムスケールバー上をデジタルペン１４で指定することによって、視聴箇所を移動することができる。
また、リンク情報２２９に含まれる表示場所は、当該ファイルを表示する矩形領域を示し、例えば、その矩形領域の左上端の相対座標及び右下端の相対座標が記録される。
なお、リンク情報２２９には、線形縮小する比率等の他の情報が記録されてもよい。
第８図Ａは、本発明の実施の形態のストロークセット２６の一例を示す。
ストロークセット２６は、デジタルペン１４によって記載された「東京」を示す。本実施の形態では、図に示すように、左上を原点とし、横方向をＸ軸とし、縦方向をＹ軸として、ストロークの位置が定められる。
前述したように、ストロークセットは、一纏まりとする線（ストローク）のグループであり、線が書かれた時間及び／又は線同士の位置関係に基づいて特定される。
第８図Ｂは、本発明の実施の形態のコンテンツサーバ１１のストロークセット管理部１１６が管理するストロークセット情報２４の構成図である。
なお、このストロークセット情報２４は、第８図Ａに示すストロークセット２６のストロークセット情報である。
ストロークセット情報２４は、ストロークセットＩＤ２４１、記入開始日時２４２、該当矩形座標２４３、ストローク数２４４及びストロークデータ２４５を含む。
ストロークセットＩＤ２４１は、当該ストロークセットを一意に識別する識別子である。
記入開始日時２４２は、当該ストロークセットを記入し始めた日時である。
該当矩形領域２４３は、当該ストロークセットを含む矩形の領域である。該当矩形領域２４３は、当該ストロークセットが記入された書類における座標（相対座標）であり、矩形領域の左上端の座標及び右下端の座標で表される。
ストローク数２４４は、当該ストロークセットに含まれる線（ストローク）の数である。なお、ストローク数２４４と同数のストロークデータ２４５が記録される。
ストロークデータ２４５は、標本点数２４５Ａ及びシリアル番号２４５Ｂを含む。
標本点数２４５Ａは、当該ストローク上でデジタルペン１４によって取得された相対座標の数である。
シリアル番号２４５Ｂは、当該ストローク上でデジタルペン１４によって取得された相対座標を一意に識別する識別子であり、ストローク座標情報２５（第８図Ｃ）へのリンクである。
第８図Ｃは、本発明の実施の形態のコンテンツサーバ１１のストロークセット管理部１１６が管理するストローク座標情報２５の構成図である。
ストローク座標情報２５は、シリアル番号２５１、Ｘ座標２５２、Ｙ座標２５３及び取得時刻２５４を含む。
シリアル番号２５１は、デジタルペン１４によって取得された相対座標を一意に識別する識別子である。
Ｘ座標２５２は、第８図Ａに示すＸ軸方向の相対座標であり、例えば、ミリメートルを単位として表す。
Ｙ座標２５３は、第８図Ａに示すＹ軸方向の相対座標であり、例えば、ミリメートルを単位として表す。
取得時刻２５４は、デジタルペン１４によって、当該相対座標を取得された時刻を表す。なお、本説明図では、取得時刻２５４には、記入開始日時２４２からの経過時間が記録されている。
第９図は、本発明の実施の形態のコンテンツサーバ１１のユーザ管理部１１７が管理するユーザ情報２７の構成図である。
ユーザ情報２７は、ユーザＩＤ２７１、氏名２７２、所属２７３及び役職２７４を含む。
ユーザＩＤ２７１は、当該ユーザを一意に識別する識別子である。
氏名２７２は、当該ユーザの氏名である。
所属２７３は、当該ユーザの所属する部署である。
役職２７４は、当該ユーザの役職である。
第１０図は、本発明の実施の形態のイベント登録用紙３０の説明図である。
イベント登録用紙３０は、ユーザがイベントをコンテンツサーバ１１に登録する際に、ユーザによって記入される。イベント登録用紙３０には、当該イベントの場所３０１、出席者３０２、題目３０３、付加情報３０４、時間３０５及び登録領域３０６が含まれる。
場所３０１には、場所名が記載された複数の領域が設けられている。ユーザは、当該イベントの開催場所の領域をデジタルペン１４で指定する。例えば、本説明図において、当該イベントの開催場所は「ＹＹビル」である。コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４によって指定された相対座標に基づいて、イベントの開催場所を特定する。そして、コンテンツサーバ１１は、特定された開催場所をイベント情報の場所２１３に登録する。
なお、それぞれの場所で異なるドットパターンを割り当てられたイベント登録用紙３０を用いることによって、イベント登録用紙３０は場所３０１を省略できる。この場合、コンテンツサーバ１１は、イベント登録用紙３０の書類ＩＤに基づいて、イベントの開催場所を特定する。
出席者３０２には、ユーザ名が記載された複数の領域が設けられている。ユーザは、自分の名前に対応する領域をデジタルペン１４で指定する。例えば、本説明図において、当該イベントの出席者は「鈴木」、「田中」及び「佐藤」である。コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４によって指定された相対座標に基づいて、出席者を特定する。そして、コンテンツサーバ１１は、特定された出席者をイベント情報の出席ユーザＩＤ２１５に登録する。
なお、出席者３０２には、ユーザ名が記載された領域に代わって、単にチェックボックスを設けてもよい。この場合、すべての出席者が、自らのデジタルペン１４でチェックボックスを指定する。コンテンツサーバ１１は、チェックボックスを指定したデジタルペン１４を保有するユーザのＩＤに基づいて、出席者を特定する。
題目３０３には、空欄のボックスが設けられている。ユーザは、このボックスに当該イベントの名称をデジタルペン１４で記入する。例えば、本図において、当該イベントの題目は「ＹＹ特許検討会」である。コンテンツサーバ１１は、文字認識技術を使って、デジタルペン１４によって記入された文字を認識して、テキストデータ化する。そして、テキスト化したイベント名をイベント情報のイベント名２１１に登録する。
付加情報３０４には、付加情報の種類が記載された複数の領域が設けられている。付加情報の種類は、例えば、映像やスライド等である。ユーザは、当該イベントに関連して登録される付加情報に該当する領域をデジタルペン１４で指定する。例えば、本説明図において、当該イベントに関連して「映像」の付加情報及び「スライド」の付加情報が登録される。
コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４によって指定された相対座標に基づいて、当該イベントに関連する付加情報を特定し、イベント情報の付加情報２１７に登録する。なお、イベント登録用紙３０は、付加情報３０４を省略してもよい。この場合、ユーザは、任意のタイミングで（例えば、会議終了後に）、コンテンツサーバ１１に付加情報を登録する。
時間３０５には、開始領域及び終了領域が設けられている。ユーザは、当該イベントの開始時にデジタルペン１４で開始領域を指定する。コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４によって開始領域が指定された時刻を当該イベントの開始時刻と判定する。また、ユーザは、当該イベントの終了時にデジタルペン１４で終了領域を指定する。コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４によって終了領域が指定された時刻を当該イベントの終了時刻と判定する。
登録領域３０６は、当該イベントの登録をコンテンツサーバ１１に指示する。ユーザは、当該イベントをコンテンツサーバ１１に登録する場合、デジタルペン１４で登録領域３０６を指定する。すると、コンテンツサーバ１１は、当該イベント登録用紙に記入されたイベントに関するイベント情報２１を作成する。
第１１図は、本発明の実施の形態の書類管理システムのイベント登録処理のシーケンス図である。
まず、ユーザは、デジタルペン１４を用いて、イベント登録用紙３０に所定の情報を記入する（１１０１）。具体的には、ユーザは、イベント登録用紙３０の場所３０１から当該イベントの開催場所を指定し、イベント登録用紙３０の出席者３０２から当該イベントの出席者を指定する。また、イベント登録用紙３０の題目３０３に当該イベントの名称を記入する。また、イベント登録用紙の付加情報３０４から当該イベントに関連して登録する付加情報を指定する。また、イベントの開始時に、イベント登録用紙３０の時間３０５に含まれる開始領域を指定し、イベントの終了時に、イベント登録用紙３０の時間に含まれる終了領域を指定する。ユーザは、イベント登録用紙３０に含まれる事項をすべて記入した後、登録領域３０６を指定する。
すると、デジタルペン１４は、ユーザによって記入された情報をコンテンツサーバ１１に送信する（１１０２）。このデジタルペン１４からコンテンツサーバ１１への情報は、通常は、情報端末１２を介して転送される。なお、ユーザは、イベント登録用紙３０に所定の情報を記入する代わりに、イベント情報入力装置１５に情報を入力してもよい。この場合、イベント情報入力装置１５は、入力された情報をコンテンツサーバ１１に送信する。
コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４又はイベント情報入力装置１５から情報を受けると、受け付けた情報に不備があるか否かを判定する（１１０３）。受付情報の不備とは、例えば、必要な情報がイベント登録用紙３０に記入されていない場合、開催場所が複数指定されている場合、終了領域が開始領域より先に指定された場合等である。
受付情報に不備があると、コンテンツサーバ１１は、当該イベントを登録できない。よって、コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４からの情報を中継した情報端末１２に、不備理由を送信する（１１０４）。すると、情報端末１２は、受信した不備理由を表示する（１１０５）。そして、ステップ１１０９に進み、受付情報の内容の修正を求める。
一方、受付情報に不備がないと、コンテンツサーバ１１は、受付情報を情報端末１２に送信する（１１０６）。すると、情報端末１２は、受信した受付情報を表示する（１１０７）。ユーザに、情報端末１２に表示された受付情報を承諾するか否かの入力を求める（１１０８）。
ユーザは、受付情報を承諾しない場合、デジタルペン１４を用いて、受付情報を修正する（１１０９）。すると、デジタルペン１４は、修正内容を含む変更情報をコンテンツサーバ１１に送信する（１１１０）。なお、ユーザは、情報端末１２を用いて、受付情報を修正してもよい。この場合、情報端末１２は、修正内容を含む変更情報をコンテンツサーバ１１に送信する。そして、ステップ１１０３に戻り、処理を繰り返す。
一方、ユーザは、受付情報を承諾するときは、デジタルペン１４を用いて、受付情報の承諾を入力する。すると、デジタルペン１４は、受付情報の承諾をコンテンツサーバ１１に送信する（１１１１）。なお、ユーザは、受付情報の承諾を情報端末１２に入力してもよい。この場合、情報端末１２は、受付情報の承諾をコンテンツサーバ１１に送信する。
コンテンツサーバ１１は、承諾された受付情報をイベント情報２１として登録する（１１１２）。具体的には、コンテンツサーバ１１は、以下の処理を行う。
まず、新たなイベント情報２１を作成する。次に、当該イベントのイベントＩＤを他のイベントのイベントＩＤと重複しないように決定し、決定したイベントＩＤを新たなイベント情報２１のイベントＩＤ２１０に記録する。
また、イベント登録用紙３０の題目３０３に記入された名称を新たなイベント情報２１のイベント名２１１に記録する。
また、イベント登録用紙３０の時間３０６の開始領域を指定された時刻及び時間３０６の終了領域を指定された時刻を新たなイベント情報２１の日時２１２に記録する。
また、イベント登録用紙３０の場所３０１で指定された領域に対応する場所の名称を新たなイベント情報２１の場所２１３に記録する。
また、イベント登録用紙３０の出席者３０２で指定された領域の数を新たなイベント情報２１の出席者数２１４に記録する。
また、イベント登録用紙３０の出席者３０２で指定された領域に対応するユーザＩＤを判定し、判定したユーザＩＤを新たなイベント情報２１の出席ユーザＩＤ２１５に記録する。
また、イベント登録用紙３０の付加情報３０４で指定された領域の数を新たなイベント情報２１の付加情報数２１６に記録する。
一方、イベント情報入力装置１５は、当該イベントに関連する映像等を作成する。次に、イベント情報入力装置１５は、作成した映像等を付加情報としてコンテンツサーバ１１に登録する。すると、コンテンツサーバ１１は、登録された付加情報のファイル名を新たなイベント情報２１の付加情報２１７に記録する。
また、ユーザは、イベント情報入力装置１５又は情報端末１２を用いて、当該イベントに関連する書類をコンテンツサーバ１１に登録する。例えば、ユーザは、第１２図で後述するような書類を登録する。すると、コンテンツサーバ１１は、登録される書類の書類ＩＤを特定し、特定された書類ＩＤを新たなイベント情報２１の書類ＩＤ２１９に記録する。また、新たなイベント情報２１の書類数２１８を加算する。更に、コンテンツサーバ１１は、登録された書類に関する書類情報を作成する。
以上のように、本実施の形態のコンテンツサーバ１１は、イベント登録用紙３０に記入された内容等をイベント情報２１として管理する。例えば、ユーザが第１０図に示す内容をイベント登録用紙３０に記入することによって、コンテンツサーバ１１は、第６図に示すイベント情報２１を作成する。
第１２図は、本発明の実施の形態のコンテンツサーバ１１に登録される書類３１の説明図である。
ユーザは、本図に示すような書類（配付資料）３１を、当該書類３１が配付されたイベントと関連付けてコンテンツサーバ１１に登録する。
書類３１には、書類同士で異なるドットパターンが付されている。すなわち、各書類は、異なるドットパターンが予め印刷された紙に印刷されている。そして、異なるドットパターンを有する書類は、異なる書類ＩＤ２２０を有し、異なるユーザに配付される。
なお、書類３１は、文書作成ソフト等で電子的に作成された書類であってもよいし、手書きの書類を電子化したものであってもよい。
第１３図は、本発明の実施の形態のデジタルペン１４によって情報が記入された書類３１の説明図である。
本説明図は、第１２図で説明した書類にデジタルペン１４によって情報が記入された様子を示す。
ユーザは、イベント中（又は、イベント終了後に）、デジタルペン１４で書類３１に情報（文字、記号等）を記入する。すると、デジタルペン１４は、文字等が記入された位置（ペン先が接した位置）の絶対座標及びその絶対座標を測定した時刻を定期的に取得する。次に、デジタルペン１４は、取得した絶対座標及び測定時刻を含むストローク情報をコンテンツサーバ１１に送信する。
すると、コンテンツサーバ１１は、位置情報サーバ１８に問い合わせることによって、受信したストローク情報に含まれる絶対座標に対応する書類ＩＤ及び相対座標を特定する。
そして、コンテンツサーバ１１は、特定した相対座標及び測定時刻に基づいて当該記入された情報のストロークを決定し、ストローク座標情報２５を作成する。そして、特定した書類ＩＤを用いて、新たなストロークセット情報を作成する。例えば、デジタルペン１４によって「東京」３１１が書類３１に記入されると、コンテンツサーバ１１は、第８図Ｂに示すストロークセット情報２４及び第８図Ｃに示すストローク座標情報２５を作成する。
次に、コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４で記入された情報を書類に反映する。具体的には、受信したストローク情報に含まれる書類ＩＤと書類情報２２の書類ＩＤ２２０とが一致する書類情報２２を書類管理部１１５から検索する。次に、検索された書類情報２２のストロークセット数２２６を加算する。また、作成したストロークセット情報２４のストロークセットＩＤ２４１を、該書類情報２２のストロークセットＩＤ２２７に格納する。
以上のように、コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４で記入された情報を、登録された書類に反映する。
第１４図は、本発明の実施の形態の検索用紙３２の説明図である。
検索用紙３２は、イベントをコンテンツサーバ１１から検索する際に、ユーザによって記入される。検索用紙３２には、期間３２１、場所３２２、出席者３２３、キーワード３２４及び検索開始領域３２５が含まれる。
期間３２１には、年月を示すバーが記載されている。ユーザは、検索したいイベントが開催された期間をデジタルペン１４で指定する。本説明図では、ユーザは、２００４年に開催されたイベントを指定している。コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４によって指定された相対座標に基づいて、検索条件とする時期を判定する。そして、コンテンツサーバ１１は、指定された時期にイベント情報２１の日時２１２が含まれるイベント情報２１をイベント管理部１１４から検索する。なお、ユーザがイベントの開催時期を指定しない場合、コンテンツサーバ１１は、開催時期を限定せずに、イベントを検索する。
場所３２２には、場所の名称が記載された領域が複数含まれている。ユーザは、検索したいイベントが開催された場所に該当する領域をデジタルペン１４で指定する。本説明図では、ユーザは「ＹＹビル」又は「ＹＹオフィス」で開催されたイベントを指定している。コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４によって指定された相対座標に基づいて、検索条件とする開催場所を判定する。そして、コンテンツサーバ１１は、指定された場所とイベント情報２１の場所２１３とが一致するイベント情報２１をイベント管理部１１４から検索する。
なお、ユーザは、複数の場所を指定してもよい。この場合、コンテンツサーバ１１は、指定された場所のいずれかとイベント情報２１の場所２１３とが一致するイベント情報２１をイベント管理部１１４から検索する。また、ユーザがイベントの開催場所を指定しない場合、コンテンツサーバ１１は、開催場所を限定せずに、イベントを検索する。
出席者３２３には、ユーザ名が記載された領域が複数含まれている。ユーザは、検索したいイベントの出席者に該当する領域をデジタルペン１４で指定する。本説明図では、ユーザは、「鈴木」が出席者に含まれるイベントを指定している。
コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４によって指定された相対座標に基づいて、検索条件とする出席者名を判定する。次に、コンテンツサーバ１１は、判定した出席者名とユーザ情報２７の氏名２７２とが一致するユーザ情報２７をユーザ管理部１１７から検索し、検索したユーザ情報２７からユーザＩＤ２７１を抽出する。そして、抽出したユーザＩＤ２７１をイベント情報２１の出席ユーザＩＤ２１５に含むイベント情報２１をイベント管理部１１４から検索する。なお、ユーザがイベントの出席者を指定しない場合、コンテンツサーバ１１は、出席者を限定せずに、イベントを検索する。
キーワード３２４には、空欄のボックスが一つ以上記載されている。ユーザは、検索したいイベントに関連するキーワードをデジタルペン１４でこのボックスに記入する。コンテンツサーバ１１は、文字認識技術を使って、デジタルペン１４によって記入された文字を認識する。そして、コンテンツサーバ１１は、認識した文字をイベント情報２１のイベント名２１１に含むイベント情報２１をイベント管理部１１４から検索する。
なお、コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４でキーワード３２４に記入された文字のストロークセット情報を作成してもよい。この場合、コンテンツサーバ１１は、パターンマッチング技術を使って、該ストロークセット情報と近似するストロークセット情報２４をストロークセット管理部１１６から検索する。そして、検索したストロークセット情報２４に関連するイベントを検索する。
検索開始領域３２５は、コンテンツサーバ１１に検索の開始を要求する。つまり、ユーザは、検索用紙３２に必要な事項を記入した後、デジタルペン１４で検索開始領域３２５を指定する。すると、コンテンツサーバ１１は、当該検索用紙３２に記入された検索条件に該当するイベント情報２１をイベント管理部１１４から検索する。
なお、検索用紙３２には、その他の検索条件が記入されてもよい。
第１５図は、本発明の実施の形態の書類管理システムのイベント検索処理のシーケンス図である。
まず、ユーザは、デジタルペン１４を用いて、検索用紙３２に検索条件を記入する（１２０１）。そして、ユーザは、検索条件をすべて記入した後、検索用紙３２の検索開始領域３２５をデジタルペン１４で指定する。
すると、デジタルペン１４は、ユーザによって記入された検索条件を含む記入情報をコンテンツサーバ１１に送信する（１２０２）。このデジタルペン１４からコンテンツサーバ１１への情報は、通常は、情報端末１２を介して転送される。なお、ユーザは、検索用紙３２に検索条件を記入する代わりに、情報端末１２に検索条件を入力してもよい。この場合、情報端末１２は、入力された情報をコンテンツサーバ１１に送信する。
コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４又は情報端末１２から情報を受けると、その情報から検索条件を判定する（１２０３）。次に、コンテンツサーバ１１は、判定した検索条件を満たすイベント情報２１をイベント管理部１１４から検索する（１２０４）。
次に、コンテンツサーバ１１は、検索したイベント情報２１に関する要約書類を作成する（１２０５）。具体的には、コンテンツサーバ１１は、検索したイベント情報２１に含まれる書類ＩＤ２１９をすべて抽出する。次に、抽出した書類ＩＤ２１９の書類を線形縮小し、テンプレートに貼り付けることによって、要約書類を作成する。なお、抽出した書類ＩＤ２１９の書類の一部を線形拡大し、テンプレートに貼り付けてもよい。
また、コンテンツサーバ１１は、検索したイベント情報２１の付加情報２１７を抽出し、抽出した付加情報２１７に関連する画像をテンプレートに貼り付けてもよい。なお、テンプレートは、予め設定されてもよい。また、ユーザが、予め用意した複数のテンプレートから選択してもよい。
ただし、コンテンツサーバ１１は、ステップ１２０４においてイベント情報２１が複数見つかった場合には、複数のイベントが検索された旨を情報端末１２に通知し、要約書類を作成しなくてもよい。
次に、コンテンツサーバ１１は、作成した要約書類に重複しない任意のドットパターンを割り当てる。次に、コンテンツサーバ１１は、ドットパターンを割り当てた要約書類を、デジタルペン１４からの情報を中継した情報端末１２に送信する（１２０６）。
情報端末１２は、要約書類をコンテンツサーバ１１から受信する。次に、情報端末１２は、受信した要約書類の印刷をプリンタ１６に指示する（１２０７）。すると、プリンタ１６は、指示された要約書類を印刷する。なお、情報端末１２は、要約書類を受信すると、該要約書類を表示してもよい。
第１６図は、本発明の実施の形態の要約書類３３の説明図である。
この要約書類３３は、前述した第１４図に示す検索条件を受信したコンテンツサーバ１１によって作成された。
コンテンツサーバ１１は、ユーザに指定された期間３２１（２００４年）、場所３２２（ＹＹビル又はＹＹオフィス）及び出席者３２３（鈴木）をすべて満たすイベントを検索した。その結果、「ＹＹ特許検討会」及び「ＺＺ製品会議」の二つのイベントが見つかった。そして、コンテンツサーバ１１は、この二つのイベントに関する要約書類３３を作成した。
要約書類３３は、上半分が「ＹＹ特許検討会」に関する要約であり、下半分が「ＺＺ製品化会議」に関する要約である。要約書類３３は、題目３３０、日時３３１、場所３３２、出席者３３３、タイムスケールバー３３４、画像３３５、縮小書類領域３３６、印刷領域３３７、映像検索領域３３８及び全印刷領域３３９を含む。
題目３３０は、当該イベントの名称である。
日時３３１は、当該イベントの開始時刻及び終了時刻である。
場所３３２は、当該イベントの開催場所の名称である。
出席者３３３は、当該イベントの出席者の名前である。
タイムスケールバー３３４は、当該イベントに関連する映像中の時刻と対応するバーである。ユーザがデジタルペン１４でタイムスケールバー上の領域を指定すると、指定された領域に対応する時刻の映像が情報端末１２に表示される。
画像３３５は、当該イベントに関連する映像から抽出された一コマである。画像３３５は、開始時の一コマ又は終了時の一コマであってもよいし、開始後の任意の時刻の一コマであってもよい。
縮小書類領域３３６には、当該イベントに関連する書類が縮小して貼り付けられる。なお、要約書類３３には、当該イベントのイベント情報２１の書類数２１８と同数の縮小書類領域３３６が含まれる。例えば、「ＹＹ特許検討会」に関する要約書類３３には、四つの縮小書類領域３３６が含まれる。また、その内の一つの縮小書類領域３３６Ａには、書類３１が縮小されて貼り付けられている。
印刷領域３３７は、それぞれの縮小書類領域３３６に対応して設けられる。例えば、ユーザが印刷領域３３７をデジタルペン１４で指定する。すると、コンテンツサーバ１１は、指定された縮小書類の書類ＩＤを使って、指定された印刷領域３３７に対応する縮小書類領域３３６に貼り付けられた書類の書類情報２２を書類管理部１１５から検索する。そして、検索した書類情報２２に含まれる電子ファイル名２２４のファイルの印刷をプリンタ１６に指示する。
映像検索領域３３８は、第１７図で詳細を説明する。
全印刷領域３３９は、当該イベントに関連するすべての書類の印刷を要求する。例えば、ユーザが全印刷領域３３９をデジタルペン１４で指定すると、コンテンツサーバ１１は、当該イベントに関するイベント情報２１から書類ＩＤ２１９をすべて抽出する。次に、コンテンツサーバ１１は、抽出した書類ＩＤ２１９と書類情報２２の書類ＩＤ２２０とが一致する書類情報２２を書類管理部１１５から検索する。そして、コンテンツサーバ１１は、検索した書類情報２２から電子ファイル名２２４を抽出し、抽出した電子ファイル名２２４のファイルの印刷をプリンタ１６に指示する。
次に、コンテンツサーバ１１が要約書類３３を作成する処理について説明する。
コンテンツサーバ１１は、タイムスケールバー３３４、印刷領域３３７、映像検索領域３３８及び全印刷領域３３９を予め備える要約書類３３のテンプレートを有している。そして、このテンプレートに各種情報を貼り付けることによって、要約書類を作成する。
具体的には、検索処理（第１５図）で検索したイベント情報２１のイベント名２１１を題目３３０に記入し、該イベント情報２１の日時２１２を日時３３１に記入し、該イベント情報２１の場所２１３を場所３３２に記入する。また、該イベント情報２１の出席ユーザＩＤとユーザ情報２７のユーザＩＤ２７１とが一致するユーザ情報２７をユーザ管理部１１７から検索する。そして、検索したユーザ情報２７から氏名２７２を抽出し、抽出した氏名を出席者３３３に記入する。
次に、該イベント情報２１の付加情報２１７のファイルから任意の画像を抽出する。そして、抽出した画像を要約書類３３の画像３３５に貼り付ける。次に、該イベント情報２１から書類ＩＤ２１９をすべて抽出する。次に、抽出した書類ＩＤ２１９と書類情報２２の書類ＩＤ２２０とが一致する書類情報２２を書類管理部１１５から検索する。次に、検索した書類情報２２から電子ファイル名２２４を抽出し、抽出した電子ファイル名２２４のファイルを線形縮小する。そして、線形縮小したファイルを縮小書類領域３３６に貼り付ける。
第１７図は、本発明の実施の形態の要約書類３３の説明図であり、映像検索処理が指定された状態を示す。
映像検索処理は、要約書類３３に貼り付けられた書類に情報が記入された時刻の映像を検索する処理である。本説明図では、書類３１に「東京」が記入された時刻の映像を検索する処理を説明する。
まず、ユーザは、要約書類３３の映像検索領域３３８をデジタルペン１４で指定する。次に、ユーザは、要約書類３３の縮小書類領域３３６Ａに印刷された「東京」をデジタルペン１４で指定する。デジタルペン１４は指定された位置をコンテンツサーバ１１に送信する。
コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４によって指定された位置の絶対座標を受信する。次に、受信した絶対座標に基づいて、書類ＩＤ及び相対座標を特定する。次に、特定した書類ＩＤと書類情報２２の書類ＩＤ２２０とが一致する書類情報２２を書類管理部１１５から検索する。次に、検索した書類情報２２の中から、いずれの書類情報２２のリンク情報２２９の矩形領域に、特定した相対座標（デジタルペン１４によって指定された位置）が含まれるかを検索する。そして、デジタルペン１４によって指定された位置を矩形領域に含む書類情報２２を抽出する。
次に、特定した相対座標から、抽出したリンク情報２２９に格納されている矩形領域の左上端の座標を減算する。これによって、特定した相対座標を、縮小書類領域３３６Ａの左上端を原点とする座標に変換する。
次に、要約書類の作成時（第１５図のステップ１２０５）に、縮小書類領域３３６Ａに貼り付けた書類３１を線形縮小した比率を求める。具体的には、抽出したリンク情報２２９に格納されている矩形領域の座標から、矩形領域の大きさを求める。次に、書類３１に関する書類情報２２から書類サイズ２２５を抽出する。そして、該矩形領域の大きさを抽出した書類サイズ２２５で割ることによって、書類３１を線形縮小した比率を求める。
次に、縮小書類領域３３６Ａの左上端を原点とする座標に、該求めた比率の逆数を乗ずる。これによって、縮小書類領域３３６Ａに貼り付けられた書類３１における相対座標が求まる。
次に、抽出したリンク情報２２９に格納されている書類ＩＤと書類情報２２の書類ＩＤ２２０とが一致する書類情報２２を書類管理部１１５から検索する。これによって、縮小書類領域３３６Ａに貼り付けられた書類３１に関する書類情報２２を検索する。
次に、検索した書類情報２２からストロークセットＩＤ２２７をすべて抽出する。次に、抽出したストロークセットＩＤ２２７とストロークセット情報２４のストロークセットＩＤ２４１とが一致し、且つ縮小書類領域３３６Ａに貼り付けられた書類３１における相対座標を該ストロークセット情報２４の矩形領域２４３に含むストロークセット情報２４をストロークセット管理部１１６から検索する。これによって、デジタルペン１４で指定された領域に記入されたストロークに関するストロークセット情報２４が検索される。
次に、検索したストロークセット情報２４から記入開始日時２４２を抽出する。これによって、デジタルペン１４で指定された領域に情報が記入された時刻を特定する。そして、書類情報２２のリンク２２９に記録されている映像ファイルのうち、特定された記入開始時刻の映像等を情報端末１２に送信する。
その後、情報端末１２は、受信した映像を表示する。
第１８図は、本発明の実施の形態の要約書類３３の説明図であり、書類追記処理が指定された状態を示す。
書類追記処理は、要約書類３３の縮小書類領域３３６Ａに情報が記入されると、当該縮小書類領域３３６Ａに貼り付けられた書類３１に対しても、記入された情報を反映する処理である。本説明図では、書類３１に記載された「東京」を「北海道」に訂正する処理で説明する。
ユーザは、デジタルペン１４を用いて、要約書類３３の縮小書類領域３３６Ａに印刷された「東京」の上に二本の横線と、その右横に「北海道」と記入する。
すると、コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４で記入された情報を要約書類３３に反映する。更に、コンテンツサーバ１１は、要約書類３３の縮小書類領域３３６Ａに貼り付けられた書類３１に対しても、記入された情報を反映する。よって、コンテンツサーバ１１は、記入された情報を書類３１（第１３図）に反映する。そして、書類３１は、第１９図に示す書類３１Ａとして管理される。
第２０図は、本発明の実施の形態の書類管理システムの要約書類操作処理のシーケンス図である。
ユーザは、デジタルペン１４を用いて、要約書類３３に情報を記入する（１３０１）。すると、デジタルペン１４は、ユーザによって記入された情報をコンテンツサーバに送信する（１３０２）。この記入情報には、デジタルペン１４が接した絶対座標及び当該絶対座標を取得した時刻を含むストローク情報が含まれる。
次に、コンテンツサーバ１１は、位置情報サーバ１８に問い合わせることによって、受信した記入情報に含まれる絶対座標に対応する書類ＩＤ及び相対座標を特定する。次に、コンテンツサーバ１１は、レイアウト解析によって、特定した相対座標からストロークを求める。
次に、コンテンツサーバ１１は、求めたストロークの本数及び／又は長さに基づいて、受信した記入情報がリンクの指定又は注釈のいずれであるかを判定する（１３０３）。例えば、コンテンツサーバ１１は、ストロークの長さが閾値以下であればリンクの指定と判定し、閾値より大きければ注釈であると判定する。
リンクの指定であると、コンテンツサーバ１１は、ユーザの要求に該当するリンク情報を抽出する（１３０４）。
具体的には、コンテンツサーバ１１は、特定した書類ＩＤと書類情報２２の書類ＩＤ２２０とが一致する書類情報２２を書類管理部１１５から検索する。次に、該書類情報２２のリンク情報２２９の矩形領域に、特定した相対座標を含むリンク情報２２９を抽出する。
そして、コンテンツサーバ１１は、抽出したリンク情報２２９に対応するコンテンツを情報端末１２に送信する（１３０５）。情報端末１２は、受信したコンテンツを表示する（１３０６）。
なお、コンテンツサーバ１１は、抽出したリンク情報２２９に映像検索処理に関するコンテンツが格納されていると、第１７図で説明した処理を行う。
一方、注釈であると、コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４から受信した情報に基づいて、ストロークセット情報２４及びストローク座標情報２５を作成する。
具体的には、コンテンツサーバ１１は、位置情報サーバ１８に問い合わせることによって、デジタルペン１４から受信した情報に含まれる絶対座標に対応する相対座標を特定する。そして、特定した相対座標及びデジタルペン１４から受信した情報に含まれる座標の取得時刻を、ストローク座標情報２５に格納する。
次に、コンテンツサーバ１１は、特定した書類ＩＤと書類情報２２の書類ＩＤ２２０とが一致する書類情報２２を書類管理部１１５から検索する。次に、コンテンツサーバ１１は、作成したストロークセット情報２４のストロークセットＩＤ２４１を、該書類情報２２のストロークセットＩＤ２２７に格納する。更に、該書類情報２２のストロークセット数２２６を加算する。これによって、コンテンツサーバ１１は、デジタルペン１４によって記入されたストロークセットを要約書類３３に登録する（１３０７）。
次に、いずれの該書類情報２２のリンク情報２２９の矩形領域に、特定した相対座標（デジタルペン１４によって指定された位置）が含まれるかを検索する。そして、デジタルペン１４によって指定された位置を矩形領域に含むリンク情報２２９を抽出する。そして、抽出したリンク情報２２９が他の書類へのリンクであるか否かを判定する（１３０８）。つまり、デジタルペン１４によって記入された領域が縮小書類領域３３６であるか否かを判定する。
リンク情報２２９が他の書類へのリンクでないと、コンテンツサーバ１１は、処理結果を情報端末１２に送信する（１３１１）。処理結果は、例えば、デジタルペン１４で記入された情報を反映した要約書類３３である。すると、情報端末１２は、受信した処理結果を表示する（１３２２）。
一方、リンク情報２２９が他の書類へのリンクであると、コンテンツサーバ１１は、ステップ１３０７で登録したストロークセットをリンク先の書類における位置に変換したストローク座標情報２５を作成する（１３０９）。具体的には、コンテンツサーバ１１は、ステップ１３０７で作成したストローク座標情報２５に含まれるすべての相対座標に対し、以下の処理を行う。
まず、ストローク座標情報２５の相対座標から、ステップ１３０８で抽出したリンク情報２２９の矩形領域の左上端の座標を減算する。これによって、ストローク座標情報２５の相対座標を、縮小書類領域３３６の左上端を原点とする座標に変換する。
次に、要約書類の作成時（第１５図のステップ１２０５）に、縮小書類領域３３６Ａに貼り付けた書類３１を線形縮小した比率を求める。具体的には、ステップ１３０８で抽出したリンク情報２２９に格納されている矩形領域の座標から、矩形領域の大きさを求める。次に、書類３１に関する書類情報２２から書類サイズ２２５を抽出する。そして、該矩形領域の大きさを抽出した書類サイズ２２５で割ることによって、書類３１を線形縮小した比率を求める。
次に、縮小書類領域３３６の左上端を原点とする座標に、該求めた比率の逆数を乗ずる。これによって、縮小書類領域３３６に貼り付けられた書類３１における相対座標が求まる。そして、求めた書類３１における相対座標をストローク座標情報２５に格納することによって、書類３１に関するストローク座標情報２５を作成する。次に、該ストローク座標情報２５に対応するストロークセット情報２４を作成する。
次に、該作成したストロークセット情報２４のストロークセットＩＤ２４１を書類３１に関する書類情報２２のストロークセットＩＤ２２７に格納する。更に、該書類情報２２のストロークセット数２２６をインクリメントする。これによって、コンテンツサーバ１１は、位置変換したストロークセットを、当該領域にリンクされた他の書類３１に登録する（１３１０）。
例えば、第１８図に示すように要約書類３３の縮小書類領域３３６Ａに情報が記入されると、コンテンツサーバ１１は、書類３１に関する書類情報２２Ａ（第７図Ａ）を、第２１図に示す書類情報２２Ｃに変更する。
第２１図は、本発明の実施の形態の書類追記処理後の書類３１に関する書類情報２２Ｃの構成図である。
第２１図に示す書類情報２２Ｃは、ストロークセット数２２６及びストロークセットＩＤ２２７を除き、第７図に示す書類情報２２Ａと同一である。ストロークセット数２２６は増加している。また、ストロークセットＩＤ２２７には、「ＳＳ６２２３１５」が追加されている。
ここで、第２０図に戻る。コンテンツサーバ１１は、ステップ１３１０の後、処理結果を情報端末１２に送信する（１３１１）。処理結果は、例えば、デジタルペン１４で記入された情報を反映した要約書類３３及び書類３１である。すると、情報端末１２は、受信した処理結果を表示する（１３２２）。

本発明は、文書が記録された紙と電子データとを管理するシステムに有用であり、特に、文書管理システム等に適している。

Claims (6)

1. 書類上に記入される文字の位置を取得する座標取得装置と、書類データを記憶するコンテンツサーバと、を含む情報管理システムにおいて、
   前記書類データは、原本書類に関する原本書類データと、前記原本書類データから要約書類データを生成するための所定のテンプレートに適合するように、前記原本書類データを縮小し、前記縮小した原本書類データを、前記テンプレートに設けられたリンク領域に配置することによって作成される要約書類に関する要約書類データと、を含み、
   前記原本書類データは、前記原本書類上に記入された文字の位置を第一の座標系で表したストローク情報を有し、
   前記要約書類データは、前記要約書類上に記入された文字の位置を第二の座標系で表したストローク情報と、前記テンプレートのリンク領域と当該リンク領域に配置された前記原本書類データとを対応付けたリンク情報と、当該リンク領域の座標情報と、を有し、
   前記座標取得装置が、前記要約書類上に記入される文字の位置を取得すると、前記コンテンツサーバは、前記リンク情報に基づいて、当該文字が記入された領域に対応付けられた前記原本書類データを判定し、前記要約書類データにおける前記原本書類データの縮小比、及び、前記リンク情報を用いて、前記記入された文字の第二の座標系で表したストローク情報を、判定された前記原本書類データ上の前記第一の座標系で表したストローク情報に変換することを特徴とする情報管理システム。
2. 前記コンテンツサーバは、前記第二の座標系の座標から前記第一の座標系の座標に変換されたストローク情報を、前記原本書類データに記録することを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
3. 前記原本書類データは、前記座標取得装置によって特定された位置の座標と、該位置が特定された時刻とを含むストローク情報を含み、
   前記コンテンツサーバは、
   前記原本書類データに関連する映像データを記憶し、
   前記座標取得装置によって特定された位置に対応する前記ストローク情報に含まれる時刻を求め、
   前記原本書類データに関連する映像データのうち、該求めた時刻の映像を検索することを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
4. 前記書類データは、前記座標取得装置によって特定された位置の座標と、該位置が特定された時刻とを含むストローク情報を含み、
   前記コンテンツサーバは、
   前記座標取得装置が特定する位置の軌跡の長さに基づいて、
   前記座標取得装置によって特定された位置の座標と、該位置が特定された時刻とを含むストローク情報を前記書類データに記録するか、
   前記座標取得装置によって特定された位置が指定されたものとして、所定の処理を行うかを判定することを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
5. 書類上に記入される文字の位置を取得する座標取得装置と、書類データを記憶するコンテンツサーバと、を含む情報管理システムにおける書類情報管理方法であって、
   前記書類データは、原本書類に関する原本書類データと、前記原本書類データから要約書類データを生成するための所定のテンプレートに適合するように、前記原本書類データを縮小し、前記縮小した原本書類データを、前記テンプレートに設けられたリンク領域に配置することによって作成される要約書類に関する要約書類データと、を含み、
   前記原本書類データは、前記原本書類上に記入された文字の位置を第一の座標系で表したストローク情報を有し、
   前記要約書類データは、前記要約書類上に記入された文字の位置を第二の座標系で表したストローク情報と、前記テンプレートのリンク領域と当該リンク領域に配置された前記原本書類データとを対応付けたリンク情報と、当該リンク領域の座標情報と、を有し、
   前記座標取得装置が、前記要約書類上に記入される文字の位置を取得すると、前記コンテンツサーバは、前記リンク情報に基づいて、当該文字が記入された領域に対応付けられた前記原本書類データを判定し、前記要約書類データにおける前記原本書類データの縮小比、及び、前記リンク情報を用いて、前記記入された文字の第二の座標系で表したストローク情報を、判定された前記原本書類データ上の前記第一の座標系で表したストローク情報に変換することを特徴とする書類情報管理方法。
6. 書類上に記入された文字の位置を取得する座標取得装置と、書類データを記憶するコンテンツサーバと、を含む情報管理システムにおいて、
   前記書類データは、原本書類に関する原本書類データと、前記原本書類データから要約書類データを生成するための所定のテンプレートに適合するように、前記原本書類データを縮小し、前記縮小した原本書類データを、前記テンプレートに設けられたリンク領域に配置することによって作成される要約書類に関する要約書類データと、を含み、
   前記原本書類データは、前記原本書類上に記入された文字の位置を第一の座標系で表したストローク情報を有し、
   前記要約書類データは、前記要約書類上に記入された文字の位置を第二の座標系で表したストローク情報と、前記テンプレートのリンク領域と当該リンク領域に配置された前記原本書類データとを対応付けたリンク情報と、当該リンク領域の座標情報と、を有し、
   前記座標取得装置が、前記要約書類上に記入される文字の位置を取得すると、前記コンテンツサーバは、前記リンク情報に基づいて、当該文字が記入された領域に対応付けられた前記原本書類データを判定し、前記要約書類データにおける前記原本書類データの縮小比、及び、前記リンク情報を用いて、前記記入された文字の第二の座標系で表したストローク情報を、判定された前記原本書類データ上の前記第一の座標系で表したストローク情報に変換することを特徴とする情報管理システム。

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