JPH1040318A

JPH1040318A - ペーパーレス財務会計システム

Info

Publication number: JPH1040318A
Application number: JP8191248A
Authority: JP
Inventors: Hidemiki Yagihashi; 英幹八木橋
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1996-07-19
Filing date: 1996-07-19
Publication date: 1998-02-13

Abstract

(57)【要約】【課題】支払伝票に関する問い合わせに対して、支払
期日あるいは予定日等を迅速に確認することができるよ
うにする。【解決手段】承認された支払伝票を起票元毎にまと
め、その起票元毎の伝票に記載されている情報を編集す
る編集手段と、編集した起票元毎の情報を起票元に電子
メールを用いて通知する通知手段とを設ける。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールを用い
たペーパーレス財務会計システムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、特開平４−３１３１５４号のペー
パーレス会計システムに示されるように、商取引等の業
務に関連して発行される紙の支払伝票や請求伝票の代わ
りに、営業部門等の各部署に設置した端末から伝票デー
タを入力することによって電子伝票を発行し、オンライ
ンで接続されたホストコンピュータに集積し、決済部門
では集積された電子伝票の内容の確認および決済を行う
ようにしたペーパーレス財務会計システムがある。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、上記のよう
なペーパーレス財務会計システムを導入した企業や公共
団体等において、外部の企業あるいは団体から物品を購
入し、その物品が納入された場合、代金を支払うために
発注部署の担当者は電子化された支払伝票を発行し、会
計部門に転送する。この支払伝票を受信した会計部門で
は、内容を確認の後、支払を承認し、代金の支払手続き
を行い、指定金融機関経由で代金の支払を行う。

【０００４】従って、物品の発注元の担当者は支払伝票
を発行した段階で、物品の納入元との関わりはなくな
り、その後は、会計部門が物品の納入元と関わることに
なる。

【０００５】一方、物品を納入した納入元では、代金の
支払い期日を知りたい場合がある。

【０００６】このような場合、納入元の担当者は会計部
門の担当者を知らないため、発注元の担当者に電話等で
問い合わせることが多い。

【０００７】しかしながら、従来の財務会計システムに
あっては、発注元の部門に、支払承認進捗状況を通知し
ていない。

【０００８】このため、発注元の担当者は、照会画面ま
たは支払承認進捗状況確認画面を開き、その画面の中で
伝票番号を入力することにより、該当する案件の支払承
認の進捗状況を確認し、支払期日あるいは支払予定日を
納入元の担当者に知らせるという面倒な手順を踏まなけ
ればならず、納入元からの問い合わせに対して迅速に回
答することができないという問題があった。

【０００９】本発明の目的は、支払伝票に関する問い合
わせに対して、支払期日あるいは予定日等を迅速に確認
することができるペーパーレス財務会計システムを提供
することにある。

【００１０】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明は、承認された支払伝票を起票元毎にまと
め、その起票元毎の伝票に記載されている情報を編集す
る編集手段と、編集した起票元毎の情報を起票元に電子
メールを用いて通知する通知手段とを有することを特徴
とする。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下、本発明を図面により詳細に
説明する。

【００１２】図１は、本発明を適用したペーパーレス財
務会計システムの実施の形態を示すシステム構成図であ
り、Ａ課端末装置１とＢ課端末装置２と、メールサーバ
３および財務会計サーバ４とで構成され、これらは専用
回線あるいはネットワーク回線で接続されている。

【００１３】Ａ課端末装置１は、支払処理を行う課（例
えば、経理課や出納課など）に設置された端末であり、
外部記憶装置１１とプリンタ装置１２とディスプレイ装
置１３を備え、外部記憶装置１１には伝票ファイル１４
が格納されている。

【００１４】Ｂ課端末装置２は、支払伝票を起票した課
に設置された端末であり、外部記憶装置２１とディスプ
レイ装置２２を備えている。

【００１５】メールサーバ３は、Ａ課の受信簿３１およ
び発信簿３２と、Ｂ課の受信簿３３および発信簿３４
と、送信メール作成ファイル３５と、メールの宛先アド
レスファイル３６と、メールの中身が格納されているオ
ブジェクト３７を備えている。

【００１６】財務会計サーバ４は、伝票のデータを格納
する伝票データベース（伝票ＤＢ）４１とマスタデータ
ベース（マスタＤＢ）４２とを備えている。

【００１７】図２は、支払い処理を行うＡ課端末装置１
における出納受付処理画面２００の表示例を示す図であ
り、承認する伝票の支払日２０１と、伝票が承認された
かを示す承認印２０２と、伝票番号２０３と、伝票を起
票した課の主管課名称２０４と、この伝票に対して支払
う業者を表す相手方番号２０５と、件名を表す情報２０
６と、支払額２０７と、この伝票の支払予定日２０８と
がリスト形式で表示され、画面下方には、一括承認ボタ
ン２０９や図２の画面を閉じることを指示するための
「閉じる」ボタン２１０が表示されている。

【００１８】図７は、支払処理を行うＡ課端末装置１に
おけるメニュー画面７００の表示例を示す図であり、収
納消込画面を開くためのメニュー項目と、支払処理を行
う時に使われる出納受付処理画面２００を開くためのメ
ニュー項目が表示され、メニュー選択番号７０２として
「２」を選択することにより、出納受付処理画面２００
を表示させるようになっている。

【００１９】以下、図１と図２により動作の概要につい
て説明する。

【００２０】まず、Ａ課端末装置１において支払処理を
行うとき、図７のメニュー選択番号７０２で出納受付処
理を選択する。すると、Ａ課端末装置１は、支払処理を
行う出納室に支払要求がきている電子伝票の一覧をメー
ルサーバ３のＡ課の受信簿１１から取得し、ディスプレ
イ１３の画面上に図２のように表示する。

【００２１】そこで、担当者が今回承認する支払伝票を
選択した後、一括承認ボタン２０９で承認操作を行う
と、選択した支払伝票が一括承認され、財務会計サーバ
４内の伝票ＤＢ４１が更新されと共に、Ａ課端末装置１
におけるプリンタ装置１２から支払先の業者への口座振
替通知書が出力される。Ａ課端末装置１は、さらに、今
回承認した支払伝票を課毎にまとめて編集したうえでＡ
課の発信簿３２と通知相手の受信簿、例えばＢ課の受信
簿３３に格納する。

【００２２】図４は、メールサーバ３のＡ課の受信簿３
１に格納されている電子伝票のレコード形式を示す図で
ある。３０１は送付先のメールアドレスＩＤ、３０２送
付元のメールアドレスＩＤ、３０３は電子伝票の伝票番
号を表す。

【００２３】図５は、Ａ課端末装置１における外部記憶
装置１１に格納されている伝票ファイル１４のレコード
形式を示す図である。４０１は伝票番号、４０２は支払
伝票を起票した課を表す主管課コード、４０３は支払伝
票を起票した科目のコードを表す科目コード、４０４は
この支払伝票に対して債務のある業者名に相当する相手
方名称、４０５は支払伝票を起票した件名、４０６は支
払伝票が承認済であるかを示すフラグ、４０７は支払
額、４０８は支払予定日、４０９は代金の支払われる日
をそれぞれ示している。

【００２４】図６は、支払伝票を起票した課を表す主管
課コード５０１とメールのアドレスＩＤ５０２との対応
関係を示す宛先アドレスファイル３６の内容を示すもの
である。

【００２５】図７は、財務会計サーバ４におけるデータ
ベースの１つである伝票ＤＢ４１のレコード形式を示す
ものであり、６０１は伝票番号、６０２は支払伝票を起
票した課を表す主管課コード、６０３は支払伝票を起票
した科目を表す科目コード、６０４は支払い先の業者名
を表す相手方名称、６０５は支払伝票の件名、６０６は
支払額、６０７は支払予定日、６０８は支払日、６０９
は支払伝票が支払の承認が済んでいるかを表す承認済フ
ラグをそれぞれ示している。

【００２６】図８は、支払の承認が済んだ後に口座振替
の通知を送る時の電子メールのヘッダ部を作成するため
に送付メール作成ファイル３５のレコードレイアウトを
示す図であり、８０１は送付する課のメールアドレスＩ
Ｄ、８０２は電子メールのタイトルであるサブジェク
ト、８０３は具体的に電子メールの内容が格納してある
オブジェクトの名前を示すものである。

【００２７】図９は、メールサーバ３におけるオブジェ
クト３７の具体的な内容を示すものであり、９０１は項
番、９０２は伝票番号、９０３は支払伝票を起票した課
を表す主管課コード、９０４は支払伝票を起票した科目
を表す科目コード、９０５は支払い先の業者名を表す相
手方名称、９０６は支払伝票の件名、９０７は支払額、
９０８は支払日をそれぞれ示している。

【００２８】次に、図１０のフローチャートに基いて各
部の動作を説明する。

【００２９】まず、支払伝票を発行するＢ課端末装置２
において支出命令の電子化された支払伝票を起票する。
そして、Ｂ課内にて決済を受けた後、支払処理が行われ
るＡ課端末装置１を送付先に指定して電子メールで送付
する。この送付された支払伝票はメールサーバ２のＡ課
の受信簿３１に格納される。

【００３０】次に、Ａ課にて支払処理を行う。Ａ課端末
装置１では、図３のメニュー画面７００から出納受付処
理７０１のメニュー項目を選択する（ステップ１００
１）。

【００３１】すると、Ａ課端末装置１は、ディスプレイ
１３に表示されているメニュー画面７００に代えて図２
の出納受付画面２００を表示する。さらに、メールサー
バ３のＡ課の受信簿３１に格納されている支払伝票を取
得し、伝票ファイル１４に格納し、また各伝票の詳細な
内容については伝票番号４０１をキーとして財務会計サ
ーバ４の伝票ＤＢ４１から読み出して伝票ファイル１４
に格納する。そして、伝票ファイル１４を基にしてディ
スプレイ１３に図２に示すように複数枚の支払伝票を出
納受付一覧として表示する（ステップ１００２）。

【００３２】そこで、Ａ課の承認担当者は、出納受付画
面２００上で支払日２０１を入力し、支払予定日２０８
を参考に、出納受付一覧の中から今回承認する支払伝票
を選択する。すると、選択した支払伝票の承認印２０２
に「○」印が表示される。

【００３３】承認担当者は、承認する伝票が正しいこと
を確認した後、一括承認ボタン２０９を選択操作する
（ステップ１００３）。

【００３４】この一括承認操作に対し、Ａ課端末装置１
は、そして今回承認され支払伝票に対して伝票ファイル
１４の承認済フラグ４０７に「１」設定し、伝票ファイ
ル１４を更新する。そして、承認済フラグ４０７が設定
されてもののみを債務のある業者などを示す相手方名称
６０４ごとにソートし、支払額を集計したうえで口座振
替通知書を出力する（ステップ１００４）。

【００３５】次に、支払伝票を起票したＢ課へ通知する
ための電子メールを作成し、送付する（ステップ１００
５）。ここでは、今回承認した支払伝票がＮ件あり、通
知する課が同じである課があるとする。まず、伝票ファ
イル１４内の承認された支払伝票の１件目のレコードに
ついて、まず送付メール作成ファイル３５を用いて送付
メールのヘッダ部を編集する。伝票ファイル１４の主管
課コード４０２を基に宛先アドレスファイル３６の宛先
アドレスＩＤ５０２を取得し、送付先アドレスＩＤ８０
１に書き込む。

【００３６】次に、伝票ファイル１４の支払日４０９を
基にサブジェクト８０２にメールのタイトルである「Ｘ
Ｘ月ＸＸ日支払の件」と編集する。そして、オブジェク
ト名８０３に、オブジェクト３７に格納するオブジェク
ト名称を決定する。

【００３７】次に、伝票ファイル１４より図９のように
伝票番号９０２や主管課コード９０３などを編集し、送
付メール作成ファイル３５に編集したオブジェクト名称
を貼り付けてからオブジェクト３６に格納する。

【００３８】次に、承認された支払伝票の２件目のレコ
ードの処理を行う。ここでは、既に作成した送付メール
のヘッダ部の送付先アドレスＩＤ８０１が同じあるかを
判断し、もし送付メールのヘッダ部が作成されているな
らば、そのメールのオブジェクトの２行目の項番９０１
に編集する。しかし、送付メールのヘッダ部が作成され
ていないならば、前述のようにして編集してから図９の
ようなオブジェクトを作成する。

【００３９】以降、同様にして支払承認済のレコードＮ
件について送付メール作成ファイル３５とそのオブジェ
クト３７を編集する。

【００４０】Ｎ件の承認済の支払伝票の送付メールを作
成したならば、Ａ課の送信簿３２と、通知相手のＢ課の
受信簿３４に格納する。最後に、Ａ課の受信簿３１と伝
票ファイル１４の中から、今回の一括承認操作で支払が
承認された伝票のレコードを削除する。

【００４１】これに対し、Ｂ課端末装置２では、定期的
にＢ課の受信簿３３からＢ課宛のメールを取り出し、外
部記憶装置２１に格納する。

【００４２】この状態で、支払先の業者等から支払日の
問い合わせがあった場合、Ｂ課端末装置２は、Ｂ課の担
当者の一覧表示操作に従い、外部記憶装置２１から支払
承認済みの支払伝票の一覧を読出し、ディスプレイ２２
に表示する。

【００４３】これによって、問い合わせを受けたＢ課担
当者は、支払日を直ちに回答することが可能になる。

【００４４】なお、上記実施形態では支払処理について
説明してきたが、本発明は支払処理の業務だけでなく財
政課が行う予算流用承認などにも適用できる。予算流用
承認では、承認された伝票に対して予算流用元の課と予
算流用先の課の両方にメールを編集した後に送付する。
このように１枚の承認された伝票に対して複数の課へ同
時に自動送付することもできる。

【００４５】また、支払日だけでなく、支払予定日を通
知することも可能である。

【００４６】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、複
数枚の支払伝票が一括承認されたならば、その承認済み
の支払伝票を起票元毎にまとめ、支払通知を電子メール
形式で起票元に送付するようにしたため、支払伝票の起
票元では、支払通知の一覧を表示する操作のみで支払日
等を即座に知ることができ、支払先からの当合わせ等に
対して直ちに回答することが可能になる。

【００４７】また、支払通知の発行元にあっては、支払
伝票の起票元に通知する手間がなくなり、作業効率が向
上するという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を適用したペーパーレス財務会計システ
ムの実施形態を示すシステム構成図である。

【図２】出納受付画面の例を示す説明図である。

【図３】支払処理を行う部署のメニュー画面例を示す説
明図である。

【図４】支払処理を行う部署の受信簿に格納されている
伝票のレコード構造を示す図である。

【図５】各部署の外部記憶装置に格納されている伝票の
レコード構造を示す図である。

【図６】宛先アドレスファイルのレコード構造を示す図
である。

【図７】伝票データベースのレコード構造を示す図であ
る。

【図８】送付メール作成ファイルのレコード構造を示す
図である。

【図９】オブジェクトファイルの内容を示す図である。

【図１０】支払承認部署における支払処理手順を示すフ
ローチャートである。

【符号の説明】

１…Ａ課端末装置、２…Ｂ課端末装置、３…メールサー
バ、４…財務会計サーバ、１１…外部記憶装置、１２…
プリンタ装置、１３…ディスプレイ装置、２１…外部記
憶装置、２２…ディスプレイ装置、３１…Ａ課の受信
簿、３２…Ａ課の送信簿、３３…Ｂ課の受信簿、３４…
Ｂ課の送信簿、３５…送付メール作成ファイル、３６…
宛先アドレスファイル、３７…オブジェクト、４１…伝
票データベース。

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】支払伝票を電子伝票として作成し、電子
メールを用いて承認部署に送信して決裁を行うペーパー
レス財務会計システムにおいて、承認された支払伝票を起票元毎にまとめ、その起票元毎
の伝票に記載されている情報を編集する編集手段と、編
集した起票元毎の情報を起票元に電子メールを用いて通
知する通知手段とを有することを特徴とするペーパーレ
ス財務会計システム。