JPH09269940A

JPH09269940A - 日時等を抽出する装置

Info

Publication number: JPH09269940A
Application number: JP8077111A
Authority: JP
Inventors: Yasuko Matsuoka; 靖子松岡
Original assignee: Sharp Corp
Current assignee: Sharp Corp
Priority date: 1996-03-29
Filing date: 1996-03-29
Publication date: 1997-10-14

Abstract

(57)【要約】【課題】電子メールの文章から日付や時間などの情報
をあらかじめ抽出することができ、まだ読んでいない電
子メールの中から重要な電子メールを選んだり、分類し
たりすることができる、日付等を抽出する装置を提供す
ることである。【解決手段】電子メールの通信を行なう通信部１０１
と、ユーザが入力を行なう入力部１０２と、通信手段か
ら送られてくるデータやユーザから入力された情報に応
じて処理を行なう処理部１０３と、電子メールのデータ
を格納するメール記憶部１０４と、電子メールの文章と
ルールとのマッチングをとり電子メールの文章から日付
情報及び時間情報を抽出する抽出部１０５と、日付情報
及び時間情報に関するルールを格納するルール記憶部１
０６と、抽出結果を格納する結果記憶部１０７と、表示
を制御する表示制御部１０８と、電子メール及び抽出結
果を表示する表示部１０９とを備えることを特徴とす
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、公衆回線網、ＬＡ
Ｎ、赤外線通信等のネットワークを通じて電子メールの
送受信を行なう電子メールシステムにおいて、電子メー
ルの文章から日時等を抽出するための装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、ネットワークを通じて送られてく
る電子メールに対して、送信者、送信された時間、サブ
ジェクトなどの、電子メールのヘッダにつけられている
情報を用いて、まだ読んでいない電子メールの中から先
に読むものを決めたり、その分類や重要性の判断を行な
っていた。

【０００３】このような判断を行うための情報として、
送られてきた電子メールからキーワードを自動的に抽出
するものがある。これは単語を認定するための形態素解
析や、文法関係の抽出などを行う構文解析、意味構造の
抽出を行う意味解析などの手法を用いて文章を解析し、
重要と思われる単語を抽出するものである。また、会議
を知らせるためのメールのように、日時・場所・内容な
どの項目がある場合に、これらの情報だけを抽出して表
示するものもある。更に、特公平７−７６９５７号に
は、定型文書の項目に該当する内容を順序に関係なく入
力することにより、目的の定型文書に自動的に編集して
出力する機能を有する文書作成支援装置が記載されてい
る。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、電子メ
ールのヘッダにつけられている情報だけでは、電子メー
ルの内容を判断することは難しく、文章を読まなければ
電子メールを分類したり重要性を判断することができな
かった。また、キーワードの自動抽出を行う場合には、
精度を良くするために形態素解析、構文解析、意味解析
などの手法を融合させて用いることが望ましく、このた
め処理が重たくなり、時間もかかるという不都合があっ
た。また、それぞれの解析に必要な辞書を持たなければ
ならず容量か大きくなるという不都合があった。

【０００５】日時・場所・内容などの項目を抽出する場
合には、送信者は「会議の案内」等のあらかじめ用意さ
れたフォーマットを用いて入力しなければならず、送信
者にとって不便であり、また、フォーマットの異なる電
子メールが届いた場合に、これらの項目を抽出すること
ができなかった。更に特公平７−７６９５７号に記載さ
れている装置においては、定型文書の種類を指定しなけ
ればならず、定型文書をあらかじめ持っていなければ自
動的に編集を行なうことはできない。また、項目を文章
中に記述すると項目の判定を行なうことができなかっ
た。

【０００６】そこで、本発明の目的は、送られた電子メ
ールの文章から自動的に日付情報及び時間情報の抽出を
行なうことができ、且つ、まだ読んでいない電子メール
の中から、重要な電子メールを選んだり、分類したりす
ることができる、日時等を抽出する装置を提供すること
である。

【０００７】また、本発明の他の目的は、抽出された情
報から電子メールの内容を把握して、ネットワークを通
じて送られてくるたくさんの電子メールをパラパラと見
ることができ、かつ、抽出結果を分かりやすく表示する
ことができる、日時等を抽出する装置を提供することで
ある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明によれば、前述の
目的は、通信ネットワークを通じて電子メールの送受信
を行なう装置において、電子メールの通信を行なう通信
手段と、ユーザが装置への指示やデータを入力するため
の入力手段と、通信手段から送られてくる電子メールの
データやユーザから入力された情報に応じて処理を行な
う処理手段と、電子メールのデータを格納するためのメ
ール記憶手段と、日付情報及び時間情報に関するルール
を格納するためのルール記憶手段と、電子メールの文章
をルール記憶手段に格納されたルールと照合して電子メ
ールの文章とルールとのマッチングをとり、電子メール
の文章に書かれた日付情報及び時間情報を抽出する抽出
手段と、抽出手段による抽出結果を格納するための結果
記憶手段と、抽出結果を電子メールの文章と対応づけて
表示するための制御を行う表示制御手段と、電子メール
及び抽出結果を表示するための表示手段とを含むことを
特徴とする、請求項１に記載の日時等を抽出する装置に
よって達成される。

【０００９】本発明の日時等を抽出する装置において
は、ルール記憶手段が、日付情報及び時間情報に関する
ルールと共に日付情報及び時間情報の重要度に応じて日
付情報及び時間情報にポイント付けを行うためのルール
を格納しており、抽出手段が、日付情報及び時間情報に
関するルールとのマッチングと共に日付情報及び時間情
報に対するポイントを計算し、表示制御手段が、抽出さ
れた日付情報及び時間情報に対してポイントの高い順に
並べ換える処理を行って、抽出された日付情報及び時間
情報を表示手段にポイントの高い順に表示するように構
成することができ、また、至急読むべき電子メールや重
要な電子メールを識別するための判断ルールを格納する
判断ルール記憶手段と、判断ルールに基づいて日付情報
及び時間情報の抽出結果に対する判断を行なう判断手段
とを更に含んでおり、表示制御手段が、判断手段による
判断結果を表示手段に表示するように構成することもで
きる。

【００１０】更に、本発明の日時等を抽出する装置にお
いては、ユーザが前記入力手段を介して入力した日付情
報または時間情報から該日付情報または時間情報のルー
ルを作成するルール作成手段と、ルール作成手段により
作成された新しいルールをルール記憶手段に追加するル
ール書き込み手段とを更に含むように構成することがで
き、また、ユーザが検索条件を入力するための検索入力
手段と、電子メールの文章に書かれた日付情報または時
間情報の抽出結果をもとに電子メールを検索する検索手
段とを更に含んでおり、表示制御手段が、検索結果を表
示手段に表示するように構成することもできる。

【００１１】本発明の日時等を抽出する装置は更に、ル
ール記憶手段が、日付情報及び時間情報に関するルール
と共に場所情報や事柄情報に関するルールを格納してお
り、抽出手段が、電子メールの文章から、ルール記憶手
段に記憶されている各ルールと適合する情報を抽出し、
表示制御手段が、電子メール及び抽出結果を表示手段に
表示するように構成することができる。

【００１２】更に、本発明の日時等を抽出する装置は、
送られてきた電子メールからの抽出結果に基づいて、電
子メールがスケジュルデータを含んでいるか判定するス
ケジュール判定手段と、スケジュール判定手段によりス
ケジュールデータを含むと判定された電子メールにおけ
るスケジュールデータを格納するスケジュール記憶手段
と、ユーザがスケジュールデータや装置への指示を入力
するためのスケジュール入力手段とを更に含んでおり、
表示制御手段が、電子メール及びスケジュールデータを
表示手段に表示するように構成することができ、また、
スケジュール判定手段によりスケジュールデータに対す
る判定を行うための判定基準を、ユーザが設定するため
の判定基準設定手段を更に含むように構成することもで
きる。

【００１３】

【発明の実施の形態】本発明の第１の実施例について以
下に説明する。

【００１４】本発明の第１の実施例における構成図を図
１に示す。同図において、通信部１０１は、電子メール
の通信やネットワークとの接続処理を行ない、入力部１
０２は、ユーザによる装置への指示やデータの入力など
を可能にする入力手段を備えている。処理部１０３は、
入力部１０２を介して行われるユーザからの入力に対す
る処理を行なったり、通信部１０１を通じて受信した電
子メールを格納するなどの処理を行なう。通信部１０１
を通じて受信した電子メールのデータは、メール記憶部
１０４に格納される。抽出部１０５は、メール記憶部１
０４に格納されている電子メールのデータとルール記憶
部１０６に格納されているルールとを照合して、適合す
る情報を抽出する。ルール記憶部１０６には、日付情報
及び時間情報のそれぞれに関するルールが格納されてお
り、抽出部１０５により抽出された結果は、結果記憶部
１０７に格納される。その後、表示制御部１０８におい
て、抽出結果の表示に関して、その抽出場所をハイライ
トするなどの処理を行ない、表示部１０９に電子メール
のデータや抽出結果が表示される。

【００１５】次に、電子メールから日付情報及び時間情
報を抽出して表示するまでの動作を図８のフローチャー
トに沿って説明する。

【００１６】ネットワークを通じて他の端末から電子メ
ールが送られてくる際に、まず、回線の接続が要求され
る。そこで、ステップＳ１においては、通信部１０１
が、この回線の接続要求に応答して回線の接続を行な
う。回線の接続が成功すると、ステップＳ２において、
電子メールのデータを受信し、すべてのデータを受信し
た後に、ステップＳ３において、回線が切断される。受
信した電子メールのデータは、ステップＳ４において、
メール記憶部１０４に格納される。このとき、メール記
憶部１０４には、電子メール本文のデータ、送信者、送
信された時間、フォーマットなどの情報が格納される。

【００１７】ここで、電子メールの文章の一例を図９に
示す。抽出部１０５は、このような電子メールの文章か
ら日付情報及び時間情報を抽出する。同図には、テキス
トデータのみの電子メールを例示したが、絵や音楽が添
付されているものにおいても同様である。

【００１８】続いて、ステップＳ５において、抽出部１
０５は、メール記憶部１０４に記憶されている電子メー
ルの文章を、ルール記憶部１０６に記憶されているルー
ルと照合して、電子メールの文章とルールとの間でマッ
チングをとる。

【００１９】ここで、ルール記憶部１０６に格納される
ルールの一例を図１０に示す。同図において、ルールは
正規表現で書かれており、ＹＥＡＲは年にあたる数字、
ＭＯＮＴＨは月にあたる数字、ＤＡＹは日にあたる数
字、ＷＥＥＫは曜日にあたる単語として定義されてお
り、？がついた単語は、抽出しても、抽出しなくてもか
まわないものとする。このとき、ルール１は、「１９９
５年１０月３日〜４日」や「１０月３日（火）〜４日
（水）」のように表示された日付情報と適合する。同図
には、日付情報のみのルールを例示したが、時間情報に
ついても同様に正規表現で表すことができる。

【００２０】ステップＳ６においては、電子メールの文
章中に、ルール記憶部１０６に記憶されたルールと適合
するものがあるかの判断が成される。

【００２１】ステップＳ６において、電子メールの文章
中にルールと適合する情報が見つかった場合には、ステ
ップＳ７において、その適合した情報を結果記憶部１０
７に格納する。このとき、適合するルールが複数ある場
合には、一番長い情報を抽出するようにする。また、ユ
ーザがルールの優先順位を決め、その順に抽出するよう
にしてもよい。続いて、ステップＳ８において、ルール
記憶部１０６に格納されているすべてのルールに対し
て、マッチング処理が行われたかの判断がなされ、すべ
てのルールに対してマッチング処理が行われるまで、こ
の処理が繰り返される。

【００２２】電子メールの文章を数字列、アルファベッ
ト列、〜などの記号、漢字列などの単位にあらかじめ分
割する方法もある。このルールの一例を図１１に示す。
単位の情報もルールと一緒にあらかじめ与えておく。日
付情報や時間情報の場合、「年」「月」「平成」「時」
「午後」といった単語にはそれぞれ意味があるため、こ
れらの単語はそれぞれ別の単位として抽出する。次に、
構文の解析を行なう。あらかじめ、日付情報や時間情報
になりそうな単位の接続の仕方をルールとして記憶して
おき、電子メールにおける単位の並びをルールと照合し
て、適合するものを抽出する。図１１に例示した構文に
対しては、「１９９５年１０月７日（土）」や「９５／
１０／７」といった情報が適合することになる。同図に
は日付情報のみのルールを例示したが、時間情報につい
ても同様に表すことができる。どちらもルールと照合し
て適合するものを抽出する処理としては同じである。こ
のようにすることで、あらかじめフォーマットが決めら
れていない自由な文章の電子メールからでも日付情報や
時間情報を抽出することができる。

【００２３】なお、抽出された結果を結果記憶部１０７
に記憶する際には、抽出された文字列とともに、本文中
におけるその文字列の位置や、表示を制御するために必
要な情報などを一緒に記憶しておく。表示制御部１０８
は、抽出された結果をそれぞれの項目（ここでは日付及
び時間）に分け、抽出された順番に候補のリストを作成
する。また、抽出された情報が電子メール本文のどこか
ら抽出されたものか明確にするために、本文中における
その文字列の位置情報から、その文字列だけ色を換えて
表示したり、ハイライトさせるなどの処理を行なう。こ
のようにして抽出された結果が、ステップＳ９におい
て、表示部１０９に表示される。

【００２４】ここで、表示部１０９における表示例を図
１２に示す。抽出結果の表示方法には、日付情報を赤、
時間情報を青というように項目ごとに色を換えて表示す
る方法や、注目している情報だけをハイライトさせるな
どの方法がある。また、抽出結果が複数ある場合には、
候補のリストを表示する方法もある。ユーザからの指示
があったときだけ、リストが表示されるように設定する
こともできる。同図ではメール１が表示されているが、
メール２をクリックすることによって、メール２の本文
と日付情報／時間情報の抽出結果をすぐに表示すること
ができる。このようにパラパラとページをめくるように
表示することもできる。

【００２５】表示方法には、他にもさまざまな方法が適
用できる。例えば、図１３（ａ）に示すように、届いた
電子メールの一覧を表示し、日時の抽出結果も並べて表
示する方法や、図１３（ｂ）に示すように、電子メール
が届いたときにユーザに対して電子メールの到着を表示
し、日時の抽出結果も同時に表示する方法などがある。

【００２６】図１３（ａ）に示す表示方法においては、
表示制御部１０８は、日付／時間の項目に分けて、抽出
された結果のリストを作成し、電子メールのリストと日
時のリストとを対応づけて表示部に表示する。電子メー
ルのリストからひとつを選んでその本文を表示させる際
に、日時情報はそのまま表示され続けるようにしてもよ
い。

【００２７】図１３（ｂ）に示す表示方法においては、
通信部１０１における電子メールの受信後、処理部１０
２はユーザに対して「電子メールが届きました」という
通知をする。これは文字のメッセージでも、絵を用いて
もよい。この通知の際に、日時情報の抽出結果を同時に
表示する。更に、一定時間経過後に自動的に表示を消す
ようにすることもできる。

【００２８】ルール記憶部１０６には、日付情報または
時間情報の重要度に応じて、抽出結果に対してポイント
付けをするようなルールを格納することもできる。例え
ば、「日時：」の後に続く日付情報を、文章中の重要な
日付情報であるとみなして、高いポイントをつけるよう
にする。また、公演のプログラムを知らせる電子メール
のように同じ日付情報が複数回現れる場合には、これら
の情報に対してまとめてポイントを加算するようにす
る。ここでは、日付情報について説明したが、時間情報
についても同様にポイント付けを行なう。また、これら
のポイントは、あらかじめ用意されているか、ユーザに
よって変更または追加できるようにしておく。このと
き、抽出部１０５は、電子メールの本文とルールとのマ
ッチングをとり、抽出されたそれぞれの情報に対してポ
イントを計算し、抽出結果とそのポイントを結果記憶部
１０７に格納する。更に、表示制御部１０８で利用する
情報として、抽出した情報の本文中における位置情報な
ども合わせて格納するようにする。

【００２９】すべてのルールとのマッチング処理が終了
したならば、表示制御部１０８において、抽出結果が日
付情報と時間情報に分けられ、それぞれの情報がポイン
トの高い順に並べ換えられる。または、結果記憶部１０
７に抽出結果を格納する際に、それぞれの情報をポイン
トの高い順に並べ換えて記憶してもよい。

【００３０】日付情報及び時間情報をそれぞれリストで
表示する場合には、表示部１０９に、ポイントの高い順
にリスト表示する。更には、ポイントを表示するように
してもよい。また、日付情報及び時間情報をひとつずつ
表示する場合には、最もポイントの高い項目を表示する
ようにする。このようにすることで、ユーザは最も重要
な項目から見ることができ、電子メールの内容を把握す
るのに役立つ。

【００３１】次に、本発明の第２の実施例について以下
に説明する。

【００３２】本発明の第２の実施例における構成図を図
２に示す。なお、前述の実施例と重複する部分について
は説明を省略する。

【００３３】判断ルール記憶部１１０には、至急読むべ
き電子メールや重要な電子メールなどを判断するための
判断ルールが格納されている。この判断ルールはあらか
じめ設定されているものとする。抽出部１０５は、メー
ル記憶部１０４に記憶されている電子メールの文章を、
ルール記憶部１０６に記憶されている日付情報及び時間
情報に関するルール及び判断ルール記憶部１１０に記憶
されている判断ルールと照合して、電子メールの文章と
各ルールとの間でマッチングをとり、適合するものを結
果記憶部１０７に格納する。判断部１１１は、日付情報
及び時間情報の抽出結果と、判断ルールとのマッチング
結果から、あらかじめ設定された規則に基づいて、電子
メールが重要であるか、または至急処理すべきものであ
るか判断を行ない、その判断レベルを決定する。

【００３４】次に、受信した電子メールについて判断を
行なう処理について、図１４のフローチャートに沿って
説明する。なお、日付情報及び時間情報の抽出について
は図８と同様であるため、説明を省略する。

【００３５】ステップＳ１０においては、メール記憶部
１０４に格納された電子メールの文章を、判断ルール記
憶部１１０に格納された判断ルールと照合して、電子メ
ールの文章と判断ルールとの間でマッチングをとる。処
理時間を短縮するためには、この判断ルールとのマッチ
ング処理を、日付情報及び時間情報の抽出後に行なうこ
とが望ましい。

【００３６】ここで、判断ルール、判断規則、及び判断
レベルの一例を図１５に示す。「＊日付情報＊」という
のは、日付情報のルールが適用される表現のことであ
り、「１９９５年１０月１日」や「’９５／１０／１」
などの情報が適合する。従って、「＊日付情報＊まで
に」というルールには「１９９５年１０月１日までに」
といった情報が適合する。「＊時間情報＊」についても
同様である。ユーザは、これらのルールを自由に変更ま
たは追加することができる。

【００３７】続いて、ステップＳ１１において、電子メ
ールの文章と判断ルールとの間に適合する情報があるか
どうか判断がなされる。ステップＳ１１において、電子
メールの文章中に判断ルールと適合する情報が見つかっ
た場合には、ステップＳ１２において、適合した情報を
結果記憶部１０７に記憶し、ステップＳ１３において、
判断フラグをたてる。このとき、抽出した情報と共に、
電子メール本文中における、抽出した情報の位置も同時
に記憶しておく。ステップＳ１４においては、判断ルー
ル記憶部１１０に格納されているすべての判断ルールに
対して、マッチング処理が行われたかどうか判断がなさ
れ、すべての判断ルールに対してマッチング処理が行わ
れるまで、この処理が繰り返される。すべての判断ルー
ルに対するマッチング処理が終了すると、判断部１１１
は、ステップＳ１５において、判断フラグがたっている
かの判断を行い、判断フラグがたっているものについて
は、ステップＳ１６において、判断規則との比較を行
う。

【００３８】例えば、図１５に示す判断ルールに対し
て、「１９９５年１０月１日までに」という文字列が抽
出されている場合には、判断規則においては、現在の日
付との対応関係を調べる。現在の日付が１９９５年９月
３１日であればこの文字列は判断規則を満たすので、こ
れは至急処理すべき電子メールであると判断する。ま
た、現在の日付が１９９５年１０月１日であれば今日す
ぐに処理すべき電子メールであると判断し、現在の日付
が１９９５年１０月５日であれば処理すべき日を過ぎて
しまった電子メールであると判断する。これらの判断か
ら、ステップＳ１７において、判断レベルを決定する。

【００３９】ここで、判断レベルの一例を図１５に示
す。同図において、判断レベルは、すぐに処理しなけれ
ばならないものをレベル１、既に過ぎてしまったものを
レベル−１とする。時間情報についても同様であるが、
日付情報の判断規則と照合して、日付情報と現在の日付
が同じである場合に、時間情報により判断する。例え
ば、「３時までに」という情報に対して現在の時刻が１
時である場合には、時間がせまっているという判断をし
て判断レベルを決定する。また、電子メールに付加され
ている送信者の情報を組み合わせて判断規則を設定する
ことも出来る。例えば、電子メールが仕事上の上司から
送られてきたものである場合には、日付が５日前のもの
から至急処理すべき電子メールであると判断するよう
に、判断規則を設定することができる。このように、日
付情報及び時間情報に、その他の電子メールの情報を組
み合わせて判断規則を設定することができる。また、ユ
ーザは、あらかじめ設定されている判断規則に対して、
規則の追加及び修正を行うことができる。

【００４０】表示制御部１０８は、このような判断をも
とにユーザに分かりやすいように表示を制御して、ステ
ップＳ１８において、判断結果を表示部１０９に表示す
る。例えば、電子メールの一覧を表示する場合には、表
示制御部１０８は、現在の日付に近いものほど、「至
急」というマークが大きく表示されるように、または点
滅するように表示を制御して、その電子メールにユーザ
の注意が向くようにする。または、表示制御部１０８
は、通常は青く表示されるように設定されている日付情
報及び時間情報を、急ぎの電子メールになるにつれてだ
んだん赤く表示されるように制御したり、重要な電子メ
ールには違うマークや色を使うような処理を行なう。更
には、判断レベルに応じて、現在の日付に差し迫ってい
る電子メールほど上に表示するように一覧を並べ換えた
り、急ぎの電子メールは別に表示するなどの表示方法も
可能である。

【００４１】また、表示制御部１０８は、ユーザが、判
断部１１１によって至急処理すべき電子メールであるま
たは重要な電子メールであると判断された電子メールを
開く際に、その判断理由が明確になるように、結果記憶
部１０７に記憶された位置情報を利用して、判断のもと
になった情報の色を変えて表示を行う。その結果、例え
ば、判断部１１１が間違えた判断をくだした場合に、ユ
ーザが、正しい判断をするように判断規則を容易に訂正
することができる。

【００４２】次に、本発明の第３の実施例について以下
に説明する。

【００４３】本発明の第３の実施例における構成図を図
３に示す。なお、前述の実施例と重複する部分について
は説明を省略する。

【００４４】ルール作成部１１２は、入力部１０２にお
いて入力されたユーザからの情報を受け、日付情報また
は時間情報のルールを作成する。ルール書き込み部１１
３は、ルール作成部１１２において作成された新しいル
ールを、ルール記憶部１０６に書き込む。

【００４５】前述の第１の実施例においては、日付情報
及び時間情報の抽出の際に、抽出されない情報が存在す
ることがある。このような場合に、ルール作成部１１２
において、その情報が確実に抽出されるように新しくル
ールを作成し、ルール書き込み部１１３を介して、新し
く作成したルールを、ルール記憶部１０６に格納されて
いるルールに追加して、抽出の精度を向上させることが
できる。更に、ユーザのくせや好みに合わせてルールを
自由に作成することが可能になる。

【００４６】ここで、新しいルールを追加する処理につ
いて、図１６のフローチャートに沿って説明する。

【００４７】ステップＳ１９においては、ユーザから日
付情報または時間情報が入力部１０２を介して入力され
る。入力部１０２における情報入力方法としては、電子
メールの文章をマウスでドラッグして文字列を選択する
方法や、キーボードから入力するなどの方法が通常用い
られるが、特に方式は問わないものとする。ステップＳ
２０においては、入力された情報に対して、ルール作成
部１１２において新しいルールを作成する。このとき、
ユーザは、日付情報のルールを作成するのか、または時
間情報のルールを作成するのか指定することができる。
このルール作成対象の指定は、情報の入力時に同時に行
うように構成してもよく、また、入力された情報から自
動的に判断するように構成することもできる。

【００４８】例えば、入力部１０２において、「１９９
５年１０月６／７日」という日付情報が入力されたとす
る。このとき、まず各数字がどの部分に対応するのかを
調べ、その数字を変数に起き換えて、「（ＹＥＡＲ）年
（ＭＯＮＴＨ）月（ＤＡＹ）／（ＤＡＹ）日」とする。
ここで、（ＹＥＡＲ）は「年」にあたる数字を表すマク
ロ表記として使用する。その他も同様である。このよう
に変数に置き換えた後、ルールの形に変換する。図１０
に示すルールにおいては、「（（ＹＥＡＲ）年）？（Ｍ
ＯＮＴＨ）月（ＤＡＹ）［／］（ＤＡＹ）日（ＷＥＥ
Ｋ）？」のようになる。このように、それまでの日付情
報のパターンから推測される規則をあらかじめ設定して
おくことにより、数字と変数との対応づけが容易にな
る。これは、時間情報についても同様である。

【００４９】ステップＳ２１においては、新しく作成さ
れたルールが正しいかどうか確認をとるために、作成し
た新しいルールを表示部１０９に表示する。このとき、
ルールそのものではなくマクロ表記などで表示するよう
にすると、ユーザは容易に新しいルールを確認できる。
新しいルールが表示部１０９に表示されると、ユーザか
らの入力待ちの状態になり、ステップＳ２２において、
ユーザによる入力が行われる。ここで、ユーザからルー
ルが正しいという入力があった場合、例えば「ＯＫ」が
クリックされた場合には、ステップＳ２３において、ル
ール書き込み部１１３は、ルール記憶部１０６に格納さ
れているルールに、新しいルールを追加する。また、ユ
ーザからルールを訂正するデータが入力された場合に
は、ステップＳ２４において、ルール書き込み部１１３
は、ルール記憶部１０６に格納されているルールに、訂
正されたルールを追加する。また、ユーザから追加をや
めるという入力があった場合、例えば「Ｃａｎｃｅｌ」
がクリックされた場合には、ステップＳ２５において、
新しく作成されたルールを消去し、表示部１０９にエラ
ー表示をして処理を終了する。

【００５０】以上のような処理を行うことにより、新し
くルールを作成して追加することが可能になる。

【００５１】次に、本発明の第４の実施例について以下
に説明する。

【００５２】本発明の第４の実施例における構成図を図
４に示す。なお、前述の実施例と重複する部分について
は説明を省略する。

【００５３】検索入力部１１４は、ユーザによる検索条
件の入力を可能にし、検索部１１５は、検索入力部１１
４を介して入力された検索条件に対して、結果記憶部１
０７に格納された日付情報及び時間情報の抽出結果をも
とにして、メール記憶部１０４に記憶された電子メール
の検索を行う。表示制御部１０８は、検索結果を表示部
１０９に表示する際に、検索結果に対して条件の近い電
子メールほど近くに表示するなどの処理を行う。

【００５４】ここで、検索処理について図１７のフロー
チャートに沿って説明する。

【００５５】ステップＳ２６においては、まずユーザが
検索入力部１１４を介して検索条件を入力する。検索条
件の入力方法には、例えば、「１０月３日のミーティン
グについて書かれた電子メール」を検索したい場合に、
「１０月３日」「ミーティング」というキーワードを入
力する方法、マウスで日付や項目をクリックする方法、
文章でそのまま入力する方法などがある。また、検索条
件の入力方法として音声で入力する方法を適用すること
もでき、他にも様々な入力方法が適用可能である。ステ
ップＳ２７においては、検索部１１５により、ユーザか
ら入力された条件に適合する電子メールを検索する。こ
のとき、検索部１１５は、日付情報や時間情報に対し
て、結果記憶部１０７に格納されている情報を検索す
る。この検索と同時に、ステップＳ２８において、それ
ぞれの電子メールの検索条件との適合度が計算される。
ここで、適合度とは、検索条件とどの程度適合している
かを数値で表したものである。適合度の計算の仕方はあ
らかじめ定義されており、「１０月３日」に対して、
「１０月２日」は検索条件と近いので適合度は高くな
り、一方「１月４日」は適合度が低くなる。時間情報に
ついても同様に適合度を数値化する。キーワードの場合
には、全文検索やシソーラスを用いた検索などいろいろ
な方法があるが、ここでは方法は問わないものとする。
また、検索条件が複数あるような場合には、それぞれの
検索条件に対して適合度を求めて、複数次元のベクトル
として表示するようにしてもよく、更には、それぞれの
検索条件に対してその重要度に応じて重みづけをして、
１つの数値として適合度を計算してもよい。検索の終了
後、ステップＳ２９において、適合度が高い順に結果を
並べ換える（ソートする）。

【００５６】続いて、ステップＳ３０において、表示制
御部１０８により、適合度の高い電子メールをユーザに
分かりやすく表示するための処理を行ない、検索結果を
表示部１０９に表示する。このとき、まず検索結果だけ
を表示部１０９に表示し、ユーザから検索条件に近い電
子メールを表示する旨の指示がある場合に、適合度の高
い電子メールを表示するようにする。また、検索結果が
見つからない場合には、適合度の高いものを表示するよ
うにする。

【００５７】例えば、「１０月３日」というキーワード
に対する検索結果であれば、「１０月３日」が情報に含
まれている電子メールをまず表示し、次に、「１０月３
日」から日付が近い電子メールを表示する。電子メール
の表示の際には、日付を横軸にとり、その中央の座標を
「１０月３日」として、検索条件から離れるほど端に表
示させる。また、適合度があらかじめ設定されたしきい
値を越えていない場合は、検索条件との適合度が低いた
め、その電子メールについては表示しないようにする。
更に、「１０月３日」が情報に含まれている電子メール
が見つからない場合には、適合度の高いものを表示する
ようにし、また検索条件が複数ある場合には、２次元の
軸を用いて表示を行なう。

【００５８】次に、本発明の第５の実施例について以下
に説明する。

【００５９】本発明の第５の実施例における構成図を図
５に示す。なお、前述の実施例と重複する部分について
は説明を省略する。

【００６０】本実施例においては、ルール記憶部１０６
は、日付情報及び時間情報に関するルールと共に、場所
情報に関するルール、事柄情報に関するルールを格納し
ている。情報の種類は上記の４種類に限定されず、その
他の情報に関するルールを同時に格納することもでき
る。ここでは、日付情報、時間情報、場所情報、事柄情
報の４つの情報の抽出について説明する。

【００６１】電子メールから情報を抽出して表示するま
での動作は図８と同様であるため、図８を用いて説明す
る。通信部１０１を通じて送られてきた電子メールがメ
ール記憶部１０６に格納されており、抽出部１０５は、
メール記憶部１０６に格納されている電子メールの文章
と各ルールとの間でマッチングをとり、適合する情報が
見つかれば、その情報を結果記憶部１０７に格納する。
ここでは、抽出した情報の項目と位置情報を格納してお
く。マッチングの方法は、日付情報及び時間情報の抽出
と同様である。

【００６２】ここで、場所情報のルールの一例を図１８
に示す。同図には、数字列に「会議室」が続くもの、数
字列に「号室」が続くものなどのルールを示す。このよ
うなルールにより、「１０３会議室」「３号室」「みな
みビル」といった場所情報を抽出することができる。ま
た、「場所」「開催地」といった項目のあとの情報を抽
出するようにすることで、決まった単語を含んでいない
場所情報も抽出できる。また、事柄情報のルールの一
例を図１９に示す。同図には、「〜について」「〜の
件」などのルールを示すが、このようなルールにより、
「避難訓練について」のような事柄情報を抽出すること
ができる。また、「目的」の項目のあとに続く情報を抽
出可能にすることもできる。

【００６３】表示制御部１０８は、結果記憶部１０７に
格納されている結果をもとに、日付、時間、場所、事柄
の項目に分けて候補のリストを作成する。事柄は、目的
や内容などとしても構わない。また、表示制御部１０８
は、各情報が本文中のどこから抽出されたものか分かる
ように色を変えて、結果の表示を行なう。

【００６４】本発明の第１乃至第４の実施例において
も、ルール記憶部１０６が、日付情報や時間情報だけで
なく、場所情報、事柄情報のルールも格納するように構
成することができる。各実施例における機能について
は、日付情報や時間情報と同様に処理することができる
ので、説明は省略する。

【００６５】次に、本発明の第６の実施例について以下
に説明する。

【００６６】本発明の第６の実施例における構成図を図
６に示す。なお、前述の実施例と重複する部分について
は説明を省略する。

【００６７】同図において、スケシュール判定部１１６
は、抽出部１０５における抽出結果をもとに、届いた電
子メールがスケジュールデータを含んでいるかどうか判
定する。スケジュール入力部１１７は、スケジュールデ
ータに対する指示やデータなどを、ユーザが入力するた
めの手段を備えている。スケジュール制御部１１８は、
スケシュール判定部１１６によりスケジュールデータを
含むと判定された電子メールに対して、スケジュールデ
ータを表示したり、データを記憶するなどの処理を行な
う。なお、抽出されたスケジュールデータは、スケジュ
ール記憶部１１９に格納される。

【００６８】ここで、スケジュールデータを登録する処
理について図２０のフローチャートに沿って説明する。

【００６９】ステップＳ３１において、通信部１０１を
通じて受信した電子メールに対して、図８に示した処理
にしたがって情報の抽出を行なう。このとき、抽出した
結果は結果記憶部１０７に格納される。続いて、ステッ
プＳ３２において、スケジュール判定部１１６により、
スケジュールデータを含んでいるか判定が行われる。ス
ケジュールデータとして、日時、場所、内容、相手など
の項目が考えられるが、ここでは、日付情報及び時間情
報以外に他の情報がひとつでも抽出されている場合に、
スケジュールデータを含むと判定するものとする。また
は、ユーザが設定したすべての項目に対して情報が抽出
されている場合に、スケジュールを含んでいると判定す
るように判定基準を設定することもできる。ここで、判
定基準はあらかじめ設定しておくものとする。

【００７０】次に、ステップＳ３３において、抽出結果
の表示を行なう。この処理は本発明の第１の実施例の場
合と同じである。このとき、ステップＳ３４において、
表示する電子メールがスケジュールデータを含んでいる
と判定されたものであるか確認し、スケジュールデータ
を含んでいる電子メールに対しては、ステップＳ３５に
おいて、スケジュールデータを表示する。抽出結果を表
示する時や、ユーザが電子メールを読む時に、スケジュ
ールデータを表示するようにする。そうすることによっ
て、ユーザは電子メールの本文から、スケジュールデー
タが正確かどうかすぐに確認することができる。また、
ユーザから指定があったときだけ表示を行なうようにし
てもよい。例えば、電子メールを読むプログラムとスケ
ジュールを管理するプログラムがそれぞれリンクして起
動できるアプリケーションへの適用の際には、スケジュ
ールデータを含んだ電子メールを受信し、ユーザがその
電子メールを見るときに、スケジュールデータを同時に
表示するように構成することもできる。また、ユーザが
スケジュール入力画面を開いたときに、届いている電子
メールのスケジュールデータの項目がデフォルトで既に
入力されているように構成することもできる。

【００７１】次に、表示部１０９への表示の一例を図２
１に示す。それぞれの項目における情報は抽出部１０５
により自動的に抽出されたものである。このとき、表示
されているスケジュールデータを、ユーザが、スケジュ
ールに登録してもよいと判断した場合には、スケジュー
ル入力部１１７より、入力ボックスの「登録」ボタンを
押し、スケジュールに登録する必要はないと判断した場
合には、入力ボックスの「Ｃａｎｃｅｌ」ボタンを押
す。また、ユーザが、スケジュールを登録してもよいと
いう指示、または、スケジュールに登録する必要はない
という指示を直接入力するようにしてもよい。

【００７２】ステップＳ３６においては、スケジュール
に登録する必要があるか判定する。ここでは、入力ボッ
クスの「登録」ボタンが押されたかどうかを判定する。
ここで、ユーザからの入力が「登録」である場合には、
ステップＳ３７において、スケジュール制御部１１８
は、スケジュールデータをスケジュール記憶部１１９に
登録する。また、ユーザからの入力が「登録」でない場
合には、登録を行わずに処理を終了する。以上のような
処理を行うことにより、ユーザは電子メールの内容を直
ちに把握でき、自動的にスケジュールを登録することが
できる。

【００７３】次に、本発明の第７の実施例について以下
に説明する。

【００７４】本発明の第７の実施例における構成図を図
７に示す。なお、前述の実施例と重複する部分について
は説明を省略する。

【００７５】同図において、判定基準設定部１２０は、
スケジュール判定部１１６においてスケジュールデータ
に対する判定を行うための判定基準を、ユーザが設定で
きるようにする。送られてきた電子メールから情報抽出
を行なった結果を利用して、その電子メールがスケジュ
ールデータを含んでいるか判定を行なう際には、様々な
判定基準が適用され得る。判定基準の一例として、例え
ば、日付情報及び時間情報以外に他の情報がひとつでも
抽出されている場合にスケジュールデータと判定するよ
うにする方法、ユーザが必要な項目を選択しておき、そ
の項目がすべて抽出されている場合にスケジュールデー
タと判定するようにする方法、一番重要と思われる日付
情報または時間情報が抽出された場合にスケジュールデ
ータと判定するようにする方法、日付情報または時間情
報が抽出できた場合にスケジュールデータと判定して直
ちに登録するようにする方法などがある。また、ここで
は、判定だけでなくスケジュール制御部１１８における
処理についても設定することができ、スケジュールデー
タを表示させたり、表示しないという設定や、登録を自
動的に行なったり、必ず確認をとるようにするなどの設
定が可能である。

【００７６】ユーザは、こういった判定基準の中から、
スケジュール入力部１１７を通して適当な判定基準を選
択する。判定基準設定部１２０においては、判定基準の
設定が行われ、次に送られてくる電子メールからは新し
い判定基準により判定されることになる。

【００７７】

【発明の効果】請求項１に記載の発明によれば、送られ
た電子メールの文章から自動的に日付情報および時間情
報の抽出を行なうことができるため、ユーザは、電子メ
ールの文章をすべて読まなくても日時情報だけをすぐに
見ることができる。このため、まだ読んでいない電子メ
ールの中から、重要な電子メールを選んだり、分類した
りすることができる。また、ネットワークを通じて送ら
れてくるたくさんの電子メールをパラパラと見ることが
でき、且つ抽出結果をユーザに分かりやすく表示するこ
とができる。

【００７８】請求項２に記載の発明によれば、ユーザ
は、複数の日付情報及び時間情報が抽出された場合に、
最も重要な情報から表示することができ、電子メールの
内容を把握するのに役立つ。

【００７９】請求項３に記載の発明によれば、複数の電
子メールの中から、至急読むべき電子メールや重要な電
子メールを自動的に判断することができ、ユーザは、そ
の電子メールを優先的に処理することができる。また、
至急読むべき電子メールや重要な電子メールに対してレ
ベルを設けることによって、どの電子メールから処理す
べきか判断する目安にすることができる。

【００８０】請求項４に記載の発明によれば、あらかじ
め記憶されたルールでは抽出することができなかった日
付情報及び時間情報に対して、新しくルールを作成して
追加することができるため、日付情報及び時間情報の抽
出精度を向上させることができ、また、ユーザのくせや
好みに合わせたルールを作成することもできる。即ち、
ユーザにより、またはユーザに送られてくる電子メール
上でよく使われる表現をルールとして追加することがで
きる。

【００８１】請求項５に記載の発明によれば、電子メー
ルの文章中に書かれた日付情報や時間情報を利用して、
電子メールを検索することができ、その結果、ユーザは
「３日のミーティングについて書かれたメール」といっ
た文章中の内容から電子メールを探し出すことができ
る。また、検索条件との適合度が高いものを近くに表示
することにより、正確に３日のものがなかった場合でも
その前後の日付のものが表示されるので、効率よく検索
を行なうことができる。

【００８２】請求項６に記載の発明によれば、日付情
報、時間情報だけでなく、場所情報や事柄情報などの様
々な情報を自動的に抽出することができ、ユーザは、電
子メールの文章を読まなくても、日付、時間だけでな
く、場所や事柄といった情報を得ることができる。ま
た、電子メールの自動分類や要約などに利用することも
できる。

【００８３】請求項７に記載の発明によれば、電子メー
ルから自動的にスケジュールデータを抽出して、スケジ
ュールとしてスケジュールデータ記憶部に登録を行なう
ことができ、電子メールを読んでスケジュールに入れて
おきたい場合に、あらためてデータを入力するといった
手間を省くことができる。

【００８４】請求項８に記載の発明によれば、スケジュ
ールデータの判定を行なうための判定基準をユーザが設
定することができるため、ユーザは、スケジュールデー
タとして判定してほしいものを自由に設定することがで
きる。また、会議の知らせのような自動的にスケジュー
ルとして登録したい電子メールに対しては、自動的にス
ケジュールとしてスケジュールデータ記憶部に登録する
ように設定することが可能である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施例における構成図である。

【図２】本発明の第２の実施例における構成図である。

【図３】本発明の第３の実施例における構成図である。

【図４】本発明の第４の実施例における構成図である。

【図５】本発明の第５の実施例における構成図である。

【図６】本発明の第６の実施例における構成図である。

【図７】本発明の第７の実施例における構成図である。

【図８】本発明の第１の実施例における動作を説明する
フローチャートである。

【図９】電子メールの文章の一例を示す説明図である。

【図１０】本発明のルール記憶部に格納されるルールの
一例を示す説明図である。

【図１１】本発明のルール記憶部に格納されるルールの
一例を示す説明図である。

【図１２】本発明の表示部における表示例を示す説明図
である。

【図１３】本発明における表示部への表示方法の一例を
示す説明図である。

【図１４】本発明における電子メールについて判断を行
う動作を説明するフローチャートである。

【図１５】本発明における判断ルール、判断規則、及び
判断レベルの一例を示す説明図である。

【図１６】本発明における新しいルールを追加する動作
を説明するフローチャートである。

【図１７】本発明における検索処理の動作を説明するフ
ローチャートである。

【図１８】本発明における場所情報に関するルールの一
例を示す説明図である。

【図１９】本発明における事柄情報に関するルールの一
例を示す説明図である。

【図２０】本発明におけるスケジュールデータを登録す
る動作を説明するフローチャートである。

【図２１】本発明における表示部への表示の一例を示す
説明図である。

【符号の説明】

１０１、通信部１０２、入力部１０３、処理部１０４、メール記憶部１０５、抽出部１０６、ルール記憶部１０７、結果記憶部１０８、表示制御部１０９、表示部１１０、判断ルール記憶部１１１、判断部１１２、ルール作成部１１３、ルール書き込み部１１４、検索入力部１１５、検索部１１６、スケジュール判定部１１７、スケジュール入力部１１８、スケジュール制御部１１９、スケジュール記憶部１２０、判定基準設定部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】通信ネットワークを通じて電子メールの
送受信を行なう装置において、電子メールの通信を行な
う通信手段と、ユーザが前記装置への指示やデータを入
力するための入力手段と、前記通信手段から送られてく
る電子メールのデータやユーザから入力された情報に応
じて処理を行なう処理手段と、電子メールのデータを格
納するためのメール記憶手段と、日付情報及び時間情報
に関するルールを格納するためのルール記憶手段と、電
子メールの文章を前記ルール記憶手段に格納されたルー
ルと照合して電子メールの文章とルールとのマッチング
をとり、電子メールの文章に書かれた日付情報及び時間
情報を抽出する抽出手段と、前記抽出手段による抽出結
果を格納するための結果記憶手段と、前記抽出結果を電
子メールの文章と対応づけて表示するための制御を行う
表示制御手段と、電子メール及び抽出結果を表示するた
めの表示手段とを含むことを特徴とする日時等を抽出す
る装置。
【請求項２】前記ルール記憶手段が、日付情報及び時
間情報に関するルールと共に日付情報及び時間情報の重
要度に応じて該日付情報及び時間情報にポイント付けを
行うためのルールを格納するように構成されており、前
記抽出手段が、前記日付情報及び時間情報に関するルー
ルとのマッチングと共に該日付情報及び時間情報に対す
るポイントを計算し、前記表示制御手段が、抽出された
日付情報及び時間情報に対して前記ポイントの高い順に
並べ換える処理を行い、且つ該抽出された日付情報及び
時間情報を前記表示手段に前記ポイントの高い順に表示
することを特徴とする請求項１に記載の装置。
【請求項３】至急読むべき電子メールや重要な電子メ
ールを識別するための判断ルールを格納する判断ルール
記憶手段と、前記判断ルールに基づいて日付情報及び時
間情報の抽出結果に対する判断を行なう判断手段とをさ
らに含んでおり、前記表示制御手段は、前記判断手段に
よる判断結果を前記表示手段に表示することを特徴とす
る請求項１または２に記載の装置。
【請求項４】ユーザが前記入力手段を介して入力した
日付情報または時間情報から該日付情報または時間情報
のルールを作成するルール作成手段と、前記ルール作成
手段により作成された新しいルールを前記ルール記憶手
段に追加するルール書き込み手段とをさらに含むことを
特徴とする請求項１から３のいずれか一項に記載の装
置。
【請求項５】ユーザが検索条件を入力するための検索
入力手段と、電子メールの文章に書かれた日付情報また
は時間情報の抽出結果をもとに電子メールを検索する検
索手段とをさらに含んでおり、前記表示制御手段は、前
記検索手段による検索結果を表示するための制御を行な
うと共に、該検索結果を前記表示手段に表示することを
特徴とする請求項１から４のいずれか一項に記載の装
置。
【請求項６】前記ルール記憶手段が、日付情報及び時
間情報に関するルールと共に場所情報や事柄情報に関す
るルールを格納するように構成されており、前記抽出手
段が、電子メールの文章から、前記ルール記憶手段に記
憶されている各ルールと適合する情報を抽出し、前記表
示制御手段が、電子メール及び抽出結果を前記表示手段
に表示することを特徴とする請求項１から５のいずれか
一項に記載の装置。
【請求項７】送られてきた電子メールからの抽出結果
に基づいて、該電子メールがスケジュルデータを含んで
いるか判定するスケジュール判定手段と、該スケジュー
ル判定手段によりスケジュールデータを含むと判定され
た電子メールにおけるスケジュールデータを格納するス
ケジュール記憶手段と、ユーザがスケジュールデータや
装置への指示を入力するためのスケジュール入力手段と
をさらに含んでおり、前記表示制御手段が、電子メール
及びスケジュールデータを前記表示手段に表示すること
を特徴とする請求項１から６のいずれか一項に記載の装
置。
【請求項８】前記スケジュール判定手段によりスケジ
ュールデータに対する判定を行うための判定基準を、ユ
ーザが設定するための判定基準設定手段をさらに含むこ
とを特徴とする請求項７に記載の装置。