JPH09139752A - Electronic mail system and its reply dead-line management method - Google Patents

Electronic mail system and its reply dead-line management method

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JPH09139752A
JPH09139752A JP7294056A JP29405695A JPH09139752A JP H09139752 A JPH09139752 A JP H09139752A JP 7294056 A JP7294056 A JP 7294056A JP 29405695 A JP29405695 A JP 29405695A JP H09139752 A JPH09139752 A JP H09139752A
Authority
JP
Japan
Prior art keywords
reply
information
deadline
mail
response
Prior art date
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Pending
Application number
JP7294056A
Other languages
Japanese (ja)
Inventor
Noboru Tanaka
昇 田中
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Toshiba Corp
Original Assignee
Toshiba Corp
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Filing date
Publication date
Application filed by Toshiba Corp filed Critical Toshiba Corp
Priority to JP7294056A priority Critical patent/JPH09139752A/en
Publication of JPH09139752A publication Critical patent/JPH09139752A/en
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Abstract

PROBLEM TO BE SOLVED: To realize processing of a mail with reply dead-line efficiently and surely by alleviating the burden of management onto a sender or a recipient and surely executing the management of the reply dead-line in the electronic mail system. SOLUTION: The mail system has a function that sends communication information (mail data) with reply dead-line and manages reply dead-line of reply information (reply mail) from each recipient. The system is provided with a mail box 4 that stores each of reply information sent from each recipient together with communication information with reply dead-line, a mail transmission reception processing section 3 generating reply dead-line management information from the communication information with reply dead-line, a reply dead-line management file 5 storing the generated reply dead-line management information and a reply urging management file 6. The mail transmission reception processing section 3 executes prescribed reply dead-line processing section based on the reply dead-line management information and the reply urging management information.

Description

【発明の詳細な説明】Detailed Description of the Invention

【0001】[0001]

【発明の属する技術分野】本発明は、ネットワークに接
続された複数のコンピュータを使用して、メッセージ等
の通信情報を交換する電子メールシステムに関する。
BACKGROUND OF THE INVENTION 1. Field of the Invention The present invention relates to an electronic mail system for exchanging communication information such as messages by using a plurality of computers connected to a network.

【0002】[0002]

【従来の技術】従来、ネットワークに接続されたコンピ
ュータを端末装置として使用し、この端末装置を操作す
るユーザ間で、メッセージ等の通信情報を交換する電子
メールシステムが開発されている。
2. Description of the Related Art Conventionally, an electronic mail system has been developed in which a computer connected to a network is used as a terminal device and users operating the terminal device exchange communication information such as messages.

【0003】電子メールシステムは、各種の方式がある
が、基本的には送信元のユーザが送信した通信情報(以
下メールデータと称する)をメールボックスと称するフ
ァイル装置に蓄積し、このメールボックスを介して受信
者(送信先ユーザ)にメールデータを送信する。
Although there are various types of electronic mail systems, basically, communication information (hereinafter referred to as mail data) transmitted by a user who is a transmission source is stored in a file device called a mailbox, and this mailbox is stored. Send the mail data to the recipient (destination user) via the.

【0004】通常では、受信者は、端末装置の起動画面
上において、送信元から自信宛のメールデータの存在を
確認し、メールボックスからそのメールデータをアクセ
スする。一方、送信元のユーザは、端末装置の画面上に
おいて、宛先の受信者が送信したメールデータを受信し
たことを、受信日時と共に確認することができる。
Usually, the receiver confirms the existence of mail data addressed to himself from the sender on the activation screen of the terminal device, and accesses the mail data from the mailbox. On the other hand, the sender user can confirm on the screen of the terminal device that the mail data sent by the recipient of the destination has been received together with the date and time of reception.

【0005】ところで、送信者が送るメールの中には、
受信者からの回答を要求するものがある。このようなメ
ールでは、受信者からの回答の期限を示す回答期限付き
メールデータが送信される。
By the way, in the mail sent by the sender,
Some require an answer from the recipient. In such a mail, mail data with a reply deadline indicating the deadline of the reply from the recipient is transmitted.

【0006】回答期限付きメールでは、送信者(即ち、
回答要求者)は、送信した後に、定期的に回答期限付き
メールの控えを確認したり、またはスケジュール表など
に回答期限を記録する方法により、受信者からの回答メ
ールを管理している。
In the mail with the reply deadline, the sender (that is,
The reply requester) manages reply mails from the recipient by periodically checking the copy of the reply deadline mails after recording, or recording the reply deadline in a schedule or the like.

【0007】そして、回答期限がすぎたり、または回答
期限が近付いたときに、受信者に対して回答を催促して
いるのが一般的である。また、受信者側においても、回
答メールを送信できる前に、同様の管理方法を採用して
いる場合が多い。
[0007] Then, when the reply deadline has passed or the reply deadline is approaching, the receiver is generally urged to reply. Also, the receiver side often adopts the same management method before sending the reply mail.

【0008】[0008]

【発明が解決しようとする課題】回答期限付きメールで
は、送信者が回答期限に基づいて、受信者からの回答メ
ールを管理するためには、回答期限付きメールの控えを
確認したり、スケジュール表を記録するなど、非常に煩
わしい作業を必要とする。また、受信者側でも、回答期
限を管理するために同様の煩わしい作業が必要である。
[Problems to be Solved by the Invention] For an email with a response time limit, in order for the sender to manage the response email from the recipient based on the response time limit, the copy of the email with a response time limit can be confirmed or a schedule Very troublesome work such as recording is required. Further, the receiver side also needs the same troublesome work to manage the response deadline.

【0009】このような煩わしい管理作業を要因とし
て、回答期限を徒過して、回答メールを必要な時期に得
られないことが発生する。特に、電子メールシステムを
企業等の業務連絡に利用している場合に、業務に支障を
来たす要因となる。
Due to such troublesome management work, the reply deadline may be missed and the reply mail may not be obtained at a necessary time. In particular, when the electronic mail system is used for business communication of a company or the like, it becomes a factor that hinders business.

【0010】本発明の目的は、電子メールシステムにお
いて、送信者や受信者に対する管理作業の負担を軽減化
し、かつ回答期限管理を確実に実行できるようにして、
効率的かつ確実な回答期限付きメール処理を実現するこ
とにある。
An object of the present invention is to reduce the burden of management work on senders and receivers in an electronic mail system and to surely execute reply deadline management.
It is to realize efficient and reliable email processing with a response deadline.

【0011】[0011]

【課題を解決するための手段】本発明は、電子メールシ
ステムにおいて、回答期限付き通信情報(メールデー
タ)を送信し、受信者から該当する回答情報(回答メー
ル)の回答期限管理を行なうための機能を有するシステ
ムである。
According to the present invention, in an electronic mail system, communication information (mail data) with a reply deadline is transmitted, and the reply deadline of the corresponding reply information (reply mail) is managed from the recipient. It is a system with functions.

【0012】本システムは、回答期限付き通信情報と共
に、受信者から送信された回答情報のそれぞれを蓄積す
るメールボックス手段と、回答期限付き通信情報から回
答期限管理情報を作成する作成手段と、作成された回答
期限管理情報を格納する回答期限管理ファイル手段と、
回答期限管理情報に基づいて所定の回答期限管理処理を
実行する管理処理手段とを有する。
This system includes a mailbox means for accumulating each piece of reply information transmitted from the recipient together with the reply deadline communication information, and a creating means for creating reply deadline management information from the reply deadline communication information. Response time limit management file means for storing the response time limit management information,
Management processing means for executing a predetermined response time limit management process based on the response time limit management information.

【0013】管理処理手段は、回答期限管理情報に基づ
いて、受信者から該当する回答情報が送信されていない
場合に送信元及び受信者に回答期限付き通信情報の存在
を示す情報を表示する表示手段である。また、管理処理
手段は、回答情報の回答期限前の所定日時または指定期
間に、受信者に対して回答期限に関する警告情報を送信
する自動警告処理手段である。
The management processing means displays, based on the response time limit management information, information indicating the presence of the communication information with the response time limit to the sender and the receiver when the corresponding answer information is not transmitted from the receiver. It is a means. The management processing means is an automatic warning processing means for transmitting warning information regarding the response deadline to the recipient at a predetermined date and time or a designated period before the response deadline of the response information.

【0014】このようなシステムにより、送信者及び受
信者は、簡単な操作で回答期限付き通信情報や回答メー
ルの回答期限を確認することができる。したがって、煩
わしい回答期限に関する管理作業を行なうことなく、確
実な回答期限管理を実現することができる。
With such a system, the sender and the receiver can confirm the communication information with the reply time limit and the reply time limit of the reply mail by a simple operation. Therefore, it is possible to realize reliable answer deadline management without performing troublesome management work concerning the answer deadline.

【0015】[0015]

【発明の実施の形態】以下図面を参照して本発明の実施
の形態を説明する。図1は本実施形態に関係する電子メ
ールシステムのシステム構成を示すブロック図であり、
図2は本実施形態の送信系のシステム構成を示すブロッ
ク図であり、図3は本実施形態の受信系のシステム構成
を示すブロック図である。 (システム構成)本実施形態の電子メールシステムは、
例えばファイル共有型システムを想定しており、図1に
示すように、ネットワーク2に接続された複数の端末装
置1A,1Bと、メール送受信処理部3と、メールボッ
クス4と、回答期限管理ファイル5と、回答催促管理フ
ァイル6とを有する。
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION Embodiments of the present invention will be described below with reference to the drawings. FIG. 1 is a block diagram showing the system configuration of an electronic mail system related to this embodiment,
FIG. 2 is a block diagram showing the system configuration of the transmission system of this embodiment, and FIG. 3 is a block diagram showing the system configuration of the reception system of this embodiment. (System Configuration) The electronic mail system of this embodiment is
For example, assuming a file sharing type system, as shown in FIG. 1, a plurality of terminal devices 1A and 1B connected to the network 2, a mail transmission / reception processing unit 3, a mailbox 4, and a response deadline management file 5 are provided. And an answer reminder management file 6.

【0016】端末装置1A,1Bは、通常ではパーソナ
ルコンピュータからなり、各ユーザ(送信者または受信
者)の操作によりメールの送受信処理を実行する。ここ
では、便宜的に、端末装置1Aは送信者が操作する装置
とし、端末装置1Bは受信者が操作する装置とする。端
末装置1A,1Bは、メールの送受信操作を行なうため
の入力装置と共に、送受信情報を表示するための表示装
置を有する(図2と図3を参照)。
Each of the terminal devices 1A and 1B is usually a personal computer, and executes mail transmission / reception processing by the operation of each user (sender or receiver). Here, for convenience, the terminal device 1A is a device operated by the sender, and the terminal device 1B is a device operated by the receiver. Each of the terminal devices 1A and 1B has an input device for transmitting / receiving mail and a display device for displaying transmission / reception information (see FIGS. 2 and 3).

【0017】メール送受信処理部3は、後述するように
送信系と受信系に大別されて、メールの送受信処理及び
本実施形態に関係する回答期限管理処理を実行する(図
2と図3を参照)。メール送受信処理部3は例えばネッ
トワークサーバからなる。
The mail transmission / reception processing unit 3 is roughly divided into a transmission system and a reception system as will be described later, and executes a mail transmission / reception process and a response deadline management process related to the present embodiment (see FIGS. 2 and 3). reference). The mail transmission / reception processing unit 3 includes, for example, a network server.

【0018】メールボックス4は、回答期限付き通信情
報であるメールデータを蓄積するためのファイル装置で
あり、本実施形態では受信者からの回答メール(回答情
報)も蓄積する。
The mail box 4 is a file device for storing mail data which is communication information with a reply time limit, and in the present embodiment, also stores reply mail (reply information) from the recipient.

【0019】回答期限管理ファイル5は、メール送受信
処理部3のメール送信処理部20(図2を参照)により
作成された回答期限管理情報を格納する。回答催促管理
ファイル6は、メール送受信処理部3のメール送信処理
部20により作成された回答催促メールを格納する。 (送信系システムの構成)本実施形態の電子メールシス
テムにおいて、送信系システムは、図2に示すように、
メール送信処理部20と、メール一覧表示部21と、警
告処理部22と、回答メール受信処理部23と、計時装
置24とを有する。
The reply deadline management file 5 stores reply deadline management information created by the mail transmission processing unit 20 (see FIG. 2) of the mail transmission / reception processing unit 3. The reply reminder management file 6 stores the reply reminder mail created by the mail transmission processing unit 20 of the mail transmission / reception processing unit 3. (Structure of Transmission System) In the electronic mail system of the present embodiment, the transmission system is, as shown in FIG.
It has a mail transmission processing unit 20, a mail list display unit 21, a warning processing unit 22, a reply mail reception processing unit 23, and a clock device 24.

【0020】メール送信処理部20は、送信者が操作す
る端末装置1Aから出力された送信用の回答期限付きメ
ールデータ(図4(A)を参照)をメールボックス4に
格納する。メール送信処理部20は、回答期限付きメー
ルデータに基づいて回答期限管理情報を作成し、回答期
限管理ファイル5に格納する。さらに、メール送信処理
部20は、端末装置1Aから出力された情報に基づいて
回答催促メールを作成し、回答催促管理ファイル6に格
納する。
The mail transmission processing unit 20 stores in the mailbox 4 the mail data with a reply time limit for transmission (see FIG. 4A) output from the terminal device 1A operated by the sender. The mail transmission processing unit 20 creates reply deadline management information based on the mail data with reply deadline and stores it in the reply deadline management file 5. Further, the mail transmission processing unit 20 creates an answer reminder mail based on the information output from the terminal device 1A and stores it in the answer reminder management file 6.

【0021】メール一覧表示部21は要求に応じて、回
答期限管理ファイル5に格納された回答期限管理情報に
基づいて、送信メールの一覧表を端末装置1Aの表示装
置10Aに出力する。また、メール一覧表示部21は、
要求に応じてメールボックス4に格納されたメールデー
タを端末装置1Aの表示装置10Aに出力する。
In response to the request, the mail list display unit 21 outputs a list of outgoing mails to the display device 10A of the terminal device 1A based on the reply time limit management information stored in the reply time limit management file 5. In addition, the mail list display unit 21
The mail data stored in the mailbox 4 is output to the display device 10A of the terminal device 1A in response to the request.

【0022】警告処理部22は、回答期限管理ファイル
5に格納された回答期限管理情報に基づいて、回答期限
の迫った送信メールに対する回答メールを受信していな
い場合に、所定の日時または指定期間内に警告用メッセ
ージ情報を端末装置1Aに出力する。警告処理部22
は、計時装置24から計時データを入力しており、予め
指定された警告日時または警告期間を認識する。
Based on the response time limit management information stored in the response time limit management file 5, the warning processing unit 22 determines whether a predetermined date and time or a specified period is reached when the reply mail for the sent mail whose response time limit is approaching is not received. The warning message information is output to the terminal device 1A. Warning processing unit 22
Inputs time-measurement data from the time-measuring device 24, and recognizes a warning date and time or a warning period designated in advance.

【0023】回答メール受信処理部23は、受信者から
送信された回答メールをメールボックス4から取出し
て、端末装置1Aに出力する。 (受信系システムの構成)受信系システムは、図3に示
すように、メール受信処理部30と、メール一覧表示部
31と、回答メール送信処理部32と、警告処理部33
と、催促メール送信処理部34とを有する。
The reply mail reception processing unit 23 takes out the reply mail sent from the recipient from the mail box 4 and outputs it to the terminal device 1A. (Structure of Receiving System) As shown in FIG. 3, the receiving system includes a mail reception processing unit 30, a mail list display unit 31, a reply mail transmission processing unit 32, and a warning processing unit 33.
And a reminder mail transmission processing unit 34.

【0024】メール受信処理部30は、送信者から送信
された回答期限付きメールデータをメールボックス4か
ら取出して、端末装置1Bに出力する。メール一覧表示
部31は要求に応じて、回答期限管理ファイル5に格納
された回答期限管理情報に基づいて、送信メールの一覧
表を端末装置1Bの表示装置10Bに出力する。また、
メール一覧表示部31は、要求に応じてメールボックス
4に格納されたメールデータを端末装置1Bの表示装置
10Bに出力する。
The mail reception processing unit 30 takes out the mail data with the reply time limit sent from the sender from the mail box 4 and outputs it to the terminal device 1B. In response to the request, the mail list display unit 31 outputs a list of outgoing mails to the display device 10B of the terminal device 1B based on the reply deadline management information stored in the reply deadline management file 5. Also,
The mail list display unit 31 outputs the mail data stored in the mailbox 4 to the display device 10B of the terminal device 1B in response to the request.

【0025】回答メール送信処理部32は、端末装置1
Bから出力された回答メールをメールボックス4に格納
し、かつ回答期限管理ファイル5に格納された回答期限
管理情報の回答ステータスをセットする(図4(B)を
参照)。
The reply mail transmission processing section 32 uses the terminal device 1
The reply mail output from B is stored in the mailbox 4, and the reply status of the reply deadline management information stored in the reply deadline management file 5 is set (see FIG. 4B).

【0026】警告処理部33は、回答期限管理ファイル
5に格納された回答期限管理情報に基づいて、回答期限
の迫った回答メールが存在する場合に、所定の日時また
は指定期間内に警告用メッセージ情報を端末装置1Bに
出力する。警告処理部33は、計時装置24から計時デ
ータを入力しており、予め指定された警告日時または警
告期間を認識する。
The warning processing unit 33, based on the reply deadline management information stored in the reply deadline management file 5, when there is a reply mail whose reply deadline is approaching, a warning message within a predetermined date and time or within a designated period. The information is output to the terminal device 1B. The warning processing unit 33 inputs the time measurement data from the time measuring device 24, and recognizes a warning date and time or a warning period designated in advance.

【0027】催促メール送信処理部34は、所定の日時
に又は指定の周期で、回答催促管理ファイル6に格納さ
れた回答催促メールを端末装置1Bに送信する。催促メ
ール送信処理部34は、計時装置24から計時データを
入力しており、予め指定された日時や周期を認識する。 (回答期限付きメールの送信処理)以下図6のフローチ
ャートを参照して、本実施形態に関係する回答期限付き
メールの送信処理を説明する。
The reminder e-mail transmission processing unit 34 transmits the reply reminder e-mail stored in the reply reminder management file 6 to the terminal device 1B at a predetermined date and time or at a designated cycle. The reminder e-mail transmission processing unit 34 receives the timekeeping data from the timekeeping device 24, and recognizes the date and time or the cycle designated in advance. (Processing for Sending E-mail with Response Deadline) The processing for transmitting an e-mail with a response deadline relating to the present embodiment will be described below with reference to the flowchart of FIG.

【0028】まず、送信者は、端末装置1Aを操作し
て、回答期限付きメールデータを作成する。メール送信
処理部20は、端末装置1Aから出力された回答期限付
きメールデータをメールボックス4に格納する(ステッ
プS1)。
First, the sender operates the terminal device 1A to create mail data with a reply time limit. The mail transmission processing unit 20 stores the mail data with the reply time limit output from the terminal device 1A in the mail box 4 (step S1).

【0029】受信者は、後述するように、メール受信処
理部30により端末装置1Bの表示装置10Bに表示さ
れる起動画面上で、回答期限付きメールデータが送信さ
れていることを確認することができる。起動画面とは、
端末装置1Bの起動時にメールの受信状況を表示装置1
0bに表示した画面である。
As will be described later, the recipient can confirm that the mail data with reply time limit is transmitted on the activation screen displayed on the display device 10B of the terminal device 1B by the mail reception processing unit 30. it can. What is the startup screen?
Display device 1 displays mail reception status when terminal device 1B is activated
This is the screen displayed at 0b.

【0030】回答期限付きメールデータは、図4(A)
に示すように、メールの本文(TB)以外に、メールの
ヘッダに相当する情報として、宛先名(受信者名T
o)、送信元名(送信者名From)、送信日時(Da
te)、標題(Subject)、回答期限(TL)を
有する。さらに、必要に応じて、同報宛先名(同一の送
信メールの複数の宛先Cc)、メッセージID(識別情
報)等がある。
The mail data with a reply deadline is shown in FIG.
As shown in, the information corresponding to the header of the mail other than the body (TB) of the mail is the destination name (recipient name T
o), sender name (sender name From), date and time of sending (Da)
te), a title (Subject), and a response deadline (TL). Further, if necessary, there is a broadcast destination name (a plurality of destinations Cc of the same outgoing mail), a message ID (identification information), and the like.

【0031】本実施形態は、送信メールに対して、宛先
である受信者からの回答メールを受信することを想定し
ており、その回答メールの受信期限(受信者には送信期
限)を示す回答期限を付したメールの送受信処理であ
る。
In the present embodiment, it is assumed that a reply mail from a recipient, who is the destination, is received with respect to a sent mail, and a reply indicating the reception deadline (reception deadline for the recipient) of the reply mail. This is a process of sending and receiving a mail with a deadline.

【0032】本実施形態のメール送信処理部20は、回
答期限付きメールデータから回答期限管理情報を作成し
て、回答期限管理ファイル5に格納する(ステップS
2)。回答期限管理情報は、図4(B)に示すように、
回答メールの回答期限管理を行なうための情報である。
The mail transmission processing unit 20 of this embodiment creates reply deadline management information from the mail data with reply deadline and stores it in the reply deadline management file 5 (step S).
2). The response deadline management information is, as shown in FIG.
This is information for managing the reply deadline of the reply mail.

【0033】具体的には、回答期限管理情報は、宛先名
(To)、送信元名(From)、送信日時(Dat
e)、標題(Subject)、回答期限(TL)、及
び回答ステータス(ST)からなる。回答ステータス
(ST)は、回答メールを受信したときにセットされる
ステータス状態であり、回答メール送信処理部32によ
りセットされる。
More specifically, the reply deadline management information includes a destination name (To), a sender name (From), and a sending date and time (Dat).
e), title (Subject), reply deadline (TL), and reply status (ST). The reply status (ST) is a status state set when the reply mail is received, and is set by the reply mail transmission processing unit 32.

【0034】さらに、メール送信処理部20は、回答催
促メール(回答催促管理情報)を回答催促管理ファイル
6に格納する(ステップS3)。回答催促メールは、図
5に示すように、回答期限管理情報とほぼ同一内容と、
催促内容(RT)と自動送信日時(AT)からなる。
Further, the mail transmission processing section 20 stores the reply reminder mail (answer reminder management information) in the reply reminder management file 6 (step S3). As shown in FIG. 5, the response reminder email has almost the same contents as the response deadline management information,
It consists of reminder content (RT) and automatic transmission date and time (AT).

【0035】催促内容(RT)は、送信者が作成する回
答催促メールの本文または予め用意された定型文であ
る。したがって、定型文の場合には、メール送信処理部
20は回答期限管理情報を作成すると共に、回答催促メ
ールを作成する処理を行なう。一方、送信者が作成する
場合には、メール送信処理部20は作成された回答催促
メールを回答催促管理ファイル6に格納する処理だけを
実行する。
The reminder content (RT) is the text of the response reminder mail created by the sender or a fixed text prepared in advance. Therefore, in the case of a fixed phrase, the mail transmission processing unit 20 creates the reply time limit management information and the reply reminder mail. On the other hand, when the sender creates it, the mail transmission processing unit 20 executes only the process of storing the created reply reminder mail in the reply reminder management file 6.

【0036】自動送信日時(AT)は、回答催促メール
を受信者に送信する日時または周期を設定するための情
報である。日時とは、例えば回答期限から数日前の送信
日時である。また、周期とは、回答期限前の指定期間内
に、回答催促メールを繰り返し送信するための各日時で
ある。
The automatic transmission date and time (AT) is information for setting the date and time or the period for transmitting the response reminder mail to the recipient. The date and time is, for example, the transmission date and time several days before the reply deadline. Further, the cycle is each date and time for repeatedly transmitting the reply reminder mail within the designated period before the reply deadline.

【0037】以上のような送信処理が終了し、指定の受
信者は、図4(A)に示すような回答期限付きメールデ
ータを受信したと想定する(ステップS4のYES)。
送信者は、端末装置1Aを操作して表示要求をすると、
メール一覧表示部21は回答期限付きの送信メールの一
覧表示処理を実行する(ステップS5のYES,S
6)。
It is assumed that the specified recipient has received the mail data with the reply time limit as shown in FIG. 4A after the above-described transmission processing is completed (YES in step S4).
When the sender operates the terminal device 1A to make a display request,
The mail list display unit 21 executes a process of displaying a list of outgoing mails with an answer deadline (YES in step S5, S
6).

【0038】即ち、メール一覧表示部21は、回答期限
管理ファイル5に格納された回答期限管理情報に基づい
て、例えば回答期限日の順番に掲載した送信メール表を
作成して端末装置1Aに出力する。端末装置1Aの表示
装置10Aは、その送信メール表を一覧表示する。
That is, the mail list display unit 21 creates a transmission mail table, for example, in the order of reply deadline dates, based on the reply deadline management information stored in the reply deadline management file 5, and outputs it to the terminal device 1A. To do. The display device 10A of the terminal device 1A displays the transmitted mail table as a list.

【0039】これにより、送信者は、表示装置10Aの
画面上において、送信した回答期限付きメールを確認
し、回答期限が迫っている回答メールの存在を確認する
ことができる。
As a result, the sender can confirm the transmitted e-mail with the reply deadline on the screen of the display device 10A, and can confirm the existence of the reply mail whose reply deadline is approaching.

【0040】ここで、警告処理部22と催促メール送信
処理部34は、計時装置24から常に計時データを入力
し、回答期限管理ファイル5に格納された回答期限管理
情報の回答期限の日時を監視している。
Here, the warning processing unit 22 and the reminder mail transmission processing unit 34 constantly input the timekeeping data from the timekeeping device 24, and monitor the date and time of the reply deadline of the reply deadline management information stored in the reply deadline management file 5. doing.

【0041】即ち、催促メール送信処理部34は、回答
催促管理ファイル6に格納された回答催促管理情報の自
動送信日時(AT)に基づいて、例えば回答期限前の指
定期間内に、回答催促メールを繰り返し送信する処理を
実行する(ステップS7のYES,S8)。
That is, the reminder e-mail transmission processing unit 34, based on the automatic transmission date and time (AT) of the reply reminder management information stored in the reply reminder management file 6, for example, within the designated period before the reply deadline, reply reminder mail. Is repeatedly executed (YES in step S7, S8).

【0042】これにより、受信者は、端末装置1Bの起
動画面上において、回答催促メールにより回答期限付き
のメールの存在と回答メールの送信期限を確認すること
ができる。
As a result, the receiver can confirm the existence of the mail with the reply deadline and the transmission deadline of the reply mail by the reply reminder mail on the activation screen of the terminal device 1B.

【0043】警告処理部22は、回答期限管理情報の回
答ステータスにより回答メールの受信がなされていない
場合であって、回答期限に迫った所定の警告日時に、警
告用メッセージ情報を端末装置1Aに出力する(ステッ
プS9のYES,S10)。警告用メッセージ情報は、
例えば図4(B)に示す情報または回答期限が迫った送
信メールの一覧表示でもよい。
The warning processing unit 22 sends the warning message information to the terminal device 1A at a predetermined warning date and time when the reply deadline is approaching, when the reply mail is not received due to the reply status of the reply deadline management information. Output (YES in step S9, S10). Warning message information is
For example, the information shown in FIG. 4 (B) or a list of transmitted mails whose response time limit is approaching may be displayed.

【0044】また、警告処理部22は、回答期限に迫っ
た所定の日時から所定の警告期間に、警告用メッセージ
情報を繰り返し送信してもよい。これにより、送信者
は、端末装置1Aの表示装置10Aの画面上において、
回答期限が迫った未受信の回答メールまたは回答期限当
日の未受信の回答メールの存在を確認することができ
る。
Further, the warning processing section 22 may repeatedly transmit the warning message information from a predetermined date and time approaching the reply deadline to a predetermined warning period. As a result, the sender, on the screen of the display device 10A of the terminal device 1A,
It is possible to confirm the existence of an unreceived reply mail whose reply deadline is approaching or an unreceived reply mail on the day of the reply deadline.

【0045】なお、警告処理部22からの警告表示に応
じて、送信者が端末装置1Aを操作して、催促メール送
信処理部34を起動するような構成でもよい。このよう
な構成であれば、回答期限の迫った送信メールに対し
て、受信者に対して回答メールの送信を促すことを効果
的に行なうことが可能となる。
The sender may operate the terminal device 1A to activate the reminder mail transmission processing unit 34 in response to the warning display from the warning processing unit 22. With such a configuration, it is possible to effectively prompt the recipient to send the reply mail to the send mail whose reply deadline is approaching.

【0046】受信者から回答メールが送信されると、回
答メール受信処理部23はメールボックス4から回答メ
ールを取出して、端末装置1Aに出力する(ステップS
11のYES,S12)。 (回答期限付きメールの受信処理)次に、図7のフロー
チャートを参照して受信系システムの動作を説明する。
When the reply mail is transmitted from the recipient, the reply mail reception processing unit 23 extracts the reply mail from the mailbox 4 and outputs it to the terminal device 1A (step S).
11, YES, S12). (Receiving process of mail with reply deadline) Next, the operation of the receiving system will be described with reference to the flowchart of FIG.

【0047】前述したように、受信者は、端末装置1B
の起動画面上で、回答期限付きメールデータが送信され
ていることを確認する。メール受信処理部30は、受信
者の要求に応じてメールボックス4から回答期限付きメ
ールデータを取出して、端末装置1Bに出力する(ステ
ップS20)。
As described above, the recipient is the terminal device 1B.
Confirm that the mail data with a response deadline is sent on the startup screen of. The mail reception processing unit 30 extracts the mail data with the response time limit from the mailbox 4 in response to the request of the recipient and outputs it to the terminal device 1B (step S20).

【0048】ここで、受信者が回答期限付きメールを確
認して、回答メールを作成して送信処理すると、回答メ
ール送信処理部32は回答メールをメールボックス4に
格納する(ステップS21のYES,S22)。
Here, when the recipient confirms the reply time limit mail, creates the reply mail and performs the transmission process, the reply mail transmission processing unit 32 stores the reply mail in the mailbox 4 (YES in step S21, S22).

【0049】さらに、回答メール送信処理部32は、回
答期限管理ファイル5に格納された回答期限管理情報の
回答ステータス(ST)をセットする(ステップS2
3)。この回答ステータス(ST)により、警告処理部
22と催促メール送信処理部34は、前述のような回答
期限管理処理を実行しない状態となる。
Further, the reply mail transmission processor 32 sets the reply status (ST) of the reply deadline management information stored in the reply deadline management file 5 (step S2).
3). Due to this reply status (ST), the warning processing unit 22 and the reminder mail transmission processing unit 34 are in a state where the reply deadline management processing as described above is not executed.

【0050】一方、回答メールを送信する前の状態にお
いて、受信者は端末装置1Bを操作して表示要求をする
と、メール一覧表示部31は回答期限付きの送信メール
の一覧表示処理を実行する(ステップS24のYES,
S25)。
On the other hand, when the recipient operates the terminal device 1B to make a display request before sending the reply mail, the mail list display unit 31 executes the list display processing of the send mail with the reply deadline ( YES in step S24,
S25).

【0051】即ち、メール一覧表示部31は、回答期限
管理ファイル5に格納された回答期限管理情報に基づい
て、例えば回答期限日の順番に掲載した送信メール表を
作成して端末装置1Bに出力する。端末装置1Bの表示
装置10Bは、その送信メール表を一覧表示する。
That is, the mail list display unit 31 creates a transmission mail table, for example, in the order of the reply deadline date, based on the reply deadline management information stored in the reply deadline management file 5, and outputs it to the terminal device 1B. To do. The display device 10B of the terminal device 1B displays the transmitted mail table as a list.

【0052】これにより、受信者は、表示装置10Bの
画面上において、受信した回答期限付きメールに対する
回答メールの存在と、その回答期限とを確認することが
できる。
As a result, the recipient can confirm the existence of the reply mail for the received reply deadline mail and the reply deadline on the screen of the display device 10B.

【0053】警告処理部33は、前述の警告処理部22
と同様に、計時装置24から常に計時データを入力し、
回答期限管理ファイル5に格納された回答期限管理情報
の回答期限の日時を監視している。
The warning processing unit 33 is the warning processing unit 22 described above.
In the same manner as above, input the timekeeping data from the timekeeping device 24,
The date and time of the reply deadline of the reply deadline management information stored in the reply deadline management file 5 is monitored.

【0054】警告処理部33は、回答期限管理情報の回
答ステータスにより回答メールの受信がなされていない
場合であって、回答期限に迫った所定の警告日時に、警
告用メッセージ情報を端末装置1Bに出力する(ステッ
プS26のYES,S27)。警告用メッセージ情報
は、例えば図4(B)に示す情報または回答期限が迫っ
た送信メールの一覧表示でもよい。
The warning processing unit 33 sends the warning message information to the terminal device 1B at a predetermined warning date and time when the reply deadline is approaching, when the reply mail is not received due to the reply status of the reply deadline management information. Output (YES in step S26, S27). The warning message information may be, for example, the information shown in FIG. 4B or a list display of outgoing mails whose response time limit is approaching.

【0055】また、警告処理部33は、回答期限に迫っ
た所定の日時から所定の警告期間に、警告用メッセージ
情報を繰り返し送信してもよい。これにより、受信者
は、端末装置1Bの表示装置10Bの画面上において、
回答期限が迫った回答メールまたは回答期限当日の回答
メールの存在を確認することができる。
Further, the warning processing section 33 may repeatedly transmit the warning message information from a predetermined date and time approaching the response deadline to a predetermined warning period. As a result, the recipient displays on the screen of the display device 10B of the terminal device 1B,
It is possible to confirm the existence of an answer mail with an approaching deadline or an answer mail on the day of the answer deadline.

【0056】前述のように、催促メール送信処理部34
から回答催促メールを受信すると、受信者は、端末装置
1Bの起動画面上において、回答催促メールにより回答
期限付きのメールの存在と回答メールの送信期限を確認
することができる(ステップS28のYES,S2
9)。
As described above, the reminder mail transmission processing unit 34
Upon receiving the response reminder email from the recipient, the recipient can confirm the existence of the email with the response deadline and the transmission deadline of the response email on the startup screen of the terminal device 1B (YES in step S28, S2
9).

【0057】以上のように本実施形態によれば、回答期
限付きメールを送信するときに、回答期限管理情報を作
成してファイルすることにより、この回答期限管理情報
に基づいて回答メールの送受信における回答期限管理処
理をシステム側で行なう。
As described above, according to the present embodiment, when the reply time limit mail is transmitted, the reply time limit management information is created and filed so that the reply mail can be transmitted and received based on the reply time limit management information. The system performs the response deadline management processing.

【0058】したがって、送信者は、回答メールを受信
するまで、回答期限の日時を含む送信メールの一覧表示
処理、警告メッセージ表示処理、または回答催促メール
の送信処理により、回答期限が迫った未受信の回答メー
ルの存在を定期的かつ簡単に確認することができる。ま
た、例えば回答期限当日や回答期限を過ぎた回答メール
の存在を確認して、端末装置1Aを操作するだけで、受
信者に回答メールの送信を催促することも可能である。
Therefore, until the sender receives the reply mail, the sender does not receive the reply deadline due to the list display processing of the sent mail including the date and time of the reply deadline, the warning message display processing, or the reply reminder mail sending processing. It is possible to confirm the existence of the reply email of the user regularly and easily. Further, for example, it is possible to prompt the recipient to send the reply mail only by confirming the existence of the reply mail on the day of the reply deadline or after the reply deadline and operating the terminal device 1A.

【0059】一方、受信者側においても、受信した回答
期限付きメールに対して、未処理の回答メールの存在や
その回答期限を、回答期限の日時を含む送信メールの一
覧表示処理や警告メッセージ表示処理により確認するこ
とができる。さらに、送信者からの回答催促メールの送
信処理により、回答期限が迫ったり、回答期限の当日や
回答期限を過ぎた未処理の回答メールの存在を確認する
ことができる。 (本実施形態の応用例)本実施形態では、メール一覧表
示部21,31は、送信者または受信者からの要求に応
じて一覧表示処理を実行している。これに対して、警告
処理部22,33と同様に、計時装置24からの計時デ
ータを利用して、定期的または回答期限に基づいた所定
日時に、一覧表示処理を自動的に実行してもよい。
On the other hand, on the side of the recipient, with respect to the received mail with the reply deadline, the existence of the unprocessed reply mail and the reply deadline, the list display processing of the sent mail including the date and time of the reply deadline and the warning message display It can be confirmed by processing. Further, by the process of transmitting the reply reminder mail from the sender, it is possible to confirm the reply deadline is approaching, or the existence of the unprocessed reply mail on the day of the reply deadline or after the reply deadline. (Application example of this embodiment) In this embodiment, the mail list display units 21 and 31 execute the list display processing in response to a request from the sender or the receiver. On the other hand, similarly to the warning processing units 22 and 33, even if the list display process is automatically executed at a predetermined date and time based on the time limit data or the response deadline by using the time measurement data from the time measurement device 24. Good.

【0060】また、本実施形態では、催促メール送信処
理部34は、警告処理部22と同様に、計時装置24か
らの計時データを利用して自動的に処理を実行してい
る。これに対して、端末装置1Aを介して、送信者のマ
ニュアルにより回答催促メールの送信処理を実行しても
よい。この場合でも、催促メール送信処理部34は、予
め用意された定型文の回答催促メールを送信するか、ま
たは送信者が作成した回答催促メールを送信してもよ
い。
Further, in the present embodiment, the reminder mail transmission processing section 34 automatically executes the processing by using the time measurement data from the time measurement device 24, similarly to the warning processing section 22. On the other hand, the transmission process of the reply reminder mail may be executed manually by the sender via the terminal device 1A. Even in this case, the reminder e-mail transmission processing unit 34 may transmit an answer reminder e-mail with a fixed text prepared in advance, or may send an answer reminder e-mail created by the sender.

【0061】[0061]

【発明の効果】以上詳述したように本発明によれば、電
子メールシステムにおいて、回答期限付きメールを送信
した後に、受信者からの回答メールの回答期限管理処理
をシステム側において自動的または簡単な操作のみで行
なうことができる。したがって、送信者および受信者に
対する管理処理に対する負担を軽減化し、かつ回答期限
を確実に管理することができる。これにより、結果的に
効率的かつ確実な回答期限付きメール処理を実現し、特
に電子メールシステムを企業等の業務連絡に利用してい
る場合に、確実な業務連絡を実現することができる。
As described above in detail, according to the present invention, in the electronic mail system, after the mail with the reply deadline is transmitted, the reply deadline management processing of the reply mail from the receiver is automatically or simply performed on the system side. It can be performed only by simple operation. Therefore, the burden on the management process for the sender and the receiver can be reduced, and the reply deadline can be managed reliably. As a result, efficient and reliable mail processing with a reply deadline can be realized, and reliable business communication can be realized especially when the electronic mail system is used for business communication of a company or the like.

【図面の簡単な説明】[Brief description of the drawings]

【図1】本発明の実施形態に関係する電子メールシステ
ムのシステム構成を示すブロック図。
FIG. 1 is a block diagram showing a system configuration of an electronic mail system related to an embodiment of the present invention.

【図2】本実施形態に関係する送信系のシステム構成を
示すブロック図。
FIG. 2 is a block diagram showing a system configuration of a transmission system related to the present embodiment.

【図3】本実施形態に関係する受信系のシステム構成を
示すブロック図。
FIG. 3 is a block diagram showing a system configuration of a receiving system related to the present embodiment.

【図4】本実施形態に関係するメールボックスと回答期
限管理ファイルの各ファイル内容を説明するための概念
図。
FIG. 4 is a conceptual diagram for explaining file contents of a mailbox and an answer deadline management file related to the present embodiment.

【図5】本実施形態に関係する回答催促管理ファイルの
ファイル内容を説明するための概念図。
FIG. 5 is a conceptual diagram for explaining file contents of an answer reminder management file related to the present embodiment.

【図6】本実施形態の動作を説明するためのフローチャ
ート。
FIG. 6 is a flowchart for explaining the operation of this embodiment.

【図7】本実施形態の動作を説明するためのフローチャ
ート。
FIG. 7 is a flowchart for explaining the operation of this embodiment.

【符号の説明】[Explanation of symbols]

1A,1B…端末装置 2…ネットワーク 3…メール送受信処理部(管理処理手段) 4…メールボックス 5…回答期限管理ファイル 6…回答催促管理ファイル 10A,10B…表示装置 20…メール送信処理部 21…メール一覧表示部 22…警告処理部 23…回答メール受信処理部 24…計時装置 30…メール受信処理部 31…メール一覧表示部 32…回答メール送信処理部 33…警告処理部 34…催促メール送信処理部 1A, 1B ... Terminal device 2 ... Network 3 ... Mail transmission / reception processing unit (management processing unit) 4 ... Mailbox 5 ... Response deadline management file 6 ... Response reminder management file 10A, 10B ... Display device 20 ... Mail transmission processing unit 21 ... Email list display unit 22 ... Warning processing unit 23 ... Reply mail reception processing unit 24 ... Timer 30 ... Mail reception processing unit 31 ... Mail list display unit 32 ... Reply mail transmission processing unit 33 ... Warning processing unit 34 ... Reminder mail transmission processing Department

Claims (5)

【特許請求の範囲】[Claims] 【請求項1】 ネットワークを使用して、特定の送受信
者間で通信情報の交換を行なう電子メールシステムにお
いて、 送信元から指定の受信者に回答期限付き通信情報を送信
するときに、前記回答期限付き通信情報を蓄積するメー
ルボックス手段と、 前記回答期限付き通信情報を受信した受信者から該当す
る回答情報の送受信を管理するための回答期限管理情報
を、前記回答期限付き通信情報に基づいて作成する作成
手段と、 前記作成手段により作成された前記回答期限管理情報を
格納する回答期限管理ファイル手段と、 前記回答期限管理情報に基づいて、前記回答情報の送受
信を管理するための所定の処理を実行する管理処理手段
とを具備したことを特徴とする電子メールシステム。
1. An electronic mail system for exchanging communication information between specific senders and receivers using a network, when the sender sends the communication information with a reply deadline to a designated recipient. A mailbox means for accumulating attached communication information, and response deadline management information for managing transmission / reception of corresponding response information from a recipient who has received the communication information with response deadline, based on the communication information with response deadline Creating means, an answer deadline management file means for storing the answer deadline management information created by the creating means, and a predetermined process for managing transmission / reception of the answer information based on the answer deadline management information. An electronic mail system comprising: a management processing unit for executing.
【請求項2】 ネットワークを使用して、特定の送受信
者間で通信情報の交換を行なう電子メールシステムにお
いて、 送信元から指定の受信者に送信する回答期限付き通信情
報及び前記受信者から前記送信元に送信する回答情報の
それぞれを蓄積するメールボックス手段と、 前記回答情報の送受信を管理するための回答期限管理情
報を、前記回答期限付き通信情報に基づいて作成する作
成手段と、 前記作成手段により作成された前記回答期限管理情報を
格納する回答期限管理ファイル手段と、 前記回答期限管理情報に基づいて、受信者から該当する
回答情報が送信されていない場合に、前記送信元及び前
記受信者に前記回答期限付き通信情報の存在を示す情報
を表示する表示手段とを具備したことを特徴とする電子
メールシステム。
2. An electronic mail system for exchanging communication information between specific senders and receivers using a network, and communication information with a reply deadline to be sent from a sender to a designated recipient, and to the sender from the recipient. Mailbox means for accumulating each of the reply information to be originally transmitted, creating means for creating reply deadline management information for managing the sending and receiving of the reply information based on the communication information with reply deadline, and the creating means Response deadline management file means for storing the response deadline management information created by the above, and the sender and the receiver when the corresponding reply information is not transmitted from the recipient based on the response deadline management information And a display unit for displaying information indicating the existence of the communication information with the response time limit.
【請求項3】 ネットワークを使用して、特定の送受信
者間で通信情報の交換を行なう電子メールシステムにお
いて、 送信元から指定の受信者に送信する回答期限付き通信情
報及び前記受信者から前記送信元に送信する回答情報の
それぞれを蓄積するメールボックス手段と、 前記回答情報の送受信を管理するための回答期限管理情
報を、前記回答期限付き通信情報に基づいて作成する作
成手段と、 前記作成手段により作成された前記回答期限管理情報を
格納する回答期限管理ファイル手段と、 受信者に対して前記回答情報の送信を催促するための催
促用情報を格納する催促管理ファイル手段と、 前記回答期限管理情報に基づいて、受信者から該当する
回答情報が送信されていない場合に、前記送信元及び前
記受信者に前記回答期限付き通信情報の存在を示す情報
を表示する表示手段と、 前記催促用情報に基づいて、予め設定された日時または
周期で前記受信者に対して前記回答情報の送信を催促す
るための催促メッセージを送信する自動催促処理手段と
を具備したことを特徴とする電子メールシステム。
3. An electronic mail system for exchanging communication information between specific senders and receivers using a network, and communication information with a reply deadline to be sent from a sender to a designated recipient, and the sending from the recipient. Mailbox means for accumulating each of the reply information to be originally transmitted, creating means for creating reply deadline management information for managing the sending and receiving of the reply information based on the communication information with reply deadline, and the creating means Response deadline management file means for storing the response deadline management information created by the above, a reminder management file means for storing reminder information for urging the recipient to send the response information, and the reply deadline management Based on the information, if the corresponding reply information is not transmitted from the recipient, the communication with the reply deadline is sent to the sender and the recipient. Display means for displaying information indicating the presence of information, and a reminder message for urging the recipient to transmit the reply information at a preset date and time or on the basis of the reminder information. An electronic mail system comprising an automatic reminder processing means.
【請求項4】 ネットワークを使用して、特定の送受信
者間で通信情報の交換を行なう電子メールシステムにお
いて、 送信元から指定の受信者に送信する回答期限付き通信情
報及び前記受信者から前記送信元に送信する回答情報の
それぞれを蓄積するメールボックス手段と、 前記回答情報の送受信を管理するための回答期限管理情
報を、前記回答期限付き通信情報に基づいて作成する作
成手段と、 前記作成手段により作成された前記回答期限管理情報を
格納する回答期限管理ファイル手段と、 前記回答期限管理情報に基づいて、前記回答情報の回答
期限前の所定日時または指定期間に前記受信者に対して
前記回答期限に関する警告情報を送信する自動警告処理
手段とを具備したことを特徴とする電子メールシステ
ム。
4. An electronic mail system for exchanging communication information between specific senders and receivers using a network, and communication information with a reply deadline to be sent from a sender to a designated recipient, and to the sender from the recipient. Mailbox means for accumulating each of the reply information to be originally transmitted, creating means for creating reply deadline management information for managing the sending and receiving of the reply information based on the communication information with reply deadline, and the creating means A response time limit management file means for storing the response time limit management information created by the above, and based on the response time limit management information, the response to the recipient at a predetermined date and time or a designated period before the response time limit of the response information An electronic mail system, comprising: an automatic warning processing means for transmitting warning information regarding a deadline.
【請求項5】 ネットワークを使用して、特定の送受信
者間で通信情報の交換を行なう電子メールシステムであ
って、送信元から受信者に回答期限付き通信情報を送信
したときに、受信者からの回答情報の送受信を管理する
ための回答期限管理方法において、 前記回答期限付き通信情報に基づいて、前記回答情報の
送受信を管理するための回答期限管理情報を作成するス
テップと、 作成された前記回答期限管理情報を回答期限管理ファイ
ル手段に格納するステップと、 前記回答期限管理ファイル手段に格納された前記回答期
限管理情報に基づいて、前記送信元または前記受信者の
要求に応じて前記回答期限付き通信情報の存在を示す情
報を表示するステップと、 前記回答期限管理ファイル手段に格納された前記回答期
限管理情報に基づいて、回答期限を基準とした所定の日
時または指定期間に、前記受信者に対して前記回答期限
に関する情報を送信するステップとからなることを特徴
とする回答期限管理方法。
5. An electronic mail system for exchanging communication information between specific senders and receivers using a network, wherein when a sender sends communication information with an answer deadline to the receiver, In the response time limit management method for managing the transmission and reception of the response information, the step of creating response time limit management information for managing the transmission and reception of the response information based on the communication information with the response time limit, Storing answer deadline management information in the answer deadline management file means, and based on the answer deadline management information stored in the answer deadline management file means, the answer deadline in response to a request from the sender or the receiver Displaying information indicating the presence of the attached communication information, based on the response time limit management information stored in the response time limit management file means. A predetermined time or for a specified period of time relative to the deadline, deadline management method characterized by comprising a step of transmitting information about the deadline to the recipient.
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Cited By (5)

* Cited by examiner, † Cited by third party
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JPH11272594A (en) * 1997-10-02 1999-10-08 Tumbleweed Software Corp Document delivery method and device on electronic network
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