JPH09114894A - 電子文書承認システム - Google Patents
電子文書承認システムInfo
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- JPH09114894A JPH09114894A JP7265129A JP26512995A JPH09114894A JP H09114894 A JPH09114894 A JP H09114894A JP 7265129 A JP7265129 A JP 7265129A JP 26512995 A JP26512995 A JP 26512995A JP H09114894 A JPH09114894 A JP H09114894A
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- Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)
Abstract
(57)【要約】
【課題】 多種多様なフォーマットを有する文書作成ア
プリケーションで作成された電子文書に対する承認作業
を、電子文書を用紙上に印刷することなく、電子化され
た状態のままで承認行為を行う。 【解決手段】 パスワードチェック回路31はパスワー
ドファイルのパスワードと入力パスワードとを比較す
る。承認履歴生成・更新回路36はパスワードが一致し
た時に送られてくる個人名と、新規情報入力とに基づい
て承認履歴管理情報を新規に生成し、承認情報入力に基
づいて承認ファイルから読込んで分割した承認履歴管理
情報を更新する。ファイル合成回路37は承認ファイル
または電子文書ファイルから読込まれた電子文書と、承
認イメージファイルから読込まれた承認イメージと、生
成または更新された承認履歴管理情報とを合成して承認
ファイルを作成して出力する。
プリケーションで作成された電子文書に対する承認作業
を、電子文書を用紙上に印刷することなく、電子化され
た状態のままで承認行為を行う。 【解決手段】 パスワードチェック回路31はパスワー
ドファイルのパスワードと入力パスワードとを比較す
る。承認履歴生成・更新回路36はパスワードが一致し
た時に送られてくる個人名と、新規情報入力とに基づい
て承認履歴管理情報を新規に生成し、承認情報入力に基
づいて承認ファイルから読込んで分割した承認履歴管理
情報を更新する。ファイル合成回路37は承認ファイル
または電子文書ファイルから読込まれた電子文書と、承
認イメージファイルから読込まれた承認イメージと、生
成または更新された承認履歴管理情報とを合成して承認
ファイルを作成して出力する。
Description
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は電子文書承認システ
ムに関し、特にワードプロセッサ等の情報処理装置によ
って電子化された文書に対する捺印やサイン等の承認行
為を文書が電子化された状態のままで行う電子文書承認
システムに関する。
ムに関し、特にワードプロセッサ等の情報処理装置によ
って電子化された文書に対する捺印やサイン等の承認行
為を文書が電子化された状態のままで行う電子文書承認
システムに関する。
【0002】
【従来の技術】従来、この種の電子文書承認システムに
おいては、電子化された文書(以下、電子文書とする)
を文書データファイルに記憶させ、その文書データファ
イルから読出した電子文書を表示装置上に表示させて確
認を行った後に、その電子文書に対して予め承認イメー
ジファイルに格納された***やサイン等の画像を付加す
ることで承認行為を行っている。
おいては、電子化された文書(以下、電子文書とする)
を文書データファイルに記憶させ、その文書データファ
イルから読出した電子文書を表示装置上に表示させて確
認を行った後に、その電子文書に対して予め承認イメー
ジファイルに格納された***やサイン等の画像を付加す
ることで承認行為を行っている。
【0003】すなわち、図18に示すように、承認者が
承認装置6から文書管理データベース9を介して検索し
た電子文書8を表示装置11上で確認し、承認装置6か
ら文書データハンドリング装置10に承認指示を与える
と、文書データハンドリング装置10は電子文書8と承
認者固有の承認イメージ7とを合成し、表示装置11上
に表示する。
承認装置6から文書管理データベース9を介して検索し
た電子文書8を表示装置11上で確認し、承認装置6か
ら文書データハンドリング装置10に承認指示を与える
と、文書データハンドリング装置10は電子文書8と承
認者固有の承認イメージ7とを合成し、表示装置11上
に表示する。
【0004】これによって、電子文書8を用紙上に印刷
することなく、電子化された状態のままで承認行為を行
えるようにしている。その際、捺印やサイン等の盗用を
防止するために、個人識別情報をチェックするというセ
キュリティ対策がとられている。
することなく、電子化された状態のままで承認行為を行
えるようにしている。その際、捺印やサイン等の盗用を
防止するために、個人識別情報をチェックするというセ
キュリティ対策がとられている。
【0005】また、電子文書8と***やサイン等の画像
とは文書データハンドリング装置10で論理和演算また
は排他的論理和演算が行われて合成され、表示装置11
上に表示されるようになっている。上記の技術について
は、特開平3−149651号公報に詳述されている。
とは文書データハンドリング装置10で論理和演算また
は排他的論理和演算が行われて合成され、表示装置11
上に表示されるようになっている。上記の技術について
は、特開平3−149651号公報に詳述されている。
【0006】
【発明が解決しようとする課題】上述した従来の電子文
書承認システムでは、電子文書と***やサイン等の画像
とを文書データハンドリング装置で合成して電子文書上
に承認印影を作成し、電子文書の用紙上への印刷作業の
省力化を図っている。
書承認システムでは、電子文書と***やサイン等の画像
とを文書データハンドリング装置で合成して電子文書上
に承認印影を作成し、電子文書の用紙上への印刷作業の
省力化を図っている。
【0007】しかしながら、電子文書のフォーマットが
文書データハンドリング装置で処理できるものでなけれ
ばならず、電子文書の作成に多種多様な文書作成アプリ
ケーションを用いることはできない。
文書データハンドリング装置で処理できるものでなけれ
ばならず、電子文書の作成に多種多様な文書作成アプリ
ケーションを用いることはできない。
【0008】現在、文書作成アプリケーションとして
は、夫々文書フォーマットの異なる多種多様なものが市
販されており、しかも次々に新しい機能を実現すべく改
良や改版(いわゆるバージョンアップ)が行われてい
る。したがって、電子文書のフォーマットを文書データ
ハンドリング装置で処理できるものにするためには、承
認システム内で同一の文書作成アプリケーションを使用
するか、あるいは文書データハンドリング装置で処理可
能なフォーマットが得られるように文書作成アプリケー
ションを改版しなければならない。
は、夫々文書フォーマットの異なる多種多様なものが市
販されており、しかも次々に新しい機能を実現すべく改
良や改版(いわゆるバージョンアップ)が行われてい
る。したがって、電子文書のフォーマットを文書データ
ハンドリング装置で処理できるものにするためには、承
認システム内で同一の文書作成アプリケーションを使用
するか、あるいは文書データハンドリング装置で処理可
能なフォーマットが得られるように文書作成アプリケー
ションを改版しなければならない。
【0009】そこで、本発明の目的は上記の問題点を解
消し、多種多様なフォーマットを有する文書作成アプリ
ケーションで作成された電子文書に対する承認作業を、
電子文書を用紙上に印刷することなく、電子化された状
態のままで行うことができる電子文書承認システムを提
供することにある。
消し、多種多様なフォーマットを有する文書作成アプリ
ケーションで作成された電子文書に対する承認作業を、
電子文書を用紙上に印刷することなく、電子化された状
態のままで行うことができる電子文書承認システムを提
供することにある。
【0010】
【課題を解決するための手段】本発明による電子文書承
認システムは、複数の端末装置のうちの一つが生成した
承認対象である電子文書を他の端末装置で閲覧し、当該
電子文書に承認を与えるための電子文書承認システムで
あって、前記電子文書の文書作成アプリケーション名と
前記電子文書のファイル名とを含む承認履歴管理情報を
生成する生成手段と、前記電子文書と前記承認履歴管理
情報とを合成して回覧すべき承認ファイルを作成する作
成手段と、前記承認ファイルから前記電子文書と前記承
認履歴管理情報とを分割する分割手段と、前記電子文書
の承認時に前記分割手段で分割された前記承認履歴管理
情報に承認情報を付加して更新する更新手段とを備えて
いる。
認システムは、複数の端末装置のうちの一つが生成した
承認対象である電子文書を他の端末装置で閲覧し、当該
電子文書に承認を与えるための電子文書承認システムで
あって、前記電子文書の文書作成アプリケーション名と
前記電子文書のファイル名とを含む承認履歴管理情報を
生成する生成手段と、前記電子文書と前記承認履歴管理
情報とを合成して回覧すべき承認ファイルを作成する作
成手段と、前記承認ファイルから前記電子文書と前記承
認履歴管理情報とを分割する分割手段と、前記電子文書
の承認時に前記分割手段で分割された前記承認履歴管理
情報に承認情報を付加して更新する更新手段とを備えて
いる。
【0011】本発明による他の電子文書承認システム
は、上記の構成のほかに、前記電子文書を格納する第1
の格納手段と、前記作成手段で作成された前記承認ファ
イルを格納する第2の格納手段と、前記第2の格納手段
から読出されて前記分割手段で分割された前記電子文書
を請求元の端末装置の記憶手段に複写する複写手段と、
前記複写手段で複写された前記電子文書と前記第1の格
納手段から読出した前記電子文書とを照合する照合手段
とを具備している。
は、上記の構成のほかに、前記電子文書を格納する第1
の格納手段と、前記作成手段で作成された前記承認ファ
イルを格納する第2の格納手段と、前記第2の格納手段
から読出されて前記分割手段で分割された前記電子文書
を請求元の端末装置の記憶手段に複写する複写手段と、
前記複写手段で複写された前記電子文書と前記第1の格
納手段から読出した前記電子文書とを照合する照合手段
とを具備している。
【0012】本発明による別の電子文書承認システム
は、上記の構成のほかに、承認者の少なくとも***をイ
メージ情報として記憶する記憶手段と、前記記憶手段か
ら前記イメージ情報を読出して前記承認情報として出力
する手段とを具備している。
は、上記の構成のほかに、承認者の少なくとも***をイ
メージ情報として記憶する記憶手段と、前記記憶手段か
ら前記イメージ情報を読出して前記承認情報として出力
する手段とを具備している。
【0013】本発明によるさらに別の電子文書承認シス
テムは、上記の構成のほかに、前記分割手段で分割され
た前記承認履歴管理情報を表示する表示手段を具備して
いる。
テムは、上記の構成のほかに、前記分割手段で分割され
た前記承認履歴管理情報を表示する表示手段を具備して
いる。
【0014】本発明によるさらにまた別の電子文書承認
システムは、上記の構成において、前記端末装置が前記
電子文書を表示する時に、前記承認履歴管理情報の前記
文書作成アプリケーション名を基に起動したアプリケー
ションで前記電子文書を読出すよう構成している。
システムは、上記の構成において、前記端末装置が前記
電子文書を表示する時に、前記承認履歴管理情報の前記
文書作成アプリケーション名を基に起動したアプリケー
ションで前記電子文書を読出すよう構成している。
【0015】
【発明の実施の形態】まず、本発明の作用について以下
に述べる。
に述べる。
【0016】電子文書の新規作成時に、電子文書の文書
作成アプリケーション名と電子文書のファイル名とを基
に承認履歴管理情報を承認装置の承認履歴生成・更新回
路で生成し、ファイル合成回路で電子文書と承認履歴管
理情報とを合成して回覧すべき承認ファイルを作成する
とともに、電子文書の承認時に承認ファイル分割回路で
分割された承認履歴管理情報を承認履歴生成・更新回路
で更新してからファイル合成回路でその承認履歴管理情
報に承認者の印影等の承認イメージを合成する。
作成アプリケーション名と電子文書のファイル名とを基
に承認履歴管理情報を承認装置の承認履歴生成・更新回
路で生成し、ファイル合成回路で電子文書と承認履歴管
理情報とを合成して回覧すべき承認ファイルを作成する
とともに、電子文書の承認時に承認ファイル分割回路で
分割された承認履歴管理情報を承認履歴生成・更新回路
で更新してからファイル合成回路でその承認履歴管理情
報に承認者の印影等の承認イメージを合成する。
【0017】これによって、照合装置や承認装置で電子
文書を表示することなく、承認作業を行うことができ
る。このとき、電子文書は単なるデータの並びとして扱
うことができるので、照合装置や承認装置で電子文書の
ファイル形式(フォーマット)を意識する必要がない。
文書を表示することなく、承認作業を行うことができ
る。このとき、電子文書は単なるデータの並びとして扱
うことができるので、照合装置や承認装置で電子文書の
ファイル形式(フォーマット)を意識する必要がない。
【0018】よって、多種多様なフォーマットを有する
文書作成アプリケーションで作成された電子文書に対す
る承認作業を、電子文書を用紙上に印刷することなく、
電子化された状態のままで行うことができる。
文書作成アプリケーションで作成された電子文書に対す
る承認作業を、電子文書を用紙上に印刷することなく、
電子化された状態のままで行うことができる。
【0019】また、承認作業中及び承認作業後に電子文
書の内容を参照したい場合には、電子文書複写回路によ
って電子文書を作成された状態のまま複写できるように
しているので、端末装置において文書作成アプリケーシ
ョンを立上げれば、好きな時に電子文書の内容を参照す
ることができる。
書の内容を参照したい場合には、電子文書複写回路によ
って電子文書を作成された状態のまま複写できるように
しているので、端末装置において文書作成アプリケーシ
ョンを立上げれば、好きな時に電子文書の内容を参照す
ることができる。
【0020】次に、本発明の一実施例について図面を参
照して説明する。図1は本発明の一実施例のシステム構
成を示すブロック図である。図において、本発明の一実
施例による電子文書承認システムはデータ処理部1と、
ファイル部4と、端末装置5とから構成されている。
尚、端末装置5には表示装置やキーボード、及び記憶装
置等の周辺装置が備えられている。
照して説明する。図1は本発明の一実施例のシステム構
成を示すブロック図である。図において、本発明の一実
施例による電子文書承認システムはデータ処理部1と、
ファイル部4と、端末装置5とから構成されている。
尚、端末装置5には表示装置やキーボード、及び記憶装
置等の周辺装置が備えられている。
【0021】データ処理部1は承認対象の電子化された
文書(以下、電子文書とする)の複写とその照合とを行
う照合装置2と、承認対象の電子文書の文書名や文書作
成アプリケーション名を含む承認履歴管理情報に対して
承認イメージ(***やサイン等のラスタイメージ情報等
の承認情報)を合成する承認処理を行う承認装置3とか
ら構成されている。
文書(以下、電子文書とする)の複写とその照合とを行
う照合装置2と、承認対象の電子文書の文書名や文書作
成アプリケーション名を含む承認履歴管理情報に対して
承認イメージ(***やサイン等のラスタイメージ情報等
の承認情報)を合成する承認処理を行う承認装置3とか
ら構成されている。
【0022】ファイル部4は承認対象の電子文書と承認
履歴管理情報とからなる承認ファイルを蓄積する承認フ
ァイル41と、承認対象の電子文書を蓄積する電子文書
ファイル42と、承認イメージを蓄積する承認イメージ
ファイル43と、予め作業者毎に設定されたログイン名
とパスワードと個人名と***やサイン等のラスタイメー
ジ情報を保持する***ファイル名(先頭アドレス等でも
よい)とからなるレコードを蓄積しかつログイン名で検
索可能なパスワードファイル44とから構成されてい
る。
履歴管理情報とからなる承認ファイルを蓄積する承認フ
ァイル41と、承認対象の電子文書を蓄積する電子文書
ファイル42と、承認イメージを蓄積する承認イメージ
ファイル43と、予め作業者毎に設定されたログイン名
とパスワードと個人名と***やサイン等のラスタイメー
ジ情報を保持する***ファイル名(先頭アドレス等でも
よい)とからなるレコードを蓄積しかつログイン名で検
索可能なパスワードファイル44とから構成されてい
る。
【0023】図2は図1の照合装置2の構成を示すブロ
ック図である。図において、照合装置2は照合先ファイ
ル読込み回路21と、承認ファイル読込み回路22と、
承認ファイル分割回路23と、照合回路24と、承認状
況表示回路25と、電子文書複写回路26と、画面会話
回路27とから構成されている。
ック図である。図において、照合装置2は照合先ファイ
ル読込み回路21と、承認ファイル読込み回路22と、
承認ファイル分割回路23と、照合回路24と、承認状
況表示回路25と、電子文書複写回路26と、画面会話
回路27とから構成されている。
【0024】照合先ファイル読込み回路21は承認ファ
イル41から照合先ファイルの電子文書を読込んで照合
回路24に出力する。承認ファイル読込み回路22は承
認ファイル41から承認ファイルを読込んで承認ファイ
ル分割回路23に出力する。
イル41から照合先ファイルの電子文書を読込んで照合
回路24に出力する。承認ファイル読込み回路22は承
認ファイル41から承認ファイルを読込んで承認ファイ
ル分割回路23に出力する。
【0025】承認ファイル分割回路23は承認ファイル
読込み回路22から送られてきた承認ファイルを電子文
書と承認履歴管理情報とに分割し、電子文書を照合回路
24及び電子文書複写回路26に出力するとともに、承
認履歴管理情報を承認状況表示回路25に出力する。
読込み回路22から送られてきた承認ファイルを電子文
書と承認履歴管理情報とに分割し、電子文書を照合回路
24及び電子文書複写回路26に出力するとともに、承
認履歴管理情報を承認状況表示回路25に出力する。
【0026】照合回路24は照合先ファイル読込み回路
21から送られてきた電子文書と承認ファイル分割回路
23から送られてきた電子文書とを照合し、それらの一
致不一致を示す照合結果を端末装置5に出力する。
21から送られてきた電子文書と承認ファイル分割回路
23から送られてきた電子文書とを照合し、それらの一
致不一致を示す照合結果を端末装置5に出力する。
【0027】承認状況表示回路25は承認ファイル分割
回路23から送られてきた承認履歴管理情報を端末装置
5に出力して表示する。電子文書複写回路26は承認フ
ァイル分割回路23から送られてきた電子文書を端末装
置5に出力し、端末装置5の記憶装置(図示せず)に複
写する。
回路23から送られてきた承認履歴管理情報を端末装置
5に出力して表示する。電子文書複写回路26は承認フ
ァイル分割回路23から送られてきた電子文書を端末装
置5に出力し、端末装置5の記憶装置(図示せず)に複
写する。
【0028】画面会話回路27は端末装置5から照合情
報入力や承認状況確認、及び複写情報入力等の指示情報
が入力されると、その指示情報を対応する各回路に出力
して各回路各々の処理動作を促す。
報入力や承認状況確認、及び複写情報入力等の指示情報
が入力されると、その指示情報を対応する各回路に出力
して各回路各々の処理動作を促す。
【0029】図3は図1の承認装置3の構成を示すブロ
ック図である。図において、承認装置3はパスワードチ
ェック回路31と、承認ファイル読込み回路32と、承
認ファイル分割回路33と、電子文書読込み回路34
と、承認イメージ読込み回路35と、承認履歴生成・更
新回路36と、ファイル合成回路37と、画面会話回路
38とから構成されている。
ック図である。図において、承認装置3はパスワードチ
ェック回路31と、承認ファイル読込み回路32と、承
認ファイル分割回路33と、電子文書読込み回路34
と、承認イメージ読込み回路35と、承認履歴生成・更
新回路36と、ファイル合成回路37と、画面会話回路
38とから構成されている。
【0030】パスワードチェック回路31は画面会話回
路38を介して端末装置5から承認者のログイン名やパ
スワードが入力されると、ログイン名でパスワードファ
イル44を検索して対応するレコードを読出す。
路38を介して端末装置5から承認者のログイン名やパ
スワードが入力されると、ログイン名でパスワードファ
イル44を検索して対応するレコードを読出す。
【0031】パスワードチェック回路31は読出したレ
コードのパスワードと入力されたパスワードとを比較す
る。パスワードチェック回路31はそれらの一致が検出
されると、読出したレコードの個人名を承認履歴生成・
更新回路36に出力するとともに、***ファイル名を承
認イメージ読込み回路35に出力する。
コードのパスワードと入力されたパスワードとを比較す
る。パスワードチェック回路31はそれらの一致が検出
されると、読出したレコードの個人名を承認履歴生成・
更新回路36に出力するとともに、***ファイル名を承
認イメージ読込み回路35に出力する。
【0032】承認ファイル読込み回路32は承認ファイ
ル41から承認ファイルを読込んで承認ファイル分割回
路33に出力する。承認ファイル分割回路33は承認フ
ァイル読込み回路32から送られてきた承認ファイルを
電子文書と承認履歴管理情報とに分割し、電子文書をフ
ァイル合成回路37に出力するとともに、承認履歴管理
情報を承認履歴生成・更新回路36に出力する。
ル41から承認ファイルを読込んで承認ファイル分割回
路33に出力する。承認ファイル分割回路33は承認フ
ァイル読込み回路32から送られてきた承認ファイルを
電子文書と承認履歴管理情報とに分割し、電子文書をフ
ァイル合成回路37に出力するとともに、承認履歴管理
情報を承認履歴生成・更新回路36に出力する。
【0033】電子文書読込み回路34は電子文書ファイ
ル42から電子文書を読込んでファイル合成回路37に
出力する。承認イメージ読込み回路35はパスワードチ
ェック回路31から送られてきた***ファイル名に基づ
いて承認イメージファイル43から承認イメージを読込
んでファイル合成回路37に出力する。
ル42から電子文書を読込んでファイル合成回路37に
出力する。承認イメージ読込み回路35はパスワードチ
ェック回路31から送られてきた***ファイル名に基づ
いて承認イメージファイル43から承認イメージを読込
んでファイル合成回路37に出力する。
【0034】承認履歴生成・更新回路36は画面会話回
路38から承認履歴管理情報の新規登録指示が送られて
きた場合、パスワードチェック回路31から送られてき
た個人名と、画面会話回路38から送られてきた新規情
報入力とに基づいて承認履歴管理情報を新規に生成して
ファイル合成回路37に出力する。
路38から承認履歴管理情報の新規登録指示が送られて
きた場合、パスワードチェック回路31から送られてき
た個人名と、画面会話回路38から送られてきた新規情
報入力とに基づいて承認履歴管理情報を新規に生成して
ファイル合成回路37に出力する。
【0035】また、承認履歴生成・更新回路36は画面
会話回路38から承認履歴管理情報の更新指示(電子文
書の承認等による更新指示)が送られてきた場合、パス
ワードチェック回路31から送られてきた個人名と、画
面会話回路38から送られてきた承認情報入力とに基づ
いて承認ファイル分割回路33から送られてきた承認履
歴管理情報を更新してファイル合成回路37に出力す
る。
会話回路38から承認履歴管理情報の更新指示(電子文
書の承認等による更新指示)が送られてきた場合、パス
ワードチェック回路31から送られてきた個人名と、画
面会話回路38から送られてきた承認情報入力とに基づ
いて承認ファイル分割回路33から送られてきた承認履
歴管理情報を更新してファイル合成回路37に出力す
る。
【0036】ファイル合成回路37は承認ファイル分割
回路33または電子文書読込み回路34から送られてき
た電子文書と、承認イメージ読込み回路35から送られ
てきた承認イメージと、承認履歴生成・更新回路36か
ら送られてきた承認履歴管理情報(新規登録の承認履歴
管理情報または更新された承認履歴管理情報)とを合成
して承認ファイルを作成し、その承認ファイルを端末装
置5及び承認ファイル41に出力する。
回路33または電子文書読込み回路34から送られてき
た電子文書と、承認イメージ読込み回路35から送られ
てきた承認イメージと、承認履歴生成・更新回路36か
ら送られてきた承認履歴管理情報(新規登録の承認履歴
管理情報または更新された承認履歴管理情報)とを合成
して承認ファイルを作成し、その承認ファイルを端末装
置5及び承認ファイル41に出力する。
【0037】画面会話回路38は端末装置5からパスワ
ード等の指示情報が入力されると、その指示情報を対応
する各回路に出力して各回路各々の処理動作を促す。
ード等の指示情報が入力されると、その指示情報を対応
する各回路に出力して各回路各々の処理動作を促す。
【0038】図4は本発明の一実施例による承認作業の
流れを示す図である。図において、電子文書ファイル4
2の電子文書と承認イメージファイル43の承認イメー
ジとは承認装置3で結合され、承認ファイルとして承認
ファイル41に蓄積される。
流れを示す図である。図において、電子文書ファイル4
2の電子文書と承認イメージファイル43の承認イメー
ジとは承認装置3で結合され、承認ファイルとして承認
ファイル41に蓄積される。
【0039】承認ファイル41に蓄積された承認ファイ
ルは照合装置2で電子文書と承認履歴管理情報とに分割
され、電子文書は端末装置5に複写され、承認履歴管理
情報は承認状況表示回路25によって承認状況として端
末装置5に表示される。また、端末装置5に複写された
電子文書は照合回路24によって照合先の承認ファイル
内の電子文書と照合される。
ルは照合装置2で電子文書と承認履歴管理情報とに分割
され、電子文書は端末装置5に複写され、承認履歴管理
情報は承認状況表示回路25によって承認状況として端
末装置5に表示される。また、端末装置5に複写された
電子文書は照合回路24によって照合先の承認ファイル
内の電子文書と照合される。
【0040】図5は図1の承認イメージファイル43の
構成を示す図である。図において、承認イメージファイ
ル43にはログイン名「nyosioka」と、パスワ
ード「abcd」と、個人名「吉岡」と、***ファイル
名「/stamp/yoshi」とからなるレコードが
蓄積されており、各レコードはログイン名で検索可能と
なっている。
構成を示す図である。図において、承認イメージファイ
ル43にはログイン名「nyosioka」と、パスワ
ード「abcd」と、個人名「吉岡」と、***ファイル
名「/stamp/yoshi」とからなるレコードが
蓄積されており、各レコードはログイン名で検索可能と
なっている。
【0041】図6は本発明の一実施例による承認履歴管
理情報の構成を示す図である。図において、承認履歴管
理情報は文書名「取り扱い説明書」と、文書作成アプリ
ケーション名「△△△」と、コメントと、承認内容「作
成」,「査閲」,「承認」と、承認者名「吉岡信也」,
「××」,「○○」と、承認日付「1995.3.2
0」と、承認***(承認者の承認イメージ)とからなっ
ている。
理情報の構成を示す図である。図において、承認履歴管
理情報は文書名「取り扱い説明書」と、文書作成アプリ
ケーション名「△△△」と、コメントと、承認内容「作
成」,「査閲」,「承認」と、承認者名「吉岡信也」,
「××」,「○○」と、承認日付「1995.3.2
0」と、承認***(承認者の承認イメージ)とからなっ
ている。
【0042】図7は図1の端末装置5に表示される画面
情報を示す図である。図において、端末装置5の表示画
面5aにはTOP画面(メニュー画面)として、新規登
録aと、承認bと、照合cと、承認状況確認dと、電子
文書の複写eと、保守fとが表示される。これらのうち
のいずれかを選択すると、選択された処理の詳細な処理
内容が表示される。
情報を示す図である。図において、端末装置5の表示画
面5aにはTOP画面(メニュー画面)として、新規登
録aと、承認bと、照合cと、承認状況確認dと、電子
文書の複写eと、保守fとが表示される。これらのうち
のいずれかを選択すると、選択された処理の詳細な処理
内容が表示される。
【0043】図8は図7の新規登録aのメッセージを示
す図である。図8(a)は新規登録aの新規登録パスワ
ード入力a1のメッセージを示し、図8(b)は新規登
録aの新規情報入力a2のメッセージを示し、図8
(c)は新規登録aの新規登録確認a3のメッセージを
示している。
す図である。図8(a)は新規登録aの新規登録パスワ
ード入力a1のメッセージを示し、図8(b)は新規登
録aの新規情報入力a2のメッセージを示し、図8
(c)は新規登録aの新規登録確認a3のメッセージを
示している。
【0044】新規登録パスワード入力a1のメッセージ
としては、「IDコードとパスワードを入力してくださ
い」というメッセージと、IDの入力欄と、パスワード
の入力欄とが表示される。
としては、「IDコードとパスワードを入力してくださ
い」というメッセージと、IDの入力欄と、パスワード
の入力欄とが表示される。
【0045】新規情報入力a2のメッセージとしては
「文書情報の詳細を入力してください」というメッセー
ジと、ファイル名の入力欄と、作成アプリケーション名
の入力欄と、文書形式の入力欄と、文書タイトル名の入
力欄と、コメントの入力欄とが表示される。
「文書情報の詳細を入力してください」というメッセー
ジと、ファイル名の入力欄と、作成アプリケーション名
の入力欄と、文書形式の入力欄と、文書タイトル名の入
力欄と、コメントの入力欄とが表示される。
【0046】新規登録確認a3のメッセージとしては
「登録内容は以下でよろしいですか(Y/N)?」とい
うメッセージと、新規情報入力a2によって入力された
情報を基に作成された登録内容(承認履歴管理情報)と
が表示される。
「登録内容は以下でよろしいですか(Y/N)?」とい
うメッセージと、新規情報入力a2によって入力された
情報を基に作成された登録内容(承認履歴管理情報)と
が表示される。
【0047】図9は図7の承認bのメッセージを示す図
である。図9(a)は承認bの承認パスワード入力b1
のメッセージを示し、図9(b)は承認bの承認情報入
力b2のメッセージを示し、図9(c)は承認bの承認
登録確認b3のメッセージを示している。
である。図9(a)は承認bの承認パスワード入力b1
のメッセージを示し、図9(b)は承認bの承認情報入
力b2のメッセージを示し、図9(c)は承認bの承認
登録確認b3のメッセージを示している。
【0048】承認パスワード入力b1のメッセージとし
ては、「IDコードとパスワードを入力してください」
というメッセージと、IDの入力欄と、パスワードの入
力欄とが表示される。
ては、「IDコードとパスワードを入力してください」
というメッセージと、IDの入力欄と、パスワードの入
力欄とが表示される。
【0049】承認情報入力b2のメッセージとしては
「承認情報を入力してください」というメッセージと、
ファイル名の入力欄と、承認内容の入力欄と、コメント
の入力欄とが表示される。
「承認情報を入力してください」というメッセージと、
ファイル名の入力欄と、承認内容の入力欄と、コメント
の入力欄とが表示される。
【0050】承認登録確認b3のメッセージとしては
「承認内容は以下でよろしいですか(Y/N)?」とい
うメッセージと、承認情報入力b2によって入力された
情報を基に作成された承認内容(承認履歴管理情報)と
が表示される。
「承認内容は以下でよろしいですか(Y/N)?」とい
うメッセージと、承認情報入力b2によって入力された
情報を基に作成された承認内容(承認履歴管理情報)と
が表示される。
【0051】図10は図7の照合cのメッセージを示す
図である。図10(a)は照合cの照合情報入力c1の
メッセージを示し、図9(b)及び図9(c)は照合c
の照合結果c2,b3のメッセージを示している。
図である。図10(a)は照合cの照合情報入力c1の
メッセージを示し、図9(b)及び図9(c)は照合c
の照合結果c2,b3のメッセージを示している。
【0052】照合情報入力c1のメッセージとしては
「照合情報を入力してください」というメッセージと、
照合元ファイル名の入力欄と、照合先ファイル名の入力
欄とが表示される。
「照合情報を入力してください」というメッセージと、
照合元ファイル名の入力欄と、照合先ファイル名の入力
欄とが表示される。
【0053】照合結果c2のメッセージとしては「照合
結果 一致しました」というメッセージが表示される。
照合結果c3のメッセージとしては「照合結果 一致し
ませんでした」というメッセージが表示される。
結果 一致しました」というメッセージが表示される。
照合結果c3のメッセージとしては「照合結果 一致し
ませんでした」というメッセージが表示される。
【0054】図11は図7の承認状況確認dのメッセー
ジを示す図である。図において、承認状況確認dのメッ
セージとしては、「承認確認」のメッセージと、それま
での全ての承認履歴管理情報とが表示される。
ジを示す図である。図において、承認状況確認dのメッ
セージとしては、「承認確認」のメッセージと、それま
での全ての承認履歴管理情報とが表示される。
【0055】図12は図7の電子文書の複写eのメッセ
ージを示す図である。図において、電子文書の複写eの
メッセージとしては、「複写します ファイルを指定し
てください」というメッセージと、複写元ファイル名の
入力欄と、複写先ファイル名の入力欄とが表示される。
ージを示す図である。図において、電子文書の複写eの
メッセージとしては、「複写します ファイルを指定し
てください」というメッセージと、複写元ファイル名の
入力欄と、複写先ファイル名の入力欄とが表示される。
【0056】図13は図7の保守fのメッセージを示す
図である。図13(a)は保守fの保守パスワード入力
f1のメッセージを示し、図13(b)は保守fの保守
選択f2のメッセージを示している。
図である。図13(a)は保守fの保守パスワード入力
f1のメッセージを示し、図13(b)は保守fの保守
選択f2のメッセージを示している。
【0057】保守パスワード入力f1のメッセージとし
ては、「IDコードとパスワードを入力してください」
というメッセージと、IDの入力欄と、パスワードの入
力欄とが表示される。
ては、「IDコードとパスワードを入力してください」
というメッセージと、IDの入力欄と、パスワードの入
力欄とが表示される。
【0058】保守選択f2のメッセージは「保守の内容
を選択してください」というメッセージと、「利用者追
加」のメッセージと、「利用者更新」のメッセージと、
「利用者削除」のメッセージとが表示される。
を選択してください」というメッセージと、「利用者追
加」のメッセージと、「利用者更新」のメッセージと、
「利用者削除」のメッセージとが表示される。
【0059】図14は本発明の一実施例による承認手順
を示すフローチャートであり、図15は図14の登録確
認処理の手順を示すフローチャートであり、図16は図
14の複写処理の手順を示すフローチャートであり、図
17は図14の照合処理の手順を示すフローチャートで
ある。これら図1〜図17を用いて本発明の一実施例に
よる承認手順について説明する。
を示すフローチャートであり、図15は図14の登録確
認処理の手順を示すフローチャートであり、図16は図
14の複写処理の手順を示すフローチャートであり、図
17は図14の照合処理の手順を示すフローチャートで
ある。これら図1〜図17を用いて本発明の一実施例に
よる承認手順について説明する。
【0060】まず、作成されたオリジナルの電子文書を
承認作業が可能な承認ファイルに変換する必要がある。
そこで、電子文書の作成者が端末装置5の表示画面5a
に表示されたTOP画面を参照して新規登録aを指示す
ると(図14ステップS1)、端末装置5は表示画面5
aに新規登録パスワード入力a1のメッセージを表示す
る。
承認作業が可能な承認ファイルに変換する必要がある。
そこで、電子文書の作成者が端末装置5の表示画面5a
に表示されたTOP画面を参照して新規登録aを指示す
ると(図14ステップS1)、端末装置5は表示画面5
aに新規登録パスワード入力a1のメッセージを表示す
る。
【0061】作成者が新規登録パスワード入力a1のメ
ッセージ内のIDの入力欄とパスワードの入力欄とに夫
々IDとパスワードとを入力すると(図14ステップS
2)、承認装置3のパスワードチェック回路31は画面
会話回路38を介して端末装置5から入力された作成者
のログイン名(ID)でパスワードファイル44を検索
して対応するレコードを読出す。
ッセージ内のIDの入力欄とパスワードの入力欄とに夫
々IDとパスワードとを入力すると(図14ステップS
2)、承認装置3のパスワードチェック回路31は画面
会話回路38を介して端末装置5から入力された作成者
のログイン名(ID)でパスワードファイル44を検索
して対応するレコードを読出す。
【0062】パスワードチェック回路31は読出したレ
コードのパスワードと入力されたパスワードとを比較し
(図14ステップS3)、それらが一致すると、読出し
たレコードの個人名を承認履歴生成・更新回路36に出
力するとともに、***ファイル名を承認イメージ読込み
回路35に出力する。
コードのパスワードと入力されたパスワードとを比較し
(図14ステップS3)、それらが一致すると、読出し
たレコードの個人名を承認履歴生成・更新回路36に出
力するとともに、***ファイル名を承認イメージ読込み
回路35に出力する。
【0063】承認イメージ読込み回路35はパスワード
チェック回路31から送られてきた***ファイル名に基
づいて承認イメージファイル43から承認イメージを読
込んでファイル合成回路37に出力する。
チェック回路31から送られてきた***ファイル名に基
づいて承認イメージファイル43から承認イメージを読
込んでファイル合成回路37に出力する。
【0064】但し、パスワードチェック回路31はそれ
らパスワードが不一致になると、その旨を端末装置5に
通知するので、端末装置5は表示画面5aに操作不許可
を表示して処理を終了する。
らパスワードが不一致になると、その旨を端末装置5に
通知するので、端末装置5は表示画面5aに操作不許可
を表示して処理を終了する。
【0065】また、パスワードチェック回路31はそれ
らパスワードが一致すると、その旨を端末装置5に通知
するので、端末装置5は表示画面5aに新規情報入力a
2のメッセージを表示する。
らパスワードが一致すると、その旨を端末装置5に通知
するので、端末装置5は表示画面5aに新規情報入力a
2のメッセージを表示する。
【0066】作成者が新規情報入力a2のメッセージ内
のファイル名の入力欄と作成アプリケーション名の入力
欄と文書形式の入力欄と文書タイトル名の入力欄とコメ
ントの入力欄とに夫々情報を入力すると(図14ステッ
プS4)、端末装置5はそれら新規情報入力a2の情報
を承認装置3の画面会話回路38に出力する。
のファイル名の入力欄と作成アプリケーション名の入力
欄と文書形式の入力欄と文書タイトル名の入力欄とコメ
ントの入力欄とに夫々情報を入力すると(図14ステッ
プS4)、端末装置5はそれら新規情報入力a2の情報
を承認装置3の画面会話回路38に出力する。
【0067】承認履歴生成・更新回路36は画面会話回
路38から承認履歴管理情報の新規登録指示と新規情報
入力a2の情報とが送られてくると、パスワードチェッ
ク回路31から送られてきた個人名と、画面会話回路3
8から送られてきた新規情報入力a2の情報とに基づい
て承認履歴管理情報を新規に生成してファイル合成回路
37に出力する。このとき、電子文書読込み回路34は
電子文書ファイル42から作成者が作成した電子文書を
読込んでファイル合成回路37に出力する。
路38から承認履歴管理情報の新規登録指示と新規情報
入力a2の情報とが送られてくると、パスワードチェッ
ク回路31から送られてきた個人名と、画面会話回路3
8から送られてきた新規情報入力a2の情報とに基づい
て承認履歴管理情報を新規に生成してファイル合成回路
37に出力する。このとき、電子文書読込み回路34は
電子文書ファイル42から作成者が作成した電子文書を
読込んでファイル合成回路37に出力する。
【0068】ファイル合成回路37は電子文書読込み回
路34から送られてきた電子文書と、承認イメージ読込
み回路35から送られてきた承認イメージと、承認履歴
生成・更新回路36から送られてきた新規登録の承認履
歴管理情報とを合成して承認ファイルを作成し、その承
認ファイルを端末装置5及び承認ファイル41に出力す
る(図14ステップS5)。
路34から送られてきた電子文書と、承認イメージ読込
み回路35から送られてきた承認イメージと、承認履歴
生成・更新回路36から送られてきた新規登録の承認履
歴管理情報とを合成して承認ファイルを作成し、その承
認ファイルを端末装置5及び承認ファイル41に出力す
る(図14ステップS5)。
【0069】この後に、承認履歴生成・更新回路36は
承認履歴管理情報を新規に生成した旨を端末装置5に通
知するので、端末装置5は表示画面5aに新規登録確認
a3のメッセージを表示する。
承認履歴管理情報を新規に生成した旨を端末装置5に通
知するので、端末装置5は表示画面5aに新規登録確認
a3のメッセージを表示する。
【0070】すなわち、端末装置5は新規情報入力a2
が完了し(図15ステップS21)、新規登録確認と判
断すると(図15ステップS22)、ファイル合成回路
37から送られてきた承認ファイルを読出す(図15ス
テップS23)。
が完了し(図15ステップS21)、新規登録確認と判
断すると(図15ステップS22)、ファイル合成回路
37から送られてきた承認ファイルを読出す(図15ス
テップS23)。
【0071】端末装置5は読出した承認ファイルを「登
録内容は以下でよろしいですか(Y/N)?」というメ
ッセージとともに表示画面5aに表示する(図15ステ
ップS24)。作成者が新規登録確認a3のメッセージ
内の承認ファイルを確認して「Y」を入力すると(図1
5ステップS25)、端末装置5は新規登録確認を終了
する。
録内容は以下でよろしいですか(Y/N)?」というメ
ッセージとともに表示画面5aに表示する(図15ステ
ップS24)。作成者が新規登録確認a3のメッセージ
内の承認ファイルを確認して「Y」を入力すると(図1
5ステップS25)、端末装置5は新規登録確認を終了
する。
【0072】以降、作成者が作成した電子文書に対する
承認作業は新規に作成された承認ファイルに対して行わ
れる。尚、作成者は承認ファイル内に合成された電子文
書を確認する場合、承認ファイル内の承認履歴管理情報
に記載した文書作成アプリケーションを起動し、その文
書作成アプリケーションで電子文書を読出してその内容
を確認する。
承認作業は新規に作成された承認ファイルに対して行わ
れる。尚、作成者は承認ファイル内に合成された電子文
書を確認する場合、承認ファイル内の承認履歴管理情報
に記載した文書作成アプリケーションを起動し、その文
書作成アプリケーションで電子文書を読出してその内容
を確認する。
【0073】承認者が上記の電子文書に対して承認作業
を行う場合、承認状況を参照したり、承認対象となる電
子文書の内容を確認して承認するかどうかの判断を行
う。この場合、承認ファイル41に蓄積された承認ファ
イルはパスワードの入力無しで閲覧することができる。
を行う場合、承認状況を参照したり、承認対象となる電
子文書の内容を確認して承認するかどうかの判断を行
う。この場合、承認ファイル41に蓄積された承認ファ
イルはパスワードの入力無しで閲覧することができる。
【0074】そこで、承認者が端末装置5の表示画面5
aに表示されたTOP画面を参照して承認状況確認dを
指示すると(図14ステップS1)、端末装置5は表示
画面5aに承認状況確認dのメッセージを表示するとと
もに、承認状況の読出しを照合装置2の画面会話回路2
7に出力する。
aに表示されたTOP画面を参照して承認状況確認dを
指示すると(図14ステップS1)、端末装置5は表示
画面5aに承認状況確認dのメッセージを表示するとと
もに、承認状況の読出しを照合装置2の画面会話回路2
7に出力する。
【0075】照合装置2の承認ファイル読込み回路22
は端末装置5から承認状況の読出しが通知されると、承
認ファイル41から全ての承認ファイルを読込んで承認
ファイル分割回路23に出力する。
は端末装置5から承認状況の読出しが通知されると、承
認ファイル41から全ての承認ファイルを読込んで承認
ファイル分割回路23に出力する。
【0076】承認ファイル分割回路23は承認ファイル
読込み回路22から送られてきた承認ファイルを電子文
書と承認履歴管理情報とに分割し、承認履歴管理情報を
承認状況表示回路25に出力する。
読込み回路22から送られてきた承認ファイルを電子文
書と承認履歴管理情報とに分割し、承認履歴管理情報を
承認状況表示回路25に出力する。
【0077】承認状況表示回路25は承認ファイル分割
回路23から送られてきた承認履歴管理情報を端末装置
5に出力して表示する。よって、それまでに承認ファイ
ル41に蓄積された全ての承認履歴管理情報が承認状況
確認dのメッセージとして表示画面5aに表示されるの
で、承認者は表示画面5aに表示された承認履歴管理情
報によって承認状況を確認することができる(図14ス
テップS9)。
回路23から送られてきた承認履歴管理情報を端末装置
5に出力して表示する。よって、それまでに承認ファイ
ル41に蓄積された全ての承認履歴管理情報が承認状況
確認dのメッセージとして表示画面5aに表示されるの
で、承認者は表示画面5aに表示された承認履歴管理情
報によって承認状況を確認することができる(図14ス
テップS9)。
【0078】また、電子文書の内容を確認するには端末
装置5でその電子文書を作成した文書作成アプリケーシ
ョンを起動しなければならないので、電子文書を端末装
置5の記憶装置に一旦複写しなければならない。
装置5でその電子文書を作成した文書作成アプリケーシ
ョンを起動しなければならないので、電子文書を端末装
置5の記憶装置に一旦複写しなければならない。
【0079】そこで、承認者が端末装置5の表示画面5
aに表示されたTOP画面を参照して電子文書の複写e
を指示すると(図14ステップS1)、端末装置5は表
示画面5aに電子文書の複写eのメッセージを表示する
(図16ステップS31)。
aに表示されたTOP画面を参照して電子文書の複写e
を指示すると(図14ステップS1)、端末装置5は表
示画面5aに電子文書の複写eのメッセージを表示する
(図16ステップS31)。
【0080】承認者が電子文書の複写eのメッセージ内
の複写元ファイル名の入力欄と複写先ファイル名の入力
欄とに夫々入力すると、端末装置5はそれらファイル名
を照合装置2の画面会話回路27に出力し、複写元の承
認ファイルの有無を確認する(図16ステップS3
2)。
の複写元ファイル名の入力欄と複写先ファイル名の入力
欄とに夫々入力すると、端末装置5はそれらファイル名
を照合装置2の画面会話回路27に出力し、複写元の承
認ファイルの有無を確認する(図16ステップS3
2)。
【0081】端末装置5は複写元の承認ファイルが存在
することを確認すると(図16ステップS33)、その
旨を照合装置2の画面会話回路27に出力する。承認フ
ァイル読込み回路22は承認ファイル41から複写元の
承認ファイルを読込んで承認ファイル分割回路23に出
力する。
することを確認すると(図16ステップS33)、その
旨を照合装置2の画面会話回路27に出力する。承認フ
ァイル読込み回路22は承認ファイル41から複写元の
承認ファイルを読込んで承認ファイル分割回路23に出
力する。
【0082】承認ファイル分割回路23は承認ファイル
読込み回路22から送られてきた承認ファイルを電子文
書と承認履歴管理情報とに分割し(図16ステップS3
4)、電子文書を電子文書複写回路26に出力する。電
子文書複写回路26は承認ファイル分割回路23から送
られてきた電子文書を端末装置5に出力し、端末装置5
の記憶装置(複写先ファイル)に複写する(図16ステ
ップS35)。これによって、複写元の承認ファイルに
合成されていた電子文書を記憶装置に複写することがで
きる(図14ステップS10)。
読込み回路22から送られてきた承認ファイルを電子文
書と承認履歴管理情報とに分割し(図16ステップS3
4)、電子文書を電子文書複写回路26に出力する。電
子文書複写回路26は承認ファイル分割回路23から送
られてきた電子文書を端末装置5に出力し、端末装置5
の記憶装置(複写先ファイル)に複写する(図16ステ
ップS35)。これによって、複写元の承認ファイルに
合成されていた電子文書を記憶装置に複写することがで
きる(図14ステップS10)。
【0083】この場合、承認ファイル分割回路23で複
写元の承認ファイルから分割された承認履歴管理情報は
承認状況表示回路25に出力される。承認状況表示回路
25は承認ファイル分割回路23から送られてきた承認
履歴管理情報を端末装置5に出力して表示する。
写元の承認ファイルから分割された承認履歴管理情報は
承認状況表示回路25に出力される。承認状況表示回路
25は承認ファイル分割回路23から送られてきた承認
履歴管理情報を端末装置5に出力して表示する。
【0084】よって、複写元の承認ファイルの承認履歴
管理情報が表示画面5aに表示されるので、承認者は表
示画面5aに表示された承認履歴管理情報によって文書
作成アプリケーションを知ることができ、端末装置5で
その文書作成アプリケーションを起動することにより電
子文書の内容を確認することができる。
管理情報が表示画面5aに表示されるので、承認者は表
示画面5aに表示された承認履歴管理情報によって文書
作成アプリケーションを知ることができ、端末装置5で
その文書作成アプリケーションを起動することにより電
子文書の内容を確認することができる。
【0085】承認者が上記の電子文書の承認を行う場
合、端末装置5の表示画面5aに表示されたTOP画面
を参照して承認bを指示すると(図14ステップS
1)、端末装置5は表示画面5aに承認bの承認パスワ
ード入力b1のメッセージを表示する。
合、端末装置5の表示画面5aに表示されたTOP画面
を参照して承認bを指示すると(図14ステップS
1)、端末装置5は表示画面5aに承認bの承認パスワ
ード入力b1のメッセージを表示する。
【0086】承認者が承認パスワード入力b1のメッセ
ージ内のIDの入力欄とパスワードの入力欄とに夫々I
Dとパスワードとを入力すると(図14ステップS
6)、承認装置3のパスワードチェック回路31は画面
会話回路38を介して端末装置5から入力された承認者
のログイン名(ID)でパスワードファイル44を検索
して対応するレコードを読出す。
ージ内のIDの入力欄とパスワードの入力欄とに夫々I
Dとパスワードとを入力すると(図14ステップS
6)、承認装置3のパスワードチェック回路31は画面
会話回路38を介して端末装置5から入力された承認者
のログイン名(ID)でパスワードファイル44を検索
して対応するレコードを読出す。
【0087】パスワードチェック回路31は読出したレ
コードのパスワードと入力されたパスワードとを比較し
(図14ステップS7)、それらが一致すると、読出し
たレコードの個人名を承認履歴生成・更新回路36に出
力するとともに、***ファイル名を承認イメージ読込み
回路35に出力する。
コードのパスワードと入力されたパスワードとを比較し
(図14ステップS7)、それらが一致すると、読出し
たレコードの個人名を承認履歴生成・更新回路36に出
力するとともに、***ファイル名を承認イメージ読込み
回路35に出力する。
【0088】承認イメージ読込み回路35はパスワード
チェック回路31から送られてきた***ファイル名に基
づいて承認イメージファイル43から承認イメージを読
込んでファイル合成回路37に出力する。
チェック回路31から送られてきた***ファイル名に基
づいて承認イメージファイル43から承認イメージを読
込んでファイル合成回路37に出力する。
【0089】但し、パスワードチェック回路31はそれ
らパスワードが不一致になると、その旨を端末装置5に
通知するので、端末装置5は表示画面5aに操作不許可
を表示して処理を終了する。
らパスワードが不一致になると、その旨を端末装置5に
通知するので、端末装置5は表示画面5aに操作不許可
を表示して処理を終了する。
【0090】また、パスワードチェック回路31はそれ
らパスワードが一致すると、その旨を端末装置5に通知
するので、端末装置5は表示画面5aに承認情報入力b
2のメッセージを表示する。
らパスワードが一致すると、その旨を端末装置5に通知
するので、端末装置5は表示画面5aに承認情報入力b
2のメッセージを表示する。
【0091】承認者が新規情報入力a2のメッセージ内
のファイル名の入力欄と承認内容の入力欄とコメントの
入力欄とに夫々情報を入力すると(図14ステップS
8)、端末装置5はそれら承認情報入力b2の情報を承
認装置3の画面会話回路38に出力する。
のファイル名の入力欄と承認内容の入力欄とコメントの
入力欄とに夫々情報を入力すると(図14ステップS
8)、端末装置5はそれら承認情報入力b2の情報を承
認装置3の画面会話回路38に出力する。
【0092】承認履歴生成・更新回路36は画面会話回
路38から承認履歴管理情報の承認指示と承認情報入力
b2の情報とが送られてくると、パスワードチェック回
路31から送られてきた個人名と、画面会話回路38か
ら送られてきた承認情報入力b2の情報とに基づいて承
認履歴管理情報を更新してファイル合成回路37に出力
する。このとき、承認ファイル読込み回路32は承認フ
ァイル41から指定された承認ファイルを読込んで承認
ファイル分割回路33に出力する。
路38から承認履歴管理情報の承認指示と承認情報入力
b2の情報とが送られてくると、パスワードチェック回
路31から送られてきた個人名と、画面会話回路38か
ら送られてきた承認情報入力b2の情報とに基づいて承
認履歴管理情報を更新してファイル合成回路37に出力
する。このとき、承認ファイル読込み回路32は承認フ
ァイル41から指定された承認ファイルを読込んで承認
ファイル分割回路33に出力する。
【0093】承認ファイル分割回路33は承認ファイル
読込み回路32から送られてきた承認ファイルを電子文
書と承認履歴管理情報とに分割し、電子文書をファイル
合成回路37に出力し、承認履歴管理情報を承認履歴生
成・更新回路36に出力する。承認履歴生成・更新回路
36では上記のようにして承認履歴管理情報の更新を行
う。
読込み回路32から送られてきた承認ファイルを電子文
書と承認履歴管理情報とに分割し、電子文書をファイル
合成回路37に出力し、承認履歴管理情報を承認履歴生
成・更新回路36に出力する。承認履歴生成・更新回路
36では上記のようにして承認履歴管理情報の更新を行
う。
【0094】ファイル合成回路37は承認ファイル分割
回路33から送られてきた電子文書と、承認イメージ読
込み回路35から送られてきた承認イメージと、承認履
歴生成・更新回路36から送られてきた更新後の承認履
歴管理情報とを合成して承認ファイルを作成し、その承
認ファイルを端末装置5及び承認ファイル41に出力す
る。
回路33から送られてきた電子文書と、承認イメージ読
込み回路35から送られてきた承認イメージと、承認履
歴生成・更新回路36から送られてきた更新後の承認履
歴管理情報とを合成して承認ファイルを作成し、その承
認ファイルを端末装置5及び承認ファイル41に出力す
る。
【0095】その後に、承認履歴生成・更新回路36は
承認履歴管理情報を更新した旨を端末装置5に通知する
ので、端末装置5は表示画面5aに承認登録確認b3の
メッセージを表示する。
承認履歴管理情報を更新した旨を端末装置5に通知する
ので、端末装置5は表示画面5aに承認登録確認b3の
メッセージを表示する。
【0096】すなわち、端末装置5は承認情報入力b2
が完了し(図15ステップS21)、承認登録確認と判
断すると(図15ステップS22)、ファイル合成回路
37から送られてきた承認ファイルを読出す(図15ス
テップS26)。このときの承認ファイルは承認内容で
更新されたものである。
が完了し(図15ステップS21)、承認登録確認と判
断すると(図15ステップS22)、ファイル合成回路
37から送られてきた承認ファイルを読出す(図15ス
テップS26)。このときの承認ファイルは承認内容で
更新されたものである。
【0097】端末装置5は読出した承認ファイルを「登
録内容は以下でよろしいですか(Y/N)?」というメ
ッセージとともに表示画面5aに表示する(図15ステ
ップS27)。承認者が承認登録確認b3のメッセージ
内の承認ファイルを確認して「Y」を入力すると(図1
5ステップS25)、端末装置5は承認登録確認を終了
する。
録内容は以下でよろしいですか(Y/N)?」というメ
ッセージとともに表示画面5aに表示する(図15ステ
ップS27)。承認者が承認登録確認b3のメッセージ
内の承認ファイルを確認して「Y」を入力すると(図1
5ステップS25)、端末装置5は承認登録確認を終了
する。
【0098】作成者あるいは承認者が端末装置5の記憶
装置に複写された電子文書に修正が加えられたかどうか
を確認する場合、端末装置5の表示画面5aに表示され
たTOP画面を参照して照合cを指示すると(図14ス
テップS1)、端末装置5は表示画面5aに照合cの照
合情報入力c1のメッセージを表示する(図17ステッ
プS41)。
装置に複写された電子文書に修正が加えられたかどうか
を確認する場合、端末装置5の表示画面5aに表示され
たTOP画面を参照して照合cを指示すると(図14ス
テップS1)、端末装置5は表示画面5aに照合cの照
合情報入力c1のメッセージを表示する(図17ステッ
プS41)。
【0099】作成者あるいは承認者が照合情報入力c1
のメッセージ内の照合元ファイル名の入力欄と照合先フ
ァイル名の入力欄とに夫々入力すると、端末装置5はそ
れらファイル名を照合装置2の画面会話回路27に出力
し、照合元・照合先の承認ファイルの有無を確認する
(図17ステップS42)。
のメッセージ内の照合元ファイル名の入力欄と照合先フ
ァイル名の入力欄とに夫々入力すると、端末装置5はそ
れらファイル名を照合装置2の画面会話回路27に出力
し、照合元・照合先の承認ファイルの有無を確認する
(図17ステップS42)。
【0100】端末装置5は照合元・照合先の承認ファイ
ルが存在することを確認すると(図17ステップS4
3)、その旨を照合装置2の画面会話回路27に出力す
る。承認ファイル読込み回路22は承認ファイル41か
ら照合元の承認ファイルを読込んで承認ファイル分割回
路23に出力する。
ルが存在することを確認すると(図17ステップS4
3)、その旨を照合装置2の画面会話回路27に出力す
る。承認ファイル読込み回路22は承認ファイル41か
ら照合元の承認ファイルを読込んで承認ファイル分割回
路23に出力する。
【0101】承認ファイル分割回路23は承認ファイル
読込み回路22から送られてきた承認ファイルを電子文
書と承認履歴管理情報とに分割し(図17ステップS4
4)、電子文書を照合回路24に出力する。照合先ファ
イル読込み回路21は承認ファイル41から照合先ファ
イルの電子文書を読込んで照合回路24に出力する(図
17ステップS45)。
読込み回路22から送られてきた承認ファイルを電子文
書と承認履歴管理情報とに分割し(図17ステップS4
4)、電子文書を照合回路24に出力する。照合先ファ
イル読込み回路21は承認ファイル41から照合先ファ
イルの電子文書を読込んで照合回路24に出力する(図
17ステップS45)。
【0102】照合回路24は照合先ファイル読込み回路
21から送られてきた電子文書と承認ファイル分割回路
23から送られてきた電子文書とを照合する(図17ス
テップS46)。
21から送られてきた電子文書と承認ファイル分割回路
23から送られてきた電子文書とを照合する(図17ス
テップS46)。
【0103】照合回路24はそれらの一致を検出する
と、その旨を端末装置5に通知するので、端末装置5で
は照合結果c2のメッセージ、つまり「照合結果 一致
しました」というメッセージを表示する(図17ステッ
プS47)。
と、その旨を端末装置5に通知するので、端末装置5で
は照合結果c2のメッセージ、つまり「照合結果 一致
しました」というメッセージを表示する(図17ステッ
プS47)。
【0104】照合回路24はそれらの不一致を検出する
と、その旨を端末装置5に通知するので、端末装置5で
は照合結果c3のメッセージ、つまり「照合結果 一致
しませんでした」というメッセージを表示する(図17
ステップS48)。
と、その旨を端末装置5に通知するので、端末装置5で
は照合結果c3のメッセージ、つまり「照合結果 一致
しませんでした」というメッセージを表示する(図17
ステップS48)。
【0105】これによって、作成者あるいは承認者は端
末装置5の記憶装置に複写された電子文書に修正が加え
られたかどうかを確認することができる(図14ステッ
プS11)。
末装置5の記憶装置に複写された電子文書に修正が加え
られたかどうかを確認することができる(図14ステッ
プS11)。
【0106】承認ファイル41内の承認ファイルに対し
てはパスワードによる新規登録や承認情報の入力のみを
可能とすることで、不正な変更を行えないようにしてい
る。また、承認作業中もしくは承認作業後に行われる承
認ファイルの内容の閲覧及び複写に対しては制約を持た
せないこと、つまりパスワード入力無しに自由に行える
ようにしていることで、承認ファイルに対する取り扱い
の自由度を高めている。
てはパスワードによる新規登録や承認情報の入力のみを
可能とすることで、不正な変更を行えないようにしてい
る。また、承認作業中もしくは承認作業後に行われる承
認ファイルの内容の閲覧及び複写に対しては制約を持た
せないこと、つまりパスワード入力無しに自由に行える
ようにしていることで、承認ファイルに対する取り扱い
の自由度を高めている。
【0107】このように、電子文書の新規作成時に、電
子文書の文書作成アプリケーション名と電子文書のファ
イル名とを基に承認履歴管理情報を承認装置3の承認履
歴生成・更新回路36で生成し、ファイル合成回路37
で電子文書と承認履歴管理情報とを合成して回覧すべき
承認ファイルを作成するとともに、電子文書の承認時に
承認ファイル分割回路33で分割された承認履歴管理情
報を承認履歴生成・更新回路36で更新してからファイ
ル合成回路37でその承認履歴管理情報に承認イメージ
を合成することによって、照合装置2や承認装置3で電
子文書を表示することなく、承認作業を行うことができ
る。
子文書の文書作成アプリケーション名と電子文書のファ
イル名とを基に承認履歴管理情報を承認装置3の承認履
歴生成・更新回路36で生成し、ファイル合成回路37
で電子文書と承認履歴管理情報とを合成して回覧すべき
承認ファイルを作成するとともに、電子文書の承認時に
承認ファイル分割回路33で分割された承認履歴管理情
報を承認履歴生成・更新回路36で更新してからファイ
ル合成回路37でその承認履歴管理情報に承認イメージ
を合成することによって、照合装置2や承認装置3で電
子文書を表示することなく、承認作業を行うことができ
る。
【0108】このとき、電子文書は単なるデータの並び
として扱うことができるので、照合装置2や承認装置3
で電子文書のファイル形式(フォーマット)を意識する
必要がない。
として扱うことができるので、照合装置2や承認装置3
で電子文書のファイル形式(フォーマット)を意識する
必要がない。
【0109】よって、多種多様なフォーマットを有する
文書作成アプリケーションで作成された電子文書に対す
る承認作業を、電子文書を用紙上に印刷することなく、
電子化された状態のままで承認作業を行うことができ
る。
文書作成アプリケーションで作成された電子文書に対す
る承認作業を、電子文書を用紙上に印刷することなく、
電子化された状態のままで承認作業を行うことができ
る。
【0110】また、承認作業中及び承認作業後に電子文
書の内容を参照したい場合には、電子文書複写回路26
によって電子文書を作成された状態のまま複写できるよ
うにしているので、端末装置5において文書作成アプリ
ケーションを立上げれば、好きな時に電子文書の内容を
参照することができる。
書の内容を参照したい場合には、電子文書複写回路26
によって電子文書を作成された状態のまま複写できるよ
うにしているので、端末装置5において文書作成アプリ
ケーションを立上げれば、好きな時に電子文書の内容を
参照することができる。
【0111】
【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、複
数の端末装置のうちの一つが生成した承認対象である電
子文書を他の端末装置で閲覧し、当該電子文書に承認を
与えるための電子文書承認システムにおいて、電子文書
の文書作成アプリケーション名と電子文書のファイル名
とを含む承認履歴管理情報を生成し、電子文書と承認履
歴管理情報とを合成して回覧すべき承認ファイルを作成
するとともに、電子文書の承認時に承認ファイルから分
割された承認履歴管理情報に承認イメージを付加して更
新することによって、多種多様なフォーマットを有する
文書作成アプリケーションで作成された電子文書に対す
る承認作業を、電子文書を用紙上に印刷することなく、
電子化された状態のままで承認行為を行うことができる
という効果がある。
数の端末装置のうちの一つが生成した承認対象である電
子文書を他の端末装置で閲覧し、当該電子文書に承認を
与えるための電子文書承認システムにおいて、電子文書
の文書作成アプリケーション名と電子文書のファイル名
とを含む承認履歴管理情報を生成し、電子文書と承認履
歴管理情報とを合成して回覧すべき承認ファイルを作成
するとともに、電子文書の承認時に承認ファイルから分
割された承認履歴管理情報に承認イメージを付加して更
新することによって、多種多様なフォーマットを有する
文書作成アプリケーションで作成された電子文書に対す
る承認作業を、電子文書を用紙上に印刷することなく、
電子化された状態のままで承認行為を行うことができる
という効果がある。
【図1】本発明の一実施例のシステム構成を示すブロッ
ク図である。
ク図である。
【図2】図1の照合装置の構成を示すブロック図であ
る。
る。
【図3】図1の承認装置の構成を示すブロック図であ
る。
る。
【図4】本発明の一実施例による承認作業の流れを示す
図である。
図である。
【図5】図1の承認イメージファイルの構成を示す図で
ある。
ある。
【図6】本発明の一実施例による承認履歴管理情報の構
成を示す図である。
成を示す図である。
【図7】図1の端末装置に表示される画面情報を示す図
である。
である。
【図8】(a)は図7の新規登録の新規登録パスワード
入力のメッセージを示す図、(b)は図7の新規登録の
新規情報入力のメッセージを示す図、(c)は図7の新
規登録の新規登録確認のメッセージを示す図である。
入力のメッセージを示す図、(b)は図7の新規登録の
新規情報入力のメッセージを示す図、(c)は図7の新
規登録の新規登録確認のメッセージを示す図である。
【図9】(a)は図7の承認の承認パスワード入力のメ
ッセージを示す図、(b)は図7の承認の承認情報入力
のメッセージを示す図、(c)は図7の承認の承認登録
確認のメッセージを示す図である。
ッセージを示す図、(b)は図7の承認の承認情報入力
のメッセージを示す図、(c)は図7の承認の承認登録
確認のメッセージを示す図である。
【図10】(a)は図7の照合の照合情報入力のメッセ
ージを示す図、(b)及び(c)は図7の照合の照合結
果のメッセージを示す図である。
ージを示す図、(b)及び(c)は図7の照合の照合結
果のメッセージを示す図である。
【図11】図7の承認状況確認のメッセージを示す図で
ある。
ある。
【図12】図7の電子文書の複写のメッセージを示す図
である。
である。
【図13】(a)は図7の保守の保守パスワード入力の
メッセージを示す図、(b)は図7の保守の保守選択の
メッセージを示す図である。
メッセージを示す図、(b)は図7の保守の保守選択の
メッセージを示す図である。
【図14】本発明の一実施例による承認手順を示すフロ
ーチャートである。
ーチャートである。
【図15】図14の登録確認処理の手順を示すフローチ
ャートである。
ャートである。
【図16】図14の複写処理の手順を示すフローチャー
トである。
トである。
【図17】図14の照合処理の手順を示すフローチャー
トである。
トである。
【図18】従来例による承認作業の流れを示す図であ
る。
る。
1 データ処理部 2 照合装置 3 承認装置 4 ファイル部 5 端末装置 5a 表示画面 21 照合先ファイル読込み回路 22,32 承認ファイル読込み回路 23,33 承認ファイル分割回路 24 照合回路 25 承認状況表示回路 26 電子文書複写回路 27,38 画面会話回路 31 パスワードチェック回路 34 電子文書読込み回路 35 承認イメージ読込み回路 36 承認履歴生成・更新回路 37 ファイル合成回路 41 承認ファイル 42 電子文書ファイル 43 承認イメージファイル 44 パスワードファイル
Claims (5)
- 【請求項1】 複数の端末装置のうちの一つが生成した
承認対象である電子文書を他の端末装置で閲覧し、当該
電子文書に承認を与えるための電子文書承認システムで
あって、前記電子文書の文書作成アプリケーション名と
前記電子文書のファイル名とを含む承認履歴管理情報を
生成する生成手段と、前記電子文書と前記承認履歴管理
情報とを合成して回覧すべき承認ファイルを作成する作
成手段と、前記承認ファイルから前記電子文書と前記承
認履歴管理情報とを分割する分割手段と、前記電子文書
の承認時に前記分割手段で分割された前記承認履歴管理
情報に承認情報を付加して更新する更新手段とを有する
ことを特徴とする電子文書承認システム。 - 【請求項2】 前記電子文書を格納する第1の格納手段
と、前記作成手段で作成された前記承認ファイルを格納
する第2の格納手段と、前記第2の格納手段から読出さ
れて前記分割手段で分割された前記電子文書を請求元の
端末装置の記憶手段に複写する複写手段と、前記複写手
段で複写された前記電子文書と前記第1の格納手段から
読出した前記電子文書とを照合する照合手段とを含むこ
とを特徴とする請求項1記載の電子文書承認システム。 - 【請求項3】 承認者の少なくとも***をイメージ情報
として記憶する記憶手段と、前記記憶手段から前記イメ
ージ情報を読出して前記承認情報として出力する手段と
を含むことを特徴とする請求項1または請求項2記載の
電子文書承認システム。 - 【請求項4】 前記分割手段で分割された前記承認履歴
管理情報を表示する表示手段を含むことを特徴とする請
求項1から請求項3のいずれか記載の電子文書承認シス
テム。 - 【請求項5】 前記端末装置において前記電子文書を表
示する時に、前記承認履歴管理情報の前記文書作成アプ
リケーション名を基に起動したアプリケーションで前記
電子文書を読出すよう構成したことを特徴とする請求項
1から請求項4のいずれか記載の電子文書承認システ
ム。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP7265129A JPH09114894A (ja) | 1995-10-13 | 1995-10-13 | 電子文書承認システム |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP7265129A JPH09114894A (ja) | 1995-10-13 | 1995-10-13 | 電子文書承認システム |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JPH09114894A true JPH09114894A (ja) | 1997-05-02 |
Family
ID=17413026
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP7265129A Withdrawn JPH09114894A (ja) | 1995-10-13 | 1995-10-13 | 電子文書承認システム |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JPH09114894A (ja) |
Cited By (2)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
US6907529B1 (en) | 1998-11-12 | 2005-06-14 | Nec Corporation | Document management system |
JP2009289060A (ja) * | 2008-05-29 | 2009-12-10 | Hitachi Ltd | ワークフローサーバ、ワークフロー管理方法、プログラムおよび記録媒体 |
-
1995
- 1995-10-13 JP JP7265129A patent/JPH09114894A/ja not_active Withdrawn
Cited By (2)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
US6907529B1 (en) | 1998-11-12 | 2005-06-14 | Nec Corporation | Document management system |
JP2009289060A (ja) * | 2008-05-29 | 2009-12-10 | Hitachi Ltd | ワークフローサーバ、ワークフロー管理方法、プログラムおよび記録媒体 |
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Legal Events
Date | Code | Title | Description |
---|---|---|---|
A300 | Application deemed to be withdrawn because no request for examination was validly filed |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A300 Effective date: 20030107 |