JPH0879298A - 電子メールシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 送信した文書の滞留状況を確認できる電子メ
ールシステムを得る。 【構成】 複数の端末機器とホスト側のメール・ボック
ス６０と間において文書の送受信を順次行うことによっ
て文書を流通させる電子メールシステムにおいて、送信
文書の文書名及び文書作成者からなる第１の情報と、流
通過程における文書の所在及び最新の送信日時からなる
第２の情報が格納される文書流通テーブル５０と、文書
が送信される度に文書流通テーブル５０の第２の情報を
更新するテーブル管理手段２１と、文書の流通状況を問
い合わせる流通状況問合せ手段１３と、文書流通テーブ
ル５０から文書の所在及び最新の送信日時を取得すると
共に、この最新の送信日時に基づいて滞留期間を演算し
て問合せに対する回答を作成する流通状況回答部２３
と、流通状況回答部２３の回答に基づいて、文書の所在
及び滞留期間をＣＲＴ１に表示させる流通状況表示制御
部１４とを備えた。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は電子メールシステムに関
するものである。

【０００２】

【従来の技術】コンピュータ・ネットワークシステムを
介して、パソコン、テレックスまたはワードプロセッサ
などの端末機器同士が文字や音声の情報を交換する電子
メールシステムが知られている。従来の電子メールシス
テムは１対１の対応または１対複数の対応のシステムが
一般的であったが、最近では流通経路にしたがって文書
を順次送信する電子メールシステムが開発されている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記の
流通経路にしたがって文書を送信する電子メールシステ
ムでは、送信した文書が流通経路の途中で滞留した場合
に、滞留の状況が確認できないという問題点があった。
したがって、送信した文書が滞留している場合に、滞留
期間を含めた滞留状況を確認できる装置の開発が望まれ
ていた。

【０００４】

【課題を解決するための手段】本発明の電子メールシス
テムは、前述の課題を解決するために、全ての利用者に
対応したメール・ボックスと複数の端末機器とによって
構成され、各端末機器とメール・ボックスと間において
文書の送受信を順次行うことによって文書を流通させる
電子メールシステムにおいて、送信される文書の文書名
及び文書作成者からなる第１の情報と、流通過程におけ
る文書の所在及び最新の送信日時からなる第２の情報と
が格納される文書流通テーブルと、文書がメール・ボッ
クスに送信される度に文書流通テーブルの第２の情報を
更新するテーブル管理手段と、文書の流通状況を問い合
わせる流通状況問合せ手段と、この流通状況問合せ手段
から問い合わせがあったときに、文書流通テーブルから
文書の所在及び最新の送信日時を取得すると共に、この
最新の送信日時に基づいて滞留期間を演算して問合せに
対する回答を作成する流通状況回答手段と、この流通状
況回答手段の回答に基づいて、文書の所在及び滞留期間
を表示する流通状況表示手段とを備えたものである。

【０００５】

【作用】本発明に係る文書流通テーブルには送信される
文書の文書名及び文書作成者からなる第１の情報と、流
通過程における文書の所在及び最新の送信日時からなる
第２の情報とが格納される。そして、テーブル管理手段
は、文書がメール・ボックスに送信される度に文書流通
テーブルの第２の情報を更新する。また、流通状況問合
せ手段は文書の流通状況の問い合わせを行い、この流通
状況問合せ手段から問い合わせがあったときに、流通状
況回答手段は文書流通テーブルから文書の所在及び最新
の送信日時を取得すると共に、この最新の送信日時に基
づいて滞留期間を演算して問合せに対する回答を作成す
る。さらに、流通状況表示手段は流通状況回答手段の回
答に基づいて文書の所在及び滞留期間を表示する。

【０００６】

【実施例】図１は本発明の一実施例である電子メールシ
ステムのブロック図である。図において、１は画面表示
等を行うＣＲＴ、２はＣＲＴ１への表示の制御を行う出
力制御部、３は文書の入力等を行うキーボード、５はマ
ウス、７はこれらキーボード３及びマウス５の制御を行
う入力制御部である。９は文書の送信処理を行う送信処
理部、１１は文書の受信処理を行う受信処理部、１３は
送信した文書の所在、状態及び滞留日時を問い合わせる
流通状況問合せ部、１４は後述する流通状況回答部２３
からの回答内容をＣＲＴ１に表示させる流通状況表示制
御部、１５は入力された文書等のデータを記憶するデー
タ記憶部、１７はデータ記憶部１５に記憶されたデータ
の宛先を記憶する宛先記憶部である。以上の装置は各端
末機器に付属するものである。

【０００７】１９は全ての利用者について送受信データ
を記憶する送受信データ記憶装置、２１は送受信データ
記憶装置１９内の後述する各テーブルを管理するテーブ
ル管理手段、２３は流通状況問合せ部１３の問合せを受
けて文書の流通状況を確認して回答する流通状況回答部
である。以上の装置はホスト側に付属するものである。

【０００８】ＣＲＴ１には図２に示す仮想現実空間が表
示されており、この仮想現実空間に存在するアイコンを
マウスでクリックすることによって所定のメニュ−が実
行される。本実施例においては、未決箱３１は未処理文
書の格納メニュ−、既決箱３３は既決文書の送信メニュ
−、モニタ３５は文書の流通状況の確認メニュ−をそれ
ぞれ意味し、入力制御部７がマウス５から入力される命
令を認識及び解釈する。

【０００９】送受信データ記憶装置１９には、文書の流
通状況を管理するための文書流通テーブル５０と各端末
機器に対応するメール・ボックス６０が格納されてい
る。そして、文書流通テーブル５０は、作成された文書
の文書名、文書の格納場所（ディレクトリ）及び作成者
が格納される文書管理テーブル５１、文書の所在・状態
を管理する所在・状態管理テーブル５３、文書の種類毎
に予め決められた文書の流通経路が格納される流通テー
ブル５５、文書の種類毎に予め決められた文書の処理状
態が格納される状態テーブル５７、流通過程における最
新の文書送信日時が格納される送信日時テーブル５９か
ら構成されている。

【００１０】図３は送受信データ記憶装置２３に格納さ
れている各テーブルの構成例を示す図である。図におい
て、５１ａは送信の対象となる文書名が記載される文書
名欄、５１ｂは格納される文書のディレクトリが記載さ
れるディレクトリ欄、５１ｄは所在・状態管理テーブル
５３へのポインタが記載されるポインタ欄である。ま
た、５３ａは流通文書が最初に送信された日時が記載さ
れる送信日時欄、５３ｂは流通テーブル５５へのポイン
タが記載される流通ポインタ欄、５３ｃは流通テーブル
５５における文書の所在アドレスが記載される所在アド
レス欄、５３ｄは状態テーブル５７へのポインタが記載
される状態ポインタ欄、５３ｅは状態テーブルにおける
アドレスが記載される状態アドレス欄、５３ｆは送信日
時テーブル５９へのポインタが記載される送信ポインタ
欄である。

【００１１】また、流通テーブル５５の各欄には各流通
経路における通過部署が記載されている。例えば、第２
列目の経路ではＦ係長、Ｇ課長、Ｈ部長、管理部の順に
文書が流通する。また、状態テーブル５７の各欄には流
通する文書毎に予め決められた処理状態が各列毎に記載
されており、例えば係長から管理部まで流通させる文書
の場合には第２列目のパターン（検図待ち、承認待ち、
承認済み）になる。また、送信日時テーブル５９には各
流通文書毎の流通途中における最新の送信日時が記載さ
れる。すなわち、文書が流通テーブルの第２行のパター
ンで流通する場合は送信日時テーブル５９には最初文書
がＦ係長に送信されたときの日時が記載され、Ｆ係長が
文書をＧ課長に送信した場合には、送信日時テーブル５
９の日時はＦ係長がＧ課長に送信した日時に書き替えら
れる。

【００１２】次に、各テーブル間の関係について説明す
る。文書管理テーブル５１のポインタ欄５１ｄの数字は
対応する所在・状態管理テーブル５３の行数を示してお
り、例えば、文書Ａのポインタの数字が２の場合には、
文書Ａには所在・状態管理テーブル５３の第２行が対応
することになる。また、所在・状態管理テーブル５３の
流通ポインタ欄５３ｂの数字は、これに対応する流通テ
ーブル５５の行数を示しており、例えば、ポインタ欄の
数字が２の場合には、流通テーブル５５の第２行が対応
することになる。また、所在・状態管理テーブル５３の
所在アドレス欄５３ｃの数字は、これに対応する流通テ
ーブル５５の列数を示しており、例えば、アドレス欄の
数字が２に場合には、流通テーブル５５の第２列が対応
することになる。したがって、所在・状態管理テーブル
５３のポインタ欄５３ｂとアドレス欄５３ｃの数字によ
って流通テーブル５５の特定の欄が指定され、流通文書
の所在場所が特定される。

【００１３】また、所在・状態管理テーブル５３の状態
ポインタ欄５３ｄの数字は、これに対応する状態テーブ
ル５７の行数を示しており、例えば、ポインタ欄の数字
が２の場合には、状態テーブル５７の第２行が対応する
ことになる。また、所在・状態管理テーブル５３の状態
アドレス欄５３ｅの数字は、これに対応する状態テーブ
ル５７の列数を示しており、例えば、状態アドレス欄５
３ｅの数字が２の場合には、状態テーブル５７の第２列
が対応することになる。したがって、所在・状態管理テ
ーブル５３のポインタ欄５３ｄとアドレス欄５３ｅの数
字によって状態テーブル５５の特定の欄が指定され、流
通文書の処理状態が特定される。

【００１４】文書管理テーブル５１のポインタ欄の数字
は所在・状態管理テーブル５３が作成されるときにテー
ブル管理手段２１によって決定される。また、所在・状
態管理テーブル５３の各ポインタ欄の数字は送信する文
書の種類に基づいてテーブル管理手段２１によって決定
される。例えば、送信する文書が新規取り引きに関する
稟議書の場合には文書の流通経路は流通テーブル５５の
第２行目のパターンになり、ポインタ欄５３ｂには２が
格納される。同様に、この場合の処理状態のパターンは
状態テーブル５７の第２行目のパターンになり、ポイン
タ欄５３ｄには２が格納される。また、所在・状態管理
テーブル５３の各アドレス欄の数字はテーブル管理手段
２１によって決定され、当初は１が格納されているが、
文書が送信される度に２、３、…と順次更新される。

【００１５】図４は送受信データ記憶装置１９内の組織
ディレクトリ（メール・ボックス６０）を概念的に示す
図である。図に示すように、文書が送信される宛先は組
織ディレクトリを構成している。

【００１６】次に、上記のように構成された電子メール
システムの文書送信時の動作について説明する。作成さ
れた文書はデータ記憶部１５に、その宛先は宛先記憶部
１７にそれぞれ格納される。送信指示があると、送信処
理部９はデータ記憶部１５から文書を呼び出し、宛先記
憶部１７からは文書の宛先を呼び出して宛先によって指
定されたメール・ボックスに送信する。送信処理が行わ
れると、テーブル管理手段２１が所在・状態管理テーブ
ル５３の送信日時欄５３ａ及び各アドレス欄に所定の情
報を書き込むと共に、送信日時テーブル５９の該当する
欄に送信日時を書き込む。そして、文書が流通テーブル
５５の流通経路にしたがって送信される毎に同様の動作
が行われる。

【００１７】例えば、文書Ａを流通テーブル５５の第２
行のパターンによって流通させる場合には、送信処理部
９によって文書ＡがＦ係長へ送信されると、テーブル管
理手段２１が所在・状態管理テーブル５３の送信日時欄
５３ａ及び送信日時テーブル５９に送信日時である９
３．８．３０．ＡＭ９：００を格納し、また、所在アド
レス欄５３ｃ及び状態アドレス欄５３ｅには１を格納す
る。次に、Ｆ係長が文書ＡをＧ課長に送信すると、テー
ブル管理手段２１は送信日時テーブル５９の送信日時
を、Ｆ係長がＧ課長に送信した日時である９３．９．１
５．ＡＭ８：００に書き替え、また、所在アドレス欄５
３ｃ及び状態アドレス欄５３ｅには２を格納する。以後
は同様の動作が行われる。

【００１８】図５は流通文書の流通状況の確認処理のフ
ローチャートである。以下、図１〜図５に基づいて、流
通文書の流通状況確認処理について説明する。作成者
（ＩＤ：１１２１７９）がＣＲＴ１に表示されている画
面上の「モニタ」にマウス５のポインタを合わせてマウ
ス５をダブルクリックすると、入力制御部７が流通状況
確認指示があった旨を流通状況問合せ部１３に送信す
る。この流通状況確認指示を受けとると（Ｓ１）、流通
状況問合せ部１３はＩＤ：１１２１７９の送信した文書
に関する問い合わせ指示を流通状況回答部２３へ送付す
る。

【００１９】この問い合わせ指示を受けた流通状況回答
部２３は、送受信データ記憶装置１９の文書管理テーブ
ル５１を検索してＩＤ：１１２１７９の送信した文書の
有無を確認し（Ｓ３）、文書が無い場合にはＳ１に戻り
流通状況確認指示を待つ。該当する文書がある場合に
は、流通状況回答部２３は各文書毎に各テーブルにアク
セスして文書の現在の所在・状態・滞留日時を確認す
る。すなわち、例えば、本例の場合には文書管理テーブ
ル５１から分かるように、ＩＤ：１１２１７９の送信し
た文書としては文書Ａ及び文書Ｂがあるので、流通状況
回答部２３は、まず文書Ａについて文書所在の確認処理
を実行する（Ｓ５）。すなわち、文書管理テーブル５１
の文書Ａに関するポインタ欄５１ｄの数字に基づいて所
在・状態管理テーブル５３の該当する行にアクセスす
る。本例ではポインタ欄５１ｄの数字が２であるから所
在・状態管理テーブル５３の第２行目にアクセスする。

【００２０】次に、所在・状態管理テーブル５３のポイ
ンタ欄５３ｂの数字に基づいて流通テーブル５５の該当
する行にアクセスし、所在・状態管理テーブル５３のア
ドレス欄５３ｃの数字によって文書Ａの所在を特定す
る。本例の場合には、所在・状態管理テーブル５３のポ
インタ欄５３ｄ及びアドレス欄５３ｃの数字が共に２で
あるので、流通テーブル５５の第２行第２列に相当する
Ｇ課長のところに文書があることが分かる。

【００２１】次に、流通状況回答部２３は、文書処理状
態の確認処理を実行する（Ｓ７）。すなわち、所在・状
態管理テーブル５３のポインタ欄５３ｄの数字に基づい
て状態テーブル５７の該当する行にアクセスし、アドレ
ス欄５３ｅに基づいて状態テーブル５７の該当する欄に
アクセスして文書の処理状態を特定する。本例の場合に
は、ポインタ欄５３ｄ及びアドレス欄５３ｅの数字が共
に２であるので、文書Ａは状態テーブル５７の第２行第
２列に相当する承認待ちの状態にあることが分かる。

【００２２】次に、流通状況回答部２３は、文書滞留時
間の確認処理を実行する（Ｓ９）。すなわち、所在・状
態管理テーブル５３のポイン欄５３ｆの数字に基づいて
送信日時テーブル５９の所定の欄にアクセスして最新の
送信日時を取得する。本例の場合にはポインタ欄５３ｆ
の数字が２であるので、送信日時テーブル５９の第２行
目にアクセスして、最新送信日時（Ｆ係長がＧ課長に送
信した日時）として、９３年９月１５日ＡＭ８時を取得
する。そして、現在（文書の所在状態確認時）の日時
と、前記最新送信日時との差を演算して、文書の滞留期
間を求める。例えば、現在の日時が９３年９月１８日Ｐ
Ｍ２１時であった場合には、上記の計算をすることによ
って滞留期間は３日１３時間となる。

【００２３】次に、流通状況回答部２３は流通状況確認
の対象となる文書が他にあるがどうかを確認し（Ｓ１
１）、他の文書がある場合には上述と同様の処理を繰り
返す。本例の場合には、上述したように文書Ｂも確認の
対象になっているので、文書ＢについてＳ５〜Ｓ９の処
理を実行する。Ｓ１１の判断において、他に文書がない
と判断した場合には、流通状況回答部２３は、上述の動
作によって取得した文書の所在、処理状態及び滞留日時
の情報を流通状況表示制御部１４へ送信する。この送信
を受けた流通状況表示制御部１４は出力制御部２を介し
てこれらの情報をＣＲＴ１に表示する（Ｓ１３）。図６
はこの表示の一例を示した図である。以上が流通文書の
流通状況の確認処理である。

【００２４】図７は文書滞留者に対する督促メッセージ
の送信処理のフローチャートである。次に、図７に基づ
いて文書滞留者に対する督促メッセージの送信処理につ
いて説明する。操作者は図６に示した表示画面を見て、
督促すべき文書を選択し、図６に示す督促ボタン６１に
マウス５のポインタを合わせてマウス５をクリックす
る。督促ボタン６１がクリックされると入力制御部７は
督促指示があった旨を送信処理部９に送付する。この指
示を受けると（Ｓ２１）、送信処理部９は滞留文書名
（文書Ａ）、所在（Ｇ課長）及び利用者ＩＤ（１１２１
７９＝ＸＸとする）の情報を取得し（Ｓ２３）、これに
基づいて督促メッセージファイルを作成する（Ｓ２
５）。そして、送信処理部９は図４に示す滞留文書が所
在するメール・ボックス（Ｇ課長）へ督促メッセージフ
ァイルを送信する（Ｓ２７）。督促メッセージファイル
の送信が終了すると送信処理部９は、他に督促の対象と
なる文書が在るかどうかを確認し（Ｓ２９）、他に文書
が在る場合にはＳ２１に戻って督促指示を待つ。一方、
Ｓ２９の判断において、他に文書が存在しない場合には
処理を終了する。

【００２５】図８は督促メッセージの受信処理のフロー
チャートである。次に、図８に基づいて督促メッセージ
の受信処理について説明する。受信処理部１１は一定時
間間隔で送受信データ記憶装置１９の自分のメール・ボ
ックスを監視し（Ｓ５１）、メール・ボックスに文書が
到着したかどうかを確認する（Ｓ５３）。文書の到着が
確認されると、受信処理部１１は到着した文書が督促メ
ッセージファイルかどうかを確認し（Ｓ５５）、督促メ
ッセージファイルでない場合には出力制御部２を介して
ＣＲＴ１の表示画面中の未決箱に「受信文書あり」を意
味するアイコンを表示する（Ｓ５７）。到着した文書が
督促メッセージファイルの場合には、受信処理部１１は
その督促メッセージファイルを出力制御部２を介してＣ
ＲＴ１に表示し（Ｓ５９）、表示後そのファイルを削除
する（Ｓ６１）。図９は督促メッセージの表示例を示す
図である。以上の処理が終了すると、受信処理部１１は
再度自己のメール・ボックスを監視し（Ｓ５１）、同様
の処理を繰り返す。

【００２６】以上のように本実施例によれば、流通過程
における文書の所在及び最新の送信日時を管理すること
によって文書の所在及び滞留期間を確認できるようにす
ると共に、文書滞留者に対して督促メッセージを送信す
るようにしたので、文書の流通を円滑に行うことが可能
になる。

【００２７】なお、上記実施例では、複数の端末機器と
ホスト側のメール・ボックスと間において文書の送受信
を順次行うことによって文書を流通させる電子メールシ
ステムについて説明したが、複数の端末機器にメール・
ボックスが設置されるタイプの電子メールシステムにお
いても同様の機能を実現することができる。この場合に
は、上記実施例ではホスト側に設置されていた文書流通
テーブル５０、テーブル管理手段２１及び流通状況回答
部２３を文書の送信側の端末機器に設けるようにすれば
よい。

【００２８】

【発明の効果】以上詳述したように本発明によれば、流
通過程における文書の所在及び最新の送信日時を管理す
ることによって、文書の所在及び滞留期間を表示するよ
うにしたので、発信文書の流通状況を適確に知ることが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例のブロック図である。

【図２】仮想現実空間の表示例の説明図である。

【図３】文書流通テーブルの構成例を示す図である。

【図４】送受信データ記憶装置１９内の組織ディレクト
リ（メール・ボックス６０）を概念的に示す図である。

【図５】流通文書の流通状況の確認処理のフローチャー
トである。

【図６】文書の流通状況の表示の一例を示した図であ
る。

【図７】文書滞留者に対する督促メッセージの送信処理
のフローチャートである。

【図８】督促メッセージの受信処理のフローチャートで
ある。

【図９】督促メッセージの表示例を示す図である。

【符号の説明】

１ ＣＲＴ ２ 出力制御部 ３ キーボード ５ マウス ７ 入力制御部 ９ 送信処理部 １１ 受信処理部 １３ 流通状況問合せ部 １４ 流通状況表示制御部 １５ データ記憶部 １７ 宛先記憶部 １９ 送受信データ記憶部 ２１ テーブル管理手段 ２３ 流通状況回答部 ５０ 文書流通テーブル ６０ メールボックス

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 全ての利用者に対応したメール・ボック
   スと複数の端末機器とによって構成され、各端末機器と
   前記メール・ボックスと間において文書の送受信を順次
   行うことによって文書を流通させる電子メールシステム
   において、 送信される文書の文書名及び文書作成者からなる第１の
   情報と、前記流通過程における文書の所在及び最新の送
   信日時からなる第２の情報が格納される文書流通テーブ
   ルと、 文書が前記メール・ボックスに送信される度に前記文書
   流通テーブルの第２の情報を更新するテーブル管理手段
   と、 文書の流通状況を問い合わせる流通状況問合せ手段と、 該流通状況問合せ手段から問い合わせがあったときに、
   前記文書流通テーブルから文書の所在及び最新の送信日
   時を取得すると共に、該最新の送信日時に基づいて滞留
   期間を演算して前記問合せに対する回答を作成する流通
   状況回答手段と、 該流通状況回答手段の回答に基づいて、文書の所在及び
   滞留期間を表示する流通状況表示手段とを備えたことを
   特徴とする電子メールシステム。
2. 【請求項２】 複数の端末機器に対応して設定されたメ
   ール・ボックス間において文書の送受信を行う電子メー
   ルシステムにおいて、 送信される文書の文書名及び文書作成者からなる第１の
   情報と、文書の送信日時からなる第２の情報が格納され
   る文書テーブルと、 文書が前記メール・ボックスに送信されると前記文書テ
   ーブルに前記第２の情報を書き込むテーブル管理手段
   と、 文書の滞留状況を問い合わせる滞留状況問合せ手段と、 該滞留状況問合せ手段から問い合わせがあったときに、
   前記文書テーブルから文書の送信日時を取得すると共
   に、該送信日時に基づいて滞留期間を演算して前記問合
   せに対する回答を作成する滞留状況回答手段と、 該滞留状況回答手段の回答に基づいて、文書の滞留期間
   を表示する滞留状況表示手段とを備えたことを特徴とす
   る電子メールシステム。
3. 【請求項３】 文書滞留者に対する督促指示を行う督促
   指示手段と、 該督促指示手段から督促指示があったときに、督促メッ
   セージファイルを作成して文書滞留者に送信する督促メ
   ッセージ送信手段と、 メールボックスを所定間隔で監視し、メールボックスに
   督促メッセージファイルが送信されたことを確認する
   と、該督促メッセージファイルを呼び出して督促メッセ
   ージを表示する督促メッセージ受信手段とを備えたこと
   を特徴とする請求項１又は２記載の電子メールシステ
   ム。