JPH086956A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 文書の画像データに付加するしおりの機能を
向上させる。 【構成】 入力装置１によって使用するしおりが選択さ
れると、システム制御部４のしおりデータ設定部６によ
って、しおりデータ記憶部１０のその選択されたしおり
のしおりデータの使用フラグをオンにし、その選択され
たしおりを使用可能にする。そして、文書の画像データ
にしおりを設定するとき、しおり設定部９が入力装置１
によって選択されたしおりのしおりデータを参照し、そ
のしおりデータの使用フラグがオンならば、そのしおり
を指定された画像データに付加して設定する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、文書の画像データを
ファイル型式で検索可能に記憶する電子ファイリング装
置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、文書の画像データを記憶し、その
画像データ中の任意の部分にしおり等の特定符号を付加
して記憶し、その特定符号が付加された画像データを検
索及び出力する電子ファイリング装置（例えば、特開昭
５９−３６８６７号公報参照）があった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
電子ファイリング装置では、複数種のしおりを使用でき
るが、特定のしおりのみを使用するようにできないの
で、しおりの設定やしおりを用いた検索等の作業が煩雑
になるという問題があった。また、例えば、どの画像デ
ータにしおりを付加したかを他の使用者に知られたくな
いようにしたくても、特定のしおりを他人に無断で使用
されてしまうという問題があった。

【０００４】さらに、文書の画像データを検索すると
き、その画像データに複数のしおりが付加されていた場
合、必要なしおり以外のしおりによる検索も行なえるの
で、非常に検索作業が煩雑になるという問題があった。
さらにまた、文書の画像データを表示するとき、その画
像データに複数のしおりが付加されていた場合、必要な
しおり以外のしおりも表示されるので、非常に見難くな
るという問題があった。

【０００５】この発明は上記の点に鑑みてなされたもの
であり、文書の画像データに付加するしおりの機能を向
上させることを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】この発明は上記の目的を
達成するため、文書の画像データを記憶する手段と、そ
の手段に記憶された画像データを表示する手段と、上記
画像データにしおりを付加する手段を備えた電子ファイ
リング装置において、上記しおりを使用可能にする使用
フラグを設定する手段を設けたものである。

【０００７】また、上記しおりにパスワードを設定する
手段と、その手段によって設定されたパスワードが入力
されたしおりに対してのみ上記使用フラグを設定可能に
する手段を設けるとよい。

【０００８】さらに、上記使用フラグが設定されている
しおりのみを画像データの検索条件として設定可能にす
る手段を設けるとよい。

【０００９】また、上記使用フラグが設定されているし
おりのみを文書の画像データ表示時に表示する手段を設
けるとよい。

【００１０】さらに、上記使用フラグが設定されている
しおりのみを画像データに付加可能にする手段を設ける
とよい。

【００１１】

【作用】この発明による電子ファイリング装置は、文書
の画像データに付加するしおりに、そのしおりを使用可
能にする使用フラグを設定するので、複数種あるしおり
のなかから必要なしおりのみを容易に選択して使用する
ことができ、しおりの設定やしおりによる検索等の作業
を行ない易くすることができる。

【００１２】また、しおりにパスワードを設定し、その
パスワードが入力されたしおりに対してのみ使用フラグ
を設定可能にするようにすれば、他の使用者が無断でそ
のしおりを使用できないようにすることができ、特定の
しおりを個人用のしおりとして使用することができる。

【００１３】さらに、使用フラグが設定されているしお
りのみを画像データの検索条件として設定可能にするよ
うにすれば、必要なしおりのみを容易に画像データの検
索条件として設定でき、必要なしおりを選択する作業が
容易に行なえる。そして、パスワードを設定し、そのパ
スワードが入力されたしおりに使用フラグが設定されて
いるとき、そのしおりのみを画像データの検索条件とし
て設定可能にするようにすれば、そのしおりによる画像
データの検索がパスワードの入力なしには行なえないよ
うにすることができ、他の使用者が無断でそのしおりに
よる検索を行なえないようにすることができる。

【００１４】また、使用フラグが設定されているしおり
のみを文書の画像データ表示時に表示するようにすれ
ば、文書の画像データを表示するとき、その画像データ
に付加されているしおりのうち必要なしおりのみを容易
に表示させることができる。そして、パスワードを設定
し、そのパスワードが入力されたしおりに使用フラグが
設定されているとき、そのしおりのみを文書の画像デー
タを表示するときに表示するようにすれば、そのしおり
の表示をパスワードの入力なしには行なえないようにす
ることができ、他の使用者が無断でそのしおりを付加し
た画像データを参照できないようにすることができる。

【００１５】さらに、使用フラグが設定されているしお
りのみを画像データに付加可能にするようにすれば、文
書の画像データにしおりを設定するとき、必要なしおり
のみを容易に付加させることができる。そして、パスワ
ードを設定し、そのパスワードが入力されたしおりに使
用フラグが設定されているとき、そのしおりのみを文書
の画像データに付加可能にするようにすれば、そのしお
りの設定をパスワードの入力なしには行なえないように
することができ、他の使用者が無断でそのしおりを使用
できないようにすることができる。

【００１６】

【実施例】以下、この発明の実施例を図面に基づいて具
体的に説明する。図１は、この発明の一実施例である電
子ファイリング装置の構成を示すブロック図である。こ
の電子ファイリング装置は、入力装置１，表示装置２，
及び制御処理装置３からなる。

【００１７】入力装置１は、文書の画像データの登録，
検索，出力等の指示、使用するしおりを選択する指示、
しおりにパスワードを設定する指示、検索条件の入力、
しおりの設定の指示等の各種の操作情報を入力するキー
ボードやマウス等の入力装置である。表示装置２は、文
書の画像データ，しおり，及び各種の作業画面とメッセ
ージ等を表示するＣＲＴ，ＬＣＤ等のディスプレイ装置
である。

【００１８】制御処理装置３は、システム制御部４及び
記憶部５からなる。システム制御部４は、ＣＰＵ，ＲＯ
Ｍ，ＲＡＭ等からなるマイクロコンピュータを内蔵し、
文書の画像データを登録，検索，及び出力する機能を果
たし、しおりデータ設定部６，しおり検索部７，しおり
表示部８，しおり設定部９の各機能も果たす。

【００１９】しおりデータ設定部６は、しおり毎の使用
フラグ，パスワードを登録するしおりデータ設定処理を
行なう。すなわち、しおりを使用可能にする使用フラグ
を設定する手段と、しおりにパスワードを設定する手段
と、設定されたパスワードが入力されたしおりに対して
のみ使用フラグを設定可能にする手段に相当する。

【００２０】しおり検索部７は、しおりが付加された文
書の画像データを検索するしおり検索処理を行なう。す
なわち、使用フラグが設定されているしおりのみを画像
データの検索条件として設定可能にする手段に相当す
る。

【００２１】しおり表示部８は、文書の画像データに付
加されている特定のしおりのみを表示するしおり表示処
理を行なう。すなわち、使用フラグが設定されているし
おりのみを文書の画像データ表示時に表示する手段に相
当する。

【００２２】しおり設定部９は、文書の画像データにし
おりを付加するしおり設定処理を行なう。すなわち、使
用フラグが設定されているしおりのみを画像データに付
加可能にする手段に相当する。

【００２３】記憶部５は、文書の画像データを記憶する
と共に、しおりデータ記憶部１０にしおり毎の使用フラ
グ及びパスワード等のしおりデータを記憶する光磁気デ
ィスク装置，ハードディスク装置，フロッピディスク装
置等のメモリである。

【００２４】表１はしおりデータ記憶部１０のデータフ
ォーマットの一例を示す表である。しおりデータ記憶部
１０には、この電子ファイリング装置において使用でき
る全てのしおり種類毎の使用フラグ又はパスワードを登
録する。例えば、しおり１を使用する指示があり、それ
にパスワードが設定された場合、しおり１のＩＤには使
用フラグオンとパスワードとが格納される。

【００２５】つまり、しおりの種類を示すしおりＩＤ毎
に使用フラグを格納し、パスワードが設定されたときに
はそのパスワードも格納する。そして、システム制御部
４は、しおりを使用するときにはこのしおりデータを参
照して制御処理を行なう。

【００２６】

【表１】

【００２７】次に、この電子ファイリング装置における
しおりデータ設定処理について説明する。図２は、その
しおりデータ設定処理を示すフローチャートである。こ
の処理は、ステップ１で使用するしおりが選択された
ら、ステップ２へ進んでパスワードが設定されているか
否かを判断して、設定されていなければステップ３へ進
んでパスワードの設定を行なうか否かを判断して、パス
ワードの設定を行なわないならステップ６へ進んでその
しおりのしおりデータの使用フラグをオンにし、この処
理を終了する。

【００２８】ステップ３の判断でパスワードの設定を行
なうなら、ステップ４へ進んでパスワードの入力を行な
い、ステップ５へ進んでしおりデータのパスワード格納
エリアにそのパスワードのデータを設定（格納）し、ス
テップ６へ進んでそのしおりのしおりデータの使用フラ
グをオンにし、この処理を終了する。

【００２９】一方、ステップ２の判断でパスワードが設
定されていれば、ステップ７へ進んでパスワードの入力
を行ない、ステップ８へ進んでその入力されたパスワー
ドが正しいか否かを判断して、正しくなければこの処理
を終了するが、正しければステップ９へ進んでパスワー
ドを変更するか否かを判断する。

【００３０】ステップ９の判断で変更しないなら、ステ
ップ６へ進んでそのしおりのしおりデータの使用フラグ
をオンにしてこの処理を終了し、変更するならステップ
４へ進んでパスワードの入力を行ない、ステップ５へ進
んでしおりデータのパスワード格納エリアにそのパスワ
ードのデータを設定（格納）し、ステップ６へ進んでそ
のしおりのしおりデータの使用フラグをオンにし、この
処理を終了する。

【００３１】さらにこのしおりデータ設定処理を説明す
る。しおりデータ設定部６は、入力装置１から使用する
しおりが選択されると、しおりデータ記憶部１０のしお
りデータを参照し、その選択されたしおりにパスワード
が設定されているか否かを判断して、設定されていなけ
れば使用者に対してパスワードを設定するか否かを促
し、入力装置１からパスワードを設定する指示が入力さ
れなければ、その選択されたしおりのしおりデータの使
用フラグをオンにする。

【００３２】また、入力装置１からパスワードを設定す
る指示が入力されたら、入力装置１から入力されるパス
ワードを、選択されたしおりのしおりデータのパスワー
ドとして登録し、そのしおりのしおりデータの使用フラ
グをオンにする。

【００３３】一方、入力装置１によって使用するしおり
が選択されたとき、そのしおりのしおりデータにパスワ
ードが記憶されているか否かを判断し、記憶されていれ
ばパスワードか設定されているものと判断して、使用者
に対してパスワードの入力を促し、パスワードが入力さ
れたら、その入力されたパスワードが選択されたしおり
のしおりデータに登録されているパスワードと一致する
か否かを判断して、一致しなければ入力されたパスワー
ドが正しくないものと判断して、この処理を終了する。

【００３４】また、入力されたパスワードが登録されて
いるパスワードと一致したら、入力されたパスワードが
正しいものと判断して、使用者に対してパスワードを変
更するか否かを促し、入力装置１からパスワード変更の
指示がなければ、選択されたしおりのしおりデータの使
用フラグをオンにする。

【００３５】そして、入力装置１からパスワード変更の
指示があれば、使用者に対してパスワードの入力を促
し、入力装置１からパスワードが入力されたら、そのパ
スワードをしおりのしおりデータのパスワードとして格
納し、先に登録されたパスワードを新たに入力されたパ
スワードに変更して、そのしおりのしおりデータの使用
フラグをオンにする。

【００３６】図３は、この電子ファイリング装置におけ
る使用するしおりを設定するときの作業画面の一例を示
す図である。この作業画面には、しおり選択欄１１とパ
スワード入力欄１２が表示され、しおり選択欄１１には
この電子ファイリング装置で使用可能な複数のしおり１
３が表示される。

【００３７】この作業画面で、しおり選択欄１１の使用
するしおりを選択し、パスワード入力欄１２にそのしお
りに対するパスワードを入力すると、そのしおりを使用
可能に登録し、パスワードを登録する。そして、これ以
後の処理では、そのしおりはパスワードの入力によって
使用可能になる。

【００３８】さらに、この電子ファイリング装置におけ
るしおりデータの更新の他の処理例について説明する。
図４はそのしおりデータの更新の他の処理例を示すフロ
ーチャートである。システム制御部４は、ステップ１１
で各しおりを表示し、ステップ１２へ進んで使用するし
おりを選択すると、ステップ１３へ進んでパスワードが
ついているか否かを判断して、パスワードがついていな
ければステップ１６へ進んで使用フラグを更新して、こ
の処理を終了する。

【００３９】また、ステップ１３の判断でパスワードが
ついていれば、ステップ１４へ進んで入力装置１からの
パスワードを入力し、ステップ１５へ進んでそのパスワ
ードが正しいか否かを調べて、正しくなければステップ
１４へ戻って再びパスワードを入力させるが、正しけれ
ばステップ１６へ進んで使用フラグを更新して、この処
理を終了する。

【００４０】このようにして、この電子ファイリング装
置では、複数あるしおりから操作者が使用したいしおり
を選択することにより、その選択以降のしおりを使用し
た処理を扱いやすくすることができる。また、しおりに
パスワードを設定することにより、特定のしおりを個人
用のしおりとして使用することができる。

【００４１】次に、この電子ファイリング装置における
しおり検索処理について説明する。図５は、そのしおり
検索処理を示すフローチャートである。この処理では、
ステップ２１で検索条件としてしおりＩＤを入力する
と、ステップ２２に進んで入力されたしおりが使用可能
か否かを判断して、使用可能でなければこの処理を終了
するが、使用可能ならステップ２３へ進んでそのしおり
が付加されている文書の画像データを検索してこの処理
を終了する。

【００４２】さらに、このしおり検索処理を説明する。
しおり検索部７は、入力装置１から検索対象のしおりが
指定されると、そのしおりのしおりＩＤを検索条件とし
て入力し、しおりデータ記憶部１０のしおりデータ中の
その入力されたしおりＩＤに登録されている使用フラグ
を参照し、その使用フラグがオンならそのしおりが使用
可能であると判断して、そのしおりが付加されている文
書の画像データを検索する。

【００４３】図６は、この電子ファイリング装置におけ
るしおり検索時の作業画面の一例を示す図である。例え
ば、図３に示したしおり１３ａを予め使用可能に設定
し、そのしおり１３ａを検索条件に入力して検索を指示
すると、この作業画面のしおり表示部１４にそのしおり
１３ａが表示されると共に、そのしおり１３ａが付加さ
れている文書の画像データ１５が表示される。

【００４４】また、上述のしおり検索処理をパスワード
と併用するようにしても良い。まず、入力装置１から検
索対象のしおりが指定されたら、そのしおりに対するパ
スワードの入力を促し、パスワードが入力されたらその
パスワードと指定されたしおりのしおりデータ中に登録
されているパスワードとが一致するか否かを判断する。

【００４５】そして、一致すればそのしおりのしおりＩ
Ｄを検索条件として入力し、しおりデータ中のその入力
されたしおりＩＤに登録されている使用フラグを参照
し、その使用フラグがオンならそのしおりが使用可能で
あると判断して、そのしおりが付加されている文書の画
像データを検索する。

【００４６】このようにして、この電子ファイリング装
置では、しおりによる文書画像データの検索時に、必要
なしおりを選択して使えるので、しおりの選択作業が煩
雑になることがなくなり、操作性が向上する。また、パ
スワードと併用して使うことにより、パスワードが入力
されないしおりについてはそのしおりによる検索作業を
できなくすることができ、文書の画像データに設定した
しおりを他の使用者に知られないようにすることができ
る。

【００４７】次に、この電子ファイリング装置における
文書の画像データに付加されたしおりの表示処理につい
て説明する。図７は、そのしおり表示処理を示すフロー
チャートである。

【００４８】この処理は、文書の画像データを表示する
とき、図７に示すように、ステップ３１で表示する文書
の画像データに設定（付加）されているしおりが使用可
能か否かを判断して、使用可能でなければこの処理を終
了するが、しおりが使用可能なら、ステップ３２へ進ん
でその使用可能なしおりを表示してこの処理を終了す
る。

【００４９】さらに、このしおり表示処理を説明する。
文書の画像データを表示する際、しおり表示部８によっ
て、しおりデータ記憶部１０のしおりデータを参照し、
その画像データに付加されているしおりのしおりデータ
の使用フラグがオンであるか否かを判断し、使用フラグ
がオンであるしおりのみを文書の画像データと共に表示
する。

【００５０】また、上述のしおり表示処理をパスワード
と併用するようにしても良い。まず、文書の画像データ
を表示する際、入力装置１からしおりの選択とそのしお
りのパスワードが入力されたら、そのパスワードと選択
されたしおりのしおりデータ中に登録されているパスワ
ードとが一致するか否かを判断する。

【００５１】そして、一致すればそのしおりのしおりデ
ータの使用フラグを参照し、その使用フラグがオンなら
そのしおりが使用可能であると判断して、そのしおりを
文書の画像データの表示時に画像データと共に表示す
る。

【００５２】図８は、この電子ファイリング装置におけ
る文書の画像データ及びそれに付加されたしおりの表示
画面の一例を示す図である。この画面には、文書の画像
データ１６と共に、しおり表示部１４にしおり１７，１
８が表示されている。そのしおり１７，１８は、この画
像データ１６に付加されているものであり、そのしおり
データの使用フラグが使用可能を示すオンであるため、
画像データ１６と共に表示される。

【００５３】このようにして、この電子ファイリング装
置では、文書の画像データの表示時に、必要なしおりを
選択して使えるので、しおり表示が見易くなり、操作性
が向上する。また、パスワードと併用して使うことによ
り、パスワードが入力されないしおりを表示しないよう
にし、他の操作者によって使用できなくすることができ
る。したがって、操作者は自分で設定したしおりを他の
操作者に知られないようにすることができる。

【００５４】次に、この電子ファイリング装置における
しおり設定処理について説明する。図９は、そのしおり
設定処理を示すフローチャートである。この処理は、ス
テップ４１でしおり（しおりＩＤ）の入力を行ない、ス
テップ４２へ進んで入力されたしおりが使用可能か否か
を判断して、使用可能ならステップ４３へ進んでそのし
おりのしおりＩＤを、指定された文書の画像データに設
定し、この処理を終了する。また、使用可能でなければ
この処理を直ちに終了する。

【００５５】さらにこのしおり設定処理を説明する。し
おり設定部９は、入力装置１から表示装置２に表示され
た文書の画像データにしおりを設定する指示が入力さ
れ、しおりが選択されると、しおりデータ記憶部１０の
しおりデータを参照し、その選択されたしおりのしおり
データの使用フラグがオンか否かを判断して、使用フラ
グがオンならばそのしおりが使用可能であると判断し
て、そのしおりを画像データに設定し、使用フラグがオ
ンでなければしおり設定を禁止する。

【００５６】表２は、記憶部５のしおり設定管理テーブ
ルのフォーマットの一例を示す表である。しおり設定管
理テーブルは、文書の画像データ毎に設定されたしおり
のしおりＩＤを登録して管理するものである。例えば、
画像データ２にしおり１としおり３とが設定された場
合、画像データ１のＩＤにしおり１のＩＤとしおり３の
ＩＤとが格納される。

【００５７】

【表２】

【００５８】文書の画像データにしおりが設定されたと
きには、その画像データを示す画像データＩＤに対応さ
せてしおりの種類を示すしおりＩＤを格納する。そし
て、文書の画像データの表示時やしおりによる文書の画
像データの検索時には、システム制御部４は、このしお
り設定管理テーブルを参照し、画像データに付加されて
いるしおりを認識する。

【００５９】また、上述のしおり設定処理をパスワード
と併用するようにしても良い。まず、入力装置１から文
書の画像データに設定するしおりが指定されたら、その
しおりに対するパスワードの入力を促し、パスワードが
入力されたらそのパスワードと指定されたしおりのしお
りデータ中に登録されているパスワードとが一致するか
否かを判断する。

【００６０】そして、パスワードが一致すればそのしお
りのしおりデータの使用フラグを参照し、その使用フラ
グがオンならそのしおりが使用可能であると判断して、
そのしおりを画像データに設定（付加）する。

【００６１】このようにして、この電子ファイリング装
置では、文書の画像データに対するしおり設定時に、必
要なしおりを選択して使えるので、しおりの設定作業が
煩雑になることがなくなり、操作性が向上する。

【００６２】また、パスワードと併用して使うことによ
り、パスワードが入力されないしおりを文書の画像デー
タに設定できなくすることができ、他の操作者によって
使用できなくすることができる。したがって、操作者は
自分で設定したしおりと他の操作者が設定したしおりと
を容易に区別することができる。

【００６３】

【発明の効果】以上説明してきたように、この発明によ
る電子ファイリング装置によれば、文書の画像データに
付加するしおりの機能を向上させることができ、操作者
は画像データに対するしおりの設定、しおりによる文書
の画像データの検索などの作業を能率良く行なうことが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施例である電子ファイリング装
置の構成を示すブロック図である。

【図２】この実施例の電子ファイリング装置におけるし
おりデータ設定処理を示すフローチャートである。

【図３】この電子ファイリング装置における使用するし
おりを設定するときの作業画面の一例を示す図である。

【図４】この実施例の電子ファイリング装置におけるし
おりデータの更新の他の処理例を示すフローチャートで
ある。

【図５】この実施例の電子ファイリング装置におけるし
おり検索処理を示すフローチャートである。

【図６】この電子ファイリング装置におけるしおり検索
時の作業画面の一例を示す図である。

【図７】この実施例の電子ファイリング装置における文
書の画像データに付加されたしおりの表示処理を示すフ
ローチャートである。

【図８】この実施例の電子ファイリング装置における文
書の画像データ及びそれに付加されたしおりの表示画面
の一例を示す図である。

【図９】この実施例の電子ファイリング装置におけるし
おり設定処理を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１：入力装置 ２：表示装置 ３：制御処理装置 ４：システム制御部 ５：記憶部 ６：しおりデータ設定部 ７：しおり検索部 ８：しおり表示部 ９：しおり設定部 １０：しおりデータ記憶部 １１：しおり選択欄 １２：パスワード入力欄 １３，１３ａ，１７，１８：しおり １４：しおり表示部 １５，１６：画像データ

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書の画像データを記憶する手段と、該
   手段に記憶された画像データを表示する手段と、前記画
   像データにしおりを付加する手段とを備えた電子ファイ
   リング装置において、前記しおりを使用可能にする使用
   フラグを設定する手段を設けたことを特徴とする電子フ
   ァイリング装置。
2. 【請求項２】 請求項１記載の電子ファイリング装置に
   おいて、前記しおりにパスワードを設定する手段と、該
   手段によって設定されたパスワードが入力されたしおり
   に対してのみ前記使用フラグを設定可能にする手段を設
   けたことを特徴とする電子ファイリング装置。
3. 【請求項３】 請求項１又は２記載の電子ファイリング
   装置において、前記使用フラグが設定されているしおり
   のみを画像データの検索条件として設定可能にする手段
   を設けたことを特徴とする電子ファイリング装置。
4. 【請求項４】 請求項１又は２記載の電子ファイリング
   装置において、前記使用フラグが設定されているしおり
   のみを文書の画像データ表示時に表示する手段を設けた
   ことを特徴とする電子ファイリング装置。
5. 【請求項５】 請求項１又は２記載の電子ファイリング
   装置において、前記使用フラグが設定されているしおり
   のみを画像データに付加可能にする手段を設けたことを
   特徴とする電子ファイリング装置。