JPH0563834B2

JPH0563834B2 -

Info

Publication number: JPH0563834B2
Application number: JP59135479A
Authority: JP
Inventors: Masayuki Sugano
Original assignee: Tokyo Shibaura Electric Co Ltd
Current assignee: Toshiba Corp
Priority date: 1984-06-30
Filing date: 1984-06-30
Publication date: 1993-09-13
Also published as: JPS6115276A

Description

【発明の詳細な説明】〔発明の技術分野〕この発明は文書の登録、検索などに有用な文書
フアイル装置に関する。

〔発明の技術的背景とその問題点〕

近時、オフイス・オートメーシヨンの名のもと
に事務能率の向上が考えられているが、このうち
で、特に文書の適切な管理・活用を図ることが重
要視されている。

ところで、文書を死蔵することなく効率よく活
用できるようにするにはこれに対応した整理がな
されることが必要であり、このためかかる事務作
業を効率よく実行するシステムとして文書フアイ
ル装置が考えられている。

すなわち、かかる装置は使用目的別にフアイル
された文書の保管をはじめ保管された文書中から
目的とする文書の検索、検索された文書のフアイ
ル仕様の変更にともなう再整理および不要文書の
廃棄などの諸機能を有しオペレータの操作により
これら機能を実行するようにしている。

しかして、従来のこの種の文書フアイル装置で
は使用目的が決定する毎にこの目的に沿つてフア
イル文書を検索しこの検索によつて抽出された文
書情報を新しいフアイルに登録するとともに不要
文書を廃棄する作業を繰返し実行することにより
分類を行なうようにしている。

ところが、このものはこれら作業の実行に使用
目的に応じたコマンドやフオルダ名などをキーボ
ードより遂次入力する必要があり、特に文書管理
上見本となる分類体系の指定は上位階層から下位
階層まで定められたフオーマツトで入力する必要
がありオペレータの操作上の負担を増大させる欠
点があつた。またメニユー選択による指定の場合
は上位階層の分類を指定し、次の下位階層の分類
メニユーを呈示し、この中から所望する分類を指
定して、さらに下位階層の分類を呈示し指定する
というような手順をとらなければならず、この場
合も操作が煩雑で取扱いにくい欠点があつた。

このように、かかる従来の装置ではコンピユー
タシステムなどの取扱に不馴れなものや装置の操
作に熟練していないものにとつて極めて使いにく
く誤操作を招き易い欠点があつた。またこのため
にある程度専門的知識を有するオペレータの養成
が必要になれば高謄を続ける人件費を考えたとき
経済的に極めて不経済であつた。

〔発明の目的〕

この発明は上記欠点を除去するためなされたも
ので、オペレータ操作を理解し易く簡単にできる
とともに誤操作を防止し得、文書整理作業を効率
よく実行できる文書フアイル装置を提供すること
を目的とする。

〔発明の概要〕

この発明に係る文書フアイル装置はオペレータ
との対話を行なうデイスプレイの画面上に文書の
管理体系を全階層について表示し、オペレータが
この体系の任意の要素を指定することで要素に対
応する文書の検索、登録、削除などのフアイリン
グ処理を実行するようにしている。

〔発明の効果〕

この発明によればデイスプレイ画面上に文書の
管理体系を全階層について表示し、オペレータが
表示された管理体系の要素を指示するのみで所望
のフアイリング処理のための操作ができるので従
来のように分類階層を変更しながら所望する処理
を実行するのに比べフアイリング処理のための操
作を理解し易く簡単にできるとともに誤操作も防
止でき、かかる文書整理作業を短時間に効率よく
行なうことができる。またこのことはオペレータ
操作のための専門的知識を有するものも必要とし
ないので高謄する人件費も削減でき経済的にも有
利にできる。

〔発明の実施例〕

以下、この発明の実施例を図面に従い説明す
る。

第１図において、１はCPUで、このCPU１は
システム全体の制御例えば文書の登録、検索、保
管、削除、再整理、編集などのフアイリング処理
の実行や各装置とのインタフエースの実行などを
行なうものである。

このCPU１にはメモリ２を接続している。こ
のメモリ２はコマンドや分類体系を表わす情報を
予め記憶したものである。この場合の情報は画像
情報又はコード情報として記憶されている。

また、CPU１にはデイスプレイコントローラ
３を介してデイスプレイ４を接続している。この
デイスプレイ４はメモリ２に記憶されたコマンド
や分類体系を表示するものである。なお、５はデ
イスプレイ４上の表示を指示することでこれに対
応する入力を得るための指示入力装置で、この装
置５は指示入力コントローラ６を介してCPU１
に接続している。

一方、７は文書画像などを記憶する光デイスク
メモリで、このメモリ７には光デイスクコントロ
ーラ８を接続している。このコントローラ８には
CPU１を接続するとともにページメモリ９を接
続している。このページメモリ９には上記デイス
プレイコントローラ３を接続するとともにデイス
プレイコントローラ１０を介してデイスプレイ１
１、フアクシミリコントローラ１２を介してフア
クシミリ１３、プリンタコントローラ１４を介し
てプリンタ１５、スキヤナコントローラ１６を介
してスキヤナ１７を夫々接続している。

次にその動作を説明する。

まず、文書の検索処理について述べると、い
ま、図示しない入力装置より所定の入力を与え
る。するとCPU１にてメモリ２よりコマンドや
分類体系に関する情報が読み出され、これがデイ
スプレイ４の画面上に表示される。この場合、デ
イスプレイ４の画面上には第２図ａに示すように
装置が管理している分類体系とその階層構造が表
示されているとする。すなわち、かかる画面上に
は大分類S₁として“機器導入計画”D₁が表示さ
れ、また中分類S₂としては“機器導入一般”D₁₁
“OA機器”D₁₂“計算機システム”D₁₃が夫々表示
され、さらに小分類S₃としては“機器導入一般”
D₁₁に対応して“機器導入計画書”D₁₁₁，“導入委
員会議事録”D₁₁₂、“機器管理”D₁₁₃が、“OA機
器”D₁₂に対応して“電子フアイル”D₁₂₁、“複写
機”D₁₂₂、“フアクシミリ”D₁₂₃“ワードプロセツ
サ”D₁₂₄が、“計算機シスム”D₁₃に対応して“ミ
ニコン”D₁₃₁、“パソコン”D₁₃₂が夫々表示され
ている。また同画面上にはコマンド表示として
“選択”C₁、“登録”C₂、“検索”C₃、“削除”C₄、
“移動”C₅、“次の”C₆、前の”C₇、“表示”C₈が
夫々表示され、さらに文書件数の表示部Ｅを有し
ている。

この状態で“小分類”の機器導入計画書”を検
索するものとすると、オペレータは指示入力装置
５にてデイスプレイ４の画面上の“機器導入計画
書”D₁₁₁と“検索”C₃を指示する。すると、
CPU１にてコマンドが解釈され、検索処理が実
行されこの結果が第２図ｂに示すようにデイスプ
レイ４に表示される。この場合、CPU１では第
３図ａに示す分類テーブルを参照し、大分類＝機
器導入計画、中分類＝機器導入一般、小分類＝機
器導入計画書の条件を満足する文書を抽出し、そ
の件数、頁数を計数し、この結果を第４図に示す
ように検索結果テーブルにセツトするとともにデ
イスプレイ４に表示するようにする。この場合
CPU１にて計数された書類の件数は12件の旨を
表示部Ｅに表示している。また、CPU１により
検索の対象となつた分類の階層については他の分
類と区別できるように例えば特別な記号、マー
ク、色、濃度、ブリツキングなどで表示してい
る。

次に、検索した文書を実際に画面上に表示する
には指示入力装置５によりデイスプレイ４の画面
上の“表示”C₈を指示する。すると、CPU１に
て第４図に示す検索結果テーブルと第３図ｂに示
す画像アドレステーブルとが参照され検索文書に
対応する文書番号から画像アドレスが読み出され
る。この場合、文書番号00001より画像アドレス
1000が画像アドレステーブルより読み出される。
このアドレス情報は光デイスクコントローラ８に
与えられる。すると光デイスクメモリ７より文書
番号00001に相当する画像情報が読み出されペー
ジメモリ９に格納されたのちデイスプレイ１１に
表示される。

次に、“中分類”の“OA機器”に属する全て
の“小分類”に整理された文書を検索する場合は
オペレータは指示入力装置５にて第２図ａに示す
デイスプレイ４の画面上の“中分類”S₂の“OA
機器”D₁₂と“検索”C₃を指示する。すると、
CPU１にてコマンドが解釈され検索処理が実行
され、この結果が第２図ｃに示すようにデイスプ
レイ４に表示される。この場合、“大分類”S₁＝
“機器導入計画”D₁、“中分類”S₂＝“OA機器”
D₁₂、“小分類”S₃＝“電子フアイル”D₁₂₂、“複写
機”D₁₂₂、“フアクシミリ”D₁₂₃、“ワードプロセ
ツサ”D₁₂₄が他の分類と区別できるように表示さ
れ、同時にかかる分類条件を満足する文書が検索
される。

次に、文書を登録する場合例えばスキヤナ１７
から入力文書を“小分類”の“パソコン”の分類
中に登録する場合、オペレータは指示入力装置５
にて第２図ａに示すデイスプレイ４の画面上の
“小分類”S₃の“パソコン”D₁₃₂を指示する。す
るとCPU１にてスキヤナ１７より入力された文
書がスキヤナコントローラ１６を介して画像情報
として読み取られ、これがページメモリ９に格納
されデイスプレイ１１に表示されるとともに光デ
イスクメモリ５の所定アドレスに記録蓄積され
る。さらに第３図ａ，ｂに示す分類アドレスおよ
び画像アドレスーブルの内容も更新され、その後
の検索等の処理を可能にするとともに大分類＝機
器導入画、中分類＝計算機シスム、小分類＝パソ
コン分類される文書の件数もカウントアツプされ
る。そして、この状態で登録処理結果が第２図ｄ
に示すようにデイスプレイ４に表示される。この
場合、“大分類”S₁＝“機器導入計画”D₁、“中分
類”S₂＝“OA機器”D₁₂、“小分類”S₃＝“パソコ
ン”D₁₃₂が他の分類と区別できるように表示され
る。

以下、同様にして文書の削除、移動などの文書
フアイリングに関する他の処理についても第２図
ａに示すデイスプレイ４の画面上の所定の表示を
指示することにより実行できるとともに処理結果
に対応する表示がなされる。

このようにすればデイスプレイ上に全分類体系
とともにフアイリング処理に必要な各コマンドが
表示されオペレータはこの全分類体系をみながら
任意の階層の分類およびコマンドを直接指示する
のみで所望のフアイリング処理を実行できるの
で、ユーザは分類体系を理解し把握して所望の操
作ができる。これにより誤操作がなく、しかも誰
でも簡単に操作できるので煩雑なフアイリング処
理を短時間で実行でき、かかる作業の能率向上を
も図ることができる。

次にこの発明の他実施例を第５図ａ，ｂに従い
説明する。

すなわち、このものは個々の文書の属性等をキ
ーワードとして付し、このキーワードとその階層
構造をデイスプレイに表示している。この場合デ
イスプレイの画面上には第５図ａに示すように大
キーワードK₁として“関連部所”L₁、“書式”L₂
が表示され、中キーワードK₂としては“関連部
所”L₁に対応して“総務部”L₁₁、“シスム技術
部”L₁₂が、また“書式”L₂に対応して“報告書”
L₂₁、“議事録”L₂₂、“注文書”L₂₃が夫々表示さ
れ、小キーワードK₃として上記の“総務部”L₁₁
に対応して“人事課”L₁₁₁、“経理課”L₁₁₂、“購
売課”L₁₁₃および“システム技術部”L₁₂に対応
して“システム設計課”L₁₂₁、“ハード設計課”
L₁₂₂、“ソフト設計課”L₁₂₃が夫々表示され、ま
た同画面上にはコマンド表示として“選択”C₁、
“登録”C₂、“検索”C₃、“削除”C₄、“移動”C₅、
“次の”C₆、“前の”C₇、“表示”C₈が表示され、
さらに文書件数の表示部Ｅを有している。

しかしてこの状態でキーワードが“報告書”の
文書を検索するにはオペレータは画面上の“報告
書”L₂₁と“検索”C₃を指示する。すると第１図
におけるCPU１により大キーワード＝書式、中
キーワード＝報告書の条件を満足する文書が第３
図ａに示す分類テーブルを参照しながら抽出さ
れ、この結果が第４図の検索結果テーブルにセツ
トされるとともにデイスプレイ４に表示される。

このようにすれば前述した文書を分類して整理
するだけでなく文書にキーワードを付して分類体
系とは独立した整理を簡単な操作で行なうことが
できる。勿論分類体系とキーワード体系を組み合
せて検索、登録、削除等の文書整理も可能であ
る。この場合は分類体系とキーワード体系を同一
画面に表示しても、あるいは別画面に表示しても
よく、また１台のデイスプレイに時系列にて表示
してもよい。

次にこの発明のさらに他の実施例を第６図に従
い説明する。

すなわち、このものは大中小の分類表現を具体
的なイメージとしてとらえ易い画像をもつて表わ
すようにしている。この場合デイスプレイの画面
上には大分類として、“キヤビネツト”S₄、中分
類として“引き出し”S₅、小分類として“フアイ
ル”S₆のイメージを表示し、これらに対応する階
層を第２図ａと同様に表示している。

しかして、このようにすればユーザはオフイス
内で日常的に使用するイメージをもつて操作する
ことができるので誰でも理解し易く、使い易くな
る。この場合、これら画像をグラフイツク表現し
ても単純な絵で充分であり、これらのためのデー
タ量やプログラム量も少なくてすむのでメモリ容
量も最少限でよく、価格的にも安価にできる。

なお、この発明は上記実施例にのみ限定されず
要旨を変更しない範囲で適宜変形して実施でき
る。例えば第２図又は第５図にて述べたデイスプ
レイ画面に表示される各分類名やキーワード名は
手書き文字でもよいしキヤラクタ文字であつても
よい。この場合これら文字の入力は画面上の任意
の分類名エリアの座標を指示することによつて行
なつてもよいし、分類名を直接キーボード等から
入力してもよいし、あるいは各分類名に番号やコ
ード等を割り当て入力してもよい。

また、分類やワードの数が増えた場合は夫々の
名前を縮小して表示してもよいし、あるいは各々
の名前を順番に表示してもよい。この場合、例え
ば第７図ａに示すように使用頻度の高い分類名を
初期状態で表示するとともにこの他に現在表示さ
れていない分類名が存在する旨の表示D₁₁₄を付し
ておき、この状態で“次の”C₆、“小分類”S₃を
指示すると第７図ｂに示すように新たに小分類に
属する分類を表示するようにすればよい。一方、
各人毎の文書の管理体系として第３図ａに示す分
類テーブル中に使用者名と使用頻度を書き込むよ
うにしておけば各人毎に使用頻度の高いもののみ
を優先的に表示することもできる。このようにす
れば各人毎の管理体系の全階層を表示できること
になり、個人フアイル的な利用に供することがで
きる。

その他、この発明ではデイスプレイ４はカラー
CRTでも白黒CRTでも、液晶やプラズマ等のデ
イスプレイでもよい。また１台のデイスプレイで
分類体系や文書の表示を行なわせるようにしても
よい。さらに指示入力装置６はライトペン、タブ
レツト、タツチセンサ、マウス、ジヨイステイツ
ク、トラツクボール等のボジシヨナーでもよい
し、キーボードや各種スイツチでもよい。さらに
またCPU１はマイクロプロセツサ、ミニコン、
大型コンピユータなどでもよい。またメモリ２は
RAMに代表されるICメモリでもよいし、フロツ
ピーデイスク、固定デイスク、磁気テープ等の磁
気メモリでもよいし、あるいは光デイスクメモリ
でもよい。さらに光デイスクメモリ５は再生専用
のビデオデイスクでもよいしDRAWと呼ばれる
追記型の光デイスクメモリや書替可能型の光磁気
デイスクでもよいし、磁気デイスク等の磁気メモ
リでもよい。さらにまたスキヤナ１７プリンタ１
５、フアクシミリ１３などにおいても走査方式、
記録方式、性能など種々のものを用いることがで
きる。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の一実施例を示すブロツク
図、第２図ａ，ｂ，ｃ，ｄは同実施例を説明する
ためのデイスプレイ画面を示す図、第３図ａ，
ｂ、第４図は同実施例の作用を説明するための分
類テーブル、画像アドレステーブル、検索結果テ
ーブルを示す図、第５ａ，ｂ、第６図、第７図
ａ，ｂは夫々この発明の他実施例を説明するため
のデイスプレイ画面を示す図である。１……CPU、２……メモリ、３……デイスプ
レイコントローラ、４……デイスプレイ、５……
指示入力装置、６……指示入力コントローラ、７
……光デイスクメモリ、８……光デイスクコント
ローラ、９……ページメモリ、１０……デイスプ
レイコントローラ、１１……デイスプレイ、１２
……フアクシミリコントローラ、１３……フアク
シミリ、１４……プリンタコントローラ、１５…
…プリンタ、１６……スキヤナコントローラ、１
７……スキヤナ。

Claims

【特許請求の範囲】１文書の画像情報およびこの文書に対する管理
体系とその階層構造を記憶する手段と、この記憶
手段に記憶された画像情報を表示する第１の表示
手段と、上記記憶手段に記憶された管理体系を全
階層について表示する第２の表示手段と、この表
示手段に表示された管理体系の要素を指示し選択
する手段と、この手段にて選択された要素に対応
して文書のフアイリング処理を実行する手段とを
具備したことを特徴とする文書フアイル装置。２上記記憶手段は管理体系として文書の分類体
系を記憶したものであることを特徴とする特許請
求の範囲第１項記載の文書フアイル装置。３上記記憶手段は管理体系として文書のキーワ
ードを記憶したものであることを特徴とする特許
請求の範囲第１項記載の文書フアイル装置。４上記記憶手段は管理体系として各人毎の文書
の管理体系を記憶したものであることを特徴とす
る特許請求の範囲第１項記載の文書フアイル装
置。５上記第２の表示手段は各人毎の管理体系の全
階層を選択的に表示することを特徴とする特許請
求の範囲第４項記載の文書フアイル装置。