JPH0286240A - 電子メールシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は電子メール／ステムにおける電子メールの回答
管理及び催促を行う機能と、電子メールの再送機能と端
末利用者の不在管理及び不在通知を行う機能を併せ持つ
電子メール管理装置に関する。

〔従来の技術〕

企業内あるいは個人間の端末装置同士で、ＬＡＮあるい
は公衆電話回線を経由した電子メールの送受による情報
伝達手段が注目されている。

従来の電子メールシステムでは、特開昭５８−３４４５
号公報に記載のように電子メールの送信者が受信者に対
して電子メールの回答（返信）を要求している場合、端
末の表示装置上に受信電子メールの一覧を表示し、それ
によって上記電子メールに対する回答（返信電子メール
の作成）を促すシステムとなっていた。

〔発明が解決しようとする課題〕

ところが上記従来技術は、電子メールの回答等の期限管
理の点については十分に考慮されているとはいえなかっ
た。

たとえば上記のように回答の必要のある着信電子メール
の一覧が表示装置上に表示されていても、これに対して
電子メールの返信を忘れてしまっている等、受信者自身
の電子メール管理が十分になされていない場合には期限
内に回答が得られずに作業処理が停滞してしまう等の障
害が発生する可能性があった。

また、端末の故障あるいは回線の障害等により、端末か
ら電子メールシステムのホストへのアクセスが困難な状
況となっている場合、あるいは端末自身が相互に独立し
てホストとして機能しているようなシステムにおいて、
当該端末が受信不能状態に陥っている場合、当該端末を
利用している受信予定者は着信電子メールを確認するこ
とができない場合も多かった。

さらに、端末単位で電子メールを受信するシステムにお
いて、当該端末利用者が長期出張等で不在である場合、
端末自身がこれを認識していないために、電子メール送
信者は期限内に回答を得ることができず、当該送信者の
事務処理等に支障を生じる場合も考えられた。

本発明の目的は、電子メールにおける発着信管理を確実
に行い、電子メールによる情報伝達の便宜性を向上させ
ることにある。

本発明の上記ならびにその他の目的と新規な特徴は、本
明細書の記述および添付図面から明らかになるであろう
。

〔課題を解決するための手段〕

本願において開示される発明のうち代表的なものの概要
を簡単に説明すれば、概ね次のとおりである。

すなわち、メール管理ファイルと、回答請求ファイルと
、スケジュール管理ファイルと、これらの各種のファイ
ルを管理するメール管理手段とで構成し、回答要求を有
する電子メールが発信された際に上記電子メールをメー
ル管理ファイルに登録し、その回答期限を上記回答請求
ファイルに登録するとともに上記スケジュール管理ファ
イルを参照して着信端末もしくはＩＤが着信可能状態で
あるか否かを検出し、当該着信端末もしくはＩＤが着信
拒否あるいは不能期間である場合にはこれを発信端末も
しくはＩＤに通知して上記期間後の新規な回答期限の入
力を促すとともに、上記期間の経過後に着信端末もしく
はＩＤに対して電子メールを再送し、回答期限が近づい
た際には上記着信端末に対して回答期限の到来を通知す
るものである。

〔作用〕

上記した手段によれば、メール管理手段を付加すること
によって、端末側の電子メール受信状態を険出し、受信
端末の事情等により電子メール受信が困難である場合に
は電子メールの自動再送を繰り返すことによって電子メ
ールを受信側に確実に送付することができる。

また、スケジュール管理ファイルを設け、これを上記メ
ール管理手段によって管理することで、端末利用者の不
在情報等をシステムが把渥することが可能となる。した
がって、着信側の端末利用者が不在である場合には、送
信側の端末等に対して、その旨を通知することにより、
送信側の回答期限変更を促すことができ、さらにシステ
ムの管理によって不在期間経過後の電子メールの再送付
等が可能となり、個々の端末あるいは着信予定者の実状
に則した柔軟な電子メールシステムの構築が可能となる
。

〔実施例〕

以下、本発明の一実施例を図に従って説明する。

第１図は本発明による一実施例の電子メールシステムの
構成を示すブロック図、第２図は本実施例による電子メ
ールのデータ構成を示すフォーマット図、第３図は本実
施例の電子メールシステムにおける処理過程を示すフロ
ー図、第４図はメール管理装置による処理過程を示すフ
ロー図、第５図は同じく回答催促における処理過程を示
すフロー図である。

第１図において、１はメール管理装置（メール管理手段
）であり、このメール管理装置１は、データ伝送路６を
介して端末装置７（以下端末７と称す）と接続されてお
り、このようなシステム構成によってメール管理装置１
と端末Ａ７，８７間、およびこのメール管理装置１を介
して端末Ａ？。

８７同士が相互に通信可能な状態となっている。

なお、図示の便宜上、端末Ａ７．Ｂ７の２台しか示して
いないが、通常は２台以上の多数の端末Ａ７、Ｂ７．、
、、、、を有する構成となっていることは勿論である。

また、上記のデータ伝送路６は、ＬＡＮ等の専用線であ
ってもよいし、一般の電話回線等であってもよい。また
、メール管理装置１は同図では独立した構成となってい
るが、ホストコンピュータあるいはいずれかの端末Ａ？
。

Ｂ７．、、に属する構成となっていてもかまわない。

上記メール管理装置ｌはファイル装置２を備え、このフ
ァイル装置２は、メール管理ファイル３、回答請求ファ
イル４、スケジュール管理ファイル５の各ファイルによ
って構成されている。なお、上記各ファイルは、ファイ
ル装置２のメモリ内あるいは磁気ディスクもしくは磁気
テープ等の記録領域内に設けられたものであってもよい
。

第２図は、電子メールのフォーマントの一例を示したも
のである。図示された各フォーマット項目について、そ
の使用方法を含めて以下に説明する。

同図に示すように、本実施例の電子メールによるフォー
マットでは、ヘッダ２００とメール本文２０８とで構成
されている。

データ伝送路６に接続された端末７は例えばそれぞれ固
有のアドレス（ＩＤ）を有しており、つの端末（例えば
Ａ）から他の端末（例えばＢ）に対して電子メールを送
信する場合には、まず受信者アドレス２０１　（相手先
ＩＤ）を上記のヘッダの第１のエリアに設定する。続い
て、当該電子メールの発信者アドレス２０２　（発信元
ＩＤ）、電子メール発行日および時刻２０３をそれに続
くヘッダのエリアに設定する。

次に、電子メールの発信の際に、受信者に対して電子メ
ールの回答を要求する場合にはヘッダ内の回答要否２０
４の欄にフラグをたてそれに続く回答期限２０５の欄に
該当期日を入力する。

回答要求付電子メールの受信者が、当該電子メールに対
する回答を返信する場合、当該電子メールに対する回答
であることを示すために、その受信者は回答フラグ２０
６の欄にフラグを設定する。

回答識別番号２０７は、上記メール管理装置１が回答要
求の管理用として電子メールに対して付与するもので、
メール管理装置１が回答要求付電子メールを受信者に対
して送信する際に、この欄（２０？）を使用してその番
号を受信者へ通知する。回答要求付電子メールの受信者
が、当該電子メールに対する回答を返信する場合、回答
フラグ２０６を設定するとともにメール管理装置１より
通知を受けた回答識別番号２０７を複写して指定する。

なお、回答要求のない電子メールを端末７間でやりとり
する場合には、回答フラグ２０６、回答識別番号２０７
の欄は空白コードが記録される。

上記ヘッダ２００に続くメール本文２０８は、通常の場
合には発信者によりワードプロセッサ、エディタ等で作
成されたテキストコードからなる文章、記号、数字等が
設定されるが、場合によっては機械語からなるプログラ
ム、図形データあるいはデジタル化された音声データ等
を登録してもよい。

次に、上記メール管理装置１による処理、特に電子メー
ルの送受信及び回答の催促の過程を第３図から第５図ま
でのフロー図を用いて説明する。

第３図は、端末Ａ７が端末Ｂ７へ、電子メールを送信し
た際の上記メール管理装置１の処理フローを示したもの
である。

まず端末Ａ７の利用者から端末Ｂ７の利用者に対して電
子メールを送信する場合、ワードプロセッサあるいはエ
ディタ等で作成した文章を上記メール本文２０８として
、第２図に示したフォーマット構成に整形する。このよ
うな電子メールの作成は端末Ａ７に設定されたソフトウ
ェア等により容易に行うことができる。続いて、端末Ａ
７の通信ソフトウェアを起動して、システムで定められ
た通信プロトコルに従って、当該電子メールをメール管
理装置１　（ホスト）に対して送信する。

次に、集配信装置とし機能するメール管理装置１が上記
電子メールを受は取ると（ステップ３０１）、メール管
理装置１はこの電子メール全体をまずメール管理ファイ
ル３に登録する（３０２）。

続いて、上記メール管理装置１は当該電子メールのヘッ
ダ２００中の回答要否２０４の欄を調べる（３０３）。

ここで、回答要否２０４のフラグが設定された状態とな
っている場合には、当該電子メールを回答請求ファイル
４に新規登録する（３０４）。

ここで、上記回答請求ファイル４のフォーマットの一例
を示したものが第６図である。

同図中、回答識別番号６０１はメール管理装置ｌが回答
を催促する時の管理番号であり、メール管理装置１が回
答要求のある電子メールを受は取った時にその電子メー
ルに付与するものである。

また、回答識別番号６０１は、電子メール受信端末Ｂ７
が送信端末Ａ７に対して回答を返信する際に用いられ、
メール管理装置１はこの回答請求ファイル４に登録され
ている当該回答識別番号６０１と上記メール管理ファイ
ル３に登録された該当する電子メールのへラダ２００中
の回答識別番号２０７との照合を行い回答の受信を確認
する。

メール管理装置１は電子メール発行日時６０２、回答期
限６０３、回答要求付電子メールの発信者アドレス６０
４、受信者アドレス６０５等の書誌事項を、受信した電
子メールのへラダ２００の中から取り出し回答請求ファ
イル４に記録する。またこのときには回答管理情報とし
て、回答の催促回数６０６、期限の超過日数６０７の各
フィールドを回答請求ファイル４に確保する。これらの
回答管理情報（６０６，６０７）はメール管理装置１か
ら受信端末Ｂ７に対して催促が行われる度に更新される
。

メール管理装置１は、上記回答請求ファイル４に上記の
所定データを記録した後、スケジュール管理ファイル５
にアクセスして、電子メールの受信者である端末Ｂ７が
使用可能状態であるか否かを調査する（３０５）。

ここで端末Ｂ７の使用可能状態とは、端末Ｂ７の利用者
がその端末Ｂ７を操作して電子メールを見られる状態に
あるか否かをいう。電子メールを見ることができない状
態としては、利用者の長期出張等による不在、あるいは
端末Ｂ７の故障によるメールの受信不能等を含む。

このような端末Ｂ７の使用状態を調べる方法の一例とし
て、端末Ｂ７の利用者のスケジユールをスケジュール管
理ファイル５に格納してこれをメール管理装置１で管理
する方法について説明する。

まず、端末Ｂ７の利用者は自己の端未使用状況をメール
管理装置１のスケジュール管理ファイル５に登録する。

このような登録に際しては、当該端末Ｂ７からメール管
理袋Ｗ１に対する電子メールによって可能であり、例え
ば送信の際に、コマンドあるいはメニューによる選択に
よって特定のメールボックス番号等を指定することによ
ってスケジュール管理ファイル５に対して不在期間等を
自動記録する処理がメール管理装置１によって行われる
。また、端末Ｂ７が故障等の事情により電子メールの受
信が困難となっている場合には、メール管理装置１がこ
れを検出して、スケジュール管理ファイル５中の端末Ｂ
７の所定フィールドに受信不能である旨の登録を行うよ
うにしてもよい。

上記のようなスケジュール管理ファイル５への登録によ
って、メール管理装置１は端末７の不使用あるいは使用
不能な日時を検知することができる。

第７図は、上記に説明したスケジュール管理ファイル５
のフォーマットの一例を示している。すなわち、スケジ
ュール管理ファイル５は、端末アドレス（ＩＤ）７０１
、利用者名７０２および端未使用状況７０３の各フィー
ルドで構成されており、上記中鎖未使用状況７０３０月
日車位で管理されたエリアにふいて、各端末の使用可能
および不可能状況が書き込まれる。なお図中では便宜の
ため、使用可能を○、使用不可能を×で示しているが、
実際には当該アドレスにフラグが設定されているか否か
によって決定される。本実施例では、このような日毎の
使用可能・不可能の設定を端末（Ｂ７）から利用者自身
による当該スケジュール管理ファイル５へのアクセス（
電子メールによる）によって行うことが可能となってい
る。また、端末Ｂ７の故障の際には、メール管理装置１
自身がこれを検知して、当該フィールドへのフラグの設
定が可能となっている。

端末Ａ７から３７への電子メールが発信された際に、メ
ール管理装置１によって、スケジュール管理ファイル５
の参照により端末Ｂ７の利用者の長期不在等が確認され
た時、メール管理装置１は端末Ａ７へ端末Ｂ７の利用者
不在の通知を行う（３０７）。その後メール管理装置１
はある時間間隔で端末Ｂ７が使用可能状態であるか不可
能状態であるかをチエツクする（３０９）。このとき、
端末Ｂ７が上記のように利用者不在等のために使用不可
能状態となっているときには、端末Ａ７に対して端末Ｂ
７の利用者の不在を通知して、回答期限の変更あるいは
電子メールによる連絡中止等を促す。またこのとき、故
障等による受信不能状態である場合には、メール管理装
置１の制御によって第８図に示す再送信モードに入る。

この再送信モードに関しては後述する。

利用者の端末Ｂ７への復帰、あるいは修理の完了等によ
り端末Ｂ７が使用可能状態となっている場合には、端末
Ａ７より受信した電子メールを上記端末Ｂ７に対して送
信しく３０６）、メール管理装置ｌは次の割り込み待ち
の状態に入る（３０８）。

次に端末Ａ７より発信された電子メールが回答催促付き
である場合の、回答催促の処理フローを第４図を用いて
説明する。

まずメール管理装置１は定期的に回答請求ファイル４の
検索を行う（４０１）。具体的にはシステム自身が備え
ているクロックによる日付管理機能による現在日付と第
６図に示した回答期限６０３のフィールドに書き込まれ
た日付との対比によって行われる。その際に、回答期限
が近づいている電子メールを取り出しく４０２）、その
電子メールの受慣先である該当端末Ｂ７の使用可能状態
を調べる（４０３）。このとき、メール管理装置１は、
端末７の使用可能状態の検出を、前述のように、スケジ
ュール管理ファイル５を参照することにより行う。

上記検出により、該当端末７の利用者が不在ならば所定
時間を待って（４０４）　、再び端末Ｂ７の使用可能状
態を確認する処理を繰り返す。その際に、該当端末Ｂ７
が使用可能状態となっていればメール管理装置１は回答
催促付きの電子メールをその端末Ｂ７に送信する（４０
５）。

回答の催促の一例としては、メール管理装置１が自ら回
答催促用の電子メールを作成し、これを端末Ｂ７に対し
て送信する場合がある。このような回答催促用の電子メ
ールのフォーマ７）としては、前述の第２図のフォーマ
ットと同じ構成でよく、メール本文２０８のフィールド
に定型文からなる催促用のメンセージを書き込むもので
ある。

また、回答期限を過ぎたにもかかわらず端末Ｂ７より回
答電子メール（返信）が送信されていないものや、再三
の催促にも応じない端末Ｂ７に対しては、メール管理装
置ｌは、当該端末Ｂ７に割り込みをかけて使用中の端末
フの画面等に催促用のメツセージを強制的に表示させる
手段をとることができる。

次にメール管理装置１の回答電子メールの送受信のフロ
ーを説明する。第５図は、端末Ｂ７から端末Ａ７へ回答
電子メールを送った場合のメール管理装置１の処理フロ
ーを示したものである。

端末Ｂ７が端末Ａ７より送られてきた電子メールに対し
て、その回答を同端末Ａ７に対して返信する場合、まず
メール管理装置１が一旦その回答電子メールを受は取る
（５０１）。

次に、メール管理装置１は受は取った回答電子メールの
回答識別番号２０７を調べ、回答請求ファイル４よりこ
れに該当する電子メールを削除する（５０２）。これに
より、メール管理装置１は、回答電子メールが端末Ｂ７
より返信されたことを確認し、以降この電子メールに関
する回答の催促を行わなくなる。

次にメール管理装置１は、回答電子メールの送信先であ
る端末Ａ７の使用可能状態を調べ（５０３）、使用可能
であれば回答電子メールを当該端末Ａ７に対して送信す
る（５０５）。一方、使用可能状態でなければ一定の時
間を待って（５０４）、再度使用可能状態の確認動作に
入る。上記の待ち時間の間、メール管理装置１は回答電
子メールをメール管理ファイル３へ一時的に保管（登録
）する。以上のようにして、端末Ａ７に対して回答電子
メールの送信を完了した後は、他の動作要求の割り込み
待ちの状態に入る（５０６）。

上記メール管理装置ｌによる端末Ａ７の使用可能状態の
調査は、前述のスケジュール管理ファイル５の参照によ
り前述と同様な手順で実施される。

次に、電子メール送信時における再送信モード、特に端
末７の故障等により、送受信不能状態に陥っている場合
の電子メールの自動再送手順について説明する。

第８図は、メール管理装置１の電子メール再送の処理フ
ローを示したものである。メール管理装置１は端末７へ
の電子メールの送信要求が発生すると（８０１）、まず
送信先である端末７の電子メール受信状態を調べる（８
０２）。

このような調査は、例えばメール管理装置１よりデータ
伝送路６を通じて、端末（たとえばＢ７）に対して、電
子メール受信状態を検知する信号を送出し、端末Ｂ７か
らその信号に対する応答があればその端末Ｂ７は受信可
能、応答がなければ受信不能とメール管理装置１が判定
するものがあげられる。

端末Ｂ７が受信可能であれば、メール管理装置１はその
まま端末Ｂ７へ送信要求のあった電子メールを送る（８
０４）。もし端末Ｂ７が受信不能の時は、設定された所
定時間をおいて（８０３）、再び端末Ｂ７の電子メール
受信状態を調べる。メール管理装置１は端末Ｂ７が受信
可能になるまで、受信状態を調べ、端末Ｂ７が受信可能
になった時点で、端末Ｂ７へ電子メールを送信する。こ
の自動再生機能はメール管理装置１が電子メールを端末
Ａ？、Ｂ７．．．に送信するすべての場合に適用され、
第３図では端末Ｂ７に対して電子メールを送信する時（
３０６）、第４図では回答催促電子メールを該当端末Ｂ
７へ送信する時（４０５）、第５図では、端末Ａ７に回
答１芋メールを送信する時（５０５）において本機能が
実施される。

なお、第５図のフロー中には図示を省略したが、一定時
間経過後においても該当端末Ｂ７が受信可能状態となら
ない場合については、メール管理装置ｌは、たとえば該
当端末Ｂ７に対する電子メールの送信用意がある旨をこ
の端末Ｂ７の設置場所に最も近い端末７に対して通知す
る。あるいは端末Ｂ７の端末利用者の電話を呼び出し、
電子メールの送信用意がある旨の音声メツセージを伝え
る方式としでもよい。

以上本発明者によってなされた発明を実施例に基づき具
体的に説明したが、本発明は上記実施例に限定されるも
のではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能
であることはいうまでもない。

たとえば、電子メールの送付先端末７が複数ある場合に
は、電子メールのヘッダ２００における受信者アドレス
２０１の欄を複数設定する。これとともに、メール管理
ファイル３、回答請求ファイル４にも端末フのアドレス
欄も複数設ける。これにより、電子メールを用いた同報
通信的な使用が可能となり電子メールの作成および送信
労力を軽減することが可能となる。この場合、回答の催
促の手順は、第４図に示したフローを送付済の端末数だ
け繰り返すことで容易に実現できる。

また、スケジュール管理ファイル５を各端末７自身が保
有する構成とし、メール管理装置１が各端末フの使用可
能状態を確認する時は、その都度各端末７のスケジュー
ル管理ファイル５をメール管理装置１が直接アクセスし
て検索するようにしてもよい。

さらに、第２図に示した電子メールのヘッダ２００の設
定項目としては、回答要否２０４の他に、電子メールの
緊急度、重要度のランクを登録するフィールドを設け、
これをメール管理装置ｌにおいて優先順位類に管理でき
るようにしてもよい。

また回答の催促時の催促メソセージを電子メールの送信
者側で用意したり、催促の時間間隔や催促時の強制割り
込みの有無も電子メールの送信者で選択可能としてもよ
い。

以上の説明では各端末毎にアドレス（ＩＤ）が設定され
電子メールの管理が当該端末単位で行われている場合で
説明したが、これに限らず個人毎に＋Ｄが発行されてお
り、１台の端末を複数のオペレータが共同使用する場合
についても適用可能である。このような場合には、個人
のＩＤ毎にスケジュール管理ファイル等が構築される。

〔発明の効果〕

本願において開示される発明のうち代表的なものによっ
て得られる効果を簡単に説明すれば、下記のとおりであ
る。

以上述べたように本発明によれば、メール管理装置が電
子メールの回答の管理及び催促を行うので、電子メール
の受信者の回答忘れ及び回答遅延の防止の効果がある。

また、回答要求付電子メールの送信側にはメール管理装
置より電子メールの受信側の不在状況が通知されるので
、電子メールの送信側が回答期限の再設定が容易にでき
、期限管理を含めた電子メール管理の効率化が期待でき
る。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明による一実施例の電子メールシステムの
構成を示すブロック図、 第２図は実施例による電子メールのデータ構成を示すフ
ォーマット図、 第３図は電子メールシステムにおける処理過程を示すフ
ロー図、 第４図はメール管理装置による処理過程を示すフロー図
、 第５図は回答催促における処理過程を示すフロー図、 第６図は回答請求ファイルのデータ構成を示すフォーマ
ット図、 第７図はス、ケジュール管理ファイルのデータ構成を示
すフォーマット図、 第８図は再送信モードにおける処理過程を示すフロー図
である。 １・・・メール管理装置（メール管理手段）、２・・・
ファイル装！、３・・・メール管理ファイル、４・・・
回答墳求ファイル、５・・・スケジュール管理ファイル
、６・・・データ伝送路、７・・・端末装置Ａ、Ｂ、、
、　　　２００・・・ヘッダ、２０１・・・受信者アド
レス、２０２・・・発信者アドレス、２０３・・・電子
メール発行日および時刻、２０４・・・回答要求、２０
５・・回答期限、２０６・・・回答フラグ、２０７・・
・回答識別番号、６０１・・・回答識別番号、６０２・
・・メール発行日時、６０３・・・回答期限、６０４・
・・発信者アドレス、６０５・・・受信者アドレス、６
０６・・・催促回数、６０７・・・超過日数、７０１・
・・端末アドレス、７０２・・・利用者名、７０３・・
・端末使用状況。 ヘ　　ッ　　ダ 第２図 第 図 第 図 第 図 第６ 図 ６Ｌ］２ Ｕ５ 第 図

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. １、発信端末もしくはＩＤより送信された電子メールを
   登録するメール管理ファイルと、回答要求を有する電子
   メールの回答期限を登録する回答請求ファイルと、着信
   端末もしくはＩＤ毎の着信拒否あるいは着信不能等の期
   間を記録するスケジュール管理ファイルと、上記各ファ
   イルの情報を管理するメール管理手段とを有し、当該メ
   ール管理手段は、上記回答要求を有する電子メールが発
   信された際に上記電子メールをメール管理ファイルに登
   録し、その回答期限を上記回答請求ファイルに登録する
   とともに上記スケジュール管理ファイルを参照して着信
   端末もしくはＩＤが着信可能状態であるか否かを検出し
   、当該着信端末もしくはＩＤが着信拒否あるいは不能期
   間である場合にはこれを発信端末もしくはＩＤに通知し
   て上記期間後の新規な回答期限の入力を促すとともに、
   上記期間の経過後に着信端末もしくはＩＤに対して電子
   メールを再送し、回答期限が近づいた際には上記着信端
   末もしくはＩＤに対して回答期限の到来を通知する電子
   メールシステム。