JPH0273467A - 電子ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 この発明は、文書を画像データとして電子的に処理して
記憶媒体に登録管理する電子ファイリングシステムに関
するものである。

（従来の技術） 近年の大量情報処理メディアの急速な普及により、オフ
ィスの作業環境で処理される大量の書類および図面等を
電気信号に変換して記憶させる電子ファイリングシステ
ムが提案されてきた。

そして、書類や図面を光学的に読み取って記憶媒体に登
録する場合に、その情報を検索、管理するための索引情
報が付記された専用のシートを０ＣＲ（光学式文字読取
り装置）で読み取り、オペレータによるキー入力操作の
軽減を図っている。

第５図は従来の索引情報入力シートの一例を説明する模
式図であり、３１は索引情報入力シートで、あらかじめ
設定された索引情報記入欄３２〜３４に対して所望とす
る索引情報、例えば種別。

索引を付記した状態に対応する。

〔発明が解決しようとする課題〕

ところが、上記のようにＯＣＲから索引情報を入力する
際に、索引情報記入欄３２〜３４に対する入力項目が何
に対応するかをオペレータが記憶または認識している必
要があり、入力する索引情報が増加すると、索引情報記
入欄３２〜３４とは対応しない索引情報を誤入力してし
まう問題点があった。

この発明は、上記の問題点を解決するためになされたも
ので、あらかじめ設定登録された索引情報およびこの索
引情報の記入エリアをイメージデータとして出力するこ
とにより、固有の索引情報入力シートを使用できる電子
ファイリングシステムを得ることを目的とする。

〔課題を解決するための手段） この発明に係る電子ファイリングシステムは、索引情報
記憶手段に記憶された索引情報に基づいて画像読取り手
段から入力する索引入力シートイメージデータを発生さ
せるイメージ発生手段と、このイメージ発生手段により
発生された索引入力シートイメージデータに基づいて索
引入力シートを画像出力する画像出力手段とを設けたも
のである。

〔作用〕

この発明においては、画像ファイルメモリに記憶された
画像情報を検索するための索引情報が索引情報記憶手段
に記憶されると、イメージ発生手段が登録された索引情
報に基づいて画像読取り手段から入力する索引入力シー
トイメージデータを発生し、画像出力手段より索引入力
シートイメージデータに対応する索引入力シートを画像
出力する。そして、この索引入力シートに付記された索
引情報を文字認識しながら画像シートの索引別自動登録
処理を行う。

〔実施例〕

第１図はこの発明の一実施例を示す電子ファイリングシ
ステムの構成を説明するブロック図であり、１は高解像
度ＣＲＴデイスプレィで構成される表示部で、ビデオＲ
ＡＭ２に展開されたイメージを表示する。３はピットマ
ニュビレーショニユニット（ＢＭＵ）で、メモリと他の
デバイス間のデータ転送を制御する。４はインタフェー
スで、印刷装置６へのイメージ転送およびイメージスキ
ャナ（画像読取り手段）５からのイメージ転送を行う。

イメージスキャナ５は、原稿自動給／排紙機構が備えら
れ、順次画像シートを入力可能となっている。

７は光デイスクコントローラ（ＯＰＤＣ）で、画像ファ
イルメモリとなる光デイスク装置８への画像イメージ転
送および光デイスク装置８からの画像イメージ読み出し
を制御する。９はＣＰＵで、プログラムメモリ１０に記
憶された制御手順（後述するフローチャートを含む）に
従って各部を総括的に制御する。

１１はイメージメモリで、イメージスキャナ５から読み
取られた画像シートの画像情報を一旦取り込み、後述す
る画像処理終了後、光デイスク装置８に書き込んだり、
光デイスク装置８から読み出された画像情報を一旦展開
記憶し、キーボード１４またはポインティングデバイス
１５から入力された指示に従って加工された画像情報を
ビデオＲＡＭ２．印刷装置６に転送するためのイメージ
ワークメモリとして機能する。

１２はハードディスクで、キーボード１４から入力され
た索引情報またはＣＰＵ９により文字認識処理された所
定の索引文字、索引記号等の索引情報等を記憶する。１
３は圧伸回路で、画像情報（画像データ）の圧縮、伸張
処理を行う。なお、キーボード１４は操作指令等のデー
タを入力する場合に使用され、ポインティングデバイス
１５は表示部１上の座標を指示する際に使用される。

１６はＩ１０バスで、上記２〜４，７．１０〜１５をＣ
ＰＵ９に連絡している。

なお、ＣＰＵ９は、この発明のイメージ発生手段を兼ね
ており、画像ファイルメモリとなる光デイスク装置８に
記憶された画像情報を検索するための索引情報が索引情
報記憶手段となるハードディスク１２に記憶されると、
ハードディスク１２に登録された索引情報に基づいてイ
メージスキャナ５から入力する索引入力シートイメージ
データを発生し、−旦イメージメモリ１１上に展開する
。そして、８ＭＵ３がイメージメモリ１１上に展開され
た索引入力シートイメージデータを画像出力手段となる
印刷装置６により索引入力シートイメージデータに対応
する索引入力シート（詳細は後述する）を画像出力する
。そして、この索引入力シートに付記された索引情報を
イメージスキャナ５から読み取り、−旦イメージメモリ
１１に展開後、ＣＰＵ９が文字認識しながら画像シート
の索引別自動登録処理を行う。

次に第２図〜第４図を参照しながらこの発明による画像
シート自動読取り処理および索引シート出力処理につい
て説明する。

第２図はこの発明による原稿読取り登録処理の一例を説
明するフローチャートである。なお、（１）〜（１３）
は各ステップを示す。また、イメージスキャナ５には第
４図に示すＯＣＲ用の索引入力シート２１が原稿に重ね
られてセットされているものとする。

先ず、索引入カシ−）−２１（ＯＣＲ入力用紙）がセッ
トされているかどうかを調べ（１）　　　Ｎｏならば画
像登録処理を終了し、ＹＥＳならばＯＣＲ入力用紙を給
紙しく２）　　イメージスキャナ５がＯＣＲ入力用紙の
イメージを読み取り（３）、イメージメモリ１１にバッ
ファリングする。

次いで、ＣＰＵ９は、イメージスキャナ５による読み取
りエラーが発生したかどうかを判断しく４）　　　ＹＥ
Ｓならばステップ（３）に戻り、ＮＯ（正常読み取り時
）ならば、ＯＣＲ入力用紙を機外に排出する（５）。

そして、ＣＰＵ９が読み取られたＯＣＲ入力用紙のイメ
ージに対して文字認識処理を行い、その結果で得られた
文字列を入力画像の索引情報とする（６） 次いで、イメージスキャナ５に登録する原稿がセットさ
れているかどうかを判断しく７）　　ＹＥＳならばイメ
ージスキャナ５へ原稿を給紙しく８）光デイスク装置８
に登録する原稿のイメージを読み取る（９）。次いで、
ＣＰＵ９がイメージスキャナ５に読み取りエラーが発生
したかどうかを判断しく１０）、ＹＥＳならばステップ
（９）に戻り再読み取りを開始し、ＮＯならば給紙した
原稿を機外に排出する（１１）。次いで、読み取った原
稿イメージを光デイスク装置８に登録し、認識した索引
情報をハードディスク１２に記憶しく１２）、ステップ
（１）に戻り、イメージスキャナ５にセットされている
原稿がすべて読み取られるまで上記処理を繰り返す。

一方、ステップ（７）の判断で、Ｎｏの場合は、原稿な
しエラーを表示部１に表示しく１３）、処理を終了する
。

第３図はこの発明による索引シート２１のイメージ出力
処理手順の一例を説明するフローチャートである。なお
、（１）〜（４）は各ステップを示す。

先ず、キーボード１４またはポインティングデバイス１
５を操作して登録する画像の種別を入力する（１）。次
いで、入力された種別２２の索引情報となる項目情報２
４．２５　（例えば第４図参照）をハードディスク１２
より読み取り（２）、その項目情報２４．２５に基づい
てＣＰＵ９が索引シート２１の書式となるイメージデー
タを発生させ（３）　　イメージメモリ１１上に展開さ
せる。

次いで、イメージメモリ１１上に展開された索引シート
イメージデータを８ＭＵ３が印刷装置６に転送し、イメ
ージメモリ１１内のイメージを出力しく４）、索引シー
ト２１の出力を終了する。

これにより、第１図に示したハードディスク１２に記憶
された索引情報およびキーボード１４゜ポインティング
デバイス１５からの種別等からなる第４図に示す索引シ
ート２１が画像として出力される。

第４図は索引入力シート出力の一例を示す模式図であり
、２２は種別エリア指示ガイド名で、種別エリア２３に
、例えば新聞記事と手書き文字が入力された状態に対応
する。２４．２５は項目エリア指示ガイド（項目情報と
なる）で、索引項目エリア２４ａ、２５ａの入力項目を
文字で出力した状態に対応し、例えば項目エリア指示ガ
イド２４は新聞社名を、項目エリア指示ガイド２５は記
事日付を出力した状態に対応する。

このように、システムで固有の種別に対応する索引入力
シート２１を画像として印刷装置６から出力可能となっ
ている。

なお、上記実施例では、索引項目エリア２４ａ。

２５ａが何を示すかを項目エリア指示ガイド２４．２５
とともにイメージ出力した場合について説明したが、索
引情報に文字数の制限がある場合には、その文字数に応
じて索引項目エリア数を可変出力するように構成すれば
、間接的に該当索引項目エリアを連想させることができ
る。

（発明の効果） 以上説明したように、この発明は索引情報記憶手段に記
憶された索引情報に基づいて画像読取り手段から入力す
る索引入力シートの索引入力シートイメージデータを発
生させるイメージ発生手段と、このイメージ発生手段に
より発生された索引入力シートイメージデータに基づい
て索引入力シートを画像出力する画像出力手段とを設け
たので、画像ファイルメモリに登録されている画像情報
の種類によって、あらかじめ登録されている索引項目に
基づいた専用の索引入力シートを使用することができる
。従って、索引入力シートを使用して画像登録を行う際
の索引項目入力ミスを防止でき、索引入力シートを使用
する画像登録を円滑に行える優れた効果を奏する。

【図面の簡単な説明】 第１図はこの発明の一実施例を示す電子ファイリングシ
ステムの構成を説明するブロック図、第２図はこの発明
による原稿読取り登録処理の一例を説明するフローチャ
ート、第３図はこの発明による索引シートのイメージ出
力処理手順の一例を説明するフローチャート、第４図は
索引入力シート出力の一例を示す模式図、第５図は従来
の索引情報入力シートの一例を説明する模式図である。 図中、１は表示部、２はビデオＲＡＭ、３はＢＭＵ、４
はインタフェース、５はイメージスキャナ、６は印刷装
置、７は光デイスクコントローラ、８は光ディスク装蓋
、９はＣＰＵ、１０はプログラムメモリ、１１はイメー
ジメモリ、１２はハードディスク、１３は圧伸回路、１
４はキーボード、１５はポインティングデバイス、１６
はＩ１０バスである。 第 図 第 図 ５う ニア１ ３］

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 画像シートを光学的に読み取る画像読取り手段と、この
   画像読取り手段から読み取られた画像情報を解析して文
   字、記号を認識する認識手段と、前記画像読取り手段か
   ら読み取られた画像情報を記憶する画像ファイルメモリ
   と、この画像ファイルメモリに記憶された画像情報を検
   索するための索引情報を記憶する索引情報記憶手段とを
   有する電子ファイリングシステムにおいて、前記索引情
   報記憶手段に記憶された索引情報に基づいて画像読取り
   手段から入力する索引入力シートイメージデータを発生
   させるイメージ発生手段と、このイメージ発生手段によ
   り発生された索引入力シートイメージデータに基づいて
   索引入力シートを画像出力する画像出力手段とを具備し
   たことを特徴とする電子ファイリングシステム。