JPH01226270A - 電子ファイル装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 この発明は、イメージスキャナで原稿から読み取った文
書や図面などのイメージデータを光ディスクなどの媒体
にファイリングしておいて必要に応じて検索して利用す
る電子ファイル装置に関し、２・＼−１゜ 特に、文書の登録作業を容易化するだめの技術改良に関
する。

従来の技術 代表的な電子ファイル装置では、文書の登録作業は概路
次のような手順で行なわれる。１つの文書として管理さ
れる何ページかの原稿を準備し、文書単位登録の開始を
指示した上で、前記原稿の各ページをイメージスキャナ
で順次読み取らせる。

イメージスキャナから出力される各ページのイメージデ
ータは、ファイルメモリとしての光ディスクの所定エリ
ア（実体域）に順次書き込まれる。

その光ディスクには管理情報を記録するエリア（登録簿
）もあり、１つの文書に属する複数ページのイメージデ
ータが光デイ°スクの実体域に記録されると、同時にそ
の文書の管理情報が同じ光ディスクの登録簿に記録され
る。

文書管理情報には、個々の文書を識別するためのファイ
ル番号や文書番号の他、個々の文書を構成する各ページ
のイメージデータの所在（実体域におけるアドレス）が
最低限台まれている。各ぺ−ジのアドレスには、そのペ
ージの原稿の→Ｊ−イズや、その原稿を読み取った際の
解像度などの情報を付帯させるのが普通で、これらペー
ジごとの管理情報をページ管理情報と称する。光ＩＡス
クの登録簿に記録されているある文書管理情報を読・仏
取り、その中のあるページ管理情報のアドレスに従って
実体域を再生すれば、該当ページのイメージデータを読
み出すことができ、そのイメージデータを表示したり印
刷する際に前記せイズや解像度の情報を利用してデータ
を処理する。

以上のように、１つの文書についてのイメージデータと
管理情報とが同時並行的に光ディスクに記録される。こ
の次の段階で、文書検索用のキーワードを入力する。各
文書に付与されたキーワード、は整理されて検索装置の
索引ファイル（・ζ登録される。

発明が解決しようとする課題 前記のように従来の装置では、１文書として扱う複数の
原稿を予めまとめ、それら原稿を次々とイメージスキャ
ナにかけると、全ページのイメージデータと文書管理情
報とが光ディスクに記録される。多数の文書を次々とフ
ァイル（（登録する場合、］文書ごとに原稿入力作業を
区切り、キーボードを操作して］文書の終了を指示する
とともにキーワードを入力し、そのあと次の支弁の原稿
入力を開始する。これはあまり能率的な作業手順とは言
えない。多量の原稿を自動送り装置によって連続してイ
メージスキャナ（・こかけてし捷う方が能率も良いし、
スキャナの独占的な使用時間が短くなるのに、このよう
な方法で複数文書を登録することはできない。

また、１つの文書の原稿を入力し終ったあとで、必要の
ない原稿をも登録してＩＪつだり、あるいは必要な原稿
を登録１〜忘れて・、）ることに気が付いた場合、当然
ながら［ビ正の入力操作７行なうことになる。しかし、
この段階ではイメージデータだけでなく文書管理情報も
光ディスクに既に記録されている。現状の光ディスクの
ように書き換えかで＠なかったシ、捷たは容易でない媒
体をファイルメモリとして使用し７でいると、前記の修
正処理が面倒になるし時間もかかる。

この発明は上述した従来の問題点に鑑みなされたもので
、その目的は、多量の原稿をもとに多数の文書をファイ
ルに次々と登録する作業を能率よく合理的に進めること
ができるようにした電子ファイル装置を提供することに
ある、 課題を解決するだめの手段 そこでこの発明では、入力さｎる各ページのイメージデ
ータをファイルメモリに順次書き込むと同時に、そのペ
ージごとの書き込みアドレスを含んだページ管理情報を
別のバッファメモリに順次書き込む一次登録手段と、一
次登録済みの複数のページで１つの文書を定義する旨の
文書組みの入力を受けて、前記バッファメモリから読み
取った該当ページのページ管理情報を含んだ文書管理情
報を前記ファイルメモリに書き込む二次登録手段とを設
けた。

作　　　　用 多量の原稿を文書の区切りや順番に関係なくイメージス
キャナにかける。すると前記一次登録手６ヘー・′ 段によって、各原稿（ページ）のイメージデータが前記
ファイルメモリに次々と書き込まれ、・同時に各ページ
の書き込みアドレスを含んだ前記ページ管理情報が前記
バッファメモリに書き込まれる。

このあと何ページと何ページとを何番の文書として登録
するといった意味の文書組みの入力操作を行なうと、前
記二次登録手段によ−って前記文書管理情報が生成され
て前記ファイルメモリに書き込まれる。

実施例 第１図は本発明の一実施例による電子ファイル装置のハ
ードワエア構成を示すものであって、１１はデータ処理
および装置全体の制御を行なう中央処理装置（ＣＰＵ）
、１２は主記憶装置、１３はオペレーティングシステム
や文書登録処理プログラムを格納するとともに前述のバ
ッファメモリとして使われる磁気ディスク装置である。

オペレーティングシステムや文書登録処理プログラムは
、この磁気ディスク装置１３から主記憶装置１２にロー
ドされる。

７・＼−７ １１８はオペレータとの対話などに利用されるデイスプ
レィ装置であり、入力手段としてのキーボード１９およ
びポインティングギバイストシてのマクス２０が付属し
ている。１７はデイスプレィ制御装置であり、デイスプ
レィ装置１８の制御とともにキーボード１９およびマク
ス２０に関連した制御を行なうものである。

１５は前述のファイルメモリとしての光デイスク装置で
あって、記録媒体である光ディスク１６に対してデータ
の記録再生を行なう。１４は光デイスク装置１５０制御
装置である。２３は原稿を光電的に読み取るイヌ−７′
２スギヤナ、２２はプリンタ、２１はこれらに対するデ
ータの入出力を制御する入出力制御装置である。

以上のハードワエア構成は基本的に従来装置と同じであ
り、また光デイスク装置１５に登録されている文書情報
を検索して利用する処理なども従来装置と同じである。

本発明による特徴は文書をファイルに登録する際の処理
にあり、以下ではこの特徴部分を抽出して詳しく説明す
る。

まず、これから登録しようとする原稿をまとめてイメー
ジスキャナ２３のＡＤＦ　（オートドキュメントフィー
ダ）上にセットする。キーボード１９′まだはマクス２
０によって「読み取り」を指示すると、入出力制御装置
２１よシスキャナ２３に起動がかかり、原稿の読み取り
が開始される。

多数の原稿が前記ＡＤＦにより次々と連続して読み取ら
れる場合には、原稿を１ページ読み取るごとに前に読み
取った原稿のイメージデータを光デイスク装置１５に記
録するとともに、そのイメージデータの記録アドレスと
サイズおよび解像度などの情報（ページ管理情報）を磁
気ディスク装置１３に記録する。これが第２図のフロー
チャートに示す一次登録の処理であシ、この一次登録の
処理によって光デイスク装置１５お、Ｌび磁気ディスク
装置１３に第３図のように情報が記録される。

すべての原稿をイメージスキャナ２３で読み取ったなら
二次登録の処理に進む。まず登録処理プログラム中の１
文書組み」をキーボード１９またはマクス２０で指示し
、磁気ディスク装置１３に９へ一７゛ 記録されている前記ページ管理情報を読み出して、この
データをもとに光デイスク装置１５から前記イメージデ
ータを読み出してデイスプレィ装置１８に表示する。ペ
ージめくシ処理によって一次登録した原稿のイメージを
次々と表示することができる。この過程で、各文書ごと
の先頭ページと終シページを指定することにより、多数
ページの原稿をいくつかの文書に区分する。ある文書の
ページ組みが決まると、その文書の管理情報（その文書
に属するページのページ管理情報を含む）が生成され、
第４図のように光ディスクの登録簿に記録される。以下
順次文書を決定していくことによシ、それぞれの文書管
理情報が光ディスクに記を 録される。以上で複数の文書の登録処理が完了すること
になる。

なお、前述の文書組みを行なうに際しては、ページの削
除、挿入、移動、差換といった編集を行なうことができ
、一次登録で処理したページの順番（ページ管理情報の
順番）のままでなくとも、それを簡単に修正して二次登
録を行なうことかで１０へ−ジ きる。

またファイルの記録媒体は光ディスクに限られるもので
はない。

発明の効果 以上詳細に説明したように、この発明による電子ファイ
ル装置では、イメージスキャナで読み取った各ページの
イメージデータをファイルメモリに書き込む一次登録の
段階では各ページ管理情報を別のバッファメモリに書き
込んでおき、このあとの文書組みの入力を受けて各文書
の管理情報を前記ファイルメモリに書き込むようにした
ので、多量の原稿をもとに多数の文書をファイルに次々
と登録する作業を能率よく合理的に進めることができ、
入力の誤シによるファイルメモリの管理情報を修正する
面倒がなくなる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例による電子ファイル装置の概
略構成図、第２図は同装置の文書登録処理のフローチャ
ート、第３図および第４図は同文書登録処理における登
録内容の概念図である。 １１・＼−７ １３・・・磁気ディスク装置（バックアメモリ）、１６
・・・光ディスク（ファイルメモリ）。 代理人の氏名　弁理士　中　尾　敏　男　ほか１名＃Ｉ
２図 第３図 光ディスク ［−一一一一］ 管理情報エリア （登録９Ｉり ページｌ ページ２ ページ３　　　　　　　　　　　イメージデータエリア

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 入力される各ページのイメージデータをファイルメモリ
   に順次書き込むと同時に、そのページごとの書き込みア
   ドレスを含んだページ管理情報を別のバッファメモリに
   順次書き込む一次登録手段と、一次登録済みの複数のペ
   ージで１つの文書を定義する旨の文書組みの入力を受け
   て、前記バッファメモリから読み取った該当ページのペ
   ージ管理情報を含んだ文書管理情報を前記ファイルメモ
   リに書き込む二次登録手段とを備えた電子ファイル装置
   。