JPH01197878A - Document control device - Google Patents
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- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
Abstract
Description
【発明の詳細な説明】
〔産業上の利用分野〕
本発明は、大量の文書データを管理する文書管理装置、
特に文書ファイルの検索の効率化をはかつてなる文書管
理装置に関する。[Detailed Description of the Invention] [Industrial Application Field] The present invention relates to a document management device that manages a large amount of document data;
In particular, it relates to a document management device that improves the efficiency of searching document files.
文書ファイルの検索の従来例には、ｒＪ ５ｔａｒワ
ークステーションＪ−（７０頁〜７４頁）（上谷晃引編
、丸善株式会社発行、昭和６１年４月発行日）がある。A conventional example of searching for document files is rJ 5tar Workstation J- (pages 70 to 74) (edited by Koki Uetani, published by Maruzen Co., Ltd., published in April 1986).
この従来例は１画面上に各文書ファイルを表オ）す複数
シンボル図形（マイコンと称する）を表示しておき、ユ
ーザに指定させた。マイコンには、「応用図形」 「電
子メールシート」 「住所録レコードファイル」等があ
り、画面上にそれぞれのマイコンを表示しておき、オペ
レータがその１つを指定すると、該指定したマイコンが
検索できる。In this conventional example, a plurality of symbol figures (referred to as microcontrollers) representing each document file are displayed on one screen, and the user is asked to specify them. Microcontrollers include "applied graphics,""emailsheets," and "address book record files." Each microcontroller is displayed on the screen, and when the operator specifies one of them, the specified microcontroller is searched. can.
二こで、各文書ファイルはファイルメモリに格納されて
おり、最終的には、そのファイルメモリ中のマイコン指
、定のファイルを読出すことになる。At this point, each document file is stored in a file memory, and eventually a specific file specified by the microcomputer in the file memory will be read out.
上記従来例では、マイコン表示によって文書内 □容が
即座にわかるファイルには効果的である。しかし１文書
数が多くなると、マイコンとファイルとの対応が複雑と
なり、自分の欲しい文書を取出。The above conventional example is effective for files where the contents of the document can be immediately known by microcomputer display. However, as the number of documents increases, the correspondence between microcontrollers and files becomes complicated, making it difficult to extract the documents you want.
すことは容易でなく、何回かマイコン指定作業を行わざ
るを得なくなる。更に、他人の作った文書やかなり以前
に作った文書を探す場合も、マイコンでは容易でない・
更に、ファイルメモリに、格納した文書のファイル名の
一欄表を画面上に表示させておき、これを指定して探索
するやり方も考えられる。しかし、前記マイコンによる
検索と同じく、ユーザに負担の多い検索作業となる。It is not easy to do this, and you will have to specify the microcomputer several times. Furthermore, searching for a document created by someone else or a document created a long time ago is not easy with a microcomputer.Furthermore, a list of file names of stored documents is displayed on the screen in the file memory. It is also possible to search by specifying . However, like the search using the microcomputer, the search task is a heavy burden on the user.
本発明の目的は、文書ファイルを、ユーザに負担をかけ
ることなく迅速に検索可能とした文書管理装置を提供す
るものである。An object of the present invention is to provide a document management device that allows document files to be searched quickly without placing a burden on the user.
本発明の文書管理装置は、文書ファイル名に対応する外
部識別コードを設定しておき、文書ファイルの印字時に
該外部識別コードを紙面に印字させておき、検索時には
この紙面から外部識別シードを読取り、コード対応の文
書ファイルを検索せしめるようにした。The document management device of the present invention sets an external identification code corresponding to a document file name, prints the external identification code on paper when printing the document file, and reads the external identification seed from this paper when searching. , now lets you search for code-compatible document files.
紙面印字形式例には、バーコード形式がある。An example of a paper printing format is a barcode format.
尚、記録形式には、印字以外の例も当然にありうる。Note that recording formats other than printing are naturally possible.
更に外部識別コードの棉成例としては、文書管理装置番
号（又は端末機器番号）と作成部とファイルページとが
ある。Furthermore, examples of external identification codes include a document management device number (or terminal device number), a creation section, and a file page.
本発明では、外部識別コードをファイル対応に設定させ
ておき、この外部識別コードによって。In the present invention, an external identification code is set corresponding to a file, and this external identification code is used.
ファイル検索が可能となる。File search becomes possible.
更に外部識別コードを付加して印字しておき、これを読
取らせることによりそのままファイル検索が可能となる
。Furthermore, an external identification code is added and printed, and by reading this it becomes possible to search for files as is.
本発明の文書管理装置の実施例を第１図に、示す。 An embodiment of the document management device of the present invention is shown in FIG.
この文書管理装置は１文書作成装置の例である。This document management device is an example of a single document creation device.
図の文書作成装置は、文書作成部１．０Ｃ）（情報処理
装置とも云う）、ＣＲＴ２０．Ｏ，キーボード３００、
プリシタ４００．外部メモリ（ファイルメモリ）−５０
０，づ−コードリーダ６、、ｏｏより成る。The document creation devices in the figure include a document creation section 1.0C) (also referred to as an information processing device), a CRT 20. O, keyboard 300,
Priscita 400. External memory (file memory) -50
It consists of 0, zu-code readers 6, oo.
文書作成部１００内では文書作成処理（作成。The document creation section 100 performs document creation processing (creation).
編集等の広い概念）及び外部識別コードの付加や管、理
等の処理を行う。(broad concepts such as editing) and processing such as adding, managing, and managing external identification codes.
ＣＲＴ、２００は、文書、作成部１００での文書作成の
支援や外部識別コードの管理のための各種の支援用画面
表示、を行、う。 、 。The CRT 200 displays various support screens for supporting document creation in the document creation section 100 and for managing external identification codes. , .
キーボード３００も作成処理の支援用に供する。A keyboard 300 is also provided to support the creation process.
即、ち、キー人力９文字入力、各種ソフト指示等の入カ
キ−を持つ。That is, it has input keys for manual input of nine characters, various software instructions, etc.
外部メモリ５００は、文書データをファイル対応に格納
する。プリンタ４００は、文書作成部１００を介しての
キーボード３００の指示に従つて１文書データの印字を
行う。この印字には、外部識別コードを付加して印字す
る場合と、そのコードを付加しないで印字する場合とが
ある。外部識別コードを付加する場合には、バーコード
形式バーコードリーダ６００は、プリンタ４００で印字
した用紙上のバーコードの読取りを行う。The external memory 500 stores document data in correspondence with files. The printer 400 prints one document data according to instructions from the keyboard 300 via the document creation section 100. In this printing, there are cases in which the external identification code is added and printed, and cases in which the code is printed without being added. When adding an external identification code, the barcode type barcode reader 600 reads the barcode on the paper printed by the printer 400.
文書作成部１００の詳細を以下説明、する。Details of the document creation section 100 will be explained below.
文書作成部１００は、文書編集部１１０．外部識別コー
ド処理部１４０９文書印刷部１２０．ファイル管理部１
３０．、文書バッファ７００より成る。外部識別コード
処理部１４０はバーコード入力部１４２．識別コード付
加部１４１．バーコード検索部１４３．外部識別コード
管理部１４４より成る。The document creation section 100 includes a document editing section 110. External identification code processing unit 1409 document printing unit 120. File management section 1
30. , document buffer 700. The external identification code processing section 140 includes a barcode input section 142. Identification code addition section 141. Barcode search section 143. It consists of an external identification code management section 144.
先ず９文書作成動作を述べる。文書バッファ７００には
作成対象の文書が格納向れ、且つ作成後の文書が格納さ
れる。文書作成は１文書編集部１１０がキーボード３０
０からの指示を受けてＣＲＴ２００による画面支援によ
り行う。作成前の文書は、外部メモリ５００に入ってお
り、これをファイル管理部１３０が読出して文書バッフ
ァ７００に移転させである０作成後の文書も文書バッフ
ァ７００に格納した後で外部メモリ５００に送り格納す
る。First, the nine document creation operations will be described. The document buffer 700 stores the document to be created, and also stores the created document. For document creation, one document editing section 110 uses the keyboard 30.
This is done with screen support from the CRT 200 in response to instructions from 0. The document before creation is stored in the external memory 500, and the file management unit 130 reads it and transfers it to the document buffer 700.The document after creation is also stored in the document buffer 700 and then sent to the external memory 500. Store.
文書を印字するには１文書バッファ７００内にある文書
ファイル、又はバッファ７００内になければ外部メモリ
５００から文書バッファ７００に。To print a document, first print the document file in the document buffer 700 or, if the document file is not in the buffer 700, from the external memory 500 to the document buffer 700.
移転した後で文書バッファ７００から文書ファイルを読
出して印刷部１２０を介してプリンタ４００で印字させ
る。After the transfer, the document file is read from the document buffer 700 and printed by the printer 400 via the printing unit 120.
ここで、編集とは、文書の作成、再構成２文書の転送等
の広い概念である。Here, editing is a broad concept such as creating a document and transferring two reconstructed documents.
次に、外部識別コード処理を述べる。二の処理は外部識
別コードを付加してプリンタ４００で印字させる第１の
処理と、この外部識別コードをもとにしての文書ファイ
ルの検索する第２の処理との２つ処理とがある。Next, external identification code processing will be described. The second process includes a first process in which an external identification code is added and printed by the printer 400, and a second process in which a document file is searched based on this external identification code.
外部識別コード管理部１４４は１文書ファイル名と外部
識別コードとの対応テーブルを持つ、外部メモリ５００
には文書ファイル名対応に文書を格納しており、上記テ
ーブルは、このファイル名毎に外部識別コードを対応づ
けである。テーブル作成時期は、オンラインでもオフラ
インでもいずれの時期であってもよい。また、外部識別
コードの設定は、キーボード３００の支援によって行わ
せる。The external identification code management unit 144 has an external memory 500 that has a correspondence table between one document file name and an external identification code.
documents are stored in correspondence with document file names, and the table above associates external identification codes with each file name. The table creation time may be either online or offline. Furthermore, the setting of the external identification code is performed with the assistance of the keyboard 300.
更に、外部識別コードは、すべてのファイル名を対象に
してもよく、又は特定のファイル名のみを対象にしても
よい、以下では、外部メモリ５００内の全ファイル名に
外部識別コードをテーブルとして対応させておくものと
する。ここで、外部メモリ５００内には、ファイル名対
応に登録させてあり、外部識別コードは付加されていな
い。外部識別コードを指定した場合には、前記テーブル
を介して対応ファイル名を知り、外部メモリ５００の該
当ファイルがファイル管理部１３０によってアクセスさ
れることになる。Further, the external identification code may be applied to all file names or only to a specific file name. In the following, all file names in the external memory 500 are corresponded to external identification codes as a table. shall be allowed to do so. Here, the files are registered in the external memory 500 in association with file names, and no external identification code is added. When an external identification code is specified, the corresponding file name is known through the table, and the corresponding file in the external memory 500 is accessed by the file management unit 130.
さて、前記第１の処理にあっては、外部メモリ５００か
ら読出した文書バッファ７００内の外部識別コードを付
加するファイルに対して、外部識別コード管理部１４４
で当該ファイル番二対する外部識別コードを見つけ出し
、このコードをコード付加部１４１でファイルに付加し
、文書印刷部１２０を介してプリンタ４００に送り、プ
リンタ４００はファイルの印刷を行う、このファイル印
刷用紙の一部の一定位！！（例えば紙面右上）に外部識
別コードが併せて印字される。外部識別コードの印字は
、バーコード形式とした。Now, in the first process, the external identification code management unit 144
Find out the external identification code for the file number 2, add this code to the file in the code addition section 141, send it to the printer 400 via the document printing section 120, and the printer 400 prints the file. Some certain positions! ! An external identification code is also printed (for example, in the upper right corner of the page). The external identification code was printed in barcode format.
次に、ファイル検索時には、前記第２の処理を行わせる
。先ず、先↓こ検索対象のバーコード付加の印刷紙から
、バーコードリーダ６００でバーコードを読取る。バー
コード入力部１４２はこれを入力し、検索部１４３は、
そのバーコード対応のファイル名を管理部１４４内のテ
ーブルから探し出す。Next, when searching for a file, the second process is performed. First, the barcode reader 600 reads the barcode from the barcode-added printed paper to be searched. The barcode input section 142 inputs this, and the search section 143
A file name corresponding to the barcode is searched from a table in the management unit 144.
次にファイル管理部１３０は、外部メモリ５００内のフ
ァイルを続出−し文書バッファ７００に送り、新たな文
書編集対象として位置づけられる。また、再印刷用に位
置づ１すられることもある。Next, the file management unit 130 sequentially outputs the files in the external memory 500 and sends them to the document buffer 700, so that the files are positioned as new documents to be edited. It may also be positioned for reprinting.
第２図は印刷用紙１０・００上の印刷結果を示す。FIG. 2 shows the printing results on printing paper 10.00.
ファイル文書１２００４二対して、右上部にバーコード
１１００が印刷されていることがわかる。It can be seen that a barcode 1100 is printed on the upper right corner of the file document 120042.
第３図は外部識別コードの実施例を示す。この識別コー
ドは、゛情報処理装鐙番号２作成Ｈ（年度）。FIG. 3 shows an example of an external identification code. This identification code is ``Information Processing System Stirrup Number 2 Created H (year).
作成順番号、ページ番号、ファイルベートとより成る。It consists of creation order number, page number, and file date.
情報処理装置番号とは、第１図の装置１００を特定する
機器番号である。この他にワークステーション等のシス
テムにあっては端末１器番号であってもよい６作成歴に
は、年度のみを示したが月９日、時刻等を入れてもよい
。また作成者の氏名をコードで入れてもよい、ページ番
号とはファイルを構成するページ指定を意味する。この
ページ番号を入れたことｔ；よって、ファイル単位の検
索のみならず、その中の必要なページ指定が可能となる
。The information processing device number is a device number that specifies the device 100 in FIG. In addition, in systems such as workstations, it may be the number of a single terminal.6 Although only the year is shown in the creation history, the 9th day of the month, time, etc. may also be included. The name of the creator may also be entered as a code, and the page number means the designation of the pages that make up the file. By entering this page number, it becomes possible not only to search by file unit, but also to specify the necessary page within the file.
第４図は印刷形式例としてのバーコードの例を示す、バ
ーコードはＪＴＳ規格による。FIG. 4 shows an example of a barcode as an example of a printing format.The barcode is based on the JTS standard.
本実施例によれば、印刷文書に対応する文書ファイルを
バーコードを読み取るだけで容易に外部メモリから取り
出すことができる。従って従来の！ンシ・・
ように各ファイル名に対応する文書内容を覚えていなく
ても所望の文書を検索することができる。According to this embodiment, a document file corresponding to a printed document can be easily retrieved from an external memory simply by reading a barcode. Therefore traditional! You can search for a desired document without having to remember the document contents corresponding to each file name.
また、他人の作成した文書（印刷文書）で、それに対応
するファイル名が分らない場合でもバーコードを入力す
るだけで所望の文書ファイルを取り出すことができる。Furthermore, even if a document (printed document) is created by someone else and the corresponding file name is not known, the desired document file can be retrieved simply by inputting the barcode.
さらに、本実施例の識別コードには文書のペー・ジ番号
も含まれているので、単に文書ファイルを外部メモリ５
ｏＯから取り出すだけでなく、その文書ファイル内の該
当ページの文書データをＣＲＴ２００に表示するような
使い方もできる。このような使い方は印刷文書に変更指
示を手書き記入し、作業者にそれに対応する文書ファイ
ルを修正するよう指示する場合に特に有効である。Furthermore, since the identification code of this embodiment also includes the page number of the document, simply store the document file in the external memory.
In addition to extracting data from the OO, it can also be used to display the document data of the corresponding page in the document file on the CRT 200. This usage is particularly effective when handwriting change instructions on a printed document and instructing a worker to modify the corresponding document file.
また所望の文書がバーコードを入力した情報装置内に無
い場合でも、それらの情報処理装置がネットワークで結
ばれている場合には、識別コードに含まれている情報処
理装置番号を手がかりにして、所望の文書の存在する情
報処理装置から文書ファイルをアクセスすることができ
る。Furthermore, even if the desired document is not in the information device where the barcode was input, if those information processing devices are connected via a network, the information processing device number included in the identification code can be used as a clue. A document file can be accessed from an information processing device where a desired document exists.
なお、本実施例では、識別コードをバーコードとして印
刷する方式を説明したが、必らずしもバーコードでなく
ても良い。例えば識別コードの数字を用いる方式も考え
られる。このとき、印刷文書に対応する文書ファイル検
索時に、識別コードを入力する方法としては、その印刷
されたコードを、バーコードリーダのかわりに設置した
０ＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ ｃｏｄｅ Ｒｅａｄｅｒ）に
よって読み取る方法を用いることもできるし、キーボー
ド３００から入力する方法を使用することもできる。Note that although this embodiment has described a method of printing the identification code as a barcode, it does not necessarily have to be a barcode. For example, a method using numbers of an identification code may be considered. At this time, as a method for inputting an identification code when searching for a document file corresponding to a printed document, it is also possible to use a method of reading the printed code using an OCR (Optical Code Reader) installed instead of a barcode reader. Alternatively, a method of inputting from the keyboard 300 can also be used.
さらに、ここでは識別コードをプリンタにより印刷する
方式を説明したが、印刷するかわりにパンチ機により識
別コードに対応する穴を用紙上にあけたり、磁気記録装
置により磁気情報として塗布する方式を用いても同様の
効果が得られる。その各々の場合に対し識別コードを読
み取る手段そのものは技術として確立しており、本発明
はそれらの識別コードの記録方式□と読み取り装置のい
ずれに対しても適用できる。Furthermore, although we have explained here the method of printing the identification code using a printer, instead of printing, it is possible to use a method of punching holes corresponding to the identification code on paper using a punch machine, or applying it as magnetic information using a magnetic recording device. A similar effect can be obtained. The means for reading the identification code in each of these cases has been established as a technology, and the present invention can be applied to both the recording method and the reading device for these identification codes.
また、第１図の実施例では外部識別コードを読み取って
それに対応する文書ファイルを検索する機能と、外部識
別コードを文書に印刷する機能を１つの情報処理装置で
実施する方式秤つい工説明したが、これらを別々に構成
する方式も考え、られる。例えばワークステーションや
パソコンに接続されたプリンタがバーコードを印刷でき
ない場合には、印刷された文書にバーコードを印刷する
作゛業を専用のバーコード印刷機で印刷する。In addition, the embodiment shown in FIG. 1 describes a weighing system in which a single information processing device performs the function of reading an external identification code and searching for the corresponding document file, and the function of printing the external identification code on a document. However, a method of configuring these separately can also be considered. For example, if a printer connected to a workstation or personal computer cannot print barcodes, a dedicated barcode printing machine is used to print the barcode on the printed document.
また、ワークステーションやパソコンにバーコードリー
ダを接続できない場合には、専用のバーコードリーダに
よりバーコードを読み取り、そこで読み取った外部識別
コードをキーボードから入力し文書ファイルを検索する
ことも可能である。Furthermore, if a barcode reader cannot be connected to a workstation or personal computer, it is also possible to read the barcode with a dedicated barcode reader and input the read external identification code from the keyboard to search for document files.
本発明によれば、印刷文書上に記録された文書識別コー
ドを手がかりにして印刷文書に対応する文書ファイルを
検索できるので、所望の文書ファイルを間違いなく容易
に取り出すことができる。According to the present invention, a document file corresponding to a printed document can be searched using the document identification code recorded on the printed document as a clue, so that a desired document file can be easily retrieved without fail.
第１図は本発明の文書管理装置の実施例図、第２図は印
字例図、第３図は外部識別コードの実施例図、第４図は
バーコード例図である。
１００・・・文書作成部、１４０・・・外部識別コード
処理部、５００・・・外部メモリ。FIG. 1 shows an embodiment of the document management apparatus of the present invention, FIG. 2 shows an example of printing, FIG. 3 shows an example of an external identification code, and FIG. 4 shows an example of a bar code. 100... Document creation section, 140... External identification code processing section, 500... External memory.
Claims (1)
た文書データのファイル名を管理するファイル管理機構
と、外部メモリ内のファイル名と外部識別コードとの対
応関係を管理する外部識別コード管理部と、上記文書デ
ータを印字した紙面上に記録された外部識別コードを読
取る紙面読取り部と、該読取り部で読取つた外部識別コ
ード対応のファイル名を上記外部識別コード管理部から
見出し、該対応ファイルを上記外部メモリから読出すべ
くアクセスする手段とより成る文書管理装置。 ２、特許請求の範囲第１項記載の文書管理装置において
、紙面上に印字する外部識別コードの印字形式はバーコ
ード形式とする文書管理装置。 ３、特許請求の範囲第１項又は第２項記載の文書管理装
置において、外部識別コードは、文書管理装置番号（又
は端末機器番号）と作成歴と作成順番号とファイルペー
ジとより成る文書管理装置。[Claims] 1. An external memory that stores document data, a file management mechanism that manages file names of the stored document data, and manages the correspondence between file names in the external memory and external identification codes. an external identification code management unit that reads the external identification code recorded on the paper on which the document data is printed; a paper reading unit that reads the external identification code recorded on the paper on which the document data is printed; A document management device comprising means for accessing a corresponding file from the external memory in order to read the corresponding file from the external memory. 2. The document management device according to claim 1, wherein the external identification code printed on the paper is in a barcode format. 3. In the document management device according to claim 1 or 2, the external identification code includes a document management device number (or terminal device number), a creation history, a creation order number, and a file page. Device.
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP63022094A JPH01197878A (en) | 1988-02-03 | 1988-02-03 | Document control device |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP63022094A JPH01197878A (en) | 1988-02-03 | 1988-02-03 | Document control device |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH01197878A true JPH01197878A (en) | 1989-08-09 |
Family
ID=12073288
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP63022094A Pending JPH01197878A (en) | 1988-02-03 | 1988-02-03 | Document control device |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JPH01197878A (en) |
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