JP7459036B2 - 情報処理システム、情報処理方法、及びプログラム - Google Patents
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Description
第1ユーザーが使用する第1端末と、第2ユーザーが使用する第2端末と、これら前記第1端末及び前記第2端末との通信が可能な情報処理装置と、を備える情報処理システムであって、
前記情報処理装置は、
前記第1端末及び前記第2端末の間で交換される文書ファイルから、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーが相互合意する、相互合意の文書ファイルを作成する際の支援をするファイル作成支援手段と、
前記ファイル作成支援手段の前記支援により作成され、且つ、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーが前記相互合意した、前記相互合意の文書ファイルを所定の記憶部に記憶するファイル記憶手段と、
を備える。
図1は、本発明の情報処理システムが提供する本サービスの概要を示す図である。
本サービスは、サービス提供者から見てユーザーとなる、ユーザー間が相互合意するまでの文書作成(文書ファイル作成)を支援することを目的の一つとする。
図1におけるユーザーとしては、発注側企業C1及び受注側企業C2が一例として示されるが、これに限定されないものとする。また、図1においては、企業間取引のビジネスモデルが示されるが、これに限定されないものとする。即ち、BtoBのビジネスモデルに限らず、BtoC、CtoC等の何れのビジネスモデルであってもよいものとする。この他、本サービスを導入していれば、例えば、企業における部署間や、大学における学部間等においても本サービスが適用されるものとする。
所定のネットワークNとしては、例えば、インターネットが挙げられる。
なお、サーバ1は、ここではサービス提供会社WAに設置されているようになるが、クラウド環境に設置されてもよいものとする。また、サーバ1は、1台に限らず複数台あってもよいものとする。
図2は、発注側企業C1と受注側企業C2との間でやり取りされる文書の例を示す図である。
図2には、受注側企業C2が販売する商品の購入に係る契約から、その契約による取引が完了するまでの作業の流れの例が示される。
発注側企業C1と受注側企業C2との間で結ばれる契約書に関し、サービス提供会社WAが支援する。これにより、相互合意の文書ファイルSGの作成をスムーズに進めることができる。また、サービス提供会社WAが支援することにより、作成の過程や、作成された相互合意の文書ファイルSGの、ユーザー間の納得性を確保すること等ができる。
図3は、情報処理システム100に関するシステム構成の一例を示すブロック図である。
ネットワークNは、例えば、インターネットが該当する。
端末2は、PC(Personal Computer)等の通信機能を備えた情報処理装置や、スマートフォンやタブレット等のモバイル端末が該当する。端末2には、本サービスの導入の許可に基づき、操作に必要なアプリケーションプログラムがインストールされる。端末2は、符号2-1~2-nで示すように複数設けられる(nは2以上の整数である)。
複数の端末2-1~2-nのうち、2つが特許請求の範囲に記載された第1端末及び第2端末に該当する。
図4は、図3のサーバ1のハードウェア構成を示すブロック図である。
RAM13には、CPU11が各種の処理を実行する上において必要なデータ等も適宜記憶される。
入出力インターフェース15には、表示部16(出力部)、入力部17、記憶部18、通信部19及びドライブ20が接続される。
記憶部18は、ハードディスクやDRAM(Dynamic Random Access Memory)等で構成され、各種データを記憶する。
通信部19は、所定のネットワークNを介して他の装置(図3の場合、端末2が該当する)との間で行う通信を制御する。
ドライブ20によってリムーバブルメディア21から読み出されたプログラムは、必要に応じて記憶部18にインストールされる。また、リムーバブルメディア21は、記憶部18に記憶されている各種データも、記憶部18と同様に記憶することができる。
図5は、図3のサーバ1の機能的構成の一例を示す機能ブロック図である。
別な言い方をすれば、サーバ1のCPU11においては、動作する際に、ファイル作成支援処理部111と、ファイル記憶処理部112と、閲覧ファイル生成処理部113と、ファイル送信処理部114と、紐付け処理部115とが機能する。
紐付け情報記憶部182は、相互合意の文書ファイルSGと、紐付け処理部115で紐付け対象となる上述の他の文書ファイルとの関連付けに関する情報を記憶する記憶領域として備えられる。
図6は、相互合意の文書ファイルSGを作成する際の支援に関するファイル作成支援ステップの一例を示すフローチャートである。
また、図7は、図6の説明対象となる、2つの端末2の間でやり取りされる文書ファイルの一例を示す図である。
また、図8は、最終版文書ファイルに差が生じているか否かの判断結果の一例を示す図であり、図9は、図8の要部(差が生じている箇所)を抜粋した図である。
より詳細には、ステップS11では、ファイル作成支援処理部111が第1端末である発注側端末2Aからの契約書ドラフトAを受信し、そして、契約書ドラフトAを記憶する等の所定の処理をした後に、第2端末である受注側端末2Bに契約書ドラフトAを送信することを行う。
ステップS12では、ファイル作成支援処理部111が、修正依頼をした契約書ドラフトBを受注側端末2Bから受信し、そして、修正依頼をした契約書ドラフトBを記憶する等の所定の処理をした後に、修正依頼をした契約書ドラフトBを発注側端末2Aに送信することを行う。
ステップS13では、ファイル作成支援処理部111が、A社による修正した契約書のドラフトを発注側端末2Aから受信し、そして、A社による修正した契約書のドラフトを記憶する等の所定の処理をした後に、A社による修正した契約書のドラフトを受注側端末2Bに再度送信することを行う。
ステップS14では、ファイル作成支援処理部111が、受注側端末2Bからの、修正した契約書のドラフトに対する同意の旨を受信し、これを記憶すると共に発注側端末2Aに送信することを行う。
ステップS15では、ファイル作成支援処理部111が、最終版の契約書(契約書ファイル)を発注側端末2Aから受信し、そして、これを記憶する等の所定の処理をした後に、受注側端末2Bに送信することを行う。
ステップS16では、ファイル作成支援処理部111が、上述の最終版の契約書と、上述の修正した契約書のドラフトとに差が生じているか否かの判断を行う。そして、差が生じていると判断した場合には、差分を視認可能にすることを行う。
ステップS17では、ファイル作成支援処理部111が、電子契約プロセスの差し戻しに係る支援処理を行う。
ステップS18では、ファイル作成支援処理部111が、電子契約プロセスの再度開始に係る支援処理を行う。
ステップS19では、ファイル作成支援処理部111が、上述の差が生じているか否かの判断を再度行う。
ステップS20では、ファイル作成支援処理部111が、契約成立に係る支援処理を行う。
相互合意の文書ファイルSGが出来上がり、そして、契約が成立することで、ファイル作成支援ステップが完了する。
以上のファイル作成支援ステップの説明から分かるように、本サービスは、A社とB社との間で相互合意するまでの文書作成を支援することができる。
図10は、企業間のやり取りに対するサービス提供会社WAの関わりについての一例を示す図である。
サービス導入企業C3は、サービス提供会社WAから本サービスの導入を済ませた企業である。このサービス導入企業C3は、企業C4との間で取引を行う。また、企業C5との間でも取引を行う。
企業C4及び企業C5は、サービス導入企業C3に対する買掛金請求書を、例えば、紙で発行する(企業C4及び企業C5と、サービス導入企業C3との間は、データでのやり取りとは限らないものとする。ここでは、企業C4及び企業C5が紙で請求書を発行する例を挙げ、サービス提供会社WAがサービス導入企業C3に対するデータ化を実施するものとする)。買掛金請求書は、ここではサービス導入企業C3に対し直接送付されるのでなく、サービス提供会社WAが受け取ることになる。サービス提供会社WAでは、受け取った買掛金請求書を電子データ化し、この電子データ化したものを請求書(請求書ファイル)としてサービス導入企業C3に送信する。サービス導入企業C3では、受信した請求書(請求書ファイル)を基に社内で適切に処理をする。請求書(請求書ファイル)は、本サービスにより、例えば、契約書(相互合意の文書ファイル)に対し関連するものとして関連付けされる(紐付けされる)。
サービス導入企業C3は、企業C4及び企業C5の夫々に対する、例えば、未収金に係る請求書を文書ファイルで発行する。この時、未収金に係る請求書の文書ファイルは、本サービスにより、例えば、契約書(相互合意の文書ファイル)に関連するものとして紐付けられる(関連付けられる)。なお、この紐付けについては、図11乃至図13を参照しながら後述する。
サービス提供会社WAは、サービス導入企業C3から受け取った未収金に係る請求書の文書ファイルを、この請求書の文書ファイルの状態で企業C4及び企業C5の夫々に送信する(これに限らず、紙に印刷して郵送することも可能であるものとする)。
図11は、紐付け処理部115が実行する、文書と他の文書との紐付けに関する一例を示すフローチャートである。
また、図12は、図11の説明対象となる文書の一例を示す図であり、図13は、図11の説明対象となる他の文書の一例を示す図である。
なお、図13には、一例として、請求書が表示エリアHR1に表示され、また、情報入力等の入力ボックスが表示エリアHR2に表示される。
ステップS35では、新しい請求書が登録された場合に、契約書の受託者情報の会社名と請求書の取引先が「XXXXXXXX」であれば、上記と同様のメタデータ及びタグ付をすることを行う。
ステップS36では、メタデータ及びタグについて、ユーザー操作により変更及び削除が可能(訂正できる)である。必要であれば変更及び削除することを行う。
以上、図3乃至図13を参照しながら説明してきたように、本サービスによれば、ユーザー間が相互合意するまでの文書作成(文書ファイル作成)を支援することができる。例えば、契約書では、複数の修正を経て内容が確定することが多く、且つ修正が適切に行われているか否かの確認も必要であることから、ユーザーとしては、スムーズに作成が進むことになり、結果、効率性を高めることができる。
また、本サービスによれば、上述の文書作成支援の中で、第1最終版文書ファイルと第2最終版文書ファイルとの間に差が生じているか否かの判断(比較)をすることができる。これにより、最終確認の手間を軽減することができるのは勿論のこと、正確性や信頼性等の高い支援をすることができる。
また、本サービスによれば、ユーザー間で相互合意した文書、即ち、相互合意の文書ファイルの原本の保管をすることができる。これにより、ユーザーとしては、例えば、文書管理の手間を削減することができる。また、極端な例であるが、一方が契約書の内容を変更し、変更した内容で他方に想定外の要求が行われるようなことを回避することができる。
また、本サービスによれば、要求のあったユーザーに対し上述の原本の閲覧を可能にすることができる。また、本サービスによれば、上述の原本と他の文書ファイルとの関連付けを行うことができる。これにより、例えば、契約書を参照しつつ、請求書の内容を確認することができる。
以上、本発明の情報処理システム100の一実施形態について説明したが、本発明は上述した本実施形態に限定されない。
即ち、上述では、ユーザー間で相互合意する文書(文書ファイル)を契約書としたが、見積書、注文書、マニュアル等のユーザー間で相互合意が得られた上で確定するような文書(文書ファイル)であれば、特に限定されない。
また、上述では、ユーザーが2者となるやり取りであったが、例えば、ユーザーが3者等となるやり取りであってもよい。
また、上述では、相互合意の文書ファイルSGや紐付け情報を記憶部18に記憶させていたが、これに限らず、例えば、外部記憶装置(図示省略)等、別な個所に記憶させてもよい。
本実施形態に記載された効果は、本発明から生じる最も好適な効果の列挙に過ぎず、本発明による効果は、本実施形態に記載されたものに限定されない。
コンピュータは、各種のプログラムをインストールすることで、各種の機能を実行することが可能なコンピュータ、例えば、サーバ1の他、汎用のパーソナルコンピュータやタブレットであってもよい。
リムーバブルメディア21は、例えば、磁気ディスク(フロッピディスクを含む)、光ディスク、又は光磁気ディスク等により構成される。光ディスクは、例えば、CD-ROM(Compact Disk-Read Only Memory),DVD(Digital Versatile Disk)等により構成される。光磁気ディスクは、MD(Mini-Disk)等により構成される。
装置本体に予め組み込まれた状態でユーザーに提供される記録媒体は、例えば、プログラムが記録されている図4のROM12や、図4の記憶部18に含まれるハードディスク等で構成される。
即ち、本発明が適用される情報処理システム(例えば、図1及び図3の情報処理システム100)は、
第1ユーザー(例えば、図1の発注側企業C1)が使用する第1端末(例えば、図1の発注側端末2A)と、第2ユーザー(例えば、図1の受注側企業C2)が使用する第2端末(例えば、図1の受注側端末2B)と、これら前記第1端末及び前記第2端末との通信が可能な情報処理装置(例えば、図1及び図3のサーバ1)と、を備える情報処理システムであって、
前記情報処理装置は、
前記第1端末及び前記第2端末の間で交換される文書ファイル(例えば、図1及び図7の契約書ドラフトA及び契約書ドラフトB)から、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーが相互合意する、相互合意の文書ファイル(例えば、図1及び図12に示す相互合意の文書ファイルSG)を作成する際の支援をするファイル作成支援手段(例えば、図5のファイル作成支援処理部111)と、
前記ファイル作成支援手段の前記支援により作成され、且つ、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーが前記相互合意した、前記相互合意の文書ファイルを所定の記憶部(例えば、図5の記憶部18)に記憶するファイル記憶手段(例えば、図5のファイル記憶処理部112)と、
を備える。
従って、本発明によれば、ユーザー間が相互合意するまでの文書作成を支援すると共に、第1ユーザー及び第2ユーザーが相互合意した、相互合意の文書ファイルを原本として保管することができる。
前記情報処理装置は、
前記記憶部から前記相互合意の文書ファイルを取得して閲覧用の文書ファイルを生成する閲覧ファイル生成手段(例えば、図5の閲覧ファイル生成処理部113)と、
生成された前記閲覧用の文書ファイルを前記第1端末及び前記第2端末のうち閲覧要求のあった何れかに送信するファイル送信手段(例えば、図5のファイル送信処理部114)と、
を更に備える。
前記ファイル作成支援手段は、前記支援の一つとして、前記第1端末からの、前記文書ファイルの最終版となる第1最終版文書ファイル(例えば、図8の左側の最終版の契約書)と、前記第2端末からの、前記文書ファイルの最終版となる第2最終版文書ファイル(例えば、図8の右側の保持しておいた修正した契約書のドラフト)と、に差が生じているか否かの判断をする。
前記情報処理装置は、
前記記憶部から前記相互合意の文書ファイルを取得して、前記相互合意の文書ファイルとは異なる他の文書ファイル(例えば、図13の請求書)との関連付けを行う紐付け手段(例えば、図5の紐付け処理部115)を更に備える。
第1ユーザーが使用する第1端末と、第2ユーザーが使用する第2端末と、これら前記第1端末及び前記第2端末との通信が可能な情報処理装置と、を備える情報処理システムが実行する情報処理方法であって、
前記情報処理装置は、
前記第1端末及び前記第2端末の間で交換される文書ファイルから、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーが相互合意する、相互合意の文書ファイルを作成する際の支援をするファイル作成支援ステップ(例えば、図6のフローチャート)と、
前記ファイル作成支援ステップの前記支援により作成され、且つ、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーが前記相互合意した、前記相互合意の文書ファイルを所定の記憶部に記憶するファイル記憶ステップと、
を含む。
第1ユーザーが使用する第1端末と、第2ユーザーが使用する第2端末と、これら前記第1端末及び前記第2端末との通信が可能な情報処理装置と、を備える情報処理システムの、前記情報処理装置を制御するコンピュータに、
前記第1端末及び前記第2端末の間で交換される文書ファイルから、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーが相互合意する、相互合意の文書ファイルを作成する際の支援をするファイル作成支援ステップ(例えば、図6のフローチャート)と、
前記ファイル作成支援ステップの前記支援により作成され、且つ、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーが前記相互合意した、前記相互合意の文書ファイルを所定の記憶部に記憶するファイル記憶ステップと、
を含む制御処理を実行させる。
第1ユーザーが使用する第1端末、及び、第2ユーザーが使用する第2端末の間で交換される文書ファイルから、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーが相互合意する、相互合意の文書ファイルを作成する際の支援をするファイル作成支援手段と、
前記ファイル作成支援手段の前記支援により作成され、且つ、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーが前記相互合意した、前記相互合意の文書ファイルを所定の記憶部に記憶するファイル記憶手段と、
を備える、情報処理装置。
Claims (5)
- 第1ユーザーが使用する第1端末と、第2ユーザーが使用する第2端末と、これら前記第1端末及び前記第2端末との通信が可能な情報処理装置と、を備える情報処理システムであって、
前記情報処理装置は、
前記第1端末及び前記第2端末の間で交換される文書ファイルから、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーが相互合意する、相互合意の文書ファイルを作成する際の支援をするファイル作成支援手段と、
前記ファイル作成支援手段の前記支援により作成され、且つ、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーが前記相互合意した、前記相互合意の文書ファイルを所定の記憶部に記憶するファイル記憶手段と、
前記所定の記憶部から前記相互合意の文書ファイルを取得すると共に、前記相互合意の文書ファイルとは異なる他の文書ファイルであって、前記相互合意の文書ファイルから得られる情報により特定される前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーのうち一方により生成されたことが既知の前記他の文書ファイルのうち、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーのうち他方のユーザーに関連すると判断した他の文書ファイルを取得して、夫々取得した当該相互合意の文書ファイル及び当該他の文書ファイルの紐付けを行う紐付け手段と、
を備える、情報処理システム。 - 前記情報処理装置の前記ファイル記憶手段は、前記相互合意の文書ファイルを原本として前記所定の記憶部に記憶し、
前記情報処理装置は、
前記所定の記憶部に前記原本として記憶された前記相互合意の文書ファイルに基づいて、前記原本とは異なる閲覧用の文書ファイルを生成する閲覧ファイル生成手段と、
生成された前記閲覧用の文書ファイルを前記第1端末及び前記第2端末のうち閲覧要求のあった何れかに送信するファイル送信手段と、
を更に備える、
請求項1に記載の情報処理システム。 - 前記ファイル作成支援手段は、前記支援の一つとして、前記第1端末からの、前記相互合意の文書ファイルの最終版となる第1最終版文書ファイルと、前記第2端末からの、前記相互合意の文書ファイルの最終版となる第2最終版文書ファイルと、に差が生じているか否かの判断をする、
請求項1又は2に記載の情報処理システム。 - 第1ユーザーが使用する第1端末と、第2ユーザーが使用する第2端末と、これら前記第1端末及び前記第2端末との通信が可能な情報処理装置と、を備える情報処理システムが実行する情報処理方法であって、
前記情報処理装置が実行するステップとして、
前記第1端末及び前記第2端末の間で交換される文書ファイルから、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーが相互合意する、相互合意の文書ファイルを作成する際の支援をするファイル作成支援ステップと、
前記ファイル作成支援ステップの前記支援により作成され、且つ、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーが前記相互合意した、前記相互合意の文書ファイルを所定の記憶部に記憶するファイル記憶ステップと、
前記所定の記憶部から前記相互合意の文書ファイルを取得すると共に、前記相互合意の文書ファイルとは異なる他の文書ファイルであって、前記相互合意の文書ファイルから得られる情報により特定される前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーのうち一方により生成されたことが既知の前記他の文書ファイルのうち、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーのうち他方のユーザーに関連すると判断した他の文書ファイルを取得して、夫々取得した当該相互合意の文書ファイル及び当該他の文書ファイルの紐付けを行う紐付けステップと、
を含む、情報処理方法。 - 第1ユーザーが使用する第1端末と、第2ユーザーが使用する第2端末と、これら前記第1端末及び前記第2端末との通信が可能な情報処理装置と、を備える情報処理システムのうち、前記情報処理装置を制御するコンピュータに、
前記第1端末及び前記第2端末の間で交換される文書ファイルから、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーが相互合意する、相互合意の文書ファイルを作成する際の支援をするファイル作成支援ステップと、
前記ファイル作成支援ステップの前記支援により作成され、且つ、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーが前記相互合意した、前記相互合意の文書ファイルを所定の記憶部に記憶するファイル記憶ステップと、
前記所定の記憶部から前記相互合意の文書ファイルを取得すると共に、前記相互合意の文書ファイルとは異なる他の文書ファイルであって、前記相互合意の文書ファイルから得られる情報により特定される前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーのうち一方により生成されたことが既知の前記他の文書ファイルのうち、前記第1ユーザー及び前記第2ユーザーのうち他方のユーザーに関連すると判断した他の文書ファイルを取得して、夫々取得した当該相互合意の文書ファイル及び当該他の文書ファイルの紐付けを行う紐付けステップと、
を含む制御処理を実行させるプログラム。
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