JP6521293B2 - 画像形成装置、情報管理システムおよび情報管理方法 - Google Patents
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Description
画像形成装置の記憶部にはユーザデータ(例えば文章やフォルダ等)を格納でき、画像形成装置を複数のユーザで共有している場合、蓄積されるデータも増加しやすくなる。データの蓄積量を減らす際に、アクセス権限を有した者のみに削除を許容するのが好ましいため、例えば、特許文献1には、アクセス権限を容易に設定できる技術が開示されている。
図1に示すように、ネットワーク9には、管理サーバ1と、画像形成装置10と、管理者PC7と、ユーザPC8とが接続されている。管理者PC7やユーザPC8が本発明の情報処理装置に相当し、汎用のコンピュータで構成され、例えば、画像形成装置10で印刷処理を行うために必要なプリンタドライバが予めインストールされている。なお、後述のような管理サーバにのみアクセスする場合には、このプリンタドライバは不要である。
制御部17は、通信I/F11を介して管理サーバ1、管理者PC7やユーザPC8と通信可能に構成されている。このため、通信I/F11が本発明の画像形成装置の受信部や送信部に相当する。また、通信I/F11は、例えば、FAX通信部、インターネット用通信部、赤外線通信部等を備えている。
原稿読取部13は、所定位置にセットされた原稿を光学的に読み取り可能に構成され、読み取られた原稿の画像は制御部17を経由して画像処理部14に出力される。
タッチパネル21は例えばディスプレイ22に重ねて形成され、操作パネル20には、画像形成装置10を操作するためのGUI(Graphical User Interface)が表示される。
印刷部15は、給紙、画像形成、転写、定着、排紙等を行って印刷を実行可能に構成され、画像処理部14からの画像データを用紙に印刷する。なお、印刷部15が両面印刷機能を備えている場合には、用紙の片面の他、もう一方の面にも画像処理部14からの原稿の画像データを印刷できる。また、印刷部15は、ユーザがステープルやファイリング用の穴明け等の処理を希望した場合、後処理装置(図示省略)と連携して動作可能である。
図3は、本発明によるユーザ関連データを管理するフローチャートである。また、図4は、ユーザデータ消去画面、図5は、ユーザ関連データ、図6は、送信内容の各説明図である。本発明は、ユーザ関連データの削除を画像形成装置10の管理者からユーザに働きかける例を想定している。
図7は、第2実施形態によるユーザ関連データを管理するフローチャートであり、図8は、削除プロダクトキーを作成するフローチャートである。また、図9は、送信内容、図10は、削除プロダクトキーの選択画面、図11,12は、削除プロダクトキー、図13は、ユーザ関連データの各説明図である。本実施形態は、図1で説明した管理サーバ1を利用しており、この管理サーバ1は、ユーザ関連データをユーザ情報領域32から削除するための削除プロダクトキーを発行可能に構成されている。なお、削除プロダクトキーが本発明のプログラムに相当する。
ここで、ユーザ関連データの削除とは、基本的には図5に示した例えば8項目の全ての削除を意味するが、本実施形態では、削除項目を選択可能である。具体的には、ユーザPC8が管理サーバ1にアクセスすると、図10に示すように、ユーザPC8には、当該ユーザ関連データに関する削除プロダクトキーの選択画面が表示される。これにより、ユーザは、管理者PC7から要求された削除許諾のうちユーザが承認する項目をチェックできる。図10に示した例では、ユーザフォルダ、E-mailアドレス、FAX番号が削除項目としてチェックし、共有フォルダや全項目はチェックしていない。
管理サーバ1は、ユーザが全項目を選択していた場合(図8のステップS30のYES)、全項目用の削除プロダクトキーを作成し(ステップS40)、このフローを抜ける。一方、ユーザが全項目を選択していない場合(ステップS30のNO)、ユーザフォルダを選択したか否か(ステップS31)、E-mailアドレスを選択したか否か(ステップS33)、共有フォルダを選択したか否か(ステップS35)、FAX番号を選択したか否か(ステップS37)をそれぞれ判別し、ユーザが選択した項目のフラグをONにして(ステップS32,34,36,38)、部分用の削除プロダクトキーを作成する(ステップS39)。
続いて、管理サーバ1が、この削除プロダクトキーを例えば管理者PC7や画像形成装置10に送信すると(図7のステップS24)、画像形成装置10は、要求された削除許諾をユーザが承認したと擬制できるため、この承認されたユーザ関連データを削除可能な状態にする。
なお、上記実施形態では、項目ごとに削除する例を挙げて説明したが、各項目を削除する際に、その内容の先頭ページを例えばサムネイル画像でユーザに示した後に削除してもよい。
図14は、第3実施形態によるユーザ関連データを管理するフローチャートである。また、図15は、送信内容、図16は、ユーザデータ消去ページの各説明図である。本実施形態も、図1で説明した管理サーバ1を利用している。
そして、図3,4で説明したように、管理者が例えばAさんを選択し、画像形成装置10がユーザ関連データの削除許諾の要求情報を含むE-mailをAさんのユーザPC8に送信している。具体的には、図15に示すような「管理者がユーザ情報領域32のユーザ関連データを削除する」旨や「ユーザが管理サーバ1にアクセスする」旨をAさんのユーザPC8に送信する。
具体的には、ユーザPC8が管理サーバ1にアクセスすると、図16に示すように、ユーザPC8には、当該ユーザ関連データの消去ページが表示される。ユーザは、管理者PC7から要求された削除許諾のうちユーザが承認する項目をチェックできる。なお、全削除ボタンを押し下げた場合、全項目を選択可能である。
Claims (4)
- ネットワークを介して情報処理装置および管理サーバに接続される画像形成装置を備え、該画像形成装置の記憶部に格納されたユーザのユーザ関連データを管理する情報管理システムであって、
前記画像形成装置は、前記ユーザ関連データの削除要求を受け付けた場合、該ユーザ関連データの削除許諾の要求情報をユーザ側情報処理装置に送り、
該ユーザ側情報処理装置は、要求された前記削除許諾を前記ユーザが承認した場合に、前記ユーザ関連データを前記記憶部から削除するためのプログラムの発行の要求情報を前記管理サーバに送り、
該管理サーバは、前記プログラムの発行の要求情報に基づいて前記プログラムを発行して少なくとも前記画像形成装置に送り、
該画像形成装置は、前記プログラムを受け取った場合、承認された前記ユーザ関連データを削除可能な状態にすることを特徴とする情報管理システム。 - 請求項1に記載の情報管理システムであって、
前記管理サーバは、前記プログラムを発行する前に、前記ユーザ関連データの削除内容を前記ユーザ側情報処理装置に送信することを特徴とする情報管理システム。 - ネットワークを介して情報処理装置および管理サーバに接続される画像形成装置を備え、該画像形成装置の記憶部に格納されたユーザのユーザ関連データを管理する情報管理システムであって、
前記画像形成装置は、前記ユーザ関連データの削除要求を受け付けた場合、該ユーザ関連データの削除許諾の要求情報をユーザ側情報処理装置に送り、
該ユーザ側情報処理装置は、要求された前記削除許諾を前記ユーザが承認した場合に、該削除許諾の承認情報を前記管理サーバに送り、
該管理サーバは、前記削除許諾の承認情報を少なくとも前記画像形成装置に送り、
該画像形成装置は、前記削除許諾の承認情報を受け取った場合、承認された前記ユーザ関連データを削除可能な状態にすることを特徴とする情報管理システム。 - ネットワークを介して情報処理装置および管理サーバに接続される画像形成装置を備え、該画像形成装置の記憶部に格納されたユーザのユーザ関連データを管理する情報管理方法であって、
前記画像形成装置が、前記ユーザ関連データの削除要求を受け付けた場合、該ユーザ関連データの削除許諾の要求情報をユーザ側情報処理装置に送るステップと、
該ユーザ側情報処理装置が、要求された前記削除許諾を前記ユーザが承認した場合に、前記ユーザ関連データを前記記憶部から削除するためのプログラムの発行の要求情報を前記管理サーバに送るステップと、
該管理サーバが、前記プログラムの発行の要求情報に基づいて前記プログラムを発行して少なくとも前記画像形成装置に送るステップと、
該画像形成装置が、前記プログラムを受け取った場合、承認された前記ユーザ関連データを削除可能な状態にするステップとを備えることを特徴とする情報管理方法。
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