JP6340926B2 - 情報処理システム、情報処理装置およびプログラム - Google Patents

Description

本発明は、情報処理システム、情報処理装置およびプログラムに関し、より詳細には、議事録を作成するための情報処理システム、情報処理装置およびプログラムに関する。

従来、電子情報ボード装置および会議管理サーバ装置を含む電子会議システムが知られている。このような電子会議システムでは、携帯情報端末や会議管理サーバ装置が保持する資料ファイルを電子情報ボード装置に送信し、電子情報ボード装置上に資料ファイルを表示することができる。そして、資料ファイルの表示を切り替えながら、適宜、表示中の資料にタッチペンなどで手書きが行われ、会議が進められる。また、会議中に電子情報ボード装置に表示した内容、あるいは手書きされた内容を、ファイルとして会議管理サーバ装置に保存し、ファイル保存先パスを会議参加者に配布する技術も知られている。

例えば、特許第５４２３４９４号公報（特許文献１）は、ユーザが会議情報を簡便に検索することのできる新規な会議情報検索システムを提供することを目的とした技術を開示する。特許文献１の従来技術では、書記担当者に議題の開始／終了のタイミングでスイッチデバイスのボタンを押下させるようにすることで、スイッチデバイスからの信号を受信すると、自動的に時刻情報を生成してアジェンダ管理部に記録する。

しかしながら、上述のような従来技術の電子会議システムでは、会議内で議題が発生したことを何らかの手段にて明示的にシステムに通知する必要があり、手間がかかるという点で不充分なものであった。例えば、上記特許文献１の従来技術では、議題の切り替えを記録するためには、専用のスイッチデバイスを用意し、会議中に議題切り替えの発生をシステムに通知することが必要であり、資料が仕分けされた議事録が容易に生成できないという点で、充分なものではなかった。また、議題が切り替わったにも関わらず、専用のスイッチデバイスの押し忘れなどに起因して議題の切り替えが記録されない可能性もあった。その他、各議題の所要時間を、会議終了後に手動でシステムに登録することもできるが、会議終了後の余計な編集の手間がかかる点で充分ではなかった。

したがって、依然として、効率的に議題の切り替わりを検出し、記録することができる技術の開発が望まれていた。

本発明は、上記従来技術の不充分な点に鑑みてなされたものであり、本発明は、議題の切り替わりを検知して、議題毎に区分された議事録を生成することができる、情報処理システム、情報処理装置およびプログラムを提供することを目的とする。

本発明では、上記課題を解決するために、下記特徴を有する情報処理システムを提供する。本情報処理システムは、１以上の情報処理装置を含む。情報処理システムは、議事録を管理する議事録管理手段と、情報端末からの表示データを受信する制御を行う通信制御手段と、上記通信制御手段により受信された表示データに基づき、表示画面を表示する制御を行う表示制御手段と、上記通信制御手段により受信された表示データの付属情報に基づき、議題の切替わりを検知する議題切替検知手段と、上記議事録管理手段により管理される議事録に紐付けて、上記議題切替検知手段により切替わりが検知された議題毎の議題情報を作成する議題情報作成手段とを含む。

上記構成により、議題の切り替わりを検知して、議題毎に区分された議事録を生成することができる。

本実施形態による電子会議システムのネットワーク環境を例示する図。 本実施形態による電子情報ボード装置のハードウェア構成図。 本実施形態による会議管理サーバ装置のハードウェア構成図。 本実施形態による電子会議システムの機能ブロック図。 本実施形態による電子情報ボード装置が実行する議題検知通知処理を示すフローチャート。 本実施形態による電子情報ボード装置が送受信する情報と、会議および議題との関係を説明する図。 本実施形態による会議管理サーバ装置が実行する会議管理処理を示すフローチャート。 本実施形態による会議管理サーバ装置で管理される議事録、議題文書および会議資料の管理構造を説明する図。 本実施形態による電子会議システムにおける各装置間のやり取りについて、機密設定を行わない場合の典型的な処理の流れを説明する図。 本実施形態による電子会議システムにおける各装置間のやり取りについて、機密設定を行う場合であって、議題への参加者のみにアクセス権限を与える場合の典型的な処理の流れを説明する図。 本実施形態による電子会議システムにおける各装置間のやり取りについて、機密設定を行う場合であって、話者認識技術を利用して、議題中の発言者のみにアクセス権限を与える場合の典型的な処理の流れを説明する図。 本実施形態による電子会議システムにおける各装置間のやり取りについて、機密設定に応じて保存先を変更する場合の典型的な処理の流れを説明する図。

以下、本実施形態について説明するが、以下に説明する実施形態に限定されるものではない。なお、以下の説明では、１以上の情報処理装置を含む情報処理システムとして、表示装置および入力装置を備える電子情報ボード装置と、会議管理サーバ装置とを含む電子会議システムを一例として説明する。また、情報端末と、１以上の情報処理装置とを含む情報処理システムとして、携帯情報端末と、電子情報ボード装置と、会議管理サーバ装置とを含む電子会議システムを一例として説明する。

図１は、本実施形態による電子会議システム１００のネットワーク環境を例示する図である。図１に例示するネットワーク環境には、インターネット網１０２と、ＬＡＮ（Local Area Network）などの内部ネットワーク１０４とが含まれる。インターネット網１０２は、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol / Internet Protocol）プロトコルによって接続される公衆ネットワークである。内部ネットワーク１０４は、本実施形態による電子情報ボード装置１１０および会議管理サーバ装置１４０が設置される、例えば官公庁、大学、企業などの組織内に敷設されたネットワークである。図１に示すネットワーク環境では、内部ネットワーク１０４は、ルータにより、インターネット網１０２に接続されている。

内部ネットワーク１０４上には、本実施形態による電子情報ボード装置１１０と、組織内部に設置された会議管理サーバ装置（以下、内部会議管理サーバ装置と参照する場合がある。）１４０Ａとが設けられる。内部ネットワーク１０４には、さらに、アクセスポイント１０６が接続される。アクセスポイント１０６は、複数の携帯情報端末１７０ａ〜１７０ｃと無線接続されている。携帯情報端末１７０は、特に限定されるものではないが、それぞれ、スマートフォン、タブレット端末、ＰＤＡ（Personal Digital Assistance）、フィーチャーフォンなどである。複数の携帯情報端末１７０ａ〜１７０ｃは、アクセスポイント１０６を介して内部ネットワーク１０４に参加することができ、したがって、電子情報ボード装置１１０および内部会議管理サーバ装置１４０Ａと通信可能とされている。

利用者は、会議の進行状況に応じて、携帯情報端末１７０を用いて、電子情報ボード装置１１０に対し、表示させる表示データとして資料ファイルを送信し、これにより、電子情報ボード装置１１０の画面上に資料を表示させることができる。また、利用者は、資料を表示する表示画面に対して、電子情報ボード装置１１０上で手書きなどにより書き込みを行うことができる。また、利用者は、携帯情報端末１７０を用いて、会議管理サーバ装置１４０Ａに対し、会議への参加要求や、後述する議事録、議題文書、会議資料（会議で使用した資料ファイルや、さらに手書きを反映させた資料ファイルなど）の取得要求を送信し、所望の会議に参加したり、所望の議事録、議題文書、会議資料にアクセスしたりすることができる。なお、説明では、資料ファイルの送信および取得要求の双方において、同一の利用者識別情報を用いて同一の携帯情報端末１７０から行うものとするが、利用者が資料ファイルを送信する端末と、議事録、議題文書、会議資料の取得要求を送信する端末とは、同一であってもよいし、異なっていてもよい。

図１に示すネットワーク環境では、インターネット網１０２上に、さらに、組織外部に設けられた会議管理サーバ装置（以下、外部会議管理サーバ装置と参照する。）１４０Ｂが設置されている。外部会議管理サーバ装置１４０Ｂは、組織外の人が会議資料を閲覧したり、会議資料ファイルを取得するために用いられる。

なお、図１に示すインターネット網１０２および内部ネットワーク１０４を含むネットワーク環境は、例示であり、携帯情報端末１７０が電子情報ボード装置１１０および内部会議管理サーバ装置１４０Ａが参加するネットワークに参加できる状況を説明するものである。ネットワーク環境は、特に限定されるものではない。また、図１に示す実施形態では、内部会議管理サーバ装置１４０Ａおよび外部会議管理サーバ装置１４０Ｂを用いて説明するが、例示であり、公開性（あるいは機密性）の異なるサーバ装置を説明するものであり、特に限定されるものではない。

内部または外部の会議管理サーバ装置１４０は、オンプレミスで運用されてもよく、あるいはＳａａＳ（Software as a Service）やＰａａＳ（Platform as a Service）などのパブリッククラウド、コミュニティクラウド、プライベートクラウドなどのサービスとして提供されてもよい。一般的に、組織内で運用される内部会議管理サーバ装置１４０Ａは、組織外部の外部会議管理サーバ装置１４０Ｂと比較して、公開性が低く、他者とのリソースの共有度合が高まるにつれて、公開性が高くなるとする。

なお、以下の説明では、電子情報ボード装置１１０および携帯情報端末１７０が通信するのは、内部会議管理サーバ装置１４０Ａであり、外部会議管理サーバ装置１４０Ｂは、内部会議管理サーバ装置１４０Ａのみと通信するものとする。そして、以下、単に「会議管理サーバ装置１４０」と参照する場合は、特に断りが無い限り、内部会議管理サーバ装置１４０Ａを指すものとする。

上述した電子会議システム１００において、利用者が、携帯情報端末１７０から資料ファイルを送信して、電子情報ボード装置１１０上に資料の表示を行わせながら、会議管理サーバ装置１４０が会議の議事録を作成する。このとき、会議においては、複数の議題が議論される場合があり、議題毎に参加者が異なったり、議題の性質が異なったりして、各議題毎に異なるセキュリティ管理が望まれる場合がある。

このように、会議において、議題を区切って議事録や会議資料を管理することが望まれるが、従来技術では、議題を区切って管理しようとする場合、会議内で議題が発生したことを何らかの手段にて別途明示的にシステムに通知する必要があった。例えば、専用のスイッチデバイスを用意し、会議中に議題切り替えの発生をシステムに通知する方法や、各議題の所要時間を、会議終了後に手動でシステムに登録する方法が知られている。しかしながら、このような方法で、議題に応じて会議資料が仕分けされた議事録を生成することは煩雑である。また、議題が切り替わったにも関わらず、専用のスイッチデバイスの押し忘れなどに起因して議題の切り替えが記録されない可能性もある。また、従来技術の電子会議システムでは、議題毎に会議資料の機密性が異なるような会議において、公開が必要なメンバにのみ会議資料へのアクセス権限を付与する仕組みがなかった。

そこで、本実施形態による電子会議システム１００では、電子情報ボード装置１１０と、会議管理サーバ装置１４０とを含む電子会議システムにおいて、携帯情報端末１７０から電子情報ボード装置１１０への資料ファイルの受信動作に関連して議題の切り替わりを検知し、会議管理サーバ装置１４０において、議題毎に議題文書を作成し、それを議事録と紐付ける構成を採用する。これにより、切り替わりが検知された議題毎に区分された議事録を生成することができるようになる。

議題中に使用された資料ファイルなどの会議資料（資料データ）は、会議管理サーバ装置１４０へと送信され、好ましい実施形態では、検知された各議題毎に機密管理を行い、会議資料単位ではなく議題毎で各会議資料に対するアクセス制御が行われる。これにより、議題毎に機密性が異なるような会議において、公開が必要なメンバのみに該当議題の会議資料へのアクセス権限を付与する機構を提供することができるようになる。

以下、まず、図２および図３を参照しながら、電子情報ボード装置１１０および会議管理サーバ装置１４０のハードウェア構成について説明する。

図２は、本実施形態による電子情報ボード装置１１０のハードウェア構成図である。図２に示す電子情報ボード装置１１０は、プロセッサ１１２と、ＲＯＭ（Read Only Memory）１１４と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１１６と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１１８と、操作ボタン１２０と、グラフィックス・ボード１２２と、ディスプレイ１２４と、座標検出部１２６と、ネットワーク・インタフェース（Ｉ／Ｆ）１２８と、外部機器接続インタフェース（Ｉ／Ｆ）１３０とを含んで構成される。

プロセッサ１１２は、電子情報ボード装置１１０が実行する処理を演算する装置であり、ＰＥＮＴＩＵＭ（登録商標）などのＣＰＵ（Central Processing Unit）やＭＰＵ（Micro Processing Unit）などの種々のプロセッサを採用することができる。ＲＯＭ１１４は、ＢＩＯＳ（Basic Input / Output System）などのブートプログラムなどが保存される不揮発性メモリである。

ＲＡＭ１１６は、プロセッサ１１２でプログラムを実行するための実行空間を提供する揮発性メモリもしくは不揮発性メモリである。プロセッサ１１２は、ＯＳの管理下で、アセンブラ、Ｃ、Ｃ＋＋、Ｊａｖａ（登録商標）、Ｊａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔ、ＰＥＲＬ、ＲＵＢＹ、ＰＹＴＨＯＮなどのプログラム言語で記述されたプログラムを展開して実行することにより、後述する各機能手段を電子情報ボード装置１１０上に実現する。

ＨＤＤ１１８は、大容量の不揮発性メモリであり、電子情報ボード装置１１０のシステム全体を制御するＷＩＮＤＯＷＳ（登録商標）シリーズ、ＵＮＩＸ（登録商標）、ＬＩＮＵＸ（登録商標）、Ａｎｄｒｏｉｄ（登録商標）などの所定のＯＳ（Operation System）が保存される。また、ＨＤＤ１１８には、グラフィックス・ボード１２２やディスプレイ１２４、座標検出部１２６のデバイスドライバ、主たる処理のプログラムなどの様々なデータが保存される。主たる処理のプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc ROM）、ＭＯ（Magneto-Optical Disk）、フレキシブルディスク、ＥＥＰＲＯＭ（Electrically Erasable Programmable ROM）、ＥＰＲＯＭ（Erasable Programmable ROM）などの装置可読な記録媒体に格納してインストールすることができるとともに、ネットワークを介してインストールすることができる。

操作ボタン１２０は、電子情報ボード装置１１０の筐体の外面に設けられた、ユーザによる操作が可能なハードウェアによるボタンである。グラフィックス・ボード１２２は、ディスプレイ１２４に描画する描画データを処理する装置であり、画像イメージを保持するＶＲＡＭ（Video RAM）やディスプレイ１２４の映像接続端子を含んで構成される。ディスプレイ１２４は、グラフィックス・ボード１２２が生成した描画データを描画する表示装置である。

座標検出部１２６は、ペンや指などの物体が接触または接近したことを検知する検知装置である。座標検出部１２６として、物体が接触することによって変化する静電容量を検知する静電容量センサを備えたタッチパネルや、物体の接触圧を検知する圧力センサを備えたタッチパネルを採用することができる。また、ディスプレイ１２４の面に平行に照射された１方向の光または縦方向および横方向の２方向の光が遮断されたことを検知して、物体がディスプレイ１２４に接近または接触したことを検知する光学検知装置を採用することができる。

ネットワーク・インタフェース１２８は、電子情報ボード装置１１０を内部ネットワーク１０４と接続させるインタフェースであり、ＬＡＮケーブルコネクタやモジュラーケーブルコネクタなどの物理インタフェースである。外部機器接続インタフェース１３０は、パーソナル・コンピュータなどの外部装置１３２を電子情報ボード装置１１０に接続するためのインタフェースであり、ＶＧＡ（Video Graphics Array）入力コネクタ、ＨＤＭＩ（High-Definition Multimedia Interface，登録商標）ポート、ＵＳＢポートなどの物理インタフェースである。

なお、図２に示すハードウェア構成では、電子情報ボード装置１１０が、表示装置（ディスプレイ１２４）、入力装置（操作ボタン１２０および座標検出部１２６）およびコンピュータ装置を同一筐体に備えるものとして説明した。しかしながら、電子情報ボード装置の構成は、特に限定されるものではない。他の実施形態では、独立した装置として提供される表示装置、入力装置およびコンピュータ装置を相互接続して構成されるような、１以上のより小さな装置からなる電子情報ボード装置として構成してもよい。また、電子情報ボード装置の他、図１に例示するプロジェクタ装置１３４など、表示装置、入力装置、ネットワーク・インタフェースを備え、あるいは接続可能な如何なる装置とすることができる。

続いて、会議管理サーバ装置１４０のハードウェア構成について説明する。図３は、本実施形態による会議管理サーバ装置１４０のハードウェア構成図である。図３において、会議管理サーバ装置１４０は、プロセッサ１４２と、ＲＯＭ１４４と、ＲＡＭ１４６と、ＨＤＤ１４８と、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）インタフェース（Ｉ／Ｆ）１５０と、グラフィックス・ボード１５２と、ディスプレイ１５４と、ネットワーク・インタフェース（Ｉ／Ｆ）１５６とを含んで構成される。

プロセッサ１４２は、会議管理サーバ装置１４０が実行する処理を演算する装置であり種々のプロセッサを採用することができる。ＲＯＭ１４４は、ＢＩＯＳなどのブートプログラムなどが保存される不揮発性メモリである。ＲＡＭ１４６は、プロセッサ１４２でプログラムを実行するための実行空間を提供する揮発性メモリもしくは不揮発性メモリである。プロセッサ１４２は、ＯＳの管理下で、所定のプログラム言語で記述されたプログラムを展開して実行することにより、後述する各機能手段を会議管理サーバ装置１４０上に実現する。

ＨＤＤ１４８は、大容量の不揮発性メモリであり、会議管理サーバ装置１４０のシステム全体を制御するＯＳが保存される。また、ＨＤＤ１４８には、グラフィックス・ボード１５２やディスプレイ１５４などのデバイスドライバ、主たる処理のプログラムなどの様々なデータが保存される。ＵＳＢインタフェース１５０は、会議管理サーバ装置１４０を、マウス、キーボード、プリンタなどのＵＳＢデバイスなどと接続するためのインタフェースである。グラフィックス・ボード１５２は、ディスプレイ１５４に描画する描画データを処理する装置である。ディスプレイ１５４は、グラフィックス・ボード１５２が生成した描画データを描画する表示装置である。ネットワーク・インタフェース１５６は、会議管理サーバ装置１４０を内部ネットワーク１０４と接続させる物理的なインタフェースである。

なお、内部会議管理サーバ装置１４０Ａおよび外部会議管理サーバ装置１４０Ｂは、同様の構成とすることができる。また、携帯情報端末１７０のハードウェア構成については、説明を省略するが、図３に示したものと同様な構成を採用することができ、プロセッサ、ＲＡＭ、ＲＯＭ、ＨＤＤ、ネットワーク・インタフェースなどを適宜含み構成される。

以下、図４を参照しながら、本実施形態による電子会議システム１００の機能構成について説明する。図４は、本実施形態による電子会議システム１００の機能ブロック図である。図４に示す電子会議システム１００の機能ブロック２００は、電子情報ボード装置１１０上で実現される機能ブロック２１０と、会議管理サーバ装置１４０上で実現される機能ブロック２４０とを含む。図４には、さらに、携帯情報端末１７０上で実現される機能ブロック２７０が示されている。

以下、図４を参照しながら、電子情報ボード装置１１０の機能構成について説明する。図４に示す電子情報ボード装置１１０上の機能ブロック２１０は、ネットワーク制御部２１２と、画面制御部２１４と、ファイル生成部２１６と、ファイル保存部２１８と、議題登録処理部２２０と、音声録音部２２６と、映像録画部２２８とを含み構成される。

ネットワーク制御部２１２は、会議管理サーバ装置１４０、携帯情報端末１７０などの外部装置と通信するためのネットワーク・インタフェースを含む。ネットワーク制御部２１２は、携帯情報端末１７０からの資料ファイルを受信する制御を行う、本実施形態における通信制御手段を構成する。なお、携帯情報端末１７０からの資料ファイルは、携帯情報端末１７０が当該電子情報ボード装置１１０へ送信した資料ファイルであってもよいし、携帯情報端末１７０からの指示に応答して文書管理システムが当該電子情報ボード装置１１０へ送信した資料ファイルであってもよいし、携帯情報端末１７０からの指示に応答して、電子情報ボード装置１１０がファイル・サーバや文書管理システムなどから引き取った資料ファイルであってもよい。

画面制御部２１４は、資料ファイルおよび電子情報ボード装置１１０上で手書きされた入力データに基づく表示制御を行う。画面制御部２１４は、ネットワーク制御部２１２により受信された資料ファイルに基づき、表示画面を表示する制御を行う、本実施形態における表示制御手段を構成する。

ファイル生成部２１６は、画面制御部２１４により表示中の画面情報をファイル化する。ファイル生成部２１６は、説明する実施形態では、画面制御部２１４によりディスプレイ１２４に表示された表示画面の画像データおよび表示画面に対してタッチパネルなどの入力装置により入力された入力データを、例えば静止画形式、あるいは動画形式などの所定方式に変換し、新たな資料ファイルを作成することができる。

ファイル保存部２１８は、携帯情報端末１７０からの資料ファイル、上記ファイル生成部２１６により生成された資料ファイルなどの種々の資料ファイルを格納する。ファイル保存部２１８は、電子情報ボード装置１１０が備えるＨＤＤ１１８などの記憶領域により提供される。

議題登録処理部２２０は、議題の切り替えの発生を検知し、自身が保持する議題に関連する資料ファイルを会議資料として会議管理サーバ装置１４０に送信する。議題登録処理部２２０は、より詳細には、議題切替検知部２２２と、議題終了通知部２２４とを含み構成される。

議題切替検知部２２２は、受信した資料ファイルの付属情報を解析し、付属情報に基づき議題の切替わりを検知する、本実施形態における議題切替検知手段を構成する。ここで、議題の切り替わりを検知するために用いられる付属情報としては、資料ファイルの本体データに付属する、例えば書誌情報などの情報が含まれるメタデータを用いることができる。あるいは、このような付属情報としては、資料ファイルの送信者を識別する送信者識別情報を用いることができる。

上記メタデータは、携帯情報端末１７０から電子情報ボード装置１１０へ資料ファイルを送信する際に、利用者が、携帯情報端末１７０側で、資料ファイルに埋め込むことができる。あるいは、上記メタデータは、利用者が、資料ファイルを作成した際に、予め資料ファイルに埋め込むことができる。

メタデータとしては、議題の切替わりを示す固有のコードを埋め込むことができる。例えば、携帯情報端末１７０側で、送信する資料ファイルにはデフォルトでは議題切り替えを指示するコードを含めることとし、携帯情報端末１７０上で議題継続を指示して資料ファイルの送信を行った場合にのみ該コードを削除するよう構成することができる。あるいは、デフォルトでは議題切り替えを指示するコードを埋め込まず、携帯情報端末１７０上で議題切り替えを指示して送信した場合にのみ議題切り替えを指示するコードを付加するよう構成してもよい。

また、メタデータとしては、文書作成者などの汎用な書誌情報またはこれらの組み合わせを用いることもできる。例えば、同一文書作成者からの連続する資料ファイルは、同一議題と判断し、前回の資料ファイルとは異なる文書作成者の資料ファイルを受信した際に、議題が切り替わったと判断することができる。その他、議題の切り替わりを、より複雑なルールで規定してもよい。

また、送信者識別情報を用いる場合、例えば、会議において議長の役割を有する利用者が資料ファイルを送信した場合に議題を切り替えることとし、資料ファイルの送信者が議長であった場合に、議題が切り替わったと判断することができる。このようにしておけば、議長が予め定められた議事次第に従い議事進行していくだけで、議題の切り替わりをシステムに容易に通知することができる。

議題終了通知部２２４は、議題切替検知部２２２により議題の切り替わりが検知されたことに応答して、進行中の議題の終了を会議管理サーバ装置１４０に通知する。好適な実施形態では、議題終了通知部２２４は、議題終了通知とともに、前の議題に関連する資料ファイルを送信することができる。議題終了通知部２２４は、本実施形態における通知手段を構成する。例えば、議題の切り替わりを検知して、切替わる前の議題中に使用された１以上の資料ファイルを、議題終了通知とともに、会議資料として会議管理サーバ装置１４０に送信することができる。

音声録音部２２６は、電子情報ボード装置１１０の内蔵または外部接続のマイクロフォンと接続されるサウンドカードを含み、会議中の音声を録音して音声データを生成することができる。映像録画部２２８は、電子情報ボード装置１１０の内蔵または外部接続のカメラと接続されるビデオボードを含み、会議中の映像を録画して映像データを生成する。音声データおよび映像データを管理する単位は、好ましい実施形態においては、議題単位であり、議題切替検知部２２２により切替わりが検知された議題で区切って、音声ファイルおよび映像ファイルが生成される。音声録音部２２６および映像録画部２２８は、本実施形態における録音手段および録画手段を構成する。音声録音部２２６および映像録画部２２８が生成した音声ファイルおよび映像ファイルは、ファイル保存部２１８に格納される。

以下、引き続き図４を参照しながら、会議管理サーバ装置１４０の機能構成について説明する。会議管理サーバ装置１４０上の機能ブロック２４０は、ネットワーク制御部２４２と、ファイル保存部２４４と、音声解析部２４６と、声紋登録部２４８と、映像解析部２５０と、顔登録部２５２と、会議管理部２５４と、議題管理部２６２とを含み構成される。

ネットワーク制御部２４２は、電子情報ボード装置１１０、携帯情報端末１７０などの外部装置と通信するためのネットワーク・インタフェースを含む。ネットワーク制御部２４２は、電子情報ボード装置１１０から、上述した資料ファイルの付属情報に基づき検知された議題の切り替えを示す議題終了通知を受信する制御を行う、本実施形態における通信制御手段を構成する。

ファイル保存部２４４は、会議毎の議事録、議題毎の議題文書、電子情報ボード装置１１０から受信した議題中に使用された会議資料（資料データ）を保存する。議題文書は、議事録に紐付けられ、会議資料は、議題文書に紐付けられて、管理される。ファイル保存部２４４は、会議管理サーバ装置１４０のＨＤＤ１４８などの記憶領域により提供される。

音声解析部２４６は、電子情報ボード装置１１０から受信した議題毎の音声ファイルを解析し、議題中の音声データと、声紋登録部２４８に登録された声紋データとを照合して、議題中に発言した発言者を特定する。声紋登録部２４８は、話者の音声に基づき特徴量が抽出されて生成された声紋データを利用者毎に事前に登録している。このような話者を特定する処理は、話者認識技術などのこれまで知られた如何なる技術を用いて行うことができる。

映像解析部２５０は、電子情報ボード装置１１０から受信した議題毎の映像ファイルを解析し、議題中の映像データと、顔登録部２５２に登録された顔データと照合して、議題中に表示画面に対して書き込みを行った筆記者を特定する。顔登録部２５２は、人物の顔画像データに基づき特徴量が抽出されて生成された顔データを利用者毎に事前登録している。このような顔を特定する処理は、顔認識技術などのこれまで知られた如何なる技術を用いて行うことができる。なお、電子情報ボード装置１１０に設置されたカメラの視野は、電子情報ボード装置１１０のスクリーンの前に立つ人物が概ね視野に入るように視点が設定されているものとする。

会議管理部２５４は、会議毎の議事録を管理し、会議内の議題毎に生成される議題文書と紐付ける、本実施形態における議事録管理手段を構成する。会議管理部２５４は、より詳細には、参加者管理部２５６と、議事録作成部２５８と、議事録要求処理部２６０とを含み構成される。

参加者管理部２５６は、実施中の会議の参加者、議題中に会議に参加していた参加者を管理する、本実施形態における参加者管理手段である。議事録作成部２５８は、典型的には、会議の開始時や会議の新規登録時などに議事録を作成し、会議中に議事録を随時更新する。議事録は、会議を識別する会議識別子、主催者、参加者、開催場所、開催日時などの書誌情報、関連する議題文書への紐付け情報を含むことができる。議事録要求処理部２６０は、議事録への閲覧要求（取得要求）が発生した場合に、議事録および紐付けられた議題文書の一覧を提供する。

議題管理部２６２は、議題毎の議題文書を管理し、各議題で利用された会議資料との紐付けを行う。議題管理部２６２は、より詳細には、議題文書作成部２６４と、機密設定部２６６と、議題要求処理部２６８とを含み構成される。

議題文書作成部２６４は、会議管理部２５４により管理される議事録に紐付けて、電子情報ボード装置１１０の議題切替検知部２２２により切替わりが検知された議題毎の議題文書を作成する、本実施形態における議題情報作成手段を構成する。議題文書作成部２６４は、議題文書に紐付けて、議題中に使用され、電子情報ボード装置１１０から送信された会議資料との紐付けを行う。議題文書は、議題を識別する議題識別子を含み、また、親となる会議および議事録へ紐付ける会議識別子、会議の主催者、議題の発議者、議題への参加者、発言者、筆記者、ファイル送信者、該当時間などの書誌情報、関連する会議資料への紐付け情報、書記が入力したテキスト、音声認識により発言内容をテキスト化したテキストを含むことができる。

機密設定部２６６は、電子情報ボード装置１１０の議題切替検知部２２２により切替わりが検知された議題各々に対して、機密属性を設定する、本実施形態における機密設定手段を構成する。機密属性としては、簡便には、機密の程度を表す機密度（高い、低いなど）を設定することができるが、他の実施形態では、開示できる範囲を表す情報（部内、課内、社内、公開など）、開示できる役職を表す情報（部長、課長、一般社員）を用いてもよい。

議題要求処理部２６８は、議題への閲覧要求（取得要求）が発生した場合に、議題文書、議題に紐付けられた会議資料の一覧、特定の会議資料の内容を提供する。議題要求処理部２６８は、保存された会議資料に対する取得要求を受け付け、該会議資料が紐付けられた対応する議題に対し取得要求元がアクセス権限を有すると判定された場合に、会議資料を提供する、本実施形態における要求処理手段を構成する。

また、議題要求処理部２６８は、要求にかかる議題中の発言者、要求にかかる議題中の筆記者、要求にかかる議題中の参加者、要求にかかる議題中の資料ファイルの送信者、またはこれらの組み合わせに基づき、取得要求元のアクセス権限を判定することができる。アクセス権限を判定する方法は、特に限定されるものではなく、例えばルールベースで規定することができる。例えば、機密度「高」の議題に関しては、議題の参加者であり、かつ、発言者、筆記者および資料ファイルの送信者の少なくともいずれかであった者に対してのみアクセス権限を与えるようなルールを定めることができる。

会議資料は、会議管理サーバ装置１４０のファイル保存部２４４に保存される。好適な実施形態においては、議事録、議題文書および会議資料の保存先は、後述する機密設定部２６６により該議題に対して設定された機密属性に応じて決定することができる。この決定においては、保存先は、該保存先の記憶領域の公開性が、より低い機密度が設定された議題の会議資料が保存される記憶領域の公開性よりも低くなるように、決定することができる。

例えば、図１に示すようなネットワーク環境では、高い機密度が設定された議題の会議資料は、内部会議管理サーバ装置１４０Ａのファイル保存部２４４Ａを保存先とし、比較的低い機密度が設定された議題の会議資料は、より公開性の高い、外部会議管理サーバ装置１４０Ｂのファイル保存部２４４Ｂを保存先とすることができる。これにより、機密性の高い議題の会議資料についてはセキュリティを担保することができるとともに、公開性の低い（例えば組織内で運用する）サーバの利用容量を節約することができる。

なお、図４に示す実施形態では、会議管理サーバ装置１４０上の各機能部は、単一の会議管理サーバ装置１４０上で実現されるものとして説明した。しかしながら、会議管理サーバ機能は、１または複数のコンピュータ装置上に分散実装されてもよく、各機能部は、それぞれ、会議を管理するサーバを構成する１以上の情報処理装置のいずれかの上にあってよい。

以下、引き続き図４を参照しながら、携帯情報端末１７０の機能構成について説明する。携帯情報端末１７０上の機能ブロック２７０は、表示制御部２７２と、入力受付部２７４と、ネットワーク制御部２７６と、ファイル保存部２７８と、メタデータ付与部２８０と、ファイル送信部２８２と、参加要求送信部２８４と、議事録要求送信部２８６と、議事録受信部２８８と、議題要求送信部２９０と、議題資料受信部２９２とを含み構成される。

表示制御部２７２は、携帯情報端末１７０のディスプレイに対する表示制御を行う。入力受付部２７４は、携帯情報端末１７０のタッチパッドや操作ボタンに対する入力操作を受け付ける。ネットワーク制御部２７６は、携帯情報端末１７０を、電子情報ボード装置１１０、会議管理サーバ装置１４０などの外部装置と接続するネットワーク・インタフェースを含む。ファイル保存部２７８は、例えば、電子情報ボード装置１１０にこれから送信しようとしている資料ファイルを保存する。

メタデータ付与部２８０は、付属情報としてメタデータが用いられる場合に、利用者からの操作入力に応答して、これから送信しようとする資料ファイルのメタデータに対し、議題の切り替え、または議題の継続を示す情報を付与する、本実施形態における付与手段を構成する。ファイル送信部２８２は、指示された資料ファイルをファイル保存部２７８から読出し、電子情報ボード装置１１０に対して送信する。ファイル送信部２８２は、送信者を識別する例えばアドレス、ユーザＩＤ、セッション情報などが資料ファイルとともに送信し、これら送信者識別子を付属情報として用いることができる。

参加要求送信部２８４は、ネットワーク制御部２７６に対し、指定の会議への参加を求める参加要求を会議管理サーバ装置１４０へ送信させる。議事録要求送信部２８６は、ネットワーク制御部２７６に対し、指定会議の議事録の取得要求を会議管理サーバ装置１４０へ送信させる。議事録受信部２８８は、ネットワーク制御部２７６に対し、取得要求に応答して送信された議事録を受信させる。議題要求送信部２９０は、ネットワーク制御部２７６に対し、指定会議および指定議題の議題文書および会議資料の取得要求を送信させる。議題資料受信部２９２は、ネットワーク制御部２７６に対し、取得要求に応答して送信された議題文書および会議資料を受信させる。

なお、携帯情報端末１７０上の上述した各機能部は、携帯情報端末１７０のＯＳ、デバイスドライバ、ブラウザ、アプリケーションなどにより提供される。例えば、会議管理サーバ装置１４０が、電子会議システムを構成するウェブ・アプリケーションを稼働させている場合、メタデータ付与部２８０、ファイル送信部２８２および各要求送信部２８４〜２９２は、会議管理サーバ装置１４０が送信したＨＴＭＬデータ（画面データ）に基づいて、携帯情報端末１７０のブラウザ上での操作により実現することができる。

以下、図５および図６を参照しながら、本実施形態による電子情報ボード装置１１０が実行する処理について、より詳細に説明する。図５は、本実施形態による電子情報ボード装置１１０が実行する、議題切替通知処理を示すフローチャートである。

図５に示す処理は、例えば電子情報ボード装置１１０が起動し、会議に参加したことに応答して、ステップＳ１００から開始される。ステップＳ１０１では、電子情報ボード装置１１０は、資料ファイルを受信したか否かを判定する。ステップＳ１０１で、資料ファイルを受信していないと判定された場合（ＮＯ）は、ステップＳ１０１へループさせて、資料ファイルが受信されるまで待ち受ける。これに対して、ステップＳ１０１で、新たに資料ファイルを受信したと判定された場合（ＹＥＳ）は、ステップＳ１０２へ処理が進められる。

ステップＳ１０２では、電子情報ボード装置１１０は、議題切替検知部２２２により、受信した資料ファイルに付属する付属情報に基づき、議題の切替わりが有るか否かを判定する。ステップＳ１０２で、議題の切替わりが無いと判定された場合（ＮＯ）は、ステップＳ１１１へ処理が進められる。ステップＳ１１１では、電子情報ボード装置１１０は、画面制御部２１４により、受信した資料ファイルの内容を表示画面上に表示し、ステップＳ１０１へ処理をループさせる。

これに対して、ステップＳ１０２で、議題の切替わりが有ると判定された場合（ＹＥＳ）は、ステップＳ１０３へ処理が分岐される。ステップＳ１０３では、電子情報ボード装置１１０は、前議題中に使用された会議資料をファイル保存部２１８から取得し、ステップＳ１０４へ処理を進める。ステップＳ１０４では、電子情報ボード装置１１０は、さらに、表示画面に対して手書きが有ったか否かを判定する。ステップＳ１０４で、手書きが有ったと判定された場合（ＹＥＳ）は、ステップＳ１０５へ処理が進められる。ステップＳ１０５では、電子情報ボード装置１１０は、ファイル生成部２１６により、手書きのあった前議題の資料ファイルの元データと、手書きデータとを合わせて、新たな資料ファイルに変換し、ステップＳ１０６へ処理を進める。ステップＳ１０４で、手書きが無いと判定された場合（ＮＯ）は、そのままステップＳ１０６へ処理が進められる。

ステップＳ１０６では、電子情報ボード装置１１０は、音声を送信する必要があるか否かを判定する。音声は、例えば、アクセス権限を判定するために話者を特定する必要がある場合や、会議資料として音声を添付する場合に、送信が必要であると判定される。ステップＳ１０６で、音声を送信する必要があると判定された場合（ＹＥＳ）は、ステップＳ１０７へ処理が分岐され、電子情報ボード装置１１０は、音声録音部２２６が前議題中に録音した音声ファイルを会議資料として取得し、ステップＳ１０８へ処理を進める。ステップＳ１０６で、音声の送信が必要無いと判定された場合（ＮＯ）は、そのままステップＳ１０８へ処理が進められる。

ステップＳ１０８では、電子情報ボード装置１１０は、映像を送信する必要があるか否かを判定する。映像は、例えば、アクセス権限を判定するために筆記者を特定する必要がある場合や、会議資料として映像を添付する場合に、送信が必要と判定される。ステップＳ１０８で、映像を送信する必要があると判定された場合（ＹＥＳ）は、ステップＳ１０９で、電子情報ボード装置１１０は、映像録画部２２８が前議題中に録画した映像ファイルを会議資料として取得し、ステップＳ１１０へ処理を進める。ステップＳ１０８で、映像が必要無いと判定された場合（ＮＯ）は、そのままステップＳ１１０へ処理が進められる。

ステップＳ１１０では、電子情報ボード装置１１０は、前議題についてこれまで取得した会議資料（資料ファイル、音声ファイル、映像ファイルなどを含み得る。）をまとめて、議題終了通知とともに会議管理サーバ装置１４０に対して送信する。ステップＳ１１１では、電子情報ボード装置１１０は、この度受信した資料ファイルを表示画面上に表示し、ステップＳ１０１へ処理を戻し、次の資料ファイルを待ち受ける。

図６は、本実施形態による電子情報ボード装置１１０が送受信する情報と、会議および議題との関係を説明する図である。図６に示す例では、会議が開始されるとともに、資料ファイルＡが携帯情報端末１７０から送信されている。資料ファイルＡには、議題の切替わりを示す付属情報が付属されていないが、会議の開始直後であるため、まず議題１が発生する。続いて、資料ファイルＢを携帯情報端末１７０から受信したタイミングで、資料ファイルＢには議題切替を示す付属情報が付されているため、議題の切り替えが検知される。すると、電子情報ボード装置１１０は、議題１の終了を示す情報（議題１情報）と、議題１中に使用された資料ファイルＡと、適宜、議題中の音声ファイルと、議題中の映像ファイルとを会議管理サーバ装置１４０に送信する。そして、電子情報ボード装置１１０の表示画面上には、新たに受信した資料ファイルＢに基づく表示が行われ、新たな議題２が発生する。

続いて、資料ファイルＣが携帯情報端末１７０から送信されると、資料ファイルＣには議題切替を示す付属情報が付されていないため、そのまま電子情報ボード装置１１０の表示画面上に新たに受信した資料ファイルＣに基づく表示が行われる。ここで、資料ファイルＣの表示中に資料に対する手書きがあるとする。続いて、資料ファイルＤを携帯情報端末１７０から受信したタイミングで、資料ファイルＤには、議題切替を示す付属情報が付されているため、議題の切り替えが検知される。すると、電子情報ボード装置１１０は、議題２の終了を示す情報（議題２情報）と、議題２中に使用された資料ファイルＢと、受信した資料ファイルＣから変換された資料ファイルＣ’（手書きを含む。）と、適宜、議題中の音声ファイルと、議題中の映像ファイルとを会議管理サーバ装置１４０に送信する。そして、電子情報ボード装置１１０の表示画面上には、新たに受信した資料ファイルＤに基づく表示が行われ、議題３が開始される。

図６に示すようにして、電子情報ボード装置１１０において、資料ファイルの受信動作に関連して議題の切替わりが検知され、議題毎に会議資料（資料ファイル、音声ファイル、映像ファイル）が会議管理サーバ装置１４０に送信される。

以下、図７および図８を参照しながら、本実施形態による会議管理サーバ装置１４０が実行する処理について、より詳細に説明する。図７は、本実施形態による会議管理サーバ装置１４０が実行する、会議管理処理を示すフローチャートである。

図７に示す処理は、電子情報ボード装置１１０からの議題終了通知を受信したことに応答して、ステップＳ２００から開始される。なお、会議は、既に開始されており、議事録が作成されているものとする。ステップＳ２０１では、会議管理サーバ装置１４０は、議題終了通知および終了通知にかかる議題の会議資料を取得する。ステップＳ２０２では、会議管理サーバ装置１４０は、機密設定が必要か否かを判定する。機密設定が必要か否かは、電子会議システム１００を利用する組織の方針や、会議の性質に応じて決めればよく、ここでは、会議毎に設定される設定値に基づくものとする。

ステップＳ２０２で、機密設定が必要であると判定された場合（ＹＥＳ）は、ステップＳ２０３へ処理を分岐させる。ステップＳ２０３では、会議管理サーバ装置１４０は、機密設定部２６６により、終了通知にかかる議題に対する機密設定を実施し、ステップＳ２０４へ処理を進める。

機密度を設定する例を挙げると、会議発生時に予め設定されているデフォルトの機密度を継承する方法、特定人物により送信された資料ファイルが含まれる議題に高い機密度を設定する方法、受信した資料ファイルにＯＣＲ（Optical Character Recognition）処理やテキストマイニング処理を施し、特定の文字列（例：「マル秘」という文字。）が含まれていた場合に高い機密度を設定する方法が考えられるが、特に限定されるものではない。

ステップＳ２０２で、機密設定の必要がないと判定された場合（ＮＯ）は、ステップＳ２０４へ直接処理を進める。ステップＳ２０４では、会議管理サーバ装置１４０は、参加者の記録が必要であるか否かを判定する。参加者の記録は、議題に対するアクセス権限を判定する際に議題単位の参加者の情報を要するという設定の場合や、議事録として議題毎の参加者の情報を記録する設定を行った場合に必要と判定される。ステップＳ２０４で、参加者の記録が必要であると判定された場合（ＹＥＳ）は、ステップＳ２０５へ処理を分岐させる。ステップＳ２０５では、会議管理サーバ装置１４０は、参加者管理部２５６が管理する終了通知にかかる議題中に会議に参加していた参加者の記録を行い、ステップＳ２０６へ処理を進める。ステップＳ２０４で、参加者の記録の必要がないと判定された場合（ＮＯ）は、ステップＳ２０６へ直接処理を進める。

ステップＳ２０６では、会議管理サーバ装置１４０は、発言者の記録が必要であるか否かを判定する。発言者の記録は、議題に対するアクセス権限を判定する際に議題単位の発言者の情報を要するという設定の場合に必要と判定される。ステップＳ２０６で、発言者の記録が必要であると判定された場合（ＹＥＳ）は、ステップＳ２０７へ処理を分岐させる。ステップＳ２０７では、会議管理サーバ装置１４０は、音声解析部２４６により、終了が通知された議題に対応する音声ファイルを解析し、議題中の発言者を特定し、発言者の記録を行い、ステップＳ２０８へ処理を進める。ステップＳ２０６で、発言者の記録の必要がないと判定された場合（ＮＯ）は、ステップＳ２０８へ直接処理を進める。

ステップＳ２０８では、会議管理サーバ装置１４０は、筆記者の記録が必要であるか否かを判定する。筆記者の記録は、議題に対するアクセス権限を判定する際に議題単位の筆記者の情報を要するという設定の場合に必要と判定される。ステップＳ２０８で、筆記者の記録が必要であると判定された場合（ＹＥＳ）は、ステップＳ２０９へ処理を分岐させる。ステップＳ２０９では、会議管理サーバ装置１４０は、映像解析部２５０により、終了が通知された議題の映像ファイルを解析し、議題中の筆記者を特定し、筆記者の記録を行い、ステップＳ２１０へ処理を進める。ステップＳ２０８で、筆記者の記録の必要がないと判定された場合（ＮＯ）は、ステップＳ２１０へ直接処理を進める。

ステップＳ２１０では、会議管理サーバ装置１４０は、議題文書作成部２６４により、議題文書を作成し、議題文書および会議資料を紐付けて保存する。ステップＳ２１１では、会議管理サーバ装置１４０は、作成した議題文書と、現在の会議の議事録とを紐付けて議事録を更新し、ステップＳ２１２で本処理を終了する。そして、次の議題終了通知を待ち受ける。

図８は、本実施形態による会議管理サーバ装置１４０で管理される、議事録、議題文書および会議資料の管理構造を説明する図である。図８に示すように、会議毎に議事録が作成され、議事録を親として、１以上の議題文書が議題毎に作成される。さらに、議題文書を親として、議題中に使用された資料ファイル、音声ファイル、映像ファイルなどである１以上の会議資料が保存される。

以下、図９〜図１２を参照しながら、本実施形態による電子会議システム１００における各装置間のやり取りについて、具体的な処理の流れを例示しながら説明する。図９は、機密設定を行わない場合の典型的な処理の流れを示す図である。

図９に示す例では、まず会議開始フェーズが始まる。まず、会議参加者は、会議開始前に、会議管理サーバ装置１４０に対し、所定の会議への参加を宣言する。図９に示す例は、参加者が２名（参加者Ｘ，参加者Ｙ）で、電子情報ボード装置１１０が１台で、会議管理サーバ装置１４０を１台利用するという会議である。２名の参加者が利用する第１および第２携帯情報端末１７０ａ，１７０ｂと、電子情報ボード装置１１０とが、それぞれ、会議管理サーバ装置１４０に対し、会議への参加を要求し（Ｓ３０１，Ｓ３０３，Ｓ３０５）、会議管理サーバ装置１４０は、参加者の管理を行い、応答を返す（Ｓ３０２，Ｓ３０４，Ｓ３０６）。なお、参加対象の会議の指定方法は、特に限定されるものではなく種々の方法が考えられるが、例えば、利用者が、会議識別子や会議番号を入力したり、会議一覧から選択することによって、参加対象の会議が指定される。

会議開始フェーズが終了すると、会議中フェーズが始まる。会議中、会議参加者は、自身の持つ携帯情報端末１７０に保存されている資料ファイルを、逐次、電子情報ボード装置１１０にアップロードし、表示させることができる。図９に示す例では、議題１中は、参加者Ｘ（その携帯情報端末。以下同じ。）により送信（Ｓ４０１）された資料ファイルＡが、また議題２中は、参加者Ｙにより送信（Ｓ４０３）された資料ファイルＢおよび参加者Ｘにより送信（Ｓ４０７）された資料ファイルＣが、それぞれ電子情報ボード装置１１０に表示される（Ｓ４０２，Ｓ４０６，Ｓ４０８）。このとき、参加者Ｙにより送信された資料ファイルＢと、参加者Ｘにより送信（Ｓ４０９）されたファイルＤには、議題切り替えを指示するメタデータが含まれている。したがって、電子情報ボード装置１１０は、これらの受信を契機として、それぞれ議題１および議題２の終了を検知（Ｓ４０４，Ｓ４１０）し、会議管理サーバ装置１４０に対し通知する（Ｓ４０５，Ｓ４１１）。

なお、会議資料は、議題終了検知時に終了通知とともに送信するものとして説明した。しかしながら、電子情報ボード装置１１０が会議管理サーバ装置１４０に会議資料を送信するタイミングは、特に限定されるものではない。他の実施形態では、電子情報ボード装置１１０上で該資料ファイルの利用が終了したタイミングで、随時送信されてもよい。

また、図９に示す例では、参加者Ｙにより送信された資料ファイルＢと、参加者Ｘにより送信されたファイルＤに、議題切り替えを指示するメタデータが含まれているとした。なお、送信者識別情報を用いて議題の切り替えを判定する場合も同様の処理の流れとなる。電子情報ボード装置１１０は、議長である利用者からの資料ファイルの送信を受けた場合に、議題切り替えが発生したと判断し、議題終了を会議管理サーバに通知することができる。また、この場合、電子情報ボード装置１１０に何も表示されていない状態での議長の資料ファイル送信が行われた場合は、会議開始時のものと判断し、議題終了通知は行わないとしてもよい。

会議中フェーズが終了すると、会議後フェーズが始まる。会議管理サーバ装置１４０は、会議参加者からの議事録要求を受領すると（Ｓ５０１）、該当する会議の議事録を会議参加者に提供する（Ｓ５０２）。議事録には、会議で議論された議題の一覧が記載されている。ここで表示された議題の一覧表示を用いて、会議参加者は、議題文書および関連する会議資料を要求することができる。会議管理サーバ装置１４０は、会議参加者からの議題要求をさらに受領すると（Ｓ５０３）、該当する議題の議題文書および利用された会議資料を会議参加者に提供する（Ｓ５０４）。

なお、会議管理サーバ装置１４０が議事録要求や議題要求を受領し、提供するタイミングは、会議終了後に限定されず、会議中フェーズに提供することもできる。このようにすることで、会議の途中参加者が、既に電子情報ボード装置１１０上での表示が終了している会議資料について、会議中に参照できるようになる。

機密設定を行わない場合の図９に対して、図１０および図１１は、機密設定を行う場合の典型的な処理の流れを示す図である。なお、図１０および図１１においては、既に、図９に示したものと同様な会議開始フェーズが完了しており、図示が省略されているものとする。

図１０は、機密設定を行う場合であって、議題への参加者のみにアクセス権限を与える場合の典型的な処理の流れを示す図である。図１０においては、最初の参加者は、参加者Ｘおよび参加者Ｙの２名であるが、途中から参加者Ｚが会議に参加（Ｓ６０９，Ｓ６１０）し、会議自体の参加者は、参加者Ｘ，Ｙ，Ｚの３名となっている。

まず、機密設定を行う場合は、会議管理サーバ装置１４０は、議題終了通知受信時（Ｓ６０５，Ｓ６１５）に、当該議題の機密度を判定し、設定する（Ｓ６０６，Ｓ６１６）。図１０に示す例では、議題１が機密度（高）に、議題２が機密度（低）に設定される。また、会議の議題１中は、参加者Ｘ、Ｙが参加しており、会議管理サーバ装置１４０は、例えば議題１の機密度を設定する際に、議題１への参加者Ｘ，Ｙを記録する（Ｓ６０７）。また、会議の議題２中に新たに参加者Ｚが途中参加しており、議題２の機密度を設定した際に、参加者Ｘ，Ｙ，Ｚが記録される（Ｓ６１７）。

会議後フェーズでは、会議管理サーバ装置１４０は、会議参加者からの議題要求を受領すると（Ｓ７０１，Ｓ７０４）、該当する議題が機密度（高）に設定されている場合には、議題要求者の当該議題へのアクセス権限をチェック（Ｓ７０２，Ｓ７０５）した上で、該当する議題の議題文書および利用された会議資料を会議参加者に提供する。図１０に示す例では、議題１が機密度（高）に、議題２が機密度（低）に設定されているため、会議管理サーバ装置１４０は、議題１に対する議題要求発生時にアクセス権限のチェックを行う。

会議管理サーバ装置１４０は、アクセス権限のチェックにおいて、当該議題中に議題要求者が会議に参加していたかどうかを確認し、参加していた場合には会議資料等を提供するが、参加していなかった場合には、権限チェックエラーを要求元に通知する。図１０に示す例では、議題１に参加していたのは参加者Ｘ，Ｙの２名であり、参加者Ｚは、議題２からの途中参加である。このため、会議管理サーバ装置１４０は、参加者Ｘによる議題１への要求に対しては、アクセス権限ありと判断し、議題文書および会議資料を提供する（Ｓ７０３）が、参加者Ｚによる議題１への要求に対しては、権限チェックエラーを通知する（Ｓ７０６）。

なお、図１０に示す例では、議題中の参加者を記録し、アクセス権限のチェックにおいて、議題への参加者であるか否かを判定するものとして説明した。しかしながら、他の実施形態では、資料ファイルの送信者を議題毎に記憶し、アクセス権限チェックにおいて、当該議題中に資料ファイルを送信してきた送信者に議題要求者が含まれるかを判定することができ、この場合も同様な処理の流れとなる。

図１１は、機密設定を行う場合であって、話者認識技術を利用して、議題中の発言者のみにアクセス権限を与える場合の典型的な処理の流れを示す図である。なお、話者認識技術を利用する場合は、参加者は声紋の登録が必須となるが、声紋未登録の参加者がいた場合は、その会議参加要求の発生時に、その場で声紋の登録を促せばよい。

図１１においても、最初の参加者は、参加者Ｘおよび参加者Ｙの２名であるが、会議２から参加者Ｚが会議に参加している。議題中の発言者を判定するために、電子情報ボード装置１１０は、議事進行中の音声ファイルを録音し、会議管理サーバ装置１４０への議題終了通知時に音声ファイルもあわせて通知する（Ｓ８０５，Ｓ８１５）。また、図１０と同様に、機密設定を行う場合は、会議中フェーズにおいて、会議管理サーバ装置１４０は、議題終了通知受信時に、当該議題の機密度を設定する（Ｓ８０６，Ｓ８１６）。図１１に示す例では、議題１および課題２が機密度（高）に設定されている。機密設定に引き続き、発言者の特定および記録が行われ、議題１の場合は、受信した音声ファイルから発言者として参加者Ｘ，Ｙが特定され、記録される（Ｓ８０７）。議題２の場合は、発言者として、参加者Ｘ，Ｚが記録されるが、参加者Ｙは、発言者としては記録されていない（Ｓ８１７）。

会議管理サーバ装置１４０は、機密度（高）に設定されている議題への要求発生時に、当該議題中に議題要求者が会議で発言していたかどうかを判定する。図１１に示す例では、議題２の参加者は、参加者Ｘ，Ｙ，Ｚの３名であるが、議題２で発言していたのは参加者Ｘ，Ｚの２名であり、参加者Ｙは発言していない。このため、会議管理サーバ装置１４０は、参加者Ｘによる議題２への要求（Ｓ９０１）は、成功裏に受け付けて、議題文書および会議資料を提供する（Ｓ９０３）。しかしながら、参加者Ｙによる議題２への要求（Ｓ９０４）に対しては、権限チェックエラーを通知する（Ｓ９０６）。

なお、会議管理サーバ装置１４０に登録される音声ファイルの用途は、発言者の特定に限られず、会議資料として保存し、議題要求発生時に会議資料として提供してもよい。

また、図１１に示す例では、音声ファイルを用いて議題中の発言者を特定および記録し、アクセス権限のチェックにおいて、議題での発言者であるか否かを判定するものとして説明した。しかしながら、映像ファイルを用いて、予め登録されている参加者の顔データと照合することで、議題中の筆記者を特定および記録し、アクセス権限のチェックにおいて、議題での筆記者であるか否かを判定することができ、この場合も同様な処理の流れとなる。顔認識技術を利用する場合は、参加者は事前に顔データの登録が必須となるが、顔データ未登録の参加者がいた場合は、その会議参加要求発生時に、その場で顔写真の撮影を促し、顔データの抽出を行い登録すればよい。また、音声ファイルと同様に、会議管理サーバ装置１４０に登録される映像ファイルの用途は、電子情報ボード装置１１０への筆記者の特定に限定する必要はなく、議題への要求発生時に会議資料として提供してもよい。

保存先が、機密設定によらない場合の図１０および図１１に対して、図１２は、機密設定に応じて保存先を変更する場合の典型的な処理の流れを示す図である。なお、図１２においては、既に、図９に示したものと同様な会議開始フェーズが完了しており、図示が省略されているものとする。なお、図１２の例では、会議を実体的に管理している内部会議管理サーバ装置１４０Ａ（会議参加者を管理し、また議題終了を電子情報ボード装置１１０から受け取る会議管理サーバ装置）は、公開性が低く、それとは別に公開性が高いサーバが１台存在する構成とされている。

図１２を参照すると、会議管理サーバ装置１４０は、議題終了通知受信（Ｓ１００５，Ｓ１０１２）したことに応答して、当該議題の機密度を設定する（Ｓ１００６，Ｓ１０１３）。会議管理サーバ装置１４０は、機密度の高い議題の会議資料については、公開性の低い、つまり機密性の高い内部会議管理サーバ装置１４０Ａを保存先とするが、機密度の低い議題の会議資料については、公開性の低い外部会議管理サーバ装置１４０Ｂに送信し、保存する（Ｓ１０１４）。

会議後フェーズにおいては、内部会議管理サーバ装置１４０Ａは、各議題への要求発生時、自身のファイル保存部２４４に情報が無い場合は、外部会議管理サーバ装置１４０Ｂからその議題に関連する会議資料を受信し、要求元に提供する。このとき、要求元の携帯情報端末１７０は、会議資料の実質的な保存場所を意識しない。図１２の例では、高機密度に設定されている議題１への要求発生時には、自身で保存している会議資料を要求元に提供し（Ｓ１１０２）、低機密度に設定されている議題２への要求発生時には、外部会議管理サーバ装置１４０に保存している会議資料を受信して（Ｓ１１０４，Ｓ１１０５）、要求元に提供する（Ｓ１１０６）。

以上説明した実施形態によれば、議題の切り替わりを検知して、議題毎に区分された議事録を生成することができる、情報処理システム、情報処理装置およびプログラムを提供することができる。

上記実施形態による電子会議システムによれば、携帯情報端末１７０から送信された資料ファイルに付属するメタデータまたは送信者情報に基づき、会議中の議題の切り替わりを検知することにより、会議参加者は、議題の切り替わりが発生したことを容易に電子会議システム１００に通知することができる。会議参加者は、議題の切替わりを通知するためだけに、専用のスイッチデバイスを押すといった特別な動作を要求されない。代わりに、資料ファイルの送信にかかる操作および通信に便乗して議題の切り替えがシステムに通知される。

また、機密性の高い議題に対応した会議資料へのアクセス権限を、当該議題の議事進行中に会議に参加していた参加者に付与することにより、会議への途中参加や会議からの途中退出を行い、議題に参加していなかった利用者への会議資料の提供を制限することできる。特に、機密性の高い議題に対応した会議資料へのアクセス権限を、当該議題の議事進行中に会議に参加しており、かつ、発言をした利用者、電子情報ボード装置１１０への書き込みを行った筆記者、資料ファイルを送信した送信者の利用者に制限して付与することにより、積極的に議論に参加している参加者に対してだけ、会議資料へのアクセスを許可することができる。

さらに、上述した実施形態では、会議資料単位ではなく、議題単位で機密性を判断している。このため、用いられた会議資料がそれ単体では機密性が低い場合であっても、他の会議資料などと合わせて価値（文脈に依存した価値）が生まれ、機密性が高まるような会議資料群に対し、議題自体の機密性に沿ったアクセス制限をかけることができるようになる。

なお、上記機能部は、アセンブラ、Ｃ、Ｃ＋＋、Ｃ＃、Ｊａｖａ（登録商標）などのレガシープログラミング言語やオブジェクト指向プログラミング言語などで記述されたコンピュータ実行可能なプログラムにより実現でき、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、フラッシュメモリ、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ブルーレイディスク、ＳＤカード、ＭＯなど装置可読な記録媒体に格納して、あるいは電気通信回線を通じて頒布することができる。

これまで本発明の実施形態について説明してきたが、本発明の実施形態は上述した実施形態に限定されるものではなく、他の実施形態、追加、変更、削除など、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。

１００…電子会議システム、１０２…インターネット網、１０４…内部ネットワーク、１０６…アクセスポイント、１１０…電子情報ボード装置、１１２，１４２…プロセッサ、１１４、１４４…ＲＯＭ、１１６，１４６…ＲＡＭ、１１８，１４８…ＨＤＤ、１２０…操作ボタン、１２２，１５２…グラフィックス・ボード、１２４，１５４…ディスプレイ、１２６…座標検出部、１２８，１５６…ネットワーク・インタフェース、１３０…外部機器接続インタフェース、１３２…外部装置、１３４…プロジェクタ装置、１４０…会議管理サーバ装置、１５０…ＵＳＢインタフェース、１７０…携帯情報端末、２００，２１０，２４０，２７０…機能ブロック、２１２…ネットワーク制御部、２１４…画面制御部、２１６…ファイル生成部、２１８…ファイル保存部、２２０…議題登録処理部、２２２…議題切替検知部、２２４…議題終了通知部、２２６…音声録音部、２２８…映像録画部、２４２…ネットワーク制御部、２４４…ファイル保存部、２４６…音声解析部、２４８…声紋登録部、２５０…映像解析部、２５２…顔登録部、２５４…会議管理部、２５６…参加者管理部、２５８…議事録作成部、２６０…議事録要求処理部、２６２…議題管理部、２６４…議題文書作成部、２６６…機密設定部、２６８…議題要求処理部、２７２…表示制御部、２７４…入力受付部、２７６…ネットワーク制御部、２７８…ファイル保存部、２８０…メタデータ付与部、２８２…ファイル送信部、２８４…参加要求送信部、２８６…議事録要求送信部、２８８…議事録受信部、２９０…議題要求送信部、２９２…議題資料受信部

特許第５４２３４９４号公報

Claims (18)

1. １以上の情報処理装置を含む情報処理システムであって、
   議事録を管理する議事録管理手段と、
   情報端末からの表示データを受信する制御を行う通信制御手段と、
   前記通信制御手段により受信された表示データに基づき、表示画面を表示する制御を行う表示制御手段と、
   前記通信制御手段により受信された表示データの付属情報に基づき、議題の切替わりを検知する議題切替検知手段と、
   前記議事録管理手段により管理される議事録に紐付けて、前記議題切替検知手段により切替わりが検知された議題毎の議題情報を作成する議題情報作成手段と
   を含む、情報処理システム。
2. 前記議題切替検知手段により切替わりが検知された議題に対して機密属性を設定する機密設定手段と、
   前記議題情報作成手段により作成された前記議題情報に紐付けて、議題中に使用された１以上の資料データを保存する保存手段と、
   前記保存手段に保存された資料データの取得要求を受け付け、該資料データに対応する議題に対し取得要求元がアクセス権限を有すると判定された場合に、該資料データを提供する要求処理手段と
   をさらに含む、請求項１に記載の情報処理システム。
3. 前記議題中の音声を録音して音声データを生成する録音手段と、
   前記議題中の音声データを解析し、前記議題中に発言した発言者を特定する音声解析手段と
   を含み、前記要求処理手段は、要求にかかる議題中の発言者に基づき、アクセス権限を判定することを特徴とする、請求項２に記載の情報処理システム。
4. 前記議題中の映像を録画して映像データを生成する録画手段と、
   前記議題中の映像データを解析し、前記議題中に前記表示画面に対して書き込みを行った筆記者を特定する映像解析手段と
   を含み、前記要求処理手段は、要求にかかる議題中の筆記者に基づき、アクセス権限を判定することを特徴とする、請求項２または３に記載の情報処理システム。
5. 前記議題中に会議に参加していた参加者を管理する参加者管理手段
   をさらに含み、前記要求処理手段は、要求にかかる議題中の参加者に基づき、アクセス権限を判定することを特徴とする、請求項２〜４のいずれか１項に記載の情報処理システム。
6. 前記要求処理手段は、要求にかかる議題に関して表示データを送信してきた送信者に基づき、アクセス権限を判定することを特徴とする、請求項２〜５のいずれか１項に記載の情報処理システム。
7. 議題中に使用された１以上の資料データの保存先は、前記機密設定手段により該議題に対して設定された機密属性に応じて決定される、請求項２〜６のいずれか１項に記載の情報処理システム。
8. 保存先は、該保存先の記憶領域の公開性が、より低い機密度が設定された議題の資料データが保存される記憶領域の公開性よりも低くなるように、決定されることを特徴とする、請求項７に記載の情報処理システム。
9. 前記付属情報は、前記表示データに付属するメタデータである、請求項１〜８のいずれか１項に記載の情報処理システム。
10. 前記付属情報は、前記表示データの送信者を識別する送信者識別情報である、請求項１〜８のいずれか１項に記載の情報処理システム。
11. 前記通信制御手段、前記表示制御手段および前記議題切替検知手段は、前記表示画面を表示する表示手段に対し映像出力を行う情報処理装置上にあり、前記議事録管理手段および前記議題情報作成手段は、それぞれ、会議を管理するサーバを構成する１以上の情報処理装置のいずれかの上にあり、前記映像出力を行う情報処理装置は、
    前記議題切替検知手段により議題の切り替わりが検知されたことに応答して、切替わりにかかる議題に関連する資料データと、議題の切り替わりとをサーバ側に通知する通知手段
    をさらに含む、請求項１〜１０のいずれか１項に記載の情報処理システム。
12. 情報端末と、１以上の情報処理装置とを含む情報処理システムであって、
    議事録を管理する議事録管理手段と、
    前記情報端末からの表示データを受信する制御を行う通信制御手段と、
    前記通信制御手段により受信された表示データに基づき、表示画面を表示する制御を行う表示制御手段と、
    前記通信制御手段により受信された表示データの付属情報に基づき、議題の切替わりを検知する議題切替検知手段と、
    前記議事録管理手段により管理される議事録に紐付けて、前記議題切替検知手段により切替わりが検知された議題毎の議題情報を作成する議題情報作成手段と
    を含み、前記議事録管理手段、前記通信制御手段、前記表示制御手段、前記議題切替検知手段および前記議題情報作成手段は、前記１以上の情報処理装置のいずれかの上で動作する、情報処理システム。
13. 前記情報端末は、前記表示データの送信に際して前記表示データに対し付属情報を付与する付与手段をさらに含む、請求項１２に記載の情報処理システム。
14. 情報端末からの表示データを受信する制御を行う通信制御手段と、
    前記通信制御手段により受信された表示データに基づき表示画面を表示する制御を行う表示制御手段と、
    前記通信制御手段により受信された表示データの付属情報に基づき、議題の切替わりを検知する議題切替検知手段と、
    前記議題切替検知手段により議題の切り替わりが検知されたことに応答して、議題の切り替えをサーバ側に通知する通知手段と
    を含み、
    サーバ側で、前記議題切替検知手段により切替わりが検知されて前記通知手段により通知された議題毎の議題情報が作成され、議事録に紐付けて管理される、情報処理装置。
15. 前記情報処理装置は、前記表示画面を表示する表示手段と、前記表示画面に関連して入力を受ける入力手段とを備えた電子情報ボード装置である、請求項１４に記載の情報処理装置。
16. 議事録を管理する議事録管理手段と、
    表示画面を表示する表示手段に対し映像出力を行う装置から、情報端末から該装置へ送信された表示データの付属情報に基づき検知された議題の切り替えの通知を受信する制御を行う通信制御手段と、
    前記議事録管理手段により管理される議事録に紐付けて、前記通信制御手段により受信された通知により切替わりが示された議題毎の議題情報を作成する議題情報作成手段と、
    前記議題情報に紐付けて、議題中に使用された表示データを含む１以上の資料データを保存する保存手段と
    を含む、情報処理装置。
17. コンピュータを、
    情報端末からの表示データを受信する制御を行う通信制御手段、
    前記通信制御手段により受信された表示データに基づき表示画面を表示する制御を行う表示制御手段、
    前記通信制御手段により受信された表示データの付属情報に基づき、議題の切替わりを検知する議題切替検知手段、および
    前記議題切替検知手段により議題の切り替わりが検知されたことに応答して、議題の切り替えをサーバ側に通知する通知手段
    として機能させるためのプログラムであり、
    サーバ側で、前記議題切替検知手段により切替わりが検知されて前記通知手段により通知された議題毎の議題情報が作成され、議事録に紐付けて管理される、プログラム。
18. コンピュータを、
    議事録を管理する議事録管理手段、
    表示画面を表示する表示手段に対し映像出力を行う装置から、情報端末から該装置へ送信された表示データの付属情報に基づき検知された議題の切り替えの通知を受信する制御を行う通信制御手段、
    前記議事録管理手段により管理される議事録に紐付けて、前記通信制御手段により受信された通知により切替わりが示された議題毎の議題情報を作成する議題情報作成手段、および
    前記議題情報に紐付けて、議題中に使用された表示データを含む１以上の資料データを保存する保存手段
    として機能させるためのプログラム。