JP5633307B2 - 情報処理装置、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラム - Google Patents
情報処理装置、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラム Download PDFInfo
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Description
<システム>
図1は、実施例におけるシステム連携の全体構成の一例を示す図である。図1に示すように、全体構成としては、ネットワークを介してMFP(Multifunction Peripheral)10、20、情報処理装置(例えば、PC(Personal Computer))30、ファイルサーバ40が接続されている。なお、MFP10、20は、各文書配信システムを構成し、情報処理装置30は、文書管理システムを構成する。
実施例におけるMFP10と情報処理装置30とのハードウェアについて説明する。図2は、実施例におけるMFP10のハードウェアの一例を示すブロック図である。図2に示すように、MFP10は、制御部11、主記憶部12、補助記憶部13、外部記録装置I/F部14、ネットワークI/F部16、操作部17、表示部18、エンジン部19を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。
・MFP10
図4は、実施例におけるMFP10の機能の一例を示すブロック図である。図4に示すように、MFP10は、画像読込手段101、通信手段102、記憶手段103、配信制御手段104、配信処理手段105を含む。その他一般的なMFPが有するプリンタ機能やコピー機能やFAX機能等については図示していない。
図5は、実施例におけるMFP20の機能の一例を示すブロック図である。図5に示すように、MFP20は、画像読込手段201、通信手段202、記憶手段203、配信制御手段204、配信処理手段205、書誌情報設定手段206を含む。その他一般的なMFPが有するプリンタ機能やコピー機能やFAX機能等については図示していない。
図6は、実施例における情報処理装置30の機能の一例を示すブロック図である。図6に示すように、情報処理装置30は、通信手段301、監視手段302、判定手段303、登録手段304を含む。
以下、書誌情報の有無を判定する方法について説明する。
書誌情報を配信する文書配信システムBは、文書データ及び書誌情報をフォルダAに配信するが、これらのデータに先立ち、所定のファイル(以下、フラグファイルという)をフォルダAに配信するようにする。つまり、文書配信システムBからは、まずフラグファイルが配信され、その後、文書データ、書誌情報の順にデータが配信される。
文書配信システムBは、文書データ及び書誌情報を配信する場合、配信先のフォルダAにサブフォルダを作成した後に配信するようにする。この場合、文書管理システムは、特定の命名規則からなるサブフォルダを発見した場合、「書誌情報も配信される」と判断し、(1)の場合と同様に処理を行なえばよい。
文書配信システムBは、文書データ及び書誌情報を配信する場合、文書データ及び書誌情報をアーカイブし、このアーカイブファイルをフォルダAに配信する。この場合、文書管理システムは、特定の命名規則からなるアーカイブファイルを発見した場合、「書誌情報も配信される」と判断し、(1)と同様に処理を行なえばよい。ただし、この場合、登録手段304は、文書データ登録時にアーカイブファイルを展開する必要がある。
次に、実施例における文書管理システムの動作について説明する。
(1)ファイルで判定
図11は、ファイルで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャートである。図11に示すステップS101で、監視手段302は、フォルダAを監視する。フォルダAには、文書データを配信する文書配信システムAから、及び文書データ及び書誌情報を配信する文書配信システムBからデータを配信される。
図12は、サブフォルダで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャートである。図12に示すステップS201、202、204、205は、図11に示すステップS101、102、104、107とそれぞれ同様であるため、その説明を省略する。
図13は、アーカイブフォルダで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャートである。図13に示すステップS301、302、304、306は、図11に示すステップS101、102、104、107とそれぞれ同様であるため、その説明を省略する。
実施例の情報処理装置30で実行されるプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでCD−ROM、フレキシブルディスク(FD)、CD−R、DVD(Digital Versatile Disk)等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。
30 情報処理装置
40 ファイルサーバ
101、201 画像読込手段
102、202 通信手段
103、203 記憶手段
104、204 配信制御手段
105、205 配信処理手段
206 書誌情報設定手段
301 通信手段
302 監視手段
303 判定手段
304 登録手段
Claims (9)
- 所定のフォルダに配信された文書データを管理する文書管理システムであって、
前記所定のフォルダを監視し、前記所定のフォルダにおいて新規データが記憶されたことを検知する監視手段と、
前記監視手段により新規データが記憶されたことが検知された場合に、前記所定のフォルダに配信されるデータが、前記文書データに関する書誌情報を含むか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により書誌情報を含まないと判定された場合に、前記所定のフォルダにおいて前記文書データに関する書誌情報が記憶されていない状態で、前記所定のフォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録する登録処理を実行し、
前記判定手段により書誌情報を含むと判定された場合、前記所定のフォルダにおいて前記文書データに関する書誌情報が記憶されたか否かを検出し、該書誌情報が記憶されたことを検出した後に、前記所定のフォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録処理を実行する登録手段と、
を備える文書管理システム。 - 前記判定手段は、
前記書誌情報を含むことを示すファイルが前記所定のフォルダに記憶された場合に、前記所定のフォルダに配信されるデータが前記書誌情報を含むと判定する請求項1記載の文書管理システム。 - 前記判定手段は、
前記所定のフォルダに特定の識別名を有するサブフォルダが作成された場合に、前記所定のフォルダに配信されるデータが前記書誌情報を含むと判定する請求項1記載の文書管理システム。 - 前記判定手段は、
前記所定のフォルダに特定の識別名を有するアーカイブファイルが記憶された場合に、前記所定のフォルダに配信されるデータが前記書誌情報を含むと判定し、
前記登録手段は、
前記判定手段により書誌情報を含むと判定された場合、前記アーカイブファイルを展開して文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録処理を実行する請求項1記載の文書管理システム。 - 所定のフォルダに配信された文書データを管理する文書管理システムにおける文書管理方法であって、
前記所定のフォルダを監視し、前記所定のフォルダにおいて新規データが記憶されたことを検知する監視ステップと、
前記監視ステップにより新規データが記憶されたことが検知された場合に、前記所定のフォルダに配信されるデータが、前記文書データに関する書誌情報を含むか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにより書誌情報を含まないと判定された場合に、前記所定のフォルダにおいて前記文書データに関する書誌情報が記憶されていない状態で前記所定のフォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録する登録処理を実行し、
前記判定ステップにより書誌情報を含むと判定された場合、前記所定のフォルダにおいて前記文書データに関する書誌情報が記憶されたか否かを検出し、該書誌情報が記憶されたことを検出した後に、前記所定のフォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録処理を実行する登録ステップと、
を有する文書管理方法。 - 所定のフォルダに配信された文書データを管理する文書管理システムにおける文書管理プログラムであって、
前記所定のフォルダを監視し、前記所定のフォルダにおいて新規データが記憶されたことを検知する監視ステップと、
前記監視ステップにより新規データが記憶されたことが検知された場合に、前記所定のフォルダに配信されるデータが、前記文書データに関する書誌情報を含むか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにより書誌情報を含まないと判定された場合に、前記所定のフォルダにおいて前記文書データに関する書誌情報が記憶されていない状態で前記所定のフォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録する登録処理を実行し、
前記判定ステップにより書誌情報を含むと判定された場合、前記所定のフォルダにおいて前記文書データに関する書誌情報が記憶されたか否かを検出し、該書誌情報が記憶されたことを検出した後に、前記所定のフォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録処理を実行する登録ステップと、
をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。 - 所定のフォルダに配信された文書データを管理する情報処理装置であって、
前記所定のフォルダを監視し、前記所定のフォルダにおいて新規データが記憶されたことを検知する監視手段と、
前記監視手段により新規データが記憶されたことが検知された場合に、前記所定のフォルダに配信されるデータが、前記文書データに関する書誌情報を含むか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により書誌情報を含まないと判定された場合に、前記所定のフォルダにおいて前記文書データに関する書誌情報が記憶されていない状態で、前記所定のフォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録する登録処理を実行し、
前記判定手段により書誌情報を含むと判定された場合、前記所定のフォルダにおいて前記文書データに関する書誌情報が記憶されたか否かを検出し、該書誌情報が記憶されたことを検出した後に、前記所定のフォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録処理を実行する登録手段と、
を備える情報処理装置。 - データを記録する所定の格納領域に配信された文書データを管理する文書管理システムであって、
前記所定の格納領域を監視し、前記所定の格納領域において新規データが記憶されたことを検知する監視手段と、
前記監視手段により新規データが記憶されたことが検知された場合に、前記所定の格納領域に配信されるデータが、前記文書データに関する書誌情報を含むか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により書誌情報を含まないと判定された場合に、前記所定の格納領域において前記文書データに関する書誌情報が記憶されていない状態で、前記所定の格納領域に新規に記憶された文書データを文書リストに登録する登録処理を実行し、
前記判定手段により書誌情報を含むと判定された場合、前記所定の格納領域において前記文書データに関する書誌情報が記憶されたか否かを検出し、該書誌情報が記憶されたことを検出した後に、前記所定の格納領域に新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録処理を実行する登録手段と、
を備える文書管理システム。 - データを記録する所定の格納領域に配信された文書データを管理する情報処理装置であって、
前記所定の格納領域を監視し、前記所定の格納領域において新規データが記憶されたことを検知する監視手段と、
前記監視手段により新規データが記憶されたことが検知された場合に、前記所定の格納領域に配信されるデータが、前記文書データに関する書誌情報を含むか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により書誌情報を含まないと判定された場合に、前記所定の格納領域において前記文書データに関する書誌情報が記憶されていない状態で、前記所定の格納領域に新規に記憶された文書データを文書リストに登録する登録処理を実行し、
前記判定手段により書誌情報を含むと判定された場合、前記所定の格納領域において前記文書データに関する書誌情報が記憶されたか否かを検出し、該書誌情報が記憶されたことを検出した後に、前記所定の格納領域に新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録処理を実行する登録手段と、
を備える情報処理装置。
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