JP5621494B2 - 文書管理装置および文書管理用プログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理装置および文書管理用プログラムに関し、特に、１以上の画像形成装置と当該画像形成装置に画像形成動作を実行させる文書を記憶するサーバとを含む画像処理システムにおいて、画像形成装置およびサーバと接続可能な文書管理装置、ならびに、当該画像形成装置およびサーバと接続可能なコンピュータによって実行される文書管理用プログラムに関する。

従来から、１以上の画像形成装置とサーバとを含む画像処理システムにおいて、当該サーバに、パーソナルコンピュータ等の操作端末から文書を登録し、上記画像形成装置に上記サーバに登録した文書の画像形成動作を実行させる、いわゆるプルプリント処理を実行可能な画像処理システムが考案されている。このようなシステムにおいて、サーバに無駄な文書が登録され続けることにより、当該サーバの記憶容量が無駄に消費されることを回避すべく、サーバに記憶された文書は、適宜削除されるべきである。

このようなシステムにおける、サーバに記憶された文書の削除に関し、従来から種々の技術が開示されている。

たとえば、特許文献１（特開２００６−１２７４２９号公報）には、ネットワークを介して情報処理装置から登録された印刷ジョブデータに、当該データの保持期限を特定する情報を付加し、当該保持期限が経過したと判断されると、当該印刷ジョブのデータを削除する技術が開示されている。

また、特許文献２（特開２００７−２５９７０号公報）には、プルプリントシステムにおいて、各印刷ジョブの印刷結果が検知され、各ジョブのデータを、当該ジョブの印刷が正常に完了したことが検知されたことを条件として、消去する技術が開示されている。

また、特許文献３（特開２００７−２７９９２２号公報）には、サーバに格納された文書を削除する際に、当該文書について猶予期間を設定することができ、そして、文書を削除した後であっても、当該猶予期間内であれば、削除の対象となった文書へのアクセスを可能とする技術が開示されている。

また、特許文献４（特開２００４−２９５８３６号公報）には、サーバに登録される各文書について、当該文書の内容を解析することにより、当該文書内に出現する事象の終了の日付を抽出し、当該文書の終了日付に基づいて、文書の記憶期間を設定する技術が開示されている。

また、特許文献５（特開２００５−２４４６００号公報）には、複数のユーザからなるグループで利用するための文書（グループ共有文書）を登録する技術が開示されている。当該文献に開示された技術では、当該グループ共有文書の記憶期間が経過したときに、当該グループの中で、当該グループ共有文書にアクセスをしていない者がいるか否かが判定され、未アクセス者がいる場合には、管理者および未アクセス者が削除を許可したことを条件として、当該グループ共有文書が削除される。

特開２００６−１２７４２９号公報 特開２００７−２５９７０号公報 特開２００７−２７９９２２号公報 特開２００４−２９５８３６号公報 特開２００５−２４４６００号公報

画像処理システムにおいて、一般的には、サーバに記憶される文書を、当該システム中のどの画像形成装置によって画像形成されるかが登録されている。ここで、登録されている画像形成装置において当該画像形成装置の故障や用紙切れ等のエラーが発生した場合、当該エラーが解消する前に、当該文書の削除予定時期が到来すると、当該文書は画像形成動作を実行されることなく削除されるという不具合が想定される。上記特許文献１や特許文献３〜特許文献５に記載されるように、画像形成装置の動作とは無関係に削除される時期が延長されても、上記不具合は解消できない。

特許文献２に記載されるように、印刷が正常に完了したときにサーバのジョブが消去されるとすれば、当該ジョブの文書が画像形成動作を実行されることなく削除される事態は回避できる。しかしながら、このような技術によれば、当該文書の削除時期は、画像形成装置の状態によってのみ決定される。したがって、当該文書を登録したユーザは、当該文書が実際にはいつ削除されるかを予測できず、たとえば当該文書を自発的に削除することを希望する場合に削除のための操作が必要か否かを判断する際に、当該文書がまだ削除されていないかどうかの確認等が必要となるなど、当該文書の管理に際し、煩雑な操作を必要とされる場面が想定される。

本発明は、かかる実情に鑑み考え出されたものであり、その目的は、画像処理システムのサーバに記憶される文書について、当該文書が確実に画像形成動作の対象とされ、かつ、当該文書の削除予定時期を容易に管理できるように、当該文書の削除予定時期を延長することができる、文書管理装置および文書管理用プログラムを提供することである。

本発明のある局面に従った文書管理装置は、一以上の画像形成装置、および、画像形成装置に画像形成動作を実行させる文書を記憶するサーバを含む画像処理システムにおいて、画像形成装置およびサーバと接続可能な文書管理装置であって、各文書をサーバから削除する時期を特定する情報である削除予定時期を記憶するための記憶手段と、削除予定時期が到来したことを条件として、サーバに記憶された文書をサーバから削除するための処理を実行する削除手段と、画像形成装置の画像形成動作にエラーが発生した旨の情報を受信した場合に、エラーが発生した画像形成動作の対象となった文書である第１の文書の削除予定時期を、当該第１の文書が削除されるまでの期間がエラーの態様に応じた長さだけ延長されるように変更するための変更手段とを備える。記憶手段は、文書を、ユーザを特定する情報、および、当該文書の画像形成動作を実行させる画像形成装置を特定する情報と関連付けて記憶し、変更手段は、第１の文書の削除予定時期を、当該文書に関連付けて記憶されたユーザが、画像処理システムにおいてエラーが発生した画像形成装置を利用する頻度に応じた長さだけ当該第１の文書が削除されるまでの期間が延長されるように変更する。
本発明の他の局面に従った文書管理装置は、一以上の画像形成装置、および、画像形成装置に画像形成動作を実行させる文書を記憶するサーバを含む画像処理システムにおいて、画像形成装置およびサーバと接続可能な文書管理装置であって、各文書をサーバから削除する時期を特定する情報である削除予定時期を記憶するための記憶手段と、削除予定時期が到来したことを条件として、サーバに記憶された文書をサーバから削除するための処理を実行する削除手段と、画像形成装置の画像形成動作にエラーが発生した旨の情報を受信した場合に、エラーが発生した画像形成動作の対象となった文書である第１の文書の削除予定時期を、当該第１の文書が削除されるまでの期間がエラーの態様およびエラーが発生した１日のうちの時間帯に応じた長さだけ延長されるように変更するための変更手段とを備える。

また、本発明の文書管理装置では、変更手段は、第１の文書の削除予定時期を、エラーの解消のために画像形成装置で必要とされる対処の種類に応じた長さだけ当該第１の文書が削除されるまでの期間が延長されるように変更することが好ましい。

本発明のさらに他の局面に従った文書管理用プログラムは、一以上の画像形成装置、および、画像形成装置に画像形成動作を実行させる文書を記憶するサーバを含む画像処理システムにおいて、画像形成装置およびサーバと接続可能なコンピュータを、各文書をサーバから削除する時期を特定する情報である削除予定時期を記憶するための記憶手段、削除予定時期が到来したことを条件として、サーバに記憶された文書をサーバから削除するための処理を実行する削除手段、および、画像形成装置の画像形成動作にエラーが発生した旨の情報を受信した場合に、エラーが発生した画像形成動作の対象となった文書である第１の文書の削除予定時期を、エラーの態様に応じた長さだけ当該第１の文書が削除されるまでの期間が延長されるように変更するための変更手段として機能させるためのプログラムである。記憶手段は、文書を、ユーザを特定する情報、および、当該文書の画像形成動作を実行させる画像形成装置を特定する情報と関連付けて記憶し、変更手段は、第１の文書の削除予定時期を、当該文書に関連付けて記憶されたユーザが、画像処理システムにおいてエラーが発生した画像形成装置を利用する頻度に応じた長さだけ当該第１の文書が削除されるまでの期間が延長されるように変更する。
本発明のさらに他の局面に従った文書管理用プログラムは、一以上の画像形成装置、および、画像形成装置に画像形成動作を実行させる文書を記憶するサーバを含む画像処理システムにおいて、画像形成装置およびサーバと接続可能なコンピュータを、各文書をサーバから削除する時期を特定する情報である削除予定時期を記憶するための記憶手段、削除予定時期が到来したことを条件として、サーバに記憶された文書をサーバから削除するための処理を実行する削除手段、および、画像形成装置の画像形成動作にエラーが発生した旨の情報を受信した場合に、エラーが発生した画像形成動作の対象となった文書である第１の文書の削除予定時期を、エラーの態様およびエラーが発生した１日のうちの時間帯に応じた長さだけ当該第１の文書が削除されるまでの期間が延長されるように変更するための変更手段として機能させるためのプログラムである。

この発明によると、携帯端末を携帯して移動しているユーザが、移動先の複合機を利用できる。

本発明の第１の実施の形態に係る文書管理装置を含む文書処理システムの構成の具体例を示す図である。 文書管理サーバのハードウェア構成を模式的に示す図である。 文書管理サーバの機能ブロック図である。 文書管理処理のフローチャートである。 図４のステップＳ５０のサブルーチンのフローチャートである。 文書情報管理部に格納される管理テーブルの一例を示す図である。 文書情報管理部に格納される管理テーブルの一例を示す図である。 文書情報管理部に格納される管理テーブルの一例を示す図である。 文書情報管理部に格納される管理テーブルの一例を示す図である。

以下、図面を参照しつつ、本発明の実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品および構成要素には、同一の符号を付し、それらについて、重複した説明は繰返さない。

［第１の実施の形態］
＜１．文書処理システムの構成＞
図１は、本発明の第１の実施の形態に係る文書管理装置を含む文書処理システムの構成の具体例を示す図である。

図１を参照して、本実施の形態に係る文書処理システムは、文書についての画像形成動作を実行するＭＦＰ（Multi Function Peripheral）２００Ａ〜２００Ｃと、当該ＭＦＰ２００Ａ〜２００Ｃに画像形成を行なわせる文書を記憶する文書管理サーバ１００と、文書管理サーバ１００に対して文書をスプールするクライアント端末３００とを含む。

なお、図１の文書処理システムでは、画像形成装置（ＭＦＰ）の数は３とされているが、システムを構成する画像形成装置の数は、１以上であればこれに限定されない。

クライアント端末３００は、文書管理サーバ１００に対して文書をスプールさせ、当該文書の画像形成（印刷）を指示できればよく、たとえば、汎用のパーソナルコンピュータによって構成される。

＜２．文書管理サーバの構成＞
図２は、文書管理サーバ１００のハードウェア構成を模式的に示す図である。

図２を参照して、文書管理サーバ１００は、全体を制御するための演算装置であるＣＰＵ（Central Processing Unit）１０と、ＣＰＵ１０で実行されるプログラムなどを記憶するためのＲＯＭ（Read Only Memory）１１と、ＣＰＵ１０でプログラムを実行する際の作業領域として機能するためのＲＡＭ（Random Access Memory）１２と、種々の情報を記憶するためのＨＤ（Hard Disk）１３と、電話回線を介した通信を制御するための通信コントローラ１４と、ＬＡＮ（Local Area Network）を介した通信の制御するためのネットワークコントローラ１５と、メディアコントローラ１６とを含む。

ＨＤ１３に記憶される情報には、ＭＦＰ２００に画像形成を実行させるための文書のデータ、および、後述する管理テーブルを構成するデータが含まれる。

本実施の形態の文書処理システムでは、文書管理サーバ１００は、クライアント端末３００およびＭＦＰ２００（以下、ＭＦＰ２００Ａ〜２００Ｃを総称して「ＭＦＰ２００」という）と通信可能に構成されている。文書管理サーバ１００は、通信コントローラ１４および／またはネットワークコントローラ１５を介して、クライアント端末３００およびＭＦＰ２００と通信する。なお、文書管理サーバ１００は、少なくとも、通信コントローラ１４とネットワークコントローラ１５のうち、クライアント端末３００およびＭＦＰ２００と通信する際に利用されるコントローラのみを備えていれば良い。

ＣＰＵ１０は、メディアコントローラ１６を介して、文書管理サーバ１００に対して着脱可能なリムーバブルメディア９００に対する情報の書き込みおよび読み込みを行なう。ＣＰＵ１０が実行するプログラムは、リムーバブルメディア９００に記憶されているものであっても良く、また、ネットワークを介して文書管理サーバ１００にインストールされたものであっても良い。

図３は、文書管理サーバ１００の機能ブロック図である。
図３を参照して、文書管理サーバ１００は、印刷対象となる文書を記憶する文書保存部１０７と、当該文書保存部１０７への文書の記憶および文書保存部１０７における文書の削除のための処理を行なう文書管理部１０５と、文書保存部１０７に記憶された文書についての情報を記憶する文書情報管理部１０３と、文書情報管理部１０３において記憶される情報の生成および調整のための処理を行なう文書情報調整部１０１と、クライアント端末３００およびＭＦＰ２００との間で情報を送受信するための送受信部１１１と、文書情報調整部１０１が文書情報管理部１０３に記憶される各文書の削除予定時刻（後述）を変更する際の期間についての情報を取得する変更期間取得部１０９とを含む。

文書保存部１０７は、たとえばＨＤ１３などの、記憶装置によって構成される。
文書情報調整部１０１、文書管理部１０５、および変更期間取得部１０９は、たとえば、ＣＰＵ１０が適切なプログラムを実行することによって実現される。なお、これらの機能を達成するための専用のハードウェア資源（専用の集積回路等）が、文書管理サーバ１００に備えられていてもよい。

文書情報管理部１０３は、ＨＤ１３などの記憶装置によって実現される。
送受信部１１１は、通信コントローラ１４および／またはネットワークコントローラ１５が、ＣＰＵ１０に適宜制御されることによって実現される。

＜３．管理テーブル＞
図６は、文書情報管理部１０３に格納される管理テーブルの一例を示す図である。

管理テーブルは、文書保存部１０７に記憶された文書についての情報である。なお、文書保存部１０７に記憶された文書を管理する情報は、図６等に示されたテーブル形式に限定されない。各文書について、当該文書を登録したユーザおよび、当該文書を文書保存部１０７から削除するべき時刻（削除予定時刻）を含む情報を記憶するものであれば、図６等に示されたテーブル形式に限定されない。

図６を参照して、管理テーブルでは、各文書について、当該文書の状態（印刷が完了したか否か。つまり、印刷済／未印刷）と、文書名と、当該文書を文書管理サーバ１００に登録したユーザを特定する情報（図６中のユーザ「tom」「mori」「hiro」等）と、各文書のサイズと、各文書が文書管理サーバ１００に記憶（登録）された時刻と、各文書の削除予定時刻とが関連付けられて記憶されている。

なお、文書情報管理部１０３には、文書処理システムを構成するＭＦＰ２００（ＭＦＰ２００Ａ，２００Ｂ，２００Ｃ）のそれぞれについて、管理テーブルを記憶している。図６は、たとえば、ＭＦＰ２００Ａについての、管理テーブルである。

文書管理部１０５は、管理テーブルに登録されている順序で、各ＭＦＰ２００に対して、文書保存部１０７に記憶されている文書の印刷を、送受信部１１１を介して指示する。

指示を受けたＭＦＰ２００は、当該文書の画像形成を実行する。画像形成動作が完了すると、ＭＦＰ２００は、文書管理サーバ１００に対して、その旨を通知する。

文書の画像形成動作の完了の通知を受けると、文書情報調整部１０１は、当該文書についての、管理テーブルにおける「状態」を「印刷済」に変更する。図７は、図６の管理テーブルの中の文書名「文書１」についての画像形成動作の完了の通知を受けたときの管理テーブルを示す。図７では、図６と比較して、文書名「文書１」についての「状態」が「印刷済」に変更されている。

本実施の形態の文書処理システムでは、各ＭＦＰ２００は、自機でエラーが発生したことが検出されると、その旨が文書管理サーバ１００へと通知される。当該通知を受けた文書管理サーバ１００は、管理テーブルの、エラーが発生したＭＦＰ２００において画像形成動作の対象となっていた文書についての「状態」を変更する。

図８は、文書１の画像形成が実行されているＭＦＰ２００からエラーが発生した旨の通知を受けたことによって変更を加えられた管理テーブルを模式的に示している。図８では、文書１の「状態」が、「エラー」とされている。なお、ＭＦＰ２００から文書管理サーバ１００へは、エラーの内容についても併せて通知される。管理テーブルには、エラーの内容（図８では、「用紙ＪＡＭ」）も登録される。

本実施の形態では、ＭＦＰ２００にエラーが発生すると、当該エラーの種類に応じた長さだけ、文書が削除されるまでの期間が延長される。これに応じて、管理テーブルの削除予定時刻が変更される。図６と図８とを比較すると、文書１の削除予定時刻が、エラーが生じたことにより、２０１０年２月２５日の１２時５８分００秒から２０１０年２月２５日の１４時５８分００秒に変更されている。つまり、削除されるまでの期間が２時間延長されている。

また、図８では、文書１以外の文書についても、同様に、削除されるまでの期間が、図６に示されたものと比較して、２時間延長されている。

以下、このような文書が削除されるまでの期間の延長を含めた、本実施の形態の文書管理サーバの機能について説明する。

＜４．記憶文書管理処理＞
本実施の形態の文書管理サーバ１００は、クライアント端末３００から、ＭＦＰ２００で画像形成するための文書のスプールの要求を受付ける。当該要求に応じて、文書管理部１０５は、文書保存部１０７に当該文書を記憶し、そして、文書毎に指定されたＭＦＰ２００に対して、各文書の画像形成を指示する。

文書保存部１０７に記憶された文書を管理するための情報が、上記した管理テーブルとして、文書情報管理部１０３に記憶されている。文書情報管理部１０３に記憶された管理テーブルは、文書情報調整部１０１によって、適宜更新される。

文書管理部１０５は、文書情報管理部１０３に記憶された情報に従って、文書保存部１０７に記憶された文書の画像形成をＭＦＰ２００に対して指示し、また、当該文書を文書保存部１０７から削除する。

以下、文書情報調整部１０１が管理テーブルを更新するために実行する処理（文書管理処理）について、当該処理のフローチャートである図４を参照して説明する。

図４を参照して、文書情報調整部１０１は、まずステップＳ１０で、文書保存部１０７に対して新たな文書が記憶されたか否かを判断し、そうであると判断するとステップＳ２０へ処理を進め、その時点では新たな文書の記憶がなされていないと判断するとステップＳ４０へ処理を進める。

ステップＳ２０では、文書情報調整部１０１は、当該新たに記憶された文書についての削除予定時刻を算出して、ステップＳ３０へ処理を進める。

なお、本実施の形態において、削除予定時刻は、たとえば、文書が記憶された時刻から一定時間経過後（たとえば２時間後）として算出することができる。但し、削除予定時刻の決定の態様はこれに限定されず、当該文書を登録したユーザ毎に変更されるなど、種々の態様が考えられる。また、削除予定時刻は、予め登録されており、登録されている場所から読み込まれることにより、つまり、何らの算出を要さず取得されても良い。

ステップＳ３０では、文書情報調整部１０１は、ステップＳ１０で新たに記憶されたと判断した文書についての情報を、管理テーブルに登録して、ステップＳ４０へ処理を進める。ここで登録される情報としては、たとえば、図６に示されるように、各文書についての、「状態」「文書名」「ユーザ」「サイズ」「登録時刻」「削除予定時刻」が挙げられる。また、本実施の形態では、各文書の画像形成を実行させるＭＦＰ２００毎に管理テーブルが生成されているので、文書の登録の際に指定されたＭＦＰ２００についての管理テーブルに当該情報が登録される。

ステップＳ４０では、文書情報調整部１０１は、管理テーブルに情報を登録されている文書についての状態に変化があったか否かを判断する。この判断としては、たとえば、当該文書についての画像形成が完了した旨の通知をＭＦＰ２００から受けたか否か、また、文書の画像形成動作中にＭＦＰ２００においてエラーが発生した旨の通知を受けたか否か、などが挙げられる。

そして、状態に変化があったと判断するとステップＳ５０へ処理を進め、現時点では状態に変化がないと判断するとステップＳ６０へ処理を進める。

ステップＳ５０では、文書情報調整部１０１は、管理テーブルに、当該状態の変化を反映させるように更新して、ステップＳ６０へ処理を進める。ステップＳ５０の処理の詳細については、後述する。

ステップＳ６０では、文書情報調整部１０１は、管理テーブルに登録している文書のいずれかについての削除予定時刻が到来したか否かを判断し、到来したと判断するとステップＳ７０へ処理を進め、まだいずれの文書の削除予定時刻も到来していないと判断するとステップＳ１０へ処理を戻す。

ステップＳ７０では、文書情報調整部１０１は、削除予定時刻が到来した文書についての文書の削除を文書管理部１０５に指示して、ステップＳ１０へ処理を戻す。これに応じて、文書管理部１０５は、当該文書を文書保存部１０７から削除する。

＜５．管理テーブル更新処理＞
図５は、図４のステップＳ５０のサブルーチンのフローチャートである。

図５を参照して、文書情報調整部１０１は、まずステップＳ５１０で、状態の変化が、画像形成（印刷）の完了であるか否かを判断し、そうであると判断するとステップＳ５２０へ処理を進め、そうではないと判断するとステップＳ５３０へ処理を進める。

ステップＳ５２０では、文書情報調整部１０１は、対応する文書の状態を「印刷済」に変更するように管理テーブルを更新してステップＳ５３０へ処理を進める。

ステップＳ５３０では、ステップＳ４０で検知した状態の変化が、対応する文書の画像形成動作においてエラーが発生したものであるか否かを判断し、そうであると判断するとステップＳ５４０へ処理を進め、そうではないと判断するとステップＳ５６０へ処理を進める。

ステップＳ５４０では、文書情報調整部１０１は、画像形成にエラーが生じた文書の削除予定時刻を再度取得して、ステップＳ５５０へ処理を進める。

ステップＳ５４０における削除予定時刻の再取得の態様を、以下に説明する。
本実施の形態では、文書の画像形成動作にエラーが発生した場合、当該エラーの種類に応じて、当該文書が削除されるまでの期間を延長する時間の長さが異なる。具体的には、延長する長さは、次の表１に従って決定される。

表１から理解されるように、エラーが発生したＭＦＰ２００において、そのエラーの種類が、当該ＭＦＰ２００自体の故障（たとえば、モータやセンサの動作不良）である場合には、削除予定時刻が１週間先の時刻とされる。また、ＭＦＰ２００において、トナーエンプティのエラーが生じた場合には、削除予定時刻は３日先の時刻へと変更される。また、エラーが、ＭＦＰ２００における用紙切れやＪＡＭの発生である場合には、削除予定時刻は２時間先の時刻へと変更される。なお、エラーの種類が上記以外のものである場合には、削除予定時刻は延長されず、変更されない。

図５に戻って、ステップＳ５４０で削除予定時刻を再取得した後、文書情報調整部１０１はステップＳ５５０へ処理を進める。

ステップＳ５５０では、文書情報調整部１０１は、管理テーブルにおいて、ステップＳ５４０で再取得した情報に基づき、削除予定時刻を更新して、ステップＳ５６０へ処理を進める。

なお、本実施の形態では、エラーが発生した文書の削除予定時刻だけでなく、当該エラーが発生したＭＦＰ２００に画像形成動作を実行させるすべての文書についての削除予定時刻が同様に更新されることが好ましい。当該エラーの発生により、当該ＭＦＰ２００におけるこれらの文書の画像形成動作も遅延すると考えられるからである。

ステップＳ５６０では、文書情報調整部１０１は、その他の処理を実行して、図４へ処理をリターンさせる。ステップＳ４０で検知した文書の状態の変化が、ステップＳ５１０またはステップＳ５３０に挙げたもの以外の要因による場合には、ステップＳ５６０において、当該要因に応じて、管理テーブルの内容が更新される。具体的には、たとえば、クライアント端末から、文書保存部１０７に記憶されている文書を削除する指示を受けた場合に、当該文書についての管理テーブルにおける情報を削除する処理が挙げられる。この場合、文書情報調整部１０１が管理テーブルにおける当該文書の状態を「削除」に変更し、図５に処理が移される。そして、ステップＳ５６０で、文書情報調整部１０１は、管理テーブルから当該文書の情報を削除し、そして、文書管理部１０５に対し、文書保存部１０７に記憶された当該文書の削除を指示する。これに応じて、文書管理部１０５は、当該文書を削除する。

以上説明した本実施の形態では、文書管理サーバ１００にスプールされた文書についての画像形成動作を実行しているＭＦＰ２００においてエラーが発生した場合、管理テーブルにおいて、文書の削除予定時刻が、当該エラーの種類に応じた長さだけ削除が延期されるように、更新される。

エラーの種類と削除が延期される期間の関係は、表１に例示されている。なお、表１では、削除の時刻を延長する期間の長さは、各エラーを解消するためにＭＦＰ２００で必要とされる対処の種類に応じた長さとされている。具体的には、ＭＦＰ２００のモータやセンサ等の故障の場合には、当該ＭＦＰ２００がサービスマンによって修理されたり、当該ＭＦＰ２００が所定の工場等に搬送されて修理される必要がある。このようなエラーについては、最も長い１週間という延長期間が設けられている。

一方、ＭＦＰ２００における用紙切れや紙詰まり（ＪＡＭ）については、当該ＭＦＰ２００のユーザが用紙を補給したり詰まった用紙を取り除くなどによって、解消されると考えられる。つまり、サービスマンを呼ぶまでもなく、ユーザによって対処可能であると考えられる。したがって、このようなエラーについては、最も短い期間である２時間が割り当てられている。

トナーエンプティのように、消耗部品の購入が必要なエラーについては、上記した最長の期間と最短の期間の中間の期間である、３日間が割り当てられている。

なお、本実施の形態では、エラーの解消のために必要とされる対処の種類に応じて延長期間の長さが設定されれば、エラーの種類や延長期間の長さについては、表１に示されたものに限定されるものではない。

［第２の実施の形態］
本実施の形態では、文書管理サーバ１００における、管理テーブル更新処理（図５参照）での、ステップＳ５４０における削除予定時刻の再取得の処理内容のみが異なる。

本実施の形態では、削除予定時刻の再取得は、表２に示されたものに従って行なわれる。

表２によれば、まず、エラーが発生した際の、文書処理システムに含まれるＭＦＰ２００の台数が１台であるか否かによって、延長する期間が決定される。つまり、ＭＦＰ２００の台数が１台である場合には、画像形成動作にエラーが発生した文書（および他の文書）についての削除予定時刻が、１週間延長される。

一方、文書処理システムに複数台のＭＦＰ２００が含まれる場合には、管理テーブルに登録されているユーザのそれぞれについての、エラーが生じたＭＦＰ２００の使用率に応じて、削除までの時間を延長する期間が決定される。

各ＭＦＰ２００の使用率は、ユーザごとに算出され、文書管理サーバ１００において管理されている。表３に、使用率の管理態様の一例を示す。

文書情報調整部１０１は、各ユーザの文書についての、ＭＦＰ２００Ａ〜２００Ｃのそれぞれについて、画像形成動作を実行された数（文書情報管理部１０３において状態を印刷済とされた文書の数）に基づいて、表３に示されるような、ＭＦＰ２００Ａ〜２００Ｃのそれぞれについての使用率を算出する。つまり、たとえば、文書情報管理部１０３に、画像形成動作の実行が完了した文書の履歴（各文書のユーザおよび当該動作を実行したＭＦＰ２００を特定する情報を含む）を記憶し、当該履歴に応じて、使用率が算出される。

使用率は、文書管理サーバ１００に登録され、画像形成動作を実行された文書の総数に対する、ＭＦＰ２００Ａ〜２００Ｃのそれぞれで画像形成動作を実行された文書の数の比である。なお、表３において、ＭＦＰ−１はＭＦＰ２００Ａに、ＭＦＰ−２はＭＦＰ２００Ｂに、ＭＦＰ−３はＭＦＰ２００Ｃに、それぞれ対応する。

次に、本実施の形態における削除予定時刻の再取得の態様について、具体的に説明する。

本実施の形態では、文書情報管理部１０３に、図６に示されるように、ＭＦＰ２００Ａについての管理テーブルが記憶されているとする。

一方、表３に示されるように、ＭＦＰ２００Ａについての、各ユーザの使用率は、ユーザ「tom」は１００％、ユーザ「mori」は０％、ユーザ「hiro」は５０％、そして、ユーザ「fuku」は３３％である。

このような状況において、ＭＦＰ２００Ａで、図６において未印刷の状態での文書の中で先頭に登録された「文書１」についての画像形成動作中にエラーが生じたとする。このとき、ユーザ毎に、当該ユーザが登録した文書についての、削除までの時間を延長する長さが決定される。

具体的には、ユーザ「tom」については、エラーが発生したＭＦＰ２００の使用率が１００％であるため、延長期間が２時間と決定される。ユーザ「mori」については、ＭＦＰ２００Ａの使用率が０％（つまり、今まで、ＭＦＰ２００Ａを使用したことがない）であるため、削除までの時間は延長されない。ユーザ「hiro」については、ＭＦＰ２００Ａの使用率が５０％であるため、延長期間が１時間と決定される。

また、ユーザ「fuku」についてはＭＦＰ２００Ａの使用率が３３％であるため、延長期間が４０分と決定される。

これにより、図６に示されていた管理テーブルにおける削除予定時刻は、図９に示されるように変更される。

具体的には、ユーザ「tom」に関連付けられた「文書１」と「文書５」については、２時間ずつ、削除までの時間が２時間延ばされるように、削除予定時刻が変更されている。

ユーザ「mori」の「文書２」と「文書６」については、削除予定時刻は変更されていない。

ユーザ「hiro」の「文書３」は、削除までの時間が１時間延長されるように、削除予定時刻が変更されている。

ユーザ「fuku」の「文書４」は、削除までの時間が４０分延長されるように、削除予定時刻が変更されている。

以上説明した本実施の形態では、ＭＦＰ２００Ａ〜２００Ｃのいずれかにエラーが発生した場合、当該エラーの発生したＭＦＰ２００のエラーによって影響を受ける度合いに応じて、各ユーザの登録した文書が削除されるまでの期間が延長されている。

具体的には、ユーザ「tom」は、３台のＭＦＰ２００Ａ〜２００Ｃのうち、ＭＦＰ２００Ａのみを使用している。このため、ユーザ「tom」は、ＭＦＰ２００Ａを、３台のＭＦＰ２００Ａ〜２００Ｃの中から好んで使用しているか、または、ＭＦＰ２００Ａ以外が使用しにくい環境にあると考えられる。このため、ユーザ「tom」は、ＭＦＰ２００Ａの故障によって大きな影響を受けると考えられる。これにより、当該ユーザの登録した文書については、削除までの期間が最も長い時間延長されることとされている。

ユーザ「mori」については、ＭＦＰ２００Ｂの使用率が１００％となっている一方で、ＭＦＰ２００Ａの使用率は０％である。このことから、ＭＦＰ２００Ａの故障によって受ける影響は小さいと考えられる。このため、ＭＦＰ２００Ａが故障しても、当該ユーザが登録した文書についての、削除までの期間の延長は行なわれない。

ユーザ「hiro」およびユーザ「fuku」は、複数のＭＦＰ２００を併用している。そして、本実施の形態では、これらのユーザについては、その使用率に応じて、各ＭＦＰ２００の故障による影響を受けると考えられるため、使用率に応じて、つまり、使用率が高いＭＦＰ２００にエラーが生じたほど長く削除までの期間が延長されるように、削除予定時刻を変更している。

［第３の実施の形態］
本実施の形態では、第１の実施の形態に対して、管理テーブル更新処理（図５参照）のステップＳ５４０における削除予定時刻の再取得の態様のみが異なる。

本実施の形態では、ＭＦＰ２００においてエラーが発生した時間帯に応じて、各文書の削除までの時間を延長する期間の長さが決められる。

エラーが発生した時間帯と延長する期間の長さの対応関係の一例を、表４に示す。

表４では、エラーが発生した時間帯が、（１）〜（５）の５つが示されている。
表４によれば、時間帯（１）または時間帯（４）にエラーが発生すると、当該エラーが発生したＭＦＰについての管理テーブルの削除予定時刻が、削除されるまでの期間が２時間延長されるように、変更される。時間帯（２）または時間帯（５）にＭＦＰ２００においてエラーが発生すると、エラーが発生したＭＦＰについての管理テーブルでは、各文書の削除予定時刻が、削除されるまでの期間が１時間延長されるように、変更される。時間帯（３）にエラーが発生した場合には、管理テーブルにおける削除予定時刻は変更されない。

時間帯（１）および時間帯（４）は、職場における始業直後または休憩時間終了直後に対応している。このような時間帯には、文書処理システムにおいて、ＭＦＰ２００に対する印刷指示の要求が集中すると考えられる。本実施の形態では、このような時間帯にエラーが発生した場合に、各文書の削除までの時間を最も長く延長し、これにより、印刷要求の集中により多くの文書が印刷を待機していることに対応して、当該多くの文書のすべてが削除される前に印刷されるようにしている。一方、休憩時間に対応する時間帯（３）については、各ユーザにとって、ＭＦＰ２００のエラーによる影響は少ないと考えられる。これにより、無駄に文書の削除までの時間が延長されることを回避すべく、当該時間帯にエラーが発生しても、削除予定時刻は変更されない。

また、時間帯（２）および時間帯（５）については、時間帯（１）や時間帯（４）ほどではないが、ある程度印刷要求が多くなされると想定される。これらの時間帯については、時間帯（１）および（４）よりも短い時間ではあるが、印刷要求が集中することによりある程度の数の文書が印刷を待機させられると考えられるため、時間帯（１）または時間帯（４）よりも短い時間ではあるが、削除されるまでの期間を延長するように構成されている。

なお、本実施の形態では、時間帯毎に、印刷要求が集中する度合いに応じた長さだけ、文書の削除までの期間が延長されるように、削除予定時刻が変更されれば良く、時間帯の分け方や延長される時間の長さは、表４にしめされたものに限定されない。

［変形例等］
以上説明した各実施の形態では、ＭＦＰ２００においてエラーが発生した場合、当該エラーの態様（ＭＦＰ２００におけるエラーの種類、エラーが発生した時間帯、エラーが発生したＭＦＰ２００についてのユーザごとの使用率）に応じた時間の長さだけ、文書管理サーバ１００に記憶された文書が削除されるまでの期間が延長されるように、削除予定時刻が変更される。

なお、各実施の形態では、クライアント端末３００は、文書管理サーバ１００と通信可能に構成されている。これにより、クライアント端末３００のユーザは、図６等を参照して説明した管理テーブルを参照することができる。これにより、各ユーザは、自己が登録した文書の削除予定時刻を参照することができる。

各実施の形態では、図７を参照して説明したように、印刷済の文書についても、削除予定時刻を含めた情報が管理されている。本明細書の各実施の形態では、各文書についての削除予定時刻が変更されているが、印刷済の文書については、削除予定時刻を変更しないものとされることが好ましい。既に印刷が行なわれているため、削除までの時間を延長される必要がないと考えられるからである。

但し、システムの目的などによって、当該印刷済の文書についても、未印刷の文書と同様に、削除予定時刻が変更されてもよい。

本発明は、文書管理サーバ１００にプログラムを供給することによって達成される場合にも適用できることはいうまでもない。そして、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記録媒体（リムーバブルメディア９００）を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ（Micro-Processing Unit））が記録媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、本発明の効果を享受することが可能となる。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc - Read Only Memory）、ＤＶＤ−ＲＯＭ（Digital Versatile Disk - Read Only Memory）、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ、メモリカード、ＦＤ（Flexible Disk）、ハードディスク、磁気テープ、カセットテープ、ＭＯ（Magnetic Optical Disc）、ＭＤ（Mini Disc）、ＩＣ（Integrated Circuit）カード（メモリカードを除く）、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ（Electronically Erasable Programmable Read-Only Memory）などの、不揮発的にプログラムを格納する媒体が挙げられる。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。また、各実施の形態は、可能な限り組合わせて実施されることが意図される。

１００ 文書管理サーバ、１０１ 文書情報調整部、１０３ 文書情報管理部、１０５ 文書管理部、１０７ 文書保存部、１０９ 変更期間取得部、１１１ 送受信部、２００，２００Ａ〜２００Ｃ ＭＦＰ、３００ クライアント端末。

Claims (5)

1. 一以上の画像形成装置、および、前記画像形成装置に画像形成動作を実行させる文書を記憶するサーバを含む画像処理システムにおいて、前記画像形成装置および前記サーバと接続可能な文書管理装置であって、
   各前記文書を前記サーバから削除する時期を特定する情報である削除予定時期を記憶するための記憶手段と、
   前記削除予定時期が到来したことを条件として、前記サーバに記憶された文書を前記サーバから削除するための処理を実行する削除手段と、
   前記画像形成装置の画像形成動作にエラーが発生した旨の情報を受信した場合に、前記エラーが発生した画像形成動作の対象となった文書である第１の文書の前記削除予定時期を、当該第１の文書が削除されるまでの期間が前記エラーの態様に応じた長さだけ延長されるように変更するための変更手段とを備え、
   前記記憶手段は、前記文書を、ユーザを特定する情報、および、当該文書の画像形成動作を実行させる画像形成装置を特定する情報と関連付けて記憶し、
   前記変更手段は、前記第１の文書の前記削除予定時期を、当該文書に関連付けて記憶されたユーザが、前記画像処理システムにおいて前記エラーが発生した前記画像形成装置を利用する頻度に応じた長さだけ当該第１の文書が削除されるまでの期間が延長されるように変更する、文書管理装置。
2. 一以上の画像形成装置、および、前記画像形成装置に画像形成動作を実行させる文書を記憶するサーバを含む画像処理システムにおいて、前記画像形成装置および前記サーバと接続可能な文書管理装置であって、
   各前記文書を前記サーバから削除する時期を特定する情報である削除予定時期を記憶するための記憶手段と、
   前記削除予定時期が到来したことを条件として、前記サーバに記憶された文書を前記サーバから削除するための処理を実行する削除手段と、
   前記画像形成装置の画像形成動作にエラーが発生した旨の情報を受信した場合に、前記エラーが発生した画像形成動作の対象となった文書である第１の文書の前記削除予定時期を、当該第１の文書が削除されるまでの期間が前記エラーの態様および前記エラーが発生した１日のうちの時間帯に応じた長さだけ延長されるように変更するための変更手段とを備える、文書管理装置。
3. 前記変更手段は、前記第１の文書の前記削除予定時期を、前記エラーの解消のために前記画像形成装置で必要とされる対処の種類に応じた長さだけ当該第１の文書が削除されるまでの期間が延長されるように変更する、請求項１または請求項２に記載の文書管理装置。
4. 一以上の画像形成装置、および、前記画像形成装置に画像形成動作を実行させる文書を記憶するサーバを含む画像処理システムにおいて、前記画像形成装置および前記サーバと接続可能なコンピュータを、
   各前記文書を前記サーバから削除する時期を特定する情報である削除予定時期を記憶するための記憶手段、
   前記削除予定時期が到来したことを条件として、前記サーバに記憶された文書を前記サーバから削除するための処理を実行する削除手段、および、
   前記画像形成装置の画像形成動作にエラーが発生した旨の情報を受信した場合に、前記エラーが発生した画像形成動作の対象となった文書である第１の文書の前記削除予定時期を、前記エラーの態様に応じた長さだけ当該第１の文書が削除されるまでの期間が延長されるように変更するための変更手段として機能させ、
   前記記憶手段は、前記文書を、ユーザを特定する情報、および、当該文書の画像形成動作を実行させる画像形成装置を特定する情報と関連付けて記憶し、
   前記変更手段は、前記第１の文書の前記削除予定時期を、当該文書に関連付けて記憶されたユーザが、前記画像処理システムにおいて前記エラーが発生した前記画像形成装置を利用する頻度に応じた長さだけ当該第１の文書が削除されるまでの期間が延長されるように変更する、文書管理用プログラム。
5. 一以上の画像形成装置、および、前記画像形成装置に画像形成動作を実行させる文書を記憶するサーバを含む画像処理システムにおいて、前記画像形成装置および前記サーバと接続可能なコンピュータを、
   各前記文書を前記サーバから削除する時期を特定する情報である削除予定時期を記憶するための記憶手段、
   前記削除予定時期が到来したことを条件として、前記サーバに記憶された文書を前記サーバから削除するための処理を実行する削除手段、および、
   前記画像形成装置の画像形成動作にエラーが発生した旨の情報を受信した場合に、前記エラーが発生した画像形成動作の対象となった文書である第１の文書の前記削除予定時期を、前記エラーの態様および前記エラーが発生した１日のうちの時間帯に応じた長さだけ当該第１の文書が削除されるまでの期間が延長されるように変更するための変更手段として機能させる、文書管理用プログラム。

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