JP5233475B2 - 文書管理装置、文書管理プログラム、及び文書管理システム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理プログラム、及び文書管理システムに関する。

テキスト文書データや音声データ、マルチメディアデータなどの電子文書（以下単に文書とも呼ぶ）をサーバに登録し、ユーザの要求に応じてその文書を提供することが行われている。また、電子文書に対して一意な識別子を付与し、ユーザが入力した識別子に対応する電子文書を提供するシステムも知られている。

また、文書に対する操作の履歴を表す情報を記録しておき、その操作履歴に関する情報を提供するシステムがある。例えば、特許文献１に記載のシステムでは、操作ＩＤ（識別子）が付与された文書に対してユーザが操作を行なうと、その操作結果の文書に対して新たな操作ＩＤが付与され、操作前の文書の操作ＩＤを親とし、操作結果の文書に付与された新たな操作ＩＤを子とする派生関係が記録される。さらに、この派生関係と対応づけて、文書に対して行なわれた操作に関する属性情報が記録される。また、特許文献１に記載のシステムは、操作ＩＤを指定した文書の閲覧要求をユーザから受けると、指定された操作ＩＤを起点に派生関係を遡った経路上に含まれる操作ＩＤの文書の情報をユーザに提供する。

特開２００８−３８４６号公報

文書に対する操作の履歴を記録する文書管理システムにおいて、特定の検索条件を満たす文書の検索を指示する要求に応じて検索結果の文書を提供する場合、当該検索条件を用いて検索が実行された旨を表す情報を記録することはあるが、検索結果として提供された文書に関し、当該文書が検索結果として提供された旨は記録されない。

本発明は、検索要求に応じた検索の結果として提供された文書について、当該文書が検索結果として提供された旨を記録する文書管理装置、文書管理システム、及び文書管理プログラムを提供することを目的とする。

請求項１に係る発明は、第１の文書を親とし前記第１の文書に対する操作の結果生成された第２の文書を子とする派生関係の情報を情報処理装置から受け取って記憶部に登録する登録部と、指定文書及び検索条件を特定する利用要求に応じて、前記記憶部に登録された派生関係群が表す木構造であって前記指定文書が属する木構造に含まれる文書のうち前記検索条件を満たす文書を出力対象文書とし、前記出力対象文書に関する情報を出力する出力部と、を備え、前記登録部は、さらに、前記出力対象文書を親とし、前記出力部が前記出力対象文書に関する情報を出力した結果の文書である出力結果文書を子とする派生関係の情報を前記記憶部に登録し、前記第１の文書に対する前記操作の種類を表す情報を前記情報処理装置から受け取り、前記操作の種類が所定の種類である場合、及び前記操作の種類が前記所定の種類以外であって前記情報処理装置により前記第２の文書に付された強制登録指示を検出した場合は、前記派生関係の情報を前記記憶部に登録し、前記操作の種類が前記所定の種類以外であって前記強制登録指示を検出しない場合は、前記派生関係の情報を前記記憶部に登録しない、ことを特徴とする文書管理装置である。

請求項２に係る発明は、請求項１又は２に係る発明において、前記出力部は、前記検索条件を満たす前記出力対象文書のうち、前記出力結果文書を子として有する文書と、その他の文書と、を互いに異なる態様で表示装置に表示させる表示情報を出力する。

請求項３に係る発明は、第１の文書を親とし前記第１の文書に対する操作の結果生成された第２の文書を子とする派生関係の情報を情報処理装置から受け取って記憶部に登録するステップと、指定文書及び検索条件を特定する利用要求に応じて、前記記憶部に登録された派生関係群が表す木構造であって前記指定文書が属する木構造に含まれる文書のうち前記検索条件を満たす文書を出力対象文書とし、前記出力対象文書に関する情報を出力するステップと、前記出力対象文書を親とし、前記出力部が前記出力対象文書に関する情報を出力した結果の文書である出力結果文書を子とする派生関係の情報を前記記憶部に登録し、前記第１の文書に対する前記操作の種類を表す情報を前記情報処理装置から受け取り、前記操作の種類が所定の種類である場合、及び前記操作の種類が前記所定の種類以外であって前記情報処理装置により前記第２の文書に付された強制登録指示を検出した場合は、前記派生関係の情報を前記記憶部に登録し、前記操作の種類が前記所定の種類以外であって前記強制登録指示を検出しない場合は、前記派生関係の情報を前記記憶部に登録しないステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラムである。

請求項４に係る発明は、情報処理装置と文書管理装置とを備え、前記情報処理装置は、第１の文書を親とし前記第１の文書に対する操作の結果生成された第２の文書を子とする派生関係の情報を前記文書管理装置に送信する送信部と、指定文書及び検索条件を特定する利用要求を前記文書管理装置に対して行う要求部と、を備え、前記文書管理装置は、前記情報処理装置から前記派生関係の情報を受け取って記憶部に登録する登録部と、前記情報処理装置からの前記利用要求に応じて、前記記憶部に登録された派生関係群が表す木構造であって前記指定文書が属する木構造に含まれる文書のうち前記検索条件を満たす文書を出力対象文書とし、前記出力対象文書に関する情報を出力する出力部と、を備え、前記登録部は、さらに、前記出力対象文書を親とし、前記出力部が前記出力対象文書に関する情報を出力した結果の文書である出力結果文書を子とする派生関係の情報を前記記憶部に登録し、前記第１の文書に対する前記操作の種類を表す情報を前記情報処理装置から受け取り、前記操作の種類が所定の種類である場合、及び前記操作の種類が前記所定の種類以外であって前記情報処理装置により前記第２の文書に付された強制登録指示を検出した場合は、前記派生関係の情報を前記記憶部に登録し、前記操作の種類が前記所定の種類以外であって前記強制登録指示を検出しない場合は、前記派生関係の情報を前記記憶部に登録しない、ことを特徴とする文書管理システムである。

請求項１、３、又は４に係る発明によると、文書に対する利用要求に応じて出力対象となった文書について、当該文書が出力対象となった旨を記録すると共に、文書に対して行なわれるすべての種類の操作によって生じる文書の派生関係を記録する場合と比較して小さな記憶領域を用いて、管理目的上、記録の必要な種類の操作によって生じた文書の派生関係を記録することができる。

請求項２に係る発明によると、文書に対する利用要求に応じて出力対象となった文書について、以前に出力対象となったことがある文書とその他の文書とを異なる態様でユーザに提示することができる。

図１は、文書管理システムの概略構成の例を示すブロック図である。このシステムは、インターネットやローカル・エリア・ネットワーク等のネットワーク３０を介して接続された文書管理サーバ１０とクライアント端末２０−１，２０−２，・・・（以下、クライアント端末２０と総称する）から構成される。

クライアント端末２０について図２を用いて説明する。クライアント端末は、ユーザが文書を操作するために用いる端末であり、パーソナルコンピュータ、デジタル複写機などがその一例である。クライアント端末２０は、図２に示すように、文書操作部２００、登録処理部２１０、及び強制登録指示受付部２２０を備える。

文書操作部２００は、文書に対する操作を実行する手段である。文書に対する操作には、例えば、文書の表示（ユーザから見れば「閲覧」）、編集、印刷出力、紙文書の読み取り、紙文書の複写、等がある。図では、文書操作部２００を１つだけ示したが、それら個々の操作を別々の操作部（例えば、編集用のアプリケーション、読取制御用のアプリケーションなど）が担当してもよい。例えば、文書操作部２００がワードプロセッサ等の電子文書を作成・編集するためのソフトウエアであれば、文書操作部２００は、ユーザの指示に応じて電子文書を表示したり、電子文書に編集を加えたりする。文書操作部２００は、文書に対して操作を行った場合、その操作の結果を表すＩＤ付き文書３００を出力する。

ＩＤ付き文書３００は、図３に示すように、メタ情報３１０と文書内容３２０を含んだ電子文書である。文書内容３２０は、文書操作部２００の操作の結果生成された文書の内容データである。文書操作部２００が電子文書を作成・編集するためのソフトウエアであれば、文書内容３２０はそのソフトウエアによる編集の結果生成される文書ファイルである。また、文書操作部２００が電子文書を印刷する装置であれば、文書内容３２０は、例えば、印刷される電子文書の内容データとすればよい。また、文書操作部２００が紙文書をスキャンする装置又は紙文書を複写する装置であれば、文書内容３２０は、例えば、その紙文書を読み取って得られる画像データとすればよい。

メタ情報３１０は、文書管理のための情報であり、管理ＩＤ３１２，親ＩＤ３１４，及びログ情報３１６を含む。

管理ＩＤ３１２は、当該ＩＤ付き文書３００自体の一意な識別情報である。親ＩＤ３１４は、当該ＩＤ付き文書３００の親のＩＤ付き文書の管理ＩＤである。すなわち、本実施形態では、あるＩＤ付き文書と、このＩＤ付き文書に対して操作を加えた結果得られる新たなＩＤ付き文書とを、親と子の関係として取り扱う。第１のＩＤ付き文書を操作して第２のＩＤ付き文書が得られた場合、第１のＩＤ付き文書は第２のＩＤ付き文書の親であり、第２のＩＤ付き文書は第１のＩＤ付き文書の子である。したがって、例えば、管理ＩＤ「Ａ」のＩＤ付き文書を文書操作部２００で操作して、その結果得られた新たなＩＤ付き文書の管理ＩＤが「Ｂ」である場合、後者のメタ情報３１０における管理ＩＤ３１２は「Ｂ」であり、親ＩＤ３１４は「Ａ」である。このような親子の関係を、以下では「（管理ＩＤの）派生関係」という。

なお、本システムに未登録の電子文書を新たに登録する操作を実行した場合や、未登録の紙文書をスキャン又は複写する操作を実行した場合（この場合、紙文書を読み取った画像を文書内容とするＩＤ付き文書が生成され、本システムに登録される）に生成されるＩＤ付き文書３００では、親ＩＤ３１４は空（すなわち、親は存在しない）となる。

ログ情報３１６は、当該ＩＤ付き文書が生成された際の操作についての、各種のログ項目の情報である。ログ項目には、例えばその操作が行われた日時、その操作の種別、その操作を指示したユーザ（操作者）などがあるが、もちろんこれに限るものではない。操作の種別には、例えば登録（本システムに新規の文書を登録すること）、閲覧、編集、更新（更新版の登録）、印刷、スキャン、紙文書の複写、等がある。例えば、ユーザが文書操作部２００を用いて第１のＩＤ付き文書に対して編集を加え、編集完了の指示を行った場合、その結果生成される第２のＩＤ付き文書のログ情報３１６は、編集完了の日時と、その編集を指示したユーザの識別情報と、操作の種別として「編集」と、を含んだものとなる。

ここでログ情報３１６に組み込まれる操作の種別は、ログ記録の目的での分類に従った種別であり、文書操作部２００が実行する操作の種別そのものでなくてもよい。例えば、文書操作部２００が実行する複数の操作の種別を、同じ１つのログ記録目的の操作種別に対応づけてもよい。例えば、文書編集アプリケーション上でＩＤ付きの電子文書に編集を加え操作メニュー上で「更新版として登録」を指示した場合も、スキャナで管理ＩＤ付きの紙文書を読み取り読取制御用アプリケーションの操作メニュー上で「読み取った文書を承認版として登録」を指示した場合も、ログ情報３１６に組み込まれる操作種別の値は「更新」となる。

なお、文書操作部２００が、操作した文書を暗号化してもよい。この暗号化は、本システムに準拠した文書操作部２００ならば、復号できるようなものとする。この場合、文書操作部２００が出力するＩＤ付き文書３００の文書内容３２０は、暗号化されることにより、本システムに準拠した文書操作部２００でないと復号できなくなる。したがって、ＩＤ付き文書３００が操作される場合には文書操作部２００が用いられるので、文書操作部２００がその操作を検知し、その操作の内容が文書操作部２００から文書管理サーバ１０に通知される。なお、文書内容３２０だけでなく、後述するメタ情報３１０（またはその一部）に対しても暗号化を施してもよい。

図２の説明に戻り、文書操作部２００は、操作結果として上述のようなＩＤ付き文書３００を作成するために、ＩＤ割り当て部２０２及び派生関係組込部２０４を備える。ＩＤ割り当て部２０２は、操作結果のＩＤ付き文書３００に一意な管理ＩＤを付与する手段である。管理ＩＤは、少なくとも本システム内で一意な識別情報である必要がある。例えば、操作の結果生成するＩＤ付き文書３００（ただし管理ＩＤ３１２を除いたもの）のハッシュ値を求め、このハッシュ値をその文書３００のＩＤ付き文書とすればよい。ハッシュ関数としてSHA-256（SHA-256はNISTがFIPS180-2で定めた256ビットのハッシュ値を持つ暗号学的ハッシュ関数である）などのような耐衝突性を持つ暗号学的ハッシュ関数を用いれば、実用上十分な一意性を持つ管理ＩＤを生成することができる。もちろん、システム内で一意な管理ＩＤを各クライアント端末２０で生成する方法は、これに限らない。管理ＩＤを、クライアント端末２０固有の識別情報を含むものとすれば、システム内で一意な管理ＩＤを各クライアント端末２０で生成することができる。

派生関係組込部２０４は、操作結果の文書に対しＩＤ割り当て部２０２が割り当てた新たな管理ＩＤ３１２と、その操作の元になった親文書の管理ＩＤである親ＩＤ３１４（新規登録の場合は、親ＩＤは無し）と、その操作についてのログ情報３１６と、を含むメタ情報３１０を生成する。ここで、派生関係組込部２０４は、文書操作部２００が実行する個々の操作の種別が、ログ記録目的上の操作種別のどれに対応するかを表す対応関係の情報を保持しており、この情報を用いることでログ情報３１６に組み込む操作種別の値を求める。そして、派生関係組込部２０４は、そのメタ情報３１０を操作結果の文書内容に付加することにより、操作後のＩＤ付き文書３００を生成して出力する。

文書操作部２００がアプリケーションソフトウエアである場合、ＩＤ割り当て部２０２及び派生関係組込部２０４は、そのソフトウエアに対して追加される、いわゆるプラグイン(plug-in)プログラムとして実現してもよい。

登録処理部２１０は、文書操作部２００が出力したＩＤ付き文書３００を文書管理サーバ１０に登録するための処理を実行する。このように各クライアント端末２０が、自ら実行した操作の結果であるＩＤ付き文書３００を文書管理サーバ１０に登録することにより、文書管理サーバ１０は各ＩＤ付き文書３００間の派生関係を把握することができる。

強制登録指示受付部２２０は、特定のＩＤ付き文書３００を文書管理サーバ１０に強制的に登録させる指示（以下、「強制登録指示」とも言う）を受け付ける。後述するように、文書管理サーバ１０は、ＩＤ付き文書３００のログ情報３１６に含まれる操作種別に応じて文書管理サーバ１０への登録を制限する場合がある。強制登録指示受付部２２０は、強制登録指示を受け付けると、登録処理部２１０を介して当該指示を文書管理サーバ１０へ送信する。この指示を受けた文書管理サーバ１０は、登録対象とする操作種別の制限にかかわらず、指示されたＩＤ付き文書３００を登録する。

文書操作部２００が操作の結果出力するＩＤ付き文書３００は、通常の文書ファイルと同様、電子的にコピーしたり、電子メールに添付するなどの方法で他の人宛に送信したりすることができる。電子メール送信用のソフトウエアは、この例では本システムに準拠していないので、この送信操作はＩＤ付き文書には反映されず、したがって文書管理サーバ１０にも記録されない。他の人からＩＤ付き文書３００を受け取った人が、自分のクライアント端末２０の文書操作部２００を用いてそのＩＤ付き文書３００を操作すると、その操作に応じて新たな管理ＩＤを付与されたＩＤ付き文書が生成されることになる。

また、文書操作部２００が電子文書を印刷する場合、管理ＩＤを生成し、その電子文書の印刷結果にその管理ＩＤを埋め込んでもよい。管理ＩＤの埋め込みは、例えば電子文書の印刷画像に、管理ＩＤを示すコード画像を重畳する等の方法で行うことができる。また、用紙がＲＦＩＤ(Radio Frequency Identifier)タグを備えている場合、そのＲＦＩＤタグに管理ＩＤを書き込んでもよい。このように印刷を行った場合、文書操作部２００は、その管理ＩＤや操作種別「印刷」等のメタ情報を含んだＩＤ付き文書を文書管理サーバ１０に登録する。なお、ＩＤ付き文書を印刷した場合には、そのＩＤ付き文書の管理ＩＤを親ＩＤ３１４として含んだＩＤ付き文書が生成される。印刷操作に対応するＩＤ付き文書には、印刷された画像を示すページ記述言語データやビットマップ画像データをなどの印刷データ、又は印刷された文書ファイルを、文書内容３２０として組み込んでもよい。

また、管理ＩＤが埋め込まれた紙文書を文書操作部２００が読み取った場合、文書操作部２００は、その読み取り操作に対して新たな管理ＩＤを付与し、読み取り結果の画像を文書内容３２０として含んだＩＤ付き文書を生成して文書管理サーバ１０に登録する。このＩＤ付き文書の親ＩＤ３１４には、紙文書から読み取った管理ＩＤがセットされる。管理ＩＤが埋め込まれた紙文書の複写の際には、上述した読み取り時と印刷時の処理が実行される。

次に、文書管理サーバ１０について説明する。文書管理サーバ１０は、システム内の複数のクライアント端末２０から送られてくるＩＤ付き文書３００を蓄積し、蓄積した情報に基づきユーザに各種のサービスを提供する。図４に示すように、文書管理サーバ１０は、文書ＤＢ（データベース）１００，派生関係ＤＢ１１０，文書登録部１３０，要求処理部１４０，操作種別限定部１５０を備える。

文書ＤＢ１００は、クライアント端末２０から送られてきたＩＤ付き文書３００のうちの文書内容３２０を格納するデータベースである。文書ＤＢ１００に格納された各文書内容３２０は、一意な内容ＩＤにより管理してもよい。内容ＩＤとしては、例えば当該文書内容の暗号学的ハッシュ関数によるハッシュ値を用いてもよいが、これに限定されるものではない。クライアント端末２０が内容ＩＤを付与してもよく、この場合、内容ＩＤをメタ情報３１０に組み込んでもよい。また、内容ＩＤの代わりに、その文書内容３２０を、当該文書内容に対応するＩＤ付き文書３００の管理ＩＤと対応づけて文書ＤＢ１００に格納してもよい。

文書登録部１３０は、クライアント端末２０から受信したＩＤ付き文書の中の文書内容を文書ＤＢ１００に、メタ情報を派生関係ＤＢ１１０に、それぞれ登録する。そのうち、メタ情報の登録を担当するのが派生関係登録部１３２である。

派生関係ＤＢ１１０は、そのようなＩＤ付き文書３００のうち、派生関係の情報を主としたメタ情報を蓄積するデータベースである。図５に、派生関係ＤＢ１１０のデータ内容の一例を示す。図５に示した表における１行の情報が、１つのＩＤ付き文書３００に対応するメタ情報レコードである。この例では、各ＩＤ付き文書３００の管理ＩＤに対応づけて、親ＩＤ、操作種別、操作者、操作日時の各項目が登録されている。このうち、管理ＩＤと親ＩＤのペア以外の項目は、例示したものに限られない。管理目的上必要な項目を記録すればよい。また、操作種別、操作者、操作日時については既に説明した。

なお、図５に例示したメタ情報の項目は一例に過ぎない。例えば、この他にも、ＩＤ付き文書内の文書内容３２０を格納した、文書ＤＢ１００内での格納場所を示すパス名を派生関係ＤＢ１１０に登録してもよい。文書ＤＢ１００が、内容ＩＤで文書内容３２０を検索する機能を持つものであれば、文書格納パスの代わりに内容ＩＤをメタ情報レコードに登録してもよい。

なお、図５は派生関係ＤＢ１１０が管理するデータを内容の観点から表現したものにすぎず、具体的な表現形式或いはデータベース形式を規定するものではない。例えば、派生関係ＤＢ１１０は、一般的なリレーショナルデータベースとして構築することもできるし、管理ＩＤを除くメタ情報を記述したＸＭＬ(eXtensible Markup Language)文書を、管理ＩＤをキーとして登録したデータベースとして構築することもできる。

図５に示した派生関係ＤＢ１１０のデータ内容は、図６のような木構造を成す。これは、管理ＩＤをノードとし、管理ＩＤ間の親子関係をエッジとする木構造である。

以下、図５〜図６の例が示す文書の履歴について時系列順に説明する。図５〜図６は、あるユーザが特定の形式のフォーム文書（例えば、アンケートフォーム、各種申請書フォームなど）を登録し、このフォーム文書に対して他のユーザが記入を行ない、記入済みの文書を登録する場合の文書の履歴の例を示す。

まず、文書（フォーム文書）の「新規登録」操作がuserAのクライアント端末で実行される。「新規登録」操作は、文書管理サーバ１０に未登録の文書（すなわち、管理ＩＤを有していない文書）を当該サーバ１０に登録するための操作である。この操作に応じて管理ＩＤが"Doc1"、親ＩＤが空、操作種別が「新規登録」であるメタ情報と、その文書の文書内容とを含むＩＤ付き文書"Doc1"がuserAのクライアント端末から文書管理サーバ１０に送られる。これに応じ、文書管理サーバ１０は、そのＩＤ付き文書"Doc1"中の文書内容を文書ＤＢ１００へ、メタ情報を派生関係ＤＢ１１０にそれぞれ登録する。なお、以下では、識別のために、登録された文書内容を"Content1"で表すことにする。その後、userAは、登録したＩＤ付き文書を他のユーザuserB，userC，userDに配布する。この配布は、例えば、電子メールにそのＩＤ付き文書を添付して各ユーザに送信することにより、行うことができる。

その後、他のユーザuserBが自分のクライアント端末の文書操作部２００でＩＤ付き文書"Doc1"に対して編集（フォームに対する記入）を行い、操作メニュー上で「応答（記入済み文書として登録）」を指示する。クライアント端末２０は、この「応答」操作の結果としてＩＤ付き文書"Doc2"を生成し、このＩＤ付き文書"Doc2"が文書管理サーバ１０に登録される。このＩＤ付き文書のメタ情報における管理ＩＤは"Doc2"であり親ＩＤは"Doc1"である。また操作者はuserBであり、操作種別は「応答」である。また、ＩＤ付き文書"Doc1"に対して編集を加えたことにより、文書内容３２０は、"Content1"から"Content2"に変更される。文書管理サーバ１０は、受け取ったＩＤ付き文書の親ＩＤの値から、当該文書"Doc2"が文書"Doc1"の子であることを認識する。

なお、この操作の前にuserBのクライアント端末２０内にあったＩＤ付き文書"Doc1"は、この操作に伴い、派生関係組込部２０４によりＩＤ付き文書"Doc2"に置き換えられる。この置き換え処理では、派生関係組込部２０４は、元のＩＤ付き文書"Doc1"のうち、メタ情報３１０の管理ＩＤ３１２を新たに発行したＩＤ"Doc2"へ変更すると共に、元の文書"Doc1"の管理ＩＤ"Doc1"を親ＩＤ３１４の値にセットする。また、派生関係組込部２０４は、ログ情報３１６中の操作種別の値を今回の操作の種別である「応答」に変更し、操作時刻の値をその応答の日時に変更し、操作者の値をuserBに変更する。さらに、文書内容３２０を"Content2"に変更する。

このようにＩＤ付き文書"Doc1"に対する操作が実行されると、ＩＤ付き文書"Doc1"は、操作後のＩＤ付き文書"Doc2"に置き換えられる。したがって、その置き換えの後は、ＩＤ付き文書"Doc1"自体はそのクライアント端末２０には存在せず、その代わりにＩＤ付き文書"Doc2"が存在することとなる。

その後、userCが自分のクライアント端末２０の文書操作部２００によってＩＤ付き文書"Doc1"に対して編集を加え、操作メニュー上で「応答」を指示すると、クライアント端末２０は、管理ＩＤ３１２の値が"Doc3"、親ＩＤ３１４の値が"Doc1"、操作種別の値が「応答」であるＩＤ付き文書"Doc3"を生成する。そして、クライアント端末２０は、生成したＩＤ付き文書"Doc3"を「応答」操作の前のＩＤ付き文書"Doc1"と置き換えると共に、ＩＤ付き文書"Doc3"を文書管理サーバ１０に登録する。編集により、文書内容は"Content1"から"Content3"に変化している。文書管理サーバ１０の派生関係ＤＢ１１０には、管理ＩＤ"Doc3"のレコードが登録される。

その後、userAは、ＩＤ付き文書"Doc1"を指定して、文書管理サーバ１０に対して、指定文書"Doc1"に対する「応答」操作の結果として登録されたＩＤ付き文書を提示させる利用要求を行う。この要求に応じた処理により、文書管理サーバ１０は、ＩＤ付き文書"Doc1"に対する「応答」操作により生成されたＩＤ付き文書"Doc2"，"Doc3"をuserAのクライアント端末２０に返す。すなわち、ＩＤ付き文書"Doc2"，"Doc3"は、クライアント端末２０にダウンロードされる。指定文書を特定した利用要求に応じて文書管理サーバ１０が行う一連の処理の詳細は後述する。クライアント端末２０の文書操作部２００は、各ＩＤ付き文書"Doc2"，"Doc3"に対するダウンロード操作の結果に対応する新たなＩＤ付き文書を生成する。例えば、各ＩＤ付き文書"Doc2"，"Doc3"のダウンロードの結果の文書それぞれに対して新たな管理ＩＤ"Doc4"，"Doc5"を付与する。そして、クライアント端末２０にダウンロードされた各ＩＤ付き文書"Doc2"，"Doc3"のメタ情報中の管理ＩＤの値を、それぞれ、"Doc4"，"Doc5"に置き換え、親ＩＤの値を、それぞれ、"Doc2"，"Doc3"に置き換える。また、操作種別の値を「回収」に、操作者の値を「userA」に置き換える。また、操作日時の値を、各ＩＤ付き文書"Doc2"，"Doc3"がダウンロードされた時刻に置き換える。なお、各ＩＤ付き文書"Doc4"，"Doc5"の文書内容３２０は、ダウンロードされたＩＤ付き文書"Doc2"，"Doc3"の文書内容"Content2"，"Content3"から変更されない。クライアント端末２０の登録処理部２１０は、文書操作部２００が生成したＩＤ付き文書"Doc4"，"Doc5"を文書管理サーバ１０へ送信する。このとき、ＩＤ付き文書"Doc4"，"Doc5"の文書内容はそれぞれの親文書"Doc2"，"Doc3"と同一であるため、クライアント端末２０は、文書内容を省略したＩＤ付き文書"Doc4"，"Doc5"を文書管理サーバ１０に送信してもよい。文書管理サーバ１０の派生関係ＤＢ１１０には、管理ＩＤ"Doc4"，"Doc5"のレコードが登録される。

さらに、userDが、ＩＤ付き文書"Doc1"に対して「応答」操作を行い、管理ＩＤの値が"Doc6"、親ＩＤ３１４の値が"Doc1"、操作種別の値が「応答」であるＩＤ付き文書"Doc6"に対応するレコードが文書管理サーバ１０の派生関係ＤＢ１１０に登録される。userDのクライアント端末２０において、「応答」操作の前のＩＤ付き文書"Doc1"はＩＤ付き文書"Doc6"に置き換えられる。また、「応答」操作に伴う編集により、文書内容は"Content1"から"Content4"に変化している。

以上、派生関係ＤＢ１１０のデータ内容を例に取り、本システムにおける文書操作の情報の登録の様子を説明した。

図４の説明に戻り、要求処理部１４０は、クライアント端末２０からの管理ＩＤを含んだサービス要求に応じて、派生関係ＤＢ１１０を用いたサービスを提供する。要求処理部１４０が提供するサービスとしては、例えば、サービス要求中の管理ＩＤに対応する文書の最新版を検索するサービスがある。また別の例として、サービス要求中の管理ＩＤに対応する始祖（根）の文書又はその始祖についてのログ情報を提供するサービスを挙げることができる。また、別の例として、その管理ＩＤの来歴、すなわち始祖からその管理ＩＤまでに文書が経てきた操作の履歴（例えば誰がいつどんな操作をしたのかを示す情報のリスト）を提供するサービスもある。また、派生関係ＤＢ１１０に登録された属性項目についての検索条件の指定を受け付け、その検索条件を満足するＩＤ付き文書のリストを提供するサービスもある。このサービスに付随して、要求処理部１４０は、そのリストの中からユーザの所望するＩＤ付き文書の選択を受け付け、選択されたＩＤ付き文書を提供してもよい。なお、上述の最新版を検索するサービスは、「操作日時が最新である」という検索条件についての検索結果を提供するサービスと捉えることもできる。また、上述の始祖の文書の情報を提供するサービスは、「木構造の根に該当する文書」という条件についての検索結果を提供するサービスと捉えることができる。また、別の例として、派生関係ＤＢ１１０に基づきＩＤ付き文書群の派生関係を表す木構造の表示画面を提供し、その表示画面上でユーザの所望するＩＤ付き文書の選択を受け付け、選択されたＩＤ付き文書を提供するサービスもある。

サービス要求は、クライアント端末２０に保持されたＩＤ付き文書に基づき発せられる。例えば、ユーザがクライアント端末２０の文書操作部２００によりＩＤ付き文書を開いた場合に、文書操作部２００が、派生関係を用いたサービスのメニューを提供し、そのメニューの中からユーザが所望するサービスの指定を受け付ける。そして、そのＩＤ付き文書の管理ＩＤと指定されたサービスを示すコードとを含むサービス要求を文書管理サーバ１０の要求処理部１４０に送信する。このとき、ユーザ識別情報や操作日時などの属性項目についての検索条件を指定するユーザインタフェース画面を提供し、この画面を介して入力された検索条件を併せて要求処理部１４０に送信してもよい。また、管理ＩＤと、サービスを示すコード、検索条件以外に、指示を行ったユーザの識別情報や、ユーザの入力した認証情報などといった他の情報を、クライアント端末２０から要求処理部１４０に送信するようにしてもよい。

図５及び図６を参照して説明した文書の履歴の例において、ＩＤ付き文書"Doc1"を指定して、この指定文書に対する「応答」操作の結果のＩＤ付き文書を提示させる利用要求は、サービス要求の一例である。上述のとおり、この利用要求の結果として各ＩＤ付き文書"Doc2"，"Doc3"が文書管理サーバ１０からクライアント端末２０にダウンロードされる操作にそれぞれ対応する管理ＩＤ"Doc4"，"Doc5"のレコードが派生関係ＤＢ１１０に登録される。

また別の例として、ユーザによるサービスの指定を一つの「操作」と捉え、その「操作」に対して新たに管理ＩＤを付与することも考えられる。この場合、指定されたサービスのコードを操作種別として含み、指定の際に用いられた元のＩＤ付き文書の管理ＩＤを親ＩＤとして含んだＩＤ付き文書を生成し、このＩＤ付き文書をサービス要求として文書管理サーバ１０に送ってもよい。この場合、要求処理部１４０は、受け取ったＩＤ付き文書内の操作種別の情報に基づき提供すべきサービスを判定し、同じくＩＤ付き文書内の親ＩＤを、派生関係を遡る処理の起点とする。

要求処理部１４０は、クライアント端末２０からサービス要求を受けた場合、そのサービス要求中に指定された管理ＩＤを起点に、派生関係ＤＢ１１０に登録された管理ＩＤと親ＩＤとの派生関係が構成する木を走査（トラバース）し、その走査の結果得られた情報を用いて、ユーザから要求されたサービスを実行する。

操作種別限定部１５０は、文書登録部１３０が派生関係ＤＢ１１０に登録する文書の操作種別を制限する。操作種別限定部１５０は、派生関係ＤＢ１１０への登録対象となる文書の操作種別を特定する情報を文書登録部１３０に通知する。文書登録部１３０は、クライアント端末２０からＩＤ付き文書を受け取った場合に、当該ＩＤ付き文書の操作種別が操作種別限定部１５０から登録対象として通知された操作種別に含まれていれば、当該ＩＤ付き文書に対応するレコードを派生関係ＤＢ１１０に登録する。クライアント端末２０から受け取ったＩＤ付き文書の操作種別が操作種別限定部１５０から登録対象として通知された操作種別に含まれていなければ、文書登録部１３０は、そのＩＤ付き文書に対応するレコードを派生関係ＤＢ１１０に登録しない。なお、操作種別限定部１５０は、登録対象とする操作種別を限定しない旨を文書登録部１３０に通知する場合もある。操作種別を限定しない場合、文書登録部１３０は、操作種別を確認することなく、クライアント端末２０から受け取ったＩＤ付き文書のすべてについて、対応するレコードを派生関係ＤＢ１１０に登録する。図５及び図６を参照して上記で説明した文書登録部１３０の処理の例は、操作種別の限定が行われない場合の処理の例である。

以下、図７及び図８を参照し、指定文書の管理ＩＤを含むサービス要求をクライアント端末２０から受け取った場合の要求処理部１４０の処理手順の例を説明する。以下では、「指定文書の子孫に該当する文書のうち操作種別が「応答」である文書」を検索条件として検索した結果の文書を提供することを要求するサービス要求を受け取った場合を例に説明する。この検索条件を指定するサービス要求は、例えば、クライアント端末２０において特定のＩＤ付き文書を指定し、文書操作部２００の操作メニュー上で、「応答文書一覧の表示」コマンドの実行をユーザが指示した場合にクライアント端末２０から文書管理サーバ１０へ送信される。

図７を参照し、まず、要求処理部１４０は、クライアント端末２０から受け取ったサービス要求（検索要求）から、指定文書の管理ＩＤを取り出し、その管理ＩＤを注目ＩＤにセットする（ステップＳ１）。次に、要求処理部１４０は、派生関係ＤＢ１１０を参照し、注目ＩＤの子ＩＤを検索する（ステップＳ２）。派生関係ＤＢ１１０のうちその注目ＩＤを「親ＩＤ」の値として持つレコードの「管理ＩＤ」が、注目ＩＤの子ＩＤである。そして、注目ＩＤの子ＩＤが存在するか否かを判定する（ステップＳ３）。注目ＩＤの子ＩＤが存在しない場合（ステップＳ３でＮＯ）、要求処理部１４０は、「検索結果なし」を表す情報をサービス実行の結果としてクライアント端末２０に返す（ステップＳ７）。注目ＩＤの子ＩＤが存在する場合（ステップＳ３でＹＥＳ）、要求処理部１４０は、それら子ＩＤごとに、図８に例示する子孫探索処理を実行する。

ステップＳ４の子孫探索処理が開始されると、図８の例の手順の処理が開始される。まず、要求処理部１４０は、当該子ＩＤを注目ＩＤとする（ステップＳ１１）。次に、要求処理部１４０は、その注目ＩＤに対応するレコードを派生関係ＤＢ１１０から取得し（ステップＳ１２）、取得したレコードを中間結果リストに入れる（ステップＳ１３）。中間結果リストは、要求された処理の処理結果を求めるための材料となる情報を蓄積するために構築されるリストである。

その後、要求処理部１４０は、注目ＩＤの子ＩＤを検索し（ステップＳ１４）、子ＩＤが検索できたか否かを判定する（ステップＳ１５）。子ＩＤがあれば（ステップＳ１５でＹＥＳ）、要求処理部１４０は、それら各子ＩＤについて、それぞれ、子孫探索処理（ステップＳ４）を再帰的に実行する。すべての子ＩＤについての子孫探索処理が終了すると、当該注目ＩＤについての処理が終了する。ステップＳ１５で子ＩＤがないと判定された場合も、当該注目ＩＤについての処理は終了する。

再び図７を参照し、注目ＩＤのすべての子ＩＤについてステップＳ４の子孫探索処理が終了すると、中間結果リストには、注目ＩＤに対応する文書から派生した文書に対応するレコードが蓄積されていることになる。例えば、図５を参照し、派生関係ＤＢ１１０に管理ＩＤ"Doc1"、"Doc2"、及び"Doc3"のレコードが登録されている状態で、注目ＩＤが"Doc1"である場合、中間結果リストには、管理ＩＤ"Doc2"及び"Doc3"のレコードが蓄積される。次に、要求処理部１４０は、中間結果リストから検索条件を満たすレコードの有無を判定する（ステップＳ５）。例えば、検索条件として「操作種別が「応答」である」という条件が設定されている場合に、中間結果リストに管理ＩＤ"Doc2"及び"Doc3"のレコード（操作種別はすべて「応答」）が蓄積されていると、中間結果リスト内に検索条件を満たすレコードが存在すると判定される。中間結果リスト内に検索条件を満たすレコードが存在する場合（ステップＳ５でＹＥＳ）、要求処理部１４０は、検索条件を満たすレコードに対応する文書についての情報を検索結果として提供する（ステップＳ６）。ここで、要求処理部１４０は、対応する文書の内容を提供してもいいし、対応する文書のレコードの特定の項目の内容を提供してもよい。対応する文書のレコードの内容をすべてクライアント端末２０へ送ってもよい。中間結果リスト内に検索条件を満たすレコードが存在しなかった場合（ステップＳ５でＮＯ）、検索条件を満たす文書が見つからなかった旨を表す情報をクライアント端末２０へ送る（ステップＳ７）。

図９は、クライアント端末２０からの検索要求に応じて文書管理サーバ１０の要求処理部１４０が図７及び図８の例の手順の処理を行った結果、図７のステップＳ６でクライアント端末２０の表示装置に表示される表示画面の一例である。図９は、図５及び図６を参照して説明した操作履歴において、管理ＩＤ"Doc1"〜"Doc3"までのレコードが登録されている時点で、ＩＤ付き文書"Doc1"を指定文書として検索要求（検索条件：指定文書の子孫に該当する文書のうち操作種別が「応答」である文書）がなされた場合の表示画面の例である。図９を参照し、ＩＤ付き文書"Doc1"の子であって操作種別が「応答」であるＩＤ付き文書"Doc2"，"Doc3"のそれぞれについて、応答日時（操作日時）及び応答者（操作者）が表示される。図９では、各文書の管理ＩＤは図示していないが、図９の表示画面中の表における行６０ａ及び行６０ｂが、それぞれＩＤ付き文書"Doc2"，"Doc3"に対応する。この表示画面において、マウスなどの入力装置を用いてuserAがチェックボックスにチェックを入れ（文書の選択）、「チェックした文書をダウンロード」ボタンを押下する（例えば、マウスによる「クリック」操作、又は当該ボタンを選択した上でのキーボードの「リターンキー」の入力操作などを行う）と、その旨を表す情報を受け取った文書管理サーバ１０の要求処理部１４０は、選択されたＩＤ付き文書をuserAのクライアント端末２０へ送信する。すなわち、選択されたＩＤ付き文書は、userAのクライアント端末２０にダウンロードされる。クライアント端末２０の文書操作部２００は、このダウンロード操作の結果として新たなＩＤ付き文書３００を生成し、この新たなＩＤ付き文書３００は、文書管理サーバ１０に登録される。

例えば、図９の例の表示画面において、ＩＤ付き文書"Doc2"，"Doc3"の両方が選択され（チェックボックスにチェック）て「チェックした文書をダウンロード」ボタンが押下されると、ＩＤ付き文書"Doc2"，"Doc3"が文書管理サーバ１０からクライアント端末２０にダウンロードされる。クライアント端末２０の文書操作部２００は、このダウンロード操作の結果の文書に対して新たな管理ＩＤ"Doc4"，"Doc5"を付与する。そして、親ＩＤがそれぞれ"Doc2"，"Doc3"であり、操作種別が「回収」であるＩＤ付き文書"Doc4"，"Doc5"が生成され、登録処理部２１０により文書管理サーバ１０に登録される。このときのクライアント端末２０における処理の詳細は、図５及び図６を参照して上記で説明した。

図１０は、図７のステップＳ６でクライアント端末２０の表示装置に表示される表示画面の他の一例を示す。図１０は、図５及び図６を参照して説明した文書の履歴において、ＩＤ付き文書"Doc1"〜"Doc6"のレコードが派生関係ＤＢ１１０に登録されている時点で、ＩＤ付き文書"Doc1"を指定文書としてクライアント端末２０からの検索要求（検索条件：指定文書の子孫に該当する文書のうち操作種別が「応答」である文書）を受けて要求処理部１４０が図７及び図８の例の処理を行った結果として表示される表示画面の例である。図１０の例の表示画面中の表において、行７０ａ，７０ｂ，７０ｃは、それぞれ、検索条件を満たすＩＤ付き文書"Doc2"，"Doc3"，"Doc6"に対応する。図１０では、ＩＤ付き文書"Doc2"，"Doc3"，"Doc6"のうち、操作種別が「回収」である文書を子として有するＩＤ付き文書"Doc2"，"Doc3"と、操作種別が「回収」である文書を子として有しないＩＤ付き文書"Doc6"と、が互いに異なる態様で表示される。具体的には、すでに「回収」操作が実行されているＩＤ付き文書"Doc2"，"Doc3"については、ダウンロードを選択するチェックボックスが表示されず、かつ、各文書に対して「回収」操作が行われた日時である「回収日時」及びその操作者である「回収者」が表示される。未だ「回収」操作が実行されていないＩＤ付き文書"Doc6"については、ダウンロードを選択するチェックボックスが表示され、「回収日時」及び「回収者」は表示されない。

図１０の例のような表示画面をクライアント端末２０に表示させる場合、要求処理部１４０は、図７のステップＳ６で、例えば以下の手順の処理を行う。まず、検索条件を満たす検索結果文書のそれぞれについて、操作種別が「回収」である文書を子として有するか否かを判定する。この判定は、派生関係ＤＢ１１０において、検索条件を満たす各文書の管理ＩＤを親ＩＤとして有するレコードの操作種別を確認することで行う。そして、操作種別が「回収」である文書を子として有する検索結果文書について、その子である「回収」操作に対応するレコードの操作日時及び操作者の値を、それぞれ、クライアント端末２０の表示画面に表示させる「回収日時」及び「回収者」の値とする。その後、要求処理部１４０は、操作種別が「回収」である文書を子として有する検索結果文書については、ダウンロードを選択するチェックボックスを非表示にし、かつ、「回収日時」及び「回収者」を表示させ、操作種別が「回収」である文書を子として有しない検索結果文書については、ダウンロードを選択するチェックボックスを表示させ、かつ、「回収日時」及び「回収者」を表示させないことを指示する表示情報をクライアント端末２０に対して送信する。以上の例の処理によると、検索結果文書のいずれも操作種別が「回収」である子文書を有しない場合、図９の例のような表示画面がクライアント端末２０の表示装置に表示され、検索結果文書のいずれかが操作種別が「回収」である子文書を有する場合、図１０の例のような表示画面がクライアント端末２０の表示装置に表示される。

以上では、サービス要求において特定される検索条件が「指定文書の子孫に該当する文書のうち操作種別が「応答」である文書」である場合の例を説明した。他の例では、検索条件を「指定文書の子孫に該当する文書のうち操作種別が「応答」であり、かつ、操作種別が「回収」である子文書を有しない文書」としてもよい。例えば、クライアント端末２０の文書操作部２００において、「応答文書一覧の表示」コマンドの実行を指示する操作メニュー上で、「回収済みの文書は表示しない」とするオプションをユーザが選択した場合に、本例の検索条件を指定するサービス要求が文書管理サーバ１０へ送信される。本例の検索条件を用いる場合、文書管理サーバ１０の要求処理部１４０は、図７のステップＳ５において、中間結果リスト中のＩＤ付き文書のレコードのうち、操作種別が「応答」であって、かつ、当該レコードの管理ＩＤを親ＩＤとして有するレコードの中に操作種別が「回収」であるものが存在しないレコードを、検索条件を満たすレコードとして判定する。図５の例の内容のデータを派生関係ＤＢ１１０が有する場合に、指定文書"Doc1"として本例の検索条件によって要求処理部１４０が図７及び図８の例の手順の処理を行うと、ＩＤ付き文書"Doc6"（指定文書"Doc1"の子孫に該当し、操作種別が「応答」であり、かつ、操作種別が「回収」である子文書を有しない文書である）に関する情報が検索結果として提供される。

また、以上で説明した例では、検索要求に応じて、まず、検索結果を満たす文書のリストを表示させ、そのリスト中で選択された文書に対して「回収」操作が行われる。他の例では、検索結果を満たす文書のリストの中から「回収」操作の対象となる文書の選択を受け付ける代わりに、文書管理サーバ１０は、検索結果を満たす文書のすべてについて、文書内容を含むＩＤ付き文書をクライアント端末２０に送信してもよい。この例の場合、クライアント端末２０は、検索結果を満たすＩＤ付き文書を受け取ると、受け取ったＩＤ付き文書の管理ＩＤを親ＩＤとし、操作種別が「回収」である新たなＩＤ付き文書を生成し、生成した新たなＩＤ付き文書を文書管理サーバ１０に登録する。

以上で説明した処理の例では、新規登録されたフォーム文書に対する記入は行なわれるが、フォーム文書自体が更新されることはない。他の例では、フォーム文書自体が更新されて文書管理サーバ１０に登録される（フォーム文書の改訂版の登録）こともある。フォーム文書の改訂版が登録される場合、文書管理サーバ１０は、フォーム文書のバージョンを管理してもよい。

図１１に、文書管理サーバ１０がＩＤ付き文書のバージョン管理を行う場合の派生関係ＤＢ１１０のデータ内容の例を示す。図１１を参照し、各管理ＩＤに対応づけて、図５で例示した項目（親ＩＤ、操作種別、操作者、操作日時）に加えて、「文書バージョン」の項目が登録される。図１１の例で、ＩＤ付き文書"Doc1"〜"Doc6"までの操作の履歴は、図５及び図６を参照して説明した履歴と同様である。文書管理サーバ１０の派生関係登録部１３２は、ＩＤ付き文書をクライアント端末２０から受け取った場合に、操作種別を確認し、「新規登録」であれば、派生関係ＤＢ１１０において対応するレコードの「文書バージョン」の項目の値を、最初のバージョンであることを表す情報（図１１の例では、「ver1」）に設定する。また、クライアント端末２０から受け取ったＩＤ付き文書の操作種別が「改訂」であれば、そのＩＤ付き文書の親ＩＤのバージョンの１つ後のバージョンであることを表す情報を文書バージョンとして設定する。操作種別が「新規登録」及び「改訂」のいずれでもない場合、親ＩＤのレコードの文書バージョンの値と同じ値を文書バージョンとして設定する。

例えば、図１１を参照し、管理ＩＤ"Doc6"のレコードが派生関係ＤＢ１１０に登録された後、新規登録されたフォーム文書であるＩＤ付き文書"Doc1"に対して、userAが自己のクライアント端末２０の文書操作部２００を用いて編集を加え、操作メニュー上で「改訂（フォーム文書の改訂版として登録）」を指示すると、新たなＩＤ付き文書"Doc7"が生成されて文書管理サーバ１０の派生関係ＤＢ１１０に登録される。ＩＤ付き文書"Doc7"の親ＩＤは"Doc1"、操作種別は「改訂」、操作者はuserAである。ＩＤ付き文書"Doc7"を受け取った文書管理サーバ１０において、派生関係登録部１３２は、ＩＤ付き文書"Doc7"の操作種別が「改訂」であることから、ＩＤ付き文書"Doc7"の親ＩＤ"Doc1"を管理ＩＤとするレコードを派生関係ＤＢ１１０から検索する。そして、管理ＩＤ"Doc1"のレコードの文書バージョン「ver1」の１つ後のバージョンであることを表す情報である「ver2」を、ＩＤ付き文書"Doc7"に対応する派生関係ＤＢ１１０のレコードの文書バージョンの値として登録する。ＩＤ付き文書"Doc7"のレコードが派生関係ＤＢ１１０に登録された後、改訂版のフォーム文書であるＩＤ付き文書"Doc7"に対してuserEが「応答」操作を行うと、ＩＤ付き文書"Doc7"の子としてＩＤ付き文書"Doc8"のレコードが派生関係ＤＢ１１０に登録される。ＩＤ付き文書"Doc8"をクライアント端末２０から受け取ったとき、文書管理サーバ１０の派生関係登録部１３２は、ＩＤ付き文書"Doc8"の操作種別が「応答」であって、「新規登録」及び「改訂」のいずれでもないので、ＩＤ付き文書"Doc8"の親文書"Doc7"と同じ文書バージョン「ver2」をＩＤ付き文書"Doc8"の文書バージョンとして登録する。

図１２は、"Doc8"が登録された時点での、図１１の例の派生関係ＤＢ１１０内の派生関係が成す木構造を示す。

図１３は、派生関係ＤＢ１１０が図１１に例示するデータ内容を有する場合に、文書管理サーバ１０がクライアント端末２０からＩＤ付き文書"Doc1"を指定文書とする検索要求（検索条件：指定文書の子孫に該当する文書のうち操作種別が「応答」である文書）を受けたときに、要求処理部１４０による図７の例の手順の処理の結果としてクライアント端末２０の表示装置に表示される表示画面の一例である。図１３の例の表示画面では、検索条件を満たす文書"Doc2"，"Doc3"，"Doc6"，"Doc8"のそれぞれについて、図１０の例の表示画面で表示される項目に加えて、文書バージョンが表示される。図１３の例の表示画面中の表における行８０ａ，８０ｂ，８０ｃ，８０ｄが、それぞれ、文書"Doc2"，"Doc3"，"Doc6"，"Doc8"に対応する。図１３の例の表示画面により、フォーム文書の文書バージョンとともに、「応答」操作に対応する文書に対する「回収」操作の実行状況がユーザに提示される。

以上で説明した実施形態の処理の例では、操作種別限定部１５０は、派生関係ＤＢ１１０への登録対象のＩＤ付き文書３００の操作種別を限定しない旨を文書登録部１３０に通知し、文書登録部１３０は、クライアント端末２０から受け取ったＩＤ付き文書３００を、その操作種別にかかわらず派生関係ＤＢ１１０に登録する。以下、操作種別限定部１５０が派生関係ＤＢ１１０への登録対象のＩＤ付き文書３００の操作種別を限定する場合の文書登録部１３０の処理の例を説明する。一例として、操作種別限定部１５０が、操作種別が「新規登録」又は「応答」であるＩＤ付き文書のみを登録対象として派生関係ＤＢ１１０に登録することを文書登録部１３０に指示する場合の処理を説明する。文書管理サーバ１０の文書登録部１３０は、クライアント端末２０からＩＤ付き文書３００を受け取ると、そのログ情報３１６から操作種別を抽出し、抽出した操作種別が「新規登録」又は「応答」であるか否かを判定する。当該ＩＤ付き文書３００の操作種別が「新規登録」又は「応答」であれば、文書登録部１３０は、その文書内容３２０を文書ＤＢ１００に登録し、派生関係登録部１３２は、そのメタ情報３１０を派生関係ＤＢ１１０に登録する。当該ＩＤ付き文書３００の操作種別が「新規登録」及び「応答」のいずれにも該当しない場合、文書登録部１３０は、当該ＩＤ付き文書３００の文書内容３２０及びメタ情報３１０の文書ＤＢ１００及び派生関係ＤＢ１１０への登録を行わない。この場合、クライアント端末２０で保持しているＩＤ付き文書３００のＩＤを操作前のＩＤに戻す処理が行われる。

また、以上で説明した実施形態の例では、文書管理サーバ１０は、各ＩＤ付き文書の管理ＩＤに対応づけて、その親ＩＤ及びログ情報（操作種別、操作者、及び操作日時など）を派生関係ＤＢ１１０に登録する。他の実施形態の例では、親ＩＤ及びログ情報だけでなく、ＩＤ付き文書３００の文書内容３２０から抽出される情報を、そのＩＤ付き文書３００の管理ＩＤに対応づけて派生関係ＤＢ１１０に登録してもよい。例えば、ＩＤ付き文書３００の文書内容３２０について、テキスト抽出処理やＯＣＲ（Optical Character Reader）処理などを施すことで文書内容３２０に含まれるテキスト情報を抽出し、抽出したテキスト情報を属性情報として管理ＩＤに対応づけて派生関係ＤＢ１１０に登録してもよい。

図１４に、ＩＤ付き文書３００の文書内容３２０から抽出した情報をメタ情報３１０とともに派生関係ＤＢ１１０に登録する場合の派生関係ＤＢ１１０のデータ内容の一例を示す。図１４は、物品の購入の申請書フォームであるＩＤ付き文書"Doc11"（操作種別は「新規登録」）から派生する文書の操作履歴の例を示す。図１４の例の派生関係ＤＢ１１０には、各管理ＩＤに対応づけて、図５の例と同様の項目（親ＩＤ、操作種別、及び操作日時）に加えて、「金額」、「数量」、及び「品目」の各項目が登録される。図１４を参照し、ＩＤ付き文書"Doc11"に対して、各userB、userC、及びuserDが記入を行って「応答」操作をすることで、それぞれの「応答」操作の結果のＩＤ付き文書"Doc12"，"Doc13"，及び"Doc14"に対応するレコードが派生関係ＤＢ１１０に登録される。文書管理サーバ１０の文書登録部１３０は、操作種別が「応答」であるＩＤ付き文書３００をクライアント端末２０から受け取った場合、そのＩＤ付き文書３００の文書内容３２０に対してテキスト抽出処理やＯＣＲ処理を行うことで、「金額」、「数量」、及び「品目」の各項目の値に対応する情報を抽出する。ここで抽出する項目は、例えば文書管理サーバ１０の管理者などによって、フォーム文書の形式に従って予め設定される。なお、図１４の例では、操作種別が「応答」である文書についてのみ文書内容３２０からの情報の抽出が行われるとする。

また、図１４の表は、文書管理サーバ１０の操作種別限定部１５０が登録対象のＩＤ付き文書の操作種別を「新規登録」及び「応答」に限定する場合の派生関係ＤＢ１１０のデータ内容の一例でもある。

図１４の例の表において、管理ＩＤ"Doc11"〜"Doc14"のレコードが派生関係ＤＢ１１０に登録された時点で、userAのクライアント端末２０から管理ＩＤ"Doc11"を指定文書とする検索要求（検索条件：指定文書の子孫に該当する文書のうち操作種別が「応答」である文書）が出されると、文書管理サーバ１０の要求処理部１４０は、図７及び図８の例の手順の処理を行って、図１５に例示する表示画面をクライアント端末２０の表示画面に表示させる。図１５を参照すると、ＩＤ付き文書"Doc11"に対する「応答」操作に対応するＩＤ付き文書"Doc12"，"Doc13"，"Doc14"のそれぞれについて、応答日時（操作日時）、応答者（操作者）、金額、数量、及び品目の各項目の内容が表示される。図１５の例の表示画面中の表において、行９０ａ、９０ｂ、９０ｃは、それぞれ、ＩＤ付き文書"Doc12"，"Doc13"，"Doc14"に対応する。図１５の例の表示画面により、各ＩＤ付き文書"Doc12"，"Doc13"，"Doc14"の文書内容の一部がuserAに提示されることになる。

図１５の例の表示画面において各ＩＤ付き文書に対応づけられるチェックボックス及び「チェックした文書を回収済みにする」ボタンに対する入力は、クライアント端末２０の強制登録指示受付部２２０によって強制登録指示として受け付けられる。例えば、userAが、図１５の例の表示画面において、ＩＤ付き文書"Doc12"，"Doc13"に対応するチェックボックスにチェックを入れた上で、「チェックした文書を回収済みにする」ボタンに対してクリック操作を行ったとする。この場合、強制登録指示受付部２２０は、userAによる前述の入力を、各ＩＤ付き文書"Doc12"，"Doc13"に対する「回収」操作の結果のＩＤ付き文書についての強制登録指示として受け付ける。そして、強制登録指示受付部２２０は、文書操作部２００に対し、各ＩＤ付き文書"Doc12"，"Doc13"に対する「回収」操作の結果のＩＤ付き文書３００の生成を依頼する。強制登録指示受付部２２０からの依頼に応じて、文書操作部２００は、強制登録指示があった旨を表す情報をメタ情報３１０のログ情報３１６中に含むＩＤ付き文書３００を生成する。例えば、ＩＤ割り当て部２０２において、各ＩＤ付き文書"Doc12"，"Doc13"に対する「回収」操作の結果の文書に対して新たな管理ＩＤ"Doc15"，"Doc16"を付与する。派生関係組込部２０４において、ＩＤ割り当て部２０２が付与した新たな管理ＩＤ"Doc15"，"Doc16"のそれぞれに対応するメタ情報３１０を２つ生成する。派生関係組込部２０４は、管理ＩＤ"Doc15"のメタ情報３１０中の親ＩＤを"Doc12"とし、管理ＩＤ"Doc16"のメタ情報３１０中の親ＩＤを"Doc13"に設定する。また、各管理ＩＤ"Doc15"，"Doc16"のメタ情報３１０中のログ情報３１６において、操作種別をいずれも「回収」に設定する。さらに、派生関係組込部２０４は、ログ情報３１６において、強制登録指示があった旨を表す情報を設定する。

図１６は、管理ＩＤ"Doc15"，"Doc16"のそれぞれについて、派生関係組込部２０４が生成するメタ情報３１０の内容の例を示す。図１６の例の表の１行の内容が各管理ＩＤのメタ情報の内容を示す。図１６に例示する各管理ＩＤ"Doc15"，"Doc16"のメタ情報は、すでに説明した親ＩＤ、操作種別、操作者、及び操作日時の各項目に加えて、「強制登録」の項目を含む。図１６を参照すると、強制登録の項目の値は、いずれも「ｙｅｓ」に設定されている。これは、ＩＤ付き文書"Doc15"，"Doc16"についてユーザからの強制登録指示があった旨を表す。文書操作部２００は、図１６に例示する内容のメタ情報を含むＩＤ付き文書"Doc15"，"Doc16"を生成し、登録処理部２１０に対して出力する。登録処理部２１０は、これらのＩＤ付き文書"Doc15"，"Doc16"を文書管理サーバ１０へ送信する。なお、ＩＤ付き文書"Doc15"，"Doc16"の文書内容３２０は空である。

文書管理サーバ１０の文書登録部１３０は、クライアント端末２０から受け取ったＩＤ付き文書３００のログ情報３１６中に、強制登録指示があった旨を表す情報が含まれる場合、操作種別限定部１５０が登録対象として指定した操作種別に当該ＩＤ付き文書３００の操作種別が含まれているか否かにかかわらず、当該ＩＤ付き文書３００に対応するレコードを派生関係ＤＢ１１０に登録する。したがって、例えば、操作種別限定部１５０において操作種別が「新規登録」又は「応答」であるＩＤ付き文書に対応するレコードのみを派生関係ＤＢ１１０に登録するよう文書登録部１３０に指示している場合であっても、「強制登録」の項目の値が「ｙｅｓ」であるＩＤ付き文書"Doc15"，"Doc16"（操作種別は「回収」）については、文書登録部１３０は、各文書に対応するレコードを派生関係ＤＢ１１０に登録する。図１４の例の派生関係ＤＢ１１０のデータ内容において、管理ＩＤ"Doc15"，"Doc16"のレコードは、強制登録指示に関する以上の処理の例により、操作種別限定部１５０による指示内容を無視して登録されたレコードである。

再び図１５を参照し、「内容確認」ボタンは、対応するＩＤ付き文書をクライアント端末２０にダウンロードすることを指示するボタンである。クライアント端末２０の表示画面において「内容確認」ボタンが押下されると、文書管理サーバ１０からクライアント端末２０に対して、対応するＩＤ付き文書がダウンロードされる。クライアント端末２０の文書操作部２００は、このダウンロード操作に対応するＩＤ付き文書を生成する（操作種別は「ダウンロード」）。このとき生成されるＩＤ付き文書は、そのログ情報中に強制登録指示があった旨の情報を含まない。例えば、ログ情報中の「強制登録」の項目の値を「ｙｅｓ」と異なる値（例えば、「ｎｏ」又は「空（ｎｕｌｌ）」など）に設定する。あるいは、ログ情報中に「強制登録」の項目自体を含まないものとしてもよい。クライアント端末２０は、図１５の例の「内容確認」ボタンの押下によるダウンロード操作の結果として生成されるＩＤ付き文書を文書管理サーバ１０へ送信する。文書管理サーバ１０において操作種別限定部１５０により登録対象の操作種別が「新規登録」又は「応答」に制限されている場合、上述のダウンロード操作の結果のＩＤ付き文書を受け取った文書管理サーバ１０は、その操作種別が「ダウンロード」であり、かつ、強制登録指示があった旨を表す情報がログ情報中に含まれないことから、当該ＩＤ付き文書に関して派生関係ＤＢ１１０への登録を行わない。この場合、クライアント端末２０で保持しているＩＤ付き文書のＩＤを操作前のＩＤに戻す処理が行われる。

以上、文書管理サーバ１０の操作種別限定部１５０及びクライアント端末２０の強制登録指示受付部２２０に関連する処理の一例を説明した。上述の例では、クライアント端末２０は、ＩＤ付き文書に対して行なわれた操作の操作種別が文書管理サーバ１０の操作種別限定部１５０によって登録対象として設定されているか否かにかかわらず、操作結果のＩＤ付き文書を文書管理サーバ１０に対して送信する。他の例では、クライアント端末２０において、文書管理サーバ１０の操作種別限定部１５０の設定内容を表す情報を記憶装置（図示しない）に記憶させ、登録対象である操作種別の操作が実行された場合のみ、ＩＤ付き文書を文書管理サーバ１０に送信してもよい。クライアント端末２０において、操作種別限定部１５０の設定内容に従って文書管理サーバ１０へのＩＤ付き文書の送信の有無を決定する例の場合、強制登録指示受付部２２０が特定のＩＤ付き文書について強制登録指示を受け付けると、操作種別限定部１５０の設定内容にかかわらず当該ＩＤ付き文書を文書管理サーバ１０へ送信する構成とすることで、強制登録指示のあったＩＤ付き文書は文書管理サーバ１０に登録される。

以上で説明した各種の処理の例では、文書管理サーバ１０に対する検索要求の結果としてＩＤ付き文書をクライアント端末２０に提供することを１つの「操作」として捉える。そして、当該操作（上述の例では、操作種別は「回答」）に対応するＩＤ付き文書は、検索結果としてクライアント端末２０に提供されたＩＤ付き文書の子文書として文書管理サーバ１０に登録される。

以上に例示した例では、管理ＩＤの発行は主に各クライアント端末２０で行われていたが、この代わりに文書管理サーバ１０がすべての管理ＩＤを発行してもよい。この場合、クライアント端末２０は、ＩＤ付き文書に対して操作を行った場合、操作前のＩＤ付き文書内の管理ＩＤを親ＩＤ３１４として含み、更にその操作についてのログ情報３１６と操作後の文書内容３２０とを含み、管理ＩＤ３１２は空欄の文書データを生成し、文書管理サーバ１０に送る。文書管理サーバ１０は、受け取った文書データに対して新たな管理ＩＤを付与し、この管理ＩＤとその文書データとに含まれる情報を、文書ＤＢ１００及び派生関係ＤＢ１１０に登録する。また、文書管理サーバ１０は、付与した管理ＩＤを当該文書データにセットすることによりＩＤ付き文書を生成し、これをクライアント端末２０に返す。クライアント端末２０は、操作前のＩＤ付き文書を、受け取ったＩＤ付き文書に置き換える。このように、文書管理サーバ１０が管理ＩＤを付与する構成でも、上述の各例の処理は同様に実行できる。

また以上の例では、管理ＩＤ３１２、親ＩＤ３１４、ログ情報３１６、及び文書内容３２０を含んだＩＤ付き文書３００がクライアント端末２０に保存されたが、この代わりに、クライアント端末２０は管理ＩＤしか持たず、その他の情報は文書管理サーバ１０に保存されるようにしてもよい。この場合、クライアント端末２０で文書を操作する場合、その文書に対応する管理ＩＤを文書管理サーバ１０に送り、文書管理サーバ１０からその文書を取得する。また、別の例として、クライアント端末２０が保持するＩＤ付き文書３００の中には管理ＩＤ３１２と文書内容３２０とが含まれ、親ＩＤ３１４及びログ情報３１６は含まれないようにしても良い。この場合、サーバがその管理ＩＤ３１２に対応づけて親ＩＤ３１４とログ情報３１６を持つようにすれば良い。

ここで、文書管理サーバ１０が管理ＩＤを付与する場合は、その取得の操作に対応する管理ＩＤを文書管理サーバ１０が生成し、その管理ＩＤと文書とを対応づけてクライアント端末２０に提供するとともに、その取得操作についてのログ情報（操作時刻や操作者など）と、元の管理ＩＤ（すなわち親ＩＤ）と、付与した管理ＩＤとを派生関係ＤＢ１１０に記録する。クライアント端末２０は、文書管理サーバ１０に送信した管理ＩＤを、受け取った管理ＩＤに置き換えるとともに、受け取った文書を開く。ユーザは、開かれた文書に対して閲覧や編集などの操作を行う。クライアント端末２０は、文書に対する操作が完了すると、操作後の文書を管理ＩＤ及び当該操作についてのログ情報とともに文書管理サーバ１０に送る。文書管理サーバ１０は、受け取った文書に対して新たな管理ＩＤを付与して派生関係ＤＢ１１０に登録し、受け取った管理ＩＤを親ＩＤとして派生関係ＤＢ１１０に登録する。また、受け取ったログ情報及び操作後の文書を、派生関係ＤＢ１１０及び文書ＤＢ１００に登録する。そして、文書管理サーバ１０は、新たに付与した管理ＩＤをクライアント端末２０に返す。クライアント端末２０は、元の管理ＩＤを受け取った管理ＩＤで置き換える。以上のような処理により、操作間の派生関係が文書管理サーバ１０に蓄積されることになる。

一方、クライアント端末２０が管理ＩＤを付与する構成の場合は、文書管理サーバ１０は、クライアント端末２０から受け取った管理ＩＤに対応する文書をクライアントに返せばよい。クライアント端末２０は受け取った文書を開き、ユーザがその文書を操作する。操作の完了後、クライアント端末２０はその操作結果の文書に対して新たな管理ＩＤを付与し、この管理ＩＤを含んだ前述のＩＤ付き文書と同様の情報を、文書管理サーバ１０に送る。そして、クライアント端末２０は、そのＩＤ付き文書のうち管理ＩＤのみを保存し、その他の情報を削除する。

以上に例示したシステムにおける文書管理サーバ１０は、典型的には、汎用のコンピュータにて上述の文書管理サーバの各部の機能又は処理内容を記述したプログラムを実行することにより実現される。コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、図１７に示すように、ＣＰＵ（中央演算装置）４０、メモリ（一次記憶）４２、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース４４等がバス４６を介して接続された回路構成を有する。また、そのバス４６に対し、例えばＩ／Ｏインタフェース４４経由で、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）４８やＣＤやＤＶＤ、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体を読み取るためのディスクドライブ５０が接続される。このようなドライブ４８又は５０は、メモリに対する外部記憶装置として機能する。実施形態の処理内容が記述されたプログラムがＣＤやＤＶＤ等の記録媒体を経由して、又はネットワーク経由で、ＨＤＤ４８等の固定記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがメモリに読み出されＣＰＵにより実行されることにより、実施形態の処理が実現される。クライアント端末２０についても同様である。

文書管理システムの概略構成の例を示す図である。 クライアント端末の内部構成の例を示すブロック図である。 ＩＤ付き文書のデータ構造の例を模式的に示す図である。 文書管理サーバの内部構成の例を示すブロック図である。 派生関係ＤＢのデータ内容の例を示す図である。 図５に例示したデータ内容における管理ＩＤ群がなす木構造を図式化して表す図である。 要求処理部の処理手順の例を示すフローチャートである。 要求処理部の部分的な処理手順の例を示すフローチャートである。 クライアント端末の表示装置に表示される表示画面の例を示す図である。 クライアント端末の表示装置に表示される表示画面の他の例を示す図である。 派生関係ＤＢのデータ内容の他の例を示す図である。 図１１に例示したデータ内容における管理ＩＤ群がなす木構造を図式化して表す図である。 クライアント端末の表示装置に表示される表示画面の他の例を示す図である。 派生関係ＤＢのデータ内容の他の例を示す図である。 クライアント端末の表示装置に表示される表示画面の他の例を示す図である。 ＩＤ付き文書のメタ情報の内容の例を示す図である。 コンピュータのハードウエア構成の一例を示す図である。

符号の説明

１０ 文書管理サーバ、２０ クライアント端末、３０ ネットワーク、４０ ＣＰＵ、４２ メモリ、４４ Ｉ／Ｏインタフェース、４６ バス、４８ ＨＤＤ、５０ ディスクドライブ、１００ 文書ＤＢ、１１０ 派生関係ＤＢ、１３０ 文書登録部、１３２ 派生関係登録部、１４０ 要求処理部、１５０ 操作種別限定部、２００ 文書操作部、２０２ ＩＤ割り当て部、２０４ 派生関係組込部、２１０ 登録処理部、２２０ 強制登録指示受付部、３００ 文書、３１０ メタ情報、３２０ 文書内容。

Claims (4)

1. 第１の文書を親とし前記第１の文書に対する操作の結果生成された第２の文書を子とする派生関係の情報を情報処理装置から受け取って記憶部に登録する登録部と、
   指定文書及び検索条件を特定する利用要求に応じて、前記記憶部に登録された派生関係群が表す木構造であって前記指定文書が属する木構造に含まれる文書のうち前記検索条件を満たす文書を出力対象文書とし、前記出力対象文書に関する情報を出力する出力部と、
   を備え、
   前記登録部は、さらに、前記出力対象文書を親とし、前記出力部が前記出力対象文書に関する情報を出力した結果の文書である出力結果文書を子とする派生関係の情報を前記記憶部に登録し、前記第１の文書に対する前記操作の種類を表す情報を前記情報処理装置から受け取り、前記操作の種類が所定の種類である場合、及び前記操作の種類が前記所定の種類以外であって前記情報処理装置により前記第２の文書に付された強制登録指示を検出した場合は、前記派生関係の情報を前記記憶部に登録し、前記操作の種類が前記所定の種類以外であって前記強制登録指示を検出しない場合は、前記派生関係の情報を前記記憶部に登録しない、
   ことを特徴とする文書管理装置。
2. 前記出力部は、前記検索条件を満たす前記出力対象文書のうち、前記出力結果文書を子として有する文書と、その他の文書と、を互いに異なる態様で表示装置に表示させる表示情報を出力する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 第１の文書を親とし前記第１の文書に対する操作の結果生成された第２の文書を子とする派生関係の情報を情報処理装置から受け取って記憶部に登録するステップと、
   指定文書及び検索条件を特定する利用要求に応じて、前記記憶部に登録された派生関係群が表す木構造であって前記指定文書が属する木構造に含まれる文書のうち前記検索条件を満たす文書を出力対象文書とし、前記出力対象文書に関する情報を出力するステップと、
   前記出力対象文書を親とし、前記出力部が前記出力対象文書に関する情報を出力した結果の文書である出力結果文書を子とする派生関係の情報を前記記憶部に登録し、前記第１の文書に対する前記操作の種類を表す情報を前記情報処理装置から受け取り、前記操作の種類が所定の種類である場合、及び前記操作の種類が前記所定の種類以外であって前記情報処理装置により前記第２の文書に付された強制登録指示を検出した場合は、前記派生関係の情報を前記記憶部に登録し、前記操作の種類が前記所定の種類以外であって前記強制登録指示を検出しない場合は、前記派生関係の情報を前記記憶部に登録しないステップと、
   をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
4. 情報処理装置と文書管理装置とを備え、
   前記情報処理装置は、
   第１の文書を親とし前記第１の文書に対する操作の結果生成された第２の文書を子とする派生関係の情報を前記文書管理装置に送信する送信部と、
   指定文書及び検索条件を特定する利用要求を前記文書管理装置に対して行う要求部と、
   を備え、
   前記文書管理装置は、
   前記情報処理装置から前記派生関係の情報を受け取って記憶部に登録する登録部と、
   前記情報処理装置からの前記利用要求に応じて、前記記憶部に登録された派生関係群が表す木構造であって前記指定文書が属する木構造に含まれる文書のうち前記検索条件を満たす文書を出力対象文書とし、前記出力対象文書に関する情報を出力する出力部と、を備え、
   前記登録部は、さらに、前記出力対象文書を親とし、前記出力部が前記出力対象文書に関する情報を出力した結果の文書である出力結果文書を子とする派生関係の情報を前記記憶部に登録し、前記第１の文書に対する前記操作の種類を表す情報を前記情報処理装置から受け取り、前記操作の種類が所定の種類である場合、及び前記操作の種類が前記所定の種類以外であって前記情報処理装置により前記第２の文書に付された強制登録指示を検出した場合は、前記派生関係の情報を前記記憶部に登録し、前記操作の種類が前記所定の種類以外であって前記強制登録指示を検出しない場合は、前記派生関係の情報を前記記憶部に登録しない、
   ことを特徴とする文書管理システム。

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