JP5205028B2

JP5205028B2 - 手書き注釈管理装置およびインタフェース

Info

Publication number: JP5205028B2
Application number: JP2007267345A
Authority: JP
Inventors: 康介小西; 尚司池田; 直広古川
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2007-10-15
Filing date: 2007-10-15
Publication date: 2013-06-05
Anticipated expiration: 2027-10-15
Also published as: JP2009098763A

Description

本発明は手書き注釈を含む文書管理装置における手書き注釈の重要度を計算する技術に関する。

近年文書への手書きメモを電子化する技術が普及している。その一つとしてタブレットＰＣが挙げられる。これはペンデバイスを備えたパーソナルコンピュータであり、ペンデバイスでディスプレイ上に描いた内容を電子的に取り込むことができる。上記技術のもう一つ例としてデジタルペンが挙げられる。これは紙に印刷された細かなドットをペンに内蔵されたカメラで読み取ることで、紙への手書きメモを電子化することができる。

またこれらのデバイスの普及に伴い、電子化された手書きメモを文書への注釈として文書情報と一緒に管理する技術も普及している。例えばＭｉｃｒｏｓｏｆｔ社が開発したＭｉｃｒｏｓｏｆｔＯｆｆｉｃｅ２００７では、タブレットを用いてワープロ文書やプレゼンテーション文書に手書きメモを追加して保存することができる。また特許文献１では、電子文書と紙上への手書きメモを一緒に管理する技術が開示されている。これらの技術によって、文書への手書き注釈を電子的に保存して管理することが可能になった。

これらの技術を背景に、近年文書への手書き注釈を解析して情報表示や検索に利用する技術が注目されている。官公庁や企業の業務では、下線や丸囲みなどを書き込むことによって、文書中の重要な部分を記録することが行われている。このような手書き注釈の記録は業務における重要な知識を含んでいることが多いので、それを電子的に管理して検索したり閲覧したりすることは有用である。これを実現する場合、管理される注釈の数は膨大になるので、検索において重要なものを優先的に提示することが重要となる。すなわち単語列からなる検索クエリーに対してそれぞれの注釈の重要度を計算する手段が重要である。

このような手書き注釈の検索を実現するものとして、記入内容や文書内容にもとづき手書き注釈情報に重要度をつけて検索する技術が提案されている。例えば非特許文献１では、検索キーワードと手書き注釈を記入した箇所付近のテキストとの類似度によって重要度を計算する手法が提案されている。また特許文献２では、手書き注釈を記入した部分の文書内容の語句の重要度によって手書き注釈の重要度を計算する手段が開示されている。また特許文献３では、特定の文書の範囲を指定してその範囲に記入された手書き注釈のみを検索する手段が開示されている。これらの手段によって、注釈をつけた文書のテキスト内容をもとに注釈情報を検索することが可能になる。

特開2005-135211 特開2004-206654 特開2004-199484 特開2006-301695 ＧｅｎｅＧｏｌｏｖｃｈｉｎｓｋｙ，ＭｏｒｇａｎＮ．Ｐｒｉｃｅ，ａｎｄＢｉｌｌＮ．Ｓｃｈｉｌｉｔ，" ＦｒｏｍＲｅａｄｉｎｇｔｏＲｅｔｒｉｅｖａｌ：ＦｒｅｅｆｏｒｍＩｎｋＡｎｎｏｔａｔｉｏｎｓａｓＱｕｅｒｉｅｓ" ＰｒｏｃｅｅｄｉｎｇｓｏｆＡＣＭＳＩＧＩＲ９９，ＡＣＭＰｒｅｓｓ，ｐｐ．１９−２５，１９９９．

しかしながら、業務においては色々な箇所の似たような文章に下線などが記入される場合が多く、前記のような語句の類似度や重要度による注釈の重要度計算手段では、似たような文章につけられた注釈をうまく区別できない。また業務においては、ある文書の一部分と別の文書の一部分との対応関係や、その対応関係の強さの度合いなどを注釈によって明示的に記録することがある。このような記録は作業者の作業における過程や知識を表現するものであり、注釈情報を検索する場合に活用すれば従来のテキスト内容に基づく検索手法よりも一層効率のよい検索ができることが期待される。

このような注釈による対応関係の情報を活用するものとして、特許文献４では文書中に着けられた手書きの追記マークを解釈し、マークの種類ごとに文書の内容を並べて表示する技術が開示されている。しかしながらそれはあくまで一文書内の手書き注釈の表示方法に関するものであり、注釈情報が大量に記録された中から検索によって効率的に情報を取り出すことに関する技術ではない。

そこで本発明では、手書き注釈情報を含む文書管理装置において、注釈情報を検索する際にユーザによる注釈間の対応付け情報を利用して検索結果を出力することで、テキスト内容には表れないユーザの作業過程の知識を活用して注釈情報を探すことが可能な注釈検索手段を提供する。

上記課題を解決するため、本発明は、以下のように文書管理システム、検索システム、検索方法を提供する。

文書管理システムであって、文書に対し手書きされた手書き情報を電子的に取得する手段と、取得された前記手書き情報から、対象の文章の範囲と当該文章へのマークを抽出し注釈情報データベースに登録する注釈情報解析手段と、前記手書き情報を取得したのと同じ業務フロー内で取得した、前記手書き情報とは異なる手書き情報であって、前記マークに対応するマークが手書きされている文書から対象の文章の範囲を抽出し、対比注釈として対比注釈情報データベースに登録する対比注釈登録部とを有することを特徴とする。

さらに、前記対比注釈登録部は、前記手書き情報から、対比注釈に対する評価情報を取得して、前記対比注釈データベースに登録することを特徴とする
さらに、前記対比注釈に対する評価情報として、手書きされる評価記号とその評価値の組合せが登録された評価値データベースを有することを特徴とする。

さらに、前記対比注釈登録部は、対応するマークが手書きされている文書中の対象の文章の範囲同士で、共通語及び差異語を抽出して対比注釈情報データベースに登録することを特徴とする。

さらに、前記共通語及び差異語の抽出は、それぞれの文章における特徴語を抽出し、特徴語同士を比較することにより抽出することを特徴とする文書管理システム。

また、検索システムであって、電子的に取得された文書への手書き情報であって、対象の文章の範囲と当該文章へのマークが登録された注釈情報データベースと、前記手書き情報を取得したのと同じ業務フロー内で取得した、前記手書き情報とは異なる情報であって、前記マークに対応するマークが手書きされている文書から抽出された対象の文章の範囲が対比注釈として登録された対比注釈情報データベースと、キーワードの入力を受け付ける手段と、入力された前記キーワードを含む文章を前記注釈情報データベースから検索する注釈検索部と、前記検索部によって検索された文章とその文章に対応する対比注釈が登録されている文章とを前記対比注釈情報データベースから抽出し、前記対比注釈の重要度を計算する注釈評価部と、前記注釈評価部によって計算された重要度に基づいて、抽出された文章への手書き情報を表示する表示手段とを有する特徴とする。

さらに、前記対比注釈情報データベースは、前記手書き情報から取得された前記対比注釈に対する評価情報を有し、前記注釈評価部は、前記評価情報の重要度に基いて抽出された文章の組を並べ替え、前記表示手段に前記並べ替えの順で前記手書き情報を表示することを特徴とする。

また、検索キーワード入力手段、検索手段、表示手段、データベースを用いた検索方法であって、前記データベースは、電子的に取得された文書への手書き情報であって、対象の文章の範囲と当該文章へのマークが登録された注釈情報データベースと、前記手書き情報を取得したのと同じ業務フロー内で取得した、前記手書き情報とは異なる情報であって、前記マークに対応するマークが手書きされている文書から抽出された対象の文章の範囲が対比注釈として登録された対比注釈情報データベースとを有し、前記入力手段が検索キーワードの入力を受け付け、前記検索手段が、入力された前記キーワードを含む文章を前記注釈情報データベースから検索し、検索された文章とその文章に対応する対比注釈が登録されている文章とを前記対比注釈情報データベースから抽出し、前記対比注釈の重要度を計算し、前記表示部が、計算された重要度に基づいて、抽出された文章への手書き情報を表示することを特徴とする検索システム。

これにより、テキストの内容が似通った手書き注釈だけでなく、その注釈内容と関係性があると過去に作業者によって判断された部分の注釈に対しても適切に重要度を割り当てることができ、過去の作業知識を利用して重要な注釈を優先的に検索することが可能になる。

また、本発明では、業務フローおよび該業務フローに含まれる文書の集合を管理し、同一業務フロー内の文書に記入された同一マークを持つ注釈の組を検出することで、記入者が意図した注釈の対応付けを抽出することができる。

また本発明では、検索クエリーとテキストの整合性が高い注釈だけでなく、そのような注釈と対比関係によって結び付けられている注釈の重要度を高めることによって、テキスト内容だけでなく記入者の意図を反映して重要度を計算する手法を提案する。

また本発明では、検索結果として出力された注釈情報をリスト形式に表示するだけでなく、注釈の対比関係を重要度順にリスト形式に表示したり、注釈の対比関係をネットワーク状に表示したりすることによって、過去の記入者が記した注釈間の関係を可視化する手法を提案する。

本発明によれば、企業内で大量に蓄積された文書情報の中から、記入者が関係あると明示的に記した文書内容の組を抽出し、その関係性を用いてテキスト内容によらない尺度によって重要な文書情報を優先的に探し出せるようになる。

本発明の実施形態にかかる情報管理装置の構成について図１に従い述べる。本発明の実施例としての情報管理装置は、情報管理サーバ１０１と情報管理クライアント１０２からなる。

情報管理サーバ１０１は本装置を使用するユーザの情報を格納するユーザ情報ＤＢ１０３、文書の情報を格納する文書情報ＤＢ１０４、文書に書き加えられた手書きを格納するストローク情報ＤＢ１０５、ストロークと文書内容を解析して下線や丸囲みであるというストロークの形状やどの部分に下線が引かれているかという注釈内容を格納する注釈情報ＤＢ１０６、業務フローとその中で利用される文書の情報を格納する業務フロー情報ＤＢ１０７、記入者が意図したと考えられる注釈間の対応づけを格納する対比注釈情報ＤＢ１０８、注釈に対して記入者が明示的に評価をつける際の評価記号と評価値の対応付けを格納する評価値ＤＢ１３０、クライアントから記入データを受け取りストローク情報ＤＢや注釈情報ＤＢにデータを格納する記入データ登録部１０９、クライアントから検索クエリーを受け取り注釈情報のリストを返信する注釈情報検索処理部１１０から構成される。記入データ登録部１０９は、ストローク情報ＤＢに情報を格納するストローク情報登録部１２０、下線や丸囲みなどの手書きの形状やその対象となる文章を解析して注釈情報ＤＢに情報を格納する注釈解析・登録部１２１、追記マークなどをもとに注釈間の対応関係を抽出して対比注釈情報ＤＢに情報を格納する対比注釈登録部１２２で構成される。注釈情報検索処理部１１０は、検索クエリーのテキストを内容として含む注釈情報を取得するキーワードによる注釈検索部１２３、注釈情報や対比注釈情報の内容をもとに検索クエリーに対する注釈情報の重要度を計算する注釈評価部１２４、重要度をもとに注釈情報を並び替えて検索結果としてクライアントに出力する検索結果生成部１２５で構成される。

情報管理クライアント１０２は、各ユーザがこれを用いて文書への手書き注釈を電子化したり注釈情報を検索して閲覧したりするための端末であり、ペンデバイスから記入データを読み取りサーバに送信する記入データ読み込み部１１１、ユーザから検索クエリーを受け取ってサーバに送信してサーバから返信される結果を画面にリスト形式で表示する注釈情報検索部１１２から構成される。クライアントにはペンデバイス１１３が接続され、文書への記入を電子化したものを読み取ることができる。

最初に、情報管理サーバにおける情報管理の形式を図２から図５に示す。

ユーザ情報ＤＢ１０３の管理形式を、図２を用いて説明する。ユーザ情報は、それぞれのユーザに固有に割り当てられるユーザＩＤ２０１、ユーザ名２０２から構成される。

文書情報ＤＢ１０４の管理形式を、図３を用いて説明する。文書情報は、それぞれの文書に固有に割り当てられる文書ＩＤ３０１、文書を作成したユーザを表す作成ユーザＩＤ３０２、作成日時３０３、更新日時３０４、文書の電子ファイルを格納する電子文書データ３０５、文書のページ数３０６、文書インスタンスＩＤリスト３０７から構成される。文書インスタンスＩＤは当該文書に記入を行う際の記入対象となる中間データで、同一文書に別々のユーザが書き込んだ場合に、それらを分割しつつ同一の文書に書き込んだということを管理するためのものである。例えば別々のユーザがそれぞれある文書に記入をしたい場合は、それぞれ別々の文書インスタンスを生成して書き込みを行う。

ストローク情報ＤＢ１０５の管理形式を、図４を用いて説明する。ストローク情報は、それぞれのストロークに固有に割り当てられるストロークＩＤ４０１、ストロークを記入した文書インスタンスのＩＤ４０２、ストロークを記入したページ番号４０３、ストロークを記入したユーザのＩＤ４０４、記入開始時刻４０５、サンプリング点数４０６から構成され、さらにストロークを構成するサンプリング点のリストへのポインタ４０７を持つ。サンプリング点はＸ座標４０８、Ｙ座標４０９、差分時刻４１０から構成される。ストローク情報はサンプリング点のリストによりストロークの形状を保持するだけでなく、記入者や記入時刻などの情報も併せて保持する。

注釈情報ＤＢ１０６の管理形式を、図５を用いて説明する。注釈情報は、それぞれの注釈に固有に割り当てられる注釈ＩＤ５０１、注釈を記入したユーザのＩＤ５０２、注釈を構成するストロークのＩＤのリスト５０３、該注釈の一部であり記入者が該注釈に割り当てたとみなすマーク５０４、下線や丸囲みなどの注釈の形状５０５、下線が引かれた文章や丸囲みされた文章など注釈が記入された対象となる文章を格納する被注釈文字列５０６から構成される。５１０は注釈の例である。５１０は下線によって文書内容の範囲が選択されており、さらに左上に「１ａ」という記号が記入されている。本装置はこのようなストロークから下線と「１ａ」というマークを検出し、注釈情報として登録する。

業務フロー情報ＤＢ１０７の管理形式を、図６を用いて説明する。業務フロー情報は、それぞれの業務フローに固有に割り当てられる業務フローＩＤ６０１、業務フローの開始日時６０２と終了日時６０３、および業務フローに含まれる文書情報６０４の集合から構成される。業務フローに含まれる文書情報６０４は、該当する文書インスタンスＩＤ６０５、該当する業務フローＩＤ６０６、該業務フローにおいて該文書より先に作成もしくは利用される文書である親文書インスタンスのＩＤ６０６、該業務フローにおいて該文書より後に作成もしくは利用される文書である子文書インスタンスのＩＤ６０７から構成される。業務フロー内の文書情報の集合は、親子関係によって図６に示すようなネットワーク構造を持つ。

対比注釈情報ＤＢ１０８の管理形式を、図７を用いて説明する。対比注釈情報は、検出されたそれぞれの対比注釈に固有に割り当てられる対比注釈ＩＤ７０１、対比注釈を構成する注釈のＩＤの組７０２、記入者が明示的に示した該対比注釈の評価値７０３、二つの注釈の被注釈文字列の間の共通語のリスト７０４、二つの注釈の被注釈文字列の間の差異語のリスト７０５、７０６から構成される。注釈７１０と注釈７１１の組は対比注釈の例である。注釈７１０は縦括弧によって範囲選択がされており、その左上に「１ａ」というマークが記入されている。注釈７１１は下線によって範囲選択がされており、その左上に「１ａ」というマークが記入されている。さらにこれらの注釈が記入された文書インスタンスは同一業務フローに属している。この時本装置は両注釈のマークが同一であることを検出し、その組を対比注釈として対比注釈ＤＢに登録する。

次に、ユーザがペンで文書に注釈を記入した時の情報登録処理を図８から図１０を用いて説明する。まず情報登録処理の全体の流れを、図８を用いて説明する。ユーザ８０７がペンデバイス８０８を使って文書インスタンス８０９に記入した場合、クライアント８０１の記入データ読み込み部はペンデバイスからストロークの座標や時刻の情報を取得し、ストローク情報８０２を生成してサーバ８０３に送信する。この時ペンデバイスとしてペンタブレットやタブレットＰＣなどを用いてもよいし、Ａｎｏｔｏデジタルペンのような紙に直接記入するペンデバイスを用いてもよい。サーバは送信されたストローク情報を受け取ると、ストローク情報登録部８０４においてストローク情報をストローク情報ＤＢに登録し、次に注釈解析・登録部８０５においてストロークの形状を解析してその結果を注釈情報ＤＢに登録する。最後に対比注釈登録部８０６において、同一業務フロー内の文書インスタンスに記入された注釈でマークが同じものを取得して対比注釈情報ＤＢに登録する。これによってユーザが注釈を記入するたびに、どの部分に下線を引いたかなどという情報やユーザが明示的に示した注釈の対応関係が自動的にサーバに登録される。

情報登録処理における注釈解析・登録部のフローチャートを図９に示す。注釈解析・登録部は、ステップ９０１においてクライアントから送信されたストローク情報を受け取り、ステップ９０２において線や丸囲みなどストロークの形状を認識する。ステップ９０２において、下線や丸囲みなどあらかじめ設定された注釈形状が認識されれば、ステップ９０３の条件分岐によってステップ９０４に進む。もし注釈形状が認識されなかった場合は注釈解析・登録部が終了になる。ステップ９０４においては、ストロークの形状と文書内容の位置情報を比べ合わせ、注釈が覆っている範囲を検出する。例えば下線の場合は、下線の座標と文書テキストの座標から、どの文章に下線が引かれているかを検出する。ステップ９０５では注釈の識別子として記入された記号をマークとして検出する。ステップ９０６では注釈形状や注釈範囲およびマークの情報を注釈情報として注釈情報ＤＢに登録する。

情報登録処理における対比注釈登録部のフローチャートを図１０に示す。対比注釈登録部は、ステップ１００１において注釈解析・登録部で登録された注釈情報１を取得し、ステップ１００２において注釈情報１が記入された文書インスタンスの情報を取得し、さらに該文書インスタンスが属する業務フローの情報を取得する。次にステップ１００３において該業務フローに属する全ての文書インスタンスに記入された全ての注釈情報を取得し、ステップ１００４でそれらの注釈情報の中からマークが注釈情報１と同一であるものを全て取得する。ステップ１００５では注釈情報１とステップ１００４で取得した注釈情報との組を対比注釈として対比注釈情報ＤＢに登録する。ステップ１００６ではユーザが記入した対比注釈に対する評価情報から、対比注釈の評価値を設定する。ここでの評価値記入方法は、例えば余白にマークの記号と評価記号を並べて記入することによって行うことができる。ここで、図２１に示すように、評価記号が表す評価値については、評価記号と合わせて予め評価値ＤＢに登録させておいてもよい。最後にステップ１００７で対比注釈における二つの注釈の共通・差異語をテキスト処理によって抽出する。ここで共通・差異語抽出は、例えばまず注釈の被注釈文字列から一般的なテキスト処理によって特徴語を抽出し、それらが二つの注釈で共通に表れているか否かをみることによって実現できる。

対比注釈登録部のステップ１００６における評価記号記入方法の例を図１１に示す。この例では文書インスタンス１１０１に注釈１１０３が、文書インスタンス１１０２に注釈１１０４が記入されており、これらはそれぞれ「１ａ」という同一のマークを持ち対比注釈として登録される。さらに文書インスタンス１１０２の余白には対比注釈の評価情報１１０５が記入されている。この時本装置はこのような記述を文字認識によって検出し、「１ａ」というマークに対して「ｘ」という評価がされているとみなす。ここで評価記号ｘにあらかじめ割り当てた値を該対比注釈の評価値として設定する。また図１１の例では「２ｂ」というマークを持つ対比注釈に対しては評価記号ｙに対応する評価値を設定することになる。なお、ここでは文書の余白にマークの種類ごとにまとめて評価記号を記入したが、それぞれの注釈の側に個別に評価記号を書き込むような方式をとってもよい。この記入された記号に従って、評価値が登録される。登録される際に、評価値を図７にある通り数値で登録してもよい。このようにユーザの記入によって注釈の評価値を登録することで、注釈検索時に記入者の意図をより反映させて注釈の重要度を計算することができる。

上記の対比注釈に対する評価は、データベースに評価値が登録された後に変更することもできる。文書インスタンスへの追記による評価変更の例を図１２に示す。この例では以前に余白に記入した評価記号に斜線を引き、その上に新たな評価記号を記入している。本装置はこの斜線および評価記号を文字認識により検出し、データベースの該当するマークに関する対比注釈の評価値を変更登録する。また評価変更は文書インスタンスへの記入だけでなくＰＣの画面などからキーボード入力で行ってもよい。その例を図１３に示す。本例では画面１３０１にある業務フローに属する文書インスタンスとそこに記入されたマークが表として表示されている。表の各欄には該当文書インスタンスに記入された該当マークに対する評価記号が表示されている。例えば文書D0032154には項目1aに対してXという評価記号が、項目2b、3c、４dに対してはYという評価記号が記入されていることを表している。またそれぞれの文書に対して全ての項目の評価記号が記入されるわけではなく、例えば文書D0032162には項目1aに関する評価記号が記入されていないため該当する欄が空白になっている。ユーザはＰＣの画面から各欄の値を変更することができ、その場合本装置は対比注釈情報ＤＢに登録されている対応する対比注釈の評価値を修正する。図１３の例では文書D0032154での項目1aに対する評価記号をXからYに修正しており、それに応じて対応する対比注釈情報の重要度が、評価記号Xに割り当てられた評価値2.0から評価記号Yに割り当てられた評価値1.0に変更されている。対比注釈登録ステップ１００６における共通・差異語抽出部のフローチャートを図１４に示す。共通・差異語抽出部は、ステップ１４０１において対象となる注釈情報１、２を取得し、ステップ１４０２においてそれぞれの注釈情報の被注釈文字列から特徴語を抽出する。この特徴語抽出は通常用いられるような辞書による方式やＴＦ−ＩＤＦなどの単語出現頻度による方式などを用いて実現できる。次にステップ１４０３において抽出されたそれぞれの特徴語の中から両者の注釈に共通な語を共通語として対比注釈情報に登録する。またステップ１４０４においては注釈情報１の被注釈文字列における特徴語であり注釈情報２の被注釈文字列に出現しないものを差異語１として対比注釈情報に登録し、同様にステップ１４０５においては注釈情報２の被注釈文字列における特徴語であり注釈情報１の被注釈文字列に出現しないものを差異語２として対比注釈情報に登録する。これらの共通語や差異語はテキスト検索におけるキーとなるが、対比注釈における二つの注釈の関係を特徴づけるものとしても有用である。

以上が手書き情報登録部の処理の流れである。手書き情報登録部の結果としてどのような文書に下線や丸囲みを記入したかを表す注釈情報や、記入者はどの部分が関係深いと考えているかを表す対比注釈情報が得られる。これらの情報によって、検索において単純なテキストの類似性を比べるだけでは得られない効果が得られることが期待できる。その例を図１５で示す。
３つの文書の部分１５０１、１５０２、１５０３の内容を見ると、これらの内容はそれぞれ類似性が高いにもかかわらず、１５０１と１５０２は「特徴語」「抽出」という共通単語を含むので類似性が高いとみなされるが、１５０３は共通単語を含まないのでこれら二つの文書とは類似性が低いとみなされてしまう。よって例えば「特徴語」というキーワードで検索した場合１５０１、１５０２は取得できるが１５０３は取得できない。一方本発明のように手書き注釈から文書間の対応付けを見つけ出しておけば、もし１５０４、１５０５、１５０６に関連性があると誰かが注釈を記入していた場合には、テキスト内容の類似性に関係なくこれらの文書間の関係を取得することができる。そのような手書き注釈は記入者が判断して記入したものなので、それらが実際に関係深い可能性は高いといえる。このような状態では、例えば「特徴語」というキーワードで検索した場合１５０４、１５０５だけでなく１５０６の文書もこの対応関係をもとに取得することができる。このように、本発明による手法によって表記のゆれや語句の違いがあったとしても、作業者の過去の思考・知識を利用して検索を効率化できる効果が得られる。次に、ユーザがサーバで管理されている注釈情報を検索する処理を図１６から図２０を用いて説明する。

まず検索処理の全体の流れを、図１６を用いて説明する。ユーザがクライアントの注釈検索部に検索クエリー１６０１を入力すると、注釈検索部はその検索クエリーをサーバに送信する。検索クエリーはキーワードとなる単語列で構成される。サーバは検索クエリーを受け取ると、まずキーワードによる注釈検索部１６０２によって検索クエリーの単語列に含まれる単語を被注釈文字列に含むような注釈情報を全て取得する。次に注釈評価部１６０３において、それぞれの注釈の重要度およびこれらの注釈と対応関係にある注釈の重要度を計算する。最後に検索結果生成部１６０４において、キーワードによる注釈検索部１６０２によって得られた注釈情報を注釈評価部１６０３において得られた重要度の順に並べ直し、その上位Ｎ件のリスト１６０５を検索結果としてクライアントに送信する。クライアントは検索結果を受け取ると、注釈の形状や文書の内容を含めて注釈情報を画面にリスト表示する。ここで注釈評価部ではユーザの評価や時間の情報などテキストの情報以外を用いて重要度を計算しており、単なるキーワードによる類似性では得られなかった関連性に関する情報を取得することができる。

上記検索処理における注釈評価部のフローチャートを図１７に示す。注釈評価部は、ステップ１７０１において重要度を計算する対象となる注釈情報を受け取り、ステップ１７０２において該注釈情報の重要度を計算する。ここで注釈情報の重要度は検索キーワードと被注釈文字列との類似度をもとに計算してもよいし、さらに対比注釈を優先的に検索したい場合は該注釈情報を含む対比注釈情報の数が多いものの重要度を高くするようにしてもよい。また検索者が人や日時の条件を指定して、それらの条件に近い記入者や記入日時を持つ注釈情報の重要度を高めるようにしてもよく、それによって関係の深い人や期間に記入されたものを優先的に検索するといったことも可能になる。具体的な重要度計算方法の例を示すと、検索キーワードと被注釈文字列との類似度をコサイン距離で計算した値をd、該注釈情報を含む対比注釈情報の数をn、該注釈情報の記入時刻をt1、検索条件として指定された日時をt2、該注釈情報の記入者のユーザIDをu1、検索条件として指定されたユーザのIDをu2として、該注釈情報の重要度を適当な係数a1〜a4を定めてa1×d＋a2×n＋a3×|t1―t2|＋a4×eq(u1,u2)という式で計算することができる。ここで関数eqは二つの引数が等しい場合は1を、そうでない場合は0を返すとする。重要度計算では上記の方法以外に、検索キーワードと被注釈文字列との類似度をコサイン距離以外の方法で求めることもできるし、重要度の計算式を単純な足し合わせではなく２次関数や平方根などのより複雑な計算式を用いることもできる。次にステップ１７０３において該注釈情報を含む対比注釈情報を全て取得し、最後にステップ１７０４において、ステップ１７０３で取得した対比注釈情報に含まれる全ての注釈情報の重要度を計算する。ここでこれらの注釈情報の重要度はステップ１７０２で計算した重要度をもとに計算するが、さらに対比注釈の評価値などを加味してもよい。また対比注釈の共通語・差異語の性質を重要度計算に反映させてもよい。例えば検索者が指定した検索キーワードが対比注釈の共通語に含まない場合に重要度を高めてもよく、これによって検索者が指定した検索キーワードの内容と関係が深いと記入者が判断したにも関わらず検索キーワードを直接含んでいないためにステップ１７０２において重要度が低くなってしまうような部分の重要度を高めることができる。このような計算の具体的な方法の例を示すと、ステップ１７０２で計算した注釈情報の重要度をv、対比注釈の評価値をe、検索キーワードと対比注釈の共通語との間に共通の単語が含まれているかどうかを現す値をc（共通単語が含まれていればc=0、そうでなければc=1）として、該注釈情報の重要度を適当な係数b1〜b3を定めてb1×v＋b2×e＋b3×cという式で計算することができる。また対比注釈の差異語の量が多い場合に重要度を高くしてもよく、これによってもステップ１７０２における単純なテキスト検索では重要度が低くなってしまうような部分の重要度を高める効果が得られる。これによって、テキスト検索で引っかかった注釈だけでなく、記入者がそれらと関係があると判断した注釈も検索結果に含めることができる。

最後に検索結果の出力形態の例を図１８に示す。ここでは注釈の重要度の順番に、注釈付近の文書内容をリスト表示している。さらに対比注釈がある場合には対応付けられた注釈も並べて表示することで、どのような意図でその注釈が付けられたかを分かりやすくしている。この例では「アルミニウム」と「混合」という検索キーワードで検索を実行している。この検索キーワードを受け取ると、サーバの注釈検索部１６０２でキーワード検索によって注釈情報１８０４、１８０５、１８０６が抽出され、注釈評価部のステップ１７０２においてその重要度が計算される。さらに注釈評価部のステップ１７０３、１７０４によって対比注釈によってそれらと関係付けられた注釈情報１８０７、１８０８が抽出されてそれらの重要度も計算される。そして検索結果生成部１６０４において、対比注釈によって関係付けられた注釈情報があるならばそれらをペアにして、抽出された注釈情報の重要度の高い順に並び替えて出力する。検索結果を見ると、注釈情報１８０７には「アルミニウム」「混合」という単語は含まれていないにも関わらず、関係のある内容であると判断されて検索できている。

本検索機能によって、表記のゆれに強い検索が実現できることを図１９の例を用いて説明する。図１９は「パーソナルコンピューター」という検索キーワードで注釈検索を実行した結果を表している。二つの検索結果はそれぞれ「パーソナルコンピューター」という単語を含む注釈であるが、それぞれに対比注釈によって関係づけられている注釈は「個人用計算機」、「ワードプロセッサー」と「パーソナルコンピューター」という単語が含まれていないものが表示されている。これらの単語は類義語であり関連性が高いのはもちろんであるが、従来のテキスト検索では検索結果として出力することはできなかった。本手法では過去にこれらの関連性に注目した人がいれば、これらの関係性を取得することができる。

また検索結果をリスト表示ではなく、文書をノード、対比注釈関係をエッジとするグラフ構造で表示する検索結果出力例を図２０に示す。ここでは、ユーザによって入力された評価値に基き、類似性が高い場合にはエッジを短くしてノード間の距離を短くして表示してもよい。図１２，１３で示したような注釈の訂正があった場合には、重要度に応じたリンク付けの表示を変えた表示にしなおしてもよい。このような表示方法によって、各注釈間の関係をより簡潔に概観することが可能になる。

本発明の実施形態である情報管理装置１０の構成図である。同情報管理装置１０におけるユーザ情報ＤＢ１０３の情報格納形式である。同情報管理装置１０における文書情報ＤＢ１０４の情報格納形式である。同情報管理装置１０におけるストローク情報ＤＢ１０５の情報格納形式である。同情報管理装置１０における注釈情報ＤＢ１０６の情報格納形式である。同情報管理装置１０における業務フロー情報ＤＢ１０７の情報格納形式である。同情報管理装置１０における対比注釈情報ＤＢ１０８の情報格納形式である。同情報管理装置１０における記入データ登録処理の全体の流れを示す図である。記入データ登録処理における注釈解析・登録部の処理の流れを示すフローチャートである。記入データ登録処理における対比注釈登録部の処理の流れを示すフローチャートである。対比注釈情報に対する評価記号の記入例を示す図である。対比注釈情報に対する評価記号を手書きによって訂正する例を示す図である。対比注釈情報に対する評価記号をＰＣ画面から訂正する例を示す図である。対比注釈登録部における共通・差異語抽出部の処理の流れを示すフローチャートである。対比注釈情報を管理することによる効果を説明する図である。情報管理装置１０における注釈情報検索処理の全体の流れを示す図である。注釈情報検索処理における注釈評価部の処理の流れを示すフローチャートである。注釈情報検索処理における検索結果のリストによる出力例を示す図である。対比注釈を管理することによる注釈情報検索に対する効果を説明する図である。注釈情報検索処理における検索結果のグラフ構造による出力例を示す図である。情報管理装置１０の評価値ＤＢ１３０の情報格納形式である。

符号の説明

１０…情報管理システム、１０１…情報管理サーバ、１０２…情報管理クライアント、１０３…ユーザ情報ＤＢ、１０４…文書情報ＤＢ、１０５…ストローク情報ＤＢ、１０６…注釈情報ＤＢ、１０７…注釈登録部、１０８…注釈検索処理部、１０９…注釈検索部、１１０…記入データ読み込み部、１１１…ペンデバイス。

Claims

文書に対し手書きされた手書き情報を電子的に取得する手段と、
取得された前記手書き情報から、対象の文章の範囲と当該文章へのマークを抽出し注釈情報データベースに登録する注釈情報解析手段と、
前記手書き情報を取得したのと同じ業務フロー内で取得した、前記手書き情報とは異なる手書き情報であって、前記マークに対応するマークが手書きされている文書から対象の文章の範囲を抽出し、対比注釈として対比注釈情報データベースに登録する対比注釈登録部とを有し、
前記対比注釈登録部は、対応するマークが手書きされている文書中の対象の文章の範囲同士で、共通語及び差異語を抽出して対比注釈情報データベースに登録することを特徴とする文書管理システム。
請求項１に記載の文書管理システムであって、前記対比注釈登録部は、前記手書き情報から、対比注釈に対する評価情報を取得して、前記対比注釈データベースに登録することを特徴とする文書管理システム。
請求項２に記載の文書管理システムであって、さらに、前記対比注釈に対する評価情報として、手書きされる評価記号とその評価値の組合せが登録された評価値データベースを有することを特徴とする文書管理システム。
請求項３に記載の文書管理システムであって、前記共通語及び差異語の抽出は、それぞれの文章における特徴語を抽出し、特徴語同士を比較することにより抽出することを特徴とする文書管理システム。
請求項２に記載の文書管理システムであって、前記対比注釈登録部は、文書に対し記入された評価情報が変更された場合には、変更を前記対比注釈データベースに登録することを特徴とする文書管理システム。
請求項２に記載の文書管理システムであって、前記対比注釈データベースに登録された前記評価情報を変更するインターフェースを有することを特徴とする文書管理システム。
電子的に取得された文書への手書き情報であって、対象の文章の範囲と当該文章へのマークが登録された注釈情報データベースと、
前記手書き情報を取得したのと同じ業務フロー内で取得した、前記手書き情報とは異なる情報であって、前記マークに対応するマークが手書きされている文書から抽出された対象の文章の範囲が対比注釈として登録された対比注釈情報データベースと、
キーワードの入力を受け付ける手段と、
入力された前記キーワードを含む文章を前記注釈情報データベースから検索する注釈検索部と、
前記検索部によって検索された文章とその文章に対応する対比注釈が登録されている文章とを前記対比注釈情報データベースから抽出し、前記対比注釈の重要度を計算する注釈評価部と、
前記注釈評価部によって計算された重要度に基づいて、抽出された文章への手書き情報を表示する表示手段と、を有し、
前記対比注釈情報データベースは、対比注釈として、対応するマークが手書きされている文書中の対象の文章の範囲同士で抽出された共通語及び差異語が登録されることを特徴とする検索システム。
請求項７に記載の検索システムにおいて、前記重要度は、前記キーワードと前記文章の範囲における文字列との類似度であることを特徴とする検索システム。
請求項７に記載の検索システムにおいて、前記重要度は、前記対比注釈の情報量の多さであることを特徴とする検索システム。
請求項７に記載の検索システムにおいて、前記重要度は、前記業務フローの手書き入力者、日時の少なくとも一つ以上に基づくことを特徴とする検索システム。
請求項７に記載の検索システムにおいて、前記対比注釈情報データベースは、前記手書き情報から取得された前記対比注釈に対する評価情報を有し、前記注釈評価部は、前記評価情報の重要度に基いて抽出された文章の組を並べ替え、前記表示手段に前記並べ替えの順で前記手書き情報を表示することを特徴とする検索システム。
請求項７に記載の検索システムにおいて、
前記重要度は、前記キーワードが前記共通語に含まれるか否かの値又は差異語の多さであることを特徴とする検索システム。
請求項７に記載の検索システムにおいて、前記対比注釈情報データベースは、前記手書き情報から取得された前記対比注釈に対する評価情報を有し、前記表示手段は、前記評価情報に基いて複数の前記手書き情報の組を２次元配置することを特徴とする検索システム。
検索キーワード入力手段、検索手段、表示手段、データベースを用いた検索方法であって、
前記データベースは、
電子的に取得された文書への手書き情報であって、対象の文章の範囲と当該文章へのマークが登録された注釈情報データベースと、
前記手書き情報を取得したのと同じ業務フロー内で取得した、前記手書き情報とは異なる情報であって、前記マークに対応するマークが手書きされている文書から抽出された対象の文章の範囲が対比注釈として登録された対比注釈情報データベースとを有し、
前記入力手段が検索キーワードの入力を受け付け、
前記検索手段が、
入力された前記キーワードを含む文章を前記注釈情報データベースから検索し、検索された文章とその文章に対応する対比注釈が登録されている文章とを前記対比注釈情報データベースから抽出し、前記対比注釈の重要度を計算し、
前記表示部が、計算された重要度に基づいて、抽出された文章への手書き情報を表示し、
前記対比注釈情報データベースは、対比注釈として、対応するマークが手書きされている文書中の対象の文章の範囲同士で抽出された共通語及び差異語が登録されることを特徴とする検索方法。