JP5173366B2 - 文書管理装置及び文書管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、例えば、プリンタやコピー機、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ、複合機）などの画像形成装置等における文書管理装置及び文書管理プログラムに関する。

一般に、プリンタやコピー機、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ、複合機）などの画像形成装置等における文書管理装置は、例えば、コピー文書やワープロソフトなどで作成された文書などのデータを保管する、いわゆる文書ボックスなどといわれる保管領域を備えるものがある。
従来、このような機能を備える文書管理装置としては、例えば、特許文献１記載の画像形成装置が挙げられる。
この特許文献１記載の文書管理装置は、ユーザ毎の複数の文書ボックスを有した外部記憶装置と、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）を介して複数のコンピュータとの間で通信を行なうための入出力インタフェースとを備えている。

外部記憶装置の文書ボックスには、ユーザがコンピュータを操作することにより、コンピュータネットワークを介して、文書データが記憶させられる。
また、外部記憶装置は、ユーザ側のコンピュータで用いられる秘密鍵と対となる公開鍵と、ユーザのユーザＩＤとが関連付けられる公開鍵簿が記憶されている。

特開２００６−０５３９８３号公報

ところで、このような文書管理装置においては、文書ボックス（保管領域）の所有者と、文書管理装置の種々の機能を用いるためにユーザＩＤなどのユーザ情報とを入力する必要があることから、入力の手間が非常にかかるという問題があった。
即ち、このような文書管理装置は、例えば、文書管理装置に設けた表示パネルを見ながら、保管領域に設定されるユーザ名やＩＤなどの所有者が人手で入力される一方、公開鍵簿などに用いられるユーザ情報も、同様に表示パネルを見ながら人手で入力されるので、所有者やユーザ名などの入力する情報が重複するなどすることがあった。

特に、このような複数の保管領域の作成は、新しいＭＦＰを導入し、それまで使用していたＭＦＰの設定を引き継いだり、新規に設定したりするときに行なわれるが、複数の保管領域を作成するときは、作成する保管領域毎に上述の操作を行なわなければならず、操作手順が、ユーザの数に比例して多くなり、それだけ作成操作が非常に煩雑になっていた。
また、文書ボックスが作成されたことを各ユーザに対して通知する手間も同時にかかってしまっていた。

本発明は、以上のような従来の技術が有する問題を解決するために提案されたものであり、画像形成装置等の電気機器が備える記憶装置に対して、複数の保管領域を作成するときに、入力の手間を大幅に省くことができるようにし、また、保管領域作成の通知の手間も簡単にできるようにした文書管理装置、文書管理装置を備える画像形成装置、及び、文書管理プログラムの提供を目的とする。

上記目的を達成するため、本発明の文書管理装置は、所有者毎の保管領域を有し、前記保管領域に所定のデータを記憶可能なデータ記憶手段を備える文書管理装置であって、ユーザを識別可能な複数のユーザ情報を記憶可能なユーザ情報記憶手段と、前記ユーザ情報記憶手段の一部又は全部のユーザ情報を含むユーザ情報群を形成するユーザ情報群形成手段と、前記ユーザ情報群形成手段が形成したユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者として、前記データ記憶手段に保管領域を作成可能な保管領域作成手段と、を備えている。

このような構成からなる文書管理装置によれば、まず、予め、ユーザ情報記憶手段に、文書管理装置を用いるユーザのユーザ情報を記憶させておく。
そして、保管領域をデータ記憶手段に作成するときは、ユーザ情報群形成手段により、ユーザ情報記憶手段のユーザ情報の一部又は全部のユーザ情報を取り出させてユーザ情報群を形成させる。
次に、保管領域作成手段が、ユーザ情報群形成手段が形成したユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者とする保管領域を作成する。

このようにすると、予め記憶された複数のユーザ情報から、その一部又は全部を用いて保管領域を記憶手段に作成するので、ユーザ情報及び保管領域の所有者を個別に文書管理装置に入力しなくてもよくなる。
また、複数のユーザ情報から形成されたユーザ情報群で、一括して保管領域を形成できるので、保管領域の作成操作を、作成する保管領域毎に行なわなくてもよくなる。
これにより、複数の保管領域を作成するときに、入力の手間を大幅に省くことができるようになる。

また、前記ユーザ情報群形成手段は、前記ユーザ情報記憶手段に記憶されたユーザ情報のリストを選択可能に表示するユーザ情報リスト表示手段を有し、前記ユーザ情報リスト表示手段が表示したリストから選択された一又は二以上のユーザ情報をユーザ情報群とすることが好ましい。

このような構成からなる文書管理装置によれば、ユーザ情報群を形成するときに、人が、ユーザ情報リスト表示手段により表示されたユーザ情報リストを視認しながら、保管領域を形成したいユーザに対応するユーザ情報を選択する。
そして、ユーザ情報群形成手段が、選択されたユーザ情報をまとめることにより、ユーザ情報群を形成する。

このようにすると、リストで視認してユーザ情報を選択できるので、保管領域を作成したいユーザを、確実に選択することができる。
また、保管領域を作成したいユーザ情報を、確実に選択して保管領域を形成することができるので、保管領域形成手段が、不要な保管領域を形成しなくなる。
そのため、例えば、保管領域を形成したあとに、不要な保管領域を削除する操作を省くことができ、操作を簡単にすることができる。

また、ネットワークへの接続手段と、前記保管領域作成手段で保管領域を作成した後に、前記保管領域の所有者に対応するユーザ情報に含まれる特定のアドレス宛に、前記保管領域を作成した旨のメッセージを、前記ネットワークを介して送信するメッセージ送信手段とを備えることが好ましい。

このような構成からなる文書管理装置によれば、メッセージ送信手段が、保管領域が作成されたあとに、自動でメッセージを送ることもできるようになるので、メッセージを見ることによりユーザが、保管領域が作成されたことを認識できる。
そのため、文書管理装置を操作して保管領域を作成した人が、例えば、口頭や文書などで、ユーザに保管領域が作成されたことを伝達しなくてもよくなる。
そのため、保管領域を作成した、例えば、文書管理装置の管理者などの管理作業の負荷を軽減することができる。

また、前記所有者を識別可能な所有者識別情報を含むとともに、前記保管領域を設定する保管領域設定情報を記憶する保管領域設定情報記憶手段と、前記保管領域設定情報記憶手段に記憶された保管領域設定情報を変更するＷｅｂページを提供する保管領域設定情報変更手段と、前記メッセージ送信手段が、前記メッセージに前記保管領域設定情報変更するＷｅｂページのアドレスを含ませる構成とすることが好ましい。

このようにすると、保管領域が作成されたユーザが、コンピュータネットワークに接続されたコンピュータを用いて、Ｗｅｂページを参照して保管領域設定情報を変更できるようになる。
これにより、各文書ボックスの所有者であるユーザが、文書管理装置のある場所に行って操作部を直接操作することなく、文書ボックス情報を変更でき、文書ボックス情報の変更作業を容易に行なうことができる。

また、本発明の文書管理プログラムは、所有者毎の保管領域を有し、前記保管領域に所定のデータを記憶可能なデータ記憶手段を備えるコンピュータを、ユーザを識別可能な複数のユーザ情報を記憶可能なユーザ情報記憶手段と、前記ユーザ情報記憶手段の一部又は全部のユーザ情報を含むユーザ情報群を形成するユーザ情報群形成手段と、前記ユーザ情報群形成手段が形成したユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者として、前記データ記憶手段に保管領域を形成可能な保管領域作成手段として機能させる。
このようにすると、文書管理装置を構成するコンピュータに本プログラムをインストールすることにより、文書管理装置に上述の作用及び効果を発揮させることができる。

本発明の文書管理装置及び文書管理プログラムによれば、画像形成装置などの電気機器に対し、複数の保管領域を作成するときに、入力の手間を大幅に省くことができる。
また、保管領域作成の通知の手間も簡単に行なうことができる。

以下、本発明に係る文書管理装置の好ましい実施形態について、図１〜図１１を参照しつつ説明する。

図１は、本実施形態に係る文書管理装置の概略構成を示すブロック図である。
同図に示すように、本発明の実施形態に係る文書管理装置は、画像形成装置Ｓである構成としている。ここで、画像形成装置Ｓは、例えば、プリンタやコピー機、ＭＦＰ（複合機）などの画像を形成可能な装置（本実施形態ではＭＦＰ）である。
この画像形成装置Ｓは、ユーザが操作する操作部１と、ネットワークインタフェース２と、記憶装置３と、制御部４と、を備えている。

図２は、本実施形態に係る文書管理装置の操作部を示す図である。
図３〜図９は、本実施形態に係る文書管理装置の操作部のタッチパネルに表示される図である。
操作部１は、制御部４の制御により画面を表示可能なタッチパネル１０と、本タッチパネル１０に付設された複数の操作ボタン１１〜１３とを備えている。
ネットワークインタフェース２は、複数のクライアントＰＣ２１との間に通信経路を形成可能なコンピュータネットワークであるＬＡＮ２０（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）が接続されている。

記憶装置３は、例えば、ハードディスクドライブ、フラッシュメモリなどの記憶媒体で構成されている。
また、記憶装置３は、ユーザ情報領域３０と、文書ボックス領域３１と、を備えている。

ユーザ情報領域３０は、ユーザ情報記憶手段として機能しており、ユーザを識別可能な複数のユーザ情報を記憶可能になっている。
ユーザ情報は、例えば、ユーザ名と、ログインパスワードと、メールアドレスなどを含んでいる。

文書ボックス領域３１は、データ記憶手段として機能しており、所定のデータが所有者毎に分けて保管される保管領域（文書ボックス）を備えている。
文書ボックスには、例えば、クライアントＰＣ２１がＬＡＮ２０を介してデータ記憶手段に送られた文書や画像などのデータが保管されたり、図示しない画像形成装置Ｓが備えるスキャナ部でスキャンされることにより生成された文書や画像などのデータが保管されたりする。

また、記憶装置３の文書ボックス領域３１は、記憶装置３の各文書ボックスを設定する文書ボックス情報（保管領域設定情報）が記憶される保管領域設定情報手段としても機能している。
文書ボックス情報は、例えば、ボックス識別情報と、所有者識別情報と、文書ボックスの内容を操作するためのパスワードと、文書ボックス毎に設定される使用量の上限値と、文書ボックスに記憶される期間と、所有者以外の他の人の使用を可能にするか否かの共有設定とを含んでいる。
なお、本実施形態においては、ボックス識別情報は、管理者が任意に設定可能なボックス名で構成され、所有者識別情報は、管理者が任意に設定可能な所有者名で構成されている。

制御部４は、例えば、図示しないプロセッサ、ＲＡＭ、ＲＯＭなどを備えており、ＲＯＭや記憶装置３などに記憶されたプログラムを、プロセッサ及びＲＡＭで実行して種々の動作を行なう。
具体的には、制御部４は、記憶装置３のユーザ情報領域３０のユーザ情報を制御するユーザ情報制御部４０と、記憶装置３の文書ボックス領域３１の文書ボックスを制御する文書ボックス制御部４１と、を備えている。

ユーザ情報制御部４０は、例えば、操作部１のユーザ情報の制御機能を発揮するためのボタン１２が押釦されたときに機能する。
このユーザ情報制御部４０は、記憶装置３のユーザ情報領域３０に、ユーザを登録する機能を備えている。
ユーザ情報制御部４０は、ユーザを登録するときに入力されるユーザ情報として、タッチパネル１０に、例えば、図３の画面１００を表示させる。この画面１００は、例えば、ユーザ名の入力部１００１、ログインパスワード入力部１００２と、メールアドレス入力部１００３とを備えている。

また、ユーザ情報制御部４０は、タッチパネル１０に表示された認証画面（図示せず）を表示し、この認証画面に入力されたユーザ情報が正しいときに、画像形成装置Ｓを使用できるようにする機能を備えている。

文書ボックス制御部４１は、文書ボックス情報を作成し、文書ボックスを記憶装置３の文書ボックス領域３１に作成したり、文書ボックス情報に基づいて、文書ボックスに記憶されたデータを取り出したりする。
この文書ボックス制御部４１は、ユーザ情報記憶手段の複数のユーザ情報を含むユーザ情報群を形成するユーザ情報群形成手段４１０と、ユーザ情報群形成手段４１０が形成したユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者として、記憶装置３の文書ボックス領域３１に文書ボックスを作成可能な保管領域作成手段４１２と、を備えている。

ユーザ情報群形成手段４１０は、記憶装置３のユーザ情報領域３０に記憶されたユーザ情報のリストをユーザが選択可能に表示するユーザ情報リスト表示手段４１１を備えている。
そして、ユーザ情報群形成手段４１０は、ユーザ情報リスト表示手段４１１が表示したリストから選択された一又は二以上のユーザ情報をユーザ情報群としている。

具体的には、文書ボックス制御部４１は、例えば、ボタン１３が押釦されると、図４に示す画面１０１をタッチパネル１０に表示させる機能を備えている。
この画面１０１は、文書ボックス領域３１が有する文書ボックスのリストを人が選択可能に表示する文書ボックスリスト表示部１０１０と、文書ボックスの一括作成機能を発揮する一括作成ボタン１０１１と、文書ボックス領域３１に新たに文書ボックスを一つずつ形成する機能を発揮する作成ボタン１０１２と、文書ボックスリスト表示部１０１０に表示されたリストから選択された文書ボックスを開く機能を発揮する開くボタン１０１３と、文書ボックスリスト表示部１０１０から選択された文書ボックスに対応する文書ボックス情報を編集する機能を発揮する編集ボタン１０１４と、文書ボックスリスト表示部１０１０から選択された文書ボックスを削除する機能を発揮する削除ボタン１０１５と、を備えている。

文書ボックス制御部４１は、文書ボックス領域３１から文書ボックス情報を読み込んで、文書ボックスリスト表示部１０１０に、文書ボックスリストを形成する。
文書ボックスリストは、各文書ボックスの文書ボックス名の欄が列設されてなる。

また、文書ボックス制御部４１は、図５に示すように、一括作成ボタン１０１１がタッチ操作されると、タッチパネル１０に、ユーザ情報群形成手段４１０及び保管領域作成手段４１２を用いてユーザ情報領域３０のユーザ情報から一括で複数の文書ボックスを作成する機能を発揮するユーザ情報反映ボタン１０２０と、他の画像形成装置Ｓの文書ボックス領域３１の文書ボックス及び文書ボックス情報をインポートする機能を発揮するインポートボタン１０２１とを形成する機能を備えている。

文書ボックス制御部４１のユーザ情報リスト表示手段４１１は、ユーザ情報反映ボタンがタッチ操作されると、図６に示すように、ユーザ情報の選択画面１０３を形成する。
この画面は、ユーザ情報リスト表示手段４１１により形成されるユーザ情報のリストが表示されるユーザ情報リスト表示部１０３０を備えている。
ユーザ情報リスト表示手段４１１は、リストとして、各ユーザ情報のユーザ名を取り出すとともに、このユーザ名の欄をユーザ情報リスト表示部１０３０に列設して表示する。
本実施形態において、ユーザ情報リスト表示手段４１１は、ユーザ情報リスト表示部１０３０に、各ユーザ情報を非選択の状態で表示する。

ユーザ情報リスト表示部１０３０は、ユーザ情報リスト表示手段４１１が表示したリストのユーザ名が書かれた欄が、人にタッチ操作されると、この欄に対応するユーザ情報が選択状態になる。
また、ユーザ情報リスト表示部１０３０は、選択された状態のリストの欄が、さらに人にタッチ操作されると、非選択状態になる。
また、ユーザ情報リスト表示部１０３０は、スクロールバー１０３１を備えている。

このようにすると、リストで視認してユーザ情報を選択できるので、文書ボックスを作成したいユーザを、確実に選択することができる。
また、文書ボックスを作成したいユーザを、確実に選択して文書ボックスを形成することができるので、保管領域形成手段が、不要な保管領域を形成しなくなる。
そのため、例えば、文書ボックスを形成したあとに、不要な文書ボックスを削除する操作を省くことができ、操作を簡単にすることができる。

また、ユーザ情報リスト表示手段４１１は、リストの各ユーザ情報が選択されたか否かを、識別可能にする選択識別可能化手段を備えている。
本実施形態において、選択識別可能化手段は、タッチパネル１０に表示されたリストのユーザ名の欄の先頭に、チェックボックス１０３２を形成するとともに、選択があったときにユーザ情報にチェックボックス１０３２内にチェックマークを表示する。

また、ユーザ情報リスト表示手段４１１は、ユーザ情報群形成手段４１０が、ユーザ情報リスト表示手段４１１が表示したリストのユーザ情報を、人が所定の操作をすることにより全て選択する全選択手段を備えている。
全選択手段は、タッチパネル１０に全て選択ボタン１０３３を形成するとともに、このボタン１０３３が人によりタッチ操作されたときに、リストのユーザ情報を全て選択する。
このようにすると、全選択手段が、非選択の状態のユーザ情報を、一度、ボタン１０３３を操作することで全部選択状態するので、人手で、逐一リストのユーザ名の欄をタッチ操作しなくてもよくなる。
そのため、選択操作を容易に行なうことができる。

また、ユーザ情報リスト表示手段４１１が、ユーザ情報リスト表示手段４１１が表示したリストのユーザ情報を、人が所定の操作を行なうことにより全て非選択にする全非選択手段を備えている。
全非選択手段は、タッチパネル１０に選択解除ボタン１０３４を形成するとともに、このボタン１０３４が人によりタッチ操作されたときに、リストのユーザ情報を全て非選択する。

このようにすると、全選択手段が、選択された状態のユーザ情報を、一度、ボタン１０３４を操作することで全部非選択状態にするので、人手で、逐一リストのユーザ名の欄をタッチ操作しなくてもよくなる。
そのため、選択操作をやり直すときなどに、ユーザ情報の選択を容易にリセットすることができる。

また、ユーザ情報群形成手段４１０は、リストから選択中のユーザ情報を確定しユーザ情報群を形成する選択確定手段を備えている。
選択確定手段は、リストが表示されたタッチパネル１０の画面に「次へ＞」のボタン１０３５を形成するとともに、このボタン１０３５が人により操作されたときに、選択されたユーザ情報を確定して、ユーザ情報群を形成する。
なお、符号１０３６は、前の画面（図５）に戻るためのボタンである。

保管領域作成手段４１２は、作成する各文書ボックスの文書ボックス情報の共通の設定を行なう一括設定手段を備えている。
一括情報設定手段は、図７に示すように、タッチパネル１０に文書ボックス情報設定画面１０４を形成する。
この文書ボックス情報設定画面１０４は、操作する人に、一括作成される文書ボックスの各文書ボックス情報に共通の共通設定情報を確認させるとともに、共通設定情報の設定を変更させる。

文書ボックス情報設定画面１０４は、ボックス名入力確認欄１０４０と、所有者名入力確認欄１０４１と、を備えている。
ボックス名入力確認欄１０４０は、「ユーザ名を反映」と記載されており、ボックス名にユーザ名が付される旨、操作する人に認識させる。
所有者名入力確認欄１０４１は、「各ユーザ」と記載されており、ユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者とする旨、操作する人に認識させる。

また、文書ボックス情報設定画面１０４は、文書ボックスパスワード入力部１０４２と、文書ボックスを作成したことを後述の電子メール作成部４２を介してユーザに通知するか否かを設定する通知設定部１０４３と、使用量の上限値を設定する使用量設定部１０４４と、文書ボックスに記憶される期間を設定する自動消去設定部１０４５と、所有者以外の他の人の使用を可能にするか否かの共有設定を行なう共有設定部１０４６とを備えている。

文書ボックスパスワード入力部１０４２は、文書ボックスに保管されたデータを使用するときに入力されるパスワードを設定するもので、例えば、初期値に、パスワードをランダムの文字列とする設定がなされている。なお、パスワード設定は、ランダムに文字列を設定する場合の他、例えば、全てのユーザ情報に対して所定の共通の文字列をパスワードとして設定することも可能である。
通知設定部１０４３は、例えば、初期値に、ユーザ通知を行なう設定がなされている。
使用量設定部１０４４は、所定のユーザのデータが記憶装置３の空き容量を圧迫することにより、他のユーザが文書ボックスを使用できなくなる事態を防止する使用量の上限を設定するもので例えば、初期値に２００ＭＢ（ＭＢ：メガバイト）の使用量の上限値とする設定がなされている。

自動消去設定部１０４５は、文書ボックスに残された古いデータが、記憶装置３の空き容量を圧迫しないようにするための記憶期間を設定するもので、例えば、初期値に７日間の設定がなされている。なお、記憶された日から、記憶期間が過ぎたとデータは、順次消去される。
共有設定部１０４６は、例えば、初期値に、所有者本人のみが使用可能なことを意味する「個人」の設定がなされている。

文書ボックスパスワード入力部１０４２、通知設定部１０４３、使用量設定部１０４４、自動消去設定部１０４５及び共有設定部１０４６のそれぞれに付設された変更ボタン１０４７は、人にタッチ操作されると、例えば、一括設定手段が、設定変更を行なうウィンドウ（図示せず）をタッチパネル１０に表示する。
このウィンドウを用いた設定変更は、文書ボックスパスワード入力部１０４２において、ランダム設定、又は、所定の文字列の入力可能となっている。
また、通知設定部１０４３においては、例えば、通知設定するかしないかを入力可能になっている。
使用量設定部１０４４においては、例えば、使用量の上限として任意の値を入力可能になっている。
自動消去設定部１０４５においては、例えば、記憶期間として任意の日数などを入力可能になっている。
共有設定部１０４６においては、例えば、任意のユーザを入力可能になっている。

また、保管領域作成手段４１２は、文書ボックス情報設定画面１０４に、各文書ボックス情報に共通の設定を確定する完了ボタン１０４８を形成する。
この完了ボタン１０４８がタッチ操作されると、保管領域作成手段４１２の一括設定手段は、ユーザ情報群及び文書ボックス情報の共通設定情報から文書ボックス情報を作成して文書ボックス領域３１に記憶させる。
このようにすると、一括設定手段が、所有者以外のその他の項目を文書ボックス情報に設定できる。そのため、これらの項目の入力の手間を省くことができる。
なお、符号１０４９は、前の画面（図６）に戻るためのボタンである。

また、保管領域作成手段４１２は、図８に示すように、作成ボタン１０１２（図４）がタッチ操作されたとき、タッチパネル１０に、文書ボックス領域３１に新たに、ユーザ情報群及び共通設定情報に基づいて、文書ボックスを一つずつ作成する画面１０５を形成する。
この画面１０５は、画面１０４（図７）と同様に、ボックス名入力確認欄１０５０、所有者名入力確認欄１０５１、文書ボックスパスワード入力部１０５２、通知設定部１０５３、使用量設定部１０５４、自動消去設定部１０５５、共有設定部１０５６を備えている。
また、画面１０４と異なり、ボックス名入力確認欄１０５０及び所有者名入力確認欄１０５１にも、変更ボタン１０５７が付設されており、これらにより、ボックス名及び所有者名を人手で入力可能となっている。

また、文書ボックス制御部４１は、文書ボックスリスト１０１０で所定の文書ボックスが選択された状態で、開くボタン１０１３（図４）がタッチ操作されたとき、タッチパネル１０に、対応する文書ボックスに保管されたデータの一覧を表示する。
そして、このデータの一覧から選択されたデータは、例えば、印刷などがなされる。
また、文書ボックス制御部４１は、文書ボックスリスト１０１０で所定の文書ボックスが選択された状態で、編集ボタン１０１４（図４）がタッチ操作されたとき、タッチパネルに、これに対応する文書ボックス情報を変更する画面を表示する。この画面は、例えば、図８と同様の画面となっている。

また、文書ボックス制御部４１は、文書ボックスリスト１０１０で所定の文書ボックスが選択された状態で、削除ボタン１０１５（図４）がタッチ操作されたとき、これに対応する文書ボックスのデータ及び文書ボックス情報を削除する。

また、文書ボックス制御部４１は、文書ボックスに保管されたデータを使用するとき、所定の認証情報の入力を要求するとともに、認証情報が、文書ボックス情報に含まれる情報との合否に基づいて、文書ボックスに保管されたデータを使用可能とするデータ使用認証手段を備えている。
本実施形態のデータ使用認証手段は、例えば、タッチパネル１０に表示された文書ボックスリストから文書ボックスが選択された状態で、ボタン１０１３〜１０１５（図４）がタッチ操作されたときに、パスワードの入力の要求を行なう画面１０６（図９）を表示する。

また、文書ボックス制御部４１のデータ使用認証手段は、ＬＡＮを介してクライアントＰＣが記憶装置の文書ボックスを開こうとしたときにも、データ使用認証手段が、クライアントＰＣの画面に図９と同様の表示をさせて、クライアントＰＣのユーザにパスワードの入力を求める。

また、文書ボックス制御部４１は、インポートボタンがタッチ操作されたときには、ＬＡＮに接続された他の機器と所定の通信を行ない、他の機器の記憶装置と同様の文書ボックスの設定となるように所定のインポート処理を行なうこともできる。

また、制御部４は、図１に示すように、電子メール作成部４２を備えている。
電子メール作成部４２は、保管領域作成手段４１２で文書ボックスを作成した後に、保管領域の所有者に対応するユーザ情報に含まれる特定のアドレス宛に、保管領域を作成した旨のメッセージを、コンピュータネットワークを介して送信するメッセージ送信手段として機能する。

図１０には、本実施形態において電子メール作成部４２が送信したメールを、コンピュータ端末で閲覧した画面２１０を示している。
電子メール作成部４２は、例えば、同図に示すように、電子メールを、各ユーザ情報に含まれたメールアドレスに送信する。
このようにすると、メッセージを見ることによりユーザが、保管領域が作成されたことを認識できる。そのため、保管領域を作成した管理者が、例えば、口頭や文書などで、ユーザに保管領域が作成されたことを伝達しなくてもよくなる。
そのため、保管領域を作成した、例えば、画像形成装置の管理者などの管理作業の負荷を軽減することができる。

また、電子メール作成部４２は、メッセージに、後述の文書ボックス情報変更するＷｅｂページのアドレス（２１１）を含ませる。
このようにすると、文書ボックスが作成されたことを、所有者が早期に知ることができる。
また、電子メール作成部４２は、例えば、所有者名及びパスワードなどの作成した文書ボックスの文書ボックス情報の一部もメッセージに含ませる（２１２）。
このようにすると、これらの情報の変更を容易に行なうことができる。また、パスワードがランダムで設定されていても、文書ボックスのユーザがパスワードを知ることができる。

また、制御部４は、Ｗｅｂページ制御部４を備えている。
Ｗｅｂページ制御部４は、文書ボックス情報を変更するＷｅｂページを提供する保管領域設定情報変更手段４３０を備えている。
保管領域設定情報変更手段４３０は、例えば、図８と同様のＷｅｂページを作成する。
このようにすると、各文書ボックスの所有者が、クライアントＰＣ２１を操作し、コンピュータネットワークを介して記憶装置３の文書ボックス領域３１に記憶された文書ボックス情報を、変更できる。
そのため、各所有者が、画像形成装置Ｓのある場所に行って操作部１を直接操作することなく、文書ボックス情報を変更でき、文書ボックス情報の変更作業を容易に行なうことができる。

次に、以上のような構成からなる本実施形態の文書管理装置である画像形成装置Ｓの動作について、図１１に示すフローチャートを用いて説明する。
まず、管理者が、操作部１のボタン１２を押釦し、ユーザ情報制御部４０のユーザ情報登録画面をタッチパネル１０に表示させるとともに、この画面に、ユーザ名、パスワード、及び、メールアドレスを入力する。
このようにして、管理者が、予め、画像形成装置Ｓの記憶装置３のユーザ情報領域３０に、ユーザ情報を登録しておく。

次に、この画像形成装置Ｓに、文書ボックスを設定するときは、例えば、管理者が、操作部１のボタン１３を押釦して、文書ボックス制御部４１に、文書ボックスのリストの画面１０１ａをタッチパネル１０に表示させる（図４（ｂ））。
文書ボックス制御部４１は、管理者により、この画面１０１ａの一括作成ボタン１０１１がタッチ操作されると、タッチパネル１０に画面１０２を表示させる（Ｓ１−１Ｙｅｓ，図５）。
また、文書ボックス制御部４１は、管理者により、ユーザ情報反映ボタン１０２０がタッチ操作されて、ユーザ情報を反映した文書ボックスの作成が選択されると（Ｓ１−２Ｙｅｓ）、タッチパネル１０にユーザ情報のリスト画面１０３を表示させる（Ｓ１−３，図６）。

次に、管理者が、ユーザ情報のリスト表示部１０３０において、ユーザ名欄及び全選択ボタン１０３３などをタッチ操作して、文書ボックスを作成するユーザ情報を選択する。ユーザ情報の選択があると、文書ボックス制御部４１は、チェックボックス１０３２にチェックマークを入れる。
文書ボックス制御部４１は、管理者により、「次へ＞」ボタン１０３５がタッチ操作されると、ユーザ情報群を確定し（Ｓ１−４）、文書ボックス情報設定画面１０４に遷移する（図７）。

そして、文書ボックス制御部４１は、文書ボックスパスワード入力部１０４２、通知設定部１０４３、使用量設定部１０４４、自動消去設定部１０４５及び共有設定部１０４６に対して、管理者が設定（本実施形態では初期値の状態のまま）を行なった後に、完了ボタン１０４８がタッチ操作されると、この画面１０４で設定された共通設定情報を、制御部４のＲＡＭなどに一時的に記憶する（Ｓ１−５）。

そして、文書ボックス制御部４１の保管領域作成手段４１２が、ユーザ情報群と、文書ボックス情報とを参照し、ユーザ情報群に含まれた各ユーザ情報に対応する文書ボックスを作成する。
文書ボックス制御部４１による文書ボックスの作成は、ユーザ情報群からユーザ情報を一つ取り出し（Ｓ１−７）、制御部４のＲＡＭに記憶された共通設定情報を取得し（Ｓ１−８）、これらのユーザ情報と共通設定情報から文書ボックス情報を作成する。

この際、文書ボックス制御部４１は、ユーザ情報からユーザ名を取り出してこれを文書ボックス情報のボックス名及び所有者名に入力する。
また、文書ボックス制御部４１は、英数字からランダムに選択してなる文字列を算出し、この文字列をパスワードとする。
また、文書ボックス制御部４１は、使用量の上限、記憶期間及び共有設定など、その他の設定は共通設定情報を、文書ボックス情報に適用する。
そして、文書ボックス制御部４１は、このようにして作成した文書ボックス情報を、記憶装置３の文書ボックス領域３１に記憶させて、文書ボックスを作成する（Ｓ１−９）。

作成した文書ボックス情報の共通設定情報において、文書ボックスが作成された旨のメッセージの送信を行なう場合には（Ｓ１−１０Ｙｅｓ）、電子メール作成部４２が、作成した文書ボックスの所有者に対する電子メールを作成する（Ｓ１−１１）。
そして、電子メール作成部４２は、作成したメールを作成した文書ボックス情報の所有者に対応するユーザ情報に含まれる電子メール宛に、電子メールを送信する（Ｓ１−１２，図１０）。

このようにすると、管理者が、例えば、文書ボックスの所有者に、書類などを渡して通知すること無く文書ボックスが作成されたことを知らせることができる。
そのため、画像形成装置Ｓは、管理者の画像形成装置Ｓの管理作業を簡略化できる。
次に、ユーザ情報群から次のユーザ情報を取り出して、上記と同様にして文書ボックスを作成する。
そして、文書ボックス制御部４１は、上記の動作を繰り返してユーザ情報群の全てのユーザ情報に対して文書ボックスを作成する（Ｓ１−６Ｙｅｓ〜Ｓ１−１２）。

なお、電子メールの送信を行なわない場合には（Ｓ１−１０Ｎｏ）、電子メールの作成及び送信手順（Ｓ１−１１，Ｓ１−１２）が省かれる。
文書ボックス制御部４１は、ユーザ情報群の全てのユーザ情報に対応する文書ボックスが作成されたときは（Ｓ１−６Ｎｏ）、タッチパネル１０に、文書ボックスリスト画面１０１（図４（ａ））を表示させ、処理を終える。

また、作成ボタンがタッチ操作されたときには（Ｓ１−１Ｎｏ）、文書ボックス制御部４１が、上述の画面を表示するなどして、管理者に、各項目について入力させて、個別に文書ボックスを作成する（Ｓ１−１３）。
また、文書ボックス制御部４１は、文書ボックスのリストの文書ボックス名欄が選択され、開くボタン１０１３、編集ボタン１０１４及び削除ボタン１０１５がタッチ操作されたときも、それぞれに対応した動作を行なう。
また、インポートボタンがタッチ操作されたときには（Ｓ１−２Ｎｏ）、上述した所定インポート処理の動作を行なう。

以上説明したように、本実施形態に係る文書管理装置（画像形成装置Ｓ）によれば、文書ボックス制御部４１が、ユーザ情報群形成手段４１０と、保管領域作成手段４１２を備えたので、ユーザ情報群形成手段４１０が、ユーザ情報記憶手段に記憶されたユーザ情報から、その一部又は全部を取り出してユーザ情報群を形成し、保管領域作成手段４１２が、形成されたユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者として、記憶装置３（データ記憶手段）に文書ボックス（保管領域）を作成することができる。

これにより、画像形成装置Ｓが文書ボックスの所有者名などの各文書ボックス情報の人手での入力の手間を、大幅に省くことができる。そのため、管理者の管理業務を容易に行なわせることができる。

以上、本発明の文書管理装置及び文書管理プログラムについて、好ましい実施形態を示して説明したが、本発明に係る文書管理装置は、上述した実施形態にのみ限定されるものではなく、本発明の範囲で種々の変更実施が可能であることは言うまでもない。
また、本実施形態においては、文書管理装置が、画像形成装置により構成されるとしたが、これに限定されるものでなく、他の電気機器、電子機器に備えられてもよい。
また、例えば、ユーザ情報は、ユーザ名と、ログインパスワードと、メールアドレスを含む構成としたがこれに限定されるもので無く、例えば、ユーザＩＤ、なども含めるようにしてよい。
また、文書ボックス情報のパスワードは、ユーザ情報のログインパスワードとしてもよく適宜設計変更して差支えない。

本発明の一実施形態に係る文書管理装置を示す概略構成図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置の操作部を示す図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置の表示画面を示す図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置の表示画面を示す図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置の表示画面を示す図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置の表示画面を示す図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置の表示画面を示す図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置の表示画面を示す図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置の表示画面を示す図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置において、電子メール作成部が作成した電子メールを、クライアントＰＣに表示した状態で示す図である。 本発明の一実施形態に係る文書管理装置の動作を示すフローチャート図である。

符号の説明

Ｓ 画像形成装置（文書管理装置）
１ 操作部
１０ タッチパネル
１００〜１０６ タッチパネルの表示画面
１１〜１３ 操作ボタン
２ ネットワークインタフェース
２０ ＬＡＮ（コンピュータネットワーク）
２１ クライアントＰＣ
３ 記憶装置
３０ ユーザ情報領域（ユーザ情報記憶手段）
３１ 文書ボックス領域（データ記憶手段）
４ 制御部
４０ ユーザ情報制御部
４１ 文書ボックス制御部
４１０ ユーザ情報群形成手段
４１１ ユーザ情報リスト表示手段
４１２ 保管領域作成手段
４２ 電子メール作成部（メッセージ送信手段）
４３ Ｗｅｂサーバ部
４３０ 保管領域設定情報変更手段

Claims (5)

1. 所有者毎の保管領域を有し、前記保管領域に所定のデータを記憶可能なデータ記憶手段を備える文書管理装置であって、
   ユーザを識別可能な複数のユーザ情報を記憶可能なユーザ情報記憶手段と、
   前記ユーザ情報記憶手段の一部又は全部のユーザ情報を含むユーザ情報群を形成するユーザ情報群形成手段と、
   前記ユーザ情報群形成手段が形成したユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者として、前記データ記憶手段に保管領域を作成可能な保管領域作成手段と、
   前記保管領域の設定情報である保管領域設定情報の共通の設定を、前記保管領域作成手段で作成される複数の保管領域に対して一括して行う一括設定手段と、
   前記保管領域設定情報を、各保管領域に対して個別に変更する保管領域設定情報変更手段と、を備え、
   前記保管領域作成手段が、前記一括設定手段で行われる前記保管領域設定情報の共通の設定に基づいて複数の各所有者の保管領域を新たに作成し、
   前記保管領域設定情報変更手段は、前記保管領域の作成後、前記複数の各所有者の保管領域に設定された保管領域設定情報を個別に変更可能とすることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記ユーザ情報群形成手段は、前記ユーザ情報記憶手段に記憶されたユーザ情報のリストを選択可能に表示するユーザ情報リスト表示手段を有し、前記ユーザ情報リスト表示手段が表示したリストから選択された一又は二以上のユーザ情報をユーザ情報群とする請求項１記載の文書管理装置。
3. ネットワークへの接続手段と、前記保管領域作成手段で保管領域を作成した後に、前記保管領域の所有者に対応するユーザ情報に含まれる特定のアドレス宛に、前記保管領域を作成した旨のメッセージを、前記ネットワークを介して送信するメッセージ送信手段とを備える請求項１又は２記載の文書管理装置。
4. 前記所有者を識別可能な所有者識別情報を含む、前記保管領域に設定された保管領域設定情報を記憶する保管領域設定情報記憶手段を備えるとともに、
   前記保管領域設定情報変更手段が、前記保管領域設定情報記憶手段に記憶された保管領域設定情報を変更するＷｅｂページを作成し、
   前記メッセージ送信手段が、前記メッセージに前記保管領域設定情報変更するＷｅｂページのアドレスを含ませる請求項３記載の文書管理装置。
5. 所有者毎の保管領域を有し、前記保管領域に所定のデータを記憶可能なデータ記憶手段を備えるコンピュータを、
   ユーザを識別可能な複数のユーザ情報を記憶可能なユーザ情報記憶手段、
   前記ユーザ情報記憶手段の一部又は全部のユーザ情報を含むユーザ情報群を形成するユーザ情報群形成手段、
   前記ユーザ情報群形成手段が形成したユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者として、前記データ記憶手段に保管領域を形成可能な保管領域作成手段、
   前記保管領域の設定情報である保管領域設定情報の共通の設定を、前記保管領域作成手段で作成される複数の保管領域に対して一括して行う一括設定手段、
   前記保管領域設定情報を、各保管領域に対して個別に変更する保管領域設定情報変更手段、として機能させ、
   前記保管領域作成手段に、前記一括設定手段で行われる前記保管領域設定情報の共通の設定に基づいて複数の各所有者の保管領域を新たに作成させ、
   前記保管領域設定情報変更手段に、前記保管領域の作成後、前記複数の各所有者の保管領域に設定された保管領域設定情報を個別に変更可能とさせるための文書管理プログラム。

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