JP5024007B2 - 文書管理システム、文書管理装置およびプログラム - Google Patents
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Description
かかる技術では、表面にそれぞれ異なるパターンで形成された微細なドットが印刷された特殊な用紙と、例えば撮像素子が内蔵されたペンデバイスとが用いられる。そして、ペンデバイスによりこの特殊用紙上に筆記が行われると、筆記された文字や図形等の位置のドットパターンが撮像素子に読み込まれ、文字や図形等の位置(描画トレース)の座標が特定される。それにより、筆記された文字や図形等からなる電子文書の生成や、所定の電子文書への文字や図形等の付加等が可能となる(例えば、特許文献1参照)。
本発明は、電子文書に基づく文書画像が印刷された媒体が廃棄された場合に、ユーザによる情報の廃棄という行為に関連させて、媒体と電子文書との間の統一性を保つことを目的とする。
請求項3に記載の発明は、前記媒体の前記識別情報の発行を管理する識別情報管理手段をさらに備え、前記管理手段は、前記記憶手段に前記情報を追加して記憶した場合に、前記識別情報を当該記憶手段から消去するとともに、前記識別情報管理手段に対して当該識別情報が消去されたことを示す情報を送ることを特徴とする請求項1記載の文書管理システムである。
請求項4に記載の発明は、前記管理手段は、前記識別情報に対応付けられた前記電子文書が前記媒体に印刷された際の印刷履歴に関する前記電子情報を前記記憶手段に残存させることを特徴とする請求項1記載の文書管理システムである。
請求項5に記載の発明は、前記管理手段が前記識別情報および当該識別情報に対応付けられた前記電子情報の全部または一部を前記記憶手段から消去する際に、当該記憶手段から当該識別情報および当該電子情報の全部または一部を受け取って保存する保存手段をさらに備えたことを特徴とする請求項1記載の文書管理システムである。
請求項6に記載の発明は、前記保存手段は、アクセス制限が設定されたことを特徴とする請求項5記載の文書管理システムである。
請求項9に記載の発明は、前記管理手段は、前記識別情報に対応付けられた前記電子文書が前記媒体に印刷された際の印刷履歴に関する前記電子情報を前記記憶手段に残存させることを特徴とする請求項7記載の文書管理装置である。
請求項10に記載の発明は、前記管理手段が前記識別情報および当該識別情報に対応付けられた前記電子情報の全部または一部を前記記憶手段から消去する際に、外部記憶装置に対して当該識別情報および当該電子情報の全部または一部を送る送信手段をさらに備えたことを特徴とする請求項7記載の文書管理装置である。
本発明の請求項2によれば、識別情報が使用されなくなったことを把握でき、本発明を採用しない場合に比べて、識別情報を有効に使用することができる。
本発明の請求項3によれば、識別情報が使用されなくなったことを把握でき、本発明を採用しない場合に比べて、識別情報を有効に使用することができる。
本発明の請求項4によれば、電子文書が消去された後に電子文書が印刷された事実があることを確認することができる。
本発明の請求項5によれば、記憶手段から電子情報が消去された後に電子情報の内容を知得することができる。
本発明の請求項6によれば、本発明を採用しない場合に比べて、保存された電子情報の外部への漏洩を抑制できる。
本発明の請求項8によれば、識別情報が使用されなくなったことを把握でき、本発明を採用しない場合に比べて、識別情報を有効に使用することができる。
本発明の請求項9によれば、電子文書が消去された後に電子文書が印刷された事実があることを確認することができる。
本発明の請求項10によれば、記憶手段から電子情報が消去された後に電子情報の内容を知得することができる。
本発明の請求項11によれば、電子文書に基づく文書画像が印刷された媒体が廃棄された場合に、ユーザによる情報の廃棄という行為に関連させて、媒体と電子文書との間の統一性を保つことができる。
以下、添付図面を参照して、本発明を実施するための最良の形態(以下、「実施の形態」という)について詳細に説明する。
始めに、本実施の形態における文書管理システムの全体構成について説明する。
図1は、本実施の形態の文書管理システムの構成の一例を示した図である。図1に示したように、この文書管理システムは、端末装置10と、文書サーバ20と、識別情報サーバ30と、画像形成装置40と、端末装置50と、媒体廃棄処理装置80とがネットワーク90に接続されることにより構成されている。また、端末装置50には、デジタルペン60が通信装置70を介して接続されている。
ここでの符号画像とは、識別情報および位置情報を符号化して得られる識別符号および位置符号を画像化したものである。識別情報とは、媒体を一意に特定するための情報であり、識別情報サーバ30が発行する。また、位置情報は、媒体上の座標位置を特定するための情報であり、文書サーバ20が生成する。
また、本実施の形態の文書管理システムでは、文書画像と符号画像とが印刷された媒体が媒体廃棄処理装置80により廃棄されると、必要に応じて、文書サーバ20に登録された電子文書の廃棄や識別情報サーバ30に登録された媒体の識別情報の廃棄等の処理やその他の処理のいずれかが行われる。なお、媒体廃棄処理装置80による媒体の廃棄に伴う文書サーバ20や識別情報サーバ30にて行われる具体的な処理に関しては、後段で説明する。
また、本明細書において、「媒体」は、画像を印刷可能な媒体であれば、その材質は問わない。代表例は紙であるが、OHPシートや金属板等であっても構わない。
さらに、本実施の形態の文書管理システムでは、電子文書、媒体、さらにはデジタルペン60やユーザについて、それぞれを一意に識別するための識別情報を用いて処理を行うが、本明細書において単に「識別情報」という場合には、媒体に関する識別情報を意味するものとする。すなわち、本実施の形態では、媒体に固有に付与される媒体識別情報の一例として、この識別情報を用いる。
端末装置10は、文書サーバ20に対して電子文書の印刷を要求するコンピュータ装置である。ここで、端末装置10としては、例えば、パーソナルコンピュータやワークステーション、その他のコンピュータが用いられる。
文書サーバ20は、電子文書を記憶し管理するコンピュータ装置である。また、端末装置10から電子文書の印刷要求があると、電子文書についての画像と、識別情報および位置情報を表す符号画像とを生成し、これらを合成した合成画像を媒体に印刷する印刷命令を画像形成装置40に対して出力する。ここで、文書サーバ20としては、例えば、パーソナルコンピュータやワークステーション、その他のコンピュータが用いられる。
画像形成装置40は、媒体に画像を印刷し、印刷文書として出力する装置である。この画像形成装置40は、単体のプリンタや印刷機であってもよいし、他にスキャナや通信の機能を備えた所謂複合機であってもよい。ここで、画像形成装置40における画像形成方式としては、例えば、電子写真方式を用いるとよいが、その他の方式を用いてもよい。
通信装置70は、デジタルペン60から筆跡情報を取得して端末装置50に送信する装置である。例えば、デジタルペン60を差し込む差込口を設け、この差込口にデジタルペン60が差し込まれると、デジタルペン60に記憶された筆跡情報を端末装置50に送信するようにするとよい。ここで、端末装置50との間の通信の方式としては、USB(Universal Serial Bus)、Bluetooth(登録商標)、赤外線通信機能等、種々の方式が考えられる。また、図1では、通信装置70をデジタルペン60と別体のものとして示しているが、必ずしも別体である必要はなく、一体に構成してもよい。
媒体廃棄処理装置80は、媒体廃棄処理手段の一例であって、廃棄すべき媒体(例えば、紙)を裁断する装置である。また、媒体を裁断する際に、媒体上に形成されている媒体の識別情報を読み取る識別情報読取手段を備える。そして、識別情報読取手段により読み取った識別情報を文書サーバ20に送信する。
まず、文書サーバ20の構成について説明する。
図2は、文書サーバ20の機能構成の一例を示したブロック図である。図2に示したように、文書サーバ20は、受信部21と、識別情報取得部22と、文書/筆跡情報管理部23と、文書/筆跡情報記憶部25とを備える。また、識別符号生成部27aと、位置符号生成部27bと、符号配置部27cと、パターン画像記憶部27dと、符号画像生成部27eとを備える。さらに、文書画像生成部26と、画像合成部28と、送信部29とを備える。
識別情報取得部22は、受信部21から文書IDおよび印刷設定を取得し、これを送信部29に渡して識別情報の発行要求の送信を指示する。また、文書IDおよび印刷設定を文書画像生成部26に渡して、電子文書に基づく画像である文書画像の生成を指示する。また、受信部21から媒体の識別情報を取得し、これを識別符号生成部27aに渡して識別符号の生成を指示する。
また、文書/筆跡情報管理部23は、受信部21が受信した識別情報と筆跡情報とを取得し、両者を対応付けて文書/筆跡情報記憶部25に登録する。また、筆跡情報の表示が指示された際には、対応する筆跡情報と識別情報とを、文書/筆跡情報記憶部25から取り出す。
さらに、文書/筆跡情報管理部23は、印刷文書が印刷された媒体が廃棄された場合には、必要に応じて、文書/筆跡情報記憶部25に記憶された電子文書や筆跡情報等を消去する。
文書/筆跡情報記憶部25は、文書/筆跡情報管理部23によって管理される電子文書と筆跡情報とを識別情報に関連付けて記憶するデータベースである。ここで、本実施の形態では、識別情報と電子文書と筆跡情報とを関連付けて記憶する記憶手段の一例として、文書/筆跡情報記憶部25を設けている。
位置符号生成部27bは、媒体上の座標位置を示す位置情報を符号化して位置符号を生成する。
符号配置部27cは、識別符号生成部27aにて生成された識別符号や、位置符号生成部27bにて生成された位置符号等を所定のレイアウトに従って2次元平面に配置し2次元の符号配列を生成する。
パターン画像記憶部27dは、符号配列に格納される各符号の符号値に対応するパターン画像を記憶する。
符号画像生成部27eは、符号配置部27cが生成した2次元の符号配列を参照し、各符号値に対応したパターン画像を選択して符号画像を生成する。
画像合成部28は、符号画像生成部27eが生成した符号画像と、文書画像生成部26が生成した文書画像とを合成し、合成画像を生成する。
送信部29は、識別情報サーバ30に対して識別情報の発行要求を送信する。また、画像形成装置40に対して媒体に対する画像の印刷命令を送信する。さらに、筆跡情報の表示が指示された際には、識別情報サーバ30に対して識別情報と筆跡情報とを送信する。
図3は、符号画像を構成する画像等の一例を示した図である。まず、符号画像を構成する単位パターンについて説明する。図3(a)は、単位パターンの一例を示したものである。
単位パターンとは、情報埋め込みの最小単位である。図3(a)では、黒塗りの領域と斜線の領域をドット配置可能な領域とし、その間にある白色の領域をドット配置不可能な領域としている。そして、ドット配置可能な領域のうち、黒塗りの領域にドットが配置され、斜線の領域にはドットが配置されていないことを示している。すなわち、図3(a)は、ドットを配置可能な9箇所の中から選択した2箇所(黒塗りの領域)にドットを配置することで単位パターンを構成した例を示したものである。ここで、9箇所の中から2箇所を選択する組み合わせは36(=9C2)通りなので、単位パターンは、36種類存在する。このうち、4種類の単位パターンは、同期パターンとして使用される。同期パターンとは、画像の回転を検出したり、識別符号および位置符号の相対的な位置を特定したりするためのパターンである。特に、画像の回転を検出する必要があることから、4種類の同期パターンとしては、そのうちの1つの同期パターンを90度回転するとそのうちの別の同期パターンになるようなものが選ばれる。また、この4種類の単位パターンを除く32種類の単位パターンは、識別符号および位置符号を表現する情報パターンとして使用され、5ビットの情報が表現される。
図3(b)のレイアウトでは、符号ブロックの左上の1つの単位ブロックに、同期符号が配置されている。また、同期符号が配置された単位ブロックの右側の4つの単位ブロックにX位置符号が配置され、同期符号が配置された単位ブロックの下側の4つの単位ブロックにY位置符号が配置されている。さらに、これらの位置符号が配置された単位ブロックに囲まれた16(=4×4)個の単位ブロックに識別符号が配置されている。
ところで、本実施の形態では、符号化すべき位置情報の長さから、必要なM系列の次数を求め、M系列を生成している。しかしながら、符号化する位置情報の長さが予め分かっている場合は、M系列を毎回生成する必要はない。すなわち、固定のM系列を予め生成しておき、それをメモリ等に格納しておけばよい。
例えば、系列長8191のM系列(K=13)を使用したとする。この場合、位置符号も5ビット単位で埋め込むため、系列長8191のM系列から5ビットずつ取り出してブロック化する。
図4は、文書/筆跡情報記憶部25に記憶されたデータベース内のデータの一例であって、各媒体に印刷された電子文書を管理するためのテーブル(電子文書管理テーブル)を示した図である。
図4に示したように、この電子文書管理テーブルには、識別情報と、電子文書の文書IDと、電子文書の格納場所と、筆跡情報の格納場所と、さらには印刷設定と、付加情報とが項目として設けられている。すなわち、電子文書管理テーブルは、識別情報に各項目が対応付けられた電子情報の一つである。
文書IDは、各媒体に印刷された電子文書を特定する識別情報である。
電子文書の格納場所は、各媒体に印刷された電子文書が格納された場所の情報(アドレス情報)である。図4では、電子文書の格納場所として、一連番号を示している。このように電子文書の格納場所として一連番号を採用した場合は、この一連番号をキーとして、別途記憶されている一連番号と電子文書の格納場所との対応情報を参照することにより、電子文書の格納場所が得られる。また、電子文書の格納場所として、電子文書の格納場所の情報(URL等)をそのまま対応付けるようにしてもよい。
筆跡情報の格納場所は、各媒体に筆記された筆跡情報が格納された場所の情報(アドレス情報)である。図4では、筆跡情報の格納場所として、一連番号を示している。電子文書の格納場所と同様に、別途記憶されている一連番号と筆跡情報の格納場所との対応情報を参照することにより、筆跡情報の格納場所が得られる。また、筆跡情報の格納場所として、筆跡情報の格納場所の情報(URL等)をそのまま対応付けるようにしてもよい。
付加情報は、印刷履歴を示す電子情報の一例であって、媒体に電子文書が印刷された日時情報、媒体に電子文書の印刷を指示したユーザの識別情報(ユーザID)等といった、識別情報や電子文書を管理する際に用いられる各種の情報である。なお、ここでは印刷設定として日時情報およびユーザIDを示したが、その他にも、種々の情報を用いることが可能である。
また、5行目は、文書IDが「bun_2」である電子文書の第1ページが1部印刷されたことを示している。その際、左右の余白は1mmで、上下の余白は2mmで印刷されている。また、5行目には、筆跡情報の格納場所が記憶されていないので、5行目の電子文書「bun_2」が印刷された媒体には、筆跡情報が存在していないことを示している。
図5は、識別情報サーバ30の機能構成の一例を示したブロック図である。図5に示したように、識別情報サーバ30は、受信部31と、識別情報管理部32と、識別情報記憶部33と、表示情報生成部34と、送信部39とを備える。
受信部31は、文書サーバ20から識別情報の発行要求を受信する。また、受信部31は、印刷文書に対する筆記が行われた際には、媒体の識別情報と筆跡情報とを端末装置50から受信する。ここで、本実施の形態では、端末装置50から媒体の識別情報と筆跡情報とを受信し、さらに筆跡情報の表示が指示された際に、文書サーバ20から媒体の識別情報と筆跡情報とを受信する受信手段の一例として、受信部31を設けている。
さらに、文書サーバ20から、識別情報が印刷された媒体が廃棄され、文書サーバ20の文書/筆跡情報記憶部25から識別情報が消去されると、識別情報管理部32は、識別情報記憶部33にその識別情報が未使用の状態になったことを登録する。
識別情報記憶部33は、識別情報を、その使用/未使用の状態、それが付与された媒体に印刷された電子文書の文書ID、それが付与された媒体に電子文書が印刷された際の印刷設定を関連付けて記憶するデータベースである。
表示情報生成部34は、筆跡情報の表示が指示された際に、文書サーバ20から取得した情報に基づいて、筆跡情報を表示するための表示情報を生成する。この表示情報としては、例えば、端末装置50で表示するイメージを生成する元となるデータを生成する。
図6は、識別情報記憶部33に記憶されたデータベース内のデータの一例であって、識別情報を管理するためのテーブル(識別情報管理テーブル)を示した図である。図6に示したように、この識別情報管理テーブルには、識別情報と、電子文書の文書IDと、使用/未使用の状態と、印刷設定とが項目として設けられ、これらが相互に関連付けられている。
図6の識別情報管理テーブルについて、より具体的に説明する。まず、1行目から5行目は、識別情報「00000001」〜「00000004」が文書ID「bun_1」の電子文書が印刷された媒体に割り当てられ、識別情報「00000005」が文書ID「bun_2」の電子文書が印刷された媒体に割り当てられたことを示している。それにより、使用/未使用の状態を表す欄には、「使用」が割り付けられている。
また、6行目から8行目は、識別情報「00000006」〜「00000008」には媒体が割り当てられていないことを示している。それにより、使用/未使用の状態を表す欄には、「未使用」が割り付けられている。そして、新たに媒体に電子文書を印刷する際には、使用/未使用の状態を表す欄に「未使用」が割り付けられている識別情報が選択されて、文書サーバ20に送られる。
図7は、デジタルペン60の構成の一例を示した図である。図7に示したように、デジタルペン60は、ペン全体の動作を制御する制御回路61を備える。また、制御回路61は、読み取った符号画像を処理する画像処理部61aと、画像処理部61aでの処理結果から識別情報および位置情報を抽出するデータ処理部61bとを含む。
また、制御回路61には、デジタルペン60による筆記動作をペンチップ69に加わる圧力によって検出する圧力センサ62が接続されている。さらに、媒体上に赤外光を照射する赤外LED63と、反射光を検知することによって符号画像を読み取る赤外CMOS64も接続されている。さらにまた、識別情報および位置情報を記憶するための情報メモリ65と、外部装置と通信するための通信回路66と、ペンを駆動するためのバッテリ67と、ペンの識別情報(ペンID)を記憶するペンIDメモリ68とが接続されている。
図8に示したように、画像処理部61aは、画像取得部611と、ドット配列生成部612とを備える。また、データ処理部61bは、符号配列生成部613と、識別情報取得部614と、位置情報取得部615と、筆跡情報生成部616と、送信部619とを備える。
ドット配列生成部612は、符号画像におけるドットの位置を参照して、ドット配列を生成する。すなわち、2次元の配列上で、例えば、ドットがある位置に「1」を、ドットがない位置に「0」を記憶することにより、画像として検出したドットをデジタルデータに置き換える。そして、この2次元の配列をドット配列として出力する。
位置情報取得部615は、符号配列から同期符号の位置を基準にして位置符号を検出する。そして、位置符号からM系列の部分系列を取り出し、画像生成時に使用したM系列におけるこの部分系列の位置を参照し、この位置を同期符号によるオフセットで補正した値を位置情報として取得する。なお、オフセットで補正するのは、位置符号の間に同期符号が配置されているためである。
送信部619は、識別情報取得部614が取得した識別情報と、筆跡情報生成部616が生成した筆跡情報とを通信回路66に渡すことで、通信装置70への情報送信を実現する。ここで、本実施の形態では、媒体の識別情報と筆跡情報とを送信する送信手段の一例として、送信部619を設けている。
図9は、媒体廃棄処理装置80の機能構成を説明する図である。媒体廃棄処理装置80は、媒体廃棄処理装置80の内部に廃棄対象となる媒体(例えば、紙)を送り込む廃棄媒体トレイ81、この廃棄媒体トレイ81上での媒体の存在を認識する媒体センサ82、廃棄媒体トレイ81の媒体投入方向の先端部にて媒体を停止させるゲート83を備える。また、ゲート83の下流側に配置されてゲート83が開放された際に媒体を搬送する搬送ロール86、搬送ロール86の下流側にて媒体を粉砕する回転刃列87を備える。
さらに、媒体廃棄処理装置80は、媒体上に形成されている符号画像を読み取る読取センサ84、読取センサ84に符号画像を結像させるための光学系85を備える。
そして符号画像処理部88bは、符号画像取得部881、ドット配列生成部882、符号配列生成部883、識別情報取得部884、廃棄情報生成部885、送信部886を備える。
ドット配列生成部882は、符号画像におけるドットの位置を参照して、ドット配列を生成する。すなわち、2次元の配列上で、例えば、ドットがある位置に「1」を、ドットがない位置に「0」を記憶することにより、画像として検出したドットをデジタルデータに置き換える。そして、この2次元の配列をドット配列として出力する。
廃棄情報生成部885は、識別情報取得部884から識別情報を取得すると、取得した識別情報が印刷された媒体が廃棄されたことを示す情報(廃棄情報)を生成する。
送信部886は、識別情報取得部884が取得した識別情報と、廃棄情報生成部885が生成した廃棄情報とを文書サーバ20に送信する。ここで、本実施の形態では、媒体の識別情報とこの識別情報が印刷された媒体に関する廃棄情報とを送信する送信手段の一例として、送信部886を設けている。
[印刷文書の生成処理]
図10は、文書管理システムにて印刷文書が生成される際の動作の一例を示したシーケンス図である。
まず、ユーザは端末装置10から電子文書の印刷指示を文書サーバ20に送信する(ステップ101)。その際には、端末装置10は、印刷対象となる電子文書と、電子文書の識別情報(文書ID)と、ユーザが指定した印刷設定も送信する。ここで、印刷設定は、ページ、部数、用紙サイズ、Nアップ (電子文書のNページを媒体の1ページに割り付ける印刷)、余白等の設定を含む。
また、文書サーバ20は、印刷を指示された電子文書の文書IDと印刷設定とを識別情報サーバ30に送信する(ステップ203)。
それにより、識別情報サーバ30は、文書IDと印刷設定とを受信する(ステップ301)。そして、識別情報を管理する識別情報管理部32が識別情報記憶部33から未使用の識別情報を取得する(ステップ302)。ここで、取り出す識別情報の数は、印刷設定に応じて決められる。つまり、基本的には、印刷するページ数に印刷部数を乗じて得られる数の識別情報が取り出される。ただし、印刷設定情報の中に、Nアップ印刷の指定等がある場合は、それも考慮される。例えば、10ページの電子文書を2アップ印刷で5部印刷する場合は、25(=10÷2×5)個の識別情報が取り出される。
次に、識別情報サーバ30は、識別情報と文書IDと印刷設定とを関連付けて識別情報記憶部33に登録する(ステップ303)。すなわち、電子文書の文書IDと、使用/未使用の状態と、印刷設定とを識別情報に関連付けた、識別情報を管理するための識別情報管理テーブル(図6参照)を作製する。なお、取得された識別情報に関しては、使用/未使用の状態の欄には、「使用」が割り付けられる。
そして、識別情報サーバ30は、文書サーバ20に対し、識別情報を送信する(ステップ304)。
そして、識別情報および位置情報を表す符号画像を生成する(ステップ205)。すなわち、文書サーバ20では、受信部21が識別情報を受信する。そして、受信部21は、受信した識別情報を識別情報取得部22に受け渡す。すると、まず識別情報取得部22が、取得した識別情報を識別符号生成部27aに渡し、識別符号生成部27aが、上記した方法を用いて識別情報を符号化し、識別符号を生成する。
また、位置符号生成部27bは、受信部21から印刷設定を受け取り、印刷設定に応じた範囲の位置情報を上記した方法を用いて符号化し、位置符号を生成する。
そして、符号配置部27cが、識別符号と位置符号とを所定のレイアウトに従って配置し、これを符号画像生成部27eが、パターン画像記憶部27dに記憶されたパターン画像を用いて画像化することで符号画像を生成する。
そして、画像合成部28は、ステップ204で生成された符号画像と、ステップ205で生成された文書画像とを合成し、合成画像を生成する(ステップ207)。
その後、合成画像は送信部29に渡され、送信部29が、合成画像の印刷命令を画像形成装置40に送信する(ステップ208)。ここで、合成画像の印刷命令は、例えば、文書画像の印刷命令の列からなるPDL(Page Description Language)ファイルに対し、符号画像として印刷する内容をPDLコマンドとして設定したPDLの形式で送信される。
また、符号画像を画像形成装置40で生成する構成を採用してもよい。その場合には、文書サーバ20または識別情報サーバ30が、電子文書から生成したPDLに識別情報を付加して画像形成装置40へ送信し、画像形成装置40が識別情報を含む符号画像を生成することになる。
ここで、特殊トナーとしては、可視光領域(400nm〜700nm)における最大吸収率が7%以下であり、近赤外領域(800nm〜1000nm)における吸収率が30%以上の不可視トナーが例示される。ここで、「可視」および「不可視」は、目視により認識できるかどうかとは関係しない。印刷文書における画像が可視光領域における特定の波長の吸収に起因する発色性の有無により認識できるかどうかで「可視」と「不可視」とを区別している。また、可視光領域における特定の波長の吸収に起因する発色性が若干あるが人間の目で認識し難いものも、「不可視」に含める。
次に、デジタルペン60が筆跡情報を生成して文書サーバ20に登録する際の動作について説明する。
上記したように、デジタルペン60では、識別情報取得部614が識別情報を取得する。また、位置情報取得部615が位置情報を取得する。さらに、筆跡情報生成部616が位置情報を相互に連結して筆跡情報を生成する。そして、送信部619が、識別情報および筆跡情報を通信装置70および端末装置50を介して識別情報サーバ30へ送信する。そして、識別情報サーバ30が筆跡情報を文書サーバ20に登録する。
図11は、筆跡情報を登録する際の識別情報サーバ30および文書サーバ20の動作の一例を示したシーケンス図である。
識別情報サーバ30では、まず、受信部31が、デジタルペン60からの識別情報および筆跡情報を受信する(ステップ311)。次に、識別情報および筆跡情報は識別情報管理部32に渡され、識別情報管理部32は、渡された識別情報に関連付けられた文書IDを識別情報記憶部33から取り出す。そして、ステップ311で受信した識別情報および筆跡情報の送信先となる文書サーバ20(文書IDで特定される電子文書が存在する文書サーバ20)を決定する(ステップ312)。なお、識別情報記憶部33において識別情報に文書IDが関連付けられていなければ、その識別情報は白紙(ノートや付箋)に割り当てられたものであると考えられる。その場合は、白紙に対する筆跡情報を管理する文書サーバ20を送信先として決定すればよい。
その後、識別情報および筆跡情報は送信部39に渡され、送信部39が、ステップ312で送信先として決定した文書サーバ20に対し、識別情報および筆跡情報を送信する(ステップ313)。
次に、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置80にて廃棄された際に、文書サーバ20および識別情報サーバ30では、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを破棄(消去)する。ここでは、電子文書および筆跡情報を含む識別情報に関連付けられた電子情報のすべてを破棄(消去)の際の動作について説明する。
図12は、識別情報に関連付けられた電子情報のすべてを破棄(消去)する際の識別情報サーバ30および文書サーバ20の動作の一例を示したシーケンス図である。
媒体廃棄処理装置80では、読取センサ84が廃棄対象となる媒体から符号画像を読み取る。そして、符号画像処理部88bにて媒体の識別情報を取得する (ステップ821)。媒体から識別情報を取得すると、廃棄情報生成部885が識別情報が印刷された媒体が廃棄されたことを示す廃棄情報を生成する(ステップ822)。そして、送信部886が、廃棄された媒体の識別情報およびその媒体に関する廃棄情報を文書サーバ20へ送信する(ステップ823)。
また、廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた電子情報の中に、筆跡情報の格納場所に関するデータが存在する場合には、文書/筆跡情報管理部23は、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた筆跡情報を文書/筆跡情報記憶部25から消去する(ステップ224)。
そして、文書/筆跡情報管理部23は、廃棄された媒体の識別情報、およびにその識別情報に関連付けられた各電子情報が消去されたことを示す識別情報の消去情報を生成する。そして、送信部29が、廃棄された媒体の識別情報と識別情報の消去情報とを識別情報サーバ30へ送信する(ステップ225)。
このようにして、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置80にて廃棄された際には、文書サーバ20および識別情報サーバ30にて、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを破棄(消去)する。それにより、ユーザによる情報の廃棄という行為に関連させて、文書画像が形成された媒体と電子文書(関連する電子情報も含む)との間の統一性が保たれる。
そのため、これらの処理を汎用的な装置としてのコンピュータ200で行うものとして一般化できる。そこで、文書管理システムを構成する端末装置10、文書サーバ20、識別情報サーバ30、端末装置50、および媒体廃棄処理装置80の制御部88がコンピュータ200で構成されるものとして、コンピュータ200のハードウェア構成について説明する。
図13に示したように、コンピュータ200は、演算手段であるCPU(Central Processing Unit)201と、記憶手段であるメインメモリ202および磁気ディスク装置(HDD:Hard Disk Drive) 203とを備える。ここで、CPU201は、OS(Operating System)やアプリケーション等の各種ソフトウェアを実行し、上述した各機能を実現する。また、メインメモリ202は、各種ソフトウェアやその実行に用いるデータ等を記憶する記憶領域であり、磁気ディスク装置203は、各種ソフトウェアに対する入力データや各種ソフトウェアからの出力データ等を記憶する記憶領域である。
さらに、コンピュータ200は、外部との通信を行うための通信I/F(Interface) 204と、ビデオメモリやディスプレイ等からなる表示機構205と、キーボードやマウス等の入力デバイス206とを備える。
実施の形態1の文書管理システムでは、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置80にて廃棄された際に、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを破棄(消去)する構成について説明した。本実施の形態の文書管理システムでは、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子情報の一部を破棄するが、他の一部は残存させる構成について説明する。なお、実施の形態1と同様な構成については同様な符号を用い、ここではその詳細な説明を省略する。
本実施の形態の文書管理システムでは、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置80にて廃棄された際には、文書サーバ20および識別情報サーバ30にて、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報は消去する。その一方で、電子文書管理テーブルにおいて、廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた一部の電子情報を残存させる。
図14は、識別情報に関連付けられた付加情報を残存させ、それ以外の電子文書および筆跡情報を含む電子情報を破棄(消去)する際の識別情報サーバ30および文書サーバ20の動作の一例を示したシーケンス図である。
媒体廃棄処理装置80では、読取センサ84が廃棄対象となる媒体から符号画像を読み取る。そして、符号画像処理部88bにて媒体の識別情報を取得する (ステップ831)。媒体から識別情報を取得すると、廃棄情報生成部885が識別情報が印刷された媒体が廃棄されたことを示す廃棄情報を生成する(ステップ832)。そして、送信部886が、廃棄された媒体の識別情報およびその媒体に関する廃棄情報を文書サーバ20へ送信する(ステップ833)。
また、廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた電子情報の中に、筆跡情報の格納場所に関するデータが存在する場合には、文書/筆跡情報管理部23は、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた筆跡情報を文書/筆跡情報記憶部25から消去する(ステップ234)。
そして、文書/筆跡情報管理部23は、廃棄された媒体の識別情報、およびにその識別情報に関連付けられた付加情報以外の電子情報が消去されたことを示す識別情報の消去情報を生成する。そして、送信部29が、廃棄された媒体の識別情報と識別情報の消去情報とを識別情報サーバ30へ送信する(ステップ235)。
また、本実施の形態では、電子文書および筆跡情報を消去するに際しては、電子文書および筆跡情報を完全に消去する形態について述べた。しかし、このように完全に消去する形態の他に、電子文書および筆跡情報の内容が確認できる程度の解像度まで情報量を削減する形態を用いてもよい。それにより、電子文書および筆跡情報が印刷された媒体が廃棄されたことが解像度の削減という形態で記録され、かつ、電子文書および筆跡情報の内容をその後に確認される。また、文書/筆跡情報記憶部25の記憶容量が有効に利用される。
それにより、ユーザによる情報の廃棄という行為に関連させて、文書画像が形成された媒体と電子文書との間の統一性が保たれる。また、識別情報や電子文書を管理する際に用いられた情報がその後も保存されるので、文書画像が形成された媒体等の印刷履歴等がその後も確認できる。
実施の形態1の文書管理システムでは、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置80にて廃棄された際に、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを破棄(消去)する構成について説明した。本実施の形態の文書管理システムでは、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを残存させるとともに、電子文書および筆跡情報が印刷された媒体が廃棄されたことを示す情報を付加する構成について説明する。なお、実施の形態1と同様な構成については同様な符号を用い、ここではその詳細な説明を省略する。
図15の電子文書管理テーブルでは、図4の電子文書管理テーブルに加えて、電子文書が印刷された各媒体が廃棄されているかどうかを示す情報としてのフラグ欄を設けている。本実施の形態において、フラグ「OFF」は、電子文書が印刷された媒体が廃棄されていないことを示し、フラグ「ON」は、電子文書が印刷された媒体が媒体廃棄処理装置80により廃棄されていることを示している。前記した図10のステップ204にて、識別情報が対応する文書IDに関連付けて電子文書管理テーブルに登録された直後は、電子文書管理テーブルでのフラグは初期値である「OFF」に設定される。しかしながら、その後、電子文書が印刷された媒体が媒体廃棄処理装置80により廃棄されると、電子文書管理テーブルでのフラグは「ON」に変更されて設定される。
具体的には、図15の電子文書管理テーブルでは、1行目から5行目のうち、3行目から5行目におけるフラグは「OFF」なので、電子文書が印刷された媒体は廃棄されていない。それに対して、1行目および2行目におけるフラグは「ON」となっている。これは、1行目で管理される電子文書が印刷された媒体および2行目で管理される電子文書が印刷された媒体が廃棄されていることを示している。
それにより、文書画像が形成された媒体が廃棄されたことが電子情報(フラグ)として記録されるので、ユーザによる情報の廃棄という行為に関連させて、文書画像が形成された媒体と電子文書(関連する電子情報も含む)との間の統一性が保たれる。また、電子文書および筆跡情報、さらには、識別情報や電子文書を管理する際に用いられた情報等がその後も保存される。
実施の形態1の文書管理システムでは、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置80にて廃棄された際に、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを破棄(消去)する構成について説明した。本実施の形態の文書管理システムでは、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを文書サーバ20から他の記憶装置(アーカイブサーバ)に移動させる。そして、文書サーバ20からは、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報を消去する。その一方で、電子文書管理テーブルにおいて、廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた一部の電子情報を残存させるとともに、電子文書および筆跡情報が印刷された媒体が廃棄されたことを示す情報を付加する構成について説明する。なお、実施の形態1と同様な構成については同様な符号を用い、ここではその詳細な説明を省略する。
アーカイブサーバ100は、保存手段および外部記憶装置の一例であって、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置80にて廃棄された際に、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを文書サーバ20から取得して、これらを半永久的に保存する。そして、アーカイブサーバ100にはアクセス制限が設定され、アクセス権限を有する特定のネットワーク管理者だけがアーカイブサーバ100に保存された各種の情報を閲覧し、または取り出すことができるように構成されている。
本実施の形態の文書管理システムでは、文書画像が形成された媒体が媒体廃棄処理装置80にて廃棄された際には、廃棄された媒体に印刷された識別情報に関連付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報のすべてを文書サーバ20からアーカイブサーバ100に移動させる。そして、文書サーバ20からは、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた電子文書および筆跡情報を含む電子情報を消去する。その一方で、電子文書管理テーブルにおいて、廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた一部の電子情報(例えば、付加情報)を残存させるとともに、電子文書および筆跡情報が印刷された媒体が廃棄されたことを示す情報を付加する。
図17は、媒体廃棄処理装置80にて媒体が廃棄され、電子情報を処分する際の識別情報サーバ30、文書サーバ20、およびアーカイブサーバ100の動作の一例を示したシーケンス図である。
媒体廃棄処理装置80では、読取センサ84が廃棄対象となる媒体から符号画像を読み取る。そして、符号画像処理部88bにて媒体の識別情報を取得する (ステップ841)。媒体から識別情報を取得すると、廃棄情報生成部885が識別情報が印刷された媒体が廃棄されたことを示す廃棄情報を生成する(ステップ842)。そして、送信部886が、廃棄された媒体の識別情報およびその媒体に関する廃棄情報を文書サーバ20へ送信する(ステップ843)。
それとともに、文書/筆跡情報管理部23は、電子文書管理テーブルでのフラグ欄を「OFF」から「ON」に設定を変更する(ステップ245)。
また、廃棄された媒体の識別情報に関連付けられた電子情報の中に、筆跡情報の格納場所に関するデータが存在する場合には、文書/筆跡情報管理部23は、廃棄された媒体の識別情報に対応付けられた筆跡情報を文書/筆跡情報記憶部25から消去する(ステップ246)。
そして、文書/筆跡情報管理部23は、廃棄された媒体の識別情報が消去され、その識別情報に関連付けられた電子情報がアーカイブサーバ100に移動されたことを示す識別情報の消去情報を生成する。そして、送信部29が、廃棄された媒体の識別情報と識別情報の消去情報とを識別情報サーバ30へ送信する(ステップ247)。
それにより、ユーザによる情報の廃棄という行為に関連させて、文書画像が形成された媒体と電子文書(関連する電子情報も含む)との間の統一性が保たれる。また、電子文書および筆跡情報、さらには、識別情報や電子文書を管理する際に用いられた情報等は、その後もアクセスが所定の範囲に制限されたアーカイブサーバ100に保存される。
また、文書画像が形成された媒体上の所定の領域に、アーカイブサーバ100への移動を指示する例えばチェックボックスを形成しておき、このチェックボックスを媒体廃棄処理装置80の読取センサ84が読み取るように構成してもよい。その場合には、文書管理システムでは、チェックボックスにマークされている場合に、電子情報をアーカイブサーバ100に移動させるように構成される。
Claims (11)
- 文書画像と媒体の識別情報とが印刷された当該媒体へのユーザの筆記操作に関連した情報である筆跡情報を生成する筆跡情報生成手段と、
前記識別情報と前記文書画像の元となる電子文書と前記筆跡情報生成手段にて生成された前記筆跡情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、
前記電子文書と前記筆跡情報とを含む前記識別情報に対応付けられた電子情報と当該識別情報とに関する前記記憶手段への記憶および当該記憶手段からの消去を管理する管理手段と、
前記媒体を廃棄するとともに、廃棄される当該媒体から前記識別情報を読み取る媒体廃棄処理手段とを備え、
前記管理手段は、前記媒体廃棄処理手段から廃棄された前記媒体の前記識別情報を取得し、当該識別情報および当該識別情報に対応付けられた前記電子情報の全部または一部を前記記憶手段から消去することで当該媒体の破棄にともなって少なくとも当該識別情報、前記電子文書および前記筆跡情報を消去することを特徴とする文書管理システム。 - 前記媒体の前記識別情報の発行を管理する識別情報管理手段をさらに備え、
前記管理手段は、前記記憶手段から前記識別情報を消去した場合に、前記識別情報管理手段に対して当該識別情報が消去されたことを示す情報を送ることを特徴とする請求項1記載の文書管理システム。 - 前記媒体の前記識別情報の発行を管理する識別情報管理手段をさらに備え、
前記管理手段は、前記記憶手段に前記情報を追加して記憶した場合に、前記識別情報を当該記憶手段から消去するとともに、前記識別情報管理手段に対して当該識別情報が消去されたことを示す情報を送ることを特徴とする請求項1記載の文書管理システム。 - 前記管理手段は、前記識別情報に対応付けられた前記電子文書が前記媒体に印刷された際の印刷履歴に関する前記電子情報を前記記憶手段に残存させることを特徴とする請求項1記載の文書管理システム。
- 前記管理手段が前記識別情報および当該識別情報に対応付けられた前記電子情報の全部または一部を前記記憶手段から消去する際に、当該記憶手段から当該識別情報および当該電子情報の全部または一部を受け取って保存する保存手段をさらに備えたことを特徴とする請求項1記載の文書管理システム。
- 前記保存手段は、アクセス制限が設定されたことを特徴とする請求項5記載の文書管理システム。
- 文書画像と媒体の識別情報とが印刷された当該媒体へのユーザの筆記操作に関連した情報である筆跡情報を取得する筆跡情報取得手段と、
前記識別情報と前記文書画像の元となる電子文書と前記筆跡情報取得手段にて取得された前記筆跡情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、
前記電子文書と前記筆跡情報とを含む前記識別情報に対応付けられた電子情報と当該識別情報とに関し、前記記憶手段への記憶および当該記憶手段からの消去を管理する管理手段と、
前記媒体が廃棄された場合に、廃棄された当該媒体の前記識別情報を取得する廃棄識別情報取得手段とを備え、
前記管理手段は、前記廃棄識別情報取得手段にて取得した前記媒体の前記識別情報および当該識別情報に対応付けられた前記電子情報の全部または一部を前記記憶手段から消去することで当該媒体の破棄にともなって少なくとも当該識別情報、前記電子文書および前記筆跡情報を消去することを特徴とする文書管理装置。 - 前記管理手段が前記記憶手段から前記識別情報を消去した場合に、当該識別情報の発行を管理する識別情報管理手段に対して当該識別情報が消去されたことを示す情報を送る送信手段をさらに備えたことを特徴とする請求項7記載の文書管理装置。
- 前記管理手段は、前記識別情報に対応付けられた前記電子文書が前記媒体に印刷された際の印刷履歴に関する前記電子情報を前記記憶手段に残存させることを特徴とする請求項7記載の文書管理装置。
- 前記管理手段が前記識別情報および当該識別情報に対応付けられた前記電子情報の全部または一部を前記記憶手段から消去する際に、外部記憶装置に対して当該識別情報および当該電子情報の全部または一部を送る送信手段をさらに備えたことを特徴とする請求項7記載の文書管理装置。
- コンピュータに、
文書画像と媒体の識別情報とが印刷された当該媒体へのユーザの筆記操作に関連した情報である筆跡情報を取得する機能と、
前記識別情報と前記文書画像の元となる電子文書と前記筆跡情報とを対応付けて記憶手段に記憶させる機能と、
前記媒体が廃棄された場合に、廃棄された当該媒体の前記識別情報を取得する機能と、
廃棄された前記媒体の前記識別情報を取得した場合に、当該識別情報および当該識別情報に対応付けられた電子情報の全部または一部を前記記憶手段から消去することで当該媒体の破棄にともなって少なくとも当該識別情報、前記電子文書および前記筆跡情報を消去する機能とを実現することを特徴とするプログラム。
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