JP4575757B2 - 文書管理装置および印刷文書管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、文書管理装置および印刷文書管理方法に関する。

近年、文書管理システムに、重要文書、機密文書、個人情報等が含まれた文書を格納することが多くなってきた。この文書管理システムにおいて、文書に含まれる情報が第三者に不正に流出することを防止するため、従来から以下（１）〜（３）に示す技術があった。

（１）紙文書の不正コピーを抑止する技術（特許文献１参照）
本技術を用いれば、文書管理システムで参照された電子文書を紙印刷したものがコピーされ、不正流出してしまうことを防ぐことができる。
（２）電子文書の不正参照をチェックする技術（特許文献２参照）
本技術を用いれば、文書管理システムで参照された電子文書がコピーされ、不正流出してしまうことを防ぐことができる。
（３）電子文書の印刷履歴を取得する技術（特許文献３参照）
本技術を用いれば、電子文書をサーバ経由で印刷することで印刷履歴をサーバに残すことができる。これにより、電子文書の不正流出を心理的に抑制したり、不正流出が判明したときにその関与者を調査・特定したりすることができる。

特許文献１および特許文献２に開示された技術を用いれば、文書管理システムの電子文書のコピーもしくは電子文書を紙印刷したものがコピーされ、不正流出してしまうことを防ぐことができる。しかし、文書管理システムに格納された電子文書を複数部数紙印刷され、その紙が不正に流出してしまうことに関しては防ぐことができないという問題がある。
ここで、特許文献３に開示された技術を用いれば、クライアントアプリケーションが紙印刷を制御することで、印刷履歴を文書管理サーバに残すことができる。

特開平７−１５４６１７号公報 特開２００３−２４２０３５号公報 特開２００３−３３０６７７号公報

しかし、Ｗｅｂブラウザベースの文書管理システム、つまり各クライアントにインストールされたＷｅｂブラウザで、文書管理サーバに格納された文書の閲覧・表示が可能な書管理システムでは、特許文献３に開示された技術は役立たない。
これは、Ｗｅｂブラウザに印刷機能が備わっていて、文書管理サーバを介さず、クライアントに設定されたプリンタに出力することができるからである。また、このようにＷｅｂブラウザの印刷機能で印刷をすると、文書管理サーバに印刷履歴を残すこともできないからである。

本発明では、前記した問題を解決し、Ｗｅｂブラウザベースの文書管理システムにおいて、ユーザが文書管理サーバに格納された電子文書を印刷するとき、または印刷しようとするときに、印刷履歴を文書管理サーバに残すことができる文書管理装置等を提供することを課題とする。

前記した課題を解決するため、本発明の文書管理装置は、管理対象である文書ごとに、Ｗｅｂブラウザ上で表示可能であるが印刷メニューを選択不可能な形式のコンテンツである参照コンテンツおよび前記Ｗｅｂブラウザ上で印刷メニューを選択可能な形式のコンテンツである印刷用コンテンツと、前記印刷用コンテンツの印刷ジョブの状態を示すジョブ管理テーブルとを格納する記憶部と、ネットワーク経由で端末装置から前記文書の参照要求を受けたとき、前記記憶部から前記参照要求がされた文書の参照コンテンツを前記端末装置に表示させ、前記参照要求された文書について、前記端末装置から印刷要求を受けたとき、前記文書の印刷用コンテンツを前記記憶部から読み出すとともに、前記記憶部のジョブ管理テーブルに前記文書の印刷ジョブの登録をする文書管理部とを備える構成とした。その他の構成については、後記する実施の形態で述べる。
なお、請求項における文書とは電子文書（コンピュータで読み取り可能な電子ファイル）を示す。

本発明によれば、ユーザが文書管理サーバに対して明示的に印刷要求（印刷可能な電子文書の送付要求）をしなければ、印刷物や印刷可能な電子文書がユーザの手に入らないので、文書管理装置は印刷履歴（印刷要求履歴）を漏れなく取得することができる。これにより、文書管理システムにおいて電子文書の不正流出を心理的に抑制したり、不正流出が判明したときに、システム管理者はその関与者を調査・特定しやすくなる。

以下、本発明を実施するための最良の形態（以下、実施の形態とする）について、図面を参照して詳細に説明する。

《第１の実施の形態》
第１の実施の形態は、文書管理サーバ（文書管理装置）において電子文書の印刷制御をすることで印刷履歴を文書管理サーバに格納することを特徴とする。

図１は、第１の実施の形態の文書管理システムの構成を示す図である。図１を用いて、本実施の形態の文書管理システムの構成を説明する。

本実施の形態の文書管理システムは、クライアント（端末装置）１１０、ディレクトリサーバ１２０、文書管理サーバ（文書管理装置）１３０、プリントサーバ１４０、プリンタ１５０およびこれらを接続するネットワーク１００を含んで構成される。ネットワーク１００は、例えばＬＡＮ（Local Area Network）やインターネットである。
なお、クライアント１１０、ディレクトリサーバ１２０、文書管理サーバ１３０、プリントサーバ１４０およびプリンタ１５０は、図１に示す台数に限定されない。

クライアント１１０は、ユーザが文書管理サーバ１３０にある文書を閲覧し、この文書の印刷を実行させるための端末装置である。
このクライアント１１０には、文書管理サーバ１３０にアクセスし、この文書管理サーバ１３０に格納される文書一覧等を閲覧するためのＷｅｂブラウザ１１１と、このＷｅｂブラウザ１１１上で選択された文書の内容（イメージ）を表示、印刷させるためのプラグインアプリケーションである文書表示アプリケーション１１２がインストールされている。

このクライアント１１０は、例えばＰＣ（Personal Computer）であり、ネットワーク１００に接続するための通信インタフェースを備え、Ｗｅｂブラウザ１１１および文書表示アプリケーション１１２により表示される画像等を出力するための表示部（モニタ等）、クライアント１１０に各種情報の指示入力を行うための入力部（キーボード、マウス等）が接続されているものとする。

ディレクトリサーバ１２０は、ディレクトリ情報１２１を格納し、このディレクトリ情報１２１を参照して、文書管理サーバ１３０にアクセスしようとするユーザ（クライアント１１０）の認証を行う。このディレクトリ情報１２１は、例えば、ユーザＩＤごとに、このユーザＩＤのパスワードを示した情報である。

まず、文書管理プログラム１３１は、クライアント１１０のアクセスを検知すると、クライアント１１０のＷｅｂブラウザ１１１上に、ユーザＩＤおよびパスワードの入力を促すログイン画面を表示させる。ここで文書管理プログラム１３１は、ユーザＩＤおよびパスワードの入力を受け付けると、ディレクトリサーバ１２０に、ユーザが入力したユーザＩＤとパスワードとが正しいか否かをたずねる。ここで、ディレクトリサーバ１２０がディレクトリ情報１２１を参照して、入力されたユーザＩＤとパスワードとが正しいとの応答を受信したとき、文書管理プログラム１３１はクライアント１１０のログインを認める。

そして、文書管理プログラム１３１は、文書管理サーバ１３０の記憶部（図示せず）にこのときのクライアント１１０とのセッション管理情報を記録する。このときのセッション管理情報には、ディレクトリ情報１２１に格納されていたユーザ情報（ユーザＩＤ等）、文書管理サーバ１３０にアクセスした日時等を記録する。
なお、このセッション管理情報に記録されたユーザ情報は、文書管理プログラム１３１がユーザに対してサービスを行った（文書を閲覧させた、または文書を送信した）履歴を作成するときに利用される。

文書管理サーバ１３０は、演算処理部、記憶部、入出力部、ネットワーク１００への通信インタフェース等を備えるコンピュータにより実現され、記憶部に文書管理プログラム１３１、データベース１３２、監視プログラム１３３、印刷イメージ作成プログラム１３４、印刷プログラム１３５およびメール通知プログラム１３６を格納する。そして、演算処理部（ＣＰＵ、Central Processing Unit）が前記した各プログラムを実行することにより、各種文書の管理および各文書の印刷履歴の記録処理を行う。これらの各プログラムの詳細は、後記する。
ちなみに、請求項における文書管理部、監視部および印刷部は、それぞれ、ＣＰＵが文書管理プログラム１３１、監視プログラム１３３および印刷プログラム１３５を実行することにより実現される。

なお、この記憶部には、文書管理サーバ１３０が利用するプリンタ１５０のプリンタドライバの情報が記録されているものとする。このプリンタドライバの情報に基づき、印刷プログラム１３５が、所定のプリンタ１５０に文書の印刷処理を実行させる。
ちなみに、記憶部は、例えば、演算処理部が演算処理を実行する際に用いるメモリと、各プログラム、データベース１３２、コンテンツ等を格納するハードディスク装置とから構成されるものとする。

文書管理プログラム１３１は、クライアント１１０のＷｅｂブラウザ１１１上にデータベース１３２に格納される文書のすべてもしくはその一部を一覧表示する。
そして、これらの文書について参照要求があったとき、つまりＷｅｂブラウザ１１１から文書の参照要求が送信されたとき、これを受けて、データベース１３２から参照要求の対象の文書（コンテンツ）を取り出してＷｅｂブラウザ１１１に送信する。
このとき取り出されるコンテンツが、例えば、クライアント１１０の文書表示アプリケーション１１２で表示されるファイルである場合には、Ｗｅｂブラウザ１１１は文書表示アプリケーション１１２を呼び出してそのコンテンツを表示する。
しかしながら、このコンテンツは文書表示アプリケーション１１２にとって印刷不可能なファイル形式となっているために、Ｗｅｂブラウザ１１１ならびに文書表示アプリケーション１１２で印刷することはできない。

また、Ｗｅｂブラウザ１１１から文書の印刷要求（印刷指示）が送信されたとき、これを受けて、文書管理プログラム１３１は記憶部のデータベース１３２中に印刷要求ジョブを登録する。つまり、文書管理プログラム１３１は、印刷要求の対象となる文書名（コンテンツＩＤ）、印刷要求のあった日時、印刷要求をしたユーザ等の情報を印刷要求履歴としてデータベース１３２に登録する。

データベース１３２には、文書管理サーバ１３０の管理対象である文書ごとに、クライアント１１０がその文書を参照するときに提示する参照コンテンツおよび文書管理サーバ１３０がその文章を印刷するときに用いる印刷コンテンツを示す文書管理テーブル３１０と、参照コンテンツおよび印刷コンテンツの格納領域を示すコンテンツ管理テーブル３２０と、このコンテンツの印刷ジョブ（文書の印刷履歴）を格納するジョブ管理テーブル３３０とを備える。
なお、本実施の形態では、参照コンテンツおよび印刷コンテンツは、各コンテンツのコンテンツＩＤとともに文書管理サーバ１３０の記憶部に格納するものとするが、この文書管理サーバ１３０の外部に接続される記憶装置に格納するようにしてもよい。
前記した各テーブルの詳細については、図３を用いて後記する。

監視プログラム１３３は、データベース１３２における印刷のジョブ状態を監視する。具体的には、データベース１３２に記録される印刷のジョブ状態の情報に対してポーリングを実行する。そして、データベース１３２に記録された印刷のジョブ状態に応じて、次に行うべき処理を判断し、この処理を実行するためのプログラムを起動させる。

例えば、監視プログラム１３３は、データベース１３２に印刷要求ジョブが記録されたとき、次に印刷イメージを作成する必要があると判断し、印刷イメージ作成プログラム１３４に、データベース１３２に格納された文書の印刷イメージを作成させる。次に、印刷プログラム１３５に、文書管理サーバ１３０に設定されたプリンタドライバでプリントサーバ１４０を経由してプリンタ１５０で印刷させる。そして、印刷が完了もしくはエラーになったとき、これをメール通知する必要があると判断し、メール通知プログラム１３６に印刷が完了もしくはエラーになったことをユーザにメール通知させる。そして、これらの各ジョブ状態をデータベース１３２に記録する。

印刷イメージ作成プログラム１３４は、前記したとおり、記憶部に格納された文書の印刷イメージ（印刷イメージデータ）を作成するプログラムである。
印刷プログラム１３５は、印刷要求のあった文書を、文書管理サーバ１３０の記憶部に設定（登録）されたプリンタドライバを使って、プリントサーバ１４０を経由でプリンタ１５０を使って印刷させるプログラムである。
メール通知プログラム１３６は、印刷が完了もしくはエラーになったことを通知するメールを作成し、このメールをネットワーク１００経由でクライアント１１０へ送信するプログラムである。
これらの各プログラムに基づく文書管理サーバ１３０の演算処理部の動作の詳細は、後記する。

図２は、図１のＷｅｂブラウザが表示する画面例である。図２を用いて、Ｗｅｂブラウザ１１１が表示部に出力表示する画面（文書管理プログラム１３１がＷｅｂブラウザ１１１に送信する画面情報）を説明する。

Ｗｅｂブラウザ１１１が表示部に出力する画面の表示領域２００には、Ｗｅｂブラウザ１１１のメニューバー２１０の他に、ユーザが文書管理プログラム１３１への各種指示入力をさせるためのメニューバー２２０や、クライアント１１０にインストールされている文書表示アプリケーション１１２のメニューバー２５０が表示される。ここでいう文書表示アプリケーション１１２は、Ｗｅｂブラウザ１１１のプラグインソフトであり、例えば、Acrobat Reader（登録商標）等のファイル閲覧ソフトである。

本実施の形態では、文書管理プログラム１３１が、Ｗｅｂブラウザ１１１に文書管理プログラム１３１のメニューバー２１０とともに、管理文書のフォルダツリー構造を示す表示領域２３０、この表示領域２３０で選択されたフォルダ内にある文書一覧を示す表示領域２４０等を表示させる情報を送信し、これを受けてＷｅｂブラウザ１１１が図２の領域２００に示す画面を表示部に表示させる。

文書一覧の表示領域２４０には、文書一覧およびユーザがこの文書一覧から印刷要求対象を選択するためのチェックボックスからなる表２４１と、ユーザが選択した文書を文書管理プログラム１３１に対して印刷要求するための「サーバ印刷」ボタン２４２とを含む。また、Ｗｅｂブラウザ１１１の表示領域２０１の中には、文書表示アプリケーション１１２のメニューバー２５０とともに、表２４１で選択された（チェックボックスがチェックされた）文書のイメージが表示される表示領域２６０がある。

例えば、図２の画面例では、「Fldr121」というフォルダが選択されており、このフォルダ内には「Note2」、「Paper1」等の文書があることを示している。そして、これらの文書のうち「Report1」という文書が選択されていることを示している。そして、表示領域２６０に表示されている文書イメージは、文書「Report1」のイメージである。
文書管理プログラム１３１、Ｗｅｂブラウザ１１１および文書表示アプリケーション１１２により、クライアント１１０の表示部に前記したような画面が表示されるので、ユーザは画面上で自身が選択した文書の内容を確認することができる。

ここで、文書管理プログラム１３１は、記憶部に格納されているコンテンツ（文書）のうち、Ｗｅｂブラウザ１１１で印刷不可能な形式のコンテンツ（後記する参照コンテンツ）をクライアント１１０に送信する。この印刷不可形式のコンテンツは、文書表示アプリケーション１１２で読み込まれ、クライアント１１０の表示部の画面上で表示されると、文書表示アプリケーション１１２のメニューバーで印刷メニューが選択できない（画面上では印刷メニューをデフォーカスする、または表示しないようにする）ように作成されている。
また、このコンテンツを文書表示アプリケーション１１２で表示させた状態で、Ｗｅｂブラウザ１１１の印刷メニューを選択した場合でも印刷することはできない。
なお、文書表示アプリケーション１１２の画面上でユーザに所定のメニューを選択させないような形式のファイルは公知の技術を用いることで作成可能である。

図２において、文書表示アプリケーション１１２が、クライアント１１０により選択された文書（印刷不可形式の文書）を読み込み、表示すると、メニューバー２５０における「印刷」メニューがデフォーカスされる。つまり、画面上でユーザが文書表示アプリケーション１１２の「印刷」メニューを選択できないようになる。また、Ｗｅｂブラウザ１１１のメニューバー２１０における「ファイル」メニューからの印刷も文書表示アプリケーション１１２の機能のためにできなくなる。
つまり、ユーザがＷｅｂブラウザ１１１の「ファイル」メニューからの印刷を指示すると、Ｗｅｂブラウザ１１１は文書表示アプリケーション１１２の印刷プログラムを呼び出すが、この文書表示アプリケーション１１２は文書のファイル形式が印刷不可であることを認識するので、印刷を実行しない。
本実施の形態では、Ｗｅｂブラウザ１１１は主として、文書管理サーバ１３０に格納される文書一覧を表示部に表示させ、プラグインソフトである文書表示アプリケーション１１２との組み合わせで文書を表示部にイメージ表示（画像表示）させるものとして説明するが、Ｗｅｂブラウザ１１１そのものに文書を表示部にイメージ表示させる機能を組み込むようにしてもよい。

図３は、図１のデータベースの文書管理テーブル、コンテンツ管理テーブルおよびジョブ管理テーブルを例示した図である。

文書管理テーブル３１０は、文書を管理するテーブルであり、文書を一意に識別する文書ＩＤ３１１、文書属性としての文書名３１２、作成者３１３、作成日３１４、その文書の格納フォルダを示すフォルダＩＤ３１５、参照コンテンツの識別情報（ＩＤ）である参照コンテンツＩＤ３１６、印刷コンテンツの識別情報である印刷コンテンツＩＤ３１７等が記録される。

ここで、印刷コンテンツ（印刷用コンテンツ）とは、文書表示アプリケーション１１２（またはＷｅｂブラウザ１１１）でツールバー等に印刷メニューを表示させる形式（レンディション）のコンテンツファイルである。つまり、クライアント１１０のユーザが、表示部の画面を見ながら、マウス等のクリック操作で文書表示アプリケーション１１２上から印刷指示を入力できる形式のコンテンツファイルである。

例えば、図３の文書管理テーブル３１０において、文書ＩＤ「D001」、文書名「Report」、作成者「Yamada」のコンテンツは、フォルダＩＤ「F004」に格納されており、参照コンテンツ（印刷不可形式のコンテンツ）のＩＤは「CD001」であり、印刷コンテンツ（印刷可形式のコンテンツ）のＩＤは「CP001」であることを示している。

また、コンテンツ管理テーブル３２０は、参照コンテンツおよび印刷コンテンツの格納領域（ディレクトリ）を示したテーブルである。このコンテンツ管理テーブル３２０は、コンテンツを一意に識別するコンテンツＩＤ３２１ごとに、このコンテンツデータの記憶部におけるデータ格納領域３２２を示す。

例えば、図３のコンテンツ管理テーブル３２０において、「CD001」のコンテンツは記憶部の「xxx」という領域に格納されており、「CP001」のコンテンツは記憶部の「yyy」という領域に格納されていることを示している。

ジョブ管理テーブル３３０は、ユーザからの印刷要求履歴を示すテーブルであり、ジョブを一意に識別するジョブＩＤ３３１、印刷対象（印刷要求対象）のコンテンツを識別するコンテンツＩＤ３３２、印刷要求をしたユーザを識別するユーザＩＤ３３３、印刷要求がされた要求日時３３４、印刷ジョブの状態を示すジョブ状態３３５等が示される。

例えば、図３のジョブ管理テーブルにおいて、ジョブＩＤ「J001」は、コンテンツＩＤ「CP001」のコンテンツを、ユーザＩＤ「Suzuki」が「2004/08/15」に印刷要求を行い、このジョブの状態は「Ｓ１（印刷要求を受け付けた時点の状態）」であることを示している。ここで、ジョブ状態３３５に示されるジョブ状態は、例えば、以下の６種類のものが考えられる。

Ｓ１：印刷要求を受け付けた時点の状態。
Ｓ２：印刷イメージを作成した状態。
Ｓ３：印刷を終えた状態。
ＥＲ：印刷イメージ作成プログラム１３４または印刷プログラム１３５のいずれかでエラーが発生し、印刷ができなかった状態。
ＥＲＲ：エラーのメール通知をユーザにし終えた状態。
ＥＮＤ：印刷完了のメール通知をユーザにし終えた状態。

本実施の形態では、監視プログラム１３３が、このジョブ管理テーブル３３０のジョブ状態３３５と以下の起動プログラムテーブルとを参照して、次に起動（実行）させるプログラムを判断する。この起動プログラムテーブルは、文書管理サーバ１３０の記憶部に格納されるものとする。以下の表１に、この起動プログラムテーブルを例示する。

表１に示すように、監視プログラム１１３は、例えば、ジョブ状態３３５が「Ｓ１（印刷要求を受け付けた時点の状態）」のときには、印刷イメージ作成プログラム１３４を起動させて、印刷イメージを作成させる。
ジョブ状態３３５が「Ｓ２（印刷イメージを作成した状態）」のときには、印刷プログラム１３５を起動させて、印刷を実行させる。
ジョブ状態３３５が「Ｓ３（印刷を終えた状態）」のときには、メール通知プログラム１３６を起動させて、ユーザへの印刷完了のメール通知を実行させる。
また、ジョブ状態３３５が「ＥＲ（印刷イメージ作成プログラム１３４または印刷プログラム１３５のいずれかでエラーが発生し、印刷ができなかった状態）」のときには、メール通知プログラム１３６を起動させて、ユーザへのエラーのメール通知を実行させる。
ちなみに、ジョブ状態３３５が「ＥＲＲ」（エラーのメール通知をユーザにし終えた状態）および「ＥＮＤ」（印刷完了のメール通知をユーザにし終えた状態）のときには、監視プログラム１１３は、前記したプログラムの起動は行わない。

なお、ジョブ管理テーブル３３０では印刷を完了したジョブについても記録を削除せずに残しておく。このようにすることで、このジョブ管理テーブル３３０の情報を、印刷履歴（印刷要求履歴）として利用することができる。例えば、文書管理サーバ１３０で管理している文書の不正流出が判明した場合、システム管理者等が、このジョブ管理テーブル３３０を読み出し、表示部に出力することで、いつ誰が該当文書を印刷したか（および印刷要求したか）を知ることができる。したがって、システム管理者等は、文書の不正流出の関与者を調査・特定しやすくなる。

また、このジョブ管理テーブル３３０の情報は、記憶部の記憶容量の節約のため、所定期間経過後データをクリアするようにしてもよい。さらに、前記した各テーブルは、説明のため、それぞれ別個のものとして説明したが、１つのテーブルにまとめるようにしてもよい。

図４は、図１の文書管理サーバおよびクライアントの動作を示すフローチャートである。図１〜図３を参照しつつ図４を用いて、クライアント１１０から印刷要求を受けた文書管理サーバ１３０の動作を説明する。
なお、ここでは、ディレクトリサーバ１２０とクライアント１１０との認証処理は既に終了し、文書管理プログラム１３１は、Ｗｅｂブラウザ１１１により図２に例示される表示領域２００の画面を表示させているものとする。

ステップＳ４０１：ユーザは、Ｗｅｂブラウザ１１１上（表示部）に表示された文書一覧から印刷対象の文書の選択入力をする。このときの選択入力は、ユーザがＷｅｂブラウザ１１１により表示部に表示された画面を見ながら、クライアント１１０に接続されたマウス等で文書の選択入力を行う。クライアント１１０はユーザから文書の選択入力を受けると、この選択情報を文書管理サーバ１３０へ送信する。これを受信した文書管理プログラム１３１は、選択情報に示された文書の参照コンテンツをクライアント１１０のＷｅｂブラウザ１１１（文書表示アプリケーション１１２）に送信する。具体的には、文書管理プログラム１３１は、文書管理テーブル３１０（図３参照）を参照して、クライアント１１０で選択された文書の参照コンテンツＩＤを特定する。次に、コンテンツ管理テーブル３２０から、この参照コンテンツの記憶部における格納領域を特定し、この格納領域から参照コンテンツを読み出し、この参照コンテンツをクライアント１１０に送信する。このあと、ユーザがマウス等でＷｅｂブラウザ１１１上に表示された「サーバ印刷」ボタン２４２の選択入力をしたとき、クライアント１１０は、文書管理プログラム１３１へ選択した文書の印刷要求を送信し、ステップＳ４０２へ進む。

ステップＳ４０２：文書管理プログラム１３１は、クライアント１１０から印刷要求を受けて、ジョブ管理テーブル３３０にジョブを登録する。具体的には、文書管理プログラム１３１は、この文書の印刷要求者のユーザＩＤ、この印刷要求がされた日時と、印刷要求の対象である文書のコンテンツＩＤ等をジョブ管理テーブル３３０にこの文書のジョブとして登録する。また、ジョブ管理テーブル３３０のジョブ状態３３５を「Ｓ１」にする。
なお、印刷要求者のユーザＩＤ、この印刷要求がされた日時は、クライアント１１０が文書管理サーバ１３０にアクセスしたときに記録したセッション管理情報から読み出すものとする。

ステップＳ４０３：監視プログラム１３３は、ジョブ管理テーブル３３０中の各ジョブ状態３３５を監視し、前記した起動プログラムテーブル（表１参照）のジョブ状態３３５に対応づけられたプログラムを起動する。

ステップＳ４０４：ジョブ管理テーブル３３０のジョブ状態３３５が「Ｓ１」であればステップＳ４１０へ進み、ジョブ状態３３５が「Ｓ２」であればステップＳ４２０へ進み、ジョブ状態３３５が「Ｓ３」あるいは「ＥＲ」であればステップＳ４３０へ進む。

ステップＳ４１０：監視プログラム１３３は、印刷イメージ作成プログラム１３４を起動させる。

ステップＳ４１１：印刷イメージ作成プログラム１３４は、コンテンツ管理テーブル３２０から印刷コンテンツを取り出す。つまり、文書管理テーブル３１０を参照して、ステップＳ４０１で選択された文書の文書ＩＤから、印刷コンテンツＩＤを検索する。次に、コンテンツ管理テーブル３２０から、この印刷コンテンツＩＤの格納領域（文書管理サーバ１３０の記憶部のどのディレクトリに格納されているか）を特定する。そして、この格納領域から、前記印刷コンテンツＩＤの印刷コンテンツを読み出す。

ステップＳ４１２：印刷イメージ作成プログラム１３４は、印刷コンテンツに、印刷要求者名（ユーザＩＤ）、印刷要求日時等の情報等を埋め込んだ印刷イメージデータを作成する。
このように、印刷コンテンツに印刷要求者、印刷要求日時（印刷日時）を埋め込んだ印刷イメージデータを作成することで、プリンタ１５０が印刷コンテンツを印刷したとき、印刷物を取りに行った者が、これを見ることで誰が印刷したものかを識別できる。

なお、このときのユーザＩＤ、印刷要求日時等の情報は、ステップＳ４０１で印刷要求があったときにセッション管理情報として記憶部に記録されたものを印刷イメージ作成プログラム１３４が取得するものとする。また、印刷イメージ作成プログラム１３４が作成する印刷イメージデータは、印刷プログラム１３５により印刷可能な状態とする。

ステップＳ４１３：印刷イメージ作成プログラム１３４を終了する。

ステップＳ４１４：監視プログラム１３３は、印刷イメージ作成プログラム１３４が正常終了であればジョブ管理テーブル３３０のジョブ状態３３５を「Ｓ２」に変更し、異常終了（プリンタ１５０の紙づまり等で文書が印刷できなかった場合）であれば「ＥＲ」に変更する。そして、ステップＳ４０３へ戻る。

ステップＳ４２０：監視プログラム１３３は、印刷プログラム１３５を起動させる。

ステップＳ４２１：印刷プログラム１３５は、ステップＳ４１２で印刷イメージ作成プログラム１３４が作成した印刷イメージを文書管理サーバ１３０に設定されたプリンタドライバを使って印刷する。

ステップＳ４２２：印刷プログラム１３５を終了する。

ステップＳ４２３：監視プログラム１３３は、印刷プログラム１３５が正常終了であればジョブ管理テーブル３３０のジョブ状態３３５を「Ｓ３」に変更し、異常終了であればジョブ状態３３５を「ＥＲ」に変更する。

ステップＳ４３０：監視プログラム１３３は、メール通知プログラム１３６を起動させる。

ステップＳ４３１：メール通知プログラム１３６は、印刷処理結果を印刷要求者にメールで通知する。ここで、ジョブ管理テーブル３３０のジョブ状態３３５が「Ｓ３」であれば印刷完了、「ＥＲ」であれば印刷不可と通知する。
なお、各ユーザのメールアドレス情報およびメール内容（印刷完了および印刷不可）のフォーマットは、記憶部に記憶されており、このメールアドレス情報およびメール内容のフォーマットを参照してメールを作成し、通知を行うものとする。
このように、文書管理サーバ１３０が文書の印刷処理結果をクライアント１１０にメール通知するので、例えばクライアント１１０の近くにプリンタ１５０が無い場合でも、ユーザは文書の印刷処理結果を確認しやすくなる。

ステップＳ４３２：メール通知プログラム１３６を終了する。

ステップＳ４３３：監視プログラム１３３は、ジョブ管理テーブル３３０のジョブ状態３３５を「Ｓ３」から「ＥＮＤ」に変更する、もしくはジョブ状態３３５を「ＥＲ」から「ＥＲＲ」に変更する。その後、監視プログラム１３３はステップＳ４０３からの処理を繰り返し、ジョブ管理テーブル３３０のジョブ状態３５５の監視を続ける。

このようにすることで、文書管理サーバ１３０は、ユーザの文書印刷要求に関する履歴を作成し、格納することができる。つまり、文書管理サーバ１３０は、いつ、どのユーザが、どの文書を印刷したか（印刷しようとしたか）を履歴として残すことができる。したがって、システム管理者が、このジョブ管理テーブル３３０を閲覧することで、文書の不正流出の関与者を調査・特定しやすくなる。

《第２の実施の形態》
次に、本発明の第２の実施の形態について説明する。図５は、第２の実施の形態の文書管理システムの構成を示す図である。前記した第１の実施の形態と同様の構成要素は、同じ符号を付して、説明を省略する。

第２の実施の形態のシステム構成は、以下の特徴を有する。
（１）クライアント５１０にはプリンタドライバの設定・インストールがされていて、プリントサーバ１４０を経由してプリンタ１５０に印刷する。つまり、第１の実施の形態のように文書管理サーバ１３０にプリンタドライバを設定する必要がなくなる。
なお、プリンタドライバは、クライアント５１０ごとに異なる設定にできるので、クライアント５１０はそれぞれ、身近にあるプリンタ１５０で印刷するようにしてもよい。
（２）文書管理プログラム５３１は、サーバ印刷要求を受け付ける代わりに、印刷用ファイルのメール送付要求を受け付ける。また、メール通知プログラム５３６は、サーバ印刷の結果をメール通知する代わりに、印刷用ファイル（印刷コンテンツ）をメール送付する。クライアント５１０は自身に格納されたメールソフトで印刷用ファイルを受信し、文書表示アプリケーション１１２でこのファイルを開き、印刷等を行う。
ちなみに、請求項におけるコンテンツ送信部は、文書管理サーバ１３０のＣＰＵがメール通知プログラム５３６を実行することにより実現される。
（３）監視プログラム５３３は、以下の表２に例示する起動プログラムテーブルを参照して、ジョブ状態３３５に対応する処理を行う。つまり、文書管理サーバ１３０は、印刷プログラム１３５を含まないので、監視プログラム５３３は、前記した第１の実施の形態のように印刷プログラム１３５の起動や監視を行わない。

表２に示すように、監視プログラム５３３は、例えば、ジョブ状態３３５が「Ｓ１（印刷用ファイル要求を受け付けた時点の状態）」のときには、次に印刷イメージ作成プログラム１３４を起動させて、印刷イメージを作成させるようにする。
ジョブ状態３３５が「Ｓ２（印刷イメージを作成した状態）」のときには、次にメール通知プログラム５３６を起動させて、印刷イメージをメール送付させるようにする。
また、ジョブ状態３３５が「ＥＲ（印刷イメージ作成プログラム５３４でエラーが発生し、印刷イメージを送付できなかった状態）」のときには、次にメール通知プログラム５３６を起動させて、ユーザにエラーのメール通知をさせるようにする。また、ジョブ状態３３５が「ＥＲＲ」（エラーのメール通知をユーザにし終えた状態）および「ＥＮＤ」（印刷イメージをユーザにメール送付し終えた状態）のときには、特にプログラムの起動は行わない。

図６は、図５のＷｅｂブラウザが表示する画面例である。図６を用いて、Ｗｅｂブラウザ１１１が表示部に出力表示する画面（本実施の形態の文書管理プログラム５３１がＷｅｂブラウザ１１１に送信する画面）を説明する。

図６に示すように、文書管理プログラム５３１は、Ｗｅｂブラウザ１１１の表示領域６４０に、文書一覧と、ユーザが印刷用ファイル要求対象をチェックするためのチェックボックスを表示する表６４１と、文書管理プログラム５３１に対して印刷用ファイルのメール送付を要求するための「印刷用ファイル要求」ボタン６４２とを表示させる情報を送信する。これを受けてＷｅｂブラウザ１１１が領域６００に示す画面を表示部に表示させる。

なお、本実施の形態では、ユーザがマウス等で、Ｗｅｂブラウザ１１１により表示された表６４１上の所定の文書を選択した段階では、表示部に文書のイメージを表示しないようにしている。つまり、このあとユーザがクライアント５１０のＷｅｂブラウザ１１１上に表示された「印刷用ファイル要求」ボタン６４２の選択入力をし、これを受けて文書管理サーバ１３０からメールで送信された印刷コンテンツファイルを開くことで、クライアント５１０の表示部の画面上に文書イメージが表示される。

図７は、図５の文書管理サーバおよびクライアントの動作を示すフローチャートである。図１〜図６を参照しつつ図７を用いて、本実施の形態の文書管理サーバ１３０の動作を説明する。
なお、ここでも、ディレクトリサーバ１２０とクライアント５１０との間の認証処理は既に終了し、文書管理プログラム５３１は、Ｗｅｂブラウザ１１１へ図６の符号２２０,２３０,６４０の画面情報を送信し、Ｗｅｂブラウザ１１１は領域６００の画面を表示部に表示させているものとする。

ステップＳ７０１：前記図４のステップＳ４０１と同様に、ユーザが入力部（キーボードやマウス）等を用いて、クライアント５１０のＷｅｂブラウザ１１１により表示部に表示された文書一覧６４１で文書のチェックボックスをチェックして、印刷対象の文書（送付要求の対象である文書）の選択入力をする。そして、Ｗｅｂブラウザ１１１上の「印刷用ファイル要求」ボタン６４２の選択入力をする。そして、ユーザからの「印刷用ファイル要求」ボタン６４２の選択入力を受けるとクライアント５１０は、選択した文書の印刷用ファイルのメール送付を要求するメッセージを文書管理プログラム５３１へ送信し、ステップＳ７０２へ進む。

ステップＳ７０２：文書管理プログラム５３１は、印刷用ファイルのメール送付を要求するメッセージを受け付けて、ジョブ管理テーブル３３０にジョブを登録する。具体的には、文書管理プログラム５３１は、このメッセージに含まれるメール送付要求者のユーザＩＤ、このメッセージが送信された日時等を、要求の対象であるファイル（文書）のＩＤとともにジョブ管理テーブル３３０にジョブを登録する。このときのジョブ管理テーブル３３０のジョブ状態３３５は「Ｓ１」とする。

ステップＳ７０３：監視プログラム５３３は、ジョブ管理テーブル３３０中のジョブ状態３３５を監視し、前記した起動プログラムテーブル（表２参照）に基づいて、各ジョブ状態３３５に対応づけられたプログラムを起動させる。

ステップＳ７０４：ジョブ管理テーブル３３０のジョブ状態３３５が「Ｓ１」であればステップＳ７１０へ進み、ジョブ状態３３５が「Ｓ２」もしくは「ＥＲ」であればステップＳ７２０へ進む。

ステップＳ７１０：監視プログラム５３３は、印刷イメージ作成プログラム１３４を起動させる。

ステップＳ７１１：印刷イメージ作成プログラム１３４は、前記したステップＳ４１１（図４参照）と同様に、コンテンツ管理テーブル３２０から印刷コンテンツ（印刷用コンテンツ）を取り出す。

ステップＳ７１２：印刷イメージ作成プログラム１３４は、前記した図４のステップＳ４１２と同様に、印刷コンテンツにセッション管理情報から得られる要求者名や文書管理サーバ１３０から得られる印刷要求日時等の情報を埋め込み、印刷イメージを作成する。このとき、印刷イメージは印刷可能な形式にしておく。
なお、前記した文書管理テーブル３１０に文書の有効期限（例えば、文書が改版される時期）を記録しておき、印刷イメージを作成するとき、この文書の有効期限に関する情報も埋め込むようにしてもよい。このようにすることで、この印刷イメージを受け取ったユーザが、この文書の有効期限を確認することができる。

ステップＳ７１３：印刷イメージ作成プログラム１３４を終了する。

ステップＳ７１４：監視プログラム５３３は、印刷イメージ作成プログラム１３４が正常終了であればジョブ管理テーブル３３０のジョブ状態３３５を「Ｓ２」に変更し、異常終了（印刷イメージ作成プログラム１３４でエラーが発生し、印刷イメージ（印刷イメージデータ）をメール送付できなかった状態）であればジョブ状態３３５を「ＥＲ」に変更する。

ステップＳ７２０：監視プログラム５３３は、メール通知プログラム５３６を起動させる。

ステップＳ７２１：メール通知プログラム５３６は、印刷要求者（クライアント５１０）にメールを送付する。ジョブ状態３３５が「Ｓ２」であれば印刷イメージを添付して送付し、ジョブ状態３３５が「ＥＲ」であれば印刷不可（エラー）を通知するメールを送付する。

ステップＳ７２２：メール通知プログラム５３６を終了する。

ステップＳ７２３：監視プログラム５３３は、印刷イメージを送付したときには、ジョブ管理テーブル３３０におけるこの文書のジョブ状態３３５を「Ｓ２」から「ＥＮＤ」に変更する。一方、エラーを通知するメールを送付したときは、ジョブ状態３３５を「ＥＲ」から「ＥＲＲ」に変更する。その後、監視プログラム５３３は、他のジョブの状態３５５を監視するために、ステップＳ７０３に戻る。

このように、文書管理サーバ１３０が、クライアント５１０に印刷用ファイルをメールで送付するので、文書管理サーバ１３０にプリンタドライバが設定されていない場合でも、クライアント５１０は、文書を印刷することができる。

また、文書管理サーバ１３０は、ジョブ管理テーブル３３０に、クライアント５１０から印刷用ファイルをメール送付したこと（および印刷用ファイルのメール送付要求があったこと）を履歴として残すので、文書管理サーバ１３０で管理している文書の不正流出が判明した場合、システム管理者等が、このジョブ管理テーブル３３０を閲覧することで、いつ誰が該当文書を取得したか（および取得要求したか）を知ることができる。

なお、本実施の形態の文書管理サーバ１３０は、クライアント５１０が文書一覧から文書を選択しても、画面上に参照コンテンツをイメージ表示しないものとして説明したが、画面上に参照コンテンツのイメージを表示するようにしてもよい。
すなわち、文書管理サーバ１３０の記憶部に参照コンテンツを格納するようにして、ユーザがクライアント５１０から印刷用ファイル要求をする前に、文書一覧から文書が選択された段階で、文書表示アプリケーション１１２で参照コンテンツをイメージ表示できるようにしてもよい。
このようにすることで、クライアント５１０のユーザは、文書の内容が、所望のものであるか否かを確認した上で、印刷用ファイルを取得することができる。

《第３の実施の形態》
次に、本発明の第３の実施の形態について説明する。第３の実施の形態は、クライアントが印刷用ファイル（印刷コンテンツ）の参照要求をしたとき、文書管理プログラムがこのときの参照要求の履歴を記録することを特徴とする。つまり、ユーザが文書の参照をしたときに、ジョブ管理テーブルにその記録を残すようにしたことを特徴とする。

第３の実施の形態のシステム構成は、前記した第２の実施の形態とほぼ同様であるので説明を省略し、文書管理プログラムがクライアントの表示部に表示させる画面および文書管理サーバの処理手順について説明する。

図８は、第３の実施の形態のクライアントのＷｅｂブラウザが表示する画面例である。図８を用いて、文書管理プログラム５３１がクライアント５１０のＷｅｂブラウザ１１１に送信する情報を説明する。

図８に示すように、文書管理プログラム５３１は、本実施の形態のクライアント５１０へ、文書一覧２３０と、ユーザが印刷用ファイル参照対象をチェックするためのチェックボックスを含む表８４１、ユーザがチェックした文書の印刷用ファイルの参照を文書管理プログラム５３１に対して要求するための「印刷用ファイル参照」ボタン８４２を含む文書一覧表示領域８４０と、メニューバー２２０とを含む情報を送信する。

この「印刷用ファイル参照」ボタン８４２が押された場合、すなわちクライアント５１０に接続されたマウス等でＷｅｂブラウザ１１１に表示された「印刷用ファイル参照」ボタン８４２の選択入力がされた場合、クライアント５１０（Ｗｅｂブラウザ１１１）は、この選択情報を文書管理サーバ１３０へ送信する。そして、これを受信した文書管理プログラム５３１は記憶部に格納された印刷可能形式のレンディションの文書（印刷コンテンツ）を読み出し、クライアント５１０のＷｅｂブラウザ１１１へ送信する。クライアント５１０のＷｅｂブラウザ１１１はこの印刷コンテンツを受信すると、文書表示アプリケーション１１２を起動させて、文書表示を行う。例えば、図８に示すようにＷｅｂブラウザ１１１で新たなウィンドウを立ち上げ、その中に表示する（表示領域８６０参照）。その場合、図８に示すように文書表示アプリケーション１１２のメニューバー８５０の印刷メニューはデフォーカスされずに表示され、Ｗｅｂブラウザ１１１（文書表示アプリケーション１１２）から印刷ができるようになる。

また、ユーザから「印刷用ファイル参照」ボタン８４２が押された時点で、つまり文書管理サーバ１３０がクライアント５１０から「印刷用ファイル参照」ボタン８４２が選択されたという選択情報を受信した時点で、文書管理プログラム５３１は、ジョブ管理テーブル３３０にこのコンテンツを表示したことを示す履歴を残す。

このように、文書管理プログラム５３１がクライアント５１０の文書参照要求の履歴を記録するので、文書の参照のみがされたときにも、その関与者を調査・特定することができる。つまり、よりセキュリティ度の高い文書管理を行うことができる。

なお、請求項における、Ｗｅｂブラウザ上で表示可能であるが印刷メニューを選択不可能な形式のコンテンツである参照コンテンツとは、例えば、Ｗｅｂブラウザ１１１がプラグインソフトである文書表示アプリケーション１１２を呼び出すことで、文書表示可能となるコンテンツである。Ｗｅｂブラウザ１１１は、ブラウザの印刷メニューから文書表示アプリケーション１１２で表示した文書の印刷指示入力がされたとき、文書表示アプリケーション１１２の印刷プログラムを呼び出してプリンタ１５０に印刷させる。したがって、このコンテンツの形式を文書表示アプリケーション１１２で印刷不可能な形式としておくことで、Ｗｅｂブラウザ１１１（Ｗｅｂブラウザ１１１をインストールしたクライアント１１０）からの印刷ができないようになる。すなわち、文書管理サーバ１３０が、Ｗｅｂブラウザ１１１（クライアント１１０）へ前記文書の印刷命令を受け付ける画面情報を送信し、画面から入力された印刷指示が文書管理サーバ１３０へ送信されたときに（ユーザが文書管理サーバ１３０へ文書印刷の指示を明示的に行ったときに）、この文書を印刷するようにするので、文書管理サーバ１３０で文書の印刷履歴をもれなく取得することができる。つまり、文書を印刷するときには、クライアント１１０から文書管理サーバ１３０へ印刷指示を送信しなければならなくなるので、文書管理サーバ１３０で印刷要求（印刷履歴）をもれなく取得することができる。

本発明は、前記した実施の形態に限定されず、発明の趣旨を逸脱しない範囲で変形可能である。
例えば、前記した実施の形態において、文書管理サーバ１３０に格納される参照コンテンツは、主として文書表示アプリケーション１１２で内容を表示できる形式のファイルとしたが、直接Ｗｅｂブラウザ１１１で内容を表示できる形式のファイル、例えば、ＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）ファイルとしてもよい。この場合、第１の実施の形態における参照コンテンツ（印刷不可のコンテンツ）の形式は、Ｗｅｂブラウザ１１１で印刷不可能な形式とすればよい。

このようにすることでも、ユーザが文書の印刷（または文書の取得要求）をするときに、Ｗｅｂブラウザ１１１に組み込まれた印刷メニューから印刷要求をすることができなくなる。つまり、ユーザが文書を印刷したいときには、文書管理プログラム１３１が表示させる「サーバ印刷」ボタン２４２（図２）で文書管理サーバ１３０に対して明示的に印刷要求（もしくは印刷可能な電子文書の送付要求）をしなければならなくなるので、文書管理サーバ１３０は印刷履歴（印刷要求履歴）を漏れなく取得することができる。

また、前記した各実施の形態において、ジョブ管理テーブル３３０は、各プログラムのジョブ状態が変化したとき、逐次、監視プログラム１３３,５３３がジョブ状態３３５の内容を書き換えていくものとして説明したが、これに限定されない。
例えば、ジョブ管理テーブル３３０に、コンテンツの印刷要求（印刷用ファイル要求、印刷用ファイル参照）があったことと、そのコンテンツの最終的な状態（エラーのメール通知をし終えた状態、または印刷完了のメール通知をし終えた状態）とを記録するようにしてもよい。あるいは、監視プログラム１３３,５３３が、各プログラムのジョブ状態が変化するたびにジョブ管理テーブル３３０にデータを追加するようにしてもよい。このようにすることで、文書管理サーバ１３０はジョブ管理テーブル３３０に詳細なジョブの履歴を記録することができるので、システム管理者等は文書の不正取得についてより細やかな分析をすることができる。

なお、本実施の形態に係る文書管理サーバ１３０は、前記したような処理を実行させるプログラムによって実現することができ、そのプログラムをコンピュータによる読み取り可能な記憶媒体（ＣＤ−ＲＯＭ等）に記憶して提供することも可能である。また、そのプログラムを、インターネット等のネットワークを通して提供することも可能である。

第１の実施の形態の文書管理システムの構成を示す図である。 図１のＷｅｂブラウザが表示する画面例である。 図１のデータベースの文書管理テーブル、コンテンツ管理テーブルおよびジョブ管理テーブルを例示した図である。 図１の文書管理サーバおよびクライアントの動作を示すフローチャートである。 第２の実施の形態の文書管理システムの構成を示す図である。 図５のＷｅｂブラウザが表示する画面例である。 図５の文書管理サーバおよびクライアントの動作を示すフローチャートである。 第３の実施の形態のクライアントのＷｅｂブラウザが表示する画面例である。

符号の説明

１００ ネットワーク
１１０,５１０ クライアント（端末装置）
１１１ Ｗｅｂブラウザ
１１２ 文書表示アプリケーション
１３０ 文書管理サーバ（文書管理装置）
１３１,５３１ 文書管理プログラム（文書管理部）
１３２ データベース（記憶部）
１３３,５３３ 監視プログラム（監視部）
１３５ 印刷プログラム（印刷部）
１３６,５３６ メール通知プログラム（コンテンツ送信部）
１５０ プリンタ
３３０ ジョブ管理テーブル

Claims (5)

1. 管理対象である文書ごとに、Ｗｅｂブラウザ上で表示可能であるが印刷メニューを選択不可能な形式のコンテンツである参照コンテンツおよび前記Ｗｅｂブラウザ上で印刷メニューを選択可能な形式のコンテンツである印刷用コンテンツと、前記印刷用コンテンツの印刷ジョブの状態を示すジョブ管理テーブルとを格納する記憶部と、
   ネットワーク経由で端末装置から前記文書の参照要求を受けたとき、前記記憶部から前記参照要求がされた文書の参照コンテンツを前記端末装置に送信し、前記参照要求された文書について、前記端末装置から印刷要求を受けたとき、前記文書の印刷用コンテンツを前記記憶部から読み出すとともに、前記記憶部のジョブ管理テーブルに前記文書の印刷ジョブの登録をする文書管理部と、
   を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記文書管理装置に登録されたプリンタに前記印刷用コンテンツの印刷をさせる印刷制御部と、
   前記印刷制御部の動作を監視し、前記印刷用コンテンツの印刷履歴を前記ジョブ管理テーブルに記録する監視部と、
   をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記文書管理装置は、
   前記ジョブ管理テーブルは、前記印刷用コンテンツの送付状態を示し、
   前記文書管理部は、ネットワーク経由で端末装置から前記文書の参照要求を受けたとき、前記記憶部から前記参照要求の対象の文書の参照コンテンツを前記端末装置に表示させ、前記参照要求された文書について、前記端末装置から送信要求を受けたとき、前記文書の印刷用コンテンツを前記記憶部から読み出すとともに、前記記憶部のジョブ管理テーブルに前記文書の送付要求の登録をするよう構成され、
   前記文書の送付要求があった端末装置に、前記文書の印刷用コンテンツを前記ネットワーク経由で送信するコンテンツ送信部と、
   前記コンテンツ送信部の動作を監視し、前記文書の印刷用コンテンツの印刷履歴を前記ジョブ管理テーブルに記録する監視部と、
   をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
4. 前記印刷制御部または前記コンテンツ送信部は、前記印刷用コンテンツに前記印刷要求または前記送付要求をした端末装置のユーザの識別情報と、前記印刷要求または前記送付要求の日時に関する情報を付加するよう構成されていることを特徴とする請求項２または請求項３に記載の文書管理装置。
5. 管理対象である文書ごとに、Ｗｅｂブラウザ上で表示可能であるが印刷メニューを選択不可能な形式のコンテンツである参照コンテンツおよび前記Ｗｅｂブラウザ上で印刷メニューを選択可能な形式のコンテンツである印刷用コンテンツと、前記印刷用コンテンツの印刷ジョブの状態を示すジョブ管理テーブルとを格納する記憶部を備える文書管理装置が、
   ネットワーク経由で端末装置から前記文書の参照要求を受け付けるステップと、
   前記記憶部から前記参照要求の対象の文書の参照コンテンツを前記端末装置に表示させるステップと、
   前記参照要求された文書について、前記端末装置から印刷要求を受け付けるステップと、
   前記文書の印刷用コンテンツを前記記憶部から読み出すステップと、
   前記記憶部のジョブ管理テーブルに前記文書の印刷ジョブの登録をするステップと、
   を実行することを特徴とする印刷文書管理方法。

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