JP4830981B2 - 会議環境管理装置、会議環境管理システム及び会議室選択方法 - Google Patents

Description

本発明は、会議室ごとの有効なサービスを動的に検出することができる会議環境管理装置に関する。

近年、コンピュータ同士を相互に接続して、遠隔地間でのテレビ会議を実現するシステムが一般的となりつつある。このテレビ会議システムによれば、互いに離れた地点にある会議室の間で画像や音声を伝送し、テレビ画面に映る参加者の顔を見ながら会議を運営することができる。
このようなテレビ会議システムを実現するためには、カメラ、マイク、プロジェクタ、通信装置などの複数の機器を各会議室内に装備しなければならない。

特許文献１では、複数の機器を接続したパーソナルコンピュータのモニタ上に、これら複数の機器に対応したアイコンを表示しており、アイコンにより機器の状態をユーザが理解することができるように、アイコンの状態をダイナミックに変更する手段を備えている。

特許文献２では、オブジェクト管理サーバにおいて、会議室やフロアごとに別れたＬＡＮごとにオブジェクトを管理し、クライアントオブジェクトが動作するＰＣが接続された場合に、このＰＣのＩＰアドレスを取得して、そのＰＣが接続されているＬＡＮを判定する。その後、判定されたＬＡＮにおいて利用可能なオブジェクトをＰＣに転送する。

特許文献３では、ライブビデオ画像内に映し出される物理装置を、マウスのドラッグアンドドロップ操作で制御する技術を開示している。

特開２００１−０９２５７５号公報 特開平１１−１７５４８４号公報 特開２００５−０５１７７８号公報

会議室ごとに異なる装備を備え、会議室ごとに異なる会議環境を提供できるようなシステム構成の場合、会議の目的に応じて最適な会議環境を備えた会議室を探索できることが好ましい。さらに、目的にあった会議室を選ぶことができても、この会議室に備えられた機器が故障中やメンテナンス中であった場合に、会議のときに機器を使用できないという問題も生じる。特許文献１から３には、このような技術課題に対する解決策は開示されていない。

本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり、会議の目的や会議室に設置された機器の状態に応じて最適な会議環境を備えた会議室を検出することができる会議環境管理装置、会議環境管理システム及び会議室選択方法を提供することを目的とする。

かかる目的を達成するために本発明の会議環境管理装置は、会議に使用する会議室を選択する入力として、会議室を選択するための会議目的を含む選択条件を受け付ける条件受付手段と、故障が発生した機器の情報の入力を受け付ける入力受付手段と、複数有する会議室の各会議室に対応付けて、各会議室の備える機器の情報と、前記入力受付手段が受け付けた情報であって、前記各会議室の備える機器が使用可能な状態にあるか否かを示す情報とを記憶すると共に、開催される会議の趣旨を示す会議目的と、各会議目的の会議の際に必要な機器とを対応付けて記憶した記憶手段と、前記条件受付手段で選択条件を受け付けると、受け付けた選択条件に含まれる会議目的の会議に必要な機器を前記記憶手段を参照して検出し、検出した機器を備える会議室のうち、具備する機器が使用可能な状態にある会議室を、会議の開催場所の候補として選択し、問い合わせを受けた相手先に通知する制御手段とを有する構成としている。
本発明によれば、利用者は、会議目的を入力することで、会議目的にあった機器を備えた会議室であって、具備する機器が使用可能な状態にある会議室の情報を得ることができる。

上記会議環境管理装置において、前記制御手段は、前記条件受付手段で選択条件を受け付けると、該会議目的に必要な機器を備えた会議室を選択し、又は該会議目的に必要な機器を備えた会議室を検出することができかなった場合に、具備する機器と、前記会議目的に必要な機器との一致度の高い会議室を選択し、選択した会議室を、各会議室に備えられた機器に故障が発生しておらず、保守が必要な機器を備えていない会議室の表示順位が高くなるようにソートして、前記問い合わせを受けた相手先に通知することを特徴とする。
本発明によれば、利用者の希望する条件との一致度が高く、故障、保守等の発生していない機器を備える会議室から順に利用者に提示することができる。

上記会議環境管理装置において、前記制御手段は、前記入力受付手段で故障が発生した機器の情報の入力を受け付けると、受け付けた機器の情報を前記記憶手段に記憶させ、保守管理用の管理装置に通知することを特徴とする。
従って、故障が発生した機器を管理装置に通知することができる。

上記会議環境管理装置において、会議室に備えられた機器を制御する機器制御装置から通知される、使用された機器の情報を前記記憶手段に記憶させ、機器の使用回数が耐用回数を超えた場合、又は機器の使用時間が耐用時間を超えた場合に、機器が使用不可能な状態にあると判定する判定手段を有し、前記制御手段は、前記判定手段により使用不可能な状態にあると判定された機器の情報を前記記憶手段に記憶させ、前記保守管理用の管理装置に通知することを特徴とする。
従って、機器が使用可能な状態にあるか否かを管理し、使用可能な状態にないと判定した機器の保守や交換の要求を管理者に通知することができる。

本発明の会議環境管理システムは、会議に使用する会議室を選択するための選択条件として、開催される会議の趣旨を示す会議目的の入力を受け付けて、受け付けた会議目的に合致する会議室の問い合わせを行う会議室予約装置と、故障が発生した機器の情報の入力を受け付ける入力受付手段と、複数有する会議室の各会議室に対応付けて、各会議室の備える機器の情報と、前記入力受付手段が受け付けた情報であって、前記各会議室の備える機器が使用可能な状態にあるか否かを示す情報とを記憶すると共に、開催される会議の趣旨を示す会議目的と、各会議目的の会議の際に必要な機器とを対応付けて記憶した記憶手段と、前記会議室予約装置から選択条件を伴う会議室の問い合わせを受け付けると、受け付けた選択条件に含まれる会議目的の会議に必要な機器を前記記憶手段を参照して検出し、検出した機器を備える会議室のうち、具備する機器が使用可能な状態にある会議室を、会議の開催場所の候補として選択し、前記会議室予約装置に通知する制御手段とを有する会議環境管理装置とを有することを特徴とする。
本発明によれば、利用者は、会議目的を入力することで、会議目的にあった機器を備えた会議室であって、具備する機器が使用可能な状態にある会議室の情報を得ることができる。

上記会議環境管理システムにおいて、会議室に備えられた機器を制御する機器制御装置を有し、前記機器制御装置は、故障した機器を検出すると、該機器の故障を前記会議環境管理装置に通知し、前記会議環境管理装置は、前記機器制御装置から通知された前記故障した機器を前記記憶手段に記憶して、前記故障した機器を保守管理用の管理装置に通知することを特徴とする。
従って、故障が発生した機器の情報を会議環境管理装置の記憶手段に記憶させ、管理装置に故障の発生を通知することができる。

上記会議環境管理システムにおいて、前記記憶手段は、会議室に備えられた機器に故障が発生した場合に前記機器の代替となる代替機器を記憶しており、前記制御手段は、前記機器制御装置から、該機器制御装置の制御する機器に故障が発生しているとの通知を受けた場合に、前記記憶手段に記憶した、前記故障が発生した機器の代替機器を、前記故障が発生した機器の代替とするように前記機器制御装置に通知することを特徴とする。
従って、機器に故障が発生した場合に、代替機器を簡単に検出することができる。

上記会議環境管理システムにおいて、前記制御手段は、前記機器制御装置から、該機器制御装置の制御する機器に故障が発生しているとの通知を受けた場合に、前記記憶手段に記憶した、該故障した機器の代替機器に応答要求信号を送信して、前記代替機器が制御可能な状態にあるか否かを判定し、代替機器が制御可能な状態にあるか否かを示す情報を前記機器制御装置に通知することを特徴とする。

上記会議環境管理システムにおいて、前記会議環境管理装置は、前記入力受付手段で故障が発生した機器の情報の入力を受け付けると、受け付けた機器の情報を前記記憶手段に記憶させ、保守管理用の管理装置に通知することを特徴とする。
従って、故障が発生した機器を管理装置に通知することができる。

上記会議環境管理システムにおいて、前記会議環境管理装置は、前記機器制御装置から通知される、使用された機器の情報を前記記憶手段に記憶し、機器の使用回数が耐用回数を超えた場合、又は機器の使用時間が耐用時間を超えた場合に、機器が使用不可能な状態にあると判定する判定手段を有し、前記判定手段で使用不可能な状態にあると判定された機器の情報を前記記憶手段に記憶し、前記保守管理用の管理装置に通知することを特徴とする。
従って、機器が使用可能な状態にあるか否かを管理し、使用可能な状態にないと判定した機器の保守や交換の要求を管理者に通知することができる。

本発明の会議室選択方法は、会議環境管理装置によって実行される会議室の選択方法であって、故障が発生した機器の情報の入力を受け付け、受け付けた情報を記憶手段に記憶させて登録する登録ステップと、会議に使用する会議室を選択する入力として、開催される会議の趣旨を表す会議目的を含む選択条件を受け付ける受付ステップと、前記受付ステップで前記選択条件を受け付けると、複数有する会議室の各会議室に対応付けて、各会議室の備える機器の情報と、前記登録ステップで受け付けた情報であって、前記各会議室の備える機器が使用可能な状態にあるか否かを示す情報とを記憶すると共に、開催される会議の趣旨を示す会議目的と、各会議目的の会議の際に必要な機器とを対応付けて記憶した記憶手段を参照して、受け付けた選択条件に含まれる会議目的の会議に必要な機器を検出し、検出した機器を備える会議室のうち、具備する機器が使用可能な状態にある会議室を、会議の開催場所の候補として選択する選択ステップと、を有することを特徴とする。
本発明によれば、利用者は、会議目的を入力することで、会議目的にあった機器を備えた会議室であって、具備する機器が使用可能な状態にある会議室の情報を得ることができる。

本発明によれば、会議の目的に応じて最適な会議環境を備えた会議室を検出することができる。

添付図面を参照しながら本発明の好適な実施例を説明する。

図１に本実施例のシステム構成を示す。本システムは、会議環境管理装置１０と、会議室予約装置３０と、会議室制御装置３５と、複数のユーザ端末４０と、管理装置５０とがネットワークに接続されている。

会議環境管理装置１０は、図１に示すようにメッセージ送受信部１１と、要求メッセージ解釈部１２と、応答メッセージ作成部１３と、会議環境情報管理部１４と、会議環境情報蓄積部１５と、保守定期判定部１６と、代替方法記憶部１７と、操作入力部１８と、表示部１９と、制御部２０とを有している。制御部２０は、会議環境情報蓄積部１５以外の各部に接続されている。会議環境情報蓄積部１５は、会議環境情報管理部１４を介して情報の蓄積や、蓄積している情報の取り出しを行う。また、保守定期判定部１６は、会議環境情報管理部１４によって会議環境情報蓄積部１５から取り出された情報を用いて、機器の保守が必要であるか否かを判定する。

メッセージ送受信部１１は、ネットワークを介して会議室予約装置３０、会議室制御装置３５や、ユーザ端末４０とメッセージの送受信を行う。

要求メッセージ解釈部１２は、メッセージ送受信部１１で受信したメッセージの内容を解析する。解釈したメッセージ内容は、制御部２０に通知される。
応答メッセージ作成部１３は、要求メッセージ解釈部１２で解析した要求メッセージに対する応答メッセージを制御部２０の制御に従って作成する。作成した応答メッセージは応答メッセージ作成部１３から制御部２０に出力され、メッセージ送受信部１１を介して要求メッセージを送ってきた送信先の装置に出力される。

操作入力部１８は、ネットワークを介した制御を行うことができない機器に故障が発生した場合に、ユーザがこの操作入力部１８から故障した機器を指定する情報を入力する。会議環境管理装置１０は、操作入力部１８から入力した機器を指定する情報を会議環境情報蓄積部１５に蓄積して、管理装置５０に通知する。管理装置５０は、このシステムの保守・管理を行う担当者の端末である。
表示部１９は、受信した要求メッセージや、会議環境情報蓄積部１５に蓄積された情報を表示することができる。

会議環境情報管理部１４は、制御部２０や保守定期判定部１６の制御に従って、会議環境情報蓄積部１５への会議環境情報の登録、更新、参照、削除を行う。
図２〜図４を参照しながら会議環境情報蓄積部１５に保存される会議環境情報について説明する。会議環境情報は、図２〜図４に示すように管理テーブルに登録されて管理されている。
図２には、会議の目的と、目的ごとに必要な機器とを登録した第１管理テーブルの構成が示されている。
会議の目的は、例えは、報告／連絡型、判断／意思決定型、企画／検討型、説明／質疑応答型、問い合わせ／折衝型、調整／相談型などに分けられており、会議の目的に応じて、必要な機器が設定されている。例えば、判断／意思決定型の会議では、ディスプレイと、プロジェクタと、ホワイトボードと、レーザーポインターとが必須の機器として設定されており、その他にプリンタと、スキャナと、複数画面、カメラ、マイク、照明、持ち込みＰＣなどの統合環境がオプションで用意されているとよいという条件が設定されている。

また、図３には、会議室ごとに用意された機材の情報が登録された第２管理テーブルが示されている。
この第２管理テーブルでは、例えば、その会議室が置かれた拠点名と、場所・会議室名と、フロア情報と、内線番号と、適正人数と、利用料金と、管理する部門情報と、ディスプレイ、プロジェクタ、ホワイトボード、プリンタ、スキャナなどの機器に関する情報と、前述した統合環境に関する情報と、機器を制御する会議室制御装置の識別名称と、表示画面の画面数と、カメラと、録音設備の有無と、照明と、ＰＣの持ち込みが可能であるか否かを示す情報と、複合機が設置されているか否かの情報と、レーザポインタの識別情報とが会議室ごとに記録され、管理されている。

図４には、会議室に設置された機器ごとの利用履歴と耐用基準とを管理する第３管理テーブルが示されている。
この管理テーブルでは、機器を識別するデバイス・サービス名（機器やサービスプログラムの名称）と、このデバイス・サービスの利用状態と、利用回数と、利用時間と、直近の利用終了日時と、前回のメンテナンス日時と、耐用時間と、耐用回数とが管理されている。
例えば、図４に示すディスプレイ００１は、利用可能な状態にあり、１５５回、２５５時間利用され、直近の利用終了時間が２００６年の３月２６日の１８時０５であり、前回のメンテナンス日時が２００６年の３月２１日の１８時０５分であり、耐用時間が５００時間、耐用回数が２００回であることが記録されている。
なお、上述したサービスプログラムには、例えば、ビデオ入力切替えサービス、音声録音/動画像録画サービス、照明制御サービス、プリント/スキャンサービス、ドキュメント管理サービスなどが含まれる。ビデオ入力切替サービスは、会議室に設置された大型ディスプレイなど表示装置へのビデオ信号入力を外部からの指示によって切り替える機能を提供するサービスを指す（たとえば市販のビデオマトリクススイッチャの中で、シリアル信号の入力切替が可能なタイプを制御するためのサービスが該当する）。音声録音/録画サービスは、会議室に設置されたビデオレコーダ、オーディオレコーダなどを外部からの指示によって起動/停止する機能を提供するサービスを指す。照明制御サービスは、会議室の照明を、外部からの指示によってON/OFF/調光する機能を提供するサービスを指す。プリント/スキャンサービスは、外部からの指示によって任意のドキュメントをプリント/スキャンするサービスを指す。ドキュメント管理サービスは、外部からの指示によってデータベース上に格納されている任意のドキュメントをドキュメントの要求者を認証した上でアクセス権に従って取り出し、あるいは任意のドキュメントを要求者のアクセス権に従って格納する機能を提供するサービスを指す。

保守定期判定部１６は、図４に示す第３管理テーブルを参照して、機器やサービスプログラムごとの利用履歴（利用回数、利用時間、保存したデータ）、前回のメンテナンスが行われた時期などの情報を取得し、保守、交換が必要な機器やサービスプログラムを特定する。

代替方法記憶部１７には、故障等により利用できない機器、サービスプログラムがあるときに、その機器、サービスプログラムの代替として使用できる機器やサービスプログラムを記憶している。
図５には、代替方法記憶部１７に記憶された第４管理テーブルの構成を示す。図５に示す第４管理テーブルには、対象の機器やサービスと、その機器やサービスが故障等で使用できないときに代替手段として設定された機器やサービスとが登録されている。
図５に示す第４管理テーブルでは、例えば、中井事業所の１階の会議室１に設置されたプロジェクタ００１ａの代替プロジェクタが、同じく中井事業所１階の会議室１に設置されたプロジェクタ００１ｂであることが記録されている。

制御部２０は、会議室予約装置３０や会議室制御装置３５からの要求メッセージを要求メッセージ解釈部１２で解釈し、要求に対する応答を応答メッセージ作成部１３で作成して、要求元の装置に送信する。
要求メッセージには、会議室予約装置３０で入力した選択条件に合う会議室を選択する要求、会議室制御装置３５から故障等で使用できない機器やサービスプログラムの情報を取得して、これを会議環境情報蓄積部１５に蓄積する要求、会議室制御装置３５が制御していた機器やサービスプログラムの使用情報を会議環境情報蓄積部１５に蓄積する要求などがある。
制御部２０は、これらの要求に従って選択条件に適した会議室のリストを会議室予約装置３０に送信したり、使用できない機器やサービスプログラムの情報を会議環境情報蓄積部１５に蓄積して、故障の発生を管理装置５０に通知したり、会議室制御装置３５が制御していた機器やサービスプログラムの使用履歴を更新したりする。

会議室予約装置３０は、ユーザ端末４０から入力した会議の日時、目的、人数等の会議室の選択条件を会議環境管理装置１０に送信する。また、会議環境管理装置１０から選択条件に合致する会議室のリストを受け取って、ユーザ端末４０に通知する。
図６には、会議室予約装置３０によってユーザ端末４０に表示される選択条件の入力画面の一例を示す。図６に示すように、会議室の検索方法、ユーザＩＤ、会議室のある場所の区分、会議室の種類、会議の目的、利用人数、開始年月日、終了年月日などの項目が表示される。
図７には、ユーザ端末４０に表示されるリストの一例を示す。このリストは、会議環境管理装置１０によって検索されて会議室予約装置３０に送信され、会議室予約装置３０によってユーザ端末４０に表示される。
図７に示すリストには、選択条件に合致する会議室名と、その会議室の場所と、会議の予約が可能な時間帯の情報とが記録されている。
ユーザは、図７に示すリストの中から、自身の希望に合う会議室を１つマウスで選択すると、図８に示すように選択された会議室の具備する機器、サービスプログラムが表示される。

会議室制御装置３５は、会議室に備えられた機器やサービスプログラムを制御する装置である。
会議室制御装置３５は、機器やサービスプログラムの制御が正常に終了すると、機器やサービスプログラムの制御をしていた時間情報を会議環境管理装置１０に通知する。
また、会議室制御装置３５は、ユーザから要求された機器やサービスプログラムが正常に動作しなかった場合には、故障の発生情報と、故障の発生した機器やサービスプログラムを特定する情報とを会議環境管理装置１０に送信する。

図９に示すフローチャートを参照しながら会議室予約装置３０を利用して会議室を予約するまでの手順を説明する。ユーザは、まずユーザ端末４０を利用して、会議室予約装置３０にアクセスする。会議室予約装置３０は、ユーザ端末４０からのアクセスを受け付けると（ステップＳ１／ＹＥＳ）、アクセスのあったユーザ端末４０に図６に示す入力画面を表示し、会議の日時、目的、人数等の選択条件を入力させる（ステップＳ２）。

ユーザ端末４０より会議の日時、目的、人数等の選択条件が入力されると、会議室予約装置３０は入力された選択条件を会議環境管理装置１０に送信し、会議環境管理装置１０に選択条件に合致した会議室を検出させる（ステップ３）。選択条件に合致する会議室のリストが会議環境管理装置１０から送信されると、会議室予約装置３０は、取得したリストをユーザ端末４０の表示画面に表示して、最適な会議室をユーザに選択させる（ステップＳ４）。

次に、図１０に示すフローチャートを参照しながら入力された選択条件に合致する会議室を検索する会議環境管理装置１０の制御部２０の詳細について説明する。
会議室予約装置３０から選択条件が送られると、制御部２０は、まず、この選択条件として入力された会議目的に必要な機器、サービスプログラムを検出する（ステップＳ１１）。制御部２０は、図２に示す第１管理テーブルを参照して、目的の会議に必要な機器、サービスプログラムを検出する。

次に、制御部２０は、図３に示す第２管理テーブルを参照して、必要な機器、サービスプログラムをすべて具備する会議室、または必要な機器、サービスプログムをほぼ備えた合致度の高い会議室を検出する（ステップＳ１２）。

次に、制御部２０は、検出した会議室の具備する機器、サービスプログラムの故障の有無を調べる。制御部２０は、図４に示す第３管理テーブルの利用可能性の情報を参照して、該当機器又はサービスプログラムが利用可能な状態にあるか否かを判定する（ステップＳ１３）。制御部２０は、故障中であると判定された機器、サービスプログラムのうち、管理装置５０に通知が必要な機器、サービスプログラムがあると、これを管理装置５０に通知する。

次に、制御部２０は、検出した会議室の具備する機器、サービスプログラムの保守の必要性を調べる。制御部２０は、図４に示す第３管理テーブルの利用時間、利用回数と、耐用時間、耐用回数とを比較して、保守の必要性を判定する（ステップＳ１４）。制御装置２０は、保守が必要であると判定された機器、サービスプログラムのうち、管理装置５０に通知が必要な機器、サービスプログラムがあると、これを管理装置５０に通知する。

次に、制御部２０は、選択条件との合致度が高く、故障、保守等の発生していない機器、サービスプログラムを含む会議室から順に会議室をソートする（ステップＳ１５）。制御部２０は、ソートした会議室情報を会議室予約装置３０に通知する（ステップＳ１６）。

このように複数の会議室に備えられた機器やサービスプログラムを、これらの機器やサービスプログラムが利用可能な状態にあるか否かを含めて会議環境情報蓄積部１５に記憶しているので、選択条件に合致し、動作可能な機器を設置した会議室を簡単に選択することができる。

次に、図１１に示すフローチャートを参照しながら会議室制御装置３５から操作対象の機器やサービスプログラムの状態問い合わせを受け付けた時の制御部２０の処理手順を説明する。

ユーザは、会議室制御装置３５の制御によって会議室内の機器、サービスプログラムを利用する。
会議室制御装置３５は、制御を開始する前に、会議環境管理装置１０に操作対象の機器やサービスプログラムの状態を問い合わせる（ステップＳ２１）。制御部２０は、問い合わせのあった機器やサービスプログラムが利用不可の状態であった場合には（ステップＳ２２／ＮＯ）、代替手段があるか否かを代替方法記憶部１７を参照して判定する。制御部２０は、制御対象の機器、サービスプログラムの代替手段が代替方法記憶部１７に登録されていた場合には（ステップＳ２３／ＹＥＳ）、検出した代替手段と、この代替手段を用いた再制御の要求を会議室制御装置３５に通知する（ステップＳ２４）。また、制御部２０は、制御対象の機器、サービスプログラムの代替手段が代替方法記憶部１７に登録されていなかった場合には（ステップＳ２３／ＮＯ）、制御対象の機器が利用不可能であることを会議室制御装置３５に通知する（ステップＳ２５）。

また、制御対象の機器、又はサービスプログラムの利用が可能な状態であった場合には（ステップＳ２２／ＹＥＳ）、制御対象の機器やサービスプログラムに応答要求を出力し、実際に制御可能な状態にあるか否かを判定する（ステップＳ２６）。制御対象の機器やサービスプログラムからの応答があった場合には（ステップＳ２６／ＹＥＳ）、制御部２０は応答があったことを会議環境情報蓄積部１５に蓄積して（ステップＳ２８）、応答の有無を会議室制御装置３５に通知する（ステップＳ２９）。また、制御対象の機器やサービスプログラムから応答がなかった場合には（ステップＳ２６／ＮＯ）、制御部２０は応答がなかったことを会議環境情報蓄積部１５に蓄積して（ステップＳ２８）、応答の有無を会議室制御装置３５に通知する（ステップＳ２９）。

このように代替方法記憶部１７に機器やサービスプログラムの代替手段を登録しておくことで、機器が故障したときに、代替手段を簡単に選択することができる。

次に、図１２に示すフローチャートを参照しながら、ネットワークを介して制御、アクセスのできない機器、サービスの状態を管理する手順を説明する。
ネットワークを介しての制御、アクセスのできない機器、サービスプログラムの状態を、ユーザが、ユーザ端末４０より会議環境管理装置１０にアクセスして入力する。また、ユーザは、直接会議環境管理装置１０の操作入力部１８より入力してもよい。入力された情報は制御部２０の制御により会議環境情報蓄積部１５に蓄積される。また、制御部２０は、登録された情報を予め設定された保守担当の管理装置５０に通知する。また、制御部２０は、保守、交換が必要な機器やサービスがあることを表示画面に表示させる。保守担当者の保守が終了すると、制御部２０は、保守の結果を会議環境情報蓄積部１５に登録する。図１３に、ユーザ端末４０に表示される制御、アクセスのできない機器、サービスプログラムの入力画面の一例を示す。

ユーザは、ユーザ端末４０より会議環境管理装置１０にアクセスし、保守・交換の必要となった機器やサービスプログラムを登録する。制御部２０は、ユーザ端末４０からアクセスを受け付けると（ステップＳ３１）、このユーザ端末４０から入力される保守、交換が必要な機器やサービスプログラムの情報を取得する（ステップＳ３２）。制御部２０は、取得した機器やサービスプログラムの情報を会議環境情報蓄積部１５に蓄積する（ステップＳ３３）。また、制御部２０は、ユーザによって登録された情報を、予め設定された保守担当者の管理装置５０に通知する（ステップＳ３４）。さらに、制御部２０は、保守、交換が必要な機器を表示部１９の制御画面に表示させる（ステップＳ３５）。図１４に、会議環境管理装置１０の表示部１９に表示される表示の一例を示す。故障や、保守、交換が必要な機器が判るような表示が採用される。

次に、図１５に示すフローチャートを参照しながら保守、交換が終了した後の手順を説明する。
保守担当者は、保守、交換が終了すると会議環境管理装置１０にアクセスし、保守、交換の終了した機器、サービスプログラムの情報を更新する。会議環境管理装置１０の制御部２０は、ユーザ端末４０から保守、交換の終了した機器、サービスプログラムの情報を取得すると（ステップＳ４１／ＹＥＳ）、取得した機器やサービスプログラムの情報を会議環境情報蓄積部１５に保存する（ステップＳ４２）。また、制御部２０は、表示部１９に表示している保守、交換が必要な機器、サービスプログラムを元の状態に戻し（ステップＳ４３）、保守、交換が終了したことを表示部１９に表示する。

次に、図１６に示すフローチャートを参照しながら、図１に示す保守定期判定部１６の処理手順を説明する。
保守定期判定部１６は、定期点検の時期となると（ステップＳ５１／ＹＥＳ）、会議環境情報蓄積部１５を参照して、会議環境情報蓄積部１５に登録されている機器、サービスプログラムの利用履歴と耐用条件とを照合する（ステップＳ５２）。
保守定期判定部１６は、対象の機器、サービスプログラムの利用回数が当該機器、サービスプログラムの耐用回数を超えているか否かを判定する（ステップＳ５３）。対象の機器、サービスプログラムの利用回数が耐用回数を超えている場合には（ステップＳ５３／ＹＥＳ）、保守定期判定部１６は、保守、交換の必要な機器又はサービスプログラムとして制御部２０に通知する。制御部２０は、保守定期判定部１６から通知された保守、交換の必要な機器、サービスを管理装置５０に通知する（ステップＳ５５）。

また、対象の機器、サービスプログラムの利用回数が耐用回数を超えていなかった場合には（ステップＳ５３／ＮＯ）、保守定期判定部１６は、対象の機器、サービスプログラムの利用時間が当該機器、サービスプログラムの耐用時間を超えているか否かを判定する（ステップＳ５４）。対象の機器、サービスプログラムの利用時間が耐用時間を超えている場合には（ステップＳ５４／ＹＥＳ）、保守定期判定部１６は、保守、交換の必要な機器又はサービスプログラムとして制御部２０に通知する。制御部２０は、保守定期判定部１６から通知された保守、交換の必要な機器、サービスを管理装置５０に通知する（ステップＳ５５）。
以上の処理を、保守定期判定部１６は会議環境情報蓄積部１５に登録したすべての機器、サービスプログラムについて行う。保守定期判定部１６は会議環境情報蓄積部１５に登録したすべての機器、サービスプログラムについて上述したチェックを終了すると（ステップＳ５６／ＹＥＳ）、この処理を終了する。

図１７には、保守、交換の必要な機器、サービスプログラムを検出したときに、会議環境管理装置１０から管理装置５０に通知されるメッセージの一例を示す。保守が必要な機器やサービスプログラムを識別する情報と、この機器やサービスプログラムに必要な作業とが表記される。

上述した実施例は本発明の好適な実施の例である。但し、これに限定されるものでなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変形実施可能である。

システム構成を示すブロック図である。 会議の種別と、種別ごとに必要な機器とを管理するテーブルの構成を示す図である。 各会議室に設置された機器やサービスプログラムを管理する管理テーブルの構成を示す図である。 機器やサービスプログラムの利用履歴と耐用基準とを管理する管理テーブルの構成を示す図である。 代替機器を管理する管理テーブルの構成を示す図である。 会議室予約装置によってユーザ端末に表示される入力画面の一例を示す図である。 選択条件に合致する会議室のリストを示す図である。 図７に示す各会議室を選択することでユーザ端末に表示される表示画面の一例であり、該当の会議室が備える機器やサービスプログラムを示す図である。 会議室予約装置の処理手順を示すフローチャートである。 入力された選択条件に合致する会議室を検出する制御部の処理手順を示すフローチャートである。 使用中に応答しなくなった機器やサービスプログラムを検出した場合の制御部の処理手順を示すフローチャートである。 ネットワークを介した制御ができない機器、サービスプログラムの状態を管理する制御部の処理手順を示すフローチャートである。 保守、交換を要求する機器、サービスプログラムを設定する画面の一例を示す図である。 故障等により使用できない機器やサービスプログラムを示す表示画面の一例を示す図である。 保守、交換の終了した機器、サービスプログラムの情報を更新する処理を示すフローチャートである。 保守定期判定部の処理手順を示すフローチャートである。 保守、交換の必要な機器、サービスプログラムを検出したときに、会議環境管理装置の表示部に表示される情報を示す図である。

符号の説明

１０ 会議環境管理装置
１１ メッセージ送受信部
１２ 要求メッセージ解釈部
１３ 応答メッセージ作成部
１４ 会議環境情報管理部
１５ 会議環境情報蓄積部
１６ 保守定期判定部
１７ 代替方法記憶部
１８ 操作入力部
１９ 表示部
２０ 制御部
３０ 会議室予約装置
３５ 会議室制御装置
４０ ユーザ端末
５０ 管理装置

Claims (11)

1. 会議に使用する会議室を選択する入力として、会議室を選択するための会議目的を含む選択条件を受け付ける条件受付手段と、
   故障が発生した機器の情報の入力を受け付ける入力受付手段と、
   複数有する会議室の各会議室に対応付けて、各会議室の備える機器の情報と、前記入力受付手段で受け付けた情報であって、前記各会議室の備える機器が使用可能な状態にあるか否かを示す情報とを記憶すると共に、開催される会議の趣旨を示す会議目的と、各会議目的の会議の際に必要な機器とを対応付けて記憶した記憶手段と、
   前記条件受付手段で選択条件を受け付けると、受け付けた選択条件に含まれる会議目的の会議に必要な機器を前記記憶手段を参照して検出し、検出した機器を備える会議室のうち、具備する機器が使用可能な状態にある会議室を、会議の開催場所の候補として選択し、問い合わせを受けた相手先に通知する制御手段と、
   を有することを特徴とする会議環境管理装置。
2. 前記制御手段は、前記条件受付手段で選択条件を受け付けると、該会議目的に必要な機器を備えた会議室を選択し、又は該会議目的に必要な機器を備えた会議室を検出することができかなった場合に、具備する機器と、前記会議目的に必要な機器との一致度の高い会議室を選択し、選択した会議室を、各会議室に備えられた機器に故障が発生しておらず、保守が必要な機器を備えていない会議室の表示順位が高くなるようにソートして、前記問い合わせを受けた相手先に通知することを特徴とする請求項１記載の会議環境管理装置。
3. 前記制御手段は、前記入力受付手段で故障が発生した機器の情報の入力を受け付けると、受け付けた機器の情報を前記記憶手段に記憶させ、保守管理用の管理装置に通知することを特徴とする請求項１又は２記載の会議環境管理装置。
4. 会議室に備えられた機器を制御する機器制御装置から通知される、使用された機器の情報を前記記憶手段に記憶させ、機器の使用回数が耐用回数を超えた場合、又は機器の使用時間が耐用時間を超えた場合に、機器が使用不可能な状態にあると判定する判定手段を有し、
   前記制御手段は、前記判定手段により使用不可能な状態にあると判定された機器の情報を前記記憶手段に記憶させ、前記保守管理用の管理装置に通知することを特徴とする請求項３記載の会議環境管理装置。
5. 会議に使用する会議室を選択するための選択条件として、開催される会議の趣旨を示す会議目的の入力を受け付けて、受け付けた会議目的に合致する会議室の問い合わせを行う会議室予約装置と、
   故障が発生した機器の情報の入力を受け付ける入力受付手段と、複数有する会議室の各会議室に対応付けて、各会議室の備える機器の情報と、前記入力受付手段で受け付けた情報であって、前記各会議室の備える機器が使用可能な状態にあるか否かを示す情報とを記憶すると共に、開催される会議の趣旨を示す会議目的と、各会議目的の会議の際に必要な機器とを対応付けて記憶した記憶手段と、前記会議室予約装置から選択条件を伴う会議室の問い合わせを受け付けると、受け付けた選択条件に含まれる会議目的の会議に必要な機器を前記記憶手段を参照して検出し、検出した機器を備える会議室のうち、具備する機器が使用可能な状態にある会議室を、会議の開催場所の候補として選択し、前記会議室予約装置に通知する制御手段とを有する会議環境管理装置と、
   を有することを特徴とする会議環境管理システム。
6. 会議室に備えられた機器を制御する機器制御装置を有し、
   前記機器制御装置は、故障した機器を検出すると、該機器の故障を前記会議環境管理装置に通知し、
   前記会議環境管理装置は、前記機器制御装置から通知された前記故障した機器の情報を前記記憶手段に記憶して、前記故障した機器を保守管理用の管理装置に通知することを特徴とする請求項５記載の会議環境管理システム。
7. 前記記憶手段は、会議室に備えられた機器に故障が発生した場合に前記機器の代替となる代替機器を記憶しており、
   前記制御手段は、前記機器制御装置から、該機器制御装置の制御する機器に故障が発生しているとの通知を受けた場合に、前記記憶手段に記憶した、前記故障が発生した機器の代替機器を、前記故障が発生した機器の代替とするように前記機器制御装置に通知することを特徴とする請求項６記載の会議環境管理システム。
8. 前記制御手段は、前記機器制御装置から、該機器制御装置の制御する機器に故障が発生しているとの通知を受けた場合に、前記記憶手段に記憶した、該故障した機器の代替機器に応答要求信号を送信して、前記代替機器が制御可能な状態にあるか否かを判定し、代替機器が制御可能な状態にあるか否かを示す情報を前記機器制御装置に通知することを特徴とする請求項７記載の会議環境管理システム。
9. 前記会議環境管理装置は、前記入力受付手段で故障が発生した機器の情報の入力を受け付けると、受け付けた機器の情報を前記記憶手段に記憶させ、保守管理用の管理装置に通知することを特徴とする請求項５から８のいずれか一項記載の会議環境管理システム。
10. 前記会議環境管理装置は、前記機器制御装置から通知される、使用された機器の情報を前記記憶手段に記憶し、機器の使用回数が耐用回数を超えた場合、又は機器の使用時間が耐用時間を超えた場合に、機器が使用不可能な状態にあると判定する判定手段を有し、
    前記判定手段で使用不可能な状態にあると判定された機器の情報を前記記憶手段に記憶し、前記保守管理用の管理装置に通知することを特徴とする請求項６記載の会議環境管理システム。
11. 会議環境管理装置によって実行される会議室の選択方法であって、
    故障が発生した機器の情報の入力を受け付け、受け付けた情報を記憶手段に記憶させて登録する登録ステップと、
    会議に使用する会議室を選択する入力として、開催される会議の趣旨を表す会議目的を含む選択条件を受け付ける受付ステップと、
    前記受付ステップで前記選択条件を受け付けると、複数有する会議室の各会議室に対応付けて、各会議室の備える機器の情報と、前記登録ステップで受け付けた情報であって、前記各会議室の備える機器が使用可能な状態にあるか否かを示す情報とを記憶すると共に、開催される会議の趣旨を示す会議目的と、各会議目的の会議の際に必要な機器とを対応付けて記憶した記憶手段を参照して、受け付けた選択条件に含まれる会議目的の会議に必要な機器を検出し、検出した機器を備える会議室のうち、具備する機器が使用可能な状態にある会議室を、会議の開催場所の候補として選択する選択ステップと、
    を有することを特徴とする会議室選択方法。

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