JP4817994B2 - データ管理システム - Google Patents

Description

本発明は、画像処理装置において行った処理（ジョブ）の履歴を管理するシステムに関する。特に、履歴情報、画像データ、テキストデータを管理サーバに効率よく格納、管理する技術に関する。

デジタル複合機やプリンタなどの普及に従って、誰でも原稿の印刷、複写や送信が容易に行うことが可能になっている。しかし、これらのデバイスの普及は、ユーザの利便性が向上する反面、機密原稿の印刷や複写、送信などが容易にできてしまい、情報漏洩しやすいという問題が発生している。

このような問題への対策として、印刷や複写、ＦＡＸ、Ｅ−ｍａｉｌ送信等の処理を行う際に、処理を行ったジョブデータ（画像データやテキストデータ）を全てサーバ（記憶装置）に蓄積しておく文書管理システムが存在する。このシステムでは、管理者が前記蓄積したデータから所望の文書を検索することによって、いつ、どのデバイスで、どのような処理がなされたかを追跡可能になる。したがって、情報漏洩した場合などは、当該情報漏洩対象文書を検索することで、どこから情報漏洩したか特定（追跡）することができるようになるので、情報漏洩の抑止効果が見込める。

また、サーバに蓄積されたジョブデータを容易に検索するために、処理を行った画像データとテキストデータとを対応付けて蓄積しておき、当該テキストデータを全文検索することで検査することができる。システム監査者は例えば「機密情報」という単語を検索語として、蓄積されたデータに対して全文検索を実施し、検索結果としてその単語を含むジョブデータを得ることができる。

一方、サーバに蓄積されるジョブデータ（文書データ）は、プリントジョブ、コピージョブ、ファックスジョブなど様々な形式のデータである。本発明では、このような形式の異なるジョブ（文書）の入力／管理方法について注目する。

また、特許文献１では、データ形式の異なる複数の文書を入力して一元管理し、シームレスに検索できるようにする技術が開示されている。特許文献１では、データ形式の異なる文書（例えばアプリ文書、ＷＷＷ文書、ＦＡＸ文書など）を処理対象として、それぞれの文書から予め定めた文書構造ファイルを生成して保管している。この文書構造ファイルは、オリジナル文書ファイルと、オリジナル文書ファイルから生成したテキストファイルと、サムネールファイルと、個々の文書構造ファイルを管理するための文書管理ファイルとから構成されている。そして、この文書構造ファイルを用いることにより、データ形式の異なる複数の文書を統合的に管理することを特徴としている。
特開平１１−１２０２０２

特許文献１では、オリジナル文書ファイルから生成したテキストファイルを含む文書構造ファイルを、文書構造ファイル保管手段で保管している。更に、文書構造ファイル保管手段に保管されている文書構造ファイルからテキストファイルのみを抽出して作成した１つの検索用テキストファイルを、文書管理手段で格納している。

オリジナル文書としてテキストファイルが入力された場合、オリジナル文書ファイルとオリジナル文書から生成されたテキストファイルとを含む文書構造ファイルを保管する。更に、検索用テキストファイルを生成して保管している。つまり、テキストファイルの生成が冗長となってしまい、また、テキストファイルが二重に保存されることになってしまうという問題点があった。

また本発明は、デジタル複合機やプリンタに対しユーザが実行させたジョブを蓄積するようなシステムに関するものであるので、処理（ジョブ）を実行すると共に画像データやテキストデータを生成して蓄積する必要がある。

このようなシステムにおいて、アプリケーションデータをプリンタで印刷実行する場合、プリンタドライバにおいて文字描画命令からテキストデータを抽出し蓄積する方法が考えられる。しかしながら、テキストを文字描画命令として印刷命令せずに、テキストを画像として印刷命令してくるようなアプリケーションの場合、この手法ではテキストを抽出することができない。そのため、生成した画像データにＯＣＲをかけてテキストを抽出したほうがより良いテキストデータを得ることができる場合がある。すなわちアプリケーションに応じて適切なテキスト抽出方法を設定できることが望ましい。

上記課題を解決するために、本発明のデータ管理システムは、クライアント装置と画像処理サーバとデータベースとを含むデータ管理システムであって、
前記クライアント装置は、
複数種類のアプリケーションを実行するＣＰＵと、
管理設定画面を介して為されたユーザの操作に基づいて、各アプリケーションによる印刷処理時に出力される印刷描画命令からテキストデータを抽出するか否かを、当該クライアント装置のＣＰＵで実行されるアプリケーションの種類ごとに設定する設定手段と、
前記設定手段でテキストデータを抽出する設定が為されている種類のアプリケーションによる印刷処理を実行する場合、当該アプリケーションによる印刷処理時に出力される印刷描画命令からテキストデータを抽出する抽出手段と、
前記設定手段でテキストデータを抽出する設定が為されている種類のアプリケーションによる印刷処理を実行する場合は、前記抽出手段で抽出したテキストデータと当該印刷処理時に出力される印刷描画命令から生成される画像データとを関連付けて前記画像処理サーバに送信し、一方、前記設定手段でテキストデータを抽出する設定が為されていない種類のアプリケーションによる印刷処理を実行する場合は、当該印刷処理時に出力される印刷描画命令から生成される画像データを前記画像処理サーバに送信するように制御する送信手段と、を有し、
前記画像処理サーバは、
前記クライアント装置の前記送信手段からテキストデータが送信されてこなかったと判断した場合に、前記クライアント装置の前記送信手段から送信された画像データに対してＯＣＲ処理を実行してテキストデータを抽出するＯＣＲ手段と、
前記クライアント装置の前記送信手段からテキストデータが送信されてこなかったと判断した場合は、前記ＯＣＲ手段で抽出されたテキストデータと前記送信されてきた画像データとを関連付けて前記データベースへ登録し、一方、前記クライアント装置の前記送信手段から前記テキストデータと前記画像データとが送信されてきたと判断した場合は、当該送信されてきた前記テキストデータと前記画像データとを関連付けて前記データベースへ登録する登録手段と、を有する
ことを特徴とする。

ジョブに応じてテキストの抽出方法を変えることができるので、検索に適したテキストデータを抽出することができる。また、データベースサーバ上に、１つのジョブに対して冗長にテキストデータを登録せずに済む。

（実施例１）
図１は本発明の実施の一形態に係るシステム構成図を表す図である。ここではネットワーク上にデジタル複合機１０１、画像処理サーバ１０２、データベースサーバ１０３、ユーザＰＣ（クライアントＰＣ）１０４、プリントサーバ１０６、プリンタ１０７、管理者ＰＣ１０８が接続されている。

デジタル複合機１０１はスキャナ・プリンタ・コピー・メール・ファックスなどの機能を有している。またデジタル複合機１０１は実行したジョブに関して、そのジョブの電子的な画像データを生成し、画像データに解像度変換処理を行い、当該デジタル複合機の記憶装置に画像データを一時保存する。デジタル複合機１０１はその後、定期的な間隔で画像データを画像処理サーバ１０２へ転送する。

ユーザＰＣ１０４にはプリンタドライバがインストールされている。印刷処理が行われる（印刷ジョブの実行）と、プリンタドライバはそのジョブの電子的な画像データを生成したり、文字描画命令から文字情報を抽出してテキストデータを生成したりする。ユーザＰＣ１０４は、これらの画像データ、テキストデータを画像処理サーバ１０２へすぐに転送するか、当該ユーザＰＣの記憶装置に一時保存して定期的な間隔で画像処理サーバ１０２へ転送する。

なおプリンタドライバはプリントサーバ１０６にインストールされているプリンタドライバを共有化してインストールしたものであっても良い。この場合、ユーザＰＣ１０４で印刷指示された電子データの追跡用データ（画像データ、テキストデータ）は、プリントサーバ１０６に保存される。プリントサーバ１０６はその後、定期的な間隔で追跡用データ（画像データとテキストデータ）を画像処理サーバ１０２に転送する。なお、以下の本実施例においては、プリントサーバ１０６を介さない構成について説明していくが、これに限るものではなく、プリントサーバを介しても構わない。

画像処理サーバ１０２は、デジタル複合機１０１やプリントサーバ１０６などから転送されてきた画像データに対し、データベースサーバ１０３に格納できる形式に画像変換処理や解像度変換処理を行う。また画像処理サーバ１０２では、管理者によりＯＣＲを行う設定がされていると、ＯＣＲ処理を行い、画像データからテキストデータを抽出する。画像処理サーバ１０２は処理し終わった画像データから順にデータベースサーバ１０３へ登録するとともに、当該画像データに対応するテキストデータを該画像の全文検索用テキストとしてデータベースサーバ１０３に設定する。

管理者ＰＣ１０８は、システム管理者（監査者）がデータベースサーバ１０３へアクセスし、情報漏洩が発生していないか監査を行うためのクライアントＰＣである。１０９はネットワーク（ＬＡＮ）である。

図２は、図１のユーザＰＣ１０４、画像処理サーバ１０２、データベースサーバ１０３、プリントサーバ１０６、および管理者ＰＣ１０８のハードウェア構成を示すブロック図である。本実施例では、いずれもＩＢＭ−ＰＣ／ＡＴ互換機などの汎用ＰＣを用いることが可能であるので、同じブロック図としている。

ＣＰＵ２０１は、内部バスで接続される各デバイス（後述のＲＯＭ、ＲＡＭなど）を直接或いは間接的に制御し、本発明を実現するためのプログラムを実行するＣＰＵである。

ＲＯＭ２０２は、ＢＩＯＳなどの基本ソフトウェアを格納している。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１のワーク領域として利用される。また、ＲＡＭ２０３は本発明を実現するためのプログラムをロードするための一時記憶として利用される。

ＨＤＤ２０４（ハードディスクドライブ）は前記プログラムを格納している。入力装置２０５は、前記プログラムで、ユーザからの操作入力を受け付けるための装置である。モニタ２０６は、操作画面を表示する。ＬＡＮ Ｉ／Ｆ２０７はネットワークに接続するためのネットワークインターフェースである。

図３は、図１に示したデジタル複合機１０１の構成を示すブロック図の例である。

コントローラユニット３００は、画像入力デバイスであるスキャナ部３０２や画像出力デバイスであるプリンタ部３０３と接続されている。また、ネットワーク（ＬＡＮ）３０４や公衆回線（ＷＡＮ）３０５と接続されている。これらのインターフェースを用いて、画像情報やデバイス情報の入出力を行う。

コントローラユニット３００において、ＣＰＵ３１０はシステム全体を制御する。ＲＡＭ３１１は、ＣＰＵ３１０が動作するためのシステムワークメモリであり、入力された画像データを一時記憶するための画像メモリ（バッファメモリ）でもある。ＲＯＭ３１２は、ブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムが格納されている。ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３１３は、システムソフトウェア、ジョブのログ情報、画像データなどを格納する。

操作部Ｉ／Ｆ３１４は、操作部３０１とのインターフェース部であり、操作部３０１に表示する画面データを出力する。また、操作部Ｉ／Ｆ３１４は、操作部３０１からオペレータが入力した情報を、ＣＰＵ３１０に伝える役割をする。

ネットワーク部（Ｎｅｔｗｏｒｋ）３１５は、ネットワーク（ＬＡＮ）３０４に接続し、ネットワークに接続された外部装置との間で情報の入出力を行う。３１６はモデム（ＭＯＤＥＭ）で、公衆回線（ＷＡＮ）３０５に接続し、外部装置との間で情報の入出力を行う。以上のデバイスがシステムバス３２７上に配置される。

イメージバスインターフェース（Ｉｍａｇｅ Ｂｕｓ Ｉ／Ｆ）３１７は、システムバス３２７と画像データを高速で転送する画像バス３２８とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス３２８は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３２８上には以下のデバイスが配置される。

ラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）３１８は、ＰＤＬコードをビットマップイメージに展開する。デバイスＩ／Ｆ３１９は、画像入出力デバイスであるスキャナ部３０２・プリンタ部３０３とコントローラ３００とを、画像入力部インタフェース３２９・印刷部インタフェース３３０を介して接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。

スキャナ画像処理部３２０は、入力画像データに対し補正，加工，編集を行う。また、スキャナ画像処理部３２０は、入力された画像データがカラー原稿か白黒原稿かを画像データの彩度信号から判断しその結果を保持する機能を有する。プリンタ画像処理部３２１は、出力画像データに対し補正、加工、編集を行う。

画像回転部３２２は、スキャナ画像処理部３２０と連携して、スキャナ部３０２からの画像読み込みと同時に画像データを回転しメモリ上に格納することができる。また画像回転部３２２は、メモリ上にある画像データを回転してメモリ上に格納し直したり、メモリ上にある画像データをプリンタ画像処理部３２１と連携して回転しながら印字出力したりすることができる。

画像圧縮部３２３は、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像画像データに対してはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＲ、ＭＨなどの圧縮伸長処理を行う。解像度変換部３２４は、メモリ上にある画像データを解像度変換処理し、メモリ上に格納する。

色空間変換部３２５は、マトリクス演算により、たとえばメモリ上にあるＹＵＶ画像データをＬａｂ画像データに変換し、メモリ上に格納する。階調変換部３２６は、例えばメモリ上にある８ｂｉｔ，２５６階調の画像データを誤差拡散処理などの手法により１ｂｉｔ，２階調に変換し、メモリ上に格納する。

画像回転部３２２、画像圧縮部３２３、解像度変換部３２４、色空間変換部３２５、階調変換部３２６は、それぞれ連動して動作することが可能である。例えば、メモリ上の画像データに対して画像回転と解像度変換処理を行う場合は、画像回転部３２２と解像度変換部３２４との両処理を、メモリを介することなしに行うことができる。

図４は、デジタル複合機１０１のコントローラユニットにおける、システムソフトウェアの機能構成を示すブロック図である。ユーザインタフェース（ＵＩ）部４０１は、オペレータからの指示をアプリケーション部４０２に供給するとともに、その処理結果をアプリケーション部４０２から受け取り、操作部３０１に表示する画面を生成する。

アプリケーション部４０２は、ユーザインタフェース（ＵＩ）部４０１からの要求に従って処理を行う。アプリケーション部４０２は、例えば、コピーが要求された場合、ジョブコントロールドメイン部４０３に対して、指定されたコピー設定が為されたコピージョブを投入する。そして、機器の状態やジョブの状態などの情報をジョブコントロールドメイン部４０３から受け取る。また、アプリケーション部４０２は、画像処理サーバ１０２に対して、ジョブのログ情報とログ画像データを送信する場合、ジョブコントロールドメイン部４０３からジョブのログ情報とログ画像データを受け取る。その後、アプリケーション部４０２は、ジョブのログ情報と追跡用画像データ（ログ画像データ）とを送信する要求をサービス通信部４０４に供給し、その処理結果を受け取る。

ジョブコントロールドメイン部４０３は、スキャンジョブ、コピージョブ、プリントジョブ、ＦＡＸジョブなどの、複数のジョブの処理を司るものである。例えば、コピージョブが投入された場合、ジョブコントロールドメイン部４０３は、指定されたコピー設定に基づきスキャナ部３０２とプリンタ部３０３とを動作させ、原稿をスキャンして、当該スキャンで得た画像データを印刷する。

また、こうしたジョブの処理において、複合機に画像を入力するジョブ（入力ジョブ）が実行された場合、該ジョブのログ情報とともに追跡用の画像データ（ログ保存用の画像データ）を生成し、ハードディスクドライブに保存する。なお、データベースサーバに格納される追跡用の画像データは、ジョブの画像データをそのまま複製するようにしてもよいし、所定の解像度・色空間・圧縮方式に変換するようにしてもよい。なお、本実施例では、スキャンジョブ、コピージョブ、プリントジョブ、ＦＡＸジョブなど、画像データが複合機に入力されるときのジョブを入力ジョブと総称する。また、本実施例の複合機は、ＨＤＤ３１３にスキャンやＦＡＸ受信などで得た画像データを保持しておき、後で、ユーザの出力指示により、当該保持しておいた画像を印刷したり、外部装置に送信したりすることができる。このようにデジタル複合機に格納されている画像を印刷や送信などの出力するように指示されたときに生じるジョブを出力ジョブと称する。また、デジタル複合機に格納されている画像を出力する出力ジョブが実行された場合、画像を複合機に格納する際（入力ジョブの実行の際）に追跡用画像データが生成されてデータベースサーバに格納済みである。したがって、出力ジョブの実行時には、追跡用画像データは生成せずに、ログ情報のみを生成し、データベースサーバに格納されている入力ジョブの追跡用画像データ及びログ情報と関連付けて保存するようにするようにしてもよい。

サービス通信部４０４は、ＨＴＴＰプロトコル上のＳＯＡＰプロトコルにより、ネットワークＩ／Ｆ４０５を介して、画像処理サーバ１０２内のデータ受信部６０１に対して要求コマンドを送信し、その応答を受信する。ネットワークＩ／Ｆ４０５は、ネットワーク１０９に接続し、ＴＣＰ／ＩＰなどのネットワークプロトコルの処理を行う。

図５は、ユーザＰＣ１０４における印刷処理の一構成を示す図である。アプリケーション５０１、グラフィックエンジン５０２、プリンタドライバ５０３、およびシステムスプーラ５０４は、ユーザＰＣのＨＤＤに保存されたプログラムとして存在する。これらはＯＳなどのモジュールによってＲＡＭ２０３にロードされて実行されるプログラムモジュールである。

また、アプリケーション５０１およびプリンタドライバ５０３は、不図示のＦＤやＣＤ−ＲＯＭ、或いはネットワークを経由してＨＤＤ２０４に追加することが可能となっている。ＨＤＤ２０４に保存されているアプリケーション５０１はＲＡＭ２０３にロードされて実行される。このアプリケーション５０１からプリンタ１０７に対して印刷を行う際には、同様にＲＡＭ２０３にロードされ実行可能となっているグラフィックエンジン５０２を利用して出力（描画）を行う。

グラフィックエンジン５０２は、印刷装置（プリンタ等）ごとに用意されたプリンタドライバ５０３をＨＤＤ２０４からＲＡＭ２０３にロードし、アプリケーション５０１から出力されたデータをプリンタドライバ５０３に渡す。なお、グラフィックエンジン５０２はアプリケーション５０１から受け取るＧＤＩ（Ｇｒａｐｈｉｃ Ｄｅｖｉｃｅ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）関数をＤＤＩ（Ｄｅｖｉｃｅ Ｄｒｉｖｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）関数に変換して、プリンタドライバ５０３へ出力する。

プリンタドライバ５０３は、グラフィックエンジン２０２から受け取ったＤＤＩ関数に基づいて、プリンタが認識可能な制御コマンド、例えばＰＤＬ（Ｐａｇｅ Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ Ｌａｎｇｕａｇｅ）に変換する。変換されたプリンタ制御コマンドは、システムスプーラ５０４を経てプリンタ１０７へ印刷データとして出力される仕組みとなっている。

本実施形態の印刷システムでは、プリンタドライバ５０３内に電子データ生成部５０５を有する。なお、電子データ生成部５０５はプリンタドライバ５０３のビルドインモジュールであってもよいし、個別のインストーレーションによって追加されるライブラリモジュールの形式であっても構わない。プリンタドライバ５０３では、電子データ生成部５０５により追跡用データの抽出・生成を行い、電子データ転送部５０６へ送る。ここで、追跡用データとして格納されるデータは、画像データ、テキストデータ、ログ情報である。また、電子データ生成部５０５はアプリケーション５０１に応じて、該ＤＤＩ関数からテキストデータを抽出するかどうか判断することができる。

電子データ転送部５０６は追跡用データを受け取り、これを画像処理サーバ１０２へ転送する。なお電子データ転送部５０６は受け取った追跡用データを必要に応じて加工したり、選別したりしてもよい。また電子データ転送部は追跡用データを受け取ると同時に画像処理サーバ１０２へ送信しても良いし、ハードディスク等に一時保存し、別途指定される送信スケジュールに従い画像処理サーバ１０２へ送信しても良い。

図６は画像処理サーバ１０２の構成と、データベースサーバ１０３内に保存されるデータ構成とを示す模式図である。

データ受信部６０１は、デジタル複合機１０１やユーザＰＣ１０４から転送されてきた画像データ、テキストデータ、及びログ情報を受信し、画像処理部６０２へ渡す。

画像処理部６０２は、受け取った画像データをデータベースサーバ１０３で格納できる形式に画像変換を行う。画像変換が必要ない場合には何も行わない。なお、画像データは１つのジョブに対して複数存在してもよい。それらは形式としてＰＤＦ形式のように１つにまとめてしまっても良いし、ＪＰＥＧ形式などで複数に分かれて持っていても良く、最終的にデータベースサーバ１０３においてジョブ単位で認識できれば良い。本実施例ではわかりやすさのため１つのジョブに対し画像データ１つの場合について説明する。

また、画像処理部６０２では、画像データに対応するテキストデータが存在するかどうか調べ、テキストデータのない画像データについてはＯＣＲ処理部６０３へ渡す。一方、テキストデータがある画像データについては、データ登録部６０４へ画像データとテキストデータを渡す。

ＯＣＲ処理部６０３では、画像データにＯＣＲをかけてテキストデータを抽出し、画像データとテキストデータとをデータ登録部６０４に渡す。

データ登録部６０４では、画像登録部６０５とテキスト登録部６０６とログ情報登録部６０７とから構成される。画像登録部６０５では、画像データをファイルとしてデータベースサーバ１０３へ登録する。テキスト登録部６０６では、テキストデータを全文検索用のテキストとしてデータベースサーバ１０３へ登録する。ログ情報登録部６０７では、ジョブの内容を示すログ情報をデータベースサーバ１０３へ登録する。

６１１は、データ登録部６０４によって登録された画像データである。この画像データの持ち方は使用するデータベースシステムに応じて適宜定められるものとするが、例えば、各画像データに対して画像ＩＤが割り振られ、テーブル等で管理される。

６１２は、ジョブ管理テーブルであり、ジョブを識別するＩＤ、ジョブに対応する画像データＩＤ、ジョブに対応するテキストデータからなる。このテキストデータは検索用インデックスをつけることによって全文検索に用いられる。前述したテキスト登録部６０６は、ジョブ管理テーブル６１２のテキスト部分に該テキストデータを登録する。なお、ジョブ管理テーブル６１２の属性はこれだけに限定されるものではなく、ジョブに関するその他の属性を持っていても問題はない。

またデータベースサーバ１０３は、ジョブに対するログ情報テーブル６１３を用いて、どのような処理が為されたかなどのログを管理しているが、本実施例では詳細な説明は省略する。

図７は、本発明の実施の一形態に係るシステム管理設定を行う設定画面ＵＩの一例である。このＵＩは、例えば画像処理サーバ１０２やデータベースサーバ１０３上で動作しても良いし、或いは別のＰＣ上で動作しても良い。設定ウィンドウ７０１は、スタンドアロンアプリケーションやＷｅｂアプリケーションなどにより表示されるものであり、その実施形態は特に限定されない。このシステム設定では、例えば、デジタル複合機１０１やユーザＰＣ１０４が画像処理サーバ１０２へデータを送信するスケジュールや、画像の解像度、圧縮率、ビット数などを設定することができる。更に、システム設定７０１では、印刷を実行するアプリケーションに応じてプリンタドライバ５０３がテキストを抽出するか否かを設定することができる。本実施例では、プリンタドライバ５０３が文字印刷命令からテキストデータを抽出することをデフォルト設定としているが、アプリケーションの種類によってはテキスト抽出を行わないように設定できるようにしている。図７は、プリンタドライバ５０３でテキストを抽出せずに、画像処理サーバ１０２で画像データに対しＯＣＲをかけてテキストを抽出するアプリケーションを例外アプリケーション（以後、例外アプリ）として、設定するＵＩである。システム設定ウィンドウ内の例外アプリケーション設定７０２において、例外アプリを設定する。テキストボックス７０３に表示されているアプリケーションが例外アプリとして設定されている。ここで設定した例外アプリは、全てのユーザＰＣにインストールされているプリンタドライバ５０３の電子データ生成部へ設定が通知され、次の印刷処理時から設定が有効になる。通知された例外アプリのリストは、ユーザＰＣ内でファイルとして持っても良いしレジストリに保存しても良い。なお、該設定はユーザＰＣごとやプリンタドライバごとに設定を行えるようにしてもよい。

図８は、本実施例のユーザＰＣ１０４における印刷ジョブ実行時に、追跡用データを保存する動作のフロー図である。

ユーザにより印刷が指示されると、プリンタドライバ５０３では印刷処理を行うとともに、電子データ生成部５０５で、アプリケーション５０１のアプリケーション名（印刷実行モジュール名）を取得する（Ｓ８０１）。

次に、電子データ生成部５０５は、前述したように設定されている例外アプリ名を取得する（Ｓ８０２）。複数登録されている場合はすべて取得する。

次に、電子データ生成部５０５は、Ｓ８０１で取得した印刷実行アプリ名とＳ８０２で取得した例外アプリ名が等しいか判断する（Ｓ８０４）。印刷実行アプリ名と等しい例外アプリが見つかった場合はループを抜け、画像の抽出・生成を行う（Ｓ８０７）。Ｓ８０５では全ての例外アプリ名との比較が終わったか判断し、終わっていない場合はＳ８０３に戻る。一方、すべての例外アプリ名について比較したが、等しい例外アプリがなかった場合はＳ８０６に進んで、電子データ生成部５０５は文字描画命令（印刷命令）からテキストデータを抽出する。その後、ログ画像（追跡用画像データ）の抽出・生成を行う（Ｓ８０７）。

ステップＳ８０８では、印刷時のログ情報（いつ、誰が、どこで印刷処理を実行させたかなどの情報）を、電子データ生成部５０５で抽出する。

ステップＳ８０９において、電子データ生成部は、抽出した各データを内部記憶装置に一時保存して、予め設定されたスケジュールに従って該データを画像処理サーバ１０２へ転送する。（即時送する設定が為されている場合は、抽出したデータを電子データ転送部５０６に即渡して、電子データ転送部５０６は画像処理サーバへ転送する。）
このように、印刷ジョブが実行されると、当該ジョブに関する情報（印刷された画像を確認するための追跡用画像データ、ログ情報、テキストデータ）が画像処理サーバを介してデータベースサーバに格納されることになる。したがって、後にどのようなジョブが実行されたのか検証することができ、情報が漏洩した場合でもどのジョブが原因であるか追跡しやすくなる。また、アプリケーションの種類に応じて、テキストデータの抽出方法を変えることができるので、より正確なテキストデータを抽出できるようになる。

図９は、本実施例のデジタル複合機１０１におけるジョブ実行時の動作フロー図である。なお、このフロー図ではジョブの実行に伴って、追跡用データが抽出されてデータベースに保存される処理に関する説明を行う。

デジタル複合機に画像が入力されるジョブ（スキャンなどの入力ジョブ）が実行された場合、ジョブコントロールドメイン部４０３は該ジョブの追跡用の画像データを抽出・生成する（Ｓ９０１）。

ステップＳ９０２では、ジョブコントロールドメイン部４０３において、ジョブ実行時のログ情報（いつ、誰が、どこでそのジョブを実行させたかを示す情報）を抽出する。ここでは、複合機に画像が入力されるジョブが実行された場合も、複合機に格納されている画像を出力するジョブが実行された場合も、ログ情報が抽出される。

ステップＳ９０３では、ジョブコントロールドメイン部４０３で抽出したデータ（追跡用画像データ、ログ情報）を内部記憶装置に一時保存しておき、予め設定されたスケジュールに従って画像処理サーバ１０２へ転送する。なお、即時転送する設定がなされている場合は、即時転送するようにしてもよい。また、出力ジョブである場合は、ログ情報を入力ジョブのＩＤとともに、画像処理サーバに転送する。

このようにデジタル複合機で処理したジョブの情報も画像処理サーバを介してデータベースサーバに格納するようにしたので、後日、検証することが可能になる。なお、図９の例では、デジタル複合機で処理したジョブに対する処理について説明したが、デジタル複合機での処理に限るものではない。例えば、プリンタやＦＡＸなどのその他の画像処理装置で実行するジョブに対しても同様の処理を行えばよい。

図１０は本実施例の画像処理サーバ１０２の処理フロー図である。

ステップＳ１００１では、データ受信部６０１において、デジタル複合機１０１やユーザＰＣ１０４から転送されてきたデータ（追跡用画像データ、テキストデータ、ログ情報）を受信する。

次に、Ｓ１００２では、画像処理部６０２において、データ受信部６０１で受け取った追跡用画像データを、データベースサーバ１０２に登録できる画像形式に変換する。

ステップＳ１００３では、画像処理部６０２において、画像データに対応するテキストデータを受信したか判定する。受信していなければ、ステップＳ１００４において、画像データに対してＯＣＲ（光学的文字認識）処理をかけてテキストを抽出し、データ登録部６０４へ渡す。一方、Ｓ１００３においてテキストデータがあると判断された場合には、そのまま画像データとテキストデータをデータ登録部６０４へ渡す。なお、Ｓ１００２の画像処理とＳ１００４のＯＣＲ処理の順序は、逆であっても良い。

ステップＳ１００５では、画像登録部６０５が、追跡用の画像データをデータベースサーバ１０３へ登録する。

ステップＳ１００６では、テキスト登録部６０６が、受信したテキストデータ或いはＯＣＲ抽出したテキストデータを、Ｓ１００５で登録した画像データに対応する全文検索用のテキストとして、データベースサーバ１０３のジョブ管理テーブル６１２へ登録する。

ステップＳ１００７では、ログ情報登録部６０７が、受信したログ情報をデータベースサーバ１０３のジョブ管理テーブル６１２へ登録する。

このように、テキストデータが送信されてこなかった場合、画像データに対してＯＣＲ処理を行ってデータベースサーバに登録するようにしたので、検索を行いやすくなる。また、テキストデータが送信されてきた場合はＯＣＲ処理を行わないので、冗長にテキストデータを生成することがなくなる。

なお、追跡用画像データに対して解像度変換等の画像変換処理を行って保存する場合、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において、デジタル複合機１０１、ユーザＰＣ１０４、画像処理サーバ１０２で適宜実行するようにしてもよい。

以上、本発明の実施の一形態について説明したが、上記構成図や動作フローは一例であり、上記に限定されるものではない。

尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、磁気テープ、不揮発性のメモリカードなどがある。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットからハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。すなわち、インテーネットから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをダウンロードする。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるサーバからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるサーバも、本発明に含まれるものである。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他にも、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後にも前述した実施形態の機能が実現される。すなわち、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行うことによっても前述した実施形態の機能が実現される。

システム構成図 各ＰＣの構成図 デジタル複合機の構成図 デジタル複合機のソフトウェア機能構成図 ユーザＰＣのソフトウェア機能構成図 画像処理サーバの構成図とデータベースサーバのデータの保持 システム設定ＵＩ ユーザＰＣ１０４の印刷実行時におけるフロー デジタル複合機のジョブ実行時におけるフロー 画像処理サーバの画像処理からデータ登録までのフロー

Claims (10)

1. クライアント装置と画像処理サーバとデータベースとを含むデータ管理システムであって、
   前記クライアント装置は、
   複数種類のアプリケーションを実行するＣＰＵと、
   管理設定画面を介して為されたユーザの操作に基づいて、各アプリケーションによる印刷処理時に出力される印刷描画命令からテキストデータを抽出するか否かを、当該クライアント装置のＣＰＵで実行されるアプリケーションの種類ごとに設定する設定手段と、
   前記設定手段でテキストデータを抽出する設定が為されている種類のアプリケーションによる印刷処理を実行する場合、当該アプリケーションによる印刷処理時に出力される印刷描画命令からテキストデータを抽出する抽出手段と、
   前記設定手段でテキストデータを抽出する設定が為されている種類のアプリケーションによる印刷処理を実行する場合は、前記抽出手段で抽出したテキストデータと当該印刷処理時に出力される印刷描画命令から生成される画像データとを関連付けて前記画像処理サーバに送信し、一方、前記設定手段でテキストデータを抽出する設定が為されていない種類のアプリケーションによる印刷処理を実行する場合は、当該印刷処理時に出力される印刷描画命令から生成される画像データを前記画像処理サーバに送信するように制御する送信手段と、を有し、
   前記画像処理サーバは、
   前記クライアント装置の前記送信手段からテキストデータが送信されてこなかったと判断した場合に、前記クライアント装置の前記送信手段から送信された画像データに対してＯＣＲ処理を実行してテキストデータを抽出するＯＣＲ手段と、
   前記クライアント装置の前記送信手段からテキストデータが送信されてこなかったと判断した場合は、前記ＯＣＲ手段で抽出されたテキストデータと前記送信されてきた画像データとを関連付けて前記データベースへ登録し、一方、前記クライアント装置の前記送信手段から前記テキストデータと前記画像データとが送信されてきたと判断した場合は、当該送信されてきた前記テキストデータと前記画像データとを関連付けて前記データベースへ登録する登録手段と、を有する
   ことを特徴とするデータ管理システム。
2. 前記クライアント装置の抽出手段は、前記ＣＰＵがプリンタドライバを実行することによって実現されることを特徴とする請求項１に記載のデータ管理システム。
3. 前記設定手段は、前記アプリケーションによる印刷処理時に出力される印刷描画命令からテキストデータを抽出することをデフォルト設定として、前記アプリケーションによる印刷処理時に出力される印刷描画命令からテキストデータを抽出しないように設定するアプリケーションの種類を前記管理設定画面において前記ユーザに指定させることによって前記設定を行うことを特徴とする請求項１または２のいずれかに記載のデータ管理システム。
4. 前記データ管理システムは更に画像処理装置を含み、
   前記画像処理装置は、当該画像処理装置で実行したジョブに関する画像データを前記画像処理サーバに送信する送信手段を有し、
   前記画像処理サーバの前記ＯＣＲ手段は、前記画像処理装置から送信されてきた画像データに対してＯＣＲ処理を実行してテキストデータを抽出し、更に、前記画像処理サーバの前記登録手段は、当該抽出されたテキストデータと前記画像データとを関連付けて前記データベースへ登録することを特徴とする請求項１に記載のデータ管理システム。
5. 前記クライアント装置は、前記アプリケーションによる印刷処理時のログ情報を抽出するログ情報抽出手段を更に備え、
   前記画像処理サーバの前記登録手段は、前記クライアント装置の前記送信手段からテキストデータが送信されてこなかったと判断した場合、前記ＯＣＲ手段で抽出されたテキストデータと前記送信されてきた画像データと前記ログ情報とを関連付けて前記データベースへ登録する一方、前記クライアント装置の前記送信手段から前記テキストデータと前記画像データとが送信されてきたと判断した場合、当該送信されてきた前記テキストデータと前記画像データと前記ログ情報とを関連付けて前記データベースへ登録することを特徴とする請求項１に記載のデータ管理システム。
6. 複数種類のアプリケーションを実行するＣＰＵと、
   管理設定画面を介して為されたユーザの操作に基づいて、各アプリケーションによる印刷処理時に出力される印刷描画命令からテキストデータを抽出するか否かを、当該クライアント装置のＣＰＵで実行されるアプリケーションの種類ごとに設定する設定手段と、
   前記設定手段でテキストデータを抽出する設定が為されている種類のアプリケーションによる印刷処理を実行する場合、当該アプリケーションによる印刷処理時に出力される印刷描画命令からテキストデータを抽出する抽出手段と、
   前記設定手段でテキストデータを抽出する設定が為されている種類のアプリケーションによる印刷処理を実行する場合は、前記抽出手段で抽出したテキストデータと当該印刷処理時に出力される印刷描画命令から生成される画像データとを関連付けてサーバへ送信することにより、前記サーバが当該送信されたテキストデータと画像データとを関連付けてデータベースに格納するように制御する一方、前記設定手段でテキストデータを抽出する設定が為されていない種類のアプリケーションによる印刷処理を実行する場合は、当該印刷処理時に出力される印刷描画命令から生成される画像データを前記サーバへ送信することにより、前記サーバが当該送信された画像データに対してＯＣＲ処理を実行してテキストデータを抽出し更に当該抽出されたテキストデータと当該送信された画像データとを関連付けて前記データベースに格納するように制御する送信手段と、
   を有することを特徴とするクライアント装置。
7. クライアント装置と画像処理サーバとデータベースとを含むデータ管理システムにおける制御方法であって、
   複数種類のアプリケーションを実行するＣＰＵを備える前記クライアント装置において、
   前記クライアント装置の設定手段が、管理設定画面を介して為されたユーザの操作に基づいて、各アプリケーションによる印刷処理時に出力される印刷描画命令からテキストデータを抽出するか否かを、当該クライアント装置のＣＰＵで実行されるアプリケーションの種類ごとに設定する設定ステップと、
   前記クライアント装置の抽出手段が、前記設定ステップでテキストデータを抽出する設定が為されている種類のアプリケーションによる印刷処理を実行する場合、当該アプリケーションによる印刷処理時に出力される印刷描画命令からテキストデータを抽出する抽出ステップと、
   前記クライアント装置の送信手段が、前記設定ステップでテキストデータを抽出する設定が為されている種類のアプリケーションによる印刷処理を実行する場合は、前記抽出ステップで抽出したテキストデータと当該印刷処理時に出力される印刷描画命令から生成される画像データとを関連付けて前記画像処理サーバに送信し、一方、前記設定ステップでテキストデータを抽出する設定が為されていない種類のアプリケーションによる印刷処理を実行する場合は、当該印刷処理時に出力される印刷描画命令から生成される画像データを前記画像処理サーバに送信する送信ステップと、を有し、
   前記画像処理サーバにおいて、
   前記画像処理サーバのＯＣＲ手段が、前記クライアント装置の前記送信ステップでテキストデータが送信されてこなかったと判断した場合に、前記クライアント装置の前記送信ステップで送信された画像データに対してＯＣＲ処理を実行してテキストデータを抽出するＯＣＲステップと、
   前記画像処理サーバの登録手段が、前記クライアント装置の前記送信ステップでテキストデータが送信されてこなかったと判断した場合は、前記ＯＣＲステップで抽出されたテキストデータと前記送信されてきた画像データとを関連付けて前記データベースへ登録し、一方、前記クライアント装置の前記送信ステップで前記テキストデータと前記画像データとが送信されてきたと判断した場合は、当該送信されてきた前記テキストデータと前記画像データとを関連付けて前記データベースへ登録する登録ステップと、を有する
   ことを特徴とするデータ管理システムにおける制御方法。
8. 複数のアプリケーションを実行するコンピュータを備えるクライアント装置と、画像処理サーバと、データベースとを含むデータ管理システムを制御するためのコンピュータプログラムであって、
   前記クライアント装置のコンピュータを、
   管理設定画面を介して為されたユーザの操作に基づいて、各アプリケーションによる印刷処理時に出力される印刷描画命令からテキストデータを抽出するか否かを、当該クライアント装置のコンピュータで実行されるアプリケーションの種類ごとに設定する設定手段、
   前記設定手段でテキストデータを抽出する設定が為されている種類のアプリケーションによる印刷処理を実行する場合、当該アプリケーションによる印刷処理時に出力される印刷描画命令からテキストデータを抽出する抽出手段、
   前記設定手段でテキストデータを抽出する設定が為されている種類のアプリケーションによる印刷処理を実行する場合は、前記抽出手段で抽出したテキストデータと当該印刷処理時に出力される印刷描画命令から生成される画像データとを関連付けて前記画像処理サーバに送信し、一方、前記設定手段でテキストデータを抽出する設定が為されていない種類のアプリケーションによる印刷処理を実行する場合は、当該印刷処理時に出力される印刷描画命令から生成される画像データを前記画像処理サーバに送信するように制御する送信手段、
   として機能させるためのプログラムと、
   前記画像処理サーバのコンピュータを、
   前記クライアント装置の前記送信手段からテキストデータが送信されてこなかったと判断した場合に、前記クライアント装置の前記送信手段から送信された画像データに対してＯＣＲ処理を実行してテキストデータを抽出するＯＣＲ手段、
   前記クライアント装置の前記送信手段からテキストデータが送信されてこなかったと判断した場合は、前記ＯＣＲ手段で抽出されたテキストデータと前記送信されてきた画像データとを関連付けて前記データベースへ登録し、一方、前記クライアント装置の前記送信手段から前記テキストデータと前記画像データとが送信されてきたと判断した場合は、当該送信されてきた前記テキストデータと前記画像データとを関連付けて前記データベースへ登録する登録手段、
   として機能させるためのプログラムと、
   によって構成されるコンピュータプログラム。
9. 複数種類のアプリケーションを実行するクライアント装置のコンピュータを、
   管理設定画面を介して為されたユーザの操作に基づいて、各アプリケーションによる印刷処理時に出力される印刷描画命令からテキストデータを抽出するか否かを、当該クライアント装置のコンピュータで実行されるアプリケーションの種類ごとに設定する設定手段、
   前記設定手段でテキストデータを抽出する設定が為されている種類のアプリケーションによる印刷処理を実行する場合、当該アプリケーションによる印刷処理時に出力される印刷描画命令からテキストデータを抽出する抽出手段、
   前記設定手段でテキストデータを抽出する設定が為されている種類のアプリケーションによる印刷処理を実行する場合は、前記抽出手段で抽出したテキストデータと当該印刷処理時に出力される印刷描画命令から生成される画像データとを関連付けてサーバへ送信することにより、前記サーバが当該送信されたテキストデータと画像データとを関連付けてデータベースに格納するように制御する一方、前記設定手段でテキストデータを抽出する設定が為されていない種類のアプリケーションによる印刷処理を実行する場合は、当該印刷処理時に出力される印刷描画命令から生成される画像データを前記サーバへ送信することにより、前記サーバが当該送信された画像データに対してＯＣＲ処理を実行してテキストデータを抽出し更に当該抽出されたテキストデータと当該送信された画像データとを関連付けて前記データベースに格納するように制御する送信手段、
   として機能させるためのコンピュータプログラム。
10. 請求項８または９のいずれかに記載のコンピュータプログラムを格納した、コンピュータ読み出し可能な記録媒体。

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